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EL PAPEL DEL ARCHIVISTA: DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Autora: Dolors Visa

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN: Tradicionalmente hemos representado un papel “pasivo” frente a los documentos y ante la sociedad, hemos sido los grandes “curadores” de todo aquello que se nos ha dejado bajo nuestra guarda y custodia, pero la aparición de la sociedad de la información nos ha empujado a nuevos planteamientos profesionales. Ante las nuevas tecnologías hemos mostrado una lenta capacidad de reacción y además no hemos conseguido demasiado consenso profesional, las posturas arcaicas de mantenernos en el lugar tradicionalmente asignado nos ha conllevado el enfrentamiento profesional con otras disciplinas, mas cercanas a las nuevas tecnologías y obviamente una perdida de terreno en el desarrollo profesional. Debemos aceptar que nuestra formación académica no reflejaba las necesidades del mundo en que deberíamos desarrollarnos profesionalmente, mientras nos preparábamos con la paleografía y el latín, la sociedad nos demandaba la aplicación de las nuevas tecnologías ante uno de los problemas más imprevistos y acuciantes; el incremento en progresión geométrica de la documentación en papel. La aparición de las nuevas tecnologías alimentó el sueño de muchos administradores y gestores: la desaparición del papel, el computador aparecía como el ángel de liberación, siendo más que evidente después de varias décadas de nuevas tecnologías que por ahora sigue siendo un sueño imposible, pero lo que es más grave, es que las nuevas tecnologías no solo no han eliminado el papel de nuestros escritorios, sino que lo ha multiplicado exponencialmente. Ante esta realidad inaplazable, todas las administraciones tanto públicas como privadas han demandado soluciones y ahí han aparecido nuestros más
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hábiles competidores, ingenieros de sistemas y documentalistas, ofreciendo toda suerte de soluciones, ante clientes que desconocen el papel del archivista. La solución que demanda nuestra sociedad, esta basada en dar respuesta a la liberación del voluminoso papel y sobre todo, no hay que olvidarlo, en poder dar respuestas a las necesidades de información de cualquier institución. A partir de estas necesidades, nuestra obligación está en dar respuestas y empezar a modificar hábitos; si hasta ahora, habíamos actuado al final del proceso, “recogiendo” la documentación, era el momento de empezar a trabajar desde el principio, actuando sobre los “productores” de documentos, verdaderas legiones de funcionarios, que hicieron de la copia y la multicopia un deporte habitual. Si además nuestro papel estaba tradicionalmente ligado a la administración pública, debíamos plantearnos nuestro desarrollo profesional delante de empresas que necesitaban de nuestras habilidades y

conocimientos, sin olvidar que la modernización de las instituciones públicas ha llevado a aplicar conceptos de eficacia y eficiencia para mejorar la respuesta al ciudadano en naciones donde el derecho de éstos es una máxima democrática. Estos principios de eficacia y eficiencia, se unen a unas máximas aplicables tanto a la administración pública como privada, la excelencia y la calidad de los productos tanto si son bienes o servicios. Para llegar a dar respuestas eficaces y eficientes debemos conocer a fondo el amplio mercado que tenemos frente a nosotros; y no me refiero únicamente a realizar estudios de mercado, sino conocer como actuar en este nuevo panorama, es necesario saber evaluar diferentes parámetros tales como volúmenes generados, flujos de trabajo (workflow), costes, tiempos invertidos, soportes utilizados, etc.... Evidentemente, que nuestra formación tiene deficiencias pero no por ello, dejaremos de hacer lo que sí sabemos hacer, es necesario pues que no nos rindamos frente a retos que son subsanables con una adecuada “alianza estratégica” con otros profesionales, esencialmente con el departamento de

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sistemas, se trata de que ambos profesionales se complementen en una tarea única, la organización y el buen desarrollo de un sistema de gestión documental para dar respuestas adecuadas a las entidades u organizaciones que requieran de soluciones. Para poder ofrecer resultados tenemos que utilizar tanto en el diagnóstico como en la aplicación del sistema, métodos de planificación estratégica (DAFO: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) y demostrar que nuestra mejor fortaleza es hacer nuestro trabajo; recoger, clasificar, ordenar y responder adecuadamente a las necesidades de búsqueda de información.

UNA ALIANZA ESTRATEGICA: ARCHIVISTA-EMPRESA Desde el inicio de nuestra profesión nos hemos vinculado

inexorablemente a la administración pública, por la necesidad de salvaguardar la memoria histórica y defender las funciones de los diferentes poderes en base a la demostración escrita, efectivamente seguimos siendo garantes de derechos y deberes, pero nuestra habilidad tiene un mercado más amplio y que nos demanda con más insistencia. Las máximas que rigen a la empresa privada son, esencialmente, el pragmatismo y la obtención de resultados, de entrada, los planteamientos historicistas no están contemplados, su inquietud esta basada en la inmediatez, sobretodo a la hora de tomar decisiones y obtener respuestas para adelantar actuaciones estratégicas y dar respuesta a requerimientos de clientes y administraciones. Si los archivistas estamos en condiciones de dar respuesta a estas necesidades, sin importar como se nos denomine; gestores de la información, asesores documentales o archivistas como tal, podemos ocupar la franja de mercado laboral que nos corresponde, atendiendo a nuestras habilidades. Creo firmemente, que nuestro primer paso en este camino es la consultoría. Nuestro colectivo, en muchas ocasiones se ha visto limitado por el hecho de “exigir” la contratación de un profesional en planta, pero si queremos

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desarrollarnos como a profesionales en nuestro campo, debemos contemplar la posibilidad de actuar como profesionales externos, algo tan habitual para otras disciplinas como el marketing, el derecho, las finanzas o los expertos fiscales. La experiencia demuestra que las empresas recorren a nosotros, cuando se enfrentan, a lo que a mi me gusta llamar “el estado crítico” de ciertos fondos; la superproducción de papel y la falta de seguridad en conservar la información decisiva para la empresa hace que se planteen buscar soluciones donde sea, incluso soluciones únicamente informáticas, debemos intentar convencerles que nuestro trabajo va más allá. Andersen Consulting, afirmaba ya en 1993, el peligro que suponía aplicar “soluciones únicamente informáticas”, a problemas documentales sin la asesoría de un gestor de la información o archivista, ya que demostraron que “automatizar la ineficiencia, significa inevitablemente, mayor ineficiencia” La reingeniería de procesos y las teorías para la simplificación de trámites de los records management norteamericanos nos han ayudado a normalizar y a teorizar parte de nuestro trabajo, sacándonos de la imagen ancestral del archivo y aplicando técnicas de marketing para reposicionar nuestra profesión. Ante estas necesidades de empresa, nuestro primer paso es la auditoria de procesos, aplicando las teorías archivísticas, procedencia documental, conocimiento del organigrama y sus funciones, marco jurídico de la organización y la legislación que les afecta, conocimiento del negocio y sobretodo, estándares de calidad que se pretenden. Si a este estudio le sumamos el conocimiento de los productores documentales y quienes son los usuarios de la información, tendremos todos los elementos necesarios para un buen planeamiento de las actuaciones. Una vez detectadas las deficiencias, hay que iniciar las un plan de trabajo con actuaciones determinadas, es importante no caer en la teorización archivística, hay que ofrecer soluciones reales a problemas reales. Las reuniones periódicas con los altos niveles de la organización nos permitirán conocer los fondos “críticos” que necesitan una actuación inmediata, no hay

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que olvidar que nuestro trabajo es esencialmente pausado, pero hay que conseguir fomentar la idea de que se esta trabajando en ello, y además lograr de las directivas que se nos facilite el trabajo con los funcionarios, planteando nuestra “intromisión” como una solución a sus problemas de organización documental. No hay duda de que debemos actuar inmediatamente en los fondos mas críticos, pero sin dejar de lado el trabajo global para definir un sistema de gestión documental, que afecte a toda la administración del negocio, no se trata de “apagar fuegos”, se trata de ofrecer soluciones a los problemas documentales a medio y largo plazo y para ello es necesario estudiar y conocer los flujos de trabajo (workflow), hacer seguimiento de los mismos y detectar las distorsiones que impiden un trabajo ágil y eficaz y sobretodo localizar los problemas que hacen que las respuestas a las búsquedas de información se ralenticen o se conviertan en inexistentes. Nuestra habilidad como gestores de la información debe consistir no solo en detectar deficiencias e inconsistencias en la producción documental, sino conseguir la colaboración de otros departamentos, especialmente sistemas que nos aportarán datos, información valiosa y soluciones reales para la planificación de actuaciones, actuaciones que se harán en colaboración estrecha con los ingenieros de sistemas o de procesos, si los hay. Como asesores debemos ofrecer propuestas viables y sustentadas económicamente en función del ciclo vital de los documentos, debemos presentar soluciones para los diferentes problemas que pueden tener las organizaciones, desde el momento en que nace un expediente, hasta el acceso del mismo, debemos diseñar una arquitectura donde la información sea muy abierta para facilitar la búsqueda de respuestas, pero debemos hacer hincapié en la necesidad de salvaguardar la documentación restringida, consultada y operada por determinadas unidades. Nuestro proyecto debe favorecer la economía y la eficacia al servicio de la organización, aportando además la reducción de costes, fruto de la mejora en la producción y organización documental, debemos ser ambiciosos en los resultados que vamos a obtener, nunca pretender la necesaria inversión en el
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archivo, como premisa inicial para desarrollar las actuaciones previstas, dichas inversiones suelen hacerse a partir de los primeros resultados obtenidos (reducción de costes) y no a priori. La elaboración del cuadro de clasificación y las tablas de retención serán las herramientas que aportan la seriedad necesaria dentro de las estructuras organizativas, muchas veces, sino en la mayoría, les supone una “grata sorpresa” la racionalización del problema documental, especialmente por lo que les supone en términos de planeación estratégica y en economía de costes a la hora de salvaguardar la documentación esencial de la que es perfectamente eliminable. Para determinar el “valor documental” es necesario la creación del Comité de Archivos, aunque sea “ad hoc”, y de nuevo convocar a las altas instancias de la organización, siendo la interrelación con el departamento jurídico absolutamente imprescindible, pero todos los productores de la información están involucrados, para evaluar las series documentales, no sólo para conocer como se generan y desarrollan, sino para determinar su conservación, tiempo y condiciones. No hay duda de que es un momento excelente para que los diferentes responsables tomen conciencia de la “magnitud de la tragedia” a que se enfrentan, tanto en volumen documental, como en esa absurda voluntad de conservar gran número de documentos que han perdido toda su vigencia y tan sólo son; basura. Ante esta “vorágine” de producción documental, nótese que no hago referencia a los diferentes soportes, que son capitulo aparte, pero que se incluyen en el concepto producción documental, se impone una racionalización de dicha producción y para conseguirlo es necesario la implementación de un manual de procedimientos que afecte a todo la estructura organizacional. La aplicación de un manual se hace aún, mas acuciante, si cabe, ante la dispersión física de las oficinas productoras y es ahí donde queda demostrado que nuestra actuación debe iniciarse desde el principio de la producción, sino, nuestra efectividad delante de verdaderas legiones de productores, ayudados de impresoras, fotocopiadoras y multicopiadoras, se verá absolutamente mermada en los resultados.
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Es necesario redactar y aplicar un manual de procedimientos para todas las unidades, responsabilizar a los productores y supervisar los procesos una vez instaurados, reglamentar las transferencias al archivo inactivo y los préstamos internos y externos, aumentando así nuestro prestigio profesional y los estándares de calidad. La aplicación de sistemas de gestión de calidad en las organizaciones en general, y en las actividades en particular, es hoy en día, un paso obligado, para disponer de una metodología contrastada y coherente en la mejora continua de la eficacia y la eficiencia de los procesos que se llevan a cabo. Es necesario desarrollar la cultura de la calidad total, estableciendo los principios básicos de orientación al cliente, planificación, procesos, gestión y mejora continua, para que una vez implantado y adaptado a los estándares de las empresas, se puede realizar el necesario seguimiento de los indicadores de eficacia y eficiencia.

LOS SERVICIOS EXTERNOS (OUTSOURCINGS) En estos últimos años, han aparecido en el mercado, una gran cantidad de empresas que se dedican esencialmente al bodegaje de papel, evidentemente que muchas de ellas, ofrecen otro tipo de servicios vinculados al trabajo del archivista propiamente. Ciertamente, no nos cabe ninguna duda entre profesionales, que muchos son advenedizos y no tienen ninguna formación profesional para adelantar ciertos tipos de trabajo, pero otras han desarrollado el negocio incluyendo entre sus profesionales a archivistas e ingenieros y han conseguido dar un esmerado servicio al cliente, que incluye digitación, digitalización y préstamo prácticamente las 24 horas al día, todos los días del año. Pero una vez constatado cierto “intrusismo” en la profesión,

aprovechemos la parte positiva, que efectivamente tienen; estas empresas han tenido un éxito más que considerable, porque han conseguido liberar a las organizaciones de una constante pesadilla; las cantidades ingentes de papel en oficinas que representan un elevado coste urbanístico y un riesgo de seguridad

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en caso de incidente en las oficinas principales. La solución por parte de estas empresas es el traslado de toda la documentación a suelos industriales, mucho más asequibles por m2. y un adecuado servicio al cliente. Nuestra postura como profesionales, aunque hemos sido algo reticentes a estos nuevos “negocios”, creo que está en aprovechar lo que les supone el factor diferenciador por excelencia; grandes bodegas y un buen servicio de préstamo. Nosotros debemos ser los grandes aliados de las organizaciones que nos han contratado, a fin de cuentas, les asesoramos en una disciplina que conocemos. Una vez hemos elaborado el cuadro de clasificación, las tablas de retención, hemos aplicado el reglamento, debemos diseñar los servicios en función de las necesidades, aportando no sólo el conocimiento de la documentación, sino también aplicando criterios de ahorro de costes, dado que la inversión en almacenaje se ve considerablemente reducida. si se han aplicado las tablas de retención documental. En resumen, el archivista, se convierte en el director de procesos y de políticas de archivo, incluso si los trabajos de clasificación y ordenación, pasan a manos de terceros, siempre se trabajará bajo los parámetros que hemos asignado y aplicando nuestras herramientas, se trata muchas veces de tareas laboriosas que necesitan mucha mano de obra poco calificada y si además, estos outsourcings asumen la guardia y custodia documental, nuestra credibilidad ante la organización se ve más que reconocida, ya que hemos conseguido reducir costos en inmuebles y reducir personal no operativo. Nuestra función de asesores de la organización, en temas de organización documental, incluye negociar con las empresas de servicios, conocer las opciones que nos ofrece el mercado, comparar ofertas, visitar instalaciones, hacer requerimientos de seguridad y tiempos de respuesta para las consultas...Es un buen momento para demostrar nuestra profesionalidad, que es especialmente valorada por los directivos de empresas, el momento de la negociación es clave, se trata de evaluar lo que nos ofrecen, cuanto nos costará en términos económicos y qué obtendremos a cambio.

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Pero nuestra asesoría debe llegar más lejos, debemos incidir en la formación de los productores, allí donde inicia su camino el expediente, allí donde debe aplicarse el manual de procedimientos y si la organización decide que la clasificación y la ordenación pasa a manos de terceros, nosotros estamos en la obligación de formarlos en la aplicación del cuadro de clasificación y las tablas de retención documental. Es pues, una tarea compartida, como mejor formemos a los que van a trabajar la documentación, mejores serán los resultados obtenidos. Esta tarea compartida, tiene además, otras ventajas, ambos grupos, los que están al principio del ciclo de vida del documento y los que están al final, se auditan continuamente y se pueden detectar el nivel de cumplimiento de los procedimientos establecidos. Como conclusión, podemos afirmar que un adecuado planteamiento del tema documental, solo puede aportar beneficios a las empresas, es necesario que después de nuestra intervención, se observen mejoras, no sólo económicas, sino también en la agilidad de respuestas a las búsquedas de información, para la toma de decisiones y para poder responder

adecuadamente a clientes y administraciones. Si además, incluimos el ahorro que supone liberar edificios con documentación desordenada y desactualizada, que no aportan ningún valor agregado, nuestra función como asesores en gestión documental, ha dado unos excelentes resultados y lo que es más importante; la inversión ha producido una mejora indudable en eficacia y eficiencia de los procesos administrativos y por tanto, hemos mejorado los estándares de calidad de la empresa.

CONSERVACIÓN, RECUPERACIÓN Y CONSULTA DOCUMENTAL (LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS) Tradicionalmente nuestro gremio ha desconfiado de las nuevas tecnologías y de los “profetas de sistemas”, el pregonado ideal de la “oficina sin papeles” han sido un verdadero tópico y la realidad nos ha aproximado hacia

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una buena y adecuada interlocución de ambas disciplinas que deben permitir resultados óptimos para la profesión. El reconocimiento por parte de los ingenieros de sistemas, de sus deficiencias en tratamiento documental, normalización de formatos y procedimientos y nuestra carencia de preparación en procesos informáticos y establecimiento de bases de datos, ha hecho que acercáramos posiciones y nos convirtiéramos en aliados estratégicos. El ritmo frenético de evolución de las nuevas tecnologías, nos empujan a una sensación de llegar tarde a todas partes, pero creo que debemos abandonar ese pesimismo frente al cambio y mantenernos despiertos para las nuevas aplicaciones. Debemos aconsejar sobre los inconvenientes de ciertos aplicativos, detectar inconsistencias y sobre todo establecer las pautas necesarias para trabajar en la arquitectura tecnológica necesiaria en función de nuestra demanda y conveniencia. Podemos asesorar a la organización respecto del soporte (microfilms, disco óptico, etc.) y las mejores condiciones de conservación de los mismos, evaluar contratos con terceros, para mantener altos los estándares de seguridad y conservación, cómo y cuando realizar copias, niveles de acceso documental, etc. Internet es una nueva herramienta que almacena cantidades ingentes de información, pero demasiado abierta para nuestras necesidades, debemos aprovechar, pues, la Intranet corporativa o la Intranet abierta a los clientes, especialmente porque nos ofrecen gran cantidad de ventajas a la hora de agilizar trámites o realizar consultas “on line”, especialmente cuando existen distancias geográficas. Las posibilidades de la red, están aún por explotar en su totalidad y las consecuencias serán revolucionarias; la posibilidad de eliminar grandes cantidades de papel, se verán materializadas en la red, las transacciones, especialmente a nivel comercial, cada vez más tendrán formato “internet”. Los archivistas podemos actuar en el principio y en el final del proceso, conociendo y analizando qué información y qué tipo de formato “viaja” por la red, quién lo

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puede recibir, quién lo puede abrir, quién lo puede manipular y quién puede tener acceso a él. A su vez, se debe revisar, qué es necesario conservar, en qué soporte y en qué formato, revisar aquello que es necesario que llegue a su destinatario con garantías de autenticidad y garantizar las firmas digitales en su destino final. La consulta de expedientes previamente escaneados, es ya una realidad, pero es necesario evaluar previamente qué series justifican este procedimiento, por nivel de consulta o por nivel de importancia y obviamente establecer los niveles de autorización para realizar la consulta y definir quién tiene derechos de reproducción. Es indudable que en cuestión de tiempos de respuesta se ha llegado a la máxima expresión de eficacia y eficiencia. Es importante resaltar que ante las nuevas tecnologías debemos mostrarnos prudentes, en el sentido de revisar, el marco legal vigente antes de aplicar determinadas soluciones ofimáticas. Hemos de ser extremadamente cuidadosos en el momento de asignar claves de acceso, privacidad de los datos y niveles de acceso. Desgraciadamente, la legislación suele ir algo retrasada, respecto de las necesidades sociales. En cualquier caso, debemos estudiar los procesos y trámites, valorando la seguridad, la privacidad y la integridad. Para garantizar que podemos dar respuesta a estas necesidades, debemos contar indispensablemente con el área jurídica de las diferentes organizaciones.

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