DEFINICIONES DE ARCHIVO

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1. QUE SON ARCHIVOS:
Los archivos tambin denominados ficheros (file); es una coleccin
de informacin (datos relacionados entre s), localizada o almacenada como una unidad
en alguna parte de la computadora.
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden
utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.


1.1. INTRODUCCIN A LOS ARCHIVOS:
Los archivos como coleccin de datos sirven para la entrada y salida a la computadora y
son manejados con programas.
Los archivos pueden ser contrastados con Arrays y registros; Lo que resulta dinmico y por
esto en un registro se deben especificar los campos, l nmero de elementos de un arrays
(o arreglo), el nmero de caracteres en una cadena; por esto se denotan como
"Estructuras Estticas".
En los archivos no se requiere de un tamao predeterminado; esto significa que se
pueden hacer archivos de datos ms grandes o pequeos, segn se necesiten.
Cada archivo es referenciado por su identificador (su nombre).


1.2. CARACTERSTICAS DE LOS ARCHIVOS:
Las principales caractersticas de esta estructura son:

Independencia de las informaciones respecto de los programas
La informacin almacenada es permanente
Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos
Gran capacidad de almacenamiento.





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http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml. Consulta: 25-06/2013
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS DE LA OFICINA
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Dentro de las muchas competencias que debes desarrollar como estudiante del nfasis de
Documentacin y Registro de Operaciones Contables, se encuentra la de reconocer las
normas de archivo y el manejo de los documentos de una empresa. He aqu algo
interesante:
Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su memoria, sin
ellos sera imposible poder rescatar hechos pasados que serviran para corroborar
situaciones o hechos que se hayan realizado en el giro ordinario de sus actividades
econmicas. Adems permiten uniformidad en el manejo de la informacin de cualquier
empresa, lo que permitir la localizacin rpida de cualquier clase de documentos.

Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones bsicas:
Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
Guardar de manera ordenada el material reunido.
Poder sacar los documentos o archivos rpidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja
del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola
persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizar
tanto con el sistema que podr guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.





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http://gestioncontablecisnerista.blogspot.com/2010/10/importancia-de-los-archivos-de-una.html.
Consulta: 25-06/2013
VENTAJAS DEL USO DE LOS ARCHIVOS
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VENTAJAS:
1. ALMACENAMIENTO ORGANIZADO DE LOS DOCUMENTOS.
2. FACIL UBICACIN DE SER NESECITADO UN DOCUMENTO.
3. CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS.









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http://quierosaberdearchivo.blogspot.com/2010/11/normal-0-21-false-false-false-es-x-none.html.
Consulta: 25-06/2013
CLASES DE ARCHIVOS
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1.3. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS:
Los archivos se clasifican segn su uso en tres grupos:
- Permanentes o Maestros: Estos contienen informacin que vara poco. En algunos casos
es preciso actualizarlos peridicamente.
- De Movimientos: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de
tres tipos: alta, bajas
y modificaciones.
- De Maniobra o Trabajo: Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duracin
de la ejecucin de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

1.4. TIPOS DE ARCHIVOS
Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o
segn su funcin.

1.4.1. SEGN SU FUNCION.
Se define por:
a. Archivos Permanentes:
Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variacin a lo largo del tiempo, se
dividen en:
- Constantes: Estn formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja
frecuencia de variacin en el tiempo.
- De Situacin: Son los que en cada momento contienen informacin actualizada.
- Histricos: Contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han
sufridos procesos de actualizacin o bien acumulan datos de variacin peridica en el
tiempo.
b. Archivos de Movimiento:
Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen
algn campo comn en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las
modificaciones experimentadas por los mismos.
c. Archivo de Maniobra o Transitorio:
Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecucin del programa y borrados
habitualmente al terminar el mismo.


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http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml. Consulta: 25-06/2013
1.4.2. SEGN SUS ELEMENTOS:
Los principales archivos de este tipo son:
- Archivo de Entrada: Una coleccin de datos localizados en un dispositivo de entrada.
- Archivo de Salida: Una coleccin de informacin visualizada por la computadora.
- Constantes: estn formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja
frecuencia de variacin en el tiempo.
- De Situacin: son los que en cada momento contienen informacin actualizada.
- Histricos: Contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han
sufrido procesos de actualizacin, o bien acumulan datos de variacin peridica en el
tiempo.
- Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente
con los maestros (constantes), y contienen algn campo comn en sus registros con
aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentadas por los mismos.
- Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la
ejecucin del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.