Conoce más sobre Oracle Primavera P6 EPPM

Con el aumento de proyectos que se realizan en simultáneo en tu organización es importante y
necesario que trabajes con una herramienta que te permita manejar el portafolio de proyectos de
tu empresa de forma eficiente y que gracias a los cálculos realizados te permita tomar decisiones
rápidas para mejorar el desarrollo de los proyectos y el crecimiento de tu organización. Esto es
muy importante ya que toda organización crece con proyectos.
Es así que Oracle Primavera P6 EPPM te permite gestionar eficientemente el portafolio de
proyectos de tu organización y en este artículo queremos brindarte algunas nociones básicas de
cómo debe implementarse este software, además de comentar algunas nuevas funciones de las
versiones recientes del software que estamos seguros te interesarán.
En muchas compañías, aunque el alcance y duración pueden variar, los proyectos tienden a tener
objetivos similares como: mejorar la calidad, reducir costos, incrementar la productividad e
ingresos, reducir los tiempos de entrega y agilizar las operaciones. A menudo, el objetivo final es
obtener una ventaja competitiva en el mercado.
Controlar estos proyectos se vuelve cada vez más difícil, especialmente si se planifican y ejecutan
por equipos de proyectos que se encuentran distribuidos a lo largo de múltiples ubicaciones
geográficas. La organización necesita asegurar que cada equipo de proyecto mantenga la ruta
planificada de su proyecto sin perder de vista los objetivos de la compañía.
Como empresa, la gestión de proyectos usando Oracle Primavera P6 EPPM permite a los equipos
de proyectos planificar y controlar su trabajo mientras provee un entendimiento continuo y
centralizado del progreso y rendimiento del trabajo del proyecto.
Así, para empezar el proceso de implementación de Oracle Primavera P6 EPPM es bueno que
desees ampliar los objetivos de la gestión de proyectos de tu organización para enfocarte en un
entorno multiusuario, colaborativo y basado en múltiples roles.
Estos objetivos específicos pueden incluir:
 Proveer a la oficina de proyectos con acceso dinámico a la información de estado de los
proyectos, de forma que puedan usar dicha información para tomar mejores decisiones.
 Mejorar la eficiencia del uso de los recursos mediante la asignación correcta de la mano de
obra según la capacidad de la organización, la comunicación de metodologías según la
tipología de los proyectos y poder estimar la necesidad futura de recursos con mayor
realismo.
 Aumentar la productividad a lo largo de todo el equipo de proyectos como resultado de la
colaboración continua entre todos.
 Mejorar la comunicación con todos los involucrados del proyecto mediante el uso de
productos organizacionales integrados que coloquen la información del proyecto en los
escritorios de cada participante.
 Aumentar la rendición de cuentas haciendo que la información de estado del proyecto sea
más consistente y resumida a la vez de estar disponible para la alta gerencia.
 Incrementar la calidad y satisfacción del cliente mediante el uso y reúso de buenas
prácticas, lecciones aprendidas y plantillas de dirección de proyectos.
Luego de definir el objetivo que persigues, debes tener cuidado en el proceso de instalación de la
herramienta para saber si la infraestructura de tu organización puede soportarla. Es importante
que recuerdes que tu organización necesita la participación de varios tipos de empleados para
instalar y configurar las aplicaciones de Oracle Primavera P6 EPPM.
A continuación enumeramos los roles básicos que deben participar en este esfuerzo y deben
ayudarte a elegir la mejor configuración del mismo según la infraestructura de tu organización.
 Administradores de Red
 Administradores de Base de Datos
 Administradores de Aplicación Primavera P6 EPPM
 Administradores de Aplicaciones Web
 Administradores LDAP
 Directores de Proyectos y Directores de Programas
Como puedes ver es importante que se identifiquen los requerimientos de cada uno de estos
actores y además se documenten las limitaciones de los mismos para implementar la nueva
herramienta. De no hacerlo, podrías tener una herramienta que no funcione a toda su capacidad
en tu organización y esto impactaría en tu gestión de proyectos día a día.
Luego de esto recomendamos instalar y configurar la solución Oracle Primavera P6 EPPM en fases.
A continuación enumeramos las fases sugeridas.
Fase 1: Planificar la configuración de Primavera P6 EPPM
Fase 2: Configurar los servidores Primavera P6 EPPM
Fase 3: Instalar y configurar las aplicaciones Primavera P6 EPPM
 Primavera P6 Desktop/Web
 Primavera P6 Progress Reporter
 Primavera P6 Team Member
 Primavera P6 EPPM Web Services
 Primavera P6 API
Fase 4: Configurar Primavera P6
Fase 5: Finalizar tus Aplicaciones
Luego de haber instalado con éxito Oracle Primavera P6 EPPM en tu organización ahora es
momento de empezar a trabajar en ella. Como imaginarás aprender una herramienta tan
completa va mas allá del objetivo de este articulo y por lo tanto te mencionaremos algunas
funcionalidades o características más resaltantes que debes tener presente.
EPS (Enterprise Project Structure)
Se refiere a todos los proyectos de tu organización ordenados jerárquicamente, que pueden ser
divididos en varios niveles o nodos según la necesidad de realizar trabajos (proyectos) en paralelo
en tu organización.
Los niveles altos representan las divisiones de tu organización, también pueden representar fases
para un proyecto grande, ubicaciones geográficas para los proyectos o cualquier agrupación de
proyectos que tu organización necesite como respuesta a una estrategia de dirección de tu
portafolio de proyectos.
Los proyectos siempre se encuentran en el menor nivel de la EPS y debe pertenecer a algún nodo
o nivel de la EPS. No puede existir un proyecto que no se encuentre asociado a algún nivel o nodo
de la EPS.
Idealmente una persona o equipo define y controla la EPS en la organización, y trabaja con el
Director de Proyecto para definir la información básica de cada proyecto en cada nivel o nodo de
la EPS.
OBS (Organizational Breakdown Structure)
Ahora que ya sabes que es la EPS y su relación con los proyectos en tu organización debes poder
asignar privilegios y usuarios a cada nodo de la EPS. Es por eso que asignas a cada nodo de la EPS
un director de proyecto responsable (ya sea que contenga un proyecto o un conjunto de ellos en
ese nodo).
El arreglo de jerarquías resultante de esa asignación es la OBS que se configura en Primavera P6 y
sirve para gestionar todo el portafolio de proyectos de la organización.
Roles y Recursos
Los recursos incluyen el personal y el equipo que realizará el trabajo en las actividades a lo largo
de todo el proyecto. La mano de obra y recurso no laboral, tales como ingenieros y equipos, se
encuentran siempre basados en el tiempo y son usualmente asignados a mas de una sola actividad
o proyectos. Los recursos materiales tales como suministros y otros combustibles son
almacenados en términos de costos por unidad más que por horas de uso.
En Primavera P6 puedes crear una jerarquía de recursos que refleje la estructura de recursos de tu
organización y soporte su asignación a las actividades. Puedes establecer un número ilimitado de
códigos de recursos jerárquicos para agruparlos o mostrarlos en resúmenes o reportes.
Adicionalmente puedes definir roles con un conjunto de habilidades específicas y usarlos como
recursos asignados mientras que el recurso específico no sea asignado. Esto te permite elaborar el
cronograma y planificar los costos por rol durante la planificación del proyecto. Tu puedes además
asignar calendarios de recursos y definir la información de contacto y definir el precio en el tiempo
para los roles y recursos.
Nuevas Funcionalidades
Soporte para disolver actividades
Cuando eliminas una actividad, una cadena lógica de actividades puede ser rota. Tu puedes usar la
nueva opción DISOLVER para eliminar una actividad, pero mantener la actividad predecesora y
sucesora, y crear una relación apropiada entre ellas dos.
La opción de DISOLVER se encuentra disponible en el menú desplegado al pulsar el botón derecho
sobre una actividad, en el menú de acciones y en la barra de herramientas de la vista de
actividades.

Esta opción aparecerá cuando seleccionas una sola actividad que tiene ambas relaciones de
dependencia.
Campos adicionales para predecesoras o sucesoras
Estos campos adicionales se encuentran disponibles en la pestaña predecesoras y sucesoras de la
página de actividades para ayudar a los directores de proyectos a analizar mejor sus cronogramas
deproyectos.
Los nuevos campos son: Driving, Critical, Total Float, Free Float, Early Start, Early Finish, Late Start,
and Late Finish
Mejora en integración con MS Project
Ahora puedes actualizar un proyecto existente cuando importas un proyecto desde un archivo
XML de MS Project. Esto te permite gerenciar proyectos en MS Project y llevar los cambios a
Oracle Primavera P6 EPPM para asegurar que el estado del proyecto se refleja exactamente en
Oracle Primavera P6 EPPM.
Tu puedes controlar que tipo de información global o de proyectos importarás. También puedes
exportar proyectos de Primavera P6 como archivos de MS Project 2010
Información de locaciones (ubicaciones)
La nueva información global de la organización para locaciones te permite crear una lista de
locaciones que incluye la dirección y también la longitud y latitud. Si no conoces la longitud y
latitud, puedes encontrar esa información si tienes acceso al servicio de geolocalización conectado
a tu Primavera P6. También puedes encontrar una dirección basada en la longitud y latitud.
Puedes asignar locaciones a proyectos, recursos y actividades, y puedes reportar sobre estos datos
en Primavera P6 Analytics. Puedes también agrupar, mostrar y filtrar por locación en diferentes
vistas. Además puedes importar nuevas locaciones en Primavera P6 desde un archivo Excel.
Modo exclusivo
Ahora puedes abrir uno o más proyectos exclusivamente. Esto te permite prevenir que otras
personas actualicen el proyecto mientras generas reportes, programas proyectos, nivelas recursos
o realizas otra acción , asegurando que la información del proyecto no cambie. Cuando tu abres un
proyecto exclusivamente, solo puedes editar la información en él; otros usuarios solo tendrán
acceso de lectura.

Autor
Juan Pablo R. Grón Lingán
PMP, Oracle Primavera P6 EPPM Support Specialist Certified

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