Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07) 23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia) www.documentalistas.

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EL ARCHIVO NACIONAL DEL ECUADOR AL SERVICIO DE LA INVESTIGACION EN EL SIGLO XXI

Grecia Vasco de Escudero Directora del Archivo Nacional

Una característica innegable del hombre es su interés y su capacidad para reconstruir su trayectoria, lo hace con minuciosidad increíble y pone en este trabajo todo su talento y voluntad, tanto que ha creado ciencias y técnicas que le permiten descifrar y valorar aún las mínimas expresiones de cultura, transformando pequeños, aislados y olvidados detalles de antigüedad en fuentes de abundante información.

La suma de esta dedicación humana, en diferentes lugares y en distintas épocas son las que han ido formando paso a paso la HISTORIA, por medio de la cual conocemos la evolución de la cultura y la vida de anteriores sociedades.

Las fuentes de información para conocer los grandes cambios ocurridos en los milenios son muchas y de gran variedad. Una de estas fuentes constituyen los ARCHIVOS, los cuales, como sabemos, son instituciones que custodian y resguardan las manifestaciones culturales de los pueblos, las mismas que en documentos testimonian el desenvolvimiento humano desde distintos ángulos.

La recopilación documental que se ha hecho en estos centros es de la más variada índole, que aunque inmóvil en su uso, ha pasado a constituirse en una simbiosis permanente de vida, para determinar la Historia en sus diferentes expresiones. Es decir que los archivos son los entes en donde se almacena la evidencia para transmitir el HECHO, tal como se realizó en su tiempo, con la garantía total de fidelidad.

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América, especialmente América Latina, tiene un antecedente común, mejor dicho dos antecedentes comunes: el aborigen y el hispano, lo que ha determinado una forma especial de ser que dio lugar a un modelo común de vida, la misma que permaneció durante tres siglos sin mayor cambio y sin que luego las jóvenes repúblicas pudieran romper esta idiosincrasia común.

Es con este antecedente, el hispano, que en mi país, al igual que en los otros latinoamericanos, se inició la formación de archivos y en ellos reposan inalterables los papeles que registran minuciosamente acontecimientos cotidianos que sumados constituyen la vida de generaciones y cuyo análisis son la base de las disciplinas actuales del conocimiento: sociología, geografía, historia, política, jurisprudencia, etc., tan necesarias y útiles tanto para los investigadores y estudiosos que escriben sus ponencias y análisis en libros y textos como para los estudiantes que aprenden lo expuesto para empaparse del conocimiento.

En el Ecuador el Archivo Nacional conserva un voluminoso acervo documental que testifica la historia del País en sus diferentes épocas, llámese esta Real Audiencia de Quito, Presidencia de Quito, Distrito del Sur de la Gran Colombia, o República del Ecuador.

El actual Archivo Nacional fue creado originalmente en enero de 1884, por el Presidente Interino José María Plácido Caamaño, dependiente del Ministerio de Gobierno y Relaciones Exteriores, pero funcionó solamente desde 1938 en que el General Alberto Enríquez Gallo por Decreto Supremo No.07 de 14 de enero del mismo año, dispone la creación del Archivo Nacional de Historia, dependiente de una Junta de Patrocinio; al fundarse la Casa de la Cultura Ecuatoriana el 9 de agosto de 1944, se adscribió a ella este Archivo, pasando a ser su dependencia. Cuando en 1982 se

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promulga la Ley del Sistema Nacional de Archivos, se le otorga al Archivo Nacional de Historia, la calidad de Archivo Nacional con autonomía económica y administrativa, dependiente del Consejo Nacional de Archivos, cuerpo colegiado que preside el Subsecretario de Cultura.

Toda la documentación existente en el Archivo Nacional ha sido producida en nuestro país, a través del tiempo y de las circunstancias políticas vividas, con excepción de la serie Cedularios, que se ha formado con las numerosas Cédulas Reales emitidas por la Corona Española y llegadas a nosotros regularmente desde el siglo XVI hasta los primeros veinte años del siglo XIX.

El Archivo Nacional ha ordenado sus fondos documentales en secciones y series y lo ha clasificado en la siguiente forma: 1. Sección General, 2. Sección Judicial, 3. Sección Organismos Gubernamentales, 4. Sección Mapas y Planos; y, 5. Sección Fondos Privados

1. La Sección General: cuenta con 47 series que tratan los más diferentes temas: Alcabalas, Diezmos, Encomiendas, Esclavos, Estancos, Obrajes, Temporalidades, Tributos, etc. El documento más antiguo data de 1548 y pertenece a Reales Cajas. 2. Sección Judicial: que contiene los juicios y protocolos de las siete primeras notarías de Quito, desde 1581 hasta 1975; en esta serie constan también los fondos de la Corte Superior de Quito con sus juzgados parroquiales, cantonales y provinciales.

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3. Sección Organismos Gubernamentales: con las series Ministerio de Gobierno y Ministerio de Hacienda, procesada esta última en 1500 volúmenes, también hay un fondo del Ministerio de Bienestar Social y otros. 4. Sección Mapas y Planos: en la que se conservan 385 planos y mapas con la referencia cruzada del expediente al que pertenece. 5. Sección Fondos Privados: se ha iniciado hace poco, con una colección de documentos donados por familiares del doctor Homero Viteri Lafronte.

También el Archivo Nacional desde mayo de 1993, cuenta con una Seccional en la ciudad de Ambato, cuyo trabajo ha permitido concentrar documentación de varios lugares de la provincia; presta igual servicio que la sede en Quito, constituyendo en la actualidad un soporte para la vida cultural de la provincia del Tungurahua.

El Ecuador es un país pequeño y al igual que en otros, no se había dado importancia a los archivos, pero las cosas están cambiando. El Archivo Nacional ha tratado de ponerse al día en los adelantos que la tecnología ofrece, en cuanto a preservación y difusión de la información, para ello ha debido realizar un considerable esfuerzo, que ha demandado una inversión económica elevada, pero que justifica los logros alcanzados.

Con gran satisfacción puedo informar que desde hace más de un año el Archivo Nacional cuenta con su propio edificio, en donde, en tres amplios y seguros repositorios, ha podido distribuir en debida forma su documentación organizada y debidamente protegida con un circuito cerrado de televisión que controla los accesos, sistema de alarma con auxilio inmediato y el sistema automático electrónico de detección y extinción de incendios, con FM200, que cumplen normas internacionales de seguridad y prevención de siniestros.

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En la planta baja, de fácil acceso, se encuentra el primer repositorio con los protocolos de siete notarías de Quito, cuyas copias solicitan buen número de usuarios, ya que les son necesarias para ventilar algún litigio, hacer arreglos de orden legal o simplemente transacciones de compra – venta de inmuebles. En los dos pisos subsiguientes se hallan los otros repositorios, uno por cada piso, son espaciosos y albergan en estanterías metálicas las cajas de protección con los documentos, identificadas con una nomenclatura especial, que facilita su inmediata localización.

En el segundo piso está ubicada la sala de consulta, amplia y cómoda, donde el investigador puede tranquilamente realizar su trabajo, sea directamente leyendo y copiando los manuscritos o trasladándolos a sus computadoras portátiles

manualmente o mediante sesiones de fotografía; todo el tiempo están atendidos por una persona encargada de este servicio.

El Archivo Nacional se ha preocupado por facilitar al usuario el acceso a la información que posee y por ello ha implementado una unidad de catalogación de sus documentos, cuenta para este trabajo con personal especializado para realizar la descripción por unidad documental de las series que posee, en esta forma el investigador puede obtener el material que necesita sin tener que recurrir a la búsqueda caja por caja, dentro de cada serie, siendo la consulta sin restricción alguna, ya que no existe, a nuestro criterio, ningún documento reservado.

Nuestra Institución siempre ha cumplido a cabalidad con su obligación de servicio a la colectividad y es así que al expedirse la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP) publicada en el Registro Oficial 337 del 18 de mayo del 2004, se destaca la imperiosa necesidad del libre acceso a la información pública, y

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pone de relieve la misión que tiene el Archivo Nacional, de garantizar el irrestricto derecho al acceso de las fuentes primarias de la información.

Así se han implementado desde años atrás varios mecanismos:

La entrega del documento solicitado: método tradicional de investigación y con el cual el usuario, luego de llenar un formulario con su petición, recorre en detalle los folios, empapándose de los hechos ocurridos y tomando los datos que le son necesarios. Ultimamente se observa que varios de los investigadores utilizan cámaras digitales para fotografiar los documentos, los que luego trasladan a sus computadoras a fin de poder realizar un minucioso estudio de los mismos.

La Base de Datos: es la información ya catalogada que se guarda en los ordenadores, con sus respectivos respaldos, se encuentra al servicio del usuario con supervisión del personal especializado.

Publicaciones: la Guía de los Fondos Documentales que en dos volúmenes constituye un resumen sucinto de las series y secciones procesadas al momento de su publicación; el Boletín, que es la edición impresa de las series catalogadas, muy requerido por el público estudioso. Hasta la fecha se han publicado las siguientes series: Alcabalas, Autos Acordados, Bodegas, Cacicazgos, Carnicerías, Pulperías, Casas, Cascarilla, Censos y Capellanías, Cedularios, Civiles, Criminales y un volumen de los fondos de la Primera Notaría de la ciudad de Ambato, que se mantienen en aquella Seccional. Desde el número 29 se inició la edición en los dos formatos, al momento está en circulación el No. 30 en CD y se lo entrega en forma gratuita, al igual que las otras publicaciones.

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La página web: www.ane.gov.ec. ofrece información general de las secciones y series que mantiene el Archivo, a más de los servicios que ofrece. Por disposición de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobada recientemente, esta página incluirá registros de orden administrativo y financiero del Archivo. Nuestro correo electrónico

archivonacionalec@andinanet.net

nos permite llegar a todo el mundo,

absolver interrogantes y proporcionar la información que se nos solicita, igual conocemos las novedades que nos reportan nuestros amigos archiveros y promover el intercambio con archivos de países amigos.

Servicio de reprografía: por medio de éste investigadores y usuarios en general pueden adquirir fotocopias de los documentos, en este servicio se incluye la reproducción de mapas y planos existentes.

El PÓSTER del Archivo Nacional,

es también parte de nuestra imagen institucional,

en la que ponemos de manifiesto que preservamos la memoria escrita de un pueblo.

En mi calidad de Directora Ejecutiva del Archivo Nacional, debo resaltar que si la Institución no gozara de autonomía económica y administrativa, las estrategias que exitosamente se han implementado no se hubieran hecho realidad.

Llevo más de treinta años laborando en el Archivo Nacional, y este se ha convertido en parte de mí como yo en parte de él, me alienta un afán de servicio, me fortalece la mano amiga de los colegas archiveros de toda América y reuniones que, como esta, me permiten expresar mis anhelos y a la vez conocer los nuevos rumbos de los

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archivos, a fin de incluir al que yo sirvo en la marcha imparable de la modernización y el progreso que nos lleva hacia una inevitable globalización de los pueblos.

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