Tutorial de Google Docs elaborado por Manolo Ibáñez

TUTORIAL DE GOOGLE DOCS
1. CREAR, SUBIR Y ORGANIZAR DOCUMENTOS
Google Docs es una suite de ofimática disponible en línea que nos permite crear documentos y acceder a ellos desde cualquier ordenador conectado a Internet. También podemos subir documentos almacenados en nuestro ordenador y compartirlos con cualquier usuario que disponga de una cuenta Google (gmail) de tal forma que pueda verlos y/o editarlos (en función de los permisos que le demos). Para poder hacer uso de esta aplicación debemos entrar con nuestro nombre de usuario y contraseña de gmail y una vez que lo hemos hecho acceder a travñes de la pestaña “Más” “Docs”

De esta forma entramos en nuestro servicio Google Docs y en la primera ventana encontraremos en la parte izquierda 1 las distintas opciones sobre los documentos, debajo 2 las carpetas que hemos creado (si lo hubieramos hecho), a la derecha en la parte de arriba 3 varios botones con diferentes opciones y debajo 4 los documentos que tenemos disponibles (si es la primera vez que utilizamos el servicio aquí no veriamos nada).

En esta misma ventana disponemos también de las opciones 5 para crear documentos nuevos o subir otros que ya tengamos creados y guardados en nuestro disco duro.

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Si abrimos el menú “Crear Nuevo” 6 nos ofrece la opción de crear un documento de texto, una presentación de diapositivas, una hoja de cálculo, un formulario o una nueva carpeta.

Cuando creamos (o cuando abrimos) un documento de texto el aspecto es similar al de un procesador con sus diferentes menús 7 y opciones 8 que podemos utilizar de la misma manera que cuando trabajamos con, por ejemplo, word.

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Si nos posicionamos sobre una de nuestras carpetas 9 podremos ver todo lo que hay dentro, 10 ya sean documentos u otras subcarpetas.

Si elegimos el botón para subir 11 nos aparece la siguiente ventana en la que tendremos que elegir el directorio de nuestro ordenador en el que hemos guardado el archivo que queremos subir. Seleccionamos el archivo 12 e iniciamos la subida 13

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Después de subir veremos el mensaje de confirmación 14. Desde aquí podemos volver a Google Docs 15

Si volvemos en la siguiente ventana veremos de nuevo todos los documentos que tenemos y en primer lugar estará el que acabamos de subir. Desde ahí tenemos la opción, por ejemplo, de arrastrarlo hasta una de nuestras carpetas. Como vemos en la imagen siguiente

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Tutorial de Google Docs elaborado por Manolo Ibáñez 2. COMPARTIR NUESTROS DOCUMENTOS
A continuación aprenderemos a compartir nuestros documentos con otros usuarios de gmail (por ejemplo nuestros alumnos). Para ello debemos marcar la casilla que hay delante del nombre de aquel o aquellos que queramos compartir (si sólo es uno también podríamos hacerlo con el documento abierto) Cuando compartimos 16 tenemos la opción de obtener un enlace que podemos enviar por correo electrónico o utilizarlo para enlazar el documento desde un blog o la de invitar a usuarios; esta es la que vamos a elegir.

En la ventana para compartir observamos que existen varias pestañas; la que nos interesa en primer lugar es la de invitar usuarios 17 En el cuadro 18 escribimos las direcciones de correo de las personas a quienes queremos invitar aunque también tenemos la posibilidad 19 de elegirlas desde nuestra libreta de contactos. Otra opción que se nos ofrece 20 es la de darles permiso para editar o sólo para ver. Podemos escribir un asunto 21 (por defecto aparece el nombre del documento) y escribir un mensaje 22 para la(s) persona(s) que lo va a recibir y finalmente le damos al botón para enviar 23

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En la pestaña usuarios con acceso 24 vemos todos 25 los que disponen del documento y los permisos 26 que tiene cada uno: propietario, editar o leer. Con los 27 menús desplegables de cada uno podemos cambiarles esos permisos.

Cuando el usuario invitado recibe el correo y accede al documento verá una ventana como la siguiente en la que aparece resaltado el ¡Nuevo! documento recibido.

Cuando lo abra, si es un usuario que sólo puede leer, lo verá como aparece a continuación: sin las opciones de editar y hacer cambios en el documento. Si fuera invitado con opción de editar sí vería dichas opciones

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3. CREAR UNA ENCUESTA O EJERCICIO TIPO TEST
Otra de las opciones de crear nuevo 6 es la posibilidad de elaborar formularios para crear encuestas o ejercicios tipo test para nuestros alumnos. Para ello elegiremos Form.

Se nos abrirá la ventana para editar el formulario donde debemos poner en primer lugar el título 28 y, opcionalmente, una descripción. A continuación comenzamos a editar las preguntas. Pondremos el título de la pregunta 29 un texto de ayuda 30 (opcional) y elegimos el tipo de pregunta 31

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Los tipos de preguntas que podemos elegir son 6; a continuación describimos cada uno de ellos:  Texto: permite recoger, por ejemplo, un nombre o cualquier tipo de respuesta corta.  Texto de párrafo: igual que el anterior pero permite mayor longitud del texto introducido.  Tipo test: aparecen una serie de respuestas predeterminadas para elegir una de ellas. Permite también “derivar” el cuestionario en función de la respuesta dada.  Casillas de verificación: similar a la anterior aunque admite marcar más de una opción.  Elegir de una lista: similar al tipo test aunque las respuestas se presentan en una lista desplegable.  Escala: permite dar una valoración sobre una escala previamente decidida (de 1 a 5, por ejemplo).  Cuadrícula: parecida a la anterior pero asignando una descripción a cada uno de los escalones. Un ejemplo sería el de ordenar cronológicamente una serie de hechos. A continuación vemos algunos ejemplos

Pregunta tipo elegir de una lista

Pregunta tipo test

Pregunta tipo cuadrícula

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En las dos imágenes siguientes vemos la construcción de una pregunta tipo test y de otra tipo cuadricula.

Para plantear una nueva pregunta elegiremos el botón añadir elemento

Al editar cada pregunta y antes de de finalizar tenemos la opción de que el alumno tenga que responder de forma obligatoria o no. Cuando hemos elaborado el cuestionario ya sólo nos queda publicarlo. Para ello tenemos dos opciones: Una es la de obtener el código para incrustarlo en un blog o en una página web.

Obtenemos el código que copiamos y pegaremos en el blog

Aquí debemos tener cuidado si lo incrustamos en el blog ya que probablemente el tamaño del cuestionario va a hacer que se salga de los márgenes de la plantilla. Para

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solucionarlo tenemos que modificar la anchura “width” y opcionalmente la altura “height” en el código que hemos copiado. Para ello modificaremos los valores que aparecen (en el ejemplo 760 y 2851) por otros acordes al blog que podrían ser 450 y 600 aproximadamente.

La segunda opción es la de copiar la url del cuestionario (en la parte de abajo) para enlazarlo también desde el blog o la web.

Ya sólo nos queda esperar a que nuestros alumnos respondan al cuestionario para recibir y analizar los resultados. Cuando lo han hecho accedemos al cuestionario en Google docs y lo vemos en forma de celdas con las preguntas 32, la fecha y la hora 33 en que se ha respondido y las respuestas 34

En el menú Formulario tenemos la opción de ver un resumen de las respuestas mediante gráficos como se muestra en la imagen siguiente.

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