You are on page 1of 6

HERRMIENTA

EXCEL Y SU
APLICACIN EN
LA EMPRESA
En Excel las Aplicaciones, son de gran ayuda en el departamento
contable y de administracin de la empresa.

2014
Cristian Edward Esperilla
Excel
06/07/2014
APLICACIN DE EXCEL EN LAS EMPRESAS

Prcticamente todas las empresas disponen en sus ordenadores de una de las herramientas ms conocidas y
usadas en la actualidad, como es el programa informtico Excel de Microsoft Office.

Pero en muchas ocasiones este potente recurso informtico est altamente infrautilizado.
Las aplicaciones de Excel, o en general de las hojas de clculo, en la empresa son muchas y no siempre
utilizadas.

Estas aplicaciones son:

Subtotales.
Tablas Dinmicas. Grficos Dinmicos.
Solver.
Escenarios.
Macros.
Importar.
Exportar.


Subtotales:

Con esta accin Excel te permite realizar un anlisis de los datos de forma rpida realizando agrupaciones.
Supongamos que dispones de un listado en formato Excel en donde se refleja la informacin sobre las
ventas.
Dicha informacin se organiza en varias columnas con los siguientes epgrafes: Fecha, Cliente e Importe.
Quieres conocer el total de ventas de cada cliente en el mes dado, para ello basta con emplear la
herramienta Subtotales dentro del men Datos, tanto en Excel 2010 como en versiones anteriores.
Obtendrs la ordenacin agrupando por totales las ventas realizadas a cada cliente, adems en un tiempo
mnimo y con una absoluta fidelidad de los datos obtenidos.




Tablas Dinmicas y Grficos Dinmicos:

Las tablas dinmicas te sirven para realizar anlisis de datos an ms especficos que los proporcionados
por la herramienta Subtotales. Se denominan dinmicas porque el informe obtenido con ellas se puede
transformar con facilidad en otro en funcin del criterio que elijas, todo a base de unos pocos clicks y del
arrastre del ratn.

Esta herramienta la encontrars en la versin 2003 de Excel dentro de Datos, Informe de tablas y grficos
dinmicos (Excel 2010 y 2007 en Insertar, Tabla dinmica), se abre un asistente que te indica distintas
posibilidades acerca de donde estn los datos a usar en la tabla, si la quieres en una hoja aparte, diseo,
ayuda, etc.
Al pulsar Finalizar se abre en una nueva hoja de clculo una tabla en blanco con una ventana llamada Lista
de campos de tabla dinmica. En fila, columna y en la parte central de la tabla colocamos los criterios que
necesitas para tu informe pinchando en el campo que quieras y llevndolo arrastrando con el ratn y soltando
en el rea de la tabla.
Si al abrirse el asistente en vez de elegir tabla dinmica eliges Grfico dinmico se abre una hoja con un
grfico en blanco que elaborars de la misma manera que he comentado para la tabla dinmica y como
resultado obtendrs un grfico que ana la informacin indicada.
Para aprender a realizar tablas dinmicas en hojas de clculo About.

Solver:

Con esta aplicacin de Excel se realizan los clculos para la resolucin de problemas de programacin
lineal, en donde a partir de una funcin lineal a optimizar (encontrar el mximo o mnimo) y cuyas variables
estn sujetas a unas restricciones expresadas como inecuaciones lineales, el fin es obtener valores ptimos
bien sean mximos o mnimos.
Se trata de problemas econmicos del siguiente tipo: Una empresa fabrica dos artculos que reportan
respectivamente un beneficio unitario, que es el que tratamos de maximizar, si bien la empresa ha de tener
en cuenta las restricciones dadas por la cantidad de materia prima y la mano de obra no pudiendo
sobrepasar determinadas cantidades, la empresa quiere conocer la cantidad que tiene que producir de cada
artculo para lograr la maximizacin del beneficio.
En Excel 2010 y 2007 vamos a: Datos, Herramientas de datos y en Excel 2003 a Herramientas, Solver y
tras especificar los parmetros Solver en la ventana que aparece obtendras la cantidad fabricada que lleva a
la maximizacin del beneficio.
Nota: A veces el complemento Solver no est cargado en el programa Excel, segn haya sido la
configuracin elegida al instalar inicialmente, para activarlo tendrs que hacerlo desde el CD de instalacin de
Office o desde la pgina Web de Microsoft.




Escenario:

En la empresa, previamente a la toma de decisiones, se han de analizar las situaciones o hiptesis
alternativas ante diferentes hechos potenciales y como la informacin es poder, con Excel puedes conocer los
valores de diferentes escenarios con facilidad y ayudarte de los datos obtenidos para tratar de llevar a cabo
la decisin ms acertada.
Para comprenderlo mejor piensa en el siguiente ejemplo sencillo:
Quieres saber como cambia el beneficio de una empresa, en funcin del precio y de la demanda cambiante
del producto.
En Excel 2010 y 2007 vas a Datos, Anlisis Y si, Administrador de escenarios y en la versin 2003: accede
desde el men herramientas y luego pulsa en Escenarios. Aparecer la ventana Administrador de
escenarios en la que introducirs los datos y Excel resolver el problema mostrndote en una hoja aparte los
resultados.

Macros:
Excel, y el resto de aplicaciones de Office, tienen entre sus opciones la posibilidad de crear Macros.
Las Macros son programas personalizados por los usuarios, que permiten que escribas las acciones que
quieres que se realicen y estas se ejecuten en un solo clic. Son atajos para automatizar acciones repetidas
con asiduidad.
El lenguaje de programacin usado es Visual Basic para Aplicaciones, pero no es necesario conocer como
programar bajo este leguaje, ya que basta con realizar la secuencia con el ratn y Excel te lo graba.
En concreto imagina el caso de un libro de Excel, por ejemplo que contenga un presupuesto, en el que
tienes cifras decimales y quieres presentarlo sin ese detalle, haras lo siguiente:
En la versin 2003 de Excel, desde el men Herramientas eliges Macro y despus Grabar nueva macro...,
en la ventana que se abre das nombre a la Macro y aceptar. (Versiones posteriores: Vista, Macros)
A partir de ah realizamos las acciones que queremos automatizar y al acabar pulsamos en Detener
Grabacin y guarda la Macro.
A partir de ahora cada vez que quieras que los datos de un libro queden redondeados y sin posiciones
decimales seleccionars las celdas, vas a Herramientas, Macros..., selecciona la macro recientemente creada
y das a Ejecutar, en un abrir y cerrar de ojos todas las cifras se han transformado desapareciendo los
decimales.

Importar y exportar:

Muchas veces necesitas importar datos a Excel, por ejemplo el programa de contabilidad te proporciona
informes en formato .txt o .doc y precisas trabajar con esos datos realizando operaciones numricas para
realizar anlisis varios.
Para ello existen diferentes alternativas pero una de las ms usadas es ir a Datos en la barra de mens y de
ah selecciona Obtener datos externos, Importar datos. Selecciona el archivo que quieres tener en formato
Excel sigues las instrucciones mostradas delimitando columnas y formatos y como resultado obtendrs en tu
hoja de clculo los datos en formato Excel con el que puedes realizar todo tipo de operaciones, grficos y
anlisis.
Otras veces necesitars exportar los datos de Excel para ello la manera mas sencilla y rpida es utilizar los
comandos copiar y pegar o bien otra opcin es situndote encima de la pestaa de la hoja de clculo que
quieras copiar, pulsar botn derecho y Mover o copiar, en la ventana que se abre podrs elegir entre llevarla
al mismo libro, a otro libro ya existente o a un libro nuevo.
Tambin otra opcin es: En Guardar como seleccionar el tipo de archivo en el que quieres que se transforme
tu libro de Excel que lo ms usual es que sea en formato texto o HTML en formato Web.