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D O C U M E N T A C I N T C N I C A

M A E S T R A E N T E C N O L O G A S D E I N F O R M A C I N - P G I N A 3 3
Leccin 3.8 Principios del Mapeo de Informacin
Antecedentes La documentacin tcnica ha evolucionado a partir de 1930, de la siguiente forma:
1930: Documentacin militar e informacin clasificada
1940: Documentacin de procesos de manufactura
1950: Teoras administrativas
1960: Documentacin tcnica de equipos de cmputo
1970: Mapeo de Informacin - Universidad de Stanford
1980: Certificaciones ISO
1990: Produccin masiva de aplicaciones para computadoras personales
2000: Documentos electrnicos
En 1974, Robert E. Horn, en la Universidad de Stanford, crea la tcnica de Mapeo de Informa-
cin, tomando como base estudios psicolgicos sobre la percepcin y las ciencias cognosciti-
vas.
Los siete principios El Mapeo de Informacin est basado en siete principios bsicos de la comunicacin. Estos
principios (y las reglas para aplicarlos) aseguran un estilo de escritura que satisface las necesi-
dades tanto de los lectores como de los escritores. Dichos principios son:
1. El Principio de Fragmentacin
2. El Principio de Relevancia
3. El Principio de Etiquetado
4. El Principio de Consistencia
5. El Principio de Grficas Integradas
6. El Principio del Detalle Accesible
7. El Principio de Jerarqua de Fragmentos y Etiquetas
A continuacin se explicar cada uno de ellos.
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Leccin 3.9 El principio de fragmentacin
Principio Los escritores deben organizar la informacin en unidades pequeas y manejables.
Qu es una unidad
manejable
Una unidad de informacin manejable consiste en no ms de nueve piezas de informacin
(prrafos, ilustraciones, tablas, etc.), colocadas en forma conjunta. A esto se llama el lmite de
fragmentacin.
Fundamento:
Las investigaciones psicolgicas de George A. Miller (http://www.well.com/user/smalin/mi-
ller.html) han demostrado que la gente puede procesar y recordar mejor hasta 7 ms/menos 2
piezas o unidades de informacin a la vez (pinsese, por ejemplo, en los nmeros telefnicos).
Nota:
Conforme la informacin aumenta en complejidad, el lmite de fragmentacin disminuye, es
decir, si la informacin tiene un alto nivel de complejidad ser necesario hacer menos frag-
mentos.
Implicacin Los escritores deben crear unidades de informacin que no excedan del lmite de fragmenta-
cin. Este lmite se aplica a todos los niveles de un documento.
Justificacin Al fragmentar la informacin, el escritor mejora la comprensin as como la velocidad para la
bsqueda y acceso a la informacin. Dado que los lectores pueden retener mejor de 5 a 9 piezas
de informacin en la memoria de corto plazo, comprenden ms rpida y completamente el
material que ha sido fragmentado.
Cuando los lectores buscan en un documento una pieza especfica de informacin, la encuen-
tran ms rpidamente cuando est fragmentada.
La mente humana tiende, automticamente, a agrupar los objetos en categoras. Un escritor
debe asegurarse de que el lector agrupe los objetos como l lo hizo, a travs del principio de
fragmentacin.
Ejemplo El director de una escuela dividi un manual que contena veinticinco polticas en las siguien-
tes tres categoras:
Parte 1: Polticas Financieras
Parte 2: Polticas de Seguridad
Parte 3: Polticas de Formacin Integral
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Leccin 3.10 El principio de relevancia
Principio Los escritores deben asegurarse de que toda la informacin contenida en un fragmento se re-
fiera a una sola idea basada en su propsito o funcin para el lector.
En otras palabras:
Coloca juntas las cosas parecidas
Elimina de cada fragmento las cosas sin relacin
Implicacin Los escritores deben estar seguros de que los fragmentos se limitan a una sola clase de infor-
macin. Todas las oraciones o diagramas de un fragmento deben pertenecer a un solo tema.
Adems, los escritores deben eliminar la informacin irrelevante. Las palabras y frases de tran-
sicin deben ir en otros fragmentos.
Justificacin El empleo del principio de relevancia ahorra tiempo y ayuda a comprender los contenidos.
En un fragmento se incluye solamente informacin relevante para ahorrar tiempo durante la
lectura inicial o cuando el lector busca slo cierta informacin en particular.
Si en un fragmento hay solamente informacin de una misma clase, los lectores no tienen que
cambiar de velocidad o ritmo cuando estn leyendo una unidad de informacin.
Si se incluye informacin no relevante, los lectores tienen que imaginar por qu est ah ese
material extrao, qu hacer con l y a qu parte pertence. Esto es un trabajo extra y reduce la
Contina en la siguiente pgina
velocidad del lector.
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El principio de relevancia, contina
Ejemplo 1: Separar
informacin
Un equipo de escritores est desarrollando un manual de usuario para una computadora per-
sonal.
Los escritores deben asegurarse de separar la informacin sobre cmo usar el sistema, de la in-
formacin de cmo funciona el sistema.
Ejemplo 2: Separar
definicin y ejemplo
Un escritor escribi el siguiente borrador:
Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que
se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas.
Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le
pagamos un diferencial por riesgo.
El escritor revis el borrador y pens:
Esto no es demasiado extenso, slo tiene dos oraciones, pero estoy refirindome a dos puntos
diferentes. Defino el trmino y doy un ejemplo en el mismo fragmento.
Al aplicar el principio de relevancia, el escritor escribi la informacin en dos fragmentos.
Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que
se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas.
Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le
pagamos un diferencial por riesgo.
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Leccin 3.11 El principio de etiquetado
Principio Despus de organizar las oraciones relacionadas en unidades manejables, los escritores deben
poner una etiqueta a cada unidad de informacin.
Justificacin El etiquetado facilita la comprensin y el acceso a la informacin.
La investigacin indica que la gente comprende y tiene acceso a la informacin ms rpida-
mente si tiene una idea previa de lo que va a leer. Una etiqueta ofrece al lector una visin previa
de cada unidad de informacin. Es un avance en la organizacin mental del lector.
La etiqueta sobresale del resto y permite buscar rpidamente la informacin. Los lectores pue-
den utilizar las etiquetas para encontrar con rapidez la informacin que necesitan.
Ejemplo 1: Etiquetar
fragmentos de
informacin
El escritor anterior cre los dos fragmentos de informacin siguientes, uno para la definicin
y otro para el ejemplo:
Ejemplo 2: Un
documento etiquetado
El siguiente ejemplo describe grficamente los ttulos y etiquetas. El documento muestra algu-
nas pginas de un manual, escritas con el mtodo de Mapeo de Informacin.
Definicin Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora
que se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peli-
grosas.
Ejemplo Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un anda-
mio, le pagamos un diferencial por riesgo.
Cmo usar la Tarifa de
Recoleccin y Entrega
Cundo usar
Propsito
Diagrama
Procedimiento
5
Tarifas de Entrega
Definiciones
Ejemplo
Contraejemplo
4
Poltica de Apoyo al
Cliente
Poltica
Justificacin
3
Tarifas de Entrega
Introduccin
Comentario
2
Manual de Recoleccin y
Entrega de Carga Area
1
Cmo usar la Tarifa de
Recoleccin y Entrega
Cundo usar
Propsito
Diagrama
Procedimiento
5
Tarifas de Entrega
Definiciones
Ejemplo
Contraejemplo
4
Poltica de Apoyo al
Cliente
Poltica
Justificacin
3
Tarifas de Entrega
Introduccin
Comentario
2
Manual de Recoleccin y
Entrega de Carga Area
1
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Leccin 3.12 El principio de consistencia
Principio Los escritores deben usar palabras, etiquetas, formatos, organizacin y secuencias similares
para temas semejantes.
Justificacin La consistencia ahorra tiempo a los lectores porque les permite:
Encontrar rpidamente la informacin que necesitan
Localizar la informacin semejante y evitar la ambigedad
Concentrarse en el contenido y no en la forma
Comentario Muchas tcnicas tradicionales de redaccin (y de capacitacin) motivan a los escritores a uti-
lizar la variedad para entretener al lector, es decir, el uso de sinnimos. Sin embargo, al es-
cribir documentos tcnicos y de negocios, la calidad se manifiesta en la capacidad del lector
para usar el documento en la realizacin de su trabajo. As, en este caso la variedad suele dis-
traer y retardar, en vez de facilitar el tabajo.
Ejemplo Al presentar cada uno de los principios en este documento se han utilizado las mismas etique-
tas: Principio y Justificacin. Tambin se ha organizado la informacin de la misma manera
cada vez. Adems, se ha escrito cada principio como un enunciado que establece lo que debe o
no debe hacer el escritor.
Estos ejemplos ilustran la consistencia en los niveles de las palabras, las etiquetas, los formatos
y la organizacin.
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Leccin 3.13 El principio de grficas integradas
Principio Los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, etc., como una parte integral del tex-
to y no como un complemento que se agrega despus de terminar de escribir.
En un documento escrito con el mtodo de Mapeo de Informacin, las grficas mantienen la
continuidad del texto. Las grficas son el texto.
Justificacin La investigacin indica que aproximadamente el 50% de los adultos aprenden mejor si hay
ilustraciones u otros elementos grficos en lugar de palabras.
Si las grficas como diagramas, ilustraciones y tablas, representan una parte integral del texto,
los lectores no tiene que recorrer todo el documento para encontrar lo que necesitan.
Aplicacin En este curso se proporcionan las reglas para seleccionar y desarrollar grficas efectivas. Cuan-
do un tema necesita un tipo de diagrama o tabla especficos, el escritor contar con un modelo
de grfica para solucionar el problema.
Estas grficas pueden ayudar a los escritores a estructurar y organizar sus documentos.
Ejemplo tradicional En la redaccin tradicional, suelen aparecer en un prrafo dos o ms enunciados de la forma
Si... Entonces...
Versin en prrafo:
Ofrecemos crdito a clientes establecidos que han girado, en el pasado, rdenes con nosotros.
Si una orden es por doscientos cincuenta pesos ($250) o menos, esperamos el pago inmediato
de la orden porque el costo de papelera es demasiado alto para justificar que el crdito se otor-
gue.
En rdenes de doscientos sesenta ($260) a cinco mil pesos ($5000), otorgue el crdito si no hay
pagos vencidos. Las rdenes por ms de cinco mil pesos deben ser remitidas a un supervisor.
Ejemplo de grficas
integradas
Este ejemplo presenta la misma informacin con grficas integradas. En este caso, una tabla
que llamamos Tabla de Decisin.
Versin de Mapeo de Informacin:
Si las rdenes son... y... Entonces...
$250.00 o menos --- rechace la solicitud
$260.00 a $500.00 no hay pagos vencidos autorice el crdito
ms de $5000.00 --- remtala al supervisor
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Leccin 3.14 El principio del detalle accesible
Principio Los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que haga que la informacin que el
lector necesita sea accesible y que el documento sea til para todo tipo de lectores.
En otras palabras, ponga lo que el lector necesita, donde lo necesita.
Se deben incluir visiones generales, resmenes, descripciones, diagramas y ejemplos claramen-
te etiquetados para presentar toda la informacin abstracta. Coloca siempre los diagramas y
ejemplos cerca del texto que ilustran.
Justificacin El procesador humano de informacin, el cerebro, trabaja mejor cuando los principios abs-
tractos, conceptos y procedimientos se apoyan y explican con ejemplos concretos.
Ejemplo 1: Menos
detalle
En seguida se presenta parte de un procedimiento sin diagramas ni ejemplos. Tal como est
puede ser til solamente para personas con experiencia en el uso de Word Xp o ms reciente.
Siga estos pasos para modificar el estilo Normal en Word Xp:
Contina en la siguiente pgina
Paso Procedimiento
1 Seleccione Formato>Estilos y formato.
2 Elija el estilo Normal.
3 Con la flecha del lado derecho elija Modificar y haga los cambios nece-
sarios.
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El principio del detalle accesible, contina
Ejemplo 2: Ms detalle A continuacin se presenta un ejemplo del mismo procedimiento, escrito con ms detalle para
personas con poca experiencia en el uso del programa.
Paso Procedimiento
1 Seleccione Formato>Estilos y formato.
Diagrama:
2 Elija el estilo Normal del lado derecho de la pantalla.
Diagrama:
3 Con la flecha del lado derecho elija Modificar y haga los cambios nece-
sarios.
Diagrama:
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Leccin 3.15 El principio de jerarqua de fragmentos y etiquetas
Principio Los escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de informacin en forma jerrquica y
poner una etiqueta a cada uno de los grupos ms grandes.
A medida que el nmero de elementos en un grupo crece ms all del lmite de fragmentacin,
los lectores volvern a tener dificultad para comprender y recordar la informacin.
Justificacin La investigacin indica que la gente comprende y recuerda mejor cantidades grandes de infor-
macin si estn organizadas en grupos relacionados, que contengan de 7 ms/menos 2 ele-
mentos en cada uno.
Los lectores tambin leen y encuentran ms rpidamente la informacin si adems cada ele-
mento est etiquetado.
Ejemplo 1: Informacin
sobre un
procedimiento
Un escritor cre un procedimiento para dar mantenimiento a la unidad de procesamiento
central (CPU) de una mini computadora. Al momento de completar el procedimiento, el tc-
nico de servicio tena que seguir 28 pasos.
Diagrama:
El escritor se dio cuenta de que el material exceda del lmite de fragmentacin y que sera di-
fcil para los lectores entender la informacin.
Por ello, busc relaciones entre los pasos, los reagrup en unidades separadas dentro de dife-
rentes procedimientos y etiquet cada uno de ellos. As los lectores podran encontrar la infor-
Contina en la siguiente pgina
macin especfica.
1.- 6.- 11.- 16.- 21.- 26.-
2.- 7.- 12.- 17.- 22.- 27.-
3.- 8.- 13.- 18.- 23.- 28.-
4.- 9.- 14.- 19.- 24.-
5.- 10.- 15.- 20.- 25.-
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El principio de jerarqua de fragmentos y etiquetas, contina
Ejemplo 1: Infomacin
sobre un
procedimiento, contina
El escritor combin unidades individuales de informacin para aplicar los principios de Frag-
mentacin y Relevancia, y cre la siguiente unidad en orden jerrquico. En seguida etiquet
cada una de las nuevas unidades.
Diagrama:
Estas son las unidades ms grandes que cre el escritor:
Contina en la siguiente pgina
Acceso a la unidad
1.
2.
etc.
Quitar tarjeta
1.
2.
etc.
Quitar disco
1.
2.
etc.
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El principio de jerarqua de fragmentos y etiquetas, contina
Ejemplo 2: Informacin
sobre polticas
Un escritor cre algunos fragmentos acerca de la ausencia por maternidad.
Despus organiz los fragmentos de acuerdo con el principio de la jerarqua en dos grupos que
se referan a las etapas previa y posterior a la ausencia por maternidad.
Diagrama (borrador original): Informacin sobre las actividades previas y posteriores a la au-
sencia por maternidad.
Diagrama (versin editada): Despus de agrupar la informacin en fragmentos ms grandes y
relevantes, el lector recibi estas dos unidades, cada una con su etiqueta especfica.
Hallazgos Investigaciones recientes indican que a mayor tamao de cada fragmento, la mente puede ma-
nejar menos fragmentos a la vez.
As pues, si el material con el que usted est trabajando es complejo, abstracto o detallado, pue-
de necesitar separar hasta cinco fragmentos en dos grupos.
Qu hacer antes de la ausencia
por maternidad
Qu hacer despus de la ausencia
por maternidad