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Mandos Consultores, S.A. de C.V.

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Gua de
Cuentas por Cobrar
VERSIN 5.6
Comentarios: soporte@mandos.com.mx
Revisin: A05-0922
Gua de Cuentas por Cobrar
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INTRODUCCION
Las Cuentas por Cobrar representan las cantidades que adeudan los clientes de la empresa,
y por lo general se deriva de la venta de bienes y servicios a crdito. Estas cuentas o
partidas en un balance se incluyen como Activo Circulante, ya que tienen como caracterstica
la facilidad de convertirse en dinero en efectivo.
Las empresas que conceden crdito a fin de incrementar sus ventas, con frecuencia deben
crear un departamento de Crdito que se encargue del cobro de las cuentas vencidas,
aprobar un crdito o investigar los antecedentes crediticios de un cliente.
ALGUNAS DE LAS VENTAJAS DEL MODULO DE CUENTAS POR COBRAR
Define un nmero ilimitado de grupos de clientes para generar estadsticas y reportes
especficos. Cada cliente es asignado a un grupo.
Utiliza Cuentas Nacionales en grupos de clientes quien facturan y se les paga en
moneda nacional. Durante los ingresos de recibos (los pagos de clientes) Cuentas por
Cobrar despliega las transacciones de todos los clientes que forman parte de las
cuentas nacionales determinadas al principio, de modo que puedes asignar
rpidamente el pago a las cuentas aplicables.
Proporciona un nmero ilimitado de direcciones a embarcar para cada cliente.
Acumula estadsticas de clientes para periodos especificados y las retiene por el
tiempo que necesario.
Agrega un nmero ilimitado de comentarios a los clientes de hasta 250 caracteres con
fecha de activacin y expiracin.
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Guarda cualquier dato (desde clientes hasta de trminos de pago) inactivos si no
quieres usarlos en la base de datos diarios, pero s en los reportes y estadsticas.
Mantiene una lista de precios por cada artculo. En las listas de precios se incluye
nmero de artculo, descripcin, unidad de medida y hasta estadsticas de ventas y
devoluciones.
Proporciona campos adicionales para facturacin, clientes, grupos de clientes,
cuentas nacionales y direcciones a embarcar.
Determina ciclos de facturacin, de modo que puedes determinar estados de cuenta
por grupos de clientes segn tu conveniencia.
Configura a los comisionistas y les asigna comisiones por factura de acuerdo a tus
condiciones y mantiene los datos bsicos para estadsticas de cada persona.
Provee numerosas opciones en todos los rangos de reportes, entradas y listas, tanto
que puedes imprimir Estados de Cuenta de Clientes por fecha de vencimiento, por
documento o por fecha de documento, transacciones de clientes a detalle y listas de
las transacciones generadas por Cuentas por Cobrar para el Libro Mayor.
Guarda detalles de transacciones que han sido pagadas completamente durante el
tiempo que determines e imprime un reporte de historial.
Mantiene tantos lotes de facturas, efectivo y ajustes como necesites, por ejemplo: para
grupo de transacciones por fecha, periodo, tipo de entrada, o cualquier otro mtodo
que encuentres til.
A continuacin veremos cada uno de los elementos que integran Cuentas por Cobrar dentro
de ACCPAC.
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CAPITULO 1. CONFIGURACION
Como en todos los mdulos de ACCPAC, iniciaremos con el cono de configuracin, del cul
se desprenden las siguientes opciones.
En el icono de OPCIONES se ingresan aspectos como:
Procesamiento: aqu se van a definir las opciones de impresin, edicin de lotes, validacin
de lmites de crdito, manejo de estadsticas, manejo de la numeracin a seguir (en caso de
no ser nueva compaa) tanto en facturacin como en notas de crdito y cargo. Tambin
definirs para cada cliente los comentarios adicionales para ese cliente en especial as como
la fecha de vencimiento de los comentarios.
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GRUPOS DE CUENTAS (Account Sets)
Se deben crear tantos grupos como sean necesarios, y es precisamente en esta opcin
donde se designan las cuentas de Libro Mayor que sern afectadas. Es importante
mencionar que cada cliente estar direccionado a un Grupo de Cuentas. Para el caso de
Grupos en Moneda Extranjera tambin se deberan configurar las cuentas de utilidad o
prdida en cambios realizada y no realizada (para efectos de la revaluacin)
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CICLOS DE FACTURACIN
Son intervalos de tiempos en los cuales agrupas clientes para procesar, por ejemplo, utilizas
los ciclos de facturacin para facturar intereses o cargos recurrentes y emitir estados para
seleccionar grupos de cuentas en diferentes frecuencias.
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CODIGOS DE DISTRIBUCION
Es un mtodo rpido para especificar los inventarios, costo, artculos vendidos, en Libro
Mayor. Cuando se utilizan los Cdigos de Distribucin en una factura o ajuste, Cuentas por
Cobrar muestra los nmeros de cuentas correspondientes del Libro Mayor para ser
asentadas. Se utiliza en sustitucin del mdulo de inventarios.
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MENSAJES DE COBRANZA
Dependiendo de los plazos del crdito se pueden automatizar mensajes para cada uno de
esos plazos y posteriormente envar a los clientes va electrnica.
PERFILES DE INTERES
Aqu se configurarn los plazos y tasas de interes en caso de pago moratorio por parte del
cliente. Se podr definir para diferentes monedas, tasas y tiempos. Tambin se deber
asignar la cuenta contable que debe afectar en el Libro Mayor.
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CODIGOS DE PAGO
Aqu se configurarn todos los medios de cobro que se realizarn al cliente, por ejemplo;
pago en efectivo, con tarjeta de crdito (se pueden tener tantas divisiones por banco)
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VENDEDORES
Se ingresaran cada uno de los vendedores, los cuales por X ventas recibiran el pago de sus
comisiones. Como se muestra en la pantalla siguiente, tambin dentro de esta opcin se
puede analizar informacin de las transacciones por determinado periodo en donde el
vendedor haya tenido comisiones.
CONDICIONES
Se configuraran los plazos de cobro a clientes y en su caso el porcentaje de descuento por
plazos en los que haya pagado con anticipacin.
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ARTICULOS
Para el caso en que no se utilice el mdulo de Inventarios, es en esta pantalla donde se
ingresaran todos los conceptos o artculos que sern facturados al cliente, cabe sealar que
previamente se debieron haber configurado los cdigos de distribucin que fu donde se
asignaron las cuentas contables de ingresos y costos.
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TIPOS DE COMENTARIOS
Una nueva funcionalidad en este versin 5.6 es configurar y asignar al cliente tipos de
comentarios, pudiendo con ello emitir reportes de Comentarios de Clientes.
MENSAJES DE CORREO E/FAX
En este icono se podrn configurar tantos formatos de cartas se deseen, tanto para facturas,
estados de cuenta, recibos, etc. Funcionan como plantillas para aviso a clientes y de manera
automtica pueden ser enviados desde ACCPAC al cliente llegando en forma de correo
electrnico.
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CAMPOS OPCIONALES
Funcionalidad donde adicional a la informacin que se puede ingresar por Default, ahora
tenemos Campos Opcionales para el ingreso de aquellos datos como por ejemplo; RFC,
CURP (personas fsicas) etc. Estos campos opcionales pueden ser a nivel de Clientes,
Facturas o detalles de Facturas, permitiendo viajar a Libro Mayor de donde podremos
obtener reportes especficos por Campos Opcionales.
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INTEGRACION DEL LIBRO MAYOR
En esta opcin de ACCPAC se debe configurar como ser la creacin de lotes en libro mayor
y el contador de las secuencias de asentamiento de los lotes capturados tanto de facturas
como de cobros.
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CLIENTES
Esta seccin incluye la forma en la que deben ser configurados los Grupos de clientes,
Cuentas Nacionales, Clientes, Consulta de Clientes, Lista de Cliente y Direcciones a Enviar.
GRUPOS DE CLIENTES
Es aqu en donde se ingresan por lo menos un grupo de clientes, el cul debe estar asignado
a un Grupo de Cuentas (para la afectacin contable), condiciones de pago, facturacin,
intereses y en su caso la asignacin de campos opcionales.
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Los clientes son dados de alta en el icono de CLIENTES agregando su direccin, cdigo,
contacto, grupo de impuestos, etc.
Adicionalmente pueden estar anexos a una Cuenta Nacional, que nos permite vincular y
relacionar la informacin de dos o varios clientes a travs de una cuenta corporativa.
DIRECCIONES A ENVIAR
(Ship to Locations) permite generar direcciones de embarque ilimitadas por cada uno de
nuestros clientes, simplemente selecciona el cliente y agrega sus cdigos de direcciones
adicionales a la ingresada en icono de Clientes. Se abrir una pantalla igual que la de
Clientes para el ingreso de la informacin.
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CONSULTA DEL CLIENTE
Permite consultar la informacin de transacciones realizadas con un cliente en particular
mostrando cada una de las transacciones a detalle y resumiendo en pantallas los totales y
estadsticas para cada cliente.
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LISTA DE CLIENTES
Permite consultar de manera rpida el reporte de antigedad de un cliente, as como su
lmite de crdito y movimientos realizados ya sea a una fecha o por rango de fechas.
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CAPITULO 2 - TRANSACCIONES
En este captulo veremos como ingresar un lote de facturas, cobros, ajustes, reembolsos y la
consulta de un documento especfico.
LOTE DE FACTURAS.-
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Si se tiene instalado el mdulo de Ingreso de Ordenes, este mdulo generar un Lote de
Facturas conteniendo los movimientos que se hayan generado desde el mdulo anterior, solo
servir de paso en estas pantallas para llegar a su afectacin en Libro Mayor. Si no es as.
Puedes generar las Facturas mediante el icono de Ingreso de Facturas. Aqu ingresars
primero el nmero de Lote de Facturas (en Cuentas por Cobrar) correspondiente. salo para
seleccionar un lote existente o un nuevo lote.
FACTURA
En cada entrada del Lote encontrars datos a ingresar como:
Nmero de Cliente.- El nmero que ha sido asignado a tu cliente desde el catlogo de
clientes.
Embarcar a.- La direccin a la cual ser enviada la mercanca.
Tipo de documento.- En este caso el documento es una Factura, Notas de Crdito o Nota
de Dbito.
Nmero de documento.- Nmero de factura consecutivo.
Fecha.- En la que fue expedida la factura
Ao y Periodo.- En el cual sern afectados los registros del Libro Mayor.
Descripcin.- Descripcin del movimiento.
Grupo de Impuestos.- Aunque los puedes cambiar, estos sern predeterminados por tu
Grupo de Clientes del que hayas designado a tu Cliente al cual le ests facturando.
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Al estar utilizando multimoneda, debers tambin ingresar el rango de tasa sin importar que
los valores para ambas variables ya hayan sido predeterminados por el Grupo de Cliente y el
propio Cliente.
AREA DE DETALLES
En esta opcin del men se ingresan dos tipos de detalles:
El primero, incluye las cuentas de Resultados, una descripcin del detalle y la cantidad.
Ocupas estos detalles cuando NO utilizas una lista de artculos en Cuentas por Cobrar o
cuando las facturas no incluyen nmeros de artculos.
Mientras que en el segundo, los detalles de artculos incluyen un nmero de artculo, cdigo
de distribucin y descripcin as como cantidad e informacin del precio. Ingresas estos
datos cuando utilizas una lista de artculos y quieres actualizar el inventario y el costo de los
artculos vendidos que son asentados en Cuentas por Cobrar.
CAMPOS OPCIONALES.- Slo si utilizas campos opcionales y datos que estn relacionados
con las tablas opcionales que previamente has diseado de acuerdo a tu empresa y lo datos
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generados por stos y/o datos de informacin adicionales. Como se recordar pueden ser a
nivel de documento o a nivel de detalle (cuentas de LM)
COMISIONES SOBRE VENTAS.- Es aqu en donde ingresas el porcentaje para el cual se
generar la comisin de los vendedores.
TASA.- Si se utiliza multimoneda se deber buscar la tasa para dicha transaccin y verificar
los datos de fecha, tasa y tipo de cambio para las operaciones de multimoneda.
REGISTROS DE COBROS - ANTICIPOS
En icono de RECIBOS se ingresan los Depsitos (cobros que se han hecho a los clientes) y
los anticipos de cada cliente que no se han aplicado a ninguna factura. Tambin ingresas
algunos otros como Efectivo NO Aplicado y Cobros Miscelneos.
Se generan de la misma forma que un lote de facturas respecto al encabezado. Si es un
anticipo se elije esa opcin de ANTICIPO e ingresar descripcin, cliente, fecha, ao y
periodo, monto del anticipo, nmero del anticipo, moneda y tipo de tasa, (si usas
multimoneda) y datos especiales como cdigo del banco al cual ser ingresado ese depsito
de anticipo. Una vez que ingresas los datos correctos se precisa y Cuentas por Cobrar
asignar un nmero de anticipo al movimiento de esta transaccin, presionas Cerrar. Una
vez cerrado este anticipo ya no puedes hacer ninguna modificacin.
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INGRESAR UN RECIBO
Ingresar un depsito es realmente fcil, busca el icono de Recibos y genera un nuevo lote.
Ah ingresars datos del encabezado como: descripcin, lote, cantidad, tipo de documento,
etctera y datos como el banco, pagador, etc.
Una vez llenado el encabezado te ubicas en detalle y presionas la tecla de Ejecucin (PLAY)
si es que utilizas seleccin (por fecha de vencimiento, por numero de documento, por fecha
de documento, y ms) si no, el mtodo de Directo te dar automticamente las facturas para
ese cliente en especfico que tenga a su cargo y que no hayan sido pagadas, seleccionars
Aplicar y cambiar automticamente el monto aplicado por la cantidad que corresponda por
esa factura, si el monto es mayor que la factura original, puedes aplicar la diferencia a otra
factura o por el contrario si es menor el monto, el sistema mantendr esa factura como saldo
pendiente y en un pago posterior aplicars el resto.
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De este modo ingresas pagos a facturas y las aplicas. ACCPAC genera reportes actuales
para cada cliente desde su estatus hasta saldos pendientes de aplicar en facturas.
APLICACION DE DOCUMENTOS
Dicha funcin se encuentra dentro de la opcin de Lotes de Recibo. Qu significa Aplicacin
de documentos; si en un primer momento se ingresaron anticipos para determinado cliente y
posteriormente se gener su factura; tanto el registro del efectivo como de la venta no se
encuentran ligados..... por lo tanto se hace necesario llevar a cabo el paso de aplicar
documentos el cul como su nombre lo indica aplica dicho anticipo a la factura elaborada, es
as que al solicitar algn reporte esa factura no aparecera como pendiente de cobro.
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CONSULTA DE RECIBOS
En esta nueva opcin de ACCPAC no se realizar ningn registro de transacciones como tal,
funciona como una pantalla de consulta, en donde definiendo por banco, por tipo de
transacciones, por rango de cliente o por fecha nos muestra todos aquellos registros de
efectivo que se capturaron.
La ventaja de utilizar esta ventana de consulta es que mediante el drill down nos puede llevar
a la pliza de origen. En muchos casos es utilizado como auxiliar al momento de realizar las
conciliaciones bancarias.
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ASIENTO RAPIDO DE RECIBO
Nueva funcin de ACCPAC que se utiliza en aquellos casos donse se hace necesario
ingresar de manera rpida el registro de algn cobro o se desconozca el documento que se
est cobrando al cliente.
Una vez registrado el efectivo al cliente y seleccionando la opcin de ABRIR generar dentro
de los Lotes de Recibo uno nuevo. A diferencia del ingreso en la pantalla general de recibos
en esta opcin no nos obliga a aplicar el cobro a un documento en partcular.
Cabe sealar que posterior al registro y asentamiento del lote, se debe realizar la funcin de
Aplicar Documentos.
.
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LOTES DE AJUSTES
Esta funcin de ACCPAC se encuentra reservada para casos muy especficos en donde se
hace necesario su uso, ya que por recomendacin y para mejor control de las operaciones
todas las reclasificaciones o ajustes debern realizarse desde la pantalla de origen. Sin
embargo algunos usos que se ha dado a este icono es por ejemplo la reclasificacin de
cuentas, cruce de documentos, enviar a cuentas incobrables o diferencias aquellos pequeos
saldos, etc.
Antes de hacer uso de est opcin se debe analizar el origen del movimiento y verificar que
efectivamente no afectar nuestra cartera de clientes propiciando el descuadre con otros
mdulos como son: Bancos o Libro Mayor.
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Como se puede observar nicamente se ingresar la cuenta de la contrapartida a la cuenta
por cobrar, ya que el sistema de manera automtica registrar el complemento del asiento
contable.
ASIENTO DE REEMBOLSO
Esta funcin de ACCPAC se utilizar cuando sea devuelto efectivo al cliente, ya sea por la
cancelacin del servicio o bien que en primera instancia se le ofrecio, por descuentos
otorgados, etc. Dicha devolucin puede realizarse por medio de efectivo o de cheque. Slo
aplicar para Anticipos, Recibos y Notas de Crdito que contenga en sus registros el Cliente.
Desde dicha pantalla se podra hacer la impresin del cheque y la aplicacin al documento
que corresponda
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Todas las consultas de los Reembolsos a Clientes realizados se podrn hacer desde la
pantalla de Consulta de Reembolsos, en la cul por rango de banco, fechas, clientes, etc.
Desplegar toda la informacin de reembolsos realizados y con la opcin de Abrir llevar al
documento de origen.
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ASENTAR LOTES
Esta opcin te permite asentar varios lotes al mismo tiempo, en el mdulo de Cuentas por
Cobrar siempre y cuando estn en estado de Listos para Asentar, puedes seleccionar que
grupo de lotes se asentarn en este mdulo (Facturas, Recibos o Ajustes) y con un solo
proceso asentar varios lotes o tambin puedes especificar el rango de los lotes que sern
asentados, por ejemplo si eliges Asentar Lotes de Facturas puedes seleccionar un rango
desde el lote 05 al 18, esto quiere decir que el sistema asentar lotes que estn listos para
asentar desde el listado de lotes por este rango nada mas
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CONSULTA DE DOCUMENTO
Esta es una opcin rpida que se ofrece para poder hacer consulta de documentos, su
status, fechas de creacin, orden de compra de origen, detalles de crdito, instrucciones
especiales, etc. Teniendo la ventaja de que a partir de este cono podemos regresar al
movimiento de origen. Y validar los registros generados.
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PROCESAMIENTO PERIODICO
Algunos de los iconos de procesamiento peridico son muy parecidos a otros iconos, que se
encuentran en otros mdulos de ACCPAC, tal es el caso de Crear Lote del Libro Mayor,
que es donde procesas la informacin de los lotes asentados en Cuentas por Cobrar y que
sern traspasados a la Contabilidad mediante un Lote de Libro Mayor. Al igual que en los
otros mdulos iniciars con elegir que tipo de lotes sern incluidos en este nuevo lote.
Veamos puedes elegir a libre criterio si el lote contendr lotes de un solo origen o
combinados, es decir un Lote del Libro Mayor puede contener Lotes Asentados de Facturas y
Recibos, o solamente de Ajustes o simplemente de cada uno de ellos respectivamente.
Recuerda que al igual que en los otros mdulos el Lote creado en Libro Mayor por este
mdulo tambin deber ser asentado antes de pasar definitivamente a la Contabilidad del
Libro Mayor.
Algunos de los otros iconos corresponden a:
CREAR UN LOTE DE INTERESES
Aqu generas tambin de acuerdo a tu configuracin para clientes los intereses generados
por cuentas moratorias que han vencido su plazo para ser cobradas. Seleccionas por periodo
de vencimiento, por nmero de clientes, por grupo de clientes o por ciclo de facturacin.
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CREAR LOTE DE CANCELACIONES
En determinadas ocasiones es comn que existan diferencias de pequeos montos que no
se cubrn por parte del cliente, esta funcin lo que hace es eliminar precisamente esos
pequeos saldos (el usuario establecer el lmite) enviando a la cuenta que as se designe
contra la del cliente.
LIMPIAR ESTADISTICAS Y LIMPIAR HISTORIAL
Aunque son dos iconos diferentes representan la misma funcin, ambos optimizan la base de
datos cuando ya tienes registros muy antiguos. Al limpiar los datos optimiza la base de datos
para un mejor funcionamiento.
FIN DE AO
Esta funcin prepara al mdulo de Cuentas por Cobrar para el fin e inicio del siguiente ao
fiscal.
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BORRAR REGISTROS INACTIVOS
Cuando tienes datos o registros que estn en modo de Inactivo, es porque son registros que
ya no cuentan con movimientos y que normalmente ya no los utilizas como algunos clientes
espordicos y que en la actualidad no tienes operaciones o que jams tendrs operaciones
nuevamente con ellos. ACCPAC puede eliminar estos datos y optimizar tambin la base de
datos y los registros y reportes de Cuentas por Cobrar.
CAPITULO 3. REPORTES
REPORTES DE CONFIGURACION
Toda la configuracin que se haya realizado como son; opciones, grupos de cuentas,
condiciones, vendedores, etc. Pueden ser impresos desde este icono, a fin de contar con la
configuracin que tenga el sistema se sugiere que a la implementacin de ACCPAC se
impriman todos estos conceptos.
REPORTES DE CLIENTES
Al igual que los opciones de configuracin, tambin el icono de CLIENTES puede ser
impreso desde esta opcin, una vez ms se sugiere que a la implementacin del Sistema
ACCPAC se impriman dichos reportes
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REPORTES DE TRANSACCIONES
Estos reportes son de los ms variados que te puedes imaginar, desde status de lotes,
reportes por fecha tipo de documento, fecha de vencimiento, fecha del documento, montos
por aplicar, hasta detalles especficos como Aplicacin de documentos a detalle operacin
por operacin y saldos sin aplicar.
Para fines practicos unicamente veremos a detalle aquellos que son utilizados de manera
ms comn por su funcionalidad y para anlisis de la informacin.
Libro Diarios de Asentamiento.- Este reporte mostrar los asientos contables como
estamos acostumbrados a ver. De cada pliza dependiendo la naturaleza que se elija;
facturas, recibos, ajustes, reembolsos o revaluacin, mostrar los cargos y abonos as como
montos de las cuentas que afecto.
Comprobantes de depsitos, facturas y recibos.- Es la reimpresin de los documentos
que se mencionan
.
Transacciones de Libro mayor.- Este reporte es utilizado en muchas ocasiones para fines
de cuadre con el Libro Mayor, ya que nos mostrar todos los movimientos que fueron
registrados en una cuenta en partcular, pudiendo ser filtrada dicha informacin por periodo,
por cuenta, por nmero de lote . La ventaja y funcionalidad de este reporte es que tambin
se puede obtener en moneda funcional o de origen (en que se registro la operacin del
cliente).
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Transacciones de Clientes.- Mostrara todas las operaciones o aquellas que solicite el
usuario a fin de revisar los movimientos qe ha tenido el Cliente, dicho reporte se puede
mostrar por periodo, por rango de fechas, en moneda funcional o de origen.
Antigedad de CxC.- La importancia de este reporte radica en que el saldo que en el se
muestre deber coincidir con el saldo que se tenga en Libro Mayor; siempre y cuando sea
solicitado por Grupo de Cuentas y mostrar todos aquellos documentos (facturas) pendientes
de cobro) o anticipos dados por el Cliente.