GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO EN LAS FUNDACIONES ESPAÑOLAS

Bajo la dirección de

José Raúl Vaquero

CD

Fundación Ciencias de la Documentación

Gestión de la Información y el Conocimiento en las Fundaciones Españolas. Bajo la dirección de José Raúl Vaquero

Diseño y maquetación Dpto. de Diseño de la Fundación www.documentalistas.org Datos de publicación Madrid, Mayo 2006

Este informe se publica bajo licencia abierta de tipo “Reconocimiento No Comercial – Sin ObraDerivada”, se permite su copia y

distribución por cualquier medio siempre que mantenga el reconocimiento de sus autores, no haga uso comercial de la obra y no realice ninguna modificación de la misma.

RESUMEN

En las organizaciones actuales de cualquier sector, privadas o públicas, el uso adecuado y óptimo de la Información y del Conocimiento resulta imprescindible para el éxito en la consecución de los objetivos marcados. Crear un grupo de Información de Fundaciones Españolas miembros de la AEF es vital para comenzar a gestionar de forma profesional esta información que genere Conocimiento, útil no solo para nuestras Fundaciones, sino también para la Sociedad a la cual están orientadas nuestras acciones.

Este informe, elaborado por la Fundación Ciencias de la Documentación, pretende acercar las bases de la gestión de la Información y el Conocimiento a los responsables de las Fundaciones interesadas en participar en el nuevo grupo sectorial de “Información y Conocimiento” de la AEF.

ÍNDICE

1. Hacia una Sociedad de la Información y el Conocimiento

1.1. Introducción. 1.2. Estructura del entorno digital en la Sociedad de la Información. 1.3. Sociedad de la Información versus Sociedad del Conocimiento. 1.4. Retos en las Fundaciones Españolas. 1.5. Lecturas recomendadas.

2. Los Sistemas de Información

2.1. Introducción. 2.2. Los errores tradicionales. 2.3. La cadena documental. 2.4. Auditar la información. 2.5. Lecturas recomendadas.

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1. HACIA UNA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO
1.1. Introducción

Prácticamente existe unanimidad a la hora de afirmar que nos encontramos en una “Sociedad de la Información1” que está produciendo profundos cambios en nuestra concepción del mundo, impulsados por la convergencia acelerada entre las

telecomunicaciones, la radiodifusión y la informática, es decir, las tecnologías que a su vez son fruto del desarrollo (por ser consecuencia de este) y uno de sus motores (por ser una herramienta de desarrollo) [Chayer, 2002]. Una Sociedad en la que predomina el sector de la información sobre cualquier otro, como fuerza motriz de la organización y el progreso, medida en términos de mayor número de personal de población activa dedicada a la formación de su Producto Interior Bruto [Coll-Vinent, 1990] y que genera nuevos servicios y soluciones, así como nuevas formas de gestionar las organizaciones.

Pero aunque bien se puede decir que todas las Sociedades han sido de la información, ya que sin información no hay Sociedad, la Sociedad actual está marcada por unos medios tecnológicos, denominados TIC (Tecnologías de la Información y la

Comunicación), por los que se recibe, manipula y procesa la información, facilitando la comunicación entre dos o más interlocutores desde cualquier lugar del mundo, dejando de ser la palabra impresa, después de cinco siglos, la forma dominante de comunicación, y por ende, la modalidad más autorizada para la difusión del conocimiento [Lafuente, 1999]. Por lo tanto, las TIC
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Existen objeciones si hablar de Sociedad de la Información o más bien Sociedad del Conocimiento,

por ser este último un concepto más avanzado. En un siguiente apartado intentaremos discernir más sobre estos conceptos.

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son algo más que informática y computadoras, puesto que no funcionan como sistemas aislados, sino en conexión con otras mediante una red. También son algo más que tecnologías de emisión y difusión (como la radio y televisión), puesto que no sólo dan cuenta de la divulgación de la información, sino que además permiten una comunicación interactiva [Naciones Unidas, 2003] que genera conocimiento.

Según Ponlayi (1962) existen dos tipos de conocimiento: •

El tácito (implícito al ser humano) y que incluye las

habilidades, los procesos habituales y las costumbres. Es intangible y forma parte del ser interno de cada hombre o mujer, resultado de la experiencia, la creatividad y la intuición. • El codificado (explícito) que puede transmitirse, reflejarse o

compartirse ya que la codificación del conocimiento puede realizarse mediante el lenguaje, textos, imágenes, sonidos, aromas, etc.

En su forma natural el conocimiento es tácito y se internaliza para poder divulgarse, sin embargo al codificarse se transforma en información con un formato compacto y estándar.

Las TIC son incapaces de procesar el conocimiento tácito, pues no son más que herramientas tecnológicas creadas para apoyar la transmisión y el procesamiento del conocimiento codificado (información) y para facilitar la interpretación obtenida. Con el fin de satisfacer esta función, las TIC se limitan a procesar datos (conjunto de números, palabras, sonidos o imágenes que constituyen los registros de los hechos, acontecimientos,

transacciones, etc) de forma que los seres humanos puedan aprovecharlos (a veces con la ayuda de algunas aplicaciones informáticas) para obtener información. El conocimiento se obtiene mediante la interpretación creativa de esta información, lo cual, al

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convertirse en algo repetitivo acaba a su vez también generando conocimiento tácito.

Según otros autores [Currás, 2004] en sintonía con las ideas de Ponlayi, la utilización de las TIC conlleva la digitalización de la información como proceso físico (conocimiento codificado), donde entra a tomar parte su utilidad, su aprovechamiento, empleando tratamientos informáticos y tecnológicos, frente a la inclinación de fenómeno (conocimiento tácito) que modifica o influye en el estado de conocimiento del ser humano.

La información como proceso: • • Elaborada por nosotros mismos desde unos documentos para

su ulterior utilización. Como consecuencia de un proceso documentario que

condiciona de una manera consciente las actividades del intelecto humano y que repercute en el desarrollo de la Humanidad, bien en su aspecto científico, técnico o artístico.

La información como fenómeno: • • Que se produce a nuestro alrededor, independientemente de

nuestro yo y que lo captamos consciente o inconscientemente. Producido por el entorno de nuestra noosfera, que nos rodea y

que configura el desarrollo de nuestras actividades cotidianas.

En este hábitat definimos documento como “cualquier tipo de soporte que contiene información registrada susceptible de ser introducida, tratada, almacenada, gestionada, buscada y difundida dentro de un entorno digital” [Tramullas, 2002].

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1.2. Estructura del entorno digital en la Sociedad de la Información

Este entorno digital, dentro de la Sociedad de la Información, está estructurado en capas donde la primera hace referencia a la infraestructura física, es decir, la red y equipos hardware2. La segunda capa lo componen las aplicaciones de servicios genéricos que hacen posible, desde el punto de vista tecnológico el uso de esta infraestructura física para generar valor agregado3. Estas dos capas son la base del proceso de digitalización por lo que se consideran estratos horizontales.

Imagen 1.1. Convergencia de tecnologías de la Información y Comunicación. Fuente: Hilbert, Martín. Toward a theory on the information society, 2003.

Al analizar estas dos primeras capas nos damos cuenta que ni la mera existencia de una infraestructura tecnológica física (ya sea
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Redes computacionales, televisión digital, fibra óptica, teléfonos celulares, líneas telefónicas, redes

inalámbricas, PDA’s, Mainframes, etc.
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Servicios de software, navegadores, sistemas operativos, programas multimedia, etc.

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hardware o software), ni la existencia de aplicaciones de servicios genéricos conducen automáticamente a la creación de una Sociedad de la Información. Existe una tercera capa, considerada de estrato vertical ya que afecta a muchos sectores, cuyo objetivo es digitalizar los flujos de información y las comunicaciones en diferentes ámbitos de la sociedad aportando el contenido a la Sociedad de la Información4.

Además de las capas horizontales y verticales, el entorno digital en el que se mueve la Sociedad de la Información se apoya también en elementos pertenecientes a otros campos interrelacionados que atraviesan las capas de forma transversal o diagonal. Entre ellos están el establecimiento de marcos regulatorios que consolidan y determinan el ámbito de estas nuevas formas de comportamiento, los mecanismos de financiamiento que sustentan la difusión de estas tecnologías y su aplicación, y el capital humano, que es la fuerza motriz de la tecnología [CEPAL, 2003].

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Ámbitos como las empresas, la administración pública, la educación, el comercio, la atención

sanitaria, etc., soliendo llevar el sufijo e- (ej: e-learning, e-goverment, e-business).

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Imagen 1.2. Capas verticales, horizontales y diagonales en el entorno digital de la Sociedad de la Información. Fuente: Hilbert, Martín. Toward a theory on the information society, 2003.

1.3. Sociedad de la información versus Sociedad del Conocimiento

La Sociedad de la Información es vista como la sucesora de la Sociedad Industrial de finales del siglo XIX y gran parte del siglo XX, donde se suponía que los recursos naturales y energéticos (especialmente el petróleo) eran inagotables y... baratos. Con esta perspectiva, los países más ricos y poderosos de la tierra serían aquellos que tuvieran abundancia de estos recursos y la capacidad productiva para su transformación. Finalmente la realidad fue muy distinta [Valdés, 2002]. Además, las Sociedad Industrial tenía como un pensamiento claro “producir la mayor cantidad de bienes y servicios al menor coste posible” lo que supuso una

deshumanización dentro de las empresas y una impersonalización del concepto de trabajo.

Por todo ello el modelo de la Sociedad Industrial entró en crisis, acrecentado fundamentalmente por el hecho de que las empresas y las instituciones dejaban de ser entes aislados para pasar a formar parte de un sistema mayor interconectado, donde las tecnologías supusieron una revolución en la conexión de los flujos de información que gestionan, principalmente a tres niveles: •

Ambiental: Proviene del entorno fuera de la institución, la cual

no tiene ningún tipo de influencia, pero cuyos cambios la pueden afectar. •

Interna: Información que circula dentro de la institución, donde

en teoría se tiene todo el control y se puede influir directamente sobre los cambios y rumbos a seguir.

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• Corporativa: Información que emite la institución hacia el

exterior, dentro de su área de influencia o negociación directa, representada por clientes, proveedores, voluntarios o cualquier elemento del propio sector social o empresarial al cual pertenece.

La Sociedad Industrial agotó pues todos sus recursos, dio todo de sí. Su lugar lo ocupa la Sociedad de la Información, donde los activos tangibles5 dejan paso a los activos intangibles6: “cuanto mayor sea la habilidad de la organización para manejar los flujos de información, más poderosos serán los activos intangibles y por lo tanto el éxito de la institución” (Itami, 1989).

Una de las primeras personas en desarrollar un concepto de la Sociedad de la Información fue el economista Fritz Machlup. La frase fue empleada por primera vez en su libro "The production and distribution of knowledge in the United States" (La producción y distribución del conocimiento en los Estados Unidos) en donde concluía que el número de empleos que se basan en la manipulación y manejo de información es mayor a los que están relacionados con algún tipo de esfuerzo físico.

Sin embargo, información no es lo mismo que conocimiento, ya que la información es efectivamente un instrumento del conocimiento, pero no es el conocimiento en sí, por lo que definimos:

Datos: Conjunto de números, palabras, sonidos o imágenes que constituyen los registros de los hechos, acontecimientos,

transacciones, etc. Son los bloques básicos que sustentan una economía fundada en la información y el conocimiento [Valdés, 2002]. Actualmente la tecnología también está desarrollando la

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Capital, maquinaria, hardware, productos, materia prima, necesarios para el funcionamiento habitual

de las instituciones.
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Habilidad tecnológica, comunicación con el ciudadano, imagen de marca, conocimientos sobre el

mercado, etc.

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posibilidad de utilizar los olores y el tacto como nuevas fuentes de datos. Ejemplo de datos: 91678345.

Información: Por el contrario, la información implica que los datos estén ordenados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos. Ejemplo de datos: 91 678 345 es un número de teléfono. En la información importa más la calidad que la cantidad, entendiendo como calidad de información al conjunto de cualidades que ayudan al receptor a tomar la decisión más ventajosa. Estas cualidades son: • • • • • • •

Es relevante para el propósito de la decisión o el problema

considerado. Es lo suficientemente precisa, es decir, exacta con la realidad,

para que se pueda confiar en ella. Es lo suficientemente completa para el problema. Se comunica a la persona adecuada para la decisión. Se comunica a tiempo para que pueda ser útil. Llega al nivel de detalle adecuado. Es comprensible para el receptor.

Conocimiento: Es la interpretación y uso de la información por medio de la inteligencia humana. La información es pasiva y estática, mientras que el conocimiento es activo y dinámico [David, 1992]. Ejemplo de conocimiento: Se que el número 91 678 345 es el de Juan y que no puedo llamarle a las 4 de la madrugada pues le molestaría.

Documento: Llamaremos documento a cualquier objeto que contenga información en forma de datos que genere conocimiento7. Hay que considerar dos aspectos fundamentales: su forma y contenido. El tratamiento del documento será diferente según sea su forma [Currás, 1988].

7

Documento = soporte de la información. No hay información sin documento, ni documento sin

información.

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La noción de Sociedad del Conocimiento fue utilizada por primera vez en 1969 Peter Drucker, y en el decenio de 1990 fue profundizada en una serie de estudios detallados publicados por investigadores como Robin Mansel o Nico Stehr.

Sin embargo, el debate sobre ambos conceptos está en pleno apogeo. Para algunos autores no tiene sentido hablar de Sociedad de la Información ya que la pasividad de la información la hace obsoleta rápidamente: “la revolución de la información sólo sirve para generar más conocimiento y más rápido. La información como tal no existe si no es medida como la posibilidad de generar más conocimiento” [Valdés, 2002].

Otros autores destacan que la Sociedad del Conocimiento no es algo que exista actualmente, sino que es más bien un ideal o una etapa evolutiva hacia la que se dirige la humanidad, una etapa posterior a la actual era de la información, y hacia la que no se llegará hasta que todos los habitantes del mundo gocen de una igualdad de oportunidades en el ámbito de la educación para tratar la información disponible con discernimiento y espíritu crítico, incorporándola la una base de conocimientos [Cisneros, 2006].

En nuestra opinión, ambas Sociedades conviven actualmente en las Instituciones y Fundaciones Españolas; en unos casos predomina la Sociedad de la Información donde los procesos solamente se utilizan para “gestionar la información” como un activo tangible más de la institución. En otros casos predomina la Sociedad del Conocimiento cuando la institución estructura y sistematiza su capital intelectual, entendiendo el mismo como todo el inventario de conocimientos generados por la institución y expresados como tecnología, información y habilidades desarrolladas por el personal (activo intangible) para ofrecer valor agregado al cliente.

El círculo virtuoso de la generación de valor agregado por conocimiento se podría representar, pues, de la siguiente manera:

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• Los datos llegan a la institución en cualquiera de sus formas

básicas: números, palabras, olores, sonidos o imágenes. •

Los sistemas de gestión de información, sobre la base de

procesos y tareas documentales definidos, reciben los datos, los ordena, les agrega valor y los convierte en información expresada y estructurada de alguna manera, es decir, en información con valor agregado. •

Los miembros de la institución usan como insumo esta

información. Utilizando su inteligencia y conocimientos les agregan más valor y los convierten en información con mayor agregado, y así sucesivamente.

1.4. Retos en las Fundaciones Españolas

Aunque no existe un informe exhaustivo (que nosotros conozcamos) sobre la situación concreta de las Fundaciones Españolas frente a la Sociedad de la Información y del Conocimiento, creemos que la situación de las mismas no debe ser muy distinta de la observada en otros sectores de la Sociedad Española.

Así, en el Resumen Ejecutivo “La Sociedad de la Información en España, 2005” de la empresa Telefónica [Telefónica, 2005] se señala que una de las principales causas por las que las empresas no disponen de conexión a Internet es que no perciben que ello suponga un beneficio significativo a su negocio. Sin embargo, quienes sí disponen de acceso a Internet desciende de forma notable el porcentaje de quienes no perciben beneficios. En definitiva, que si bien cuesta tomar la decisión de tener acceso a Internet, la experiencia muestra a los usuarios su utilidad.

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Otro estudio realmente interesante es el realizado por la Fundación bip-bip y cofinanciado por la Unión Europea y la Fundación Luis Vives: “Estudio de diagnóstico sobre el nivel de utilización de las TIC en las Entidades No Lucrativas de Acción Social que trabajan en pro de la inserción social en España” [Fundación bip-bip, 2005].

En dicho Estudio plantean una serie de hipótesis de trabajo que a nuestro parecer podrían reflejar perfectamente la situación de las Fundaciones Españolas en materia de Información y Conocimiento:

Las Fundaciones no se sienten integradas en la Sociedad de la Información y el Conocimiento. Esto podría ser: •

Porque desconocen las oportunidades que les ofrece la Sociedad de la Información y el Conocimiento. Muchas veces no conocen de qué se habla cuando nos referimos a gestionar su información para generar conocimiento, o no ven la relación entre inversión y mejora de los servicios prestados.

Por barreras que les impiden utilizar la información que genere conocimiento de una forma profesional. Esto puede ser porque les falta recursos humanos debidamente formados en este ámbito, porque consideran que los productos, consultoría y tecnologías de la gestión de la información y el conocimiento son excesivamente caros.

Aunque sí perciben que la gestión de la información y el conocimiento es algo importante y conocen sus beneficios, no así como prioritario en el momento actual, sino que más bien se les otorga más importancia en escenarios futuros.

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1.5. Lecturas recomendadas

Alonso,

Juan.

Domino.Doc

2.5.

PCWorld

164,

http://www.idg.es/pcworld/articulo.asp?id=108162 Octubre 2004]. •

[Consultado:

Bustelo Ruesta, Carlota; García-Morales Huidobro, Elisa.

Tendencias en la gestión de la Información, la Documentación y el Conocimiento Información, en vol. las 10, organizaciones. n. 12, El Profesional 2001); de la 4-7.

diciembre

pp.

http://www.inforarea.es/Documentos/IWE100.pdf [Consultado: Enero 2004]. • Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL).

Los caminos hacia una sociedad de la información en América Latina y el Caribe. Santiago de Chile, julio 2003. • • del Coll-Vinent, Roberto; Bernal Cruz, Francisco J. Curso de

Documentación. Madrid: Editorial Dossat, 1990. Cisneros Rodríguez, Inés. García Dúctor, Catalina. Lozano

Jurado, Isabel María. ¿Sociedad de la Información frente a Sociedad Conocimiento?: La Educación como mediadora.

http://tecnologiaedu.us.es/edutec/paginas/43.html [Consultado: Abril 2006]. • Currás, Emilia. Informacionismo y asimilación neuronal de la En I Congreso Internacional sobre Tecnología

información. • •

Documental y del Conocimiento. Madrid: AHDI (enero 2004). Currás, Emilia. La información en sus nuevos aspectos.

Paraninfo: Madrid, 1988. Chayer, Héctor Mario; Goldfeld, Agustín Guido; Ventura,

Damián Esteba. Una nueva categoría de instrumento jurídico: El documento digital firmado digitalmente – parte I. Publicado en El Derecho, 7 de agosto de 2002. • del David, S. Transformación de la empresa para entrar al mundo mañana. Nuevo pensamiento empresarial (Seminario).

CENCAPASE: México, 1992.

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• Fundación bip-bip. Estudio de diagnóstico sobre el nivel de utilización de las TIC en las Entidades No Lucrativas de Acción Social que trabajan en pro de la inserción social en España. Madrid, Junio 2005. • • Itami, H. Mobilizing invisible assets: The key for sucessful

corporate strategy. Ed.: E. Punset and G. Sweeney. 1989. Lafuente López, Ramiro. Biblioteca digital y orden documental. UNAM, Centro Universitario de Investigaciones

México: •

Bibliotecológicas, 1999. Naciones Unidas. Los caminos hacia una Sociedad de la

Información en América Latina y el Caribe. Conferencia Ministerial Regional Preparatoria de América Latina y el Caribe para la Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Información, Bávaro, República Dominicana, 29 al 31 de enero de 2003. • • • • Polanyi, Michael. Personal Knowledge: Towards a Post-Critical

Philosophy. University of Chicago Press: Chicago, Illinois, 1962. Schultheis, R.; Summer, M. Management information systems.

Irwin: Boston, 1989. Steven, Alter. Information Systems: A management perspective.

Addison-Wesley: Massachusets, 1992. Telefónica. La Sociedad de la Información en España 2005: ejecutivo.

Resumen

http://www.telefonica.es/sociedaddelainformacion [Consultado: Mayo 2005]. • • Tramullas, Jesús. El producto de información digital. 2002.

http://www.tramullas.com/ai/productos.htm [Consultado: Mayo 2004]. Valdés Buratti, Luigi. La re-evolución empresarial del siglo XXI:

Conocimiento y capital intelectual. Editorial Norma: México, 2002.

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2. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2.1. Introducción

Antes de ofrecer una definición del concepto de Sistema de Información, comenzaremos por definir los términos que lo constituyen: sistema e información.

La palabra sistema se emplea actualmente en muchos ámbitos distintos: se habla de sistemas eléctricos, sistemas monetarios, sistemas de seguridad, el sistema solar e, incluso, de sistemas de juego en equipos de fútbol. La razón es que, al igual que le ocurre con otras palabras como conjunto, el término sistema se emplea para designar un concepto, una herramienta genérica que se puede emplear para explicar o analizar mejor cómo es o qué ocurre en una determinada área social, económica, física, etc. El diccionario de la Real Academia Española nos dice que sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo. A partir de esta definición, podemos identificar cuáles son los principales elementos presentes en cualquier sistema: • • •

Los componentes del sistema. Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del

sistema. El objetivo del sistema.

En cualquier tipo de sistema podemos identificar estos elementos. En el sistema circulatorio del ser humano podemos determinar sus órganos constitutivos (corazón, arterias, venas, etc.), las relaciones entre ellos (el corazón bombea sangre hacia las arterias que están dispuestas según una determinada estructura, etc.) y el objetivo (asegurar el suministro de sangre a todo el cuerpo). En todos los

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sistemas también podemos identificar otros elementos importantes para comprender cómo son y cómo funcionan: • •

El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual

está ubicado. Los límites del sistema: la frontera entre lo que es el sistema y lo

que constituye el entorno.

En el caso del sistema circulatorio de los humanos, el entorno donde se localiza es el cuerpo, y la frontera la constituye la membrana o el límite de cada uno de sus órganos con el resto del cuerpo que no pertenece al sistema. También suelen existir relaciones entre el sistema o sus componentes y el exterior representado por el entorno (el sistema nervioso envía órdenes al corazón o para modificar sus latidos). Estas relaciones con el exterior suelen conocerse como entradas y salidas del sistema.

Para nuestro propósito, la definición de sistema nos será útil para estudiar la manera en la que las Instituciones o Fundaciones, que constituyen sistemas, manejan la información necesaria para su funcionamiento. Para ello nos basamos no sólo en la definición de sistema, sino en todas las técnicas creadas para el análisis de los sistemas siguiendo el enfoque sistémico o teoría general de sistemas, que presenta la particularidad de ofrecer distintos aspectos, dentro de todo un conjunto [Currás, 2005].

Un sistema de información se puede definir como procesos interrelacionados que se realizan sobre una colección de datos estructurados para recopilar, elaborar y distribuir información según las necesidades de la institución y para actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) de acuerdo a su estrategia de negocio.

Aunque todos los tipos de comunicación y de informaciones que fluyen por la empresa pueden tener importancia para su

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funcionamiento, la casi totalidad de definiciones de Sistema de información se centran en la información formalizada. Muchos autores aclaran que la razón para este enfoque reside en la limitación para estudiar, planificar y dirigir el flujo y el tratamiento de la información informal (rumores, diálogos personales o por teléfono, etc.) de forma cohesionada y global.

Todo Sistema de Información persigue unos objetivos, que se pueden sistematizar en dos [Stanislav, 2002]: Dar soporte adecuado a las estrategias de la institución, y la segunda es proporcionar a todos los niveles de la institución la información necesaria para controlar las actividades de la misma. Por esto, la información debe utilizarse como un recurso institucional que debe ser planificada, gestionada y controlada para que pueda ser más efectiva para la institución, generalmente a través de su enmarcación dentro del Plan Estratégico de la Fundación.

Actualmente, y gracias a las causas ya comentadas, el uso del ordenador y las infraestructuras de comunicación son cada vez más asequibles en las Fundaciones Españolas, participando de manera efectiva en casi todos los flujos de información que se producen en la institución: información económica, laboral, de materias y de productos. Por estas razones, cuando se habla de Sistemas de Información se tiende a pensar automáticamente en Sistemas de Información basados en computadora, o Sistemas de Información Automatizados, cuando es un concepto distinto al analizado al inicio de este apartado.

Los

principales

objetivos

de

los

Sistemas

de

Información

Automatizados son: •

Simplificar

o

realizar

automáticamente

procesos

que

tradicionalmente se realizaban de forma manual: por ejemplo, pueden realizar los reiterativos cálculos contables sin errores en las operaciones y con una rapidez inigualable.

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• Permitir el uso de métodos matemáticos inabordables sin estas herramientas, o controlan el proceso de fabricación, evitando errores y mejorando la velocidad y precisión de medida.

Por ello, podemos definir un Sistema de Información Automatizado como “conjunto integrado de procesos desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operan sobre un conjunto de datos estructurados de acuerdo con las necesidades de una organización y recopilan, elaboran y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección misma” [Andreu, 1996].

Los Sistemas de Información Automatizados están integrados por subsistemas que incluye el hardware, software y almacenamiento de los datos para los archivos y bases de datos, proporcionando informaciones que faciliten la toma de decisiones, dejando libertad plena a los usuarios. Se incrementa de esta manera la calidad de la función directiva, al apoyar cada decisión en una base sólida de información debidamente presentada y procesada. La información debe llegar siempre a aquellas personas para las que sea relevante, y a nadie más (pero tampoco a nadie menos). La información se debe proporcionar de manera concisa, evitando generar grandes listados imposibles de analizar.

2.2. Los errores tradicionales

En las últimas décadas hemos venido observando que las Instituciones al intentar abordar el problema de la gestión de la información lo han hecho cometiendo fundamentalmente tres errores graves:

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a. Todo es tecnología

Muchas instituciones han optado por las tecnologías y las soluciones software como elemento central de su política informacional hasta el punto de acabar equiparando el Sistema de Información con la red informática de la Institución, ignorando otros factores importantes como son la cultura de la fundación, su política, destinatarios, objetivos, etc.

La tecnología nunca se debe considerar de forma aislada en el tratamiento de la información, sino que es el medio para que un Sistema de Información cumpla el propósito para el que ha sido creado, optimizando los resultados previstos.

b. Todo sirve para todos

Si grave era el problema de considerar que la tecnología es la única solución necesaria para el tratamiento de la información en una institución y su generación en conocimiento, más lo es el hecho de pensar que una misma tecnología o Sistema de Información pueda funcionar en organizaciones distintas, independientemente de su estrategia de negocio, del personal que las compone o de la información que gestionan.

c. Todo es información

El tercer error común detectado es confundir información con datos, pensar que la información es fácilmente almacenable y, en definitiva, que el conocimiento es fruto de los procesos técnicos con los datos, más que una gestión inteligente y planificada de la información [Serrano, 2005].

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2.3. La Cadena Informacional

En las Ciencias de la Documentación existen una serie de procesos y tareas bien definidas que permiten a las Instituciones y Fundaciones gestionar de forma “científica” la información contenida en sus documentos, es lo que desde la disciplina se denomina la “Cadena Documental” pero que a efectos de la realidad de las Fundaciones Españolas nos gusta denominar “Cadena

Informacional” por el uso real-final de la información contenida en los documentos como base de la gestión.

Aunque hay muchas clasificaciones, a nuestro entender la “Cadena Informacional” estaría dividida en los siguientes procesos y tareas:

Imagen 2.1. Procesos y tareas de la Cadena Informacional

Proceso de Entrada: Permiten la entrada de la información en el

Sistema que usaremos para su gestión. La tarea de adquisición puede suponer la compra de información a empresas o instituciones externas. La digitalización permite integrar la información contenida en soportes documentales a procesos digitales comprensibles por los Sistemas Automatizados de Información.

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• Proceso de Tratamiento: Actividad propiamente documental que supone la representación de la información contenida en los documentos de una forma totalmente distinta, con el fin de facilitar su consulta o posterior recuperación. •

Proceso de Almacenamiento: Habitualmente este proceso es

obviado en los procesos de Gestión de los Sistemas de Información y por ende en la “Cadena Informacional” ya que se piensan que son procesos técnicos-mecánicos a realizar por los programadores o informáticos de la Institución. Sin embargo, en su correcta configuración inicial, su mantenimiento adecuado de estructura y de seguridad (backup) dependerá en gran parte el éxito en la creación de una gestión del Conocimiento de la Fundación. El expurgo, aunque siempre ignorado y polémico, supone un avance en esta dirección del Conocimiento, siempre basándose en políticas que tengan en cuenta la información de la Institución y sus necesidades. •

Proceso

de

Gestión:

Fundamentalmente

la

“Cadena

Informacional” orienta en este proceso sus tareas a la integración de la gestión de la información con otros sistemas dentro de la Institución, con el fin de que todos convivan ofreciendo valor añadido global. El control de los derechos digitales de la información, o el establecimiento y control de flujos de la información (workflows) completan este proceso vital en cualquier Institución. •

Proceso de Salida: El fin último de cualquier Sistema de

Información basado en unos procesos controlados en la “Cadena Informacional” es que dicha información está disponible por las personas de nuestra Fundación que al final genere el Conocimiento esperado. El máximo exponente será la perfecta integración de los sistemas de la Institución con un Sistema de Difusión de la Información (DSI), que permita acceder a la información pertinente a las personas autorizadas, evitando una infotoxicación de los receptores de las mismas.

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2.4. Auditar la información

Como hemos tenido oportunidad de señalar en el apartado 1.4 de “Retos para las Fundaciones Españolas”, es evidente que la gestión de la información, a pesar de ser un recurso vital para las Fundaciones, no está lo suficientemente valorada en las mismas.

Por otra parte, es evidente que tampoco hay que “adorar” todo lo que tenga que ver con la información y el conocimiento, ya que no toda la información existente en las Fundaciones es preciso tener en cuenta o gestionar. Entonces, ¿qué camino deben tomar las Fundaciones Españolas en este aspecto?

Sin duda, lo primero que habrá que proponer en el Grupo Sectorial de Fundaciones Españolas a constituirse es elaborar unos procedimientos normalizados de auditoría de información

institucional. Unas bases que sirvan de guía (obviamente, cada fundación es distinta) para detectar, controlar y evaluar la Información que existe en una Fundación y los flujos de información que en ésta discurren, el uso que se hace de ella y su adecuación con las necesidades de su personal y con los objetivos de la organización. Con estas normas ajustadas a la realidad de las Fundaciones Españolas podremos [Serrano, 2005]: •

Resolver la incertidumbre sobre qué información tiene la Fundación y dónde está situada, lo que nos ayudará a identificar: duplicidades, carencias e inconsistencias.

Diagnosticar qué uso se hace de la información y en definitiva la importancia que a ésta se le otorga (obtendremos respuestas a quién, cuándo, dónde, para qué y cómo se usa la información).

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• Así mismo, esta normalización de la auditoría en las Fundaciones Españolas nos permitirá definir y gestionar profesionalmente la “cadena informacional” en cada Fundación (inputs de la información, procesos de almacenamiento y expurgo, outputs que generen conocimiento, etc). •

También podremos detectar cuáles son las necesidades concretas de información y conocimiento de los miembros de las Fundaciones en las cuales se establezcan las “políticas informacionales”, así como la de sus proveedores o usuarios finales.

Por

último,

y

no

menos

importante,

contar

con

una

normalización en la auditoría en Fundaciones nos permitirá evaluar los costes y beneficios de la gestión de la información y del conocimiento en función de la adecuación de ésta con los parámetros bases definidos en sus estatutos por las

Fundaciones participantes.

2.5. Lecturas recomendadas

• • • •

Andreu, R.; Ricart, J. E.; Valor, J. Estrategia y sistemas de

información. Ed. McGraw-Hill, segunda edición, 1996. Currás, Emilia. Ontologías, taxonomía y tesauros: Manual de

construcción y uso. Madrid: Editorial Trea, 2005. Ranguelos Youlianov, Stanislav. Gestión de la Información y el

Conocimiento en las organizaciones. Lima, 2002. Serrano, Susana; Zapata Lluch, Mónica. Auditar la información

para gestionar el conocimiento. Fundación Iberoamericana del Conocimiento. http://www.gestiondelconocimiento.com [Consultado: Abril 2005].