UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA ESTADISTICA

CURSO:
Anlisis de Indicadores Econmicos
TEMA:
Indicadores de Gestin para la Administracin Pblica
INTEGRANTES:
- Cuestas Garca, Elas Abraham
- Jayo
- Snchez


PROFESORA:
Lindo

2014
INTRODUCCIN

La accin gubernamental como se encuentra planteada hoy da a nivel mundial, exige a los
pases fortalecer el desarrollo de mecanismos que permitan medir los programas y
proyectos desarrollados a travs de sus entidades y organismos, como agentes
dinamizadores de dicho accionar, esto es que se cuente con mecanismos de evaluacin a
la gestin orientndose hacia una gestin pblica orientada a resultados, es necesario
por lo tanto que se cuente no solamente con sistemas de indicadores de nivel macro, sino
tambin que se faciliten las herramientas para aquellos indicadores que implican el da a
da en las operaciones que realizan las mencionadas entidades y organismos.
Es de vital importancia entender que en el contexto actual los ciudadanos, usuarios o
beneficiarios son conscientes de su papel frente al desarrollo gubernamental Nacional y
Regional, por lo que con mayor exigencia evalan la cantidad, oportunidad y calidad de los
bienes y/o servicios que reciben, por lo que se constituyen en una fuente de informacin
clave para la mejora de los mismos.
En este sentido los indicadores de gestin o desempeo cobran una gran importancia para
la mejora en el desempeo institucional, sin embargo su diseo e implementacin
implican en la mayora de los casos un desafo, dada la complejidad de las entidades que
requieren aplicarlos, por lo que el presente documento se constituye en una herramienta
bsica para entender su desarrollo tomando como punto de partida el concepto de
medicin, como marco general para su desarrollo conceptual.








EVALUACIN DE LA GESTIN PBLICA
Segn el Comit de Gerencia Pblica (PUMA) de la Organizacin para la Cooperacin y
el Desarrollo Econmico (OCDE), la define como:
Medicin sistemtica y continua en el tiempo, de los resultados obtenidos por las
instituciones pblicas y la comparacin de dichos resultados con aquellos deseados o
planeados, con miras a mejorar los estndares de desempeo de la institucin.
Segn el objetivo de la evaluacin, sta clasificacin nos permite pronunciarnos sobre
diversos mbitos de las intervenciones gubernamentales:
a. SEGN EL OBJETO DE EVALUACIN
Evaluacin de polticas pblicas: Desde la generacin de informacin para la toma de
decisiones, como conocimiento para la accin.
Evaluacin de gestin y resultados de las entidades pblicas: el objetivo claro de la
evaluacin es el perfeccionamiento de stos, en trminos de maximizacin de eficacia
(logro de objetivos buscados), y eficiencia desde el punto de vista de la economicidad de
los medios utilizados en un contexto de escasez de recursos.
Evaluacin de desempeo individual: el objetivo es un mix entre el apoyo a la toma de
decisiones de las estrategias para lograr mejores resultados y gestionar ms
eficientemente y eficazmente sus procesos, as como apoyar la rendicin de cuentas a
usuarios y diferentes grupos de inters, y para fines de formulacin presupuestaria,
asignando recursos a cumplimiento de objetivos.

b. SEGN LOS MANDANTES DE LA EVALUACIN
Evaluacin externa desarrollada por entes independientes a la entidad.
Evaluacin interna desarrollada por la propia entidad como instrumento de apoyo a la
forma de decisiones.

c. SEGN LA ETAPA DE INTERVENCIN
Evaluacin ex ante: se realiza previamente a la implantacin de la accin gubernamental,
en la cual se encuentra los estudios de diseo de programas, estudios de pre inversin,
etc.
Evaluacin de procesos: se realiza durante el ejercicio de la accin gubernamental y tiene
que ver el uso de los recursos para el cumplimiento de los objetivos, el ajuste a la
programacin de la generacin de los productos, entre otros aspectos.
Evaluacin ex post: se realiza una vez finalizada la intervencin o accin gubernamental, o
la gestin de un determinado perodo, e involucra el anlisis y pronunciamiento de los
resultados inmediatos e impactos o resultados finales.
Con estos detalles se determinar como se direccionan esfuerzos en cuanto a definicin
de propsitos u objetivos, recursos y metodologa para poder realizar todo el proceso o
medicin. Por ello se busca identificar los efectos finales de una intervencin pblica. Las
metodologas son complejas y requieren para su desarrollo de una disposicin importante
de recursos y tiempo para poder llegar al anlisis que mejoren o modifiquen las polticas
implantadas.
Para el caso de la evaluacin de resultados y gestin de las instituciones pblicas se usan
indicadores de desempeo, apoyados en procesos previos de la planeacin estratgica,
con el propsito de evaluar la gestin, uso de los recursos y en general el desarrollo
ptimo de las entidades en busca de fines mayores gubernamentales.
Para establecer una evaluacin de resultados y gestin, se debe realizar lo siguiente:
Adopcin del principio del ciudadano-cliente o usuario, con derechos claramente
especificados y respetados.
Definicin de un nuevo perfil de administrador, ejecutivo o gerente pblico, guiado por
la bsqueda de resultados y evaluado en consecuencia, sujeto a la rendicin de cuentas
y a la competencia no slo al momento de la contratacin.
Establecimiento de contratos de gestin, que permiten explicitar la visin, misin y
objetivos de las entidades ejecutoras y, a su vez, sirven de base para la evaluacin de
stas, a travs de la definicin de indicadores de desempeo.
Separacin de las actividades de financiamiento y prestacin de servicios, como tambin
de formulacin y diseo de polticas pblicas, incluidas las de regulacin y normatividad
(de carcter centralizado), respecto de las actividades de ejecucin o administracin (de
carcter descentralizado).
Reingeniera de procesos, con miras a simplificar los procedimientos y reducir la
burocracia, minimizando los costos que entraa el cumplimiento de las obligaciones del
ciudadano (por ejemplo, en materias tributarias) y los tiempos requeridos para
completar sus trmites y recibir atencin (por ejemplo, radical simplificacin del Texto
nico de Procedimientos Administrativos- TUPA- de cada organismo).
Delegacin de responsabilidades, derechos y obligaciones hacia los niveles de gestin
intermedios e inferiores; se aplica al campo laboral (donde las estructuras tienden a ser
menos jerrquicas y ms horizontales), as como al fiscal (caracterizado por procesos de
descentralizacin de recursos y competencias desde el centro hacia las instancias sub
nacionales de gobierno).
De este modo y a partir de adelante se abordar los dems puntos relacionado con este
tipo de evaluacin (resultados y gestin de las instituciones).

IMPORTANCIA DE LA MEDICIN
Permite comparar una magnitud con un patrn preestablecido, lo que permite
observar el grado en el que se alcanzan las actividades propuestas dentro de un proceso
especfico, es decir mejorar la planificacin dado que es posible observar hechos en
tiempo real, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.
Una medicin adecuada requiere ser:
PERTINENTE: significa que las mediciones que se llevan a cabo deberan ser
relevantes y tiles para facilitar las decisiones que sern tomadas sobre la base de
sus resultados.
PRECISA: debe reflejar fielmente el comportamiento de las variables de medicin,
en este punto interviene la adecuada eleccin del instrumento de medicin.
OPORTUNA: que los resultados de la medicin estn disponibles en el tiempo en
que la informacin es importante y relevante para la toma de decisiones, tanto
para corregir como para prevenir.
ECONOMA: debe existir una proporcionalidad y racionalidad entre los costos
incurridos en la medicin y los beneficios o la relevancia de la informacin
suministrada.
PARTICIPACIN: Su elaboracin debe involucrar en el proceso a todos los actores
relevantes, con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los
objetivos y medicin resultantes. Esto implica que la medicin y el objetivo que
pretendemos evaluar sea lo ms consensual posible al interior de la organizacin.
ES NECESARIO MEDIRLO?
Depender del anlisis de variables claves, adecuadas y suficientes para que suministren
informacin relevante sobre el objeto de evaluacin.
La medicin de la evaluacin de la gestin pblica implica la determinacin de elementos
mensurables, cuantitativas y cualitativamente, relacionadas con el logro de los propsitos
de la entidades pblicas as como la determinacin de expectativas sobre ellos. La
evaluacin de la gestin pblica incluye elementos de respuestas a las interrogantes sobre
cmo ha sido la gestin pblica, en qu medida y en qu condiciones se cumplieron los
objetivos inicialmente establecidos.


CONCEPTUALIZACIN
QU ES UN INDICADOR?
Un indicador es una magnitud asociada a una caracterstica (del resultado, del proceso, de las
actividades, de la estructura, etc.) que permite a travs de su medicin en periodos sucesivos y por
comparacin con el estndar establecido, evaluar peridicamente dicha caracterstica y verificar el
cumplimiento de los objetivos (estndares) establecidos.
Podemos definirlo como una unidad de medida que permite el seguimiento y evaluacin peridica de
las variables clave de una organizacin, mediante su comparacin en el tiempo con los
correspondientes referentes externos e internos. Podemos sealar dos funciones bsicas de los
indicadores. En primer lugar, una funcin descriptiva, que consiste en la aportacin de informacin
sobre el estado real de una actuacin o programa, y, a su vez, una funcin valorativa que consiste en
aadir a dicha informacin un juicio de valor lo ms objetivo posible, sobre si el desempeo en dicho
programa est siendo o no el adecuado.
Los indicadores sirven para establecer el logro y el cumplimiento de la misin, objetivos, metas,
programas o polticas de un determinado proceso o estrategia, por esto podemos decir que son ante
todo, que es la informacin que agrega valor y no simplemente un dato, ya que los datos
corresponden a unidades de informacin que pueden incluir nmeros, observaciones o cifras, pero si
no estn ligadas a contextos para su anlisis carecen de sentido.

CARACTERSTICAS DE LOS INDICADORES
Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios o atributos:
Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la caracterstica descrita debe
ser cuantificable en trminos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.
Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fcilmente por todos aquellos que lo usan.
Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organizacin.
Excluyentes: Cada indicador evala un aspecto especfico nico de la realidad, una dimensin
particular de la gestin.
CARACTERSTICAS DE UN BUEN INDICADOR
Un buen indicador debe abarcar, como sea posible, el mayor nmero de las siguientes caractersticas:
Disponibilidad: los datos bsicos para la construccin del indicador deben ser de fcil obtencin sin
restricciones de ningn tipo.
Simplicidad: el indicador debe ser de fcil elaboracin.
Validez: la validez de los indicadores significa que stos deben tener la capacidad de medir realmente
el fenmeno que se quiere medir y no otros.
Especificidad: si un indicador no mide realmente lo que se desea medir, su valor es limitado, pues no
permite la verdadera evaluacin de la situacin al reflejar caractersticas que pertenecen a otro
fenmeno paralelo.
Confiabilidad: los datos utilizados para la construccin del indicador deben ser fidedignos (fuentes de
informacin satisfactorias).
Sensibilidad: el indicador debe ser capaz de poder identificar las distintas situaciones de salud an en
reas con distintas particularidades, independientemente de la magnitud que ellas tengan en la
comunidad.
Alcance: el indicador debe sintetizar el mayor nmero posible de condiciones o de distintos factores
que afectan la situacin descrita por dicho indicador. En lo posible el indicador debe ser globalizador.
BENEFICIOS DE LOS INDICADORES
1. Apoya el proceso de planificacin (definicin de objetivos y metas) y de formulacin de polticas de
mediano y largo plazo.
2. Posibilita la deteccin de procesos o reas de la institucin en las cuales existen problemas de
gestin tales como:
- uso ineficiente de los recursos
- demoras excesivas en la entrega de productos
- asignacin del personal a las diferentes tareas, etc.
3. Posibilita a partir del anlisis de la informacin entre el desempeo efectuado y el programado,
realizar ajustes en los procesos internos y readecuar cursos de accin eliminando inconsistencias
entre el quehacer de la institucin y sus objetivos prioritarios:
- eliminar tareas innecesarias o repetitivas,
- tramites excesivos, o
- se definan los antecedentes para reformulaciones organizacionales.

4. Aun cuando no es posible establecer una relacin automtica entre resultados obtenidos y la
asignacin de presupuesto, contar con indicadores de desempeo sienta las bases para una
asignacin ms fundamentada de los recursos pblicos.
5. Establece mayores niveles de transparencia respecto del uso de los recursos pblicos y sienta las
bases para un mayor compromiso con los resultados por parte de los directivos y los niveles medios
de la direccin.
6. Apoya la introduccin de sistemas de reconocimientos al buen desempeo, tanto institucionales
como grupales e individuales.

TIPOLOGA DE LOS INDICADORES

Para la clasificacin de indicadores, es necesario precisar que desde diferentes metodologas, se
plantean diversas clasificaciones, sin embargo la presente gua establece una clasificacin en las
dimensiones de eficiencia, eficacia, efectividad calidad, economa y ambientales. La clasificacin
planteada busca responder preguntas como:
() en qu medida se cumplieron los objetivos, cul es el nivel de satisfaccin de la calidad percibida
por los usuarios, cun oportunamente lleg el servicio.
Lo que se busca evaluar con las dimensiones de eficiencia, eficacia, economa y calidad es cun
aceptable ha sido y es el desempeo del organismo pblico, cuya respuesta sirve para mejorar cursos
de accin y mejorar la gestin, informar a los diferentes grupos de inters y tener una base sobre la
cual asignar el presupuesto.
En relacin con el desarrollo de los procesos, grficamente puede expresarse de la siguiente manera:

INDICADORES DE EFICACIA
Los indicadores de eficacia llevan de forma inherente la definicin previa de objetivos y el
seguimiento de stos a travs de un sistema mnimo de informacin que permita informar sobre
aspectos bsicos del programa o la gestin a ser evaluada, entre los que se mencionan:
- Productos que entrega el programa o el servicio.
- Usuarios a quienes de dirige (nmero, caractersticas).
- Objetivos principales o estratgicos (logro que se pretende obtener, mejorar, ampliar, optimizar,
etc.).
- Metas concretas con las cuales hacer el seguimiento (cundo, dnde, en qu condiciones).

INDICADORES DE EFICIENCIA
Los indicadores de eficiencia, se enfocan en el control de los recursos o las entradas del proceso,
evalan la relacin entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los mismos.
Consisten en el examen de costos en que incurren las entidades pblicas encargadas de la produccin
de bienes y/o la prestacin de servicios, para alcanzar sus objetivos y resultados.
Es posible obtener mediciones de eficiencia, relacionando por ejemplo nmero de subsidios
entregados, cantidad de usuarios atendidos, inspecciones realizadas, etc., con nivel de recursos
utilizados para tales actividades, como son gastos de infraestructura, personal requerido para la
atencin, horas hombre requerido, etc.
Este tipo de indicadores miden la forma de cmo se utilizaron los recursos durante el proceso de
generacin del producto y/o servicio.
El anlisis de la eficiencia se refiere a la adquisicin y el aprovechamiento de los insumos (entradas
del proceso), que deben ser adquiridos en tiempo oportuno, al mejor costo posible, en la cantidad
adecuada y con una buena calidad. Por lo que se incluyen medios humanos, materiales y financieros.

INDICADORES DE EFECTIVIDAD

Para el anlisis de este tipo de indicadores es necesario involucrar la eficiencia y la efectividad, es
decir el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos ms razonables posibles.
Se relaciona con la medicin del nivel de satisfaccin del usuario, que aspira a recibir un producto o
servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad, y con el establecimiento de la cobertura
del servicio prestado.
La efectividad est relacionada con las respuestas que demos al interrogante
Para qu se hizo?, este tipo de indicadores miden los resultados alcanzados frente a los bienes o
servicios generados a los clientes y usuarios.

Si bien este tipo de indicadores se ha planteado desde diferentes metodologas como indicadores de
IMPACTO de los productos o servicios ofrecidos por las entidades, es preciso aclarar que evaluaciones
de este tipo (impacto), se tratara de un tipo de evaluacin expost, la cual establece que se debe
realizar una vez finalizada la intervencin o accin gubernamental, o la gestin de un determinado
perodo, e involucra el anlisis y pronunciamiento de los resultados e impactos, es decir que estara
ms orientada a evaluaciones de poltica, ms que al tipo de anlisis planteado en el tipo de
indicadores de efectividad, ac relacionados.

INDICADORES DE CALIDAD
Teniendo en cuenta que las entidades vienen desarrollado sus operaciones de acuerdo a un modelo
basado en procesos, es importante recordar que en dicho modelo las partes interesadas o
Stakeholder quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa12, juegan
un papel significativo para definir los requisitos de entrada necesarios para la elaboracin del
producto o prestacin del servicio de dichas entidades, al tiempo, su satisfaccin frente a la entrega o
prestacin de los mismos, permite evaluar una dimensin especfica y determinante para las
entidades pblicas, la cual se encuentra relacionada con un principio fundamental de ENFOQUE AL
CLIENTE, en donde se establece que la razn de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a
satisfacer a sus clientes; por tanto es fundamental que las entidades comprendan cules son las
necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuerce por
superar sus expectativas.
En este sentido la calidad del servicio se convierte es una dimensin especfica del desempeo y se
refiere a:
() la capacidad de la institucin para responder en forma rpida y directa a las necesidades de sus
usuarios. Son extensiones de la calidad factores tales como: oportunidad, accesibilidad, precisin y
continuidad en la entrega de los servicios, comodidad y cortesa en la atencin.
La calidad de servicio se puede mejorar por la va de mejorar los atributos o caractersticas de los
servicios que se entregan a los usuarios.
Entre los medios disponibles para sistematizar la medicin y evaluacin de estos conceptos se
cuentan la realizacin de sondeos de opinin y encuestas peridicas a los usuarios, la
implementacin de libros de reclamos o de buzones para recoger sugerencias o quejas.

INDICADORES DE ECONOMA
Este concepto se puede definir como:
La capacidad de una institucin para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en
pos del cumplimiento de sus objetivos. Todo organismo que administre fondos, especialmente
cuando stos son pblicos, es responsable del manejo eficiente de sus recursos de caja, de ejecucin
de su presupuesto y de la administracin adecuada de su patrimonio.
Indicadores tpicos de economa son la capacidad de autofinanciamiento (cuando la institucin tiene
atribuciones legales para generar ingresos propios), la ejecucin de su presupuesto de acuerdo a lo
programado y su capacidad para recuperar prstamos y otros pasivos.

INDICADORES AMBIENTALES
A nivel mundial en los ltimos aos se viene avanzado de manera considerable en la agenda
ambiental y el desarrollo sostenible, el cual comprende:
El desarrollo sostenible expresa dos ideas muy claras: el uso racional de los recursos naturales y la
proteccin del ecosistema mundial en las figuras de los ciudadanos (respeto al medio, cambio de
hbitos), ciencia (conocimientos y soluciones) y poderes pblicos (legislacin y cooperacin con otros
pases).
Si bien esta visin abarca una serie de estrategias gubernamentales de amplio alcance, e involucra a
entidades formuladoras de poltica en la materia, para encontrar las sinergias que van a permitir
detener el deterioro ambiental en todo el mundo, se requiere de acciones particulares, desde todos
los sectores y de la sociedad en general. Dichas acciones que se desarrollan desde lo local y que
responden a un mandato constitucional determinado en el artculo 8 donde se establece la
obligacin del Estado y de las personas para con la conservacin de las riquezas naturales y culturales
de la Nacin, es necesario que todas las entidades al interior inicien con el desarrollo de diferentes
actividades para una gestin ambiental al interior de las mismas, por lo que se sugiere iniciar con
indicadores relacionados con:
- El uso eficiente de materiales, insumos, agua, y energa,
- La reduccin de los costos, mediante la reduccin del consumo,
- La reduccin de los residuos y las emisiones, mediante la separacin de residuos y la planeacin en
el uso de vehculos para desplazamiento de funcionarios.
Para ahondar ms en el tema, se sugiere consultar la normatividad vigente aplicable a todas las
entidades sobre el manejo ambiental y las guas relacionadas con el tema, donde es posible
encontrar orientaciones sobre los planes de gestin ambiental en oficinas e incluso para aquellas
entidades que desarrollan proyectos en campo, con el fin de iniciar con su construccin, desarrollo y
mantenimiento.




CONSTRUCCIN DE LOS INDICADORES

Las siguientes son actividades propuestas para lograr estructurar un sistema de indicadores dentro
de la organizacin:




























QU PUEDE SER CONTROLADO CON LOS INDICADORES?
- Procesos.
- Productos.
- Resultados Intermedios.
- Resultados Finales y su Impacto.

Para la construccin de indicadores es necesario hacer una reflexin profunda de la
organizacin dando respuesta a las siguientes preguntas:

QU SE HACE?
Con esta pregunta se pretende que la entidad describa sus actividades principales que
permiten cumplir con la razn de ser por la cual fue creada.

QU SE DESEA MEDIR?
Debe realizarse la seleccin de aquellas actividades que se consideren prioritarias. Para
ello se trata de establecer una relacin valorada (por ejemplo, de 0 a 10) segn el criterio
que se establezca, que permita priorizar todas las actividades. En esta reflexin puede
analizarse bajo el tiempo dedicado por el personal de la organizacin en cada actividad,
dado que resulta recomendable centrarse en las tareas que consuman la mayor parte del
esfuerzo.

QUIN UTILIZAR LA INFORMACIN?
Una vez descritas y valoradas las actividades se deben seleccionar los destinatarios de la
informacin, ya que los indicadores deben definir sustancialmente en funcin de quin los
va a utilizar.

CADA CUNTO SE DEBE MEDIR?
En esta fase de la reflexin debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener la
informacin. Dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de la informacin, los
indicadores habrn de tener una u otra frecuencia temporal en cuanto a su presentacin.

CON QU SE COMPARA?
Finalmente, deben establecerse referentes respecto a su estructura, proceso o resultado,
que pueden ser tanto internos a la organizacin, como externos a la misma y que servirn
para efectuar comparaciones.

Una vez resueltas estas preguntas es posible proceder con los pasos planteados en el
grfico anterior como sigue:

1. Identificacin y/o Revisin de Productos y Objetivos que sern medidos
Este primer paso responde a la pregunta: Cules son los productos estratgicos y
objetivos que sern evaluados?
Este ser el punto de partida para asegurar la coherencia de los indicadores que se
pretende construir, su anlisis definir el tipo de medicin y los esfuerzos necesarios para
obtener la informacin, pero cmo determinar lo que se considera estratgico para la
organizacin, este interrogante se ilustra a travs de las siguientes caractersticas:
Es el principal bien o servicio que la institucin proporciona directamente a un usuario
externo.
La provisin de un producto estratgico o relevante es responsabilidad de la institucin
ya sea en forma directa o subcontratada.
La demanda de los usuarios de productos estratgicos es continua, sistemtica,
permanente y cautiva.
Los recursos que se consumen en la generacin de un producto estratgico son
importantes, ya sea como porcentaje del presupuesto destinado a la provisin del
servicio, o bien por el porcentaje de funcionarios afectados a la provisin del servicio.
En este punto es importante as mismo precisar las metas asociadas a dichos objetivos,
una meta se define como: la expresin concreta y cuantificable de los logros que la
organizacin planea alcanzar en el ao (u otro periodo de tiempo) con relacin a los
objetivos estratgicos previamente definidos, para su identificacin se debe tener en
cuenta:
Abarcar el conjunto de dimensiones de desempeo de la gestin: eficiencia, eficacia,
calidad y economa.
Debe estar definida en base a la generacin de compromisos internos, por lo tanto su
cumplimiento no debe depender de otras entidades o de factores exgenos
Deben tener un componente de realismo, es decir que puedan ser alcanzadas con los
recursos humanos y financieros disponibles.

2. Establecer medidas de desempeo claves
Para este paso se responde a la pregunta: Cuntos indicadores construir?
El nmero y tipo de indicadores depender de los objetivos determinados para la
evaluacin, de las caractersticas de la entidad y del nivel de la organizacin donde se
pretendan desarrollar. En general los criterios para decidir el nmero de indicadores
tienen que ver con los siguientes aspectos:
El nmero de indicadores debe limitarse a una cantidad que permita apuntar a lo esencial,
que permita captar el inters de los diferentes usuarios a los cuales va dirigido.
Que cubran las diferentes reas de la organizacin: estratgica, gestin y operacional. De
forma evidente lo ms probable es que los indicadores de carcter estratgico y los ms
relevantes del control de gestin sean los que se reporten a las diferentes instancias que
los solicitan.
Que cubran las dimensiones del desempeo de manera integrada: eficiencia, eficacia,
efectividad, calidad y economa.
Que permitan conocer el desempeo de los procesos (resultados intermedios) para
identificar debilidades, demoras, etc.
Junto con lo anterior, estos resultados intermedios sirven para construir indicadores de
calidad, que posibiliten tener antecedentes sobre la eficacia y la oportunidad del producto
final.

3. Asignar las responsabilidades
En concordancia con el punto anterior, donde se menciona que los indicadores se
desarrollan a lo largo de la entidad, en todos los niveles y dado que se asocian a los
resultados sobre los productos/servicios de cada nivel, se incluyen entonces los directivos
o lderes a cargo que son responsables por ellos. Por lo que el paso siguiente a la
identificacin de lo que se medir es establecer las responsabilidades institucionales para
el cumplimiento en el manejo de la informacin, tanto para alimentar el indicador como
para su anlisis y presentacin de resultados.

4. Establecer referentes comparativos
El referente comparativo se encuentra asociado al punto 1 donde se establecieron las
metas asociadas a los objetivos, que se pretende medir, por lo que un primer referente lo
constituye lo planeado por la entidad, sin embargo tambin es posible establecer un
referente respecto de otras entidades similares o comparables o respecto de datos
histricos, todo depender de las necesidades planteadas desde los objetivos iniciales.

5. Construir frmulas
La construccin de la frmula debe asegurar que su clculo obtenga informacin de las
variables que se estn tratando de medir, es decir el resultado del indicador.
Se sugiere la siguiente estructura bsica para el indicador y la respectiva hoja
metodolgica:

ESTRUCTURA BSICA DE UN INDICADOR
Objetivo. Sealar el para qu se establece el indicador y qu mide.
Definicin. Debe ser simple y clara, e incluir adems slo una caracterstica.
Responsabilidad. Indica el proceso dueo del indicador y por lo tanto los responsables de
las acciones que se deriven del mismo.
Recursos. De personal, instrumentos, informticos, entre otros.
Periodicidad. Debe ser la suficiente para informar sobre la gestin.
Nivel de referencia. Pueden ser metas, datos histricos, un estndar establecido, un
requerimiento del cliente o de la competencia, o una cifra acordada por consenso en el
grupo de trabajo.
Puntos de lectura. Debe tenerse claro en qu punto se llevar a cabo la medicin, al
inicio, en una etapa intermedia o al final del proceso.









HOJA METODOLGICA DEL INDICADOR
La siguiente Hoja Metodolgica sugerida se constituye en un instrumento que permite
identificar los factores importantes al documentar un indicador. Tales como: Entidad,
proceso, objetivo, formula, variables, unidad de medida, rango de gestin, metas, entre
otros aspectos.


Para el diligenciamiento se tiene en cuenta los siguientes aspectos:
Proceso: Identifica el nombre del proceso al cual pertenece el indicador.
Producto / Servicio: Identifica el nombre del producto o servicio.
Responsables Proceso: Identifica el responsable del proceso.
Medicin: Identifica la persona responsable de registrar los resultados del indicador,
realizar la interpretacin de los resultados y realizar propuestas de mejoramiento.
Nombre del Indicador: Nombre que identifica al indicador.
Objetivo del indicador: Seala el para qu se establece el indicador y qu mide.
Formula del indicador: Frmula matemtica utilizada para el clculo del indicador.
Unidad de medida: Magnitud referencia para la medicin. Ejemplo: Porcentaje, Nmero
de asesoras.
Nombre de la variable: Nombre de las variables a utilizar, puede ser una sola variable o
dos dependiendo del indicador.
Explicacin de la variable: Opcional si la variable requiere explicacin o definicin.
Fuente de informacin: Seala la(s) fuente(s) de las cuales se obtiene la informacin para
el clculo del indicador. Por ejemplo: Sistemas de informacin, resultados encuestas del
cliente externo, interno, verificacin del servicio y control de visitantes.
Mide: Marcar con una x el tipo de indicador (eficiencia, eficacia, efectividad).
Periodicidad: El periodo de tiempo en que se est midiendo el indicador. Indique el
perodo de tiempo en el cual va a medir.
Rango de Gestin: Espacio comprendido entre los valores mnimo y mximo que el
indicador puede tomar. Establecer, para este indicador un rango de comportamiento que
nos permita hacerle el seguimiento.
Tendencia: Seala el patrn de comportamiento del indicador (Ver explicacin ms amplia
dentro de las fases para la construccin e indicadores).
Meta: Es el valor que se espera alcance el indicador.
Lnea base: Es el valor obtenido en el perodo inmediatamente anterior. En el caso de que
no exista se colocar no aplica.
Fuente de informacin: Indique la fuente de origen de la lnea base (histrico registrado)

INFORMACIN OPERACIONAL
Registro de Resultados: Evidencia los datos de las variables y el resultado del indicador de
acuerdo con la periodicidad.
Variables: Coloque las variables definidas en la seccin formula del indicador.



6. Validar Indicadores
La etapa de validacin, es muy importante, ya que deben permitir asegurar su
transparencia y confiabilidad del indicador para que se constituya en una herramienta
para la toma de decisiones y la rendicin de cuentas. Para poder realizarla a continuacin
se determina un conjunto de criterios, sobre los cuales se deben examinar los indicadores
para analizar su coherencia y la capacidad de cumplir los fines para los cuales fueron
construidos.

7. Comunicar e Informar
Es importante precisar que los indicadores pueden ser utilizados para diferentes
propsitos, dependiendo del objetivo de la evaluacin, el mbito en que se realiza y los
usuarios a los que se dirige, por lo que para la comunicacin de los resultados es necesario
tener en cuenta que los indicadores no siempre podrn dar cuenta en forma integral del
desempeo institucional, requirindose de otros antecedentes complementarios para esto,
lo que refuerza un uso prudente de esta informacin, razn por la cual se hace necesario
trabajar bateras de indicadores, que permitan desde diferentes puntos de vista el anlisis
de la situacin y las medidas correctivas de ser necesario.
As mismo enfocar la comunicacin de acuerdo a los interesados, si los resultados estn
orientados a la rendicin de cuentas a la ciudadana, su presentacin exige en lo posible
un componente educativo, un lenguaje sencillo y entendible, para que puedan cumplirse
con las expectativas de dichos usuarios frente a la informacin suministrada.
Por su parte los informes para la Alta Direccin o Gerencia, requiere una periodicidad
frente a la presentacin de informes, de modo tal que pueda dar una lnea base para el
anlisis o una continuidad de los procesos, para efectos de una acertada toma de
decisiones.


















INTERPRETACIN DE LOS INDICADORES

CMO INTERPRETAR EL VALOR DE UN INDICADOR?
Una vez se lleve a cabo la evaluacin del indicador, es fundamental relacionar dicho
resultado con la tendencia histrica que se presenta, como parmetro para la toma de
decisiones y generacin de acciones de tipo preventivo o correctivo segn sea el caso. El
anlisis de la tendencia se puede clasificar en tres categoras, de la siguiente manera:

Tendencia a la Maximizacin: Cuando el indicador tiene un comportamiento creciente, es
decir va aumentando a medida que pasa el tiempo. Algunos indicadores con esta
tendencia son los relacionados con productividad, bienestar y calidad.










Tendencia a la Minimizacin: Cuando el valor del indicador muestra un comportamiento
que va disminuyendo con el tiempo. Los indicadores de este tipo de tendencia son los
relacionados con reclamos, riesgos ocupacionales, accidentes de trabajo, prdidas y
desperdicios.














Fuente: DAFP
Fuente: DAFP
Tendencia a la Estabilizacin: Cuando el comportamiento histrico del valor de indicador
es constante. Los indicadores relacionados con esta tendencia son los de inventarios.









Estas tendencias deben llevar a preguntarse las razones y circunstancias de por qu se
obtuvo ese nivel de resultado y si se encuentra fuera de los lmites planteados al inicio de
la construccin del indicador.

La evaluacin que se realiza a partir de los resultados obtenidos, entrega insumos para los
siguientes tipos de anlisis:

* Revisar las metas que fueron definidas, estableciendo si stas fueron o no realistas.

* Priorizar la asignacin de los recursos hacia determinados programas o productos,
justificar la asignacin de mayores recursos; disminuir o abandonar los programas o la
provisin de determinados bienes y servicios por otras alternativas ms eficientes y con el
mismo grado de eficacia, son un ejemplo.

* No hay una medida nica que demuestre por s sola el desempeo de la institucin. En
general se requiere una combinacin de ellas que permita demostrar la eficacia,
eficiencia, calidad, economa con que se llegue a los productos o resultados.

* Las desviaciones entre los productos que se obtienen y los esperados (medidas de
cobertura, focalizacin, capacidad de cubrir la demanda, etc.). A partir de la interpretacin
de la evaluacin del desempeo a nivel de eficacia es importante dar explicaciones por
que se producen las diferencias. Algunas posibles causas pueden ser:
- Se sobre o sub estim la capacidad de proveer los bienes y servicios.
- Hubo una mayor demanda por factores exgenos (capacidad de cubrir la
demanda, no en focalizacin, ni cobertura dado que previamente se definen los
parmetros).


Fuente: DAFP
DIFICULTADES EN EL USO DE INDICADORES

Las dificultades para definir y seleccionar indicadores adecuados resultan de dos causas
bsicas:
Porque existe la tendencia a utilizar series de indicadores pre-elaborados sin un
anlisis previo de su utilidad.
Por el uso indiscriminado de indicadores construidos fuera del contexto de lo que
se quiere evaluar.

Por lo tanto si bien los indicadores son una herramienta indispensable en el proceso de
evaluacin, es preciso insistir sobre todo en el caso de los indicadores de tipo cuantitativo,
que tanto en su estructura como su operacin inciden factores que pueden desdibujar los
resultados o bien dar lugar a sesgos en la interpretacin, por lo tanto debe evitarse
sobrevalorar su expresin numrica, ya que no son un fin en s mismos y esta actitud
puede derivar en que los indicadores se conviertan en obstculos para el cambio.

En todo caso cuando la evaluacin se apoye en indicadores, debe partirse del hecho que
una institucin es un todo, compuesto de entorno (medio ambiente
socio-econmico) e interno (estilos de direccin, sistemas de operacin, disponibilidad de
recursos, cultura organizacional), del cual el sistema de indicadores es solo un
componente. Por tal razn las acciones preventivas o correctivas a que haya lugar, no
pueden tomarse exclusivamente basados en indicadores, deben complementarse con un
estudio de las condiciones generales que llevaron a un determinado resultado, con el fin
de analizar la incidencia de fenmenos exgenos.

PRINCIPALES DIFICULTADES EN EL DESARROLLO DE LOS INDICADORES DE DESEMPEO.
ESTUDIO REALIZADO POR LA ORGANIZACIN PARA LA COOPERACIN Y EL DESARROLLO
ECONMICO OCDE EN 1994 EN LOS PASES MIEMBROS

La definicin de objetivos para la misin de naturaleza compleja, con objetivos
mltiples y a menudo contradictorias.
La ausencia de objetivos pertinentes y medibles en materia de productos finales, de
calidad y de eficacia.
La ausencia de correlacin entre los objetivos globales con los objetivos especficos, lo
cual disminuye el valor como herramienta de gestin donde evaluar los programas.
La relativa inexperiencia de los funcionarios tanto en el diseo como en la utilizacin
de las medidas de desempeo.
La ausencia de inters en la utilizacin de los altos funcionarios.
La complejidad del trabajo consistente en integrar y sintetizar rpida y eficazmente
las numerosas fuentes de los datos.
BIBLIOGRAFA

- DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA DAFP. Gua para la
construccin de Indicadores de Gestin. Bogot. Agosto de 2012.