La administracin, como ciencia, exige en su desarrollo teorico y practico un
estilo de pensamiento sistematizado, con bases solidas en la investigacin y en la elaboracin de sus teoras, que rompa con sistemas rutinarias e improvisaciones por parte de quien la practica. stas son algunas de las caractersticas de la administracin que da como resultado el uso de la herramienta ms importante que pudo haber adoptado el administrador en su prctica: el mtodo cientfico, y con ello, la creacin de una verdadera estructura de trabajo adecuada a su particular forma de ser: el proceso administrativo.
El proceso administrativo se define como una consecucin de fases o etapas a travs de las cuales se lleva a cabo la prctica administrativa. Algunos autores que estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, pero slo se refieren al grado de anlisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, en la actualidad, la divisin cuatripartita, de cuatro fases, es la ms aceptada universalmente: planeacin, organizacin, direccin y control.
Considerando la importancia de este instrumento, mencionaremos algunas caractersticas del proceso administrativo:
a) El proceso administrativo est formado por un conjunto de fases o pasos de manera cclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el principio de la tarea administrativa.
b) Una de las principales observaciones es que en cualquier modelo que analicemos del proceso administrativo, las fases que invariablemente encontraremos son las de planeacin y control.
c) El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de eficiencia.
d) Estimula la innovacin y el progreso
e) Fomenta el desarrollo de una filosofa y cultura gerencial y empresarial.
ESTRATEGIAS
Determinacin del propsito y de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa, as como la adopcin de los cursos de accin y de la asignacin de recursos necesarios para su cumplimiento.
Tambin se tienen estrategias de producto, financieras, ventas, investigacin y desarrollo, expansin, diversificacin, publicitarias, etc.
Ejemplos:
Objetivos organizacionales. Son unidades sociales que buscan alcanzar objetivos especficos: su razn de ser es servir esos objetivos. Un objetivo organizacional es una situacin deseada que la organizacin desea alcanzar.es una imagen que la organizacin pretende para su futuro. Si el objetivo se alcanza l deja de ser una imagen orientadora de la organizacin y es incorporada ella como algo real y actual. Cuando un objetivo se vuelve realidad, deja de ser un objetivo deseado. En ese sentido, un objetivo nunca existe; es un estado que se busca y no uno que se posee. Las situaciones futuras, a pesar de imgenes, tienen una fuerza sociolgica e influyen en las opciones y relaciones de las personas. Muchas organizaciones poseen un rgano formal destinado a establecer los objetivos organizacionales y sus modificaciones. En otras, los objetivos son establecidos por votos de los accionistas o de los miembros de la asamblea o aun por las personas que representa a los accionistas o que pose o dirige la organizacin. La eficiencia de una organizacin se mide por el alcance de los objetivos propuestos. La competencia de la organizacin se mide por el volumen de recursos utilizados para relazar la produccin. La competencia est conectada a los objetivos de la organizacin, pero no se confunde con ellos. La competencia crece a medida que los costos (los recursos utilizados) decrecen. Las organizaciones pueden tener, simultneamente dos o ms objetivos. Los objetivos organizacionales tienen varias funciones como son: a) La presentacin de una situacin futura: indica la orientacin que la organizacin busca seguir. De esa forma establece objetivos como lneas maestras para la actividad futura de la organizacin. b) Los objetivos constituyen una fuente de legitimidad que justifica las actividades de la organizacin y en verdad hasta sus propias existencias. c) Los objetivos sirven como estndares, a travs de los cuales los miembros de una organizacin y los extraos a ellas puedan evaluar el xito de la organizacin. d) Los objetivos sirven como unidad de medida, para verificar y comparar la productividad de la organizacin. Existen dos modelos de organizacin: 1. Modelos de supervivencia: cuando la organizacin desarrolla objetivos que le permiten sencillamente existir y mantener su continuidad. 2. Modelo de eficiencia: cuando la organizacin desarrolla objetivos que le permiten no solamente existir, sino tambin funcionar dentro de los estndares de creciente excelencia y competitividad
MISIN
Razn de ser de la empresa. Que es definida como la razn de ser de las organizaciones. Esta misin es un breve enunciado que sintetiza los principales propsitos estratgicos y los valores esenciales que debern ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que deseen colaborar en el desarrollo del negocio.
Ejemplos:
Fuente: www.cemexmexico.com.mx
Fuente: www.pascualboing.com
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Objetivos
La organizacin que no tiene idea de sus alcances y limitaciones, as como de hasta dnde quiere llegar, tendr serias dificultades para lograr sus metas. Un objetivo es, entonces, un resultado final, un estado ideal que se pretende alcanzar. Terry y Franklin nos definen el objetivo como la meta que se persigue, que prescribe un mbito definido y sugiere la direccin a los esfuerzos de planeacin. Los objetivos exigen ser claros y precisos para determinar los escenarios necesarios y los esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. Los objetivos mal planteados e inapropiados, lejos de ayudar a la direccin, entorpecen la eficiencia y no permiten lograr la misin de las organizaciones. Los objetivos son como el hilo que mantiene la unidad entre todos los planes. De ah la importancia de plantear cabalmente objetivos que motiven, exhorten al triunfo y definan la misin y propsitos de una organizacin.
Tipos y clasificacin
Al analizar diferentes autores, estudiosos de la prctica administrativa, encontramos que existe una galera inmensa sobre la clasificacin de los objetivos. La institucin desarrolla sus objetivos con base en renglones estratgicos tales como su misin, proyectos y cultura propia. Analicemos algunos modelos al respecto. El libro Efectividad gerencial (Reddin, 1997) nos muestra la siguiente clasificacin de los objetivos.
Objetivos normales. Son los que se basan directamente en las reas de efectividad establecidas para la posicin. Son los ms importantes dentro de la organizacin.
Objetivos especiales. Se refieren a los estudios de factibilidad que exploran nuevas reas, la experimentacin de sistemas y procedimientos nuevos; asimismo, se relacionan con la creatividad y formas nuevas de pensamiento.
Objetivos de desarrollo. Son aquellos que tienen que ver con la formacin del gerente en sus funciones y pueden referirse a cursos, visitas a plantas, conferencias o a la lectura de libros y publicaciones.
Hicks y Gullet, en su obra Administracin, desarrollan la siguiente clasificacin de los objetivos.
Objetivos de actuacin. Son aquellos que se identifican con las tareas de las personas relacionadas con su puesto. Se subdividen a su vez en categoras de rutina, resolucin de problemas y de innovacin.
Objetivos personales. Los objetivos de desarrollo personal tienen como intencin fomentar las habilidades y conocimientos de un individuo.
La siguiente clasificacin es la ms comn, ya que son los objetivos que caracterizan a una organizacin en cualquier rengln.
Objetivos econmicos. Responden a las perspectivas de los inversionistas en cuestin de su dinero, a la vez que satisfacen las necesidades de poder econmico de sus trabajadores.
Objetivos sociales. Internamente crean un ambiente agradable de trabajo, desarrollan tica y fomento de valores individuales y organizacionales, satisfacen en todos los valores que debe contener el producto (materia prima, peso, contenido) a una sociedad cada vez ms vida de creaciones y calidad. Tambin ayudan a acabar con el desempleo, desarrollan una apropiada infraestructura de la entidad en que se trabaja, etctera.
Objetivos polticos. Crean imagen, la alimentan y venden ante sus competidores y la sociedad en general. Promueven enlaces, estrategias que ayuden al desarrollo de la industria en especfico, intercambio de informacin entre empresas, unificacin de estndares de calidad y filosofa de trabajo, etctera.
Objetivos tcnicos. Fomentan la educacin entre los trabajadores a travs de la constante capacitacin y promueven cada vez ms profesionistas en la lnea gerencial de la institucin, estimulan la creatividad y el uso de tecnologa de punta en su lnea de trabajo.
En funcin del rea que abarcan y del tiempo que se establezca pueden ser: Objetivos estratgicos o generales. Comprenden a toda la empresa y se establecen a largo plazo.
Objetivos tcticos o departamentales. Se refieren a un rea o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales y se establecen a corto y mediano plazo. Objetivos operacionales o especficos. Se definen en niveles o secciones especficas de la empresa, se refieren a actividades ms detalladas, son a corto plazo, responden en funcin a los objetivos departamentales y generales.
Medicin, jerarqua e integracin Los objetivos forman una jerarqua en el concepto de su elaboracin e implementacin en la prctica administrativa, y este concepto se puede ilustrar en forma piramidal, desde el objetivo global hasta los objetivos individuales especficos. A continuacin, retomando a Koontz y Weihrich, de su libro Administracin, una perspectiva global, consideraremos la enunciacin de los objetivos organizacionales, desde su perspectiva de jerarqua.
a) Los objetivos socioeconmicos. Es la cspide, el nivel ms alto que persigue una organizacin; el propsito socioeconmico genera no slo bienestar a sus propietarios, sino tambin a los integrantes de la misma.
b) En segunda instancia se encuentra la misin, que es definida como la razn de ser de las organizaciones. Esta misin es un breve enunciado que sintetiza los principales propsitos estratgicos y los valores esenciales que debern ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que deseen colaborar en el desarrollo del negocio.
c) En tercera instancia tenemos a los objetivos generales de la organizacin. Son aquellos objetivos integrales que se consideran a largo plazo o estratgicos, que visualizan a la organizacin como un todo. Dentro de esta clasificacin tenemos algunos objetivos planteados, tales como eficiencia organizacional, maximizacin de utilidades, liderazgo industrial, bienestar del empleado, entre otros.
d) En siguiente plano tenemos los objetivos de divisin, que son creados en un rea de trabajo definida por cierta especialidad.
e) Los objetivos de departamento. Este tipo de objetivos tiende a desarrollar metas ms especficas de trabajo y tiene mucho que ver con el aspecto operativo de la organizacin. Los jefes de departamento y los supervisores son los encargados de elaborar dichos objetivos, ya que son, en teora, los ms experimentados en las funciones y actividades de la organizacin.
f) Por ltimo, se encuentran los objetivos individuales. Son aquellos que genera el empleado en su puesto de trabajo y tienen que ver con el desempeo individual, objetivos de desarrollo personal y cumplimiento con estndares de trabajo.
Quin fija los objetivos?
Los objetivos pueden ser fijados de cuatro modos. En el primero, los objetivos son fijados por el superior para el subordinado, esto es en forma unilateral y parece ser el mtodo ms utilizado y tradicional; es como una orden ms especfica que la usual. El segundo mtodo implica que el superior fije los objetivos y los discuta con su subordinado, esto es que los objetivos se consideran por el momento como tentativas susceptibles a modificaciones y estudios. Sigue existiendo una autoridad sobre lo estudiado, el subordinado se siente presionado a compartir las ideas de su jefe y es poco probable que se logre compromiso del subordinado.
El tercer mtodo implica fijar los objetivos a travs de un binomio superior- asesores; este mtodo es muy utilizado para el establecimiento de los objetivos.
Un asesor interno o externo que se entrevista en privado y conjuntamente con el superior y subordinado e instrumenta su acuerdo sobre un conjunto de objetivos y medidas. El subordinado siente que la situacin est en dos por uno, es decir, que existen dos autoridades contra l solo. El subordinado y el superior sufren los cambios porque es necesario contar con el asesor en todo el proceso de implementacin de los objetivos, por lo tanto, el mtodo tiende a ser muy costoso, ya que un asesor externo es un especialista que no regala su tiempo ni su trabajo.
El cuarto mtodo es el de subordinado-superior. El subordinado formula y propone un conjunto de objetivos y elabora una serie de reuniones con su superior para comunicar cules son sus objetivos. Con este mtodo, ambos contribuyen en forma equilibrada a los objetivos.
IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los dems miembros de la organizacin importantes parmetros para la accin en reas como:
1. Gua para la toma de decisiones: una parte importante en la responsabilidad de los gerentes es tomar decisiones que influyen en la operacin diaria y en la existencia de la organizacin y del personal de la misma. Una vez que los gerentes formulan los objetivos organizacionales, saben en qu direccin deben apuntar. Su responsabilidad se convierte, pues, en tomar las decisiones que lleven a la empresa hacia el logro de sus objetivos.
2. Gua para la eficiencia de la organizacin: dado que la ineficiencia se convierte en un costoso desperdicio del esfuerzo humano y de los recursos, los gerentes luchan por aumentar la eficiencia de la organizacin cuando sea posible. La eficiencia se define en trminos de la calidad total del esfuerzo humano y de recursos que una empresa invierte para alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, antes de que pueda mejorar la eficiencia de una empresa, los gerentes deben lograr una clara comprensin de los objetivos organizacionales. Slo entonces los gerentes podrn utilizar los recursos limitados a su disposicin tan eficientemente como les es posible.
3. Gua para la coherencia de una organizacin: el personal de una organizacin necesita una orientacin relacionada con su trabajo. Si los objetivos de la empresa se usan como actividad productiva, la toma de decisiones de calidad y la planeacin efectiva.
Gua para la evaluacin de desempeo: el desempeo de todo el personal de una empresa debe ser evaluado para medir la productividad individual y determinar lo que se puede hacer para aumentar. Los objetivos organizacionales son los parmetros o criterios que deben utilizar como base de estas evaluaciones. Los individuos que aportan ms al cumplimiento de los objetivos organizacionales deben ser considerados como los miembros ms productivos de ella. Las recomendaciones especficas para aumentar la productividad deben incluir sugerencias sobre lo que los individuos pueden hacer para contribuir a que la empresa se dirija hacia el alcance de sus objetivos.
Estrategia A menudo las estrategias denotan, por tanto, un programa general de accin y un conato de empeos y recursos para obtener objetivos amplios. Anthony los define como el resultado de ... el proceso de decidir sobre objetivos de la organizacin, sobre los cambios de estos objetivos, sobre los recursos usados para obtener estos objetivos y polticas que deben gobernar la adquisicin, uso y organizacin de estos recursos". Y Chandler define una estrategia como "la determinacin de los propsitos fundamentales a largo plazo y los objetivos de una empresa, y la adopcin de los cursos de accin y distribucin de los recursos necesarios para llevar adelante estos propsitos." El propsito de las estrategias, entonces, es determinar y comunicar a travs de un sistema de objetivos y polticas mayores, una descripcin de lo que se desea que sea la empresa. Las estrategias muestran la direccin y el empleo general de recursos y de esfuerzos. No tratan de delinear exactamente cmo debe cumplir la empresa sus objetivos, puesto que sta es la tarea de un nmero enorme de programas de sustentacin mayores y menores. Pero son una referencia til para guiar el pensamiento y la accin de la empresa. Esta utilidad en la prctica y su importancia como gua en los planes justifican su consideracin por separado como un plan para fines analticos. Las estrategias pueden ser:
Formuladas : La fuente ms lgica de las estrategias es el nivel ms alto de la administracin, quien las formula con el propsito expreso de guiar las operaciones de sus subalternos y/o subordinados. Consultadas : En la prctica, la mayor parte de las estrategias tienen su origen en consultas que se hacen sobre casos especficos y especiales, que para su absolucin suben a lo largo de la escala jerrquica. Implcitas :Sucede a veces que las estrategias se originan en lo que es prctica usual dentro de una empresa. El personal de una empresa considerar lo que usualmente ocurre o se acostumbra dentro de ella, como poltica de la empresa. Impuestas externamente: En gran medida y en forma consciente, las estrategias se fijan externamente a la empresa, por el gobierno, los sindicatos y las asociaciones comerciales. La planeacin, para que sea sumamente prctica y eficaz, deber tomar en cuenta y adaptarse a las reacciones de las gentes a quienes afecta. Una decisin dada, que pudiera resultar ptima, ser quiz poco conveniente y por lo tanto desechada cuando las acciones de quienes se opongan a ella no sean tomadas en consideracin. Por lo tanto, es necesario establecer estrategias en la planeacin. La expresin "estrategia' se usa aqu en el sentido de un enfoque bien mediato del plan y de su aplicacin, de tal manera que se tropiece con un mnimo de dificultades por las reacciones de las personas a quienes afecta. Se podra decir, en este caso, que la "estrategia" sern los cursos de accin que se implantan despus de haber tomado en consideracin contingencias imprevisibles respecto de las cuales se dispone de informacin fragmentada, y sobre todo la conducta de los dems.
LAS 3 ESTRATEGIAS GENERICAS DE MICHAEL PORTER
Para Michael Porter, existen 3 estrategias genricas para las empresas. Son tcticas para superar el desempleo de los competidores en un sector industrial. En algunos sectores industriales se podrn obtener altos rendimientos, mientras que en otros slo rendimientos aceptables.
1 La Estrategia de Liderazgo de Costos. (1)
La estrategia de liderazgo de costos, requiere de ciertas caracteristicas:
La construccin agresiva de instalaciones capaces de producir grandes volmenes, en forma eficiente (ver grfica de economas de escala en plantas de tamao diferente).
Un vigoroso empeo en la reduccin de costos, por efecto de la curva de la experiencia (ver grfica de la curva de la experiencia).
Rgidos controles de costos y gastos indirectos.
La minimizacin de costos en Investigacin y Desarrollo, servicios, fuerza de ventas y publicidad.
El diseo de productos que faciliten la produccin (arquitectura de productos).
Una fuerte inversin inicial en equipos de tecnologa. La colocacin de precios bajos, para obtener rpidamente una alta participacin de mercados (inclusive hasta prdidas iniciales) (ver grfica de politica y estrategia de precio de penetracin).
Una alta participacin de mercados, permite economas de escala que consiguen bajar ms los costos. Los bajos costos, permiten obtener un rendimiento mayor al del sector industrial. Una posicin de bajo costo y alta participacin de merca do, proporciona elevadas utilidades para la reinversin y el mantenimiento del liderazgo en costos. Slo las empresas con una alta participacin de mercado, pueden optar por esta estrategia.
La Curva de la Experiencia: El costo unitario de un producto homogneo, medido en unidades monetarias costantes, disminutyen en un porcentaje fijo y previsible, cada vez que la produccin acumulada se duplica.
Estrategias Competitivas. Muchas ideas importantes en la planificacin estratgica han surgido del trabajo de Michael Porter de la Escuela de Negocios de Harvard. Su marco de estrategias competitivas identifica tres estrategias genricas que los gerentes pueden elegir. El xito depende de seleccionar la estrategia correcta, una que se ajuste a las fuerzas competitivas de la organizacin y de la industria en la que se encuentra. La contribucin ms importante de Porter ha sido delinear con cuidado la forma en que la gerencia puede crear y sostener una ventaja competitiva que d a la compaa una rentabilidad por arriba del promedio.
Requerimientos comunes para seguir con xito las estrategias competitivas de Michael Porter.