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Lic.

Jos Huapaya Gmez - curso de Excel 2010 leccin 4


Competencias de la leccin 4
Conoce el concepto de funcin y sus aplicaciones.
Aplicar funciones sencillas e intermedias en la prctica.
Tiempo aproximado
60 min.
Nmero de prcticas
Test: 1
Prctica: 2
Observaciones
ndice !eneral de ma"erias
LECCIN 4 ........................................................................................................................................ 25
FUNCIONES............................................................................................................................................. 25
SINTAXIS DE UNA FUNCIN....................................................................................................................25
LA FUNCIN AUTOSUMA.......................................................................................................................25
LA FUNCIN PROMEDIO....................................................................................................................26
EL ASISTENTE PARA FUNCIONES...........................................................................................................26
OTRAS FUNCIONES: MAX, MIN...........................................................................................................26
SUGERIR UNA FUNCIN..........................................................................................................................27
FUNCIONES INICIALES........................................................................................................................... 27
EN ESTE EJEMPLO, REALIZAREMOS LA APLICACIN DE FUNCIONES DE CUENTA, REFORZANDO LOS
EJEMPLOS ANTERIORES.........................................................................................................................27
................................................................................................................................................................ 27
FUNCIN................................................................................................................................................. 27
=CONTAR (RANGO: CUENTA EL N!MERO DE CELDAS "UE CONTIENEN #ALORES NUM$RICOS.......27
=CONTARA (RANGO: CUENTA EL N!MERO DE CELDAS NO #AC%AS DE UN RANGO...........................27
=CONTAR. &LANCO (RANGO: CUENTA EL N!MERO DE CELDAS EN &LANCO DENTRO DE UN RANGO
ESPECIFICADO........................................................................................................................................27
=CONTAR. SI (RANGO, CRITERIO: CUENTA LAS CELDAS EN EL RANGO "UE COINCIDEN CON LA
CONDICIN DADA................................................................................................................................... 2'
NOTA: CA&E RESALTAR "UE EN LAS FUNCIONES SE USARA, (COMA O ((PUNTO ) COMA...............2'
PARA ELLO EL ASISTENTE DE FUNCIONES NOS MOSTRARA COMO DE&EMOS ESCRI&IRLO...............2'
ASISTENTE DE FUNCIONES........................................................................................................2'
LA FUNCIN =SUMAR.SI (.................................................................................................................2'
FUNCIONES ANIDADAS........................................................................................................................... 2*
LA FUNCIN =SI (................................................................................................................................. 2*
Leccin 4

En esta leccin veremos una de las posibilidades ms potentes de Excel: las
funciones. Veremos algunos ejemplos prcticos para comenar.
Funciones
!na funcin es una frmula "a escrita " preparada para realiar clculos "
simplificar el uso de frmulas extensas. #as funciones tienen un nombre propio "
existen multitud de funciones. $mag%nate sumar un rango de 2&& celdas con una
frmula del tipo '(1)(2)(*)(+...
Existen funciones ,ue realian complejos clculos financieros- estad%sticos-
matemticos- etc- " ,ue permiten a.orrar trabajo " tiempo en la escritura de una
frmula.
Sintaxis de una funcin
#as funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal " como se indica
en el siguiente ejemplo:
=S!" #"$%"&''($'')
En el ejemplo- se sumar todo el rango (1:(2&& " aparte el n/mero 1&&. Es
decir- ,ue dentro de los par0ntesis ,ue forman el contenido de la funcin- .a" dos
ar*umentos a sumar.
La funcin "utosuma
Es ,ui la funcin ms utiliada en una .oja de clculo. Por ello- Excel
proporciona un botn exclusivo para la funcin (utosuma en la barra de
.erramientas.
Para utiliar una funcin- podemos escribirla manualmente o bien utiliar el
(sistente para funciones ,ue veremos posteriormente " ,ue nos ir guiando paso a
paso en la construccin de la funcin.
. Prctica 1
2. Pulsa el botn "utosuma situado en la barra de herramientas
estndar
1bserva ,ue Excel detecta lo ,ue ,ueremos sumar " lo marca
con puntos suspensivos intermitentes. (.ora podemos aceptar
pulsando +ntro o bien seleccionar con el mouse la ona ,ue ,ueremos sumar.
3. Pulsa +ntro.
1tra forma de .acerlo es la siguiente:
4. Borra el contenido de la celda que contiene la frmula.
5. elecciona toda el rea num!rica" #ltima celda incluida$
6. Pulsa el botn "utosuma.
En este caso marcamos directamente el rango ,ue
,ueremos sumar- por lo ,ue Excel lo suma directamente.
2on el cursor situado en la celda ,ue contiene la frmula-
observa la barra de frmulas.
#$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E;
< Pgina 2= <
4igno
igual
>ombre de
la funcin
(rgumentos separados por punto "
coma ?a veces solo lleva coma@ "
encerrados entre par0ntesis
1. Escribe en una .oja nueva unos cuantos n/meros " despu0s
coloca el cursor bajo esa misma lista:
Aango indicando el inicio "
fin de un grupo de celdas
afectadas
#a funcin tiene entre par0ntesis la celda inicial del rango a sumar " la
celda final separadas por dos puntos. Besde a,u% podemos modificar
manualmente el rango.
La funcin ,-O!./+O
1tra interesante funcin es la llamada =,-O!./+O #). Cunciona
exactamente igual ,ue la suma- " podemos acceder a ella directamente desde el
botn sumatoria- o introducirla manualmente cuando .a" ,ue promediar por
separado ciertas celdas. 2uando introducimos una funcin mediante el teclado-
podemos escribirla por completo o .acer lo siguiente:
1. Dorra el contenido de la /ltima
frmula
2. Escribe lo siguiente:
=,-O!./+O #
*. 4elecciona con el mouse el
rango de n/meros. C%jate como la
frmula va tomando dic.o rango " se
va escribiendo sola.
+. 2ierra el par0ntesis escribi0ndolo a
mano.
=. El resultado obtenido es la
media de los datos num0ricos.
.l asistente para funciones
Existen muc.os tipos de funcionesE matemticas- estad%sticas- de fec.a-
cient%ficas- etc- alguna de las cuales contiene una sintaxis bastante ms dif%cil ,ue la
autosuma- por ejemplo. Existen funciones ,ue realian complejos clculos " ,ue tan slo
nos piden unos datos espec%ficos.
4i no recordamos la sintaxis de una funcin- podemos .acerlo con el "sistente
de funciones el cual- nos guiar paso a paso .asta obtener el resultado buscado.
%. Borra el contenido de la #ltima frmula & sit#a el cursor en ella.
2. Pulsa el botn ,e*ar funcin de la barra de herramientas estndar
*. Pulsa a la i'quierda la opcin .stad0sticas.
+. ube la lista desli'able de la (entana derecha hasta encontrar la funcin
,-O!./+O & pulsa un clic) sobre ella.
5. *bser(a la l+nea de estado de la (entana, nos e-plica para qu! sir(e esa
funcin. Acepta.
6. Ahora nos pide qu! celdas o ran.o de celdas queremos utili'ar para saber el
resultado del promedio de datos. Podemos pulsar clic) en las celdas que nos
interesen" escribirlas a mano o bien seleccionar un ran.o de datos de la ho/a.
elecciona el ran.o adecuado & acepta.
Otras funciones% !"12 !+N
%. 0a' una sencilla ho/a de clculo por
e/emplo 0o/a2 & escribe los datos como la
que si.ue$
2. it#a el cursor en /4 & escribe la
frmula$ =344C4. 1n esta misma celda al
salir esa peque2a crucecita" 3piala hacia
aba/o" arrastrando.
3. 1scribe al lado de la ho/a las
nue(as celdas de te-to con la informacin
que aparece de color a'ul" as+ como muestra la ima.en de aba/o$
#$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E;
< Pgina 2F <
4. 1scribe las frmulas de las celdas correspondientes$
Celda Frmula Celda Frmula
F5 =S!"#/4%/6) F7 =!"1#34%/6)
F4 =,-O!./+O#/4%/6) F8 =!+N#34%/6)
F9 =CONT"-#/4%/6)
5. elecciona el ran.o de los resultados del Precio total & con(i!rtelo en formato
moneda.
2omo .abrs imaginado- .emos obtenido el valor mximo- m%nimo " adems
.emos contado el n/mero de elementos num0ricos ,ue aparecen en el rango B+:BG.
Su*erir una funcin
En ocasiones- podemos conocer el clculo ,ue ,ueremos realiar- pero no si existe
alguna funcin ,ue Excel nos pueda aportar para obtener el resultado.
En este caso- podemos .acer ,ue sea el propio Excel el ,ue nos su.iera una
funcin a utiliar. 2uando ocurra esto- podemos pulsar el botn ,e*ar funcin "
seguidamente pulsar el botn de a"uda ,ue aparece en la parte inferior del cuadro de
dilogo. (parecer el asistente de Excel
Pulsando el botn ":uda con esta caracter0stica podemos escribir una
descripcin de lo ,ue ,ueremos .acer " posiblemente Excel nos a"ude. Por ejemplo:
%. Pulsa dicho botn & escribe en la casilla que aparece$ /esviacin t0pica.
Excel nos muestra una lista de funciones recomendadas para obtener los resultados
,ue buscamos.
Funciones +niciales
En este ejemplo- realiaremos la aplicacin de Cunciones de cuenta- reforando
los ejemplos anteriores.
. Prctica 2
Funcin
'contar ?rango@: cuenta el n/mero de celdas ,ue contienen valores num0ricos
'contara ?rango@: cuenta el n/mero de celdas no vac%as de un rango
'contar. Dlanco ?rango@: cuenta el n/mero de celdas en blanco dentro de un
rango especificado
#$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E;
< Pgina 2H <
Escribe en una .oja nueva los datos ,ue aparecen abajo " desarrolla:
'contar. 4i ?rango- criterio@: cuenta las celdas en el rango ,ue coinciden con la
condicin dada
1scribe las frmulas de las celdas$
Celda Frmula Celda Frmula
;4 =CONT"-"#"5%"$&) ;9 =CONT"-<S+#=5%=$&2>?$'<4>)
;7 =CONT"-"#/5%/$&) ;@ =CONT"-<S+#=5%=$&2>A$'<7>)
;8 =CONT"-<3L"NCO#/5%/$&) ;6 =!"1#=5%=$&)
;$' =!+N#=5%=$&)
>ota: cabe resaltar ,ue en las funciones se usara- ?coma@ o E?punto " coma@.
Para ello el asistente de funciones nos mostrara como debemos escribirlo
"sistente de funciones
La funcin =S!"-<S+ #)
>os permite .acer una suma de celdas ,ue cumplen con un determinado criterio " de
esta manera excluir a,uellas celdas ,ue no nos interesa incluir en la operacin.
4intaxis: 'sumar.si ?rango- criterio- rango suma@
Ejemplo 'sumar.si ?rango de los productos- IcerealesJ- rango de los stocKs@
(plicacin Por ejemplo- podr%amos aplicar la funcin:
2elda Crmula 2elda :0todo abreviado
$L 'sumar.si?2F:22*-JcerealesJ-EF:E2*@ $L 'sumar.si?2:2-6L-E:E@
$G 'sumar.si?2F:22*-JBulcesJ-EF:E2*@ (rrastrar la funcin
$1& 'sumar.si?2F:22*-J#icorJ-EF:E2*@ (rrastrar la funcin
$11 'sumar.si?2F:22*-JDebidasJ-EF:E2*@ (rrastrar la funcin
.xplicacin del !Btodo "breviado%
En este m0todo abreviado- se est considerando la funcin 4umar. 4i donde el rango de los productos es toda
la columna c ?2:2@- el criterio .ace referencia a la celda ?6L@- donde se encuentra la categor%a 2ereales " por
#$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E;
< Pgina 2L <
/ltimo el rango de suma- se considera toda la columna e ?E:E@
#uego de introducir dic.a funcin se arrastrara .acia $11- de esta manera la funcin se copiara actualiando los
datos para los dems valores de Bulces- #icor " Debidas
Funciones anidadas
4e llaman as% a,uellas funciones ,ue act/an como argumento de otra funcin- es
decir- ,ue se encuentran dentro de otra funcin. En el proceso de clculo- Excel realia
primero el clculo de la funcin interior " despu0s- el resultado de la funcin exterior
teniendo "a en cuenta el resultado ,ue se .a obtenido con la funcin interior.
Por ejemplo- la funcin:
=-"+C #,OT.NC+" #&'(5))
Primero calcular el resultado de la funcin interior- o sea- de la potencia- cu"o
resultado es L.&&& " luego se calcular el resultado de la exterior- teniendo en cuenta "a
este resultado.
Por ejemplo- la funcin:
=-./ON/."- #,-O!./+O #C4%F4) 2')
Primero calcular el resultado de la funcin interior- o sea- .allara el promedio- "
luego se redondeara el resultado .acia el exterior- teniendo en cuenta de este resultado
el redondeo a & decimales.
Ejemplo: la funcin Aedondear "
promedio- se colocara en la
celda 8+- " luego arrastraremos
para obtener los dems
promedios.
Colocar o "nteponer el ' a las notas desaprobatorias%
,rocedimiento%
1. 4eleccionar el rango de 2+:8G
2. 2lic derec.o en cual,uier rea
sombreada
*. 4eleccionar la opcin formato de
celdas
+. 2lic en la categor%a personaliada
=. 4ombrear donde dice Tipo:
general " escribir dos ceros
F. #uego presionar el botn aceptar
La funcin =S+ #)
!na de las funciones ms potentes ,ue se utilian en Excel es la funcin =S+#).
Esta funcin tiene la siguiente estructura:
=S+ #condicin( verdadero( falso)
=S+ #condicin2 verdadero2 falso)
Bonde condicin es una condicin ,ue se tiene ,ue cumplir. 4i 0sta se cumple-
se ejecutar verdadero- o en caso contrario- se ejecutar falso.
Para realiar la pregunta lgica podremos utiliar los siguientes operadores de
comparacin:
4$ ?Pregunta lgicaE (ccin en caso verdaderoE (ccin en caso falso@
' para preguntar si dos valores son iguales-
M para saber si un valor es ma"or ,ue otro-
N para preguntar por menor-
M' con este podremos conocer si es ma"or o igual-
N' preguntamos por menor o igual-
#$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E;
< Pgina 2G <
o si deseamos mirar sin son diferente utiliaremos NM
Por ejemplo:
'4$ ?(*MD12EJ2orrectoJEJ$ncorrectoJ@
4i la celda (* es ma"or ,ue la celda D12- aparecer la palabra 3orrecto- en caso
contrario- aparecer la palabra 4ncorrecto.
'4$ ?(1'JDajo m%nimosJEJOuiebraJEJ>ormalJ@
4i la celda (1 contiene la palabra Ba/o m+nimos- en la celda actual aparecer la palabra
5uiebra- en caso contrario- aparecer la palabra 6ormal.
Ejemplo explicativo: Aealiar el ingreso de datos del modelo en una .oja de clculo:
Celda Frmula
D4 =-./ON/."-#,-O!./+O#/4%F4)2')
=4 =S+#D4?$'2>"probado>2>/esaprobado>)
(rrastrar dic.as funciones .acia abajo para obtener el resto de los resultados- es decir la
funcin si nos servir para evaluar las celdas " aplicar diversas acciones de acuerdo a la
necesidad del usuario- si el promedio es ma:or a $' nos indicara en la columna
evaluacin aprobado en caso contrario desaprobado<
tiliEar Si #F)
'4$ ?7 ?(1M1HE21M=&@EJDecadoJE IPago >ormalJ@
(,u% .a de cumplirse las dos condiciones. >tese la utiliacin del operador F- es decir-
es inclu"ente por lo ,ue se tiene ,ue cumplir las dos condiciones.
tiliEar Si #O)
'4i ?1 ?(1'D1E 21'B1@EJDienJE I:alJ@
(,u% .a de cumplirse una de las dos condiciones. >tese la utiliacin del operador O- es
decir- ,ue se tiene ,ue cumplir una de las dos condiciones.
(plicando Cuncin 4i ?7
#$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E;
< Pgina *& <
Celda Frmula
D8 =-./ON/."-#,-O!./+O#/8%F8)2')
+8 =S+#F#D8?$92=8=>al dia>)2>3ecado>2 GNormal>)
(rrastrar dic.as funciones .acia abajo para obtener el resto de los resultados- es decir la
funcin si ?"@ nos servir para evaluar las celdas donde se encuentran los promedios "
donde se encuentra el control de pagos- aplicando el estado del usuario
(plicando Cuncin 4i ?1
Celda Frmula
D8 =-./ON/."-#,-O!./+O#/9%F9)2')
+8 =S+#O#D9?$92=9?77)2 GOtor*ar /escuento>2 G,a*o Normal>)
(rrastrar dic.as funciones .acia abajo para obtener el resto de los resultados- es decir la
funcin si ?"@ nos servir para evaluar las celdas donde se encuentran los promedios "
donde se encuentra el control de pagos- aplicando el estado del usuario
#a FUNCION 4 7 8 ANIDADA CON LA FUNCION 9 7 8 y * 78
#a funcin 4$ es una de las ,ue ms se usa para el anidamiento "a ,ue su
estructura es mu" adecuada para esto:
1. En el parmetro 1 .a" ,ue poner una frmula lgica- un anidamiento con funciones lgicas o la
propia funcin si actuando como funcin lgica.
2. En los parmetros 2 " * se pueden anidar una multitud de funciones- como funciones lgicas-
la funcin si ?@ actuando como funcin condicional o lgica etc.
(.ora vamos a ver un ejemplo relativamente simple de la situacin del punto 1.
!na empresa ,uiere promover a una nueva seccin a los empleados ,ue cumplan con las
siguientes condiciones:

1. Pertenecer al turno maPana.
2. 4er de la categor%a 1 o ,ue su sueldo sea menor o igual a H&&& soles.
Oue se resuelve utiliando la frmula
=S+ #F#O#.&=4(/&A=9''')(F#C&=H!H))(H,-O!.I.H(HNO ,-O!.I.H)
#$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E;
< Pgina *1 <
Para esto cuenta con la siguiente tabla ,ue
debe ser completadaE
Bonde los turnos son:
:- T- >-
2orrespondientes a maPana- tarde " noc.e
" las secciones van de 1 a +
2omo se ve- en el 1Q parmetro tenemos
una funcin 7 ,ue tiene anidadas en sus
parmetros- una funcin 1 " otra funcin
7- lo ,ue aumenta el n/mero de
posibilidades ,ue se estn evaluando o
condiciones ,ue se tienen ,ue cumplir
como:
4er del turno maPana ?se tiene ,ue cumplir
siempre@.
4er de la categor%a 1 o ,ue su sueldo sea
N'H&&& soles o ambas cosas.
Este es un ejemplo relativamente simple- anidando en el parmetro 1 " sin anidar nada
en los otros dos- pero la complejidad puede aumentar grandemente.
#a FUNCION 4 78 ANIDADA
#a funcin 4$ es una de las funciones ,ue ms se usa para el anidamiento "a ,ue
su estructura es mu" adecuada para esto- por lo cual nos permite .acer ms de una
seleccin de opciones:
1. En el parmetro 1 .a" ,ue poner una frmula lgica- un anidamiento con funciones
lgicas o la propia funcin si actuando como funcin lgica.
'4i ?D+'JDJ-JDuenoJ- 4i ?D+'JAJ-JAegularJ- J:aloJ@@
2. (rrastrar el cdigo- 1btener el promedio redondeado " luego .allar el comentario de
acuerdo al cuadro de la derec.a- utiliando si anidado
'4i ?8FNF-J:u" :aloJ- 4i ?8FN11-J$nsuficienteJ- 4i ?8FN1=-JAegularJ- 4i ?8FN1L-J>otableJ-JExcelenteJ@@@@
#$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E;
< Pgina *2 <
#$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E;
< Pgina ** <