You are on page 1of 744

Seagate Crystal Reports 7

Gua del Usuario


Seagate Software, Inc.
840 Cambie Street
Vancouver, B.C., Canada V6B 4J2
1999 (manual y software) Seagate Software, Inc. Todos los
derechos reservados.
Seagate Software, Seagate, y el logotipo de Seagate son marcas
registradas de Seagate Technology, Inc., o una de sus subsidiarias.
Seagate Crystal Reports, Seagate Crystal Info, el logotipo de
Seagate Crystal Reports, y Smart Navigation son marcas o marcas
registradas de Seagate Software, Inc. Todos los dems nombres de
productos a los que se hace referencia, son marcas registradas de
sus respectivas compaas.
Manual escrito por:
ELUCIDEX
655 Stuart Road
Bellingham, WA 98226
E E. U U.
http://www.elucidex.com/
1992-1999
i
C O N T E N I D O
Bienvenido a Seagate Crystal Reports
Bienvenido ............................................................................................................2
Dos clases de tutoriales de Manos a la Obra ..........................................................2
Representacin de comandos, botones, teclas y controles en este manual .............3
Uso de los documentos de Seagate Crystal Reports ................................................5
Funciones de la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports ...................................6
Captulo 1 - Instalacin e Introduccin Breve
Requisitos de instalacin ......................................................................................12
Instalacin de Seagate Crystal Reports .................................................................12
Instalacin en una estacin de trabajo de la red ...................................................13
Actualizacin de una versin anterior ..................................................................13
Introduccin Breve ..............................................................................................14
Captulo 2 - Qu Hay de Nuevo
El nuevo Crystal SQL Designer provee ms versatilidad y rapidez ........................22
Crystal Report Designer Component ....................................................................22
El Asistente de Mapas ayuda a identificar tendencias ...........................................22
Capacidad de diagramacin mejorada para facilitarle el anlisis de los datos ......23
Mayor versatilidad en la elaboracin de informes de tablas cruzadas ..................23
Procesamiento del lado del servidor ahorra tiempo y memoria ............................24
Totales acumulados: un campo es todo lo que necesita .......................................24
La Herramienta de Importacin de Documentos convierte informes
de texto antiguos .............................................................................................24
Insertar enunciados SQL directamente agiliza la creacin de informes ................25
El Asistente de Resalte permite formatear ms fcilmente y con
mayor eficiencia .............................................................................................25
La asignacin de campos permite mayor control de la base de datos ...................26
El Editor de Frmulas mejorado hace fcil la creacin de frmulas ......................26
Capacidad de exportacin mejorada ....................................................................26
Los nuevos y mejores campos de parmetro proveen mayor flexibilidad .............27
Los subinformes a la orden incrementan la organizacin de informes ..................27
Captulo 3 - Introduccin a Seagate Crystal Reports
Introduccin a Seagate Crystal Reports ................................................................30
Gua del usuario ..................................................................................................30
Ayuda en lnea .....................................................................................................37
ii
Libros en lnea ..................................................................................................... 37
Datos de muestra - Xtreme.mdb ........................................................................... 38
Secuencias de aprendizaje sugeridas ................................................................... 40
Captulo 4 - Introduccin al Entorno de
Seagate Crystal Reports
La ventana del programa ..................................................................................... 46
Barra de menes .................................................................................................. 47
Barra de herramientas estndar ............................................................................ 50
Barra de formato .................................................................................................. 52
Barra de herramientas suplementaria ................................................................... 53
Barra de herramientas de Anlisis ........................................................................ 55
Barra de estado .................................................................................................... 56
Menes contextuales ........................................................................................... 58
Cursores .............................................................................................................. 59
Ficha Diseo ....................................................................................................... 62
Ficha Vista previa ................................................................................................ 67
Ficha Anlisis ...................................................................................................... 70
Otros conceptos fundamentales ........................................................................... 72
MANOS A LA OBRA (Entorno de diseo) ....................................... 77
Cmo mover y ajustar las barras de herramientas y la barra de formato ............... 77
Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua ........................................................ 78
Cmo mover y ubicar objetos usando las lneas gua ........................................... 80
Cmo activar o desactivar la cuadrcula .............................................................. 83
Cmo aumentar o reducir la vista de su informe .................................................. 84
Cmo deshacer y rehacer actividades .................................................................. 85
Cmo traspasar en datos resumidos ..................................................................... 85
Cmo desactivar el truncado de campo ............................................................... 86
MANOS A LA OBRA (Secciones y Areas) ........................................ 86
Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones ......................................... 86
Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones .................................................... 89
Captulo 5 - Introduccin a la Elaboracin de Informes
Diseo bsico de informes ................................................................................... 94
Cmo disear un prototipo ................................................................................ 101
Conceptos en la elaboracin de informes .......................................................... 102
Ms all de los informes bsicos ........................................................................ 110
iii
MANOS A LA OBRA (Diseo y creacin de informes) .................. 110
Cmo seleccionar datos y comenzar a crear un informe ....................................110
Cmo agregar y vincular tablas mltiples ...........................................................113
Cmo insertar campos de base de datos ............................................................115
Cmo insertar campos especiales ......................................................................115
Cmo crear un campo de enunciado SQL .........................................................116
Cmo insertar objetos de texto ...........................................................................117
Cmo usar un campo de base de datos en un objeto de texto ............................118
Cmo insertar una imagen .................................................................................119
Cmo seleccionar, mover y ajustar de tamao un objeto ...................................119
Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones ......................121
Cmo ocultar partes del informe ........................................................................124
MANOS A LA OBRA (Finalizacin del informe) ........................... 126
Cmo insertar encabezados y pies de pgina ....................................................126
Cmo agregar un ttulo de pgina a su informe ..................................................127
Cmo agregar un resumen de informacin a su informe ....................................128
Captulo 6 - Impresin, Vista y Exportacin
Consideraciones de impresin ...........................................................................132
Soluciones a nivel de diseo para impresin y distribucin ...............................133
Lista de detalles para la distribucin de informes ...............................................142
Actualizacin de controladores de impresora ....................................................142
Distribucin del informe ....................................................................................143
Informes compilados .........................................................................................143
MANOS A LA OBRA (Distribucin del informe) ........................... 144
Cmo exportar informes ....................................................................................144
Cmo enviar un informe por fax ........................................................................150
MANOS A LA OBRA (Informes compilados) ................................. 150
Cmo compilar un informe ................................................................................150
Cmo distribuir un informe compilado ..............................................................151
Cmo usar un informe compilado ......................................................................152
MANOS A LA OBRA (Vista de informes con un
explorador web) ....................................................................... 154
Cmo ver un informe con un explorador web ....................................................154
iv
Captulo 7 - Tutorial - Lista de Clientes
Introduccin ...................................................................................................... 160
Comienzo .......................................................................................................... 161
Seleccin de registros ........................................................................................ 175
Agrupamiento y ordenamiento .......................................................................... 179
Finalizacin del informe .................................................................................... 183
Captulo 8 - Informes con Datos OLAP
Introduccin ................................................................................. 186
Utilizacin de datos OLAP ................................................................................ 186
Generacin de informes OLAP con Seagate Crystal Reports .............................. 187
Objetos de cuadrcula OLAP ............................................................................. 187
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP ................................ 188
Utilizacin de datos Hyperion Essbase (Mtodo de Codificacin) ...................... 189
Utilizacin de Informix MetaCube (Mtodo MetaCube SQL) ............................. 197
MANOS A LA OBRA (Generacin de informes con
datos OLAP) ............................................................................. 198
Cmo crear un informe OLAP usando el Objeto de Cuadrcula ......................... 198
Cmo crear un informe de MetaCube ................................................................ 205
Cmo aplicar un filtro a un informe de MetaCube ............................................. 206
Cmo crear un informe de MetaCube de tablas cruzadas .................................. 206
Cmo agregar un campo a un informe de MetaCube de tablas cruzadas ........... 207
Cmo girar campos en un informe de MetaCube de tablas cruzadas ................. 208
Cmo agregar una frmula a un informe de MetaCube ...................................... 208
Captulo 9 - Informes de Seccin Mltiple
Uso de secciones mltiples en los informes ....................................................... 210
MANOS A LA OBRA (Informes de seccion mltiple) .................... 211
Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban unos con otros ... 211
Cmo trabajar con objetos de texto ................................................................... 212
Cmo crear una carta modelo utilizando un objeto de texto ............................. 214
Cmo dar formato condicional a objetos ........................................................... 220
Cmo imprimir mensajes condicionales en carta modelo .................................. 221
Cmo alternar los colores de fondo para las lneas ............................................ 222
Cmo eliminar lneas en blanco ........................................................................ 223
Cmo agregar lneas en blanco condicionalmente ............................................. 224
v
Captulo 10 - Formato
Conceptos de formato ........................................................................................226
Formato absoluto ...............................................................................................227
Tipos de propiedades de formato .......................................................................227
Formato condicional ..........................................................................................229
MANOS A LA OBRA (Formato absoluto) ...................................... 231
Cmo agregar color, sombreado y bordes ..........................................................231
Cmo agregar o editar lneas y cuadros .............................................................232
Cmo cambiar mrgenes ...................................................................................234
Cmo agregar o eliminar espacios en blanco entre lneas ..................................235
Cmo establecer la orientacin de pgina y el tamao de papel ........................237
MANOS A LA OBRA (Formato condicional) ................................. 238
Cmo crear un pie de pgina que aparezca en todas las pginas
exceptuando la primera ................................................................................238
Cmo dar formato condicional a campos usando el Asistente de Resalte ...........239
Cmo usar el Asistente de Resalte ......................................................................240
Captulo 11 - Seleccin de Registros y Grupos
Seleccin de Registros .......................................................................................244
Seleccin de grupos ...........................................................................................248
Plantillas de frmulas de seleccin de registros ..................................................250
MANOS A LA OBRA (Seleccin de registros y grupos) ................. 256
Cmo configurar la seleccin de registros usando el Asistente de Seleccin ......256
Cmo configurar la seleccin de grupos usando el Asistente de Seleccin .........257
Cmo crear una frmula de seleccin de registros o de grupos ..........................258
Cmo usar plantillas de seleccin de registros o grupos .....................................259
Cmo seleccionar los grupos N Superiores o N Inferiores ..................................260
Captulo 12 - Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin
Introduccin al ordenamiento, agrupamiento y totalizacin ..............................264
Creacin grupos personalizados ........................................................................268
vi
MANOS A LA OBRA (Ordenamiento, Agrupamiento
y Totalizacin) ......................................................................... 271
Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo .............................................. 272
Cmo hacer un ordenamiento de campos mltiples .......................................... 274
Cmo agrupar datos .......................................................................................... 277
Cmo ordenar los registros dentro de grupos ..................................................... 279
Cmo resumir datos agrupados .......................................................................... 281
Cmo subtotalizar datos agrupados ................................................................... 283
Cmo ordenar basndose en valores de grupos resumidos ................................ 285
Cmo agregar otra columna y luego subtotalizar en ella .................................... 285
Cmo crear niveles mltiples de subtotales ....................................................... 290
Cmo agrupar basndose en la primera letra del nombre de la compaa ......... 293
Cmo agrupar datos en intervalos ...................................................................... 296
Cmo calcular un porcentaje del total general ................................................... 301
Cmo crear Encabezados de grupo .................................................................... 305
Captulo 13 - Frmulas para Principiantes
Qu son las frmulas? ...................................................................................... 312
Cmo se crean las frmulas: una introduccin al Editor de Frmulas ................. 317
Otras convenciones de frmulas ........................................................................ 325
Sintaxis de frmulas ........................................................................................... 328
Cmo se evalan las frmulas - Orden de precedencia ..................................... 330
MANOS A LA OBRA (Frmulas para Principiantes) ...................... 331
Cmo insertar frmulas en su informe ............................................................... 331
Cmo eliminar frmulas de su informe .............................................................. 333
Cmo copiar frmulas de la Ayuda en lnea ...................................................... 334
Cmo copiar frmulas de un informe a otro ...................................................... 335
Captulo 14 - Frmulas Avanzadas
Cmo crear frmulas If-Then-Else ...................................................................... 338
Cmo imprimir valores de Hora o Fecha/Hora condicionalmente ..................... 339
Cmo crear frmulas If-Then-Else multicondicionales ....................................... 340
Cmo dar formato a texto utilizando frmulas ................................................... 341
Cmo utilizar variables en las frmulas ............................................................. 341
Cmo declarar una variable ............................................................................... 345
Cmo asignar un valor a una variable ................................................................ 346
Cmo combinar una declaracin de variable y un enunciado de asignacin ..... 348
vii
Cmo declarar y asignar valores a variables mltiples .......................................348
Cmo asignar valores a las variables condicionalmente .....................................349
Cmo usar una matriz dentro de una frmula ....................................................349
Cmo usar un rango en una frmula ..................................................................352
Cmo usar el punto y coma en las frmulas .......................................................354
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de grupo .....................................354
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de registros ..................................356
Cmo depurar una frmula ................................................................................360
Captulo 15 - Totales Acumulados
Introduccin ......................................................................................................368
MANOS A LA OBRA (Totalizacin avanzada) .............................. 369
Cmo mantener totales acumulados en una lista ...............................................369
Cmo crear totales acumulados de grupos .........................................................371
Cmo crear un total acumulado condicional .....................................................372
Cmo crear un total acumulado en una relacin de vnculo de uno a varios .....374
Captulo 16 - Campos de Parmetro
Introduccin a los objetos de campos de parmetro ..........................................378
Campos de parmetro mltiples .........................................................................379
Consideraciones acerca de campos de parmetro ..............................................379
MANOS A LA OBRA (Campos de Parmetro) ............................... 380
Cmo crear un campo de parmetro ..................................................................381
Cmo establecer la seleccin de registros usando campos de parmetro ...........386
Cmo usar un campo de parmetro en una frmula ..........................................389
Cmo responder a pedidos del campo de parmetro .........................................390
Cmo dar formato condicional usando campos de parmetro ...........................392
Cmo establecer un ttulo de informe usando campos de parmetro .................394
Cmo establecer el criterio de ordenamiento usando campos de parmetro ......395
Captulo 17 - Elaboracin de Grficos
Introduccin a los grficos .................................................................................398
Eleccin de un tipo de grfico ............................................................................398
Dnde ubicar un grfico ....................................................................................402
Datos sobre los que puede graficar ....................................................................402
Antes de crear un grfico ...................................................................................403
viii
MANOS A LA OBRA (Generacin de Grficos) ............................ 403
Cmo graficar un campo de resumen o subtotal ................................................ 403
Cmo graficar un campo de detalles .................................................................. 404
Cmo graficar un campo de frmulas ................................................................ 405
Cmo graficar resmenes de tablas cruzadas ..................................................... 407
Cmo graficar en un cubo OLAP ....................................................................... 408
Como editar un grfico usando el Asistente de Grficos .................................... 408
Como editar grficos usando el PGEditor ........................................................... 409
Cmo cambiar el tamao y la posicin de un grfico ........................................ 409
Cmo cambiar el borde de un grfico ................................................................ 410
Cmo usar la propiedad de subyacer con grficos ............................................. 410
Cmo analizar un grfico .................................................................................. 411
Captulo 18 - Elaboracin de Mapas
Introduccin a la creacin de mapas ................................................................. 414
Eleccin de un mapa ......................................................................................... 414
Dnde ubicar un mapa ...................................................................................... 418
Ficha Anlisis .................................................................................................... 419
Datos a partir de los cuales puede crear un mapa .............................................. 419
Para ms informacin acerca de mapas ............................................................. 420
MANOS A LA OBRA (Elaboracin de mapas) ............................... 420
Cmo crear e insertar un mapa .......................................................................... 420
Cmo crear un mapa a partir de un grupo ......................................................... 421
Cmo crear un mapa a partir de un campo de detalle ....................................... 422
Cmo crear un mapa a partir de tablas cruzadas ............................................... 423
Cmo crear un mapa a partir de un cubo OLAP ................................................ 424
Cmo insertar un mapa en un subinforme ......................................................... 425
Cmo editar un mapa usando el Asistente de Mapas ......................................... 426
Cmo cambiar el tamao y la posicin de un mapa .......................................... 426
Cmo cambiar el borde de un mapa .................................................................. 427
Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas .......................................... 427
Cmo analizar un mapa .................................................................................... 428
Captulo 19 - OLE
Introduccin a los Objetos OLE ........................................................................ 432
Cmo insertar objetos OLE en su informe .......................................................... 434
Objetos vinculados y objetos incrustados .......................................................... 435
ix
Dinmica de los comandos del men OLE ........................................................436
OLE y el comando Imagen .................................................................................436
Consideraciones generales acerca de OLE ........................................................437
MANOS A LA OBRA (Objetos OLE) .............................................. 438
Cmo se presentan los objetos OLE en su informe .............................................438
Cmo usar OLE Tutorial de introduccion ...........................................................438
Cmo insertar un grfico o imagen como un objeto OLE ...................................442
Captulo 20 - Subinformes
Qu son los subinformes ....................................................................................446
Subinformes vinculados y no vinculados ...........................................................446
Cmo funciona el vinculamiento de subinformes ..............................................447
Vnculos de bases de datos versus subinformes en situaciones
de uno a varios ..........................................................................................449
MANOS A LA OBRA (Subinformes) .............................................. 449
Cmo insertar un subinforme .............................................................................450
Cmo hacer una vista previa del subinforme .....................................................451
Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal .........................452
Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar
la frmula de seleccin .................................................................................454
Cmo combinar informes no relacionados usando subinformes .........................455
Cmo usar subinformes con datos "no vinculables" ...........................................457
Cmo crear un subinforme a la orden ................................................................460
Cmo agregar ttulos a los subinformes ..............................................................461
Cmo mostrar los mismos datos de diferentes maneras en un solo informe ........462
Cmo guardar un subinforme como un informe principal ..................................463
Captulo 21 - Herramienta de Importacin de Documentos
La Herramienta de Importacin de Documentos ................................................466
MANOS A LA OBRA (Herramienta de Importacin
de Documentos) ....................................................................... 467
Cmo usar la Herramienta de Importacin de Documentos ...............................467
Cmo establecer el tamao de la fuente del informe ..........................................473
Cmo definir colores personalizados .................................................................474
Cmo especificar una frmula personalizada .....................................................475
x
Captulo 22 - Objetos de Tablas Cruzadas
Introduccin a las tablas cruzadas ..................................................................... 478
Componentes de las tablas cruzadas .................................................................. 483
MANOS A LA OBRA (Objetos de tablas cruzadas) ....................... 484
Cmo crear un objeto de tablas cruzadas .......................................................... 484
Cmo crear tablas cruzadas con filas y columnas mltiples ............................... 487
Cmo crear tablas cruzadas con mltiples campos resumidos ........................... 491
Cmo dar formato a tablas cruzadas .................................................................. 495
Captulo 23 - Crystal SQL Designer
Crystal SQL Designer ......................................................................................... 502
MANOS A LA OBRA (Consultas) .................................................. 504
Cmo usar una consulta SQL existente .............................................................. 504
Cmo crear una nueva consulta ........................................................................ 507
Cmo agregar tablas a una consulta .................................................................. 508
Cmo vincular tablas y especificar un tipo de unin .......................................... 509
Cmo agregar campos a la consulta .................................................................. 511
Cmo identificar valores nicos en una consulta ............................................... 512
Cmo resumir datos con funciones de agrupamiento ......................................... 513
Cmo ordenar registros de acuerdo a los valores del campo .............................. 514
Cmo especificar los registros que sern incluidos en una consulta ................... 515
Cmo seleccionar grupos para ser incluidos en una consulta ............................ 516
Cmo crear un enunciado SQL .......................................................................... 518
Cmo crear una consulta desde otra consulta de Crystal ................................... 520
Cmo seleccionar una consulta para un informe ............................................... 521
Captulo 24 - Diccionarios
Introduccin a diccionarios ............................................................................... 524
MANOS A LA OBRA (Diccionarios) .............................................. 526
Cmo crear un diccionario nuevo ..................................................................... 526
Cmo agregar un archivo de datos ................................................................... 527
Cmo abrir una fuente de datos SQL u ODBC .................................................. 529
Cmo vincular varias tablas .............................................................................. 530
Cmo seleccionar tablas y campos para usuarios ............................................. 531
Cmo agregar y crear frmulas ......................................................................... 533
xi
Cmo cambiar nombres a encabezados de campo, campos y frmulas ............535
Cmo mover campos o encabezados de campo dentro de una lista .................536
Cmo actualizar la ubicacin de una tabla de base de datos ............................536
Cmo agregar un nuevo encabezado de campo ...............................................537
Cmo agregar texto de Ayuda ...........................................................................538
Cmo agregar un grfico ...................................................................................539
Cmo crear datos de ejemplo para que los usuarios examinen .........................540
Cmo editar un existente ..................................................................................542
Cmo convertir un archivo de diccionario 4.x o 5.x ..........................................542
Cmo seleccionar un diccionario para un informe ............................................543
Captulo 25 - Manipulacin de Bases de Datos
Introduccin a las bases de datos .......................................................................546
Procesamiento del lado del servidor ..................................................................582
Reasignacin de campos de base de datos .........................................................585
Para mayor informacin .....................................................................................588
MANOS A LA OBRA (Trabajando con Bases de datos) ................. 588
Cmo abrir consultas de Access a travs de DAO ..............................................588
Cmo abrir consultas Access a travs de ODBC ................................................590
Cmo abrir consultas de parmetros Access ......................................................593
Cmo configurar una fuente de datos ODBC .....................................................596
Cmo verificar la configuracin de una fuente de datos ODBC .........................599
Cmo iniciar sesin en la fuente de datos ODBC ...............................................600
Cmo agregar una tabla de base de datos ODBC a un informe ..........................601
Cmo conectarse a un servidor MS SQL Server va ODBC .................................602
Cmo desconectar de una fuente de datos ODBC .............................................604
Cmo cambiar la fuente de datos ODBC accesible por un informe ....................604
Cmo seleccionar un procedimiento almacenado desde una base de datos
SQL y cambiar parmetros de procedimiento almacenado ...........................606
Cmo configurar un vnculo de A a B, A a C .....................................................610
Cmo editar una consulta SQL ..........................................................................611
Cmo usar una base de datos ACT! ...................................................................612
Cmo abrir el Registro de Eventos de NT ...........................................................613
Cmo activar el procesamiento del lado del servidor .........................................615
Cmo reasignar campos alterados ......................................................................616
Cmo reasignar campos de base de datos ..........................................................617
xii
Captulo 26 - Fuentes de Datos
Introduccin ...................................................................................................... 620
Cuatro tipos de datos ......................................................................................... 621
Archivos de base de datos de acceso directo ..................................................... 621
Fuentes de datos ODBC ..................................................................................... 639
Archivos de Crystal Query Designer .................................................................. 653
Archivos de Crystal Diccionaries ....................................................................... 655
Apendice A - Modelo de Procesamiento de Informes
Informes de pasada mltiple .............................................................................. 660
Apendice B - Apoyo Tcnico del Producto
Apoyo tcnico del producto .............................................................................. 666
Apoyo en el Web ............................................................................................... 666
Apoyo por correo electrnico ............................................................................ 667
Apoyo tcnico va fax ........................................................................................ 668
Apoyo tcnico ................................................................................................... 668
Knowledge Link ................................................................................................. 669
Registro del producto ......................................................................................... 670
Poltica de reemplazo del producto ................................................................... 671
Apendice C - Directorio Internacional de las Oficinas de
Seagate Software
Oficinas Centrales para Norte/Sur Amrica ........................................................ 674
EE.UU. y Amrica Latina ................................................................................... 675
Oficinas para Asia/Pacfico ................................................................................ 676
Oficinas para Europa, Medio Oriente y Africa ................................................... 678
Francia/Oficina Central del Sur de Europa ......................................................... 683
Oficina Regional de Sud Africa (Sud Africa y Africa Central) .............................. 685
Oficina Regional del Medio Oriente (MO y Africa del Norte) ............................ 686
Glosario
Indice
Bienvenido a Seagate Crystal Reports 1
Bienvenido a Seagate Crystal
Reports
Lo que usted encontrar en este captulo
Bienvenido, pgina 2
Dos clases de tutoriales de Manos a la Obra, pgina 2
Uso de los documentos de Seagate Crystal Reports, pgina 5
Funciones de la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports, pgina 6
Si necesita ms ayuda, pgina 9
2 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Bienvenido
Bienvenido a Seagate Crystal Reports, la herramienta de Windows ms
poderosa para elaborar informes, que usted puede obtener hoy en da.
G Si es un nuevo usuario del producto, usted va a comprender muy
pronto por que ms de un milln de usuarios alrededor del
mundo prefieren Seagate Crystal Reports para elaborar sus
informes.
G Si est actualizando a una nueva versin, le damos las gracias por
su voto de confianza. Puede estar seguro que se ha hecho todo el
esfuerzo posible para hacer de esta versin lo mejor hasta ahora,
ofrecindole considerables mejoras sobre las versiones anteriores.
Este manual ha sido diseado para adaptarse al modo de trabajo de los
usuarios, segn ellos mismos lo han reportado a Seagate Software. Se ha
hecho nfasis en hacer el trabajo de la manera ms fcil. Para evitar
cualquier confusin, se ha adoptado un estilo que muestra a medida que
se avanza, haciendo uso de ilustraciones para demostrar los
procedimientos.
Este manual contiene instrucciones para la mayora de las tareas tpicas
en materia de informes, as como tambin para algunas tareas que
involucran mayor sofisticacin. Tambin contiene una gran cantidad de
informacin conceptual para ayudarle a entender mejor las bases de
datos, los informes y el programa mismo.
Muchos temas en este manual tienen que ver con reas de inters general
tales como ubicar campos, editar sus informes u ordenar sus registros.
Otros temas tratan reas de inters ms especfico, como la creacin de
frmulas avanzadas y el acceso a diferentes tipos de datos.
En la mayora de los captulos, los temas de Manos a la Obra van de las
reas generales hacia las de inters ms especfico. Consulte Lo que usted
encontrar en este captulo (primera pgina de cada captulo) para
localizar rpidamente la informacin que necesita.
Dos clases de tutoriales de Manos a la Obra
Las secciones de Manos a la Obra de este manual contienen dos tipos de
tutoriales:
1. Tutoriales generales, y
2. Tutoriales de procedimientos.
Bienvenido a Seagate Crystal Reports 3
Tutoriales
generales
Los tutoriales generales presentan una vista general de un proceso. Son
diseados para que usted pueda comprender los conceptos que se
involucran y se hacen referencias relacionadas a los tutoriales de
procedimiento para instruirle paso a paso en cmo completar los
procedimientos en cada uno de ellos. Por ejemplo: un tutorial general
tpico podra tratar acerca de cmo poner tres informes sin ninguna
relacin entre ellos, en un solo informe. Uno de los pasos del proceso es
"Crear el primer subinforme". En el tutorial general no se da ningn
detalle acerca de cmo hacerlo; pero se incluye una referencia que indica
el tutorial de procedimientos que explica detalladamente cmo crear un
subinforme.
Tutoriales de
procedimiento
Los tutoriales de procedimiento demuestran procedimientos esenciales
que son realizados una y otra vez. Por ejemplo, aunque usted podra usar
subinformes en diferentes situaciones, los nicos dos procedimientos
detallados que necesita entender son:
1. cmo insertar un subinforme, y
2. cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal.
Cada uno de estos temas es explicado paso a paso usando tutoriales de
procedimiento.
Representacin de comandos, botones, teclas y controles en este
manual
Este manual usa las siguientes representaciones:
Comandos y
botones
Para poder ser reconocidos con facilidad, los nombres de los comandos y
de los botones ubicados en las barras de herramientas estndar y
suplementaria y en la barra de formato, se muestran en versalilla. Por
ejemplo: comando NUEVO, botn IMPRIMIR, etc.
Controles de los
cuadros de
dilogo
Botones, listas, casillas de verificacin y otros elementos de los cuadros de
dilogo se muestran en cursiva. Por ejemplo: casilla de verificacin
Suprimir, botn Aceptar, etc.
4 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Combinaciones
de teclas
Abreviaturas y combinaciones de teclas aparecen en la siguiente forma:
G Eliminar significa la tecla SUPR (ya sea la tecla SUPR, o la tecla SUPR
del teclado numrico).
G Entrar significa la tecla ENTRAR, RETORNO, CR, o la tecla ,
dependiendo de cual de estas teclas aparezca en su teclado.
G CTRL-Tecla, MAYUS-Tecla, y ALT-Tecla son ejemplos de la notacin
para las combinaciones de dos teclas. Presione la primera tecla en
la combinacin (CONTROL, MAYUS o ALT) y, al mismo tiempo,
presione la segunda tecla en la combinacin (designada como
Tecla al principio del prrafo). Por ejemplo: CTRL-C significa
presionar la tecla CONTROL y luego, sin soltarla, presionar la
tecla C (CTRL-C es el comando Copiar de Windows).
Otras
representaciones
G El texto encerrado en parntesis cuadrados (por ejemplo,
informacin) sirve para expandir o explicar la informacin que
precede.
G Tipo de computadoras indica informacin que usted debe
proporcionar usando el teclado de la computadora. Tambin se
usa para mostrar ejemplos de frmulas.
G Los nombres de los campos aparecen en el siguiente formato:
{archivo.CAMPO}
archivo representa el alias de la tabla de donde proviene el
campo.
CAMPO representa el nombre del campo en la tabla.
G Texto subrayado indica texto al cual usted debe poner especial
atencin.
G NOTAS: se usan para dar informacin adicional o especial acerca
del tema precedente.
G \WINDOWS\SYSTEM: se refiere al subdirectorio de Windows
llamado System en su computadora o en el servidor de la red. El
directorio predeterminado es C:\WINDOWS\SYSTEM en
Windows 3.1 y Windows 95, y C:\WINNT35\SYSTEM32 en
Windows NT 3.51 o versin ms avanzada. Este directorio podra
ser diferente en su sistema. Si no est seguro, contacte al
administrador de la red o consulte la documentacin de Windows.
G La lista de temas relacionados, apunta hacia otros temas en este
manual y en el sistema de Ayuda en lnea que tienen que ver con
procedimientos relacionados, uso adicional del mismo comando o
cuadro de dilogo, o mtodos alternativos para realizar la misma
tarea.
Bienvenido a Seagate Crystal Reports 5
G No todas las ilustraciones usadas en las secciones de Manos a la
Obra reflejan exactamente lo que usted ver en la pantalla.
Algunos de los informes de muestra han sido diseados
solamente para ilustrar conceptos, es decir, que no intentan
reflejar la apariencia de su informe final.
Algunos menes han sido acortados, quitando algunos
comandos que no tienen nada que ver con el tema de
discusin de ese momento.
Los datos de algunas listas han sido abreviados para enfocar la
atencin en los detalles especficos de inters.
En algunos casos, se ha usado una sola ilustracin de la
pantalla para mostrar los estados antes y despus de un
cuadro de dilogo, cuando dicha ilustracin puede hacerse sin
lugar a confusin.
G En las secciones de los tutoriales de Manos a la Obra, asegrese de
poner atencin al texto de las llamadas que acompaan a las
ilustraciones de la pantalla y los grficos. A menudo estas
llamadas son pasos necesarios para completar el tutorial y si usted
pasa por alto uno inadvertidamente, podra tener resultados
inesperados o incorrectos al final del ejercicio.
Uso de los documentos de Seagate Crystal Reports
Adems de la Gua del Usuario, el producto incluye un juego de
herramientas de aprendizaje (en lnea e impresas) para ayudarle en sus
comienzos con el programa y cuando necesite respuestas rpidas en su
trabajo cotidiano.
Independientemente de que usted sea un principiante o un experto, la
documentacin de Seagate Crystal Reports le provee un camino claro y
fcil hacia una mayor productividad. Para una descripcin completa de
las herramientas de aprendizaje y de los mtodos de aprendizaje que se
sugieren, vea Introduccin a Seagate Crystal Reports, pgina 29.
6 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Funciones de la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports
El sistema de Ayuda en lnea incluido con el programa est repleto de
valiosa informacin.
G Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports (CRW.HLP)
Este archivo de ayuda contiene toda la informacin incluida en la
Gua del Usuario de Seagate Crystal Reports, con nfasis en
ayudar al usuario a entender la interfaz, para lo cual provee
cientos de tutoriales acerca de cmo hacer tareas especficas.
G Ayuda en lnea de Crystal SQL Designer (CRQUERY.HLP)
La Ayuda en lnea Crystal SQL Designer le proporciona
informacin sobre una nueva herramienta para disear y ver en
vista previa, informes y consultas en cualquier explorador web
capacitado por java.
G Ayuda en lnea de Crystal SQL Designer (CRSQL.HLP)
La Ayuda en lnea de Crystal SQL Designer incluye toda la
informacin necesaria para poder crear y editar consultas SQL y
utilizarlas en la creacin de sus informes.
G Ayuda en lnea para programadores (DEVELOPR.HLP)
Descripcin de las funciones y estructuras, informacin
conceptual y muestras de cdigo para lo siguiente:
ActiveX
Crystal Report Engine Automation Server
Active Data Driver
NewEra
PEPlus
Report Designer Component
Report Engine API
Visual Basic API
VBX
VCL
Web Report Server
G Ayuda en lnea para Diccionario (DICTNRY.HLP)
Ayuda en lnea para Diccionario incluye toda la informacin que
usted necesita para crear, modificar y trabajar con diccionarios.
Bienvenido a Seagate Crystal Reports 7
G Ayuda en lnea de la herramienta de Importacin de
Documentos (CRDIT.HLP)
La Ayuda en lnea de la herramienta de Importacin de
Documentos incluye toda la informacin que necesita para
convertir informes de texto a Seagate Crystal Reports usando esta
herramienta.
G Ayuda en lnea de representacin de datos en mapas
(CRMAP.HLP)
La Ayuda en lnea de representacin de datos en mapas incluye
toda la informacin necesaria para ubicar complejos mapas
geogrficos en sus informes, con el fin de analizar mejor datos e
identificar tendencias.
G Ayuda en lnea para Lame (README.HLP)
La Ayuda en lnea Lame incluye temas tales como los siguientes:
Instalacin
Configuracin
Comienzo rpido
Directorio de oficinas mundiales
G Ayuda en lnea del Componente de Report Designer
(CRRDC.HLP)
Esta ayuda en lnea contiene una descripcin de todas las
funciones y estructuras, informacin conceptual y cdigo de
muestra para el Componente de Report Designer.
G Ayuda en lnea de Informes a primera vista (RPTGLANC.HLP)
La Ayuda en lnea de Informes a primera vista es un sistema de
ayuda en lnea completo para el programa Informes a primera
vista.
G Archivos requeridos para la Ayuda en lnea (RUNTIME.HLP)
Runtime Help incluye todos los archivos DLL y UFL distribuidos
con Seagate Crystal Reports, incluyendo:
el nombre exacto,
localizacin, y
descripcin.
G Ayuda en lnea del servidor Web Report (CRWEB.HLP)
La ayuda en lnea del servidor Web Report incluye toda la
informacin necesaria para configurar y ver informes a travs de un
intranet o extranet.
8 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
He aqu algunos ejemplos de lo que puede encontrar en estos archivos de
ayuda:
G Explicacin de los mensajes de error y de los errores del
compilador de frmulas. Busque en Mensajes de Error y
Advertencias del Compilador de Frmulas en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports.
G Informacin al tiempo de la ejecucin para que usted sepa cuales
archivos debe incluir cuando incluye Crystal Report Engine con su
programa. Vea Archivos Requeridos para Ejecucin en la Ayuda en
lnea.
G Sugerencias y trucos: docenas de valiosos consejos para trabajar
con Seagate Crystal Reports. Busque en Sugerencias y Trucos en la
Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
G Frmulas para estudio: una serie de frmulas complejas que muestran
el uso de las funciones de Seagate Crystal Reports, operadores y
lenguaje de formato para resolver muchos de los problemas que
presentan los informes en la vida real. Busque en Indice de Frmulas en
Accin en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
G Frmulas especializadas: una coleccin de frmulas enfocadas a
necesidades especficas de los informes. Busque en Frmulas
Especializadas en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
G Frmulas de muestra: un buen nmero de temas contienen
frmulas de muestra que pueden ser cortadas y pegadas
directamente en el Editor de Frmulas para ahorrarle tiempo en su
trabajo. Busque en Copiando Frmulas de la Ayuda en lnea en la
Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
G Funciones y operadores: una lista completa y detallada de las
funciones y operadores que usted puede usar en la creacin de
frmulas, incluyendo funciones financieras especializadas usadas
para disear nuestros informes de muestra. Busque en Funciones u
Operadores o busque funciones u operadores individuales por
nombre en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
G Documentacin completa de Report Engine API. Busque en
Funciones de Report Engine en la Ayuda en lnea para Programadores.
G Cdigo de muestra para hacer llamadas a Report Engine desde su
programa en C, Visual Basic o Delphi. Usando los comandos
Copiar (CTRL-C) y Pegar (CTRL-V) de Ayuda de Windows, usted
puede copiar este cdigo y pegarlo en forma de texto ASCII en
cualquier editor compatible con las funciones Copiar y Pegar de
Windows. Busque en Copiando cdigo desde la Ayuda en lnea en la
Ayuda en lnea para Programadores.
Bienvenido a Seagate Crystal Reports 9
G Documentacin completa de Report Engine Class Library, es una
C++ class library agregada a Microsoft Foundation Class Library. Use
esta definicin de clase en Report Engine Class Library para tener
acceso a Crystal Report Engine desde su programa en C++. Busque
en Indice de Class Library en la Ayuda en lnea para Programadores.
G Documentacin completa de Crystal Custom Control, Crystal ActiveX
Control y Crystal VCL que usted puede usar cuando trabaje en
cualquier plataforma de programacin compatible con esta tecnologa.
Busque en The Crystal Custom Control, The Crystal ActiveX Control, o
The Crystal VCL en la Ayuda en lnea para Programadores.
G Fallas de los programas de muestra incluidas con el programa. Busque
en Programas de Muestra en la Ayuda en lnea para Programadores.
La Ayuda en lnea es una fuente de informacin que puede hacer la tarea
de crear informes ms productiva y agradable. Un amplio sistema de
ndices y cientos de trminos de bsqueda para darle a usted una
variedad de formas para encontrar la ayuda que necesita, directamente
desde su computadora. Una vez que haya visto lo que contiene el sistema
de ayuda, por seguro lo va a utilizar muy a menudo.
Si necesita ms
ayuda
SITIO WEB
http://www.seagatesoftware.com
CORREO ELECTRONICO
Direccin de correo electrnico: support@webacd.seagatesoftware.com
Enve primero una carta en blanco para obtener una plantilla de apoyo y
siga las instrucciones, o use su explorador web para hacer sus preguntas en:
http://webacd.seagatesoftware.com
SERVICIO DE NOTIFICACION POR CORREO ELECTRONICO
http://maillist.seagatesoftware.com/subscribe.asp
AYUDA POR FAX
(604) 681-7163
AYUDA POR TELEFONO
(604) 669-8379
Para mayor informacin acerca de estos servicios, por favor vea Apoyo
Tcnico del Producto, pgina 665.
10 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Instalacin e Introduccin Breve 11
1 Instalacin e Introduccin Breve
Lo que usted encontrar en este captulo
Requisitos de instalacin, pgina 12
Instalacin de Seagate Crystal Reports, pgina 12
Instalacin en una estacin de trabajo de la red, pgina 13
Actualizacin de una versin anterior, pgina 13
Introduccin Breve, pgina 14
12 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Requisitos de instalacin
Crystal Report Designer tiene los siguientes requisitos de instalacin:
G Microsoft Windows 95 , Windows 98 o Windows NT 3.51 o
avanzado
G RAM mnimo: 8 MB (16 MB para Windows NT)
G RAM recomendado: 20 MB (32 MB para Windows NT)
G Espacio mnimo requerido en el disco duro: 21 MB
G Espacio mximo requerido en el disco duro:
90 MB para la Edicin Estndar
148 MB para la Edicin Profesional
El programa podra funcionar incorrectamente si su sistema no llena
estos requisitos.
Instalacin de Seagate Crystal Reports
Windows 95,
Windows 98 o
NT 4.0
1 Elija EJECUTAR del men.
2 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Ejecutar, escriba:
x:\setup
x representa la letra de la unidad apropiada.
Por ejemplo, si su CD est en la unidad d:, escriba:
d:\setup
3 Haga clic en el botn Aceptar o presione Entrar para activar el
programa de instalacin. El cuadro de dilogo Instalacin aparecer
en la pantalla.
4 Siga las direcciones en la pantalla para configurar el programa.
Durante el proceso de instalacin, puede elegir instalacin Tpica o
Personalizada.
G Si selecciona Tpica, todos los archivos del programa sern
instalados en su disco duro.
G Si selecciona Personalizada, tendr la oportunidad de elegir cuales
archivos del programa sern instalados en su disco duro.
Instalacin e Introduccin Breve 13
Instalacin en una estacin de trabajo de la red
Para ejecutar Seagate Crystal Reports desde un servidor, usted necesitar
instalarlo en el servidor y despus ejecutar un programa de inicio de
estacin de trabajo en cada estacin de trabajo que va a ejecutar Seagate
Crystal Reports.
El programa de instalacin de la estacin de trabajo se instala en el
directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports en
la unidad de entorno de red.
Para instalacin en el servidor:
1 Elija Instalacin personalizada.
2 Cuando aparece el cuadro de dilogo Opciones de instalacin
personalizada, verifique si est activada la opcin Instalacin
personalizada.
Para configurar una estacin de trabajo:
1 En el Administrador de programas, elija EJECUTAR en el men
Archivo (Windows 3.x o NT 3.51), o elija EJECUTAR en el men Inicio
(Windows 95 y 98 o NT 4.0).
Entonces aparece el cuadro de dilogo Ejecutar.
2 En el cuadro de dilogo Ejecutar, resalte la unidad de entorno y el
directorio donde reside el programa de instalacin de la estacin de
trabajo y ejecute el programa SETUP.EXE.
3 Siga las instrucciones en la pantalla para configurar su estacin de
trabajo.
Actualizacin de una versin anterior
Si est actualizando una versin anterior (4.5, 5.0, Crystal Report for
Visual Basic, etc.), la rutina de instalacin toma los pasos necesarios para
asegurar que no habr conflicto entre las diferentes versiones del
programa trabajando en la misma mquina. Cuando el programa de
configuracin encuentra una versin anterior de Crystal Report Designer
en su sistema, hace lo siguiente:
G instala el programa en el directorio que usted especifica,
G instala la nueva versin de CRPE.DLL en el directorio
\WINDOWS\SYSTEM,
14 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
G cambia las extensiones DLL en el directorio
WINDOWS\CRYSTAL (instaladas por versiones anteriores) por
extensiones *.OLD. Si, por alguna razn, usted necesita usar las
versiones anteriores de los archivos modificados, lo nico que
tiene que hacer es nombrarlos nuevamente con su extensin *.DLL
original,
G instala en los directorios WINDOWS\CRYSTAL y
WINDOWS\SYSTEM los archivos P2*.DLL y U2*.DLL, al igual
que otros archivos DLL requeridos por el programa y cambia sus
extensiones *.DLL a *.OLD,
G por ltimo, instala al directorio WINDOWS\SYSTEM, archivos
DLL comunes a otros programas tales como CTL3DV2.DLL o
WBTRCALL.DLL.
Este procedimiento de actualizacin hace innecesario cualquier cambio
en al archivo AUTOEXEC.BAT de su mquina.
Introduccin Breve
Si usted es un usuario de Windows con experiencia y quiere ir
directamente al programa, siga los siguientes pasos para preparar un
informe por primera vez.
NOTA: Si no tiene experiencia usando Windows, por favor refirase a
Introduccin a Seagate Crystal Reports, pgina 29.
1 En Windows 3.1 y NT 3.51, comience el programa haciendo doble
clic en el icono del Administrador de Programa de Seagate Crystal
Reports.
G En Windows 95, Windows 98 y NT 4.0, haga clic en Inicio, y luego
seleccione Seagate Crystal Reports de la carpeta de programas de
Seagate Crystal Reports.
2 Haga clic en el botn NUEVO de la barra de herramientas estandar.
La Galera de informes aparecer en su pantalla.
3 Para hacer el informe:
G seleccione uno de los ocho Asistentes,
G haga clic en Otro informe para usar una plantilla, o
G haga clic en Personalizado para hacer un informe personalizado. La
Galera de informes se expandir y usted podr seleccionar el Tipo
de informe y Tipo de datos para un informe personalizado.
Instalacin e Introduccin Breve 15
4 Si elige Personalizado y selecciona:
G Archivo de Datos, el cuadro de dilogo Elegir Archivo de Base de
Datos aparecer en su pantalla. Resalte la primera base de datos
que quiere usar para su informe.
G SQL/ODBC, el cuadro de dilogo Conectar al Servidor aparecer
en su pantalla. Resalte la fuente de datos que quiere usar; luego,
cuando aparezca el cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL, resalte la
primera tabla que quiere usar.
G Dictionary, el cuadro de dilogo Abrir Archivo aparecer en su
pantalla. Resalte el diccionario que quiere usar para su informe.
La ficha Diseo aparecer con las siguientes reas: Encabezado del
informe, Encabezado de Pgina, Detalles, Pie de pgina, Pie del
Informe. Usted crea su informe insertando y editando informacin en
cada una de las reas mencionadas.
NOTA: Si quiere usar en su informe tablas adicionales de la base de datos
y quiere que coincidan registro a registro, haga clic en el botn
ASISTENTE DE VNCULOS de la barra de herramientas suplementaria, luego
seleccione la(s) tabla(s) y establezca los vnculos cuando aparezca el
Asistente de Vnculo Visual. Busque en Asistente de Vnculo Visual en la
Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
5 Cada una de las reas predeterminadas del informe contiene solo
una seccin. Si quiere agregar secciones adicionales, haga clic en el
botn ASISTENTE DE SECCIONES de la barra de herramientas estndar
y agregue las secciones que quiera usando el Asistente de Secciones.
Una vez que ha agregado secciones a un rea, puede combinarlas,
moverlas o eliminarlas en el Asistente de Secciones. Vea Cmo agregar,
eliminar y mover lneas gua, pgina 78.
6 Si quiere activar (o desactivar) la cuadrcula alternativamente, elija el
comando OPCIONES en el men Archivo y haga sus cambios en el
cuadro de dilogo Opciones cuando ste aparezca. Vea Cmo activar o
desactivar la cuadrcula, pgina 83.
7 Si est trabajando con la cuadrcula desactivada y quiere usar ajuste a
lneas gua para ubicar objetos, haga clic en la regla superior o
izquierda a la altura de donde quiere que aparezca la lnea gua.
G Arrastre un campo hacia la lnea gua hasta que sta se ajuste a la
lnea en cuestin.
G Arrastre la flecha (de la lnea gua) para mover la correspondiente
lnea gua (y cualquier objeto que est ajustado a ella).
G Arrastre la flecha (de la lnea gua) ms all de la regla para quitar
la lnea gua. Vea Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina
78 y Cmo mover y ubicar objetos usando las lneas gua, pgina 80.
16 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
8 Si el cuadro de dilogo Insertar Campos no est visible, haga clic en
el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas estndar. El
cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha Base de
datos activada. Este cuadro de dilogo muestra una lista de todos los
campos en la(s) tabla(s) de la base de datos activa. Para agilizar la
entrada mltiple de datos, el cuadro permanece en la pantalla hasta
que usted haga clic en el botn Cerrar. Puede mover el cuadro de
dilogo hacia una nueva posicin o reajustarlo a su antojo. Vea Cmo
insertar campos de base de datos, pgina 115.
9 Seleccione el (los) campo(s) que quiere que aparezcan en el informe.
Puede seleccionarlos y ponerlos uno a la vez, o puede usar la
combinacin MAYUS-clic para seleccionar varios campos contiguos, o
tambin, la combinacin CTRL-clic para seleccionar campos de la lista
en forma aleatoria. Ya que las funciones para arrastrar y colocar estn
activas, puede poner los campos en la seccin Detalles, exactamente
donde quiere que aparezcan.
10 Si pone varios campos, stos aparecern uno al lado del otro en el
cuadro de dilogo Insertar Campos. El programa marca la posicin
de cada campo con un marco rectangular. Los caracteres en el marco
indican si el campo es textual (xxx), numrico (555), moneda
($555), fecha (31/12/99), hora (00:00:00), fecha y hora (31/12/99
00:00:00), o booleano (T/F).
NOTA: Usted puede ver los nombres de los campos y sus tipos de datos,
activando la casilla de verificacin Mostrar Nombre de Campos en el
cuadro de dilogo Opciones (ficha Esquema). Busque en Configurando
Seagate Crystal Reports en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
NOTA: El programa pone automticamente los ttulos de los campos en
la seccin Encabezado de Pgina, a menos que usted haya desactivado la
casilla de verificacin Insertar Detalles de Ttulos de Campos que aparece en
el cuadro de dilogo Opciones (ficha Esquema). Busque en Configurando
Seagate Crystal Reports en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
NOTA: Si agrega a su informe secciones de Detalles adicionales, por
favor tome en cuenta que slo los ttulos de los campos de la seccin
Detalles A (los originales) son puestos en la seccin Encabezado de
Pgina de su informe.
Instalacin e Introduccin Breve 17
11 Despus que haya ubicado objetos en su informe, podra surgir la
necesidad de ajustar las secciones del informe de alguna manera.
Puede hacerlo usando el men contextual que aparece cuando hace
clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada a la
izquierda de la seccin de la regla.
G Si quiere expandir la seccin para acomodar una lnea adicional,
use el comando INSERTAR LNEA.
G Si quiere que el programa alinee los objetos en la seccin
automtica y horizontalmente, elija el comando ARREGLAR LNEAS.
G Si quiere reducir el tamao de la seccin para eliminar espacios en
blanco innecesarios encima y debajo de los objetos, elija el
comando AJUSTAR SECCIN. Vea Cmo agregar o eliminar espacios en
blanco entre lneas, pgina 235.
12 Para crear un ttulo de informe, debe primero proporcionar el ttulo
en el cuadro de dalogo Propiedades del documento. Elija el
comando RESUMEN DE INFORMACIN, del men Archivo. Proporcione
el ttulo en el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo
Propiedades del Documento. Haga clic en Aceptar.
13 Elija el comando CAMPO ESPECIAL del men Insertar.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar Campos con la ficha Otros
activa.
14 Seleccione el campo Ttulo del informe y haga clic en el botn
Insertar.
15 Cuando mueva el cursor sobre el informe, aparecer un marco
rectangular de ubicacin. Haga clic una vez en la seccin Encabezado
del informe (EI) para ubicar el ttulo del informe en esa seccin. El
campo del ttulo contendr el texto usted que escribi en el cuadro de
texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Vea
Cmo agregar un ttulo de pgina a su informe, pgina 127.
16 Para ver cmo se ver su trabajo cuando se imprima, haga clic en el
botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas estndar.
Para acelerar el tiempo de procesamiento al momento de componer
su informe, puede ver una vista previa usando solamente una
pequea parte de los datos disponibles. Para hacer esto, elija el
comando VISTA PREVIA DE MUESTRA del men Archivo | Imprimir.
Vea Ficha Vista previa, pgina 67.
En cualquier caso, el programa muestra la ficha Vista previa. Si
quiere, puede afinar su informe en la ficha Vista previa y, al mismo
tiempo, ver los resultados como apareceran actualizados en el
informe. Tambin puede cerrar la ficha Vista previa y continuar
trabajando en su informe en la ficha Diseo.
18 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
17 Si usted quiere:
G editar un campo,
G cambiar la ubicacin o el ancho de un campo, o
G insertar un subtotal o total general,
haga clic en el campo para seleccionarlo. Aparecern controladores
arriba, abajo y a los lados de cada campo seleccionado.
G Para cambiar la ubicacin del campo (o los campos), arrastre el
marco de ubicacin del campo a su nueva posicin usando su
mouse.
G Para cambiar el ancho de un campo, arrastre el controlador de la
derecha o de la izquierda usando su mouse.
G Para editar la fuente, el alineamiento dentro del campo, nmero,
moneda, fecha, borde, color, sangra, o para resumir el campo,
haga clic en el campo con el botn derecho del mouse. Aparecer
un men contextual con una lista de comandos para formatear y
resumir el campo.
NOTA: Si quiere aplicar el formato slo bajo ciertas condiciones, haga
clic en el botn Frmula Condicional en el Editor de Formato y haga una
frmula que defina esas condiciones. Vea Formato condicional, pgina 229.
NOTA: Algunas de las fuentes y de las opciones de formato estn
disponibles en la barra de formato. Vea Barra de herramientas de Anlisis,
pgina 55, para mayor informacin acerca de las opciones disponibles.
18 Si quiere crear una frmula para hacer clculos o comparacin de
datos, haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de
herramientas estndar. Cuando aparezca el cuadro de dilogo
Insertar Campos, haga clic en la ficha Frmula para activar la
correspondiente pgina.
19 Haga clic en el botn Nuevo.
El cuadro de dilogo Nombre de la Frmula aparecer en su pantalla.
20 Proporcione el nombre de la frmula y haga clic en Aceptar.
El Editor de Frmulas aparecer en su pantalla.
21 Escriba la frmula en el Editor de Frmulas. Haga entrada de
campos, operadores y funciones seleccionndolos de sus respectivas
listas de desplazamiento o simplemente escrbalas. Puede verificar la
sintaxis de sus frmulas haciendo clic en el botn Verificar.
22 Cuando termine la edicin haga clic en el botn Aceptar para regresar
al cuadro de dilogo Insertar Campos. Haga clic en el botn Insertar
para ubicar la frmula tal como lo hara con un campo de una base
Instalacin e Introduccin Breve 19
de datos. Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311 y Frmulas
Avanzadas, pgina 337 o busque en Funciones y Operadores y Variables
en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
23 Para insertar un subinforme (un informe dentro de otro informe),
haga clic en el botn INSERTAR SUBINFORME de la barra de
herramientas estndar y elija un informe existente para importarlo
como subinforme o use el Asistente de creacin de informes para crear
un nuevo subinforme. Vea Cmo insertar un subinforme, pgina 450.
G Si quiere que los registros de su subinforme coincidan con los
registros de su informe principal, haga clic en la etiqueta Vincular
del cuadro de dilogo Insertar Subinforme y especifique el vnculo
en el cuadro de dilogo Vnculos de Subinforme cuando ste
aparezca. Vea Cmo vincular un subinforme a los datos del informe
principal, pgina 452.
24 Para insertar tablas cruzadas en su informe, haga clic en el botn
INSERTAR TABLAS CRUZADAS de la barra de herramientas
suplementaria y cuando aparezca el cuadro de dilogo de Tablas
Cruzadas, establezca el tipo de relaciones cruzadas necesarias para
construir su informe de tablas cruzadas. Vea Objetos de Tablas
Cruzadas, pgina 477.
25 Para crear un campo de parmetro (un campo al cual usted debe
proporcionar un valor cada vez que recupera datos del informe),
haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas
estndar luego cuando aparezca el cuadro de dilogo Insertar
Campos haga clic en la ficha Parmetros. Haga clic en el botn Nuevo
para configurar un campo de parmetros. Una vez creado, puede
insertar el campo de parmetro en su informe tal como lo hara con
un campo de una base de datos o seleccinelo de la lista Campos en el
Editor de Frmulas.
Puede usar campos de parmetro en su informe (como ttulos o
etiquetas), en frmulas de seleccin (como criterio de seleccin), y en
frmulas (para distintos propsitos, incluso, especificar el
ordenamiento de los campos). Vea Campos de Parmetro, pgina 377.
26 Para agregar un grfico, haga clic en el botn INSERTAR GRFICO de la
barra de herramientas estndar. Vea Elaboracin de Grficos, pgina
397.
27 Para insertar una hoja de clculo, una imagen u otro objeto OLE que
pueda editar desde Seagate Crystal Reports usando las herramientas
del programa original del objeto, elija el comando OBJETO del men
Insertar. Vea OLE, pgina 431 y Cmo insertar un grfico o imagen como
un objeto OLE, pgina 442.
20 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
28 Para cambiar la direccin de ordenamiento de los registros
(ascendente/descendente), haga clic en el botn ORDENAR de la barra
de herramientas estndar. El cuadro de dilogo Orden de Registros
aparecer en la pantalla. Seleccione el (los) campo(s) que quiere
utilizar para ordenar los datos del informe y la direccin del
ordenamiento. Vea Cmo hacer un ordenamiento de campos mltiples,
pgina 274.
29 Si quiere limitar su informe de acuerdo a registros especficos (por
ejemplo, los registros de los clientes de California que tienen
compras acumuladas mayores de $10,100), haga clic en el primer
campo en el cual quiere basar su seleccin y luego haga clic en el
botn SELECCIONAR REGISTROS de la barra de herramientas estndar.
Cuando aparezca Asistente de Seleccin, especifique su criterio de
seleccin de registros.
30 Para imprimir su informe, haga clic en el botn IMPRIMIR de la barra
de herramientas estndar.
Eso es todo! As de fcil es elaborar un informe. Para practicar conceptos
introducidos en esta introduccin rpida, proceda al Tutorial - Lista de
Clientes, pgina 159.
Qu Hay de Nuevo 21
2 Qu Hay de Nuevo
Lo que usted encontrar en este captulo...
El nuevo Crystal SQL Designer provee ms versatilidad y rapidez, pgina 22
Crystal Report Designer Component, pgina 22
El Asistente de Mapas ayuda a identificar tendencias, pgina 22
Mayor versatilidad en la elaboracin de informes de tablas cruzadas, pgina 23
Capacidad de diagramacin mejorada para facilitarle el anlisis de los datos,
pgina 23
Totales acumulados: un campo es todo lo que necesita, pgina 24
La Herramienta de Importacin de Documentos convierte informes de texto
antiguos, pgina 24
Insertar enunciados SQL directamente agiliza la creacin de informes, pgina 25
El Asistente de Resalte permite formatear ms fcilmente y con mayor eficiencia,
pgina 25
La asignacin de campos permite mayor control de la base de datos, pgina 26
El Editor de Frmulas mejorado hace fcil la creacin de frmulas, pgina 26
Capacidad de exportacin mejorada, pgina 26
Los nuevos y mejores campos de parmetro proveen mayor flexibilidad, pgina 27
Los subinformes a la orden incrementan la organizacin de informes, pgina 27
22 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El nuevo Crystal SQL Designer provee ms versatilidad y rapidez
Con una interfaz fcil de usar y un diseo al estilo del Web, el nuevo
Crystal SQL Designer de Seagate Crystal Reports le permite disear
informes ad hoc rpidamente. SQL Designer le ofrece las capacidades
bsicas de formato y diagramacin de Seagate Crystal Reports, sin
agobiarle con las funciones ms avanzadas. Adems, las herramientas
usan la tecnologa de pginas en demanda. Ahora puede crear informes
ad hoc rpida y fcilmente, dejando que el programa haga la mayor parte
por usted. Usted no necesita ningn "plug-ins" para su instalacin o
mantenimiento. Para mayor informacin, vea la ayuda en lnea de Crystal
SQL Designer (CRQUERY.HLP).
Crystal Report Designer Component
Seagate Crystal Reports incluye ahora Crystal Report Designer
Component, el cual es un poderoso control ActiveX para diseo en el
entorno de Visual Basic. Report Designer Component le permite disear
informes usando todas las funciones avanzadas de elaboracin de
informes de Seagate Crystal Reports dentro del entorno de desarrollo de
Visual Basic. Tambin le provee un modelo de objeto completo, que le
permite disear interfaces personalizadas para entrada de datos que
controlan los datos del informe. Para mayor informacin, vea la ayuda en
lnea de Report Designer Component (CRRDC.HLP).
El Asistente de Mapas ayuda a identificar tendencias
Esta versin de Seagate Crystal Reports provee un Asistente de Mapas que
le permite insertar mapas en sus informes. Un mapa es una herramienta de
anlisis poderosa. Usted puede elaborar mapas a partir de campos de
resumen, de subtotales y de tablas cruzadas, y luego traspasar en el mapa
para ver conjuntos organizados de datos (tal como ventas por estado).
Seagate Crystal Reports provee cuatro esquemas de mapas y cinco tipos de
mapas. El programa tambin ofrece una nueva vista llamada Ficha
Anlisis, la cual le permite establecer las propiedades de una instancia
particular de un mapa, independientemente del resto del informe. Esta
nueva capacidad de representacin en mapas hace ms fcil que nunca la
identificacin de tendencias en los datos. Para mayor informacin acerca
del Asistente de Mapas, vea Elaboracin de Mapas, pgina 413.
Qu Hay de Nuevo 23
Capacidad de diagramacin mejorada para facilitarle el anlisis
de los datos
El Asistente de Grficos es ahora ms verstil, ofrecindole una gran
flexibilidad de diagramacin con 11 tipos de grficos y 47 plantillas
(adems de un editor para crear grficos personalizados). Ahora usted
puede crear grficos de burbuja, grficos de radar y grficos de
dispersin XYZ, entre otros. El programa tambin ofrece una nueva vista
llamada Ficha Anlisis, la cual le permite asignar las propiedades de una
instancia particular de un grfico, independientemente del resto del
informe. Esta nueva capacidad de generacin de grficos hace ms fcil
que nunca la organizacin y el anlisis de datos. Para mayor informacin
acerca del Asistente de Grficos, vea Elaboracin de Grficos, pgina 397.
Mayor versatilidad en la elaboracin de informes de tablas
cruzadas
En esta versin se han agregado muchas opciones avanzadas para la
creacin de tablas cruzadas. Con dichas opciones usted puede:
G Suprimir filas o columnas vacas,
G Suprimir subtotales y totales generales,
G Dividir tablas cruzadas a lo ancho entre saltos de pgina y repetir
los rtulos de las filas,
G Especificar diferentes colores de fondo para filas y columnas de
totales generales,
G Formatear condicionalmente el contenido de celdas individuales
de tablas cruzadas,
G Especificar el orden de agrupacin de filas y columnas.
Para mayor informacin acerca de las opciones avanzadas de tablas
cruzadas, vea Objetos de Tablas Cruzadas, pgina 477.
24 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Procesamiento del lado del servidor ahorra tiempo y memoria
Ahora usted puede determinar que el programa ejecute el agrupamiento
en el servidor en lugar de su computadora. En este caso, Seagate Crystal
Reports mueve el procesamiento del informe hacia el servidor tanto como
sea posible. Entre los beneficios de esta funcin se pueden citar:
G menos tiempo de conexin con el servidor,
G menos necesidad de memoria para procesar el informe en su
computadora, y
G menos tiempo de transferencia del servidor hacia el cliente.
En otras palabras, el procesamiento del lado del servidor es la nueva
funcin para la rpida y eficiente elaboracin de informes. Para mayor
informacin, vea Procesamiento del lado del servidor, pgina 582.
Totales acumulados: un campo es todo lo que necesita
Usted ya no necesita lidiar con frmulas complicadas para totales
acumulados. Seagate Crystal Reports le presenta un cuadro de dilogo
fcil de usar para crear totales acumulados rpidamente. El programa se
har cargo de todas las frmulas; todo lo que usted necesita hacer es
decirle sobre cul campo quiere totalizar, cundo hacerlo y cundo
restablecer. Luego, simplemente ubique el total acumulado en su informe
y estar listo para continuar. Para mayor informacin sobre el tema, vea
Totales Acumulados, pgina 367.
La Herramienta de Importacin de Documentos convierte
informes de texto antiguos
Alguna vez ha deseado usar el potencial de formato y agrupacin de
Seagate Crystal Reports en informes de texto antiguos? Ahora ya puede
hacerlo. Con la herramienta de Importacin de documentos, Seagate
Crystal Reports le ofrece una nueva y eficiente funcin para la
elaboracin de informes. Con slo resaltar las diferentes secciones de un
informe y luego compilarlo, usted puede convertir fcilmente un informe
de texto ASCII al formato de Seagate Crystal Reports.
Qu Hay de Nuevo 25
Con esta nueva herramienta usted puede:
G convertir informes antiguos de texto ASCII al formato de Seagate
Crystal Reports,
G asignar los campos del informe a la base de datos original, y
G generar el informe cuando quiera, desde Seagate Crystal Reports.
De esta forma, ahora puede usar Seagate Crystal Reports para todas sus
necesidades en materia de elaboracin de informes. Para mayor
informacin, vea Herramienta de Importacin de Documentos, pgina 465.
Insertar enunciados SQL directamente agiliza la creacin de
informes
Los enunciados SQL son medios para solicitar datos especficos de una
base de datos. Estas solicitudes se escriben en Structured Query Language
(SQL). Seagate Crystal Reports le permite introducir enunciados SQL
directamente en el cuadro de dilogo Insertar Campos. Desde all, el
programa provee un editor muy parecido al Editor de Frmulas,
permitindole crear nuevos enunciados SQL rpida y fcilmente. As,
usted podr insertar los enunciados en el informe de la misma manera que
inserta campos de base de datos. Para mayor informacin del tema, vea
Cmo crear un campo de enunciado SQL, pgina 116.
El Asistente de Resalte permite formatear ms fcilmente y con
mayor eficiencia
Con el Asistente de Resalte, Seagate Crystal Reports ofrece una funcin
de seleccin verstil con la cual usted puede aplicar formato condicional
a campos numricos y de moneda. Desde un cuadro de dilogo, se puede
aplicar:
G color de la fuente,
G color de fondo, y
G estilo de borde.
Tambin puede especificar varios conjuntos de especificaciones de
formato, cada uno dependiente de una condicin diferente. Para mayor
informacin, vea Cmo usar el Asistente de Resalte, pgina 240.
26 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
La asignacin de campos permite mayor control de la base de
datos
Seagate Crystal Reports provee un cuadro de dilogo para asignar
campos alterados en una base de datos. Si la base de datos es editada o
cambiada y se producen errores en el informe, usted ya no necesita
eliminar y reponer los campos afectados. Ahora puede reasignarlos. Esto
le permite reparar sus informes y tenerlos listos en corto tiempo.
El programa generar automticamente el cuadro de dilogo Asignar Campos
cuando usted lo necesita. Para mayor informacin acerca de la asignacin de
campos alterados, vea Manipulacin de Bases de Datos, pgina 545.
El Editor de Frmulas mejorado hace fcil la creacin de frmulas
El Editor de Frmulas ha sido actualizado para incluir funciones
avanzadas, incluyendo marcadores (los cuales permiten navegar a travs
de frmulas largas), bsqueda y reemplazo (tambin muy til en
frmulas largas) y la capacidad de editar ms de una frmula antes de
cerrar el editor. Adems, usted puede reorganizar los elementos del
Editor de Frmulas para lograr mayor rendimiento en su trabajo. En
pocas palabras, el Editor de Frmulas tiene una nueva presentacin, que
le permite mayor rapidez en la manipulacin de frmulas. Para mayor
informacin, vea Cmo se crean las frmulas: una introduccin al Editor de
Frmulas, pgina 317.
Capacidad de exportacin mejorada
Esta versin de Seagate Crystal Reports le permite exportar informes a
otros programas, tal como MS Word y MS Excel. Cuando se exporta un
informe a otro programa, Seagate Crystal Reports guarda el informe como
un archivo temporal para abrirlo automticamente en el programa
apropiado. Esta nueva funcin extiende las capacidades de elaboracin de
informes. Para mayor informacin, vea Cmo exportar informes, pgina 144.
Qu Hay de Nuevo 27
Los nuevos y mejores campos de parmetro proveen mayor
flexibilidad
Seagate Crystal Reports incluye nuevas caractersticas de funcionamiento
que le permiten crear campos de parmetro an ms verstiles que antes.
El uso de mltiples valores predeterminados por parte del programa, le
ofrecen a usted un amplio rango de opciones cuando introduce valores de
parmetro. Con limitacin de rangos, puede especificar el rango mnimo
y mximo para los valores de parmetro. Usando mscaras de edicin,
usted puede limitar los valores introducidos a un conjunto dado de
caracteres. Para mayor informacin, vea Campos de Parmetro, pgina 377.
Los subinformes a la orden incrementan la organizacin de
informes
Ahora Seagate Crystal Reports le permite crear subinformes a la orden,
donde los datos de los subinformes permanecen ocultos hasta que el
usuario los solicita. El subinforme es representado en el informe por un
marco de objeto, pero los datos reales permanecen ocultos hasta que el
usuario utiliza la funcin de traspaso en el marco. De esta manera, el
usuario no se ve recargado con datos extraos o innecesarios y puede
elegir cundo y si quiere traspasar y ver el subinforme. Esta funcin
puede ser especialmente til si usted quiere incluir varios subinformes en
el informe principal, pero no desea que se muestren todos los datos al
mismo tiempo. En este caso, puede especificar que los subinformes estn
a la orden y que slo aparezca un marco por cada subinforme. Esto hace
los subinformes ms manejables. Para ms informacin acerca de
subinformes a la orden, vea Subinformes, pgina 445.
28 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin a Seagate Crystal Reports 29
3 Introduccin a Seagate Crystal
Reports
Lo que usted encontrar en este captulo...
Introduccin a Seagate Crystal Reports, pgina 29
Gua del usuario, pgina 30
Ayuda en lnea, pgina 37
Libros en lnea, pgina 37
Datos de muestra - Xtreme.mdb, pgina 38
Secuencias de aprendizaje sugeridas, pgina 40
30 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin a Seagate Crystal Reports
Seagate Crystal Reports viene con una amplia variedad de herramientas
y una extensa base de datos de muestra para ayudarle a aprender el
programa y usarlo eficientemente.
El propsito de este captulo es:
G explorar las diferentes secciones de aprendizaje en este manual,
G presentar las herramientas que vienen en el programa, y
G sugerir un mtodo de aprendizaje de acuerdo a su experiencia.
Gua del usuario
Para fcil referencia, a continuacin se presenta una descripcin corta de
cada captulo en este manual. Se recomienda que usted lea estas breves
descripciones para familiarizarse con el contenido y el diseo del manual,
con el objeto de poder localizar informacin en forma eficiente cuando la
necesite.
CAPITULO 1, INSTALACION E INTRODUCCION BREVE
Instalacin e Introduccin Breve, pgina 11, incluye toda la informacin que
necesita para comenzar y usar Seagate Crystal Reports. Destinado para
usuarios con experiencia y para principiantes que les gusta aprender
haciendo, la Introduccin Rpida cubre en pocas pginas todos los
elementos claves para trabajar con el programa.
CAPITULO 2, QUE HAY DE NUEVO
Seagate Crystal Reports ha sido mejorado para este lanzamiento. Qu Hay
de Nuevo, pgina 21, identifica y describe las principales funciones nuevas
y lo guan a las secciones del manual donde se discuten detalladamente.
Los usuarios familiarizados con versiones anteriores de Seagate Crystal
Reports, son los que sacarn mayor beneficio de este captulo.
CAPITULO 3, INTRODUCCION A SEAGATE CRYSTAL REPORTS
Introduccin a Seagate Crystal Reports, pgina 29, le presenta las diferentes
herramientas disponibles para aprender Seagate Crystal Reports.
Tambin sugiere mtodos de aprendizaje que puede seguir de acuerdo a
su experiencia.
Introduccin a Seagate Crystal Reports 31
CAPITULO 4, INTRODUCCION AL ENTORNO DE SEAGATE
CRYSTAL REPORTS
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45, lo pone en
contacto con Seagate Crystal Reports. En este captulo aprender acerca
de las herramientas, los punteros y las fichas que usar para disear, para
ver su trabajo antes de la impresin y para analizar sus informes. Este
captulo explica qu hacer y despus muestra cmo hacerlo. Usuarios de
cualquier nivel encontrarn beneficioso la lectura de este captulo.
CAPITULO 5, INTRODUCCION A LA ELABORACION DE
INFORMES
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93, se concentra en los
conceptos bsicos para elaborar informes y luego explica, en trminos
fciles, lo que usted debe entender y considerar para:
G seleccionar tablas de bases de datos,
G seleccionar campos,
G ubicar objetos en su informe,
G ordenar, agrupar y totalizar datos, y
G seleccionar registros que sern incluidos en el informe.
Este captulo est escrito para principiantes, pero contiene mucha
informacin de fondo que podra ser til para usuarios de cualquier
nivel. Equipado con esa clase de informacin, usted estar bien
preparado para crear informes que trabajen eficientemente y que provean
la informacin exacta que necesita.
CAPITULO 6, IMPRESION, VISTA Y EXPORTACION
Impresin, Vista y Exportacin, pgina 131, explica los detalles acerca de
cmo imprimir, ver y exportar su informe terminado. Trata varias
consideraciones acerca de la impresin, cmo usar los visores de
informes (incluyendo los visores para ActiveX y Java que funcionan en
exploradores web), y explica cmo exportar informes en varios formatos
hacia una variedad de destinatarios, tales como Lotus Notes, Correo
electrnico y Microsoft Exchange.
CAPITULO 7, TUTORIAL - LISTA DE CLIENTES
Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, es el tutorial principal de Seagate
Crystal Reports. Es una introduccin al programa que lo gua paso a paso
a travs de la elaboracin de un informe, introducindole, a muchas de
las funciones claves del programa en el proceso. Este tutorial ha sido
escrito para nuevos usuarios sin ningn conocimiento previo acerca de la
elaboracin de informes. Cuando termine este tutorial, tendr suficiente
conocimiento del programa para sentirse capaz de comenzar a trabajar en
sus propios informes.
32 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
CAPITULO 8, INFORMES CON DATOS OLAP
Informes con Datos OLAP, pgina 185, le muestra como crear informes con
datos OLAP. Aunque los procedimientos son similares a los usados
cuando se trabaja con datos PC y SQL, hay algunas herramientas
adicionales en Seagate Crystal Reports para trabajar con fuentes de datos
multidimensionales.
CAPITULO 9, INFORMES DE SECCION MULTIPLE
Informes de Seccin Mltiple, pgina 209, presenta las diferentes formas de
elaborar informes sofisticados usando la capacidad de trabajar con
seccin mltiple en Seagate Crystal Reports. Esta capacidad le permite
crear informes que tratan valores individuales en forma diferente, con
base en un conjunto de criterios que usted establece. Con informes de
seccin mltiple usted puede:
G Formatear objetos y secciones de manera diferente en base a
valores de campo,
G poner mensajes condicionales en cartas modelo,
G agregar lneas en blanco automticamente cuando se cumplen
ciertas condiciones,
G y efectuar muchas otras tareas en elaboracin de informes.
CAPITULO 10, FORMATO
Formato, pgina 225, le gua a travs de los pasos necesarios para editar su
informe. Formato se refiere a todas las cosas que puede hacer para
cambiar la distribucin y el diseo de su informe, lo mismo que la
apariencia de texto, objetos o secciones enteras del informe. Usando las
herramientas de formato en Seagate Crystal Reports, usted pued:
G llamar la atencin hacia ciertos datos,
G cambiar la presentacin de fechas, nmeros y otros valores,
G ocultar secciones,
G y efectuar una gran variedad de funciones de formato para dar
una apariencia profesional a su informe.
CAPITULO 11, SELECCION DE REGISTROS Y GRUPOS
Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243, le muestra cmo filtrar los
registros o grupos de registros que quiere incluir en su informe. Usando
las herramientas para registros y seleccin de grupo incluidas en Seagate
Crystal Reports, usted puede hacer tareas tales como incluir registros slo
para un grupo especfico de clientes, un rango especfico de cifras
contables, o aqullas que caen dentro de un rango particular de fechas.
Introduccin a Seagate Crystal Reports 33
CAPITULO 12, ORDENAMIENTO, AGRUPAMIENTO Y
TOTALIZACION
Ningn otro programa cuenta con las habilidades para ordenar, agrupar
y totalizar de Seagate Crystal Reports. Ordenamiento, Agrupamiento y
Totalizacin, pgina 263, le lleva en un recorrido por las clases de
ordenamiento, agrupacin y totalizacin que puede hacer dentro de un
informe, y luego le muestra cmo hacerlo. Este captulo es una excelente
introduccin para principiantes que estn aprendiendo la materia, as
como tambin para usuarios avanzados que quieren saber ms acerca de
las capacidades de ordenamiento, agrupacin y totalizacin del
programa.
CAPITULO 13, FORMULAS PARA PRINCIPIANTES
Seagate Crystal Reports viene equipado con un lenguaje de frmulas
poderoso. Una vez que se siente seguro trabajando con frmulas, su
capacidad para elaborar informes es infinita. Frmulas para Principiantes,
pgina 311, le ayudan a crear frmulas simples. Le familiariza con las
herramientas del Editor de Frmulas y le gua paso a paso a travs del
proceso de creacin de frmulas. Este captulo ha sido preparado para
principiantes en la materia y le muestra exactamente cmo ejecutar cada
paso. El propsito de este captulo es el de llevarle ms all del misterio
de las frmulas y al uso de ellas en su trabajo cotidiano.
CAPITULO 14, FORMULAS AVANZADAS
Frmulas Avanzadas, pgina 337, le lleva al campo de lo que es posible
con Seagate Crystal Reports. Le muestra cmo crear y usar variables,
cmo manipular el orden de evaluacin de las frmulas para que sean
evaluadas utilizando los datos propicios, y cmo ejecutar conversiones
complejas. Dedicado a usuarios avanzados, este captulo le muestra cmo
usar Seagate Crystal Reports para crear frmulas ad hoc para sus
necesidades de trabajo.
CAPITULO 15, TOTALES ACUMULADOS
Totales Acumulados, pgina 367, le introduce a varias tcnicas avanzadas de
totalizacin. Seagate Crystal Reports, siempre el lder en ordenamiento,
agrupacin y totalizacin, incluye funciones especiales que le permiten
ejecutar actividades sofisticadas de totalizacin con facilidad. Los
tutoriales incluidos en este captulo demuestran tcnicas que usan
campos de total acumulado para producir informes que acumulan totales
en una lista, grupos y otros casos especiales.
34 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
CAPITULO 16, CAMPOS DE PARAMETRO
Campos de Parmetro, pgina 377, le muestra cmo usar efectivamente
campos de parmetro para frmulas, frmulas de seleccin de registros,
y otras necesidades en la elaboracin de informes. Los campos de
parmetro son aquellos que requieren del usuario un valor especfico
cada vez que se actualizan los datos en el informe. Cuando usted provee
un valor, el programa ejecuta el informe usando ese valor. Por medio del
uso de campos de parmetro en frmulas, frmulas de seleccin y en el
informe mismo, usted ser capaz de crear un informe que se puede
modificar rpidamente de acuerdo a sus necesidades.
CAPITULO 17, ELABORACION DE GRAFICOS
Seagate Crystal Reports le permite presentar resmenes de datos en
forma grfica, a todo color y fciles de leer. Elaboracin de Grficos, pgina
397, le muestra cmo crear grficos y cmo utilizarlos en sus informes
para hacer los datos ms significativos y fciles de asimilar rpidamente.
Los usuarios pueden incluso traspasar para ver los detalles detrs de
resmenes grficos.
CAPITULO 18, ELABORACION DE MAPAS
Seagate Crystal Reports le permite insertar mapas geogrficos
profesionales en sus informes. Elaboracin de Mapas, pgina 413,
demuestra cmo crear mapas y cmo usarlos en sus informes para ver y
analizar datos con ms facilidad. El uso de un mapa resulta en un informe
ms dinmico. Incluso es posible traspasar para ver los detalles detrs de
las diferentes reas geogrficas, o lanzar la ficha Analizador para
personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa.
CAPITULO 19, OLE
A menudo cuando usted inserta un grfico, hoja de clculo, u otro objeto
en un informe, podra verse en la necesidad de cambiar dicho objeto
posteriormente. Normalmente para hacer los cambios, tiene que ir a
travs de numerosos pasos, incluyendo guardar archivos, abrir otros
programas, etc. Todos estos pasos pueden ser evitados usando Object
Linking and Embedding (OLE) (Vincular e Incrustar Objetos). OLE le
permite insertar objetos (objetos OLE) en un informe desde otros
programas (programa servidor OLE) y despus usar esos programas
dentro de Seagate Crystal Reports para editar los objetos cuando sea
necesario. En OLE, pgina 431 le muestra lo que es posible en Seagate
Crystal Reports usando OLE y cmo llevarlo a cabo.
Introduccin a Seagate Crystal Reports 35
CAPITULO 20, SUBINFORMES
Un subinforme es un informe dentro de otro. Usando subinformes puede
combinar informes no relacionados en un solo informe, coordinar datos
que de otra forma no podran ser vinculados, y presentar diferentes
aspectos de los mismos datos en un solo informe. Subinformes, pgina 445,
le muestra lo que puede hacer usando subinformes en Seagate Crystal
Reports y cmo crearlos.
CAPITULO 21, HERRAMIENTA DE IMPORTACION DE
DOCUMENTOS
La Herramienta de Importacin de Documentos es una utilidad de
conversin con la que puede convertir informes antiguos de texto ASCII
a informes de Seagate Crystal Reports. Esto se lleva a cabo a travs de
resaltar distintas partes del informe (encabezados, pies, secciones de
Detalle, etc.) desde adentro de la herramienta de importacin de
documentos de Seagate. Ya efectuado, luego puede generar el informe
desde Seagate Crystal Reports. Herramienta de Importacin de Documentos,
pgina 465, lo lleva paso a paso a travs del proceso de conversin.
CAPITULO 22, OBJETOS DE TABLAS CRUZADAS
Los objetos de tablas cruzadas son aquellos que resumen los datos y luego
presentan los resmenes en un formato compacto de filas y columnas que
facilita el hacer comparaciones y descubrir tendencias. Para informes que
usan la palabra por en la descripcin del informe (ventas por regin,
rdenes por clientes, etc.), los tablas cruzadas generalmente presentan
ms datos en una forma ms compacta y ms fcil de entender. Objetos de
Tablas Cruzadas, pgina 477, le introduce al uso de herramientas y le
explica todo acerca de cmo crear tablas cruzadas fcil y rpidamente.
CAPITULO 23, CONSULTAS
Crystal SQL Designer, pgina 501, le muestra cmo crear consultas que
puede utilizar para anlisis especfico o para conjuntos de resultados para
crear informes. Crystal SQL Designer puede crear, modificar y optimar
consultas SQL complejas con facilidad.
CAPITULO 24, DICCIONARIOS
Diccionarios son vistas de datos estructuradas y simplificadas que usted
puede crear para algunos o para todos los miembros de su organizacin.
Usando Diccionarios, los usuarios ven solamente la informacin que
necesitan y que usted quiere que vean. Los diccionarios reducen los
costos y tiempo de sostn o ayuda, aumentan la productividad y reducen
el uso inapropiado, la prdida y los daos de los datos. Diccionarios,
pgina 523, le muestra cmo configurar y usar Diccionarios para mejorar
la eficiencia y la seguridad de su organizacin.
36 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
CAPITULO 25, MANIPULACION DE BASES DE DATOS
Entender los conceptos de base de datos, diseo de base de datos
relacional y consideraciones de ejecucin, puede ayudarle a obtener
mayor provecho de Seagate Crystal Reports. Manipulacin de Bases de
Datos, pgina 545, le gua a travs de los conceptos bsicos y le provee una
explicacin detallada de la manera en que el programa tiene acceso a
fuentes de datos vinculadas al informe. La informacin en este captulo le
ayudar a optimar su capacidad para elaborar informes con mayor
eficiencia. Este captulo contiene informacin tanto para usuarios
principiantes, como para avanzados.
CAPITULO 26, FUENTES DE DATOS
Seagate Crystal Reports trabaja con toda clase de datos, desde archivos de
texto simples hasta bases de datos cliente-servidor avanzadas del tipo
SQL. Fuentes de Datos, pgina 619, le muestra como el programa se conecta
a varias fuentes de datos y qu archivos deben estar presentes para hacer
las conexiones. Este es un captulo para usuarios avanzados que necesitan
saber cmo Seagate Crystal Reports trabaja debajo de la superficie.
APENDICE A, MODELO DE PROCESAMIENTO DE INFORMES
Seagate Crystal Reports usa un sofisticado modelo de pasada mltiple para
procesar informes. Entender cundo se llevan a cabo las diferentes partes
del procesamiento le puede ayudar a disear informes ms eficientes y a
resolver problemas en el manejo de informes. Modelo de Procesamiento de
Informes, pgina 659, est escrito para usuarios avanzados.
APENDICE B, APOYO TECNICO DEL PRODUCTO
Apoyo Tcnico del Producto, pgina 665, le indica varias formas mediante las
cuales usted puede obtener apoyo tcnico acerca del producto.
APENDICE C, DIRECTORIO INTERNACIONAL DE LAS OFICINAS
DE SEAGATE SOFTWARE
Directorio Internacional de las Oficinas de Seagate Software, pgina 673, le
provee una lista de las oficinas de Ventas, Apoyo y Registro del producto
alrededor del mundo.
GLOSARIO
Este manual viene con un extenso glosario para explicar conceptos
bsicos de bases de datos y de informes, as como tambin aspectos
especficos del programa. A diferencia de algunos glosarios que ofrecen
muy poca sustancia, este glosario provee explicaciones profundas de
trminos de Seagate Crystal Reports.
Leer el glosario es un excelente ejercicio de calentamiento antes de
comenzar con los dems elementos de aprendizaje.
Introduccin a Seagate Crystal Reports 37
Ayuda en lnea
La Ayuda en lnea incluye toda la informacin del manual y la
descripcin de cada comando, cuadro de dilogo, frmula, funcin y
operador incluidos en el programa. Frmulas de muestra, registros de
muestra, frmulas de seleccin de grupo y cientos de temas acerca de
cualquier cosa relacionada con la elaboracin de informes: todo est
incluido en la Ayuda en lnea.
Para aprender el uso de los comandos de un men, por ejemplo, la Ayuda
en lnea le da una explicacin acerca de qu es lo que hace cada comando;
despus, una amplia explicacin de cualquier cuadro de dilogo activado
por el comando; finalmente, tutoriales para ejecutar tareas usando el
comando. Revisando los temas para cualquier comando, usted puede
encontrar el porqu de su uso y volverse experto en el mismo.
Puede desplazarse a travs de la Ayuda en lnea usando la ficha Contenido,
puede utilizar la funcin Bsqueda para localizar temas por palabras
claves o puede utilizar Buscar para entresacar temas que contengan la
palabra de inters. Se sugiere que aproveche la Ayuda en lnea a menudo
mientras est aprendiendo a usar Seagate Crystal Reports.
Para ms informacin acerca de los sistemas de ayuda, vea Uso de los
documentos de Seagate Crystal Reports, pgina 5.
Libros en lnea
Libros en lnea son documentos de hipertexto con cientos de enlaces para
llevarle a temas de inters, temas relacionados o informacin tcnica.
Contienen el texto completo de este manual y otros documentos y pueden
ser encontados en el CD de Crystal Reports en la carpeta \Docs.
Adicionalmente, Acrobat Reader cuenta con una completa funcin de
bsqueda de texto para que pueda encontrar cualquier tema de su inters
con slo proveer una palabra que pudiera estar contenida en el texto del
tema. Con bsqueda electrnica y enlaces automticos, los Libros en lnea
le proveen las herramientas para encontrar la informacin que necesita,
rpidamente.
Puede configurar Libros en lnea en varias formas, de acuerdo a sus
necesidades. Consulte el Sistema de Ayuda de Acrobat Reader para
obtener explicaciones completas de las opciones de configuracin.
38 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Datos de muestra - Xtreme.mdb
Seagate Crystal Reports viene con XTREME.MDB, una base de datos de
muestra que usted puede utilizar mientras aprende el programa.
XTREME.MDB es una base de datos Microsoft Access 2.0 y todos los
controladores necesarios han sido incluidos con el programa. Debe ser
capaz de abrir la base de datos directamente y comenzar con el diseo de
informes. Casi todos los ejemplos en este manual han sido basados en los
datos de XTREME.MDB.
XTREME.MDB es una base de datos que contiene datos de Xtreme Mountain
Bikes, una compaa manufacturera ficticia que produce bicicletas de
montaa y sus accesorios.
La base de datos incluye las siguientes tablas:
G Xtreme Info
Contiene datos de la compaa (Xtreme Mountain Bikes),
incluyendo el logotipo de la empresa.
G Crdito
Aspectos relativos a la lnea de crdito de los clientes, tales como
contraseas de autorizacin de crdito y lmites de crdito
autorizado.
G Clientes
Datos acerca de los clientes de la compaa.
G Empleados
Informacin de tipo empresarial de los empleados de la compaa.
G Direcciones de los empleados
Datos personales de los empleados.
G Finanzas
Datos financieros de Xtreme Mountain Bikes.
G Pedidos
Datos de identificacin y seguimiento de los pedidos.
G Detalles de pedidos
Detalles lineales de los datos de los pedidos.
G Producto
Datos descriptivos de los productos que maneja la empresa.
G Tipo de producto
Datos de la categora de los productos de la compaa, incluyendo
ilustraciones de los mismos.
Introduccin a Seagate Crystal Reports 39
G Compras
Datos de identificacin y control de los productos comprados.
G Proveedores
Datos de los proveedores que surten a la empresa.
Las tablas estn interrelacionadas de la siguiente forma:
XTREME.MDB tambin incluye:
G una consulta (para los mejores clientes),
G una consulta de parmetro (Lmites_Crdito) que puede utilizar
para aprender cmo trabajar con esta clase de arreglos de datos, y
G la tabla Xtreme Info la cual no est conectada a ninguna otra tabla.
Esta tabla contiene informacin de tipo empresarial de Xtreme
Mountain Bikes.
NOTA: Los datos de muestra han sido diseados para ilustrar varios
conceptos relacionados con informes y no para ensear diseo de base de
datos. Aunque hay mtodos alternativos para disear bases de datos, el
diseo de XTREME.MDB fue seleccionado para enfocar los tutoriales y los
ejemplos en la elaboracin de informes y no en la manipulacin de los
datos.
40 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Secuencias de aprendizaje sugeridas
No existe un mtodo de aprendizaje que funcione para todos; usted tiene
sus propias necesidades y aprender a su manera y a su propio paso. Las
siguientes son slo secuencias de aprendizaje sugeridas para diferentes
clases de usuarios.
El orden de los elementos en cada secuencia es un orden sugerido, que ha
sido cuidadosamente estructurado para acelerar el proceso de
aprendizaje. Para obtener los mejores resultados, identifique la categora
que mejor describa su experiencia en materia de informes y siga la
secuencia de principio a fin.
Nuevos usuarios
(negocios)
La siguiente secuencia de aprendizaje se sugiere para nuevos usuarios
que esperan usar Seagate Crystal Reports de vez en cuando nicamente.
G D una leda rpida al Glosario, pgina 687.
G Lea Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45.
G Lea Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93.
G Lea Impresin, Vista y Exportacin, pgina 131.
G Siga el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159.
G Lea Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
G Revise Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
G Lea Frmulas para Principiantes, pgina 311.
G Refirase a la Ayuda en lnea y a los tutoriales Manos a la Obra a
medida que lo necesite.
Usuario
de una versin
anterior
Esta secuencia es para aquellos usuarios que ya conocen una versin
anterior de Seagate Crystal Reports, desean seguir usando el programa,
pero no necesitan conocerlo a profundidad.
G Revise el Glosario, pgina 687, para ver los trminos nuevos.
G Lea Instalacin e Introduccin Breve, pgina 11.
G Lea Qu Hay de Nuevo, pgina 21.
G Lea Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45.
G Repase Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93.
G Repase Impresin, Vista y Exportacin, pgina 131.
G Repase Informes de Seccin Mltiple, pgina 209.
G Repase Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
Introduccin a Seagate Crystal Reports 41
G Si usted tiene poca experiencia trabajando con frmulas, lea
Frmulas para Principiantes, pgina 311.
G Si tiene buena experiencia trabajando con frmulas, lea Frmulas
Avanzadas, pgina 337.
G Repase Subinformes, pgina 445.
G Revise Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45.
G Refirase a los tutoriales Manos a la Obra cuando lo necesita.
Nuevo usuario
en busca de
experiencia
Esta secuencia es para los nuevos usuarios del programa que quieren
conocerlo a fondo y ser capaces de manejar las funciones ms sofisticadas
de Seagate Crystal Reports.
G Lea Instalacin e Introduccin Breve, pgina 11.
G Lea Qu Hay de Nuevo, pgina 21.
G Lea Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45.
G Repase Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93.
G Repase Impresin, Vista y Exportacin, pgina 131.
G Lea Informes de Seccin Mltiple, pgina 209.
G Repase Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
G Revise Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
G Repase Frmulas para Principiantes, pgina 311.
G Lea Frmulas Avanzadas, pgina 337.
G Lea Totales Acumulados, pgina 367.
G Lea Campos de Parmetro, pgina 377.
G Lea Elaboracin de Grficos, pgina 397.
G Lea Elaboracin de Mapas, pgina 413.
G Lea Subinformes, pgina 445.
G Lea Consideraciones de rendimiento para todos los informes, pgina 559.
G Lea Modelo de Procesamiento de Informes, pgina 659.
G Revise Frmulas Avanzadas, pgina 337, en la Ayuda en lnea.
G Refirase al Glosario, pgina 687 y a los tutoriales Manos a la Obra a
medida que lo necesite.
42 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Usuario experto
de una versin
anterior
La siguiente secuencia de aprendizaje es sugerida para usuarios expertos
de una versin anterior del programa Seagate Crystal Reports.
G Lea Qu Hay de Nuevo, pgina 21.
G Lea Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45.
G Lea Frmulas Avanzadas, pgina 337.
G Lea Elaboracin de Grficos, pgina 397.
G Lea Elaboracin de Mapas, pgina 413.
G Lea Consideraciones de rendimiento para todos los informes, pgina 559.
G Lea Modelo de Procesamiento de Informes, pgina 659.
G Revise Frmulas Avanzadas, pgina 337, en la Ayuda en lnea.
G Refirase al Glosario, pgina 687, y a los tutoriales Manos a la Obra a
medida que lo necesite.
Nuevo usuario
MIS
La siguiente secuencia de aprendizaje es sugerida para profesionales en
MIS (Management Information Systems [Administracin de Sistemas de
Informacin] ) que estn utilizando Seagate Crystal Reports por primera
vez.
G Lea Instalacin e Introduccin Breve, pgina 11.
G Lea Qu Hay de Nuevo, pgina 21.
G Lea Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45.
G Lea Informes de Seccin Mltiple, pgina 209.
G Lea Frmulas Avanzadas, pgina 337.
G Lea Totales Acumulados, pgina 367.
G Lea Campos de Parmetro, pgina 377.
G Revise Subinformes, pgina 445.
G Lea Consideraciones de rendimiento para todos los informes, pgina 559.
G Lea Modelo de Procesamiento de Informes, pgina 659.
G Revise Frmulas Avanzadas, pgina 337, en la Ayuda en lnea.
G Refirase al Glosario, pgina 687, y a los tutoriales de Manos a la
Obra a medida que lo necesite.
Introduccin a Seagate Crystal Reports 43
Usuarios MIS de
una versin
anterior
La siguiente secuencia de aprendizaje es sugerida para usuarios MIS de
una versin anterior de Seagate Crystal Reports.
G Lea Qu Hay de Nuevo, pgina 21.
G Lea Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45.
G Lea Informes de Seccin Mltiple, pgina 209.
G Repase Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
G Lea Frmulas Avanzadas, pgina 337.
G Lea Totales Acumulados, pgina 367.
G Lea Campos de Parmetro, pgina 377.
G Lea Subinformes, pgina 445.
G Lea Diccionarios, pgina 523.
G Lea Consideraciones de desempeo en los vnculos de uno a varios,
pgina 553.
G Lea Fuentes de Datos, pgina 619.
G Lea Modelo de Procesamiento de Informes, pgina 659.
44 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 45
4 Introduccin al Entorno de
Seagate Crystal Reports
Lo que usted encontrar en este captulo
La ventana del programa, pgina 46
Barra de menes, pgina 47
Barra de herramientas estndar, pgina 50
Barra de herramientas suplementaria, pgina 53
Barra de herramientas de Anlisis, pgina 55
Ficha Anlisis, pgina 70
Menes contextuales, pgina 58
Cursores, pgina 59
Ficha Diseo, pgina 62
Ficha Vista previa, pgina 67
Otros conceptos fundamentales, pgina 72
MANOS A LA OBRA (Entorno de diseo), pgina 77
MANOS A LA OBRA (Secciones y Areas), pgina 86
46 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
La ventana del programa
La ventana del programa es clara y fcil de entender.
G La barra del ttulo identifica el informe actual y contiene los
botones estndar de Windows.
G La barra de menes aparece justamente debajo de la barra del
ttulo.
G La barra de herramientas estndar aparece justamente debajo de la
barra de men.
G La barra de formato aparece justamente debajo de la barra de
herramientas estndar.
G Si se activa, la barra del analizador aparece justamente debajo de la
barra de formato.
G Si se activa, la barra de herramientas suplementaria aparece
justamente debajo de la barra de estado.
G La barra de estado aparece en el extremo inferior de la ventana.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 47
Barra de menes
La barra de menes es el centro de comando de Seagate Crystal Reports.
Cada opcin en la barra de menes activa un men despegable de
comandos que usted puede usar para crear, modificar, imprimir y
guardar su informe.
La barra de menes contiene lo siguiente:
G men Archivo
G men Edicin
G men Vista
G men Insertar
G men Formato
G men Base de Datos
G men Informe
G men Analizador
G men Ventana
G men Ayuda
Men Archivo El men Archivo incluye comandos que usted puede utilizar para abrir,
cerrar, guardar archivos, guardar archivos bajo diferentes nombres y crear
nuevos informes, etiquetas de correo, tablas cruzadas y otras clases de
informes. Tambin incluye un comando para salir del programa. Adems,
contiene comandos que le permiten cambiar los mrgenes de pginas, ver
vista previa a la impresin, enviar su informe a una impresora, exportar su
informe a un archivo en una variedad de formatos, enviar su informe a la
impresora y, por ltimo, seleccionar una impresora diferente si no quiere
imprimir su informe en la impresora predeterminada en el sistema.
Tambin puede agregar informacin resumida para ayudarle a identificar
su informe, as como tambin cambiar la configuracin predeterminada
para que el programa trabaje ms eficientemente. Busque Comandos del
men Archivo en la Ayuda en lnea.
Men Edicin El men Edicin contiene comandos que usted puede utilizar para
modificar el aspecto de su informe. Incluye comandos para deshacer y
rehacer acciones, para editar campos, frmulas, resmenes, vnculos a
subinformes, miembros OLAP, objetos y vnculos OLE, para ver una
muestra de los datos en un campo seleccionado, y para cortar, copiar y
pegar informes y objetos OLE. Tambin puede utilizar los comandos del
men Edicin para mostrar, ocultar, mover, incorporar o eliminar secciones
del informe, eliminar grupos y convertir objetos estticos OLE a mapas de
bits editables. Busque Comandos del men Edicin en la Ayuda en lnea.
48 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Men Vista El men Vista incluye comandos que puede utilizar para modificar la
interfaz del usuario del programa. Los comandos del men Vista le
permiten mostrar u ocultar las barras de herramientas estndar y
suplementaria, la barra de formato, la barra de estado, aumentar o
reducir su informe para verlo en diferentes grados de aumento, y activar/
desactivar las lneas gua, la cuadrcula y las reglas. Tambin puede
activar/desactivar la vista Arbol de Grupos del men Vista. Busque
Comandos del men Vista en la Ayuda en lnea.
Men Insertar El men Insertar incluye comandos que usted puede utilizar para insertar
campos de bases de datos, objetos de texto, campos de frmula, campos
de parmetro, tablas cruzadas, subtotales, totales generales, resmenes
(cuentas, promedios, etc.), grupos, secciones, y varios campos especiales
como fecha y nmero de pgina. El men Insertar tambin incluye
comandos que le permiten insertar campos de nombre de grupo,
subinformes, grficos, lneas, cuadros y objetos OLE en su informe.
Busque Comandos del men Insertar en la Ayuda en lnea.
Men Formato El men Formato contiene comandos que puede utilizar para cambiar la
apariencia de los elementos en su informe. Incluye comandos para cambiar
la fuente y para agregar bordes, color de fondo y sombra a los campos. El
men Formato tiene comandos para editar campos que estn incrustados
en objetos de texto, para editar prrafos individuales en esos objetos, as
como tambin para secciones enteras de un informe. Tambin hay
comandos para editar grficos y tablas cruzadas. Finalmente, usando los
comandos del men Formato, puede hacer que el programa
automticamente arregle los objetos del informe, aplique al informe estilos
profesionalmente diseados, y mueva objetos en grupo hacia adelante y
hacia atrs. Busque Comandos del men Formato en la Ayuda en lnea.
Men Base de
Datos
El men Base de datos incluye comandos que usted puede utilizar para
agregar y eliminar tablas a su informe, para cambiar el alias usado para
identificar una tabla, y para vincular y desvincular tablas. Tiene un
comando para iniciar y terminar sesiones con servidores SQL y ODBC,
para mostrar texto de informes Essbase, mostrar y editar consultas SQL,
y modificar parmetros de procedimientos archivados. El men Base de
datos tambin tiene comandos que dirigen al programa a buscar tablas en
nuevas ubicaciones, cambiar controladores de bases de datos utilizadas
en su informe y adaptar sus informes apropiadamente si hay cambios
menores en la estructura de las tablas. Busque Comandos del men Base de
datos en la Ayuda en lnea.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 49
Men Informe El men Informe incluye comandos que puede utilizar para seleccionar
registros o grupos que sern incluidos en su informe, seleccionar el
criterio segn el cual van a ser ordenados los datos del informe (por
registro o por grupo), especificar vnculos de subinformes y especificar
una fecha de impresin para su informe. Tiene comandos para actualizar
los datos usados en un informe y para reunir todos los archivos que
necesita para distribuir su informe. Tambin puede utilizar uno de los
comandos del men Informe para crear versiones ejecutables de sus
informes que usted pueda compartir con otros que no posean Seagate
Crystal Reports. Busque Comandos del men Informe en la Ayuda en lnea.
Men
Analizador
El men Analizador incluye comandos usados para lanzar la ficha
Anlisis y personalizar sus grficos y mapas. Este men incluye
comandos para cambiar el orden de grupos, orden de serie y ngulos de
vista para los grficos, para aumentar/disminuir, centrar y hacer vistas
panormicas de mapas, para cambiar los ttulos de mapas y grficos, para
traspasar en mapas, y para cambiar el estilo de un mapa y la organizacin
de sus capas. Tambin hay un comando para formatear el campo donde
actualmente est graficando o asignando un mapa y un comando para
reestablecer todas las configuraciones originales del grfico o mapa
modificado. Busque Comandos del men Analizador en la Ayuda en lnea.
Men Ventana El men Ventana incluye comandos que usted puede utilizar para
arreglar iconos y ventanas en la pantalla. Tambin ofrece una lista de las
ventanas de los informes que estn abiertos e incluye un comando que le
permite cerrar todas las ventanas de los informes al mismo tiempo, si as
lo desea. Busque Comandos del men ventana en la Ayuda en lnea.
Men Ayuda El men Ayuda incluye comandos que puede utilizar para tener acceso al
ndice y a la funcin de bsqueda de la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports, que provee Ayuda de contexto sensible. Tiene comandos para
registrar el programa, para tener acceso a informacin tcnica acerca del
sistema de su computadora y para crear una solicitud de asistencia
tcnica. Usted puede activar/desactivar el cuadro de dilogo Bienvenida,
y si est conectado a Internet, puede tener acceso a varias pginas claves
del sitio web de Seagate, usando comandos del men Ayuda. Un
comando final, le da la informacin acerca de la versin del programa que
est usando. Busque Comandos del men Ayuda en la Ayuda en lnea.
50 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Barra de herramientas estndar
Seagate Crystal Reports agrupa varios comandos de uso comn en la
barra de herramientas estndar, la cual permanece todo el tiempo en la
pantalla (a menos que usted decida desactivarla en el cuadro de dilogo
Barras de Herramientas).
La barra de herramientas estndar elimina algunos de los pasos
necesarios para activar los comandos, acelerando de esta manera su
trabajo en la creacin de informes. Cada comando disponible a travs de
la barra de herramientas estndar es explicado en la Ayuda en Lnea
(busque cada comando por su nombre).
NOTA: En Seagate Crystal Reports usted puede mover la barra de
herramientas estndar hacia otra posicin fija o configurarla como una
paleta flotante. Busque Cmo mover y ajustar las barras de herramientas y la
barra de formato, pgina 77.
Si no est seguro qu funcin cumple uno de los botones de la barra de
herramientas estndar, ponga el puntero sobre el botn y mantngalo all.
La herramienta de Informacin aparecer en su pantalla, para darle una
breve descripcin acerca del botn.
Los botones de la barra de herramientas estndar ejecutan las siguientes
funciones:
Crea un nuevo informe.
Abre un informe existente.
Guarda su informe.
Enva su informe a la impresora.
Muestra su informe en la ficha Vista previa.
Exporta su informe a un archivo o a correo electrnico.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 51
Actualiza los datos de su informe.
Corta objetos o datos seleccionados y los fija al portapapeles.
Copia objetos o datos seleccionados y los fija al
portapapeles.
Pega objetos o datos del portapapeles al informe.
Deshace una accin.
Rehace una accin.
Inserta bases de datos, frmulas, parmetros, totales
acumulados y otros campos de nombre de grupo.
Inserta objetos de texto.
Inserta un resumen.
Activa el Asistente de Informes.
Da formato a cualquier seccin del informe.
Establece criterios de seleccin de registros o grupos.
Establece la direccin del ordenamiento de los datos.
Inserta grficos.
Inserta un mapa.
52 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Barra de formato
La barra de formato le permite el acceso a varias opciones de edicin de
uso comn con slo hacer clic en un botn o en una seleccin de un
cuadro desplegable. Usted simplemente selecciona los datos que quiere
editar y luego hace clic en el botn apropiado u opcin de lista para
aplicar formato a los datos.
Al lado izquierdo de la barra de formato, aparecen dos cuadros de
edicin con listas desplegables.
Use estos cuadros desplegables para seleccionar nuevas fuentes y tamao
de la fuente si quiere usar algo diferente a lo predeterminado.
Los botones de la barra de formato ejecutan las siguientes funciones:
Busca un registro especfico.
Establece el factor de aumento para ver su informe.
Activa la Ayuda de contexto sensible.
Incrementa el tamao de la fuente de los datos seleccionados
un punto cada vez que hace clic en el botn.
Disminuye el tamao de la fuente de los datos seleccionados
un punto cada vez que hace clic en el botn.
Cambia los datos seleccionados a negrita.
Cambia los datos seleccionados a cursiva.
Cambia los datos seleccionados a subrayado.
Alinea los datos seleccionados a la izquierda.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 53
Barra de herramientas suplementaria
La barra de herramientas suplementaria le da acceso rpido a varios de
los asistentes y funciones para mejorar informes. Active la barra de
herramientas suplementaria haciendo clic en el botn BARRA DE
HERRAMIENTAS SUPLEMENTARIA que se encuentra en el extremo derecho
de la barra de formato.
Centra los datos seleccionados.
Alinea los datos seleccionados a la derecha.
Cuando un campo numrico est seleccionado, antepone el
signo de moneda al nmero.
1
Cuando un campo numrico est seleccionado, pone un
separador de miles en el nmero.
1
Cuando un campo numrico est seleccionado, pone el
signo de porcentaje con el nmero.
1
Cuando un campo numrico est seleccionado, mueve el
punto decimal una posicin hacia la derecha.
1
Cuando un campo numrico est seleccionado, mueve el
punto decimal una posicin hacia la izquierda.
1
Activa/desactiva Desplazamiento Inteligente del Arbol de
Grupos en la ficha Vista previa. Vea Vista Arbol de Grupos,
pgina 68.
Activa/desactiva la barra de herramientas suplementaria.
Vea Barra de herramientas suplementaria, pgina 53.
1
El programa se refiere a su configuracin en la seccin Internacional
del Panel de Control (Windows NT 3.51) o a la seccin Configuracin
Regional del Panel de Control (Windows 95 y Win NT 4.0).
54 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Los botones en la barra de herramientas suplementaria ejecutan las
siguientes funciones:.
Inserta una lnea.
Inserta un cuadro.
Inserta una imagen.
Acomoda los elementos del informe automticamente en la
forma que mejor se ajustan a la pgina.
Activa el Asistente de Estilo para aplicar a su informe un
estilo profesionalmente diseado.
Inserta un grupo.
Inserta un subinforme.
Inserta tablas cruzadas.
Busca los N registros superiores o inferiores u ordena en
base a la informacin de resmenes.
Activa el Editor de Formato para modificar las propiedades
de los objetos.
Compila su informe.
Activa el Asistente de Distribucin de Informes.
Define vnculos entre tablas.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 55
Barra de herramientas de Anlisis
La barra de herramientas de Anlisis le permite ver y personalizar mapas
y grficos rpidamente en la ficha Anlisis. Para activar esta barra de
herramientas, elija el comando Barras de herramientas en el men Vista
y despus active la casilla de verificacin Anlisis en el cuadro de dilogo
Barras de Herramientas.
En el lado izquierdo de la barra de herramientas de Anlisis aparece una
lista desplegable.
Use esta lista desplegable para cambiar el color de un solo elemento de
datos en un grfico (por ejemplo, para cambiar el color de una de las
barras de un grfico de barras).
Los botones en la barra de herramientas de Anlisis realizan las
siguientes funciones en los mapas:
Activa el modo traspasar y cambia el cursor a un cursor
Traspasar.
Activa el modo Aumentar y cambia el cursor a un cursor
Aumentar/Reducir.
Activa el modo Reducir y cambia el cursor a un cursor
Aumentar/Reducir.
Activa el modo Panorama y cambia el cursor a un cursor
Panorama.
Centra el mapa en la ficha Anlisis.
Abre el cuadro de dilogo Personalizar Mapa, para cambiar
el estilo y la apariencia del mapa en la ficha Anlisis.
Abre el cuadro de dilogo Control de Capas, para
reorganizar las capas del mapa en la ficha Anlisis.
56 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Barra de estado
La barra de estado en la parte inferior de la ventana del programa
muestra informacin valiosa para ayudar a los usuarios a hacer su trabajo
ms eficientemente.
FUNCIONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS
Cuando el cursor est sobre un botn de la barra de herramientas, la barra
de estado despliega una breve descripcin de las funciones del botn en
cuestin.
DESCRIPCIONES DE LOS COMANDOS DE UN MENU
Cuando resalta un comando del men, la barra de estado despliega una
breve descripcin del comando.
SELECCIONES ACTUALES
Cuando resalta o ubica un objeto, la barra de estado despliega el nombre
del objeto (o el tipo de objeto), adems de sus coordenadas y
dimensiones.
Para identificar objetos, la barra de estado despliega:
G la palabra objeto OLE si es una imagen u otro objeto OLE,
G el alias y el nombre del campo si es un campo,
G las palabras Lnea, Cuadro o Texto para lneas, cuadros u objetos de
texto, respectivamente,
G el tipo de campo para campos especiales (Imprima Fecha, Nmero
de Registro, etc.),
G el nombre del resumen para un resumen o un subtotal,
G el nombre de la frmula si es una frmula, y
G el nombre del campo de parmetro si es un campo de parmetro.
G el nombre del campo de total acumulado si es un campo de total
acumulado.
La barra de estado muestra:
G las distancias entre el objeto y los lmites izquierdo y superior de
una seccin, y
G las dimensiones del objeto.
Usando esta informacin, usted puede mover objetos y ajustarles de
tamao con facilidad y precisin.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 57
INFORMACION DE RECUPERACION DE DATOS
Cuando ve la vista previa de su informe por primera vez o actualiza los
datos en la ficha Vista previa, la barra de estado muestra cuatro expresiones
numricas que describen el proceso de recuperacin de datos:
1. El primer nmero define el nmero de registros seleccionados del
nmero de registros ledos.
2. El segundo nmero define el nmero de registros ledos.
G Si su informe tiene una frmula de seleccin, el nmero de
registros seleccionados ser tpicamente menor que el nmero de
registros ledos.
G Si su informe no tiene una frmula de seleccin, el nmero de
registros seleccionados ser siempre igual al nmero de registros
ledos.
3. El tercer nmero muestra el nmero total de registros que sern
procesados.
G Si su informe se basa en una sola tabla, el nmero mostrado debe
permanecer constante.
G Si su informe se basa en tablas vinculadas y si existe una situacin
de uno a varios, el nmero aumenta a medida que el programa
identifica todos los vinculados.
4. El nmero final representa el porcentaje del total de registros que
han sido procesados.
Una vez que el informe ha finalizado el procesamiento, el programa
despliega slo el nmero de registros seleccionados y el porcentaje
procesado.
58 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Menes contextuales
Cuando est trabajando ya sea en la ficha Diseo o en la ficha Vista
previa, puede acelerar su trabajo considerablemente usando menes
contextuales. Cuando hace clic con el botn derecho del mouse (en una
imagen, seccin, campo, etc.), el programa despliega un men contextual
junto al elemento. A diferencia de los menes estndares que agrupan
comandos por funcin (edicin, insertar, etc.), los menes contextuales
son especficos para cada elemento; contienen solamente aquellos
comandos que estn disponibles para ser usados con el elemento
seleccionado.
Los menes contextuales son tiles porque:
G muestran el nombre y la fuente (alias) del elemento en la parte
superior del men, as puede identificar cualquier elemento en su
informe con un solo clic.
G hacen ms fcil aprender el programa por que eliminan la
necesidad de recordar dnde encontrar un comando.
G hacen el trabajo con el programa ms eficiente por que confronta
nicamente una lista compacta de comandos, lo que hace ms fcil
elegir el comando apropiado.
G Resaltan las cosas que puede hacer con un elemento haciendo el
uso del programa ms intuitivo.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 59
Cursores
Seagate Crystal Reports utiliza diferentes cursores en diferentes estados
de su operacin:
Haga clic con el botn
derecho en el rea gris
de la seccin Detalles y
obtendr un men
como este...
Haga clic con el botn derecho en un
campo y obtendr un men como este...
Haga clic con el botn derecho
en la ficha Diseo y obtendr
un men como este...
El cursor de Flecha es el cursor principal. Se usa para elegir
en menes, seleccionar opciones de un cuadro de dilogo,
trabajar con barras de desplazamiento, hacer clic en botones
y objetos, y muchas operaciones ms.
El Reloj de Arena o el cursor de Procesamiento de Fondo es
el cursor que aparece cada vez que el programa est
procesando un comando. Cuando el reloj de arena est
presente, usted no puede elegir ningn comando o
proceder ms all con su informe.
60 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El cursor de Flecha Doble sirve para cambiar el tamao de
un elemento. Cuando se encuentra sobre un controlador de
tamao, cambia a diferentes versiones de flecha doble
dependiendo del elemento (imagen, cuadro, lnea o campo).
El cursor de Mover est visible cuando usted est moviendo
un solo objeto hacia otra parte de su informe.
El cursor de Arrastrar y Colocar un solo elemento es visible
cuando usted est arrastrando un solo objeto sobre un rea
donde puede ser colocado.
El cursor de Arrastrar y Colocar varios elementos es visible
cuando est arrastrando varios elementos sobre un rea
donde pueden ser colocados. Tambin se presenta cuando
se copian varios elementos al mismo tiempo.
El cursor de Parar aparece cuando el elemento que usted
est arrastrando se encuentra sobre un rea en el cual no
puede ser colocado. Por ejemplo, el cursor aparece cuando
arrastra tablas cruzadas dentro de una seccin donde no
puede ser colocado.
El cursor Copiar aparece cuando est copiando un solo
elemento.
El cursor Ajustar Seccin aparece cuando es ubicado sobre
los lmites de cualquiera de las secciones del informe.
Usando este cursor usted puede arrastrar la lnea lmite
para ampliar o reducir el tamao de una seccin.
El cursor Dividir aparece cuando pone el puntero sobre el
lmite izquierdo de la seccin de un informe. Cuando hace
clic, aparece una lnea horizontal que usted mueve hacia el
punto donde quiere dividir la seccin.
El cursor Vincular aparece cuando est creando vnculos
manualmente en el Asistente de Vnculo Visual. Busque en
Indice de temas de Vnculo Visual en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports.
El cursor Traspasar aparece cuando el puntero es ubicado
sobre un resumen o un grfico en la ficha Vista previa.
Cuando hace doble clic en el valor de un resumen o en un
elemento grfico con el cursor Traspasar, el programa
muestra los detalles detrs del resumen.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 61
El cursor Lpiz es un cursor para dibujar. Aparece cuando
inserta cuadros o lneas. La punta del lpiz marca el punto
donde se comienza a dibujar y es usado para definir el
tamao y la forma del objeto dibujado.
El cursor Ayuda se presenta cuando hace clic en el botn
Ayuda de la barra de herramientas Estndar. Use el cursor
Ayuda para tener acceso al sistema de Ayuda en lnea.
Simplemente haga clic en el elemento del informe, cuadro
de dilogo, etc., para obtener Ayuda de contexto sensible
acerca de ese elemento.
El cursor Manita est disponible en el sistema de Ayuda en
lnea. El cursor de Flecha cambia a la Manita cuando es
ubicado sobre texto o grfico que se enlaza con otro tema en
la Ayuda en lnea.
El cursor de Desplazamiento Bidimensional aparece como
una funcin del IntelliMouse, para desplazarse a travs de
su informe en cualquier direccin cuando est trabajando
en la ficha Vista previa.
El cursor de Desplazamiento aparece como una funcin del
IntelliMouse para desplazarse verticalmente en su informe
en la ficha Vista previa.
El cursor Panorama aparece como caracterstica de
Intellimouse para ver un informe en panorama hacia la
derecha/izquierda en la ficha Vista previa.
El cursor Panorama norte aparece como caracterstica de
Intellimouse para ver un documento en panorama hacia el
norte (arriba).
El cursor Panorama sur aparece como caracterstica de
Intellimouse para ver un documento en panorama hacia el
sur (abajo).
El cursor Panorama este aparece como caracterstica de
Intellimouse para ver un documento en panorama hacia el
este (a la derecha).
El cursor Panorama oeste aparece como caracterstica de
Intellimouse para ver un documento en panorama hacia el
oeste (a la izquierda).
62 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Ficha Diseo
Cuando utiliza Seagate Crystal Reports, la ficha Diseo es probablemente
la parte del programa que utilizar ms a menudo.
La ficha Diseo es el lugar donde usted hace la mayor parte del trabajo
inicial cuando crea un informe. Es aqu donde se disean y se rotulan las
diferentes secciones de su informe. Puede ubicar objetos en dichas
secciones exactamente donde quiere que aparezcan; especificar sus
necesidades de ordenamiento, agrupamiento y totalizacin; hacer su
edicin inicial, y muchas otras operaciones. Vea Caractersticas del rea de
impresin, pgina 64.
La ficha Diseo provee el entorno ms eficiente para disear su informe
porque usted trabaja en la ficha con representaciones de los datos y no
con los datos mismos. Cuando ubica un campo en el informe, el programa
usa un marco para identificar el campo en la ficha, sin necesidad de
recuperar los datos reales. As, puede agregar y eliminar campos y otros
objetos, moverlos a su antojo, definir frmulas complejas y hacer mucho
ms, sin agotar los recursos de su computadora o de la red en el esfuerzo
de recuperacin de datos.
El informe que crea en la ficha Diseo es algo as como un informe virtual
que tiene la estructura y las instrucciones para crear el informe final, pero
no es el informe en si. Para convertir el informe de la ficha Diseo en un
informe final o en un informe que usted pueda afinar, slo agregue los
datos. Hace esto cada vez que ve la vista previa de su informe, lo
imprime o lo enva de alguna manera. Es entonces cuando los datos
reales aparecen en el informe.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 63
Areas de la ficha
Diseo
Cuando comienza a crear un informe, Seagate Crystal Reports crea
automticamente cinco reas en la ficha Diseo.
1. Encabezado del informe
Esta seccin es usada generalmente para el ttulo del informe y otra
informacin que quiere que aparezca al principio de su informe.
Tambin puede ser usada para grficos y tablas cruzadas que
incluyan datos para todo el informe.
2. Encabezado de pgina
Esta seccin se usa generalmente para incluir informacin que quiere
que aparezca en la parte superior de cada pgina, tal como nombre
de captulo, nombre del documento u otra informacin similar.
Tambin puede usar esta seccin para desplegar ttulos de campo
sobre los campos mismos en su informe.
3. Detalles
Esta seccin es usada para el cuerpo del informe y se imprime una
vez por registro. La mayor parte de los datos de su informe aparecer
generalmente en esta seccin.
4. Pie de pgina
Esta seccin contiene generalmente el numero de pgina y cualquier
otra informacin que quiere que aparezca en la parte inferior de cada
pgina.
5. Pie del informe
Esta seccin es usada para mostrar informacin que quiere que
aparezca slo una vez en su informe, tal como totales generales,
grficos y tablas cruzadas que incluyen datos para todo el informe.
Si agrega un grupo, un resumen o un subtotal a su informe, el programa
crea dos secciones adicionales:
1. Encabezado de grupo
Esta seccin por lo general contiene el campo de nombre de grupo y
puede ser usado para mostrar grficos o tablas cruzadas que
contienen datos especficos del grupo. Slo se imprime una vez al
principio de un grupo.
2. Pie de grupo
Esta seccin generalmente contiene el valor total de ese grupo, si es
que existe alguno, y tambin puede ser utilizado para mostrar
grficos o tablas cruzadas. Se imprime slo una vez al final de un
grupo.
Cuando agrega un grupo, un valor total o un subtotal, el rea del
Encabezado de grupo aparece directamente arriba del rea de Detalles y
el Pie de grupo aparece directamente debajo del rea de Detalles.
64 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Si incluye ms grupos, el programa crea ms reas entre el rea de
Detalles y las reas de Encabezado y Pie de grupo que ya existen.
Tal como las reas originales, cada una de estas reas adicionales pueden
contener una o ms secciones. El programa asigna a cada rea una sola
seccin en forma automtica.
Caractersticas
del rea de
impresin
Cada rea del informe tiene sus propias caractersticas de impresin. Es
importante entender estas caractersticas porque afectan cundo y qu tan
a menudo se imprimen los diferentes objetos del informe.
CUANDO SE IMPRIMEN LAS AREAS
Las reas se imprimen en el orden que aparecen en la ficha Diseo (de
arriba hacia abajo). Si hay ms de una seccin en un rea, estas se
imprimen en el orden en que aparecen dentro del rea. As, si tiene tres
secciones de Encabezado del informe, las tres secciones sern impresas,
en orden, antes de comenzar a imprimir la(s) seccin(es) en el
Encabezado de pgina.
QUE TAN A MENUDO SE IMPRIMEN LOS OBJETOS
Es ms fcil decidir dnde ubicar los objetos en la ficha Diseo si entiende
qu tan a menudo se imprimen las diferentes reas del informe. Una vez
que entiende esto, la mayora de sus decisiones acerca del informe sern
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 65
fciles de tomar. Esta informacin es de suma utilidad, cuando est
tratando de decidir dnde ubicar grficos, tablas cruzadas y frmulas,
para obtener resultados especficos.
Los objetos se imprimen de la siguiente manera:
G Objetos ubicados en el rea del Encabezado del informe se
imprimen una sola vez, al principio del informe.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen
datos para todo el informe.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez, al
principio del informe.
G Objetos ubicados en el rea del Encabezado de pgina se imprimen
al principio de cada nueva pgina.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta seccin.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por
pgina, al principio de cada nueva pgina.
G Objetos ubicados en el rea del Encabezado de grupo se imprimen
al principio de cada nuevo grupo.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen
datos solamente de este grupo.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez por
cada grupo, al principio del grupo.
G Objetos ubicados en el rea de Detalles se imprimen con cada
nuevo registro.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta rea.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por
cada registro.
G Objetos ubicados en el rea del Pie de grupo se imprimen al final
de cada grupo.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen
datos solamente de este grupo.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez por
cada grupo, al final del grupo.
G Objetos ubicados en el rea del Pie del informe se imprimen una
sola vez al final del informe.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen
datos de todo el informe.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez, al
final del informe.
66 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
G Objetos ubicados en el rea del Pie de pgina se imprimen al final
de cada pgina.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta rea.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por
pgina, al final de cada nueva pgina.
Identificacin y
manejo de reas
y secciones
El programa asigna una sola seccin a cada rea, automticamente. El
nombre de esa seccin aparece directamente a la izquierda de la misma.
Si usted tiene varias secciones en un rea, las secciones son designadas
como a, b, c, etc.
NOTA: Si usted ha activado la casilla de verificacin Mostrar nombres
cortos en Diseo en el cuadro de dilogo Opciones, se usan iniciales (EI,
EP, PI, PP, etc.) para identificar cada seccin. Busque en Cuadro de dilogo
Opciones en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
NOTA: Si hace clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada
que contiene el nombre de una seccin, aparecer un men contextual
con opciones especficas para esa seccin. Si hace clic con el botn
derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de los nombres de
seccin, aparecer un men contextual con opciones especficas para esa
rea.
El programa muestra una regla de seccin inmediatamente a la izquierda
de cada seccin. La regla de la seccin se utiliza para agregar, quitar y
mover lneas gua y para proveer una referencia visual cuando est
ubicando objetos. Vea Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina 78.
Cada vez que agrega una nueva seccin, el programa crea una regla para
esa seccin. Vea Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina 78.
Otras funciones
de la ficha
Diseo
Hay varias otras funciones incorporadas en la ficha Diseo.
G Puede cambiar de tamao a una seccin, arrastrando sus orillas
con el cursor. Vea Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones,
pgina 89.
G Puede dividir una seccin (crear dos secciones de una sola)
haciendo clic en su orilla izquierda. Vea Cmo dividir y ajustar el
tamao de secciones, pgina 89.
La regla de seccin.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 67
G Puede agregar lneas gua horizontales o verticales haciendo clic
en las reglas. Vea Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina
78.
G Puede aumentar o disminuir la vista de su informe a cualquier
grado de aumento desde un 25% hasta 400% del tamao original.
Vea Cmo aumentar o reducir la vista de su informe, pgina 84.
Ficha Vista previa
Cuando usted quiere ver la apariencia de su informe antes de imprimirlo,
haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas estndar.
El programa reune los datos, hace los clculos necesarios y despliega el
informe en "papel" electrnico en la ficha Vista previa. Con los datos en
su lugar, puede revisar el espaciado y el formato de los elementos de su
informe y ver los resultados reales de todos sus resmenes, clculos de
frmulas y selecciones de registros y grupos.
En el modo WYSIWYG (What You See Is What You Get: se puede traducir
como Lo que ve es lo que obtiene), puede trabajar directamente en los
datos reales y afinar los detalles hasta que el informe luzca tal como usted
quiere.
El programa trabaja con los datos de la manera siguiente:
G La primera vez que se usa la ficha Vista previa, el programa
recupera los datos de las fuentes de datos y los guarda con el
informe (a menos que usted haya configurado el programa para
no guardar los datos).
G De aqu en adelante, el programa usa los datos archivados cada
vez que usted ve la vista previa, a menos que especficamente
actualice los datos o agregue un campo que requiera que el
programa recupere nuevos datos.
Seagate Crystal Reports provee dos formas de vista previa de su informe:
1. Vista estndar, y
2. Vista Arbol de grupos.
68 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Vista estndar
En la vista estndar, el informe se muestra por pginas (una a la vez).
Usando los botones de navegacin en la ficha Vista previa, puede
desplazarse al principio o al final del informe, o puede moverse hacia
adelante o hacia atrs a travs de las pginas del informe, pasando una
pgina a la vez. Para informes cortos o informes en los cuales su foco de
inters son los totales al pie de la pgina, la vista estndar provee toda la
funcionalidad que necesita.
EL INDICADOR DE EDAD DE LOS DATOS
El Indicador de edad de los datos muestra la fecha cuando los datos
fueron actualizados por ltima vez o cuando fueron recuperados por
primera vez, cualquiera que sea la ms reciente. Si los datos fueron
inicialmente recuperados o actualizados en la corriente fecha (es decir
hoy), el Indicador muestra la hora en que dicha accin se llev a cabo.
Busque en Guardar datos con el comando informe en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports.
Vista Arbol de
Grupos
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 69
Usted puede activar/desactivar la vista de Arbol de grupos usando el
botn ACTIVAR/DESACTIVAR ARBOL DE GRUPOS de la barra de formato.
La vista Arbol de grupos presenta la pantalla dividida.
G El panel de la derecha de la pantalla contiene el informe.
G El panel de la izquierda, despliega un esquema de niveles del
informe, mostrando la jerarqua de grupos y subgrupos en un
formato de rbol fcil de entender para el usuario.
Cuando hace clic en el nodo del grupo que le interesa, el programa salta
inmediatamente a la parte del informe que contiene la informacin de ese
grupo. Para informes largos o informes en los cuales usted quiere avanzar
o retroceder de un grupo a otro, la funcin de Smart Navigation de la
vista de Arbol de grupos, hace su trabajo extremadamente eficiente.
Semejanzas y
diferencias con
respecto a la
ficha Diseo
La capacidad de edicin en la ficha Vista previa est en la ficha Diseo.
Menes (barra de menes y menes contextuales), las barras de
herramientas estndar y suplementaria, reglas y la barra de formato
permanecen activas, dndole a usted la misma funcionalidad que tiene en
la ficha Diseo. Sin embargo, cuando tiene que hacer muchos cambios, es
ms rpido hacerlos en la ficha Diseo.
G La ficha Diseo y la ficha Vista previa estn ligadas internamente.
Cualquier cambio que hace en una de ellas, se refleja
automticamente en la otra.
G La ficha Vista previa tiene una regla vertical a la izquierda, en
lugar de las reglas de seccin individuales como la ficha Diseo.
La funcionalidad de las reglas es la misma.
G La ficha Vista previa identifica las secciones del informe en el rea
sombreada a la izquierda de los datos. De una mirada usted puede
saber de cual seccin del informe se estn imprimiendo los datos.
Mientras que los nombres de seccin aparecen slo una vez en la
ficha Diseo, en la ficha Vista previa se imprimen cada vez que
se imprime una seccin.
G El Contador de registros (vea INFORMACION DE
RECUPERACION DE DATOS, pgina 57), el Indicador de edad de
los datos (vea EL INDICADOR DE EDAD DE LOS DATOS, pgina
68) y los controles de Siguiente pgina/Pgina previa (vea Ficha
Vista previa, pgina 67), estn todos activos en la ficha Vista previa.
G La ficha Vista previa resalta cada valor cuando usted selecciona un
campo; a diferencia, slo el marco del campo es resaltado en la
ficha Diseo.
70 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
UNA SENSACION DIFERENTE
Trabajar en la ficha Vista previa tiene una sensacin diferente a trabajar
en la ficha Diseo.
Cada campo en una base de datos contiene docenas, cientos o miles de
valores, dependiendo del nmero de registros en la base de datos.
Cuando ubica un campo en la ficha Diseo, un solo marco de campo
representa todos los valores, cuando resalta el campo, aparecen
controladores de tamao en el marco y, a la vez, el marco cambia de color.
En la ficha Vista previa, sin embargo, est trabajando con los datos reales.
En lugar de un marco representando los valores de los campos, el valor
real aparece dentro del marco.
G Cuando resalta un campo o el valor de un campo de frmula, en
realidad est seleccionando todos los valores en el campo.
El programa pone un marco de cambio de tamao alrededor
del valor especfico que usted selecciona.
Resalta todos los dems valores del campo.
G De igual manera, cuando selecciona el valor de un resumen, est
seleccionando todos los valores de los resmenes relacionados.
El programa pone un marco de cambio de tamao alrededor
del valor especfico que selecciona.
Resalta todos los valores de los resmenes relacionados.
Aparte de las obvias diferencias de apariencia, el proceso de elaborar y
modificar un informe es el mismo en ambas fichas (Vista Previa y
Diseo). Encontrar fcil trabajar en su informe en cualquiera de ellas.
Ficha Anlisis
El programa proporciona una ficha Anlisis aparte, la cual le permite
examinar sus grficos y mapas independientemente del informe
principal. Usted puede usar esta ficha para reorganizar los elementos
grficos y de mapas, y para personalizar la apariencia de un grfico o
mapa y obtener un anlisis ms eficiente e identificar mejor las
tendencias.
Para analizar a fondo un objeto grfico u objeto de mapa, haga clic con el
botn derecho del mouse en tal objeto y elija LANZAR ANALIZADOR en el
men contextual.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 71
Manipulacin de
grficos
Cuando est mirando un grfico en la ficha Anlisis, puede ejecutar las
siguientes operaciones por medio de los comandos en el men
contextual:
G cambiar el ttulo del grfico,
G cambiar el ttulo del Eje X, el Eje Y y el Eje Z,
G revertir el orden en que aparece la serie en el grfico,
G revertir el orden en que aparecen los grupos en el grfico, como
tambin,
G cualquier operacin adicional especfica al tipo de grfico
especfico.
Manipulacin de
mapas
Cuando est mirando un mapa en la ficha Anlisis, puede usar el men
contextual para ejecutar las siguientes operaciones:
G centrar el mapa,
G aumentar, reducir y ver el mapa en panorama,
G cambiar el tipo del mapa y configurar las opciones para el estilo
general del mapa,
G reorganizar las capas de los elementos del informe (por ejemplo,
puede presentar la capa de ciudades principales encima de la capa
de autopistas), y
G cambiar el ttulo del mapa.
NOTA: Las funciones para centrar, aumentar/reducir y vista panormica
de la ficha Anlisis tambin estn disponibles como comandos en el men
de acceso directo de la ficha Vista previa (si hace clic con el botn
derecho del mouse en ese objeto, en la ficha Vista previa).
Semejanzas y
diferencias con
la ficha Vista
previa
La ficha Anlisis es semejante a la ficha Vista previa en algunos aspectos,
pero es mucho ms enfocada. Cuando usted mira un grfico o mapa en la
ficha Anlisis, est mirando el mapa actual y sus caractersticas sin tener
que ver ninguno de los datos subyacentes. El propsito de esta ficha es
simplemente organizar y reorganizar la apariencia del grfico o mapa de
tal forma que usted pueda identificar tendencias rpida y fcilmente.
UNA SENSACION DIFERENTE
Mientras que ambas, la ficha Anlisis y la ficha Vista previa, comparten
algunas funciones, la ficha Anlisis ofrece un planteamiento mucho ms
enfocado y efectivo. Esta ficha elimina datos fuera de lugar en la imagen
y le muestra solamente los mapas y grficos que usted est analizando.
Tambin le ofrece comandos para revertir los grupos y series en grficos,
y para aumentar o reducir el tamao, realizar vistas panormicas, y
centrar de mapas, con el fin de ajustarlos con ms facilidad.
72 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Con la ficha Anlisis se pueden ver hasta dos objetos simultneos. En este
caso, la ficha Anlisis se convierte en una ficha de pantalla dividida, y
cada grfico o mapa aparece en una seccin separada. Para cambiar el
tamao, mueva el cursor sobre el lmite de la seccin hasta que el cursor
se convierta en cursor Ajustar Seccin, y entonces arrastre la lnea del
lmite para expandir o reducir el tamao de la seccin, a su gusto.
Cuando dos grficos o mapas estn activos en la ficha Anlisis y desea
trabajar con un tercero, haga clic con el botn derecho del mouse en ese
otro grfico o mapa y elija ANALIZADOR en el men de contextual. Un
cuadro de dilogo aparece para recordarle que la ficha Anlisis est llena
y pregunta si le gustara reemplazar una de las secciones actualmente
activas en la ficha.
La ficha Anlisis tambin se puede usar para trabajar con objetos grficos
y mapas que se han ubicado dentro de un subinforme. El programa abre
una ficha Anlisis separada para cada subinforme que contiene un mapa
u objeto grfico que usted est analizando. Puede ver hasta dos objetos
simultneamente en el mismo subinforme en la ficha Anlisis.
NOTA: Tambin puede cambiar el tamao de la llave de mapas que
aparece a la derecha de cada mapa.
Otros conceptos fundamentales
El entorno de trabajo de Seagate Crystal Reports es extremadamente flexible.
G Usted puede activar el ajuste automtico a la cuadrcula, establecer
una cuadrcula hasta un mximo de una pulgada, y hacer la
cuadrcula visible o invisible en la ficha Diseo, en la ficha
Vista Previa o en ambas (vea Cmo activar o desactivar la cuadrcula,
pgina 83).
G Tambin puede trabajar sin la cuadrcula, poniendo sus objetos
dondequiera que aparezcan en su informe (vea Modo Libre, pgina
73 y Modo Libre con lneas gua, pgina 73).
G Finalmente, puede usar lneas gua si quiere alinear o reajustar
objetos con precisin (vea Cmo mover y ubicar objetos usando las
lneas gua, pgina 80).
Configure su entorno para que funcione de la manera ms eficiente y
conveniente a sus mtodos de trabajo.
Cuadrcula La cuadrcula es una serie de coordenadas horizontales y verticales.
Cuando la cuadrcula est activa el programa, le permite ubicar objetos
solamente a la altura de dichas coordenadas, y nunca en medio de ellas.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 73
De esta forma, se hace fcil para ubicar y espaciar datos en su informe, al
igual que alinear objetos de acuerdo a sus necesidades. Si intenta poner
un objeto entre las coordenadas de la cuadrcula, el programa lo ajusta a
la misma, es decir, que mueve el objeto hacia el par de coordenadas
(vertical y horizontal) ms cercano, de manera automtica.
Usted activa la cuadrcula y especifica su tamao y propiedades de
visibilidad en la ficha Esquema en el cuadro de dilogo Opciones. La
cuadrcula no es activada automticamente. Vea Cmo activar o desactivar
la cuadrcula, pgina 83.
Modo Libre A diferencia de las versiones anteriores de Seagate Crystal Reports, en
esta versin puede trabajar sin la cuadrcula, en un entorno a mano
alzada similar al de los programas para dibujar. Modo libre
simplemente significa que puede poner los objetos donde quiera que
aparezcan en el informe. Su nica restriccin es que el programa no le
permitir poner grficos y tablas cruzadas en las secciones de
Encabezado de pgina, Pie de pgina o Detalles. Vea Caractersticas del
rea de impresin, pgina 64.
Para trabajar en el entorno de modo libre, desactive la casilla de
verificacin Ajustar a cuadrcula usando la ficha Esquema del cuadro de
dilogo Opciones. Busque en Cuadro de dilogo Opciones en la Ayuda en
lnea de Seagate Crystal Reports.
Modo Libre con
lneas gua
Si quiere trabajar en modo libre, pero an quiere tener la habilidad de
alinear objetos, o moverlos y cambiarlos de tamao como grupo, tiene
que usar lneas gua.
Lneas gua son lneas que se extienden vertical u horizontalmente de las
reglas de la ficha Diseo y Vista Previa. Las lneas gua tienen propiedad
de ajuste, as, cuando mueve un objeto dentro del campo magntico de las
lneas gua, el objeto se ajusta o se adhiere a la lnea gua
automticamente.
G Una vez que un objeto est ajustado a una lnea gua, el objeto se
mueve a medida que usted mueve la lnea gua.
G Si tiene varios objetos ajustados a una lnea gua, se movern todos
a medida que mueve la lnea gua.
G Si tiene varios objetos alineados a dos lados de la lnea gua
(derecho e izquierdo, o superior e inferior) y mueve una de las
lneas gua, cambia de tamao a todos los objetos en la misma
medida.
Usar lneas gua en el modo libre le provee flexibilidad con control. Vea
Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina 78 y Cmo mover y ubicar
objetos usando las lneas gua, pgina 80.
74 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Representacin
de campos
desbordados
Seagate Crystal Reports utiliza representaciones de campos desbordados
para asistir a los usuarios cuando trabajan con valores numricos o de
moneda en las celdas de un informe. Normalmente, si la representacin
de un valor numrico o de moneda es mayor que campo que lo contiene,
ese valor ser truncado o "podado". Por ejemplo, valores como
100,000,000 pueden aparecer en el informe como 1,000, o como 000
(dependiendo de las propiedades establecidas). Potencialmente, esto
puede causar confusin al leer el informe.
Cuando el truncado de campo est desactivado (representacin de
campos desbordados activada), los valores de campos numricos o de
moneda que exceden el tamao del campo sern representados por
signos de nmeros (######) en la ficha Vista previa, para que usted sepa
inmediatamente cuando el tamao del campo es muy pequeo.
Secciones y
objetos
Seagate Crystal Reports le permite insertar una variedad de objetos en su
informe:
G Objetos de campo
Campos de tablas de base de datos y de los conjuntos de
resultados de las frmulas, parmetros, nombres de grupo,
consultas y procedimientos. Vea Cmo insertar campos de base de
datos, pgina 115.
G Objetos de texto
Caracteres, palabras y documentos enteros. Vea Cmo insertar
objetos de texto, pgina 117.
G Imgenes
Mapas de bits: *.bmp, *.pcx, *.tif, *.tga, *.jpg. Vea Cmo insertar una
imagen, pgina 119.
G Objetos de grficos
Grficos que muestran datos resumidos. Vea Elaboracin de
Grficos, pgina 397.
G Subinformes
Informes dentro de informes, independientes o ligados a los
datos en el informe principal. Vea Cmo insertar un subinforme,
pgina 450.
G Tablas cruzadas
Informes tipo hoja de clculo que ayudan a identificar tendencias.
Vea Objetos de Tablas Cruzadas, pgina 477.
G Objetos OLE
Imgenes, hojas de clculo, texto y cualquier otro objeto creado en
un programa servidor OLE. Vea Introduccin a los Objetos OLE,
pgina 432.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 75
G Objetos de mapa
Mapas geogrficos que pueden representar datos de grupos,
campos de detalles, datos de tablas cruzadas y cuadrculas OLAP.
Vea Elaboracin de Mapas, pgina 413.
Los objetos son contenedores (recipientes). Pueden contener datos, y en
algunos casos, otros objetos (por ejemplo, un objeto de texto puede
contener campos o texto, y las etiquetas en tablas cruzadas no son ms
que objetos de texto). Cada objeto tiene propiedades que definan cmo el
objeto acta en su informe.
Usted puede establecer los atributos de las propiedades de los objetos,
propiedades condicionales o una combinacin de ambos.
G Use el cuadro de dilogo Opciones para establecer propiedades
fijas.
G Use frmulas especiales para establecer propiedades
condicionales.
Vea Formato condicional, pgina 229 y Formato absoluto, pgina 227.
La mayora de los objetos pueden ser insertados en casi todas las
secciones del informe. Sin embargo, el programa le impone restricciones,
para evitar que ponga objetos en secciones donde no tiene ningn sentido
ubicarlos. Por ejemplo, debido a que la seccin Detalles se imprime con
cada registro, las tablas cruzadas ubicadas en la seccin Detalles
produciran una tabla cruzada para cada registro, algo que no sera muy
til a sus necesidades. Por tal motivo, el programa excluye tablas
cruzadas de la seccin Detalles. Vea Caractersticas del rea de impresin,
pgina 64, donde se resumen las restricciones de secciones y objetos.
NOTA: Vea Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones,
pgina 121, para informacin acerca de la impresin de objetos en
secciones donde no pueden ser fsicamente ubicados.
No tiene que preocuparse por poner un objeto donde no corresponde; el
programa previene esta situacin. Sin embargo, cada situacin requiere
cierto anlisis de su parte. Por ejemplo, si pone una imagen:
G en la seccin Encabezado del informe, sta se imprime una vez al
principio del informe.
G en la seccin Encabezado de grupo, se imprime una vez con cada
grupo.
G en la seccin Detalles, se imprime una vez con cada registro.
Dependiendo de lo que usted est tratando de lograr en el informe, es
claro que tiene sentido poner el objeto en una de las secciones y no en las
otras. Le corresponde a usted decidir qu es lo mejor para su informe.
Para ms informacin, vea Caractersticas del rea de impresin, pgina 64.
76 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Tambin puede establecer propriedades fijas y condicionales para las
secciones y para los objetos. Vea Formato condicional, pgina 229.
Expansin de
objetos a otras
secciones
Automticamente, cuando un objeto se ubica en una seccin, sucede lo
siguiente:
G la seccin se expande para acomodar al objeto, si es necesario, y
G el objeto es impreso en la seccin donde est ubicado, cada vez que
se imprime dicha seccin.
Sin embargo, cuando pone un objeto en una seccin que usted ha
preconfigurado para abarcar las siguientes secciones:
G el objeto se sigue imprimiendo cuando se imprime la seccin, pero,
G el objeto tambin abarca las siguientes secciones.
NOTA: Los objetos ubicados en una seccin pueden abarcar todas las
dems secciones hasta su seccin hermana (sin incluir esta ltima). Por
ejemplo, la seccin Encabezado de pgina puede abarcar todas las
secciones hasta la seccin Pie de pgina (sin incluir esta ltima).
Esto le permite producir interesantes efectos de impresin en su informe.
Por ejemplo, puede:
G imprimir un objeto de tal manera que aparezca una vez en la
seccin Detalles a la par de un nmero de detalles (por ejemplo, un
grfico que compare las cifras de ventas por regin, al lado de los
detalles para esa regin),
G imprimir la marca de agua de la compaa, centrada en la pgina y
desplegndose a travs de varias secciones,
G usar una imagen digitalizada de una forma como una gua para
preparar un informe para imprimirse en formas preimpresas.
Usando la propiedad de Expansin, puede producir efectos visuales
impactantes en sus informes. Vea Cmo hacer que un objeto se expanda a las
siguientes secciones, pgina 121.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 77
MANOS A LA OBRA (Entorno de diseo)
Cmo mover y ajustar las barras de herramientas y la barra de
formato
Seagate Crystal Reports incluye barras de herramientas mviles y
ajustables (que puede cambiar de tamao) y barra de formato.
Puede mover estas barras hacia una posicin fija o las puede convertir en
paletas flotantes si as lo quiere. Usted mueve o ajusta esas barras de la
siguiente maneras.
Cmo mover Para mover las barras, haga clic en la parte de la barra donde no hay
botones y arrstrela a su nueva posicin.
Cmo ajustar el
tamao
Para ajustar las barras, ubique el puntero sobre una orilla o esquina de la
barra. Cuando aparezca el puntero de ajuste, arrastre hacia adentro o
hacia afuera para cambiar el tamao de la barra.
Arrastre la barra a la posicin deseada.
A esto...
Para ir de
esto...
Arrastre el
cursor para crear
el tamao
deseado.
La barra se ajustar
de acuerdo a lo
especificado.
78 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Puede activar/desactivar las barras de herramientas y la barra de formato
usando el cuadro de dilogo Barras de Herramientas. Tambin puede
abrir el cuadro de dilogo Barras de Herramientas en el men Vista
(comando BARRAS DE HERRAMIENTAS).
Una marca de verificacin indica que la barra respectiva es visible.
Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua
Seagate Crystal Reports provee lneas gua para ayudarle a ubicar objetos
en su informe en forma precisa. Las lneas gua son lneas que no se
imprimen y que puede ubicar en cualquier parte en la ficha Diseo y Vista
Previa para auxiliarle a alinear elementos. Puede activar/desactivar la
visibilidad de las lneas gua de dos modos:
1. Usando los dos comandos en el men Vista, LNEAS GUA EN DISEO y
LNEAS GUA EN VISTA PREVIA. Busque en Comando Lneas Gua en
Diseo y Comando Vista Previa en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
2. Usando las dos opciones, Mostrar Lneas Gua en Diseo y Mostrar
Lneas Gua en Vista Previa en la ficha Esquema del cuadro de dilogo
Opciones. Busque en Cuadro de dilogo Opciones en la Ayuda en lnea
de Seagate Crystal Reports.
En alguno casos, Seagate Crystal Reports inserta lneas automticamente:
G Cada vez que usted inserta un campo o un campo de frmula en
su informe, el programa crea automticamente una lnea gua a la
orilla izquierda del marco del campo y ajusta el campo y el ttulo
del campo a dicha lnea.
G Si resume un campo, el programa ajusta el resumen a la misma
lnea gua para asegurar un alineamiento apropiado.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 79
G Cuando hace clic con el botn derecho en el rea sombreada de
una seccin y elige el comando ARREGLAR LNEAS, el programa
automticamente crea una o ms lneas gua horizontales en la
seccin y ajusta los campos a esas lneas.
Adicin de lneas
gua
Algunas veces va a necesitar insertar lneas gua manualmente. Haga lo
siguiente:
Cmo mover
lneas gua
Cada lnea gua est unida a una cabeza de flecha en su regla de origen.
Para mover la lnea gua haga lo siguiente:
Eliminacin de
lneas gua
Para eliminar lneas gua haga lo siguiente:
NOTA: Si la opcin Ajustar a cuadrcula est activada, slo podr insertar
o mover lneas gua en incrementos de la cuadrcula. Para tener completa
libertad de movimiento con lneas gua, desactive la opcin Ajustar a
cuadrcula usando la ficha Esquema en el cuadro de dilogo Opciones.
Busque en Cuadro de dilogo Opciones en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Haga clic en esta regla para
activar la lnea gua horizontal.
Haga clic en esta regla para
activar la lnea gua vertical.
Arrastre la cabeza de flecha de la
lnea gua a la posicin deseada.
Arrastre la cabeza de flecha de la
lnea gua afuera de la regla.
80 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo mover y ubicar objetos usando las lneas gua
Ubicacin de
objetos usando
lneas gua
Las lneas gua tienen una propiedad magntica que automticamente
ajusta los objetos a ellas. Es decir, que los objetos se conectarn a las lneas
gua como dispositivos de ubicacin.
Un objeto puede ajustarse a una lnea gua horizontal por la parte
superior, inferior o media horizontal (la lnea que divide al objeto
horizontalmente en dos partes iguales).
Un objeto se puede ajustar a una lnea gua vertical por la parte derecha,
izquierda o media vertical (la lnea que divide al objeto verticalmente en
dos partes iguales).
Cuando una lnea gua tiene activada su propiedad de ajuste automtico
y usted la mueve, mueve todos los objetos que estn ajustados a ella.
Usted puede activar/desactivar esta propiedad desde la ficha Esquema
del cuadro de dilogo Opciones , el cual se puede abrir desde el men
Archivo (comando OPCIONES).
Ajuste a la parte superior.
Ajuste a la lnea media.
Ajuste a la parte inferior.
Ajuste a la
izquierda.
Ajuste a la derecha.
Ajuste a la
lnea media.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 81
NOTA: Cuando mueve una lnea gua, mueve cualquier objeto que est
ajustado a ella. Pero si mueve un objeto que est ajustado a una lnea
gua, el programa no mueve la lnea gua.
Ajuste del
tamao de los
objetos usando
lneas gua
Cuando ajusta uno o ms objetos a lneas gua por dos lados (superior e
inferior o izquierdo y derecho), puede ajustar el tamao de los objetos
arrastrando cualquiera de las dos lneas gua. Esto puede ser muy til
cuando necesita ajustar el tamao de varios objetos en la misma
magnitud y al mismo tiempo.
Este es un proceso de dos pasos:
1 Primero tiene que ajustar los objetos a dos lneas gua.
2 Despus tiene que arrastrar una lnea gua para ajustar el tamao de
los objetos.
Ajuste de
objetos usando
dos lneas gua
Cuando tiene dos o ms objetos que quiere ajustar de tamao y dichos
objetos son del mismo (altura o ancho) o de diferente tamao, el proceso
para ajustarles de tamao es el mismo en ambos casos.
1 Comience creando una lnea gua y ajuste un lado del objeto a esa
lnea.
3 Haga clic en el objeto para activar los controladores de ajuste de
tamao.
Arrastre la lnea gua a
la posicin deseada.
El objeto se mover
conjuntamente con la
lnea gua.
2 Establezca una segunda
lnea gua a la derecha del
objeto. La lnea no debe
estar tocando al objeto.
82 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
5 Repita los pasos 2, 3 y 4 para cada objeto adicional que quiera ajustar
a ambmas lneas.
6 Si los objetos todava no son del tamao que usted quiere, arrastre
cualquiera de las dos lneas hasta que los objetos alcancen el tamao
correcto.
4 Arrastre el controlador
de ajuste de tamao hacia
la segunda lnea gua.
El objeto se ajustar a la
segunda lnea gua.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 83
Cmo activar o desactivar la cuadrcula
La ficha Diseo y la ficha Vista previa tienen una estructura cuadriculada
de fondo que usted puede activar y cambiar de tamao en el cuadro de
dilogo Opciones.
1 Elija el comando OPCIONES del men Archivo.
El cuadro de dilogo Opciones aparecer con la ficha Esquema activa.
NOTA: En el modo predeterminado del programa, todas las opciones de
la cuadrcula estn desactivadas.
2 En este cuadro de dilogo establezca el tamao de
la cuadrcula, y las opciones Ajustar a y Mostrar.
84 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo aumentar o reducir la vista de su informe
Usted puede aumentar o reducir la vista de su informe fcilmente. Puede
elegir cualquier factor de aumento desde 25% hasta 400%. Esta funcin
est activa en la ficha Diseo y Vista Previa.
Para aumentar o reducir, establezca el factor de aumento que desee,
usando el cuadro desplegable FACTOR DE AUMENTO que se encuentra en
la barra de herramientas estndar.
Ver informes usando un factor de aumento reducido es valioso para
poder tener una vista general de la distribucin de los elementos en el
informe. La vista usando un factor de aumento alto, es propicia para
poder apreciar los detalles del informe.
Establezca el factor de magnificacin deseado
y haga clic en Aceptar cuando termine.
50%
100%
25%
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 85
Cmo deshacer y rehacer actividades
Seagate Crystal Reports incluye niveles mltiples de deshacer
actividades. Con esta facilidad, usted puede deshacer varios cambios, un
paso a la vez, hasta regresar al nivel en el cual quiere dejar su informe.
El programa tambin cuenta con una funcin de rehacer. Si, por ejemplo,
usted mueve un objeto del punto A al punto B y luego no le gusta la
nueva posicin, puede hacer clic en DESHACER para regresarlo al punto A.
Si a esta altura cambia de opinin, puede hacer clic en REHACER para
reponer el objeto al punto B.
G Para deshacer una accin, haga clic en el botn DESHACER de la
barra de herramientas estndar. La primera vez que hace clic en el
botn, el programa deshace el cambio ms reciente que haya
hecho en el informe. Cada vez que vuelve a hacer clic en el botn,
el programa deshace el siguiente cambio ms reciente que haya
hecho.
G Para rehacer un cambio despus de haberlo deshecho, haga clic en
el botn REHACER de la barra de herramientas estndar.
El programa desactiva el botn DESHACER y el comando DESHACER/
REHACER cuando no hay nada para deshacer o rehacer o cuando hace un
cambio que no puede ser revertido.
NOTA: Si deshace una accin (accin A) y despus ejecuta una nueva
accin, pierde la capacidad de rehacer la accin A.
Cmo traspasar en datos resumidos
Puede traspasar en sus datos usando el cursor de traspasar (para mostrar
los datos detrs de grupos individuales). Vea Ordenamiento, Agrupamiento
y Totalizacin, pgina 263.
Cursor de
traspasar
Seagate Crystal Reports le permite traspasar en grupos o resmenes en la
ficha Vista previa, tanto en la vista Estndar, como en la vista de Arbol de
Grupos (vea Vista estndar, pgina 68 y Vista Arbol de Grupos, pgina 68).
Cuando pone el cursor sobre un resumen que puede ser traspasado, el
programa muestra el cursor de traspasar.
Si hace doble clic, el programa revela los detalles detrs del valor del
resumen. Por ejemplo, si el cursor de traspasar se activa sobre el resumen
para Ciudad, usted puede hacer doble clic para ver los detalles detrs de
ese resumen. Vea Cursores, pgina 59.
86 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
G Si tiene un solo resumen, puede examinar el resumen o los datos
de los registros individuales que han sido resumidos.
G Si tiene resmenes mltiples, puede examinar los resmenes
detrs del resumen que los engloba (por ejemplo, usted podra
examinar los resmenes por ciudad que conforman el resumen
por regin), o los datos de registros individuales que han sido
resumidos.
Cmo desactivar el truncado de campo
Para desactivar el truncado de campo:
1 Seleccione el campo y haga clic en el botn PROPIEDADES DE OBJETO
en la barra de herramientas suplementaria.
El Editor de Formato aparece con la ficha Nmero activada.
2 Haga clic en la ficha Nmero.
3 Para permitir representacin de campos desbordados, active la
casilla de verificacin Permitir truncado de campo.
NOTA: Tambin tiene la opcin de hacer clic en el botn Frmula
conditional para introducir una frmula en el Editor de Frmulas de
Formato. En el Editor de Frmulas de Formato usted puede especificar
que el truncado de campo est desactivado slo cuando existen ciertas
condiciones.
4 Haga clic en Aceptar.
Para ver los resultados, actualice el informe. Si desactiva el podado de
campo, todos los valores de campos nmericos o de moneda mayores de
los campos que los contienen sern representados por signos de nmeros
(######).
MANOS A LA OBRA (Secciones y Areas)
Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones
La ficha Diseo se abre originalmente con un conjunto estndar de
secciones del informe, cada una con un tamao estndar (Vea Areas de la
ficha Diseo, pgina 63). No puede eliminar ninguna de estas secciones
originales, pero s puede agregar nuevas. Una vez que haya agregado
secciones, puede eliminarlas, moverlas con relacin a otras similares, o
combinar secciones relacionadas para producir una nueva.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 87
Aunque hay diferentes modos de realizar estas acciones, una manera fcil
es usar el botn ASISTENTE DE SECCIONES.
1 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SECCIONES de la barra de
herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Asistente de seccin aparece con una lista de
todas las secciones del informe. Cuando hay ms de una seccin de la
misma clase, el programa usa letras (A, B, C,) para diferenciarlas.
2 Resalte la seccin con la cual quiere
trabajar de la lista proporcionada.
Haga clic en Eliminar para
eliminar una seccin.
Haga clic en Combinar
para combinar dos
secciones.
Haga clic en las flechas
para mover las secciones
hacia arriba o hacia abajo.
Haga clic en Insertar
para insertar una
nueva seccin.
88 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Insercin de una
seccin
Haga clic en el botn Insertar. El programa agrega una nueva seccin
inmediatamente debajo de la seccin resaltada.
NOTA: Tambin puede insertar una seccin haciendo clic con el botn
derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de cualquier
seccin en la ficha Diseo o en la ficha Vista previa y elegiendo el
comando INSERTAR SECCIN DEBAJO, del men contextual que aparece en
la pantalla.
Eliminacin de
una seccin
Haga clic en el botn Eliminar. El programa quita del informe la seccin
resaltada.
Cmo mover una
seccin
1 Resalte la seccin que quiere mover.
2 Haga clic en la flecha Subir o Bajar para mover la seccin.
NOTA: Puede mover una seccin (hacia arriba o hacia abajo) solamente
dentro del espacio del rea en que se encuentra.
Los datos originales en la seccin "C"
son movidos a la seccin "A". Los
datos en las otras secciones son
movidos hacia abajo.
3 Con la seccin "C" resaltada,
haga clic dos veces en la flecha
hacia arriba.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 89
NOTA: Las letras que identifican las secciones describen su posicin
relativa. As, si mueve la seccin C hacia arriba, esta se convierte en
seccin B y a la vez, B se convierte en C.
Combinacin de
dos secciones
relacionadas
Si tiene dos objetos en dos diferentes secciones (que se imprimen
secuencialmente) y quiere ponerlos en una sola seccin (para que se
impriman simultneamente), debe hacer una combinacin de secciones.
Puede combinar dos secciones y luego cambiar el arreglo de los objetos
en la nueva seccin de acuerdo a sus necesidades.
1 Mueva las dos secciones que quiere combinar, de modo que queden
contiguas en la lista.
2 Resalte la seccin en la posicin superior.
4 Cambie el arreglo de los objetos de acuerdo a sus necesidades.
Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones
En la ficha Diseo usted puede dividir una seccin en dos o ms secciones
o cambiar el tamao de las secciones fcilmente, siguiendo estos pasos:
Divisin de una
seccin
1 Mueva el puntero sobre la orilla izquierda de la seccin que quiere
dividir.
2 Cuando el puntero se transforma en el cursor de dividir, haga clic en
la orilla. Vea Cursores, pgina 59.
3 Cuando aparezca una lnea horizontal, arrstrela hacia arriba o hacia
abajo, hasta la altura donde quiere que la seccin se divida.
3 Con la seccin B resaltada,
haga clic en el botn Combinar y la
seccin C ser combinada con la
seccin B para formar una sola.
90 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Ajuste del
tamao de una
seccin
Mueva el puntero hacia la orilla inferior de la seccin que quiere ajustar
y, cuando el puntero se transforma en cursor de ajuste (de tamao),
arrastre la orilla para agrandar o reducir la seccin.
Si tiene uno o ms objetos en una seccin y quiere ajustarla de tamao
para remover el espacio en blanco innecesario, haga clic con el botn
derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de la seccin
(fichas Diseo y Esquema) y elija el comando AJUSTAR SECCIN del men
contextual que aparece en la pantalla. El programa ajusta el tamao de la
seccin automticamente, moviendo la orilla inferior de la seccin a la
lnea base del objeto que se encuentra ms abajo.
4 Cuando aparezca el cursor de
dividir, arrastre la lnea horizontal
hasta la altura donde quiere que la
seccin se divida.
La seccin se dividir
a la altura de la lnea.
Arrastre el cursor de ajuste
hacia arriba para reducir el
tamao de la seccin superior.
Arrastre el cursor de ajuste
hacia abajo para agrandar el
tamao de la seccin superior.
Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports 91
Las secciones se expanden automticamente en forma vertical en dos
casos:
1. cuando pone un objeto cuya dimensin vertical es mayor que la de la
seccin en la cual lo pone, y
2. cuando expande un objeto verticalmente y su dimensin vertical se
vuelve mayor que la de la seccin que lo contiene.
NOTA: No es permitido ajustar una seccin a un tamao menor al de un
objeto contenido en dicha seccin.
92 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin a la Elaboracin de Informes 93
5 Introduccin a la Elaboracin de
Informes
Lo usted que encontrar en este captulo
Diseo bsico de informes, pgina 94
Cmo disear un prototipo, pgina 101
Conceptos en la elaboracin de informes, pgina 102
Ms all de los informes bsicos, pgina 110
MANOS A LA OBRA (Diseo y creacin de informes), pgina 110
MANOS A LA OBRA (Finalizacin del informe), pgina 126
94 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Diseo bsico de informes
El propsito de este tema es sugerir un enfoque estructurado para la
elaboracin de informes usando Seagate Crystal Reports. Dicho enfoque
incluye los siguientes pasos:
G decidir el contenido del informe,
G desarrollar un prototipo en papel,
G comenzar el prototipo usando Seagate Crystal Reports,
G especificar registros y/o grupos que sern incluidos en el informe,
G manipular los datos con frmulas y funciones,
G agrupar, resumir y ordenar los datos,
G editar y aplicar formato a los datos,
G agregar elementos grficos y objetos OLE, e
G imprimir el informe terminado.
Esta seccin ha sido diseada para ayudarle a entender los conceptos del
proceso de elaboracin de informes.
Decisiones sobre
el contenido del
informe
Antes de hacer otra cosa, usted debe definir la informacin que el informe
ha de proporcionar. Use la siguiente lista de preguntas como una gua
para delinear la informacin:
G Cul es el propsito general del informe?
G Quin va a leer el informe?
G Cul ser el ttulo del informe?
G Qu ms informacin necesita adems del ttulo para identificar
el informe?
De dnde vendr esa informacin?
Si la informacin existe en una tabla de una base de datos, en
qu tipo de campos estn almacenados los datos: numricos,
textuales u otros?
G Qu clase de informacin de identificacin quiere que aparezca al
principio y al final de cada pgina?
De dnde vendr esa informacin?
Introduccin a la Elaboracin de Informes 95
G Qu datos especficos quiere que aparezcan en el cuerpo del
informe?
De dnde vendrn esos datos?
Existen esos datos en campos de datos o necesitan ser
calculados a partir de los valores de los campos?
En qu tipo de campos estn almacenados los datos:
numricos, textuales u otros?
Quiere sus datos ordenados?
Bajo qu criterio?
Quiere los datos divididos en grupos?
Qu clase de grupos?
Quiere sus datos resumidos?
Subtotalizados, promediados, contados o procesados de
otra manera?
Qu quiere totalizar?
Quiere mostrar totales de todos los grupos o slo de un
determinado nmero de grupos?
Quiere los resmenes de grupos ordenados bajo un
criterio especial?
Quiere agregar rtulos a los resmenes?
G Qu informacin quiere destacar en el informe?
Cmo la quiere destacar?
Con un color diferente?
Con texto destacado?
G Qu otra informacin quiere resaltar de alguna manera para que
realmente sobresalga en el informe?
Cmo quiere resaltarla?
Con texto en color?
Con una fuente o tamao especial?
Con bordes o fondo de colores?
Quiere rotular la informacin resaltada?
G Quiere que el informe se base en todos los registros de la base de
datos o slo en ciertos datos especficos?
Cules registros?
96 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Propsito Cul es el propsito general del informe?
Los informes son herramientas de administracin cuyo propsito
principal es brindarle una comprensin rpida de los elementos
esenciales dentro de una coleccin de datos en bruto, y la relacin mutua
que existe entre dichos elementos, para apoyarle en la toma de decisiones
efectiva. Para que un informe sea efectivo, debe presentar los datos
correctos, en forma lgica. Si el informe presenta datos equivocados o si
presenta los datos correctos pero de manera ilgica, puede conducir a un
proceso de toma de decisiones lento, o peor an, equivocado.
Un buen punto de partida para el desarrollo de informes es poner por
escrito el propsito del informe en una o dos lneas. El enunciado del
propsito le ayuda a enfocarse en sus metas principales, y provee a un
punto de partida y una meta final para su informe. A continuacin se dan
algunos ejemplos de enunciados de propsito:
G El propsito de este informe es mostrar ventas mensuales y ventas
acumuladas anuales por representante de ventas, comparar cifras
presentes con las del ao anterior, y marcar representantes cuyas
cifras de venta no alcanzan los estndares de la empresa.
G El propsito de este informe es mostrar el movimiento de ventas
para cada producto en inventario y sugerir cantidades para
rdenes de abastecimiento en base a dicha actividad.
G El propsito de este informe es calcular el promedio de accidentes
por cada cien kilmetros de recorrido y el promedio de
infracciones de trnsito por ao de cada conductor de la compaa.
Aclarar el propsito del informe antes de empezarlo es un paso crtico dentro
del proceso general. Un informe sin un propsito claro es como una reunin
sin una agenda especfica; no lleva a ninguna parte y logra muy poco o nada.
Lectores Quin va a leer el informe?
A menudo, un solo informe es usado por varias personas. Un informe de
ventas generales de la empresa, por ejemplo, puede ser usado por los
representantes de ventas, el gerente regional, el gerente general de ventas
y el director general de operaciones.
Cada una de estas personas estar interesada en diferentes aspectos del
informe.
G Un representante de ventas usar el informe para evaluar su
rendimiento individual y compararlo con el de otros
representantes de su rea.
G El gerente regional de ventas usar el informe para evaluar a los
representantes de su regin y comparar los resultados totales con
los de otras regiones.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 97
G El gerente general de ventas usar el informe para evaluar el
desenvolvimiento de los gerentes regionales y para comparar las
cifras de ventas reales con las cifras de ventas estimadas.
G El director general de operaciones usar el informe para evaluar el
desenvolvimiento del gerente general de ventas y del gerente de
mercadeo, y para proyectar actividades como planes de
produccin, programas de expansin, etc.
Debido a que cada uno de estos usuarios tienen diferentes intereses, es
importante planificar el informe de modo que incluya la informacin que
cada uno de ellos necesita.
Ttulo Cul ser el ttulo del informe?
Establezca un ttulo inicial para su informe. Puede cambiarlo en el futuro
si lo desea, pero al menos tendr un ttulo al cual referirse durante la
etapa de creacin del prototipo.
Sabe usted qu
datos quiere usar
en su informe?
Sabe en qu tipo de base de datos est basando su informe? Tomar los
datos de un archivo de datos, de una estructura SQL/ODBC o de un
diccionario?
Si no lo sabe, pregunte a quien corresponda acerca del tipo de base de datos
y la localizacin de sus datos y solicite que le establezcan acceso a esa base
de datos, si es que todava no lo tiene. Vea Fuentes de Datos, pgina 619.
Est suficientemente familiarizado con los datos para poder encontrar la
informacin que desea? Cuando est buscando el nombre del contacto de
un cliente, es capaz de encontrar el campo dentro de la tabla de una base
de datos?
El profesional en MIS, el administrador de bases de datos o un
compaero de trabajo podra ayudarle a familiarizarse con los datos con
los que se propone trabajar.
Informacin del
encabezado
Qu otra informacin, adems del ttulo, necesita para identificar su
informe?
Podra ser que usted quiera incluir la fecha corriente, informacin acerca
de quin prepar el informe, un enunciado del propsito del informe, el
rango de los datos que cubre, o algo por el estilo. En tal caso, escriba dicha
informacin para que pueda incluirla al momento de preparar su
prototipo.
98 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Fuentes de
informacin del
encabezado
De dnde vendr la informacin?
La informacin puede provenir de una variedad de fuentes, dependiendo
de la clase de informacin que planea usar.
G La fecha corriente puede ser insertada usando el comando
IMPRIMIR CAMPO DE FECHA, del men Insertar|Campo Especial.
G La informacin acerca de quin prepar el informe podra ser
tomada de campos de datos individuales en las tablas de la base
datos usada. (Si ser tomada de una tabla, cul tabla? O cul
combinacin de tablas?)
G El enunciado del propsito del informe puede estar contenido en
un bloque de texto creado como objeto de texto y ubicado en
cualquier parte del informe.
A medida que usted comienza a pensar de dnde viene la informacin,
comienza a la vez a estructurar formalmente su informe.
Tipo de datos en
el encabezado
Si la informacin est contenida en una base de datos, en qu tipo de
campos est: numricos, textuales u otros?
Seagate Crystal Reports usa diferentes reglas para trabajar con diferentes
tipos de datos. Lo encontrar muy til ms tarde, si desde el principio
determina el tipo de cada dato que intenta extraer de la base de datos.
Informacin del
Pie de pgina
Qu informacin quiere que aparezca al final de cada pgina (nmero de
pgina, pgina n de N, nombre del informe, la palabra Confidencial)?
Fuentes de datos
del Pie de pgina
De dnde proviene la informacin?
Tal como sucede con los datos del encabezado, la informacin del Pie de
pgina (o del informe), puede venir de una variedad de fuentes,
dependiendo de la clase de informacin que planea usar.
Tipo de datos del
Pie de pgina (o
del informe)
Si la informacin reside en una tabla de base de datos, en qu tipo de
campos se almacenan los datos: numricos, textuales u otros?
Cuerpo del
informe
Qu datos especficos quiere que aparezcan en el cuerpo del informe?
Cuando usted piensa en un informe, es probable que piense en el cuerpo
del informe. El cuerpo debe contener todos los datos necesarios para
cumplir lo establecido en el enunciado del propsito del informe. Y
tambin debe contener todos los datos necesarios para la variedad de
usuarios que haya identificado.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 99
Fuentes de datos
del cuerpo del
informe
De dnde vendrn los datos?
Este paso requiere que usted examine las tablas disponibles. Seagate
Crystal Reports le permite combinar datos de diferentes bases de datos
para crear su informe, lo que le da una gran flexibilidad en su trabajo.
G Muchos de los datos en un informe tpico sern tomados
directamente de campos de datos. Cul campo usar y dnde se
encuentra?
G Otros datos sern calculados a partir de campos de datos. Cules
campos usar para dichos clculos?
G Otros datos sern insertados directamente en el informe,
utilizando objetos de texto (encabezados, notas, rtulos, etc.).
Datos
existentes o
calculados?
Existen los datos en campos de datos o necesitan ser calculados a partir
de los valores de los campos?
Parte de la informacin del informe puede ser tomada directamente de
campos de datos (cifras de ventas, por ejemplo); otra informacin tendr
que ser calculada en base a los valores de los campos (comisin de ventas,
por ejemplo, es el producto de cifras de ventas por porcentaje de
comisin). En su plan, podra ser til separar o marcar los datos que
deben ser calculados, de los que pueden ser usados directamente. Vea
Frmulas para Principiantes, pgina 311.
Tipos de datos
en el cuerpo del
informe
En qu tipo de campos estn contenidos los datos: numricos, textuales
u otros?
Aun cuando es importante entender los diferentes tipos de datos que
usar en su informe, es de suma importancia saber el tipo de datos de los
campos que sern usados en los clculos. Funciones y operadores
trabajan con especficos tipos de datos, por lo que es importante saber el
tipo de datos para determinar cuales funciones y operadores pueden ser
usados en sus clculos. Busque Indice de funciones e Indice de operadores en
la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports, o las funciones u
operadores por su nombre.
Registro o
seleccin de
grupo
Quiere que su informe se base en todos los registros o grupos en la base
de datos o solamente en registros y grupos especficos?
Seagate Crystal Reports le da la oportunidad de basar su informe en todos
los registros de una base de datos, o en un conjunto limitado de registros
de la misma. Usando Seagate Crystal Reports usted puede seleccionar
registros basado en un simple rango de datos o comparaciones, o puede
crear frmulas complejas para identificar los registros que sern incluidos.
Tome unos minutos para determinar los registros necesarios para su
informe y liste los criterios que sern usados para seleccionar esos registros.
Vea Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
100 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Grupos Quiere sus datos organizados en grupos? Bajo qu criterio: por fecha,
por cliente? Seagate Crystal Reports provee varias opciones para agrupar
sus datos en su informe. Vea Cmo agrupar datos, pgina 277.
Valores de grupo Quiere mostrar un subtotal al final de cada grupo? Un recuento o un
promedio? Seagate Crystal Reports le permite especificar varias clases de
valores de grupo. Vea Cmo resumir datos agrupados, pgina 281 y Cmo
subtotalizar datos agrupados, pgina 283.
Posicin de los
valores de grupo
Dnde quiere que aparezcan los valores de grupo? Con los datos del
grupo? Con los datos del grupo pero en una pgina separada de otros
grupos? Solamente al final de la pgina?
Seagate Crystal Reports le ofrece todas estas opciones.
Totales
generales,
subtotales,
promedios, etc.
Quiere totalizar, promediar, contar o determinar el mximo y el mnimo
valor contenidos entre todos los valores de una columna de su informe?
Seagate Crystal Reports le permite hacer esto y poner el total (o total
promedio, total de recuento, etc.) al final de la pgina de la columna
seleccionada.
Marcando datos Qu informacin quiere marcar en su informe?
Podra ser que usted quiera llamar la atencin a algunos datos,
marcndolos. Por ejemplo, productos en inventario que no tienen salida,
a menudo se marcan en el informe de inventario para tomar decisiones
especiales acerca de ellos. Podra ser que quiera marcar cada producto
que no ha mostrado actividad durante el ltimo mes, durante los ltimos
tres meses, o durante algn perodo definido. En resumen, si quiere
marcar cierta informacin, identifique dicha informacin y las
condiciones que van a provocar que sea marcada.
Opciones para
marcar
Cmo quiere marcar la informacin?
Podra ser que quiera marcar elementos con un asterisco u otro smbolo,
o tal vez usando una palabra como marcador. Por lo tanto, si quiere cierta
informacin marcada, debe escribir las condiciones que provoquen dicha
marcacin.
Resaltando
informacin
Qu informacin quiere resaltar de manera que sobresalga en su
informe?
Seagate Crystal Reports le brinda la oportunidad de subrayar elementos
del informe, cambiar la fuente y el tamao de la misma o usar color para
elementos especficos del informe. Puede poner bordes alrededor de
elementos y dibujar lneas y cuadros para dividir su informe en secciones,
para ubicar encabezados, etc. Todas estas herramientas de formato
Introduccin a la Elaboracin de Informes 101
pueden ser utilizadas para resaltar datos claves en el informe. Si tiene
datos que deben ser resaltados, debe escribir instrucciones para resaltar
la informacin. Vea Formato, pgina 225.
Ordenando Quiere sus datos ordenados en base a registros o valores de grupo?
Seagate Crystal Reports le ofrece ambas alternativas. Vea Ordenamiento,
Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
Desarrollando
un prototipo en
papel
Al disear una revista, un cartel o un panfleto, los diseadores grficos
generalmente comienzan con un boceto en lpiz. Usan cuadros, crculos u
otros smbolos para representar los distintos elementos grficos que
intentan incluir en el producto final, lo mismo que lneas para representar
texto. Hacer este primer diseo en el papel, le ayuda a crear una imagen de
cada pgina. Les permite tambin encontrar un balance entre los diferentes
elementos, antes de comenzar a trabajar con herramientas sofisticadas de
diseo grfico. Usted encontrar muy til seguir un procedimiento similar
en el diseo de su informe. Vea Cmo disear un prototipo, pgina 101.
Mientras que un prototipo es til independientemente de su experiencia
con Seagate Crystal Reports, es de particular importancia cuando est
aprendiendo el programa por primera vez. Con el prototipo en mano,
puede poner todo su esfuerzo en el aprendizaje del uso de los comandos,
en lugar de tratar de disear y aprender al mismo tiempo.
Cmo disear un prototipo
1 Tome un papel del tamao que usar para su informe final.
2 Ubique el ttulo y cualquier otra informacin descriptiva del encabezado,
usando cuadros o lneas para representar los elementos del informe.
3 Ubique la informacin del Pie de pgina.
4 Revise el esbozo de la pgina para que haya un buen balance de los
diferentes elementos.
5 Analice la informacin que intenta incluir en el cuerpo del informe.
Cuente el nmero de campos que utilizar y estime el espacio
apropiado entre los campos.
Use rectngulos para delinear los campos.
Cambie el espacio entre campos si es necesario.
Decida una secuencia lgica para representar los datos en el
cuerpo del informe.
Rotule los campos para indicar esa secuencia.
102 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
6 Use cuadros pequeos para indicar valores de grupo y totales.
7 Ubique algunas marcas al azar en la columna donde quiere que
aparezcan las marcas.
8 Oscurezca cualquier elemento que quiera resaltar para que
sobresalga del resto en el prototipo.
9 Revise la apariencia y el balance y haga cambios donde sea necesario.
Conceptos en la elaboracin de informes
El propsito de esta seccin es darle un conocimiento conceptual de las
tareas necesarias para crear un informe estndar aceptable. Cada tema es
discutido con relacin al tutorial; por lo que es importante que haga
referencia al Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, durante todo el proceso
para una ilustracin de estos conceptos.
Los conceptos se presentan en el orden que usted los usara para crear tal
informe, dndole a la vez las fuentes de informacin adicional que podra
necesitar.
Opciones en la
creacin de
informes
Cada vez que crea un nuevo informe, usted tiene cuatro opciones:
1. usar un Asistente de Informes,
2. usar otro informe como plantilla,
3. importar un informe existente de otro programa, o
4. crear un informe personalizado desde el principio.
Probablemente usar las cuatro opciones con el tiempo.
ASISTENTE DE INFORMES
Los Asistentes de Informes le ayudan a crear informes de manera rpida
y tanto usuarios sin experiencia como programadores, prefieren crear la
mayora de sus informes usando estos modelos. Todo lo que tiene que
hacer es elegir el modelo que ms se acerque a sus necesidades. El
asistente le lleva paso a paso a travs del proceso de creacin de su
informe.
Puede crear el informe rpidamente y ver cmo luce con los datos reales.
Y lo mejor de todo, si es que decide hacer cambios, puede regresar al
Asistente para modificar su informe. Busque Indice de Asistentes en la
Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 103
OTRO INFORME
Si usted quiere construir un nuevo informe basado en otro que ya existe,
puede utilizar ese otro informe como plantilla. El programa har un
duplicado del informe original, el cual puede modificar a su antojo para
crear el nuevo informe. Use esta opcin cuando crea que una plantilla le
puede ahorrar tiempo. Las plantillas son tiles cuando necesita:
G crear un nuevo informe con un agrupamiento o seleccin de
registros diferente al del informe existente;
G crear una serie de informes, cada uno un poco diferente del
anterior;
G reconstruir un informe basado en un perodo de tiempo pasado,
usando la misma estructura de un informe actual;
G crear un informe completamente nuevo basado en un conjunto de
bases de datos que estn vinculadas en otro informe. Usted puede
crear un informe y eliminar los campos sin perturbar los vnculos
internos. Despus, sin necesidad de establecer vnculos
nuevamente, puede construir todos sus nuevos informes basado
en este informe.
INFORMES IMPORTADOS
Con Seagate Crystal Reports, usted tiene ahora la opcin de importar un
texto ASCII convirtiendo el texto del informe a un Informe de Seagate
Crystal Reports. Por ejemplo, puede importar y convertir un informe
creado y guardado como un archivo de texto (.txt). Luego podr usar las
caractersticas mejoradas de manipulacin de datos y de generacin de
informes de Seagate Crystal Reports para mejorar y actualizar el informe
importado. El proceso de importacin requiere que el informe original
sea guardado como un archivo de texto ASCII. Para mayor informacin,
vea Herramienta de Importacin de Documentos, pgina 465.
INFORME PERSONALIZADO
La opcin Personalizado se usa cuando usted quiere crear un informe
partiendo de cero. Esta situacin se presenta cuando quiere toda la
flexibilidad y el control para construir su informe desde el principio o
cuando el tipo de informe que quiere realizar es diferente al de los
modelos que ofrece el programa.
La opcin Personalizado fue elegida para el Tutorial - Lista de Clientes,
pgina 159, ya que crear un informe desde el principio permite ilustrar con
mayor cobertura los conceptos bsicos en la elaboracin de informes.
104 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Seleccin de
datos
El siguiente paso en la elaboracin de informes es seleccionar los datos
que quiere utilizar en su informe. Este es un proceso de dos pasos. El
primer paso consiste en determinar con qu tipo de datos quiere trabajar,
mientras que el segundo paso implica la seleccin misma de los datos.
Vea Cmo seleccionar datos y comenzar a crear un informe, pgina 110.
Seagate Crystal Reports provee cuatro diferentes tipos de datos:
G archivo de datos,
G SQL/ODBC,
G diccionarios, y
G consultas.
ARCHIVO DE DATOS
Elija la opcin Archivo de datos si quiere usar cualquiera de las bases de
datos PC estndar (no cliente-servidor) para basar su informe.
Tpicamente, estas son bases de datos cuyos datos y todo el software
usado para crear acceso a dichos datos estn ubicados en una misma
mquina. Seagate Crystal Reports puede tener acceso directo a muchos
de los formatos ms comunes de bases de datos PC; el programa tiene
capacidades integradas para abrir directamente archivos de bases de
datos y tablas diseadas en dBASE, FoxPRO, Clipper, Btrieve, Paradox,
Microsoft Access y otras. Una vez que el programa est instalado en su
sistema, puede comenzar inmediatamente a crear informes basados en
bases de datos de dichos formatos, con slo seleccionar los archivos
apropiados. Vea Fuentes de Datos, pgina 619.
La opcin Archivo de datos fue seleccionada para el Tutorial - Lista de
Clientes, pgina 159, porque la base de datos de muestra, XTREME.MDB, es
una base de datos de Microsoft Access.
SQL/ODBC
Elija la opcin SQL/ODBC si quiere usar fuentes de datos del tipo SQL o
ODBC.
G Bases de datos SQL (Structured Query Language) son
probablemente los formatos ms populares y verstiles. Por lo
general trabajan muy bien en arquitectura de redes cliente/
servidor y usan:
un servidor SQL para crear, almacenar y manipular archivos
de bases de datos, tablas, campos y registros, y
una interfaz para el cliente SQL que permite la recuperacin
de datos a los usuarios de la estacin de trabajo.
Vea Uso de SQL y Bases de datos SQL, pgina 574.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 105
G ODBC (Open Database Connectivity) es una tecnologa
desarrollada por Microsoft, mediante la cual un solo programa
puede tener acceso a diferentes tipos de datos. El programa slo
necesita comunicarse con un conjunto de archivos, ODBC, para
trabajar instantneamente con cualquier fuente de datos a la cual
ODBC pueda tener acceso.Vea Fuentes de datos ODBC, pgina 639.
Seagate Crystal Reports provee controladores directos para la mayora de
los sistemas SQL y ODBC ms populares.
DICCIONARIOS
En muchas organizaciones grandes, los datos se almacenan en diferentes
lugares, por ejemplo, diferentes bases de datos o diferentes servidores.
Departamentos de SI (Sistemas de Informacin) a menudo usan arreglos de
nombres para tablas y campos que son lgicos y predecibles, pero estos
mismos nombres pueden parecer crpticos para aquellos miembros del
personal sin conocimiento tcnico. Entrenar al personal para elaborar
informes en este medio (con terminologa tcnica) puede consumir mucho
tiempo, crear problemas de entrenamiento y de apoyo, y posiblemente,
comprometer la integridad de los datos. Los diccionarios proveen la
solucin a este problema. Ellos le permiten proveer al personal fcil acceso
a los datos en una forma ms comprensible para stos, pero a la vez le
permiten mantener completo control y seguridad de sus bancos de datos.
Un diccionario es una vista estructurada, simplificada y segura de los
bancos de datos generales, que usted puede crear para algunos o todos
los usuarios de su organizacin.
Un diccionario es un filtro interno que usted puede poner entre los
usuarios y los datos. Usando las capacidades de este filtro puede:
G disear una sola vista dinmica de todos los datos que son necesarios
para crear informes y consultas a nivel de la organizacin,
G incluir diferentes fuentes y tablas de datos y vnculos entre ellas,
G organizar los datos y cambiar de nombre a tablas y campos para
que los usuarios puedan entender fcilmente el contenido y el
propsito de los datos,
G limitar el acceso a columnas de datos especficas (por ejemplo, slo
permitir a los ejecutivos ver la columna de salarios de los archivos
de datos de los empleados),
G poner frmulas de restriccin en filas de datos especficas (por
ejemplo, permitir a los gerentes ver informacin personal slo de
los empleados con un salario menor de $40,000.00),
G crear frmulas complejas de manipulacin de datos accesibles a los
usuarios sin necesidad de que stos entiendan los conceptos de
dichas frmulas.
106 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Los diccionarios reducen tiempo y costo de apoyo, incrementan la
productividad de los usuarios y le permiten agregar un filtro de
seguridad entre los usuarios y los datos.
NOTA: Cuando usted crea un informe usando un diccionario, los nicos
datos que puede usar son los que puede recuperar a travs del
diccionario; no puede usar un diccionario y otra fuente de datos en el
mismo informe. Debido a que los diccionarios son usados a menudo para
imponer condiciones de seguridad a los datos, sera contradictorio a
dichas condiciones el permitir el acceso ilimitado a los datos en un
informe de diccionario.
NOTA: Si es posible incluir un subinforme basado en una fuente de datos
diferente en un informe principal basado en un diccionario.
NOTA: Los diccionarios son filtros opcionales. Puede usar Seagate Crystal
Reports sin necesidad de usar diccionarios. Vea Diccionarios, pgina 523.
CONSULTAS
Una consulta es simplemente un pedido de informacin especfica de una
base de datos. Si est solicitando esa informacin de una base de datos
SQL (o de una base de datos a travs de ODBC), su consulta debe ser
escrita usando el lenguaje SQL. El lenguaje SQL no es difcil de aprender,
pero el dominio de los detalles en la creacin de consultas para la
recuperacin de datos usando SQL, puede tomar mucho tiempo. Debido
a que el Diseador de Consultas elimina la necesidad de comprender
SQL, usted puede disear consultas efectivas inmediatamente.
El Diseador de Consultas ha sido ideado para satisfacer las necesidades
de usuarios con poca o ninguna experiencia en consultas, as como
tambin para profesionales expertos en SQL.
G Si es nuevo en consultas, apreciar el modo en que el Diseador de
Consultas le ayuda a crearlas, aun cuando no tenga ningn
conocimiento de SQL. Contestando algunas preguntas en una serie
de fichas secuenciales, usted provee al programa la informacin
necesaria para generar una consulta que satisfaga sus necesidades.
G Si es un profesional en SQL, apreciar la facilidad de poder afinar
las consultas que genera el Diseador de Consultas. Si se siente
ms a gusto escribiendo sus propias consultas SQL, encontrar
fcil introducirlas directamente o pegarlas cuando provienen de
otras fuentes.
El Diseador de Consultas puede ser una herramienta valiosa para
muchas de sus necesidades de recoleccin de informacin.
NOTA: El Diseador de Consultas slo puede tener acceso a datos
almacenados en fuentes de datos ODBC.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 107
Vinculacin Si su informe contiene datos de dos o ms tablas, tendr que vincular
durante el proceso de elaboracin. Usted vincula tablas de bases de datos
para que los registros de una base de datos coincidan con los registros
relacionados de otra tabla. Por ejemplo, si activa la tabla Proveedores y la
tabla Producto, se establece un vnculo de tal modo que cada producto
(de la tabla Producto) coincida con el proveedor que lo fabrica (de la tabla
Proveedores).
Probablemente, la mayora de sus informes han de requerir datos de dos
o ms tablas, por lo que ser necesario establecer vnculos. El proceso de
vincular se hace fcil con el Asistente de Vnculo Visual. Vea Cmo agregar
y vincular tablas mltiples, pgina 113 y busque en Indice de temas de
vinculacin visual en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
NOTA: Nunca encontrar necesario vincular tablas en informes de
consulta, porque cualquier vnculo requerido por los datos ya habr sido
procesado con anterioridad.
Colocacin de
datos en su
informe
Colocar datos en su informe es una tarea muy importante. Tiene que
saber qu tipo de datos quiere usar en su informe y en qu lugar
especfico quiere ponerlos.
CAMPOS DE BASE DE DATOS
Muchos de los datos que pondr en su informe sern campos de base de
datos, que mostrarn los datos tal como estn almacenados en la base de
datos. Por ejemplo, en el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, los campos
Nombre del Cliente, Ciudad y Pas son usados en el informe.
Normalmente, ubicar campos de base de datos en la seccin Detalles,
pero en algunas ocasiones, los pondr en otras secciones de su informe.
Vea Cmo insertar campos de base de datos, pgina 115.
OBJETOS DE TEXTO
Los objetos de texto sern usados en su informe en una multitud de
propsitos. Estos proveen una manera verstil para insertar ttulos, rotular
resmenes y otros datos en su informe, y para combinar fcilmente campos
de base de datos. Por ejemplo, en el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159,
se usan objetos de texto para desplegar los dos campos de nombre del
contacto como un solo objeto, tanto para insertar un encabezado de
columna para el nombre del contacto concatenado, como para insertar un
ttulo en su informe. Vea Cmo insertar objetos de texto, pgina 117.
CAMPOS ESPECIALES
Use la ficha Otros del cuadro de dilogo Insertar Campos para desplegar
campos especiales, tal como Nmero de pgina, Fecha y Comentarios del
informe. Vea Cmo insertar campos especiales, pgina 115 y busque en
Comandos de campos especiales en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
108 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
CAMPOS DE FORMULA
Si quiere desplegar datos que son valores calculados, tendr que crear un
campo de frmula y ponerlo en su informe. Por ejemplo, si su base de
datos solamente contiene las fechas de pedido y recibo de un producto y
necesita mostrar el nmero de das que transcurren entre la fecha de
pedido y la fecha de recibo, tendr que crear un campo de frmula para
calcular la diferencia entre ambas fechas. Este es slo un sencillo ejemplo
del uso de campos de frmula. Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311,
para una introduccin al tema.
CAMPOS DE TOTAL ACUMULADO
Para mostrar un total que evala cada registro y proporciona una suma
acumulada de todos los valores en un campo (o todos los valores en un
conjunto de valores dado), se necesita crear un campo de total acumulado
y ponerlo en el informe. Si los tres primeros valores en un campo son 2,
4,y 6, un total acumulado mostrara 2, luego 6 (la suma de 2 + 4) y por
ltimo 12 (la suma de 2 + 4 + 6). Para ms informacin acerca del tema,
vea Totales Acumulados, pgina 367.
CAMPOS DE ENUNCIADO SQL
Los enunciados SQL son como frmulas, pero escritos en SQL (Structured
Query Language) (Lenguaje de Consulta Estructurado), y no en el
lenguaje de frmula de Seagate Crystal Reports. Un enunciado SQL
puede ser usado para obtener un conjunto especfico de datos de una base
de datos. Usted puede ordenar, agrupar y seleccionar en base a campos
de enunciados SQL. Para una introduccin a enunciados SQL, vea Crystal
SQL Designer, pgina 501.
Edicin de datos Es posible que quiera hacer algunos cambios en el formato de los
elementos de su informe. Tal vez le gustara cambiar el tamao de la
fuente y el estilo del texto usado en el ttulo. O, si tiene un campo
numrico, tal como cifras de venta, quiz quiera poner el signo de
moneda antes del nmero o cambiar el nmero de decimales mostrado.
Por ejemplo, en el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, tendr que editar el
ttulo, agregar un objeto de texto para identificar la informacin del Nombre
del Contacto, e insertar el logotipo de la empresa. Vea Formato, pgina 225.
Seleccin de
registros
La seleccin de registros es un paso crucial en la elaboracin de informes,
que consiste en ir a travs de todos los datos para incluir solamente los
que sean necesarios en su trabajo. En muy raras ocasiones querr un
listado completo de toda la informacin en la base de datos. Ms a
menudo estar interesado solamente en las cifras de ventas para un
perodo determinado o para cierto producto. Por ejemplo, un informe de
ventas podra ser diseado para incluir nicamente las ventas de una
lnea de productos para el ltimo mes calendario.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 109
Los datos de muestra usados para el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159,
contienen informacin tanto para clientes de Estados Unidos como para
clientes internacionales. Utilizar la funcin de seleccin de registros para
crear un informe que solamente haga una lista de los clientes de Estados
Unidos. Vea Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
Agrupacin,
orden y
totalizacin de
sus datos
Despus de haber creado un informe bsico, probablemente querr
organizar los datos agrupando informacin relacionada, ordenando
registros, y obteniendo resmenes, subtotales y totales generales.
AGRUPAMIENTO DE REGISTROS
Para organizar sus datos, puede agrupar informacin relacionada. Por
ejemplo, en el Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, despus de agrupar la
Lista de clientes por regin, usted dividir la lista en grupos por regin.
De esta manera, el gerente de ventas de California podr encontrar
rpidamente el grupo California y ver slo los clientes que pertenecen a
esa regin. Vea Cmo agrupar datos, pgina 277.
ORDEN DE REGISTROS
Seagate Crystal Reports le permite establecer el orden en el cual quiere que
se presenten los datos en el informe. Por ejemplo, despus de agrupar en el
Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159, usted ordenar los datos de cada
regin en orden alfabtico de acuerdo al Nombre del cliente. Muchos de los
informes usarn algn tipo de ordenamiento. Dependiendo del informe,
podr ordenar los registros en una lista u en conjuncin con el
agrupamiento. Vea Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo, pgina 272
y Cmo ordenar los registros dentro de grupos, pgina 279.
RESUMENES, SUBTOTALES Y TOTALES GENERALES
Muchos de sus informes usarn algn tipo de totalizacin. Por ejemplo,
en un informe de ventas de Norte Amrica agrupado por estados, usted
podra desear calcular el monto de ventas por cada estado. Para hacerlo,
tiene que crear un subtotal en el campo de ventas. Tambin puede usar
resmenes a nivel de grupo, permitindole calcular promedios, hacer
contajes y obtener otros valores de grupo. Por ejemplo, en un informe de
ventas podra calcular el promedio de ventas por estado (resumen
promedio en el campo de ventas) y calcular el nmero de productos
vendidos en el estado (un contaje en el campo del nombre del producto).
110 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Ms all de los informes bsicos
Una vez que se sienta seguro en el manejo de los conceptos bsicos en la
elaboracin de informes, estar listo para el estudio de funciones ms
sofisticadas del programa, incluyendo:
G grficos (vea Elaboracin de Grficos, pgina 397),
G objetos OLE (vea OLE, pgina 431),
G cartas modelo (vea Cmo crear una carta modelo utilizando un objeto
de texto, pgina 214),
G subinformes (vea Subinformes, pgina 445),
G tablas cruzadas (vea Objetos de Tablas Cruzadas, pgina 477),
G informes de seccin mltiple (vea Informes de Seccin Mltiple,
pgina 209), y
G mucho ms.
MANOS A LA OBRA (Diseo y creacin de informes)
Cmo seleccionar datos y comenzar a crear un informe
Puede usar Asistentes para auxiliarle en la creacin de informes de
manera rpida. Si hace clic en el botn NUEVO INFORME en la barra de
herramientas estndar, la Galera de Informes aparecer en su pantalla.
En la Galera de Informes encontrar una serie de botones que
representan los diferentes tipos de modelos que estn a su disposicin.
Haga clic en el icono del tipo de informe que quiere crear y siga los pasos
descritos en las fichas de la ventana del Asistente que aparece.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 111
G Si quiere construir un informe basado en uno que ya existe, haga
clic en el botn Otro informe. Puede seleccionar un informe en un
archivo para usarlo como plantilla para el nuevo informe. El
programa har un duplicado del informe original, el cual puede
modificar de acuerdo a sus necesidades. Para mayor informacin,
vea OTRO INFORME, pgina 103.
G Si quiere construir un informe basado en uno de texto ASCII, haga
clic en el botn Herramienta de Importacin de Documentos. Con esta
herramienta especializada, podr convertir fcilmente el informe
de texto ASCII a un informe de Seagate Crystal Reports. Para
mayor informacin, vea Herramienta de Importacin de Documentos,
pgina 465.
G Si quiere construir un informe partiendo de cero, haga clic en el
botn Personalizado. Aparecern varios iconos de tipos de informes
y tipos de datos en la parte inferior de la Galera de Informes.
Haga clic en el botn ms apropiado a sus necesidades.
El programa abrir un cuadro de dilogo que le permitir seleccionar los
datos que necesita. Ya que construir un informe partiendo de cero es la
manera ms fcil de aprender las diferentes funciones del programa, este
es el mtodo tratado a travs de toda la documentacin.
1 Usando las listas de los cuadros Nombre del archivo y
Directorios, seleccione el archivo que desea usar.
2 Haga clic en
Abrir para agregar el
archivo a su
informe.
Si elige Archivo de Datos
como su fuente de datos.
112 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Temas relacionados
Fuentes de Datos, pgina 619
Cmo seleccionar un diccionario para un informe, pgina 543
1 Primero, elija de la lista
el Tipo de servidor.
2 Luego, usando las listas de los cuadros
Tablas SQL y Base de Datos SQL,
seleccione la tabla que desea.
Si elige SQL/ODBC
como su fuente de datos...
3 Haga clic en el botn
Aceptar despus de
haber agregado todo
lo que quiere.
1 Usando las listas de los cuadros Nombre del archivo
y Directorios, seleccione el archivo que desea usar.
2 Haga clic en el
botn Aceptar para
abrir el archivo y
agregarlo a su
informe.
Si elige Diccionario como su
fuente de datos...
Introduccin a la Elaboracin de Informes 113
Cmo agregar y vincular tablas mltiples
Despus de haber seleccionado una tabla de una base de datos para
empezar a trabajar en su informe, podra necesitar seleccionar una
segunda tabla y luego vincular ambas tablas de manera que coincidan los
registros en cada una de ellas. Por ejemplo, si est usando en su informe
la tabla Clientes y la tabla Pedidos, necesitar vincular las tablas para que
los registros en la tabla Pedidos sean apareados con los registros de los
clientes que pusieron las pedidos de compra.
1 Elija el comando AGREGAR BASE DE DATOS AL INFORME del men Base
de Datos.
El cuadro de dilogo Elegir Archivo de Base de datos aparecer en su
pantalla.
2 Usando los cuadros Directorios, Unidades y Nombre del archivo,
seleccione la nueva base de datos que quiere usar en el informe.
3 Haga clic en Aceptar cuando termine. El Asistente de Vnculo Visual
aparecer y mostrar las bases de datos en ese momento disponibles
para vincular. Busque Asistente de Vnculo Visual en la ayuda en lnea
de Seagate Crystal Reports.
NOTA: Si la opcin Vincular automticamente est activada en la ficha
Base de datos del cuadro de dilogo Opciones, no tendr que crear
vnculos manualmente entre las tablas. Vea Vinculacin de tablas, pgina
552 y busque en Cuadro de dilogo Opciones en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports.
NOTA: Si su base de datos principal es Access o Btrieve, todas la tablas
contenidas en ella aparecern en el Asistente de Vnculo Visual, es decir,
que no tiene que agregar manualmente cada tabla a su informe.
114 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Cuando usted crea vnculos manualmente, el campo al cual est
vinculando debe ser un campo de ndice. Para mayor informacin acerca
de campos y tablas en ndices, vea Tablas indexadas, pgina 550.
El Asistente de Vnculo Visual se cerrar y volver a su informe. Las bases
de datos vinculadas estn ahora disponibles para ser usadas. Si no est
satisfecho con los vnculos, puede modificarlos usando el Asistente de
Vnculo Visual. Busque en Indice de temas de vnculo visual en la Ayuda en
lnea de Seagate Crystal Reports.
Temas relacionados
Manipulacin de Bases de Datos, pgina 545
Tipos de uniones SQL (fuentes de datos ODBC), pgina 566
Haga clic en el botn Smart
Linking para vincular bases
de datos.
Para crear vnculos manualmente, arrastre un campo de una de las tablas hacia
el campo en otra tabla. Si la operacin tiene xito, se crear un vnculo, de lo
contrario, recibir un mensaje.
Haga clic en Aceptar
cuando haya terminado.
Haga clic en el botn Tablas
para especificar las tablas.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 115
Cmo insertar campos de base de datos
1 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha Base de
datos activa, poniendo en lista todos los campos en la base de datos
elegida.
2 Para acelerar el proceso de elaboracin del informe, este cuadro de
dilogo permanecer en la pantalla hasta que haga clic en el botn
CERRAR. Usted puede mover el cuadro de dilogo hacia donde quiera.
Cmo insertar campos especiales
Seagate Crystal Reports le permite insertar en su informe campos tal
como Nmero de pgina, Nmero de registro, Nmero de grupo, Fecha
y Nmero total de pginas, entre otros, de una manera fcil.
Existen dos formas de insertar campos especiales:
1. haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas
estndar y haga clic en la ficha Otros, o
2. elija el comando CAMPO ESPECIAL del men Insertar. El cuadro de
dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha Otros activa. Busque
comando Campo especial en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
3 Haga clic en el campo
que quiere que aparezca en
su informe.
4 Haga clic en el botn
Insertar para ponerlo en su
informe.
5 Haga clic en el botn Examinar para
revisar los valores en el campo seleccionado.
116 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cada campo especial es insertado en su informe como un objeto. En la
pantalla aparecer un marco de objeto para que pueda ubicarlo en su
informe en la posicin que desee.
NOTA: Si quiere cambiar el formato de cualquiera de los objetos
insertados, haga clic con el botn derecho en el objeto y despus haga
clic en el botn PROPIEDADES DEL OBJETO en la barra de herramientas
suplementaria. Aparecer el Editor de Formato, donde usted puede hacer
los cambios deseados. Vea Formato, pgina 225.
Cmo crear un campo de enunciado SQL
Un campo de enunciado SQL es similar a un campo de frmula. El campo
de enunciado SQL usa la sintaxis SQL en lugar del lenguaje de frmula
de Crystal Reports. Los campos del enunciado SQL pueden ser usados en
gran parte de la misma manera que los campos de base de datos. Con
ellos, es posible ordenar, agrupar y seleccionar en base a registros. Los
enunciados SQL siempre son evaluados en el servidor.
Cuando se usa una fuente de datos SQL/ODBC para disear un informe,
el programa agrega una sexta ficha al cuadro de dilogo Insertar Campos,
la ficha Enunciados SQL. Esta nueva ficha permite que los enunciados
puedan ser introducidos en el cuadro de dilogo Insertar campos, para
luego a su vez ser insertados en el informe rpida y eficientemente.
1 Con la ficha Enunciados SQL activa, haga clic en Nuevo.
El cuadro de dilogo Nombre del Enunciado SQL aparecer en su
pantalla.
2 Escriba un nombre en el cuadro de texto Nombre nuevo, y luego haga
clic en Aceptar. El Editor de Enunciados SQL aparecer en su
pantalla.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 117
NOTA: El Editor de Enunciados SQL funciona del mismo modo que el Editor
de Frmulas. Para ms informacin acerca de esta herramienta, vea Cmo se
crean las frmulas: una introduccin al Editor de Frmulas, pgina 317.
3 Escriba el enunciado en el Editor de Enunciados SQL.
4 Haga clic en Aceptar.
Cmo insertar objetos de texto
1 Haga clic en el botn INSERTAR OBJETO DE TEXTO de la barra de
herramientas estndar. Un marco de objeto vaco aparecer en su
pantalla.
G Haga clic una vez en el borde del objeto de texto para seleccionarlo
para movimiento y cambio de tamao.
G Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para
edicin. La regla de la ficha Diseo cambia a una regla del objeto
de texto del mismo tamao del objeto seleccionado. A la izquierda,
aparecer un indicador de tabulacin.
2 Ponga el objeto de texto donde
quiere que aparezca en el informe.
118 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
La regla le permite agregar sangras y alinear texto dentro del objeto de
texto. Haciendo clic en el indicador de tabulacin, puede moverse en
crculo a travs de las cuatro formas de tabular disponibles.
NOTA: Cuando inserta un objeto de texto por primera vez en su informe,
el objeto queda automticamente seleccionado para edicin.
Cmo usar un campo de base de datos en un objeto de texto
La funcin principal de un objeto de texto es contener texto. Sin embargo,
objetos de texto tambin pueden contener campos de base de datos,
convirtindose as en instrumentos ideales para crear cartas modelo
personalizadas.
1 Inserte un objeto de texto en su informe.
3 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha base
datos activa.
4 Resalte el campo que quiere insertar y arrstrelo hacia el interior del
objeto de texto. Cuando mueve el cursor de arrastrar y colocar sobre
el objeto de texto, el programa despliega un punto de insercin
mvil. Vea Cursores, pgina 59.
Tabulador alineado a la
izquierda
Tabulador alineado a la
derecha
Tabulador alineado al
centro
Tabulador de
alineamiento decimal
Una vez que haya elegido el tabulador
deseado, haga clic en la regla, exactamente
en la posicin donde quiere insertarlo.
Arrastrar para
establecer el
margen izquierdo
Arrastrar para
establecer el
margen derecho
2 Escriba el texto (o espacios)
que quiere que aparezca antes
del primer campo de la base de
datos.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 119
Cmo insertar una imagen
En la elaboracin de informes, muy a menudo surge la necesidad de
incluir una imagen. Por ejemplo, usted podra poner el logotipo de su
empresa en el encabezado del informe.
1 Haga clic en el botn INSERTAR IMAGEN de la barra de herramientas
suplementaria. El cuadro de dilogo Abrir aparecer en su pantalla.
2 Seleccione el archivo de la imagen que desea de la lista de archivos y
haga clic en Abrir para regresar a su informe. All aparecer un marco
con la imagen adentro, listo para ser ubicado.
Cmo seleccionar, mover y ajustar de tamao un objeto
Seleccin de
objetos
Usted selecciona un objeto cuando hace clic en l. Un objeto tiene que
estar seleccionado para poder cambiar sus propiedades tales como
fuente, ubicacin, etc. Cuando selecciona un objeto, aparecen
controladores de ajuste alrededor de l.
5 Arrastre el objeto de modo
que el punto de insercin
est localizado donde quiere
que aparezca el campo.
Coloque el campo en ese
punto, liberando el botn
del mouse.
3 Ubique la imagen donde quiere que
aparezca en su informe y haga clic
con el botn derecho una sola vez.
Este marco indica que el
objeto est seleccionado.
120 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Movimiento y
ajuste de objetos
Una vez que el objeto est seleccionado, puede indicarle al programa que
operacin quiere efectuar sobre dicho objeto. Por ejemplo, podra mover
o ajustar el objeto de la siguiente manera:
Seleccin
mltiple de
objetos
Seagate Crystal Reports le permite hacer seleccin mltiple de objetos
usando la tcnica de seleccin de marquesina.
Una vez que los objetos estn seleccionados, puede moverlos como un
grupo.
Arrastre cualquiera de los
controladores del marco para
ajustar el tamao del objeto de
acuerdo a la direccin del
movimiento.
Para mover un objeto...
Para ajustar el tamao
de un objeto...
Presione y mantenga el botn del
mouse para activar el cursor de
movimiento y arrastre el objeto
hacia la posicin deseada.
2 Arrastre el rectngulo de
seleccin hacia la parte inferior
derecha de los objetos,
rodendolos completamente.
Cuando suelte el botn del mouse,
el rectngulo desaparecer y
marcos de objetos aparecern
alrededor de los objetos
seleccionados.
1 Ponga el puntero del mouse
arriba y a la izquierda de los
objetos que quiere seleccionar.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 121
NOTA: Puede mover objetos pasando sobre otros objetos sin afectar la
ubicacin de estos ltimos.
Puede mover campos entre secciones con las siguientes excepciones:
G totales generales pueden ser movidos solamente dentro de la
seccin Pie del informe o hacia la seccin Encabezado de informe, y
G un subtotal o un resumen puede ser movido solamente dentro de
su seccin original o hacia el encabezado de dicha seccin.
Temas relacionados
Conceptos de formato, pgina 226
Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones
En este ejemplo usted har que el logotipo de Xtreme (XTREME.BMP) se
expanda a varias secciones del informe. Este es un proceso similar al que
seguira cuando quiere usar la marca de agua de la compaa como fondo
del informe.
Para hacer que un objeto se expanda a la siguiente seccin, pngalo en la
seccin que est arriba de la que quiere invadir. Luego active la opcin
Ocupar la siguiente seccin en el Asistente de Seccin de la seccin en la
cual ubic la imagen.
CREACION DE UN INFORME SENCILLO
1 Para empezar su informe, use la tabla Cliente de XTREME.MDB
(localizada en el directorio \Archivos de Programa\Seagate
Software\Crystal Reports, o el directorio en el cual reside el
programa).
2 Ponga {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} y {cliente.VENTAS DEL
AO PASADO} lado a lado en la seccin Detalles de su informe.
Para eliminar objetos innecesarios en este ejemplo, elimine el campo
de ttulos que el programa pone en el Encabezado de pgina para
cada uno de estos campos.
3 Separe sus datos en grupos por regin. Para hacer esto, elija el
comando GRUPO del men Insertar y elija {cliente.REGION} como el
campo base para ordenar y agrupar.
122 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
INSERCION DE UNA IMAGEN
1 Haga clic en el botn IMAGEN de la barra de herramientas
suplementaria.
2 Elija el archivo XTREME.BMP (localizada en el directorio \Archivos de
Programa\Seagate Software\Crystal Reports, o el directorio en el
cual reside el programa) y pngalo en la seccin Encabezado de
pgina, a la derecha del cuerpo de su informe.
NOTA: En este ejemplo, la imagen es ubicada a la derecha de los campos
porque no se intenta usarla como fondo para el texto. Cuando est
trabajando con una marca de agua (una imagen muy tenue diseada para
ser casi invisible), ponga la imagen directamente encima del texto.
3 Haga clic en el botn MOSTRAR VISTA PREVIA de la barra de
herramientas estndar. Observe como la imagen se forma primero
(en la seccin Encabezado de pgina) y despus le sigue el cuerpo del
informe. Regrese a la ficha Diseo cuando desee.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 123
COMO EXPANDIRSE A LAS SIGUIENTES SECCIONES
1 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SECCIONES de la barra de
herramientas estndar.
El Asistente de Seccin aparecer en su pantalla.
2 Resalte la seccin Encabezado de pgina y active la opcin Expandirse
a la seccin siguiente. Vea Tipos de propiedades de formato, pgina 227.
3 Vea su trabajo nuevamente en la ficha Vista previa. Note que ahora
la imagen aparece en el Encabezado de grupo y la seccin Detalles, a
la par (y no encima) del texto del cuerpo del informe.
NOTA: Poner la imagen a la derecha del cuerpo del informe, tal como lo
hizo aqu, es la misma tcnica que seguira si quisiera que un grfico o la
foto de un empleado apareciera a la par de los detalles correspondientes
al grfico o al empleado.
4 Regrese a la ficha Diseo y ajuste el objeto verticalmente de modo
que sea dos o tres veces ms grande y examine de nuevo su informe
en la ficha Vista previa. Esta vez, la imagen se extiende a ms
secciones.
124 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario

El rea a la que la imagen se extiende es determinada por:
G el tamao de la imagen,
G la seccin donde usted pone la imagen originalmente, y
G la posicin en la seccin en cual la pone.
Al modificar el tamao y la ubicacin de un objeto, puede crear diferentes
e impactantes efectos usando la capacidad de dicho objeto de extenderse
a otras secciones.
Formas
preimpresas
Si imprime sobre formas preimpresas, debe ser capaz de:
G Digitalizar una forma.
G Ponerla en su informe como un mapa de bits (formato *.BMP).
G Alinear el mapa de bits y el informe usando la capacidad de
extensin y la habilidad de mover objetos hacia donde quiera.
G Imprimir su informe y la forma como una sola unidad, eliminando
as, la necesidad de imprimir las formas separadamente.
Cmo ocultar partes del informe
Existen varias propiedades que usted puede manipular para que ciertas
partes de su informe no se impriman.
Secciones
ocultas
Seagate Crystal Reports tiene tres propiedades que usted puede
establecer en el Asistente de Seccin para ocultar secciones del informe.
1. Ocultar (Se permite Traspasar) Esta propiedad oculta la seccin
cada vez que usted ejecuta el informe. Puede ser usada, por ejemplo,
en un informe resumen donde quiere mostrar solamente los
resmenes pero no los detalles detrs de ellos. Cuando aplica la
propiedad Ocultar a una seccin, sta puede volverse visible si
Introduccin a la Elaboracin de Informes 125
traspasa para ver el contenido de la seccin. Esta propiedad slo se
puede aplicar en forma absoluta, es decir, que su aplicacin no puede
estar condicionada por una frmula.
2. Suprimir (No Traspasar)
La propiedad Suprimir tambin oculta una seccin cuando ejecuta el
informe. Sin embargo, a diferencia de la propiedad Ocultar, usted no
puede aplicar la propiedad Suprimir y despus traspasar para revelar
el contenido de la seccin. La propiedad puede ser aplicada en forma
absoluta o condicional usando una frmula. Una Carta Modelo es un
buen ejemplo de la opcin Suprimir. Usted puede crear dos secciones
de detalles, una que ser suprimida si las ventas estn sobre $X y otra
que ser suprimida si las ventas estn debajo de $X.
3. Suprimir seccin en blanco
Esta propiedad oculta una seccin cuando no hay nada en ella.
Objetos
ocultos
Seagate Crystal Reports tiene tres opciones de formato en el Editor de
Formato que usted puede usar para ocultar objetos individualmente.
1. Suprimir si se duplica (ficha Comn)
La propriedad Suprimir si se duplica previene que se imprima el valor
de un campo si ste es idntico (un duplicado) al valor que lo
precede. El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco
donde dicho valor tendra que aparecer en la impresin.
2. Suprimir si es cero (ficha Nmero)
Esta propriedad previene que se imprima un valor si ste es igual a
cero. El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco donde
dicho valor tendra que aparecer en la impresin. Para quitar los
espacios en blanco, active la opcin Suprimir secciones en blanco en el
Asistente de Seccin.
NOTA: Esto slo funcionar si no hay otros objetos en la seccin.
NOTA: Para eliminar las lneas en blanco en esta situacin, use el
Asistente de Seccin y desactive la opcin Suprimir secciones en blanco de
la seccin en la que se encuentra el campo. Esto eliminar las lneas
siempre que no haya otro objeto en la seccin.
Los valores duplicados
son suprimidos y no se
imprimen.
126 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
3. Suprimir (ficha Comn)
La propriedad Suprimir oculta un objeto cuando usted ejecuta el
informe. Es comn, por ejemplo, aplicar esta propiedad a frmulas
que son necesarias para hacer clculos en el informe, pero que no
quiere que se impriman cuando ejecuta su informe. Cuando esta
propiedad est activada, el objeto no se imprimir en el informe.
NOTA: Puede hacer clic en el botn Frmula condicional para cualquiera
de estas propiedades y crear una frmula que har el paso condicionado
a un evento especfico. Vea Formato condicional, pgina 229.
Para establecer estas propiedades, seleccione el objeto, haga clic en el
botn PROPIEDADES DEL OBJETO en la barra de herramientas
suplementaria y establezca la propiedad en el Editor de Formato cuando
ste aparezca en su pantalla.
MANOS A LA OBRA (Finalizacin del informe)
Cmo insertar encabezados y pies de pgina
Puede insertar encabezados y pies de pgina poniendo la informacin en
las secciones Encabezado de pgina o Pie de pgina de la ficha Diseo.
Los valores iguales a
cero son suprimidos y
no se imprimen.
El objeto es invisible y no se
imprimir.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 127
G La informacin que aparecer slo en la primera pgina del
informe, debe ir en el Encabezado del informe (EI).
G La informacin que aparecer slo en la ltima pgina del informe,
debe ir en el Pie del informe (PI).
G La informacin que aparecer al principio de cada pgina del
informe, debe ir en el Encabezado de pgina (EP).
G La informacin que aparecer al final de cada pgina del informe,
debe ir en el Pie de pgina (PP).
Puede usar texto, campos o frmulas en estas secciones tal como lo hace
en la seccin Detalles.
Temas relacionados
Cmo crear un pie de pgina que aparezca en todas las pginas exceptuando la
primera, pgina 238
Cmo agregar una pgina de ttulo a su informe
Seagate Crystal Reports provee una manera fcil y rpida de agregar un
ttulo de pgina a su informe, usando el comando TTULO DEL INFORME
del men Insertar|Campos Especiales. Para usar este comando debe
proveer un ttulo en el cuadro correspondiente en la ficha Resumen del
cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Vea Cmo agregar un
resumen de informacin a su informe, pgina 128.
1 Elija el comando CAMPO ESPECIAL del men Insertar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha Otros
activa.
2 Seleccione Ttulo del informe, y haga clic en Insertar. Un marco de
ubicacin aparece cuando mueve el cursor sobre su informe.
128 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
4 Con el ttulo del informe resaltado, haga clic en el botn ASISTENTE
DE SECCIONES de la barra de herramientas estndar.
Aparecer el Asistente de Seccin.
Ahora, el ttulo aparecer en la primera pgina y su informe comenzar
en la segunda pgina.
Cmo agregar un resumen de informacin a su informe
En ciertas oportunidades usted querr incluir a su informe comentarios
que no se impriman (por ejemplo, una nota personal al destinatario del
informe, un ttulo del informe, un comentario acerca de algunos datos en
particular, etc.).
3 Mueva el marco de ubicacin
hacia el Encabezado del informe
y haga clic para ubicar el marco.
5 Con la seccin Encabezado
del informe resaltada...
...active la opcin Nueva pgina despus.
Introduccin a la Elaboracin de Informes 129
El comando RESUMEN DE INFORMACIN del men Archivo provee los
medios para incluir, desde una nota breve hasta cientos de lneas de texto,
en su informe. Este material no se imprime con el informe, sino que
permanece en la ficha Resumen del cuadro de dilogo Propiedades del
Documento donde puede ser revisado cuando sea necesario. Busque en
cuadro de dilogo Propiedades del Documento de la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Cuando elige el comando comando RESUMEN DE INFORMACIN el cuadro
de dilogo Propiedades del Documento aparecer en su pantalla con la
ficha Resumen activa.

Temas relacionados
Cmo agregar una pgina de ttulo a su informe, pgina 127
Busque comando Ttulo del informe en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
Busque comando Comentarios del informe en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Busque comando Campo especial en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
Provea la informacin deseada
y cuando termine, haga clic en
el botn Aceptar para regresar
a su informe.
130 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Impresin, Vista y Exportacin 131
6 Impresin, Vista y Exportacin
Lo que usted encontrar en este captulo...
Consideraciones de impresin, pgina 132
Soluciones a nivel de diseo para impresin y distribucin, pgina 133
Lista de detalles para la distribucin de informes, pgina 142
Actualizacin de controladores de impresora, pgina 142
Distribucin del informe, pgina 143
MANOS A LA OBRA (Distribucin del informe), pgina 144
MANOS A LA OBRA (Vista de informes con un explorador web), pgina 154
132 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Consideraciones de impresin
A la hora de imprimir, pueden ocurrir inconsistencias si el controlador de
la impresora que ocupa para imprimir es diferente al controlador de la
impresora usado al momento de crear el informe (es decir, la impresora
virtual en el software). Estas inconsistencias son el resultado de una
variedad de mtodos que usan los controladores para medir los
parmetros del texto, como tamao de la fuente. Cuando se imprimen, los
objetos base-texto pueden aparecer desalineados, cortados o
superpuestos. Ejemplos de objetos base-texto incluyen campos de
caracteres o frases, objetos de texto, campos memo, campos numricos y
campos de frmula.
Esta clase de problemas puede surgir cuando tiene:
G Dos impresoras iguales, pero cada una utiliza un controlador
diferente.
G Dos impresoras diferentes usando el mismo controlador.
G Dos impresoras diferentes usando diferentes controladores.
G Un controlador que usa fuentes TrueType y un segundo
controlador que convierte caracteres TrueType en mapas de bits
PostScrip.
G Dos impresoras iguales usando el mismo controlador, pero cada
una imprimiendo desde una versin diferente de Microsoft
Windows.
G Dos impresoras iguales usando el mismo controlador, pero los
controladores son de diferente versin.
G Dos impresoras iguales usando el mismo controlador y el mismo
sistema operativo, pero la resolucin de los controladores de
video es diferente.
As, mientras un documento usando un determinado controlador puede
requerir seis lneas completas para imprimir un bloque de texto:
G un segundo controlador con medidas de fuentes ms angostas,
podra imprimir el mismo bloque de texto en menos de seis lneas, o
G usando un tercer controlador con medidas de fuente ms anchas,
podra necesitar ms de seis lneas para la misma impresin.
La mayora de las veces, esta situacin puede ser evitada. Por lo tanto, si
piensa distribuir su informe, una de sus metas es disear un informe que
se pueda acomodar a diferentes condiciones con respecto al controlador
de impresora e imprimir consistentemente usando cualquier controlador.
Impresin, Vista y Exportacin 133
Para hacer esto, Seagate Crystal Reports provee varias soluciones a nivel
de diseo que si son tomadas en cuenta al momento de crear su informe,
pueden asegurar una impresin correcta y una distribucin en casi
cualquier entorno o plataforma.
Soluciones a nivel de diseo para impresin y distribucin
NOTA: Antes de hacer cualquier cambio en el formato de su informe
usando las tcnicas descriptas en esta seccin, por favor vea Actualizacin
de controladores de impresora, pgina 142.
Hay varias cosas que tomar en cuenta cuando se disean informes que
sern distribuidos en diferentes entornos. Para obtener los mejores
resultados, considere lo siguiente:
G Espacios entre objetos base-texto, pgina 133
G Ubicacin de objetos base-texto, pgina 135
G Ubicacin de objetos base-texto multilineales, pgina 137
G Caractersticas de la seccin, pgina 137
G Fuentes TrueType, pgina 138
G Resolucin de video, pgina 138
G Mrgenes especficos, pgina 138
G Impresora predeterminada, pgina 139
G Ubicacin en modo libre, pgina 140
Espacios entre
objetos base-
texto
Aunque es recomendado tener activada la opcin Ubicacin en modo libre
(vea Ubicacin en modo libre, pgina 140), espaciar objetos base-texto con
exactitud en el entorno de modo libre, puede requerir bastante paciencia.
Existen dos funciones para ayudarle a alinear objetos base-texto:
1. la cuadrcula, y
2. las lneas gua.
UTILIZACION DE LA CUADRCULA
Cada seccin del informe contiene una cuadrcula de diseo. Puede ser
activada o desactivada y ajustada a diferentes tamaos segn sea la
necesidad (vea Cmo activar o desactivar la cuadrcula, pgina 83). Una vez
establecida, la cuadrcula permanece del mismo tamao para todas las
secciones. Se mide desde la esquina superior izquierda de cada seccin y se
extiende hacia abajo y hacia la derecha hasta el final de la seccin. Una nueva
cuadrcula del mismo tamao comienza desde la esquina superior izquierda
de la siguiente seccin, y contina del mismo modo hasta el final del informe.
134 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Seagate Crystal Reports le da la opcin de ajustar objetos a la cuadrcula.
Si est trabajando en la ficha Esquema y activa la opcin Ajustar a
cuadrcula del cuadro de dilogo Opciones:
G La esquina superior izquierda de cualquier objeto base-texto u objeto
OLE que usted ubique, se alinear a un punto de la cuadrcula.
G Los objetos ubicados antes de activar la opcin Ajustar a cuadrcula,
no se movern al punto de la cuadrcula ms cercano, es decir, que
permanecern donde se encuentren al momento de cambiar la
opcin.
G Si ajusta el tamao de un objeto, el lado (o lados) que est
ajustando se ajustarn al punto de la cuadrcula ms cercana.
UTILIZACION DE LINEAS GUIA
Las lneas gua se usan para alinear objetos y tambin tienen la propiedad
de ajuste, que hace que los objetos se ajusten automticamente a ellas (vea
Ubicacin de objetos usando lneas gua, pgina 80). Sin embargo, la
propiedad de ajuste de las lneas gua, funciona de un modo para objetos
base-texto y de otro diferente para otros objetos (por ejemplo, objetos
OLE). Cuando un objeto base-texto se ajusta a la lnea gua, es la lnea base
del texto y no el marco del objeto, que se ajusta a la lnea gua. Usted
puede encontrar la lnea base (del texto) de un objeto base-texto,
localizando los indicadores especiales ubicados a ambos lados del objeto
directamente a la altura de la lnea base.
As, si necesita poner en lnea varios objetos base-texto con tamaos de
fuente diferentes y quiere alinear sus lneas base, deber alinearlos a una
lnea gua a la altura de su indicador de lnea base.
Necesitar practicar y experimentar un poco, para conocer las
propiedades y la funcionalidad de la cuadrcula y las lneas gua.
Indicador de la lnea base
Impresin, Vista y Exportacin 135
NOTA: Si tiene desactivada la opcin Ubicacin en modo libre y activada
Ajustar a cuadrcula:
G todos los objetos se ajustarn a las lneas gua para ubicacin
vertical, y
G la orilla izquierda se ajustar tanto a las lneas gua verticales, como
a los puntos de la cuadrcula.
Ubicacin de
objetos
base-texto
Cuando un objeto base-texto es ubicado en el informe, se representa por
un marco de objeto. La altura del marco se basa en la altura de la fuente.
El ancho, por otro lado, se determina de diferente forma dependiendo del
objeto base-texto en cuestin.
G Para campos de base de datos que no son campos memo, el ancho
se determina inicialmente por el ancho del campo tal como se
define en la base de datos y el ancho de carcter promedio de
acuerdo a la fuente y el tamao de la fuente seleccionado.
Por ejemplo, si usted tiene un campo de base de datos llamado
{cliente.APELLIDO} y la base de datos lo define como un campo
de texto de 35 caracteres de longitud. Cuando pone este campo en
su informe, el ancho del marco ser 35 veces el ancho de carcter
promedio de la fuente y del tamao de la fuente usada en el
formato del campo base-texto. Recuerde que este tamao se
determina automticamente, pero que puede ser aumentado o
disminuido de acuerdo a sus necesidades.
G Para objetos de texto, el ancho que se determina automticamente
es aproximadamente 17 veces el ancho del carcter promedio de la
fuente y del tamao de la fuente usado en el formato del campo.
Una diferencia de los objetos de texto consiste en que se expanden
automticamente a medida que usted introduce texto y/o campos
de base de datos. Al igual que los dems objetos base-texto, el
ancho del objeto de texto puede ser ajustado por el usuario.
G Para campos numricos, tal como double, single, integer, long
integer y byte, el valor por omisin del ancho del marco ser
diferente para cada caso. Una vez ms, el ancho puede ser
ajustado por el usuario.
Ya sea que el valor por omisin del ancho sea aceptado o que el objeto base-
texto sea ajustado de tamao, podra surgir un problema si el texto dentro
del objeto se imprime directamente hasta la orilla del marco. Mientras que
el informe podra verse bien en la mquina en que ha sido diseado, a la
hora de imprimirse usando otro controlador de impresora que mide el
ancho del texto con una unidad de medida ms ancha, el largo del texto
aumenta mientras que el marco del objeto permanece igual, dando lugar a
que el texto sea truncado a la altura del ancho del marco.
136 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Hay varias maneras para prevenir que el texto sea truncado:
1. Seleccione el objeto y haga clic en el botn PROPIEDADES DEL OBJETO
de la barra de herramientas suplementaria. Usando la ficha Comn
del Editor de Formato, active la opcin Puede crecer. El formato del
objeto cambia para poder recibir lneas mltiples, de manera que si el
texto no cabe en el marco, se crean nuevas lneas, tantas como sean
necesarias para acomodar el texto completo.
NOTA: Esta no es una solucin para cadenas de texto que no contienen
espacios entre ellas, tal como palabras largas, ya que aunque se crear
una nueva lnea, la cadena se partir cuando alcance el lmite derecho del
marco del objeto.
2. Expanda el marco del objeto de modo que sea un poco ms ancho
que el ms ancho de los bloques de texto que el objeto ha de
contener. En muchas ocasiones el texto en el campo de la base de
datos es mucho ms pequeo que el campo en el cual est contenido.
Por ejemplo, al campo {tabla.APELLIDO} se le asigna un tamao de
80 caracteres, mientras que el nombre ms largo en la base de datos
slo tiene 28 caracteres. En este caso, cuando usted pone este campo
por primera vez en su informe, el marco ser 80 veces el ancho del
carcter promedio de la fuente. Reduzca el ancho del campo, pero no
lo estreche a tal grado que slo pueda acomodar la cadena de texto
ms larga. Djelo un poco ms ancho para que el texto tenga como
desplegarse en caso de crecer en anchura.
Mientras que cada una de estas soluciones ofrece una solucin efectiva
cuando se est trabajando con un solo objeto base-texto en una seccin,
existen todava otras consideraciones para el caso cuando se trabaja con
ms de un objeto base-texto en una seccin. Al ajustar el tamao de un
objeto, debe considerar su ubicacin con respecto a los otros objetos en la
seccin.
Evite disear informes donde el espacio entre los objetos es muy estrecho.
Deje espacio para crecimiento, expandiendo el ancho de los objetos un 5%
aproximadamente. Alternativamente, podra considerar reducir el
tamao de la fuente.
Impresin, Vista y Exportacin 137
Ubicacin de
objetos
base-texto
multilineales
Aunque los objetos base-texto cuyo formato es multilineal siguen las
mismas reglas de diseo que los dems objetos, los primeros tienen una
caracterstica adicional que debe ser considerada. Si el controlador de la
impresora expande o contrae el espaciado del texto, la distribucin lineal
podra cambiar, cambiando a su vez el nmero de lneas necesario para
acomodar el texto.
Cuando usted usa objetos base-texto multilineales en una seccin, podra
tener problemas si tiene otros objetos en la misma seccin ubicados
directamente debajo de los primeros.
A diferencia de objetos base-texto lineales, expandir verticalmente el
marco de un objeto base-texto multilineal para acomodar posible
crecimiento, no es una solucin viable. Cuando hace esto, la altura de la
lnea de texto simplemente aumenta de acuerdo a la expansin que sufre
el marco.
Por esto, trate dentro de lo posible de ubicar objetos base-texto
multilineales en la parte inferior de la seccin. En caso que requieran ms
lneas para desplegarse, la seccin se expandir hacia abajo para acomodar
el crecimiento, sin correr el riesgo de superponerse a otros objetos.
Caractersticas
de la seccin
Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del
informe, el Encabezado de pgina, el Encabezado de grupo, Detalles, Pie
de grupo, Pie de pgina y Pie del informe (vea Areas de la ficha Diseo,
pgina 63).
Cada seccin del informe est hecha de un serie de lneas. Cuando un
objeto base-texto es ubicado en una seccin, es ubicado de tal manera que
su base se ajuste a una lnea de la seccin. Luego, la altura de la lnea es
ajustada por el controlador de la impresora de tal manera que sea
suficiente para acomodar el objeto.
G Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea, cuyo tamao
de fuente es mayor que el del primer objeto, la altura de la lnea se
extiende para acomodar el segundo objeto.
G Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea y con tamao
de fuente an mayor, la altura de la lnea se aumenta nuevamente
para acomodar el tercer objeto.
138 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
En resumen, la altura de una lnea est determinada por el objeto base-
texto con tamao de fuente ms grande, ubicado en esa lnea.
A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la
misma o en diferentes secciones, la altura de la lnea se ajusta para
acomodar las diferentes fuentes. Debido a que el espaciado vertical es
determinado por el controlador de la impresora, se hace difcil crear
informes diseados para formas preimpresas cuando stas van a ser
reproducidas en diferentes entornos.
Se recomienda que siga esta directrices cuando disee informes:
G Siempre imprima una pgina de prueba.
G Mantenga el mismo tamao de fuente.
G Asegrese de imprimir formas preimpresas en la misma mquina.
Fuentes
TrueType
Disear su informe usando fuentes especficas de la impresora, puede
conducir a problemas a la hora de imprimir usando diferentes
impresoras. Podra ser que las fuentes no sean compatibles con otras
impresoras o, aun cuando lo fueran, podran no estar instaladas en estas
impresoras.
Al momento de la impresin, si el controlador de la impresora encuentra
fuentes especficas (de otra determinada impresora) que no reconoce,
Seagate Crystal Reports substituye las fuentes, creando inconsistencias en
el resultado. Para evitar esta situacin, se recomienda usar solamente
fuentes TrueType de uso comn, en el diseo de informes.
Resolucin de
video
Si tiene dos impresoras idnticas, dos controladores de impresora
idnticos y dos sistemas operativos idnticos, pero la resolucin del
controlador de video vara entre las mquinas, la paginacin del
documento ser diferente.
Desafortunadamente, no hay manera de crear documentos para
Windows que sean inmunes a los cambios de resolucin de los
controladores de video. Sin embargo, cuando se disean informes, es
mejor establecer su resolucin de video a 640 x 480 pixeles. Un informe
diseado usando una resolucin gruesa (640 x 480) e impreso en una
resolucin ms fina (800 x 600) no encontrar tantos cambios en el
formato como un informe diseado en una resolucin fina (800 x 600) y
reproducido en una resolucin gruesa (640 x 480).
Disear informes usando una resolucin comn asegurar que sus informes
sean menos sensitivos a las configuraciones de los controladores de video.
Mrgenes
especficos
Seagate Crystal Reports le ofrece la opcin de establecer mrgenes
especficos o usar los mrgenes que la impresora establece
automticamente (vea Cmo cambiar mrgenes, pgina 234).
Impresin, Vista y Exportacin 139
Cuando en el diseo de su informe usted usa los mrgenes establecidos
por la impresora, podran darse ciertas situaciones especficas.
G Cuando el informe es impreso en otra mquina cuyos mrgenes
son mayores (reduciendo el rea de impresin), los objetos al lado
derecho del informe quedarn fuera de la impresin.
G Cuando el informe es impreso en otra mquina cuyos mrgenes
son menores (aumentando el rea de impresin), el informe
completo ser movido hacia la izquierda de la pgina.
Se recomienda que siempre establezca sus propios mrgenes. Aun si los
mrgenes que quiere usar son iguales a los de la impresora, asegrese de
desactivar la opcin Usar mrgenes predeterminados del cuadro de dilogo
Configurar Pgina, y de especificar sus mrgenes manualmente usando
el comando PREPARAR IMPRESORA.
Impresora
predeterminada
En general, es una buena idea no elegir una impresora especfica. Aun
cuando una impresora puede ser idntica, la manera en que es reconocida
puede variar de acuerdo al sistema operativo. Considere el siguiente
ejemplo:
Una impresora HP Lser III se instala en tres sistemas operativos
diferentes.
G Con Windows 95, el nombre de la impresora puede ser cambiado
de manera que HP Lser III sera Front Reception Printer, pero el
controlador de la impresora ser listado como HPPCL5MS.DRV.
G Con Windows NT, el nombre de la impresora es tambin por
referencia y puede ser cambiado por el usuario, pero el
controlador de la impresora es siempre WINSPOOL.
G Con Windows 3.1, la impresora es reconocida por su nombre, en
este caso HP Laser III y el controlador de la impresora es
HPPCL5MS.DRV.
Cuando usted elija una impresora especfica, Seagate Crystal Reports
buscar esa impresora por su nombre. Si dicha impresora no se encuentra
en el sistema, ser reemplazada por la impresora predeterminada,
abriendo la posibilidad de inconsistencias en la impresin.
Si usted necesita especificar una impresora, tal como una impresora de
sobres o de etiquetas, el nombre de la impresora debe ser el mismo que
fue usado al momento de disear el informe. Tome en cuenta que
cualquiera que imprima el informe debe usar la misma impresora, de lo
contrario, podran surgir problemas inesperados.
NOTA: Si su informe es parte de un programa para ser distribuido, puede
incluir el cuadro de dilogo Seleccionar Impresora. Usando este cuadro
de dilogo, los usuarios del informe pueden elegir la impresora correcta o
cambiarle de nombre apropiadamente.
140 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Ubicacin en
modo libre
OPCION UBICACION EN MODO LIBRE ACTIVADA
Para crear informes dinmicos y reducir la dependencia del controlador
de la impresora tanto como sea posible, se recomienda que el formato de
todas las secciones del informe se definan teniendo activada la opcin
Ubicacin en modo libre. Esto es especialmente importante si su informe
incluye objetos OLE, tales como grficos, cuadros, lneas o imgenes en
formato de bits (como el logotipo de la compaa).
Cuando una seccin tiene formato Ubicacin en modo libre, todos los
objetos pueden ser ubicados en cualquier parte de dicha seccin. Seagate
Crystal Reports ubica objetos dentro de una seccin en base a sus
coordenadas absolutas. Estas coordenadas determinan la ubicacin vertical
de los objetos en su informe, es decir, que usted, y no el controlador,
controla la ubicacin vertical de objetos monolineales (aquellos que
imprimen en una sola lnea). De esta forma, usted garantiza menos
inconsistencias cuando se usan diferentes controladores en la impresin.
Sin embargo, aunque el controlador de la impresora ya no controla el
espaciado vertical de los objetos base-texto dentro de la seccin, an
determina el espaciado horizontal de los caracteres dentro de los objetos
base-texto, as como tambin el espacio entre lneas de los objetos de texto
multilineales. As, mientras Ubicacin en modo libre le permite mejor
control, usted todava debe tomar en cuenta estas consideraciones en el
diseo de sus informes. Vea Ubicacin de objetos base-texto multilineales,
pgina 137.
OPCION UBICACION EN MODO LIBRE DESACTIVADA
Si la seccin tiene desactivada la opcin Ubicacin en modo libre, el
programa no se refiere a las coordenadas absolutas del objeto para
determinar donde imprimirlo.
G La coordenada absoluta x es tomada como referencia para
determinar donde comienza a imprimirse horizontalmente cada
objeto (ubicacin izquierda/derecha).
G La coordenada y todava es tomada como referencia para la
ubicacin vertical del objeto, pero las coordenadas pueden ser
ajustadas por Seagate Crystal Reports cuando cambia el
controlador de la impresora.
As, si el informe se imprime usando un controlador que mide el espacio
entre lneas ms ancho que el controlador original, la coordenar y
aumentar y el objeto base-texto ser impreso ms abajo dentro de la
pgina. Con la opcin Ubicacin en modo libre desactivada, el usuario ya no
controla la ubicacin vertical de los objetos base-texto; es el controlador
de la impresora que toma el control de la operacin.
Impresin, Vista y Exportacin 141
Sin embargo, la ubicacin de objetos OLE tales como grficos, cuadros y
lneas, no est controlada por el controlador de la impresora. Seagate
Crystal Reports siempre se refiere a las coordenadas absolutas de estos
objetos para ubicarlos e imprimirlos. El uso de diferentes mtodos para
ubicar objetos base-texto y objetos OLE, puede dar lugar a problemas
cuando se combinan ambas clases de objetos.
Considere el siguiente ejemplo:
Un cuadro (objeto OLE) es ubicado alrededor de un campo de texto
(objeto base-texto). Todo parece bien y los elementos estn alineados
correctamente. Si el informe se imprime usando otro controlador de
impresora que mide el espacio entre lneas ms ancho que el
controlador original:
G la ubicacin del cuadro no cambiar con respecto a la seccin, ya
que las coordenadas x e y no cambiarn, pero
G la ubicacin vertical del objeto base-texto cambiar, ya que la
coordenada y ser ajustada (incrementndose) en base al nuevo
controlador de impresora usado.
NOTA: El valor de la coordenada y se mide desde el borde superior de la
seccin hasta el borde superior del objeto; as, entre ms grande es el
valor, el objeto se imprimir ms abajo dentro de la pgina.
Si est distribuyendo sus informes con secciones de formato Ubicacin
forma libre desactivado, y quiere que los objetos aparezcan rodeados por
un borde o por lneas, es mejor modificar las propiedades del borde de los
objetos, en lugar de insertar cuadros o lneas. De esta manera, los bordes
se mantendrn siempre con los objetos. Simplemente haga clic con el
botn derecho y seleccione el comando CAMBIAR BORDES del men
contextual que aparece en su pantalla. Vea Cmo agregar color, sombreado y
bordes, pgina 231.
Recuerde que cada seccin puede tener la opcin Ubicacin en forma libre
activada o desactivada. Mientras que es mejor activar la opcin en
algunos casos y no en otros, se recomienda de manera especial que todas
las secciones del informe sean consistentes en este aspecto, es decir,
activar o desactivar la opcin en general.
142 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Lista de detalles para la distribucin de informes
G Para acomodar cualquier variacin en las dimensiones del texto
debido a diferentes medidas de fuente de diferentes controladores
de impresora:
no ubique objetos demasiado cerca el uno del otro, e
incremente el ancho de los objetos base-texto en un 5%
aproximadamente o reduzca el tamao de la fuente.
G Considere dnde y cmo ubicar objetos base-texto multilineales. El
nmero de lneas necesario para imprimir estos objetos, puede
variar cuando se usa un controlador de impresora diferente.
G Use fuentes TrueType de Windows donde sea posible, ya que por
ser fuentes de uso comn se encuentran disponibles en todas las
versiones de Microsoft Windows.
G Use el modo ms comn del controlador de video. Se recomienda
que establezca la resolucin de su controlador de video a 640 x 480
pixeles.
G Establezca mrgenes de pgina especficos.
G No elija una impresora especfica. Elija la impresora
predeterminada a menos que su programa o informe compilado
necesite una impresora especfica.
G Una vez completado el informe y usted est satisfecho con los
resultados, active la opcin Ubicacin en forma libre en cada seccin
del informe.
G Elimine todas las lneas gua del informe.
Siguiendo esta lista de recomendaciones, su informe ser menos sensible
a los cambios de los controladores de impresoras, lo que a su vez lo har
ms propicio para ser distribuido.
Actualizacin de controladores de impresora
Con el propsito de mantener su eficiencia, Seagate Crystal Reports
demanda del controlador de impresora cada uno de los elementos de la
fuente (medidas de la fuente), tal como altura promedio del carcter,
ancho del carcter, altura de ascendentes y descendentes, espacio entre
lneas, etc. Algunas veces surgen problemas cuando se usa un
controlador de impresora anticuado que no provee dichas medidas con
Impresin, Vista y Exportacin 143
exactitud. Si usted est teniendo problemas en la impresin (campos
faltantes, formato incorrecto, etc.), se recomienda que obtenga e instale la
ltima versin del controlador de su impresora. En muchos casos, estos
nuevos controladores proveern las medidas correctas de la fuente,
resolviendo de esta forma algunos de los problemas de impresin.
Distribucin del informe
Hay varias maneras de distribuir su informe.
G Puede imprimir su informe y enviarlo por los medios
convencionales.
G Puede exportar su informe en el formato de Seagate Crystal
Reports (.RPT). Usted puede exportar a un archivo de disco o a un
programa (tal como MS Excel o Word). Vea Cmo exportar informes,
pgina 144.
G Si quiere enviar su informe a travs de correo electrnico a alguien
que no tiene Seagate Crystal Reports, puede exportar el informe en
formato MS Word o Excel directamente a una carpeta Exchange
(busque en Exchange Data Access en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports), lo mismo que a otros sistemas de correo
electrnico.
G Puede publicar el informe en Internet, exportndolo al formato
HTML. Vea Cmo exportar informes, pgina 144.
Informes compilados
Habrn ocasiones cuando usted necesite compilar un informe y
distribuirlo a usuarios que no poseen Seagate Crystal Reports.
Afortunadamente, Seagate Crystal Reports hace de la compilacin y
distribucin un proceso fcil.
Despus de compilar un informe en un archivo ejecutable (.exe), use el
Asistente de Distribucin de Informes para distribuirlo. Este Asistente:
G permite a los usuarios ver, imprimir y exportar informes, y
G comprimir y distribuir los informes compilados seleccionados,
archivos de dependencia, el archivo de instalacin del informe
distribuido (Setup.exe) y cualquier base de datos o DLL especificado.
Para ms informacin, vea Cmo compilar un informe, pgina 150 y Cmo
distribuir un informe compilado, pgina 151.
144 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cuando distribuya un informe, especifique los DLL y bases de datos que
desea distribuir conjuntamente. El Asistente de Distribucin de Informes
automticamente listar las bases de datos y DLL usados por el informe.
Despus, agregue o quite esta clase de archivos como mejor se acomode
a las necesidades de los usuarios del programa. Por ejemplo, los usuarios
en mercadotecnia podran necesitar acceso a operaciones de elaboracin
de informes completamente diferentes a los necesarios para los usuarios
en el rea de recursos humanos. Busque Asistente de Distribucin de
Informes en la ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Para ms informacin, vea Cmo distribuir un informe compilado, pgina 151
y Cmo usar un informe compilado, pgina 152.
NOTA: Tambin puede incluir DLL de terceras partes, si es necesario.
Estos son archivos que estn incluidos conSeagate Crystal Reports pero
no son componentes del programa. Muy a menudo, estos DLL son
controladores de bases de datos, facilitados para tener acceso a ciertas
bases de datos.
MANOS A LA OBRA (Distribucin del informe)
Cmo exportar informes
Usted puede exportar su informe final a cierto nmero de formatos de
programas de hojas de clculo y procesadores de texto, al formato HTML,
al formato ODBC, y a varios de los formatos ms comunes de intercambio
de datos. Esto hace fcil la distribucin de la informacin. Por ejemplo,
podra usar los datos de su informe para proyectar tendencias en un
programa de hoja de clculo o mejorar la presentacin de los datos en un
programa de diseo grfico.
NOTA: Cuando exporta un informe hacia un formato de archivo
diferente al de Seagate Crystal Reports (.RPT), es posible que se pierdan
algunas propiedades del formato del informe. El programa hace lo
posible por preservar el formato original, tanto como el formato de
exportacin lo permita.
1 Active el informe que quiere exportar y haga clic en el botn
EXPORTAR de la barra de herramientas estndar.
Impresin, Vista y Exportacin 145
El cuadro de dilogo Exportar aparecer en su pantalla.
4 Haga clic en el botn Aceptar para iniciar el proceso de exportacin.
Cuando exporta su informe a un archivo de disco, el cuadro de dilogo
Elegir Archivo para Exportar aparecer en su pantalla. Use los controles
en este cuadro de dilogo para seleccionar la ruta de acceso y el nombre
que quiera dar al archivo.
NOTA: Cuando exporta su informe a un programa especfico de
procesamiento de texto, base de datos u hoja de clculo, el programa
asigna al archivo la extensin propia del programa al cual se est
exportando. Pero, cuando usted exporta a uno de los formatos comunes
de intercambio de datos, el programa automticamente asigna la
extensin *.TXT a todos los archivos. Es posible, sin embargo, que el
programa en el que usted u otra persona usen los datos del informe,
quiera buscar otras extensiones especficas diferentes de *.TXT. Consulte
el manual de dicho programa para determinar la extensin correcta con
la que trabaja y cambie la extensin de su archivo a dicha extensin
usando el cuadro de edicin Nombre del archivo.
5 Haga clic en Aceptar. El programa exporta el informe a un archivo de
disco en el formato que haya especificado.
Exportacin a un
programa
Si usted exporta a otra aplicacin, el programa guarda el informe en un
archivo temporal y luego lo abre en el programa apropiado (a menos que
usted est exportando en formato HTML, en cuyo caso necesita
especificar la ruta de acceso).
Tome en cuenta que:
G Al exportar en formato ODBC, "Programa" y "Archivo de disco"
significan lo mismo.
G El nombre del archivo del informe y el nombre del archivo
temporal podran ser diferentes.
2 Seleccione el formato
para exportar el informe,
de esta lista desplegable.
3 Selecione un lugar de destino para el
archivo de esta lista desplegable.
146 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
1 Active el informe que desea exportar y luego haga clic en el botn
EXPORTAR de la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Exportar aparecer en su pantalla.
2 Seleccione el formato de exportacin deseado de la lista desplegable
Formato.
3 De la lista desplegable Destino, seleccione Programa como destino de
exportacin y haga clic en Aceptar.
El programa guarda el informe y lo abre en la aplicacin apropiada. Por
ejemplo, si el informe fue exportado en formato de documento Word para
Windows, el programa abre el informe en Microsoft Word.
NOTA: Si usted exporta en el formado extendido Excel 5.0, aparecer el
cuadro de dilogo Opciones de Formato, para permitirle especificar el
formato de filas y columnas del informe.
Exportacin a
Lotus Notes
Lotus Notes es una agrupacin de aplicaciones que promueve la
comunicacin y facilita los medios para compartir informacin entre
departamentos de una organizacin.
NOTA: Debe tener la versin 3.0 o ms reciente de Lotus Notes para
clientes Windows. Seagate Crystal Reports no exportar a Lotus Notes
cliente OS/2.
1 Active el informe que quiere exportar y haga clic en el botn
EXPORTAR de la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Exportar aparecer en su pantalla.
2 Seleccione el formato de archivo para exportar, seleccione Base de
datos Lotus Notes como destino y haga clic en Aceptar.
El cuadro de dilogo Seleccionar Base de datos aparecer en su
pantalla.
3 En el cuadro de dilogo Seleccionar Base de datos, resalte su servidor
de Lotus Notes del cuadro de lista Servidores y seleccione la base de
datos a la cual ser exportado el informe.
4 Verifique que el nombre del archivo en el cuadro de texto Nombre del
archivo sea el correcto, y haga clic en Aceptar.
El cuadro de dilogo Comentarios aparecer en su pantalla.
5 Escriba cualquier comentario que quiera que aparezca cuando otro
usuario seleccione su informe de Lotus Notes Desktop.
6 Haga clic en Aceptar para proceder a exportar el informe.
La prxima vez que un usuario se conecte a Lotus Notes y tenga acceso a
la base de datos Lotus Notes que usted seleccion, dicho usuario ver su
Impresin, Vista y Exportacin 147
informe listado en Lotus Notes Desktop. El usuario puede hacer doble
clic en el nombre del archivo del informe para desplegar los comentarios
que usted escribi y hacer doble clic en el icono del informe para tener
una vista del informe completo.
Exportacin a
una carpeta
Exchange
Una carpeta Exchange puede contener notas estndar (correspondencia),
archivos e instancias de formas Exchange. Seagate Crystal Reports le
permite exportar un archivo de informe a una carpeta Exchange.
Seleccione la carpeta y el informe es almacenado en ella en el formato que
haya especificado. Para mayor informacin, busque en Acceso de datos de
Exchange en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
1 Active el informe que desea exportar y haga clic en el botn
EXPORTAR de la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Exportar aparecer en su pantalla.
2 Seleccione el formato de exportacin del cuadro desplegable Formato.
3 Seleccione Carpeta Exchange como destino de exportacin, del cuadro
desplegable Destino y haga clic en Aceptar.
El cuadro de dilogo Elegir Perfil aparecer en su pantalla.
4 Seleccione el perfil deseado del cuadro desplegable Nombre del perfil.
Si el perfil no aparece en la lista, haga clic en el botn Nuevo para
crearlo.
5 Haga clic en Aceptar cuando termine.
6 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Seleccionar Base de datos una
Carpeta, resalte la carpeta en su perfil donde quiere que aparezca el
informe y haga clic en Aceptar.
El informe es exportado a la carpeta Exchange que seleccion. Se puede
tener acceso al informe mediante el cliente Microsoft Exchange.
Exportacin a
HTML
Proveer apoyo para trabajar en Internet y en redes internas corporativas
se vuelve cada da ms importante. Seagate Crystal Reports reconoce esta
importancia y proporciona facilidades para trabajar en el web.
Por medio de la exportacin de sus informes en formato HTML, Seagate
Crystal Reports le provee una nueva opcin para una distribucin rpida
y conveniente de los datos importantes de su empresa. Una vez
exportados, sus informes son accesibles con muchos de los exploradores
web ms populares, incluyendo por supuesto, Netscape y Microsoft
Internet Explorer.
148 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
1 Active el informe que quiere exportar y haga clic en el botn
EXPORTAR de la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Exportar aparecer en su pantalla.
2 Del cuadro desplegable Formato, seleccione uno de los formatos
HTML listados.
G Si su explorador es Netscape, seleccione el formato HTML 3.2
(Standard).
G Si su explorador es Microsoft Internet Explorer, seleccione el
formato HTML 3.2 (Draft Standard).
G La tercera opcin HTML, HTML 3.2 (Extended), es una nueva
forma de HTML que no ha sido lanzada oficialmente todava, pero
si ha sido distribuida para recibir comentarios. Si est trabajando
con esta nueva forma de HTML, seleccione este formato HTML.
3 Seleccione un destino entre las opciones presentadas en el cuadro
desplegable Destino, tal como archivo de disco, direccin de correo
electrnico, Microsoft Exchange o Lotus Notes. El resto de esta
seccin asume que usted ha seleccionado Archivo de disco para
almacenar el documento HTML en un directorio de un servidor web.
4 Haga clic en Aceptar. El cuadro de dilogo Exportar a Directorio
aparecer en su pantalla. Cuando se exporta a formato HTML, un
informe puede ocupar ms de un archivo HTML. Por esta razn, el
programa le pide el nombre del directorio hacia donde se va ha
exportar el informe y usa nombres predeterminados para los
archivos HTML. La pgina inicial HTML ser guardada como
DEFAULT.HTM. Este es el archivo que abre si quiere ver su informe
con su explorador web.
5 Seleccione un directorio existente o establezca uno nuevo para el
informe.
6 Haga clic en Aceptar. El programa exporta el informe en formato
HTML.
Exportacin a
una fuente de
datos ODBC
Seagate Crystal Reports le permite exportar informes a cualquier fuente
de datos ODBC. Si tiene una fuente de datos ODBC configurada para una
base de datos o formato de datos, puede exportar su informe a ese
formato de datos por medio de ODBC.
Por ejemplo, podra ya tener una fuente de datos ODBC configurada a
travs del Administrador de ODBC, que normalmente usa para tener
acceso a tablas de base de datos diseadas en Microsoft SQL Server.
Utilizando el cuadro de dilogo Exportar, puede seleccionar su servidor
SQL de fuente de datos y exportar su informe como una nueva tabla de la
base de datos del servidor SQL.
Impresin, Vista y Exportacin 149
NOTA: Para poder exportar a un formato de base de datos ODBC en
particular, debe haber una fuente de datos ODBC configurada a travs
del Administrador de ODBC. Vea Exportacin a una fuente de datos ODBC,
pgina 148 y Fuentes de datos ODBC, pgina 639.
Exportar a una fuente de datos ODBC le permite:
G cambiar datos de una base de datos centralizada a un formato
compatible con programas DBMS locales,
G cambiar datos de un formato de una base de datos local a un
formato compatible con la base de datos centralizada,
G crear una nueva tabla de base de datos que puede ser usada como
un arreglo de datos separado en informes posteriores,
G crear una mini bodega de datos,
G manipular datos mediante la filtracin de registros, el agregado de
frmulas y eliminacin de campos para crear una nueva tabla que
provea los datos que ms necesita para su tarea.
1 Active el informe que quiere exportar y haga clic en el botn
EXPORTAR de la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Exportar aparecer en su pantalla.
2 Del cuadro desplegable Formato, seleccione la fuente de datos ODBC
para el formato que quiere utilizar para exportar su informe. Por
ejemplo, ODBC - CRSS le permite exportar su informe a una base de
datos Microsoft SQL Server.
3 Destino es ignorado cuando est exportando a una fuente de datos
ODBC. No necesita hacer ningn cambio en el cuadro desplegable
Destino. Simplemente haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo
Exportar.
4 Si su fuente de datos ODBC especfica una base de datos particular,
el informe ser exportado a esa base de datos. En caso contrario, el
cuadro de dilogo Seleccionar Base de datos aparecer en su
pantalla. Seleccione la base de datos a la cual este informe ser
agregado como una nueva tabla y haga clic en Aceptar.
5 Si la fuente de datos ODBC que selecciona necesita identificacin y
contrasea del usuario, el cuadro de dilogo Conectar o Conectar a
Servidor SQL aparecer en su pantalla. Escriba su identificacin y
contrasea y luego haga clic en Aceptar.
El cuadro de dilogo Escribir el Nombre de la Tabla ODBC aparecer
en su pantalla.
6 Escriba el nombre que quiere darle a la nueva tabla en la base de
datos y haga clic en Aceptar. El programa exporta el informe como
una nueva tabla en la base de datos que haya especificado.
150 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Si su informe contiene un campo binario, no le ser posible
exportarlo a una fuente de datos ODBC.
Busque en Formatos de importacin y archivos de destino en Archivos de
Ejecucin Requeridos en la Ayuda en lnea (RUNTIME.HLP).
Cmo enviar un informe por fax
Muchas aplicaciones para fax, tales como Microsoft Fax y Delrina WinFax,
le permiten configurar un controlador de impresora para poder enviar
documentos por fax a travs de un mdem. Usando uno de estos
programas, puede enviar su informe por fax desde Seagate Crystal Reports.
1 Elija el comando PREPARAR IMPRESORA del men Archivo.
El cuadro de dilogo Preparar Impresora aparecer en su pantalla.
2 Seleccione el controlador del fax del cuadro desplegable Nombre.
3 Haga clic en Aceptar cuando termine.
4 Elija el comando IMPRESORA del men Archivo|Imprimir.
El cuadro de dilogo Imprimir aparecer en su pantalla.
5 Haga clic en Aceptar para enviar su informe.
Su programa de fax aparecer, permitindole seleccionar la portada y
proveer la informacin apropiada para completar la operacin.
MANOS A LA OBRA (Informes compilados)
Cmo compilar un informe
Nota: Usted debe guardar el informe antes de compilarlo.
1 Con el informe activo, elija COMPILAR INFORME del men Informe o
haga clic en el botn COMPILAR de la barra de herramientas
suplementaria.
El cuadro de dilogo Compilar Informe aparecer en su pantalla.
2 Introduzca una ruta de acceso del archivo para el informe compilado
en el cuadro de texto Nombre del archivo compilado, o haga clic en
Examinar para buscar un nombre de archivo existente. El nombre
predeterminado es el nombre del archivo del informe con la
extensin .exe.
Impresin, Vista y Exportacin 151
3 Especifique si quiere crear un elemento de programa para este
archivo ejecutable. El programa mostrar este elemento en una
ventana despus de que el informe haya sido compilado. Si usted
hace clic en S, introduzca el nombre del grupo de programas en el
cuadro de texto Grupo de programas.
4 Especifique si quiere distribuir el informe despus de compilarlo.
Vea Cmo distribuir un informe compilado, pgina 151.
G Si elige distribuir el informe despus de compilarlo, el Asistente de
Distribucin de Informes aparecer en su pantalla, al igual que la
ventana del grupo de programas especificado, con accesos directos
a los archivos de informes compilados presentes en ese grupo de
programas. Para ms informacin, vea Cmo distribuir un informe
compilado, pgina 151.
G Si usted elige no distribuir el informe inmediatamente, slo
aparecer la ventana del grupo de programas especificado, con
accesos directos a los archivos de informes compilados presentes
en ese grupo de programas.
5 Haga clic en Aceptar.
Cmo distribuir un informe compilado
Los informes compilados, juntamente con las bases de datos y DLL
relacionadas, pueden ser distribuidos a usuarios que no poseen Seagate
Crystal Reports. Se pueden distribuir varios informes a la vez y puede
hacerse a:
G un disco de instalacin, o
G un directorio de archivos.
Hay dos procesos distintos involucrados en la distribucin; esta seccin
trata acerca de ambos. El primero es la distribucin en si; el segundo, es
la instalacin del archivo ejecutable distribuido (esta es la tarea del
usuario final).
DISTRIBUCION
1 Elija ASISTENTE DE DISTRIBUCIN DE INFORMES del men Informe, o
haga clic en el botn ASISTENTE DE DISTRIBUCIN de la barra de
herramientas Suplementaria.
El Asistente de Distribucin de Informes aparecer en su pantalla.
152 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
2 Siga los pasos del ASISTENTE DE DISTRIBUCIN DE INFORMES. Haga clic
en Construir para distribuir los informes especificados. Busque en
Asistente de Distribucin de Informes en la ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
RECIBO E INSTALACION
El programa de instalacin del Asistente de Distribucin de Informes
hace fcil para los usuarios finales instalar, ver, imprimir y exportar los
informes distribuidos.
1 Ejecute Setup.exe.
2 El programa de instalacin del Asistente de Distribucin de Informes
se abre y aparece el cuadro de dilogo Introduccin. Haga clic en
Continuar para descomprimir los archivos de distribucin en una
carpeta temporal. El programa descomprime los archivos y aparece
el cuadro de dilogo Opciones.
3 En el cuadro de texto Directorio, introduzca la ruta del directorio
donde quiere guardar el informe o haga clic en Establecer ubicacin
para buscar la ruta de un directorio existente.
4 Haga clic en Continuar. El programa proceder a instalar los archivos
de distribucin en el directorio especificado.
5 Si usted ya tiene un grupo de programas de Seagate Crystal Reports,
aparecer un cuadro de mensaje preguntndole si desea agregar el
nuevo informe a dicho grupo. Haga clic en S o No, segn el caso.
Con esto, el programa de instalacin termina y se cierra.
Cmo usar un informe compilado
1 Abra el informe compilado haciendo doble clic en el elemento del
programa.
Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Impresin mostrando el
nombre del archivo en la barra de ttulo.
2 En el cuadro de dilogo, use la lista desplegable Informe para
especificar el destino de impresin (imprimir el informe en una
ventana, exportar el informe o enviar el informe a la impresora) y la
hora de impresin.
3 Establezca la hora (hora y minutos) y la fecha (mes, da, ao) en los
cuadros de texto Hora y Fecha, y haga clic en AM o PM, segn sea el
caso.
Impresin, Vista y Exportacin 153
4 La seccin central del cuadro de dilogo es dinmica, lo que significa
que los mensajes y botones que aparecen en ella estn determinados
por la seleccin hecha en la lista Informe (destino de impresin):
G Si usted est imprimiendo el informe en una ventana, haga clic en
Estilos de ventana para determinar la apariencia de la ventana. El
cuadro de dilogo Opciones de Estilo aparecer en su pantalla.
Use este cuadro de dilogo para especificar las opciones de estilo
(puede especificar la habilidad de traspasar, la apariencia de los
botones Cerrar y Actualizar, etc.). Si activa la casilla de verificacin
Tiene cuadro de magnificacin con nivel predeterminado, seleccione el
nivel de magnificacin predeterminado de la lista desplegable
adyacente. Luego haga clic en Aceptar para volver al cuadro de
dilogo anterior.
G Si usted est exportando el informe, haga clic en Opciones de
Exportacin. El cuadro de dilogo Exportar aparecer en su
pantalla. Seleccione el formato de exportacin de la lista
desplegable Formato y seleccione el destino de importacin de la
lista desplegable Destino. Haga clic en Aceptar. (El cuadro de
dilogo Valores Separados por Caracteres aparecer con algunos
formatos de exportacin). Introduzca el separador y el delimitador
en los cuadros de texto apropiados y luego haga clic en Aceptar.
Con algunos formatos de exportacin, aparecer el cuadro de
dilogo Formato de Nmero y Fecha. Active o desactive las
casillas de verificacin El mismo formato de nmero del informe y El
mismo formato de fecha del informe, segn su conveniencia y luego
haga clic en Aceptar. El cuadro de dilogo Exportar Archivo
aparecer en su pantalla. Seleccione un archivo de exportacin y
luego haga clic en Guardar.
G Si usted est enviando el informe a la impresora, haga clic en
Opciones de impresin. El cuadro de dilogo Imprimir aparecer en
su pantalla. Especifique las opciones de impresin y luego haga en
Aceptar.
5 Haga clic ya sea en Usar datos guardados o en Actualizar datos. Si usa
esta ltima opcin, las dos casillas de verificacin en la seccin
inferior del cuadro de dilogo se volvern activas. Active o desactive
las casillas de verificacin Modificar frmula de seleccin y Modificar
parmetros de procedimiento almacenado de acuerdo a sus necesidades.
6 Haga clic en Imprimir.
7 Repita los paso del 2 al 6 por cada impresin o exportacin adicional.
8 Haga clic en Terminado cuando termine.
154 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
MANOS A LA OBRA (Vista de informes con un
explorador web)
Cmo ver un informe con un explorador web
Su administrador o gerente de informtica tendr que configurar una red
interna o externa donde usted pueda ver sus informes en un explorador.
Contacte su administrador web para obtener la URL apropiada. El
administrador tambin puede indicarle cul visor usa su compaa. Hay
cuatro visores Crystal (Crystal Smart Viewers):
1. Crystal Smart Viewer para Java
2. Crystal Smart Viewer para ActiveX
3. Crystal Smart Viewer HTML (comn)
4. Crystal Smart Viewer para HTML (marcos)
Usando el visor apropiado, usted puede ver, imprimir y exportar sus
informes fcilmente desde un explorador web.
USO DE CRYSTAL SMART VIEWER PARA JAVA
1 Abra su informe en Crystal Smart Viewer para Java. La primera
pgina del informe solicitado aparecer dentro del visor. Se generar
un Arbol de Grupos en base a los grupos del informe.
NOTA: Podra suceder que usted no tuviera acceso a Smart Navigation
con el Arbol de Grupos. Smart Navigation podra estar desactivado para
el informe dentro del visor mismo (Crystal Smart Viewer). Si Smart
Navigation est disponible, usted puede usar el botn Smart Navigation en
Crystal Smart Viewer para activar o desactivar el Arbol de Grupos. Este
botn estar desactivado si Smart Navigation no est disponible.
2 Use los controles de pginas para desplazarse a travs del informe
pgina por pgina.
3 Use la funcin Smart Navigation en el Arbol de Grupos, si est
disponible, para desplazarse a travs del informe por grupos.
4 Haga clic en el botn Actualizar para actualizar los datos del informe.
La primera vez que se solicita el informe, el servidor Crystal Web
Report genera el informe y lo guarda en un directorio cach. Si
alguien ms solicita el mismo informe, el servidor puede enviar el
informe guardado en lugar de generar los datos nuevamente, lo que
tomara mucho tiempo.
Impresin, Vista y Exportacin 155
Si los datos del informe cambian, debido a actualizaciones en la base
de datos, el informe guardado en el cach no reflejar ms los datos
reales. Use el botn Actualizar para forzar al servidor a conectarse de
nuevo a la base de datos y actualizar el informe.
5 Par buscar un valor especfico dentro del informe, escriba el valor en
el cuadro de texto Texto a buscar y haga clic en el botn Encontrar
siguiente.
Crystal Smart Viewer encontrar la primera instancia del valor dentro
del informe, si existe, y lo resaltar. Si usted necesita encontrar la
siguiente instancia del valor en cuestin, simplemente haga clic de
nuevo en el botn Encontrar siguiente.
6 Haga clic en el botn Imprimir informe para imprimir el informe en
cualquier impresora disponible por su mquina.
7 Haga clic en el botn Exportar informe para exportar el informe. El
cuadro de dilogo Exportar aparecer en su pantalla.
8 Seleccione el formato de exportacin de la lista desplegable Formato
de exportacin. Usted puede exportar usando cualquiera de los
siguientes formatos: Crystal Reports, MS Word, MS Excel y HTML.
9 Introduzca el destino de exportacin en el cuadro de texto Guardar
en, o haga clic en el botn Examinar para localizar el nombre de un
archivo de destino existente.
10 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
NOTA: Es posible que experimente problemas menores al desplazarse a
travs del informe en Crystal Smart Viewer para Java. Tales problemas
son el resultado de la mquina virtual Java implementada en algunos
exploradores y no tienen nada que ver con el funcionamiento de Crystal
Smart Viewer para Java. Si experimenta estos problemas, haga clic
repetidamente en el botn de desplazamiento. No mantenga el botn
presionado.
USO DE CRYSTAL SMART VIEWER PARA ACTIVEX
1 Abra su informe en Crystal Smart Viewer para ActiveX. La primera
pgina del informe solicitado aparecer dentro del visor. Se generar
un Arbol de Grupos en base a los grupos del informe.
NOTE: Podra suceder que usted no tuviera acceso a Smart Navigation
con el Arbol de Grupos. Smart Navigation podra estar desactivado para
el informe dentro del visor mismo (Crystal Smart Viewer). Si Smart
Navigation est disponible, usted puede usar el botn Smart Navigation en
Crystal Smart Viewer para activar o desactivar el Arbol de Grupos. Este
botn estar desactivado si Smart Navigation no est disponible.
156 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
2 Use los controles de pginas para desplazarse a travs del informe
pgina por pgina.
3 Use la lista desplegable Zoom para especificar el nivel de
magnificacin del informe.
4 Use la funcin Smart Navigation en el Arbol de Grupos, si est
disponible, para desplazarse por grupo a travs del informes.
5 Haga clic en el botn Actualizar para actualizar los datos del informe.
La primera vez que se solicita el informe, el servidor Crystal Web
Report genera el informe y lo guarda en un directorio cach. Si
alguien ms solicita el mismo informe, el servidor puede enviar el
informe guardado en lugar de generar los datos nuevamente, lo que
tomara mucho tiempo.
Si los datos del informe cambian, debido a actualizaciones en la base
de datos, el informe guardado en el cach no reflejar ms los datos
reales. Use el botn Actualizar para forzar al servidor a conectarse de
nuevo a la base de datos y actualizar el informe.
6 Para buscar un valor especfico dentro del informe, escriba el valor
en el cuadro de texto Texto a buscar y haga clic en el botn Encontrar
siguiente.
Crystal Smart Viewer encontrar la primera instancia del valor dentro
del informe, si existe, y lo resaltar. Si usted necesita encontrar la
siguiente instancia del valor en cuestin, simplemente haga clic de
nuevo en el botn Encontrar siguiente.
7 Haga clic en el botn Imprimir informe para imprimir el informe en
cualquier impresora disponible por su mquina.
8 Haga clic en el botn Exportar informe para exportar el informe.
Aparecer el cuadro de dilogo Exportar Informe, el cual funciona
como el cuadro de dilogo Guardar como en Seagate Crystal Reports.
9 Seleccione un directorio de la lista desplegable Guardar en. El informe
ser guardado en ese directorio.
10 Introduzca un nombre de archivo en el cuadro de texto Nombre del
archivo. El informe ser guardado con ese nombre.
11 Seleccione un formato de exportacin de la lista desplegable Guardar
como tipo. El informe puede ser guardado como Crystal Report,
documento HTML, documento Word y documento Excel.
12 Haga clic en Guardar cuando termine.
Impresin, Vista y Exportacin 157
NOTA: Si el informe ha sido creado usando especificaciones de
impresin diferentes a las disponibles en su sistema, usted podra
experimentar problemas de formato al intentar imprimir un informe
mostrado por Crystal Smart Viewer para ActiveX. El botn Imprimir de
Crystal Smart Viewer usa las especificaciones guardadas con el archivo
del informe. Si experimenta este tipo de problemas, consulte con el
administrador del servidor web.
USO DE CRYSTAL SMART VIEWER PARA HTML (COMUN)
1 Abra su informe en Crystal Smart Viewer para HTML (comn). La
primera pgina del informe solicitado aparecer como una pgina
HTML estndar dentro del visor.
2 Para desplazarse a travs del informe, use los controles de pginas en
la parte superior e inferior de la pgina del informe.
3 Haga clic en el botn Actualizar para actualizar los datos del informe.
El servidor Crystal Web Report puede almacenar pginas HTML del
informe solicitado en un directorio cach para agilizar el tiempo de
respuesta en futuras solicitudes. Si alguien ms solicita el mismo
informe, el servidor puede enviar las pginas HTML guardadas, en
lugar de generar los datos nuevamente, lo que tomara mucho tiempo.
Si los datos del informe cambian, debido a actualizaciones en la base
de datos, las pginas HTML guardadas en el cach no reflejarn ms
los datos exactos. Use el botn Actualizar para forzar al servidor a
conectarse de nuevo a la base de datos y generar nuevas pginas
HTML.
4 Para buscar un valor especfico dentro del informe, escriba el valor
en el cuadro de texto Buscar y haga clic en el botn Buscar.
Crystal Smart Viewer encontrar la primera instancia del valor dentro
del informe, si existe, y lo resaltar. Si usted necesita encontrar la
siguiente instancia del valor en cuestin, simplemente haga clic de
nuevo en el botn Buscar.
USO DE CRYSTAL SMART VIEWER PARA HTML (MARCOS)
1 Abra su informe en Crystal Smart Viewer para HTML (marcos). La
primera pgina del informe solicitado aparecer dentro del visor. Se
genera un Arbol de Grupos en base a los grupos en el informe.
NOTA: Podra suceder que usted no tuviera acceso a Smart Navigation
con el Arbol de Grupos. Smart Navigation podra estar desactivado para
el informe dentro del visor mismo (Crystal Smart Viewer). Si Smart
Navigation est disponible, usted puede usar el botn Smart Navigation en
Crystal Smart Viewer para activar o desactivar el Arbol de Grupos. Este
botn estar desactivado si Smart Navigation no est disponible.
158 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
2 Use los controles de pgina en la parte superior de la ficha Vista
previa para desplazarse por pginas a travs del informe.
3 Use la funcin Smart Navigation del Arbol de Grupos, si est
disponible, para desplazarse por grupos a travs del informe.
4 Haga clic en el botn Actualizar para actualizar los datos del informe.
El servidor Crystal Web Report puede almacenar el informe solicitado
en un directorio cach para agilizar el tiempo de respuesta en futuras
solicitudes. Si alguien ms solicita el mismo informe, el servidor
puede enviar el informe guardado, en lugar de generar los datos
nuevamente, lo que tomara mucho tiempo.
Si los datos del informe cambian, debido a actualizaciones en la base
de datos, el informe guardado en el cach no reflejar ms los datos
reales. Use el botn Actualizar para forzar al servidor a conectarse de
nuevo a la base de datos y generar nuevas pginas HTML.
5 Para buscar un valor especfico dentro del informe, escriba el valor
en el cuadro de texto Texto a buscar y haga clic en el botn Buscar
siguiente.
Crystal Smart Viewer encontrar la primera instancia del valor dentro
del informe, si existe, y lo resaltar. Si usted necesita encontrar la
siguiente instancia del valor en cuestin, simplemente haga clic de
nuevo en el bot Buscar siguiente.
Temas relacionados
Cmo traspasar en datos resumidos, pgina 85
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263
Tutorial - Lista de Clientes 159
7 Tutorial - Lista de Clientes
Lo que usted encontrar en este captulo...
Introduccin, pgina 160
Comienzo, pgina 161
Seleccin de registros, pgina 175
Agrupamiento y ordenamiento, pgina 179
Finalizacin del informe, pgina 183
160 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin
El siguiente tutorial ha sido diseado para darle confianza al momento de
crear su primer informe.
Usted comienza aprendiendo los conceptos bsicos - conectndose a una
base de datos, poniendo algunos campos en su informe y luego
seleccionando registros especficos para ser incluidos. Tambin
aprender cmo:
G insertar y mover un campo de base de datos,
G agregar y editar un ttulo,
G ver su informe en la ficha Vista previa para poder afinar su trabajo,
G usar el Asistente de Seleccin para asegurarse que su informe
incluya slo los datos que necesita,
G mover objetos,
G agrupar y ordenar datos,
G insertar imgenes e
G imprimir su informe.
Antes de
comenzar
Este tutorial asume que usted est familiarizado con Microsoft Windows
y por lo tanto, usa nombres convencionales y procedimientos comunes al
entorno de Windows. Si no est familiarizado con Windows, podra
encontrar problemas para entender procedimientos bsicos tales como
desplazarse y hacer clic. Por favor refirase a la documentacin que viene
con Microsoft Windows para una mayor explicacin acerca de estos
procedimientos. Tambin, vea Representacin de comandos, botones, teclas y
controles en este manual, pgina 3, para una descripcin de las convenciones
usadas en este manual.
El programa asigna automticamente la fuente Times New Roman, a 10
puntos, para todas las secciones. Si usted ha cambiado la fuente
predeterminada o si su impresora no contiene esta fuente, el tamao del
campo, el espaciado del campo y el diagrama de la pantalla, sern
diferentes a los que se incluyen en este tutorial.
Este tutorial ha sido diseado usando Microsoft Windows 95 y Win NT
4.0. Las ilustraciones de la pantalla podran variar ligeramente si usted
est usando Windows 3.1 o NT 3.51.
Tutorial - Lista de Clientes 161
Si no est familiarizado con el entorno de Seagate Crystal Reports, por
favor revise las siguientes secciones antes de comenzar este tutorial.
G Introduccin al Entorno de Seagate Crystal Reports, pgina 45 donde se
explica la ventana principal del programa, las fichas Diseo y
Vista Previa, la barra de men, la barra de herramientas estndar y
suplementaria, la barra de formato y la barra de estado, as como
tambin otras funciones del programa.
G Cmo agregar, eliminar y mover lneas gua, pgina 78 y Cmo mover y
ubicar objetos usando las lneas gua, pgina 80.
G Otros conceptos fundamentales, pgina 72 donde se describe cmo
trabajar con la cuadrcula, cmo ubicar objetos en forma libre
usando lneas gua, as como tambin una descripcin de cmo
trabajar con secciones y objetos.
Comienzo
En este tutorial ser introducido al programa a medida que produzca el
informe Lista de Clientes. Este es uno de los ms bsicos informes de
negocios y contiene informacin tal como Nombre del Cliente, Ciudad,
Regin y Nombre del Contacto.
Creacin de su
informe
1 Haga clic en el botn NUEVO de la barra de herramientas estndar.
La Galera de Informes aparecer en su pantalla.
La Galera de Informes contiene varios botones. Estos botones abren
los Modelos que le guan a travs de la creacin de tipos de informes
especficos. Ya que en este tutorial estar aprendiendo conceptos en
materia de informes, puede pasar por alto los Modelos y elaborar su
propio informe partiendo desde el principio. Despus de haber
completado este tutorial, quizs quiera elaborar algunos informes
usando los Modelos para decidir cual mtodo de elaboracin de
informes es el ms adecuado para su estilo de trabajo.
2 Haga clic
en el botn
Personalizado.
162 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
La Galera de Informes se expande para mostrar las opciones de
informes personalizados.
La Galera de Informes desaparece y el cuadro de dilogo Elegir
Archivo de Base de Datos aparecer en su pantalla.
NOTA: Tambin puede crear informes basados en fuentes de datos SQL/
ODBC, archivos de diccionarios o archivos de consulta. Vea Crystal SQL
Designer, pgina 501 y Diccionarios, pgina 523 para mayor informacin.
Seleccin de una
base de datos
para usar
El paso siguiente para crear un informe es seleccionar una base de datos.
Seleccione la base de datos de muestra XTREME.MDB para este tutorial.
1 En el cuadro de dilogo Elegir Archivo de Base de Datos, seleccione
el archivo XTREME.MDB del cuadro de lista Nombre de Archivo. Este
archivo fue instalado en el directorio \Archivos de
Programa\Seagate Software\Crystal Reports, o el directorio en el
que reside el programa.
2 Haga clic en Abrir para abrir el archivo.
3 Haga clic en el botn
Informe Personalizado.
4 Haga clic en el
botn Archivo.
Tutorial - Lista de Clientes 163
El cuadro de dilogo Seleccionar Tablas aparecer en su pantalla.
3 Debido a que usted nicamente trabajar con clientes en este tutorial,
slo necesitar seleccionar la tabla Cliente. Haga clic en Cliente para
resaltarla y haga clic en Aceptar.
La ficha Diseo aparece con el cuadro de dilogo Insertar Campos
activo.
NOTA: Si elige ms de una tabla en el cuadro de dilogo Seleccionar
Tablas, el Asistente de Vnculo Visual aparecer en su pantalla. Para
mayor informacin acerca de vnculos, vea Cmo agregar y vincular tablas
mltiples, pgina 113 y busque Indice de temas de Vnculo Visual en la Ayuda
en lnea de Seagate Crystal Reports.
164 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Secciones del
informe
La ficha Diseo est dividida en cinco secciones: Encabezado del informe
(EI), Encabezado de pgina (EP), Detalles (D), Pie del Informe (PI) y Pie de
pgina (PP). Si en algn momento no est seguro en cual seccin del
informe est trabajando, simplemente vea el rea sombreada a la
izquierda del informe donde se muestran los nombres de las secciones o
las iniciales que designan tales nombres. Vea Ficha Diseo, pgina 62.
G Si activ la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos en diseo
en el cuadro de dilogo Opciones antes de leer este tutorial, los
nombres de las secciones Encabezado del informe, Encabezado de
pgina, Detalles, Pie del Informe y Pie de pgina, aparecern como EI,
EP, D, PI y PP respectivamente.
1 Elija el comando OPCIONES en el men Archivo. El cuadro de dilogo
Opciones aparecer con la ficha Esquema activa.
2 Active la casilla de verificacin Mostrar nombres abreviados de seccin
en diseo.
3 Haga clic en Aceptar para regresar a su informe.
Tutorial - Lista de Clientes 165
Insercin de un
campo
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer automticamente con la
ficha Base de datos activa ya que es casi seguro que querr insertar
campos de base de datos cuando crea un informe nuevo.
Este cuadro de dilogo est diseado para permanecer en la pantalla
hasta que usted haga clic en el botn Cerrar. Todas las tablas disponibles
para usar en su informe estn puestas en lista en este cuadro.
Puede mover el cuadro de dilogo hacia otra parte de la pantalla,
haciendo clic en la barra pequea y arrastrndolo a su nueva posicin.
Tambin puede ajustar el cuadro de dilogo arrastrando una de sus
orillas con el cursor de ajuste. Vea Cursores, pgina 59.
De ahora en adelante, comenzar a poner objetos en su informe
insertando el campo Nombre del Cliente.
Primero, familiarcese con la ficha Base de datos del cuadro de dilogo
Insertar Campos.
La tabla Cliente.
Los campos en la tabla
Cliente.
166 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
1 Resalte el nombre de un campo en el cuadro de dilogo haciendo clic
en el nombre una vez. Cuando resalta el nombre del campo, puede
revisar los valores para ese campo as como tambin el tipo y tamao
del campo haciendo clic en el botn Examinar.
El cuadro de dilogo Examinar aparecer en su pantalla con una lista
de nombre, tipo y longitud del campo, y un subconjunto de valores de
campo.
3 Resalte el campo Nombre del Cliente y arrstrelo hacia adentro de la
seccin Detalles de su informe.
A medida que arrastra el campo en su informe, aparece un marco de
objeto con el cursor de flecha.
G El marco de objeto representa el objeto que ha seleccionado para
ubicarlo.
G El tamao del marco de objeto es aproximadamente el mismo que
el tamao del dato en el campo seleccionado.
4 Mueva el marco de objeto lo ms que pueda hacia la izquierda de la
seccin Detalles. Si mueve el campo demasiado a la izquierda, el
cursor de flecha se transformar en cursor de parar, indicando que
no puede arrastrar el campo sobre esa parte de la pantalla. Vea
Cursores, pgina 59. Recuerde que no puede poner ningn objeto
fuera del margen de la pgina.
2 Cuando termine de revisar los datos,
haga clic en el botn Terminado para
regresar al cuadro de dilogo Insertar
Campos.
Tutorial - Lista de Clientes 167
La ficha Diseo debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Interpretacin
de los campos
Antes de seguir adelante, observe el campo que puso en la seccin
Detalles.
G Primero que todo, el marco de objeto indica que cuando se
imprime el informe, el valor del campo aparecer exactamente
donde est ubicado el cuadro.
G Las letras X en el marco de objeto indican que el campo de la base
de datos contiene cadenas de caracteres. Otros tipos de datos
tienen diferentes representaciones. Por ejemplo, un dato numrico
es representado por $55,555.56.
G El nmero de letras X en el marco de objeto representa el ancho del
dato, es decir, el nmero mximo de caracteres en el campo tal
como se define en la base de datos. El ancho del marco de objeto es
el ancho del campo (la cantidad de espacio designado al campo
para los efectos de impresin). Inicialmente est establecido al
ancho necesario para desplegar el mximo nmero de caracteres
en el campo (usando la fuente seleccionada en el campo). Puede
cambiar este ancho ajustando el tamao del campo.
G El tamao de las X indica el tamao en puntos seleccionado para
los caracteres en el campo.
G La fuente y estilo (negrita, subrayado, etc.) usados para desplegar
las X indican la fuente y el estilo seleccionados para los caracteres
en el campo. Ms adelante en este tutorial, aprender cmo hacer
cambios a estos atributos.
G El espacio entre lneas es ajustado al tamao en puntos
seleccionado para los caracteres en el campo.
168 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Seleccin de
campos
Cuando se selecciona un campo, el marco de objeto aparece con un
controlador (cuadro) en cada una de sus orillas: superior, inferior,
izquierda y derecha. Estos controladores indican que el campo est
seleccionado y por lo tanto, activo. Para hacer cualquier operacin con un
campo (cambiar la fuente, moverlo, etc.), primero debe ser seleccionado.
G Ubique el cursor dentro del marco de objeto y haga clic una vez.
Los controladores aparecen, indicando que el objeto est
seleccionado.
G Mueva el cursor hacia afuera del marco de objeto y haga clic en
una parte vaca de la ventana. Los controladores desaparecen.
Eso es todo lo que se hace para activar y desactivar objetos.
Ajuste del
tamao de un
campo
Para ajustar el tamao del campo, proceda de la siguiente forma:
1 Haga clic en el campo Nombre del Cliente para seleccionarlo.
2 Presione la tecla CTRL y haga clic en el encabezado del campo. Esta
operacin selecciona ambos objetos.
3 Mueva el cursor sobre el controlador de ajuste en la orilla derecha de
los campos hasta que el cursor cambie al cursor de ajuste. Vea
Cursores, pgina 59.
4 Ajuste el tamao de los campos hacia la izquierda hasta que tengan
aproximadamente dos pulgadas de largo.
Adicin de otros
campos
A continuacin, insertar dos campos adicionales en su informe. Esta vez,
sin embargo, los insertar al mismo tiempo, usando la combinacin
CTRL-clic.
1 Resalte el campo Ciudad en el cuadro de dilogo Insertar Campos,
presione la tecla CTRL y resalte el campo Pas. Libere la tecla CTRL. Si
desplaza el cursor a travs de la lista de campos, se dar cuenta que
ambos campos permanecen seleccionados.
NOTA: Usando la combinacin CTRL-clic le permite elegir campos no
continuos. Puede usar la combinacin MAYUS-clic para seleccionar
campos continuos en la lista.
2 Haga clic en el botn Insertar para ubicar los campos.
3 Mueva el cursor sobre su informe. Un cuadro de objeto aparece
juntamente con el cursor de flecha.
4 Ponga los campos a la derecha del campo Nombre del Cliente. Haga
clic una vez para insertar los campos. Ambos campos aparecen en la
seccin Detalles de su informe en el mismo orden en que aparecen en
la lista en el cuadro de dilogo Insertar Campos.
Tutorial - Lista de Clientes 169
Revisin de su
trabajo
Ahora veamos cmo luce su informe despus de haber insertado y
ubicado tres campos.
1 Haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas
estndar para activar la ficha Vista previa.
Su pantalla se ver similar a esta ilustracin:
NOTA: La primera vez que revisa su informe, debe hacer clic en el botn
VISTA PREVIA de la barra de herramientas estndar para activar la ficha
Vista previa. Esta aparece a la derecha de la ficha Diseo. Despus,
simplemente puede alternar entre disear y revisar su informe haciendo
clic en la lengeta de la ficha correspondiente.
Aqu tiene el comienzo de un informe de lista de clientes, pero todava
hay ms campos que deben ser agregados.
2 Cuando termine de revisar su informe, regrese a la ficha Diseo
haciendo clic una vez en la lengeta correspondiente.
Cmo ver los
nombres de los
campos
Las formas de representar los diferentes tipos de datos ya han sido
tratadas, pero habr oportunidades cuando usted quiera ver los nombres
de los campos en la ficha Diseo.
1 Elija el comando OPCIONES del men Archivo.
170 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El cuadro de dilogo Opciones aparecer con la ficha Esquema activa.
Ahora, en la ficha Diseo, ver los nombres actuales de los campos en
lugar de las representaciones de sus respectivos tipos de datos (X, $, #,
etc.).
Combinacin de
campos en un
objeto de texto
En lugar de agregar los campos Nombre del Contacto y Apellido del
Contacto como objetos separados, usted puede insertar ambos campos en
un objeto de texto. Esto le permite controlar el formato de ambos
haciendo cambios slo a uno de ellos. Los campos que son insertados en
un objeto de texto, son acortados automticamente (no tienen espacios en
blanco al principio, ni al final). Esto es importante ya que un campo tiene
tamao fijo, mientras que los datos en los campos pueden variar en
tamao, dejando espacio en blanco innecesario.
1 Haga clic en el botn INSERTAR OBJETO DE TEXTO de la barra de
herramientas estndar.
Aparecer un marco de objeto junto al cursor de flecha a medida que
mueve el cursor sobre su informe.
2 Inserte el campo a la derecha de los campos en la seccin Detalles. La
ficha Diseo automticamente se desplaza a la derecha, si es
necesario, a medida que arrastra el campo. Cuando hace clic para
2 Active la casilla de verificacin Mostrar nombres
de campos y haga clic en Aceptar cuando termine.
Tutorial - Lista de Clientes 171
ubicar el objeto, aparece un objeto de texto y la regla horizontal de la
ficha Diseo se transforma en una regla con tabulador que se usa
para editar el objeto de texto. Cuando hace clic en un rea vaca del
informe o de un objeto de campo, aparece la regla estndar de la
ficha Diseo.
3 Haga clic una vez en la orilla del objeto de texto para seleccionarlo
para ajuste de tamao. Aparecern controladores en los cuatro lados
del objeto.
4 Mueva el cursor sobre el controlador de la derecha del objeto de texto
y aumente el ancho aproximadamente una pulgada. Es posible que
necesite desplazarse a la derecha y continuar ajustando el ancho del
objeto.
5 Haga doble clic en el objeto de texto para seleccionarlo para edicin.
Fjese que ahora el punto de insercin dentro del objeto de texto est
intermitente.
6 Resalte el campo Apellido del Contacto en el cuadro de dilogo
Insertar Campos. Recuerde que puede mover el cuadro de dilogo
Insertar Campos tomndolo por la barra de ttulo, arrastrndolo y
ubicndolo donde quiera.
7 Haga clic en el botn Insertar.
8 Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en
cursor de Arrastrar y colocar. Vea Cursores, pgina 59.
9 Haga clic una vez para ubicar el campo en el objeto de texto.El cursor
aparece ahora despus del campo Apellido del Contacto dentro del
objeto de texto.
10 Escriba una coma y un espacio despus del Apellido del Contacto.
11 En el cuadro de dilogo Insertar Campos, resalte el campo Nombre
del Contacto.
12 Haga clic en el botn Insertar.
13 Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en
cursor de arrastrar y ubicar. Mueva el cursor hacia la derecha de la
coma y el espacio que acaba de escribir y haga clic una vez. El campo
ser insertado a la derecha de la coma y el espacio.
14 La operacin de insertar campos ha sido completada. Ahora, haga
clic en el botn Cerrar en el cuadro de dilogo Insertar Campos.
15 Haga clic en la ficha Vista previa para ver los campos que acaba de
ubicar.
172 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Su informe debe ser similar a la siguiente ilustracin.
Adicin de un
resumen de
informacin
El siguiente paso es agregar un resumen de informacin a su informe.
Esta informacin le permite especificar el autor, ttulo y materia del
informe, as como tambin cualquier palabra clave o comentario que
tenga sobre el informe. Tambin puede especificar si ha utilizado una
plantilla para elaborarlo. Cuando agrega un resumen de informacin, los
usuarios pueden rpidamente encontrar cualquier informacin
relacionada con el informe. El resumen de informacin tambin
aparecer en la aplicacin Vista rpida del informe. Elija Informes a la
vista en el men del programa de Seagate Crystal Reports.
1 Elija el comando RESUMEN DE INFORMACIN del men Archivo. El
cuadro de dilogo Propiedades del Documento aparece con la ficha
Resumen activa.
Tutorial - Lista de Clientes 173
2 Escriba la informacin acerca de su informe en los cuadros
correspondientes tal como se muestra en la ilustracin anterior.
Asegrese de escribir el ttulo Lista de Clientes en el cuadro de
texto Ttulo. Esta informacin ser usada en la siguiente seccin del
tutorial.
3 Haga clic en Aceptar cuando termine.
Adicin de un
ttulo
Como puede ver, el informe luce incompleto sin un ttulo. Aunque puede
agregar un ttulo usando un objeto de texto, tambin puede indicarle al
programa que tome la informacin del ttulo directamente del cuadro de
texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento.
1 Haga clic en la ficha Diseo para activarla.
2 Elija el comando CAMPO ESPECIAL del men Insertar.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar Campos con la ficha Otros
activa.
3 Seleccione el campo Ttulo del informe y haga clic en el botn
Insertar.
4 Mueva el cursor sobre su informe. Un marco de objeto aparecer en
su pantalla.
5 Ubique el marco del objeto en la esquina superior izquierda de la
seccin Encabezado de pgina (EP) de su informe y haga clic una vez
para poner el objeto.
6 Haga clic en la ficha Vista previa para revisar sus cambios.
Como puede ver, el objeto ttulo del informe muestra el ttulo que escribi
en el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del
Documento.
Formato de
objetos
Ahora puede dar formato al ttulo del informe. Esta vez, sin embargo,
permanecer en la ficha Vista previa para hacer el trabajo. Esto le har
ms fcil ver su trabajo mientras cambia el formato del ttulo.
1 Para centrar el ttulo, primero necesita expandir el cuadro del campo
del ttulo de tal manera que sea del mismo ancho del dato en su
informe. Para hacer esto, haga clic en el objeto para seleccionarlo.
2 Ubique su cursor en la orilla derecha del objeto hasta que se
convierta en cursor de ajustar. Arrastre la orilla derecha del cuadro
hasta que se empareje con la orilla derecha del dato en el objeto del
campo Nombre del Contacto.
De esta manera ha creado un campo que se extiende del borde
derecho al borde izquierdo de su informe.
174 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
3 Con el objeto ttulo del informe an seleccionado, haga clic en el
botn CENTRAR de la barra de formato.
El ttulo es centrado dentro del objeto.
4 Haga clic con el botn derecho del mouse en el objeto y elija el
comando CAMBIAR FUENTE del men contextual.
El Editor de Formato aparece con la ficha Fuente activa. Busque en
Editor de Formato en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
5 Destaque el ttulo del informe an ms eligiendo Negritas del cuadro
desplegable Estilo y 16 puntos (u otro tamao de acuerdo a la fuente
que est usando) del cuadro desplegable Tamao.
6 Cambie el color del texto eligiendo Castao del cuadro desplegable
Color. Fjese que el cuadro Muestra ejemplifica cmo lucir el texto.
7 Haga clic en Aceptar cuando termine.
8 Ajuste el tamao del objeto verticalmente para acomodar el tamao
del ttulo del informe.
Despus de estos cambios en el formato, el ttulo sobresale en su informe.
Adicin de un
encabezado de
campo
Como puede ver, el campo Nombre del Contacto es el nico que no tiene
encabezado. En esta seccin crear un encabezado usando un campo de
texto.
1 Regrese a la ficha Diseo.
2 Haga clic en el botn INSERTAR OBJETO DE TEXTO de la barra de
herramientas estndar.
Un marco de objeto aparece junto al cursor de flecha a medida que
mueve el cursor sobre su informe.
3 Ponga el objeto en la seccin Encabezado de pgina (EP) arriba del
objeto Nombre del Contacto.
Tutorial - Lista de Clientes 175
4 Escriba Nombre del Contacto en el objeto de texto.
5 Mientras que el objeto de texto est todava en el modo de edicin,
resalte el encabezado del campo.
6 Haga clic en el botn SUBRAYADO de la barra de formato.
Ahora el campo Contact Name tiene un encabezado que luce tal como el
resto de los ttulos de los campos.
Cmo guardar su
informe
1 Para guardar su trabajo, haga clic en el botn GUARDAR de la barra de
herramientas estndar. Ya que esta es la primera vez que est
guardando el informe, el cuadro de dilogo Guardar Archivo Como,
aparece mostrando automticamente el directorio donde reside el
programa.
2 Escriba CUSTLIST.RPT en el cuadro de edicin Nombre del archivo y
haga clic en el botn Guardar. Su informe es guardado en el directorio
donde reside el programa.
3 Haga clic en la ficha Vista previa para revisar su informe.
Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Felicitaciones! Usted acaba de crear un informe bsico de listas. Durante
el resto de este tutorial continuar afinando su informe.
Seleccin de registros
Seagate Crystal Reports le permite limitar o restringir los registros que
sern incluidos en el informe. En esta seccin aprender a:
G seleccionar los registros que quiere incluir en su informe, y
G guardar su informe incluyendo su criterio de seleccin.
176 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Por ejemplo, podra ser til tener una lista de clientes que muestre
solamente los clientes de los Estados Unidos (EE. UU.). Los datos de
muestra contienen registros de clientes de los Estados Unidos y clientes
internacionales. El programa facilita la elaboracin de listas restringidas,
usando el Asistente de Seleccin. Vea Seleccin de Registros y Grupos,
pgina 243.
Establecimiento
de su criterio de
seleccin
Cuando se desplaza a travs del informe, ver que contiene informacin
de clientes de diferentes pases. En este paso, usted limitar los datos de
todos los pases, con excepcin de los Estados Unidos.
1 Para comenzar, haga clic en la ficha Diseo para regresar al modo de
diseo.
2 Haga clic en un rea vaca de su informe para desactivar cualquier
campo que estuviera seleccionado.
3 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SELECCIN de la barra de
herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Elegir Campo aparecer en su pantalla.
Este cuadro de dilogo muestra una lista con dos secciones. La seccin
Campos del Informe contiene la lista de los campos que existen en su
informe, mientras que la seccin Campos de la Base de Datos contiene la
lista de los campos disponibles en cada una de las tablas.
4 Ya que usted basar la seleccin de registros en el campo pas, elija
{cliente.PAIS} del cuadro de lista Campos y haga clic en Aceptar.
Tutorial - Lista de Clientes 177
El Asistente de Seleccin aparecer en su pantalla.
Su tarea en este cuadro de dilogo es imaginar que est completando
la siguiente frase:
Seleccione todos los registros donde el PAIS del
cliente es
Usted completa la frase con la condicin que quiere que el programa
use al seleccionar los registros para su informe. Al presente la
condicin es cualquier valor, lo que implica la falta de restricciones.
5 Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro desplegable para ver
qu otras opciones estn disponibles. Ya que usted slo desea
aquellos registros donde el Pas es igual a EE.UU., seleccione la
condicin igual qu. Un nuevo cuadro de lista aparece a la derecha.
Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del
cliente es igual a
Todo lo que necesita para completar esta frase es el valor EE.UU.
6 Haga clic en la flecha del cuadro desplegable. Aparece una lista de
todos los valores para el campo pas. Seleccione EE. UU. de la lista.
Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del
cliente es igual a EE. UU.
7 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Diseo.
8 Haga clic en la ficha Vista previa para revisar el resultado de su
trabajo.
9 Guarde esta versin del informe sin cambiar el informe original,
eligiendo el comando GUARDAR COMO del men Archivo y
nombrando el nuevo informe como EEUU.RPT.
178 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Felicitaciones! Ha comenzado a dar formato a su informe y le ha
agregado un criterio de seleccin. An ms, ha aprendido cmo
manipular sus datos. Ahora tiene una buena idea de la clase de informes
que puede preparar. Tal como puede ver, es un programa fcil de utilizar.
Eliminacin de
un campo
Ahora que su informe slo contiene registros de los Estados Unidos, ya
no se hace necesario desplegar el campo Pas en el cuerpo del informe.
Antes de continuar, elimine dicho campo.
1 Seleccione el campo Pas y el encabezado de la columna Pas, usando
la combinacin CTRL-clic.
2 Presione la tecla SUPRIMIR en su teclado. Es todo lo que tiene que
hacer para eliminar un campo de su informe.
Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Balance del
espacio entre
campos
Ahora que el campo Pas ha sido eliminado, existe demasiado espacio en
blanco entre los campos Ciudad y Nombre del Contacto. Podra dejar este
espacio tal como est, pero sera ms fcil leer el informe si las columnas
estuvieran mejor proporcionadas a lo ancho de la pgina.
1 Regrese a la ficha Diseo. Seleccione el campo Nombre del Contacto
y su encabezado de campo usando la combinacin CTRL-clic.
2 Ponga su cursor sobre uno de los objetos de texto seleccionados y
arrstrelos hacia la izquierda, ms cerca al campo Ciudad.
3 Haga clic en la ficha Vista previa y revise su trabajo nuevamente.
Tutorial - Lista de Clientes 179
Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
El espacio entre los campos est mejor, pero el ttulo del informe no
parece estar centrado.
4 Haga clic en el objeto ttulo del informe para seleccionarlo.
5 Ponga el cursor en el controlador derecho del objeto hasta que se
transforme en cursor de ajuste. Arrastre la orilla derecha del marco
del objeto hasta que se empareje con la orilla derecha de los datos en
el objeto del campo Nombre del Contacto.
El ttulo del informe se centra automticamente basado en el tamao
del objeto que lo contiene.
Agrupamiento y ordenamiento
Los informes pueden ser agrupados y ordenados en una variedad de
formas. Las herramientas para agrupar y ordenar le proveen mucha
flexibilidad para personalizar sus informes.
Agrupacin de
su informe
En muchos informes usted necesita dividir los datos en grupos para
hacerlos ms fcil de leer y entender. Seagate Crystal Reports le permite
hacer esto fcilmente. En este ejemplo, agrupar los clientes por regin y
luego los ordenar alfabticamente dentro de cada grupo.
1 En la ficha Diseo, haga clic en el botn INSERTAR GRUPO de la barra
de herramientas suplementaria.
180 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El cuadro de dilogo Insertar Grupo aparecer en su pantalla.
2 Seleccione el campo Regin de la tabla Cliente en el primer cuadro
desplegable.
El programa tomar todos los registros con el mismo valor en el
campo Regin y los pondr juntos en un grupo en su informe.
3 Seleccione en orden ascendente del segundo cuadro desplegable. El
agrupamiento por regin ser desplegado en su informe en orden
alfabtico ascendente.
4 Haga clic en Aceptar.
Observe que ahora aparecen dos nuevas regiones en la ficha Diseo:
EG1 (Encabezado de grupo) y PG1 (Pie de grupo). El programa
muestra de esta manera que el informe ha sido agrupado.
Tutorial - Lista de Clientes 181
5 Haga clic en la ficha Vista previa para ver cmo luce su informe.
6 Si el Arbol de Grupos no est visible, haga clic en el botn MOSTRAR/
OCULTAR RBOL DE GRUPOS de la barra de formato para ver los
grupos incluidos en el informe.
Puede ver cualquier grupo que le interese haciendo clic en el nombre del
grupo en el Arbol de Grupos. Por ejemplo, si le gustara ver el grupo de
clientes de Texas, simplemente haga clic en TX en el Arbol de Grupos. El
programa se adelantar al grupo de Texas, desplegndolo en la ficha Vista
previa. El Arbol de Grupos le permite adelantarse rpidamente a cualquier
grupo especfico de su inters, en lugar de tener que desplazarse a travs
del informe en busca de dicho grupo. Para mayor informacin acerca del
Arbol de Grupos, vea Vista Arbol de Grupos, pgina 68.
NOTA: En muchos de sus informes, quizs quiera insertar resmenes,
subtotales y totales generales. Por ejemplo, si estuviera creando un
informe de ventas en lugar de una lista de clientes, sera bueno calcular el
total de ventas para cada regin. Vea Ordenamiento, Agrupamiento y
Totalizacin, pgina 263.
Significado de
los encabezados
de grupo
dinmicos
Cuando usted inserta un grupo, automticamente se inserta el campo
Nombre de grupo en la seccin Encabezado de Grupo de su informe. El
campo muestra el nombre actual del grupo. Por ejemplo, si agrupa por
regiones, cuando vea su informe en la ficha Vista previa, el encabezado
de grupo para el grupo CA (California) aparecer como CA.
El formato del nombre de un grupo de campos se establece
automticamente de forma que sobresalga de los registros en el grupo.
Ordenamiento
de registros
En un informe tpico de lista de clientes, los nombres de los clientes son
puestos en la lista alfabticamente. En este ejemplo usted ordenar los
nombres de los clientes alfabticamente dentro de su correspondiente
regin.
182 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
1 En la ficha Vista previa, haga clic en el botn ORDENAR de la barra de
herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Direccin de ordenamiento de registros
aparecer en su pantalla.
G El cuadro Campos del Informe muestra todos los campos contenidos
en el informe. Puede elegir ordenar en base a cualquiera de estos
campos.
G El cuadro Ordenar Campos muestra los campos que ya estn
ordenados en el informe. Debido a que el campo regin ya est
ordenado, el ordenamiento que usted har ser dentro de cada
regin y no para el informe completo.
2 Resalte el campo Nombre del Cliente y haga clic en el botn Agregar.
Fjese que ahora el campo aparece en el cuadro Ordenar Campos.
3 Haga clic en la opcin Ascendente del cuadro Direccin de ordenamiento
y haga clic en Aceptar.
Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Fjese que los registros dentro de cada grupo estn en orden alfabtico.
Tutorial - Lista de Clientes 183
Finalizacin del informe
Queda todava un paso ms para terminar su informe, agregar el logotipo
de la compaa en la parte superior de la primera pgina del informe.
Insercin de un
logotipo
En esta seccin, colocar el logotipo de la compaa en la parte superior
de la primera pgina del informe.
1 En la ficha Diseo, haga clic en el botn INSERTAR IMAGEN de la barra
de herramientas suplementaria. El cuadro de dilogo Abrir
aparecer en su pantalla.
2 Elija el archivo xtreme.bmp y haga clic en Abrir. Aparece un marco
de objeto a medida que mueve el cursor sobre el informe. El marco
representa el logotipo que pondr.
3 Ubique el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la
seccin Encabezado del informe (EI) y haga clic una vez.
Poner el logotipo en la seccin Encabezado del informe asegura que
slo se imprima en la primera pgina de su informe. Vea
Caractersticas del rea de impresin, pgina 64.
NOTA: Aunque no parece que haya suficiente espacio en la seccin
Encabezado del informe cuando ubica el grfico, la seccin se expandir
automticamente para acomodar la imagen.
4 Haga clic en la ficha Vista previa para ver su informe.
Su informe final debe lucir como la siguiente ilustracin:
184 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
5 Guarde su informe haciendo clic en el botn GUARDAR de la barra de
herramientas estndar.
Usted acaba de terminar su primer informe. Es un informe
extraordinario, pero fcil de hacer usando Seagate Crystal Reports.
Temas relacionados
Para obtener informacin acerca de la distribucin de su informe
(imprimir, exportar, etc.) vea Impresin, Vista y Exportacin, pgina 131.
Informes con Datos OLAP 185
8 Informes con Datos OLAP
Lo que usted encontrar en este captulo...
Introduccin, pgina 186
Utilizacin de datos OLAP, pgina 186
Generacin de informes OLAP con Seagate Crystal Reports, pgina 187
Objetos de cuadrcula OLAP, pgina 187
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP, pgina 188
Utilizacin de datos Hyperion Essbase (Mtodo de Codificacin), pgina 189
Utilizacin de datos Hyperion Essbase (Mtodo de Codificacin), pgina 189
Utilizacin de Informix MetaCube (Mtodo MetaCube SQL), pgina 197
MANOS A LA OBRA (Generacin de informes con datos OLAP), pgina 198
186 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin
Aunque las bases de datos relacionales tales como SQL Server y bases de
datos PC son las fuentes de datos ms comunes, Online Analytical
Processing (OLAP) y Multi-Dimensional Data (MDD) se estn
convirtiendo rpidamente en formatos populares de almacenamiento y
anlisis de datos. Seagate Crystal Reports provee la misma funcionalidad
para trabajar con fuentes de datos OLAP, que la que provee para datos
relacionales.
NOTA: El trmino OLAP se usa en este manual para referirse a todas las
formas comunes de sistemas de almacenamiento y acceso de datos OLAP
y multidimensionales.
Muchas de las herramientas y cuadros de dilogo que provee el
programa para trabajar con datos OLAP, requieren un conocimiento
previo de conceptos OLAP. Asegrese de familiarizarse con los
conceptos OLAP y su programa OLAP antes de comenzar a disear
informes basados en datos OLAP. Si ya tiene experiencia con OLAP, este
captulo le provee la informacin que necesita para trabajar datos OLAP
con Seagate Crystal Reports, la solucin ms completa para analizar
cualquier tipo de datos.
Utilizacin de datos OLAP
Seagate Crystal Reports ahora integra algunas de las herramientas OLAP
ms poderosas para la creacin y diseo de informes. Si su empresa
utiliza el poder multidimensional de OLAP, usted podr disear coplejos
informes OLAP con Seagate Crystal Reports.
NOTA: Si no est seguro que su compaa usa OLAP, comunquese con
su Administrador.
Muchos productos OLAP le permiten manipular dimensiones rpida y
fcilmente y traspasar en relaciones de datos complejas, a travs de hojas
de clculo del lado del cliente y programas de calculo. Sin embargo, slo
Seagate Crystal Reports hace posible aplicar las caractersticas ms
poderosas de generacin de informes disponibles para sus datos OLAP.
No slo la evaluacin de datos multidimensionales, sino tambin dar
formato a esos datos con informes a calidad de presentacin, y
finalmente, la distribucin de sus datos en cualquier formato y a
cualquier sitio.
Informes con Datos OLAP 187
Generacin de informes OLAP con Seagate Crystal Reports
Hoy en da existen muchos vendedores diferentes del proceso OLAP en
el mercado. Usted puede usar Seagate Crystal Reports para crear
informes con las siguientes fuentes de datos OLAP:
G Seagate Crystal Info Cube
G Hyperion Essbase
G DB2 OLAP Server
G Informix MetaCube
G Microsoft SQL Server OLAP Services
G OLEDB for OLAP sources
Hay diferentes mtodos de generacin de informes en estas fuentes de
datos OLAP. El primer mtodo utiliza lo que le llamamos el Mtodo de
Objetos Cuadrcula. Todas estas fuentes OLAP pueden ser utilizadas por
este mtodo para crear informes de cuadrcula conectada a datos OLAP.
Para aprender cmo crear informes usando este mtodo, vea Utilizacin
de Informix MetaCube (Mtodo MetaCube SQL), pgina 197.
El programa Hyperion Essbase y el servidor DB2 OLAP tambin pueden
utilizar otro mtodo, adems del mtodo de objetos en cuadrcula. Este
mtodo se llama Mtodo de Cdigo del Informe (Report Script Method).
Para ms informacin acerca de este mtodo, vea Utilizacin de datos
Hyperion Essbase (Mtodo de Codificacin), pgina 189.
Informix MetaCube utiliza un mtodo diferente de acceso a los datos en
su motor OLAP. La generacin de informes MetaCube procede en forma
ms de acuerdo con la creacin de informes relacionales. Para obtener
informacin adicional, vea Utilizacin de Informix MetaCube (Mtodo
MetaCube SQL), pgina 197.
Objetos de cuadrcula OLAP
Cuando usted disea un informe con datos OLAP, Seagate Crystal
Reports genera un informe principal el cual contiene uno o ms objetos
de cuadrcula OLAP. Estos objetos se parecen mucho y actan como si
fueran objetos de tablas cruzadas, pero han sido diseados
especficamente para datos OLAP.
El objeto de cuadrcula OLAP hace un trazado grfico de las dimensiones
del cubo OLAP y sus campos a travs de columnas y filas, organizando
as jerarquas de datos en bandas. Usted puede resaltar celdas de datos
188 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
individuales o bandas completas, formatear y girar la cuadrcula entera,
o cambiar todos los datos OLAP. Slo se necesitan unos segundos para
reformar datos complejos, multidimensionales y convertirlos en un
informe que es claro e infomativo.
La cuadrcula OLAP ha sido diseada especficamente para datos OLAP
y hace posible la generacin de informes verdaderamente
multidimensionales. Usted puede agregar dimensiones mltiples a
cualquiera de los ejes para analizar tres, cuatro o ms dimensiones en una
sola cuadrcula OLAP. Por otra parte, puede crear grupos en su informe
usando los campos en una o ms dimensiones y generar objetos de
cuadrcula mltiples, uno por grupo.
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP
Existen muchas situaciones cuando la ubicacin de los datos OLAP
obtenidos por un informe puede cambiar. Por ejemplo, la ubicacin del
servidor OLAP o la base de datos puede realmente cambiar debido a una
restructuracin de los recursos IS. Adicionalmente, puede ser que otra
instancia de cubo haya sido procesada con xito y refleje una informacin
ms al da. Tambin puede que algunos informes sean diseados y
desarrollados en una base de datos ms pequea, la cual representa un
subconjunto o versin de produccin de la base de dato OLAP principal,
y despus sean importados a la base de datos actual con los datos reales
del informe. En cualquiera de estos casos, usted debe actualizar la
informacin en sus archivos de informe acerca de la ubicacin del
servidor OLAP y base de datos.
La ubicacin de una base de datos OLAP se puede cambiar. Para ver los
datos correctamente en vista previa:
G Hay que modificar el informe para satisfacer cualquier cambio
estructural del cubo.
G Todas las dimensiones y generaciones contenidas en el informe,
pero que no estn en el cubo, deben eliminarse o renombrarse.
G Cualquier campo al cual se ha aludido explcitamente en el diseo
del informe, tal como una frmula, tiene que eliminarse o
renombrarse.
Si es as, el archivo del informe puede ser actualizado fcilmente para que
apunte a una nueva ubicacin. Sin embargo, mantenga en mente que si
un informe contiene uno o varios subinformes y las bases de datos usadas
para estos subinformes han cambiado de nombre o ubicacin, entonces
usted tendr que actualizar cada uno de los subinformes.
Informes con Datos OLAP 189
Para cambiar un cubo en el objeto de cuadrcula OLAP:
1 Seleccione la cuadrcula haciendo clic en cualquier parte de ella.
2 Haga clic con el botn derecho del mouse en la cuadrcula y elija un
comando del men contextual o elija ESTABLECER UBICACIN DEL
CUBO OLAP en el men Base de datos.
3 Elija la nueva ubicacin OLAP a la que quiere apuntar. Si el informe
tambin muestra informacin de dimensiones en formato de
columna (por ejemplo, en multicuadrculas), usted necesita usar
"establecer ubicacin de base de datos" para cambiar la referencia a la
fuente de datos por estos "campos de columnas".
NOTA: No se puede cambiar de un tipo de OLAP a otro. Eso es, si est
trabajando con Essbase slo puede elegir un cubo Essbase diferente.
Igualmente, si un informe contiene ms de un objeto de cuadrcula, hay
que realizar este proceso en cada uno de ellos.
Para cambiar la ubicacin del servidor Essbase o DB2 OLAP usando el
Mtodo de Cdigo del Informe:
1 Elija ESTABLECER UBICACIN en el men Base de datos y elija la nueva
ubicacin del servidor, el programa y la base de datos.
2 Conctese a la nueva base de datos.
3 Haga clic en Terminado.
Para cambiar la ubicacin del MetaCube usando el Mtodo de MetaCube
SQL:
1 Seleccione ESTABLECER UBICACIN en el men Base de datos y elija la
ubicacin DSS diferente que usted desea utilizar.
2 Conctese al DSS.
3 Haga clic en Terminado.
Utilizacin de datos Hyperion Essbase (Mtodo de Codificacin)
Seagate Crystal Reports proporciona muchas caractersticas para trabajar
directamente con datos Essbase. Esta seccin contiene informacin
conceptual especfica para crear informes basados en bases de datos Essbase.
Los informes Essbase se pueden crear usando el Asistente de Creacin de
Informes de Seagate Crystal Reports, tal como cualquier otro informe.
Simplemente haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas
Estndar, seleccione un estilo de informe en la Galera de Informes, y
comience a disear su informe con el Asistente de Creacin de Informes.
190 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
La ficha Datos del Asistente de Creacin de Informes incluye un botn de
acceso a bases de datos Essbase. Una vez que elija un programa y base de
datos Essbase, use la ficha Miembros del Asistente de Creacin de Informes
para especificar las dimensiones y miembros que se incluirn en su informe.
La ficha Miembros ha sido diseada para que se parezca a los cuadros de
dilogo de seleccin de datos en los programas de cliente Arbor Essbase. Si
usted ha trabajado anteriormente con Essbase, entonces podr rpidamente
aprender cmo extraer datos OLAP enSeagate Crystal Reports.
Seleccin de
miembros para
elaborar
informes en
forma dinmica
Si los miembros de una base de datos cambian frecuentemente y son
actualizados en una base de datos Essbase, usted debe considerar
cuidadosamente cmo agregar miembros a un informe durante el
proceso de diseo. En lugar de seleccionar miembros especficos del
esquema de la base de datos, forzando los datos a ser filtrados por el
servidor Essbase, usted debe considerar incluir generaciones enteras o
niveles y filtrar miembros especficos del cliente Seagate Crystal Reports.
Por ejemplo, considere la dimensin Product (Producto) en la base de
datos Essbase Sample Basic:
NOTA: Este diagrama muestra slo una porcin de la dimensin Product
en la base de datos Sample Basic.
Si nuevos productos son agregados a menudo y otros son
descontinuados, un informe que incluya esta dimensin debe ser
diseado para ser actualizado fcilmente cada vez que ocurra un cambio.
Considere la siguiente situacin a manera de ejemplo:
G Usted ha creado un informe que incluye informacin de ventas para
las siguientes variedades de refrescos que su empresa distribuye:
Cola, Diet Cola, Old Fashioned Root Beer, Birch Beer, Dark Cream
Soda y Vanilla Cream Soda. Cuando cre el informe, seleccion
cada miembro individualmente del esquema de la base de datos con
el objeto de excluir otros productos que no fueran de su inters.
Informes con Datos OLAP 191
G Una decisin corporativa reciente ha eliminado el refresco Dark
Cream Soda debido al bajo volumen de ventas. Adems, un
estudio de mercado reciente ha sugerido agregar el sabor Cherry
Cola a la lnea de productos de la compaa, y usted decide incluir
las cifras de ventas de este refresco en su informe.
Cuando abre el informe y trata de actualizar los datos, Dark Cream Soda
ya no existe en la base de datos, produciendo as un error en el informe.
An ms, para agregar al informe el nuevo producto Cherry Cola, tendr
que ir a travs de varios pasos para examinar el nuevo esquema de la base
de datos, seleccionar el nuevo miembro y agregarlo a su informe.
Un enfoque diferente para disear el informe hubiera sido seleccionar los
descendientes de la dimensin Product, generacin 3 de la dimensin
Product, o nivel 0 de la dimensin Product. Cualquiera de estos mtodos
produce resultados similares, sin usar miembros especficos. Cuando se
agregan o se eliminan miembros, slo es necesario actualizar los datos
para poner su informe al da con los ltimos cambios.
Qu se puede hacer si existen ciertos miembros que usted quiere excluir
del informe? En el ejemplo anterior, Caffeine Free Cola, Diet Root Beer,
Sasparilla y Diet Cream Soda no son mostrados en el informe de ventas.
La manera ms eficiente de excluir estos miembros es usar la ficha
Seleccionar del Asistente de Creacin de Informes o usar el Asistente de
Seleccin. Una vez que los miembros son filtrados mediante la seleccin
de registros, no aparecern nunca en el informe, an despus de
actualizarlo. Si uno de los miembros excluidos es eliminado de la base de
datos original, el informe no sufre ningn efecto.
Tenga en cuenta, sin embargo, que mtodos ms generales para
seleccionar datos, como el que aqu se describe, fuerzan a Seagate Crystal
Reports a recuperar ms datos de la base de datos Essbase,
incrementando de esta forma el trfico y el uso de recursos de la red, y
aumentando el tiempo en el sistema local para generar el informe.
Seguridad de la
base de datos
Essbase
Seagate Crystal Reports es totalmente compatible con las funciones de
seguridad de Essbase. No es necesario hacer ninguna configuracin
adicional o recurrir a ningn otro procedimiento.
Seagate Crystal Reports obliga al usuario a conectarse con el servidor
Essbase antes de tener acceso a la base de datos Essbase, permitiendo al
servidor verificar la informacin de identificacin. Las funciones de
seguridad son transferidas al servidor Essbase, dndole absoluto control
sobre el acceso a los datos.
Si un usuario, sin la debida autorizacin, atenta obtener informacin de una
base de datos Essbase, el servidor no proveer los datos requeridos a Seagate
Crystal Reports. Solamente son retornados y se muestran en el informe
aquellos datos que el usuario tiene derecho a ver, Essbase retorna el valor
#NOACCESS en lugar de los datos a los cuales el usuario no tiene acceso.
192 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cuando Seagate Crystal Reports recibe #NOACCESS de Essbase, traduce
este mensaje como un dato de valor nulo. El miembro de la base de datos
que produce el valor #NOACCESS aparece en el informe, pero donde
normalmente aparecera el valor actual, habr un espacio en blanco en su
lugar.
Usando la casilla de verificacin Suprimir datos faltantes del cuadro de
dilogo Opciones del Informe o la ficha OLAP del cuadro de dilogo
Opciones, usted puede prevenir que Essbase retorne el valor
#NOACCESS y cualquier combinacin de miembros que produzca
#NOACCESS.
Para ilustrar qu pasa a los datos a los cuales el usuario no tiene acceso,
examine el siguiente ejemplo:
Normalmente, Seagate Crystal Reports produce el siguiente resultado en
su informe:
Con la casilla de verificacin Suprimir datos faltantes activada, en el
informe aparecern los siguientes datos:
Definicin del
informe y el
esquema Essbase
Un archivo de Seagate Crystal Reports que elabora un informe con base
en datos OLAP, est formado por una definicin del informe, datos del
informe (opcional) y un esquema de la base de datos OLAP (opcional). La
definicin del informe es la descripcin esencial de los datos que existen
en el informe, de dnde vienen y cmo lucen cuando se imprime el
informe.
Si usted elige almacenar datos (valores actuales de los datos almacenados
en la base de datos) con el informe, puede ahorrar tiempo al generarlo
cuando se abra o se imprima en el futuro. Sin embargo, si los datos
cambian en la base de datos original, el informe no reflejar los cambios
hasta que los datos sean actualizados.
Qtr 1 33
Qtr 2 #NOACCESS
Qtr 3 55
Qtr 1 33
Qtr 2
Qtr 3 55
Qtr 1 33
Qtr 3 55
Informes con Datos OLAP 193
Adems, puede guardar el esquema de una base de datos OLAP con la
definicin del informe, o subinforme, si el informe se basa en una base de
datos OLAP. Tener acceso al esquema de una base de datos OLAP es
importante cuando se trata de ver o editar archivos de informe existentes.
Vea Informes independientes del servidor, pgina 194.
Automticamente, Seagate Crystal Reports guarda la informacin del
esquema de una base de datos OLAP con cualquier informe con acceso a
ella. Sin embargo, slo se guarda la informacin relevante para los datos
usados en el informe.
Cuando la informacin del esquema es guardada con el informe, Seagate
Crystal Reports tiene acceso al diseo original de la informacin de la
base de datos OLAP usada para disear el informe. Tal informacin le
permite a usted hacer cambios de formato en el informe sin conectarse de
nuevo a la base de datos Essbase.
NOTA: Los valores reales de DATOS Essbase (datos nmericos) no son
almacenados con sus archivos de informe a menos que la casilla de
verificacin Guardar datos con el informe en el men Archivo ha sido
activada.
Usted puede evitar que el programa almacene la informacin del
esquema de la base de datos con el informe, usando la Ficha OLAP en el
cuadro de dilogo Opciones. La Ficha OLAP contiene un casilla de
verificacin Almacenar informacin del esquema. Esta casilla se activa
automticamente, pero al desactivarla, usted puede evitar que los
esquemas sean almacenados con el informe.
NOTA: En la mayora de los casos, usted debe permitir al programa
almacenar la informacin del esquema con el informe, a menos que el
espacio en el disco sea un aspecto de importancia. El esquema
incrementa el tamao del archivo del informe y por lo tanto, requiere
ms espacio.
Almacenamiento
de esquemas de
base de datos
Cuando usted almacena el esquema de una base de datos con el informe,
la informacin del esquema es almacenada con el archivo que contiene la
definicin del informe (su archivo .RPT estndar). El esquema incluye
dimensiones, miembros, atributos de consolidacin, cualquier alias
definido en la tabla de alias Essbase Default, etc.
Almacenar esta informacin le permite a Seagate Crystal Reports
determinar fcilmente los miembros primarios y secundarios,
generaciones y niveles.
Aunque almacenar la informacin del esquema le permite ms
flexibilidad y funcionalidad para trabajar, cualquier cambio en el
esquema de la base de datos Essbase original, no ser reflejado en el
archivo del informe hasta que este sea actualizado. Sin antes actualizar el
194 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
informe, Seagate Crystal Reports desconoce cualquier discrepancia entre
el esquema en el archivo del informe y el esquema actual de la base de
datos Essbase. Usted puede actualizar el esquema guardado en el archivo
del informe usando el comando VERIFICAR BASE DE DATOS del men Base
de Datos.
Cmo guardar
informes sin el
esquema
Si usted escoge no incluir el esquema de la base de datos Essbase con su
informe, tome en cuenta que la falta del esquema fuerza al programa a
depender del servidor Essbase cada vez que se hacen cambios al informe.
La mayora de los informes deben ser guardados con la informacin del
esquema de la base de datos, a menos que el espacio del disco sea un
aspecto crtico en su sistema. Para mayor informacin acerca de cmo los
archivos pueden ser o no ser independientes del servidor Essbase, vea
Informes independientes del servidor, pgina 194.
Informes
independientes
del servidor
Cuando usted crea un informe basado en datos Essbase, debe conectarse
al servidor Essbase para obtener acceso a una base de datos Essbase. Sin
embargo, despus de generar el informe, puede guardar el esquema de la
base de datos juntamente con el informe, tal como se describi en la
seccin anterior, eliminando as, en muchos casos la necesidad de tener
una conexin al servidor la prxima vez que usted abra el archivo del
informe.
Por otra parte, algunas funciones del informe requieren que usted
restablezca la conexin con el servidor antes de imprimir o programar su
informe. La conexin con el servidor puede ser restablecida usando el
comando CONECTAR AL SERVIDOR en el men Archivo, si no hay ningn
informe abierto, o en el men Base de datos, si hay un informe abierto. La
independencia de un archivo de informe con respecto al servidor Essbase,
es determinada por varios factores.
Usted debe conectarse al servidor Essbase si:
G El informe contiene tablas cruzadas y el esquema de la base de
datos no ha sido guardado en el archivo del informe.
G El informe usa alias de miembros que estn almacenados en una
tabla diferente a la tabla Essbase Default, o
G El informe usa una funcin Essbase relacionada con UFL (User
Funtions Library, por sus siglas en ingls), tal como
EssbaseGeneration o EssbaseAncestor, y el esquema de la base
de datos no ha sido guardado en el archivo del informe. Para
ms informacin, vea Definicin del informe y el esquema Essbase,
pgina 192).
Informes con Datos OLAP 195
Aparte de los casos citados, no necesita tener una conexin al servidor
Essbase mientras no necesite actualizar los valores de la base de datos en
el informe. Un buen conjunto de reglas a seguir es:
G Las tablas cruzadas requieren acceso al esquema de la base de
datos.
G Las funciones Essbase relacionadas con UFL requieren acceso al
esquema de la base de datos.
G Los cambios a los miembros de la base de datos que aparecen en el
informe, requieren acceso al servidor.
G El acceso a alias de miembros almacenados en la tabla Essbase
Default, requieren acceso al esquema de la base de datos.
G El acceso a alias de miembros almacenados en cualquier tabla que
no sea la tabla Essbase Default, requiere acceso a la base de datos
original.
G Los cambios a los valores de los datos de la base de datos que
aparecen en el informe, requieren acceso a la base de datos
original.
El acceso al esquema de la base de datos puede obtenerse ya sea
guardando el esquema juntamente con el informe o conectndose al
servidor Essbase. El acceso a los valores de los datos de la base de datos
que no han sido guardados con el informe, slo pueden obtenerse
mediante una conexin al servidor Essbase.
Actualizacin de
la ubicacin de
un servidor
Essbase o una
base de datos
Si cambia la ubicacin de su servidor Essbase o de su base de datos, debe
actualizar la informacin del servidor o de la base de datos en los archivos
de informes. Adems, muchas situaciones de trabajo pueden requerir que
usted desarrolle un informe basado en una base de datos ms pequea
que represente una parte o una versin de trabajo de la base de datos
Essbase principal.
En tales casos, siempre que la nueva base de datos tenga la misma
estructura que la original en la cual se bas el informe, el archivo del
informe puede ser actualizado fcilmente para dirigirse a la nueva
ubicacin. Adems, si un informe contiene uno o ms subinformes, y la
base de datos usada por los subinformes ha cambiado de nombre o
ubicacin, usted deber actualizar cada subinforme separadamente.
Seagate Crystal Reports provee varios informes de muestra basados en la
base de datos Essbase Sample Basic. Examinando estos informes, puede
obtener ideas de cmo disear los suyos. Sin embargo, antes de que
pueda usar los subinformes, debe actualizar la ubicacin de la base de
datos usada para cada uno de ellos, de acuerdo a la ubicacin de su
servidor Essbase.
196 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El siguiente tutorial le gua a travs del proceso de actualizacin de la
ubicacin de la base de datos usada en el informe de muestra PL.RPT,
ubicado en el directorio \Archivos del programa\Seagate
Software\Crystal Reports\Essbase.
Inicie Seagate Crystal Reports y luego:
1 Elija el comando ABRIR del men Archivo.
El cuadro de dilogo Abrir aparecer en su pantalla.
2 Localice y seleccione el archivo del informe PL.RPT en el cuadro de
dilogo Abrir. Por omisin, este informe est instalado en el
directorio \Archivos del programa\Seagate Software\Crystal
Reports\Essbase. Despus de seleccionar el archivo, haga clic en
ABRIR y el archivo ser abierto dentro de Seagate Crystal Reports.
3 Elija el comando ACTUALIZAR del men Base de datos.
El cuadro de dilogo Conectar al Servidor Essbase aparecer en su
pantalla.
4 Conctese a su servidor Essbase dando el nombre del usuario y
contrasea que utiliza normalmente.
El cuadro de dilogo Programa y Base de Datos Essbase aparecer en
su pantalla.
NOTA: Si es el caso que su servidor Essbase tiene el mismo nombre que el
servidor especificado en el informe de muestra, no es necesario cambiar
la ubicacin del servidor. Si es as, los pasos que siguen no son necesarios.
5 Seleccione el programa Sample y la base de datos Basic de su
servidor Essbase. Haga clic en Aceptar. Seagate Crystal Reports
continuar pidindole informacin por cada subinforme. El
programa le indicar conectarse a su servidor Essbase.
6 Guarde su informe.
Acceso eficiente
a bases de datos
Essbase
Normalmente, cuando Seagate Crystal Reports se conecta a una base de
datos Essbase, transfiere el esquema completo de esa base de datos a la
memoria. Esto puede crear un retraso inicial mientras la operacin de
transferencia se lleva a cabo, pero una vez finalizada, las consultas a la
base de datos son rpidas y cualquier cambio a su informe puede ser
hecho fcil y rpidamente en la ficha Vista previa.
Aunque el esquema completo de la base de datos se carga en la memoria
de una sola vez, el tamao del esquema al cual se puede tener acceso es
limitado por el tamao de la memoria de la mquina. Si usted trabaja con
bases de datos Essbase grandes, que contienen muchas dimensiones y
miembros, podra tener problemas al tratar de conectarse a ellas.
Informes con Datos OLAP 197
Para resolver este problema, puede optimar el funcionamiento de Seagate
Crystal Reports cuando trabaja con bases de datos grandes. Cuando la
optimizacin para trabajar con bases de datos grandes es activada, Seagate
Crystal Reports no carga el esquema Essbase en la memoria al principio. De
esta manera, es posible el acceso a cualquier esquema, sin importar su
tamao o el tamao de la memoria de la mquina. La desventaja de esta
configuracin es que Seagate Crystal Reports debe obtener informacin del
esquema directamente de Essbase cada vez que requiere datos adicionales,
incrementando el tiempo de acceso a la base de datos.
Optimacin del
programa para
trabajar con
bases de datos
Essbase grandes
Use el siguiente proceso para optimar Seagate Crystal Reports para
trabajar con bases de datos Essbase grandes:
1 Inicie Seagate Crystal Reports y elija el comando OPCIONES del men
Archivo.
El cuadro de dilogo Opciones aparecer en su pantalla.
2 Haga clic en la Ficha OLAP para activarla. Esta ficha provee varias
opciones especficas para bases de datos OLAP.
3 Active la casilla de verificacin Optimar para base de datos grande.
4 Haga clic en Aceptar.
5 Cierre Seagate Crystal Reports y despus bralo de nuevo. Ahora el
programa le permitir el acceso a cualquier base de datos,
independientemente de su tamao.
NOTA: Los informes que estn abiertos cuando la casilla de verificacin
Optimar para base de datos grande es activada, no sern afectados por esta
opcin. Seagate Crystal Reports continuar trabajando con estos informes
con el esquema cargado en la memoria.
NOTA: Para ms informacin sobre la creacin de informes Hyperion
Essbase, busque en Trabajando con Essbase en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports. Los temas incluidos aqu detallarn paso por paso la
creacin de diferentes tipos de informes Essbase.
Utilizacin de Informix MetaCube (Mtodo MetaCube SQL)
Adicionalmente al Info OLAP y Hyperion Essbase, Seagate Crystal
Reports ha sido diseado para trabajar con MetaCube 4.02 y puede sacar
provecho completo del sistema de 3 gradas del MetaCube.
La creacin de un informe usando MetaCube es muy semejante a crearlo
basado en cualquier base de datos relacional. El MetaCube tambin se
describe como ROLAP, o sea Relational Online Analytical Processing.
Cuando crea un informe, usted ver una lista de Tablas, Tablas de muestra
198 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
y Consultas predefinidas con dimensiones, atributos y medidas. Despus
que se conecta al servidor usted puede elegir las dimensiones, los atributos
y medidas apropiadas y ubicarlos en su informe como si fueran campos
que est poniendo en un informe de base de datos relacional. Muchas veces
es buena idea, cuando est trabajando con datos OLAP, crear un informe
con estilo de tablas cruzadas. Tambin es buena idea agregar un filtro a su
informe para limitar el nmero de registros que se recuperan cuando
ejecuta el informe. La adicin de un filtro se puede llevar a cabo usando el
Editor de frmulas de seleccin de registros de Seagate Crystal Reports.
MANOS A LA OBRA (Generacin de informes con
datos OLAP)
Cmo crear un informe OLAP usando el Objeto de Cuadrcula
NOTA: El siguiente tutorial demuestra las tcnicas bsicas para crear un
informe basado en un cubo Info OLAP.
El Asistente OLAP en la Galera de Informes de Seagate Crystal Reports
ofrece un mtodo rpido y fcil para disear informes basados en datos
OLAP.
Para poder disear informes basados en cubos Info OLAP, usted necesita
tener una instancia de cubo programada con xito. Si no est seguro si un
cubo OLAP ha sido programado con xito en su sistema, comunquese
con su administrador de la red. Una vez que existe una instancia de cubo
Info OLAP, puede empezar a disear informes basados en ese cubo.
1 Haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas estndar.
La Galera de Informes aparece en su pantalla.
2 Haga clic en el botn OLAP para crear
un informe usando el Asistente de
Informes OLAP.
Informes con Datos OLAP 199
El Asistente de Informes OLAP aparece con la ficha Datos activa. La
ficha Datos le permite seleccionar un cubo Info OLAP para disear un
informe.
.
NOTA: Es posible usar datos OLAP con otros tipos de informes que se
encuentran en la Galera de Informes. Sin embargo, slo dimensiones y
campos OLAP estn disponibles para otros formatos de informe. No se
podr tener acceso ninguno a otros valores de datos OLAP o valores
agregados. La mayor parte de las veces, tales informes son utilizados por
Administradores de Info OLAP que tienen la necesidad de disear
informes basados en la estructura del cubo OLAP, y no en los datos
contenidos dentro del cubo.
El cuadro de dilogo Elegir Tipo OLAP aparecer en su pantalla.
3 Haga clic
en
Seleccionar.
4 Seleccione Info Cube.
200 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Los tipos de servidores OLAP a que se puede conectar pueden
variar. Contacte a su administrador de la red para averiguar a qu tipos
de servidores se puede conectar.
5 Haga clic en Aceptar.
El cuadro de dilogo Buscar Base de Datos aparece.
6 Haga clic en el botn Examinar y use el cuadro de dilogo Archivos y
Directorios para localizar una instancia que aparece como un archivo
*.HDC en una ubicacin designada por su administrador de la red.
7 Haga clic en Aceptar y regresar al Asistente de Informes OLAP.
8 Haga clic en la ficha Dimensin de Cuadrcula para activarla.
Informes con Datos OLAP 201
NOTA: La casilla de verificacin Mostrar nombres largos est activada
automticamente. Esto significa que, por ejemplo, el campo mes se
presentar como enero, febrero, etc., a diferencia de M01, M02, etc.
Usted puede alternar entre nombres largos y nombres cortos en su
informe a travs de volver al Asistente de Informes OLAP y activar/
desactivar la casilla de verificacin Mostrar nombres largos en la ficha
Dimensiones de Cuadrcula. Use esta ficha para especificar las dimen-
siones que aparecern en las filas y columnas de su informe. Este tutorial
le ensear cmo crear un informe que analiza productos por regin.
9 Resalte la dimensin productos en el cuadro de lista Dimensiones y
haga clic en Agregar filas.
Las generaciones de la dimensin productos aparecen en el cuadro de
lista Filas.
10 Resalte la dimensin regin en el cuadro de lista Dimensiones y haga
clic en Agregar columnas. Las generaciones de la dimensin regin
aparecen ahora en el cuadro de lista Columnas. Usted tiene la opcin
de hacer clic en el icono de dimensiones para llamar un selector de
campos y especificar cuales subconjuntos de campos quiere mostrar
en la cuadrcula.
202 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
En este momento, usted ya ha ejecutado con xito todos los pasos
necesarios para disear un informe OLAP.
11 Haga clic en la otra ficha Otra Dimensin.
El cuadro de lista Otras dimensiones presenta todas las dimensiones que
usted no utiliz en la ficha Dimensiones de Cuadrcula. La otra ficha
Dimensiones le permite especificar cmo las dimensiones que no aparecen
en su cuadrcula afectarn los datos de las dimensiones que s aparecen en
la cuadrcula. Por ejemplo, la dimensin medida actualmente muestra el
Informes con Datos OLAP 203
miembro Presupuesto. Esto quiere decir que todos los valores en su
informe representarn datos de presupuesto. Sin embargo, pueda ser que
usted quiera representar los valores de su informe con datos reales.
12 Si desea hacer cambios para que el informe utilice datos de ventas reales,
resalte la dimensin medida en el cuadro de lista Otras dimensiones y
haga clic en el botn Seleccionar campos. El cuadro de dilogo Seleccionar
un Campo para la dimensin "medida" aparece ahora.
14 Si desea cambiar el informe para que utilice los datos Este ao, en
lugar de Prximo ao, resalte la dimensin anual y haga clic en el
botn Seleccionar campos. El cuadro de dilogo Seleccionar un Campo
para la dimensin "anual" aparece ahora.
13 Resalte Actual y haga
clic en Aceptar.
15 Resalte Este ao y
haga clic en Aceptar.
204 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
16 Finalmente, si desea usar los datos sobre Ingresos de ventas en su
informe en lugar de Volumen, resalte la dimensin elemento_lnea y
haga clic en el botn Seleccionar campos.
El cuadro de dilogo Seleccionar un Campo para la dimensin
"elemento_lnea" ahora aparece.
17 Resalte Ingresos y haga clic en Aceptar. Su informe presentar
Ingresos de ventas de los productos en la dimensin elemento_lnea,
en la otra ficha Dimensiones.
18 Haga clic en la ficha Esquema del Asistente de Informes OLAP.
19 Use la ficha Esquema para disear la apariencia general del Objeto
de Cuadrcula OLAP. Ahora la va a usar para resaltar los agregados
de la generacin 2 de las dimensiones productos y regin.
20 Resalte productos, Nivel 1 en el cuadro de lista Filas (el cuadro de lista
de abajo a la izquierda).
21 Seleccione Plateado en la lista desplegable Color de fondo para los datos
del nivel 1 de la dimensin productos.
Aparece un rectngulo plateado alrededor del elemento resaltado en
el cuadro de lista.
22 Resalte regin, Nivel 1 en el cuadro de lista Columnas (el cuadro de
lista arriba a la derecha) y seleccione Plateado como el color de fondo.
Informes con Datos OLAP 205
La ficha Esquema ahora se debe ver as:
En este momento, usted est conectado a una base de datos OLAP, ha
seleccionado dimensiones y campos de la base de datos y ha
formateado su informe. Bueno, ahora lleg el momento de ver en vista
previa los resultados de su trabajo.
23 Haga clic en Vista Previa de Informe.
Este Objeto de cuadrcula se puede formatear o mover a cualquier
parte del informe y otros Objetos de cuadrcula u objetos de
subinformes adicionales se pueden agregar al informe principal.
Como usted se da cuenta, el diseo de informes OLAP es
excepcionalmente fcil. Despus de disear unos cuantos informes
utilizando sus propios datos OLAP, podr rpidamente dominar esta
tcnica poderosa para el diseo de informes.
Cmo crear un informe de MetaCube
1 Inicie Seagate Crystal Reports y haga clic en el botn NUEVO en la
barra de herramientas estndar.
2 Haga clic en Estndar en el cuadro de dilogo Galera de Informe.
3 Desplace hacia abajo en el cuadro de lista de la ficha Datos y haga clic
en MetaCube.
4 En el cuadro de dilogo Sistema DSS Inicio de sesin y Elegir
RDBMS, haga clic en Aceptar para conectarse a la base de datos de
demostracin para este ejemplo.
5 Elija Brand Channel Net Profit en el cuadro de lista Tablas SQL.
206 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
6 Haga clic en Agregar y despus en Terminado.
7 Haga clic en la ficha Campos para elegir dimensiones y miembros.
8 En la ficha Campos, seleccione los campos que quiera en el cuadro de
lista Campos de base de datos y haga clic en Agregar. En este caso,
seleccione Channel, Brand y Net Profit.
9 Haga clic en la ficha Ordenamiento. Seleccione Brand Channel Net
Profit.Channel en el cuadro de lista Campos del informe y haga clic en
Agregar. Para ver el informe, haga clic en Vista Previa de informe.
NOTA: Es posible que tenga que ajustar el ancho de las columnas de los
campos y encabezados de campos para poder ver todos los datos. Si
desea ocultar la columna Channel Field, simplemente seleccione el
elemento superior del campo, haga clic con el botn derecho del mouse y
seleccione ELIMINAR en el men contextual.
Cmo aplicar un filtro a un informe de MetaCube
Imagine que usted solamente quiere ver esos registros donde las
ganancias netas son $50,000 o ms. Estas instrucciones le explicarn cmo
aplicar un filtro usando el informe creado en el tutorial acerca de la
creacin de un informe de MetaCube. Para ms informacin, vea Cmo
crear un informe de MetaCube, pgina 205.
1 Elija el comando EDITAR FRMULA DE SELECCIN|REGISTRO en el
men Informe.
2 En el cuadro de lista Campos haga doble clic en Brand Channel Net
Profit.Net Profit. Escriba >= 50000. Haga clic en Aceptar.
3 Haga clic en USAR DATOS GUARDADOS en el cuadro de dilogo
Cambio Detectado en Frmula de Seleccinn de Registros y ver que
los registros con ganancias netas menores de 50000 han
desaparecido.
Cmo crear un informe de MetaCube de tablas cruzadas
1 En el cuadro de dilogo Galera de Informes elija el Asistente de
Tablas Cruzadas. Del cuadro de lista de la ficha Datos, desplace hacia
abajo y haga clic en MetaCube.
2 En el cuadro de dilogo Sistema DSS Inicio de sesin y Elegir
RDBMS, haga clic en Aceptar para conectarse a la base de datos de
Demostracin para este ejemplo.
Informes con Datos OLAP 207
NOTA: Si usted ya ha estado trabajando con informes de MetaCube
durante esta sesin, entonces puede que el paso 2 no sea necesario.
3 En el cuadro de dilogo Elegir Tabla SQL elija Ventas de audio YTD
por Canal y haga clic en Agregar. Haga lo mismo con Brand Channel
Net Profit. Haga clic en Terminado. Haga clic en la ficha Tablas
cruzadas.
4 En el cuadro de lista Campos de informe, arrastre y ubique Channel
under Audio Sales YTD por Canal en el cuadro de lista Filas, ponga
Brand under Brand Channel Net Profit en el cuadro de lista Columnas y
Net Profit under Brand Channel Net Profit en el cuadro de lista Resumir
campos. Haga clic en Vista Previa de informe y ver un informe de
tablas cruzadas basado en los campos que ha seleccionado. Guarde el
informe.
Cmo agregar un campo a un informe de MetaCube de tablas
cruzadas
Este tutorial est basado en el informe creado en el tutorial creando
informes de MetaCube de tablas cruzadas.
1 Seleccione el objeto de tablas cruzadas completo a travs de hacer clic
en la esquina superior izquierda del objeto, encima del encabezado
de la fila superior y a la izquierda del encabezado de la columna ms
a la izquierda.
2 Elija TABLAS CRUZADAS en el men Formato.
3 En el cuadro de dilogo Tablas cruzadas seleccione Fiscal Year bajo
Audio Sales YTD by Channel y arrastre y ubquelo en el cuadro de
lista Columnas.
4 Haga clic en Aceptar.
Note que Fiscal Year ahora est agregado al informe de Tablas
cruzadas.
5 Guarde el informe.
208 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo girar campos en un informe de MetaCube de tablas cruzadas
Este tutorial est basado en el informe creado en el tutorial acerca de
cmo agregar un campo a un informe de MetaCube de tablas cruzadas.
Debido a las numerosos marcas, es difcil trabajar con este informe en
cuanto a ver sus datos o imprimirlo. Sera ms fcil y beneficionso para el
usuario poder cambiar los campos de manera que las columnas se
conviertan en filas y las filas en columnas.
1 Haga clic en el encabezado de columna superior "Alden" y arrstrelo
hasta que su posicin est encima del encabezado de fila
"Department Stores" y colquelo ah.
2 Ahora tome el encabezado de fila y arrstrelo hasta que su posicin
est encima del encabezado de columna "Year 1996" y colquelo ah.
3 Finalmente, tome el encabezado de columna "Year 1996", pngalo
sobre el encabezado de fila Alden y colquelo ah.
Cmo agregar una frmula a un informe de MetaCube
Este tutorial est basado en el informe creado en el tutorial acerca de
cmo girar los campos en un informe de MetaCube.
1 Seleccione el objeto de tablas cruzadas completo por medio de hacer
clic en la esquina superior izquierda del objeto, arriba del
encabezado de la fila superior y a la izquierda del encabezado de la
columna que est ms a la izquierda. Elija TABLAS CRUZADAS en el
men Formato.
2 Haga clic en Nueva frmula.
3 En el cuadro de dilogo Nombre de Frmula, escriba Ganancias Netas
por Unidad.
4 Haga clic en Aceptar.
5 En el cuadro de dilogo Editor de Frmulas, haga doble clic en Brand
Channel Net Profit.Net Profit en el cuadro de lista Campos, escriba "/" y
haga doble clic en Audio Sales YTD by Channel.Units Sold en el cuadro
de lista Campos. Haga clic en Aceptar.
6 Ahora seleccione Brand Channel Net Profit.Net Profit en el cuadro de
lista Campos resumidos y haga clic en Quitar. Arrastre y coloque la
frmula @Ganancias Netas por Unidad en el cuadro de lista Campos
resumidos. Haga clic en Aceptar. Usted ver que los datos han
cambiado para reflejar la frmula.
Informes de Seccin Mltiple 209
9 Informes de Seccin Mltiple
Lo que usted encontrar en este captulo...
Uso de secciones mltiples en los informes, pgina 210
MANOS A LA OBRA (Informes de seccion mltiple), pgina 211
210 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Uso de secciones mltiples en los informes
Seagate Crystal Reports le proporciona cinco reas de diseo para utilizar
cuando construye su informe:
1. Encabezado de informe,
2. Encabezado de pgina,
3. Detalles,
4. Pie de informe, y
5. Pie de pgina.
Cada rea contiene una sola seccin cuando comienza su informe. Ciertas
tareas en la elaboracin de informes pueden realizarse ms eficientemente
creando una secin mltiple dentro de un rea, tales como:
G Evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban unos con
otros (vea Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban
unos con otros, pgina 211),
G Poner mensajes condicionales en cartas modelo (vea Cmo imprimir
mensajes condicionales en carta modelo, pgina 221),
G eliminar lneas en blanco cuando los campos estn vacos (vea
Cmo eliminar lneas en blanco, pgina 223), o
G agregar lneas en blanco bajo condiciones especficas (vea Cmo
agregar lneas en blanco condicionalmente, pgina 224).
Cuando usted comprenda el poder de la secin mltiple, descubrir ms
mtodos que podr utilizar para producir los efectos deseados en sus
informes.
Temas relacionados
Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones, pgina 86
Informes de Seccin Mltiple 211
MANOS A LA OBRA (Informes de seccion mltiple)
Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban
unos con otros
Cuando en una seccin de su informe usted pone objetos de longitud
variable o subinformes sobre otros objetos, y la opcin Puede crecer para
objetos de longitud variable est activada en el Editor de Formato, los
primeros podran imprimirse sobre los objetos de abajo, a menos que usted:
G Expanda la seccin para ajustarse al tamao mximo del objeto, y
G Espacie los objetos, dejando suficiente lugar para que el primer
objeto se imprima por completo, sin traslaparse con el segundo.
Vea Tipos de propiedades de formato, pgina 227.
Usted puede eliminar este problema de sobreescritura creando una
secin mltiple en un rea y colocando objetos en sus propias secciones,
debajo del objeto de longitud variable.
Ahora, cuando el informe se ejecute, la seccin con el objeto de longitud
variable se imprimir antes que la seccin que est debajo, dndole los
resultados que usted desea. Vea DOS INFORMES NO RELACIONADOS,
pgina 456.
NOTA: Campos memo y BLOB, al igual que los subinformes, tambin
pueden causar problemas de sobrescritura.
212 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo trabajar con objetos de texto
Usted utilizar muchas de las capacidades de los objetos de texto cuando
crea cartas modelo. Una breve descripcin de los objetos de texto le
facilitar crear cartas modelo en la siguiente seccin.
G Un objeto de texto puede contener tanto texto como campos. Usted
utilizar ambos en este ejemplo.
G Un objeto de texto puede ser ajustado; usted ajustar el tamao del
objeto de texto para que se imprima como una carta.
Los objetos de texto operan de dos formas:
1. el modo Mover/Ajustar, y
2. el modo Editar.
Modo Mover/
Ajustar
Cuando el objeto est en el modo Mover/Ajustar, aparecer con bordes
de lnea de diagonales y con controladores para ajustar.
En este modo, puede ajustar el objeto arrastrando cualquiera de los
controladores o moverlo poniendo el cursor dentro del objeto y
arrastrndolo a su nueva posicin. Tambin puede insertar campos en
este modo pero no puede insertar texto. Usted puede poner un objeto de
texto en el modo Mover/Ajustar en dos formas:
1. Haciendo clic en el objeto de texto cuando est inactivo, o
2. Haciendo clic en el marco cuando el objeto est en el modo de Edicin.
Modo de Edicin Cuando el objeto est en el modo de Edicin, aparece como un marco de
lneas diagonales sin controles para ajustar y con una regla integrada en
la parte superior de la ficha.
Cuando usted ubica un objeto de texto por primera vez, el programa lo
pone en el modo de Edicin. Tambin puede poner un objeto de texto en
modo de Edicin al hacerle doble clic si est inactivo o en el modo
Mover/Ajustar.
Cada objeto de texto contiene las capacidades de un mini procesador de
palabras, incluyendo la habilidad de cambiar la fuente para caracteres y
campos individuales, y ajuste automtico de palabras. En el modo de
Edicin usted puede insertar texto y objetos no textuales, tales como
Informes de Seccin Mltiple 213
campos de bases de datos y frmulas. Siempre que el objeto est en el
modo de Edicin, contiene un punto de insercin, es decir, una lnea
vertical intermitente que indica la posicin inicial del texto tecleado o los
campos insertados.
El punto de insercin se mueve a medida que usted escriba,
permaneciendo automticamente a la derecha del ltimo carcter.
Tambin se mueve cuando se inserta un campo, permaneciendo
automticamente a la derecha del campo. Se mueve una posicin de
carcter a la vez cuando presiona la barra espaciadora. Se mueve una
lnea hacia abajo y hacia el borde interior izquierdo del objeto de texto
cuando presiona ENTRAR. Se mueve a la posicin de su cursor cuando
hace clic en cualquier parte dentro del texto existente.
A medida que usted avanza en estos tutoriales, siempre se espera que
escriba o inserte campos en el punto existente de insercin, a menos que
se le indique lo contrario.
G Para seleccionar texto en un objeto de texto (para eliminarlo,
cambiar una fuente y dems), coloque el cursor sobre el texto y
cuando aparezca el cursor intermitente "I", arrstrelo para resaltar
el texto que desea seleccionar. Vea Cursores, pgina 59.
G Para seleccionar un campo en un objeto de texto, coloque el cursor
sobre el campo y cuando aparezca el cursor "I", haga clic con el
botn derecho del mouse.
G Para insertar texto, escriba el texto que desea y ste aparecer en el
punto de insercin.
NOTA: Es preciso que usted vea el cursor de arrastrar y ubicar antes de
colocar el campo. Si no lo ve, podra colocar el campo de manera que se
sobreponga al objeto de texto, en lugar de insertarlo en l. Podra parecer
que est dentro del objeto de texto, pero si mueve el objeto, el campo no
se mover con ste.
G El punto de insercin est unido con el cursor de arrastrar y ubicar.
Si ya tiene algn texto o campo en el objeto de texto, el punto de
insercin se mover conforme mueva el cursor de arrastrar y
ubicar, permitindole elegir el punto exacto donde desea colocar el
campo. El programa siempre coloca el campo en el punto de
insercin.
214 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Temas relacionados
Cmo insertar objetos de texto, pgina 117
Cmo crear una carta modelo utilizando un objeto de texto
Aunque las cartas modelo por s mismas no son necesariamente informes
de seccin mltiple, son utilizadas frecuentemente en este tipo de
informes para generar correspondencia personalizada. El tema, Cmo
imprimir mensajes condicionales en carta modelo, pgina 221, explica cmo
utilizar cartas modelo mltiples o versiones mltiples de la misma forma
de carta para correspondencia personalizada. Esta seccin le muestra
cmo crear una forma de carta.
Usted va a utilizar un objeto de texto para crear una forma de carta. La
forma de carta que va a crear estar vinculada a una tabla de una base de
datos para que cada carta sea personalizada con la informacin de
diferentes compaas tomada de diferentes registros.
Si tiene dificultades realizando alguno de los pasos de este tutorial, por favor
refirase a la seccin previa, Cmo trabajar con objetos de texto, pgina 212.
Creacin de la
forma de carta
La carta consistir de la fecha, direccin, saludo, cuerpo de la carta y
despedida.
1 Cree un informe utilizando XTREME.MDB.
La ficha Diseo aparece con la ficha Base de datos activa en el cuadro
de dilogo Insertar Campos.
2 Ya que no desea que los ttulos de los campos aparezcan arriba de los
campos que inserte en la carta, desactive la opcin Insertar ttulos de
campos de Detalles en la ficha Esquema del cuadro de dilogo
Opciones.
3 Inserte un objeto de texto en la seccin Detalles de su informe.
A medida que
mueve el cursor
de ubicar...
...el punto de
insercin se mueve.
Informes de Seccin Mltiple 215
4 Haga clic en el marco del objeto de texto para poner el objeto en el
modo Mover/Ajustar.
5 Arrastre el control de ajuste al lado derecho del objeto hacia el borde
derecho de la ficha Diseo. Esto har al objeto de 8 pulgadas de
ancho ms o menos; la anchura aproximada de la pgina. Es posible
que tenga que detener el ajuste, desplazar la ventana y ajustar un
poco ms para completar la operacin.
6 Haga doble clic dentro del objeto de texto para ponerlo en el modo
de Edicin, listo para empezar a trabajar. Cuando haga esto, el punto
de insercin ser colocado a la extrema izquierda, dentro del objeto.
FECHA
1 Para poner la fecha dentro de la carta, elija el comando CAMPO
ESPECIAL del men Insertar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer con la ficha Otros
activa.
2 Seleccione el campo PrintDate (fecha de impresin) y haga clic en el
botn Insertar.
3 Arrastre el marco de ubicacin hacia el objeto de texto y colquelo en
el punto de insercin.
216 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Si desea cambiar el formato de la fecha en su informe, haga clic en
el borde del objeto de texto para ponerlo en modo mover/ajustar, resalte el
campo Fecha de impresin, elija FORMATEAR CAMPO del men contextual
que aparece, y haga sus modificaciones en la ficha Fecha del Editor de
Formato cuando aparezca.
4 Presione ENTRAR dos veces para poner un poco de espacio en blanco
entre la fecha y la direccin y mueva el punto de insercin hacia
abajo dentro del objeto de texto.
DIRECCION
Para incorporar la direccin, arrastre los campos de base de datos al
objeto de texto desde la tabla Cliente en el cuadro de dilogo Insertar
Campos.
1 Arrastre el campo Direccin1, colquelo en el punto de insercin y
presione ENTRAR para ubicar el campo.
El punto de insercin se mover una lnea hacia abajo.
2 Arrastre el campo Ciudad y ubquelo en el punto de insercin.
3 Escriba una coma seguida por un espacio.
4 Arrastre el campo Regin y ubquelo en el punto de insercin.
5 Teclee dos espacios.
6 Finalmente, arrastre el campo Cdigo Postal, ubquelo en el punto de
insercin y presione ENTRAR para ubicar el campo.
El punto de insercin se mover una lnea hacia abajo.
7 Presione ENTRAR una vez ms para que el punto de insecin se
ubique en una nueva lnea, que ser donde querr comenzar el
saludo. Esto completa la direccin.
Informes de Seccin Mltiple 217
NOTA: Cuando usted ubica un campo dentro de un objeto de texto, es
acortado automticamente en ambos lados para que no contenga
espacios en blanco.
SALUDO
1 Presione ENTRAR cuatro veces para mover el punto de insercin
hacia abajo.
2 Escriba la palabra "Estimado" y un espacio. (Sin incluir las comillas).
3 Del cuadro de dilogo Insertar Campos, resalte el campo Ttulo del
Contacto de la tabla Clientes y arrstrelo hacia adentro del objeto de
texto, colocndolo inmediatamente despus del espacio.
4 Teclee un espacio.
El programa ubica el punto de insercin inmediatamente despus del
espacio.
5 Nuevamente, del cuadro de dilogo Insertar Campos, arrastre el
campo Apellido del Contacto hacia el objeto de texto y ubquelo en el
punto de insercin.
El punto de insercin se mueve a la derecha del campo.
6 Escriba dos puntos (:) en el punto de insercin (sin incluir los
parntesis) y presione ENTRAR para mover el punto de insercin a la
siguiente lnea.
218 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
CUERPO DE LA CARTA
1 Ahora escriba "Su compaa" (sin las comillas) y despus, una coma
y un espacio.
2 Arrastre el campo Nombre de la Cliente en el objeto de texto y
colquelo en el punto de insercin, justo despus del espacio.
3 Escriba una coma y un espacio.
4 Escriba el texto siguiente (sin las comillas): "fue parte de un ao
extraordinario en 1998 para Xtreme Mountain Bikes. Quiero
agradecerle a usted y a su personal por su patrocinio. Espero que
1999 sea un ao sumamente prspero para ustedes".
5 Presione ENTRAR dos veces.
6 Escriba "Atentamente" (sin las comillas) y una coma, y despus
presione ENTRAR cuarto veces.
7 Finalmente, para terminar la forma de carta, escriba su nombre.
Informes de Seccin Mltiple 219
La ficha Diseo deber verse similar al siguiente grfico:
8 Haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas
estndar para ver su trabajo.
Debe lucir similar al siguiente grfico:
:
220 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo dar formato condicional a objetos
Usted podra necesitar crear un informe que use diferentes formatos, de
acuerdo a valores de campo. Por ejemplo, podra necesitar imprimir un
informe internacional que imprima valores de moneda para diferentes
pases en el formato que es de uso comn en cada pas en particular.
Usted puede hacerlo usando una secin mltiple.
1 Cree su informe. Vea Tutorial - Lista de Clientes, pgina 159 e
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93.
2 Haga una seccin Detalles para cada pas que requiera un formato
especial. Vea Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones, pgina
86.
3 Asegrese que cada seccin Detalles contenga los mismos datos. Por
ejemplo, cada campo que ponga en la seccin Detalles A, debe
ponerlo tambin en la seccin Detalles B, Detalles C, etc.
4 En la seccin Detalles A, haga clic en el campo moneda para
seleccionarlo, despus haga clic en el botn PROPIEDADES DE OBJETOS
de la barra de herramientas suplementaria.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
5 Establezca los valores de moneda que usted quiere usar para el
primer pas. Vea Formato, pgina 225.
6 Haga clic en Aceptar para regresar al informe.
7 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SECCIN de la barra de
herramientas estndar.
El Asistente de Seccin aparecer en su pantalla.
8 Seleccione la seccin Detalles A en el cuadro de lista Secciones. Active
la opcin Suprimir (No traspasar).
9 Haga clic en el botn Frmula Condicional a la derecha de la opcin
Suprimir y establezca una frmula que especifique la condicin bajo
la cual la seccin debe ser suprimida.
Por ejemplo, si la seccin Detalles A contiene valores de moneda para
Inglaterra, usted creara una frmula que especifique que el valor pas
no sea igual a Inglaterra. En otras palabras, suprimir la seccin
cuando el valor pas es diferente a Inglaterra. Esto har que la seccin
se imprima slo cuando el registro contenga el valor Inglaterra.
10 Repita los pasos 4 a 9 para cada seccin adicional.
De esta forma, cuando imprime su informe, los datos de fecha y moneda
para los diferentes pases aparecern en el formato esperado para cada
pas en particular. Vea Formato condicional, pgina 229.
Informes de Seccin Mltiple 221
Cmo imprimir mensajes condicionales en carta modelo
Muchas veces usted querr imprimir mensajes condicionales en cartas
modelo. Por ejemplo, si quisiera estimular a clientes con crdito
disponible a comprar ms y, aconsejar a clientes que han sobrepasado su
lmite de crdito, a normalizar sus cuentas, podra originar dos cartas,
una para cada caso, en un mismo informe.
1 Utilizando el Asistente de Seccin, inserte una segunda seccin
Detalles en su informe. Debe tener ahora las secciones Detalles A y
Detalles B. Vea Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones,
pgina 86.
2 Haga dos cartas modelo diferentes. Ponga la carta que estimula a los
clientes a comprar ms en la seccin Detalles A de su informe, y la
carta que aconseja a los clientes a normalizar sus cuentas, en la
seccin B. Vea Cmo crear una carta modelo utilizando un objeto de texto,
pgina 214.
3 Usando el Asistente de Seccin, establezca el formato de la seccin
Detalles de manera que cada una sea suprimida bajo ciertas
condiciones. Por ejemplo:
Ahora, cuando un registro indica disponibilidad de crdito, se imprime
la carta compre ms. Cuando la cuenta est por encima del lmite de
crdito, se imprime la carta normalice su cuenta. Cuando el cliente est
justamente en el lmite de su crdito, ninguna de las cartas se imprime.
Temas relacionados
Cmo dar formato condicional a objetos, pgina 220
Formato condicional, pgina 229
Formatear esta seccin de tal modo
que se suprima cuando el balance
sea menor que el lmite de crdito.
Formatear esta seccin de tal modo
que se suprima cuando el balance
sea mayor que el lmite de crdito.
222 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo alternar los colores de fondo para las lneas
Otro uso tpico de la secin mltiple sera el variar alternadamente el
color de fondo de las lneas en la seccin Detalles de su informe para
mejorar la legibilidad (un efecto de papel de barras verdes).
1 Usando el Asistente de Seccin, inserte una segunda seccin Detalles.
Ahora debe tener las secciones Detalles A y Detalles B. Vea Cmo
agregar, eliminar, mover y combinar secciones, pgina 86.
2 Mientras est en el Asistente de Seccin, resalte la seccin Detalles A
en el cuadro de lista Secciones, haga clic en la ficha Color y seleccione
el color de fondo Blanco. Vea Formato, pgina 225.
3 Haga clic en la ficha Comn, haga clic en el botn Frmula condicional
a la derecha de la opcin Suprimir (No Traspasar) y escriba esta
frmula en el Editor de Frmulas cuando ste aparezca.
Remainder (RecordNumber, 2)<>0
Esta frmula divide el nmero de Registros entre 2 y si el residuo es
diferente de cero (cosa que suceder para cada registro impar), le dice
al programa que suprima la seccin.
Busque Errores del compilador de frmulas en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports.
4 Ahora resalte la seccin de Detalles B y seleccione el color de fondo
verde.
5 Utilizando la tcnica del paso 3, configure la propiedad Suprimir para
esta seccin con la siguiente frmula:
Remainder (RecordNumber, 2) = 0
Esta frmula divide el nmero de Registros entre 2 y si el residuo es
cero (cosa que suceder para cada registro par), le dice al programa
que suprima la seccin.
6 Haga su informe y asegrese de que la informacin y la presentacin
de cada una de las secciones sea idntica. En otras palabras, lo que
ponga en la seccin Detalles A, pngalo en la seccin Detalles B.
Ahora cuando ejecute su informe, el programa imprimir cada lnea para
con fondo blanco y cada lnea impar con un fondo verde.
Informes de Seccin Mltiple 223
Cmo eliminar lneas en blanco
Es muy comn tener dos lneas de Direcciones en una tabla de clientes, la
Direccin1 para la calle y la Direccin2 que puede ser utilizada para el
nmero del departamento o para el buzn interno. La primera Direccin
usualmente contiene un valor, pero la segunda Direccin regularmente
est vaca. Si crea una lista de clientes utilizando stos datos y apila los
campos uno arriba del otro para hacer una lista de correo, aquellos
registros de clientes que tengan el campo de la Direccin 2 vaco, se
imprimirn con una lnea en blanco. Puede eliminar sa lnea utilizando
una secin mltiple. Para hacer esto:
1 Usando el Asistente de Seccin, comience dos nuevas secciones de
Detalles para tener 3 en total. Vea Cmo agregar, eliminar, mover y
combinar secciones, pgina 86.
2 Coloque el campo de la Direccin 2 en la seccin de en medio y los
dems datos en las secciones de arriba y de abajo segn desee que
aparezcan en su informe.
3 D a la seccin de en medio el formato para Suprimir seccin en blanco.
Vea Cmo ocultar partes del informe, pgina 124.
Ahora, cuando el informe se imprima, si la seccin de la Direccin2 est
en blanco, el programa no la imprimir y no tendr lneas en blanco en su
informe.
Antes de suprimir las lneas en
blanco, el campo Direccin 2
deja una lnea en blanco cuando
est vaco.
Despus de suprimir lneas
en blanco, el campo
Direccin 2 no deja una lnea
en blanco cuando est vaco.
224 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo agregar lneas en blanco condicionalmente
Si desea imprimir lneas en blanco en su informe bajo condiciones
especficas, lo puede hacer utilizando una secin mltiple. Por ejemplo, si
desea insertar en su informe una lnea en blanco cada cinco registros.
1 Cree dos secciones Detalles. Vea Cmo agregar, eliminar, mover y
combinar secciones, pgina 86.
2 Ponga los datos del informe en la seccin superior.
3 Deje vaca la segunda seccin.
4 Establezca el formato de la segunda seccin de manera que se
suprima (la seccin) a menos que se cumpla la siguiente condicin:
Remainder (RecordNumber, 5) <> 0
Esta frmula divide cada nmero de Registro entre 5. Si la divisin
produce un residuo, la seccin en blanco se suprime. Pero si el residuo
es cero (o sea cada cinco registros, cuando el nmero del registro es
mltiplo de cinco), el programa imprime la segunda seccin,
incluyendo as una lnea en blanco.
NOTA: Si usted quiere insertar una lnea en blanco bajo diferentes
condiciones, puede modificar la frmula apropiadamente. Vea Formato
condicional, pgina 229.
Formato 225
10 Formato
Lo que usted encontrar en este captulo...
Conceptos de formato, pgina 226
Formato absoluto, pgina 227
Tipos de propiedades de formato, pgina 227
Formato condicional, pgina 229
MANOS A LA OBRA (Formato absoluto), pgina 231
MANOS A LA OBRA (Formato condicional), pgina 238
226 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Conceptos de formato
En este captulo, usted aprender cmo dar formato a su informe. Dar
formato se refiere a las cosas que puede hacer para cambiar la
presentacin y el diseo de su informe, la apariencia del texto, de objetos
o secciones enteras del informe.
Usted utiliza el formato para muchas cosas, incluyendo:
G dividir las secciones de su informe
G separar secciones de su informe,
G llamar la atencin a ciertos datos,
G cambiar la presentacin de fecha, nmeros, valores monetarios,
Booleanos y texto (cadenas),
G ocultar secciones no deseadas, y
G dar a su informe una apariencia profesional.
Seagate Crystal Reports le proporciona un amplio rango de comandos y
propiedades para dar formato que puede aplicar a varios elementos en su
informe.
G Utilice los comandos de dar formato eligiendo o configurando
opciones en cuadros de dilogo que son especficas para el tipo de
formato que usted est haciendo. Por ejemplo, si desea cambiar los
mrgenes de pginas, utilice un cuadro de dilogo que le permite
especificar el margen superior, inferior, derecho e izquierdo.
G Establezca las propiedades de formato en el Editor de Formato
(para objetos) o el Asistente de Seccin (para secciones) activando
y desactivando las casillas de verificacin o cambiando los valores
de atributo. En la mayora de los casos, puede establecer las
propiedades en una de dos formas.
absoluta (siempre aplicar la propiedad), o
condicional (aplicar la propiedad slo cuando se cumplan
ciertos criterios).
Puede usar ambos tipos de propiedades de formato cada vez que los
necesite en su informe. Vea Formato absoluto, pgina 227 y Formato
condicional, pgina 229.
En las pginas siguientes, aprender acerca de los tipos de formato que
puede hacer con Seagate Crystal Reports y obtendr instrucciones
detalladas para realizar una variedad de tareas de dar formato.
Formato 227
NOTA: Existen muchos formatos de fecha que usted puede elegir y usar en
su informe en espaol, pero si enva el informe a un sistema japons puede
que hayan algunas irregularidades de formato. No todos los formatos de
fecha en espaol son visibles en un sistema japons, y lo mismo ocurre si se
enva del japons al espaol. Para obtener ms informacin, vea Fechas
japonesa en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Formato absoluto
Formato absoluto es aquel que se aplica bajo cualquier condicin.
SELECCIONAR Y LUEGO APLICAR
El formato absoluto siempre sigue el procedimiento de seleccionar y luego
aplicar:
G usted selecciona qu es lo que quiere formatear (un objeto o una
seccin) y despus,
G aplica el formato a su seleccin configurando las propiedades.
Use los siguientes cuadros de dilogo para dar formato a sus informes:
G Editor de Formato para dar formato a valores de campo.
ficha Bordes del Editor de Formato para formatear objetos,
nmeros y texto,
ficha Cuadro del Editor de Formato para formatear cuadros, y
ficha Lnea del Editor de Formato para formatear lneas.
G Asistente de Seccin para formatear secciones enteras.
G Asistende de Resalte para dar formato a campos de moneda y de
nmeros.
Cada uno de estos cuadros de dilogo contiene varias propiedades
diferentes de dar formato y las herramientas para activar o desactivar las
propiedades, o para especificar atributos. Busque cada cuadro de dilogo
por nombre en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Tipos de propiedades de formato
Las propiedades de formato caen en dos categoras generales:
1. Propiedades de Activar o Desactivar, y
2. Propiedades de Atributo.
228 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
PROPIEDADES DE ACTIVAR O DESACTIVAR
Una propiedad de activar o desactivar es una propiedad que es
configurada utilizando una casilla de verificacin.
G Cuando activa la casilla de verificacin, la propiedad es aplicada.
G Cuando desactiva la casilla de verificacin, la propiedad nunca es
aplicada.
La propiedad Suprimir es una propiedad de activar o desactivar; un
objeto o seccin es ya sea suprimido (activada) o no (desactivada).
PROPIEDADES DE ATRIBUTO
Una propiedad de atributo es aquella que especifica uno de varios
atributos alternativos. La propiedad Color, por ejemplo, le da la
oportunidad de especificar uno de los 16 colores bsicos de Windows o
especificar un color personalizado y despus crear ese color utilizando las
herramientas proporcionadas. Claramente una propiedad as no puede
ser controlada con un simple activar o desactivar.
Usted configura una propiedad de atributo en una de varias maneras,
dependiendo de la propiedad. Puede configurarla:
G haciendo clic en un botn de opcin,
G seleccionando un atributo de una lista desplegable, o
Formato 229
G escribiendo un atributo en un cuadro de texto.
Formato condicional
El formato condicional es un formato que se aplica slo bajo ciertas
condiciones. Por ejemplo, usted puede desear:
G balances de clientes impresos en rojo si estn vencidos,
G que las fechas aparezcan en el formato Da, Mes, Ao si el cliente
es canadiense, o
G que el color de fondo aparezca cada segunda lnea.
Seagate Crystal Reports le facilita la aplicacin de formato condicional en
sta y cientos de otras situaciones. Vea Cmo dar formato condicional a
objetos, pgina 220.
Con formato absoluto, usted sigue el procedimiento de seleccionar y luego
aplicar. Para dar formato condicional se sigue el mismo procedimiento, pero
se va un paso ms adelante y se configuran condiciones que determinan
cundo ser aplicado el formato. Usted especifica esas condiciones
utilizando frmulas sencillas. Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311.
NOTA: Cuando configura una frmula de formato condicional, la
frmula pasa por alto cualquier configuracin fija que haya hecho en el
cuadro de dilogo. Por ejemplo, si activa la propiedad Suprimir y despus
configura una frmula condicional para la opcin Suprimir, la propiedad
ser aplicada slo si se cumple la condicin en la frmula.
El programa le permite configurar condicionalmente propiedades de
activar o desactivar y propiedades de atributo. Sin embargo, cada una de
stas requiere un tipo diferente de frmula.
Propiedades
condicionales de
activar o
desactivar
Una propiedad condicional de activar o desactivar prueba para ver si una
condicin ha sido cumplida. Est activada si la condicin fue cumplida o
desactivada si la condicin no es cumplida. No hay trminos medios.
Use frmulas booleanas para este tipo de formato.
Value = condicin
El programa prueba cada valor para ver si cumple la condicin y regresa
una respuesta de s o no. Despus aplica la propiedad a cada valor que
regresa un s.
230 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Propiedades de
atributo
condicional
Una propiedad de atributo condicional verifica para ver cul de dos o ms
condiciones fue cumplida. El programa entonces aplica el formato
apropiado a la condicin. Por ejemplo, asuma que usted quiere los valores
bajo cierta cuota impresos en rojo y todos los dems valores impresos en
negro. El programa verifica cuando el valor est bajo la cuota o no. Si est
bajo la cuota, aplica el atributo rojo, si no, se aplica el atributo negro.
Use una frmula If-Then-Else para este tipo de formato condicional. Vea
Cmo crear frmulas If-Then-Else multicondicionales, pgina 340.
If Condicin A Then
Red
Else
Black
NOTA: Cuando configura propiedades de atributo condicional, el
programa carga una seleccin de atributos en la lista Funciones en el
Editor de Frmulas. Usted puede hacer doble clic en cualquiera de esos
atributos para agregarlos a su frmula. Por ejemplo, si usted est
configurando alineamiento horizontal condicionalmente, la lista
Funciones contendr atributos tales como Alineado horizontal
predeterminado, alineamiento izquierdo, justificado, etc.; si usted est
configurando bordes condicionalmente, la lista mostrar atributos tales
como No lnea, Lnea simple, Lnea punteada, etc.
Usted puede ir ms adelante con este tipo de propiedad. Puede
especificar una lista de condiciones y una propiedad por cada una de
ellas; usted no est limitado a dos o tres condiciones. Por ejemplo, si tiene
un campo numrico en su informe que contiene cifras de ventas de pases
alrededor del mundo, puede especificar el nmero de atributo(s) que
desea aplicar a cada pas. En este caso, sus condiciones van a especificar
que si es del Pas A, aplicar el atributo del Pas A; Pas B, aplicar atributo
del Pas B; Pas C, aplicar atributo del Pas C, y as sucesivamente.
Con ms de una alternativa, use esta clase de frmula:
If Condicin A Then
Red or
If Condicin B Then
Black or
If Condicin C Then
Green
Else
Blue
Use una frmula de condicin If-Then-Else mltiple para esta clase de
formato condicional. Vea Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338.
Formato 231
Valores que no
se ajustan a
ninguna
condicin
Con las propiedades condicionales de activar o desactivar, el valor
cumplir o no la condicin que usted establece. Pero las propiedades de
atributo condicional son diferentes. Puede haber algunos casos donde
los valores no cumplen ninguna de las condiciones.
Por ejemplo, si usted establece:
G todas las cifras de ventas que estn 10% arriba de la cuota,
aparecern en verde, y
G todas las cifras de ventas que estn 10 % abajo la cuota, aparecern
en rojo.
Qu pasar con los valores intermedios que no cumplen ninguna de las
condiciones anteriores? El programa se hace cargo de la situacin
automticamente. Cuando un valor no cumple ninguna de las
condiciones de la frmula, el programa formatea ese valor usando la
configuracin de atributo en el cuadro de dilogo.
En este ejemplo, si la configuracin del cuadro desplegable Color en la ficha
Fuente del Editor de Formato est establecida a Azul para el campo ventas,
todos los valores intermedios aparecern en azul. La configuracin del
cuadro de dilogo no pasa por alto la configuracin de la frmula;
simplemente proporciona un atributo cuando la frmula no lo hace.
Varios ejemplos de MANOS A LA OBRA incluidos, muestran cmo dar
formato condicional a secciones y objetos. En tanto que los temas detallan
necesidades especficas en la elaboracin informes, tambin ilustran
procedimientos bsicos.
MANOS A LA OBRA (Formato absoluto)
Cmo agregar color, sombreado y bordes
Seagate Crystal Reports le permite agregar color, bordes y sombreado a
los campos en su informe para enfatizar datos importantes y crear
informes que tengan una presentacin profesional.
1 Haga clic con el botn derecho en el campo que desea formatear y
elija el comando CAMBIAR BORDE en el men contextual que
aparecer en su pantalla.
232 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Aparece el Editor de Formato.
3 Seleccione el tipo de borde (estilo de lnea), color, ubicacin y color
de fondo que desea y haga clic en Aceptar cuando termine.
Seagate Crystal Reports da formato al campo seleccionado de acuerdo a
sus especificaciones.
Cmo agregar o editar lneas y cuadros
Seagate Crystal Reports le permite agregar lneas y cuadros a su informe
para enfatizar datos importantes y crear informes con una presentacin
profesional.
Adicin de lneas 1 Haga clic en el botn INSERTAR LNEA en la barra de herramientas
suplementaria.
Aparece un cursor con forma de lpiz.
2 Haga clic en la ficha Bordes para
activarla.
2 Usando el
cursor de
lpiz, dibuje
la lnea
donde desee.
Formato 233
Edicin de lneas 1 Haga clic con el botn derecho en la lnea a la que quiere dar formato
y seleccione el comando FORMATEAR LNEA del men contextual.
Aparece el Editor de Formato con la ficha Formatear lnea activa.
Adicin de
cuadros
1 Haga clic en el botn INSERTAR CUADRO en la barra de herramientas
suplementaria.
Aparece un cursor con forma de lpiz.
Seagate Crystal Reports formatea el cuadro seleccionado de acuerdo a sus
especificaciones.
2 Haga los cambios
deseados y haga clic en
Aceptar cuando termine
para regresar a su informe.
2 Usando el
cursor de lpiz,
dibuje el cuadro
donde desee.
234 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Edicin de
cuadros
1 Haga clic con el botn derecho en el cuadro al que quiere dar formato
y seleccione el comando FORMATEAR CUADRO del men contextual.
Aparece el Editor de Formato con la Ficha Formatear cuadro activa.
Seagate Crystal Reports formatea el cuadro seleccionado de acuerdo a sus
especificaciones.
Cmo cambiar mrgenes
1 Elija el comando PREPARAR PGINA del men Archivo.
Aparece el cuadro de dilogo Preparar Pgina.
Todos los mrgenes son calculados desde el borde de la pgina. As, un
margen derecho de 0.25 pulgadas hace que la impresin comience
exactamente a un cuarto de pulgada del borde la pgina.
2 Seleccione el color,
grosor, estilo y/o color
de relleno que desea y
haga clic en Aceptar
cuando termine.
2 Cambie los mrgenes de pgina
predeterminados para que se
ajusten a sus necesidades y haga
clic en Aceptar cuando termine.
Formato 235
Cmo agregar o eliminar espacios en blanco entre lneas
La altura de una seccin en relacin a los objetos que estn en ella afectan
la cantidad de espacio en blanco que aparece entre las lneas de su
informe.
La ficha Diseo en modo libre le permite agregar y eliminar espacio en
blanco de dos maneras:
1. Ajustando el rea en la ficha Diseo utilizando el cursor de ajustar, o
2. Cambiando las opciones en el Asistente de Seccin.
NOTA: Tambin puede hacer clic con el botn derecho del mouse en el
rea sombreada a la izquierda de la seccin y seleccionar AJUSTAR
SECCIN del men contextual que aparece. El programa ajusta
automticamente la seccin para que el borde inferior est parejo con la
lnea base del ltimo objeto en la seccin. Vea Cmo eliminar lneas en
blanco, pgina 223. Eliminacin del espacio en blanco al ajustar.
Para eliminar el espacio en blanco innecesario en una seccin,
simplemente mueva el puntero del mouse sobre la lnea del borde inferior
de la seccin. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar.
Cuando el cursor de ajustar
aparezca arrastre el borde
de seccin para remover el
espacio en blanco extra.
236 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Eliminacin del
espacio en
blanco usando el
Asistente de
Seccin
Si una seccin completa est en blanco (por ejemplo, si usted no est
poniendo nada en la seccin Pie de pgina de su informe), puede eliminar
el espacio en blanco innecesario suprimiendo la seccin en el Asistente de
Seccin.
1 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SECCIN de la barra de
herramientas estndar. Aparece el Asistente de Seccin.
2 Resalte la seccin Pie de pgina en el cuadro de lista Secciones.
3 Active la opcin Suprimir (No traspasar).
4 Haga clic en Aceptar para regresar al informe.
La seccin Pie de pgina no se imprimir en lo sucesivo.
Adicin de
espacio en
blanco al ajustar
Para agregar espacio en blanco extra entre lneas de su informe,
simplemente mueva el puntero del mouse sobre la lnea del borde inferior
de la seccin. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar.
NOTA: Tambin puede agregar espacio en blanco a una seccin haciendo
clic con el botn derecho en el rea sombreada a la izquierda de la
seccin y eligiendo el comando INSERTAR LNEA del men contextual que
aparece. El programa ajusta la seccin automticamente, agregando la
cantidad de espacio necesario para contener una lnea de campos de base
de datos tpicos.
Temas relacionados
Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones, pgina 86
Cmo agregar lneas en blanco condicionalmente, pgina 224
Cuando el cursor de
ajustar aparezca, arrastre
el borde de la seccin para
agregar espacio en blanco.
Su informe se imprimir as...
Formato 237
Cmo establecer la orientacin de pgina y el tamao de papel
Usted puede imprimir su informe usando orientacin vertical u
horizontal y con una variedad de tamaos de papel. Usted especfica
estas opciones utilizando el comando PREPARAR IMPRESORA en el men
Archivo.
1 Elija el comando PREPARAR IMPRESORA del men Archivo.
El cuadro de dilogo Preparar Impresora aparecer en su pantalla.
2 En el cuadro de dilogo Preparar Impresora, active la impresora que
desea utilizar si no est ya activada. Sus opciones de tamao de
papel estn directamente relacionadas a la impresora que ha
seleccionado.
Por ejemplo, el controlador HP LaserJet (PCL) ofrece las opciones de
tamaos de papel carta, oficio, ejecutivo o A4, mientras que el
controlador de impresora PostScript le permite seleccionar desde
carta, oficio, nota, A4, B5, carta pequea y papel pequeo A4.
3 Seleccione la orientacin vertical u horizontal haciendo clic en el
botn de opcin apropiado en el cuadro Orientacin.
4 Seleccione el tamao de papel deseado y su fuente del cuadro
desplegable en el cuadro Papel.
5 Haga clic en Aceptar cuando termine.
NOTA: Los botones Quitar y Quitar todos tambin pueden ser usados para
eliminar frmulas.
238 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
MANOS A LA OBRA (Formato condicional)
Cmo crear un pie de pgina que aparezca en todas las pginas
exceptuando la primera
Usted puede imprimir un pie de pgina en todas las pginas excepto la
primera, dando formato condicional a la seccin usando una propiedad
de activar o desactivar.
1 Coloque el campo que desea mostrar como un pie de pgina en la
seccin Pie de pgina en su informe.
2 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SECCIN de la barra de
herramientas estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Asistente de Seccin.
5 Introduzca la siguiente frmula en el Editor de frmula:
PageNumber = 1
Esta frmula suprime la seccin en la primera pgina pero no en las
otras pginas.
6 Haga clic en el botn GUARDAR y CERRAR.
4 Haga clic en el botn Frmula Condicional a la derecha del
botn Suprimir propiedad para abrir el Editor de Frmulas.
3 Resalte la seccin Pie
de pgina de esta lista.
Formato 239
G Si hay un error en su frmula, el programa mostrar un Error de
Compilador de Frmula detallando su error.
G Si no hay error en su frmula, el programa regresar al Asistente
de Seccin Note que el botn Frmula ha cambiado. Esto indica
que la frmula ha sido establecida para esa propiedad.
Busque en Errores de Compilador de Frmula en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports.
7 Haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas
estndar para ver su informe para asegurarse que el pie de pgina
aparece en todas las pginas exceptuando la primera.
NOTA: Si tiene un pie de pgina de varias lneas y ha puesto las lneas en
diferentes secciones Pie de pgina, necesitar suprimir condicionalmente
cada una de esas secciones utilizando la frmula de arriba.
NOTA: Para crear un encabezado de pgina que aparezca en todas las
pginas excepto la primera, coloque la informacin del encabezado en la
seccin Encabezado de Pgina y despus suprima condicionalmente esa
seccin utilizando la misma frmula que us para suprimir la seccin Pie
de pgina.
Cmo dar formato condicional a campos usando el Asistente de
Resalte
NOTA: Solamente puede resaltar campos de modena y nmeros.
1 Haga clic con el botn derecho en el campo de moneda o nmeros
que usted quiere formatear y elija el ASISTENTE DE RESALTE en el
men contextual o seleccione el marco que desea resaltar y haga clic
en el botn RESALTAR en la barra de Formato.
240 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El Asistente de Resalte aparece en la pantalla.
3 Para especificar cambios de formato, establezca el Color de fuente,
Fondo y Borde usando las listas desplegables apropiadas en la seccin
Editor de elemento del cuadro de dilogo.
4 Aplique nuevas frmulas cuando necesite. Use los botones de flecha
Prioridad para especificar la prioridad de cada frmula. Haga clic en
Aceptar y regresar a su informe.
Cmo usar el Asistente de Resalte
Seagate Crystal Reports incluye un poderoso Asistente de Resalte que le
permite aplicar formatos condicionales eficientemente a campos de
moneda y nmericos.El Asistente de Resalte se usa ms comnmente
para resaltar valores de campo que de alguna manera se distinguen de
otros valores en el informe. Por ejemplo, si usted quisiera resaltar el
campo {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} en rojo cada vez que las
ventas son mayores de $25,000, usted pudiera especificar en el Asistente
de Resalte que, si el valor es mayor de $25,000, un color de fondo rojo sea
aplicado a ese campo. Tambin puede usar el cuadro de dilogo para
establecer el color de fuente condicional y el estilo del borde.
2 Seleccione una forma de comparacin dentro de elcuadro
delista desplegable dentro y escriba un valor nmerico en el
caudro de texto adyadecente.
Formato 241
NOTA: Considere el Asistente de Resalte como una alternativa al editor
de frmulas. El Asistente de Resalte esencialmente ejecuta la siguiente
ecuacin: Si la Condicin es Verdadera, Entonces Aplicar estas
especificaciones de formato. En este caso, el cuadro de dilogo est
dividido en dos secciones, la Seccin de lista de elementos (donde
aparece la frmula) y el Editor de elemento (donde usted puede
establecer la frmula). El Editor de elemento incluye una Vista de muestra
para demostrar las especificaciones de formato llevadas a cabo.
Note tambin estos beneficios adicionales:
G El Asistente de Resalte adems se puede usar en campos
numricos o de moneda de tablas cruzadas.
G Igualmente puede deshacer resaltes.
Establecimiento
de las
prioridades de
resalte
Los botones de Prioridad en la seccin Lista de elementos del Asistente de
Resalte hacen posible establecer las prioridades de sus frmulas. Esto es
til cuando usted tiene dos o ms frmulas cuyos resultados pueden
entrar en conflicto en algunas situaciones.
Por ejemplo, suponga que est resaltando el campo Precio por Unidad en
el informe. Ahora le asigna a este campo una frmula de resalte que
convierte el fondo en amarillo cuando el precio de unidad es mayor que
$100. Entonces imagine, que en este mismo informe usted ha creado otra
frmula de resalte la cual pone el fondo de color rojo cuando un precio de
unidad es mayor que $200. Tomando en cuenta que 100 es un
subconjunto de 200, podran haber campos de Precio por Unidad con
fondos amarillos, cuando en realidad esos campos deberan tener fondos
rojos. En otras palabras, un precio de unidad de $300 podra recibir un
fondo rojo o un fondo amarillo, dependiendo de a cual frmula se ha
asignado prioridad.
Para establecer la prioridad de una frmula:
1 Seleccione la frmula.
2 Use los botones de Prioridad Subir y Bajar para mover la frmula
seleccionada a una posicin arriba o abajo de la(s) frmula(s) con
conflictos.
NOTA: Una frmula tiene prioridad sobre otra cuando su posicin es ms
alta en la seccin Lista de elementos.
3 Haga clic en Aceptar.
4 Actualice el informe (o haga clic en la ficha Vista previa) para ver los
cambios de resalte.
NOTA: Los botones Quitar y Quitar Todo tambin se pueden usar para
eliminar frmulas.
242 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Seleccin de Registros y Grupos 243
11 Seleccin de Registros y Grupos
Lo que usted encontrar en este captulo...
Seleccin de Registros, pgina 244
Seleccin de grupos, pgina 248
Plantillas de frmulas de seleccin de registros, pgina 250
MANOS A LA OBRA (Seleccin de registros y grupos), pgina 256
244 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Seleccin de Registros
Especificacin
de registros o
grupos para ser
incluidos
Cuando selecciona un campo para que aparezca en su informe, los
valores de los campos de cada registro en la(s) tabla(s) activa se imprimen
automticamente. En algunas ocasiones, es posible que no desee incluir
todos los valores, sino slo un subconjunto de ellos. Por ejemplo, quizs
quiera:
G incluir registros para un solo grupo especfico de clientes,
G incluir registros para un rango especfico de nmeros de cuenta
dentro del total de registros en la base de datos, o
G incluir aquellos valores que se encuentren dentro de un rango
especfico de fechas.
Usted puede seleccionar registros en una de dos maneras:
1. usando el Asistente de Seleccin, o
2. usando el Editor de Frmulas.
Configuracin
de la seleccin
de registros
USO DEL ASISTENTE DE SELECCION
Seagate Crystal Reports incluye un sofisticado lenguaje de frmula que
usted puede usar para especificar prcticamente cualquier tipo de
seleccin de registros que desee. Sin embargo, es posible que en muchas
ocasiones no necesite la flexibilidad en la seleccin de registros que el
lenguaje de frmula le proporciona. El Asistente de Seleccin fue
diseado para estas ocasiones.
NOTA: Puede usar el Asistente de Seleccin para configurar las
solicitudes de seleccin de registros y seleccin de grupos. Cuando
selecciona ya sea un nombre de grupo o un campo de resumen, el
programa sabe que el criterio de seleccin que usted instal es para una
seleccin de grupos. En todos los dems casos, el programa sabe que est
configurando una seleccin de registros.
El Asistente de Seleccin hace fcil la especificacin de registros que
usted quiere incluir en su informe. Simplemente debe seleccionar el
campo en el que desea basar su seleccin y luego establecer el criterio de
seleccin. Si quiere establecer un criterio adicional para un campo
seleccionado o si quiere basar la seleccin de registros en campos
adicionales, el Asistente de Seleccin le proporciona las herramientas que
necesita para hacerlo. Vea Cmo configurar la seleccin de registros usando el
Asistente de Seleccin, pgina 256 y busque Asistente de Seleccin en la
Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Seleccin de Registros y Grupos 245
Usando el Asistente usted puede configurar solicitudes de seleccin de
registros sencillas:
G clientes de Arizona,
G rdenes en el primer trimestre, o
G ventas superiores a los $10,000.
Tambin, puede usarlo para configurar solicitudes muy sofisticadas:
G clientes cuyos nombres comienzan con "A", "M", o "S", o
G clientes de California o Florida que hayan ordenado productos en
el mes de julio.
Todas stas son solicitudes de rango limitado. Una o ms constantes
definen el rango. El programa compara el valor del campo en cada
registro con las constantes y rechaza los registros con valores fuera del
rango. Por lo tanto el informe est limitado a los valores que se
encuentren dentro de ese rango. El Asistente de Seleccin proporciona
solicitudes como stas con facilidad.
NOTA: Si quiere crear una solicitud de rango limitado basado en parte de
un valor de campo, usted est limitado a lo que puede hacer en el
Asistente de Seleccin.
Usted puede configurar todos estos tipos de solicitudes de seleccin de
registros sin ningn conocimiento previo del lenguaje de frmula.
NOTA: Usted puede usar el lenguaje de frmula dentro del Asistente de
Seleccin si lo desea, pero esto se aparta de su propsito principal, el cual
es crear sofisticadas solicitudes de seleccin de registros usando un
proceso sencillo consistente en elegir y hacer clic.
USO DEL LENGUAJE DE FORMULA
Si quiere crear una frmula de seleccin utilizando el lenguaje de
frmula, puede ir directamente al Editor de Frmulas de Seleccin
apropiado usando el comando EDITAR FRMULA DE SELECCIN en el men
Informes. elija cualquiera de los comandos REGISTRO o GRUPO del
submen cuando ste aparezca.
Cuando usted est en el Editor de Seleccin de Frmulas, puede construir
su solicitud de seleccin de registros usando campos, funciones, operadores
y otras frmulas. Su nica restriccin es que la frmula resultante debe ser
booleana, sto es, debe regresar un valor Verdadero o Falso.
246 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Temas relacionados
Para obtener instrucciones completas sobre cmo crear frmulas, vea
Frmulas para Principiantes, pgina 311.
Para obtener ms informacin acerca de plantillas de seleccin de
registros y grupos, vea Plantillas de frmulas de seleccin de registros, pgina
250 y Cmo usar plantillas de seleccin de registros o grupos, pgina 259.
Busque el tema Plantillas de Seleccin de Registros/Grupos en la Ayuda en
lnea de Seagate Crystal Reports.
COMO DETERMINAR QUE CAMPO(S) USAR
Cuando selecciona registros, est basando su informe slo en aquellos
registros que cumplen con ciertas condiciones que usted establece. Usted
basa esas condiciones en el tipo de informacin que desea en su informe
final.
Asuma, por ejemplo, que quiere un informe que nicamente muestre los
datos de California. Su tarea es encontrar la mejor manera de identificar
aquellos registros que provienen de California.
G Si la tabla que est usando para hacer su informe contiene un
campo de Estado o de Regin, usted puede especificar en la
solicitud que el programa utilice slo esos registros donde el valor
en el campo de Estado es igual a California (Regin es igual a CA).
Esta es indudablemente la manera ms fcil.
G Si la tabla no contiene un campo de Estado y todava quiere hacer
su informe basado slo en los datos de California, pueden haber
otras formas de hacerlo. Es posible identificar esos datos de otra
manera.
Si la tabla contiene un campo de Cdigo Postal, puede basar su
seleccin de registro en el rango de cdigos postales que se usa
para California (Cdigo Postal entre n y N), o
Si la tabla contiene un campo de Prefijos de Larga Distancia,
puede basar su seleccin de registros en los Prefijos de Larga
Distancia de California (un Prefijo de Larga Distancia es uno
de x, y, . . . z).
NOTA: Si el Prefijo de Larga Distancia se encuentra en el campo de
nmeros de telefnicos, no le ser posible hacer una seleccin de
registros en el Asistente de Seleccin basado en el Prefijo de Larga
Distancia. Tendr que crear una frmula seleccin de registros usando las
frmulas del lenguaje para extraer el Prefijo de Larga Distancia del
nmero telefnico y despus hacer la seleccin de registros basada en
sto. Vea Subndice en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Seleccin de Registros y Grupos 247
Claramente, usted no est sujeto a ningn mtodo especfico de seleccin
de registros. Sin embargo, debe tener cuidado cuando configura su
criterio de seleccin. Para detalles de algunas de las cosas que debe
considerar. Vea Sugerencias acerca de seleccin, pgina 253.
NOTA: Como regla general, si puede basar su seleccin de registros en
un nmero de campos (como en nuestro ejemplo), seleccione un campo
indexado en lugar de un campo que no sea indexado. Vea Tablas
indexadas, pgina 550.
Interaccin del
Asistente de
Seleccin y el
Editor de
Frmulas de
Seleccin
El Asistente de Seleccin y el Editor de Frmulas de Seleccin son
interactivos. Esto es que, el criterio de seleccin de registro que usted
introduce en el Asistente de Seleccin automticamente genera una
frmula de seleccin de registros que puede revisar y modificar usando
el botn Mostrar frmula en el Asistente de Seleccin o en el Editor de
Frmulas de Seleccin de Registros. De la misma manera, las frmulas de
seleccin de registros y modificaciones a las frmulas ya existentes,
actualizan automticamente el criterio de seleccin en el Asistente de
Seleccin.
Debido a esta interactividad, usted puede usar las dos dispositivos en
conjunto como un informe para aprender el lenguaje de frmulas. Haga
esto:
1 Establezca su criterio de seleccin usando el Asistente de Seleccin.
2 Haga clic en el botn Mostrar frmula y el Asistente de Seleccin se
expande para que usted pueda revisar la frmula que el programa
gener basado en su criterio.
3 Haga clic en el botn Ocultar frmula cuando haya terminado su
revisin.
4 Cambie su frmula de seleccin usando el Asistente de Seleccin.
5 Revise la frmula actualizada haciendo clic en el botn Mostrar
frmula una vez ms.
6 Cuando vaya ganando confianza y quiera hacer cambios usando el
lenguaje de frmulas, haga clic en el botn Editor de frmulas en el
Asistente de Seleccin expandido y haga los cambios a la frmula
utilizando todas las herramientas en el Editor de Frmulas de
Seleccin de Registros.
7 Revise los resultados de esos cambios en el Asistente de Seleccin.
Seleccione cada uno de los campos usado en la frmula de seleccin
de registros y vea cmo el programa traduce su frmula en un
criterio de seleccin del Asistente.
248 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Los componentes de la frmula de Seleccin que no encajen en
ninguno de los criterios establecidos en el Asistente de Seleccin no sern
traducidos. Por ejemplo, si parte de su frmula de seleccin de registros
extrae los ltimos cuatro caracteres en el nmero de un cliente, la
seleccin del cdigo de la frmula que hace esta extraccin no ser
convertido a criterio de seleccin del Asistente de Seleccin. Esto es por
que no existe la facilidad en el Asistente de Seleccin de hacer tal
extraccin con slo apuntar y hacer clic.
Seleccin de grupos
Cuando usted agrupa o hace un resumen de datos, todos los grupos en su
informe se incluyen automticamente. Sin embargo, habr ocasiones en
que no quiera incluir todos los grupos. Por ejemplo:
G Quizs slo quiera incluir aquellos grupos que tengan ciertos
nombres de grupos o cuyos valores resumidos cumplan ciertas
condiciones.
G Quizs slo quiera ver los grupos con los valores resumidos ms
altos o con los ms bajos.
Usted puede seleccionar los grupos que aparecen en su informe en
maneras diferentes.
Puede hacer algunos tipos de seleccin usando ya sea una frmula de
seleccin de registros o una frmula de seleccin de grupos. Por ejemplo:
G Si tiene una lista de correspondencia agrupada por regin y su
frmula de seleccin de registros especifica nicamente a los
clientes de California ({cliente .REGION} = "CA"), su informe
tendr un solo grupo: California.
G Si tiene una frmula de seleccin de grupos que especifica
nicamente los grupos con el nombre de grupo "CA" (Nombre de
Grupo ({cliente.REGION}) ="CA") y no tiene frmulas de seleccin
de registros, obtendr un informe idntico, asumiendo que la
condicin de California era la nica prueba de seleccin en ambas
situaciones. Sin embargo, cuando se usa el mtodo de seleccin de
grupos, sto puede llevar ms tiempo para terminar el informe.
Asistente de
Seleccin
Usted puede seleccionar grupos de registros usando el Asistente de
Seleccin de la misma manera que puede seleccionar registros
individuales.
Cuando establece criterios de seleccin de grupos, lo hace en base a
campos de nombre de grupo o campos resumidos, en vez hacerlo en base
a campos estndares.
Seleccin de Registros y Grupos 249
G Si simplemente ha agrupado sus datos pero no los ha resumido,
slo puede configurar la seleccin de grupos basado en el campo
de nombre de grupo. Por ejemplo si quiere seleccionar solamente
los grupos de la Regin de Massachussets:
Nombre de Grupo ({Cliente.REGION}) = a MA
G Si ha resumido sus datos, puede configurar la seleccin de grupos
basado ya sea en el campo de nombre de grupo o en el campo de
resumen. Por ejemplo:
Sum ({Cliente.VENTAS DEL AO PASADO},
{Cliente.REGION}) > 10000
NOTA: Puede usar el Asistente de Seleccin para configurar solicitudes
de seleccin de grupos y seleccin de registros. Cuando selecciona ya sea
el nombre de grupo o un campo de resumen, el programa sabe que el
criterio de seleccin que usted configur era para la seleccin de grupos.
En todos los dems casos, el programa sabe que usted est configurando
una seleccin de registros.
Lenguaje de
frmulas
Usted puede seleccionar grupos utilizando el lenguaje de frmulas. Para
hacer esto usted activa el Editor de Frmulas de Seleccin de Grupos
mediante el comando GRUPO del men Informe|Editar Frmula de
Seleccin.
Cuando est en el Editor de Frmulas puede construir su solicitud de
seleccin de grupos usando campos de grupo, campos de nombre de
grupo y otras frmulas. Al igual que con las frmulas de seleccin de
registros, la nica restriccin es que la frmula que genere debe ser
booleana, esto es, debe retornar a un valor falso o verdadero. Vea
Frmulas para Principiantes, pgina 311.
N Superiores En algunas ocasiones, quizs quiera mostrar slo el grupo superior o
inferior en un informe: las lneas de produccin ms rpidamente
vendidas, las regiones de venta menos productivas, los estados que
generan ms pedidos, etc. Debido a que este tipo de seleccin de grupo es
tan popular el programa incluye el Asistente de N Superiores/
Ordenamiento de Grupo para configurarlo fcilmente.
Usted tiene acceso al Asistente de N Superiores/Ordenamiento de Grupo
haciendo clic en el botn ASISTENTE DE N SUPERIORES de la barra de
herramientas suplementaria. A travs de este Asistente de Seleccin,
usted establece si quiere presentar el grupo de los N Superiores o los N
Inferiores, y despus especifica qu nmero es N.
250 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Por ejemplo:
G si quiere hacer un informe de las tres lneas de productos mas
rpidamente vendidas, seleccione N Superiores en el Asistente de
N Superiores y establezca que N sea igual a tres, o
G si quiere hacer un informe de las cinco regiones de venta menos
productivas, seleccione N Inferiores en el Asistente de N
Superiores y establezca que N sea igual a cinco.
El programa mostrar estos grupos de acuerdo a sus especificaciones.
Sin embargo, hay otra consideracin con la seleccin de grupos N
Superiores y es, qu hacer con todos los registros de otros grupos que no
concuerden con los criterios de N Superiores o N Inferiores que usted
establezca. Aqu necesita decidir si desea eliminar por completo esos
registros de su informe, o ponerlos juntos en un solo grupo con el nombre
que usted designe. El programa le permite hacer ambas cosas. Vea Cmo
seleccionar los grupos N Superiores o N Inferiores, pgina 260.
Plantillas de frmulas de seleccin de registros
Plantillas de
frmulas
Los siguientes ejemplos de frmulas pueden ser usados como plantillas
para ayudarle a crear sus propias frmulas de seleccin, utilizando el
Editor de Frmulas de Seleccin de Registros. Los ejemplos ilustran
diferentes tipos de selecciones que usted puede hacer, aunque no
necesariamente la mejor opcin desde el punto de vista de rendimiento.
Para identificar la mejor forma de configurar su seleccin de registros,
vea Sugerencias acerca de seleccin, pgina 253.
NOTA: Todas estas frmulas estn disponibles en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports, por lo que puede copiarlas directamente en el
Editor de Frmulas de Seleccin. Busque Plantlillas de frmula de seleccin
de registros en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Plantillas de
seleccin de
registros
PARA SELECCIONAR REGISTROS UTILIZANDO CADENAS DE
CARACTERES
"C" in {archivo.CAMPO}[1]
Selecciona aquellos registros en los cuales, el valor en el campo
{archivo.CAMPO} comienza con el carcter "C" (incluye valores como
CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co., excluye valores como Bobs
Bikes Ltd., y Feel Great Bikes, Inc.).
Seleccin de Registros y Grupos 251
no ("C" in {archivo.CAMPO}[1])
Selecciona aquellos registros en los cuales, el valor en el campo
{archivo.CAMPO} no comienza con el carcter "C" (incluye valores
como Bobs Bikes Ltd., and Feel Great Bikes, Inc., excluye valores
como CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co.).
"999" in {archivo.CAMPO}[3 to 5]
Selecciona aquellos registros en los cuales, del tercero al quinto
dgito del campo {archivo.CAMPO} es igual a"999"(incluye valores
como 10999, 70999, y 00999, excluye valores como 99901 y 19990).
"Cycle" in {archivo.CAMPO}
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo
{archivo.CAMPO} contiene la cadena "Cycle" (incluye valores como
CyclePath Corp. y CycleSporin, Inc., excluye valores como Cyclists
Trail Co. y Feel Great Bikes, Inc.).
PARA SELECCIONAR REGISTROS UTILIZANDO NUMEROS
Valor sencillo
{archivo.CAMPO} > 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo
{archivo.CAMPO} mayor que 99999.
{archivo.CAMPO} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo
{archivo.CAMPO} menor que 99999.
Rango de valores
{archivo.CAMPO} > 11111 and {archivo.CAMPO} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo
{archivo.CAMPO} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ni 11111
ni 99999 estn incluidos en ese rango de valores).
{archivo.CAMPO} >= 11111 and {archivo.CAMPO} <=
99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo
{archivo.CAMPO} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ambos
11111 y 99999 estn incluidos en el rango de valores).
252 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
PARA SELECCIONAR REGISTROS UTILIZANDO FECHAS
Todas las funciones de Da, Mes y Ao pueden ser empleadas en
ejemplos como los siguientes:
Year ({archivo.FECHA}) < 1996
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo
{archivo.FECHA} es anterior a 1996.
Year ({archivo.FECHA}) >1992 and year
({archivo.FECHA}) < 1996
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo
{archivo.FECHA} se encuentra entre 1992 y 1996 (no se incluyen ni
1992 ni 1996).
Year({archivo.FECHA}) >=1992 and
year({archivo.FECHA}) <= 1996
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo
{archivo.FECHA} se ubica entre 1992 y 1996 (incluyendo 1992 y
1996).
Month({archivo.FECHA}) in 1 to 4
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el
campo {archivo.FECHA} es uno de los primeros 4 meses del ao
(incluye enero, febrero, marzo, y abril).
Month({archivo.FECHA}) in [1,4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el
campo {archivo.FECHA} es el primero o el cuarto mes del ao
(incluye enero y abril, excluye febrero y marzo).
PARA SELECCIONAR REGISTROS UTILIZANDO RANGOS DE
FECHA PREDETERMINADOS
Usted puede predeterminar los rangos para crear frmulas de seleccin
semejantes a las siguientes:
{archivo.FECHA} in LastFullMonth
Selecciona aquellos registros donde la fecha encontrada en el campo
{archivo.FECHA} esta dentro del ltimo mes completo. (Si est en el
mes de mayo, selecciona todos los registros con la fecha de abril).
no({archivo.FECHA})in LastFullMonth
Selecciona todos los registros, excepto aquellos en que la fecha
encontrada en el campo {archivo.FECHA} est dentro del ltimo mes
completo. (Si el mes es mayo, selecciona todos los registros, excepto
aquellos en que la fecha es abril).
Seleccin de Registros y Grupos 253
{archivo.FECHA} < Today
Selecciona todos los registros en los cuales la fecha encontrada en el
campo {archivo.FECHA} est antes de la fecha de hoy.
PARA SELECCIONAR REGISTROS USANDO COMBINACIONES
DE CARACTERES FECHA/NUMERO
Estas frmulas simplemente "mezclan y combinan" frmulas de las
categoras antes mencionadas.
"C" in {archivo.CAMPO}[1] and Month{archivo.FECHA}
in [1, 4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo
{archivo.CAMPO} comienza con "C", y el mes es enero o abril. Por
ejemplo, si usted usa este tipo de frmula con una base de datos de
pedidos, puede estar pidiendo un informe que muestre todos los
clientes cuyos nombres comiencen con "C" y hayan ordenado algo en
enero o en abril.
"AOK" in {archivo.HISTORIA}[3 a 5] and
{archivo.CREDITO} >= 5000
Selecciona aquellos registros en los cuales el campo
{archivo.HISTORIA} muestra los caracteres "AOK" como el 3, 4 y 5 y
el campo {archivo.CREDITO} (el monto de crdito disponible) es de
por lo menos 5000.
Puede usar estas plantillas como estn (con sus propios datos), o
combinarlas para crear frmulas complejas, o puede utilizar los
principios ilustrados aqu, adems de los temas de Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports para funciones y operadores, para crear frmulas
de seleccin poderosas. Busque funciones y operadores por nombre en la
Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Sugerencias
acerca de
seleccin
Hay varios puntos relacionados con el rendimiento que debera
considerar cuando est configurando sus solicitudes de seleccin:
G La seleccin de registros ser ms rpida si est basada en campos
indexados en lugar de campos no indexados. Vea Tablas indexadas,
pgina 550.
G Si ha basado la seleccin de registros en campos indexados,
asegrese de que la opcin Usar indices o servidor para mayor rapidez
est activado en el cuadro de dilogo Opciones del Informe.
Busque Cuadro de dilogo Opciones del Informe en la Ayuda en
lnea de Seagate Crystal Reports.
254 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
G Evite, en lo posible, hacer selecciones de registros basados en
campos de frmula, porque disminuir la efectividad de sus
informes. Por ejemplo, asuma que tiene en su informe un campo
de frmula (@PrecioTotal) que le da el precio multiplicado por las
unidades de una lnea de artculos (Cantidad * Precio). Si basa su
criterio de seleccin en esa frmula (@PrecioTotal > 1000, por
ejemplo), el servidor SQL no entender la frmula y el programa
no pasar el criterio de seleccin al servidor. En vez de sto
recuperar todos los registros del servidor y despues aplicar el
criterio de seleccin de registros en la mquina de cliente. Esto
podra paralizar los recursos de la red de trabajo y demorar el
proceso considerablemente.
G Trate de evitar rangos subindexados como:
{archivo.CAMPO}[1 to 5]
El programa analiza frmulas de seleccin y convierte todo lo que
puede a SQL para que la mayor parte del trabajo sea descargado al
servidor SQL. Debido a que no hay equivalentes SQL para rangos
subindexados, el pase SQL no ocurrir. Slo se puede hacer
subindexacin del primer carcter, pero no la subindexacin de
caracteres mltiples. Busque Subndice en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports.
G Cuando utiliza fuentes de datos SQL/ODBC, si no est seguro que
la seleccin de registros est pasando a SQL o no, verifquelo
mediante el comando MOSTRAR CONSULTA SQL del men Base de
Datos. Si la consulta SQL no tiene un enunciado WHERE o si el
anunciado WHERE no menciona todos los campos con los que
usted est tratando en su seleccin de registros, entonces
necesitar componer la frmula una vez ms ya que la traduccin
no se efectu correctamente.
Asegrese de que est conectado a su fuente de datos antes de
elegir el comando MOSTRAR CONSULTA SQL del men Base de
Datos.
La sintaxis de SQL cambiar con diferentes controladores
(ODBC o SQL) pero la mayora sigue el modelo Oracle SQL
como una gua. Considere el hecho de que su controlador
puede usar una sintaxis ligeramente distinta. Este es tambin
el caso de bases de datos que no son SQL.
G No haga ningn tipo de conversin de datos en la frmula de
seleccin de registros (por ejemplo, convertir un nmero a una
cadena usando funcin ToText). Tales conversiones no pueden ser
traducidas a SQL por lo que no habr ningn pase atravs de SQL.
Vea ToText en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Seleccin de Registros y Grupos 255
Seleccin de
registros con una
frmula de
seleccin de
grupos
Si necesita hacer una seleccin de registros en campos indexados y no
indexados, puede configurar su seleccin de registros en dos pasos para
maximizar su rendimiento. Esto lo hace creando una frmula de seleccin
de registros y una frmula de seleccin de grupos, y despus usando
ambas para seleccionar registros.
El Editor de Frmulas de Seleccin de Grupos tiene la misma
funcionalidad del Editor de Frmula de Seleccin de Registros. Aunque
es empleado principalmente para configurar la seleccin de grupos,
tambin puede ser aplicado a la seleccin de registros.
Aunque los dos Editores son fundamentalmente iguales y las frmulas
que producen se ven iguales, cada uno produce frmulas que son
evaluadas en tiempos diferentes.
G Las frmulas del Editor de Frmulas de Seleccin de Registros son
evaluadas conforme el programa lee los registros.
G Las frmulas del Editor de Frmulas de Seleccin de Grupos son
evaluadas en el momento en que el programa est imprimiendo
los registros. En ese momento, los nicos registros que se guardan
con el informe son aquellos que pasaron los criterios de seleccin
de registros.
Utilizando esta funcionalidad, usted puede establecer seleccin de
registros basada exclusivamente en:
G campos indexados en una frmula de seleccin de registro.
G campos no indexados en una frmula de seleccin de registro.
Como el programa ejecuta la seleccin de registros cuando lee registros y
ejecuta la seleccin de grupos cuando imprime registros, ocurren los
siguientes eventos:
G La frmula de seleccin de registros en los campos indexados
retorna rpidamente un subconjunto de datos de su base de datos.
Para este ejemplo, digamos que retorna 5,000 registros de 100,000
y los guarda en la memoria temporal.
G La frmula de seleccin de grupos desempea la seleccin de
registros, pero slo en el subconjunto de registros de datos (5,000)
que son guardados con el informe.
Usted efecta la misma seleccin de registros, pero lo puede hacer de una
manera ms eficiente. Con bases de datos realmente grandes esta tcnica
puede ahorrarle mucho tiempo de procesamiento.
256 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Temas relacionados
Frmulas para Principiantes, pgina 311
Frmulas Avanzadas, pgina 337
Busque Funciones y Operadores y Variables en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
MANOS A LA OBRA (Seleccin de registros y grupos)
Cmo configurar la seleccin de registros usando el Asistente de
Seleccin
Cuando trabaja con el Asistente de Seleccin, usted elige el campo al que
quiere aplicar las condiciones de seleccin y despus especifica las
condiciones.
1 Haga clic en el campo donde quiere basar la seleccin de registros,
con el botn derecho del mouse, y elija ASISTENTE DE SELECCIN en el
men contextual, o seleccione el campo y haga clic en el botn
ASISTENTE DE SELECCIN en la barra de herramientas estndar.
El programa abre el Asistente de Seleccin, listo para que usted
establezca las condiciones del campo resaltado.
NOTA: Si hace clic en el botn ASISTENTE DE SELECCIN antes de primero
seleccionar un campo en su informe, entonces aparecer el cuadro de
dilogo Seleccionar campo. Seleccione el campo donde usted desea basar la
seleccin de registros (es preferible un campo indexado, vea Tablas
indexadas, pgina 550) y haga clic en Aceptar. El Asistente de Seleccin
aparece. Vea Sugerencias acerca de seleccin, pgina 253 y busque cuadro de
dilogo Seleccionar Campo en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Seleccin de Registros y Grupos 257
4 Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.
Se generar una frmula de seleccin basada en sus especificaciones que
limitar el informe a los registros que usted haya especificado.
NOTA: Para ver o editar la frmula de seleccin, haga clic en el botn
Mostrar frmula. El Asistente de Seleccin se expande para mostrar la
frmula. Si quiere usar las herramientas en el Editor de Frmulas para
modificar la frmula, haga clic en el botn Editor de Frmulas. La frmula
aparecer en el Editor de Frmulas.
Cmo configurar la seleccin de grupos usando el Asistente de
Seleccin
Cuando trabaja con el Asistente de Seleccin, usted selecciona el campo
de resumen al que quiere aplicar las condiciones de seleccin y luego
especifica las condiciones.
1 Haga clic con el botn derecho en el campo de resumen donde quiere
basar la seleccin de grupo y elija el ASISTENTE DE SELECCIN en el
men contextual que aparece, o seleccione el campo y haga clic en el
botn ASISTENTE DE SELECCIN en la barra de herramientas estndar.
El Asistente de Seleccin se abre, listo para que usted establezca las
condiciones del campo de grupo resaltado.
NOTA: Si hace clic en el botn del ASISTENTE DE SELECCIN sin primero
seleccionar un campo de resumen en su informe, el cuadro de dilogo
Seleccionar Campo aparece. Seleccione el campo de resumen en el cual
desea basar la seleccin de grupo (preferiblemente un campo indexado,
vea Tablas indexadas, pgina 550) y haga clic en Aceptar. El Asistente de
Seleccin aparece en su pantalla. Busque cuadro de dilogo Seleccionar
Campo en la Ayuda en lnea deSeagate Crystal Reports.
3 Use los cuadros
desplegables para introducir
su criterio de seleccin para
el campo indicado.
2 Si usted quiere basar su seleccin de registros en ms de un campo, clic en
la ficha Nuevo y elija su siguiente campo del cuadro de dilogo Elegir Campo.
258 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Los campos resumidos identifican la ubicacin del valor
resumido, el campo que activa un agrupamiento cuando su valor cambia,
el tipo de resumen y el campo siendo resumido; y se ven similares a lo
siguiente en el cuadro de dilogo Seleccionar Campo:
Pie de pgina #1: Cliente.Regin
Sum of Ventas del Ao Pasado
Si usted no ha visto el informe en la vista previa o no ha actualizado
los datos, no habr datos guardados con el informe. Sin los datos, el
programa no puede calcular los valores de grupo, por lo tanto cuando
haga clic en la flecha en el cuadro desplegable derecho no aparecer
ningn valor. En este caso, tendr que escribir los valores que quiere.
Si quiere trabajar con valores reales, necesitar revisar su informe
primero. Esto calcular los valores resumidos actuales con los que
usted podr trabajar.
4 Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar en el Asistente de
Seleccin para regresar a su informe.
Cmo crear una frmula de seleccin de registros o de grupos
NOTA: A fin de crear una frmula de seleccin, necesita tener algn
conocimiento sobre el lenguaje de frmulas y del uso de los Editores de
Frmulas. Para una explicacin completa de estas herramientas, vea
Frmulas para Principiantes, pgina 311 y Frmulas Avanzadas, pgina 337.
1 Seleccione el comando EDITAR FRMULA DE SELECCIN del men
Informe.
3 Use los cuadros desplegables para introducir su criterio
de seleccin para el campo indicado.
2 Si usted quiere basar un relacin en ms de un campo,
haga clic en la ficha Nuevo y elija su prximo campo del
cuadro de dilogo Elegir Campo.
Seleccin de Registros y Grupos 259
Un submen aparece.
3 Introduzca su frmula de seleccin en el cuadro Texto de frmula
como lo hara con cualquier otra frmula. Sin embargo, ya que sta es
una frmula de seleccin, debe ser booleana (retornar un valor ya sea
Falso o Verdadero).
4 Haga clic en GUARDAR Y CERRAR cuando termine.
5 Si el Editor de Frmulas reporta errores, depure la frmula segn sea
necesario y haga clic en GUARDAR Y CERRAR una vez ms. Vea Cmo
depurar una frmula, pgina 360.
Ahora, cuando el programa ejecute el informe ste incluir slo aquellos
registros o grupos de registros que usted especifique. Vea Cmo establecer
la seleccin de registros usando campos de parmetro, pgina 386.
Cmo usar plantillas de seleccin de registros o grupos
1 Seleccione la plantilla que desea utilizar. Puede hacer esto en una de
dos formas:
G Revise la lista en Plantillas de frmulas de seleccin de registros, pgina
250, y escriba la frmula de inters, o
G Encuentre el tema Plantillas de seleccin de registro o Grupo en la
Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports y copie las frmulas de
inters en el Portapapeles.
2 Seleccione el comando EDITAR FRMULA DE SELECCIN del men
Informe.
2 Elija Registro si quiere crear una frmula de
seleccin de registros. El Editor de Frmulas de
Seleccin de Registros aparecer en su pantalla.
Elija Grupo si quiere crear una frmula de
seleccin de grupos. El Editor de Frmulas de
Seleccin de Grupo aparecer en su pantalla.
260 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Un submen aparecera en su pantalla.
4 En el cuadro Texto de frmula, escriba la frmula que escribi en el
paso 1 o pguelo desde el Portapapeles.
5 Reemplace los valores (campos, texto, etc.) en la frmula con los
valores que usted desea. Por ejemplo, si la frmula de ejemplo es:
{archivo.CAMPO} > 99999
y usted desea limitar el informe a los registros que tienen un valor en
el campo {Detalle de Pedidos.CANTIDAD} mayor que 25,
simplemente reemplace los valores existentes por los valores que
usted quiere, de manera que su frmula de seleccin se lea:
{Detalle de Pedidos.CANTIDAD} > 25
6 Cuando termine, haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR para salir
del Editor de Frmula de Seleccin, o haga clic en el botn
ACTUALIZAR en la barra de herramientas estndar y podr ver los
resultados en vista previa.
Cmo seleccionar los grupos N Superiores o N Inferiores
NOTA: El informe debe contener un valor resumido para poder realizar
la seleccin de N Superiores y N Inferiores.
Para seleccionar los grupos N Superiores o N Inferiores:
G elija si desea mostrar los grupos superiores o inferiores,
G especifique cuntos grupos quiere mostrar, y
G dgale al programa que hacer con los registros que no estn en los
grupos seleccionados.
3 Elija Registro si quiere crear una frmula de
seleccin de registros. El Editor de Frmulas de
Seleccin de Registros aparecer en su pantalla.
Elija Grupo si quiere crear una frmula de
seleccin de grupos. El Editor de Frmulas de
Seleccin de Grupo aparecer en su pantalla.
Seleccin de Registros y Grupos 261
1 Haga el informe y resuma los datos como lo desee. Cuando resume
los datos, el programa divide los datos en grupos y resume cada
grupo.
G Con el Agrupamiento de N Superiores, usted est dando
instrucciones al programa para presentar aquellos grupos que
tengan los valores de resumen ms altos (N Superiores).
G Con el Agrupamiento de N Inferiores, le est dando instrucciones
al programa para presentar aquellos grupos que tengan los valores
resumidos ms bajos(N Inferiores).
2 Haga clic en el botn ASISTENTE DE N SUPERIORES en la barra de
herramientas suplementaria.
El Asistente de N Superiores/Ordenamiento de Grupos aparece con
una ficha para su grupo.
NOTA: Si tiene grupo de secciones mltiples, el programa mostrar una
ficha para cada grupo.
El cuadro desplegable de resmenes (a la derecha) es para aquellos casos
en los cuales tiene mltiples resmenes en una seccin de grupo. Por
ejemplo, en un informe de pedidos, quizs quiera sumar y promediar los
pedidos de cada cliente y mostrar ambos, el total y el promedio en la
misma seccin de grupo. En tal caso usted seleccionara el total o el
promedio desde este cuadro desplegable.
5 En el cuadro donde N es, inserte el nmero de grupos que quiere
desplegar. Por ejemplo, si desea mostrar los cinco grupos superiores,
escriba 5 en este cuadro.
3 Seleccione N
Superiores, N Inferiores
o Seleccione Todos de
esta lista.
4 Seleccione el
resumen en que
desea basar
su seleccin.
262 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
6 Todo lo que resta es decidir qu es lo que quiere hacer con aquellos
registros que no concuerdan con los grupos seleccionados.
G Desactive el cuadro de verificacin Incluir otros, con el nombre, si
desea que se excluyan los dems registros del informe.
G Active el cuadro de verificacin y dle un nombre al grupo si
desea juntar todos los dems registros en un solo grupo.
7 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
8 Ahora, cuando el programa ejecute el informe, ste incluir slo
aquellos grupos que usted especifique.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 263
12 Ordenamiento, Agrupamiento y
Totalizacin
Lo que usted encontrar en este captulo...
Introduccin al ordenamiento, agrupamiento y totalizacin, pgina 264
Creacin grupos personalizados, pgina 268
MANOS A LA OBRA (Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin), pgina
271
264 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin al ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
Ordenar, agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos
desorganizados en informacin til en un informe. Este captulo es una
introduccin a los conceptos de ordenar, agrupar y totalizar. Consulte los
tutorials de Manos a la Obra para ver las instrucciones de las cosas que
puede hacer en esta rea.
Ordenamiento Ordenar quiere decir poner los valores en un cierto orden para ayudarle a
encontrarlos o evaluarlos. Por ejemplo, la informacin en la gua telefnica
est ordenada, porque sera de muy poca utilidad si no lo estuviera. Tratar
de encontrar el nmero telfonico de alguien en una gua desordenada
implicara una bsqueda aleatoria entre miles de nombres, una verdadera
bsqueda de una aguja en un pajar. Sin embargo, estando en cierto orden,
podemos encontrar el nmero que necesitemos rpidamente. Por ejemplo,
si estamos buscando el nmero telefnico de Jos L. Lpez, utilizamos
diferentes niveles de ordenamiento para encontrarlo.
G Los datos estn ordenados por apellidos, entonces sabemos que
Lpez est en la seccin L y nos vamos a ella inmediatamente.
G Cuando encuentre a los Lpez, (y hay muchos de ellos) veremos que
estn ordenados por su primer nombre, entonces Jos Lpez se
encuentra despus de Daniel Lpez. Vamos entonces a Jos Lpez.
G Finalmente, cuando encontremos a los Jos Lpez (y aqu tambin,
puede haber muchos de ellos), vemos que estn ordenados por su
segundo nombre, entonces Jos L. Lpez se encuentra despus de
Jos B. Lpez. Buscamos a Jos L. Lpez, encontramos su nmero
telefnico y lo llamamos.
Gracias al ordenamiento podemos encontrar a cualquier persona en
nuestra gua en cuestin de segundos.
Ordenamiento
por registro
Cuando usted ordena, el programa le pide que seleccione dos cosas:
1. el campo en el cual desea basar su ordenamiento (campo de
ordenamiento), y
2. la direccin del ordenamiento.
CAMPO DE ORDENAMIENTO
Un campo de ordenamiento es aquel que determina el orden en el que
aparecen los datos en su informe. Seagate Crystal Reports ordena los
datos de campos utilizando las reglas especificadas para el Pas que
seleccione en la seccin Internacional del Panel de Control de Windows
(Windows 3.x, Windows NT 3.51 4.0) o en la seccin Configuracin
Regional (Windows 95).
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 265
Puede utilizar cualquier campo como campo de ordenamiento. El tipo de
datos del campo determina el mtodo con el cual son ordenados los datos
de ese campo:
G Las cadenas de campos son ordenadas de la siguiente manera:
Los valores con un solo carcter son ordenados de manera que
los campos en blanco tienen el valor ms bajo, posteriormente
los signos de puntuacin, los nmeros, la letras maysculas y
finalmente las minsculas.
Despus se ordenan los valores de dos caracteres, luego los de
tres, etc., usando las mismas reglas. Como resultado:
CARLOS se encuentra antes de carlos,
123 se encuentra antes de 124,
(en blanco) se encuentra antes de a, y
aa se encuentra antes de aaa.
G Los campos de valor monetario son ordenados numricamente.
G Los valores numricos (120 o 5555) son ordenados numricamente.
G Los campos de Fecha son ordenados cronolgicamente.
G Los campos de Fecha y Hora son ordenados cronolgicamente por
fecha y los valores de la misma fecha son luego ordenados por hora.
G Los campos de Hora son ordenados cronolgicamente.
G Los campos de comparacin booleana son ordenados de manera
que los valores falsos (0) se encuentran primero y los verdaderos
(1) despus.
Cuando selecciona un campo de ordenamiento, el programa ordena los
valores de ese campo.
DIRECCION DEL ORDENAMIENTO
La direccin se refiere al orden en el que los valores son presentados, una
vez ordenados.
G Orden ascendente
Significa del menor al mayor, del 1 al 9, de la A a la Z, de Falso a
Verdadero. El programa ordena los registros en orden ascendente
basado en los valores en el campo de ordenamiento y agrupamiento
que usted selecciona, y luego comienza un nuevo grupo cada vez
que los valores cambian (por ejemplo, de Acosta a Benjamn).
266 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
G Orden descendente
Significa del mayor al menor, del 9 al 1, de la Z a la A, de
Verdadero a Falso. El programa ordena los registros en orden
descendente basado en los valores en el campo de ordenamiento y
agrupamiento que usted selecciona, y luego comienza un nuevo
grupo cada vez que los valores cambian.
Cuando agrupa datos tiene otras dos opciones de direccin de
ordenamiento:
G Original
Significa el orden en que los datos fueron guardados
originalmente en la base de datos. El programa deja los datos en el
orden en que aparecieron originalmente en la tabla de la base de
datos, y luego comienza un nuevo grupo cada vez que cambia el
valor en el campo de ordenamiento y agrupamiento que usted
selecciona.
G Orden especfico
Significa el orden definido por el usuario. El programa pone cada
registro en el grupo personalizado que usted especifica, y deja los
registros en cada grupo en el orden original o los ordena en forma
ascendente o descendente, dependiendo de sus instrucciones. Vea
Creacin grupos personalizados, pgina 268.
Ordenamientos
de un solo
campo
Los ordenamientos de un solo campo son aquellos en los cuales todos los
registros usados en el informe son ordenados basndose en los valores de
un solo campo. Ejemplos de este tipo de ordenamiento sera, el ordenar
un informe de inventario por nmero de almacenamiento o una lista de
clientes por el nmero de cliente. Vea Resultados usando diferentes
operaciones de ordenamiento y agrupamiento, pgina 267 y Cmo hacer un
ordenamiento de un solo campo, pgina 272.
Ordenamientos
de campos
mltiples
En los ordenamientos de campos mltiples, Seagate Crystal Reports
ordena primero los registros basados en los valores del primer campo
seleccionado, ponindolos en orden ascendente o descendente segn se
haya especificado. Cuando dos o ms registros tienen el mismo valor de
campo en el primer campo de ordenamiento, entonces ordena aquellos
registros (y slo sos) basados en el valor del segundo campo de
ordenamiento. Por ejemplo, en un ordenamiento de nombre y apellido
(en orden ascendente) Lpez Daniel ir antes de Lpez Jos, sin importar
de que manera los campos estn puestos en la lista en la base de datos. Se
sigue un proceso similar con tres campos de ordenamiento, con cuatro y
as sucesivamente. Vea Resultados usando diferentes operaciones de
ordenamiento y agrupamiento, pgina 267 y Cmo hacer un ordenamiento de
campos mltiples, pgina 274.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 267
Ordenamiento y
agrupamiento
En el entorno de Windows, Seagate Crystal Reports posee la capacidad de
ordenamiento y agrupamiento ms poderosa que cualquier otro
programa para elaborar informes. Cuando usted selecciona una opcin
de agrupamiento, el programa ordena automticamente los datos como
parte de la operacin de agrupamiento. Vea Resultados usando diferentes
operaciones de ordenamiento y agrupamiento, pgina 267.
Resultados
usando
diferentes
operaciones de
ordenamiento y
agrupamiento
La siguiente tabla muestra la forma en que los datos apareceran despus
de ser manipulados usando las diferentes operaciones de ordenamiento
y agrupamiento.
G Columna 1
Los datos como aparecen en la tabla de base de datos.
G Columna 2
Los datos de la columna 1, ordenados de manera ascendente (de la
A a la Z, de 1 a 9). Sin agrupar.
G Columna 3
Los datos de la columna 1, ordenados de manera descendente (de
la Z a la A, de 9 a 1). Sin agrupar.
1
2 3 4 5 6 7 8 9
CO
AZ WA AZ WA CO WA CA WA
WA
CA WA
WA CA
CA WA
CA
CA WA CA WA WA CA CA WA
CA
CA CO CA
CA
CA CA
CA
CA CO CA CO CA WA CA CA
AZ
CA CA CA CO CA WA WA CA
WA
CO CA CA
CA
CA WA CA
WA
CO CA
CA CA
WA CA
CA
WA CA CO CA AZ
CA
WA CA CO CA
CO
AZ CO
CO
WA AZ
CA
WA AZ CO CO
WA
CA WA CO CO AZ
WA
268 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
G Columna 4
Los datos agrupados en orden ascendente. El programa ordena
automticamente los datos de manera ascendente y despus
inserta espacios de grupo cada vez que el valor cambia.
G Columna 5
Los datos agrupados en orden descendente. El programa ordena
automticamente los datos de manera descendente y despus
inserta espacios de grupo cada vez que el valor cambia.
G Columna 6
Los datos agrupados en su orden original. Los datos no estn
ordenados antes de ser agrupados. El programa inserta un espacio
de grupo cada vez que el valor cambia. Note que valores similares
pueden aparecer en ms de un grupo (por ejemplo, CA y CO
tienen ms de un grupo).
G Columna 7
Los datos agrupados en un orden especificado. Este es uno de
miles de posibles agrupamientos personalizados. En este ejemplo,
el primer grupo consiste en los estados del Pacfico y el segundo
consiste en los estados del Centro. Los registros en cada grupo son
ordenados de la manera original.
G Columna 8
El mismo orden especificado agrupado como en la columna 7, slo
que los registros de cada grupo estn en orden ascendente.
G Columna 9
El mismo orden especificado en la columna 7, slo que los
registros en cada grupo estn en orden descendente.
Como puede ver, las selecciones de ordenamiento y agrupamiento pueden
tener un impacto importante en la forma en que aparecen los datos en su
informe.
Creacin grupos personalizados
La mayor parte del tiempo, usted ordena y agrupa los datos basado en los
valores de uno de los campos de su informe. Por ejemplo, si tiene una lista
de clientes y desea agruparlos por estado (o provincia), el programa
ordena la lista primero por estado y luego divide la lista en grupos de
estados cada vez que cambia el valor del campo Estados.
Sin embargo, algunas veces, quizs no quiera agrupar sus datos basndose
en los valores encontrados en uno de los campos del informe.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 269
Por ejemplo, el informe:
G Podra no contener el campo con el que desea agruparlo. Por
ejemplo, el informe contiene un campo de Ciudad y uno de Estado,
pero no uno de Pas, sin embargo quiere agruparlos por Pas.
G Podra contener el campo con en el que desea agrupar, pero usted
no est satisfecho con el agrupamiento basado en los valores de
ese campo. Por ejemplo, usted tiene un campo Color en el informe
que incluye nombres de colores especficos (Verde Pastel, Azul
Cielo, Verde Esmeralda, Azul Marino, etc.) pero desea que
aparezcan todas las tonalidades de cada color en un solo grupo
(los Verdes, los Azules, los Rojos, etc.). En este caso puede crear
grupos personalizados y asignar manualmente los registros que
desea que estn en cada grupo.
G Podra contener el campo con el que quiere agrupar, pero desea
seleccionar valores especficos o rangos de valores para cada
grupo. Por ejemplo, podra desear que un grupo contenga los
registros donde las ventas en bruto sean menores que un
determinado valor, un segundo grupo donde las ventas en bruto
sean mayores que un determinado valor y un tercero donde las
ventas caigan en un determinado rango. En este caso, puede crear
los grupos utilizando las mismas facilidades de seleccin
disponibles para crear consultas de seleccin de registros.
El agrupamiento en orden especificado le proporciona una solucin a este
desafo de agrupar y ordenar. El agrupamiento en orden especificado le
permite crear los grupos personalizados que desea que aparezcan en el
informe y los registros que contiene cada grupo. Su nica limitacin es
que un registro slo puede ser asignado a un grupo.
Para crear un agrupamiento personalizado usando el agrupamiento en
orden especificado, seleccione en orden especificado como su opcin de
ordenamiento (cuando el programa le proporcione esta opcin). El
programa le da la opcin en orden especificado cada vez que:
G usted crea grupos utilizando los comandos AGRUPAR, SUBTOTAL o
RESUMEN del men Insertar,
G crea grupos al crear un informe utilizando uno de los Asistentes de
Creacin de Informes, o
G selecciona el comando ASISTENTE DE CAMBIO DE GRUPO en el men
Informe.
Resumen de
valores de grupo
Una de las razones principales por las que podra dividir sus datos en
grupos es para poder realizar clculos en cada grupo de registros en lugar
de hacerlo en todos los registros dentro del informe. Cuando hace esto, el
programa evala todos los valores en cada grupo y despus los resume.
270 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Por ejemplo:
G En una lista de clientes, si usted quisiera determinar el nmero de
clientes en cada estado (o provincia), su resumen consistira en
contar los diferentes clientes en cada grupo de estados.
G En un informe de pedidos, si usted quisiera determinar el
promedio de pedidos hechos cada mes, su resumen calculara el
promedio de pedidos para cada grupo de meses.
G En un informe de ventas, si usted quisiera determinar las ventas
totales por agente de ventas, el resumen totalizara o subtotalizara
la cantidad de pedidos por cada grupo de agentes de ventas.
Como puede ver, es posible resumir sus datos de diferentes maneras para
incrementar la utilidad de su informe.
Cuando el programa resume datos, los ordena, los divide en grupos y
luego resume los valores en cada grupo. Esto lo hace automticamente;
todo lo que usted tiene que hacer es especificar:
G el campo que quiere resumir,
G el tipo de operacin de resumen que se realizar en el campo
(total, promedio, etc.),
G el campo que ha de activar un grupo nuevo cada vez que cambie
su valor, y
G el criterio de ordenamiento.
El programa se encarga de todos los detalles.
El programa incluye varias opciones de resumen. Dependiendo del tipo
de datos del campo que planea resumir, usted puede:
G sumar los valores en cada grupo,
G contar todos los valores o slo aquellos que son distintos el uno del
otro,
G determinar los valores mximo, mnimo o promedio, y
G calcular dos tipos de desviacin estndar y variancias.
Puede configurar todos estos resmenes haciendo clic en el botn
INSERTAR RESUMEN de la barra de herramientas estndar o eligiendo el
comando SUBTOTAL del men Insertar. Busque Comando Subtotal y
Funciones de resumen en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 271
Ordenamiento
de valores de
grupo resumidos
Usted puede ordenar valores de grupo resumidos ya sea en orden
ascendente o descendente. En un informe de pedidos, por ejemplo, si
subtotaliza los pedidos por estado, podra tener:
G primero, el grupo con el subtotal ms bajo, despus el siguiente
ms bajo y as sucesivamente (en orden ascendente) o
G primero, el grupo con el subtotal ms alto, despus el siguiente
ms alto, as sucesivamente (en orden descendente).
Puede ordenar su informe basndose en los valores de grupo utilizando
el comando ASISTENTE DE N SUPERIORES/ORDENAMIENTO DE GRUPOS del
men Informe. Para mayor informacin sobre ordenamiento y
agrupamiento de N Superiores/N Inferiores, vea Cmo seleccionar los
grupos N Superiores o N Inferiores, pgina 260.
NOTA: Para ordenar grupos que no estn resumidos, elija el comando
ASISTENTE DE CAMBIO DE GRUPO del men Informe.
MANOS A LA OBRA (Ordenamiento, Agrupamiento
y Totalizacin)
Cuando inserta un campo de base de datos dentro de su informe, los
datos dentro de los campos aparecen en el orden en que fueron
introducidos originalmente en la base de datos.
272 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar los conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
Como puede ver, identificar informacin en este tipo de informe puede
ser difcil. Es ms fcil revisar o buscar informacin cuando la puede ver
ordenada en un formato lgico. Por ejemplo, podra ser que quisiera tener
una lista de clientes ordenada alfabticamente ya sea por el nombre del
cliente o por el pas en el que se encuentra. Esto se conoce como
ordenamiento de un solo campo.
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT01.RPT
en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo
1 Para comenzar, inicie un informe utilizando la tabla Cliente en
XTREME.MDB y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha
en la Seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.CODIGO POSTAL}
{cliente.PAIS}
2 Haga clic en el botn DIRECCIN DE ORDENAMIENTO en la barra de
herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Direccin de Ordenamiento de Registros
aparecer en su pantalla.
NOTA: La siguiente ilustracin muestra el estado anterior y posterior del
cuadro de dilogo. Regularmente, cualquier campo que usted mueva
hacia el cuadro de lista Campos de ordenamiento no aparecer ms en el
cuadro de lista Campos de informe.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 273
Los registros son ordenados basndose en los valores en el campo de
ordenamiento.
Por ejemplo, si elige ordenar el campo {cliente.PAIS} en orden
ascendente, el informe aparecer de la siguiente manera:
3 Resalte el campo
a ser ordenado de
la lista Campos de
Informe.
4 Haga clic en el botn
Agregar...
...El campo seleccionado
ser agregado a esta lista.
5 Especifique la direccin
de ordenamiento.
6 Haga clic en
Aceptar cuando
termine.
Los pases ahora
estn ordenados alfabticamente.
Las regiones dentro de
cada pas permanecen
desordenadas.
274 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para ilustrar
conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
Note que los registros estn desplegados en orden alfabtico: Primero los de
Canad, luego los de Espaa y despus los de Estados Unidos. Sin embargo,
no hay ningn ordenamiento posterior de estos registros. Si desea sus clientes
ordenados por pas y tambin, por ejemplo, por regin, necesitar hacer un
ordenamiento de campos mltiples.
NOTA: Para ver una muestra del informe anterior, abra el archivo SGT02.RPT
en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
Temas relacionados
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93
Cmo hacer un ordenamiento de campos mltiples, pgina 274
Cmo ordenar los registros dentro de grupos, pgina 279
Cmo hacer un ordenamiento de campos mltiples
Usando el informe que cre en Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo,
pgina 272, puede organizar los datos an ms, ordenando en campos mltiples.
1 Haga clic en el botn DIRECCIN DE ORDENAMIENTO en la barra de
herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Direccin de Ordenamiento de Registros aparecer
en su pantalla.
NOTA: La siguiente ilustracin muestra el estado anterior y posterior del
cuadro de dilogo. Regularmente, cualquier campo que usted mueva al
cuadro de lista Campos de ordenamiento no aparecer ms en el cuadro de lista
Campos de informe.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 275
Los registros son ordenados primero por pas y luego por regin.
Por ejemplo, si elije ordenar primero por el campo {cliente.PAIS} y
despus por el campo {cliente.REGION}, ambos en orden ascendente, el
informe aparecera as:
2 Resalte el campo que quiere usar como base del
primer ordenamiento y haga clic en el botn
Agregar para agregarlo a la lista Ordenar Campos.
3 Resalte el campo que
quiere usar como base del
segundo ordenamiento.
4 A medida que agregue cada campo a la lista Campos de
ordenamiento, especifique la direccin de ordenamiento.
Los campos se muestran
en el orden en que fueron
seleccionados.
5 Haga clic en Aceptar
cuando termine.
276 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
Note que Los datos permanecen ordenados por pas, pero cuando un pas
tiene clientes en diferentes regiones, ahora las regiones tambin se
ordenan alfabticamente.
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT03.RPT
en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
Temas relacionados
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93
Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo, pgina 272
Cmo ordenar los registros dentro de grupos, pgina 279
Las regiones dentro de
cada pas son ordenadas
alfabticamente.
Los cdigos postales
dentro de cada regin
estn desordenados.
Los pases
estn ordenados
alfabticamente.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 277
Cmo agrupar datos
Algunas veces, el ordenar no es suficiente. Podra ser que usted quisiera
dividir los datos en grupos significativos. Seagate Crystal Reports le
permite agrupar los datos en un solo paso.
NOTA: Es innecesario ordenar los datos antes de agruparlos. El programa
hace el ordenamiento necesario automticamente, como parte del
procedimiento de agrupamiento. Si slo quiere sus datos ordenados, siga
los procedimientos de ordenamiento mencionados en Cmo hacer un
ordenamiento de un solo campo, pgina 272 y Cmo hacer un ordenamiento de
campos mltiples, pgina 274.
1 Para comenzar, cree un informe utilizando los datos de muestra
XTREME.MDB y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha
en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.CODIGO POSTAL}
{cliente.PAIS}
Usted utilizar estos mismos datos para el tema Cmo ordenar los
registros dentro de grupos, pgina 279.
2 Haga clic en el botn INSERTAR GRUPO de la barra de herramientas
suplementaria.
278 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El cuadro de dilogo Insertar Grupo aparecer en su pantalla.
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
3 De esta lista, seleccione
el campo que desea usar
como base para agrupar
sus datos.
4 A continuacin,
especifique la direccin
del ordenamiento.
5 Haga clic en Aceptar
cuando termine.
Los clientes estn
agrupados por pas.
Los grupos
tambin estn
ordenados
alfabticamente.
Pero, los registros dentro de cada
grupo estn desordenados.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 279
Note que los valores estn agrupados por pas y que los grupos de pases
aparecen en orden ascendente (de la A a la Z). Note tambin sin embargo,
que los registros dentro de cada grupo permanecen desordenados. Para
remediar esto, necesita ordenar los registros dentro de cada grupo. Vea
Cmo ordenar los registros dentro de grupos, pgina 279.
NOTA: Para ver una muestra del informe anterior, abra el archivo
SGT04.RPT del directorio \Archivos de Programa\Seagate
Software\Crystal Reports.
Temas relacionados
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93
Cmo ordenar los registros dentro de grupos, pgina 279
Cmo agrupar basndose en la primera letra del nombre de la compaa, pgina
293
Cmo agrupar datos en intervalos, pgina 296
Cmo crear Encabezados de grupo, pgina 305
Cmo ordenar los registros dentro de grupos
Una vez que tiene los datos agrupados, puede fcilmente ordenar los
registros dentro de los grupos para organizar an ms la informacin.
Para este ejemplo, primero debe agrupar los datos usando la tcnica en
Cmo agrupar datos, pgina 277.
1 Una vez que tenga los datos agrupados, haga clic en el botn
DIRECCIN DE ORDENAMIENTO en la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Direccin de Ordenamiento de Registros
aparecer en su pantalla.
NOTA: La ilustracin siguiente muestra el estado anterior y posterior del
cuadro de dilogo. Regularmente, cualquier campo que usted mueva
hacia el cuadro de lista Campos de Ordenamiento no aparecer ms en el
cuadro de lista Campos de Informe.
2 Resalte el campo por el que desea los registros ordenados en los
grupos y haga clic en el botn Agregar para agregarlo a la lista
Campos de ordenamiento.
280 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
3 Especifique la direccin
de ordenamiento.
4 Haga clic en Aceptar
cuando termine.
Los campos se
muestran en el
orden en que
fueron
seleccionados.
NOTA: Este campo especifica el ordenamiento que fue hecho
automticamente cuando usted agrup los datos. No puede ser
movido en este cuadro de dilogo.
Los clientes dentro
de cada pas tambin
estn ordenados.
Los datos
estn
agrupados
por pas.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 281
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT05.RPT
en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
Temas relacionados
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93
Cmo hacer un ordenamiento de un solo campo, pgina 272
Cmo hacer un ordenamiento de campos mltiples, pgina 274
Cmo resumir datos agrupados
En muchas ocasiones desear resumir los datos en cada grupo e imprimir
los resmenes en su informe. Puede utilizar resmenes para:
G contar el nmero de valores en un grupo,
G calcular la suma, el promedio, la desviacin estndar o la variancia
de valores en un grupo, o
G identificar el valor mximo o mnimo en un grupo.
Para mayor informacin acerca de cmo resumir datos, busque en
Funciones de Resumen en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Por ejemplo, podra ser que usted quiera contar el nmero de clientes en
cada pas. Para hacerlo, los datos deben estar divididos en grupos de
pases y luego los registros de cada grupo pueden ser contados. En lugar
de agrupar los datos manualmente para despus totalizarlos, puede dejar
que el programa los agrupe y resuma en un solo paso.
1 Para comenzar, inicie un informe utilizando los datos de muestra
XTREME.MDB y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha
en la Seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.CODIGO POSTAL}
{cliente.PAIS}
2 Haga clic en el campo Nombre del Cliente; el campo que desea
resumir) y haga clic en el botn RESUMEN en la barra de herramientas
estndar.
282 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El cuadro de dilogo Insertar Resumen aparecer en su pantalla.
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT06.RPT
en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
3 Seleccione la operacin de
resumen deseada.
4 Resalte el campo por el
que desea que sean
agrupados los datos.
5 Especifique la direccin
de ordenamiento.
6 Haga clic en Aceptar
cuando termine.
Los datos estn
divididos en
grupos de
Pases.
Esto contar los
registros en
cada grupo.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 283
Temas relacionados
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93
Cmo subtotalizar datos agrupados, pgina 283
Cmo agregar otra columna y luego subtotalizar en ella, pgina 285
Cmo crear niveles mltiples de subtotales, pgina 290
Cmo calcular un porcentaje del total general, pgina 301
Cmo crear Encabezados de grupo, pgina 305
Cmo subtotalizar datos agrupados
Un subtotal es un tipo especial de resumen. Totaliza o suma valores
numricos en un grupo. Como cualquier resumen, el programa agrupa y
subtotaliza en un solo paso. Para mayor informacin sobre funciones de
resumen, busque Funciones de resumen en la Ayuda en lnea deSeagate
Crystal Reports.
En este ejemplo usted agrupar los datos por Pas y subtotalizar las
Ventas del Ao Pasado por Pas. Para comenzar, inicie un informe
utilizando los datos de muestra XTREME.MDB y coloque los siguientes
campos de izquierda a derecha en la Seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.CODIGO POSTAL}
{cliente.PAIS}
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
1 Haga clic con el botn derecho en el campo Ventas del Ao Pasado y
elija INSERTAR SUBTOTAL del men contextual.
284 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El cuadro de dilogo Insertar Subtotal aparece con el campo elegido
desplegado en la parte superior del cuadro de dilogo.
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT07.RPT en
el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
2 Seleccione el campo por
el que desea los datos
agrupados, especifique la
direccin de ordenamiento
y haga clic en Aceptar
cuando termine.
Los valores en
cada grupo son
subtotalizados.
Los datos estn
divididos en
grupos de
Pases.
El campo que
seleccion
para ser
subtotalizado.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 285
Temas relacionados
Cmo resumir datos agrupados, pgina 281
Cmo agregar otra columna y luego subtotalizar en ella, pgina 285
Cmo crear niveles mltiples de subtotales, pgina 290
Cmo calcular un porcentaje del total general, pgina 301
Cmo crear Encabezados de grupo, pgina 305
Cmo ordenar basndose en valores de grupos resumidos
1 Haga clic en el botn ASSISTENTE DE N SUPERIORES de la barra de
herramientas suplementaria.
El Asistente de N Superiores/Ordenamiento de Grupos aparece con
una ficha para cada grupo en el informe.
2 Haga clic en la ficha para el grupo que desea ordenar.
3 Seleccione la opcin Ordenar todo del cuadro desplegable a la
izquierda.
4 En el cuadro desplegable que est arriba a la derecha, seleccione el
resumen que desea ordenar (si tiene ms de un resumen en la seccin
de grupo. Por ejemplo, podra tener tanto un total como un promedio
de resumen en una seccin).
5 Haga clic en el botn opcin para elegir la direccin de ordenamiento
que desee.
6 Si desea seleccionar un segundo grupo de ordenamiento, repita los
pasos 2 al 5.
Cuando ejecute el informe, el programa ordenar sus datos basndose en
el(los) ordenamiento(s) de grupos especificados.
Cmo agregar otra columna y luego subtotalizar en ella
En un informe de pedidos o en una factura, puede necesitar proporcionar
los precios para lneas de productos individuales en una nueva columna
y luego subtotalizar los resultados. Hace esto utilizando una frmula
simple para agregar los precios a la nueva columna y luego subtotalizar
el campo de frmula.
286 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
1 Para comenzar, cree un informe utilizando la tabla Detalle de
Pedidos de XTREME.MDB y coloque los siguientes campos de
izquierda a derecha en la Seccin Detalles:
{cliente. ID DEL CLIENTE}
{detalle de pedidos.ID DEL PRODUCTO}
{detalle de pedidos.CANTIDAD}
{detalle de pedidos.PRECIO POR UNIDAD}
2 Para crear la frmula para agregar la columna, haga clic en la ficha
Frmula en el cuadro de dilogo Insertar Campos para activarla.
5 Cuando haga clic en Aceptar, aparece el Editor de Frmulas.
Introduzca la siguiente frmula en el cuadro Texto de Frmula:
{detalle de pedidos.CANTIDAD} *
{detalle de pedidos.PRECIO POR UNIDAD}
Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311, para mayor informacin
sobre frmulas.
6 Haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR cuando termine.
3 Haga clic en el
botn Nueva.
4 Escriba el nombre con
el que desea identificar
a la frmula.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 287
El Editor de Frmulas desaparece y el programa lo regresa al cuadro
de dilogo Insertar Campos con el nombre de su frmula resaltado en
el cuadro de lista.
8 Coloque el campo de frmula a la derecha del campo Precio unitario
en la seccin Detalles de su informe.
9 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Insertar Campos.
Seguidamente usted har un subtotal en la nueva columna.
NOTA: En la ilustracin de pantalla que sigue, los menes han sido
acortados, quitando algunos de los comandos que no se relacionan a esta
ilustracin.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar Subtotal, ya configurado para
subtotalizar @Extension (el campo de la nueva columna). Para mayor
informacin sobre funciones de resumen, busque Funciones de resumen en
Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
7 Haga clic en el botn Insertar para
colocar la frmula en su informe.
La frmula que
acaba de crear.
10 Haga clic con el botn derecho
en el campo de frmula y seleccione
el comando Insertar Subtotal del
men contextual que aparece.
288 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Digamos que usted est interesado en las ventas semanales, de manera
que desea crear un subtotal cada vez que los valores en el campo Fecha
del Pedido cambien de una semana a otra.
11 Seleccione {pedidos.FECHA DEL PEDIDO} como el campo por el
que va a ordenar y agrupar y seleccione semanalmente como el cambio
de fecha que va a activar el agrupamiento.
NOTA: Para hacer esto, la tabla Pedidos debe estar vinculada a la tabla
Detalles de Pedidos antes de hacer la vista previa del informe. Busque
Indice de Temas de Vnculo Visual en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
NOTA: El cuadro desplegable Seccin ser impresa no estar activado
hasta que usted no elija el campo Fecha del Pedido.
Su cuadro de dilogo deber de verse as:
Cuando haga clic en Aceptar, el programa inserta el subtotal en el informe.
Sus datos sern
ordenados por fecha.
Y agrupados cuando la
fecha cambie de una
semana a la otra.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 289
Su informe final deber verse similar a ste:
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT08.RPT
en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
Temas relacionados
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93
Cmo resumir datos agrupados, pgina 281
Cmo subtotalizar datos agrupados, pgina 283
Cmo calcular un porcentaje del total general, pgina 301
Cmo crear Encabezados de grupo, pgina 305
290 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo crear niveles mltiples de subtotales
Algunas veces un nivel de subtotal no ser suficiente. Por ejemplo, puede
desear ver las ventas por cada regin subtotalizada, pero dentro de cada
regin tambin puede desear ver subtotalizadas las ventas de cada
representante de venta o para cada rea de cdigo postal. El programa le
permite crear con facilidad estos subtotales mltiples.
Hay dos claves para generar informes con mltiples subtotales:
1. Primero, necesita asegurarse de introducir los subtotales en el orden
correcto. La regla a seguir aqu es ir de lo ms grande a lo ms
pequeo. Por ejemplo, si quiere subtotalizar por pas, y dentro de
cada pas, por regin, primero introduce el subtotal de pas y luego el
subtotal de regin.
2. La otra clave es asegurarse de etiquetear sus subtotales con claridad.
Cuando tiene niveles mltiples de subtotales, puede ser difcil decir
cul es cul, a menos que estn etiqueteados apropiadamente.
Si desea subtotalizar las Ventas del ao pasado por Pas y despus por
Regin, debe hacerlo de esta manera:
1 Para comenzar, inicie un informe utilizando los datos de muestra
XTREME.MDB y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha
en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.PAIS}
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
NOTA: En la siguiente ilustracin de pantalla, los menes han sido
reducidos, removiendo algunos de los comandos que no estn
relacionados con el tema actual.
...seleccione el comando Insertar
Subtotal del men contextual que
aparece.
2 Haga clic con el botn derecho
en el campo de base de datos y...
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 291
3 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Insertar Subtotal, seleccione
Pas como el campo por el que va a ordenar y agrupar, y haga clic en
Aceptar.
El programa crea una seccin de grupo (EG1, PG1) y coloca el subtotal
en el Pie de grupo.
4 Ahora haga clic con el botn derecho en el campo Ventas del Ao
Pasado nuevamente, y seleccione INSERTAR SUBTOTAL del men
contextual que aparece.
El campo que va a
subtotalizar.
Cada vez que cambia el
valor de este campo,
esto le dar un subtotal
por cada pas.
El subtotal de Pas.
292 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
5 Esta vez, seleccione Regin como el campo para ordenar y agrupar, y
haga clic en Aceptar. El programa crea una segunda seccin de grupo
(EG2, PG2) y coloca este subtotal en el Pie de grupo (EG2). Vea Cmo
agrupar datos, pgina 277.
Esta subtotalizando el
mismo campo.
Esto le dara un subtotal
para cada region.
El subtotal de pas.
El subtotal de regin.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 293
El informe deber verse similar a ste:
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar conceptos, no la presentacin real de su informe terminado
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT09.RPT
en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
Temas relacionados
Para mayor informacin sobre resumir datos, busque funciones de resumen
en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Cmo agrupar basndose en la primera letra del nombre de la
compaa
Usted podra desear dividir sus datos en grupos basndose en la primera
letra del nombre de una compaa. En una lista de clientes, por ejemplo,
podra desear en un grupo a todos los clientes A, a los B en otro y as
sucesivamente. Esto requiere el uso de una frmula.
No se preocupe si an no se est familiarizado con las frmulas. Aqu le
mostraremos qu frmula necesita y cmo introducirla.
Este informe contiene
niveles mltiples de
subtotales.
Cada regin
est
subtotalizada.
Tambin
cada pas.
294 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Puede aprender ms acerca de cmo crear y editar frmulas en Frmulas
para Principiantes, pgina 311.
Usted crear una frmula que extraer la primera letra del nombre de
cada cliente. Luego ha de agrupar los datos utilizando ese campo de
frmula como el campo para ordenar y agrupar. El programa ordenar
los datos basndose en la primera letra del nombre de cada cliente y
empezar un nuevo grupo cada vez que cambie la letra.
1 Para comenzar, inicie un informe utilizando los datos de muestra
XTREME.MDB y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha
en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.CODIGO POSTAL}
{cliente.PAIS}
2 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS en la barra de herramientas
estndar. Cuando el cuadro de dilogo Insertar Campos aparece,
haga clic en la ficha Frmula para activarla.
5 Cuando haga clic en Aceptar, aparecer el Editor de Frmulas.
Escriba la siguiente frmula en el cuadro Texto de frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}[1]
6 Haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR.
El Editor de Frmulas desaparece y regresa al cuadro de dilogo Insertar
Campos.con el nombre de su frmula resaltada en el cuadro de lista.
3 Haga clic en el
botn Nueva.
4 Escriba el nombre
con el que quiere
identificar la frmula.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 295
7 Haga clic en el botn INSERTAR para colocar el objeto de frmula en el
informe.
Usted mover el objeto de frmula al Encabezado de Grupo, pero el
informe todava no tiene esta seccin. Tan pronto como agrupe los
datos, puede mover el objeto de frmula a la seccin deseada.
9 Haga clic en el botn INSERTAR GRUPO en la barra de herramientas
suplementaria.
El cuadro de dilogo Insertar Grupo aparecer en su pantalla.
El programa lo regresar a su informe con los datos agrupados por el
campo de frmulas que especific.
12 Finalmente, mueva el campo de frmula dentro de la seccin
Encabezado de grupo #1 (EG1) donde funcionar como un
encabezado de grupo dinmico, cambiando de acuerdo al valor que
el clculo de la frmula proporciona. Para mayor informacin sobre
encabezados dinmicos, ver Encabezados dinmicos, pgina 306.
8 Coloque el objeto de Frmula
temporalmente en la seccin
Encabezado de pgina de su informe.
10 Seleccione el campo de
frmula como el campo
por el que desea agrupar
sus datos.
11 Haga clic en Aceptar
cuando termine.
296 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El informe deber verse similar a:
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT10.RPT
en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
Temas relacionados
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93
Cmo agrupar datos, pgina 277
Cmo agrupar datos en intervalos, pgina 296
Cmo crear Encabezados de grupo, pgina 305
Cmo agrupar datos en intervalos
Usted puede desear agrupar sus datos en intervalos. Los grupos de
edades, periodos de tiempo y categoras de ventas son algunos de los
grupos de intervalos que puede crear utilizando el proceso que
aprender aqu. En este ejemplo, clasificar a sus clientes segn la
cantidad de negocio que hizo con ellos el ao pasado.
Este ejemplo utiliza un tipo de agrupamiento conocido como en orden
especificado. Este tipo de agrupamiento le permite especificar los
registros que sern incluidos en cada grupo. Usted define los intervalos
que desea y el programa har el resto.
Los datos son divididos en
grupos basados en la
primer letra del campo
Customers Name
(Nombre del Cliente).
La frmula tambin
proporciona un
encabezado
dinmico para cada grupo.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 297
1 Para comenzar, inicie un informe utilizando los datos de muestra
XTREME.MDB y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha
en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.CODIGO POSTAL}
{cliente.PAIS}
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
2 Haga clic con el botn derecho del mouse en el campo Ventas del
Ao Pasado y seleccione INSERTAR SUBTOTAL del men contextual
que aparece.
El cuadro de dilogo Insertar Subtotal aparecer en su pantalla.
Siendo que quiere configurar intervalos basndose en las ventas del
ao anterior, seleccione el campo Ventas del Ao Pasado como el
campo para ordenar y agrupar.
3 Seleccione la opcin en orden especificado de la segunda lista de
desplazamiento.
298 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
La ficha Orden Especificado aparecer en el cuadro de dilogo.
4 Haga clic en el botn NUEVO. El programa despliega el cuadro de
dilogo Definir Grupo Nombrado.
5 Escriba Menos de $10,000 en el cuadro Nombre de grupo. Este es el
nombre que aparecer como el valor del campo Nombre de grupo
para el grupo.
6 Como el primer grupo contendr slo aquellos registros que tienen
una cifra de ventas del ao anterior menor a los $10,000, establezca
los tres cuadros desplegables para que su condicin se lea:
is less than 10000 (es menor que 10,000)
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 299
8 Nuevamente, haga clic en NUEVO y volver a aparecer el cuadro de
dilogo Definir Grupo Nombrado. Esta vez, configure un segundo
grupo, un grupo que contenga valores de entre $10,000 y $25,000.
9 Escriba $10,000 a $25,000 en el cuadro Nombre de grupo.
10 Establezca los primeros dos cuadros desplegables para que su
condicin se lea:
is between (est entre)
Cuando hace estas configuraciones, el programa crea un cuarto
cuadro desplegable. Ahora hay dos cuadros desplegables a la
derecha, uno arriba del otro, con la palabra and (y) separndolos.
Use estos cuadros desplegables para especificar un rango de valores.
11 Para especificar el rango,
G escriba 10000 en el cuadro desplegable de arriba, y
G escriba 25000 en el cuadro desplegable de abajo.
Ahora, ha configurado el grupo para que contenga todos los valores
entre $10,000 y $25,000.
12 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especificado.
13 Para configurar su grupo final con todos aquellos valores sobre los
$25,000, vuelva a hacer clic en el botn NUEVO.
14 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Definir Grupo Nombrado,
escriba Ms de $25,000 en el cuadro Nombre de grupo.
15 Establezca los tres cuadros desplegables para que su condicin sea la
siguiente:
is greater than 25000 (es mayor que 25,000)
16 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especificado.
7 Haga clic en Aceptar para
regresar a
la ficha Orden Especificado.
300 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
17 Inmediatamente a la derecha de la ficha Orden Especificado est la
ficha Otros.
Utilice esta ficha para decirle al programa cmo quiere que ste
maneje todos los valores que no quepan en ninguno de los grupos. Ya
que todos los valores del campo Ventas del Ao Pasado caen en uno
de los tres grupos, no tendr que preocuparse por configurar nada
aqu, as que haga clic en Aceptar. El programa lo regresa a su informe.
Slo falta una cosa en la configuracin de su informe de intervalo, y
esto es insertar encabezados de grupos para identificar cada grupo. Si
inserta el campo Nombre de Grupo en la seccin Encabezado de
grupo (EG) del informe, el programa usar el nombre que le asign a
cada grupo para identificar esos grupos en el informe.
18 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS en la barra de herramientas
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer en su pantalla.
19 Haga clic en la ficha Nombre de Grupo. Slo debe haber un nombre
de grupo en la lista, Nombre Grupo #1.
20 Arrastre ese nombre en la seccin Encabezado de Grupo.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 301
El informe debe verse similar a ste.
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar conceptos, no la presentacin de su informe terminado.
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT11.RPT
en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
Temas relacionados
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93
Cmo agrupar basndose en la primera letra del nombre de la compaa, pgina
293
Cmo crear Encabezados de grupo, pgina 305
Cmo calcular un porcentaje del total general
En algunos informes, usted quiere ver qu porcentaje del total general
contribuye cada grupo. En este ejemplo, crear un informe que
subtotaliza los pedidos por pas y despus determina qu porcentaje del
total de las ventas en todo el mundo son generadas en cada pas. El
proceso es simple y directo. Utiliza las tcnicas preconstruidas para
subtotalizar y una simple frmula.
Este informe est
agrupado por intervalos
en un orden especificado.
302 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
1 Para comenzar, inicie un informe utilizando los datos de muestra
XTREME.MDB y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha
en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{cliente.PAIS}
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
2 Haga clic con el botn derecho en el campo Monto del Pedidos y
seleccione INSERTAR SUBTOTAL del men contextual.
3 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Insertar Subtotal, especifique
un Pas como el campo para ordenar y agrupar, y haga clic en
Aceptar.
4 Vuelva a hacer clic con el botn derecho en el campo Monto del
Pedido y seleccione INSERTAR TOTAL GENERAL del men contextual.
Cuando aparezca el cuadro de dilogo Insertar Total General,
asegrese de que la funcin est configurada para sum (total) y haga
clic en Aceptar. Busque Funciones de resumen en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports.
Este campo ser
subtotalizado...
...siempre que cambie el
valor en este campo.
Esto calcula las ventas para
cada pas. Divide sus datos
en grupos por pas y calcula
el subtotal de cada grupo.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 303
Todo lo que resta por hacer es determinar el porcentaje de las ventas
mundiales generadas por cada pas. Para hacer esto, necesitar crear
una simple frmula.
5 Abra el Editor de Frmulas e introduzca la siguiente frmula en el
cuadro Texto de frmula:
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}, {cliente.PAIS})/
Total ({pedidos.MONTO DEL PEDIDO})*100
Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311.
6 Coloque la frmula en la seccin Pie de grupo del informe a la
derecha del subtotal de Pases.
Despus de haber agregado etiquetas, encabezados y formato, al
ejecutar el informe, la ficha Diseo deber verse similar a la siguiente
ilustracin:
La operacin a ser ejecutada
en el campo.
El campo que va a ser
totalizado.
Esto calcula las ventas
mundiales, el total de todas las
ventas en el informe.
304 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El informe debe verse similar a la siguiente ilustracin:
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
NOTA: Para ver una muestra de este informe, abra el archivo SGT12.RPT
en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
Temas relacionados
Frmulas para Principiantes, pgina 311
Cada cliente es
subtotalizado.
Cada pas es subtotalizado.
El programa calcula
el porcentaje del
total de ventas con
que contribuy cada
cliente y cada pas.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 305
Cmo crear Encabezados de grupo
Siempre que crea un grupo, un subtotal o un resumen, el programa crea
una seccin de Pie de grupo (PG) (donde coloca cualquier valor subtotal
o resumido) y una seccin de Encabezado de grupo (EG) (donde coloca
automticamente el nombre del grupo o encabezado). Los Encabezados
de grupo son tiles e incluso necesarios, si desea que los datos del
informe sean claros y fciles de entender. Aunque el programa crea un
encabezado de grupo automticamente, usted quizs quiera cambiar o
modificar el encabezado para ajustarlo a sus necesidades. En esta seccin
aprender cmo crear los cuatro tipos ms comunes de encabezados de
grupo:
G Encabezados estndar, pgina 305,
G Encabezados dinmicos, pgina 306,
G Encabezados dinmicos para grupos basados en una frmula, pgina 308,
G Encabezados para grupos personalizados, pgina 309.
Encabezados
estndar
Un encabezado estndar es un bloque de texto, utilizado para identificar
cada grupo de una manera genrica. Cliente, Estado y Pedidos
Mensuales son ejemplos de este tipo de encabezados.
Aunque el encabezado es descriptivo (Ventas Regionales claramente
indica un grupo regional), usted nunca sabr que regin est en el grupo
sin primero observar los detalles en el grupo.
De cualquier manera, este tipo de encabezado tiene su uso y es fcil de
crear.
1 Para crear un encabezado estndar, haga clic en el botn INSERTAR
UN OBJETO DE TEXTO en la barra de herramientas estndar.
2 Cuando el puntero de objeto aparezca, mueva el marco del objeto
dentro de la seccin Encabezado de grupo donde desee imprimirlo.
306 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
3 Haga clic dentro del marco para seleccionar el objeto a editar, escriba
luego el texto que desea usar para su encabezado.
4 Haga clic fuera del marco cuando termine para completar el proceso.
Ahora, cuando ejecute el informe, el mismo encabezado aparecer al
principio de cada grupo. Vea Cmo insertar objetos de texto, pgina 117.
Encabezados
dinmicos
Un encabezado dinmico es el que cambia basndose en el contenido del
grupo. Si tiene sus datos subtotalizados por regin, por ejemplo, un
encabezado dinmico identificara la regin detallada en cada grupo. As,
los datos del grupo de Arizona, tendran un encabezado que los
identificara como tales y a los de California, como de California y as
respectivamente.
NOTA: Cuando crea un grupo, el programa inserta automticamente un
campo de nombre de grupo en la seccin Encabezado de grupo a menos
que haya desactivado la opcin utilizando el comando OPCIONES del
men Archivo. La informacin siguiente detalla cmo puede insertar
manualmente dicha seccin (si es que el programa no inserta una
automticamente) y cmo crear diferentes tipos de encabezados
dinmicos para diferentes necesidades.
NOMBRE DE GRUPO SOLAMENTE
El encabezado dinmico ms fcil de crear es un valor de campo de
identificacin. Por ejemplo, para crear este tipo de encabezado para
grupos de regiones, simplemente inserte un campo de Nombre de grupo
en la seccin Encabezado de grupo. ste imprime Arizona (o AZ) al
principio del grupo de Arizona, California (o CA) al principio del grupo
de California y as respectivamente. Para hacer esto:
1 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS en la barra de herramientas
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campo aparecer en su pantalla.
2 Haga clic en la ficha Nombre de Grupo para activarlo.
3 Seleccione el campo Nombre de grupo que coincida con el grupo con
el que est trabajando y arrstrelo a la seccin Encabezado de grupo
para se grupo.
4 Dle el formato que desee.
Ahora, cuando ejecute el informe, el identificador de regin aparecer
como el encabezado de grupo para cada regin.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 307
NOMBRE DE GRUPO CON TEXTO
Un tipo ms complejo de encabezado dinmico, combina texto y un valor
de un campo. Un encabezado de grupo tpico para datos divididos por
regin de este tipo sera, Ventas de California o Clientes en el cdigo
postal 60606. Para crear estos encabezados:
1. Inserte un objeto de texto en la seccin Encabezado de grupo.
2. Escriba el texto que desea que aparezca.
3. Introduzca el campo Nombre de Grupo en el campo de texto donde
desea que aparezca en el Encabezado de Grupo.
Por ejemplo, si desea que su encabezado diga Ventas de y a
continuacin el nombre de la regin en el grupo actual (Ventas de
Arizona, Ventas de California y as sucesivamente), siga stos pasos:
1 Haga clic en el botn INSERTAR OBJETO DE TEXTO en la barra de
herramientas estndar.
2 Mueva el marco de ese objeto hacia la seccin Encabezado de grupo
del grupo.
3 Cuando el Objeto de texto es ubicado, el programa automticamente
selecione el marco para editar. Escriba Ventas de y un espacio
despus de esto.
4 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS en la barra de herramientas
estndar.
Aparecer el cuadro de dilogo Insertar Campo.
5 Haga clic en la ficha Nombre de Grupo para activarla.
6 Seleccione el Campo Nombre de grupo que coincida con el grupo y
arrstrelo dentro del objeto de texto, inmediatamente despus del
texto y del espacio que escribi.
7 Dle al texto el formato que desee.
Ahora, cuando ejecute el informe, el programa crear un encabezado
dinmico (con texto) para cada uno de sus grupos.
308 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Encabezados
dinmicos para
grupos basados
en una frmula
Cuando crea un grupo y utiliza un campo de frmula como el campo para
ordenar y agrupar, el programa crea automticamente un campo de
nombre de grupo basndose en el valor producido por la frmula.
Por ejemplo, si usted crea esta frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}[1]
y despus agrupa la frmula, el programa agrupar sus datos basndose
en la primer letra del campo Nombre del Cliente.
Para crear en encabezado de grupo dinmico para un grupo basndose en
una frmula, simplemente inserte el campo nombre de grupo en la
seccin Encabezado de grupo.
Cuando ejecute el informe, el grupo A tendr a la letra A como
encabezado, el grupo B a la letra B y as sucesivamente. Para mayor
informacin, vea Cmo agrupar basndose en la primera letra del nombre de la
compaa, pgina 293.
Para crear un encabezado ms descriptivo, como Clientes que empiezan
con la letra B, simplemente siga estos cuatro pasos:
1 Inserte un objeto de texto en el Encabezado de grupo.
2 Escriba este texto:
Clientes que empiezan con la letra.
3 Agregue un espacio.
4 Inserte el campo de nombre de grupo dentro del objeto de texto y
colquelo justo despus del espacio.
NOTA: Si el programa insert automticamente un campo de nombre de
grupo en la seccin Encabezado de grupo, necesitar eliminar ese campo
para no tener encabezados duplicados.
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin 309
Encabezados
para grupos
personalizados
El ltimo tipo de encabezado es el que se usa para grupos personalizados
que usted crea cuando agrupa cosas en un orden especificado. Cuando
utiliza agrupamientos de orden especificado, usted especifica el nombre
para cada grupo y los registros que le pertenecen. Como en las otras
situaciones de agrupamiento, el programa vuelve a crear un campo de
nombre de grupo para cada grupo, basndose en los nombres de grupo
que usted especific.
1 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS en la barra de herramientas
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer en su pantalla.
2 Haga clic en la ficha Nombre de grupo para activarla.
3 Seleccione el campo Nombre de grupo para el grupo personalizado y
arrstrelo dentro del Encabezado de grupo para ese grupo.
El programa aplicar automticamente cada uno de los nombres de
grupo que asign al grupo apropiado.
NOTA: Asegrese que cuando asigne nombres a los grupos usando el
cuandro de dilogo Definir Grupo Nombrado, los nombres que asigna
son los que quiere que aparezcan como encabezados de grupo.
310 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Frmulas para Principiantes 311
13 Frmulas para Principiantes
Lo que usted encontrar en este captulo...
Qu son las frmulas?, pgina 312
Cmo se crean las frmulas: una introduccin al Editor de Frmulas, pgina 317
Otras convenciones de frmulas, pgina 325
Sintaxis de frmulas, pgina 328
Cmo se evalan las frmulas - Orden de precedencia, pgina 330
MANOS A LA OBRA (Frmulas para Principiantes), pgina 331
312 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Qu son las frmulas?
En muchos casos, los datos que desea que aparezcan en su informe ya
existen en campos en tablas de bases de datos. Para preparar una lista de
pedidos, por ejemplo, simplemente necesita colocar en su informe los
campos apropiados.
Sin embargo, algunas veces necesita colocar en el informe datos que no
existen en ningn campo. En estos casos, es necesario crear una frmula.
Por ejemplo, para calcular el nmero de das que se necesitan para
procesar un pedido, usted necesita una frmula que determine el nmero
de das entre la fecha del pedido y la fecha del envo. Seagate Crystal
Reports hace fcil la creacin de esa frmula.
Al colocar estos campos...
Usted obtiene este tipo de informe.
Frmulas para Principiantes 313
1 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas
estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar Campos.
5 Cuando hace clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Nombre de
Frmula, aparece el Editor de Frmulas. Utilice el Editor de
Frmulas para crear, probar y modificar su frmula.
Para ms informacin sobre el Editor de Frmulas, vea Cmo se crean
las frmulas: una introduccin al Editor de Frmulas, pgina 317.
6 Para construir la frmula de procesamiento de tiempo, introduzca el
campo Fecha de Envo, el operador de substraccin y el campo Fecha
de Pedido.
3 Haga clic en el
botn Nueva.
4 Escriba el nombre
que desea para
identificar la frmula.
2 Haga clic en la ficha Frmula
para activarla.
314 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
.
NOTA: Cuando hace doble clic en un elemento de los cuadros de lista
Campos, Funciones u Operadores, el programa pone dicho elemento en el
cuadro Texto de frmula juntamente con los elementos de sintaxis,
parntesis, puntuacin y otros que el Editor de Frmulas necesita para
procesarlo correctamente (vea Sintaxis de frmulas, pgina 328). Si
introduce su frmula manualmente, utilizando el teclado, asegrese de
introducir esos elementos de sintaxis. Generalmente, es ms rpido y
seguro construir una frmula utilizando los elementos del cuadro de lista.
NOTA: La lista de valores en el cuadro de dilogo Examinar Datos de
Campo representan slo un subconjunto de los registros disponibles.
10 Cuando termine, haga clic en el botn VERIFICAR.
El programa verifica la sintaxis de la frmula.
11 Si la sintaxis es correcta, haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR.
El Editor de Frmula se cierra y el programa regresa al cuadro de
dilogo Insertar Campos.
NOTA: Si usa el botn GUARDAR Y CERRAR, sus configuraciones
personalizadas sern guardadas. La prxima vez que se abra el Editor de
Frmulas, ste tendr activas las configuraciones especificadas. Sin
embargo, si usted usa el botn GUARDAR para guardar la frmula y
despus usa el botn CANCELAR, cualquier cambio de tamao o
7 Haga doble clic en el
campo Fecha de Envo de
la lista Campos.
8 Haga doble clic en el
operador de
substraccion de la lista
Operadores.
9 Haga doble clic en el
campo Fecha del Pedido
de la lista Campos.
Los componentes de la frmula son
introducidos a medida que usted los selecciona.
Frmulas para Principiantes 315
personalizacin hecho en el Editor de Frmulas se perder. Cuando el
Editor de Frmulas se vuelva a abrir, las configuraciones predeterminadas
estarn activas.
NOTA: Otras frmulas tambin pueden ser editadas desde adentro del
Editor de Frmulas. Para hacerlo, seleccione la frmula que quiere editar
en la lista desplegable en la parte de arriba del Editor de Frmulas.
12 Haga clic en el botn Insertar para poner el objeto campo de frmula
en su informe.
Esta es una de las diversas maneras en que puede usar frmulas para
crear informes funcionales.
13 Cuando aparezca el marco de objeto, colquelo
en su informe donde desea que aparezca la frmula.
Usted obtiene este
tipo de informe.
La frmula
resta la Fecha
del Pedido de
la Fecha de
envo y despus
imprime los
resultados
aqu.
316 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Algunos de los otros usos tpicos para las frmulas son:
G crear campos calculados para agregar en su informe,
{detalles del pedido.PRECIO POR UNIDAD}*.85
Calcula un precio con descuento de 15%.
G dar formato a texto en un informe,
UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE})
Cambia los valores en el campo Nombre de cliente a maysculas.
Vea Cmo dar formato a texto utilizando frmulas, pgina 341.
G sacar una parte o partes de una cadena de texto,
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1]
Extrae la primera letra del nombre de cliente. Vea Cmo agrupar
basndose en la primera letra del nombre de la compaa, pgina 293, y
buscar en Subndice en la Ayuda en lnea.
G sacar una parte de la fecha,
Month ({pedidos.FECHA DEL PEDIDO})
Determina en qu mes fue colocado un pedido.
Estos son slo ejemplos superficiales. Si tiene la necesidad de manipular
datos en forma especializada, lo ms probable es que lo pueda hacer con
una frmula.
Temas relacionados
Frmulas Avanzadas, pgina 337
Frmulas para Principiantes 317
Cmo se crean las frmulas: una introduccin al Editor de
Frmulas
Crear frmulas en Seagate Crystal Reports es muy parecido a hacerlo en
su programa de hoja de clculo preferido. Usted puede usar:
G campos:
({cliente.APELLIDO DEL CLIENTE},
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}, etc.),
G nmeros:
(1, 2, 3.1416),
G texto:
(Cantidad, ,, :, su texto, etc.),
G operadores:
(+, -, etc.),
G funciones:
(TrimRigh (x), Length (x), etc.),
G valores de grupos de campos:
(Promedio (fld, condFld),
Sum (fld, condFld, condition), etc.) o
G otras frmulas:
(@GrossProfit, @QUOTA, etc.).
Usando el Editor de Frmulas, usted combina estos componentes para
crear frmulas funcionales. El Editor de Frmulas le permite escribir los
componentes directamente en la frmula, o en el caso de campos,
funciones, operadores, valores de grupos de campos y otras frmulas,
seleccionarlos directamente de las listas disponibles de tales elementos.
El Editor de Frmulas requiere que usted escriba los diferentes
componentes de acuerdo a un conjunto de reglas, denominado sintaxis.
Tales reglas son:
G el texto se encierra entre comillas,
G los argumentos se encierran entre parntesis (cuando es aplicable),
G las frmulas dentro de otras frmulas se identifican anteponiendo
el signo @, y
G as sucesivamente.
318 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El Editor de Frmula verifica la sintaxis y le ayuda a arreglar cualquier
problema antes de introducir la frmula en el informe.
Usando el Editor de Frmulas, usted combina los diferentes elementos
para crear una frmula funcional. Los 3 cuadros de lista en la parte
superior del Editor contienen los componentes de frmula bsicos.
Barra del Editor
de Frmulas
La barra del Editor de Frmulas le permite el acceso a muchas opciones
populares con slo hacer clic en un botn o seleccionar de una lista
desplegable.
Esta barra de herramientas dispone de una lista desplegable..
Use esta lista desplegable para seleccionar una frmula y crearla, en el
informe que est generando.
Los botones en la barra del Editor de Frmulas realizan las siguientes
funciones:
Crear una frmula nueva.
Guardar la frmula.
Frmulas para Principiantes 319
NOTA: El Editor de Frmulas tiene la capacidad de arrastrar y colocar.
Guardar la frmula y cerrar el Editor de Frmulas
Probar la sintaxis de la frmula por si hay errores.
Deshacer una accin.
Repetir una accin.
Vea los datos en ese campo de datos.
Encontrar/Reemplazar.
Poner un marcador en la lnea actual de la frmula
seleccionada o eliminar el marcador de la lnea actual.
Saltar hasta el prximo marcador.
Saltar hasta el marcador previo.
Borrar todos los marcadores.
Ordenar los directorios alfabticamente en los rboles de
campos, funciones y operadores.
Ocultar o ver el rbol de Campos.
Ocultar o ver el rbol de Funciones.
Ocultar o ver el rbol de Operadores.
320 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: El cuadro de dilogo Opciones (men Archivo) le permite
cambiar el tamao de la fuente y el color del frente o del fondo del texto,
los comentarios y palabras clave en el Editor de Frmulas.
Controles clave
del Editor de
Frmulas
El Editor de Frmulas acepta los siguientes controles clave:
Combinaciones
del Teclado
Accin Realizada
ALT-T Muestra la barra de herramientas (cuando no est
activa).
CTRL-A Selecciona todo.
CTRL-C Copia al Portapapeles.
CTRL-Fin Va al final de la ltima lnea de la frmula.
CTRL-F Abre el cuadro de dilogo Encontrar (lo mismo que
hacer clic en el botn encontrar).
CTRL-F2 Establece un marcador.
CTRL-F3 Encuentra el prximo (basado en la ltima
bsqueda realizada con la funcin Encontrar/
Reemplazar).
CTRL-Inicio Va al principio del archivo.
CTRL-Flecha
izda.
Va al principio de la palabra a la izquierda (+tecla
Mayus resalta la palabra).
CTRL-M Establece el foco del cuadro de combinacin del
nombre de la frmula.
CTRL-N Crea una nueva frmula.
CTRL-Flecha
dcha.
Cambia el foco al prximo cuadro de control (a lo
opuesto de CTRL-Tab).
CTRL-S Guarda y cierra la frmula.
CTRL-Mays.-
Tab
Cambia el foco al prximo cuadro de control (a lo
opuesto de CTRL-Tab).
CTRL-Tab Cambia el foco al prximo cuadro de control.
CTRL-V Pega el contenido del Portapapeles.
CTRL-X Corta y pone en el Portapapeles.
CTRL-Z Deshace una accin.
CTRL-Mays.-
Z
Rehace una accin.
Fin Va al final del al lnea.
Entrar Copia un objeto seleccionado de un rbol al cuadro
de texto de la frmula.
F2 Va al prximo marcador.
Frmulas para Principiantes 321
Marcadores Los marcadores facilitan la navegacin a travs de frmulas largas y le
permiten escribir y editar frmulas complejas con eficiencia. Por ejemplo,
use un marcador para marcar:
G las partes de una frmula que son frecuentemente editadas, para
que las pueda encontrar fcilmente cuando desea revisar esa
frmula;
G las secciones principales de una frmula, para poder navegar
rpidamente cuando la frmula es larga; y
G el principio de cada nuevo enunciado if-then, para poder saltar
con facilidad al prximo enunciado if-then.
Como ejemplo, considere una frmula larga que calcula el salario de un
vendedor basado en el valor mnimo de pagos base en una base de datos,
una variable relacionada con el tiempo de servicio, una frmula que
calcula comisiones basadas en ventas, y otras consideraciones. Imagine
que esta frmula es largusima, contiene mltiples enunciados if-then e
incluye comentarios frecuentes. Puede que cada vez que edite tal
frmula, usted tenga que perder tiempo familiarizndose de nuevo con
su estructura. Sin embargo, si utiliza marcadores para indicar secciones
clave en su frmula, usted podr rpidamente saltar a las partes ms
importantes.
COMO USAR MARCADORES EN UNA FORMULA
Los marcadores que usted utiliza en sus frmulas los puede crear o editar
en el Editor de Frmulas y el Editor de Frmula de Formato.
1 Para colocar un marcador, ponga el punto de insercin en la lnea de
texto que desea marcar con un marcador.
2 Haga clic en el botn ALTERNAR MARCADOR en la barra del Editor de
Frmulas. Un punto azl aparece en la columna gris a la izquierda de
la lnea de texto, indicando que la lnea ya est marcada.
3 Repita los pasos 1 y 2 con cada marcador que quiera colocar.
Una vez que los marcadores han sido colocados en una frmula, puede
rpidamente saltar entre ellos usando los botones que estn en la barra
del Editor de Frmulas. Haga clic en los botones Prximo marcado y Previo
marcador para saltar a esos marcadores respectivamenteto. Cuando usted
hace clic en estos botones, el punto de insercin se mueve al principio de
la lnea marcada por el prximo o previo marcador.
Tambin puede fcilmente eliminar marcadores que ya no necesita.
Simplemente ponga el punto de insercin en la lnea de texto que est
marcada y haga clic en el botn Alternar marcador. El punto azul
desaparece de la columna gris a la izquierda de la lnea de texto para
indicar que la lnea ya no est marcada. Si desea eliminar todos los
marcadores de su frmula, haga clic en el botn BORRAR TODOS LOS
MARCADORES en la barra del Editor de Frmulas.
322 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Arbol de Campos El rbol de Campos contiene todos los campos que usted puede utilizar
como argumentos de frmulas.
NOTA: Se puede cambiar el tamao del rbol de Campos. Tambin es
acoplable; puede hacer clic con el botn derecho del mouse dentro del
rbol para activar o desactivar esta propiedad. Adems puede hacer clic
con el botn derecho y elegir Ocultar en el men contextual que aparece
para ocultar el cuadro del rbol.
COMO INSERTAR CAMPOS EN SU FORMULA
Usted puede insertar campos en sus frmulas de dos maneras:
1. colocando el cursor "I" donde desea que aparezca el campo en el
cuadro Texto de frmula del Editor de Frmulas, estableciendo el
punto de insercin y despus haciendo doble clic en el campo
deseado en el cuadro Campos, o
2. colocando el cursor "I" donde desea que aparezca el campo en el
cuadro Texto de frmula y despus escribindolo manualmente.
NOTA: Asegrese de revisar la sintaxis correcta para utilizar campos en
sus frmulas. Si usted no incluye el nombre del archivo, no pone el punto
separador o no coloca el campo entre parntesis, el programa generar
un mensaje de error del Compilador de Frmulas detallando su error. Vea
Sintaxis de frmulas, pgina 328, y busque Mensajes de error y advertencias
del compilador de frmulas en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Arbol de
Funciones
El rbol de Funciones contiene una lista de docenas de funciones que son
incluidas con Seagate Crystal Reports. Estas funciones son
procedimientos preconstruidos que regresan valores, tales como
promedios, conteos, sumas, etc. Todas las funciones disponibles aparecen
en la lista de este cuadro con sus argumentos organizados segn su uso.
Campos ya usados en el informe.
Frmulas usadas o definidas en el
informe.
Todos los campos de
bases de datos activos.
Campos de parmetro usados o
definidos en el informe.
Frmulas para Principiantes 323
NOTA: Se puede cambiar el tamao del rbol de Funciones. Tambien es
acoplable; puede hacer clic con el botn derecho del mouse dentro del
rbol para activar/desactivar esta propiedad. Adems puede hacer clic
con el botn derecho y elegir Ocultar en el men contextual que aparece
para ocultar el cuadro del rbol.
COMO INSERTAR FUNCIONES EN SU FORMULA
Usted puede insertar funciones en sus frmulas de la misma manera que
los campos:
G a travs del cuadro Funciones, o
G escribindolos manualmente.
Vea COMO INSERTAR CAMPOS EN SU FORMULA, pgina 322.
NOTA: Asegrese de revisar la sintaxis correcta para utilizar funciones en
su frmula. Si una funcin requiere argumentos, todos los argumentos
deben ser introducidos. Si un argumento requerido no es introducido, el
programa generar un mensaje de error del Compilador de Frmulas
detallando el error. Vea Sintaxis de frmulas, pgina 328, y busque
Mensajes de error y advertencias del compilador de frmulas en la Ayuda en
lnea de Seagate Crystal Reports.
Arbol de
Operadores
El rbol de Operadores contiene una lista de los "verbos de accin" que
usted puede utilizar en sus frmulas. Los operadores incluyen cosas
como + (sumar), / (dividir), -x (negar), etc. Busque en Operadores y
variables en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Nombre de la funcin.
Argumentos que usted debe suplir.
324 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Se puede cambiar el tamao del rbol de Operadores. Tambien es
acoplable; puede hacer clic con el botn derecho del mouse dentro del
rbol para activar/desactivar esta propiedad. Adems puede hacer clic
con el botn derecho y elegir Ocultar en el men contextual que aparece
para ocultar el cuadro del rbol.
COMO INSERTAR OPERADORES EN SU FORMULA
Usted puede insertar operadores en sus frmulas de la misma manera
que los campos y funciones:
G por medio del rbol Operadores, o
G escribindolos manualmente.
Vea COMO INSERTAR CAMPOS EN SU FORMULA, pgina 322.
Cuadro texto de
frmula
El cuadro Texto de frmula es donde en realidad introduce su frmula.
Usted puede:
G escribir la frmula manualmente, usando el teclado,
G seleccionar los componentes de su frmula de los cuadros Campos,
Funciones y Operadores, o
G combinar los dos mtodos, seleccionando algunos componentes de
los cuadros de lista e introduciendo otras partes manualmente.
Modelos mostrando cmo
se usa los operadores.
Nombre del Operador.
Frmulas para Principiantes 325
COMO INSERTAR TEXTO Y NUMEROS EN FORMULAS
Usted inserta texto y nmeros en frmulas teclendolos directamente en
el cuadro Texto de frmula en el Editor de Frmulas. Tambin, puede hacer
clic en el botn Examinar datos de campo, resaltar el valor que desea insertar
de la lista que aparece y hacer clic en Pegar para introducir el valor a su
frmula. Vea COMO INSERTAR CAMPOS EN SU FORMULA, pgina 322.
NOTA: Asegrese de revisar la sintaxis correcta para el texto y nmeros
en sus frmulas. Vea Sintaxis de frmulas, pgina 328.
COMO BUSCAR Y REEMPLAZAR EN EL EDITOR DE FORMULAS
Haga clic en el botn ENCONTRAR/REEMPLAZAR para abrir un cuadro de
dilogo Encontrar. Desde este cuadro de dilogo usted puede buscar y
reemplazar texto dentro del cuadro de texto Frmula. Haga clic en el
botn MARCAR TODO para marcar todas las ocurrencias del texto que est
buscando. Haga clic en el botn REEPLAZAR TODO para reemplazar todas
las ocurrencias del texto que est buscando con el contenido del cuadro
de texto Reemplazar con.
Tambin puede buscar (pero sin reemplazar) dentro de cualquiera de los
rboles del Editor de Frmulas (use la opcin Buscar para especificar en
cules cuadros de rboles est buscando). Los botones MARCAR TODO,
REEMPLAZAR y REEMPLAZAR TODO se desactivan cuando usted especifica
una bsqueda dentro de un cuadro de rbol.
Otras convenciones de frmulas
La siguiente es una descripcin de los elementos restantes disponibles
para usar en la construccin de una frmula.
Otras frmulas As como puede introducir campos en las frmulas, puede introducir
otras frmulas en frmulas. Seagate Crystal Reports realiza las
operaciones en la frmula insertada, despus utiliza el valor regresado
por la frmula de referencia de la misma manera en que utiliza cualquier
otro valor.
Por ejemplo, la frmula:
1*(2+4*6/3-7*12-8) +2*(2+4*6/3-7*12-8) +3*(2+4*6/
3-7*12-8) +4*(2+4*6/3-7*12-8)= -820
incluye la expresin (2+4*6/3-7*12-8) repetida muchas veces.
Si crea una frmula para la expresin repetida (@F = (2+4*6/3- 7*12-8)) y
despus hace referencia a esa frmula en lugar de introducir la expresin
por s misma, obtendr el mismo resultado.
1*{@F}+2*{@F}+3*{@F}+4*{@F} = -820
326 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cada vez que el programa ve la frmula @F, realiza las operaciones de @F
y regresa el valor -82, as como la expresin contenida en la
frmula(2+4*6/3-7*12-8)regresa el valor - 82. Vea Cmo se evalan las
frmulas - Orden de precedencia, pgina 330.
COMO INSERTAR UNA FORMULA EN OTRA
Usted puede insertar otras frmulas en sus frmulas de la misma manera
en que lo hizo con otros campos:
G por medro del cuadro Campos, o
G teclendolas manualmente.
Vea COMO INSERTAR CAMPOS EN SU FORMULA, pgina 322.
NOTA: Asegrese de revisar la sintaxis correcta para utilizar campos
frmula en su frmula. Vea Sintaxis de frmulas, pgina 328.
Valores de
campo de grupo
Los valores de campo de grupo son valores que resumen un grupo (un
subtotal de grupo, un promedio de grupo, etc.). Usted puede utilizarlos
en frmulas por muchas razones. Una de ellas sera averiguar el
porcentaje con el que cada grupo contribuye al total general. Por ejemplo,
qu porcentaje de la cifra total de ventas de $2,300,000 US representa la
contribucin de la Regin Oeste?
COMO INSERTAR VALORES DE CAMPO DE GRUPO EN
FORMULAS
Puede insertar valores de campo de grupo en sus frmulas de la misma
manera en que lo hizo con los otros campos:
G por medio del cuadro Campos, o
G escribindolos manualmente.
NOTA: Dada la complejidad de la sintaxis de algunos campos de grupo,
se recomienda de manera especial que introduzca los campos de grupo
seleccionndolos del cuadro Campos en lugar de escribirlos
manualmente. Vea Sintaxis de frmulas, pgina 328.
Comentarios de
frmula
Los comentarios de frmula son notas que usted incluye en una frmula
para explicar su diseo y operacin.
Los comentarios no se imprimen y no afectan la frmula, pero aparecen
en el Editor de Frmulas. Es siempre una buena idea incluir comentarios
con frmulas complejas, especialmente las frmulas que van a ser
utilizadas una y otra vez.
Frmulas para Principiantes 327
COMO INSERTAR COMENTARIOS EN SUS FORMULAS
Escriba sus comentarios en el cuadro Texto de frmula en el Editor de
Frmulas. Un comentario debe ser precedido por dos barras diagonales
(//). El comentario puede ir arriba o abajo de la frmula, o puede incluso
estar despus de la frmula, en la misma lnea.
Cualquiera de las siguientes colocaciones son aceptables:
//Esta es una posicin
//aceptable para un comentario.
//Note que cuando forzamos
//el rompimiento de lnea, tenemos que empezar
//cada nueva lnea con
//dos diagonales.
If {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} in (100.00 to 250.00)
Then
.10 * {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
Else
0
//Esta es tambin una posicin aceptable para //un
comentario.
If {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} > 10.00 Then
"" //Esta posicin tambin es aceptable.
Else
"Flag"
Consideraciones
acerca de los
comentarios de
frmula
Las siguientes son consideraciones para cuando incluya comentarios con
las frmulas:
G La sintaxis correcta para un comentario son dos barras diagonales
(//) seguidas por el comentario. Cuando el programa ve dos
diagonales, entiende que el resto de la lnea solamente es un
comentario y no para ser evaluado como parte de la frmula.
G Seagate Crystal Reports trata todo lo que sigue a las barras
diagonales en la misma lnea, como comentario.
G Si su comentario es largo y se ajusta automticamente a la
siguiente lnea, no es necesario agregar barras diagonales
adicionales; el programa lo trata como un comentario continuo.
G Si divide su comentario en dos o ms lneas utilizando la tecla
ENTRAR, debe comenzar cada nueva lnea con dos barras
diagonales. Si no lo hace, el programa trata cada lnea sin barras
diagonales como parte de la frmula y muestra un mensaje de
error cuando verifica la sintaxis de su frmula.
328 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Sintaxis de frmulas
Seagate Crystal Reports requiere que usted introduzca los diversos
componentes de una frmula de acuerdo a un conjunto de reglas
especficas llamadas sintaxis. La sintaxis, como la gramtica de cualquier
idioma, necesita de prctica para aprenderse y perfeccionarse. Los
componentes de frmulas deben ser escritos de manera especfica e
introducidos en un orden especfico. El programa utiliza elementos de
sintaxis (comillas, parntesis, etc.) para identificar los diversos
componentes de las frmulas, por lo que es muy importante que se
adhiera a las reglas para que el programa reconozca su frmula y tambin
para que las evale tal como usted lo plane.
A continuacin se listan los diversos componentes de las frmulas y su
sintaxis correspondiente:
Texto "Texto" o Texto
Cuando use texto en frmulas, ste debe estar encerrado entre comillas
sencillas o "dobles". Todo texto escrito dentro de las comillas va a ser
impreso. Si el texto incluye un apstrofe, debe usar doble comillas. Por
ejemplo:
CORRECTO
Ventas del ao pasado
INCORRECTO
Ventas del ao pasado
Nmeros 23134.7
Cuando se usen nmeros en frmulas, deben ser introducidos sin ningn
separador de coma o smbolo de valor monetario.
Campos {tabla.CAMPO}
Cuando utilice campos, deben estar encerrados entre llaves {} con el nombre
de tabla para identificar a qu tabla de base de datos se est refiriendo,
seguida por un punto y despus el nombre de campo dentro de la tabla.
EJEMPLO
{cliente.REGION}
Esto identifica el campo Regin de la tabla Cliente.
Frmulas para Principiantes 329
Operadores 1+1
Cuando utilice operadores, simplemente teclee el operador donde desee.
Puede colocar un espacio antes y despus del operador si as lo quiere,
pero no es indispensable (por ejemplo, 1 + 1).
Funciones Nombre de la funcin(x)
Cuando utilice funciones, simplemente teclee la funcin y proporcione
los argumentos especificados en los parntesis. Por ejemplo, la funcin
Average (x) requiere un campo o frmula como el argumento (x).
EJEMPLO
Average({Pedidos.MONTO DEL PEDIDO})
Esta frmula calcula el promedio de todos los valores en el campo Monto
del Pedido.
Corchetes en
frmulas
Seagate Crystal Reports utiliza tres tipos diferentes de corchetes en la
escritura de frmulas. Cada uno tiene un propsito especfico y puede ser
usado slo con ciertos elementos de frmula.
G {} son llamadas Llaves y son colocadas alrededor de la base de
datos, de la frmula y del campo de parmetro:
{cliente.REGION}, {@sum}, {?Region}
G [] son llamados Corchetes y son colocados cuando se utiliza un
Operador de Subndice o de Matriz:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1]
G () son llamados Parntesis y son colocados alrededor de los
argumentos de una funcin:
Round(x, # lugares), Abs(x)
NOTA: Los parntesis tambin pueden ser usados para controlar el orden
en el cual son evaluados los elementos de frmulas. Vea Cmo se evalan
las frmulas - Orden de precedencia, pgina 330.
RECUERDE: Es necesario usar cada tipo de corchete para su respectivo
elemento de frmula:
G Llaves {} = Campos
G Corchetes [] = Subndice (y Matriz)
G Parntesis () = Parmetros
330 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Ya sea que introduzca la frmula manualmente o que haga doble clic en
los componentes de frmula de los cuadros de lista, debe utilizar la
sintaxis correcta si desea que su frmula funcione.
Cmo se evalan las frmulas - Orden de precedencia
Cuando est creando frmulas que contienen diferentes tipos de
operadores, es importante considerar el orden en que el programa evala
las partes individuales de su frmula. Este orden es llamado orden de
precedencia.
El orden de precedencia sigue las reglas matemticas bsicas de
precedencia. La multiplicacin y la divisin son realizadas primero, de
izquierda a derecha, despus se llevan a cabo la suma y la resta. Por
ejemplo:
5 + 10 * 3 = 35
La multiplicacin 10 * 3 es realizada primero para obtener 30. Luego se
realiza la suma 30 ms 5 pasa arribar al resultado final, 35.
Cuando hace doble clic en la
funcin Sum, Seagate Crystal
Reports introduce la funcin y los
elementos de sintaxis requeridos.
Comas entre
argumentos
Comillas para
argumentos
Parntesis
Suma el valor en el campo
Monto del Pedido...
...cada vez que la
fecha cambia...
...de una semana
a la otra.
Frmulas para Principiantes 331
Ahora, si su intencin es sumar 5 ms 10 y despus multiplicar la suma
por 3, tiene que modificar el orden de precedencia con un parntesis.
Puede hacer lo siguiente:
(5 + 10) * 3 = 45
Es claro que los parntesis tienen una precedencia mayor que los
operadores de suma, resta, multiplicacin y divisin, ya que modifican el
orden de las operaciones.
NOTA: Cuando una frmula contiene otras frmulas tales como:
@Extension * 107.5%
el programa evala primero la frmula incrustada, @Extension, siguiendo
el orden de las reglas de precedencia y luego evala el resto de la frmula
principal.
MANOS A LA OBRA (Frmulas para Principiantes)
Cmo insertar frmulas en su informe
1 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas
estndar.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar Campos con la ficha Base de
datos activa.
2 Haga clic en la ficha Frmula para activarla.
3 Haga clic en el
botn Nueva.
332 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El cuadro de dilogo Nombre de Frmula aparecer en su pantalla.
El Editor de Frmulas aparecer en su pantalla.
7 Cuando termine, haga clic en el botn VERIFICAR para revisar la
sintaxis de su frmula y corregir cualquier error que aparezca.
8 Cuando la sintaxis de la frmula est correcta, haga clic en el botn
GUARDAR Y CERRAR para regresar al cuadro de dilogo Insertar
Campos. Su frmula aparece en el cuadro de lista Nombre de la
frmula.
NOTA: Cuando hace clic en el botn GUARDAR o GUARDAR Y CERRAR, el
Seagate Crystal Reports automticamente revisa la sintaxis de la frmula,
antes de permitirle ponerla en el informe.
4 En este cuadro de texto escriba
el nombre con el cual quiere
identificar la frmula.
5 Haga clic en Aceptar
cuando termine.
6 Construya la
frmula
escribiendo sus
componentes o
seleccionndolos
de las listas de
desplazamiento.
Frmulas para Principiantes 333
9 Resalte la frmula y haga clic en el botn INSERTAR para ubicarla en
su informe.
10 Cuando ubica el cursor sobre su informe, aparece un marco de
objeto. Haga clic una vez para ubicar el campo en la posicin
deseada.
Cmo eliminar frmulas de su informe
Cuando usted crea una frmula y la introduce en su informe, Seagate
Crystal Reports:
G guarda la especificacin de la creacin de la frmula, utilizando el
nombre que usted le asign, y
G coloca una copia de trabajo de la frmula en el punto que usted
especifica dentro del informe. Una copia de trabajo es cualquier
duplicado de la frmula utilizado en el informe.
Para eliminar frmulas, debe eliminar la especificacin y todas las copias
de trabajo.
NOTA: No puede eliminar la especificacin sin antes haber eliminado
todas las copias de trabajo de la frmula.
Cmo eliminar
copias de trabajo
individuales de
una frmula
1 Seleccione la copia de la frmula que desea eliminar en su informe.
2 Presione la tecla SUPR en el teclado de su computadora.
NOTA: An despus de que haya eliminado de su informe todas las
copias de trabajo de la frmula, la especificacin de la frmula
permanece sin cambio. La especificacin permanece en la lista de la ficha
Frmula del cuadro de dilogo Insertar Campos y est disponible para su
uso inmediato si desea introducir la frmula en el informe una vez ms.
Busque en Cuadro de dilogo Insertar Campos en la Ayuda en lnea de
Seagate Crystal Reports.
Eliminacin de la
especificacin
NOTA: Este paso slo se puede llevar a cabo despus de haber eliminado
de su informe todas las copias de trabajo de la frmula.
1 Una vez que ha eliminado todas las copias de trabajo de su frmula,
haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS en la barra de herramientas
estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparece con la ficha Base de
Datos activa.
2 Haga clic en la ficha Frmula para activarla.
334 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
3 Seleccione la especificacin de frmula que desea eliminar de la lista
Nombre de la frmula.
4 Haga clic en el botn Eliminar y el programa elimina la
especificacin.
NOTA: Si la frmula est siendo utilizada en otra frmula el programa
eliminar la especificacin de todas maneras.
NOTA: Si no ha eliminado todas las copias de trabajo de la frmula
seleccionada, el programa muestra el mensaje: Nombre de frmula en uso.
No puede ser eliminada!
Cmo copiar frmulas de la Ayuda en lnea
Windows le permite copiar texto desde los temas de la Ayuda en lnea al
Portapapeles. Despus puede pegar este texto donde lo necesite. Puesto
que las frmulas que usted desarrolla utilizando el Editor de Frmulas
son simplemente texto, puede ahorrar mucho tiempo copiando frmulas
tiles directamente al Editor de Frmulas y despus modificarlas
conforme a sus necesidades.
1 Con el Editor de Frmulas abierto, active la Ayuda en lnea en
cualquiera de las maneras acostumbrada (men Ayuda, tecla de
funcin F1, etc.).
2 Sin importar el tema que aparezca primero, utilice la funcin Buscar
o Encontrar para localizar el tema que contenga la frmula de su
inters.
3 Desplcese a travs del contenido del tema hasta que encuentre la
frmula que quiere copiar.
4 Resalte la frmula arrastrando el cursor "I" sobre ella, elija el
comando COPIAR del men Edicin o presione CTRL-C. Windows
copia el texto seleccionado al portapapeles.
5 Coloque el punto de insercin donde desea que aparezca el texto en
el cuadro Texto de frmulas del Editor de Frmulas y presione CTRL-V
para pegar el texto del Portapapeles.
6 Modifique la frmula cambiando los campos, frmulas, campos de
grupo, enunciados condicionales y cadenas de texto, segn sea
necesario para poder usarla con los datos en el nuevo informe.
Frmulas para Principiantes 335
Cmo copiar frmulas de un informe a otro
Algunas veces usted necesitar copiar una frmula creada en un informe
para utilizarla en otro informe. Copiar frmulas de un informe a otro es
un procedimiento sencillo, pero requiere poner mucha atencin a los
detalles.
Puesto que las frmulas son guardadas como texto, se trata nada ms que
de copiar el texto de la frmula de un informe a otro, a travs del
Portapapeles.
1 En su informe, seleccione el campo de frmula que desea copiar.
2 Elija el comando COPIAR del men Edicin o presione CTRL-C.
3 Abra el informe al cual quiere copiar la frmula.
4 Elija el comando PEGAR del men Edicin o presione CTRL-V.
5 Cuando el programa muestre un marco de ubicacin, arrastre la
frmula hacia donde desea ponerla.
6 Cambie los campos, frmulas, campos de grupo, enunciados
condicionales y cadenas de caracteres de texto, segn sea necesario
para poder usarla con los datos en el nuevo informe.
Para hacer estos cambios (si son necesarios), haga clic con el botn
derecho en la frmula y elija el comando EDITAR FRMULA del men
contextual que aparece. El Editor de Frmulas aparecer en su
pantalla.
7 Elimine los valores anteriores y escriba los nuevos valores, o
seleccinelos de las listas de Campos, Funciones y/o Operadores.
Cuando haga los cambios, use los siguientes puntos como una gua:
G Todos los campos, frmulas y campos de grupo referidos en la
copia de la frmula deben existir en el nuevo informe. Esto
significa que cualquier base de datos referida en la frmula
original (o una base de datos con la misma estructura, nombre de
campo y alias) debe estar activa en el nuevo informe.
Si una base de datos no est activa, debe cambiar la referencia
del campo, frmula y campos de grupo en la copia de la
frmula para que corresponda a los elementos de su nuevo
informe.
G Si su frmula contiene elementos condicionales, asegrese de que
las condiciones se apliquen a los datos en el nuevo informe. Por
ejemplo, si la frmula en su informe anterior realizaba una accin
donde la cantidad fuera mayor que 100, asegrese de que la
condicin, mayor que 100, tenga sentido en la nueva frmula.
336 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cuando modifique una frmula, puede encontrar que mayor que
10 o mayor que 2000 tiene ms sentido con sus nuevos datos.
G Si usted est usando la frmula con los nuevos datos y si su
informe contiene una expresin similar a la siguiente:
If {tabla.CAMPO} = "cadena de texto"
Asegrese de que las cadenas de caracteres de texto utilizadas en
la frmula coincidan con los valores que existen actualmente en
los nuevos datos.
8 Haga clic en GUARDAR Y CERRAR cuando termine.
Temas relacionados
COMO INSERTAR CAMPOS EN SU FORMULA, pgina 322
COMO INSERTAR FUNCIONES EN SU FORMULA, pgina 323
COMO INSERTAR OPERADORES EN SU FORMULA, pgina 324
Frmulas Avanzadas 337
14 Frmulas Avanzadas
Lo que usted encontrar en este captulo...
Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338
Cmo imprimir valores de Hora o Fecha/Hora condicionalmente, pgina 339
Cmo crear frmulas If-Then-Else multicondicionales, pgina 340
Cmo dar formato a texto utilizando frmulas, pgina 341
Cmo utilizar variables en las frmulas, pgina 341
Cmo declarar una variable, pgina 345
Cmo asignar un valor a una variable, pgina 346
Cmo combinar una declaracin de variable y un enunciado de asignacin,
pgina 348
Cmo declarar y asignar valores a variables mltiples, pgina 348
Cmo asignar valores a las variables condicionalmente, pgina 349
Cmo usar una matriz dentro de una frmula, pgina 349
Cmo usar un rango en una frmula, pgina 352
Cmo usar el punto y coma en las frmulas, pgina 354
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de grupo, pgina 354
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de registros, pgina 356
Cmo depurar una frmula, pgina 360
338 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo crear frmulas If-Then-Else
Las frmulas If-Then-Else (Si-Entonces-De lo contrario) son frmulas
condicionales: si se cumple una condicin, entonces una cierta
consecuencia, una accin, se ejecuta. Si la condicin no se cumple, se
ejecuta una accin diferente. Las frmulas If-Then-Else son creadas
usando el operador If-Then-Else. Busque en If-Then-Else en la Ayuda en
lnea de Seagate Crystal Reports.
Ejemplo G Si un agente de ventas ya ha ganado el mximo permitido en
bonos, imprimir la cantidad mxima de bonos permitidos, si an
no ha ganado el mximo, calcular los bonos ganados hasta el
presente e imprimirlo.
G Si el valor en el campo ttulo es "Sr.", imprimir "Estimado Sr." como
inicio del saludo; si no es "Sr.", imprimir "Estimada Srita." como
saludo.
G Si la cantidad disponible de cierto producto es menor o igual que
la cantidad establecida de reabastecimiento, ordenar pedido de
acuerdo a las instrucciones de reabastecimiento, si es mayor, no
hacer nada.
Estas son slo algunas de las frmulas condicionales que usted puede
crear utilizando el operador If-Then-Else.
Cuando utilice este operador, recuerde que debe haber tres partes
separadas en estas frmulas:
1. la parte If
En esta parte se establece la condicin.
2. la parte Then
En esta parte se establece la accin que tomar lugar en caso de
cumplirse la condicin If.
3. la parte Else
En esta parte se establece la accin que toma efecto cuando la
condicin If no se cumple.
NOTA: El tipo de datos (texto, numrico, valor monetario, fecha, hora,
fecha/hora, o booleano) para las partes Then y Else debe ser el mismo.
De esta manera, si la accin que toma efecto cuando se cumple la
condicin (Then) es imprimir un texto, la accin que se lleva a cabo
cuando la condicin no se cumple (Else) debe ser tambin la de imprimir
un texto, an cuando este texto sea un texto vaco.
Frmulas Avanzadas 339
Por ejemplo:
If {archivo.CAMPO} = 5 Then
"Cadena de Texto"
Else
"Otra Cadena de texto"
O
If {archivo.CAMPO} = 5 Then
0
Else
1
NOTA: No puede crear frmulas If-Then-Else que utilicen tipos de datos
de hora o fecha/hora como una accin Then y una hora o fecha/hora
nulos o vacos como acciones Else, porque no hay valores nulos ni vacos
para esos tipos de datos. Para generar este mismo tipo de resultados, siga
el procedimiento descrito en la siguiente seccin. Vea Cmo imprimir
valores de Hora o Fecha/Hora condicionalmente, pgina 339.
Cmo imprimir valores de Hora o Fecha/Hora condicionalmente
Si desea imprimir condicionalmente los valores de Hora o de Fecha/Hora
(imprimir el campo si se cumple la condicin, o imprimir el campo en otro
color si no se cumple la condicin, etc.), no puede hacerlo utilizando una
frmula If-Then-Else porque no existen tales valores nulos o vacos para el
tipo de datos Hora y Fecha/Hora. En lugar de hacer esto, inserte el campo
en su informe y establezca la propiedad Suprimir condicionalmente.
1 Coloque el campo Fecha/Hora donde desea imprimirlo en su informe.
2 Seleccione el campo y haga clic en el botn PROPIEDADES DE OBJETO
de la barra de herramientas suplementaria.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
3 Haga clic en la ficha Comn del Editor de Formato para activarla.
4 Haga clic en el botn FRMULA a la derecha de la propiedad Suprimir.
5 Escriba la siguiente frmula en el Editor de Frmulas cuando ste
aparezca.
{empleado.APELLIDO} <> "Fuller"
Ahora, cuando ejecute su informe, el programa imprimir el campo
Fecha/Hora siempre que el apellido del empleado sea Fuller y lo
suprimir cuando el apellido sea otro distinto a Fuller.
340 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo crear frmulas If-Then-Else multicondicionales
Con Seagate Crystal Reports puede crear poderosas frmulas
multicondicionales utilizando el operador If-Then-Else.
Las frmulas If-Then-Else multicondicionales anidadas pueden ser
configuradas de acuerdo a este patrn general:
G If (Si) la condicin X (la primera) se cumple, Then (Entonces), ir a la
condicin Y (la segunda).
G If (Si) la condicin Y se cumple, Then (Entonces) ejecutar la accin Y;
G If (Si) la condicin Y no se cumple Else (De lo contrario), ejecutar la
alternativa Y.
G If (Si) la condicin X no se cumple Else (De lo contrario), ejecutar la
alternativa X. Por lo tanto:
If {archivo.CAMPO1} = "X" Then
If {archivo.CAMPO2} = "Y" Then
"Accin Y"
Else
"Alternativa Y"
Else
"Alternativa X"
Vea Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338.
Esta frmula verifica primero el campo CAMPO1.
G Si el valor de ese campo es "X", entonces verifica el campo
CAMPO2.
Si el valor del campo CAMPO2 es "Y", se imprime la "Accin
Y".
Si el valor de CAMPO2 no es "Y", se imprime la "Alternativa
Y".
G Si el valor del campo CAMPO1 no es X, se imprime Alternativa
X.
Aunque las frmulas multicondicionales pueden parecer complejas al
principio, despus de haber trabajado con una o dos de ellas, encontrar
que no son tan complejas como parecen, especialmente dado el trabajo
que ejecutan.
Frmulas Avanzadas 341
Cmo dar formato a texto utilizando frmulas
Usted puede utilizar frmulas para formatear texto. Por ejemplo, Seagate
Crystal Reports incluye funciones para quitar espacios innecesarios al
principio o al final de cadenas de texto, as como tambin para convertir
totalmente un determinado texto a maysculas o minsculas.
Ejemplo TrimLeft (" Al/4520/B12")
Retorna "A1/4520/B12".
TrimRight ("A1/4250/B12 ")
Retorna "A1/4520/B12".
LowerCase("Sergio Quiroga")
Retorna "sergio quiroga".
Temas relacionados
Formato, pgina 225
Cmo utilizar variables en las frmulas
Las variables pueden ser utilizadas para resolver muchos problemas con
las frmulas, pero tienen dos usos principales:
1. optimar las frmulas, y
2. expandir las capacidades de las frmulas.
A diferencia de una constante, que es fija y no cambia, una variable puede
cambiar repetidamente de valor. Usted puede asignar un valor a una
variable y sta mantiene el valor hasta que le asigna uno nuevo. Luego la
variable mantiene el nuevo valor hasta que le vuelve a asignar un nuevo
valor posteriormente, etc.
342 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo usar
variables para
optimar
frmulas
Con las variables, puede escribir frmulas mucho ms eficientemente de
como lo hara sin ellas. Por ejemplo, para evaluar el campo {cliente.FAX}
y determinar si el cdigo de larga distancia es del estado de Washington
(206, 360, 509) o de British Columbia, Canad (604, 250), sin el beneficio
de las variables, tendra que escribir una frmula similar a la siguiente:
If {cliente.FAX}[1 to 3] = "604" or
{cliente.FAX}[1 to 3] = "250"
Then
"BC"
Else
If {cliente.FAX}[1 to 3] = "206" or
{cliente.FAX}[1 to 3] = "509" or
{cliente.FAX}[1 to 3] = "360" Then
"WA"
Else
""
Vea Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338 y busque en Subndice en
la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Usted tiene que escribir las instrucciones para extraer el cdigo de larga
distancia desde el campo de nmero telefnico ({cliente.FAX} [1 to 3])
cada vez que quiera que la frmula utilice el cdigo de larga distancia del
registro actual.
Al utilizar una variable (por ejemplo, AreaCode), escribe esas
instrucciones una sola vez. Utilizando esas instrucciones, el programa
extrae automticamente el cdigo de larga distancia desde el campo
{cliente.FAX} y lo almacena en la variable cada vez que lee un nuevo
registro. Usted simplemente hace referencia a la variable AreaCode
siempre que desee usar el cdigo de larga distancia del registro actual en
su frmula. He aqu un ejemplo de la frmula utilizando una variable.
StringVar AreaCode :={cliente.FAX}[1 to 3];
If AreaCode = "604" or AreaCode = 250 Then
"BC"
Else If AreaCode = "206" or AreaCode = "509"
Then
"WA"
Else
""
La versin optimada no slo toma menos tiempo para escribir, sino
tambin para ser procesada por Seagate Crystal Reports, de manera que
sus informes se imprimen ms rpidamente.
Frmulas Avanzadas 343
Utilizacin de
variables para
expandir las
capacidades de
las frmulas
Adems del impacto que tienen al optimar frmulas, las variables le
permiten expandir las capacidades de escritura de sus frmulas. Antes de
hablar sobre los puntos especficos del uso de variables en las frmulas,
es importante entender algunos conceptos acerca de la forma en que el
Editor de Frmulas lee las frmulas.
REQUERIMIENTOS ESPECIALES PARA USAR VARIABLES EN LAS
FORMULAS
A travs de las secciones anteriores, los elementos de las frmulas han
sido definidos muy estrictamente:
G un operador dado slo trabaja en ciertas situaciones y con cierto
tipo de datos y/o textos,
G una funcin slo trabaja con un nmero especfico de argumentos
y cada argumento debe ser un tipo de datos especfico, y
G las frmulas If-Then-Else trabajan nicamente si la parte Else de la
frmula es del mismo tipo que el de la parte Then.
Definiciones como stas, tan estrictas, le permiten crear frmulas, en
muchos casos, con slo llenar los espacios en blanco y con el verificador
de frmulas sealndole cualquier error que cometa.
Las variables, sin embargo, no tienen una definicin tan estricta. Son
extremadamente flexibles; usted hace de ellas lo que quiere que sean. Las
crea a voluntad y las incluye en las frmulas segn sea necesario.
Debido a su flexibilidad, es necesario que defina (declare) las variables
antes de utilizarlas, de manera que el programa:
G est consciente de ellas,
G entienda cmo usted intenta utilizarlas, y
G pueda reservar y configurar el espacio de memoria que stas
requieran.
Tambin necesita asignar valores a las variables para que el programa
sepa que valores van a retornar.
Seagate Crystal Reports slo sabe lo que usted le dice acerca de las
variables. Las rutinas de deteccin de errores que trabajan
automticamente con los otros elementos de frmulas, slo trabajan con
las variables despus que usted las ha definido.
Para utilizar una variable en una frmula, debe hacer tres cosas:
1. declarar la variable,
2. dar el valor a la variable, y
3. meter la variable en la frmula.
344 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Declaracin de
la variable
Seagate Crystal Reports requiere que usted declare todas las variables
antes de utilizarlas. Cuando declara una variable, le dice al programa:
G el nombre que pretende utilizar para la variable, y
G el tipo de datos que desea que la variable almacene.
El programa utiliza esta informacin para reservar un espacio de memoria
para recibir y almacenar los valores que le son asignados a la variable.
NOTA: Si usted declara una variable con el mismo nombre y tipo de
datos en dos o ms frmulas, las frmulas comparten la misma variable.
De esta forma, si una frmula establece el valor de la variable, el cambio
se refleja en la segunda frmula (y en el resto de las frmulas).
Cmo nombrar
una variable
Usted puede nombrar las variables como desee, tomando en cuenta las
siguientes consideraciones:
G el nombre de la variable no puede exceder de 254 caracteres,
G no puede tener el mismo nombre de algn operador o funcin
integrada de Seagate Crystal Reports. Busque en Funciones,
Operadores y Variables en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
NOTA: Como regla general, es recomendable dar a las variables,
nombres cortos y nicos, y fciles de recordar (sin dar nombres muy
parecidos a los de otras variables para evitar confusiones).
Tipo de datos de
la variable
El tipo de datos de una variable determina el tipo de datos que pueden
ser almacenados como un valor en sa variable. Con Seagate Crystal
Reports, puede crear una variable con uno de siete tipos de datos:
1. numrico (100000)
2. valor monetario ($30,000.00)
3. booleano (VERDADERO)
4. fecha (Enero 1, 1999)
5. cadena (Hola)
6. hora (11:59:01)
7. fecha/hora (98/12/31 11:59:59 P.M.)
Frmulas Avanzadas 345
Cmo declarar una variable
Usted declara una variable al principio de la frmula que la utiliza.
NOTA: No puede declarar variables globalmente. Si est usando una
variable que fue declarada por otra frmula, debe definirla otra vez.
NOTA: Si declara una variable con el mismo nombre y tipo de datos en
dos o ms frmulas, stas comparten la misma variable. Por lo tanto, si
una frmula establece el valor de la variable, el cambio se refleja en la
segunda y en todas las dems frmulas.
Para declarar una variable usted debe proporcionar:
G el tipo de datos y el nombre de la variable, y
G a continuacin un punto y coma para indicar el final de la
declaracin.
Por ejemplo, para declarar una variable numrica llamada Cantidad,
introduzca el siguiente enunciado:
NumberVar Cantidad;
Si desea declarar una variable boolena de nombre Relevante introduzca
el siguiente enunciado:
BooleanVar Relevante;
Si desea declarar ms de una variable, puede enunciarlas en una lista.
Cada variable se separa por un punto y coma. Por ejemplo:
NumberVar Cantidad;
BooleanVar Relevante;
DateVar MesFinal;
Seagate Crystal Reports utiliza el enunciado de declaracin para reservar
un bloque de memoria que almacena cada uno de los valores de la
variable y para asignar un valor predeterminado a cada bloque de
memoria. El valor predeterminado que se asigna depende del tipo de
datos que usted haya declarado para la variable. Los valores
predeterminados son los siguientes:
Tipo de datos Para declarar Valor Predeterminado
numrico NumberVar 0
monetario CurrencyVar 0
booleano BooleanVar Falso (No, 0)
346 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo asignar un valor a una variable
Usted asigna un valor a una variable con un enunciado de asignacin.
Este enunciado consiste de:
G el nombre de la variable,
G el operador de asignacin, y
G el valor que desea asignar a la variable.
Nombre de la
variable
El nombre de la variable es el nombre que utiliz para declarar la
variable.
Operador de
asignacin
El operador de asignacin son dos puntos seguidos por un signo igual
(:=). Busque Operador de asignacin en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Valor de la
variable
El valor de la variable es cualquier valor que pertenezca al tipo de datos
definido para esa variable. Por ejemplo, usted puede asignar un nmero
a una variable numrica. Tambin puede asignar una expresin o
secuencia de expresiones cuyo resultado final sea un nmero. En el caso
de variables de texto (cadenas), puede asignar un carcter, una palabra,
una frase o una expresin cuyo resultado sea una cadena de caracteres. El
valor de una variable puede ser una constante, una expresin o una
secuencia de expresiones.
EJEMPLO DE ENUNCIADOS DE ASIGNACION
A continuacin se presentan los enunciados de asignacin para asignar
diferentes tipos de valores a las variables:
Cantidad:= 0
Inicializa la variable Cantidad con cero.
fecha DateVar Fecha (0, 0, 0)
cadena StringVar Cadena vaca ("")
fecha/hora DateTimeVar No hay valor predeterminado
1
hora TimeVar No hay valor predeterminado
1
1
Como las (00:00:00) horas representan la medianoche, el valor
00:00:00 no puede ser usado como valor predeterminado bajo
ninguna circunstancia; razn por la cual no se asigna ningn valor
predeterminado en estos casos.
Tipo de datos Para declarar Valor Predeterminado
Frmulas Avanzadas 347
Cantidad:= 100
Asigna el valor 100 a la variable Cantidad.
Cantidad:= Cantidad + {detalle del pedido.CANTIDAD}
Asigna el resultado del clculo a la variable Cantidad. El clculo
suma el valor del campo Cantidad ({detalle del pedido.CANTIDAD})
al valor actual de la variable Cantidad.
Cantidad:= {archivo.CANTIDAD1} +
{archivo.CANTIDAD2} + {archivo.CANTIDAD3}
Agrega los tres campos Cantidad y le asigna el resultado a la variable
Cantidad.
Cliente:= "Motores del Este"
Asigna la cadena "Motores del Este" a la variable Cliente.
Cliente:= {cliente.NOMBRE} + {cliente.APELLIDO}
Concatena dos campos y asigna el valor concatenado a la variable
Cliente.
Cliente:= TrimRight({cliente.NOMBRE}) +
{cliente.APELLIDO}
Elimina los espacios en blanco al final del campo del nombre
({cliente.NOMBRE}), concatena este campo con el campo del apellido
({cliente.APELLIDO}) y asigna el valor concatenado a la variable
Cliente.
Cliente:= "Sr." + {cliente.APELLIDO}
Concatena la cadena de caracteres "Sr. " con el valor del campo del
apellido ({cliente.APELLIDO}) y asigna el valor concatenado a la
variable Cliente.
Cantidad:= 100; Cliente:= "Motores del Este";
Asigna la constante 100 a la variable numrica llamada Cantidad y
asigna la cadena de caracteres "Motores del Este" a la variable Cliente.
Puede asignar valores a variables mltiples separando las
expresiones de asignacin con puntos y coma.
348 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo combinar una declaracin de variable y un enunciado de
asignacin
Para mayor eficiencia, usted puede declarar una variable y asignarle un
valor en una sola lnea de cdigo de frmula. Para hacerlo, simplemente
declare la variable, deje un espacio en blanco, introduzca el operador de
asignacin y asigne el valor.
Por ejemplo, para declarar una variable de valor monetario
PrecioDeVenta y asignarle el valor del campo Costo ({producto.PRECIO
(SRP)}) multiplicado por dos (un aumento del 100%), utilice la siguiente
expresin:
CurrencyVar PrecioDeVenta:={producto.PRECIO(SRP)}
* 2;
Para declarar una variable booleana SobreCuota y asignarle el resultado
de la comparacin {archivo.VENTAS}>{archivo.CUOTA}, use la
siguiente expresin:
BooleanVar SobreCuota:=
{archivo.VENTAS}>{archivo.CUOTA};
Cmo declarar y asignar valores a variables mltiples
Cuando desee declarar variables mltiples y asignarle valores a cada una
de ellas, simplemente encadene las expresiones de declaracin/
asignacin, separndolas con puntos y coma.
Por ejemplo, para declarar dos variables (una variable numrica
Cantidad y una variable de valor monetario PrecioDeVenta) y asignarles
valores a cada una (el nmero 5 a la variable Cantidad y {archivo.COSTO}
* 2 a la variable PrecioDeVenta), utilice una expresin encadenada similar
a la siguiente:
NumberVar Cantidad:= 5;
CurrencyVar PrecioDeVenta:= {archivo.COSTO} * 2;
Frmulas Avanzadas 349
Cmo asignar valores a las variables condicionalmente
El lenguaje de frmulas de Seagate Crystal Reports le da la habilidad de
asignar diferentes valores a las variables, basndose en que se cumplan o
no ciertas condiciones. Considere la siguiente frmula:
NumberVar Total;
NumberVar Resultado;
Total:= Total + {facturas.TOTAL DE PRODUCTOS};
If Next ({facturas.CLIENTE#})<>{facturas.CLIENTE#}
Then
(Resultado:= Total; Total:= 0)
Else
Resultado:= 0;
Resultado;
La parte If-Then-Else de esta frmula dice que si la condicin If se cumple
(si los nmeros de cliente [{facturas.CLIENTE#}] no son iguales), el
programa har dos cosas separadas:
1. Asigna el valor almacenado en la variable Total (el total acumulado)
a la variable Resultado, y
2. Restablece el valor en la variable Total a 0.
Si la condicin If no se cumple (si los nmeros de cliente son iguales) el
programa asigna el valor 0 a la variable Resultado.
Cmo usar una matriz dentro de una frmula
Una matriz es un tipo especial de variable que puede almacenar varios
valores al mismo tiempo. La matriz completa puede ser pasada a una
funcin resumida para su evaluacin o se pueden extraer los elementos
por separado utilizando el operador Subndice. Busque en Subndice en la
Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Un uso comn para las matrices es almacenar el nombre de los das de la
semana:
StringVar array Das:= ["Domingo", "Lunes",
"Martes", "Mircoles", "Jueves", "Viernes",
"Sbado"];
350 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
La declaracin de una matriz variable consta de cinco partes:
1. El operador de declaracin de la variable, especfico para el tipo de
datos que almacenar la matriz, en este ejemplo StringVar.
2. La palabra array (matriz) despus del operador de declaracin.
3. El nombre que usted quiere dar a la matriz, por ejemplo Das.
4. El Operador de asignacin, utilizado para asignar valores a la
variable.
5. Los corchetes, usados para encerrar los valores (elementos)
almacenados en la matriz. Cada elemento es separado por una coma.
Busque en Asignacin en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
A cada elemento de la matriz se le asigna un ndice numrico de acuerdo
al orden que ocupa dentro de la matriz.
G Al primer elemento se le asigna el ndice 1,
G al segundo elemento se le asigna el ndice 2 y as sucesivamente.
StringVar array Das:= ["Domingo", "Lunes",
"Martes", "Mircoles", "Jueves", "Viernes",
"Sbado"];
utilice el subndice con el nmero de ndice para el elemento que desea
extraer:
Das[5]
Retorna "Jueves".
Los nmeros negativos tambin pueden ser usados para extraer
elementos de la matriz:
Das[-4]
Retorna "Mircoles".
Usted puede crear una matriz de valores para cualquier tipo de datos
vlido en Seagate Crystal Reports. Sin embargo, las matrices tienen las
siguientes restricciones:
G Todos los elementos deben ser del mismo tipo de datos.
G Usted debe declarar la matriz con uno de los operadores de
declaracin de variables.
G El mximo nmero de elementos en una matriz es 100.
G Cada elemento en una matriz de valores de cadenas puede tener
un mximo de 254 caracteres (el lmite estndar para cualquier
valor de cadena en Seagate Crystal Reports).
Frmulas Avanzadas 351
Examine los siguientes ejemplos de declaraciones de matrices para
familiarizarse con las matrices.
NumberVar array x := [1, 10, 44];
CurrencyVar array Costo := [$19.95, $79.50,
$110.00, $44.79, $223.99];
DateVar array Das de pago := [Fecha(1999, 05, 15),
Fecha(1999, 05, 31)];
Las matrices tambin pueden ser usadas sin ser asignadas a variables de
matriz. Por ejemplo:
["Uno", "Dos", "Tres"][2]
Retorna el valor "Dos" porque es el segundo elemento de la matriz.
Algunas veces es preferible usar matrices dinmicas como la anterior. Sin
embargo, en la mayora de las situaciones, las frmulas que requieren de
matrices pueden ser manejadas ms fcilmente al definir la matriz como
una variable de matriz.
Cmo usar
matrices con
funciones de
resumen
Las funciones de resumen aceptan las matrices como parmetros sin
requerir que la matriz sea declarada como una variable. Por ejemplo:
Average([5, 10, 15]) = 10
Utilice los corchetes para indicar que est usando una matriz con la
funcin. Busque en Funciones de resumen en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Ejemplo de una
frmula
Para entender mejor cmo las matrices pueden ser usadas dentro de las
frmulas, examine el siguiente ejemplo:
StringVar array Das := ["Domingo", "Lunes",
"Martes", "Mircoles", "Jueves", "Viernes",
"Sbado"];
Das[DayOfWeek({pedido.FECHA DEL ENVIO})]
Si DayOfWeek es 2, el valor retornado ser Lunes, porque es el
segundo elemento de la matriz.
Esta frmula imprime el nombre del da de la semana en el que cada
orden fue enviada. Primero se declara la matriz Das y se asignan los
valores de cadena para cada da de la semana. Busque en DayOfWeek en
la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Despus, la funcin DayOfWeek evala la fecha almacenada en el campo
{pedidos.FECHA DEL ENVIO} y retorna un nmero representando el da
de la semana (1 para el Domingo, 2 para el Lunes, etc.).
352 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Finalmente, el operador de subndice es utilizado con la matriz Das para
obtener el nombre del da de la semana de acuerdo con el nmero
retornado por la funcin DayOfWeek. El nombre del da es retornado por
la frmula y aparece en el informe. Busque en Subndice en la Ayuda en
lnea de Seagate Crystal Reports.
Cmo usar un rango en una frmula
Un rango est diseado para manejar convenientemente conjuntos de
valores que caen dentro de un valor mximo y un valor mnimo.
Por ejemplo, usted puede declarar un variable de rango numrico de la
siguiente forma:
NumberVar Range GradeA;
Una variable de rango es declarada de manera parecida a una matriz.
G Se utiliza un operador de declaracin de variable apropiado al tipo
de valor almacenado en el rango, NumberVar en este ejemplo.
G La palabra "Range" se escribe a continuacin del operador.
G El nombre de la variable se escribe a continuacin de la palabra
Range, GradeA en este ejemplo.
G Finalmente, se escribe el Operador de asignacin, que es utilizado
para asignar el rango de valores que almacenar la variable de
rango.
Busque Asignacin en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
El rango es indicado escribiendo el operador Make Range (Hacer Rango)
seguido por un valor mnimo y uno mximo para el rango.
Busque Make Range en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Los rangos tienen dos usos principales:
1. Extraer un rango de valores de todos los valores posibles, y
2. Extraer un rango de caracteres de un valor de cadena.
Cmo extraer un
rango de valores
Considere el siguiente ejemplo:
NumberVar range GradeA := 90 to 100;
NumberVar range GradeB := 80 to 89;
NumberVar range GradeC := 70 to 79;
NumberVar range GradeD := 60 to 69;
If {estudiante.RESULTADO DEL EXAMEN} in GradeA Then
"A"
Frmulas Avanzadas 353
Else If {estudiante.RESULTADO DEL EXAMEN} in GradeB
Then
"B"
Else If {estudiante.RESULTADO DEL EXAMEN} in GradeC
Then
"C"
Else If {estudiante.RESULTADO DEL EXAMEN} in GradeD
Then
"D"
Else
"F"
Esta frmula crea cuatro variables de rango al principio. Cada una
contiene un rango de posibles calificaciones. Note que, a diferencia de
una matriz, no se utilizan corchetes para seleccionar una rango de valores
asignados a cada variable de rango. Slo se utiliza el operador Make
Range con el mnimo y mximo de calificaciones para cada rango.
El enunciado mltiple If-Then-Else evala repetidamente el valor en el
campo {estudiante.RESULTADO DEL EXAMEN} para determinar si ste
cae dentro de un rango especfico de calificaciones. En el informe, la
frmula imprime los grados (A, B, etc.) de acuerdo con las calificaciones
que obtuvo cada estudiante.
Vea Cmo crear frmulas If-Then-Else multicondicionales, pgina 340.
Cmo extraer un
rango de
caracteres
La siguiente frmula demuestra cmo usar rangos para extraer caracteres
de un valor de cadena:
StringVar AreaCode := {cliente.FAX}[1 to 3];
If AreaCode = "604" Then
"BC"
Else If AreaCode = "206"
or AreaCode = "509"
or AreaCode = "360" Then
"WA"
Else
""
Esta frmula crea una variable que almacena los primeros tres caracteres
en el valor de cadena del campo {cliente.FAX}. Por ejemplo, si el valor en
{cliente.FAX} es "6045551234", entonces:
{cliente.FAX}[1 to 3]
Retorna "604". Note que los corchetes son utilizados para indicar un
rango de caracteres en una cadena (a diferencia del rango de valores
numricos vistos en el ejemplo anterior).
354 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El valor "604" es asignado a la variable AreaCode. El enunciado mltiple
If-Then-Else evala el valor de la variable AreaCode para determinar a
cual regin pertenece el nmero de fax.
Un rango tambin puede ser aplicado a un valor de cadena constante:
"6045551234"[1 to 3]
Retorna "604".
Cuando se refiere a caracteres en una cadena, tambin puede usar
nmeros negativos:
"abcdef"[-3 to -1]
Retorna "def".
NOTA: No puede usar un rango como un elemento o una parte de un
elemento en una matriz.
Vea Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338 y busque en Subndice en
la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Cmo usar el punto y coma en las frmulas
En una frmula con expresiones mltiples, es el resultado del enunciado
final el que es retornado (se imprime). Cuando tiene enunciados
mltiples en una frmula, debe separarlos utilizando un punto y coma
para que el programa sepa donde termina una expresin y donde
comienza la otra. Sin puntos y coma, la frmula entera es tratada como un
solo enunciado. En una frmula con enunciados mltiples, esto puede
darle resultados incorrectos o un mensaje de error.
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de grupo
Usted podra encontrarse en situaciones donde no obtiene impresin de
valores al usar una frmula de seleccin de grupo, aun cuando existan
valores que satisfagan el criterio de seleccin. Por lo general, en estos
casos:
G la frmula de seleccin de grupo hace referencia a otra frmula, y
G la frmula de referencia es una que calcula el valor de cada grupo
como un porcentaje del valor total de todos los grupos (por
ejemplo, un subtotal como un porcentaje del total general).
Frmulas Avanzadas 355
1 Usando XTREME.MDB, haga un informe que incluya los siguientes
campos:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.REGION}
{pedidos.ID DEL PEDIDO}
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
Para cada pedido, el informe muestra que compaa ha puesto la
orden, el estado o provincia en la cual est localizada la compaa, el
nmero de pedido y la cantidad ordenada.
2 Subtotalice el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} usando el
campo {cliente.REGION} como base para ordenar y agrupar, para
ver los pedidos agrupados por estado. (El programa clasifica los
datos por estado y calcula un subtotal en el campo {pedidos.MONTO
DEL PEDIDO} cada vez que cambia el estado). Vea Cmo subtotalizar
datos agrupados, pgina 283.
3 Inserte un total general en el campo {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO} para ver el valor total de los pedidos recibidos.
4 Defina una frmula (Porcentaje) que calcule cada subtotal como
porcentaje del total general para ver el valor de los pedidos de cada
estado como porcentaje de todos los pedidos recibidos. Ponga la
frmula en la seccin Pie de grupo de su informe.
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO},{cliente.REGION}) %
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO})
5 Haga referencia a la frmula (@Porcentaje) en una frmula de
seleccin de grupo que seleccione solamente aquellos grupos para
los cuales el porcentaje (de subtotal a total general) sea menor que 5%
para saber cuales estados contribuyeron individualmente con menos
del 5% del total de las ventas:
{@Porcentaje} < 5
Cuando hace clic en el botn Verificar o Aceptar, recibir el siguiente
mensaje de error:
Esta frmula no puede ser usada porque debe ser
evaluada ms adelante.
356 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo corregir
este problema
El problema puede ser corregido fcilmente. En lugar de usar el nombre
de la frmula (en este caso @Porcentaje) en la frmula de seleccin de
grupo, introduzca la frmula misma (la frmula llamada @Porcentaje).
As, en lugar de usar la frmula de seleccin de grupo:
{@Porcentaje} < 5
puede usar la frmula de seleccin de grupo:
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO},{cliente.REGION}) %
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}) < 5
De esta forma, cuando usted imprime el informe, slo sern impresos
aquellos estados que contribuyeron con menos del 5% del total general.
Cmo agilizar el
proceso
Para agilizar el proceso y minimizar las oportunidades de error, puede
copiar la frmula a la frmula de seleccin de grupo usando los
comandos COPIAR y PEGAR.
1 Seleccione la frmula que quiere usar en la frmula de seleccin de grupo.
2 Elija el comando FRMULA del men Edicin.
El Editor de Frmulas aparece con la frmula en el cuadro Texto de
frmula.
3 Copie la frmula al portapapeles usando el comando COPIAR
(CTRL-C).
4 Haga clic en GUARDAR Y CERRAR para cerrar el Editor de Frmulas.
5 Elija el comando AGRUPAR del men Informe|Editar frmula de
seleccin.
El Editor de Frmulas aparecer en su pantalla.
6 Pegue la frmula en el cuadro Texto de frmula usando el comando
PEGAR (CTRL-V).
Agregue elementos adicionales a la frmula si es necesario.
Cmo perfeccionar las frmulas de seleccin de registros
Se podra presentar el caso donde usted ha creado una frmula de seleccin
de registros (usando el comando REGISTROS del men Informe|Editar
frmula de seleccin), la informacin del encabezado y el pie del informe se
imprimen correctamente, pero no aparece la informacin de la seccin
Detalles. El problema es causado por una frmula de seleccin que rechaza
todos los registros, generalmente debido a algn error inadvertido en la
creacin de la frmula de seleccin.
Frmulas Avanzadas 357
Hay varias cosas que usted puede buscar en la frmula, como causa del
problema:
G Inconsistencia de maysculas y minsculas, pgina 357
G Nmeros no encerrados entre comillas, pgina 358
G Espacios en blanco innecesarios en la frmula de seleccin, pgina 358
Inconsistencia
de maysculas y
minsculas
Las frmulas de seleccin de registros distinguen entre maysculas y
minsculas. Es decir, que Juan slo coincide con Juan y no con
juan, JUAN, JuaN, juaN, JUan o JuAN. As, si su frmula de
seleccin est definida para incluir slo aquellos registros que contengan
JUAN en el campo {cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}, pero los
datos en este campo mezclan maysculas y minsculas (por ejemplo
Juan), la frmula no encontrar coincidencias y por lo tanto no
imprimir ningn registro en el informe.
Usted puede resolver este problema usando las funciones UpperCase
(str) (en el caso de maysculas) o LowerCase (str) (en el caso de
minsculas) en su frmula de seleccin para convertir datos de campo al
formato consistente (maysculas o minsculas) antes que el programa
comience la seleccin. Por ejemplo, si est usando la frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CONTACTO} = Juan
puede cambiarla a:
UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}) = JUAN
Esta ltima frmula convierte el valor del campo {cliente.NOMBRE DEL
CONTACTO} a letras maysculas y despus verifica si el valor en ese
campo es igual a JUAN. Usando esta frmula, cualquier forma de la
palabra juan ser vlida, sin importar si las letras son maysculas o
minsculas, ya que todas sern convertidas a maysculas para mantener
consistencia en la comparacin.
Tambin puede usar la funcin LowerCase (minsculas) en forma
similar, para establecer coincidencias con juan.
Revise su frmula de seleccin cuidadosamente y asegrese de estar
usando el formato correcto en cualquier texto que est sometiendo a
comparaciones. Si tiene alguna duda, use la funcin UpperCase (o
LowerCase)para asegurar consistencia en las comparaciones.
Otra frmula que produce resultados similares a la anterior es:
JUAN in UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO})
358 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Nmeros no
encerrados entre
comillas
Cuando un nmero es almacenado en un objeto de texto, el programa lo
trata como texto, aunque tenga una representacin numrica. Siempre que
en su frmula de seleccin usted quiera usar un valor de un objeto de
texto, debe encerrar la expresin numrica entre comillas dobles. Si su
frmula de seleccin est diseada para buscar un nmero en un objeto
de texto y usted se olvida de encerrar el nmero entre comillas en la
frmula, sta no encontrar ninguna coincidencia y por lo tanto no
imprimir ningn detalle del informe.
Por ejemplo, la siguiente frmula de seleccin:
{cliente.ID DEL CLIENTE} = 12345
no encontrar ninguna coincidencia, aunque el valor 12345 aparezca en el
campo {cliente.ID DEL CLIENTE} de varios registros.
Para seleccionar registros con los caracteres 12345 en un campo de
cadena, usted debe encerrar entre comillas los caracteres que est
tratando de encontrar, de la manera siguiente:
{cliente.ID DEL CLIENTE} = 12345
Revise su frmula de seleccin cuidadosamente y asegrese que
cualquier nmero que est buscando en el objeto de texto, est encerrado
entre comillas.
Espacios en
blanco
innecesarios en
la frmula de
seleccin
En computacin, los espacios son caracteres, por lo tanto, cuando usted
los incluye en la expresin de comparacin de una frmula de seleccin
de registros, sta busca los registros que contengan una coincidencia
exacta en el campo seleccionado, incluyendo los espacios. Por ejemplo, la
siguiente frmula:
Sr . in {cliente.TITULO}
no encontrar ninguna coincidencia Sr., debido a que hay un espacio
extra en el termino de comparacin entre la letra r y el punto.
Revise cuidadosamente su frmula de seleccin y asegrese que los
espacios en la frmula de seleccin coincidan con los espacios en los
campos que est comparando.
Cmo solucionar
problemas en
frmulas de
seleccin de
registros
Para solucionar problemas en su frmula de seleccin, primero asegrese
que todos los campos invocados en la frmula estn ubicados en su
informe, despus elimine la frmula de seleccin y prubela a medida
que la reconstruya, paso a paso.
1 Escriba la frmula de seleccin de registros en un papel, para usar
esta copia como una gua al reconstruir la frmula paso a paso.
Frmulas Avanzadas 359
2 Quite la frmula de seleccin de registros de su informe,
eliminndola del cuadro Texto de frmula en el Editor de Frmulas.
3 Haga clic en GUARDAR Y CERRAR cuando termine.
4 Asegrese que todos los campos invocados en la frmula de
seleccin de registros (los selectores) estn fsicamente en el informe
y que no estn ocultos.
Por ejemplo, si uno de los selectores es:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000
pero el campo {cliente.CODIGO POSTAL} no se usa en su informe (como
en el caso del informe de ventas que usa el cdigo postal para definir
territorios pero no lo incluye en los datos del informe), entonces inserte el
campo {cliente.CODIGO POSTAL} en un lugar obvio del informe.
O, si uno de los campos invocados en la frmula de seleccin est en
el informe pero oculto, cambie su estado (mustrelo), desactivando la
opcin Ocultar en impresin para ese campo, en el Editor de Formato.
5 Imprima el informe y asegrese que todos los datos de los campos
invocados por la frmula impriman satisfactoriamente. Por ejemplo,
si hay un nmero x de registros en la base de datos, usted debe
obtener un nmero x de impresiones por cada campo invocado. Esto
establece una base para comparar los resultados de impresin
usando la frmula de seleccin.
6 Cuando est seguro que est obteniendo resultados satisfactorios sin
la frmula de seleccin, introdzcala usando slo uno de los
selectores.
Por ejemplo, si quiere usar lo siguiente en su frmula de seleccin final:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000 and
{cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = C and
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO} >= 5000
esta frmula seleccionar todos aquellos registros que muestren un
cdigo postal mayor que 80000, un valor en el campo
{cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} que comience con C y un
valor en el campo {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} mayor o
igual que 5000.
Usted podra empezar con esto como su primera prueba de la frmula
de seleccin:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000
360 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Imprima el informe y evale los datos que se imprimen con slo un
selector activado. En su ejemplo, evale los datos en el campo
{cliente.CODIGO POSTAL}. Muestra el campo solamente cdigos
postales mayores que 80000?
G Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est
funcionando bien.
G Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin.
7 Una vez que la frmula trabaja correctamente con un selector
activado, agregue el segundo selector. En su ejemplo, la nueva
frmula de seleccin podra ser:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000 and
{cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = C
8 Imprima el informe y evale los datos impresos con los dos
selectores activados. En su ejemplo, evale los datos en el campo
{cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} (siendo que ya evalu el
campo {cliente.CODIGO POSTAL} en el paso anterior).
Muestra el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} slo
cadenas de texto que comienzan con C?
G Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est
funcionando bien.
G Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin.
9 Una vez que la frmula de seleccin trabaja perfectamente con dos
selectores activados, agregue el tercer selector, luego el cuarto, etc.,
hasta que haya probado todos los selectores de la frmula. Para el
tiempo en que haya probado toda la frmula de seleccin, usted
habr descubierto y corregido la causa de su problema y la frmula
deber de estar seleccionando registros de acuerdo a sus deseos.
Cmo depurar una frmula
Siga el ejemplo inmediato y practique los pasos necesarios para depurar
una frmula. Despus de terminar este ejercicio, use los mismos
principios para depurar sus propias frmulas.
NOTA: Este tutorial usa la base de datos de muestra XTREME.MDB,
ubicada en el directorio \Archivos de Programa\Seagate Software\
Crystal Reports, o en el directorio en el cual Seagate Crystal Reports fue
instalado.
Frmulas Avanzadas 361
La siguiente es la frmula que usted va a depurar:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = "Bi" and
ToText({cliente,ID DEL CLIENTE}) [1] = "6") Or
({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2] = "Ro" and
ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = "5")
"CLIENTE PREFERENCIAL"
Else
"NO SE AJUSTA AL CRITERIO"
Si estuviera correcta, esta frmula debera elegir todos los clientes
cuyos nombres empezaran con "Bi" y cuyas identificaciones (ID)
comenzaran con 6, as como tambin aquellos clientes cuyos
nombres comenzaran con Ro y cuyas identificaciones comenzaran
con 5. Cuando se imprima el campo, aquellas selecciones dirn
"CLIENTE PREFERENCIAL" mientras que el resto dirn "NO SE
AJUSTA AL CRITERIO".
Ahora usted va a separar los componentes de la frmula para verificar
y ver que cada una de las condiciones de la frmula est trabajando
individualmente.
Formula1 1 Para comenzar, inicie un informe usando la tabla Cliente en
XTREME.MDB y ponga los siguientes campos en la seccin Detalles, de
izquierda a derecha:
{cliente.ID DEL CLIENTE}
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
Para verificar cada porcin de la frmula, ponga un campo de
frmula nuevo a la par de estos dos campos en el informe.
2 Inicie una nueva frmula llamada Formula1.
3 Escriba la siguiente frmula en el Editor de Frmulas:
If {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = "Bi" Then
"VERDADERO"
Else
"FALSO"
4 Haga clic en el botn VERIFICAR para detectar cualquier error en la
frmula. Recibir el siguiente mensaje de error:
"Falta un ]"
5 Corrija la frmula insertndole el " ] " faltante despus del 2.
362 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
6 Haga clic de nuevo en el botn VERIFICAR. Esta vez recibir el
siguiente mensaje:
"No se encontraron errores".
7 Haga clic en GUARDAR Y CERRAR para regresar al cuadro de dilogo
Insertar Campos.
8 Inserte el campo de frmula corregido a la derecha de los dos
campos de datos en la seccin Detalles de su informe.
9 Haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas
estndar para ver los valores en el informe y compare los campos
para ver si los campos retornados por @Formula1 son correctos.
Usted deber ver la palabra "VERDADERO" al lado de los clientes que
empiecen con "Bi" y "FALSO" junto a los dems. Ahora verificar las otras
partes de la frmula. Inicie una Formula2, una Formula3 y otra Formula4
siguiendo los pasos de 1 al 9 utilizando para cada caso las frmulas
especificadas abajo. Inserte cada campo de frmula en la misma lnea de
la seccin Detalles para una fcil comparacin. Revise por si hay errores
y arrglelos si es necesario y asegrese de que los valores retornados sean
los correctos, antes de pasar a la siguiente frmula.
Formula2 1 Inicie una nueva frmula llamada Formula2.
2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de
Frmulas:
If ToText({client.ID DEL CLIENTE}) [1] = "6" Then
"VERDADERO"
Else
"FALSO"
3 Haga clic en el botn Verificar para detectar cualquier error en la
frmula.
Usted recibir el siguiente mensaje de error:
Nombre de campo desconocido
4 Corrija la frmula reemplazando la coma (,) por un punto (.) en el
nombre del campo.
5 Haga clic en el botn Verificar nuevamente.
Su frmula debe estar ahora libre de errores.
6 Ubique la frmula a la derecha del campo @Formula1.
7 Haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas
estndar para ver los valores en el informe y comparar los campos
para verificar si los valores retornados por la @Formula2 son correctos.
Frmulas Avanzadas 363
Si todo est correcto, debera ver la palabra VERDADERO junto a todos
los nmeros de los clientes que comincen con 6 y la palabra FALSO
junto al resto de los datos.
Formula3 1 Inicie una nueva frmula llamada Formula3.
2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de
Frmulas:
If {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE})[1 to 2] = "Ro"
Then
"VERDADERO"
Else
"FALSO"
3 Haga clic en el botn Verificar para detectar cualquier error en la
frmula.
Usted recibir el siguiente mensaje de error:
Falta la correspondiente para esta cadena
4 Corrija la frmula reemplazando la comilla simple () antes de Ro,
por comillas dobles ().
5 Haga clic en el botn VERIFICAR nuevamente. Su frmula debe estar
ahora libre de errores.
6 Ubique la frmula a la derecha del campo @Formula2.
7 Haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas
estndar para ver los valores en el informe y comparar los campos
para verificar si los valores retornados por la @Formula3 son
correctos.
Debera poder ver la palabra VERDADERO junto a todos los nombres
de los clientes que comincen con Ro y la palabra FALSO junto al
resto de los datos.
Formula4 1 Cree una nueva frmula llamada Formula4.
2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de
Frmulas:
If ToText({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}) [1] = "5"
"VERDADERO"
Else
"FALSO"
3 Haga clic en el botn VERIFICAR para detectar cualquier error en la
frmula.
364 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Usted recibir el siguiente mensaje de error:
Falta la palabra 'then'.
4 Corrija la frmula escribiendo la palabra Then al final de la primer
lnea, despus de 5.
5 Haga clic en el botn VERIFICAR nuevamente. Su frmula debe estar
ahora libre de errores.
6 Ubique la frmula a la derecha del campo @Formula3.
7 Haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas
estndar para ver los valores en el informe y comparar los campos
para verificar si los valores retornados por la @Formula4 son
correctos.
Usted debera ver la palabra VERDADERO junto a todas las
identificaciones de los clientes (Id del cliente) que comincen con 5 y la
palabra FALSO junto al resto de los datos.
Ahora que todas las frmulas estn libres de errores y los valores de
campo retornados son correctos, el siguiente paso es crear una frmula
que integre los diferentes componentes. Empezaremos por integrar las
dos primeras frmulas (@Formula1 y @Formula2) en la frmula
@Formula1+2 para despus agregar las frmulas @Formula3 y
@Formula4 para crear la frmula final @FinalFormula.
Formula1+2 1 Inicie una nueva frmula llamada Formula1+2.
2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de
Frmulas.
If {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2] = "Bi" and
ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = "6" Then
"VERDADERO"
Else
"FALSO"
3 Ponga la frmula a la derecha del campo @Formula4.
Normalmente, debera ver la palabra VERDADERO junto a cada
cliente cuyo nombre comience con Bi y cuya identificacin comience con
6; la palabra FALSO debera aparecer junto al resto de los clientes que
no satisfagan este criterio.
Si esta frmula trabaja correctamente, puede crear la ltima combinacin
agregando el cdigo de @Formula3 y @Formula4.
Frmulas Avanzadas 365
Frmula Final 1 Inicie una nueva frmula llamada Frmula Final.
2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de
Frmulas.
If {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2] = "Bi" and
ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = "6" or
({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2] = Ro
and ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = 5)
Then
"CLIENTE PREFERENCIAL"
Else
"NO SE AJUSTA AL CRITERIO"
3 Ponga la frmula donde desea que aparezca en la Seccin Detalles de
su informe. Puede eliminar todos los dems campos de frmula del
informe. Vea Cmo eliminar frmulas de su informe, pgina 333.
Utilice este mismo procedimiento para probar cualquier frmula,
condicin por condicin, como una forma sistemtica de verificar su
funcionalidad.
366 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Totales Acumulados 367
15 Totales Acumulados
Lo que usted encontrar en este captulo...
Introduccin, pgina 368
MANOS A LA OBRA (Totalizacin avanzada), pgina 369
368 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin
Seagate Crystal Reports presenta un nuevo tipo de campo, el campo de
Total acumulado. Los campos de total acumulado son similares a los
campos de resumen pero permiten mayor control sobre cmo se calcula
el total y cuando se restablece. Los campos de total acumulado estn
especficamente diseados para ejecutar las siguientes funciones de
totalizacin:
G para ver el valor de un total acumulado a medida que se calcula
registro por registro,
G para totalizar un valor independientemente de las agrupaciones
del informe,
G para totalizar un valor condicionalmente,
G para totalizar un valor despus de haber aplicado una frmula de
seleccin de grupo, y
G para totalizar un valor de la tabla corriente en una relacin de
vnculo de uno a varios.
Un campo de total acumulado se crea con el Asistente de Total
Acumulado. El asistente le pedir seleccionar un campo para resumir, la
clase de operacin de resumen que se ejecutar, una condicin sobre la
cual basar la evaluacin y una condicin sobre la cual restablecer la
evaluacin.
Despus de haber creado un campo de total acumulado, usted puede
insertarlo en el informe de la misma manera que un campo de base de
datos o se puede referir a l en una frmula. Los clculos de un campo de
total acumulado no son afectados por su ubicacin fsica en el informe, ya
que su funcionamiento es completamente dependiente de las
especificaciones establecidas en el Asistente de total acumulado. Aunque
un campo de total acumulado puede usarse para calcular un total en
cualquier base de datos o campo de frmula, no puede usarse para
calcular el total de una frmula de tiempo de impresin.
Los temas cubiertos en este captulo incluyen tcnicas avanzadas. Antes
de comenzar, familiarcese con el diseo del informe en Seagate Crystal
Reports, valores agrupados en un informe y resumen de datos.
Temas relacionados
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263
Totales Acumulados 369
MANOS A LA OBRA (Totalizacin avanzada)
Cmo mantener totales acumulados en una lista
Totales acumulados son totales que generalmente se muestran de registro
a registro. Totalizan todos los registros (en el informe, en el grupo y as
sucesivamente) hasta e incluyendo el registro corriente. Por ejemplo, si
los tres primeros registros tienen valores de 2, 4, y 6 respectivamente, el
total acumulado por cada uno de los tres registros ser lo siguiente:
El total acumulado ms bsico es el total acumulado llevado a travs de
una lista. En este tutorial usted va a crear este tipo de informe,
configurando un total acumulado para una lista de cantidades de pedido.
NOTA: Los campos de totales acumulados usan el signo # como prefijo.
1 Comience un informe usando los datos de muestra, XTREME.MDB,
vincule las tablas Cliente y Pedidos, y coloque los siguientes campos
de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{pedidos.ID DEL PEDIDO}
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
2 Elija CAMPO DE TOTAL ACUMULADO del men Insertar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer en su pantalla.
3 Haga clic en Nuevo.
El cuadro de dilogo Crear Campo de Total Acumulado aparecer en
su pantalla.
4 Introduzca el nombre "TotalPedidos" en el cuadro de texto Nombre
del total acumulado.
5 Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista
Campos y Tablas disponibles y use el primer botn de flecha para
introducir ese campo en el cuadro de texto Campo de resumen.
6 Seleccione suma, de la lista desplegable Tipo de resumen.
Valores Total acumulado
2 2 = 0 + 2
4 6 = 2 + 4
6 12 = 6 + 6
370 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
7 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en En cambio de
campo, y seleccione {pedidos.ID DEL PEDIDO} como el campo "de
cambio". El total acumulado ser ejecutado cada vez que el campo
cambie.
8 En la seccin Restablecer, haga clic en la opcin Nunca (esto le dar
un total acumulado que nunca se restablece, es decir, que contina a
travs del informe).
9 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.
El programa vuelve al cuadro de dilogo Insertar Campos.
10 Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del
informe, justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO}.
Temas relacionados
Cmo crear totales acumulados de grupos, pgina 371
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93
El valor en cada registro es agregado a la
suma del valor anterior en el informe.
El total continua, sin interrupcin
a travs de la lista.
Totales Acumulados 371
Cmo crear totales acumulados de grupos
Otro uso comn de totales acumulados es llevar la cuenta de los
elementos en un grupo. El total acumulado comienza con el primer
elemento en el grupo y termina con el ltimo. Despus comienza
nuevamente con el siguiente grupo; luego el siguiente y as
sucesivamente.
En este ejemplo, usted va a crear un informe que:
G mantiene un total acumulado de pedidos de clientes,
G agrupa pedidos de clientes y restablece el total acumulado para
cada grupo, y
G muestra el subtotal por cada pedido (el ltimo total acumulado
para ese pedido).
Para configurar este informe, establezca un total acumulado que se
restablece para cada nuevo grupo y de esa manera tener un subtotal para
cada grupo. Este subtotal tomar el ltimo valor del campo de total
acumulado y lo mostrar en el informe (por ejemplo, si los nmeros 2, 4
y 8 fueron obtenidos por el total acumulado, el subtotal ser 14). Este
procedimiento le dar un total acumulado y un subtotal para cada grupo.
1 Comience un informe usando los datos de muestra, XTREME.MDB,
vincule las tablas Cliente y Pedidos como lo hizo en el ejemplo
anterior y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la
seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{pedidos.ID DEL PEDIDO}
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
2 Agrupe en base al campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}.
3 Elija CAMPO DE TOTAL ACUMULADO del men Insertar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer en su pantalla.
4 Haga clic en Nuevo.
El cuadro de dilogo Crear Campo de Total Acumulado aparecer en
su pantalla.
5 Introduzca el nombre "GroupRunningTotal" (Agrupar total
acumulado) en el cuadro de texto Nombre del Total acumulado.
6 Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista
Campos y Tablas disponibles y use el primer botn de flecha para
introducir ese campo en el cuadro de texto Campo de resumen.
372 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
7 Seleccione suma, de la lista desplegable Tipo de resumen.
8 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en la opcin
Para cada registro.
9 En la seccin Restablecer, elija restablecer en cada cambio de grupo #1.
10 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.
El programa vuelve al cuadro de dilogo Insertar Campos.
11 Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del
informe, justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO}.
Cmo crear un total acumulado condicional
Puede haber veces en que usted tiene una lista de valores que no estn
agrupados y slo quiere subtotalizar algunos de esos valores. Por
ejemplo:
G usted tiene una lista que contiene clientes Canadienses y
Norteamericanos,
G quiere mantener los registros de clientes ordenados
alfabticamente por nombre de cliente,
G no quiere separar los datos en grupos basados en el pas, pero
G quiere un total de los valores de los registros Canadienses, y
G tambin quiere, por separado, un total de los valores de los
registros de Estados Unidos.
Para hacer esto, tendr que crear dos frmulas, uno para llevar el control
de los registros norteamericanos y otro para llevar el control de los
registros canadienses.
G EE.UUTotal
Mantiene un total acumulado de los registros nortemaericanos.
G CanadTotal
Mantiene un total acumulado de los registros canadienses.
1 Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra de
XTREME.MDB. Ponga los siguientes campos de izquierda a derecha en
la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.PAIS}
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
Totales Acumulados 373
2 Ordene los registros en base al campo {cliente.NOMBRE DEL
CLIENTE}.
3 Elija CAMPO DE TOTAL ACUMULADO del men Insertar.
El cuadro de dilogo Insert Campos aparecer en su pantalla.
4 Haga clic en Nuevo.
El cuadro de dilogo Crear Campo de Total Acumulado aparecer en
su pantalla.
5 Escriba el nombre "EE.UUTotal" en el cuadro de texto Nombre del
Total acumulado.
6 Seleccione {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} de la lista Tablas y
Campos disponibles, y use el primer botn de flecha para introducir ese
campo en el cuadro de texto Campo de resumen.
7 Seleccione suma, de la lista desplegable Tipo de resumen.
8 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en la opcin
Frmula y luego haga clic en el botn Frmula. El Editor de Frmulas
Condicionales de Totales Acumulados aparecer en su pantalla.
9 Escriba la siguiente frmula en el cuadro Texto de frmula:
{cliente.Pas} = "EE.UU."
Esto le indica al programa que debe evaluar el total acumulado cada
vez que encuentra un registro donde {cliente.PAIS} es igual a
"EE.UU." El total acumulado ignorar todos los dems registros (tal
como los registros de Canad).
10 En la seccin Restablecer, haga clic en la opcin Nunca.
11 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. El
programa regresa al cuadro de dilogo Insertar Campos.
12 Ponga el campo del total acumulado en la seccin Detalles de su
informe.
13 Ahora, cree el campo de total acumulado CanadaTotal usando el
proceso descrito en los pasos del 3 al 11. La nica diferencia es que
esta vez establecer la frmula de evaluacin a:
{cliente.Pas} = "Canad"
14 Cuando termine, ponga el campo #CanadaTotal en la seccin de
Detalles de su informe, justamente a la derecha del campo
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}.
15 Ponga los dos campos de total acumalado creados en la seccin Pie
del informe.
374 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Su informe debe verse similar a la siguiente ilustracin:
NOTA: Este informe ha sido diseado slo para ilustrar los conceptos y
no para mostrar la apariencia del informe terminado.
Cmo crear un total acumulado en una relacin de vnculo de
uno a varios
El trmino informe "A a B", "A a C" ha sido utilizado para referirse a
cualquier informe en que una tabla principal es vinculada a dos tablas de
bsqueda (vea Mtodos para buscar tablas (bases de datos de acceso directo),
pgina 563). Sin embargo, en un verdadero vnculo A a B, A a C, se usa un
solo campo en la tabla principal para vincularse a ambas tablas de bsqueda.
En una verdadera relacin A a B, A a C, una de las dos tablas de bsqueda
generalmente tiene ms registros que la otra. Si usted agrupa estos
registros basado en un campo en la tabla principal, los valores en la tabla
de bsqueda ms pequea se repiten para cada valor en la tabla de
bsqueda ms grande. La siguiente tabla muestra los datos para una
relacin A a B, A a C. La tabla Cliente est vinculada a la tabla Crdito y
nuevamente a la tabla Pedidos. Note que Jones slo tiene una
Identificacin de Crdito, pero que el crdito y la cantidad estn
repetidos, en cada uno de sus pedidos.
Totales Acumulados 375
En este ejemplo se usa un subtotal estndar en estos grupos para el campo
Monto del Pedido y el campo Cantidad. As, el nico crdito de Jones se
cuenta dos veces, y el subtotal muestra un valor incorrecto de -20.00.
NOTA: Note que la cantidad de crdito total para Jones es incorrecta.
Este problema ocurrira tambin en el campo Monto del Pedido, por
ejemplo, si Jones tuviera dos Cantidad de Crditos diferentes y slo un
Monto del Pedido. Puede evitar este problema creando una frmula para
cada campo que quiera subtotalizar.
1 Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra,
ORDRCR.MDB, y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha
en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE}
{crditos.ID DEL CREDITO}
{crditos.MONTO DEL CREDITO}
{pedidos.ID DEL PEDIDO}
{pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
NOTA: Los datos de muestra de ORDRCR.MDB han sido diseados
especialmente para demostrar un verdadero vnculo A a B, A a C. Asegrese
que el campo {crditos.CLIENTE} est vinculado a ambos campos,
{pedidos.CLIENTE} y {clientes.NUMERO} en el Asistente de Vnculo Visual.
Nombre
Id. de
crdito
Cantidad
de crdito
Id. de
pedido
Monto del
pedido
Jones 1 -10.00 1 10.00
Jones 1 -10.00 2 12.00
Smith 2 -23.00 3 20.00
Smith 3 -45.00 4 30.00
Nombre
Id. de
crdito
Cantidad
de crdito
Id. de
orden
Monto del
pedido
Jones 1 -10.00 1 10.00
Jones 1 -10.00 2 12.00
-20.00 22.00
Smith 2 -23.00 3 20.00
Smith 3 -45.00 4 30.00
-68.00 50.00
376 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
2 En la ficha Diseo, resalte el campo {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO} e inserte un subtotal, agrupndolos en el campo
{cliente.NOMBRE}.
3 Elija CAMPO DE TOTAL ACUMULADO del men Insertar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer en su pantalla.
4 Haga clic en Nuevo.
El cuadro de dilogo Crear Campo de Total Acumulado aparecer en
su pantalla.
5 Escriba el nombre "CrditoSubotal" en el cuadro de texto Nombre del
Total acumulado.
6 Seleccione {crditos.CREDITO} de la lista Tablas y Campos disponibles,
y use el primer botn de flecha para introducir ese campo en el
cuadro de texto Campo de resumen.
7 Seleccione suma, de la lista desplegable Tipo de resumen.
8 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en la opcin En
cambio de campo y elija el campo {crditos.ID DEL CREDITO}.
NOTA: El cliente Jones slo tiene una entrada en Id del Crdito, de
manera que el total acumulado ser igual a la cantidd del crdito, es
decir, $10.00.
9 En la seccin Restablecer, haga clic en la opcin En cambio de campo y
elija el campo {clientes.NOMBRE}.
NOTA: El total acumulado se restablece para el segundo cliente (Smith).
Para Smith hay dos entradas en Id del Crdito (2 y 3), de manera que el
total acumulado suma las cantidades de esos crditos ($23.00 and
$45.00).
10 Haga clic en Aceptar para guardar el campo del total acumulado. El
programa regresa al cuadro de dilogo Insertar Campos.
11 Ponga el total acumulado en la seccin Pie del informe.
Temas relacionados
Introduccin a la Elaboracin de Informes, pgina 93
Campos de Parmetro 377
16 Campos de Parmetro
Lo que usted encontrar en este captulo...
Introduccin a los objetos de campos de parmetro, pgina 378
Campos de parmetro mltiples, pgina 379
Consideraciones acerca de campos de parmetro, pgina 379
MANOS A LA OBRA (Campos de Parmetro), pgina 380
378 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin a los objetos de campos de parmetro
Los campos de parmetro son campos que le piden un valor cada vez que
usted actualiza los datos en su informe. Cuando proporciona un valor, el
programa elabora el informe usando ese valor. Al usar campos de
parmetro en frmulas, frmulas de seleccin y en el informe mismo,
usted puede crear un informe que se puede modificar rpidamente
conforme a sus necesidades. Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311.
Imagine que est creando un informe y slo quiere incluir registros de
California. Sin utilizar campos de parmetro, usted introducira una
frmula de seleccin de registros similar a sta:
{cliente.REGION} = "CA"
Esta frmula verifica siempre el campo {cliente.REGION} para ver si
contiene el valor CA. Si lo tiene, usa el registro en el informe, de lo
contrario, rechaza el registro. El informe se elabora exactamente de la
manera en que usted quiere. Esto est bien si nicamente desea elaborar
el informe usando registros de California. Pero si desea hacerlo usando
registros de otros estados tambin, debe editar la frmula y configurar
sus cambios (por ejemplo, si quiere elaborar el informe usando registros
de Arizona, tendra que cambiar "CA" a "AZ" en el Editor de Frmula de
Seleccin de Registros o el Asistente de Seleccin). Vea Cmo establecer la
seleccin de registros usando campos de parmetro, pgina 386.
Sin embargo, utilizando un campo de parmetro en lugar del valor del
campo Estado, el programa le permite hacer los cambios rpidamente, sin
tener que configurar el nuevo valor. Funciona de esta manera:
1 Establezca un campo de parmetro usando el comando CAMPO DE
PARMETRO del men Insertar. Para los propsitos de este ejemplo,
vamos a llamar a ese campo de parmetro, Regin.
2 Use el campo de parmetro en su frmula de seleccin. En lugar de
usar la frmula:
{cliente.REGION} = "CA"
Escriba una frmula similar a sta:
{cliente.REGION} = {?Region}
NOTA: {?Region} es el campo de parmetro que usted cre en el primer
paso. El programa usa el formato {?ParameterFieldName} para los
campos de parmetro en frmulas y Asistentes.
Campos de Parmetro 379
3 De ahora en adelante, cuando usted actualice los datos en su
informe, el programa le pide que proporcione un valor para el campo
de parmetro o que acepte el valor predeterminado. Cuando hace
esto, el programa selecciona los registros para el programa usando el
valor que especific.
Usando campos de parmetro, usted puede crear un informe que puede
ser personalizado rpidamente para suplir una variedad de necesidades.
Campos de parmetro mltiples
Frmulas y frmulas de seleccin de registros pueden contener campos
de parmetro mltiples. Cuando usted usa varios campos de parmetro,
el programa le pide cada parmetro antes de actualizar los datos. Puede
usar una frmula similar a la siguiente:
{cliente.REGION} = {?Region} AND
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO} <= {?Ventas}
Cuando quiere hacer un informe, esta frmula le pide primero la regin
que quiere mencionar y luego la cantidad que quiere usar para comparar
las ventas del ao pasado. Esto significa el cuadro de dilogo Introducir
Valores deParmetro contendr varias fichas, una por cada campo de
parmetro.
Cuando usted proporciona los valores de parmetro, la frmula de
seleccin limitar el informe a los registros en los cuales la regin es igual
al valor que especific para el campo de parmetro {?Regin}, y en el cual
la cifra de ventas del ao pasado es igual al valor que especific para el
campo de parmetro {?Ventas}.
Consideraciones acerca de campos de parmetro
Hay varias cosas que debe tener en cuenta cuando est trabajando con
campos de parmetro.
G No necesita colocar un campo de parmetro en el informe para
poder usarlo en una frmula de seleccin de grupos o registros.
Simplemente establece el campo de parmetro y lo introduce en su
frmula como hara con cualquier otro campo.
G El programa trabaja con campos de parmetro en los siguientes
tipos de datos: cadenas, nmeros, valores monetarios, booleanos y
fechas.
380 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
G El mensaje que aparece cuando se solicita el valor del parmetro
puede contener 40 a 50 caracteres por lnea con un mximo de dos
lneas (dependiendo del ancho del carcter). El programa
automticamente realiza el ajuste de palabras en frases de ms de
una lnea.
G Un campo de parmetro puede contener solamente un valor
predeterminado.
G Campos de parmetro pueden ser usados en informes compilados
para solicitar criterios de seleccin de registros, que normalmente
no surgiran en un informe compilado. De esta manera, el
programa le da la oportunidad de especificar valores en frmulas
de seleccin para informes compilados que contengan solamente
campos y operadores. Pero si especifica un campo de parmetro
en la frmula de seleccin, el programa le pedir su valor, an si el
valor no es un campo.
MANOS A LA OBRA (Campos de Parmetro)
Las siguientes pginas contienen tutoriales prcticos para realizar un
nmero de tareas diferentes utilizando campos de parmetro. Los
primeros tres, Cmo crear un campo de parmetro, pgina 380, Cmo usar un
campo de parmetro en una frmula, pgina 389 y Cmo responder a pedidos del
campo de parmetro, pgina 390, estn en secuencia y proporcionan una
vista panormica del uso tpico de campos de parmetro. Los tutoriales
restantes pueden ser ledos individualmente, conforme sea necesario.
Cmo crear un campo de parmetro
1 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas
Estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer en su pantalla.
2 Haga clic en la ficha Parmetro para activarla.
Campos de Parmetro 381
El cuadro de dilogo Crear campo de parmetro aparecer en su
pantalla.
4 Escriba un nombre para el campo de parmetro en el cuadro Nombre
de parmetro, por ejemplo Regin, Pas, Empleado, etc. (hasta un
mximo de 25 caracteres alfanumricos).
5 Introduzca el texto de mensaje en el cuadro Texto solicitado (hasta un
mximo de 255 caracteres alfanumricos). El texto de mensaje es el que
aparece cuando el programa pide al usuario un valor para el parmetro.
6 Seleccione el tipo de dato del campo del parmetro de la lista
desplegable Tipo de valor.
3 Haga clic en
Nueva.
382 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Si usted selecciona Booleano, el cuadro de dilogo cambia para
que pueda elegir el valor predeterminado (Verdadero o Falso) de la lista
desplegable Valor predeterminado, y para que (opcionalmente) use la
seccin Opciones del cuadro de dilogo para poner el campo de
parmetro en un grupo. Haga clic en Aceptar para continuar. Si, por el
contrario, usted selecciona Cadena, aparecern la casilla de verificacin
Lmite de largo y el cuadro de texto Editar mscara. Si usted selecciona
Moneda, Fecha, Fecha-Hora, Nmero u Hora, aparecer la casilla de
verificacin Campo de rango limitado.
7 Active o desactive la casilla de verificacin para designar si el campo
de parmetro puede o no puede aceptar valores mltiples.
8 Haga clic ya sea en la opcin Rango de valores o en Valores discretos
para especificar si el campo de parmetro aceptar o no aceptar
rangos de valores.
G Si usted hace clic en Valores discretos, el campo de parmetro
aceptar valores nicos (y no rangos de valores).
G Si hace clic en Rango de valores, cuando el programa solicite el valor
del parmetro, usted podr darle un valor inicial y un valor final y
el informe mostrar todos los registros dentro de ese rango. Por
ejemplo, si usted introduce los valores "5" y "10", el rango ser de 5 a
10 y el informe mostrar todos los registros dentro de dichos lmites.
Esto tambin funciona con campos de parmetro de cadena. Con un
valor inicial de "A" y un valor final de "E", el informe mostrar todos
los registros dentro del rango alfabtico A-E.
NOTA: Si Permitir valores mltiples est activado, y la opcin Valores
discretos ha sido seleccionada, el campo de parmetro aceptar varios
valores nicos. En este caso, usted puede introducir ms de un valor, pero
estos valores sern evaluados individualmente y no sern interpretados
como un rango. De manera que podra introducir "CA" y "WA" para un
campo de parmetro {Regin} y el informe mostrara todos los registros
de los estados de California y Washington. Si Permitir valores mltiples
est activado, y la opcin Rango de valores ha sido seleccionada, el campo
de parmetro aceptar rangos mltiples.
9 Si es aplicable, active la casilla de verificacin Lmite de largo para
determinar que el largo del valor del parmetro debe estar dentro de
cierto rango. Cuando activa esta casilla, los cuadros de texto Largo Min
y Largo Max se vuelven activas; use estos cuadros para especificar un
rango obligatorio. Estas opciones slo estn disponibles cuando usted
est creando un campo de parmetro de cadena.
Campos de Parmetro 383
10 Si es aplicable, active la casilla de verificacin Campo de rango limitado
para especificar que el campo de parmetro es de rango limitado.
Esta casilla de verificacin slo est disponible cuando usted est
creando un campo de parmetro que no tiene valores de cadena. Si
usted activa la casilla Campo de rango limitado:
11 Para especificar limitaciones de rango, use uno de los siguientes
pares de cuadros de texto:
G Valor Min/Valor Max (moneda/numrico): Introduzca los valores
mnimo y mximo permitidos.
G Largo Min/Largo Max (cadena): Introduzca los nmeros mnimo y
mximo de caracteres alfanumricos permitidos.
G Inicio/Final (Fecha-Hora/Hora): Introduzca un rango de tiempo en
formato de hora (horas, minutos, segundos), o un rango de Fecha-
Hora en formato fecha-hora (da, mes, ao/ horas, minutos,
segundos).
G Fecha inicial/Fecha final (Fecha): Introduzca las fechas inicial (ms
temprana) y final (ms tarda) permitidas.
NOTA: Para los campos de Fecha, Hora y Fecha-Hora, el cuadro de dilogo
provee un selector Fecha-Hora para facilitarle la introduccin de estos
rangos. El selector consiste de un cuadro de texto con flechas para
seleccionar la hora y un calendario para seleccionar la fecha (el
calendario aparece al hacer clic en el botn de flecha a la derecha del
cuadro de texto para introducir la fecha).
G La lista desplegable Examinar tabla puede usarse para especificar
una tabla predeterminada.
G La lista desplegable Examinar campo puede usarse para especificar
un campo predeterminado.
NOTA: Si usted especifica limitaciones de rango despus de seleccionar
una tabla y un campo predeterminado, la lista Valores a ser agregados ser
modificada de modo que aparezcan slo aquellos valores comprendidos
dentro del rango.
384 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
12 Para un campo de parmetro de cadena, usted puede elegir
introducir una Mscara de Edicin en el cuadro de texto Editar
mscara, en lugar de especificar un rango. La mscara puede ser
cualquiera de un conjunto de caracteres mscara usados para
restringir los valores que usted puede introducir como valores de
parmetro (la mscara de edicin tambin limita los valores que
puede introducir como valores solicitados predeterminados). Usted
puede introducir cualquiera de los siguientes caracteres (mscara) o
cualquier combinacin de ellos:
G A (permite caracteres alfanumricos y requiere la entrada de un
carcter en el valor de parmetro)
G a (permite un carcter alfanumrico y no requiere la entrada de
un carcter en el valor de parmetro)
G 0 (permite un dgito (del 0 al 9) y requiere la entrada de un
carcter en el valor de parmetro)
G 9 (permite un dgito o un espacio y no requiere la entrada de un
carcter en el valor de parmetro)
G # (permite un dgito, espacio o signo ms o menos y no requiere
la entrada de un carcter en el valor de parmetro)
G L (permite una letra (de la A a la Z) y requiere la entrada de un
carcter en el valor de parmetro)
G ? (permite una letra y no requiere la entrada de un carcter en el
valor de parmetro)
G & (permite cualquier carcter o espacio y requiere la entrada de
un carcter en el valor de parmetro)
G C (permite cualquier carcter o espacio y no requiere la entrada
de un carcter en el valor de parmetro)
G . , : ; - / (caracteres separadores)
La insercin de caracteres separadores en una mscara de
edicin es algo similar a codificar el formato de un campo de
parmetro. Cuando el campo es ubicado en el informe, el
carcter separador aparece en el marco del campo, como esto:
LLLL/0000. Este ejemplo muestra una mscara de edicin que
requiere cuatro letras seguidas por cuatro nmeros.
G < (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a
minsculas)
G > (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a
maysculas)
Campos de Parmetro 385
G \ (hace que el carcter siguiente sea mostrado literalmente. Por
ejemplo, la mscara de edicin \A mostrar un valor de
parmetro de A. Si la mscara de edicin es 00\A00, entonces
un valor de parmetro vlido consistira de dos dgitos, la letra "A"
y luego dos dgitos ms.)
G Contrasea
Si usted establece la mscara de edicin a Contrasea, puede
crear frmulas condicionales especificando que ciertas secciones
del informe se vuelvan visibles solamente cuando se introduzcan
ciertas contraseas de usuarios.
NOTA: Algunos de los caracteres para mscara de edicin requieren que
usted introduzca un carcter en su lugar (al introducir un valor de
parmetro), mientras que otros le permiten dejar un espacio, si es
necesario. Por ejemplo, si la mscara de edicin es 000099, usted puede
introducir un valor de parmetro con cuatro, cinco o seis dgitos, ya que
el carcter 9 no requiere la entrada de un carcter. Sin embargo, ya que
0 si requiere tal entrada, usted no podra introducir un valor de
parmetro con menos de cuatro dgitos.
NOTA: Cuando usted introduce una mscara de edicin, los cuadros de
texto para el rango se vuelven inactivos.
13 Introduzca el valor solicitado predeterminado agregando o
seleccionando valores de la lista "Seleccionar o introducir valor a
agregar" y usando los botones Agregar (>) o Agregar todo (>>) para
agregar estos valores a la lista Valores predeterminados. Usted puede
usar los botones Quitar (<) o Quitar todo (<<) para quitar valores de la
lista. El programa llenar una lista desplegable en el cuadro de
dilogo Introducir Valores de Parmetro con el valor solicitado
predeterminado que usted especific.
NOTA: Si usted seleccion Campo de rango limitado, los valores que puede
introducir estn limitados al rango en cuestin.
14 Cuando usted tiene ms de un elemento en la lista Valores
predeterminados, aparece la casilla de verificacin Permitir edicin de
valores predeterminados. Esta casilla es activada predeterminadamente
para especificar que usted puede editar o introducir nuevos valores
cuando el programa le solicita valores de parmetro. Active o
desactive esta casilla de acuerdo a sus necesidades.
NOTA: Esta casilla de verificacin est inactiva hasta que usted
introduzca por lo menos dos valores solicitados predeterminados.
15 Haga clic en Aceptar.
386 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El campo de parmetro es guardado y el nombre del campo de
parmetro aparece en la lista en la ficha Parmetros del cuadro de
dilogo Insertar Campos. Use los botones de flecha de prioridad en la
ficha para determinar el orden en el cual aparecen los campos de
parmetros cuando se solicitan valores de parmetros.
Cmo establecer la seleccin de registros usando campos de
parmetro
Es muy fcil usar campos de parmetro para seleccionar registros. En este
ejemplo usted har un campo de parmetro que seleccione las regiones a
incluir en el informe.
1 Cree un informe usando la tabla Cliente en XTREME.MDB, y coloque
los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
{cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
2 Con el cuadro de dilogo Insertar Campos activo, haga clic en la
ficha Parmetro.
3 Haga clic en el
botn Nueva.
Campos de Parmetro 387
El cuadro de dilogo Crear Campo de Parmetro aparecer en su
pantalla.
4 Escriba la siguiente informacin en los cuadros de edicin
correspondientes:
G Escriba Regin en el cuadro de texto Nombre de parmetro.
G Escriba Introduzca la regin de la que necesita saber las ventas
en el cuadro de texto Texto solicitado.
G En el cuadro desplegable Tipo de valor, seleccione Cadenas.
G En el cuadro desplegable Examinar tablas, seleccione Cliente.
G En el cuadro desplegable Examinar campos, seleccione Regin.
G Seleccione CA como el nico valor solicitado predeterminado, o
seleccione un nmero de regiones como los valores solicitados
predeterminados, haciendo clic repetidamente en el botn de
flecha Agregar (>) o haciendo clic en el botn Agregar todo (>>). Si
usted selecciona un nmero de regiones, el usuario ser capaz de
elegir un valor de una lista de seleccin de los valores que usted
provea. Para mayores detalles acerca de cmo seleccionar valores
solicitados predeterminados, vea Cmo crear un campo de parmetro,
pgina 380.
5 Usted tambin podra especificar una mscara de edicin para
restringir el tipo y nmero de caracteres que pueden ser introducidos
como valores de parmetro. Para mayor informacin acerca de
mscaras de edicin, vea el paso 11 y la tabla que sigue a dicho paso
en Cmo crear un campo de parmetro, pgina 380.
388 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
6 Haga clic en Aceptar.
Regresar al cuadro de dilogo Insertar Campos.
El campo de parmetro que acaba de crear aparece en el cuadro de
lista.
7 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SELECCIN en la barra de
herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Elegir Campo aparecer en su pantalla.
8 Seleccione Regin y haga clic en Aceptar.
El Asistente de Seleccin aparecer en su pantalla.
NOTA: Si un campo est seleccionado en la ficha Diseo, el Asistente de
Seleccin aparece en lugar del cuadro de dilogo Elegir Campo. Haga clic
en una seccin vaca de la ficha Diseo para deseleccionar todos los
campos y repita el paso 5.
9 Deje el primer cuadro desplegable en is (es). Elija equal to (igual a) del
segundo cuadro desplegable.
Un tercer cuadro desplegable aparecer.
10 Haga clic en la flecha del cuadro desplegable para mostrar la lista de
regiones.
La variable requerida que usted cre, aparece ahora al comienzo de la
lista.
11 Seleccione la variable requerida de la lista y haga clic en Aceptar.
Ahora, cuando usted actualice los datos, el programa le pedir el valor de
parmetro y basar la seleccin de registros en las valores provistos. Vea
Cmo crear una frmula de seleccin de registros o de grupos, pgina 258.
NOTA: Si usted basa la seleccin de registros en un campo de parmetro
que acepta valores de rango (un campo de parmetro para el cual la
opcin Valor de rango est seleccionada en el cuadro de dilogo Crear
Campo de Parmetro), podra crear una frmula de seleccin tal como
{Pedidos.Fecha del pedido} en {?pDateRange}, donde {?pDateRange} es
un campo de parmetro que permite valores de rango. Luego usted puede
introducir un valor de rango cuando sea solicitado y el informe mostrar
todos los registros en los cuales {Pedidos.Fecha del pedido} cae dentro de
dicho rango.
Campos de Parmetro 389
Cmo usar un campo de parmetro en una frmula
1 Haga clic en el botn INSERTAR CAMPOS de la barra de herramientas
Estndar.
El cuadro de dilogo Insertar Campos aparecer en su pantalla.
2 En el cuadro de dilogo Insertar Campos, haga clic en la ficha
Frmula para activarla.
3 Haga clic en el botn Nuevo, y cuando el cuadro de dilogo Nombre
de Frmula aparezca, escriba un nombre para esa frmula.
4 Haga clic en Aceptar cuando termine.
El Editor de Frmulas aparecer en su pantalla.
5 Establezca su frmula usando el campo de parmetro como lo hara
con un valor constante. Por ejemplo, en lugar de crear una frmula
que configure el nombre de la regin:
{cliente.REGION} = "CA"
En lugar de "CA", use el campo de parmetro:
{cliente.REGION} = {?ParameterFieldName}
6 Haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR.
El programa regresa al cuadro de dilogo Insertar Campos. El nombre
de la frmula que acaba de crear es resaltado en la lista Frmula.
7 Haga clic en el botn Insertar y coloque la frmula donde quiere que
aparezca en su informe.
8 Haga clic en Cerrar para salir del cuadro de dilogo Insertar Campos.
9 Para ver cmo funciona este campo, haga clic en el botn VISTA
PREVIA de la barra de herramientas estndar para ver el informe.
Aparecer un cuadro de dilogo solicitndole valores. Vea Cmo
responder a pedidos del campo de parmetro, pgina 390.
NOTA: El programa automticamente pone un smbolo de pregunta antes
del nombre de campo para identificarlo como un campo de parmetro.
Vea Frmulas para Principiantes, pgina 311.
390 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo responder a pedidos del campo de parmetro
Vista previa del
informe por
primera vez
Cuando usted mira por primera vez el informe en la pantalla de vista
previa, el cuadro de dilogo Introducir Valores de Parmetro para el
Informe Principal aparece pidindole un valor.
G Si usted especific un valor predeterminado cuando cre el campo
de parmetro, el programa usar el valor a menos que usted
especifique uno nuevo.
G Si no especific un valor predeterminado, debe proporcionar un
valor antes de que el programa actualice los datos.
Actualizacin de
los datos del
informe
Cuando usted actualiza los datos desde la ficha Vista previa, aparece el
cuadro de dialogo Actualizar Datos del Informe.
G Haga clic en la opcin Usar valores de parmetros actuales si quiere
usar esos valores.
G Haga clic en la opcin Solicitar nuevos valores de parmetros si quiere
ingresar un nuevo valor de parmetro. Si selecciona esta opcin y
hace clic en Aceptar, aparecer el cuadro de dilogo Introducir
Valores de Parmetro para el Informe Principal.
Introduzca valores de cadena exactamente como aparecen en
el campo. Si el campo de parmetro permite valores mltiples,
usted puede introducir valores de parmetro adicionales
usando el botn AGREGAR.
Introduzca valores Booleanos usando el formato
VERDADERO o FALSO.
Introduzca valores numricos exactamente como aparecen en
los campos.
Introduzca valores monetarios exactamente como aparecen en
el campo.
Campos de Parmetro 391
Introduzca valores de fechas usando el siguiente formato:
Fecha (Ao/Mes/Da). Por ejemplo, Fecha (1997/5/21).
Tambin puede introducir valores de fecha en el formato
usado las especificaciones de fecha corta de Windows (las
cuales estn especificadas en la ficha Fecha del cuadro de
dilogo Configuracin Regional, en el Panel de Control). Para
activar y usar el selector de fechas para introducir valores, slo
debe desactivar la casilla de verificacin Escoger de
predeterminados. El selector de fechas aparece en lugar de la
lista cuando usted hace clic en la flecha de la lista desplegable.
Introduzca valores de hora usando el siguiente formato: Hora
(Horas:Minutos:Segundos AM/PM). Por ejemplo, Hora
(04:32:12 AM). Tambin puede introducir valores de hora en el
estilo de Windows (el cual est especificado en la ficha Hora
del cuadro de dilogo Configuracin Regional, en el Panel de
Control). Para activar y usar el selector de hora para introducir
valores de hora, slo debe desactivar la casilla de verificacin
Escoger de predeterminados. El selector de hora aparece a la
derecha de la lista desplegable.
Introduzca valores de Fecha-Hora usando el siguiente
formato: Fecha (Ao/Mes/Da), Hora
(Horas:Minutos:Segundos AM/PM). Por ejemplo, Fecha
(1997, 5, 21), Hora (04:32:12 AM). Tambin puede introducir
valores fecha-hora en el formato usado por el estilo de hora y
las especificaciones de fecha corta de Windows (los cuales
estn especificados en las fichas Hora y Fecha del cuadro de
dilogo Configuracin Regional, en el Panel de Control). Para
activar y usar el selector de fecha-hora para introducir valores,
slo debe desactivar la casilla de verificacin Escoger de
predeterminados. El selector de horas aparece a la derecha de la
lista desplegable. El selector de fechas aparece en lugar de la
lista cuando usted hace clic en la flecha de la lista desplegable.
NOTA: El selector de fecha/hora/fecha-hora slo est disponible si usted
tiene la versin correcta de comctl32.dll (hay un programa de instalacin
separado para este dll en el disco de instalacin de Seagate Crystal Reports).
392 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Si el campo de parmetro es un rango limitado, entonces usted
slo puede introducir valores dentro de cierto rango.
El programa ahora elaborar el informe usando el nuevo valor que usted
especific.
Cmo dar formato condicional usando campos de parmetro
Usted puede dar formato condicional usando campos de parmetro que
puede personalizar cada vez que actualice los datos en el informe. Un uso
tpico para este tipo de frmula sera poner indicadores de colores a datos
si es que cumplen ciertos requisitos. Por ejemplo:
G representantes de venta que hayan vendido ms de 10% sobre la
cuota,
G clientes que no hayan ordenado en los tres meses pasados, y
G productos en el inventario que no se han movido en el ltimo mes.
Si las condiciones bajo las cuales usted pone los indicadores en estos
elementos no cambia, no hay necesidad de usar campos de parmetro.
Simplemente, puede usar frmulas (para indicadores de texto) o dar
formato condicional (para indicadores de color o borde). Pero si usted
quiere cambiar las condiciones de informe a informe, puede usar campos
de parmetro en frmulas y el formato condicional para hacerlo.
Si quiere usar un valor
diferente que el
predeterminado, escriba un
nuevo valor en el cuadro, y
haga clic en Aceptar.
Si quiere usar el valor
predeterminado, haga clic en Aceptar.
Campos de Parmetro 393
1 Establezca el campo de parmetro en el tipo de datos que necesita en
la frmula.
2 Origine la frmula y use el campo de parmetro en lugar del valor
fijo que normalmente usara.
3 Por ejemplo, para imprimir en rojo los nombres de todos los clientes
que el ao pasado hicieron compras superiores a cierto valor (que
usted quiere que se le pida), seleccione el campo Ventas del Ao
Pasado y haga clic en el botn PROPIEDAD DE OBJETOS en la barra de
herramientas suplementaria.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
4 Haga clic en el botn FRMULA CONDICIONAL al lado de la propiedad
color en la ficha Fuente, y d formato al campo usando una frmula
de formato condicional cmo esta:
If {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} >
{?ParameterFieldName} Then
Red
Else
Black
Ahora cuando usted actualice los datos, el programa le pedir el valor
lmite (el valor que activa el indicador de color). Seguidamente, elabora el
informe y pone indicadores a todos los clientes que el ao pasado
hicieron compras mayores que la cantidad lmite. Si lo desea, puede
cambiar esa cantidad cada vez que elabora el informe y el programa
pondr indicadores en un conjunto diferente de Nombres de Clientes.
Temas relacionados
Cmo crear frmulas If-Then-Else, pgina 338
Propiedades de atributo condicional, pgina 230
Formato condicional, pgina 229
Cmo dar formato condicional a objetos, pgina 220
394 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo establecer un ttulo de informe usando campos de
parmetro
Seagate Crystal Reports le permite crear un Ttulo de Informe que puede
cambiar cada vez que el informe es actualizado, usando campos de
parmetro.
1 En el cuadro de dilogo Insertar Campos, haga clic en la ficha
Parmetros para activarla.
2 Haga clic en el botn Nuevo.
El cuadro de dilogo Crear Campos de Parmetro aparecer en su
pantalla.
3 Escriba un nombre para el campo en el cuadro de edicin Nombre de
parmetro. Escriba el mensaje que quiere que aparezca en el cuadro de
edicin Mensaje de aviso. Seleccione Cadena en el cuadro
desplegable Tipo de valor.
4 Para especificar un ttulo predeterminado, escriba el texto deseado
en el cuadro de texto Seleccionar o introducir valor para agregar y haga
clic en el botn Agregar (>) para agregar el ttulo a la lista Valores
predeterminados.
NOTA: Repita el paso 4 cuantas veces sea necesario para introducir ms
de un ttulo predeterminado. En este caso, el programa le presentar una
lista de ttulos predeterminados cuando ejecute el informe.
5 Haga clic en Aceptar cuando termine; regresar al cuadro de dilogo
Insertar Campos.
El campo de parmetro que cre aparecer en la lista.
6 Seleccione el campo de parmetro y haga clic en el botn Insertar.
7 Si desea que el ttulo del informe aparezca en cada pgina, coloque el
campo de parmetro en la seccin Encabezado de Pgina, o si
prefiere que el ttulo aparezca nicamente en la primera pgina,
colquelo en la seccin Encabezado del informe.
Ahora cuando actualice los datos, el programa le pedir un ttulo para el
informe. Puede, si quiere, cambiar el ttulo cada vez que elabora el
informe.
Campos de Parmetro 395
Cmo establecer el criterio de ordenamiento usando campos de
parmetro
Para establecer el criterio de ordenamiento usando campos de parmetro,
necesita crear una frmula que incluya un campo de parmetro para
luego ordenar con esa frmula. Por ejemplo, asuma que usted tiene un
informe de lista de clientes basado en la tabla Cliente. Para cada cliente,
usted muestra el Nombre de Cliente, Ciudad, Regin, Pas y Nmero
Telefnico. Usted puede ordenar el informe por Pas, o Regin, o Ciudad
dependiendo de sus necesidades en el momento. Para hacer esto:
1 Establezca un campo de parmetro y nmbrelo "SortField" (Ordenar
campo). Vea Cmo crear un campo de parmetro, pgina 380.
2 En el cuadro Texto solicitado, escriba un mensaje similar a:
Escriba R para ordenar por Regin o C para ordenar
por Ciudad, de otra manera los datos sern
ordenados por Pas.
3 Seleccione Cadena de la lista desplegable Tipo de valor.
4 Si quisiera, podra limitar el nmero de caracteres que el usuario
puede introducir a uno. Para hacerlo, active la casilla de verificacin
Lmite de largo y escriba el nmero 1 en el cuadro de texto Largo Max.
Ahora, el campo de parmetro slo aceptar valores de un carcter.
El campo aceptar "C" como valor, pero no "Ciudad".
5 Origine una frmula similar a sta y llmela "Sort" (Ordenar):
If {?SortField} = "C" Then
{cliente.CIUDAD}
Else
If {?SortField} = "R" Then
{cliente.REGION}
Else
{cliente.PAIS}
Esta frmula pide un valor para el campo de parmetro {?SortField}.
Si usted escribe "C", la frmula retorna el campo Ciudad. Si escribe
"R" retorna el campo Regin. Si escribe cualquier otra cosa, o no
escribe nada, la frmula retorna el campo Pas. Vea Cmo crear
frmulas If-Then-Else multicondicionales, pgina 340.
396 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
6 Coloque la frmula en la seccin Encabezado de Informe y active la
opcin Suprimir en el Asistente de Seleccin para que no se imprima.
Busque Asistente de Seleccin en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
7 Haga clic en el botn ORDENAR REGISTROS en la barra de
herramientas estndar, seleccione la frmula Ordenar, como el
campo de ordenamiento. Vea Cmo hacer un ordenamiento de un solo
campo, pgina 272.
Ahora cuando usted elabore el informe, el programa le pedir un campo
de ordenamiento, la frmula retornar un valor basado en su seleccin y
el procedimiento de ordenamiento usar ese valor como su campo de
ordenamiento.
Elaboracin de Grficos 397
17 Elaboracin de Grficos
Lo que usted encontrar en este captulo...
Introduccin a los grficos, pgina 398
Dnde ubicar un grfico, pgina 402
Datos sobre los que puede graficar, pgina 402
Antes de crear un grfico, pgina 403
MANOS A LA OBRA (Generacin de Grficos), pgina 403
398 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin a los grficos
Seagate Crystal Reports le permite incluir en sus informes grficos
sofisticados. Puede utilizar grficos en cualquier momento para mejorar
la utilidad de su informe. Por ejemplo, puede usar grficos para mostrar
los resultados fiscales de 1996 o las ventas en los trimestres del ao fiscal.
Eleccin de un tipo de grfico
Seagate Crystal Reports tiene 12 tipos de grficos para que los informes
tengan datos visualmente representados. Estos incluyen tipos de grficos
comunes tales como el grfico de Barras y el grfico Circular, y tambin
otros como el grfico de Superfcie 3D, de Dispersin XY, Radar, Burbujas
y el grfico de Cotizaciones. Hay tambin una opcin para grficos
personalizados y plantillas mltiples para cada tipo de grfico.
Esquemas de
grficos
El Asistente de Grficos provee cuatro esquemas poderosos. Cada uno de
estos esquemas es especialmente til para graficar ciertos tipos de datos.
Los grficos se pueden crear con cualquiera de los siguientes esquemas:
1. Grupo
El esquema de Grupo es un esquema muy simplificado en el cual
usted presenta un resumen a cambio de un campo geogrfico (tal
como Regin). Para crear un grfico usando el esquema de Grupo, el
informe debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo
de resumen.
Elaboracin de Grficos 399
2. Detalle
El esquema de Detalle es ms complejo que el esquema de Grupo.
Use este esquema cuando est trabajando con valores grficos
mltiples en lugar de slo uno, o cuando su informe no tine ningn
grupo o resumen. El esquema de Detalle le permite tener mltiples
dimensiones, una funcin que hace posible crear grupos en 3D. Otras
funciones especficas del esquema de Detalle incluyen:
G grficos basados en tablas cruzadas que pueden ejecutar una
funcin de resumen en una celda, y
G los valores se pueden agrupar en orden ascendente, descendente o
especificada.
3. Tablas cruzadas
Use el esquema de Tablas cruzadas en un objeto de tablas cruzadas.
La informacin de las tablas cruzadas se puede usar como la base de
este tipo de grfico. Este esquema no necesita tener grupos o campos
de resumen.
4. OLAP
El esquema OLAP se usa cuando est graficando en una cuadrcula
OLAP. Los datos OLAP pueden formar la base de este grfico. Los
grficos OLAP no requieren grupos ni campos de resumen.
NOTA: Las siguientes reglas se deben observar cuando cambia el
esquema de un grfico existente:
G Un grfico (o un mapa) basado en un esquema de grupo se puede
cambiar a un esquema de detalle y viceversa.
G Un grfico (o un mapa) basado en un objeto de tablas cruzadas slo
puede cambiarse a un esquema de detalle o de grupo (eso es, no a
un cubo OLAP), pero lo mismo NO es verdad en orden reversa.
G Un grfico (o un mapa) basado en un cubo OLAP se puede cambiar
slo a un esquema de detalle o de grupo; lo mismo NO es verdad en
orden reversa.
400 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Tipos de grficos Diferentes conjuntos de datos son particularmente aptos para ciertos
tipos de grficos. A continuacin hay una vista general de los tipos de
grficos principales y sus usos ms comnes.
G Grfico de Barras
El grfico de Barras (tambin conocido como grfico de Columnas)
es una herramienta excelente para presentar o comparar varios
conjuntos de datos. Dos grficos de barras muy tiles son:
Grfico de barras Lado a Lado
El grfico de barras Lado a Lado muestra sus datos como una
serie de barras verticales. Este tipo de grfico es mejor
utilizado para representar los datos de varios conjuntos a
travs de un perodo de tiempo (por ejemplo, las figuras de
ventas del ao pasado en CA, AZ, OR y WA).
Grfico de barras Apiladas
Un grfico de barras Apiladas muestra los datos como una
serie de barras verticales. Use este tipo de grfico para mejor
representar tres series de datos, cada una de las cuales es
representada por un color apilado en una sola barra (por
ejemplo, las ventas de 1994, 1995 y 1996).
G Grfico de Lnea
Este grfico presenta sus datos como una serie de puntos
conectados por una lnea. El grfico de lnea se usa mejor con los
datos de un gran nmero de grupos (por ejemplo, las ventas
totales a travs de varios aos pasados).
G Grfico de Area
Un grfico de rea muestra sus datos como reas llenas de colores
o diseos. Use este tipo de grfico para representar los datos de un
nmero de grupos limitados (por ejemplo, el porcentaje de las
ventas totales de CA, AZ, OR y WA).
G Grfico Circular
Un grfico circular muestra los datos como un crculo dividido en
secciones de colores o diseos. Este tipo de grfico se usa
solamente con un grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de las
ventas para el inventario completo). Tambin est disponible un
grfico Circular Mltiple y un grfico Circular 3D.
G Grfico de Anillo
El grfico de Anillo es similar al grfico circular y muestra los
datos como secciones de un crculo o anillo. Si, por ejemplo, usted
ha graficado las ventas por regin en un informe, vera el nmero
total de ventas (la figura) en el centro del anillo, y vera las
regiones como secciones del anillo en colores. Como con el grfico
circular, tiene la opcin de elegir mltiples grficos de anillo para
mltiples grupos de datos.
Elaboracin de Grficos 401
G Grfico de Ascensin 3D
Un grfico de ascensin 3D presenta sus datos en una serie de
objetos tresdimensionales, alineados lado a lado, en un plano de
tres dimensiones. Este tipo de grfico es excelente para mostrar los
puntos extremos de los datos en su informe. Por ejemplo, la
diferencia de ventas entre pases es visualmente dinmica cuando
usted lo representa por medio de este grfico.
G Grfico de Superfcie 3D
Este tipo de grfico presenta una vista topogrfica de conjuntos de
datos mltiples. Si, por ejemplo, usted necesita un grfico para
mostrar el nmero de ventas por cliente por pas, y lo quiere de
manera visualmente dinmica y de formato relacional, podra
considerar un grfico de superfcie 3D.
G Grfico de Dispersin XY
El grfico de Dispersin XY es esencialmente una coleccin de
puntos trazados los cuales representan datos especficos en una
fuente de informacin. Este grfico hace posible que el usuario
considere una esfera mayor de datos con el propsito de determinar
algunas tendencias. Por ejemplo, si usted registra informacin sobre
clientes, incluyendo ventas, productos, pases, meses y aos, usted
entonces tiene una coleccin de puntos trazados que representan la
fuente de informacin de clientes. Poder ver todos estos datos en un
grfico de dispersin XY le permitir especular por qu ciertos
productos se estn vendiendo mejores que otros o por qu ciertas
regiones tienen ms compras que otras.
G Grfico de Radar
Este grfico coloca los datos de grupo, tales como pases o clientes,
en el permetro del radar. El grfico de radar entonces ubica
valores nmericos, aumentando en valor, desde el centro del radar
hasta el permetro. De esta forma, el usuario puede determinar,
con solo un vistazo, cmo los datos de grupo especficos estn
relacionados con todos los datos del grupo.
G Grfico de Burbujas
El grfico de Burbujas presenta los datos como una serie de
burbujas, donde el tamao de las burbujas est en proporcin a la
cantidad de datos. Un grfico de este tipo sera muy efectivo para
mostrar el nmero de productos vendidos en cierta regin.
G Grfico de Cotizaciones
Este tipo de grfico presenta los valores altos y bajos relacionados
con unos datos. Por esta capacidad, el grfico de cotizaciones es
una herramienta excelente para observar las actividades
financieras o de ventas.
NOTA: El Asistente de Grficos tambin incluye una plantilla 3D para
grficos de barras, de rea y circulares.
402 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Dnde ubicar un grfico
La ubicacin del grfico, determina que datos se muestran y donde son
impresos. Por ejemplo, si ubica un grfico en la seccin Encabezado de
informe, el grfico incluye datos de todo el informe. Si lo ubica en la
seccin Encabezado de grupo o Pie de Grupo, muestra datos especficos
del grupo.
NOTA: Si su informe contiene subinformes, tambin puede ubicar
grficos en esos subinformes. Vea Subinformes, pgina 445.
Cmo traspasar
con grficos
Los grficos no son slo una poderosa herramienta para presentar datos,
sino que tambin son una herramienta de anlisis muy poderosa. Cuando
ubica el puntero del mouse sobre un segmento del grfico en la ficha Vista
previa, el mouse se transformar en un cursor de traspasar. Haga doble
clic para ver los detalles en que se basa esa seccin del grfico.
Ficha Anlisis Info Report Designer proporciona una tercera ficha (adems de las fichas
Diseo y Vista Previa) especficamente para grficos y mapas avanzados.
Esta es la ficha Anlisis. Use esta ficha para organizar sus grficos y
analizar sus datos con ms eficiencia. La ficha le permite establecer las
propiedades de una instancia individual de un grfico,
independientemente del resto del informe. Tambin puede apilar
etiquetas, poner al reverso una serie o un grupo y cambiar los colores.
Para ms informacin, vea Ficha Anlisis, pgina 70.
Datos sobre los que puede graficar
Slo puede graficar en lo siguiente:
G resmenes y campos de subtotales (vea Cmo graficar un campo de
resumen o subtotal, pgina 403).
G campos de detalles (vea Cmo graficar un campo de detalles, pgina
404).
G campos de frmulas (vea Cmo graficar un campo de frmulas, pgina
405).
G resmenes de tablas cruzadas (vea Cmo graficar resmenes de tablas
cruzadas, pgina 407).
G Datos OLAP (vea Cmo graficar en un cubo OLAP, pgina 408).
Elaboracin de Grficos 403
Antes de crear un grfico
Tpicamente, usted usar un grfico al nivel de un grupo para poder ver
la informacin de resumen o de subtotales. Las excepciones incluyen los
grficos de detalle, de tablas cruzadas y de cuadrculas OLAP. Antes de
poder crear un grfico al nivel de grupo, usted debe tener por lo menos
un grupo y por lo menos un resumen o subtotal en su informe.
Por ejemplo si tiene un informe de ventas agrupado por Regin y un
Subtotal de las Ventas del Ao Pasado para cada Regin, se puede crear
rpidamente un grfico que muestre las ventas por Regin.
MANOS A LA OBRA (Generacin de Grficos)
Cmo graficar un campo de resumen o subtotal
Muchos de los grficos que usted crear, estarn basados en resmenes o
subtotales dentro de su informe. Antes de crear estos grficos debe haber
insertado en su informe un resumen o un subtotal. Para ms informacin
en cmo insertar resmenes o subtotales, vea Cmo resumir datos
agrupados, pgina 281, y Cmo subtotalizar datos agrupados, pgina 283.
1 Una vez seleccionado el campo resumido o subtotal haga clic en el
botn INSERTAR GRFICO en la barra de herramientas estndar.
El Asistente de Grficos aparece con la ficha Tipo activada.
Aparecern doce botones, representando los doce tipos de grficos
disponibles.
2 Haga clic en el tipo de grfico que mejor ilustra sus datos (vea
Eleccin de un tipo de grfico, pgina 398).
3 Haga clic en el botn Grupo o en la ficha Datos para especificar que
su grfico estar basado en datos agrupados.
4 Use la lista desplegable Ubicar grfico y las opciones Encabezado y Pie
para especificar la ubicacin de su mapa.
NOTA: Cuando se resume o subtotaliza un campo, los datos se agrupan
automticamente. Para ms informacin, vea Ordenamiento,
Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
5 Especifique los datos que quiere graficar usando los cuadros
desplegables ms apropiados.
404 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
6 Si lo desea, agregue texto a su grfico usando la ficha Texto y
agregue una leyenda, lneas de cuadrcula, etc., utilizando la ficha
Opciones.
7 Haga clic en el botn Aceptar cuando termine. El grfico aparece
automticamente en el Encabezado o Pie del informe, dependiendo
de las opciones que usted haya escogido en la ficha Datos.
NOTA: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su
informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su
informe como usted quiere.
Cmo graficar un campo de detalles
Un grficoa en detalle le permite crear un grfico basado en valores
especficos. A menudo, los grficos se crean basados en algn tipo de
campo resumido de su informe donde los valores en el grfico dependen
de los valores del campo resumido. Usando un grfico en detalle se puede
crear un grfico sin la necesidad de un campo resumido, usando los
valores que aparecen en la seccin Detalles de su informe.
Para crear una grfico en detalle necesita especificar dos cosas:
1. Condiciones (pueden haber 2), y
2. Valores (pueden haber valores mltiples).
Condicin La Condicin se usa para indicar cundo se marca el punto. Por ejemplo, el
grfico que muestra las ventas del ao pasado para cada uno de sus
clientes, usa el campo Nombre del cliente como la condicin. Cada vez que
la condicin cambia (cambia el nombre del cliente) un punto es marcado.
Valor El grfico en detalle usa Valor para indicar qu se usa como valores en su
grfico. Por ejemplo, si quiere crear un grfico mostrando las ventas del ao
pasado para cada uno de sus clientes, el campo Ventas del ao pasado ser
el valor. Cada vez que se marca un punto, ser marcado en el lugar que
representa el valor correspondiente en el campo Ventas del ao pasado.
Es fcil crear y modificar su grfico en detalle usando el Asistente de
Grficos. El Asistente lo conduce paso a paso durante la creacin del grfico.
1 Resalte el campo de detalles a graficar y haga clic en el botn
INSERTAR GRFICO en la barra de herramientas estndar.
El Asistente de Grficos aparecer en su pantalla.
2 Elija el tipo de grfico que quiere usar haciendo clic en el botn
correspondiente en la ficha Tipo. Vea Eleccin de un tipo de grfico,
pgina 398.
Elaboracin de Grficos 405
3 Haga clic en la ficha Datos para activarla.
4 Use la lista desplegable Ubicar grfico y las opciones Encabezado y Pie
para especificar la ubicacin de su mapa.
5 Haga clic en el botn Detalle para especificar un grfico de detalle.
6 Seleccione el campo "a cambio de" (los valores del grfico se
mostrarn en cada cambio de este campo) en el cuadro de
desplazamiento Datos y haga clic en botn flecha (>) a la izquierda del
cuadro de texto A cambio de.
El campo aparece en ese cuadro de texto.
7 Use la combinacin de teclas CTRL-Clic y seleccione los campos que
quiere usar como valores del grfico en el cuadro de desplazamiento
Datos y haga clic en el botn flecha (>) a la izquierda del cuadro de
desplazamiento Mostrar valores. Los campos seleccionados aparecen
en ese cuadro de desplazamiento.
8 Active la casilla de verificacin No resumir valores si usted no quiere
que el programa automticamente resuma los valores del grfico.
9 Introduzca un ttulo, encabezados, etc., a su gusto a travs de la ficha
Texto.
10 Agrege a su grfico una leyenda, lneas de cuadrcula y otros
elementos, usando las fichas Ejes y Opciones.
11 Haga clic en el botn Aceptar cuando termine.
El grfico aparece automtimente en el Encabezado de informe o Pie
de informe, dependiende de la opcin que elige en la ficha Datos.
NOTA: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su
informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su
informe como usted quiere.
Cmo graficar un campo de frmulas
Seagate Crystal Reports le permite crear un grfico basado en un campo
de frmulas. Graficar en un campo de frmulas es cmo graficar un
campo de detalles (vea Cmo graficar un campo de detalles, pgina 404).
Se necesita especificar dos cosas para crear un grfico de un campo de
frmulas:
1. Condicin, y
2. Valor.
406 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Condicin La Condicin se usa para indicar cundo se traza un punto. Por ejemplo,
el grfico que muestra las ventas del ao pasado por Pas usa el campo
Pas como la condicin. Cada vez que cambia la condicin (cambia el
pas) se traza otro un punto.
Valor El Valor se usa para indicar qu se traza como puntos en su grfico. Por
ejemplo, si quiere crear un grfico que muestre clculos de ventas del ao
pasado (o sea, una proyeccin para el prximo ao de ms del 10% de las
ventas del ao pasado), el valor sera el campo de las Ventas del ao
pasado. Cada vez que se traza un punto, ser trazado en el lugar que
representa el valor correspondiente en el campo Ventas del ao pasado.
1 Resalte el campo de frmulas en el que quiera graficar y haga clic en
el botn INSERTAR GRFICO en la barra de herramientas estndar.
El Asistente de Grficos aparecer en su pantalla.
2 Elija el tipo de grfico que quiera crear haciendo clic en el botn
correspondiente de la ficha Tipo. Vea Eleccin de un tipo de grfico,
pgina 398.
3 Haga clic en la ficha Datos para activarla.
4 Use la lista desplegable Ubicar grfico y las opciones Encabezado y Pie
para especificar la ubicacin del grfico.
5 Haga clic en el botn Detalle para especificar un grfico para sus
frmulas.
6 Seleccione el campo "en cambio de" (los valores del grfico se
mostrarn en cada cambio de este campo) en el cuadro de
desplazamiento Datos y haga clic en botn flecha (>) a la izquierda del
cuadro de texto En cambio de.
El campo aparece en ese cuadro de texto.
7 Use la combinacin de teclas CTRL-Clic y seleccione los campos que
quiere usar como valores del grfico en el cuadro de desplazamiento
Datos y haga clic en el botn flecha (>) a la izquierda del cuadro de
desplazamiento Mostrar valores.
Los campos seleccionados aparecen en ese cuadro de desplazamiento.
8 Active la casilla de verificacin No resumir valores si usted no quiere
que el programa automticamente resuma los valores del grfico.
9 Introduzca un ttulo, encabezados, etc., a su gusto a travs de la ficha
Texto.
10 Agrege a su grfico una leyenda, lneas de cuadrcula y otros
elementos, usando las fichas Ejes y Opciones.
11 Haga clic en el botn Aceptar cuando termine.
Elaboracin de Grficos 407
El grfico aparece automtimente en el Encabezado de informe o Pie de
informe, dependiende de la opcin que elige en la ficha Datos.
NOTA: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su
informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su
informe como usted quiere.
Cmo graficar resmenes de tablas cruzadas
Seagate Crystal Reports le permite incluir en su informe de tablas
cruzadas, un grfico basado en valores resumidos. Por ejemplo, en un
objeto de tablas cruzadas que muestre el nmero total de un cierto
producto vendido en cada regin de los Estados Unidos, tal vez quiera
incluir un grfico que muestre el porcentaje de ventas correspondiente a
cada regin para ese producto.
Para crear un grfico de tablas cruzadas debe tener, por supuesto, un
objeto de tablas cruzadas en su informe. Para ms informacin, vea
Objetos de Tablas Cruzadas, pgina 477.
1 Resaltando las tablas cruzadas, haga clic en el botn INSERTAR
GRFICO en la barra de herramientas estndar.
El Asistente de Grficos aparecer en su pantalla.
2 Elija el tipo de grfico que desea crear por medio de hacer clic en los
botones correspondientes de la ficha Grfico. Vea Eleccin de un tipo
de grfico, pgina 398.
3 Haga clic en la ficha Datos para activarla. Note que el botn Esquema
de tablas cruzadas ya est selecccionado.
4 Use la lista desplegable Ubicar grfico y las opciones Encabezado y Pie
para especificar la ubicacin del grfico.
5 Especifique la columna o fila primaria en la cual basar su grfico,
usando el cuadro desplegable Graficar en.
6 Use la lista desplegable Por y especifique la fila o columna principal
en la cual desea basar su grfico.
7 Si lo desea, use el cuadro desplegable Subdivido por para especificar la
columna o fila secundaria en la que desea basar su grfico.
8 Haga clic en el botn Aceptar cuando termine. El grfico aparece
automtimente en el Encabezado de informe o Pie de informe,
dependiende de las opciones que elige en la ficha Datos.
NOTA: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su
informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su
informe como usted quiere.
408 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo graficar en un cubo OLAP
Usted puede usar el esquema OLAP para graficar en una cuadrcula
OLAP. Para poder crear un grfico OLAP, primero debe tener una
cuadrcula OLAP en su informe. Para ms informacin, vea Informes con
Datos OLAP, pgina 185.
1 Una vez que est seleccionada la cuadrcula OLAP en la que quiere
graficar, haga clic en el botn INSERTAR GRFICO en la barra de
harramientas estndar.
El Asistente de Grficos aparece con la ficha Tipo activa.
2 Seleccione el tipo de grfico que mejor ilustrar sus datos (vea
Eleccin de un tipo de grfico, pgina 398.).
3 Haga clic en la ficha Datos para activarla. Note que el botn de
ESQUEMA OLAP ya est seleccionado.
4 Use la lista desplegable Ubicar grfico y las opciones Encabezado y Pie
para especificar la ubicacin del grfico.
5 Use la seccin Opciones para especificar las opciones de estilo y
formato y la ubicacin del grfico.
6 Haga clic en la ficha Texto. Puede usar los cuadros de texto en esta
ficha para especificar el ttulo del grfico y otra informacin de
formato.
7 Haga clic en Aceptar cuando termine.
El programa ubica su grfico en la seccin Encabezado de Informe,
Encabezado de Grupo, Pie de informe o Pie de Grupo, segn las
opciones seleccionadas.
Como editar un grfico usando el Asistente de Grficos
Tal vez, una vez creado el grfico quiera agregar un ttulo, encabezados,
leyenda, cambiar el tipo de letras o an el tipo de grfico. La modificacin
de sus grficos es fcil con el uso del Asistente de Grficos.
1 Haga clic con el botn derecho del mouse en el grfico que quiera editar
y elija el comando DAR FORMATO AL GRFICO del men contextual.
El Asistente de Grficos aparece con todos los detalles del grfico
seleccionado.
2 Realice los cambios deseados y haga clic en el botn Aceptar una vez
terminada la actualizacin del grfico.
Elaboracin de Grficos 409
Como editar grficos usando el PGEditor
El PGEditor es un poderoso editor de grficos que ofrece 80 tipos de
grficos y control total en el formato de cada elemento del grfico. El
Editor es comnmente usado para formatear el ttulo del grfico, cambiar
los colores y reajustar partes del grfico.
Una caracterstica muy popular del PGEditor es la habilidad de guardar
plantillas para dar formato a grficos. Estas plantillas son como hojas de
estilos para grficos. Contienen instrucciones para dar formato
personalizado que se pueden aplicar instantneamente a los nuevos
grficos. Por ejemplo, si continuamente crea grficos circulares y necesita
que estos aparezcan en colores personalizados, puede crear una plantilla
con esos colores. Despus, cada vez que usted crea un nuevo grfico,
simplemente aplica la plantilla y el grfico es formateado con las
especificaciones de su plantilla.
Vea SSCHART.HLP (ubicado en el directorio\Archivos de
Programa\Seagate Software\SSchart o en el directorio de residencia del
programa) para ms informacin en la programa PGEditor.
Cmo cambiar el tamao y la posicin de un grfico
Puede usar el cuadro de dilogo Tamao y Posicin de Objeto para
especificar la altura, anchura y posicin de un grfico (en pulgadas).
1 Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en el grfico
con el botn derecho del mouse y elija TAMAO Y POSICIN DEL
OBJETO del men contextual.
El cuadro de dilogo Tamao y Posicin de Objeto aparece en su
pantall.
2 En el cuadro de texto X Pos, escriba la distancia que quiere, en
pulgadas, desde la orilla izquierda del objeto grfico hasta el margen
izquierdo de la seccin del informe. La distancia predetermindad es
0.04 pulgadas.
3 En el cuadro de texto Y Pos, escriba la distancia que quiere, en
pulgadas, desde la orilla superior del objeto grfico hasta el margen
superior de la seccin del informe. La distancia predeterminada es
0.02 pulgadas.
4 En el cuadro de texto Altura, escriba la altura vertical que usted
quiere para el grfico, en pulgadas.
410 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
5 En el cuadro de texto Anchura, escriba la anchura horizontal que
usted quiere para el grfico, en pulgadasn.
6 Haga clic en Aceptar para regresar a su informe.
El programa implementar sus especificaciones
inmediatamente.
Cmo cambiar el borde de un grfico
1 Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en el grfico
con el botn derecho del mouse y elija el comando CAMBIAR BORDE
en el men contextual.
El Editor de Formato aparece con la ficha Borde activa.
2 Cambie el borde a su gusto.
3 Haga clic en Aceptar.
El programa implementa estos cambios inmediatamente.
Cmo usar la propiedad de subyacer con grficos
Considerando que los grficos slo se imprimen en ciertas reas y
secciones de su informe la propiedad de expansin hace la creacin de
grficos mucho ms extraordinaria que nunca. Ahora, para poder
comprender mejor los datos, en lugar de imprimir el grfico primero y
luego los datos que representa, usted puede ubicar el grfico junto a ellos.
Vea Caractersticas del rea de impresin, pgina 64.
Elaboracin de Grficos 411
1 Haga su grfico y ubquelo en la seccin Encabezado de Informe.
Para mayor informacin vea Cmo graficar un campo de resumen o
subtotal, pgina 403.
2 Haga clic en el botn ASISTENTE DE SECCIN en la barra de
herramientas estndar.
El Asistente de Seccin aparecer en su pantalla.
3 Realce la seccin Encabezado de Informe en la lista del cuadro
Secciones y active la opcin Expandir las secciones siguientes.
4 Haga clic en Aceptar.
Regresar a su informe y el grfico estar expandido debajo de las
secciones. Mueva y reajuste el grfico como quiera.
Temas relacionados
Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones, pgina 121
Cmo analizar un grfico
La ficha Anlisis le permite analizar sus grficos a fondo. Los comandos
del men contextual de la ficha Anlisis le ayudan a personalizar su
grfico para que pueda examinar complejos datos e identificar
tendencias.
Hay un nmere de operaciones que usted puede realizar en cualquier
elemento grfico usando la ficha Anlisis, tal como se describe a
continuacin. Adems, el men contextual tiene varios comandos que
son especficamente para grficos. Por ejemplo, en el caso de un grfico
circular, estos comandos le permiten hacer cambios de tamao y ajustar
su rotacin. Si es un grfico de barras, puede encontrar comandos para
alternar las etiquetas. De esta manera, la ficha Anlisis le ofrece la
mxima flexibilidad.
NOTA: Los cambios efectuados en la ficha Anlisis pertenecen al grfico
o grficos que estn actualmente selecciondos. Usted puede tener dos
grficos seleccionados en la ficha de anlisis a la misma vez. Cuando trata
de seleccionar un tercer grfico y ponerlo en la ficha de anlisis tendr
que descartar uno de los grficos previamente seleccionados.
Para analizar un grfico a profundidad, haga clic con el botn derecho en
el grfico y elija INICIAR ANALIZADOR del men contextual. El programa
abre la ficha Anlisis.
412 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cambio del
ttulo de un
grfico
Para cambiar el ttulo del grfico:
1 Haga clic en el grfico con el botn derecho del mouse y elija el
comando CAMBIAR TTULO DEL GRFICO el cuadro de dilogo
Cambiar Etiqueta aparece en su pantalla.
2 Escriba un nuevo ttulo en el cuadro de texto.
3 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Anlisis.
El programa implementa sus cambios inmediatamente.
Cambio del
ttulo de los ejes
Puede cambiar el ttulo de los ejes X, Y y Z. Hay un comando separado
para cada uno de los ejes y cada comando abre el cuadro de dilogo
Cambiar Etiquetaen la ficha Anlisis.
1 Haga clic con el botn derecho en el grfico y elija el comando que
desee para cambiar un ttulo (CAMBIAR TTULO DEL EJE X, DEL EJE Y o
DEL EJE Z) en el men contextual.
El cuadro de dilogo Cambiar Etiqueta aparecer en la pantalla.
2 Escriba un ttulo nuevo de eje en el cuadro de dilogo.
3 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Anlisis.
El programa implementa sus cambios inmediatamente.
Cambio del
orden de la serie
Usted puede cambiar el orden de la presentacin de la serie en el grfico.
Haga clic con el botn derecho del mouse en el grfico y elija CAMBIAR
SERIE en el men contextual y active la casilla de verificacin que aparece
al lado del comando Activar o Desactivar. Si activa la casilla de
verificacin, la serie cambia al reverso. Si desactiva la casilla, vuelve a
cambiar a su orden predeterminado.
Cambio del
orden del grupo
Tambin puede cambiar el orden en que los grupos se ven en el grfico.
Haga clic en el grfico con el botn derecho y elija CAMBIAR GRUPOS en el
men contextual para activar o desactivar la casilla de verificacin que
aparece al lado del comando. Si la casilla es activada, los grupos
cambiarn al reverso. Si la casilla es desactivada, los grupos se
presentarn en el orden predeterminado.
Elaboracin de Mapas 413
18 Elaboracin de Mapas
Lo que usted encontrar en este captulo...
Introduccin a la creacin de mapas, pgina 414
Eleccin de un mapa, pgina 414
Dnde ubicar un mapa, pgina 418
Ficha Anlisis, pgina 419
Datos a partir de los cuales puede crear un mapa, pgina 419
Para ms informacin acerca de mapas, pgina 420
MANOS A LA OBRA (Elaboracin de mapas), pgina 420
414 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin a la creacin de mapas
Con Seagate Crystal Reports, usted puede incluir mapas geogrficos
profesionales en sus informes. Los mapas ayudan a analizar los datos de un
informe e identificar tendencias con ms eficiencia. Por ejemplo, podra
crear un mapa para representar ventas por regin. Entonces sera fcil:
G traspasar en las regiones del mapa para ver los datos subyacentes,
G usar uno de los cinco tipos de mapas para analizar los datos, y
G usar la ficha Anlisis para ajustar la apariencia y organizacin del
mapa (permitindole identificar mejor las tendencias).
Para poner en un informe un mapa genrico basado en grupos, primero
debe tener presente en el informe un campo de grupo y un campo de
resumen o de subtotales. Sin embargo, el programa proporciona varios
esquemas de mapas especializados (de detalles, tablas cruzadas y OLAP)
que no requieren grupos y resmenes.
NOTA: Cuando un campo es resumido o subtotalizado, el programa
automticamente agrupa los datos. Par ms informacin, refirase a
Ordenamiento, Agrupamiento y Totalizacin, pgina 263.
Eleccin de un mapa
El Asistente de Mapas ofrece un amplio rango de capacidades de
elaboracin de mapas, incluyendo:
G cuatro esquemas de mapas, y
G cinco tipos de mapas.
Puede elegir el esquema y tipo de mapa ms conveniente para sus datos.
Esquemas de
mapas
El Asistente de Mapas ofrece cuatro esquemas poderosos. Cada esquema
es especialmente til para elaborar mapas a partir de ciertos conjuntos de
datos. Cualquiera de los siguientes esquemas se pueden usar para crear
un mapa:
1. Grupo
El esquema de grupo es un esquema muy simplificado en el cual se
muestra un resumen en cada cambio de un campo geogrfico (tal
como Regin). Con el fin de crear un mapa usando el esquema de
grupo, debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo
de resumen para ese grupo.
Elaboracin de Mapas 415
2. Detalle
El esquema de detalle es ms complejo que el esquema de grupo. Use
el esquema de detalle al usar valores de mapa mltiples, en lugar de
slo uno, o cuando no hay grupos o resmenes en el informe.
3. Tablas cruzadas
Use el esquema de tablas cruzadas cuando elabore un mapa a partir
de un objeto de tablas cruzadas. La informacin de las tablas
cruzadas se puede usar como la base del mapa. Un mapa de tablas
cruzadas no requiere grupos ni campos de resumen.
4. OLAP
Use el esquema OLAP para elaborar mapas a partir de una
cuadrcula OLAP. Los datos OLAP pueden usarse como la base del
mapa. Un mapa OLAP no requiere grupos o campos de resumen.
NOTA: Si no hay un mapa relacionado con los datos que ha especificado,
no se mostrar ningn mapa. Por ejemplo, si crea un mapa basado en pas
y uno de sus registros de detalles tiene un pas para el cual no existe un
mapa, aparecer un bloque vaco a menos que la seccin donde se ubica
el mapa haya sido formateada para suprimir los bloques en blanco.
Tipos de mapas El Asistente de Mapas tambin proporciona cinco tipos de mapas bsicos,
cada cual est diseado para una estrategia diferente de analisis de datos.
Considere los tipos de datos que desea analizar para decidir qu tipo de
mapa sera ms adecuado en su informe. Por ejemplo, si espera que el
mapa muestre un elemento de datos por cada divisin geogrfica
(ciudad, estado, pas, etc.), podra usar un mapa de Rangos, de Densidad
de puntos o Graduacin para representarlo. En cambio, si desea que el
mapa presente ms de un valor para cada divisin geogrfica nueva,
entonces podra usar un mapa de Grfico circular o Grfico de barras. Los
tipos de mapas son:
1. De Rangos
Un mapa de Rangos divide los datos entre rangos, asigna un color
especfico para cada rango y despus pone una clave de color en cada
rea geogrfica del mapa para mostrar un rango. Por ejemplo, podra
crear un mapa para mostrar las Ventas del Ao Pasado por Regin.
Si tiene ventas entre cero y 100,000, el mapa podra contener cinco
rangos con intervalos equivalentes, cada uno de 20,000. Podra usar
tonos del color rojo (de rojo oscuro al rojo claro) para poner una clave
de color en cada regin, de acuerdo a las figuras de venta. Entonces
podra usar este mapa para descubrir dnde hay mayores ventas.
Usando intervalos equivalentes, puede que todas sus regiones estn
entre cero y 20,000, excepto quizs una regin (por ejemplo,
California) donde las ventas son excepcionalmente altas (tales como
98,000). Este mapa sera una representacin de los datos deficiente.
416 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Un mapa ms til tendra rangos tales como de 0-5000, 5000-10000, 10001-
15000, 15001-20000, y sobre 20000. Es importante definir los rangos
cuidadosamente. Encontrar opciones de rangos diferentes:
1. Conteo igual
Esta opcin asigna intervalos de tal modo que el mismo nmero de
regiones (o aproximado) aparecen en cada intervalo. En otras
palabras, esta opcin asigna intervalos para que cada color del mapa
sea asignado al mismo nmero de regiones. La cantidad numrica de
los valores de resumen en cada intervalo pueda ser o no ser igual,
dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen.
2. Rangos iguales
Esta opcin asigna intervalos de manera que los valores de resumen
en cada intervalo son numricamente iguales. El nmero de regiones
en cada intervalo puede ser o no ser igual, dependiendo de las
regiones individuales y sus valores de resumen.
3. Interrupcin natural
Esta opcin asigna intervalos usando un algoritmo que intenta
minimizar la diferencia entre los valores de resumen y el promedio
de esos valores, por cada intervalo.
4. Desviacin estndar
Esta opcin asigna intervalos de tal forma que el intervalo medio se
quiebra en el medio (o promedio) de los valores de los datos, y los
intervalos encima y debajo del rango medio estn una desviacin
estndar por arriba o por abajo del medio. La desviacin estndar es
la raz cuadrada de la variancia. Esto proyecta cmo varios valores
en un conjunto de valores se desvan del medio en ese conjunto.
5. Densidad de puntos
Un mapa de densidad de puntos presenta un punto para cada
ocurrencia de un elemento especfico. Por ejemplo, un mapa de
Estados Unidos que muestre un punto por cada fabricante de barcos
en la nacin. En un estado como Tennessee no habra ningn punto.
En algunos estados costeros, tal como South Carolina, es posible
contar los puntos del mapa ya que su dispersin sera bastante
amplia. Sin embargo, en estados donde la industria de construccin
de barcos es muy importante, como en California y Virginia, la
densidad de puntos formara un slido a lo largo de la costa. El
propsito de un mapa de densidad de puntos es, por lo tanto,
proporcionar una impresin general de la distribucin de un
elemento especificado. Este tipo de mapa es muy parecido a una foto
nocturna de EE.UU. tomada por un satlite, donde es posible ver las
luces de todas las ciudades. Tal mapa no es una manera muy precisa
para impartir informacin (particularmente si usted tiene un gran
nmero de elementos), pero s es una buena forma de dar una
impresin de la distribucin de algo.
Elaboracin de Mapas 417
6. Graduacin
Un mapa de graduacin es muy parecido a un mapa de rangos, que
muestra un smbolo por instancia de un elemento especificado. El
smbolo, es un crculo, pero usted puede elegir un smbolo diferente
si prefiere. Cada smbolo tiene un tamao proporcional al valor del
elemento que representa (dentro de un rango de tres tamaos). Un
mapa de graduacin imparte la misma informacin que un mapa de
rangos, pero usualmente el mapa de rangos se usa en casos donde las
reas geogrficas tienen bordes geogrficos definitivos (como en caso
de regiones), mientras un mapa de graduacin sera ms bien para
presentar datos que estn vinculados a ciertos puntos en lugar de
reas precisas (como en el caso de ciudades). Por ejemplo, un mapa
de una regin particular podra usar crculos graduados para
representar las ventas de cada oficina. El tamao de cada crculo ser
en proporcin a las ventas (o el rango de ventas) de la oficina que
representa. En este mapa, una oficina que produce $70,000 podra
representarse con un crculo grande, mientras que una que produce
$20,000 se indicara con un crculo pequeo. As que, un mapa de
graduacin ofrece una representacin ms eficiente de datos por
puntos comparado con un mapa de rangos, y utiliza smbolos de
distintos tamaos en lugar de colores para distinguir variaciones en
los valores de los elementos representados.
7. Grfico circular
Un mapa de grficos circulares consiste de un grfico circular sobre
cada rea geogrfica. Los grficos circulares representan elementos
de datos los cuales constituyen un total. Cada seccin del crculo
representa un elemento individual de los datos y muestra el
porcentaje de ese elemento relacionado al total. Por ejemplo, usted
podra crear un mapa de grficos circulares para mostrar los tipos de
combustibles de calefaccin por regin. Pueden haber cuatro tipos de
combustibles de calefaccin (cuatro secciones en cada crculo):
electricidad, gas, lea y solar. Entonces cada regin tendra un
grfico circular para representar la divisin de tipos de combustibles
de calefaccin dentro de esa regin. El estado de Washington
probablemente utiliza un alto porcentaje (una seccin grande del
crculo) de electricidad debido a la abundancia de energa
hidrolgica de esa regin, mientras que Idaho probablemente utiliza
un porcentaje ms alto (una seccin grande del crculo) de gas
natural. Puede usar este tipo de mapa para comparar la distribucin
de varios elementos dentro de una regin en particular. Tambin
puede especificar que los grficos circulares tengan tamaos
proporcionados, con tal de que, como con los smbolos en un mapa
de graduacin, los grficos circulares aparezcan de varios tamaos,
dependiendo de los valores de datos subyacentes. Esto permite
comparar los totales entre regiones.
418 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
8. Grfico de barras
Un mapa de grfico de barras funciona como un mapa de grfico
circular, pero puede ser ms til para ciertos conjuntos de datos.
Tpicamente, usted usara un mapa de grfico de barras para
elementos que no suman el 100% (eso es, para elementos de datos
que no constituyen un todo, o para elementos de datos que no estn
relacionados). Por ejemplo, podra crear un mapa de grfico de
barras para representar el uso de combustibles de calefaccin por
regin. Quizs desea analizar el uso de tres tipos de combustibles:
electricidad, gas y solar. Cada grfico de barras en el mapa podra
contener barras individuales para cada uno de estos tipos. En este
ejemplo, los elementos de datos (electricidad, gas y solar) no
constituyen un todo. Puede ser que hayan otros tipos de
combustibles en uso en estas regiones, tales como lea, pero este
mapa slo est interesado en los primeros tres. Adicionalmente, el
propsito del mapa es comparar el uso, en cada regin, de cada tipo
de combustible comparado con el uso en todas las otras regiones. En
un mapa de grfico circular, estos tres tipos de combustibles se
podran mostrar como porcentajes de uso del combustible total
dentro de cada regin, y aunque as puede comparar los porcentajes
de cada regin, probablemente no sera posible comparar los valores
actuales para cada regin, ya que cada regin tendra el mismo valor
total (100%).
Dnde ubicar un mapa
Cuando elije dnde ubicar su mapa, usted determina la cantidad de datos
que sern incluidos en el mapa. Por ejemplo, si ubica el mapa en la seccin
del encabezado de informe, el mapa incluye datos para el informe
completo. En cambio, si ubica el mapa en una seccin de encabezado de
grupo o pie de grupo, los datos mostrados sern especficos a esa seccin.
Su eleccin tambin determina si el mapa ser impreso slo una vez para
el informe completo, o muchas veces (una vez por cada instancia de un
grupo especfico).
NOTA: Si su informe contiene subinformes, tambin puede ubicar mapas en
los subinformes. Vea Cmo insertar un mapa en un subinforme, pgina 425.
Traspasar
usando mapas
La asignacin de mapas no slo es una manera poderosa para presentar
datos, sino tambin es una herramienta poderosa de anlisis. Puede
activar el modo traspasar simplemente haciendo clic en el mapa en la
ficha Vista previa con el botn derecho y elijiendo el comando Traspasar
del men contextual. Cuando usted est trabajando en el modo traspasar
el modo traspasar y mueve el puntero del mouse sobre una seccin del
Elaboracin de Mapas 419
mapa en la ficha Vista previa, y el puntero se convierte en el cursor de
Traspasar, haga doble clic para ver los detalles subyacentes en esa seccin
del mapa.
NOTA: Si traspasa en una regin que no tiene datos asociados, recibir el
siguiente mensaje: "No hay registros de detalles para esa {Nombre de
regin}". Por ejemplo, si est viendo un mapa mundial y trata de
traspasar en Alemania, pero no existe un grupo alemn en el informe,
entonces recibir el mensaje mencionado arriba.
Ficha Anlisis
Seagate Crystal Reports proporciona una tercera ficha (adems de las
fichas Diseo y Vista previa) especficamente para manipulacin
avanzada de grficos y mapas. Esta es la ficha Anlisis. Use esta ficha
para organizar sus mapas de manera que le permitan analizar con ms
eficiencia. La ficha Anlisis le permite establecer las propiedades de una
instancia individual de un mapa, independiente del resto del informe.
Puede centrar el mapa, aumentar y disminuir la vista, tomar vistas
panormicas, cambiar el estilo del mapa y reorganizar sus capas. Para
ms informacin, vea Ficha Anlisis, pgina 70.
Para activar la ficha Anlisis, haga clic con el botn derecho del mouse en
el mapa que desea analizar y elija el comando INICIAR ANALIZADO en el
men contextual.
Datos a partir de los cuales puede crear un mapa
Usted puede crear un mapa a partir de lo siguiente:
G grupos (vea Cmo crear un mapa a partir de un grupo, pgina 421).
G campos de detalles (vea Cmo crear un mapa a partir de un campo de
detalle, pgina 422).
G resmenes de tablas cruzadas (vea Cmo crear un mapa a partir de
tablas cruzadas, pgina 423).
G datos OLAP (vea Cmo crear un mapa a partir de un cubo OLAP,
pgina 424).
420 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Para ms informacin acerca de mapas
Seagate Crystal Reports viene con un conjunto de mapas estndar. Para
ms informacin y mapas adicionales visite nuestro sitio Web en:
http://www.seagatesoftware.com/moremaps
MANOS A LA OBRA (Elaboracin de mapas)
Cmo crear e insertar un mapa
1 Haga clic en el botn INSERTAR MAPA en la barra de herramientas
estndar.
El Asistente de Mapas aparece con la ficha Datos activada.
2 Use la lista desplegable Ubicar mapa y las opciones Encabezado y Pie
para especificar la ubicacin.
3 Elija un esquema de mapa haciendo clic en uno de los cuatro botones
de mapas de la ficha Datos (Grupo, Detalle, Tablas cruzadas o OLAP).
Para ms informacin sobre los cuatro tipos de esquema de mapas,
vea Esquemas de mapas, pgina 414.
Elaboracin de Mapas 421
4 Use las listas desplegables, cuadros de lista y los botones de flecha en
la ficha Datos para especificar un campo de resumen (el cual
proveer los valores numricos de su mapa), un campo geogrfico (el
cual proveer las reas geogrficas de su mapa), y valores de mapa.
5 Haga clic en la ficha Tipo.
6 Elija un tipo de mapa haciendo clic en uno de los cinco botones de
mapa en la ficha Tipo (RANGOS, DENSIDAD DE PUNTOS, GRADUACIN,
GRFICO CIRCULAR o GRFICO DE BARRAS). Algunos de estos tipos de
mapas no estarn disponibles con ciertos esquemas. Para ms
informacin acerca de los cinco tipos de mapas, vea Tipos de mapas,
pgina 415.
7 Use la seccin Opciones de la ficha Tipo para especificar las opciones
de estilo y formato relacionadas con el tipo de mapa seleccionado.
8 Haga clic en la ficha Opciones.
9 Use los cuadros de texto y botones de opciones de la ficha Opciones
para dar un ttulo y una leyenda a su mapa.
10 Haga clic en Aceptar.
El programa ubica el mapa en el informe como fue especificado en el
Paso 2 y despus regresa al informe.
El proceso de crear un mapa vara dependiendo de los datos usados para su
asignacin. Las siguientes secciones detallan el proceso de cada asignacin.
Cmo crear un mapa a partir de un grupo
Para crear un mapa a partir de un grupo, puede usar el esquema de
grupo, en el cual usted muestra un resumen (tal como Ventas del Ao
Pasado) por cada campo geogrfico (tal como Regin). Para poder crear
un mapa usando el esquema de grupo, debe tener por lo menos un grupo
y por lo menos un campo de resumen en su informe.
1 Haga clic en el botn INSERTAR MAPA en la barra de herramientas
estndar.
El Asistente de Mapas aparece con la ficha Datos activa.
2 Haga clic en el botn Grupos para especificar que desea crear un
mapa a partir de un campo agrupado y resumido.
3 Use la lista desplegable Ubicar mapa y las opciones Encabezado y Pie
para especificar la ubicacin del mapa.
4 Seleccione el grupo a partir del cual est creando el mapa en la lista
desplegable En cambio de.
422 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
5 Seleccione un campo de resumen en la lista desplegable Mostrar. El
valor en el campo de resumen se mostrar cada vez que el grupo
cambie.
6 Haga clic en la ficha Tipo.
7 Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos: Rangos,
Densidad de puntos o Graduacin (vea Tipos de mapas, pgina 415).
8 Use la seccin Opciones para especificar las opciones de estilo y
formato relacionadas al tipo de mapa seleccionado.
9 Haga clic en la ficha Opciones. Puede usar los cuadros de texto en
esta ficha para especificar un ttulo de mapa y texto informativo.
10 Haga clic en Aceptar una vez que termine. El programa ubica su
mapa en la seccin Encabezado de informe, Encabezado de grupo,
Pie de informe o Pie de grupo, dependiendo de las opciones
seleccionadas en el Paso 3.
Cmo crear un mapa a partir de un campo de detalle
Usando el esquema de detalle, usted puede crear un mapa a partir de un
campo de detalle. Este esquema tambin le permite usar campos
mltiples como valores de mapa. Utilice este esquema para usar valores
de mapa mltiples, en lugar de uno solo, o cuando no tiene ningn grupo
o resmenes en un informe.
NOTA: Usted debe crear el mapa a partir de un campo geogrfico, tal
como Pas, Regin o Ciudad. El programa no puede generar un mapa
basado en un campo no geogrfico.
1 Haga clic en el botn INSERTAR MAPA en la barra de herramientas
estndar.
El Asistente de Mapas aparece con la ficha Datos activa.
2 Haga clic en el botn Detalle para especificar que desea elaborar un
mapa a partir de un campo de detalle.
3 Use la lista desplegable Ubicar mapa y las opciones Encabezado y Pie
para especificar la ubicacin del mapa.
4 Seleccione el campo a partir del cual desea elaborar el mapa en el
cuadro de desplazamiento Datos y haga clic en le botn flecha (>)
arriba. El campo aparece en el cuadro de texto Campo geogrfico.
5 Seleccione el campo "en cambio de" (los valores del mapa sern
mostrados en cada cambio de este campo) en el cuadro de
desplazamiento Datos y haga clic en le botn flecha (>) a la izquierda del
cuadro de texto En cambio de. El campo aparece en ese cuadro de texto.
Elaboracin de Mapas 423
6 Use la combinacin CTRL-Clic para seleccionar los campos que desea
usar como valores de campo en el cuadro de desplazamiento Datos, y
haga clic en el botn flecha (>) a la izquierda del cuadro de
desplazamiento Valores de mapa. Los campos seleccionados aparecen
en este cuadro de desplazamiento.
7 Active la casilla de verificacin No resumir valores si no quiere que el
programa automticamente resuma los valores de mapa. Esta casilla
de verificacin est activada predeterminadamente.
8 Haga clic en la ficha Tipo.
9 Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos (vea Tipos de
mapas, pgina 415).
10 Use la seccin Opciones para especificar las opciones de estilo y
formato relacionadas con el tipo de mapa seleccionado.
11 Haga clic en la ficha Opciones. Los cuadros de texto en esta ficha
pueden usarse para especificar un ttulo de mapa y la informacin de
una leyenda.
12 Haga clic en Aceptar una vez que termine. El programa ubica su
mapa en la seccin Encabezado de informe, Encabezado de grupo,
Pie de informe o Pie de grupo, dependiendo de las opciones que ha
seleccionado en el Paso 3.
Cmo crear un mapa a partir de tablas cruzadas
Con el esquema de tablas cruzadas, es posible crear un mapa a partir de
un campo de resumen de tablas cruzadas. Por ejemplo, con unas tablas
cruzadas que presentan el nmero total de artculos vendidos de un
producto en cada regin de Estados Unidos, usted podra incluir un
mapa para mostrar el porcentaje de las ventas totales del producto,
proporcionado por cada regin.
Para a crear un mapa a partir de tablas cruzadas, primero debe tener las
tablas cruzadas en su informe. Para ms informacin, vea Objetos de
Tablas Cruzadas, pgina 477.
1 Con el objeto de tablas cruzadas seleccionado, haga clic en el botn
INSERTAR MAPA en la barra de herramientas estndar.
El Asistente de Mapas aparece con la ficha Datos activa.
2 Haga clic en el botn Tablas cruzadas para especificar que desea crear
un mapa de tablas cruzadas.
3 Use la lista desplegable Ubicar mapa y las opciones Encabezado y Pie
para especificar la ubicacin del mapa.
424 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
4 De la lista desplegable Crear mapa de, seleccione el campo de resumen
a partir del cual desea crear el mapa. Este campo proveer los datos
numricos para el mapa.
5 De la lista desplegable Mostrar campo geogrfico, seleccione el campo
geogrfico que desea mostrar. Este campo proveer las reas
geogrficas del mapa.
6 Tambin puede seleccionar, si desea, un campo adicional a partir del
cual crear el mapa, de la lista desplegable Subdividido por.
El programa usa este campo para subdividir los grficos circulares o
de barras que aparecen en su mapa.
7 Haga clic en la ficha Tipo.
8 Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos (vea Tipos de
mapas, pgina 415).
G Si est creando el mapa a partir de un solo campo (si seleccion
Ninguno en la lista desplegable Subdividido por), puede elegir uno
de estos tipos de mapas: rangos, densidad de puntos o graduacin.
G Si est creando el mapa a partir a partir de dos campos (si
seleccion un campo adicional en la lista desplegable Subdividido
por), entonces puede elegir uno de estos tipos de mapas: grfico
circular o grfico de barras.
9 Use la seccin Opciones para especificar las opciones de estilo y
formato relacionadas con el tipo de mapa seleccionado.
10 Haga clic en la ficha Opciones. Puede usar los cuadros de texto en
esta ficha para especificar un ttulo de mapa y la informacin de
leyenda.
11 Haga clic en Aceptar una vez que termine. El programa ubica su
mapa en la seccin Encabezado de informe, Encabezado de grupo,
Pie de informe o Pie de grupo, dependiendo en las opciones que
seleccion en el Paso 3.
Cmo crear un mapa a partir de un cubo OLAP
Usando esquema OLAP, usted puede crear un mapa a partir de una
cuadrcula OLAP. Para crear un mapa OLAP, primero debe tener una
cuadrcula OLAP en su informe. Para ms informacin, vea Informes con
Datos OLAP, pgina 185.
1 Seleccione la cuadrcula OLAP a partir de la cual quiere crear el
mapa y haga clic en el botn INSERTAR MAPA de la barra de
herramientas estndar.
Elaboracin de Mapas 425
El Asistente de Mapas aparece con la ficha Datos activada.
2 Haga clic en el botn OLAP para especificar que desea crear un mapa
OLAP.
3 Especifique la ubicacin del mapa por medio de la lista desplegable
Ubicar mapa y las opciones Encabezado y Pie.
4 Use la ficha Datos para seleccionar los campos resumidos y campos
geogrficos que desea utilizar para el mapa.
5 Haga clic en la ficha Tipo.
6 Seleccione el tipo de mapa para mejor ilustrar sus datos (vea Tipos de
mapas, pgina 415).
7 Use la seccin Opciones para especificar las opciones de estilo y
formato relacionadas con el tipo de mapa seleccionado.
8 Haga clic en la ficha Opciones. Utilice los cuadros de texto en esta
ficha para especificar el ttulo del mapa y la informacin de leyenda.
9 Haga clic en Aceptar cuando termine.
El programa ubica su mapa en la seccin Encabezado de informe,
Encabezado de grupo, Pie de informe o Pie de grupo, dependiendo de
las opciones que ha seleccionado en el Paso 3.
Cmo insertar un mapa en un subinforme
Insertar un mapa en un subinforme involucra el mismo proceso utilizado
para insertar un mapa en el informe principal. La nica diferencia es que
al insertar el mapa la ficha Diseo del subinforme debe estar activa.
1 Haga clic en el botn INSERTAR MAPA en la barra de herramientas
estndar.
El Asistente de Mapas aparece con la ficha Datos activa.
2 Complete el Asistente de Mapas, y haga clic en Aceptar.
El programa ubica el mapa en la seccin que ha especificado en el
Asistente de Mapas y regresa despus a su informe.
3 Cambie el tamao o mueva el mapa si desea.
El proceso de crear un mapa vara dependiendo del tipo de datos donde est
asignando el mapa. Para ms informacin acerca de la asignacin de mapas:
G vea Cmo crear un mapa a partir de un grupo, pgina 421.
G vea Cmo crear un mapa a partir de un campo de detalle, pgina 422.
G vea Cmo crear un mapa a partir de tablas cruzadas, pgina 423.
G vea Cmo crear un mapa a partir de un cubo OLAP, pgina 424.
426 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo editar un mapa usando el Asistente de Mapas
Despus de crear su mapa, usted le puede poner ttulo, encabezados y
una leyenda, y tambin puede cambiar las fuentes o cambiar el tipo de
mapa. Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, puede fcilmente
abrir el Asistente de Mapas y efectuar sus modificaciones.
1 Haga clic con el botn derecho del mouse en el mapa que desea
editar y elija el ASISTENTE DE MAPAS en el men contextual que
aparece.
El Asistente de Mapas aparece y proporciona todas las
configuraciones del mapa seleccionado.
2 Efecte los cambios necesarios y despus haga clic en Aceptar para
actualizar el mapa.
Cmo cambiar el tamao y la posicin de un mapa
Utilice el cuadro de dilogo Tamao y Posicin de Objeto para especificar
la altura, anchura y posicin de su mapa, en pulgadas.
1 Procediendo desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en
el mapa con el botn derecho del mouse y elija TAMAO Y POSICIN
DE OBJETO en el men contextual.
El cuadro de dilogo Tamao y Posicin de Objeto aparecer en su
pantalla.
2 En el cuadro de texto X Pos, introduzca la distancia que desea, en
pulgadas, desde la orilla izquierda del objeto de mapa al margen
izquierdo de la seccin de informe. La distancia predeterminada es
0.04 pulgadas.
3 En el cuadro de texto Y Pos, introduzca la distancia que desea, en
pulgadas, desde la orilla superior del objeto de mapa al margen
superior de la seccin de informe. La distancia predeterminada es
0.02 pulgadas.
4 En el cuadro de texto Altura, introduzca la altura vertical del mapa,
en pulgadas.
5 En el cuadro de texto Anchura, introduzca el ancho horizontal del
mapa, en pulgadas.
6 Haga clic en Aceptar para volver al informe. Sus especificaciones
sern implementadas por el programa inmediatamente.
Elaboracin de Mapas 427
NOTA: Tambin puede cambiar el tamao y la posicin por medio de
mover y cambiar las medidas directamente en el mapa. Sin embargo, el
cuadro de dilogo Tamao y posicin de objeto le permite hacer
modificaciones ms precisas.
Cmo cambiar el borde de un mapa
1 En la ficha Diseo o ficha Vista previa, haga clic en el mapa y elija
CAMBIAR BORDE en el men contextual.
El Editor de Formato aparece con la ficha Borde activa.
2 Utilice la ficha Borde para cambiar el borde a su gusto. Puede
cambiar el estilo de lnea, el color, y agregar o eliminar una sombra
de fondo.
3 Haga clic en Aceptar cuando termine.
El programa inmediatamente implementa sus cambios.
Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas
Ya que los mapas slo se pueden imprimir en ciertas reas y secciones de
su informe (vea Caractersticas del rea de impresin, pgina 64 ), la
caracterstica de subyacer hace que la creacin de mapas sea aun ms til.
En lugar de que un mapa se imprima antes de los datos que representa,
puede presentar el mapa al lado de esos datos, lo que resulta en un
informe ms fcil de leer y entender.
1 Haga su mapa y ubquelo en la seccin Encabezado de informe. Para
ms informacin, vea Cmo crear e insertar un mapa, pgina 420.
2 En la ficha Diseo, haga clic con el botn derecho en el rea gris a la
izquierda de la seccin Encabezado de informe y elija FORMATEAR
SECCIN en el men contextual.
El Asistente de Seccin aparecer en su pantalla.
3 Active la casilla de verificacin Subyacer las siguientes secciones para la
seccin Encabezado de informe.
4 Cambie el tamao del mapa si es necesario para subyacer las
siguientes secciones.
5 Haga clic en Aceptar.
428 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo analizar un mapa
La ficha Anlisis permite analizar un mapa a fondo. Los comandos en el
men contextual de la ficha Anlisis le ayudan a personalizar su mapa y
examinar datos complejos e identificar tendencias.
Para analizar un mapa a fondo, haga clic en el mapa con el botn derecho
del mouse y elija INICIAR ANALIZADOR en el men contextual que aparece.
Entonces el programa abre la ficha Anlisis.
Vistas y
movimiento de
mapas
Las fichas Vista Previa y Anlisis incluyen comandos para variar el
tamao de la vista (aumentar o reducir), mover y centrar sus mapas. Estos
comandos permiten gran movilidad. Puede aumentar o reducir el
tamao de la vista de un mapa a su gusto, todas las veces que necesite ver
su informacin con ms precisin o de modo general. Puede mover el
mapa a donde desee y el comando de centrar regresa el mapa al centro de
la ficha despus de verlo en panorama. Estos comandos le ofrecen una
flexibilidad mxima para examinar sus mapas.
1 Para hacer magnificar (zoom), haga clic con el botn derecho del
mouse en esa seccin de la ficha Anlisis y active la marca de
verificacin al lado del comando AUMENTAR en el men contextual.
Un cursor de Zoom aparece; haga clic en el mapa para aumentar un
nivel de magnificacin. Haga clic otra vez para aumentar aun ms.
NOTA: Para especificar con ms precisin el rea que desea ampliar,
arrastre el mouse para resaltar la seccin del mapa que desea ver cuando
el cursor de Zoom aparezca.
2 Para reducir la vista de un mapa, haga clic con el botn derecho del
mouse en esa seccin de la ficha Anlisis y active la marca de
verificacin al lado del comando DISMINUIR en el men contextual.
Un cursor de Zoom aparece; haga clic en el mapa para disminuir un
nivel de magnificacin. Haga clic otra vez para disminuir an ms.
3 Para mover un mapa, haga clic con el botn derecho del mouse en
esa seccin de la ficha Anlisis y active la marca de verificacin al
lado del comando MOVER en el men contextual. Un cursor de
panorama aparece. Use este cursor para hacer clic y arrastrar el mapa
de un lado a otro de la pantalla.
4 Para centrar un mapa, haga clic con el botn derecho del mouse
dentro de esa seccin de la ficha Anlisis y elija CENTRAR MAPA en el
men contextual. Tambin puede elegir NINGUNO en el men
contextual para desactivar todas las opciones de movimiento. Esto
evita cualquier magnificacin o movimiento accidental.
Elaboracin de Mapas 429
NOTA: Si existe un mapa por cada instancia de un grupo, cualquier
especificacin de magnificacin o movimiento que usted especifique, ser
slo para esa instancia. Es decir, si usted aumenta la vista de un mapa en un
encabezado de grupo, esta operacin slo es vlida para ese encabezado
de grupo. Ninguno de los otros encabezados sern cambiados. De esta
forma puede establecer opciones diferentes en cada mapa.
NOTA: Si la opcin Guardar datos con el informe est activa (men
Archivo), sus opciones de magnificacin y movimiento sern guardadas
con el informe. Pero si esta opcin no est activa, entonces solamente las
opciones predeterminadas del mapa sern guardadas.
Cambios del
estilo del mapa
Dentro de la ficha Anlisis se puede cambiar rpidamente el tipo del mapa
y establecer sus propiedades. Por ejemplo, si est analizando un mapa de
rangos y desea ver cmo se veran los datos en un mapa de estilo densidad
de puntos, puede reorganizar el mapa, sin tener que regresar al Asistente
de Mapas y reformatearlo. La ficha Anlisis tambin ofrece opciones ms
avanzadas para cambiar la apariencia del mapa especificado.
1 Haga clic con el botn derecho en la seccin de la ficha Anlisis
donde aparece el mapa y elija CAMBIAR ESTILO DEL MAPA en el men
contextual.
El cuadro de dilogo Personalizar Mapa aparecer en su pantalla.
2 Seleccione el tipo de mapa que desea en la lista desplegable Tipo de
mapa.
3 En la seccin Opciones del cuadro de dilogo establezca las
propiedades del mapa. Las propiedades disponibles varan,
dependiendo del tipo de mapa elegido.
4 Haga clic en Aceptar.
El programa regresa a la ficha Anlisis y sus especificaciones toman
efecto inmediato.
Cambio de las
capas del mapa
Las capas de un mapa se pueden reorganizar en slo un instante.
Tambin puede establecer propiedades, as como visibilidad, para esas
capas y puede agregar o eliminar capas cuando sea necesario.
1 Haga clic con el botn derecho en la seccin apropiada de la ficha
Anlisis y elija CAMBIAR CAPAS en el men contextual.
El cuadro de dilogo Control de Capas aparece.
2 Use los botones SUBIR y BAJAR para organizar las capas del mapa en
el cuadro de lista Capas.
430 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
3 Para cada capa del mapa, establezca las propiedades en la seccin
Propiedades del cuadro de dilogo. Puede especificar si la capa va a
estar visible, si se puede seleccionar y si va a ser automticamente
etiquetadas.
4 Si desea, haga clic en el botn Mostrar para abrir el cuadro de dilogo
Mostrar Propiedades. Use este cuadro de dilogo para establecer el
modo de presentacin y rango de magnificacin (la ampliacin
mnima y mxima posible) de la capa en cuestin, y haga clic en
Aceptar para regresar al cuadro de dilogo Control de Capas.
5 Si desea, haga clic en Etiquetas para abrir el cuadro de dilogo
Propiedades de la Etiqueta. Use este cuadro de dilogo para
especificar la visibilidad, el estilo y la posicin de las etiquetas de la
capa en cuestin (si es aplicable), y entonces haga clic en Aceptar para
regresar al cuadro de dilogo Control de Capas.
6 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Anlisis. El programa
implementa las especificaciones inmediatamente.
Cambio del
ttulo del mapa
Para cambiar el ttulo del mapa:
1 Haga clic en el mapa con el botn derecho del mouse y elija CAMBIAR
TTULO en el men contextual.
El cuadro de dilogo Cambiar Etiqueta aparecer en su pantalla.
2 Introduzca un ttulo nuevo en el cuadro de texto.
3 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Anlisis.
El programa implementa sus cambios inmediatamente.
OLE 431
19 OLE
Lo que usted encontrar en este captulo...
Introduccin a los Objetos OLE, pgina 432
Cmo insertar objetos OLE en su informe, pgina 434
Objetos vinculados y objetos incrustados, pgina 435
Dinmica de los comandos del men OLE, pgina 436
OLE y el comando Imagen, pgina 436
Consideraciones generales acerca de OLE, pgina 437
MANOS A LA OBRA (Objetos OLE), pgina 438
432 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin a los Objetos OLE
En muchas ocasiones encontrar que, despus de insertar un grfico, hoja de
clculo o algn otro objeto en su informe, ms adelante necesita hacer
cambios al objeto. Normalmente para hacer esos cambios, usted tendra que:
G salir de Seagate Crystal Reports,
G abrir el programa original del objeto,
G hacer los cambios al objeto,
G regresar a Seagate Crystal Reports,
G eliminar el objeto original que haba insertado, y
G insertar el nuevo objeto revisado.
Todos estos pasos pueden ser evitados al usar Vinculacin e Incrustacin
de Objetos (usaremos las siglas OLE, del ingls Object Linking and
Embedding, para referirnos a esta funcin). OLE le permite tomar objetos
(llamados objetos OLE) de otros programas (llamados programas
servidor de OLE), e insertarlos en un informe, y luego, si es necesario,
usar esos mismos programas dentro de Seagate Crystal Reports para
editar los objetos.
Para comprender mejor el uso de OLE en el programa, ser de beneficio
conocer algunos de los trminos.
G OLE
OLE es un acrnimo del trmino en ingls Object Linking and
Embedding. Se refiere a la habilidad de crear informes
compuestos, es decir, informes que contienen elementos u objetos
de otros programas y que pueden ser editados usando el
programa original.
G Objeto OLE
Un objeto OLE es, a grandes rasgos, una presentacin de datos,
creado en otro programa y que mantiene una relacin con el
programa en que fue creado. Una imagen (bitmap) creada en el
programa de dibujo, una hoja de clculo de Excel, o un grfico de MS
graph, pueden ser objetos OLE si es que son insertados en el
documento receptor como objetos OLE. Si no son insertados como
tales, no mantienen ninguna relacin con el programa que los origin.
G Programa contenedor de OLE
Un programa contenedor de OLE es uno que puede contener y
procesar objetos OLE creados en otros programas (como Paint o
Excel). Seagate Crystal Reports es un programa contenedor.
OLE 433
G Documento contenedor
Un documento contenedor es un documento creado por medio del
programa contenedor y uno que contiene un objeto OLE.
G Programa servidor de OLE
Un programa servidor de OLE es uno que puede crear objetos
OLE y que luego pueden ser insertados en documentos creados
por programas contenedores. Por ejemplo, Microsoft Word y Excel
son programas que sirven de ambos, servidores de OLE y
contenedores de OLE. O sea, pueden crear objetos OLE y pueden
contener objetos OLE creados en otros programas.
G Documento servidor
Un documento servidor es el archivo creado en el programa
servidor que almacena el objeto OLE original.
G Objetos vinculados
Un objeto vinculado contiene una presentacin del objeto y un
indicador marcando hacia una parte definida del documento
servidor. Cuando usted modifica el objeto original en el
documento servidor, el vnculo asegura que el objeto en su
informe sea modificado automticamente tambin. A la inversa, si
modifica el objeto en el documento contenedor, el archivo del
objeto original tambin ser modificado. Como regla general, use
objetos vinculados cuando quiere que el objeto en el documento
contenedor sea actualizado cada vez que los datos en el
documento servidor cambian.
G Objetos incrustados
Un objeto incrustado contiene una presentacin del objeto, todos
los datos pertinentes al objeto, e informacin acerca del programa
usado para crearlo. Cuando modifica el objeto original en el
documento servidor, nada sucede al objeto incrustado, a menos
que especficamente actualice ese objeto. De igual manera, cuando
modifica un objeto incrustado, nada sucede al original. Como
regla general, utilice objetos incrustados cuando necesite editar el
objeto en el programa contenedor sin afectar el objeto original.
G Edicin en contexto
Edicin en contexto es la habilidad de cambiar las propiedades de
un objetos OLE mientras est en Seagate Crystal Reports (o
cualquier otro programa contenedor de OLE). Los elementos del
men del programa contenedor se cambian para proveer las
herramientas de edicin del programa servidor a fin de poder
hacer los cambios fcilmente.
434 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
G Objetos OLE estticos
Un objeto OLE esttico es una imagen de un objeto almacenado en
un documento cuando es guardado. La imagen puede ser exhibida
o impresa por un usuario que no tiene acceso al programa donde
el objeto original fue creado. El objeto no puede ser editado en su
contexto, sin antes convertirlo en otro objeto de tipo editable. Los
objetos OLE estticos ofrecen un mejor rendimiento en la pantalla
y en la impresin, que las imgenes estndar.
Cuando ubica objetos OLE en su informe, el objeto forma parte del informe.
Si necesita editar el objeto, simplemente hace doble clic en l y lo modifica
usando las herramientas de edicin del programa usado para crear el
objeto en primer lugar (o un programa similar que permita este tipo de
edicin). Esto se aplica a todos los objetos, excepto objetos OLE estticos.
Usando objetos OLE en su informe le permite crear informes colmados de
informacin que pueden ser mantenidos y actualizados fcilmente.
Cmo insertar objetos OLE en su informe
Hay varias maneras de insertar objetos OLE en su programa.
G Una de las maneras es cortar el objeto del programa servidor de
OLE y pegarlo en su informe usando el comando PEGAR ESPECIAL
en el men Edicin. Si el objeto puede ser pegado en una variedad
de formatos, usted decide que formato quiere usar. Por ejemplo,
cuando inserta texto de un documento de Microsoft Word, puede
pegarlo como un documento de texto de Microsoft Word (que
puede ser editado en Word) o como un metarchivo que
simplemente es una imagen no editable del texto. Usando el
comando PEGAR ESPECIAL puede ubicar tanto objetos incrustados
como vinculados.
G Puede crear un objeto nuevo o importar uno ya existente
utilizando el comando OBJETO OLE del men Insertar. Tambin de
esta manera, puede colocar objetos vinculados o incrustados.
G Finalmente, puede arrastrar y ubicar un objeto de un programa
servidor de OLE. Hace esto abriendo Seagate Crystal Reports en
una ventana y el programa servidor de OLE en otra y arrastrando
el objeto entre ambos. Cuando arrastra un objeto a un informe, el
objeto es incrustado en lugar de ser vinculado.
NOTA: Los comandos COPIAR y PEGAR ESPECIAL del men Edicin, o
arrastrar y ubicar, son los mtodos ms apropiados para los casos en que
quiere insertar informacin selectiva, o sea, parte de archivos muy largos.
El comando OBJETO del men Insertar es ms apropiado cuando quiere
insertar archivos completos.
OLE 435
Objetos vinculados y objetos incrustados
Ya que los objetos vinculados y los incrustados tienen propiedades
diferentes, es importante considerar las capacidades de cada uno para
decidir cual formato de OLE usar.
Objetos
vinculados
Cuando inserta un objeto vinculado, Windows copia una imagen
instantnea de los datos de un archivo ya existente. Slo la imagen del
objeto es agregada al informe. Los datos reales permanecen con el archivo
original.
Cuando abre el objeto desde su informe, el archivo original es abierto
dentro del programa en que fue creado. Cualquier cambio que hace
cambia directamente el archivo original.
Si desea que los datos en el objeto permanezcan disponibles para otros
programas y que aquellos siempre reflejen los cambios ms recientes,
vincule el objeto a su informe.
NOTA: Cuando tiene objetos vinculados y por alguna razn corta esa
vinculacin usando el cuadro de dilogo Vnculos, usted est cortando
toda conexin con los datos originales en el documento servidor. Un
objeto vinculado en un programa contenedor es simplemente una
presentacin del objeto y un vnculo entre el objeto y el documento
servidor. Cuando interrumpe el vnculo, se queda nicamente con la
presentacin y sin la relacin con los datos originales o las capacidades
de edicin del programa servidor. En este caso, Seagate Crystal Reports
convierte el objeto en una imagen (metarchivo), un objeto por si solo que
no puede ser editado usando las capacidades de OLE ni tampoco puede
ser convertido a un objeto OLE editable.
Objetos
incrustados
Puede crear un objeto incrustado desde Seagate Crystal Reports, o puede
crearlo usando informacin de un archivo existente. Los datos, como
tambin la imagen del objeto, son guardados con su informe.
Si desea crear para su informe un nuevo objeto desde el principio o si
desea copiar la informacin de un archivo existente y editar los datos sin
afectar el archivo original, incruste el objeto en su informe.
G Si usted cambia el objeto original, el objeto incrustado no cambia.
G Si edita un objeto incrustado, los cambios que le hace al objeto son
guardados con el informe, y no afectan el original.
436 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Dinmica de los comandos del men OLE
El comando OBJETO del men Insertar es muy dinmico. Cambia de
acuerdo al objeto seleccionado para reflejar las propiedades del objeto y
sus opciones.
El objeto puede describirse como un Documento, una Imagen Bitmap,
una Imagen, una Hoja de clculo, o una descripcin similar.
G Si el objeto est incrustado, el men Insertar muestra los comandos
disponibles para ese tipo de objeto incrustado.
G Si el objeto est vinculado, el men Insertar muestra los comandos
para ese tipo de objeto vinculado.
Los comandos en el men contextual cambian en forma similar.
Estos comandos dinmicos son provistos para darle un mayor control
cuando est trabajando con objetos OLE.
OLE y el comando Imagen
Si coloca imgenes en su informe usando el comando OBJETO del men
Insertar, puede usar la imagen tanto como un objeto incrustado como uno
vinculado.
Ahora, si coloca imgenes en su informe utilizando el comando IMAGEN
del men Insertar, Seagate Crystal Reports las convierte a objetos OLE
estticos para mejorar el rendimiento en la pantalla y en la impresin.
Sin embargo, los objetos estticos no permiten la edicin en contexto. Si
desea editar el objeto, tendr que convertirlo a un objeto de tipo editable
utilizando el comando CONVERTIR del men Edicin.
Si usted inserta imgenes usando los comandos OBJETO o PEGAR ESPECIAL
del men Insertar, Seagate Crystal Reports automticamente los
convierte en objetos OLE estticos, pero no convierte imgenes que han
sido almacenadas en bases de datos como valores de campo BLOB. Si
coloca campos imgenes de bases de datos en su informe, el programa los
muestra como imgenes normales sin ninguna caracterstica OLE.
OLE 437
Consideraciones generales acerca de OLE
Hay varios puntos para tener en cuenta cuando utiliza la funcionalidad
de OLE.
G Cuando hace doble clic en un objeto OLE incrustado, Seagate
Crystal Reports cambia sus menes y barras de herramientas a
aquellas del programa servidor del objeto. Cuando termine de
editar, haga clic afuera del objeto y reaparecern las herramientas
de Seagate Crystal Reports.
G Cuando hace doble clic en un objeto OLE vinculado, el programa
abre el programa servidor con el objeto ya listo para ser editado.
No es posible editar en contexto un objeto vinculado en Seagate
Crystal Reports porque est trabajando con el objeto original.
Como el objeto puede estar vinculado a varios otros documentos y
como ms de una persona puede querer editarlo en un momento
dado, mostrar el original en el programa servidor limita el acceso a
un editor por vez.
G El sistema Windows 3.1 contiene el programa Microsoft
Paintbrush (PBRUSH.EXE) como el editor de imgenes original.
Windows 95 y Windows 98 contienen el programa Paint
(MSPAINT.EXE) como el nuevo editor de imgenes. Si usted va a
usar ambos sistemas operativos y trabajar constantemente entre
estas ventanas, es mejor crear los informes en Windows 3.1 en
lugar de Windows 95. Porque mientras que Windows 95 y
Windows 98 saben como registrar y convertir imgenes OLE de
PBRUSH.EXE a imgenes OLE de MSPAINT, no sucede lo mismo
a la inversa. Usted puede abrir en Windows 95 o Windows 98 un
informe creado en Windows 3.1 conteniendo imgenes OLE, pero
no puede abrir un informe con imgenes OLE de Windows 95 o
Windows 98 en Windows 3.1.
438 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
MANOS A LA OBRA (Objetos OLE)
Cmo se presentan los objetos OLE en su informe
Los objetos OLE pueden mostrarse de diferentes maneras en su informe,
dependiendo de las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Insertar
Objeto y la manera en que elige insertar el objeto.
G El objeto puede ser representado por un icono en su informe. Esta
es una buena manera de mostrar imgenes grandes, para que el
procesamiento del informe no lleve mucho tiempo. Los usuarios
pueden luego, hacer doble clic en el icono y cargar la imagen ms
tarde si as lo desean.
G Si ha creado el objeto desde un archivo existente, los datos de ese
archivo (o un icono) se vern en su informe. Usted puede editar los
datos, si desea, al hacer doble clic en el objeto o el icono.
G Si usted crea un objeto nuevo, el programa para originar ese tipo
de objeto se abrir para completar el objeto. Cuando termina y
cierra ese programa, el objeto o su icono se mostrar en el informe.
Temas relacionados
Busque cuadro de dilogo Insertar Objeto en la Ayuda en lnea.
Cmo usar OLE Tutorial de introduccion
La manera ms fcil de comprender los conceptos OLE es creando un
informe de muestra usando objetos estticos, incrustados y vinculados
para mostrar las diferencias entre ellos.
Objetos OLE
estticos
1 Para comenzar, origine un informe usando los datos de muestra,
XTREME.MDB, y coloque un campo en la seccin Detalles del informe.
Esto se hace slo para configurar un informe, siendo que lo nico que
le interesa es el objeto OLE, no importa que tipo de campo inserta.
2 Elija el comando IMAGEN del men Insertar, elija xtreme.bmp del
directorio Archivos de programa\Seagate Software\Crystal Reports,
y cuando el rectngulo de colocacin aparezca, ubique la imagen
cuanto ms a la izquierda pueda, en la seccin Encabezado de
informe.
OLE 439
3 Haga clic con el botn derecho en la imagen. Cuando el men
contextual aparezca ver que la imagen est identificada como un
objeto OLE.
4 Haga doble clic en el objeto, y ver que nada sucede. Un objeto OLE
esttico no puede ser editado.
Objetos OLE
incrustados
1 Elija el comando OBJETO OLE del men Insertar.
El cuadro de dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla.
2 Haga clic en la opcin Crear de archivo. El cuadro de dilogo cambia,
permitindole escribir el nombre de un objeto o buscar un objeto.
3 Haga clic en Examinar y elija xtreme.bmp del directorio \Archivos de
Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
4 Haga clic en Insertar para regresar al cuadro de dilogo Insertar
Objeto.
5 Haga clic en Aceptar para regresar al informe.
Un marco de objeto aparecer en su pantalla.
6 Coloque el objeto a la derecha de la primera imagen en la seccin
Encabezado de Informe.
7 Haga clic con el botn derecho en la imagen y ver que sta tambin
est identificada en el men contextual como un objeto OLE. El
segundo comando del botn del men contextual lo identifica como
un Objeto de Imagen Bitmap. Es un objeto OLE incrustado.
8 Ahora haga doble clic y notar que an cuando usted permanece en
Seagate Crystal Reports todos los menes y herramientas han
cambiado a los de Microsoft Paint. Usando esas herramientas usted
puede editar la imagen en contexto si lo desea. Recuerde que an
cuando est trabajando con las herramientas del programa servidor
de OLE, no est trabajando en el objeto original, sino en una copia
del original, por lo que nada que usted haga aqu afectar al objeto
original.
9 Haga clic en el primer objeto que coloc, el objeto OLE esttico. Note
que cuando hace clic en ese objeto, las herramientas y menes
cambian nuevamente a los de Seagate Crystal Reports. Esto confirma
que los objetos estticos no pueden ser editados en contexto.
Tambin le muestra cmo dejar de editar en el objeto incrustado.
Cuando ha terminado de editar, simplemente haga clic afuera del
objeto para regresar a Seagate Crystal Reports.
440 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Imagen bitmap
vinculada
1 Elija el comando OBJETO OLE del men Insertar.
El cuadro de dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla.
2 Haga clic en la opcin Crear de archivo.
El cuadro de dilogo cambia, permitindole escribir el nombre de un
objeto o buscar un objeto.
3 Haga clic en Examinar y elija xtreme.bmp del directorio \Archivos de
Programa\Seagate Software\Crystal Reports.
4 Haga clic en Insertar para regresar al cuadro de dilogo Insertar
Objeto.
5 Esta vez active la casilla de verificacin Vincular.
6 Haga clic en Aceptar para regresar a su informe.
Aparecer un rectngulo de colocacin.
7 Coloque el objeto a la derecha del objeto incrustado.
8 Haga clic con el botn derecho en el objeto y ver que ste tambin
est identificado como un objeto OLE. El segundo comando del
botn del men contextual lo identifica como un Objeto Vinculado
de Imagen Bitmap.
9 Haga doble clic en el objeto. Note como se abre Microsoft Paint
mostrando la versin original del objeto. Cualquier cambio que haga
al original se ver reflejado en la versin que aparezca en su informe.
10 Cierre Microsoft Paint y regrese a su informe.
Cmo convertir
un objeto OLE
esttico a una
imagen bitmap
vinculada
1 Haga clic con el botn derecho en el primer objeto que coloc, el
objeto OLE esttico.
2 Cuando aparece el men contextual, elija CONVERTIR OBJETO
IMAGEN.
El cuadro de dilogo Convertir aparecer en su pantalla.
3 Seleccione Imagen Paintbrush de la lista Tipo de objeto, y haga clic en
Aceptar. De esta manera a convertido un objeto OLE esttico a un
Objeto OLE editable.
4 Haga clic con el botn derecho en el objeto que acaba de convertir y
note que el segundo comando en el botn del men contextual es
ahora OBJETO DE IMAGEN BITMAP. El mismo comando que apareciera
con el objeto incrustado.
5 Ahora haga doble clic en el objeto. Note que se abre Microsoft Paint
como sucedi con el objeto vinculado de imagen bitmap.
OLE 441
6 Haga clic en el botn GUARDAR de la barra de herramientas estndar
y guarde el informe como OLE.RPT.
Cmo arrastrar y
ubicar objetos
OLE
Un procedimiento ms necesita ser demostrado: arrastrar un objeto del
programa servidor y ubicarlo en Seagate Crystal Reports. Para este
ejemplo, trabajar con un objeto de hoja de clculo en lugar de un grfico.
NOTA: Este procedimiento asume que usted tiene Microsoft Excel en su
computadora u otro programa similar que puede ser un programa
servidor de OLE.
1 Abra los programas de Seagate Crystal Reports y Microsoft Excel y
ajstelos para tener ambos visibles en su pantalla. Necesita poder ver
de dnde viene y a dnde va el objeto.
2 En Seagate Crystal Reports, abra OLE.RPT.
3 En Excel origine una hoja de clculo sencilla, colocando nmeros del
uno al diez en las celdas A1 a A10.
4 Resalte las celdas A1 a A10.
5 Mueva el puntero a la orilla izquierda de las celdas resaltadas hasta
que el puntero se transforme en una flecha.
6 Presione el botn del mouse y mantngalo presionado. Esto prepara
las celdas para ser movidas. Como nicamente quiere copiar las
celdas, presione la tecla Control y tambin mantngala presionada.
7 Ahora arrastre las celdas a la seccin Detalles del informe en Seagate
Crystal Reports y una vez que las celdas estn ubicadas, suelte el
botn del mouse y la tecla Control. Eso es todo lo que tiene que hacer
para arrastrar un objeto OLE a su informe.
8 Guarde el archivo en Excel y cierre el programa.
9 Haga clic con el botn derecho en el objeto de hoja de clculo, y
cuando el men contextual aparezca ver que est identificado como
un objeto OLE y que el penltimo comando lo identifica como un
Objeto Worksheet.
10 Haga doble clic en dicho objeto y los menes y herramientas
cambian a los del programa servidor de OLE para que pueda editarlo
en su contexto. El objeto es un objeto incrustado. Cualquier cambio
que haga al objeto no afectar al original.
11 Haga clic afuera del objeto cuando termine. Los menes y
herramientas vuelven a cambiarse a los de Seagate Crystal Reports.
Ahora tiene una comprensin prctica de OLE. Usted puede usar estas
funciones de Seagate Crystal Reports para hacer su tarea ms eficiente.
442 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo insertar un grfico o imagen como un objeto OLE
Usted puede agregar a su informe grficas o imgenes existentes como
objetos OLE o crear grficas o imgenes nuevos.
1 Elija el comando OBJETO OLE del men Insertar. El cuadro de
dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla. Ver que tiene dos
opciones, puede:
G insertar un objeto existente, o
G crear un nuevo objeto en Seagate Crystal Reports usando edicin
en contexto.
...El programa asociado
tomar control de
Seagate Crystal Reports
para permitirle crear el
objeto en contexto.
Cuando elige la opcin
Crear nuevo
2 Seleccione el Tipo de
Objeto que quiere crear.
OLE 443
3 Cuando termine, haga clique en cualquier parte de su informe para
salir del programa de grfico.
Un marco del tamao aproximado al objeto (o icono) aparece.
4 Escriba la ruta de acceso completa
del objeto que quiere insertar.
6 Si no conoce la ruta de acceso, haga
clic en examinar para localizar el objeto.
5 Active esta opcin si
quiere que el objeto sea
actualizado
automticamente.
7 Ubique el objeto OLE (aqu
muestra el icono) donde usted
quiera que aparezca en el informe.
444 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Subinformes 445
20 Subinformes
Lo que usted encontrar en este captulo...
Qu son los subinformes, pgina 446
Subinformes vinculados y no vinculados, pgina 446
Cmo funciona el vinculamiento de subinformes, pgina 447
Vnculos de bases de datos versus subinformes en situaciones de uno a varios,
pgina 449
MANOS A LA OBRA (Subinformes), pgina 449
446 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Qu son los subinformes
Un subinforme es un informe incluido dentro de otro informe. Se crea de
la misma manera que cualquier otro informe. Un subinforme contiene la
mayora de las caractersticas de un informe y puede tener su propio
criterio de seleccin de registros. Las nicas diferencias entre un
subinforme y un informe principal son, que un subinforme:
G est incluido como un objeto en un informe principal; no puede
estar por s solo,
G puede ser colocado en cualquier seccin del informe y el
subinforme completo se imprimir en esa seccin, y
G no puede contener en s mismo otro subinforme.
Por lo general, hay cuatro ocasiones en que usted utilizar un subinforme:
1. Cuando desea combinar informes no relacionados en un solo
informe. Vea Cmo combinar informes no relacionados usando
subinformes, pgina 455.
2. Cuando desea coordinar datos que no pueden ser vinculados de
ninguna otra manera vea Cmo usar subinformes con datos "no
vinculables", pgina 457.
3. Cuando desea presentar en un solo informe perspectivas diferentes
de los mismos datos. Vea Cmo mostrar los mismos datos de diferentes
maneras en un solo informe, pgina 462.
4. Cuando est haciendo bsquedas uno a varios desde un campo
que no est indexado en el campo de bsqueda. Vea RELACIONES
UNO A VARIOS, pgina 553.
Subinformes vinculados y no vinculados
No vinculados Subinformes no vinculados son independientes; sus datos no estn
coordinados de ninguna manera con los datos en el informe principal.
Esto no significa que un subinforme no vinculado tenga que usar los
mismos datos que el informe principal, puede utilizar la misma fuente de
datos o una diferente. Tampoco significa que el subinforme est limitado
a generar informes en una sola tabla, puede estar basado en una o en
varias tablas.
Lo que significa es que el programa no intenta cotejar los registros de un
informe con los registros de otro. Los informes son tratados como no
relacionados, no importando las fuentes de datos subyacentes.
Subinformes 447
Vinculados Lo contrario sucede con subinformes vinculados. Sus datos s estn
coordinados. El programa coteja los registros en el subinforme con los
registros del informe principal. Por ejemplo, si crea un informe principal
con informacin de clientes y los vincula a un subinforme con
informacin de pedidos, el programa crea un subinforme para cada
cliente e incluye en l todos los pedidos de ese cliente.
Para mayor informacin sobre vinculacin, busque Indice de Temas de
Vnculo Visual en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Cmo funciona el vinculamiento de subinformes
Cuando vincula un subinforme a un informe principal, el programa crea
el vnculo por medio de un campo de parmetro. Vea Campos de
Parmetro, pgina 377.
NOTA: Cuando un informe que contiene datos es agregado como un
subinforme vinculado, los datos son actualizados en la base de datos. Los
subinformes que no estn vinculados pueden mantener los datos guardados.
Cuando selecciona un campo de vnculo de subinforme:
G el programa crea en el subinforme un campo de parmetro que es
utilizado para recuperar los valores pasados por el informe
principal.
G el programa tambin crea una frmula de seleccin de registros
para el subinforme utilizando el campo de parmetro.
la frmula de seleccin limita el subinforme a esos registros en
que el campo de vnculo es igual al valor del campo de
parmetro.
Cuando usted elabora el informe, el programa encuentra el primer
registro del campo principal que necesita y pasa el valor en el campo de
vnculo al campo de parmetro en el subinforme. El programa entonces
crea el subinforme con la seleccin de registros basada en el valor del
campo de parmetro. Por ejemplo:
G Puede crear un informe que muestre los datos de clientes y un
subinforme que muestre los datos de pedidos, vinculando ambos
usando el campo Id del Cliente.
G Cuando elabora el informe, el programa encuentra el primer
registro del cliente que necesita y pasa el valor de Id del Cliente de
ese registro al campo de parmetro del subinforme.
448 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
G Luego, el programa elabora el subinforme Pedidos. Como la
frmula de seleccin del subinforme selecciona slo los registros
en que el valor de Id del Cliente es igual al valor del campo de
parmetro y como este valor es igual al de Id del Cliente en el
primer registro del informe principal, el subinforme contiene slo
esos registros que tienen la misma identificacin de cliente, es
decir, aquellos registros que son pedidos del primer cliente.
G Cuando el subinforme termina, el programa va al segundo registro
que necesita del informe principal, imprime los datos del cliente y
despus pasa este nmero de Id del Cliente al campo de
parmetro.
G El programa entonces elabora un subinforme incluyendo slo esos
registros de pedido del segundo cliente.
G El proceso contina hasta que el informe queda terminado.
G Toda esta manipulacin del campo de parmetro toma lugar en el
trasfondo. Usted simplemente elige los campos que desea utilizar
para vincular el informe principal con el subinforme y el programa
hace el resto. Los valores son pasados sin que el campo de
parmetro le pida un valor.
NOTA: Si tiene un subinforme vinculado y hace clic en el botn VISTA
PREVIA en la barra de herramientas estndar de la ficha Diseo del
subinforme, el programa elabora el informe por su cuenta, sin primero
recibir un valor de campo de parmetro del informe principal. En este
caso, el programa muestra el cuadro de dilogo Introducir Valores de
Parmetro para el Subinforme, pidindole un valor.
El valor que se escribe aqu es
el valor que el programa usa
para elaborar el subinforme.
Subinformes 449
Vnculos de bases de datos versus subinformes en situaciones de
uno a varios
Cuando dos tablas en su informe tienen una relacin de uno a varios, el
programa recupera los datos en diferentes maneras dependiendo de:
G la fuente de datos,
G la situacin del ndice,
G el criterio de seleccin de registros, y
G si es que usted est creando un solo informe basado en tablas
vinculadas o un informe principal que contiene un subinforme.
Cuando est considerando si utilizar tablas vinculadas o un subinforme,
necesita entender las implicaciones de ambos. Estas cuestiones son
tratadas plenamente en la seccin Consideraciones de desempeo en los
vnculos de uno a varios, pgina 553.
Como regla general:
G si tiene tablas indexadas,
G si est vinculando campos indexados, y
G si tiene el criterio de seleccin de registros de rango limitando
basado en campos indexados.
El programa necesita leer el mismo nmero de registros ya sea que est
vinculando tablas en un solo informe o est utilizando subinformes. Ya
que cada subinforme es elaborado como un informe separado, es posible
que le lleve menos tiempo elaborar el informe usando tablas vinculadas.
Vea Tablas indexadas, pgina 550.
MANOS A LA OBRA (Subinformes)
Los primeros dos temas en esta seccin, Cmo insertar un subinforme,
pgina 450 y Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal,
pgina 452 explican en detalle cmo realizar las dos tareas bsicas de
generar subinformes. Usted har una o ambas tareas cada vez que elabore
un subinforme. Los dems temas tratan sobre aspectos especficos de
subinformes: cmo crear tipos especficos de informes utilizando
subinformes. Estos se explican en trminos generales (crear un
subinforme, vincular estos dos campos y as sucesivamente). Refirase a
los dos primeros temas para realizar esas tareas especficas.
450 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo insertar un subinforme
1 Haga clic en el botn SUBINFORME de la barra de herramientas
suplementaria.
El cuadro de dilogo Insertar Subinforme aparecer en su pantalla.
3 Haga clic en Aceptar.
El programa despliega un marco rectangular de ubicacin.
G Si usted import un subinforme existente, el programa crea una
ficha Diseo de Subinforme etiquetada con el nombre del
subinforme.
Si no necesita editarlo, la tarea est terminada.
Si desea editarlo, haga clic en la ficha Diseo de Subinforme y
haga sus modificaciones.
2 Para seleccionar un
subinforme existente, haga clic
en el botn de esta opcin y
escriba el nombre en el cuadro
de texto. Si no sabe el nombre,
haga clic en el botn Examinar
y bsquelo en el cuadro de
dilogo que aparece o...
...para crear un subinforme nuevo, haga clic en el botn de
esta opcin y escriba un nombre en el cuadro de texto. Si
desea asistencia para la creacin del subinforme, haga clic
en el botn Asistente de Informe.
4 Mueva el marco a donde quiera
que aparezca en el informe y
haga clic una vez para ubicarlo.
Subinformes 451
G Si est creando un nuevo informe, el programa crea una ficha
Diseo de Subinforme etiquetada con el nombre del subinforme.
Si desea hacer ms modificaciones de lo que hizo en el
Asistente, haga clic en la ficha Diseo de Subinforme y termine
el subinforme como lo hara con cualquier otro informe.
Para mayor informacin acerca de cmo crear una imagen personalizada
para la ficha Vista previa del Subinforme, vea Cmo agregar ttulos a los
subinformes, pgina 461.
Cmo hacer una vista previa del subinforme
Podra ser que algunas veces usted quisiera revisar solamente el
subinforme, en lugar de revisarlo como parte del informe principal. Por
ejemplo, quizs necesite ver y analizar los datos del subinforme para un
conjunto de valores de parmetro especfico. A diferencia de la mayora
de los diseadores de informes para Windows que no le permiten hacer
eso, con Seagate Crystal Reports es muy sencillo.
1 Haga clic en la ficha Diseo que corresponda al subinforme de su
inters.
2 Haga clic en el botn VISTA PREVIA en la barra de herramientas
estndar.
El programa muestra el subinforme seleccionado.
Para ver el informe principal,
haga clic en la ficha Vista previa.
Para ver el subinforme, haga clic en el botn
Vista Previa del subinforme.
452 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal
Muchas veces los datos en un subinforme complementan los datos en el
informe principal. Usted puede, por ejemplo, tener datos de clientes en
un informe principal y utilizar subinformes para mostrar los pedidos de
cada cliente.
En tales casos, necesitar coordinar los datos en el informe principal y el
subinforme para que los pedidos en cada subinforme coincidan con el
cliente correspondiente.
Para hacer esto, necesita especificar un campo en el subinforme y uno en
el informe principal que contengan datos en comn. Seagate Crystal
Reports utiliza estos campos para coordinar los datos. Hace esto por
medio del cuadro de dilogo Vnculos de Subinforme. Puede abrir el
cuadro de dilogo de dos maneras:
1. Si est importando un informe como un subinforme o creando uno
desde el principio, puede abrirlo haciendo clic en el botn Vnculos de
subinforme en el cuadro de dilogo Insertar Subinforme. De esta
manera puede construir o importar el subinforme y vincularlo al
informe principal en un solo proceso coordinado.
Datos del informe
principal.
Datos vinculados
del subinforme.
Subinformes 453
2. Si ya tiene un subinforme en su informe principal y no lo vincul en
un principio, puede abrir el cuadro de dilogo Vnculos de
Subinforme al seleccionar VNCULOS DEL SUBINFORME en el men
Edicin.
Una vez que est en el cuadro de dilogo Vnculos del Subinforme,
siga este procedimiento:
4 Repita los Pasos 2 y 3 cuantas veces sea necesario para cada vnculo
que desea establecer.
5 Use la seccin Vnculo de campo (el cual aparecer solamente si ha
seleccionado un campo vinculado) para establecer el vnculo para
cada campo de vinculacin.
G Seleccione el subinforme que desea vincular de la lista desplegable
Campo de parmetro de subinforme a usar.
G Active el cuadro de verificacin Seleccionar datos basados en campo si
desea organizar los datos del subinforme que estn basados en un
campo especfico (este es el equivalente rpido al usar el Asistente
de Seleccin). Si no hay nada especificado aqu, el subinforme
adoptar la organizacin del informe principal.
6 Haga clic en Aceptar.
Ahora, cuando usted ejecute el informe, el programa coordinar los datos
en el informe principal y el subinforme.
1 Elija el subinforme que desea vncular dentro
de este cuadro de lista desplegable (si no ha sido
seleccionado an).
3 Haga clic
en el botn
Agregar.
El campo ser
agregado al
cuadro de
lista Campos
para vincular,
seleccionn-
dolo como un
campo de
vnculo.
2 Resalte el campo que
desea utilizar como el campo
de vnculo en el informe
principal (contenedor).
454 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: El tipo de campo del Informe Contenedor determina cuales
campos del subinforme sern visibles. Ya que Seagate Crystal Reports lee
las fechas ya sea como campos de cadenas, fecha o fecha-hora, usted
debe asegurarse que el tipo de campo de parmetro en el subinforme
coincide con el tipo de campo establecido en las Opciones del informe en
el informe principal para el campo que desea vincular.
Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar
la frmula de seleccin
Podran haber ocasiones en que usted necesite usar un campo de
parmetro vinculado en un subinforme pero no quiere que ese campo sea
usado como parte de la frmula de seleccin para el subinforme. Por
ejemplo, podra necesitar que el informe principal pase un valor de
resumen que pueda ser usado en clculos por el subinforme, o quizs
necesite que el informe principal pase el ttulo del subinforme.
Con Seagate Crystal Reports puede hacerlo, pero necesita entender la
manera en que el programa maneja la vinculacin de subinformes para
que trabaje de la manera que usted quiere.
Seagate Crystal Reports utiliza un mecanismo de campos de parmetro
para vincular subinformes a un informe principal.
Si usted vincula un campo en el informe principal a un campo en el
subinforme que no es un campo de parmetro, el programa:
G crea automticamente un campo de parmetro para completar la
vinculacin, y
G modifica la frmula de seleccin de registros del subinforme para
que seleccione nicamente los registros donde el campo del
subinforme sea igual al valor del campo de parmetro.
La necesidad de un campo de parmetro es implcita, de all que a esta
situacin se le denomina Vinculacin Implcita.
Cuando vincula un campo en el informe principal al campo de parmetro
que usted cre en el subinforme, el Asistente de Vnculo Visual:
G verifica el vnculo que ha especificado,
G no crea ningn otro campo de parmetro adicional, y
G no modifica la frmula de seleccin de registros del subinforme.
Cuando especifica un vnculo, la situacin se denomina Vnculo
Explcito.
Subinformes 455
Por ejemplo, si necesita vincular un subinforme a un informe principal
pero no quiere modificar la frmula de seleccin, necesita usar un vnculo
Explcito. Para hacer esto:
1 Cree un campo de parmetro en el subinforme.
2 Vincule un campo en el informe principal al campo de parmetro
usando el Asistente de Vnculo Visual.
Cmo combinar informes no relacionados usando subinformes
Podran haber ocasiones en que usted desee combinar informes no
relacionados en un solo informe. Por ejemplo, podra necesitar un
informe que presente:
G Cifras venta por agente de ventas
G Cifras de venta por producto
An cuando ambos informes tratan con datos de ventas, no hay en
realidad una relacin lineal entre los informes.
NOTA: Este informe de muestra ha sido diseado nicamente para
ilustrar los conceptos, no la presentacin real de su informe terminado.
456 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Puede combinar informes no relacionados en un solo informe utilizando
subinformes. Si bien los informes podran estar basados en el mismo
conjunto de datos, no es necesario que lo estn. Cada uno puede estar
basado en conjuntos de datos completamente diferentes.
Cada uno de estos informes es autnomo; los datos en ellos no estn
vinculados de ninguna forma. Este es el tipo de subinformes ms sencillo
de hacer.
DOS INFORMES NO RELACIONADOS
Si desea que su informe consista enteramente de dos informes no
relacionados:
1 Elabore el informe que desea imprimir primero como informe
principal.
2 Importe un informe existente u origine uno para utilizarlo como
subinforme.
TRES O MAS INFORMES NO RELACIONADOS
Si desea generar un informe que consista de tres o ms informes no
relacionados:
1 Origine el informe que desea imprimir primero como el informe
principal.
2 Importe u origine cada uno de los otros informes que desea utilizar
como subinformes.
3 Usando el Asistente de Seccin, inserte las secciones de Pie de
informe necesarias para contener el nmero de subinformes que est
utilizando. Por ejemplo, si desea incluir tres subinformes, inserte dos
nuevas secciones de Pie de informe para tener un total de tres.
4 Coloque el subinforme que desea imprimir inmediatamente despus
del informe principal en el Pie de informe A, el subinforme que desea
imprimir despus en el Pie de informe B y as sucesivamente.
3 Coloque el informe que desea
imprimir primero en la seccin
Detalles.
4 Coloque el subinforme en el
Pie de informe y se imprimir
inmediatamente despus del
informe principal.
Subinformes 457
Despus que se imprima el informe principal, los subinformes se
imprimirn en el orden en que los coloc en su informe.
NOTA: Tambin puede colocar los subinformes lado a lado en la misma
seccin de Pie de informe, para que se impriman de esa manera.
Temas relacionados
Caractersticas del rea de impresin, pgina 64
Cmo agregar, eliminar, mover y combinar secciones, pgina 86
Cmo usar subinformes con datos "no vinculables"
Usted puede vincular tablas en un informe siempre y cuando se cumplan
estos cuatro criterios:
G ambos campos de vnculo son campos de bases de datos,
G los campos de vnculo contienen datos similares,
G los campos de vnculo son del mismo largo, y
G el campo de vnculo en la tabla vincular a (de bsqueda) est
indexado (slo para bases de datos de PC).
Por lo general, vincular tablas de esta manera no es un problema. Sin
embargo, hay ciertas circunstancias, donde usted no puede coordinar
datos en tablas diferentes porque su situacin no se ajusta al criterio de
vinculamiento.
5 Coloque el informe que
desea imprimir primero en
la seccin Detalles.
6 Coloque los subinformes en las
secciones Pie de informe y estos
se imprimirn en secuencia,
inmediatamente despus del
informe principal.
458 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Por ejemplo:
G si desea vincular hacia o desde un campo de frmula, o
G si quiere vincular dos tablas no indexadas,
no es posible hacerlo en un solo informe. Tiene que utilizar subinformes.
Vinculacin
hacia o desde un
campo de
frmula
Hay situaciones donde podra necesitar vincular hacia o desde un campo
de frmula (campo calculado). Por ejemplo, la identificacin de un
empleado podra tener un valor de 11 caracteres que consista de un
cdigo de departamento de dos caracteres seguido del nmero de Seguro
Social de nueve caracteres (por ejemplo, HR555347487). Usando el
lenguaje de frmulas, es muy fcil extraer el nmero de Seguro Social de
ese campo:
{empleado.ID DEL EMPLEADO} [-9 to -1]
O
{empleado.ID DEL EMPLEADO} [3 to 12]
Para el valor HR555347487, cualquiera de las dos frmulas extrae el valor
555347487.
Si bien el valor retornado es un nmero de Seguro Social vlido, el hecho
de que fue extrado con una frmula le impide utilizar el campo para
vincularlo a un campo de nmero de Seguro Social en otra tabla. Sin
embargo, usando un subinforme, usted puede generar un informe y
coordinar los valores en las dos tablas. Busque Subndice en la Ayuda en
lnea de Seagate Crystal Reports.
VINCULO A UN CAMPO DE FORMULA
1 Cree el informe principal utilizando una tabla que incluya el campo
del Nmero de Seguro Social (para este ejemplo, {cliente.No de SS}).
2 Cree o importe un subinforme usando la frmula que extrae el
nmero de Seguro Social del campo Id del Empleado (para este
ejemplo, {@EXTRACT}). Vea Cmo insertar un subinforme, pgina 450.
3 Inserte el subinforme donde desea que aparezca en el informe
principal.
4 Vincule el subinforme al informe principal, vinculando el campo No
de SS en el informe principal ({empleados.No de SS}) con la frmula
que extrae el nmero en el subinforme ({@EXTRACT}). Vea Cmo
vincular un subinforme a los datos del informe principal, pgina 452.
Subinformes 459
VINCULO DESDE UN CAMPO DE FORMULA
1 Cree el informe principal utilizando la frmula que extrae el nmero
de Seguro Social del campo Id del Empleado (para este ejemplo,
{@EXTRACT}).
2 Cree o importe un subinforme usando una tabla que incluya el
campo del No de SS (para este ejemplo, {empleados.No de SS}). Vea
Cmo insertar un subinforme, pgina 450.
3 Inserte el subinforme donde desea que aparezca en el informe
principal.
4 Vincule el subinforme al informe principal, vinculando la frmula
que extrae el nmero de Seguro Social en el informe principal
({@EXTRACT}) con el campo No de SS en el subinforme ({file.NO de
SS}). Vea Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal,
pgina 452.
Vnculo de tablas
no indexadas
Cuando utilice bases de datos de PC (no SQL o ODBC), el campo de
vnculo en la base de datos de bsqueda necesita ser indexado para crear
un vnculo vlido. Cuando dos tablas contienen datos relacionados pero
ninguna est indexada en el campo que desea utilizar como campo de
vnculo, o si la tabla principal est indexada pero no la tabla de bsqueda,
no es posible vincular las tablas en un solo informe. Debe utilizar
subinformes si desea coordinar los datos en ambas tablas.
NOTA: Es importante notar que el proceso para generar informes,
vinculando tablas no indexadas, o vinculando desde un tabla principal
indexada a una tabla de bsqueda no indexada es un proceso lento. Si el
conjunto de datos a utilizar es grande, lo ms probable es que este tipo de
informe le lleve mucho tiempo para elaborar. Use esta tcnica como
ltima instancia.
1 Cree su informe principal.
2 Cree o importe el subinforme e insrtelo en el informe principal. Vea
Cmo insertar un subinforme, pgina 450.
3 Vincule el subinforme al informe principal utilizando campos no
indexados (o el campo indexado en la tabla principal y el campo no
indexado en la tabla de bsqueda). Vea Cmo vincular un subinforme a
los datos del informe principal, pgina 452.
460 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo crear un subinforme a la orden
Seagate Crystal Reports le permite elaborar un informe a la orden. En la
ficha Vista previa, un informe a la orden est representado por el marco
de un objeto, el cul es ms fcil de manipular en comparacin con el
paquete entero del subinforme. An ms, los datos actuales no estn
disponibles para leer desde la base de datos hasta que el usuario traspase
el marco. De esta manera solamente los datos para los subinformes a la
orden que se ven sern los que se recuperarn de la base de datos.
NOTA: Los datos para un informe a la orden no son guardados a menos
que el subinforme est abierto en la ventana de Vista Previa.
Los subinformes a la orden pueden ser especialmente tiles si desea
elaborar un informe que contiene mltiples informes. En este caso, puede
hacer que estos informes aparezcan solamente como marcos de objeto. Lo
que hace que el subinforme sea ms fcil de manipular.
Lo mejor de todo es que hace que el proceso de crear un subinforme a al
orden es fcil y rpido. Simplemente ubique un subinforme ordinario en
su informe principal y complete los pasos a seguir:
1 Haga clic en el botn PROPIEDADES DEL OBJETO en la barra de
herramientas suplementarias.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
2 Con la ficha del Subinforme activa, seleccione y active el cuadro de
verificacin Subinforme a al orden.
3 Haga clic en Aceptar.
El programa hace todo el trabajo por usted.
Para mayor informacin acerca de cmo agregar ttulos a su subinforme
a al orden, vea Cmo agregar ttulos a los subinformes, pgina 461.
Subinformes 461
Cmo agregar ttulos a los subinformes
Para organizar ms un informe, se pueden crear ttulos para la ficha de
Vista Previa del subinforme y para el marco de ubicacin del subinforme.
Esto le permite organizar rpidamente los informes de una manera
concisa y visual que es fcil de manejar. Note que los ttulos del marco de
ubicacin son aplicables solamente para los subinformes a la orden,
mientras que los ttulos de texto de ficha son aplicables a ambos,
subinformes a la orden y subinformes regulares. Ya que los datos de un
subinforme regular se ubican y estn visibles en la ficha Vista previa,
(mientras que los del subinforme a la orden se representan por el marco
de ubicacin), no hay necesidad un ttulo de marco cuando formatea un
subinforme regular.
NOTA: Un ttulo de texto de ficha reemplaza el nombre del archivo del
subinforme en la ficha Vista previa del Subinforme.
Los ttulos son escritos usando formulas. Los ttulos del marco de
ubicacin y los ttulos de la ficha Vista previa del Subinforme pueden
incluir nombres de campos del informe principal. Para agregar un ttulo:
1 Seleccione el subinforme y haga clic en el botn PROPIEDADES DEL
OBJETO en la barra de herramientas suplementarias.
El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
2 Haga clic en la ficha Subinforme.
3 Usted puede introducir ya sea un ttulo de subinforme a la orden o
un ttulo de ficha, haciendo clic botn de Frmula apropiado y
abriendo el Editor de Formato de Frmula.
4 Escriba su frmula en el cuadro Texto de frmula. Por ejemplo:
"Ms Informacin Acerca de" + {Cliente.Nombre del
Cliente}
Usando la base de datos de muestra XTREME.MDB, esta frmula le
dara un ttulo tal como "Ms Informacin Acerca de Pathfinders" o
"Ms informacin Acerca de Rockshocks for Jocks".
5 Haga clic en VERIFICAR para ver si la frmula tiene errores. Si el
programa encuentra un error, le mostrar un cuadro de mensajes con
los detalles explicando de la naturaleza del error.
6 Despus de arreglar los errores, haga clic en el botn GUARDAR Y CERRAR.
El programa lo retorna al Editor de Formato.
7 Haga clic en Aceptar para retornar a su informe.
462 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Una frmula de texto en una ficha es solamente evaluada cuando
se traspasa a un subinforme. Si hace una vista previa de un subinforme
separado del informe principal, la frmula no ser evaluada.
NOTA: Una vez ms, los ttulos de los marcos se aplican solamente a
subinformes a la orden, mientras que los ttulos son usados en ambos,
subinformes a la orden e informes regulares. Para ms informacin
acerca de subinformes a la orden, vea Cmo crear un subinforme a la orden,
pgina 460.
Cmo mostrar los mismos datos de diferentes maneras en un
solo informe
Por medio de subinformes, usted puede presentar los mismos datos de
diferentes maneras en un solo informe principal. Por ejemplo, asuma que
en la parte superior del informe desea mostrar los valores resumidos y en
la parte inferior los detalles, as como lo muestra esta figura:
NOTA: Esta muestra de informe ha sido diseada para ilustrar conceptos
solamente y no para mostrar la apariencia actual de su informe cuando
est terminado.
Subinformes 463
Esto puede ser llevado a cabo en una variedad de formas. Los dos
mtodos ms fciles son:
1. Creando el resumen del informe como el informe principal y el
informe de detalles como un subinforme. En este mtodo, los detalles
del subinforme estaran ubicados en la seccin de pie del informe.
2. Creando el informe de detalles como el informe principal y el
informe de resumen como un subinforme. En este mtodo, el
informe de resumen estara ubicado en la seccin de encabezado del
informe.
Utilice los campos de vnculo apropiados y coordine los datos.
Cmo guardar un subinforme como un informe principal
Usted podra encontrar de mucha ventaja el guardar un subinforme como
informe principal con el propsito de distribuir la informacin a una
variedad de audiencias. Por ejemplo, el informe principal que contiene el
subinforme puede ser relevante para accionistas que se reunen al final del
ao fiscal. Por otro lado, la informacin contenida en el informe puede ser
de importancia para el uso diario sus gerentes. En tales casos, es fcil
guardar un subinforme como un informe principal.
1 En la ficha Diseo, haga clic en el botn derecho dentro del
subinforme y elija Guardar el subinforme como en el men
contextual.
Aparece el cuadro de dilogo Guardar.
2 Elija el directorio apropiado en el cuadro de lista.
3 Escriba un nuevo nombre para el subinforme.
4 Haga clic en Guardar.
El programa guarda el subinforme como un informe principal de
manera que usted pueda abrirlo separadamente cuando sea
necesario.
464 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Herramienta de Importacin de Documentos 465
21 Herramienta de Importacin de
Documentos
Lo que usted encontrar en este captulo...
Cmo usar la Herramienta de Importacin de Documentos, pgina 467
Cmo establecer el tamao de la fuente del informe, pgina 473
Cmo definir colores personalizados, pgina 474
Cmo especificar una frmula personalizada, pgina 475
466 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
La Herramienta de Importacin de Documentos
Seagate Crystal Reports ofrece una poderosa funcionalidad de
generacin de informes en la Herramienta de Importacin de
Documentos. Con esta herramienta especializada, usted puede convertir
fcilmente un informe textual en ASCII al formato de Seagate Crystal
Reports.
Esta nueva herramienta le permite:
G convertir informes de texto antiguos,
G reasignar los campos a la base de datos original y luego,
G generar el informe de texto cada vez que quiera, desde Seagate
Crystal Reports.
La Herramienta de Importacin de Documentos extiende su capacidad
de generar informes al permitirle usar la funcionalidad de Seagate
Crystal Reports en todos sus informes.
NOTA: La Herramienta de Importacin de Documentos no convierte
tablas cruzadas.
Por qu usar esta
herramienta
Para darle un ejemplo de los usos de esta herramienta, supngase que ha
creado un informe de texto en Microsoft Word, y ahora quiere modificar
el informe usando la funcionalidad de Seagate Crystal Reports. Si guarda
el documento Word como un archivo de texto ASCII, puede abrir ese
archivo en la herramienta de Importacin de Documentos y generar un
informe Seagate Crystal Reports basado en ese archivo. Puede usar todas
las capacidades de formato de Seagate Crystal Reports para modificar el
informe, adaptndolo para que se acomode mejor a sus necesidades.
Uso de la
Herramienta de
Importacin de
Documentos
Para convertir un informe de texto ASCII a Seagate Crystal Reports, usted
debe especificar las correlaciones entre las secciones y objetos en el
informe ASCII y las secciones y objetos en Seagate Crystal Reports. Puede
hacer esto resaltando varias secciones y objetos en el informe ASCII con
un marco ajustable de color. Estos marcos representan los encabezados y
pies del informe, encabezados y pies de pgina, secciones de detalles, etc.
Usted puede resaltar slo:
G la primera instancia de cada encabezado,
G la ltima instancia de cada pie, y
G la primera instancia de l seccin Detalles.
Usted puede resaltar secciones usando el men Secciones o usando la
barra de botones que se muestra a la derecha del informe de texto ASCII.
Herramienta de Importacin de Documentos 467
Debajo de la barra de herramientas, se muestra un conjunto de cuadros
de texto que le permiten establecer las propiedades de cada seccin
resaltada.
NOTA: Cuando resalte campos, asegrese que sus marcos de resaltado
sean por lo menos tan grandes como el tamao mximo del campo. As,
los valores que aparecen en el campo no sern truncados cuando se
convierte el informe. Por ejemplo, si el primer registro en el campo
contiene el nombre "Ana", pero otro registro contiene el nombre
"Carmela", significa que usted debe resaltar por lo menos siete caracteres
o espacios para ese campo.
NOTA: La Herramienta de Importacin de Documentos viene con dos
informes de texto de muestra y dos archivos de conversin de interfaz.
Para obtener informacin acerca de los archivos .cif, vea Generacin del
Informes, pgina 471. Los informes de texto son Import1.txt e Import2.txt,
en el directorio Archivo de programas\Seagate Software\Crystal
Reports\reports\Import, o en el directorio en el cual reside el programa.
Usted puede estudiar estos informes como ejemplos de conversiones
exitosas.
NOTA: Para eliminar un marco, resltelo y presione la tecla Suprimir, o haga
clic derecho en el marco y elija el comando Eliminar del men contextual.
MANOS A LA OBRA (Herramienta de Importacin
de Documentos)
Cmo usar la Herramienta de Importacin de Documentos
1 Haga clic en el botn NUEVO de la barra de herramientas estndar.
La Galera de Informes aparecer en su pantalla.
Y aparecer la Herramienta de Importacin de Documentos.
2 Haga clic en
Herramienta de
Importacin de
Documentos.
468 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
3 Para convertir un informe ASCII, elija el comando NUEVO del men
Archivo.
El cuadro de dilogo Nuevo aparecer en su pantalla.
4 Escriba el nombre del informe ASCII que est convirtiendo en el
cuadro de texto Archivo de herencia, o haga clic en Examinar para
buscar un archivo de informe ASCII en el cuadro de dilogo Abrir.
5 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. El informe ASCII
seleccionado aparecer en la Herramienta de Importacin de
Documentos.
NOTA: Si ya ha formateado un informe ASCII, usted puede hacer clic en
el botn ABRIR de la barra de herramientas estndar e introducir el
nombre del archivo de herencia del informe ASCII y del archivo .cif en el
cuadro de dilogo Abrir. Usted debe proveer ambos archivos. Haga clic
en Aceptar y el informe ASCII seleccionado aparecer de acuerdo al
formato previo en la Herramienta de Importacin de Documentos.
COMO CONVERTIR UN INFORME DE TEXTO ASCII
Para obtener informacin acerca de las diferentes secciones de un informe
de Seagate Crystal Reports, vea Areas de la ficha Diseo, pgina 63.
Herramienta de Importacin de Documentos 469
1 Haga clic en el botn INFORME para resaltar el encabezado y el pie del
informe, si es que se puede. Haga clic en la fila de datos que quiere
designar como el encabezado del informe. Aparecer un marco de
reajuste que usted puede modificar de acuerdo a sus necesidades.
Luego repita el proceso para designar el pie del informe. Puede
determinar que algo es un encabezado o pie del informe si esto slo
aparece una vez, ya sea al principio o al final del informe.
2 Haga clic en el botn PGINA para resaltar la primera instancia del
encabezado y el pie de la pgina, si es que se puede. Designe el
encabezado y el pie de pgina tal como lo hizo para el encabezado y
el pie del informe. Usted puede determinar que algo es un
encabezado o pie de pgina si esto aparece ya sea en la parte superior
o en la parte inferior de cada pgina en el informe.
3 Haga clic en el botn GRUPO 1 para resaltar la primera instancia del
encabezado de grupo y la ltima instancia del pie de grupo. Para el
siguiente nivel de grupo, incremente el nmero de grupo haciendo
clic en el botn de la flecha hacia arriba (a la derecha del botn
Grupo). El botn Grupo 1 se convierte en el botn GRUPO 2. Defina el
nuevo grupo y luego repita el proceso para los grupos restantes.
Tenga cuidado de no resaltar ms de una instancia en el mismo nivel
de grupo.
NOTA: Para cada grupo, establezca la propiedad Agrupar por, a uno de
los campos en el informe. Este campo funcionar como el campo de
Agrupar por, en Seagate Crystal Reports.
NOTA: Tanto el encabezado como el pie de un grupo, no necesitan estar
presentes en un informe. Si el informe slo tiene un encabezado de
grupo, no es necesario definir un pie de grupo en la Herramienta de
Importacin de Documentos. El informe generado, en este caso, tendr el
pie de grupo suprimido y el resultado final se ver como el informe de
texto original.
4 Haga clic en el botn DETALLES para resaltar la primera instancia de
la seccin Detalle.
NOTA: Todos los encabezados (de informe, de pgina y de grupo)
debern aparecer antes de la seccin Detalle.
5 Haga clic en el botn TEXTO para resaltar las instancias de texto (las
cuales se convertirn en objetos de texto) contenidas en las secciones
previamente resaltadas. Luego establezca las propiedades de los
objetos de texto en los cuadros de texto de informacin del campo.
NOTA: Usted debe establecer todas las propiedades de los objetos de
texto para que el informe se pueda generar correctamente.
470 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
6 Haga clic en el botn VALOR DEL CAMPO para resaltar las instancias
de campos de bases de datos contenidas en las secciones
previamente resaltadas. Asegrese que cada marco de seleccin de
campo sea lo suficientemente grande como para contener el nmero
mximo de caracteres que podran aparecer en ese campo. Luego
establezca las propiedades de los valores de campo en los cuadros de
texto de informacin del campo (tal vez necesite agrandar la ventana
para poder ver todos los cuadros de texto):
G Establezca el tipo de dato del campo.
G Establezca el nombre del campo usando el nombre en la base de
datos original del archivo de texto.
G Establezca el valor predeterminado, si es diferente de NULO (por
ejemplo, algunos informes muestran los valores de campo de
fecha nulos como XXX-00-0000).
G Si quiere que el campo se suprima cuando se duplica (un valor de
campo mostrado es idntico al valor de campo mostrado
previamente), entonces establezca el parmetro Suprimir si es el
mismo como S.
NOTA: Usted debe establecer todas las propiedades de todos los campos
para que el informe se pueda generar correctamente.
NOTA: La Herramienta de Importacin de Documentos ordena los datos
en orden ascendente, automticamente.
7 Haga clic en el botn FRMULA para resaltar las instancias de la
frmula contenidas en las secciones previamente resaltadas.
G Si el campo es un campo de resumen, establezca el nombre del
campo usando el nombre del campo de la base de datos en el cual
se basa el resumen.
G Establezca el tipo del resumen (use la lista desplegable Tipo). Si el
campo es una frmula personalizada, establezca el tipo como
Personalizado. Para obtener informacin acerca de cmo se
especifican frmulas personalizadas, vea Cmo especificar una
frmula personalizada, pgina 475.
NOTA: Usted debe establecer todas las propiedades de cada frmula
para que el informe se pueda generar correctamente.
8 Haga clic en el botn ESPECIAL para resaltar todas las instancias de
campos especiales contenidas en las secciones previamente
resaltadas. Establezca el tipo de campo en los cuadros de texto de
informacin del campo.
NOTA: Usted debe establecer todas las propiedades de cada campo
especial para poder generar el informe correctamente.
Herramienta de Importacin de Documentos 471
Cmo establecer el nivel mnimo de confianza
Cuando la Herramienta de Importacin de Documentos convierte un
informe, usa un porcentaje de confianza (C). Si menos de C por ciento de
los campos son procesados correctamente, la conversin fallar. Usted
puede cambiar el nivel mnimo de confianza desde el men Compilar.
1 Elija ESTABLECER CONFIANZA del men Compilar, o haga clic en el botn
ESTABLECER CONFIANZA de la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Confianza aparecer en su pantalla.
2 Establezca el nivel mnimo de confianza en el cuadro de texto Nivel
mnimo de confianza. En nivel mnimo de confianza predeterminado
es de 80%.
3 Haga clic en Aceptar.
El porcentaje de confianza (si cambi) se muestra en la barra de estado.
Cuando usted genera el informe, el sistema aplicar el lmite de confianza
especificado.
Generacin del Informes
Cuando un informe de texto es generado la primera vez, el programa
genera un archivo de conversin de interfaz (extensin .cif ), el cual
guarda sus especificaciones de resaltado y formato, en una base de datos
Access.mdb que contiene los datos de la base de datos original del
informe de texto.
Cuando usted resalta una seccin o un objeto en la Herramienta de
Importacin de Documentos y establece las propiedades para los campos
de base de datos, estas especificaciones se guardan en un archivo .cif.
Usted puede usar el archivo .cif para convertir informes de texto ASCII
que tienen un formato similar, sin tener que hacer ninguna operacin de
resalte adicional. Tambin, si diariamente necesita generar un informe de
texto especfico, puede convertir ese informe automticamente cada da,
sin resaltar nada, porque sus especificaciones de formato ya estn
guardadas en el archivo .cif.
La base de datos, mientras tanto, guarda los datos originales del informe
de texto. La base de datos no almacena frmulas, objetos de texto, etc.,
solamente campos de base de datos. La Herramienta de Importacin de
Documentos usa esta base de datos para crear el informe.
472 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
An ms, si los nombres de los campos que usted especific para el
informe son los mismos nombres usados en la base de datos del informe
de texto original, usted puede reasignar los campos en el informe
generado de acuerdo a la base de datos original. Si reasigna los campos
de esta manera, ya no necesita ms el informe de texto ASCII. Usted ser
capaz de generar sus informes directamente desde Seagate Crystal
Reports, sin necesidad de usar la Herramienta de Importacin de
Documentos.
Finalmente, cuando se genera el informe, el programa usa repeticin en
la estructura del informe para hacer coincidir cualquier lnea que no
estuviera resaltada. Esto es posible porque cualquier seccin dada puede
ser seguida por otras ciertas secciones. Por ejemplo, una seccin de
Detalles slo puede ser seguida por otra seccin de Detalles, un pie de
Grupo 1 o un pie de pgina.
Esta situacin tiene las siguientes ramificaciones:
G El mismo archivo .cif puede ser usado para convertir cualquier
otra instancia del mismo informe.
G Ya que el informe siempre va a contener la misma estructura
bsica, usted slo tiene que resaltar la primera instancia de
encabezados y la ltima instancia de pies.
G La Herramienta de Importacin de Documentos no ser capaz de
convertir informes de texto que no cumplan con esta estructura
anidada bsica de Seagate Crystal Reports. Por ejemplo, la
Herramienta de Importacin de Documentos no podra importar
un informe de texto del tipo de tablas cruzadas ya que los
informes de tablas cruzadas no siguen el diseo estructural de
secciones de Seagate Crystal Reports.
G Si una seccin se hace coincidir incorrectamente en la Herramienta
de Importacin de Documentos, el informe no ser generado
correctamente. Por ejemplo, supngase que usted resalta una
seccin de Detalles. Luego ve la siguiente seccin y asume que es
otra seccin de Detalles (cuando en realidad se trata de un pie de
Grupo). En este caso, el pie de Grupo no ser especificado
correctamente y el grupo podra no aparecer en el informe
generado.
Al generar el informe, la Herramienta de Importacin de Documentos
genera un archivo de entradas el cual puede ser usado para ver los
resultados de la generacin del informe fallado. Revise este archivo de
entradas para determinar la causa del error. A menudo, si usted resuelve
este problema, los dems tienden a desaparecer. Si todava tiene problemas
para convertir un informe, verifique que las secciones estn resaltadas
correctamente. Asegrese de verificar que todos los objetos de texto hayan
sido resaltados como tal, y no como campos de cadenas de caracteres.
Herramienta de Importacin de Documentos 473
Para generar el informe:
1 Elija GENERAR INFORME del men Compilar, o haga clic en el botn
GENERAR INFORME LOCALMENTE de la barra de herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Generar Informe aparecer en su pantalla.
2 Escriba un nombre para el informe convertido en el cuadro Archivo de
informe. Para especificar una ruta de acceso u opciones adicionales,
haga clic en Ms para abrir el cuadro de dilogo Opciones.
3 Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Archivo de base
de datos (para la base de datos que ser generada cuando se genere el
informe). Para especificar una ruta de acceso u opciones adicionales,
haga clic en Ms para abrir el cuadro de dilogo Opciones.
4 Haga clic en Aceptar.
El programa generar el informe tal como ha sido especificado.
Cmo establecer el tamao de la fuente del informe
Antes de compilar, usted puede especificar el tamao de la fuente del
informe de la siguiente manera:
1 Elija TAMAO DE FUENTE del men Compilar, o haga clic en el botn
ESTABLECER TAMAO DE LA FUENTE DEL INFORME de la barra de
herramientas estndar.
El cuadro de dilogo Tamao de Fuente aparecer en su pantalla.
Cuando se genera el informe, los valores de los campos aparecern en el
tamao de fuente especificado.
2 Escriba el tamao deseado para
la fuente en este cuadro de texto.
3 Haga clic en Aceptar
474 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo definir colores personalizados
Para hacer ms fcil la conversin de informes ASCII, la Herramienta de
Importacin de Documentos le permite:
G seleccionar colores de resalte diferentes a los predeterminados, y
G definir colores personalizados para resaltar.
1 Elija el comando correspondiente a la seccin de su inters del men
Vista | Colores, o haga clic con el botn derecho y elija COLOR del
men contextual.
El cuadro de dilogo Color aparecer en su pantalla.
2 Para seleccionar un color nuevo para el marco resaltado, haga clic en
uno de los colores Bsicos.
3 Para definir un color personalizado para el marco resaltado, haga clic
en Definir colores personalizados. El cuadro de dilogo Color se
expandir para incluir un diagrama de colores. Use este diagrama
para definir sus colores personalizados. Luego seleccione uno de
ellos.
4 Haga clic en Aceptar para regresar a la Herramienta de Importacin de
Documentos. El nuevo color es aplicado al botn de color y a los
marcos resaltados.
NOTA: Tambin puede especificar o definir un color para las lneas gua
del mdulo, eligiendo ya sea LNEA GUA VERTICAL o LNEA GUA
HORIZONTAL del men Vista | Colores, dependiendo de cul lnea gua
quiera personalizar. Luego use el cuadro de dilogo Color para
seleccionar o definir el color deseado.
Herramienta de Importacin de Documentos 475
Cmo especificar una frmula personalizada
1 Establezca el tipo de resumen del campo de frmula como
Personalizada.
El cuadro de dilogo Seleccionar Frmula aparecer en su pantalla.
El cuadro de dilogo Frmula Nueva aparecer en su pantalla.
El cuadro de dilogo Editor de Frmula aparecer en su pantalla.
5 Escriba la frmula personalizada en el cuadro Texto de frmula.
6 Haga clic en el botn GUARDAR FRMULA Y CERRAR. La frmula
personalizada aparecer en el cuadro de dilogo Seleccionar
Frmula. Haga clic en Seleccionar para usar esa frmula en el campo
de frmula. Ahora, el nombre de la frmula aparece en el cuadro de
texto Tipo en la informacin de campo.
NOTA: El Editor de Frmula no verifica la frmula antes de aceptarla. No
se mostrarn mensajes de error por frmulas incorrectas hasta que el
informe sea generado.
2 Haga clic en Nueva para
crear una frmula nueva.
3 Escriba el nombre de la frmula
en este cuadro de texto.
4 Haga clic en Aceptar.
476 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Objetos de Tablas Cruzadas 477
22 Objetos de Tablas Cruzadas
Lo que usted encontrar en este captulo...
Introduccin a las tablas cruzadas, pgina 478
Componentes de las tablas cruzadas, pgina 483
MANOS A LA OBRA (Objetos de tablas cruzadas), pgina 484
478 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Introduccin a las tablas cruzadas
Un informe de tablas cruzadas es un objeto que resume datos y luego
presenta los resmenes en un formato compacto de filas y columnas, que
hace fcil el hacer comparaciones e identificar tendencias.
Las muestras de informes son proporcionadas para demostrar la amplia
gama de posibilidades de las tablas cruzadas en situaciones donde stas
son una opcin. Estas son situaciones en las que comnmente la palabra
por es incluida en su descripcin del informe:
G ventas por estado o provincia,
G productos vendidos por color y tamao, y
G pedidos por cliente.
Si bien hay varias formas de crear esta clase de informes, las tablas
cruzadas generalmente presentan ms datos, en forma ms compacta y
ms fcil de entender que otros mtodos de generacin de informes.
NOTA: Usted puede insertar en el informe cuantos objetos de tablas
cruzadas necesite. Puede incluso colocarlos en subinformes. Por lo tanto,
en un informe puede utilizar tablas cruzadas para mostrar datos
resumidos que a la vez presenta los detalles de otra forma.
En los siguientes ejemplos, el objetivo es analizar las ventas por unidad
de cinco tipos diferentes de candados para bicicletas en cuatro regiones
diferentes (un informe de ventas por unidad de candados por regin).
Para mayor claridad slo hemos incluido la informacin esencial en stos
informes, esto es:
G la regin de la que provino el pedido,
G el nombre del candado, y
G la cantidad ordenada.
Esta primera manera de ver los datos es la ms bsica de todos los
informes, un informe de columnas sin ordenamiento ni agrupacin.
Objetos de Tablas Cruzadas 479
Informe de datos
de pedido sin
ordenar o
agrupar
Este informe slo presenta detalles. Cada fila representa un pedido
individual. Hay muchos pedidos de cada una de las regiones para los
diferentes candados. Pero debido a que no hay un resumen de la
informacin, es casi imposible obtener informacin til de un informe
como ste.
El siguiente paso lgico es agrupar los datos de alguna manera. Puede
agruparlos por regin o por lnea de productos. Veremos ambas
opciones.
Informe de datos
de pedido
agrupados por
regin
Este informe utiliza los datos vistos en el primer informe, pero aqu los
datos estn agrupados por Regin. Todos los pedidos de cada Regin
estn juntos y agrupados, pero cada grupo regional contiene pedidos
para todos los diferentes tipos de candados. Por lo tanto, resumir el
campo Cantidad determinara el nmero total de candados vendidos por
regin, pero no el total de cada tipo de candado.
480 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Informe de datos
de pedido
agrupados por
producto
Este informe agrupa los datos por producto. Cada grupo muestra todos
los pedidos para un producto especfico. A primera vista dara la
impresin que esta informacin podra ser til, pero en seguida se hace
evidente que cada grupo de productos incluye pedidos de varias regiones
diferentes; la informacin es til y nos trae un poco ms cerca de nuestro
objetivo pero todava nos falta bastante para obtener lo que queremos y
de la manera que lo queremos.
Cada grupo de Regin contiene pedidos
para los diferentes tipos de candados.
Cada grupo de productos contiene
pedidos de muchas regiones.
Objetos de Tablas Cruzadas 481
Informe de datos
de pedido
agrupados por
regin y
producto
Este informe es el siguiente paso lgico. Si el informe Por Regin contiene
mltiples productos en cada grupo regional y el informe Por Producto
contiene mltiples regiones en cada grupo de productos, entonces el
combinar los dos parece tener sentido. Haciendo esto, agrupamos
primero por Regin y luego por Producto.
Pero los datos estn dispersos en un informe largo y por lo tanto difcil de
analizar. La informacin es til y con un poco de trabajo puede utilizar un
informe as para obtener el informe comparativo que necesita. Pero las
tablas cruzadas le ofrecen una mejor solucin.
Datos de pedido
en un objeto de
tablas cruzadas
Utilizando tablas cruzadas, toda la informacin que necesita se provee en
un formato compacto. El informe muestra que productos fueron
vendidos en que regiones y cuales fueron las cifras de ventas respectivas.
Por ejemplo, es muy fcil ver ahora que los "Guardian Mini Lock" no son
populares en California pero s en British Columbia, o que en Florida se
vendieron ms candados en todas las categoras que en Alabama.
Cada grupo
contiene
pedidos de un
producto para
una regin.
482 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
.
En este informe de tablas cruzadas:
G Los nombres de productos son los encabezados de fila.
G Las regiones son los encabezados de columna.
G El valor de cada interseccin de fila y columna es la suma de todos
los pedidos de un tipo de producto de una regin en particular,
por ejemplo, el nmero total de "Guardian Mini Lock" vendidos en
British Columbia.
G El total al final de cada fila es el total de compras de un producto
en todas las regiones, por ejemplo, el nmero total de "Guardian
ATB Lock" para Alabama, British Columbia, California y Florida
combinados.
G El total al final de cada columna es el nmero total de pedidos de
todos los tipos de candados en una regin, por ejemplo, el nmero
total de candados vendidos en California.
G El total en la esquina derecha inferior es el total general mostrando
el total de unidades vendidas de todos los candados en todas las
regiones.
El informe es compacto y usted puede comparar los hbitos de compras
de sus clientes en un solo vistazo. Claramente es un informe prctico en
situaciones como esta.
Nombre de Productos.
Regiones.
Total - un
producto
en todas las
regiones.
Total - todos los
productos en una regin.
Total - todos los productos
en todas las regiones.
Total - un producto
en una regin.
Objetos de Tablas Cruzadas 483
Componentes de las tablas cruzadas
Un informe de Tablas Cruzadas es un objeto que resume datos y luego
presenta los resmenes en un formato compacto de filas y columnas que
hace fcil el hacer comparaciones e identificar tendencias. Las tablas
cruzadas contienen tres elementos:
1. filas,
2. columnas, y
3. campos resumidos.
G En las tablas cruzadas, las filas van horizontalmente; en el ejemplo
anterior, "guantes" es una fila.
G Las columnas van verticalmente, "EE.UU." es una columna.
G Los campos resumidos se encuentran en la interseccin de una fila
con una columna. El valor en cada interseccin representa un
resumen (suma, cuenta, etc.) de los registros que llenan el criterio
de la fila y la columna. En el ejemplo anterior, el valor 4 en la
interseccin de "Guantes" y "EE.UU.", representa la cantidad de
guantes vendidos en EE.UU.
Tablas Cruzadas tambin contienen varios totales.
484 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
G Al final de cada fila hay un total para esa fila. En el ejemplo
anterior, este total representa la cantidad de un producto vendido
en todos los pases. Al final de la fila "Guantes" el valor es 8, el
nmero total de guantes vendidos en todos los pases.
G Al final de cada columna hay un total para esa columna. En el
ejemplo anterior, este total representa la cantidad de todos
productos vendidos en un solo pas. Al final de la columna
"EE.UU." el valor es 4, el nmero total de productos (guantes,
cintos y zapatos) vendidos en EE.UU.
G En la interseccin del Total de columna (total de todos los
productos) y el Total de fila (total por pases) es el total general. En
el ejemplo anterior, el valor en la interseccin es 12, el nmero total
de todos los productos vendidos en todos pases.
MANOS A LA OBRA (Objetos de tablas cruzadas)
Cmo crear un objeto de tablas cruzadas
En este tutorial usted crear un simple informe de tablas cruzadas usando
XTREME.MDB (ubicado en el directorio \Archivos de programa\Seagate
Software\Crystal Reports, o en el directorio donde se encuentra su
programa).
La base de datos de Xtreme contiene varias tablas; para este ejercicio
emplear las siguientes:
G Cliente
G Pedidos
G Detalles de pedidos y
G Producto
Objetos de Tablas Cruzadas 485
NOTA: Usando la combinacin CTRL-clic hace posible que usted pueda
elegir un rango de campos no contnuos. Puede usar la combinacin
Mays-clic para elegir varios campos de la lista que s son contnuos.
NOTA: Asegrese que para este ejercicio la tabla Cliente est vinculada a
la tabla Producto por medio de las tablas Pedidos y Detalles de Pedidos.
Busque Indice de Temas de Vnculo Visual en la Ayuda en lnea de Seagate
Crystal Reports.
Las tablas Cliente y Producto contienen registros de una variedad de
productos y regiones de venta. Para que el informe no sea tan largo, usted
crear un objeto de tablas cruzadas que slo muestre un subconjunto de
esos productos y regiones. Restringir su informe a los candados "Xtreme
Mtn", "Xtreme Rhino" y "Xtreme Titan" vendidos en California, Florida,
Illinois y Oregon. Har esto limitando el nmero de regiones y productos,
usando las herramientas de seleccin de registros.
NOTA: Para este ejemplo, coloque los siguientes campos en la seccin
Detalles:
G Nombre de Cliente y Regin (de la tabla Cliente)
G Nombre del Producto (de la tabla Producto)
Con el Asistente de Seleccin es fcil especificar los registros que usted
quiere incluir en el informe. Simplemente resalte el campo que quiere
usar como base de seleccin y luego seleccione los registros deseados. Vea
Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
Seleccin de
regiones
1 Resalte el campo Regin de la tabla Cliente y seleccione los
siguientes registros usando el Asistente de Seleccin:
G CA (California)
G FL (Florida)
G IL (Illinois)
G OR (Oregon)
Seleccin de
productos
2 Resalte el campo Nombre del producto de la tabla Productos y
seleccione los siguientes registros, usando el Asistente de Seleccin:
G Mtn Lock
G Rhino Lock
G Titan Lock
Ahora est listo para crear las tablas cruzadas.
486 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
3 Haga clic en el botn INSERTAR TABLAS CRUZADAS de la barra de
herramientas suplementaria. El cuadro de dilogo Tablas Cruzadas
aparecer en su pantalla. Usando este cuadro de dilogo usted
agregar las filas, columnas y campos resumidos que formarn parte
de las tablas cruzadas.
Adicin de filas 4 En el cuadro de lista Campos, seleccione el campo
{producto.NOMBRE DEL PRODUCTO} que se encuentra bajo el
encabezado Campos de informe y haga clic en el botn Agregar fila.
El campo seleccionado ser agregado al cuadro de lista Filas.
Adicin de
columnas
5 En el cuadro de lista Campos, seleccione el campo {cliente.REGION}
que se encuentra bajo el encabezado Campos de informe y haga clic
en el botn Agregar columnas. El campo seleccionado ser agregado al
cuadro de lista Columnas.
Adicin de
campos
resumidos
6 En el cuadro de lista Campos, seleccione el campo {producto.NOMBRE
DEL PRODUCTO} y haga clic en el botn Establecer campo resumido. El
campo ser agregado a la lista Campos resumidos.
NOTA: Tambin puede arrastrar los campos deseados de la seccin
Campos de base de datos del cuadro de lista Campos a los cuadros de lista
Filas, Columnas y Campos resumidos usando la funcin arrastrar y ubicar.
El cuadro de dilogo se ver de la siguiente forma:
Objetos de Tablas Cruzadas 487
7 Haga clic en Aceptar y aparecer un marco de ubicacin. Ubique las
tablas cruzadas en la seccin Encabezado de Informe del informe.
NOTA: Ubicando las tablas cruzadas en diferentes secciones del informe
producirn resultados diferentes. Por ejemplo, las tablas cruzadas
ubicadas en el Encabezado de Informe, contendrn datos del informe
completo y se imprimir una sola vez al comienzo del informe, mientras
que si las ubica en el Encabezado de Grupo contendrn datos slo para
ese grupo y se imprimir cada vez que el grupo cambie. Vea Areas de la
ficha Diseo, pgina 63, y Caractersticas del rea de impresin, pgina 64.
8 Haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas
estndar y revise el informe de tablas cruzadas. Se deber ver igual a
la siguiente ilustracin:
NOTA: Puede dar formato a filas y columnas de las tablas cruzadas
independientemente, dando color de fondo, sombreado, bordes y
diferentes fuentes para enfatizar datos importantes y crear un informe
con una presentacin profesional. Vea Cmo dar formato a tablas cruzadas,
pgina 495.
Cmo crear tablas cruzadas con filas y columnas mltiples
En muchas ocasiones querr crear informes que contengan niveles
mltiples de informacin. Por ejemplo, podra querer informar acerca de
las ventas de un solo producto vendido a todos los clientes de EE.UU. O
quizs quiera desglosar la informacin an ms en un anlisis de regin
por regin para comparar fcilmente las ventas de las distintas regiones
en EE.UU. Seagate Crystal Reports le permite crear tablas cruzadas con
mltiples filas y columnas para acomodar los diversos niveles de
informacin.
488 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
En este tutorial usted crear tablas cruzadas con mltiples filas usando
XTREME.MDB (ubicado en directorio Archivos de programa\Seagate
Software\Crystal Reports, o en el directorio donde se encuentra su
programa).
La base de datos Xtreme contiene varias tablas, para este ejercicio
emplear las siguientes tablas:
G Cliente
G Pedidos
G Detalles de Pedidos y
G Productos.
NOTA: Para este ejercicio la tabla Cliente debe estar vinculada a las
tablas Pedidos y Detalles de Pedidos. Para mayor informacin sobre
vnculo de tablas, busque en Indice de Temas de Vnculo Visual en la Ayuda
en lnea de Seagate Crystal Reports.
Las tablas Cliente, Pedidos y Detalles de Pedidos contienen registros de
una variedad de productos, pases y regiones de venta. Para que el
informe no sea muy largo, usted crear tablas cruzadas que muestren un
subconjunto de los productos, regiones y pases incluidos en los datos de
muestra. Restringir el informe a cascos "Xtreme Adult", "Triumph Pro"
y "Triumph Vertigo" vendidos en las regiones de California y Oregon
nicamente, de EE.UU. Para hacer esto, limitar el nmero de productos,
regiones y pases utilizando las herramientas de seleccin de registros.
NOTA: En este ejemplo, coloque los siguientes campos en la seccin
Detalles:
G Nombre de Cliente, Regin y Pas (de la tabla Cliente)
G Cantidad (de la tabla Detalles de Pedidos)
G Nombre del Producto (de la tabla Producto)
Con el Asistente de Seleccin es fcil especificar los registros que usted
quiere incluir en el informe. Simplemente resalte el campo que quiere
usar como base de seleccin y luego seleccione los registros deseados. Vea
Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
Seleccin de
pases
1 Resalte el campo Pas de la tabla Cliente y seleccione los siguientes
registros, usando el Asistente de Seleccin: Asistente de
Seleccinpara seleccionar el archivo EE.UU.
Seleccin de
regiones
2 Resalte el campo Regin de la tabla Cliente y seleccione los siguientes
registros, usando el Asistente de Seleccinpara selecionar los archivos:
G CA
G OR
Objetos de Tablas Cruzadas 489
Seleccin de
productos
3 Resalte el campo Nombre del Producto de la tabla Producto y
seleccione los siguientes registros, usando el Asistente de Seleccin:
G Xtreme Adult Helmet
G Triumph Pro Helmet
G Triumph Vertigo Helmet
Ahora est listo para crear las tablas cruzadas.
4 Haga clic en el botn INSERTAR TABLAS CRUZADAS en la barra de
herramientas suplementaria. El cuadro de dilogo Tablas Cruzadas
aparecer en su pantalla. Usando este cuadro de dilogo usted
agregar filas, columnas y campos resumidos que sern parte de las
tablas cruzadas.
Adicin de filas
mltiples
5 En el cuadro de lista Campos seleccione {cliente.PAIS} y haga clic en el
botn AGREGAR FILAS. El campo seleccionado ser agregado al
cuadro de lista Filas.
6 Repita el paso 5 agregando tambin {cliente.REGION} al cuadro de
lista Filas.
NOTA: El orden que utilice para agregar filas, columnas y campos
resumidos afectar su posicin en las tablas cruzadas. La primera fila o
columna que agregue quedar al extremo del esquema. De all en
adelante las filas que agregue se ubicarn adentro (debajo de la primera
fila y a la derecha de la primera columna). Los dems campos resumidos
se agregarn debajo del primer campo resumido. Para mayor informacin
sobre mltiples campos resumidos, vea Cmo crear tablas cruzadas con
mltiples campos resumidos, pgina 491.
Adicin de
columnas
7 En el cuadro de lista Campos, seleccione {producto.NOMBRE DEL
PRODUCTO} y haga clic en el botn AGREGAR COLUMNA. El campo
seleccionado ser agregado al cuadro de lista Columnas.
NOTA: Para crear tablas cruzadas con mltiples columnas, simplemente
agregue las columnas deseadas al cuadro de lista Columnas siguiendo las
instrucciones que us para mltiples filas.
Adicin de
campos
resumidos
8 Nuevamente, en el campo de lista Campos, seleccione {detalles de
pedidos.CANTIDAD} y haga clic en el botn ESTABLECER CAMPOS
RESUMIDOS. El campo seleccionado ser agregado al cuadro de lista
Campos resumidos.
490 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El cuadro de dilogo deber verse similar al cuadro siguiente:
9 Haga clic en Aceptar y aparecer un marco de ubicacin en su
pantalla. Ubique el informe de tablas cruzadas en la seccin
Encabezado de Informe de su informe.
NOTA: Ubicando las tablas cruzadas en diferentes secciones del informe
producirn resultados diferentes. Por ejemplo, las tablas cruzadas
ubicadas en el Encabezado de Informe, contendrn datos del informe
completo y se imprimirn una sola vez al comienzo del informe, mientras
que las tablas cruzadas ubicadas en el Encabezado de Grupo contendrn
datos slo para ese grupo y se imprimirn cada vez que el grupo cambie.
Vea Areas de la ficha Diseo, pgina 63 y Caractersticas del rea de impresin,
pgina 64.
10 Haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas
estndar para revisar las tablas cruzadas.
Objetos de Tablas Cruzadas 491
Deber verse similar a la imagen siguiente:
NOTA: Puede dar formato a filas y columnas de las tablas cruzadas
independientemente, dando color de fondo, sombreado, bordes y
diferentes fuentes de letras para enfatizar datos importantes y crear un
informe con una presentacin profesional. Para mayor informacin, ver
Cmo dar formato a tablas cruzadas, pgina 495.
Cmo crear tablas cruzadas con mltiples campos resumidos
En muchas ocasiones encontrar til incluir resmenes mltiples en su
informe. Por ejemplo, si hace un informe que muestre el total de pedidos
hechos por cada cliente en California y Oregon, quizs quiera mostrar la
cantidad promedio de las pedidos de cada cliente para poder comparar
los hbitos de compra de sus clientes. Seagate Crystal Reports le permite
crear tablas cruzadas con mltiples campos resumidos par acomodar
situaciones como sta.
En este tutorial usted crear un informe de tablas cruzadas con mltiples
campos resumidos, usando XTREME.MDB (ubicado en directorio
\Archivos de programa\Seagate Software\Crystal Reports, o en el
directorio donde se encuentra su programa).
La base de datos Xtreme contiene varias tablas, para este ejercicio
emplear las siguientes tablas:
G Clientes y
G Pedidos.
NOTA: Para este ejercicio la tabla Cliente debe estar vinculada a la tabla
Pedidos. Para mayor informacin sobre vinculamiento de tablas, busque
en Indice de temas de vnculo visual en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal
Reports.
492 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Las tablas Cliente y Pedidos contienen registros para una variedad de
clientes, regiones y pedidos. Para que el informe no sea muy largo, usted
crear tablas cruzadas que muestren un subconjunto de clientes y
regiones incluidas en los datos de muestra. Restringir el informe a los
clientes "Sporting Wheels Inc.", "The Cyclists Incorporated" y "XYZ
Company" de California y Oregon nicamente. Para hacer esto, limitar
el nmero de clientes y regiones utilizando las herramientas de seleccin
de registros.
NOTA: Para este ejemplo, ponga los siguientes campos en la seccin
Detalles:
G Nombre de Cliente y Regin (de la tabla Cliente)
G Monto del Pedido (de la tabla Pedidos)
Con el Asistente de Seleccin es fcil especificar los registros que usted
quiere incluir en el informe. Simplemente resalte el campo que quiere
usar como base de seleccin y luego seleccione los registros deseados. Vea
Seleccin de Registros y Grupos, pgina 243.
Seleccin de
regiones
1 Resalte el campo Regin de la tabla Cliente y seleccione el registro
CA usando el Asistente de Seleccin.
Seleccin de
clientes
2 Resalte el campo Nombre del Cliente en la tabla Cliente y seleccione
los siguientes registros, usando el Asistente de Seleccin:
G Sporting Wheels Inc., y
G Xtreme Cycle.
Ahora est listo para crear las tablas cruzadas.
3 Haga clic en el botn INSERTAR TABLAS CRUZADAS en la barra de
herramientas suplementaria. El cuadro de dilogo Tablas Cruzadas
aparecer en su pantalla. Usando este cuadro de dilogo usted
agregar filas, columnas y campos resumidos que sern parte de las
tablas cruzadas.
Adicin de filas 4 En el cuadro de lista Campos seleccione {cliente. REGION} y haga clic
en el botn AGREGAR FILAS. El campo seleccionado ser agregado al
cuadro de lista Filas.
Adicin de
columnas
5 En el cuadro de lista Campos, seleccione {cliente.NOMBRE DE
CLIENTE} y haga clic en el botn AGREGAR COLUMNA. El campo
seleccionado ser agregado al cuadro de lista Columnas.
Objetos de Tablas Cruzadas 493
Adicin de
campos
resumidos
6 Nuevamente, en el campo de lista Campos, seleccione
{cliente.NOMBRE DE CLIENTE} y haga clic en el botn CAMPOS
RESUMIDOS. El campo seleccionado ser agregado al cuadro de lista
Campos resumidos.
7 Repita el paso 6 para agregar tambin {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO} al cuadro de lista Campos resumidos.
NOTA: El orden que utilice para agregar filas, columnas y campos
resumidos afectar su posicin en las tablas cruzadas. La primera fila o
columna que agregue quedar al extremo del esquema. De all en
adelante las filas que agregue se ubicarn adentro (debajo de la primera
fila y a la derecha de la primera columna). Los dems campos resumidos
se agregarn debajo del primer campo resumido.
El cuadro de dilogo deber verse similar al cuadro siguiente:
8 Haga clic en Aceptar y un marco de ubicacin aparecer en su
pantalla. Ubique el informe de tablas cruzadas en la seccin
Encabezado de Informe de su informe.
494 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
NOTA: Ubicando las tablas cruzadas en diferentes secciones del informe
producirn resultados diferentes. Por ejemplo, las tablas cruzadas
ubicadas en el Encabezado de Informe, contendrn datos del informe
completo y se imprimirn una sola vez al comienzo del informe, mientras
que las tablas cruzadas ubicadas en el Encabezado de Grupo contendrn
datos slo para ese grupo y se imprimirn cada vez que el grupo cambie.
Vea Areas de la ficha Diseo, pgina 63 y Caractersticas del rea de impresin,
pgina 64.
9 Haga clic en el botn VISTA PREVIA de la barra de herramientas
estndar para revisar las tablas cruzadas. Deber verse similar a la
imagen siguiente:
La primera operacin de resumen en las tablas cruzadas es el recuento de
pedidos para cada uno de los tres clientes. La segunda operacin es el
monto total de todos los pedidos hechos para cada compaa. En este
ejemplo, si en lugar del monto total de todos los pedidos, usted quiere
calcular el monto promedio de pedidos para cada cliente, tendr que
cambiar la operacin de resumen para el campo {pedidos.MONTO DEL
PEDIDO}.
NOTA: Si la primera operacin de resumen no es un recuento, siga las
instrucciones siguientes para cambiar la operacin a contar.
Cambio de la
operacin de
resumen
(funciones de
resumen)
10 Haga clic con el botn derecho en el campo resumido que quiere
cambiar {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} y elija el comando
CAMBIAR OPERACION DE RESUMEN del men contextual. El cuadro de
dilogo Cambiar Operacin de Resumen aparecer en su pantalla.
11 Seleccione la funcin deseada del cuadro desplegable Operacin de
resumen y haga clic en Aceptar cuando termine. Por ejemplo,
seleccione promedio. La operacin de resumen ser cambiada como lo
especific.
Para mayor informacin sobre las funciones de resumen busque Indice de
funciones de resumen en la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
Objetos de Tablas Cruzadas 495
12 Haga clic en el botn VISTA PREVIA en la barra de herramientas
estndar nuevamente para ver las tablas cruzadas. Deber mostrarse
semejante al siguiente cuadro:
La primera operacin de resumen en sus tablas cruzadas es el recuento de
pedidos para cada uno de los tres clientes y la segunda es la cantidad
promedio de los pedidos para cada cliente.
Al crear tablas cruzadas con mltiples campos resumidos como esta,
usted puede identificar con exactitud la informacin de los clientes y
puede observar fcilmente las tendencias de compras.
NOTA: Puede dar formato a filas y columnas de las tablas cruzadas
independientemente, dando color de fondo, sombreado, bordes y
diferentes fuentes de letras para enfatizar datos importantes y crear un
informe con una presentacin profesional. Para mayor informacin, vea
Cmo dar formato a tablas cruzadas, pgina 495.
Cmo dar formato a tablas cruzadas
Seagate Crystal Reports tiene excelentes opciones para dar formato que
pueden ser aplicadas a sus tablas cruzadas. Usted puede:
G cambiar la anchura y altura de una celda de tablas cruzadas,
G formatear el color de fondo para una fila o columna completa,
G formatear el fondo de los Totales Generales,
G formatear campos individualmente,
G formatear varios campos al mismo tiempo,
G suprimir filas, columnas y totales vacos e
G imprimir tablas cruzadas que se extienden a varias pginas.
496 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Al incorporar formatos como colores de fondo, bordes y fuentes, usted
puede enfatizar datos y crear tablas cruzadas que tengan una
presentacin profesional y sean fciles de entender. Tambin puede usar
la funcin de resalte para agregar formato condicional a nmeros y
cantidades monetarias. Para mayor informacin, vea Cmo usar el
Asistente de Resalte, pgina 240.
Cambio de la
anchura y altura
de celdas de
tablas cruzadas
1 En la ficha Diseo, haga clic en el encabezado de una Fila o Columna
o en una celda de datos resumidos, para activar los controladores de
tamao.
2 Haga clic en uno de los controladores de tamao y arrstrelo para
expandir la anchura o la altura de la celda de tablas cruzadas.
3 Haga clic en la ficha Vista previa para ver los cambios.
NOTA: Cambiar el encabezado de una fila o columna afecta a todas las
filas o columnas. Cambiar una celda de datos resumidos afecta a todas las
celdas de datos resumidos.
Cambio del color
de fondo de filas
o columnas
completas
1 Haga clic con el botn derecho del mouse en las tablas cruzadas y
elija el comando FORMATEAR TABLAS CRUZADAS del men contextual.
El cuadro de dilogo Tablas Cruzadas aparecer en su pantalla.
2 Resalte la fila (del cuadro de lista Filas) o columna (del cuadro de lista
Columnas) que quiere cambiar el color de fondo y seleccione el color
deseado del cuadro desplegable Color de fondo.
3 Haga clic en Aceptar cuando termine para regresar a sus tablas
cruzadas. La fila o columna tendr el formato que especific.
Tablas cruzadas con una sola fila resaltada se vern semejantes a lo
siguiente:
NOTA: Para ponerle color de fondo a las filas y columnas de total
general, seleccione los colores que le gusten de las listas desplegables
Fondos, en el cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas Cruzadas.
Objetos de Tablas Cruzadas 497
Busque el cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas Cruzadas en
la Ayuda en lnea de Seagate Crystal Reports.
NOTA: Tambin puede aplicar colores de fondo separados a los totales
de las Filas y Columnas.
Formato del
fondo de los
Totales
generales
1 Haga clic con el botn derecho del mouse en el rea en blanco de la
parte izquierda superior de la tabla cruzada y elija FORMATEAR
TABLAS CRUZADAS en el men contextual. El cuadro de dilogo
Tablas Cruzadas aparece.
2 Resalte la fila Total general (en el cuadro de lista Filas) o la columna
Total general (en el cuadro de lista Columnas) a la cual le quiere poner
un color de fondo, y seleccione un color en la lista desplegable Color
de fondo.
3 Haga clic en Aceptar para regresar a la tabla cruzada. La columna o
fila de Total general ser formateada como especificado.
Formato de
campos
individuales
1 Haga clic con el botn derecho en el campo que quiere dar formato y
elija el comando DAR FORMATO A CAMPO del men contextual. El
Editor de Formato aparecer en su pantalla.
2 En el Editor de Formato, seleccione la fuente, fondo, bordes,
numeracin, smbolos monetarios, caractersticas de impresin, etc.,
que desea, usando las fichas correspondientes.
3 Haga clic en Aceptar cuando termine para regresar a sus tablas
cruzadas. El campo tendr el formato que especific.
Tablas cruzadas con un solo campo formateado se vern semejantes a
lo siguiente:
498 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Formato de
varios campos al
mismo tiempo
1 Seleccione los campos deseados usando el mtodo de MAYUS-clic.
2 Una vez que ha seleccionado todos los campos, haga clic con el botn
derecho en cualquiera de ellos y elija el comando FORMATEAR
OBJETOS del men contextual. El Editor de Formato aparecer en su
pantalla.
3 En el Editor de Formato, seleccione la fuente, fondo, bordes,
numeracin, smbolos monetarios, caractersticas de impresin, etc.,
que desea usando las fichas correspondientes.
4 Haga clic en Aceptar cuando termine para regresar a sus tablas
cruzadas. Los campos tendrn el formato que especific.
Tablas cruzadas con varios campos formateados se vern semejantes
a lo siguiente:
Cmo suprimir
filas, columnas,
subtotales y
totales generales
vacos
Seagate Crystal Reports hace muy fcil el quitar filas y columnas de un
informe de tablas cruzadas cuando esas filas y columnas no continen:
G ningn registro,
G subtotales, o
G totales generales.
Etiquetas de filas y columnas
El cuadro de dilogo Tablas Cruzadas se puede utilizar para eliminar la
etiqueta de campos especificados en un informe de tablas cruzadas.
NOTA: Slo se puede suprimir la etiqueta de los campos donde tambin
est suprimiendo los subtotales.
1 En el cuadro de lista Filas o Columnas del cuadro de dilogo Tablas
Cruzadas, resalte el campo al cual le desea suprimir la etiqueta.
Objetos de Tablas Cruzadas 499
2 Active la casilla de verificacin Suprimir subtotal.
3 Active la casilla de verificacin Suprimir etiqueta. Ahora, cuando
usted imprima el informe, el campo seleccionado no tendr ninguna
etiqueta.
Filas y columnas vacas
El cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas Cruzadas se puede
usar para eliminar filas o columnas vacas de una tabla cruzada.
1 En el cuadro de dilogo Tablas Cruzadas, haga clic en el botn
Avanzado. El cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas
Cruzadas aparece ahora.
2 Active la casilla de verificacin Suprimir filas vacas o Suprimir
columnas vacas, como usted quiera. Entonces cuando imprima su
informe, no aparecern ningunas filas ni columnas vacas.
Subtotales
El cuadro de dilogo Tablas Cruzadas se puede utilizar para suprimir un
subtotal de un campo particular.
1 En el cuadro de lista Filas o Columnas del cuadro de dilogo Tablas
Cruzadas, resalte el campo cuyo subtotal usted quiere suprimir.
2 Active Suprimir subtotal. Ahora cuando usted imprima su informe, no
aparecer ningn campo de subtotal.
Totales generales
El cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas Cruzadas se puede
usar para eliminar toda la fila o columna del total general de una tabla
cruzada.
1 En el cuadro de dilogo Tablas Cruzadas, haga clic en el botn
Avanzado. El cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas
Cruzadas entonces aparece.
2 Active la casilla de verificacin Suprimir (Totales generales de filas) o
Suprimir (Totales generales de columnas), segn sus necesidades.
Entonces cuando imprima el informe, no aparecern totales
generales de filas o columnas.
500 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo imprimir
tablas cruzadas
que se extienden
a varias pginas
Cuando usted crea tablas cruzadas que son ms anchas o largas que el
tamao de pgina especificado, el programa automticamente extiende la
impresin a travs de las pginas necesarias para acomodar el tamao de
las tablas cruzadas. Para que sea ms fcil de leer, los encabezados de filas
y columnas se repiten en las pginas subsiguientes.
1 En el cuadro de dilogo Tablas Cruzadas, haga clic en el botn
Avanzado. El cuadro de dilogo Opciones Avanzadas de Tablas
Cruzadas aparece en su pantalla.
2 Active la opcin Repetir etiquetas de filas al saltar pgina en el cuadro de
dilogo Opciones Avanzadas de Tablas Cruzadas.
Crystal SQL Designer 501
23 Crystal SQL Designer
Lo que usted encontrar en este captulo...
Crystal SQL Designer, pgina 502
Porqu usar una consulta?, pgina 502
Uso del Diseador SQL, pgina 503
MANOS A LA OBRA (Consultas), pgina 504
502 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Crystal SQL Designer
Crystal SQL Designer es un tipo de consulta; una consulta es
simplemente una solicitud de informacin especfica de una base de
datos. Si est solicitando informacin de una base de datos SQL (o de una
base de datos que tiene acceso va ODBC), su consulta debe ser escrita
utilizando el Lenguaje Estructurado de Consultas (SQL, por las siglas en
ingls). El lenguaje SQL no es difcil de aprender, pero dominar los
puntos claves de crear y recuperar datos usando SQL puede tomarle
bastante tiempo. Como Crystal SQL Designer elimina la necesidad de
entender SQL, ste le puede ayudar a construir consultas efectivas
inmediatamente.
Crystal SQL Designer ha sido diseado tanto para personas con poco o
sin conocimiento previo acerca de consultas, como para profesionales
experimentados en SQL.
G Si el tema de consultas es nuevo para usted, disfrutar la forma en
que el Diseador SQL le ayuda a crearlas. Contestando unas pocas
preguntas en un conjunto de fichas secuenciales, usted le da al
programa toda la informacin para generar una consulta que se
ajuste a sus necesidades.
G Si es un profesional en SQL, apreciar la facilidad en que le
permite perfeccionar las consultas que genera el Diseador SQL. Si
prefiere escribir sus propias consultas SQL, encontrar fcil el
escribirlas directamente e inclusive pegarlas desde otra fuente.
Crystal SQL Designer puede ser una poderosa herramienta de
recoleccin de informacin.
NOTA: El Diseador SQL slo puede tener acceso a datos almacenados
en una fuente de datos ODBC. Cualquier base de datos SQL o de algn
otro tipo mencionadas en este captulo deben ser accesibles a travs de
una fuente de datos ODBC.
Porqu usar una
consulta?
Los archivos de consultas proporcionan un medio para descargar a un
servidor de base de datos SQL u otro, muchos de los datos que generan
tareas, normalmente realizadas por Seagate Crystal Reports. El conjunto de
datos retornados representan un subconjunto de la totalidad de datos en la
base de datos, o sea, slo los datos que usted especficamente necesita.
Si usted es un programador experimentado en SQL, Crystal SQL
Designer le permite reutilizar sus consultas existentes, rpida y
fcilmente. Todo su trabajo existente se convierte en archivos de consulta
convenientes que pueden ser utilizados para disear informes con
Seagate Crystal Reports.
Crystal SQL Designer 503
Adems, un archivo de Consultas proporciona compatibilidad total con
ANSI SQL. Aunque Seagate Crystal Reports admite informes
excepcionales que pasan a travs de SQL, no admite el lenguaje completo
SQL ni le permite editar todas las partes de un enunciado SQL. Al utilizar
el Diseador de Consultas para crear conjuntos de datos sobre los que se
basen sus informes, usted obtiene toda la eficiencia de SQL, incluyendo
uniones complejas, ordenamientos y funciones de agrupamiento.
NOTA: Muchos de los temas en este captulo se refieren a clusulas
especficas SQL. Si tiene experiencia en SQL utilice esta informacin para
entender mejor como el Asistente de Consultas genera un enunciado
SQL. Si recin comienza con SQL, puede ignorar esta informacin y
continuar utilizando el Asistente de Consultas.
Uso del
Diseador
SQL
El Diseador SQL tiene dos usos principales:
1. Disear y desarrollar conjuntos de datos para elaborar informes en
Seagate Crystal Reports, y
2. Recuperar y analizar la informacin actual de acuerdo a sus
necesidades para facilitar la toma de decisiones con conocimiento.
SEAGATE CRYSTAL REPORTS Y CONJUNTOS DE DATOS DE
CONSULTAS
Seagate Crystal Reports le permite disear informes basado en un
conjunto de datos de consultas en lugar de hacerlo con tablas y campos.
Como la consulta contiene un conjunto predefinido de datos, las tablas y
campos necesarios para el informe ya se encuentran incluidos.
Cuando disea su informe, el conjunto de datos producidos por la
consulta SQL trabaja igual que una tabla de base de datos. El nombre de
la consulta, junto con los campos a los que tiene acceso, aparece en el
cuadro de dilogo Insertar Campo. Las funciones de agrupamiento y los
enunciados SQL actan como campos, proporcionando valores de datos
correspondientes a cada registro en la consulta SQL.
ANALISIS DE DATOS Y TOMA DE DECISIONES
No siempre tiene la necesidad de completar informes basados en sus
datos; algunas veces slo necesita resultados o nmeros en forma rpida
(para preparar una reunin, para ayudarle a hacer proyecciones, etc.). El
Diseador de Consultas le hace fcil el obtener la informacin que
necesita.
Algunas veces puede necesitar recuperar los mismos datos en forma
peridica (semanalmente, cada fin de mes, etc.). Al configurar y guardar
una simple consulta, puede recuperar los datos actualizados
rpidamente, siempre que los necesite y con un mnimo esfuerzo.
NOTA: El Diseador SQL no puede operar valores numricos de ms de
20 caracteres o calcular frmulas con un valor mayor de 20 caracteres.
Los valores con ms de 20 caracteres sern truncados.
504 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
MANOS A LA OBRA (Consultas)
Cmo usar una consulta SQL existente
1 Haga una copia de el enunciado SQL en el Portapapeles de
Windows. Muchos de los editores de SQL le permiten copiar el
enunciado SQL al portapapeles utilizando la combinacin de teclas
CTRL-C.
2 Haga clic en el botn NUEVO en la barra de herramientas estndarde
Crystal SQL Designer.
El cuadro de dilogo Consulta Nueva aparecer en su pantalla.
El cuadro de dilogo Conectar al Servidor aparecer en su pantalla.
Aparece el cuadro de dilogo Conectar al Servidor SQL.
5 Escriba su identificacin de usuario y contrasea para iniciar la
sesin en el servidor SQL y haga clic en Aceptar.
3 Haga clic en el botn
Introducir el enunciado
SQL directamente.
4 Elija el servidor SQL deseado
para su enunciado SQL y haga
clic en Aceptar.
Crystal SQL Designer 505
Despus de un mensaje que aparece indicando el xito de su inicio de
sesin (suponiendo que inici la sesin correctamente) el cuadro de
dilogo Introducir Enunciado SQL aparecer en su pantalla.
7 Si necesita iniciar sesin en otro servidor u otra fuente de datos
ODBC, haga clic en el botn Conectar al servidor. Todas las fuentes de
datos iniciadas aparecern en la lista del cuadro desplegable Fuente
de datos.
8 Use el cuadro de texto Ttulo para titular su consulta de una manera
que describa su propsito.
6 Especifique la
fuente de datos
ODBC de este
cuadro de lista
desplegable.
Si no ha iniciado sesin en el Servidor SQL,
haga clic en el botn Conectar al servidor e
inicie la sesin usando el cuadro de dilogo
Iniciar Sesin en el Servidor.
506 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
El cuadro de edicin SQL le permite realizar cualquier cambio a su
enunciado SQL. Incluso, puede escribir un enunciado completamente
nueva. Efecte los cambios necesarios y haga clic en el botn Aceptar
cuando termine.
11 Haga los cambios que necesite y haga clic en el botn Aceptar cuando
termine.
Su enunciado SQL previo se convierte ahora en una nueva consulta SQL
que puede ser utilizada con Seagate Crystal Reports como cualquier otro
archivo de consulta SQL.
Por otro lado, tambin puede importar un enunciado SQL guardado
como un archivo de texto ASCII. Para hacer esto, pase por alto el paso 1
mencionado arriba, siga los pasos del 2 al 6 para abrir el cuadro de
dilogo Introducir Enunciado SQL y conctese a la fuente de datos
ODBC, despus haga clic en Importar para importar el enunciado SQL del
archivo de texto.
9 Edite su consulta SQL
en este cuadro.
10 Haga clic en
este botn para
pegar su
enunciado SQL
en el cuadro de
edicin SQL.
Crystal SQL Designer 507
Cmo crear una nueva consulta
1 Haga clic en el botn NUEVO en la barra de herramientas estndar de
Crystal SQL Designer.
El cuadro de dilogo Consulta Nueva aparecer en su pantalla.
El Asistente de Creacin de Consultas tiene varias fichas. Las fichas estn
numeradas para llevarlo paso a paso a travs del proceso de creacin de
consultas.
NOTA: La ficha Vnculos slo aparece si tiene seleccionadas dos o ms
bases de datos en la ficha Tablas.
NOTA: Una vez que ha seleccionado al menos un campo para la consulta
en la ficha Campos, usted puede ver los datos retornados por su consulta
en cualquier momento, haciendo clic en el botn Vista Previa de consulta
en la parte inferior del cuadro de dilogo. Una vez que haya terminado
de ver los datos de la consulta, utilice el botn Edicin en la barra de
herramientas para regresar al Asistente de Consultas.
2 Haga clic en el botn
Usar Asistente de
Consultas Seagate.
508 Seagate Crystal Reports Gua del Usuario
Cmo agregar tablas a una consulta
Clusula FROM
La clusula FROM (de) especifica las fuentes (tablas) de la base de datos
indicadas en la expresin SELECT (seleccionar).
1 Haga clic en la ficha Tablas en el Asistente de Consultas.

2 Haga clic en el botn SQL/ODBC o Diccionario.
G Si hace clic en SQL/ODBC:
Seleccione una fuente de datos ODBC o SQL en el cuadro de
dilogo Conectar a Servidor.
Elija una o ms tablas de bases de datos en el cuadro de dilogo
Elegir Tabla SQL. Haga clic en