You are on page 1of 9

Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik

A. Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik


Organisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen untuk memberikan jaminan
dilaksanakannnya strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi
dapat dicapai. Pengendalian manajemen meliputi beberapa aktivitas yaitu :
(1) perencanaan
(2) koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi
(3) Komunikasi informasi
(4) pengambilan keputusan
(5) motivasi orang-orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi
(6) pengendalian dan
(7) penilaian kinerja

Kegagalan dalam organiasai mencapai tujuan yang telah ditetapkan dapat terjadi karena
adanya kelemahan atau kegagalan pada salah satu atau beberapa tahap dalam proses
pengendalian manajenen. Sistem pengendalian sektor publik berfokus pada bagaimana
melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat
dicapai. Sistem pengendalian manajmenen tersebut harus didukung dengan adanya perangkat
lain berupa struktur organisasi yang sesuai dengan tipe pengendalian manajemen yang
digunakan, MSDM dan lingkungan yang mendukung.

Struktur organisasi harus sesuai dengan desain sistem pengendalian manajemen karena sistem
pengendalian menajemen berfokus pada unit-unit organisasi sebagai pusat
pertanggungjawaban. Pusat-pusat petanggungjawaban tersebut merupakan basis perencanaan
pengendalian, penilaian kinerja. MSDM harus dilalakukan sejak proses seleksi dan
rekruitmen, training, pengembangan dan promosi hingga pemberhentian karyawan. Faktor
lingkungan meliputi kestabilan politik, ekonomi, sosial, keamanan dsb. Dimana semua unsur
tsb harus dapat mendukung pelaksanaan strategi organisasi.

Tipe Pengendalian Manajemen
Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan dalam 3 kelompok :
1. Pengendalian preventif (preventive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan perumusan strategi dan perencanaan stretegik yang dijabarkan dalam bentuk
program-program.
2. Pengendalian operasional (operasional control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan pelaksanaan pengawasan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa
anggaran. Anggaran ini menghubungkan perencanaan dan pengendalian
3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi
kinerja berasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.

Struktur Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur pengendalian yang baik .
Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk pusat pertanggungjawaban (responsibility
centers). Pusaat pertanggungjawaban adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer yang
bertangungjawab terhadap aktivitas pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Suatu
organisasi merupakan kumpulan dari suatu pusat pertanggungjawaban. Tujuan dibuatnya
pusat pertanggungjawaban tersebut adalah:
1. Sebagai basis perencanaan, pengendalian dan penilaian kinerja manajer dan unit organisai
yang dipimpinnya
2. Untuk meudahklan mencapai tujuan organisasi
3. Memfasilitasi terbentuknya goal congruence
4. Mendelegasikan wewenang dan tugas ke unit-unit yang memiliki kompetensi sehingga
mengurangi beban tugas manajer pusat
5. Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan
6. Sebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien
7. Sebagai alat pengendali anggaran

Tugas manajer pusat pertanggungjawaban adalah untuk menciptakan hubungan yang optimal
antara suberdaya input yang digunakan dan output yang dihasilkan dikaitkan sdentgan target
kinerja. Input diukur dengan jumlah sumberdaya yang digunakan sedangkan output diukur
dengan jumlah produk atau output yang dihasilkan.

Pusat-Pusat Pertanggungjawaban
Pada dasarnya terdapat 4 pusat pertanggungjawaban yaitu :

Pusat biaya (expense center)
Pusat biaya adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan
biaya yang telah dikeluarkan. Suatu unit organisasi disebut sebagai pusat biaya apabila
ukuran kinerja dinilai berdasarkan biaya yang telah digunakan (bulan nilai output yang
dihasilkan). Pusat biaya banyak dijumpai pada sektor publik karena output yang dihasilkan
seringkali ada akan tetapi tidak dapat diukur atau hanya dapat diukur secara fisik tidak dalam
nilai rupiahnya. Contoh pusat biaya adalah dep. produksi, Dinas Sosial dan DPU

Pusat pendapatan (revenue center)
Pusat pendapatan adalah pusat petanggungjawaban yang prestasi manjernya dinilai
berdasarkan pendapatan yang dihasilkan. Contahnya Dinas Pendapatan Daerah dan dep.
pemanasaran

Pusat laba ( profit center)
Pusat laba adalah pusat pertanggungjawaban yang menandingkan input (expenses) dan output
( revenue) dalam satuan moneter. Kinerja manajernya dinilai berdasarkan laba yang
dihasilkan. Contah : BUMD dan BUMN, obyek pariwisata milik PEMDA, bandara dan
pelabuhan.

Pusat incestasi (investment center)
Pusat investasi adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai
berdasarkan laba yang dihasilkan dikaitkan dengan investasi yang ditanamkan pada pusat
pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Contah : Dep Riset dan Pengembangan dan
Balitbang

Suatu organisasi besar seperti pemerintah daerah dapat dianggap sebagai suatu pusat
pertanggungjawaban. Pusat pertanggungjawaban yang besar tersebut dapat dipeca-pecah lagi
menjadi pusat pertanggungjawaban yang lebih kecil hingga pada level pelayanan atau
program, misalnya dinas-dinas atau subdinas-subdinas. Pusat pertanggungjawan tersebut
selanjutnya menjadi dasar untuk perencanaan dan pengendalain anggaran serta penilaian
kinerja pada unit ybs. Manajer pusat pertanggungjawaban sebagai budget holder memiliki
tanggung jawab untuk melaksanakan anggaran. Pusat pertanggung jawaban memperoleh
sumberdaya input berupa tenaga kerja, material dsbnya yang dengan input tsb diharapkan
dapat menghasilkan output dalam bentuk barang atau pelayanan pada kualitas dan kuantitas
tertentu. Anggaran mencerminkan nilai rupiah dari input yang dialokasikan ke pusat-pusat
pertanggungjawaban dan output yang diharapkan atau level aktivitas yang dihasilkan.
Pengendalian anggran meliputi pengukuran terhadap output dan belanja riil yang dilakukan
dibandingkan dengan anggaran. Adanya perbedaan antara hasil yang dicapai dan jumlah
anggaran kemudaian dianalisis untuk diketahui penyebabnya dan dicari siapa yang
bertanggungjawab atas terjadinya perbedaan tersebut, sehiungga dapat segera dilakukan
tindakan korektif. Tindakan tsb biasa dilakukan pada perusahaan-perusahaan swasta. Pada
organisasi publik, mekanisme tsb perlu dilakukan sebagai salah satu cara pengendalian
anggaran.

Idealnya, struktur pusat pertanggungjawaban sebagai alat pengendalian anggaran sejalan
dengan program atau struktur aktivitas organisasi. Dengan kata lain tiap-tiap pusat
pertanggungjawaban bertugas untuk melaksanakan program atau aktivitas tertentu dan
penggabungan proram-program dari tiap-tiap pusat pertanggungjawaban tsb seharusnya
mendukung program pusat pertanggungjawaban pada level yang leih tinggi, sehingga pada
akhirnya tujuan umum organisasi dapat tercapai.

Setiap jenis pusat pertanggungjawaban membutuhkan data mengenai berlanja (pengeluaran)
yang telah dilakukan dan output yang dihasilkan selama masa anggaran. Laporan kinerja
disiapkan dan dikirim ke setiap level manajemen untuk dievaluasi kinerjanya, yaitu
dibandingkan antara hasil yang telah dicapai dengan anggaran. Jika sistem pengendalian
anggaran berjalan dengan baik maka informasi yang dikirimkan kepada manajer harus
relevan dan tepat waktu. Informasi yang relevan harus up to date (terbaru) dan biaya yang
dikendalikan secara langsung (controllable) dengan biaya-biaya yang tidak dikendalikan
(uncontrollable) oleh manajer pusat pertanggungjawaban.

Pusat pertanggungjawaban berfunmgsi sebagai pengemban budget holder, maka proses
penyiapan dan pengendalian anggaran harus menjadi fokus perhatian manajer pusat
pertanggungjawaban. Keberadaan depatemen anggaran dan komite anggaran pada pusat
pertanggungjawaban sangat perlu untuk membentu terciptanya anggaran yang efektif.

Informasi yang terkait dengan sistem pengendalian anggaran biasanya banyak diketahui oleh
bagian departemen anggaran. Depatemen anggaran memiliki fungsi sebagai berikut :
1. Menetapkan prosedur dan formulir untuk persiapan anggran
2. Mengkoordinasi dan membuat asumsi sebagai dasar anggaran (misal: asumsi tingkat
inflasi, nilai tukar, harga migas)
3. Membantu mengkomunikasdikan anggaran ke seluruh bagian dalam organisasi
4. Menganalisis anggaran yang diajukan dan membuat rekomendasi kepada budgeter dan
manajer pusat pertanggungjawaban
5. Menganalisis kinerja anggaran yang dilaporkan, menginterprestasikan hasil dan
menyiapkan ikhtisar laporan untuk manajer pusat pertanggungjawaban
6. Menyiapkan revisi anggaran jika diperlukan.

Komite anggran biasanya teddiri dari para pimpinan puncak seperti kepala depatemen, kepala
dinas, kepala biro dsb. Komite anggaran ujuga memiliki peran yang vital. Komite anggran
bertugas menuyusun anggran untuk tiap-tiap unitoperasi. Depaemen anggran dan komite
anggran merupakan perangkat yanmg berad pada pusat pertanggungjawaban., Karenanya
pusat pertanggungjawaban merupakan alat yang sangat vital untuk pelaksanaan dan
pengendalian anggaran selain itu juga merupakan basis pengukuran kinerja yaitu
membendingkan apa yang telah dicapai oleh pusat pertanggungjawaban dibandingkan dengan
anggaran yang telah ditetapkan.

Proses Pengendalian Manajemen Sektor Publik
Proses pengendalian manajemen pada organisasi sektor publik dapat dilakukan dengan cara
komunikasi formal dan informal. Saluran komunikasi formal terdiri dari aktivitas formal
dalam organisasi yang terdiri dari : (1) perumusan strategi (2) perencanaan strategi (3)
penganggran (4) opersional (5) evaluasi kinerja. Saluran informasi informal dapat dilakukan
dengan komunikasi langsung yaitu pertemuan informal, diskusi dll.

Sistem pengendalian manajemen suatu organisasi dirancang untuk mempengaruhi orang-
orang di dalam organisasi tersebut agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi.
Prengendalian organisasi dapat berupa aturan dan prosedur birokrasi atau melalui sistem
pengendalian dan manajemen informasi yang dirancang secara formal.

Dalam suatu organisasi setiap individu pasti mempunyai tujuan person. Untuk menyingkapi
ini perlu adanya jembatan yang mampu menghantarkan organisasi mencapai tujuannya, yaitu
tercapainya keselarasan antara tujuan individu dan tuuan oraganisasi.Dalam hal ini
hendaknya pengendalian manajemen dapat digunakan sebagai jembatan untuk mewujudkan
goal congruence yaitu keselaran antara tujuan individu dan tujuan organisasi.

Faktir yang mempengaruhi goal congrunce dapat dikategorikan dalam 2 kelompok yaitu
faktor pengendalian formal dan informal. Faktor pengendalian formal misalnya : sistem
pengendalian manajemen dan sistem aturan. Sedangkan faktor informal terdiri dari ekstrenal
dan internal. Yang bersifat eksternal contohnya etos kerja dan loyalitas karyawan ( dalam
pemerintahan kita kenal sebagi abdi negara dan abdi masyarakat), sedangkan yang bersifat
internal : kulktur organisasi, gaya manajemen dan gaya komunikasi.

Perumusan Strategi (strategy formulation)
Perumusan strategi merupakan proses pehnentuan visis, misi, tujuan, sasran, target,arah dan
kebijakan serta strategi organisasi. Perumusan strategi merupakan tugas dan tanggungjawab
manajemen puncak. Dalam organisasi pemerintahan perumusan strategi dilakukan oleh
dewan legislatif yang hasilnya berupa GBHN yang akhirnya merupakan acuan bagi eksektutif
dalam berindak.

Hasil perumusan strategi bersifat permanen dan jangka panjang bisa berjangka 4,5, 10 bahkan
20 tahun. Perubahan visi, misi dan tujuan oragnisasi sangat jarang dilakukuan oleh organisasi
baik itu pemerintahan atau swasta. Yang berubah hanyalah strategi untuk mewujudkan visi,
misi dan tujuan yang telah ditetapkan. Pertimbangan untuk revisi strategi biasanya kalau
muncul perubahan lingkunan yang berupa ancaman atau peluang baru. Perubahan lingkungan
dalam organisasi sektor publik sanat mungkin karena karena organisasi sektor publik
dipengaruhi oleh faktor politik, ekoomi, sosial dan budaya. Ketidakstabilan ekonomi dan
politik yang terjadi secara terus menerus dapat mendorong pemerintah untuk sewaktu-waktu
mengeluarkan kebijakan dan strategi baru. Ancaman dan peluang baru dapat muncul setiap
saat. Karenanya perumusan strategi bersifat tidak sistematis dan tidak harus kaku.

Strategi organisasi ditetapkan untuk memberikan kemudahan dalam mencapai tujuan
organisasi. Salah satu metode penentuan strategi adalah dengan menggunakan analisis
SWOT. Analsisi ini dikembangkan dengan menganalisis faktor internal yang menjadi
kekuatan dan kelemahan dalam suatu organisasi dan faktor eksternal yang merupakan
ancaman dan peluang. Berdasarkan analisis SWOT oganisasi dapat menentukan startegi
terbaik untuk mencapai tujuan organisasi. Strategi perusahaann dapat berubah atau
mengalami revisi jika terdapat lingkungan yang berubah yang dipengaruhi adanya ancaman
dan kesempatan, misalnya adanya inovasi teknologi baru, peraturan pemerintah baru atau
perubahan lingkungan politik dan ekonomi lokal dan global.



Gambar: Proses Perumusan Strategi

Proses perumusan pada organisasi sektor publik banyak dipengaruhi perkembangan disektor
swasta. Sama halnya dengan sektor swasta tahap awal dari manajemen strategi adalah
perencnaan. Perencanaan dimulai dari perumusan strategi. Menurut Olsen dan Eadi (1982)
proses perumusan strategi terdiri dari 5 komponen dasar yaitu :
1. Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan oleh manajemen eksekutif
organisasi dan memberikan rerangka pengembangan strategi serta target yang akan dicapai
2. Analisis atau scanning lingkungan, terdiri dari pengidentifikasian dan pengukuran faktor-
faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi dan kondisi yang harus dipertimangkan pada
saat merumuskan strategi organisasi
3. Profil internal dan audit sumber daya, yang mengidentifikasi dan mengevaluasi kekuatan
dan kelemahan organisasi dalam hal berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam
perencanaan strategik
4. Perumusan, evaluasi dan pemilihan strategi
5. Implementasi dan pengendalian rencana strategik.


Model Perumusan Strategi pada Organisasi Sektor Publik



Sumber : Bryson JM (1995)

Menurut Bryson Jm model 8 langkah untuk memfasilitasi proses perumusan strategi yaitu:
1. Memulai dan menyetujui proses perencanaan strategi
2. Identifikasi apa yang menjadi mandat organisasi
3. Klarifikasi misi dan nilai-nilai organisasi
4. Menilai lingkungan eksternal
5. Menilai lingkungan internal
6. Identifikasi isu strategi yang sedang dihadapi organisasi
7. Perumusan strategi untuk me- manage isu-isu
8. Menetapkan visi organisasi untuk masa ke depan.

Perencanaan Strategi (strategic planning)
Sistem pengendalian manajemen diawali dari perencanaan strategik. Perencanaan strategik
adalah proses pemantauan program-program, aktivitas atau proyek yang akan dilaksdankan
suatu organisasidan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan

Perbedaan dengan perumusan strategi adalah bahwa perumusan strategi merupakan proses
untuk menentukan strategi, sedangkan perencanaan strategik adalah proses menentukan
bagaimana mengimplementasikan strategi tersebut. Hasil perencanaan strategik berupa
rencana-rencana strategik. Dalam proses perumusan strategi , manajemen memutuskan
visi,misi dan tujuan oganisasi. Perencanaan strategik merupakan proses menurunkan strategi
dalam bentuk program-program.


Proses Perencanaan Strategik



Gambar Sistem Manajemen Strategik pada Pemerintah Daerah



Perencanaan strategik merupakan proses yang sistematis yang memilikiu prosedru dan skedul
yang jelas. Organisasi yang tidak memiliki atau tidak melakukan perencanaan strategik akan
mengalaami masalah da;lam penganggaran, misalnya terjadinya beban kerja anggaran yang
terlalu berat, alokasi sumberdaya yang tidak tepat sasaran dab dilakukannya pilihan startyegi
yang salah. Orientasi dilakukannya manajemen strategik pada organisasi manajemen
organisasi publik menuntut adanya strategic vision, strategic thinking, strategic leadership
dan strategic organization.

Manfaat Perencanaan Strategik
Sebagai sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektif
Sebagai sarana untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan strategi yang telah
ditetapkan
Sebagai sarana untuk memfasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yang optimal
Sebagai rerangka pelaksanaan tindakan jangka pendek
Sebagai sarana manajemen untuk memahami strategi organisasi secara lebih jelas
Sebagai alat untuk memperkecil rentang alternatif strategi
Tujuan utama perencanaan strategik adalah untuk meningkatkan komunikasi antara manajer
puncak dengan manajer dibawahnya, sehingga memungkinkan terjadi persetujuan antara
manajer puncak dengan manajer level dibawahnya mengenai strategi terbaik untuk mencapai
tujuan organisasi yang ditetapkan, yang nantinya akan mendorong goal congruence.

Mengubah perencanaan Strategik Menjadi Tindakan Nyata
Perencanaan strategi dapat digunakan untuk membantu mengantisipasi dan memberikan arah
perubahan, tetapi perubahan belum dapat berjalan dengan mulus meskipun sudah ada
perencanaan strategik. Perencanaan strategik bukan merupakan hasil akhir, tapi masih perlu
ditranslasikan dalam bentuk tindakan-tindakan konkrit. Untuk itu harus didukung oleh :
Struktur pendukung, baik secra manajerial maupun secara politik
Proses dan praktek implementasi di lapangan
Kultur organisasi
Struktur organisasi hendaknya dapat mendukung pelaksanaan strategi. Desain sistem
pengendalian manajemen harus didukung oleh struktur organisasi yang sesuai. Visi, misi,
tujuan dan strategi yang telah ditetapkan secara biak dapat gagal bila struktur organisasi
tiudak mendukung strategi, karenanya perlu adanya restrukturisasi dan reorganisasi agar
selaras dengan startegi dan sistem pengendalian manajemen. Restrukturisasi dapat didasarkan
pada prinsip
1. Perubahan strktur organisasi hendaknya dapat meningktakan kapasitas untuk mencapai
strategi yang efektif
2. Pimpinan eksekutif bertanggung jawab untuk melaksanakan strategi dan arahan kebijakan
hingga level bawah. Visi, misi dan tujuan organisasi harus selalu dikomunikasiokan kepada
seluruh anggota organisasi
3. Dewan bertanggung jawab secara kolektif untuk merencanakan strategi, kebijakan dan
otorisasi alokasi sumber daya dan menilai kinerja manajemen.

Proses dan praktik di lapangan terkait dengan prosedur dan sistem pengendalian. Prencanaan
strategik tidak akan efektif jika prosedur dan sistem pengendalian tidak sesuai dengan
strategi. Arus ada kejelasan wewenang dan tanggung jawab, pendelegasian wewenang dan
tugas. Selain itu harus didukung oleh regulasi keuangan, pengendalian personel dan
manajemen kompensasi yang jelas dan fair.

Kultur organisasi terkait dengan lingkungan kerja dan kesediaan anggota untuk melakukan
perubahan. Perencanaan srtategik harus didukung adanya budaya organisasi yang kuat, dan
harus didukung oleh perubahan perilaku dan sikap anggota organisasi untuk melaksanakan
program-program secara efektif dan efisien. Program akan gagal bila personel di lapangan
bertindak tidak sesuai dengan arah dan strategi organisasi.

Penganggaran
Tahap penganggaran dalam proses pengendalian manajemen sektor publik merupakan tahap
yang pang dominan, karena memiliki karakteristik yang agak berbeda dengan penganggraan
pada sektor swasta. Perbedaan tersebut terletak pada pengaruh politik dalam proses
penganggaran.

Pengukuran Kinerja
Penilaian kinerja merupakan bagian akhir dari proses pengendalian manajemen yang dapat
digunakan sebagai alat penegndalian. Pengendalian manajemen melalui sistem penilaian
kinerja dapat dilakukan dengana menciptakan mekanisme reward dan punishment. Sistem
pemberian penghargaan dan hukuman dapat digunakan sebagai pendorong untuk pencapaian
suatu strategi. Sistem reward dan punishment harus didukung oleh manajemen kompensasi
yang memadai. Manajemen kompensasi merupakan mekanisme penting untuk mendorong
motivasi manajer untuk mencapai tujuan organisasi. Intensif positif pada manajer disebut
sebagai reward dan intensif negatinya disebut sebagai punishment. Peran peting adanya
penghargaan dalam suatu organisasi akan mendorong tercapainya tujuan oragnisasi dan untuk
menciptakan kepuasan setiap individu.

Pemberian reward dapat berupa financial atau non financial, yang bersifat financial misalnya
kenaikan gaji, bonus dan pemberian tunjangan, sedangkan non financial dapat berupa
promosi jabatan, penambahan tanggung jawab, otonomi yang lebih besar, penempatan kerja
di lokasi yang lebih baik dan pengakuan. Mekanisme pemberian sanksi dan hukuman pada
kondisi tetentu diperlukan, tetapi orientasi penilaian harus selalu pada pemberian
penghargaan.