PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

EXCOL'07
“GESTIÓN DE CONTENIDOS EN LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS”

Ing. Hernando Cruz Mesa Mayo 26 de 2007 COLOMBIA

LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO

LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO
¿ Como se genera el objeto, el contenido y el documento hoy ?

“La respuesta implica considerar un concepto ampliado de lo que definimos en las anteriores décadas como archivo, este concepto ampliado se relaciona con el concepto de contenido dentro de contextos específicos ”

Objetivos Contexto

NIST, ISO y la UNESCO
Conectividad Transferencia

Concepto - idea
DOCUMENTO

Documento generado por la agregación de objetos digitales – Software de Composición.
Información

Información,

Desarrollo

Fotos Trabajo artístico, , Textos/tablas, Video, Audio...

Cualidades de la información, forma, formato, medio, Localización..

Conversión Captura

Usuario de documentos
Presentación

“Creador de documentos”
Recuperación Diseminación

Documento generado por secuencia de lenguaje SGML - HTML - XML asociado a DTD

LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO
“El archivo en el nuevo entorno de tecnología genera la optimización “El archivo en el nuevo entorno de tecnologí genera la optimizació tecnología optimización del entorno y de las correlaciones administrativas en ambientes que del entorno y de las correlaciones administrativas en ambientes que operan sobre diferentes niveles de TIC’s” operan sobre diferentes niveles de TIC’ TIC’s”

TIC’s Específicas
Innovación Productividad

Producto Proceso Método Ejemplos: •OAIS - NASA •CHIN - Canadá •AMOL - Australia
Operación en Redes Intranet-ECM o iECM

TIC’s Genéricas
Taxonomia del contenido

KOS y KWS Metadato
Forum DLM EIIM DLF
Operación en Sistemas de gestión de contenidos - CMS

TIC’s Fundamentales
Usuario Grupos de Trabajo

Documento u Objeto

Apoyo para

Transacción
•Ofimática •CAD básico •OCR o DIG.
Operación en Unidades de Información-Archivos

Actividades en contexto

Preservación

[1] MORVILLE, Peter. IA2000 En: Information Architecture. Conference Keynote. La Jolla, USA :Argus Center 2000. [2] FOX, Edward A. ETD 2003. En: ETDs for Beginners: History and Approach. Berlin: Humboldt University. 2003.

LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO
¿UN ARCHIVO ESTRUCTURADO COMO PAQUETES DE OBJETOS DIGITALES CON CONTENIDO?
UN ELEMENTO U OBJETO UN PAQUETE (UN CONJUNTO DE OBJETOS O UN OBJETO)

LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO

LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO

¿Si estas son las tendencias que solución potencial existe?
En forma paralela al trabajo realizado por las organizaciones y la academia, la industria relacionada con la gestión de archivos y con el desarrollo de la automatización de procesos o sistemas de transacción formulo y estructuro un concepto de esquemática, en la cual los archivos son estructuras fundamentales, esquemática que se asocia en forma sistemática al manejo de contenidos. Lo anterior, se hace evidente si analizamos alguno de los primeros software estandarizados que funcional y orgánicamente permitían establecer un CMS (Content Management System) para el entorno especifico de una empresa u organización; bastaría citar los sistemas CMS de las empresas editoriales o de las compañías que prestan servicios de información científica, sin embargo, la posterior evolución de los CMS nos muestra una ampliación de entornos que nos lleva a los modelos ECM (Enterprise Content Management) y que actualmente enfrenta el desafío de alcanzar la interoperabilidad con la denominación iECM.

LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO
Del DBMS al sitio WEB, luego del WCM (Web Content Management) al CMS y ahora del CMS al ECM e iECM

Construcción de Conocimiento

Modelo de Esquemas y Contenidos

Módulos CMS DBMS Adaptadores
Creación Mantenimiento Publicación Presentación Administración Métrica Espejos Seguridad

ECM Usuarios Internos:
•Administrador •Especialistas •Operadores

Ejecución de Conocimiento

Frontal de Conocimiento

Portal de Conocimiento
BD

Internet

Usuarios Externos:
•Vistas – Usuario •Lógico - Archivista

Arquitectura 1G

LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO
La complejidad en los CMS o ECM esta expresada en múltiples niveles
Ejemplo, un detalle de las funciones de administración del modelo de referencia OAIS*

*(Open Archival Informatión System)

LOS DESAFÍOS PARA LAS ORGANIZACIONES Y LA INDUSTRIA

LOS DESAFÍOS PARA LAS ORGANIZACIONES Y LA INDUSTRIA
La investigación en la Comunidad especializada corrobora que los mayores desafíos de un proyecto que incluya la administración de contenidos no son los tecnológicos.
Ejemplo, la investigación realizada por ZiaContent Inc. para CM Pros y CMS Metatorial Planner que buscaba identificar o corroborar los parámetros que para el manejo de archivos digitales es necesario considerar antes de emprender el desarrollo de un proyecto, mostró ante preguntas abiertas como: En su experiencia, ¿Cuáles son los cinco más importantes desafíos que usted ha enfrentado cuando implementó el desarrollo de un sistema de administración de contenido? El análisis de las respuestas permitió identificar en forma jerárquica entre el conjunto de los 16 desafíos más citados, incluido un ítem de otros que se definió por convergencia (curiosamente en el ítem otros apareció como desafío la dificultad para relacionar a los sistemas de archivo que gestionan contenido con el cambio y del rediseño de una organización), los siguientes: 1. Dimensionar adecuadamente el proyecto en función de su orientación hacia productos y su relación respecto a los costos y el tiempo disponible para desarrollo del proyecto. Establecer cuáles son las metas, la factibilidad económica y, específicamente, los beneficios tangibles e intangibles. Establecer un cronograma realista y lograr establecer procesos de producción paralelos. Jerarquizar, rediseñar y optimizar los procesos que se relacionan con el nuevo sistema.

2.

3. 4.

5. Lograr establecer acuerdos o al menos consensos entre los stakeholders, los diseñadores, los usuarios y los proveedores de tecnología.

LOS DESAFÍOS PARA LAS ORGANIZACIONES Y LA INDUSTRIA
Instituciones como NIST – abril 2007 – Boston Asociaciones Europeas de Archivo [1] - (DLM Forum Et MoEeq2 ) - abril y mayo de 2007 - Berlín Las asociaciones de ECM y empresas como AIIM - 2005 a 2007 Corroboran que el buen diseño de los sistemas de gestión de contenido relacionados con los archivos de una organización depende de la consideración de parámetros como los siguientes:
• Coherencia con la misión y las metas de las organizaciones o industrias establecidas sobre modelos de valor agregado o innovación – Factibilidad

operativa. • Oportunidad para dar soporte e ínter operar con los demás sistemas de información de la organización y con los flujos de trabajo – Arquitecturas de información. • Estimación del valor del contenido para poder establecer un modelo de retorno de inversiones – Factibilidad económica.

• Coherencia con el tamaño de la organización, implantación y disponibilidad de tecnologías con suficiente reconocimiento, preferiblemente estandarizadas que permitan establecer el sistema – Factibilidad técnica. • Uso de enfoques de rediseño u optimización de procesos, incluidos los de negocios si es el caso. • Aplicación de modelos ya probados de planificación y administración de proyectos. • Desarrollo de infraestructuras que favorezcan el aprendizaje, las comunicaciones internas y la aplicación de planes de cambio.

• Definición de políticas o planes estratégicos al menos a mediano plazo que garanticen la continuidad de los procesos.

[1]

La sigla DLM significa Document Lifecycle Management y el proyecto MoReq – Model Requirements for the Management of Electronic Records.

¿POR QUÉ UNA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN?

¿POR QUÉ UNA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN? La experiencia técnica y los especialistas en desarrollo de sistemas de contenido en entornos empresariales sugieren:
Arquitectura de información del sistema, pero desde una visión de dirección administrativa que muchos relacionamos con gestión o gerencia del sistema valorada en términos de una métrica que emplea indicadores (calidad, usabilidad, eficiencia, eficacia, precisión, etc.); Estándares en sus diferentes formas o categorías y finalmente nos encontramos con un aspecto que es urgente y se relaciona con la evolución y difusión de los anteriores como forma de dar una respuesta sistemática, en el contexto inicialmente citado. La búsqueda de una convergencia de estándares y objetos que facilite la interoperabilidad orgánica y funcional de los sistemas de contenido relacionados no sólo con la gestión de archivos sino con todos los modelos basados en estructuras digitales.

¿POR QUÉ UNA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN?
Garantizar la convergencia de recursos y de contenidos de un nivel físico de baja abstracción a los de mayor a abstracción, un ejemplo:

Arquitectura de un Portal (Conocimiento + ECM)*
User Interface
Feedback Customer Satisfaction

Personalization Integration
Navigation Methods Communication
Publishing Distribution

Customization

Process Integration

Search

Browse

Business Rules

Information Architecture
metadata - organization services

PSS KB

LOB Portals Personnel HR Data Collaboration

Archive Public Folders Tahoe Store

Document Stores

* BLISS, Vivian. IA2000 En: Knowledge Architecture: MSWeb case study and beyond. La Jolla, USA: Argus Center 2000.

Resources

Resources

Enterprise Portal Services

Security

Metrics

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES
Si en algo coinciden los grupo de trabajo académicos, empresariales o de organizaciones mixtas interesadas en el desarrollo de proyectos de archivo que incluyen la gestión de contenidos ya sea en Europa, Norteamérica u organizaciones internacionales o multinacionales como la ISO, W3C, Naciones Unidas, específicamente, la UNESCO, UNeDocs o UN/CEFACT, organizaciones Europeas como IDABC, es en la búsqueda de un conjunto de estándares porque éstos facilitan el análisis, diseño y desarrollo (en general de todas las fases de un ciclo de vida) de sistemas de gestión de contenidos. Las normas ISO 15489-1 e ISO 15489-2 y el MoReq o modelo de requisitos para la gestión electrónica de archivos, son un ejemplo de esta búsqueda, específicamente, útiles cuando se analiza o diseña un SGDEA, la consideración de estos estándares nos permite una primera aproximación a la estructura de los sistemas ECM. Sin embargo, cuando intentamos establecer los estándares para el diseño de un sistema ECM la complejidad aumenta; esto es evidente por ejemplo al definir el modelo lógico para un ERM (Electronic Records Management) el cual se puede considerar un submodelo del ECM, en este caso cada parámetro (ej. clasificación) asocia subgrupos de estándares.

Datos Estándares Textos Imágenes Estándares Estándares Gráficas de entradas Fotos de entradas Animaciones Video Audio Sonidos

y Ciclo de Vida
Estándares para Estándares para el análisis, el análisis, clasificación y clasificación y registro registro

Conocimientos y Contenidos
Resultado Resultado productos productos Estandarizados y Estandarizados y con potencial con potencial conectividad conectividad

Estándares de Estándares de almacenamiento almacenamiento

Estándares para el acceso Estándares para el acceso

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES
¿Cuáles son los elementos de un ECM relacionados con estándares? ¿Cuáles son los criterios fundamentales en la selección de estándares?

*
• • • •

En el caso del contenido Considerar
Madurez y definición Adopción Persistencia Estándares vs. Infraestructura

* FONTAINE, Paúl y CONNOR, Mike. ADOBE Corp. y OST. Concept Proposal: A standards based SOA Framework for Interoperable Enterprise Content Management. s.l.: ECM+AIIM 2005.

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES
Es evidente por ejemplo al definir el modelo lógico para un ERM (Electronic Records Management) el cual se puede considerar un submodelo del ECM, en este caso el principal parámetro la clasificación Se debe asociar con subgrupos de estándares como:

• Términos clave de un submodelo ERM • Creación y registros de captura • Clasificación • Control de acceso • Almacenamiento, búsqueda y recuperación • Retención y disposición • Metadatos • Medición y escalonamiento • Migración • Preservación digital • Certificación del software • Normas de seguridad • Legislación y normas de regulación

CONVERGENCIA E INTEROPERABILIDAD
¿Cuándo la gestión de contenidos permite y exige la interoperabilidad?
Si tenemos WCM,CMS o ECM basados en grupos de estándares. Si desarrollamos tareas que implican el uso de múltiples y diferentes contenidos provenientes de varios sistemas WCM, CMS o ECM. Cuando es necesario operar bajo el control de artefactos que exijan el uso de plantillas o esquemas que permitan la recuperación de información desde múltiples sistemas WCM, CMS o ECM al mismo tiempo. Si tenemos usuarios o clientes validados que puedan administrar contenidos desde varios sistemas WCM, CMS o ECM. Si estamos empleando una estructura no centralizada que permita ínteroperación entre los procesos documentales y el uso de los contenidos. Si deseamos acelerar la diseminación automatizada de documentos a bajo costo y el desarrollo de nuevos servicios en los cuales el contenido sea el elemento estructural.

CONVERGENCIA E INTEROPERABILIDAD Ej. Una red de ECM´s con necesidad de interoperación
*

FONTAINE, Paúl y CONNOR, Mike. ADOBE Corp. y OST. Concept Proposal: A standards based SOA Framework for Interoperable Enterprise Content Management. s.l.: ECM+AIIM 2005.

Gracias
Ing. Hernando Cruz M. Departamento de Ciencia de la Información, Pontificia Universidad Javeriana, Bogota D.C., Colombia. Correo Electrónico: hcruz@javeriana.edu.co

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