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Direccin General de Gestin Administrativa

Gua Tcnica para la Elaboracin de


Manuales de Procedimientos










Septiembre, 2010.

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C O N T E N I D O

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1. Introduccin 3
2. Objetivo de la Gua Tcnica 4
3. El Manual de Procedimientos 5
3. 1. Definicin 5
3. 2. Objetivo 5
3. 3. Base Normativa que sustenta su elaboracin 5
3. 4. Utilidad del Manual 6
3.5. Lineamientos Generales para la elaboracin de Manuales de
Procedimientos
7
3. 6. Responsables de elaborar el Manual de Procedimientos (Alcance) 8
3. 7. Revisin y Actualizacin 8
4. Metodologa para el anlisis y diseo de procedimientos 9
4. 1. Elementos Bsicos 9
4. 2. Identificacin de los Procedimientos 10
5. Criterios bsicos para elaborar procedimientos 11
6. Elementos que integran el Manual de Procedimientos 13
6. 1. De Identificacin 13
6. 2. De Contenido 15
7. Glosario 29
8. Anexos 31
9. Historial de Cambios 35

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1. INTRODUCCIN

El Manual de Procedimientos es una herramienta administrativa til y valiosa para facilitar la
operacin a travs de la coordinacin y la interconexin de las actividades, as como para
favorecer la sistematizacin del control interno, ya que permite obtener informacin detallada,
ordenada e integral de las diversas operaciones que se realizan en las diferentes reas de
una Organizacin.
La Contralora General del Estado a travs de la Direccin General de Gestin
Administrativa, en uso de sus atribuciones con fundamento en el artculo 34 de la Ley
Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Guerrero, y en el artculo 19, fraccin
XXIV del Reglamento Interior, artculo 46, fraccin VIII de la Ley de Entidades Paraestatales
y con el propsito de dar cumplimiento a uno de sus objetivos, ha formulado la Gua Tcnica
para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos.
La presente Gua Tcnica, integra los diferentes elementos, criterios y mtodos, e incluye la
informacin bsica que el personal responsable de la elaboracin del manual de
procedimientos necesita. La Gua est estructurada en dos apartados, donde la primera parte
se refiere a los aspectos generales para la elaboracin de manuales de procedimientos,
como: la metodologa para el anlisis y diseo de procedimientos, criterios bsicos para
elaborar procedimientos, entre otros; y el segundo a los aspectos especficos del Manual; su
estructura, contenido, formato, etc., la cual se encuentra integrada de manera lgica y
secuencial.



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2. OBJETIVO DE LA GUA TCNICA

Proporcionar a las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal, los
elementos tcnicos necesarios, bajo criterios uniformes y elementos que permitan al personal
la identificacin, definicin y diseo de los procedimientos de las Unidades Administrativas,
que contribuyan a la formulacin integral del Manual de Procedimientos.













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3. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3. 1 Definicin.
El Manual de Procedimientos es un instrumento que establece de manera formal y ordenada,
los mecanismos esenciales para el desempeo organizacional de las Unidades
Administrativas. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a tareas,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.

3. 2 Objetivo.
Conocer de manera integral la operatividad de cada Unidad Administrativa de la
Dependencia o Entidad.

3. 3 Base Normativa que sustenta su elaboracin.
La Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Guerrero, en su artculo 34
establece que la Contralora General del Estado, es el rgano encargado de establecer y
operar el Sistema Estatal de Control Gubernamental; as como, realizar estudios y
recomendaciones administrativas, vigilando su cumplimiento y observancia para una mejor
funcionalidad estructural y operativa de la Administracin Pblica Estatal; asimismo, en la
fraccin VIII del artculo antes mencionado, faculta a la Contralora a coadyuvar en la
elaboracin e implantacin de manuales de procedimientos para que impulsen de manera
constante la sistematizacin y simplificacin administrativa. Mientras que en el artculo 46,
fraccin VIII de la Ley Nmero 690 de Entidades Paraestatales seala que la Contralora

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deber fijar las normas, polticas, criterios y lineamientos que permitan la revisin
permanente de los sistemas, mtodos y procedimientos de trabajo utilizados, para adecuar la
organizacin y funcionamiento interno a los programas de Gobierno.

3. 4 Utilidad del Manual
- Precisa la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo.
- Presenta una visin integral de la operacin de una unidad responsable.
- Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema a fin de eficientar su
operacin.
- Facilita la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las actividades, evitando la
duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos.
- Facilita la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del control interno y su
vigilancia.
- Constituye una fuente formal y permanente de informacin y orientacin acerca de la
manera de ejecutar un trabajo determinado.
- Sirve como mecanismo de induccin y orientacin para el personal de nuevo ingreso.
- Permite al responsable de ejecutar los procedimientos, conocer los procesos que se
realizan en su mbito de competencia, lo que facilita, en un momento dado, la toma de
decisiones.
- Propicia un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.


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3. 5 Lineamientos generales para la elaboracin de Manuales de Procedimientos.
- El manual deber elaborarse de acuerdo a los lineamientos y formatos contenidos en el
presente documento, estableciendo los mecanismos necesarios que propicien la mejora de
los procesos de la Dependencia o Entidad, a travs de la eficiencia de los procedimientos de
operacin.
- Mantener la interrelacin e identificacin de los procedimientos con la estructura orgnica
vigente y autorizada por la Contralora General del Estado y la Secretara de Finanzas y
Administracin, as como lo establecido en el Manual de Organizacin.
- En la elaboracin del respectivo manual, debe existir plena congruencia entre stos y las
funciones asignadas a las Unidades Administrativas de que se trate.
- El manual deber contener las polticas, normas y actividades a realizar por la Unidad
Administrativa para contribuir al cumplimiento de sus objetivos establecidos y de las polticas
y prioridades de la Dependencia o Entidad.
- Los procedimientos deben dar una proyeccin general de forma sistemtica y dinmica de
las actividades y secuencia en que se desarrollan; lo anterior deber reflejar de forma lgica
las actividades que integran al proceso.
- Debern describirse los canales de comunicacin, los mecanismos y medios utilizados
(oficios, memorandum, formatos e instructivos), para el trmite de los asuntos respectivos.
- El manual de procedimientos ser analizado y dictaminado para verificar la congruencia
entre la estructura, funciones y actividades pertinentes para el desarrollo administrativo de la
unidad; la elaboracin de dicho manual, estar apoyada con la asesora proporcionada por la

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Direccin General de Gestin Administrativa, a travs del Departamento de Simplificacin
Administrativa.
- La Dependencia o Entidad deber enviar el soporte magntico y dos ejemplares impresos
que sern validados por la Contralora General del Estado.
- A partir de la autorizacin del manual de procedimientos, ser responsabilidad de la Unidad
Administrativa la difusin, implantacin y actualizacin permanente de dicho instrumento.

3. 6 Responsables de elaborar el Manual de Procedimientos (Alcance).
Estn obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de procedimientos todas las
Dependencias, Organismos y Entidades adscritas al Gobierno del Estado de Guerrero.

3. 7 Revisin y Actualizacin.
Cualquier cambio en las actividades sustantivas o bien en su estructura orgnica, implica la
necesidad de actualizar el manual de procedimientos. En ese sentido, los titulares de las
Dependencias, Organismos y Entidades, debern informar oportunamente a los
responsables de elaborar el manual, sobre todo cambio en torno a las actividades o
responsables, con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes; haciendo
del conocimiento a la Contralora General del Estado.








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4. METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS

Partiendo del principio de que los procedimientos constituyen la expresin operativa del
desarrollo funcional de la Organizacin, es necesario primeramente identificar los elementos
bsicos y la informacin necesaria para definir los procedimientos que se requieran disear.

4. 1 Elementos bsicos.
Definen la naturaleza del proceso y procedimientos de la Dependencia. Entre stos destacan
por su importancia: el diagnstico de la unidad, la estructura orgnica y el manual de
organizacin.
Diagnstico.
El diagnstico permite determinar en forma objetivo la dinmica y caractersticas actuales del
proceso de ejecucin de las funciones; a travs de ste, podrn detectarse los aspectos
relevantes y las deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y
tendencias, as como su incidencia en el mbito del control interno de la Organizacin.
El diagnstico debe reflejar la situacin que prevalece en el desarrollo administrativo de cada
rea en particular y de la estructura en su conjunto; los resultados de ste, contribuirn a la
formulacin de alternativas de solucin y a la determinacin de los ajustes necesarios, para
el adecuado diseo o rediseo de los procedimientos de operacin. Los resultados
diagnsticos constituyen la expresin cuantitativa y cualitativa de las diversas funciones
asignadas a los rganos. Estos productos definen su marco de referencia y permiten

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visualizar los medios concretos a travs de los cuales la Unidad Administrativa busca
alcanzar sus objetivos.
Estructura orgnica.
Es la disposicin sistemtica de los rganos que integran una unidad, conforme a criterios
de jerarqua y especializacin, ordenados y codificados de tal forma que sea posible
visualizar los niveles jerrquicos y sus relaciones de dependencia. El anlisis de la estructura
orgnica autorizada permitir conocer las reas que integran la Dependencia y los tramos
de control de su sistema organizacional.
Manual de Organizacin.
Documento que contiene informacin detallada referente a los antecedentes, marco jurdico
administrativo, atribuciones, organizacin, niveles jerrquicos, estructura orgnica,
organograma estructural, organograma funcional, objetivo institucional, anlisis de puestos y
directorio. La revisin del manual de organizacin autorizado permitir identificar las
funciones y objetivos de la Dependencia con base en el Reglamento Interior.
4. 2 Identificacin de los procedimientos.
Es necesario establecer un mtodo que permita la identificacin coherente de los
procedimientos de la Dependencia, con respecto a su estructura y funciones. Por lo anterior y
con la finalidad de contribuir a la simplificacin de elaboracin de procedimientos, se han
diseado formatos que sirven como instrumentos para la definicin de las variables,
componentes y mecanismos para el desarrollo funcional de la estructura.
Ver Anexo 2.

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5. CRITERIOS BSICOS PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS

De la determinacin de los procedimientos
- Los procedimientos de cada rgano administrativo, debern derivarse de las funciones
descritas en el manual de organizacin.
- Un procedimiento debe tener como mnimo cuatro actividades, para ser considerado en el
manual.
- Los procedimientos deben dar una proyeccin general de forma sistemtica y dinmica de
las actividades a desarrollar, ya que debern reflejar de forma lgica cmo, de una actividad
a otra, se realiza el proceso.
- No considerar en las reas operativas aquellos procedimientos de aplicacin general, tales
como trmites de viticos, alta de personal, requisicin de compra, elaboracin del
anteproyecto de prepuesto, etc.
- No debern incluirse dos procedimientos diferentes en uno.
- El nombre del procedimiento debe dar una idea clara de su contenido.

De la descripcin de las actividades
- La descripcin del procedimiento debe redactarse en un lenguaje comn, claro y sencillo.
- Cada actividad del procedimiento debe enumerarse en forma consecutiva. Ej. 1, 2, 2.1, 3.


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- La redaccin de la descripcin de cada actividad debe iniciar generalmente con un verbo en
tiempo presente, en tercera persona de singular. Ej. Elabora, recibe, emite, etc., seguido de
oraciones claras, concisas y congruentes.




















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6. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los elementos que integran el Manual de Procedimientos, se clasifican en elementos de
identificacin y de contenido.
6. 1 De Identificacin.
La identificacin o portada se refiere a la cartula del Manual la cul da a conocer los datos
ms elementales como:
a) Nombre y logotipo de la Dependencia, Organismo o Entidad.
b) Lugar y fecha de elaboracin.
c) Clave del Documento: en primer trmino, las siglas de la Dependencia, Organismo o
Entidad, con las del Manual de Procedimientos. Ej. CGE/ MP
Las dems hojas debern llevar un recuadro superior e inferior, los cules contendrn lo
siguiente:





Ej. Recuadro superior, primera parte.

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Nombre del Procedimiento
Cdigo del Procedimiento,
conformado por: Siglas de la
Dependencia + Siglas de la Direccin
General + Siglas de la Unidad
Administrativa responsable del
Procedimiento + P (procedimiento), y
nmero consecutivo. Entre las siglas
debe colocarse un guin.
Ej. CGE- DGGA- DAA- P01.
Ej. Recuadro superior, segunda parte.
Ej. Recuadro inferior.

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6. 2 De Contenido.
En este apartado se presentan, de manera sinttica, los captulos que constituyen el Manual;
el cual estar conformado por tres partes, como a continuacin se seala:
- Portada
- ndice
- Introduccin
- Objetivo del Manual
- Marco Jurdico Administrativo
- Organograma
- Simbologa
- Control de Procedimientos
- Directorio
- Historial de Cambios General
- Descripciones de Procedimientos y Diagramas de Flujo
- Nombre del Procedimiento
- Propsito General
- Objetivos Especficos
- Responsable
- Frecuencia
- Polticas y Lineamientos
- Documentos de Referencia
- Descripcin de Actividades
- Diagrama de Flujo
- Glosario
- Documentos de Referencia
- Historial de Cambios
Primera Parte: incluir
estos puntos en un slo
archivo.
Segunda Parte: puntos que se
debern incluir por procedimiento;
el cual se integrar en un archivo
cada procedimiento.

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Descripcin de los componentes del Manual de Procedimientos

- ndice
En esta parte se sealan los captulos o apartados que constituyen la estructura del
documento.

- Introduccin
Deber contener una explicacin propia, cual es su propsito y a quienes se dirige, as como
su mbito de aplicacin. Por lo general, la introduccin no deber exceder de dos cuartillas y
su redaccin deber ser clara y sencilla.
Es conveniente que se resalte la importancia del Manual, a travs de un mensaje de la
autoridad de mayor rango de la Dependencia o Entidad.

- Objetivo del Manual
Se deber establecer el propsito que se desee alcanzar, es decir, que se pretende lograr
con la integracin y aplicacin del manual de procedimientos.
Para la redaccin del objetivo general se recomienda:
- Definir el objetivo general de tal forma que resulte prctico y racionalmente factible.
- Iniciar la descripcin del objetivo general con un verbo; ejemplo: proporcionar,
contribuir, etc.

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- Especificar con claridad el fin ltimo o misin que pretende la Dependencia.
- Cuidar que en la redaccin del objetivo general se haga referente al estado futuro
deseado, sin expresarlo como una accin, ya que esta suele asociarse al medio y
no al fin.

- Marco Jurdico Administrativo
En este apartado se relacionan los principales ordenamientos jurdicos vigentes que regulan
la operacin y funcionamiento de la Dependencia o Entidad comprendidas en ella.
Formalmente, debern presentarse en forma enunciativa, sin incluir textos explicativos
adicionales.
Se debern ordenar y jerarquizar en forma descendente, segn se muestra a continuacin:
- Constitucin Poltica de la Repblica Mexicana
- Constitucin Poltica del Estado
- Leyes
- Cdigos
- Decretos, Acuerdos
- Convenios
- Reglamentos


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- Acuerdos
- Actas Constitutivas
- Circulares
- Otros

Se deber anotar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y
administrativos, indicando fecha de publicacin y nmero del Boletn Oficial, en forma
cronolgica en cuanto a su aparicin.
Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores, segn su ltima fecha de
reforma.

- Organograma
Es la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma esquemtica, la
posicin de las reas que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de
comunicacin y lneas de autoridad y sus respectivas relaciones. El organograma que se
deber incluir en el Manual de Procedimientos, ser el oficial vigente; apegado a lo que
establece la Gua Tcnica para la elaboracin de Organogramas.

- Simbologa
En esta seccin se deben sealar los smbolos a utilizar en los diagramas de flujo, colocando
en una tabla el smbolo, el nombre tcnico del smbolo y su significado.


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Algunos de los smbolos ms utilizados se muestran a continuacin:

Smbolo Nombre Significado




Inicio / Trmino

Indica el inicio o trmino del
flujo del proceso.




Actividad

Representa la ejecucin de una
actividad u operacin.






Decisin / Opcin

Indica un punto dentro del flujo
en el que son posibles dos o
ms caminos a seguir y en el
que se ramifica el camino que
se puede seguir.






Documento

Representa cualquier tipo de
documento generado por el
proceso y es donde se
almacena informacin relativa
del mismo.




Copia del documento


Representa cualquier tipo de
documento generado en copia.


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Smbolo Nombre Significado





Documento Mltiple

Representa cualquier tipo de
documentos con copias.






Conector de pgina
Representa una conexin o
enlace con otra hoja en la que
se contina el diagrama de flujo,
anotando una letra dentro del
mismo.



Sistema informtico

Indica el uso de un sistema
informtico en el procedimiento.






Lnea de flujo / Direccin del
flujo
Representa el camino que sigue
el proceso: conecta los smbolos
y ordena la secuencia en que
deben realizarse las diferentes
actividades.




Disco magntico

Indica el uso de un disco
magntico en el procedimiento.




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Smbolo Nombre Significado







Conector de actividades

Se utiliza para indicar
continuidad del diagrama y une
o relaciona
actividades dentro de la misma
pgina anotando dentro un
nmero arbigo.

- Control de Procedimientos
Permite listar el total de procedimientos con que cuenta una Dependencia, Organismos o
Entidad, con la finalidad de visualizar el concentrado de procedimientos de una manera
sencilla y gil.

Ejemplo.

Nombre de la
Direccin General
Nombre del
Procedimiento
Cdigo del
Procedimiento
No. Pginas


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Procedimiento para la
elaboracin de Auditorias
Administrativas.

CGE- DGGA- DAA- P01

1- 25
Procedimiento para la
Solventacin de
observaciones derivadas
de auditoras.

CGE- DGGA- DEyMI- P01

1 - 6



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- Directorio
Documento en donde constan los nombres y cargos de los titulares de las reas
comprendidas en el Organograma.
El Directorio se deber integrar desde el Titular hasta Jefes de Departamento. Es
conveniente que la secuencia de presentacin respete el orden del Organograma (de arriba
hacia abajo, y de izquierda hacia derecha).

- Historial de Cambios General
La herramienta Historial de Cambios General, precisa los cambios, modificaciones o
supresiones a la informacin contenido en el Manual de Procedimientos, con la finalidad de
mantener el documento actualizado y los cambios registrados.


Revisin No. Pgina
Afectada
Fecha de Aprobacin Descripcin del Cambio Motivo(s)
01 10 Da/mes/ao Actualizacin Cambio de
Organizacin

02

1 - 120

Da/mes/ao
Actualizacin de firmas
de autorizacin
Cambio en la
organizacin y de
responsables



Ej. Historial de Cambios

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- Descripcin de los Procedimientos

Definicin: Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realiza en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo,
cmo, dnde, con qu y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a
cabo.
Los procedimientos constituyen la parte medular del manual, toda vez que son la razn de
dicho documento. Se recomienda separar cada procedimiento e incorporarle los siguientes
apartados:
- Nombre del procedimiento: debe dar una idea clara de su contenido.
- Propsito General: finalidad del procedimiento.
- Objetivos Especficos
- Responsable: Unidad Administrativa encargada del procedimiento.
- Frecuencia: periodicidad de la ejecucin del procedimiento.
- Polticas y Lineamientos: bases que regulan o sustentan su origen.
- Documentos de Referencia: mencionar el nombre de los formatos oficiales que se utilizan
durante el procedimiento y sealar el cdigo del formato, en caso de contar con ste.
- Descripcin de Actividades: describir las actividades de manera cronolgica, clara y
sencilla.


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- Diagramas de Flujo: representan en forma grfica la secuencia en que se realizan las
operaciones de un determinado procedimiento y/ o el recorrido de las formas y los
materiales. Con el fin de tener una visin de conjunto de un procedimiento, se utilizan los
diagramas de flujo de forma que se muestran las unidades orgnicas o puestos que
intervienen en el procedimiento, las operaciones que realizan, la secuencia de las mismas y
el equipo utilizado en cada caso.
A continuacin se muestran ejemplos de cmo deber presentarse la informacin de los
procedimientos.
















Ej. Estructura de los datos generales del Procedimiento

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Ej. Estructura del vaciado de las actividades

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Ej. Estructura del diagrama de flujo

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Objetivos de los diagramas:
- Visualizar la forma en que se interrelacionan las diferentes reas y los distintos
elementos de las mismas.
- Mostrar grfica y simplificadamente los procesos y los principales procedimientos
del rea que se estudia.
- Indicar la secuencia de las operaciones conjuntamente con las reas que
intervienen en su ejecucin.
- Conocer los documentos que se generan y fluyen en el rea correspondiente, para
identificar el origen y el destino de cada uno de ellos en el diagrama.

Reglas a seguir:
- No mezclar en un mismo lado del smbolo, varias lneas de entrada y salida.
- No debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos.
- El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida.
- Los smbolos deben mantener uniformidad en su tamao, salvo el caso de que
quiera resaltar alguna situacin especial.
- La redaccin del contenido del smbolo en operacin debe ser mediante frases
breves y sencillas.
- Cuando se presenten varias copias de documentos, el original se presenta con
letra y las copias mediante dgitos 1, 2, 3, etc., anotados en el extremo derecho del
smbolo.


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- Glosario
En este apartado se incluyen los trminos tcnico administrativos utilizados en el Manual
de Procedimientos, con la finalidad de facilitar su comprensin.

- Documentos de Referencia (formas originales)
Existen algunos procedimientos que para llevar a cabo sus actividades necesitan el llenado
de algn formato, si es el caso agregarlo en este apartado.

- Historial de Cambios
La herramienta Historial de Cambios, precisa los cambios, modificaciones o supresiones a
la informacin contenido en cada procedimiento del Manual de Procedimientos, lo cual sirve
para identificar las mejoras autorizadas a la operacin.


Revisin
No.
Pgina
Afectada
Fecha de Aprobacin Descripcin del Cambio Motivo(s)

01

8

Da/mes/ao

Actualizacin
Se eliminaron
pasos del
procedimiento.

02

1- 8

Da/mes/ao
Actualizacin de firmas
de autorizacin
Cambio en la
organizacin y de
responsables


Ej. Historial de Cambios

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7. GLOSARIO

ACTIVIDAD.- Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma
unidad administrativa, como parte de una funcin asignada.
ATRIBUCIN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un
funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o administrativo.
CONGRUENCIA.- Interdependencia armnica; conexin y afinidad de las acciones
individuales dentro de un marco general, un mbito organizacional, un plan o programa que
les da un sentido unitario y una integracin de conjunto, ausencia de contradiccin en las
acciones de las partes con relacin a un todo preestablecido, al cual se integran para la
consecucin de fines u objetivos que le son propios.
DIAGRAMAS DE FLUJO.- Son diagramas que emplean smbolos grficos para representar
los pasos o etapas de un proceso. Tambin permiten describir la secuencia de los distintos
pasos o etapas y su interaccin.
ESTRUCTURA ORGNICA.- Unidades administrativas que integran una Dependencia y/o
Entidad, donde se establecen niveles jerrquico - funcionales de conformidad con las
atribuciones que a la misma le asigna la Ley Orgnica de la Administracin Pblica, as como
el Reglamento Interior correspondiente. De esta forma se identifica el sistema formal de la
Organizacin, a travs de la divisin de funciones y la jerarquizacin de sus mandos, en la
que se establece la interrelacin y coordinacin de los mismos.
FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los
objetivos de una Institucin de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o
unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico administrativas.


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MANUAL.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o
instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una Organizacin.
OBJETIVO.- En trminos de programacin, es la expresin cualitativa de los propsitos para
los cules ha sido creado un programa; en este sentido, el objetivo debe responder a la
pregunta para qu? se formula y ejecuta dicho programa.
Tambin puede definirse como el propsito que se pretende cumplir, y que especfica con
claridad el qu y el para qu se proyecta y se debe realizar una determinada accin.
Establecer objetivo significa predeterminar qu se quiere lograr. La determinacin del
objetivo u objetivos generales de una Institucin se hace con apego a las atribuciones de
cada Dependencia o Entidad y se vincula con las necesidades sociales que se propone
satisfacer.
ORGANOGRAMA.- Representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar en
forma esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen los tramos
de control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin, as como
lneas de mando.
PROCEDIMIENTO.- Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se
constituyen en una unidad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de
aplicacin.
UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los rganos que integran una Institucin, con
funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre s. Se conforman a
travs de una estructura orgnica especfica y propia. Es aquella, a la que se le confieren
atribuciones especficas en el instrumento jurdico correspondiente.
VALIDAR.- Dar validez; calidad de vlido.

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8. Anexos













Formato para documentar Procesos


Nombre del proceso/ procedimiento:


Responsable del proceso:
Propsito General:


Cdigo del
Procedimiento:

Objetivos Especficos:




Ejecutado por (actores que interviene):




Frecuencia de Ejecucin:
(Constante, frecuente,
espordicamente, etc.)

Polticas y Lineamientos:
Mencionar las polticas, lineamientos o reglamentos que intervienen en dicho procedimiento



Documentos de Referencia:
Enlistar los formatos que se ocupan para llevar a cabo el procedimiento.






ANEXO 1
Formulario de Documentacin de Procedimientos


ANEXO 1
Descripcin del Proceso
Se describe el proceso en su orden cronolgico segn sus eventos.

Actividad Descripcin Responsable






























REA/ UNIDAD ADMINISTRATIVA:
HOJA____ DE____

No. Funciones rganos que intervienen Productos Esperado Procedimiento
1



2



3



4



5



6




Elabor: ______________________ Revis: ______________________ Fecha: _____________________
ANEXO 2
Departamento de Simplificacin Administrativa
Cuadro analtico funcional para la identificacin de los Procedimientos

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9. HISTORIAL DE CAMBIOS

Revisin
No.
Pgina
Afectada
Fecha de
Aprobacin
Descripcin del
cambio
Motivo (s)