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i

UNI VERSI DAD TECNOLGI CA EQUI NOCCI AL


VICERRECTORADO DE POSGRADOS




PROYECTO DE FIN DE MASTER PREVIO LA OBTENCIN DEL TTULO DE
MAGISTER EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
CONTADORA PBLICA



SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA-CONTABLE DE LA UNIDAD
EDUCATIVA SAGRADO CORAZN DE JESS
BETHLEMITAS QUITO.


LIGIA JAQUELINE PORRAS TORRES


QUITO ECUADOR
2003
ii























Ligia Jaqueline Porras Torres.
EL CONTENIDO DEL
PRESENTE PROYECTO ES
RESPONSABILIDAD DE LA
AUTORA.
iii























Dr. Francisco J. Quisiguia
CERTIFICO QUE BAJO MI
DIRECCION FUE DESARROLLADA
EL PRESENTE PROYECTO EN SU
TOTALIDAD POR LA SEORA
LIGIA JAQUELINE PORRAS
TORRES.
iv
















DEDI CATORI A






JAQUELINE.
DEDICADO ESPECIALMENTE A MI
ESPOSO Y MIS HIJOS QUE
SUPIERON APOYARME Y A
TODAS AQUELLAS PERSONAS
QUE DIRECTA O
INDIRECTAMENTE
COLABORARON EN LA
CULMINACIN DE MI CARRERA.
v





A GR A D E C I MI E N T O





Al seor Doctor FRANCISCO QUISIGUIA por su acertada direccin, dedicacin y empeo
para el desarrollo del presente proyecto.



Al seor Ingeniero GALO PONCE por su incondicional apoyo.



A la UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL.



vi





HOJA DE JURADO CALIFICADOR







Calificacin 1 Calificacin 2









Director de Proyecto






vii

SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERO-CONTABLE
DE LA UNIDAD EDUCATIVA SAGRADO CORAZN DE JESS
BETHLEMITAS QUITO.


TABLA DE CONTENIDOS


CAPTULOS Pginas
Introduccin 1

CAPTULO I
1.1 ANTECEDENTES 3
1.2 PROBLEMA
1.2.1 Problema General 4
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo General 5
1.3.2 Objetivos Especficos 5
1.3.3 Objetivos Operacionales 6
1.4 IDEA A DEFENDER 6



viii
CAPTULO II

2.1. MARCO TERICO
2.1.1 EL ENTORNO DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Y DE LAS ENTIDADES
SIN FINES DE LUCRO. SUS IMPLICACIONES CONTABLES.
2.1.1.1 Caractersticas del entorno de estas entidades. Implicaciones contables. 7
2.1.1.1.1 Ausencia de nimo de lucro. 11
2.1.1.1.2 El sentido o interpretacin del resultado. 12
2.1.1.1.3 Los conceptos de economa eficiencia y eficacia como medida
del rendimiento de la actividad. 16
2.1.1.1.4 Normas generales del Control interno 17
2.1.2 NORMATIVA LEGAL
2.1.2.1 Los PCGAs para organizaciones sin nimo de lucro. 24
2.1.2.2 Normativa Tributaria para las organizaciones sin nimo de lucro. 39
2.1.2.3 Reglamentacin de la CONFEDEC para el presupuesto. 40
2.1.2.4 Ley presupuestaria. 42
2.1.3 SISTEMA DE INFORMACIN
2.1.3.1 Importancia de la Informacin. 44
2.1.3.2 Definicin de un sistema de informacin financiero-contable. 45
2.1.3.3 Caractersticas de un sistema de informacin financiero-contable. 45
2.1.3.4 Estructura de un sistema de informacin financiero- contable. 46



ix
2.2 MARCO REFERENCIAL.
2.2.1 La Institucin. 48
2.2.2 La Organizacin administrativa actual. 50
2.2.3 Los Mercados. 51

CAPTULO III

3 DIAGNSTICO
3.1.1 El entorno. 52
3.1.2 La Demanda. 55
3.1.3 La Oferta. 56
3.2 MISIN Y VISIN
3.3 ANLISIS FODA. 58
3.4 EVALUACIN CONTABLE. 66
3.4.1 Situacin actual de los principales procesos. 66
3.5 EVALUACIN ADMINISTRATIVA 68
3.5.1 Asignacin de funciones en la situacin actual. 68

CAPTULO IV
4 REORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
4.1 Organigrama estructural administrativo. 70
4.2 Reasignacin de funciones. 71
4.3 Polticas y procedimientos. 75
4.3.1 rea Caja y Bancos. 83
x
4.3.2 rea Crdito y Cobranzas. 92
4.4 REORGANIZACIN CONTABLE.
4.4.1 El Plan Contable. 97
4.4.2 Sistematizacin de comprobantes, reportes e informacin contable. 108
4.4.2.1 Caractersticas y requisitos de un adecuado proceso de registro. 108
4.4.2.2 Requerimientos de informacin en comprobantes y reportes contables. 109
4.5 COMPLEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL
4.5.1 El presupuesto general de Operaciones. 123
4.5.2 Ingresos. 126
4.5.3 Gastos. 131
4.5.4 Flujo de Efectivo. 139
4.5.5 Estados financieros pro forma. 141

CAPTULO V
Conclusiones y recomendaciones. 151

BIBLIOGRAFA 155
ANEXOS
ESTADSTICAS Y CENSOS DIRECCIN PROVINCIAL DE PICHINCHA
- TARJETA EJECUTIVA
- PLANTELES PROFESORESY ALUMNOS POR NIVEL, SOSTENIMIENTO Y SEXO.
- PLANTELES POR ATRIBUTO
ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO EN EL ECUADOR
APNDICE
GLOSARIO
xi



L I S T A D E C U A D R O S

CUADROS Pginas



CUADRO No.1 ANLISIS FODA DE LA INSTITUCIN 58
CUADRO No.2 REPORTE DE ANLISIS DE ANTIGEDAD DE PENSIONES 96
CUADRO No.3 RUTINAS DE TRANSACCIONES PARA LA DEPRECIACIN 113
CUADRO No.4 RUTINAS DE TRANSACCIONES PARA LA ADQUISICIN 114
DE ACTIVOS FIJOS
CUADRO No.5 RUTINAS DE TRANSACCIONES PARA LA RECAUDACIN 115
DE PENSIONES EN EFECTIVO
CUADRO No.6 LISTADO DE RETENCIONES 117
CUADRO No.7 REPORTE ROL DE PAGOS 120
CUADRO No.8 REPORTE CONCILIACIN BANCARIA 122
CUADRO No.455(1) FLUJO DE EFECTIVO PROYECTADO 140
CUADRO No.455(2) BALANCEN GENERAL PROYECTADO 143
CUADRO No.455(3) ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO 144
CUADRO No.455(4) ANLISIS FINANCIERO VERTICAL 146
CUADRO No.455(5) ANLISIS FINANCIERO HORIZONTAL 147
CUADRO No.455(6) NDICES FINANCIEROS PROYECTADOS 150

xii




L I S T A D E D I A G R A M A S



DIAGRAMAS Pginas


DIAGRAMA No. 1 PROCESO DE CONTROL DE PENSIONES 79
DIAGRAMA No. 2 CONTROL INTERNO DE CAJA BANCOS 85













xiii





L I S T A D E G R F I C O S



GRFICOS Pginas

GRFICO No. 1 COMPROBANTES ALIMENTADORES DE TRANSACCIONES 113
GRFICO No. 2 PROPUESTA SUBSISTEMA TRANSACCIONAL RETENCIONES 116
GRFICO No. 3 PROPUESTA SUBSISTEMA TRANSACCIONAL NMINA 119
GRFICO No. 4 PROPUESTA SUBSISTEMA TRANSACCIONAL DE BANCOS 121










xiv


RE S UME N E J E CUT I VO

En el capitulo I se realiza el anlisis de la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess
Quito, escogida como base para el desarrollo del presente proyecto, y trata el problema
principal que presenta la institucin; se formula los objetivos generales, especficos y
operacionales que se esperan alcanzar con la implantacin del sistema financiero-contable, las
cuales impulsarn a mejorar la eficiencia administrativa financiera de la institucin. Al final
de este captulo se presenta la idea a defender para la implantacin de este sistema.
En el captulo II se expone el marco terico de temas que son necesarios conocer para el
argumento cientfico, bajo los cuales se sustenta esta propuesta. Se hace referencia a la
informacin esencial para el estudio de un sistema de informacin financiero-contable para
las instituciones educativas, las caractersticas del entorno de las entidades sin fines de lucro
y sus implicaciones contables, administrativas financieras.
En el captulo III se presenta el diagnstico de la Institucin en mencin, el anlisis FODA y
un estudio estructural y funcional de cada una de las reas del nivel administrativo.
El captulo IV desarrolla especficamente la propuesta planteada, en la cual se detalla la
estructura administrativa, el control interno, procedimiento contable, reasignacin de
funciones y responsabilidades del departamento de colectura, reorganizacin contable y
finalmente el presupuesto como complemento del sistema.
En el captulo V se encuentran las conclusiones a que se llegan con la elaboracin de la
presente tesis y las recomendaciones que se emiten a los lectores del mismo.

xv



I NTRODUCCI N

La Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess Quito es la institucin seleccionada para
realizar una investigacin de fondo que permita disear un sistema de informacin contable y
financiera adaptable a las instituciones privadas de carcter educativo y sea el fundamento de
un sostenido desarrollo con adecuadas toma de decisiones sobre la base de una informacin
contable y financiera slida, gil, oportuna y adecuada.
Las instituciones educativas de carcter privado nacen con importantes potencialidades
educativas; sin embargo, los procesos administrativos y los financieros se van adaptando de
acuerdo a circunstancias estrictamente coyunturales.
Cuando la poblacin educativa crece, las carencias de procesos administrativos y la falta de
informacin financiera se evidencian a niveles de verdaderos problemas que se caotizan con
facilidad.
Esto origina inadecuadas tomas de decisiones. El descontrol se soluciona con incrementos de
pensiones y el riesgo de desercin se hace mayor.
En realidad es un problema de crecimiento que debe ser solucionado desde una perspectiva de
simplificidad administrativa, objetividad en el manejo de la informacin financiera y en un
entrenamiento bsico de interpretacin de datos contables y financieros para tomar decisiones
que garanticen un sostenido crecimiento.
2
Este proyecto esta dirigido para aquellos profesionales y voluntarios que trabajan o pretenden
trabajar en instituciones educativas particulares catlicas sin fines de lucro, organismos
conceptualizados tambin como Entidades del Tercer Sector, ya que las personas que
operan en este medio en muchos casos son miembros dedicados o comprometidos con los
fines de la entidad. Estas circunstancias hacen que una buena parte de los Directivos o del
personal de mandos medios de estas instituciones no posean la formacin especfica en el rea
contable financiera, necesaria para el desempeo de su puesto de trabajo.
Una de las ventajas al implementar un sistema de informacin financiero contable en la
Institucin elegida de investigacin, consiste en la posibilidad de ofertar una propuesta
formativa flexible en el rea administrativa financiera que permita contribuir en el progreso de
los compromisos importantes que tiene la contabilidad en las decisiones econmicas de la
institucin, siendo a la vez el punto de partida para el perfeccionamiento de controles y
procedimientos contables y administrativos, en las necesidades de futuros contadores y
administradores.








3


CAPTULO I

1. ANTECEDENTES

La institucin educativa Sagrado Corazn de Jess dirigida por la comunidad de las
Hermanas Betlehemitas, se esfuerza por dar una visin cristiana del hombre, del mundo y de
la historia; y propone afianzarse en el proceso de cambio y transformacin de la sociedad.
Tomando siempre como prioridad una ptima calidad de educacin, la institucin se vincula y
se gua por el Proyecto Educativo Institucional (P.E.I) esta consigna toda la filosofa
Educativa Betlehemita y la estructura institucional; rigindose por las disposiciones
reglamentarias vigentes del Ministerio de Educacin y Cultura.

Por otro lado debido al limitado recurso econmico con el que se amparaban, han aplicado el
mtodo ms tradicional de llevar la contabilidad como es a travs de libros contables
manuales.

En los ltimos tiempos deciden ser gestores de la transformacin y buscan involucrarse en el
avance tecnolgico. Promueven la contabilidad y se proponen disear un sistema de
informacin financiero-contable como la inversin ms reveladora para el cambio, orientado
desde la planeacin estratgica financiera para proporcionar en cualquier momento, un detalle
ordenado y sistemtico sobre los hechos econmicos de la institucin.
4



2. PROBLEMA

PROBLEMA GENERAL

La unidad educativa es una institucin particular catlica sin fines de lucro, que ha
progresado en estos cincuenta aos de funcionamiento; se rige por las disposiciones
reglamentarias vigentes del Ministerio de Educacin y Cultura, de la CONFEDEC, por la
Doctrina de la Iglesia Catlica y bajo las directrices de la Conferencia Episcopal Ecuatoriana.
La institucin desde sus orgenes no se adapt a los cambios tecnolgicos y vivi una
postergada transicin en los procesos contables; quedaron rezagadas y desactualizados
funciones de capital importancia como son las que corresponden al Departamento de
Colectura, como se puede mencionar:

1. No se encuentran correctamente distribuidas las funciones, actividades y responsabilidades
del personal administrativo y contable que trabaja en la Institucin.

2. No hay la costumbre de presupuestar las operaciones de la Unidad Educativa y no se
conocen con certeza sus resultados. Cuando se dispone de estos, no hay una base de
comparacin como para establecer eficiencias o ineficiencias de gestin.


5

3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL.

Disear un sistema de informacin financiero-contable efectiva, eficiente y econmica que
permita a las autoridades utilizar sus principales herramientas para toma de decisiones y que
proporcione los datos necesarios a los administradores para analizar la situacin actual,
identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubriendo patrones y tendencias,
formulando objetivos apropiados para el futuro.

La informacin financiero contable a disear permitir tomar decisiones inteligentes a travs
del aprovechamiento de los recursos humanos, financieros y materiales con que cuenta la
Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess Betlehemitas- Quito.


3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Efectuar un diagnstico de la situacin actual y de las necesidades en la colectura de
la Unidad Educativa.
2. Proponer un sistema de control para el manejo eficiente del efectivo y cheques.
3. Crear polticas y procedimientos generales de uso de recursos.
4. Disear e implementar el sistema de control interno en el proceso de cobro pensiones.
5. Proponer el presupuesto como un sistema de control y ejecucin.


6

3.3 OBJETIVOS OPERACIONALES
1.a Aplicacin del anlisis FODA para el cumplimiento del diagnstico de la situacin
actual y de la necesidades a la colectura de la Unidad Educativa.
2.a. Elaboracin del procedimiento para el manejo, custodia y disposicin del efectivo y
cheques.
2. b. Elaboracin del procedimiento para el manejo de caja chica y fondo rotativo.
2. c. Elaboracin de polticas y procedimientos para el rea de caja y bancos.
3. a. Elaboracin del procedimiento para el manejo adecuado de la recaudacin de efectivo.
3. b. Elaboracin de polticas y procedimientos para el rea de crdito y cobranzas.
4. a. Diseo del control interno contable.
4. b. Diseo del control interno administrativo.
5. Elaboracin del presupuesto anual de ingresos y gastos.

6 . I DEA A DEFENDER

Si se implementa el sistema de informacin financiero-contable, este contribuir en forma
importante a redisear y reestructurar los procesos de planeacin y control administrativa
contable de la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess Betlehemitas Quito.





7
CAPTULO II
2.1. MARCO TERICO
2.1.1 EL ENTORNO DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Y DE LAS ENTIDADES
SIN FINES DE LUCRO. SUS IMPLICACIONES CONTABLES.

2.1.1.1 Caractersticas del entorno de estas entidades. Implicaciones contables.
Entorno de Organizaciones sin fines de Lucro
Hace cuarenta aos nadie hablaba de organizaciones sin fines de lucro, ni de un sector sin
fines de lucro. Su naturaleza hoy en da los identifica porque hacen algo muy diferente de las
funciones que cumplen las empresas comerciales o el gobierno. Una empresa comercial ha
cumplido su tarea cuando el cliente compra el producto, lo paga y queda satisfecho con l. Un
gobierno cumple su funcin cuando sus polticas son eficaces y efectivas. Entendindose como
Eficacia la relacin que existe entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas
programado; y como Eficiencia la relacin de los recursos programados con los realmente
utilizados para el cumplimiento de las actividades.
La institucin sin fines de lucro no provee bienes o servicios ni controla sus operaciones para
incrementar sus ganancias. Su producto final no es un par de zapatos, ni una reglamentacin
efectiva, sino en la mayor parte de casos un ser humano cambiado. Estas organizaciones son
agentes del cambio humano. Su producto es un paciente curado, un nio que aprende, un
muchacho o muchacha transformado en un adulto que se respeta a s mismo y que por tanto
tendr una rplica de impacto en la sociedad.
8
Podra conceptualizarse a este tipo de organizaciones como Organizaciones No Gubernamentales
o como Entidades del Tercer Sector. Debemos tener en cuenta que las Organizaciones No
Gubernamentales no pueden satisfacer las grandes necesidades, carencias y demandas que por su
naturaleza corresponde al Estado atender, va recaudacin de impuestos. Tampoco puede crear
los empleos, tecnologas y riquezas que generan las empresas. Estas organizaciones surgen y
operan nuevos modelos sociales bajo trminos a veces confusos y con escasa legislacin.
!

Las ONGs o Entidades del Tercer Sector son aquellas organizaciones consideradas como
instituciones sin fines de lucro, organismos formados en el entorno del inters general o
bienestar comn, fundamentalmente reconocidas como el sector que tiene fines sociales, vnculo
benfico que se coloca por sobre la maximizacin de la rentabilidad. Su estructuracin parte de
la separacin pblico- privado que nos remite a aquella originalmente sealada entre estado y
sociedad. Su caracterizacin como tercer sector, refiere a su ubicacin: la construccin de un
nuevo mbito que ocupara un espacio incierto entre lo que tradicionalmente se habra
considerado el mbito pblico (estado) y aquello propio del mbito privado (mercado).
Las ONGs gozan de una muy buena imagen y la poblacin atribuye gran importancia a su labor.
Sus caractersticas fundamentales, en opinin de la gente, son el trabajo desinteresado,
voluntario y los fines sociales. Lo negativo de las ONGs es la falta de difusin y rendicin
pblica sobre el destino final del dinero recaudado, excepto lo aplicado especficamente a
realizaciones puntuales y que su labor puede llevar a que el Estado se despreocupe de problemas
sociales que debera solucionar. En la sociedad se encuentra la materia prima de estas

!
Para un estudio ms detallado sobre este tema, vase Trabajo de investigacin acerca del rol
de las Organizaciones sin Fines de Lucro (Carbone Valeria,Moscatelli Alejandra,
Franceschini Virginia, Varaldo Andrea) pg.2.
http://www.ucu.edu.ar/investigacion.htm

9
organizaciones que no es otra cosa que los Recursos Humanos que son los actores principales
para la prestacin de estos tipos de servicios ya sea en forma directa, trabajando en la
organizacin o a travs de aportes a la misma.
En cuanto al Estado, por definicin, ambos sectores se manejan en forma independiente uno de
otro no obstante existen fuertes lazos de relacin entre ellos, en algunos casos se consigue apoyo
para el desarrollo o directamente subsidios para su financiacin y funcionamiento, el Estado es
tambin el que de alguna forma regula y da el marco legal para estas entidades.
!

Caractersticas de las Instituciones sin Fines de Lucro
o Son instituciones formales con personera jurdica propia.
o Atienden necesidades sociales, trabajando por el bien comn.
o Son organizaciones pblicas y privadas, institucionalmente separadas del
Estado.
o No pertenecen al aparato gubernamental ni al Empresario.
o Son instituciones no lucrativas; no distribuyen supervit entre sus miembros.
o Pueden acumular beneficios pero no distribuirlos entre sus asociados sino
utilizarlos en actividades que sirvan para cumplir con la misin de la
organizacin (reinversin).
o Se administran por s mismas; no reciben mandato de entidades externas,
poseen sus propios mecanismos de auto-gestin.
Propician el trabajo voluntario y la solidaridad comunitaria.

!
Para un estudio ms detallado sobre este tema, vase Trabajo de investigacin acerca del rol
de las Organizaciones sin Fines de Lucro (Carbone Valeria,Moscatelli Alejandra,
Franceschini Virginia, Varaldo Andrea) pg.2
http://www.ucu.edu.ar/investigacion.htm

10
o En la mayora de los casos presentan dbil nivel de profesionalizacin en la
gestin administrativa
1
.

PARTICULARIDADES DE LAS ENTIDADES NO LUCRATIVAS QUE AFECTAN A
SU CONTABILIDAD

Su capital no es propiedad de agentes interesados en su rentabilidad econmica. La
proteccin de la inversin burstil no es un objetivo que deba estar presente en la
contabilidad de estas entidades.
Su capital deja de pertenecer al patrimonio del fundador y posteriores donantes para
personificarse en otro autnomo, afecto a la realizacin de un fin, y tutelado por los
poderes pblicos. La obtencin de informacin sobre el grado de cumplimiento de
tales fines y el mantenimiento de la integridad del patrimonio es objetivo prioritario a
satisfacer por sus estados contables.
Se trata de entidades mixtas donde se mezclan elementos de Derecho Pblico
administrativo con los de Derecho Privado. Su sistema contable debera permitir
uniformar y facilitar los controles financieros a realizar desde los mbitos pblico y
privado.
Su misin bsica consiste en la conversin de recursos en servicios sociales. La
comprobacin peridica del grado de cumplimiento de los objetivos operacionales es
un requisito que debe estar presente en su sistema contable.
Junto con las actividades de inters general, estas entidades tambin suelen realizar
algn tipo de actividad mercantil de carcter instrumental como fuente accesoria de

1
http://www.ucu.edu.ar/investigacion.htm

11
recursos a destinar a la prestacin de servicios sociales. Una adecuada separacin de
partidas contables afectas a unas y otras actividades, debera estar presente en su
sistema de informacin contable.
Dada la ausencia de nimo de lucro, y la naturaleza de sus actividades, el dato de
beneficio neto no es un buen indicador de los logros de la entidad. Los informes
contables deberan incidir en la posicin financiera real de la entidad ms que en su
resultado econmico.
Los agentes econmicos que aportan los recursos de la entidad, son normalmente
distintos de los beneficiarios de los servicios prestados por sta, por lo que los
primeros no condicionan su ayuda basndose en la satisfaccin experimentada en el
disfrute de tales servicios, sino en otro tipo de percepciones que les aporten una
medida sobre la calidad y oportunidad de las actividades de la entidad. El acceso a este
tipo de percepciones debera formar parte de los objetivos de informacin presentes en
sistema de informacin contable de estas entidades.
2


2.1.1.1.1 Ausencia de nimo de lucro.
Las entidades sin nimo de lucro son personas jurdicas, capaces de ejercer derechos y
contraer obligaciones y de ser representadas judicial y extrajudicialmente, con sujecin a las
disposiciones legales y a sus propios estatutos. Nacen por voluntad de los asociados en virtud
del derecho constitucional de asociacin, o por la libertad de disposicin de los bienes de los
particulares, para la realizacin de fines altruistas o de beneficio comunitario; de lo que se

2
Belda Carmen Fullana, Contabilidad Financiera de Entidades no lucrativas.
ww.ciberconta.unizar.es Pg1.
12
deduce que no contemplan dentro de su objeto principal el desarrollo de actividades
mercantiles
3

De acuerdo con el Cdigo de Comercio, son comerciantes las personas que profesionalmente
se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.
" La doctrina comercial ha precisado que el nimo de lucro es un elemento necesario de la
calidad de comerciante, es decir, la intencin expresa de obtener un provecho econmico y
apropiarse de l en forma privada.
4

La ausencia de lucro es una de las caractersticas fundamentales de las entidades sin nimo de
lucro, entre ellas las instituciones educativas, lo cual significa que en estas entidades no existe
el reparto de utilidades generadas en el desarrollo de sus fines, ni es viable el reembolso de los
bienes o dineros aportados a la entidad. De modo que las instituciones educativas as ejerzan
ocasionalmente actividades comerciales para lograr su objeto principal, no pueden ser
comerciantes.
Ausencia de nimo de lucro: Cualquiera que sea la finalidad los resultados tienen como
propsito la distribucin de ingresos y riqueza nacional
5


2.1.1.1.2 El sentido o interpretacin del resultado.

Las entidades sin fines de lucro, en atencin a varias circunstancias pueden adoptar diversas
formas jurdicas, por ejemplo, fundaciones, asociaciones, corporaciones de derecho pblico,

3
Csar Torrente B. y Luis Eduardo B, "Las Entidades sin nimo de Lucro", publicada por la
Cmara de Comercio Bogot. www.portafolio.com.co
4
Art.10 Cdigo de Comercio-Bogot.
5
http://www.businesscol.com/resources/glcontab.htm

13
federaciones deportivas, instituciones educativas, etc. y prcticamente en casi ningn caso la
de sociedad mercantil, en consecuencia, su rgimen legal se encuentra disperso en diferentes
legislaciones que regulan las mismas.
Como puede deducirse de su propia denominacin, la caracterstica ms importante de estas
entidades es precisamente su ausencia de nimo de lucro, por lo tanto, la finalidad
primordial de su contabilidad no ser la de registrar correctamente los resultados econmicos
obtenidos con su actividad beneficio prdidas en su aceptacin ms tradicional-, tal como
sucede con las empresas lucrativas, sino la de recoger y explicar las variaciones que sufra su
patrimonio como garanta para su estabilidad, los compromisos asumidos y la cobertura
estimada para su cumplimiento y fundamentalmente, los logros propuesta alcanzados y el
grado de realizacin en el ejercicio de las actividades sociales emprendidas.
Es decir, que en las entidades sin fines lucrativos el beneficio econmico no puede
considerarse el mejor indicador de su eficacia (al menos en los mismos trminos en que se
configura empresarialmente) puesto que en ningn caso es un objetivo a perseguir por la
entidad, por lo que su identificacin contable pasa a un plano diferente con su significado
distinto. As por ejemplo, dado que los beneficios si llegaran a producirse no seran
distribuibles, no existir riesgo de descapitalizacin por esta causa, por lo que hay que
conceptuarlo con un sentido distinto del que tiene en las empresas.
Tambin se debe tener en cuenta que algunas de estas entidades realizan movimientos
lucrativos (con un margen mnimo para cubrir su costo fijo de operacin), que junto con las
actividades no lucrativas propias de su objeto social, sirven en la mayora de los casos para
financiar las actividades sociales propias. Esto obliga a contemplar la coexistencia de ambas
actividades, teniendo cada una de ellas unos objetivos diferenciados, lo que obliga a que la
contabilidad d cumplida informacin de ambas.
14

La primera- la que servir para registrar las actividades lucrativas- estar orientada con los
mismos principios, criterios y normas de la contabilidad de empresas lucrativas, y la segunda-
la propia de las actividades sin nimo de lucro-, por principios, criterios y normas especficos,
los cuales debern ser una adaptacin a las operaciones peculiares de estas entidades, de los
principios, criterios y normas contables de carcter general.

Cuentas anuales y otros estados financieros

Aunque formalmente la presentacin de cuentas en las entidades sin fines lucrativos es
similar a la de cualquier otro tipo de entidad, su adecuada interpretacin exige replantear la
utilidad de ciertos formatos habituales, as como la introduccin de otro tipo de informacin
complementaria que pueda ser til a la hora de enjuiciar adecuadamente las actividades que
realizan.
Estas entidades no persiguen el lucro en sus operaciones, por lo que, al contrario de lo que
sucede con las empresas lucrativas, la obtencin de un beneficio econmico no constituye el
fin ltimo de su funcionamiento. En virtud de este antecedente, la formulacin dentro de sus
cuentas anuales de una cuenta de prdidas y ganancias de corte tradicional, tiene poco sentido
al tiempo que reporta poca utilidad para medir la actuacin general de la entidad a la que
corresponda. Bajo este aspecto, se entiende que el resultado econmico derivado de las
actividades lucrativas que pueda desarrollar la entidad, debe calcularse y presentarse de
forma similar a como lo hace cualquier empresa.
El resultado no lucrativo as como el resultado econmico obtenido por las actividades
lucrativas, deber reflejarse con los criterios propios de la actividad no lucrativa, de forma
15
que se pudiera identificar claramente los gastos de una entidad y los ingresos necesarios para
llevarla a cabo. La forma de conseguir lo indicado anteriormente podra obtenerse
diferenciando ambas actividades claramente en el documento que recoja el resultado total de
la entidad, o bien desglosando esta informacin en las notas de la memoria de las cuentas
anuales.
En lo que respecta a la memoria anual, su contenido debera incluir informaciones especficas
que contribuyan al mejor conocimiento de la actividad desarrollada por estas entidades,
separadamente los logros o metas conseguidos en el ejercicio, grado de realizacin de las
actividades emprendidas, etc. Otros aspectos que tambin deberan figurar son los que se
refieren al estado de flujo de caja y a informacin presupuestaria.
Finalmente las entidades no lucrativas deberan proporcionar informacin suficiente sobre el
desarrollo de sus actividades, de forma que sirviera a los usuarios de los estados financieros
para juzgar con el mayor conocimiento de causa su actuacin en el transcurso del ejercicio
cubierto por las cuentas presentadas. Es decir en este documento se debera dar a conocer el
grado de realizacin de las actividades de las entidades sin nimo de lucro, junto con una serie
de indicadores de gestin que facilitarn el mejor entendimiento de los documentos
formulados.







16
2.1.1.1.3 Los conceptos de economa eficiencia y eficacia como medida del rendimiento
de la actividad.
La Economa Social del Tercer Sector.
El modelo tradicional de economa mixta era hasta hace unos aos el que intentaba resolver
los principales problemas de la sociedad de la poca. Pero nos encontramos en un nuevo
contexto social en donde surgen multitud de iniciativas de organizacin econmica, situadas
entre el sector pblico y el privado y que nacen para dar una solucin satisfactoria a las
necesidades y problemas de colectivos sociales diversos y sobre todo a quienes este sistema
ha situado en condiciones de dificultad o exclusin. Es el modelo que conocemos como
Tercer Sector.
La exclusin, en los ltimos aos, se ha convertido en la nueva cuestin social. Esta nueva
cuestin social supone plantearse respuestas tiles y eficaces a los problemas de desempleo y
de exclusin social, lo que implica buscar nuevas relaciones con el Estado, con el derecho,
con el trabajo. Nos encontramos con problemas sociales de una gran complejidad, por lo que
necesitamos, ms que un sistema compacto (slo mercado o slo Estado), formas de
organizacin flexibles, donde se dirijan todos los sectores hacia un mismo fin, aunque esto
suponga reconocer importantes tensiones que tengan en cuenta el inters general. Cada sector
aportar sus competencias especficas y sus capacidades, a ser posible de una manera
interrelacionada, para poder abordar la complejidad de las necesidades sociales.
En relacin con este tema surgen algunas intervenciones que llaman la atencin sobre la
obligacin o no por parte del Estado de atender los problemas de exclusin social. Es curioso
cmo actualmente el propio Estado fomenta y respalda el voluntariado. Por ejemplo, hoy en
17
da los derechos econmicos de la exclusin social no estn reconocidos oficialmente. Nos
enfrentamos as a una nueva cuestin social.
6


Eficiencia y Eficacia en los Organismos no lucrativos
Estos dos trminos implican perspectivas complementarias a la hora de acercarse y estudiar
las organizaciones econmicas. Saber si los objetivos perseguidos se cumplen y adems si
estos se consiguen con la mejor asignacin de los recursos. Para completar estos dos aspectos
hay que preocuparse por la eficiencia social y la eficacia social. En la evaluacin de la
eficiencia y la eficacia hay una complejidad enorme a la hora de utilizar los mtodos
adecuados y la correcta definicin de los indicadores. Al aadir el trmino social se introduce
un enfoque mucho ms interesante definidos stos por oposicin a los propsitos orientados
por el beneficio econmico particular. No es suficiente ser eficiente y por tanto, asignar
correctamente los recursos y utilizar los de menor coste, sino que las decisiones deben de
estar impregnadas por una rentabilidad social en estas organizaciones. Asimismo, la eficiencia
social nos sita en un plano en el cual los objetivos que se pretenden alcanzar tengan, a su
vez, una relevancia socialmente deseable.
7


2.1.1.1.4 Normas generales del control interno.
Control Interno
El control interno de un organismo comprende el plan de organizacin y el conjunto de
medios adaptados para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
informacin financiera, tcnica y administrativa, promover la eficacia en las operaciones,

6
Economa Social (tercera sesin) web.forodigital.es
7
www.unizar.es/geses
18
estimular el cumplimiento de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos programados.
8

El control interno es una herramienta de gestin de una organizacin, que implica aplicar
polticas y procedimientos de desempeo de todo el personal de la institucin, para una
posterior evaluacin de objetivos, determinar si estos han sido efectuados con eficiencia,
eficacia y corregir procesos insuficientes.


Los Controles Internos en las ONGs.
Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben ser establecidos en forma
clara y precisa para evitar errores en su interpretacin y aplicacin. En algunas ONGs, los
procedimientos internos y sus reglamentos permiten ejercer un mejor control sobre los
recursos institucionales promoviendo la eficiencia de las operaciones y asegurando el
cumplimiento de las polticas administrativas.
El enfoque ms utilizados para aplicar el control interno en las ONGs, tienen que ver con los
movimientos de:
Caja y Bancos,
Fondos de Caja Chica,
Anticipos a Proveedores, y
Compras y Adquisiciones.




8
LOAFYC Captulo 3 Sistemas de Control pg..267
19
Procesos
Los procesos son un conjunto de actividades administrativas, pasos que ayudan a identificar y
entender el control de la direccin, aplicado a casos especficos.
Los procesos son una manera definida de efectuar una actividad, por tal motivo deber
proporcionar informacin clara, concisa y completa, expresada en forma sencilla aunque no
pobre ni montona sobre qu cosa hacer, cmo hacerla, cundo hacerla, cunto hacer, dnde
hacerla y quin har o se responsabilizar del hecho.

Los procesos y registros contables para ONGs.
Los procesos contables:
La base principal para toda buena organizacin es el establecimiento de procedimientos y
mtodos sencillos de realizar; la informacin oportuna y los controles internos han sido
siempre los objetivos fundamentales de la contabilidad.
Las informaciones requeridas por el Director Ejecutivo y por el personal responsable de la
ONGs para la toma de las decisiones en los distintos proyectos, gira principalmente alrededor
de la contabilidad, ya que necesitan todo tipo de informacin (contable estadsticas, extra
contable, histrica, prospectiva, continua, peridica y accidental), y los procedimientos
adoptados para establecer el flujo de datos los mismos que deben ser a travs de los canales
de informacin apropiada los cuales son:
Documentos,
Informes especiales y,
Los estados financieros (balances generales, estados de resultados, etc)
9


9
Granizo Bahamonde Guido, Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no
gubernamentales de desarrollo. Gestiopolis.com

20
Registro contable
Como en toda empresa el trmino registro contable tambin es aplicado para las instituciones
sin fines de lucro, definindose como anotar en los libros de entrada original, los hechos
econmicos que se presentan en la gestin de la organizacin, para la consecucin y entrega
de informacin financiera veraz y oportuna para la toma de decisiones.

Los registros contables:
Las funciones de la Contabilidad son:
a.- Analizar y clasificar
b.- Registrar
c.- Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades medir los efectos
producidos en los proyectos de cada ONG.
Los registros contables recomendados, para detallar las operaciones que diariamente realizan
las ONGs son:
Registro De Caja
Registro De Bancos
Registro De Diario (Libro Diario)
Registro De Control Presupuestario
Algunos resmenes de los registros contables pueden hacerse con cierta frecuencia y otros a
grandes intervalos. Por ejemplo, es conveniente conocer a diario el resumen de las
operaciones que realiza Caja, mientras que el resumen que se refiere a los activos fijos pueden
hacerse trimestralmente o semestralmente como una manera de control patrimonial.
Las actividades de una ONG las podemos representar de la siguiente manera:

21
Operaciones Diarias:
Registro del movimiento diario a travs de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y Diario.
Control de las Partidas Presupuestarias.
Control del movimiento de Caja y Bancos, arqueo y determinacin de saldos.

Informes mensuales:
Balance General Consolidado
Informes por partidas y subpartidas presupuestarias por proyectos o programas.
Detalle de pagos realizados
Liquidacin de fondos disponibles por proyectos o programas
Conciliaciones bancarias


Informes anuales requeridos:
Balance General consolidado
Informes Externos de la ONG
Informes Internos de la ONG
10


ADAPTACIN DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD

Las limitaciones presupuestarias del gobierno, han dado lugar a una creciente proliferacin
de entidades sin fines lucrativos, tanto en nuestro pas como en los dems de la comunidad
internacional, con el objetivo de poder atender aquellas actividades de inters general, de

10
Granizo Bahamonde Guido, Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no
gubernamentales de desarrollo. Gestiopolis.com

22
carcter asistencial, educativo, cultural o cientfico, que los poderes pblicos no pueden ya
satisfacer.
El elevado nmero de instituciones no lucrativas
&
, la trascendencia de sus actividades, su
creciente peso en el conjunto de la economa y la escasa regulacin que exista en nuestro pas
sobre la informacin econmico-patrimonial que deben proporcionar, la adaptacin del Plan
General de Contabilidad (PGC) a estas entidades resulta necesaria e improrrogable.
La base sobre la que debe descansar la normativa contable relativa a las entidades sin fines de
lucro es el Plan General de Contabilidad. Viene adems a llenar un vaco, pues en nuestro
pas si dejamos al margen la contabilidad pblica y las adaptaciones del Plan General de
Contabilidad a las federaciones y asociaciones deportivas no existan apenas precedentes de
normas contables para el sector no lucrativo.
Ver anexo.
Caractersticas ms relevantes de las Normas de Adaptacin del PGC a las entidades sin
fines lucrativos.

Al ser estas normas una extensin del Plan General de Contabilidad al sector privado no
lucrativo, el objetivo que persiguen es lograr una informacin econmica destinada a terceros
(deudores y acreedores de todo tipo, entidades financieras, organismos pblicos, fundadores,
beneficiarios, auditores, empleados, organismos de inspeccin, etc.) Hasta su publicacin, no
resulta aventurado afirmar que la informacin haba estado sesgada hacia las necesidades de
los correspondientes rganos de supervisin y control, interesados sobre todo en la
informacin presupuestaria, y a quienes las propias entidades tendan a considerar como los
usuarios fundamentales y probablemente nicos de la misma. Con las nuevas normas de
adaptacin, resulta evidente que la trascendencia externa de la informacin suministrada por
23
estas entidades se ver potenciada al contar con un marco uniforme para la presentacin de la
misma.

En cuanto a su mbito de aplicacin, abarca a todo tipo de entidad sin fines de lucro, aunque
solo resulta obligatoria para determinadas fundaciones y asociaciones. Ahora bien, dichas
entidades presentan, desde la ptica contable, una importante complejidad derivada de su
posible multi actividad.
Adems de sus actividades propias pueden desarrollar simultneamente otras de carcter
mercantil o industrial, lo que implica que, su contabilidad debe ajustarse a lo previsto con
carcter general en las normas.

Esta posible complejidad aadida ha sido, perfectamente abordada en la adaptacin, que
permite presentar adecuadamente tanto la informacin relacionada con los fines propios,
como con las actividades tpicamente mercantiles dentro de un mismo marco informativo.
Esto ha sido posible gracias a unas lneas de actuacin fundamentales que pueden resumirse
como:
1) La aplicacin de unos principios contables que son coincidentes con los del Plan
General de Contabilidad, a pesar de las peculiaridades que presentan las entidades de este
tipo. es prcticamente unnime la postura, a nivel nacional e internacional, que considera
aplicables los mismos principios contables a cualquier entidad, sea lucrativa o no.
2) La inclusin en el cuadro de cuentas tanto de los subgrupos y cuentas necesarias para
registrar los hechos derivados de las transacciones mercantiles, como aqullos especficos
precisos para el registro de las actividades propias.
24
3) El tratamiento diferenciado dentro de las normas de valoracin de los gastos e ingresos
vinculados a la actividad propia respecto de los realizados en la actividad mercantil. Mencin
especial merece el tratamiento de las subvenciones, donaciones y legados.
4) El desarrollo de unos modelos de cuentas anuales que hacen posible reflejar todas las
operaciones que pueden realizar las entidades sin fines de lucro, aunque permitiendo omitir
las partidas del balance y de la cuenta de resultados, as como la informacin de la memoria,
relacionadas con actividades mercantiles, en el caso de que la entidad no desarrolle las
mismas.
Ahora bien, aunque la adaptacin del plan general de contabilidad permite ofrecer
informacin sobre todas las actividades que pueden desarrollar las entidades sin fines de
lucro, no descuida en absoluto las particularidades propias que presentan, dndoles un
tratamiento bien diferenciado a nivel del cuadro de cuentas, de los modelos de cuentas
anuales, y de las normas de valoracin.
11


2.1.2 NORMATIVA LEGAL
2.1.2.1. Los PCGAs para organizaciones sin nimo de lucro.

PRINCIPIOS CONTABLES APLICABLES A LAS ONGS

Todas las operaciones registradas por las ONGs deben estar fundamentadas en los Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGAs; como consecuencia de esta aplicacin, se

11
Ortega Martnez Jos Antonio, Reflexiones sobre la contabilidad financiera en entidades sin
nimo de lucro: anlisis comparativo de la adaptacin del plan general de contabilidad.
www.ocio.deusto.es


25
tendr una informacin veraz, objetiva y rigurosa que garantizar la informacin contenida en
los Estados Financieros y en los Informes peridicos que se presentan a las Agencias
Donantes.
Las Normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad a entidades sin fines lucrativos,
parten del planteamiento cientfico vigente, en cuanto a minimizar las diferencias
conceptuales entre la contabilidad de las distintas categoras de organizaciones. Por ello, los
principios que operan en el modelo contable elaborado para el sector no lucrativo son iguales
a los contemplados para las empresas de negocios. Su aplicacin en el mbito presupuestario
no plantea incidencias, dado que en sus normas de informacin presupuestaria no se ha
cuestionado la utilizacin de principios distintos a los establecidos para el subsistema
econmico- patrimonial, ni la normativa legal a aplicar en materia presupuestaria presenta
divergencias al respecto.
Con carcter general, a las entidades sin fines de lucro, en mayor o menor medida, les son de
aplicacin todos los principios de contabilidad generalmente aceptados, y de otras
disposiciones reguladoras de la contabilidad. No obstante, dadas las caractersticas propias de
estas entidades a que antes se ha hecho referencia, en ciertos casos dichos principios son
medidos, por lo que quiz se debera explicar para su adecuada interpretacin y aplicacin.
Los PCGAs que ms se ajustan al desempeo de las ONGs, son los siguientes:
1. Principio de entidad contable
Est representada por la ONGs como entidad que desarrolla una actividad encaminada a
poner en ejecucin sus Programas y Proyectos. Las instituciones deben ser tratadas desde el
punto de vista contable como una entidad separada y distinta de sus directivos, miembros o
socios particulares. Por otra parte, al registrar las operaciones contables no slo hay que
26
considerar las operaciones anotadas, sino tambin observar la naturaleza de los servicios de la
institucin.
2. Principio de Periodo Contable
Es el trmino de un perodo referido al desenvolvimiento de una ONGs . Es importante
considerar este principio ya que la mayora de los Convenios y los Proyectos ejecutados por
las ONGs no empiezan el primer da del ao, y el trmino es en fecha distinta al 31 de
Diciembre tal como ocurre con las empresas comerciales e industriales. Al respecto, a los
informes mensuales y trimestrales se les puede llamar "sub-perodos contables".
Sin embargo, puede incorporarse la evolucin anual del ente contable o la evolucin por
proyecto.
3. Principio de Continuidad del Ente Contable
Se presume que contina la actividad por tiempo indefinido. Por tanto, la aplicacin de los
presentes principios no ir encaminada a determinar el valor de liquidativo del patrimonio.
Los Estados Financieros de una ONG como entidad donataria, corresponden a una entidad en
existencia permanente, por lo que sus cifras deben representar valores histricos.
4. Principio de Significatividad:
Los Estados Financieros presentados por la ONGs como entidad donataria deben ser claros y
de fcil interpretacin para todo aquel que necesite trabajar con estos reportes. Es necesario
que deban ir acompaados de notas explicativas las cuales ampliarn el origen y el significado
de las cifras ya realizadas.
27
5. Principio de uniformidad
La utilizacin de polticas, normas y procedimientos contables deben ser uniformes a travs
del tiempo, para que permitan efectuar comparaciones de los Estados Financieros en forma
integral o incidir en algunas partidas que son necesarias analizar y estudiar, de esta manera se
podr determinar cmo ha sido la evolucin del desarrollo de la ONGs o de su Proyecto.
Adoptado un criterio en la aplicacin de estos principios, debe mantenerse uniformemente en
el tiempo y en el espacio en tanto en cuanto no se alteren los supuestos que han motivado la
eleccin de dicho criterio.
Si procede la alteracin justificada de los criterios utilizados, debe mencionarse este extremo
indicando los motivos, as como su incidencia cuantitativa y, en su caso, cualitativa en los
estados contables peridicos.
6. Principio de Medicin en Trminos Monetarios
Los movimientos en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben ser reconocidas
fcilmente en los registros contables y ser expresadas en trminos monetarios. La unidad
monetaria para la contabilidad y para la informacin financiera, en la Repblica del Ecuador
es el dlar de los Estados Unidos de Norteamrica.
7. Partida Doble:
En toda ONGs cada operacin que se registre afectar por lo menos a dos partidas en los
registros de contabilidad, en base al sistema de registro por partida doble y al principio de que
no hay deudor sin acreedor y viceversa.
28
Nota: En muchos casos parten realizando su control en funcin del mtodo de caja
nicamente (ingresos y salidas de efectivo)
8. Principio de Costo de Adquisicin
El activo fijo debe llevarse al costo de adquisicin o construccin, cuyos valores se
encuentran en las cuentas histricas, a no ser que dicho costo no tenga significado alguno. El
costo de los terrenos debe mostrarse por lo regular por separado. El costo de construccin
incluye el total de costos directos y los costos de gastos generales tales como ingeniera,
supervisin, administracin, intereses e impuestos. Los tems tratados como activos fijos
deben tener, para la Institucin, al menos una vida til de un ao en perspectiva, aunque
normalmente esta vida til es considerada ms larga. Deben establecerse medidas o criterios
prcticos para poder hacer distinciones uniformes entre activo fijo, gastos de operacin y
mantenimiento.
9. Principio de Obsolescencia

Los bienes que ya no estn en servicio deben retirarse mediante cargo a la reserva por
depreciacin o a gastos directamente, a fin de que los activos fijos representen los bienes
propios al servicio institucional.
10. Principio de importancia relativa
La aplicacin de estos principios, as como la de los criterios alternativos que en ocasiones
pudieran deducirse de ellos, debe estar presidida por la consideracin de la importancia en
trminos relativos que los mismos y sus efectos pudieran presentar. Por consiguiente, puede
ser admisible la no aplicacin estricta de algn principio siempre y cuando la importancia
29
relativa en trminos cuantitativos de la variacin constatada sea escasamente significativa y
no altere, por tanto, la imagen fiel de la situacin patrimonial y de los resultados del sujeto
econmico. La aplicacin de este principio no podr implicar en caso alguno la trasgresin de
normas legales.
11. Principio de registro
Todos los hechos contables deben ser registrados en el oportuno orden cronolgico, sin que
puedan existir vacos, saltos o lagunas en la informacin. El registro de los hechos debe
efectuarse mediante los procedimientos tcnicos ms adecuados a la organizacin de la
entidad contable, de forma que se garantice la coherencia interna de la informacin.
12 .Principio de prudencia
De los ingresos slo deben contabilizarse los efectivamente realizados a la fecha de cierre del
ejercicio; no deben contabilizarse aqullos que sean potenciales o se encuentren sometidos a
condicin alguna. Por el contrario, de los gastos, deben contabilizarse no slo los
efectivamente realizados, sino tambin, desde que se tenga conocimiento de ellos, aqullos
que supongan riesgos previsibles o prdidas eventuales, con origen en el ejercicio o en otro
anterior; a estos efectos deben distinguirse las prdidas potenciales o reversibles de las
realizadas o irreversibles. No obstante, de acuerdo con la normativa presupuestaria vigente,
estos gastos contabilizados pero no efectivamente realizados, los riesgos y prdidas, no
tendrn incidencia presupuestaria, slo repercutirn en el clculo del resultado econmico-
patrimonial.


30
13. Principio de devengado.
La imputacin temporal de gastos e ingresos debe hacerse en funcin de la corriente real de
bienes y servicios que los mismos representan, y no en el momento en que se produzca la
corriente monetaria o financiera derivada de aqullos.
Los gastos e ingresos que surjan de la ejecucin del presupuesto se imputarn cuando, de
acuerdo con el procedimiento establecido en cada caso, se dicten los correspondientes actos
administrativos. No obstante, al menos a la fecha de cierre del periodo, aunque no hayan sido
dictados los mencionados actos administrativos, tambin debern reconocerse en la cuenta del
resultado econmico-patrimonial los gastos efectivamente realizados por la entidad hasta
dicha fecha.
Si no puede identificarse claramente la corriente real de bienes y servicios se entender que
los gastos o los ingresos se han producido cuando se reconozcan los incrementos de
obligaciones o derechos, o las correcciones valorativas que afecten a elementos patrimoniales.
14.Principio de imputacin de la transaccin
La imputacin de las transacciones o hechos contables ha de efectuarse a activos, pasivos,
gastos o ingresos anuales de acuerdo con las reglas establecidas en este Plan de Contabilidad
Pblica y dems normas que al efecto se dicten.
La imputacin de las operaciones que deban aplicarse a los Presupuestos de gastos e ingresos
debe efectuarse de acuerdo con los siguientes criterios:
- Los gastos e ingresos presupuestarios se imputarn de acuerdo con su naturaleza
econmica y, en el caso de los gastos, adems, de acuerdo con la finalidad que con ellos se
31
pretende conseguir. Los gastos e ingresos presupuestarios se clasificarn, en su caso,
atendiendo al rgano encargado de su gestin.
- Las obligaciones presupuestarias derivadas de adquisiciones, obras, servicios, prestaciones
o gastos en general se imputarn al Presupuesto del ejercicio en que stos se realicen y con
cargo a los respectivos crditos; los derechos se imputarn al Presupuesto del ejercicio en
que se reconozcan o liquiden.
En los casos de conflicto entre este principio y el resto de los principios contables pblicos
deben prevalecer estos ltimos, en especial los principios de registro y de devengo.
15. Principio de correlacin de ingresos y gastos
El sistema contable debe poner de manifiesto la relacin entre los gastos realizados por una
entidad y los ingresos necesarios para su financiacin.
El resultado econmico-patrimonial de un ejercicio estar constituido por la diferencia entre
los ingresos y los gastos econmicos realizados en dicho perodo. El resultado as calculado
representa el ahorro bruto, positivo o negativo.
16. Principio de no compensacin
En ningn caso deben compensarse las partidas del activo y del pasivo del Balance, ni las de
gastos e ingresos que integran la Cuenta del resultado econmico-patrimonial, ni los gastos e
ingresos que integran el Estado de liquidacin del Presupuesto. Deben valorarse
separadamente los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y del pasivo.

32
17. Principio de desafectacin
Con carcter general, los ingresos de carcter presupuestario se destinan a financiar la
totalidad de los gastos de dicha naturaleza, sin que exista relacin directa entre unos y otros.
En el supuesto de que determinados gastos presupuestarios se financien con ingresos
presupuestarios especficos a ellos afectados el sistema contable debe reflejar esta
circunstancia y permitir su seguimiento.

En este sentido, los principios de contabilidad enunciados, que presentan una mayor
particularidad y que requieren de explicacin en su aplicacin a las actividades no lucrativas
de estas entidades son las siguientes:
- Principio de devengo
- Principio de correlacin de ingresos y gastos
- Principio de costo de adquisicin
- Principio de prudencia.
Por otro lado, la unin en alguna de las entidades sin fines lucrativos, de actividades
lucrativas junto con otras no lucrativas, hace necesario separar ambas clases de operaciones
atendiendo a su intencionalidad, para poder distinguir entre las normas contables que debern
ser aplicadas a unas y otras actividades cuando sean realizadas por una misma entidad.





33
Normas Ecuatorianas de Contabilidad Aplicables a las ONGs

Mediante resolucin de la Federacin de Nacional de Contadores del Ecuador de fecha 8 de
Julio de 1999, se emiten las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC y con Resolucin N
000140 el Servicio de Rentas Internas, resuelve disponer que las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad NEC nmeros del 1 al 27, sean de aplicacin obligatoria por parte de los
contribuyentes obligados a llevar contabilidad.
Estados Financieros:
Los Estados Financieros deben ajustarse a las normas aplicables de informacin incluidas en
las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
Un juego completo de los Estados Financieros incluye los siguientes componentes:
a) Balance General;
b) Estado de Resultados;
c) Estado de presentacin de los cambios patrimoniales;
d) Estado de Flujos de Efectivo y;
e) Polticas contables y notas explicativas.
Sin embargo, es necesario aclarar que las NEC han sido emitidas para regular, estandarizar y
armonizar los procedimientos contables universales, los mismos que se dirigen bsicamente a
las empresas comerciales, industriales y de servicios. Pese a ello, de la revisin de las 27 NEC
se observa que algunas si son aplicables en las tareas que desarrollan las ONGs.
34
Nec 1.- Presentacin de estados financieros:
Esta norma debe ser aplicada en la presentacin de todos los Estados Financieros de propsito
general preparado y presentado de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Los
Estados Financieros de propsito general son aquellos que tienen el objetivo de cumplir con
las necesidades de informacin de los usuarios y en este caso de las Agencias Donantes cuya
informacin es procesada a la medida, cumpliendo necesidades de informacin muy
especficas.
El objetivo de esta norma es dar cuenta en forma significativa de los fondos donados por las
Agencias de Cooperacin y por sus acreedores, de tal manera que al ser considerados con el
Pasivo y con el Patrimonio resulte una presentacin objetiva de la situacin econmica de la
Institucin tanto al comienzo como al fin del ejercicio. Se debe entender que los Estados
Financieros no tienen por objetivo mostrar los valores actuales de los bienes de la ONGs ni
los valores que podran obtenerse en caso de culminacin o liquidacin de sus programas o
proyectos.
NEC 5.- Utilidad O Prdida Neta por el periodo:
"El objetivo de esta Norma es sealar la clasificacin, revelacin y tratamiento contable de
ciertas partidas en el Estado de Resultados, de modo que todas las empresas (ONGs) lo
preparen y lo presenten sobre una base consistente"
Esta Norma pretende que las Instituciones den cuenta de las ventas, los ingresos, las
utilidades, los costos de ventas, los gastos, las ganancias y las prdidas en forma tal que
presenten objetivamente los resultados de las operaciones del ejercicio o ejercicios en
cuestin.
35
NEC 13.- Contabilizacin de la Depreciacin:
El alcance de esta Norma tiene que ver con la obligacin de contabilizar la depreciacin de
los activos fijos depreciables ya que sta puede tener un efecto significativo al determinar y
presentar la situacin financiera y los resultados de las operaciones de una entidad.
El monto de la depreciacin de un activo depreciable deber ser asignado, sobre una base
sistemtica, a cada uno de los perodos contables que alcance la vida til del activo, la misma
que debe estimarse despus de considerar los siguientes factores: uso y desgaste fsico
esperado, obsolescencia y lmites legales o de otro tipo para el uso de un activo.
NEC 17.- Conversin de Estados Financieros para efectos de aplicar el Esquema De
Dolarizacin:
Segn Registro Oficial No. 57, publicado el 13 de Abril del 2000, y, segn resolucin No.
SB-SC-SRI-01, se aprueba la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 17. La correcta
adaptacin al esquema de dolarizacin y la conversin de los Estados Financieros de sucres a
dlares, exige una revisin detallada de la estrategia de implantacin del nuevo sistema, el
cronograma y los pasos necesarios a seguir, posibles problemas que se pueden presentar, y la
coordinacin de las diferentes etapas que las instituciones tienen que afrontar para que esta
implantacin sea exitosa.
"La aplicacin del esquema de dolarizacin incluye adaptar las transacciones de la institucin
para llevar la contabilidad en US Dlares".
Las transacciones a ser adaptadas se refieren a todos los ciclos o movimientos econmicos de
las ONGs; implica bsicamente adaptar los valores en los sistemas de cobros (cuentas por
36
cobrar), compras (cuentas por pagar), Inventarios (activos fijos) y en Roles de Pago o
Nminas. En la mayora de Instituciones esta parte ser un trabajo principalmente del rea
contable y de Sistemas.
Segn lo manifestado en el Suplemento del Diario El Comercio titulado Dolarizacin,
publicado el 17 de Abril del 2000; las NEC 16 y 17 permiten la conversin de las cifras
contables de sucres a dlares, para lo cual se requieren seguir tres pasos fundamentales:
El primer paso que se debe dar para dolarizar la contabilidad de una Institucin, es el
conocido como reexpresin monetaria integral. Esto quiere decir que a partir del 1 de Enero
del 2000, las partidas no monetarias (activos, pasivos y patrimonio) del balance general deben
ajustarse a los niveles de inflacin acumulados a la fecha de transicin, que se establece en el
31 de Marzo del 2000. El mtodo es el mismo que se vena utilizando con anterioridad, sin
embargo el efecto de la exposicin de las cuentas a la inflacin no se registrar en el
patrimonio, si no que por este perodo va al estado de resultados, este ajuste contablemente se
registrar en una nueva cuenta denominada Resultado de Exposicin.
El segundo paso es la utilizacin del ndice de correccin de brecha entre la inflacin y la
devaluacin del sucre. En los dos ltimos aos, el segundo indicador ha sido mayor que el
primero. As mientras en 1998 la inflacin fue del 43% la devaluacin alcanz el 54.13%. En
1999 este comportamiento fue ms distorsionado, la inflacin registrada fue del 60.7% y la
devaluacin anual del 196.6%. Entonces, el objetivo es reconocer contablemente el cambio
real del poder adquisitivo del sucre. El ndice especial de correccin de brecha es igual a la
variacin acumulada de la diferencia entre las tasas de inflacin y la devaluacin del perodo
comprendido entre el 31 de diciembre - o la fecha de origen - y el 31 de marzo del 2000. La
fecha de origen es el da en que se produjo la transaccin ; por ejemplo, si la Institucin
37
compr el 5 de Mayo de 1997 una casa, la fecha de origen para la cuenta de amortizacin de
este bien es precisamente el 5 de mayo del mencionado ao.
El tercer paso es el ms simple y consiste en dividir las partidas no monetarias para 25.000
sucres y de esa manera se tienen dolarizadas las diferentes cuentas.
El proceso de conversin de los Estados Financieros de sucres a dlares aplicando la NEC 17,
seala que es requisito que el proceso de conversin debe quedar suficientemente
documentado en notas a los estados financieros.
12

NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC APLICADAS A
INSTITUCIONES SIN FINES DE LUCRO.
NEC DESCRIPCIN APLICABLES A
ONGs Unidad
Educativa
1 Presentacin de Estados Financieros " "
2 Revelacin en los Estados Financieros de Bienes
Y otras Instituciones Financieras Similares

3 Estado de Flujo de Efectivo
4 Contingencias y sucesos que ocurren despus de la
fecha de balance.

5 Utilidad o prdida neta por el perodo, errores
fundamentales y cambios en polticas contables.
" "
6 Revelacin de partes relacionadas
7 Efectos de variaciones en tipos de cambios de
Monedas Extranjeras.

8 Reportando informacin financiera por segmentos.


9 Ingresos.




12
Granizo Bahamonde Guido, Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no
gubernamentales de desarrollo . Gestiopolis.com.

38
NEC DESCRIPCIN APLICABLES A
ONGs Unidad
Educativa
10 Costos de financiamiento.
11 Inventarios.
12 Propiedad planta y equipo.
13 Contabilizacin de la depreciacin. " "
14 Costos de investigacin y desarrollo.
15 Contratos de construccin.
16 Correccin monetaria integral de los Estados
Financieros.
" "
17 Conversin de los Estados Financieros para
efectos de aplicacin de Esquema de dolarizacin.
" "
18 Contabilizacin de inversin.
19 Estados Financieros Consolidados y
contabilizacin de las inversiones en Subsidiarias.

20 Contabilizacin de inversiones en asociadas
21 Combinacin de negocios.
22 Operaciones discontinuas
23 Utilidad por accin
24 Contabilizacin de subsidios del Gobierno y
Revelacin de informacin referente a asistencia
gubernamental.

25 Activos intangibles.
26 Provisiones activos contingentes y pasivos
contingentes.

27 Deterioro del valor de los activos.



39
2.1.2.2. Normativa Tributaria para las organizaciones sin nimo de lucro
INGRESOS DE FUENTE ECUATORIANA
EXENCIONES.
Norma general
Los ingresos exentos del Impuesto a la Renta de conformidad con la Ley de Rgimen
Tributario Interno debern se registrados como tales por las sociedades y las personas
naturales en su contabilidad o registro de ingresos y egresos, segn corresponda. Art.1
Ingresos de organizaciones sin fines de lucro
En el caso de que la Administracin Tributaria mediante actos de determinacin por
cualquier otro medio, compruebe que las organizaciones sin fines de lucro han destinado sus
recursos a fines distintos a los previstos en el numeral 5 del art. 9 de la Ley de Rgimen
Tributario Interno, resolver la extincin del beneficio tributario previsto en dicha norma, por
tanto tales instituciones debern cumplir con el pago del Impuesto a la Renta desde el periodo
fiscal en que se haya efectuado tal determinacin. Art.15 RTI
Art.9 LRTI .Para fines de la determinacin y liquidacin del impuesto a la renta, estn
exonerados exclusivamente los siguientes ingresos.
Los de las instituciones de carcter privado sin fines de lucro legalmente constituidas de: culto
religioso; beneficencia; promocin y desarrollo de la mujer, el nio y la familia; cultura; arte;
educacin; investigacin; salud; deportivas; profesionales; gremiales; clasistas; y de los
partidos polticos, siempre que sus bienes e ingresos se destinen a sus fines especficos y
solamente en la parte que se invierta directamente en ellos.
Para que las fundaciones y corporaciones creadas al amparo del Cdigo Civil puedan
beneficiarse de esta exoneracin, es requisito indispensable que estas instituciones se
40
encuentren inscritas en el Registro nico de Contribuyentes, lleven contabilidad y cumplan
con los dems deberes formales contemplados en el Cdigo Tributario y esta Ley.
El estado a travs del Servicio de Rentas Internas, verificar en cualquier momento que las
instituciones a las que se refiere en este numeral, sean exclusivamente sin fines de lucro, se
dediquen al cumplimiento de sus objetivos estatutarios y, que sus bienes e ingresos se
destinen en su totalidad a sus finalidades especficas. De establecerse que las instituciones no
cumplen con los requisitos mencionados, debern tributar respecto de las utilidades que
obtengan en las actividades empresariales; de carcter econmico, que desarrollen en
competencia con otras sociedades obligadas a pagar impuesto a la renta.
13

2.1.2.3. Reglamentacin de la CONFEDEC para el presupuesto.
Acuerdo 2072. El MINISTERIO DE EDUCACION, CULTURA, DEPORTES Y
RECREACION.
Considera que mediante decreto Ejecutivo No.2959 de agosto 6 de 2002, se expidi el
reglamento sustitutivo al Reglamento para la Regulacin del costo de la Educacin en los
establecimientos particulares del pas.
Que es necesario facilitar a las Instituciones educativas particulares, los instrumentos y
procedimientos que debern cumplir para obtener la aprobacin del costo de la educacin.
Resuelve expedir el instructivo para la aplicacin del reglamento sustitutivo al reglamento
para la regulacin del costo de la educacin de los establecimientos particulares del pas.
Dentro de los requisitos para la regulacin de Costos literal los establecimientos
particulares presentarn en la Secretara de la Junta Provincial del Costo de la Educacin
Particular, una carpeta que llevar entre otros documentos el Presupuesto Operativo en el
formulario JRC-01.
14


13
Ley de Rgimen Tributario Interno y su Reglamento actualizado a enero 2003.
14
Base Legal para la Regulacin de Costos de la Educacin Particular.
41
FORMULARIO JRC-01
INSTITUCION EDUCATIVA

PRESUPUESTO DE OPERACIN
AO LECTIVO:
INGRESOS

MATRICULAS PRIMARIA Y O JARDIN
MATRICULAS SECUNDARIA
PENSIONES PRIMARIA Y O JARDIN
PENSIONES SECUNDARIA
DERECHOS DE EXAMENES
OTROS INGRESOS

EGRESOS

PAGOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO

RECTOR
DIRECTOR DE PRIMARIA
INSPECTOR GENERAL
INSPECTORES
COLECTOR
CONTADOR
SECRETARIO(A)
AUXILIAR DE SECRETARIA
ADMINISTRADOR
ORIENTADOR VOCACIONAL
PORTEROS
GUARDIAN

PAGOS PERSONAL DOCENTE

PROFESORES PRIMARIA Y O JARDIN
PROFESONRES DE SECUNDARIA
PROFESORES ESPECIALES
PROFESONRES JEFES DE AREA .SUELDOS COMPLE-
MENTARIOS A LAS HORAS DE CLASE


GASTOS GENERALES

ARRIENDO LOCAL
LUZ- AGUA Y TELEFONO
APORTE PATRONAL AL IESS
FONDO DE RESERVA (UN SUELDO ANUAL)
GASTOS DE OFICINA Y CLASES
GASTOS DE MANTENIMIENTO (EDIFICIO Y MO-
BILIARIO)
GASTO DE ADECUACION DEL LOCAL
GASTOS IMPREVISTOS
DEFICIT DEL AO ANTERIOR O SUPERAVIT
OTROS GASTOS
TOTAL DE INGRESOS
TOTAL DE EGRESOS
Fuente: Formato proporcionado por la Direccin Provincial Rgimen Escolar.
42
2.1.2.4. Ley presupuestaria.
PRESUPUESTOS
Como se constituye un presupuesto
El presupuesto nace de la necesidad de proyectar a la organizacin y a sus resultados hacia un
futuro halagador, para ello se requiere considerar aspectos relacionados con la consecucin de
los objetivos principales del anlisis de la cuenta de resultados:
! Evaluacin de la calidad de los beneficios.
! Evaluacin del nivel y tendencia de los beneficios
! Estimacin de la capacidad de generacin de beneficios.
! Previsin de los beneficios
! Seguimiento de los resultados

Quienes lo elaboran
Por lo general en la mayora de instituciones lo elaboran un comit ejecutivo conformado por
los jefes de cada rea, en coordinacin con el Departamento Financiero o de Presupuestos.

Cual es su punto de partida.

El punto de partida posible es la mejor estimacin posible de los beneficios medios de una
empresa que previsiblemente se van a sostener, y repetir con cierto grado de regularidad a lo
largo de una serie de aos futuros, es lo que se denomina capacidad de generacin de
beneficios.
Uno de los objetivos principales del anlisis del beneficio es la previsin del mismo.

43
Cada que tiempo es revisado
Generalmente en las instituciones se revisa dos veces en el ao, una a medio ao y luego
cerca de finalizar el ao econmico.

Que informacin bsica permite su conformacin

La informacin bsica requerida es lo que la institucin quiere lograr, sus objetivos, con ello
presupuestara sus ingresos (ventas) para luego presupuestar sus egresos (gastos).


Cual es su utilidad en la organizacin:
La utilidad de los presupuestos en la institucin es que permite realizar seguimientos sobre las
previsiones financieras. En consecuencia, lo mejor es seguir atenta y frecuentemente los
resultados y compararlos con las estimaciones e hiptesis previas. De esta forma, es posible
revisar constante las estimaciones y juicios, e incorporar la realidad observada a las
conclusiones y juicios previos. Una de las mejores formas de seguimiento de los resultados es
a travs de informes intermedios (informacin financiera mensual, trimestral, semestral).

Cual es la importancia del presupuesto en la organizacin

Es muy importante ya que permite determinar el dficit o supervit que la empresa desea o va
a conseguir, para de esta manera hacer los correctivos necesarios a fin de superar o mejorar la
posicin de la institucin.

44
2.1.2.5. Sistema de informacin.
Importancia de la informacin.
Al hablar del uso informtico generalmente se tiende a pensar de la novedad tecnolgica, de
nuevas formas de elaborar informacin ms estable. Dejando olvidado la base que hace
posible la existencia de los elementos anteriores como es la informacin.
Informacin que siempre en toda organizacin ha existido y existe. Sin embargo lo que
generalmente ocurre es que la informacin circula desde, hacia y dentro de la institucin no es
adecuado a las necesidades informativas y es producida por una serie de centros de
informacin esparcidos a travs de la organizacin, sin coordinacin entre ellos; originando,
en muchas oportunidades duplicaciones de esfuerzos injustificados.
De lo anterior se deriva que es muy importante conocer su significado dentro la funcin
informtica, de forma esencial cuando su manejo esta basado en tecnologa moderna, para
esto se debe conocer que la informacin:
Est almacenada y procesada en computadoras.
Puede ser confidencial para algunas personas o a escala institucional.
Puede ser mal utilizada o divulgada
Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes.
Los primeros puntos nos muestran que la informacin esta centralizada y que puede tener un
alto valor y los ltimos puntos nos muestran que se puede provocar la destruccin total o
parcial de la informacin, que incurre directamente en su disponibilidad que puede causar
retrasos de alto costo.
45
Supongamos que por cualquier circunstancia se sufre un accidente en el centro de computo o
en cualquier lugar que se guarde la informacin, surge as la pregunta qu pasa con los
datos?. Es por ello que se debe tomar en cuenta que el centro de computo o donde se
centralice la informacin al mismo tiempo es el lugar ms valioso o el ms vulnerable.
Definicin de un sistema de informacin financiero-contable.
Un sistema de informacin financiero-contable se define, como un sistema computacional que
provee a sus administradores una serie de datos internos y externos, el cual se enfoca
primordialmente a proporcionar informacin de la situacin actual y proyecciones de
escenarios futuros de la organizacin.
Caractersticas de un sistema de informacin financiero-contable.
Las principales caractersticas de los sistemas de informacin financiero-contable son los
siguientes:
" Estn diseados para cubrir necesidades especficas y particulares de la alta
administracin de la institucin.
" Extrae, filtra, comprime y da seguimiento a informacin crtica de la gestin de la
institucin.
" Implica que la directiva pueda interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo
o auxilio de intermediarios.
" Es un sistema desarrollado con altos estndares en sus interfases hombre-mquina,
caracterizado por una alta informacin tabular y en forma de texto.
" El sistema est soportado por elementos especializados de hardware, tales como
monitores ratn e impresoras con tecnologa avanzada.


46
Estructura de un sistema de informacin financiero- contable.
Un sistema de informacin financiero-contable sigue un modelo bsico y un sistema de
informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin
aceptable de costo / beneficio.
El sistema de informacin financiero-contable de cualquier organizacin independientemente
del sistema contable que utilice, debe ejecutar tres pasos bsicos relacionada con las
actividades financieras: los datos se deben registrar, clasificar y resumir; sin embargo, el
proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de
la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones.
Registro de la actividad financiera:
En un sistema de informacin financiero- contable se debe llevar un registro sistemtico de la
actividad lucrativa o no lucrativa diaria en trminos econmicos. En una organizacin se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que
se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin
terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos las operaciones se
pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios.
Clasificacin de la informacin:
Un registro completo de todas las actividades econmicas implica comnmente un gran
volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin se debe clasificar en grupos o
categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga
dinero.


47
Resumen de la informacin:
Para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser
resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una
organizacin como Comercial Baha seria demasiado larga para que cualquier persona se
dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la
informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la
informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Comercial
Baha necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.
15

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios
que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye
algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta
informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para
ayudar en la toma de decisiones. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los
directivos y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades
financieras de la organizacin.









15
Hans Rolle y Julian Zietske , trabajo de investigacin . julianzietke@yahoo.com pg.1-6.
48

MARCO REFERENCIAL.
2.2.1 La Institucin
La Institucin Educativa Sagrado Corazn de Jess Quito, dirigida por la comunidad de
las Hermanas Bethlemitas, se esfuerza por dar una visin cristiana del hombre, del mundo y
de la historia; y se propone la implantacin en el proceso de cambio y transformacin de la
sociedad.
En septiembre de 1941 llegaron las primeras religiosas Cleotilde Bravo, Cecilia Flores,
Imelda Das e Imelda Crdova, quienes se ubicaron en una pequea casa en el sector de la
Magdalena. Con optimismo iniciaron el mejoramiento de la casa, adecuando aulas de clase y
preparndose con todo lo indispensable en cuanto a experiencias pedaggicas con el nico
objetivo de brindar educacin a la clase pobre del sector.
En enero de 1942 se abri la primera escuela con 15 alumnas. La pobreza, incomodidad y
sacrificio de los primeros aos perdur, pero siempre con la confianza en la Divina
Providencia.
Aos ms tarde se abri la Academia de Manualidades que otorg el diploma, permitiendo
una mejor proyeccin de las estudiantes hacia el futuro.
En 1943 se inici la construccin de un modesto albergue para las nias pobres, en un
ambiente de sencillez, alegra y trabajo. Continuaron las dificultades y necesidades, pero
Dios sigui protegiendo la obra.
En 1961 se ampli y se construy un nuevo tramo que brindaba mejores condiciones fsicas y
pedaggicas.

49
La Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess bajo la direccin de las Hermanas
Bethlemitas, fue aprobado por el Ministerio de Educacin Pblica mediante las siguientes
resoluciones:
! Seccin Primaria: resolucin No. 175 11 de octubre de 1945.
! Ciclo Bsico: resolucin No. 20 de octubre de 1960.
! Seccin Preprimaria: resolucin No.002, de octubre de 1961.
! Ciclo Diversificado: resolucin No.370. de octubre de 1960, 15 octubre 1985.
La institucin quiere revivir cada da el carisma educacional de sus fundadores: Santo Pedro
de Betancour y Madre Mara Encarnacin Rosal; quienes en su poca y de acuerdo al
momento histrico, hicieron de sus vidas una respuesta a las necesidades del hombre de su
tiempo.
Como Institucin Educativa Catlica, su laboral Pastoral est orientada a llevar a la
Comunidad a una verdadera pasin en la fe por Cristo y por su iglesia.
La Institucin opta por un estilo de Educacin Personalizada, centrada en el sujeto que se
constituye permanente y se siente comprometido en sus aptitudes y posibilidades personales.
La Educacin personalizada propone a la construccin de un proyecto de vida que tiene a la
Comunidad Educativa como centro del proceso.
Teniendo siempre a una ptima calidad de educacin. La institucin se pronuncia y se gua
por el Proyecto Educativo Institucional (P.E.I). Este consigna toda la filosofa Educativa
Betlehemita y la estructuracin Institucional; rigindose por las disposiciones reglamentarias
vigentes de la CONFEDEC y por las del Ministerio de Educacin y Cultura, la doctrina de la
Iglesia Catlica, las directrices de la Conferencia Episcopal Ecuatoriana, y el marco jurdico
general de la Constitucin Poltica del Ecuador.
16


16
Manual de Convivencia.2002.
50

2.2.2 La Organizacin administrativa actual.
Es atribucin de las Hermanas Bethlemitas que gestionan la institucin nombrar:
Rectora, Vicerrectora, Directora, Primer Vocal del Consejo Directivo y Colectora.
La institucin para su funcionamiento cuenta entre sus organismos con el administrativo
formado por:
Secretaria
Colectura
Servicios Generales
Biblioteca
Laboratorios
Centro de Cmputo.
La Colectura es ejercida por una Religiosa o su delegada, designada segn las normas
establecidas por la Comunidad Hermanas Bethlemitas para administrar sus fondos y bienes
privados.
A ms de lo determinado en el Reglamento General de educacin a la Colectora le
corresponde:
a.- Efectuar las recaudaciones de inscripciones, matrculas, pensiones, derechos de grado,
especies valoradas, donaciones y dems aportes econmicos particulares.
b.- Establecer los procedimientos conjuntamente con la Hermana Rectora para el ingreso y
egreso de fondos.
c.- Preparar la pro forma presupuestaria para el ao econmico.
d.- Elaborar oportunamente los roles de pago y cancelar los sueldos al personal del
establecimiento.
51
e.- Efectuar los descuentos que por sancin estableciera la Hermana Rectora al personal.
f.- Mantener al da los libros de contabilidad.
g.- Imprimir los formularios que fueren necesarios para el correcto y gil movimiento
econmico.
h.- Proveer a la secretara, biblioteca, laboratorios, centro de computo y otras dependencias de
suministros y formularios para su buena marcha.
i.- Velar por el mantenimiento de los edificios y bines muebles de la Institucin.
j.- Tener actualizado el inventario de bienes.
k.- Llevar el archivo de la documentacin laboral del personal contratado, como tambin de lo
concerniente a su dependencia.
l.- Cumplir con las actividades que le fueren encomendadas por la Comunidad de Hermanas
Bethlemitas.

2.2.3 Los Mercados.
La institucin cuenta con las secciones de:
1. Educacin Bsica
Comprendido por primero de bsica hasta dcimo.
2. Bachillerato.
Entendido por: primero a tercero de bachillerato.

Con las siguientes especialidades:
# Bachiller en Ciencias
# Bachiller Contador en Ciencias de Comercio y Administracin.
Y otras que la institucin creyere conveniente crear de acuerdo a las necesidades del medio.
52
CAPTULO III
3.1 DIAGNSTICO
3.1.1 El entorno

Siendo el entorno la unin de variables e influencias externas que pueden repercutir en la
institucin positiva o negativamente, se determinara los factores que afectan la situacin
actual y futura de la organizacin.
Factor Econmico:
Creo firmemente que entre los factores econmicos que intervienen en el progreso de la
institucin se puede mencionar los agentes macroeconmicos de un pas como son:
La inflacin
El dficit pblico
El riesgo pas
Las tasas de inters.
Las instituciones de educacin requieren suficiente estabilidad financiera que les permita un
desarrollo en forma ordenada. La incertidumbre financiera, las bruscas fluctuaciones
presupuestales, y el favoritismo poltico, impiden la buena administracin y hacen imposible
la planificacin racional.
La importancia de la educacin como un servicio, debe estar acompaada de adecuadas
inversiones que capaciten a las instituciones para desempear sus responsabilidades.




53
Factor Poltico-legal
Tengo la conviccin que para la mayora de los pases del mundo en va de desarrollo, los
lderes polticos al comienzo de la independencia mostraron muy poco entendimiento y
algunas veces poca simpata por las necesidades de la educacin.
La tendencia de los polticos a intervenir en la educacin dej a muchas instituciones como
rehenes de lneas polticas, tomando decisiones sobre la seleccin de estudiantes, el
nombramiento y promocin del profesorado, el diseo de currculos, y aspectos similares, con
base en motivos polticos, ms que en mritos.
Existen claramente muchos obstculos en el camino hacia la obtencin de buenos
procedimientos especficos dentro de los sistemas de educacin de los pases en va de
desarrollo. A pesar de esto, tambin hay muchas herramientas para lograr el mejoramiento.
No se ofrece un tratamiento exhaustivo de herramientas de polticas de administracin, pero
se intenta mostrar opciones disponibles, y sus respectivas ventajas y desventajas.
A nivel del sistema, la primera prioridad es lograr un acuerdo sobre la naturaleza del modelo
de polticas que se va a utilizar. Al nivel institucional, debera haber claridad sobre el marco
legal. De este modo, se pueden tomar entonces decisiones tanto a nivel del sistema como
institucional, as como lograr que los mejores mecanismos y herramientas hagan que el
modelo propuesto funcione efectivamente.




54
Factores Tecnolgicos
Sostengo que sin buenos datos, es imposible una toma de decisiones efectiva. Las
instituciones de educacin necesitan un gran conjunto de datos sobre desempeo de los
profesores en la enseanza y la investigacin, logros de los estudiantes, estado financiero
institucional, etc. Los datos tambin son esenciales para sistemas de monitores y rendicin de
cuentas, los cuales permiten la autonoma institucional a la vez que promueven la
competencia y la bsqueda de altos estndares.
Es necesario que la educacin tome ventaja de los avances en tecnologa de la informacin,
los cuales facilitan ampliamente la recoleccin y anlisis de datos. Con buenos datos,
organizados en un sistema de informacin al cual se pueda acceder rpidamente, las
instituciones de educacin sern capaces de mejorar el diseo de sus polticas, asegurndose
que las decisiones estn basadas en evidencia y estn hechas de modo tal que sean claras y
comprensibles para el mundo exterior.

Factores Socio Culturales
Creo firmemente que la educacin slo puede funcionar si la seleccin y promocin del
profesorado, los administradores, y el estudiantado, se basa en mritos ampliamente
definidos. Las metas particulares de una institucin pueden afectar el modo en que se evale
el mrito.
Por ejemplo, un aumento en el salario de un miembro del profesorado en una institucin lleva,
al mismo aumento para todos los miembros de profesorado de igual rango. En algunos casos,
por fortuna no muy frecuentes, los profesores son las mayores barreras para progresar y
55
cambiar en estos aspectos. Si esto sucede, las autoridades deben asegurar la presencia de un
fuerte liderazgo interno que pueda empujar hacia el cambio que pide a las instituciones
demostrar su competencia para el mejoramiento de la calidad educativa, siendo esto uno de
los factores importantes en la demanda y oferta; claramente est identificado la necesidad de
contar con el recurso econmico para el logro de lo mencionado.
Factor Ambiental
Sostengo que esta variable afecta en gran forma a una serie de instituciones con
caractersticas afines y a la vez determina la gestin que siguen estas.
Este factor se origina en un organigrama administrativo, el cual revela jerarquas de
autoridad, generando funciones, responsabilidades en la organizacin; este se crea para
explicar el fragmento de cada dependencia.
3.1.2 LA DEMANDA
NECESITA INFORMACION ELECTRONICA LA UESCJ?
Una particular queja de los profesionales que trabajan en el campo de la informacin
financiera en el Ecuador es que las instituciones educativas de enseanza media, solicitan y
utilizan poca informacin. El hecho de que la demanda de informacin por parte de las
instituciones educativas de enseanza media sea pequea explicara que la oferta por parte de
las empresas productoras o distribuidoras de informacin institucional tambin sea pequea.
La UESCJ debe prestar una atencin especial al consumo de informacin electrnica
(informacin almacenada o distribuida por medios tecnolgicos basados en la electrnica, es
decir, mediante bases de datos), ya que ste puede considerarse un indicador del nivel de
desarrollo de informacin de su economa.
56
En el acelerado mundo de las finanzas, el acceso a informacin en tiempo real tiene
importancia crucial. A medida que la industria financiera avanza rpidamente hacia los
negocios electrnicos, la organizacin busca trabajar de manera ms eficiente, rpida e
inteligente para mantener su ventaja frente a la competencia. Por ejemplo, los empleados del
departamento de colectura necesitan soluciones inalmbricas para recibir informacin
actualizada sobre cobros de pensiones, precios y datos en tiempo real, en cualquier momento
con rapidez y seguridad.
SABEMOS QU TIPO DE INFORMACIN REQUIEREN Y CMO LA QUIERE
LA UESCJ?
Los cambios en los servicios financieros y en las relaciones con los clientes (alumnas) han
llevado en estos ltimos tiempos a considerar y concentrarse en invertir en el manejo de
conexiones con los clientes. A medida que se difunde el proyecto de crear un sistema de
informacin financiera-contable se tiende a pensar que sus propuestas daran mayor valor a
sus clientes, ya que se requieren soluciones radicalmente distintas para conectar alumnas,
docentes y trabajadores transformndose en una institucin en potencia. La organizacin est
evolucionando requiriendo productos en reas tales como banca, cartera, nmina,
presupuesto, impuestos entre otras. No obstante, la iniciativa del manejo de conexin con
los clientes requieren infraestructuras tecnolgicas homogneas y flexibles, para crear una
experiencia de cliente coherente e integrado.
3.1.3 LA OFERTA.
LA OFERTA DE LA INFORMACIN ELECTRNICA EN LA UNIDAD ESCJ.
La velocidad y la privacidad son cruciales para la generacin de la informacin financiera. Si
las barreras a las comunicaciones aumentan el tiempo necesario para procesar un reclamo de
cobros, el resultado puede ser la insatisfaccin del cliente (padres de familia) e incluso una
57
prdida de ingresos. Al hacer posible que el departamento de colectura puedan administrar
los contactos con clientes e integrar dicha gestin a su entorno de trabajo normal, es posible
minimizar los pasos adicionales necesarios para administrar recursos. La industria de las
finanzas es impulsada cada vez ms por las preferencias de los clientes. Hoy en da, las
soluciones a las iniciativas de los negocios electrnicos requieren eficiencias uniformes en
canales existentes, tales como los centros de Internet. Se necesitan aplicaciones que puedan
traducir la informacin del cliente en interacciones. A medida que las instituciones financieras
crecen y adquieren nuevos productos y servicios para sus clientes, se hace vital garantizar que
los servicios nuevos y los existentes estn conectados para proporcionar una experiencia de
cliente relacionado, independientemente del punto de ingreso. Puesto que el Internet
desempea un papel creciente en las comunicaciones, la competencia est slo a un clic de
distancia.
La administracin financiera necesita la movilidad y la flexibilidad para acceder y compartir
la informacin con rapidez y precisin a travs de una red segura puesto que la direccin
exige de los ltimos datos disponibles para tomar las decisiones del momento.
3.2 MISIN Y VISIN
MISIN DE LA INSTITUCIN
Concebimos nuestra misin educativa como un proceso de formacin permanente personal
que produzca en ella un perfil lleno de valores, dinmico, autnomo y social inspirado por la
justicia, que se fundamenta en una concepcin integral de la estudiante, de su dignidad. Todo
esto con el fin de un desarrollo humanizado y personalizado hacia la alumna en lo
profesional.

58
VISIN INSTITUCIONAL
Preparar alumnas para que se siten con excelencia y justicia en el nuevo Milenio,
caracterizados por tener un profundo sentimiento de solidaridad, gran capacidad de lucha,
participacin, espritu crtico, manejo de la informacin; esfuerzo personal permanente en la
consecucin de la justicia, la libertad y la paz.
17

3.2 ANLISIS FODA DE LA INSTITUCIN Cuadro No. 1

DIAGNSTICO
F.O.D.A.

F FA AC CT TO OR RE ES S I IN NT TE ER RN NO OS S FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDAD AMENAZAS

! Conocimiento del
sistema
educativo.
! Los activos fijos
son propiedad de
la institucin,
adquisicin de
recurso
tecnolgico para
el rea en
innovacin.
! Recurso Humano
experimentado y
capaz, con
conocimientos en
sistemas de
informacin
financiera y
contable, as
como personal
con conocimiento
de la
organizacin de
la institucin.

! Desconocimiento,
del alcance del
nuevo Sistema
Financiero-
contable.
! Ausencia de ciertas
habilidades y
competencias por
parte de la
administracin.
! Los saldos
contables de cartera
carece de exactitud
en sus reportes.
! La Falta en el
departamento de
colectura de un
manual de polticas
y procedimientos.

! Transferir las
habilidades o
conocimiento
tecnolgicos de
instituciones
educativas de
nivel superior a
instituciones de
nivel medio con
dificultades
administrativas.
! Oportunidad para
aprovechar
conocimientos
del alcance del
nuevo sistema
administrativo
ISO 9000.
! Oportunidades
para aprovechar
las nuevas
ofertas de
tecnologa por
parte de
organizaciones
de control.

! La inestabilidad
poltica, y
econmica del
pas, genera varias
barreras para el
sector educativo,
como : paros,
huelgas.
! Prdida de ingresos
debido a
desertacin de
estudiantes por
migracin familiar.
! Los fenmenos
naturales tales
como: erupciones
volcnicas del
Pichincha hacen
que generen
barreras para el
sector educativo.

Fuente: Evaluacin de la estructura del control interno Elaborado por: Jaqueline Porras.

17
Misin y Visin tomada de Manual de Convivencia 2002 de la Unidad Educativa, bajo ciertos cambios en el
contenido por Jaqueline Porras.
59
MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS

COMPONENTE I - A: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess
DEBILIDAD : Desconocimiento, del alcance del nuevo Sistema
Financiero-Contable.

FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN
MXIMA ESPERADA
CALIFICACIN
DE SATISFACCIN

$ Software no desarrollado
adecuadamente a las necesidades
de la institucin.
$ Falta de planificacin que permita
trabajar en coordinacin con los
facilitadores de la informacin
para el uso del nuevo sistema de
informacin.
$ Ausencia de manuales de
polticas y procedimientos.
TOTAL

10


10




10

30

7


7




2

16

CP = CT / PT x 100
CP = 16 / 30 x 100
CP = 53.33 %
NIVELES DE RIESGO : A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO
A M B
15% 50% 51% 75% 76% 100%
B M S
NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO

RESULTADO: RIESGO MEDIO
60
MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS
COMPONENTE I - B: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess
DEBILIDAD : Ausencia de ciertas habilidades y competencias por parte
de la administracin.

FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN
MXIMA ESPERADA
CALIFICACIN
DE SATISFACCIN

$ Falta de Coordinacin entre el
Departamento de Sistemas
$ Falta de un horario laboral, que
permita al personal involucrado,
capacitarse sobre el nuevo sistema
y a la vez cumplir con sus labores
diarias.
$ Ausencia de manuales de
procedimientos.
TOTAL

10



10



10
30

5



6



3
14

CP = CT / PT x 100
CP = 14 / 30 x 100
CP = 46. 00%

NIVELES DE RIESGO : A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO
A M B
15% 50% 51% 75% 76% 100%
B M S
NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO
RESULTADO : ALTO RIESGO

61
MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS

COMPONENTE II -A: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess
DEBILIDAD : Los saldos contables de cartera carece de exactitud en sus
reportes.
FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN
MXIMA ESPERADA
CALIFICACIN
DE SATISFACCIN
$ El saldo del sistema de
Cobranzas manual, con el saldo
contable manual, deben ser
iguales. Los cuales actualmente
se hallan sobre valorados o sub
valorados en distintas
cantidades.
$ Falta de atencin en el registro
de la informacin el momento
en que se est concretando el
cobro de pensiones.
$ Falta de validacin de la
recaudacin diaria que son
receptados por varias personas.
TOTAL

10





10



10



30

3





5



2



10

CP = CT / PT x 100
CP = 10 / 30 x 100
CP = 33.33 %
NIVELES DE RIESGO : A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO

A M B
15% 50% 51% 75% 76% 100%
B M S
NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO
RESULTADO: ALTO RIESGO


62
MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS

COMPONENTE II-A: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess
DEBILIDAD : La Falta en el departamento de colectura de un manual de
Polticas y procedimientos.

FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN
MXIMA ESPERADA
CALIFICACIN
DE SATISFACCIN
$ Originan duplicidad de esfuerzos
en el recurso humano.
$ Originan errores en el
procedimiento registro en la
utilizacin de documentos
contables al momento que se est
concretando el derecho u
obligacin.
$ Falta de control del flujo de
efectivo para inversin.
TOTAL

10





10

10

30

3





5

2

10

CP = CT / PT x 100
CP = 10 / 30 x 100
CP = 33.33 %
NIVELES DE RIESGO: A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO
A M B
15% 50% 51% 75% 76% 100%
B M S
NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO

RESULTADO: ALTO RIESGO

63
MATRIZ DE EVALUACIN DE OPORTUNIDADES DE MERCADO

COMPONENTE I-A: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess
OPORTUNIDAD: Transferir las habilidades o conocimiento tecnolgicos de
instituciones educativas de nivel superior a instituciones de nivel
medio con dificultades administrativas.

FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN
MXIMA ESPERADA
CALIFICACIN
DE SATISFACCIN
$ Originar actualizacin de
conocimientos de nuevos software
del nivel superior en las
dificultades administrativas de
nivel medio.
TOTAL

10




10

8




8


CP = CT / PT x 100
CP = 10 / 10 x 100
CP = 80 %
NIVELES DE RIESGO : A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO
A M B
15% 50% 51% 75% 76% 100%
B M S

NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO

RESULTADO: BAJO RIESGO


64
MATRIZ DE EVALUACIN DE OPORTUNIDADES DE MERCADO

COMPONENTE I-B: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess
OPORTUNIDAD: Oportunidad para aprovechar conocimientos del alcance del
nuevo sistema administrativo ISO 9000.


FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN
MXIMA ESPERADA
CALIFICACIN
DE SATISFACCIN
$ Originar actualizacin de
conocimientos del nuevo sistema
administrativo, para la preparacin
del manual de procedimientos.
TOTAL

10


10

8


8



CP = CT / PT x 100
CP = 10 / 10 x 100
CP = 80 %
NIVELES DE RIESGO : A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO
A M B
15% 50% 51% 75% 76% 100%
B M S

NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO

RESULTADO: BAJO RIESGO



65
MATRIZ DE EVALUACIN DE OPORTUNIDADES DE MERCADO

COMPONENTE I-A: Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess
OPORTUNIDAD: Oportunidades para aprovechar las nuevas ofertas de tecnologa
por parte de organizaciones de control.


FACTORES DE EVALUACIN PONDERACIN
MXIMA ESPERADA
CALIFICACIN
DE SATISFACCIN
$ Originar adquisicin actualizada
de equipos de computacin con la
respectiva capacitacin de nuevos
paquetes del Office; para el nuevo
sistema de informacin financiero
- contable.
TOTAL

10


10

8


8



CP = CT / PT x 100
CP = 10 / 10 x 100
CP = 80 %
NIVELES DE RIESGO: A = ALTO, M = MEDIO, B = BAJO
A M B
15% 50% 51% 75% 76% 100%
B M S

NIVEL DE CONFIANZA: B = BAJO, M = MEDIO, S = SATISFACTORIO

RESULTADO: BAJO RIESGO



66
3.4 EVALUACIN CONTABLE
3.4.1 Situacin actual de los principales procesos.
PROCESOS FUNDAMENTALES
Existen procesos en el departamento de colectura que es llevado a cabo en tareas en las que
se aplican registros contables manuales, sin que esto quiera decir que es lo ms favorable pero
son los movimientos que en la institucin se han presentado.














Fuente: Proceso de evaluacin para el riesgo de control .
Elaborado por: Jaqueline Porras.


DEPARTAMENTO DE COLECTURA
VENTAS CONTABILIDAD PERSONAL PROVEDURIA
DISTRIBUCIN
MATRCULAS
DISTRIBUCIN
PENSIONES
COBROS
ALMACN
CONTABILIDAD
GENERAL
IMPUESTOS
PROVEEDORES
INGRESOS
SUMINISTROS
ENTREGAS
SUMINISTROS
INGRESO
SALIDA
NMINA
INGRESO
SALIDA
CONTROL
67

ACTIVIDAD VENTAS
Se considera como ventas para este trabajo todos los ingresos por concepto de matrculas y
pensiones, estipulados por la Comisin Nacional del costo de la Educacin Particular, adscrita
al Ministerio de Educacin y las juntas Provinciales reguladoras del costo.
Comprende toda tarea que se realiza en cuanto a organizacin, distribucin y recaudacin
tanto de ingresos por matrculas, que se da una vez en el ao econmico, as como de ingreso
por pensiones que se genera en forma mensual.

CONTABILIDAD
Esta actividad contempla el registro de las tareas resultantes de la direccin, ejecucin y
control de ventas, proveedura, personal y almacn, as como aquellos movimientos propios
de la contabilidad general, aadiendo la responsabilidad de entrega y rastreo de
correspondencia administrativa financiera producto de inconveniencias que se presenten,
adquisicin de suministro de materiales y de producto terminado de almacn y cumplimiento
de obligaciones con la administracin tributaria y seguridad social. As como tambin la
obtencin de reportes e informes de cada una de las actividades mencionadas anteriormente
para entregar una vez al ao el presupuesto enviado a la Comisin Nacional del costo de la
Educacin Particular, adscrita al Ministerio de Educacin y las juntas Provinciales
reguladoras del costo.

PROVEEDURA
Actividad que requiere de varios controles de bodega en lo que se refiere a ingresos por
dotacin de materiales de oficina a ser utilizados para rea administracin y docente, as como
68
de utilera de aseo, tarea que requiere de la seguridad en la entrega y existencia de las
mismas.
PERSONAL
Esta tarea comprende la seleccin del personal administrativo, como secretaria, colectura y
de servicio concretamente ya que la seleccin del personal docente es llevado a cabo por la el
rectorado de secundaria y direccin de primaria, los trmites en el ingreso del recurso
humano es ejecutado en colectura en el cual se realiza el control y cumplimiento de todo lo
que dispone la Ley de Seguridad Social y Ministerio de Trabajo.
ALMACN
El almacn demanda de diversos controles de bodega de productos terminados como son los
uniformes de las estudiantes, tarea que requiere de la seguridad en la recaudacin en venta de
uniformes as como en la existencia de las mismas.

3.5 EVALUACIN ADMINISTRATIVA
4.5.1 Asignacin de funciones en la situacin actual.
Al evaluar los procesos fundamentales en el rea de colectura que se presenta en la
institucin en la actualidad se puede mencionar que cada actividad es realizada por dos
personas, funciones que se describen a continuacin:
CARGO ACTIVIDAD
Colectora o Ecnoma
Administra la Unidad realiza actividades de registros
contables manuales, cobro de pensiones, personal,
ventas, as como gestiona directamente trmites
bancarios y de adquisicin de suministros de oficina.
Ayudante de colectura Ejecuta tareas de Ventas, proveedura, almacn.
69

Del anlisis y diagnstico, se puede concluir que se viene trabajando con un sistema contable
manual tradicional que no necesariamente funciona en un 100% de manera ptima, revelando
en el anlisis FODA que existen componentes revisados en alto riesgo tales como falta de
habilidades y competencia en la administracin, saldos de cartera incorrectos, falta de manual
de poltica y procedimiento contable, se evidencia que existe demanda de actividades
comprendido en una sola persona, as como duplicacin de funciones, muestra la incorrecta
distribucin de actividades; todo esto repercute en la base de datos transaccionales para un
debido orden y fluidez de informacin necesario en el instante de reportar estados financieros
y de presupuesto, para la toma de decisiones cuando estos son requeridos por la direccin u
organismos de control internos o externos de la institucin.
De lo mencionado anteriormente se justifica la propuesta de que es necesario crear un sistema
de informacin financiero-contable con el que fortalecer entre otros beneficios que le rodean
a la unidad mantener controles contables y administrativos internos, y por otro lado le
permitir tambin colocarse entre las instituciones pioneras en el cambio tecnolgico en
cuanto se refiere al campo administrativo contable en beneficio propio y de varios usuarios
de la informacin econmica.






70
CAPTULO IV
4 REORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
4.1 Organigrama estructural administrativo propuesto
Realizado el anlisis y el diagnstico del rea administrativa desde el punto de vista
estructural, as como el funcional de la institucin, se considera conveniente formular una
serie de sugerencias o propuestas basados en los aspectos tericos y prcticos; de esta manera
se pretende presentar una organizacin en la cual se aproveche de mejor manera el recurso
humano, material y financiero para la puesta en marcha de la institucin, y para un adecuado
control interno de la Unidad Educativa.
El presente segmento se ha tomado de una parte del Organigrama Institucional.
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA PROPUESTA










Fuente: Estructura administrativa
Elaborado por: Jaqueline Porras

AREA ADMINSTRATIVA -
FINANCIERA
ADMINISTRACIN COLECTURIA
ASEO
VIGILANCIA
PRESUPUESTO
CAJA
PERSONAL
PROVEEDURIA
ALMACEN
CONTABILIDAD
SERVICIOS
SECRETARIA SISTEMAS
71
La coordinacin organizacional administrativa planteada, es sencilla e indicada para la
institucin de este tamao, el cual debe ir junto con un manual de procedimientos y
responsabilidades diseado por una persona que asesore en la elaboracin de dicha
herramienta de control interno, misma que debe ser aprobada por la Hermana Rectora y
Ecnoma de la Comunidad. Se ha tomado en cuenta que las actividades departamentales no
interfiere unas con otras, de esta manera se asegura que las polticas administrativas se hagan
obligatorias y por lo tanto eficientes y competentes.

4.2 Reasignacin de funciones
Con el fin de facilitar la asignacin de funciones y la autoridad a cada una de las personas
que laboran en el rea de colectura, se propone un detalle de responsabilidades para los
departamentos directos y para las operaciones manuales de procedimientos, estas abarcan
todas las tareas que se encuentran inmersas en el correcto funcionamiento de las actividades
econmicas financieras de la institucin.

REA DE COLECTURA
RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COLECTURA.
ADMINISTRACIN.
La jefatura administrativa ser ejercida por una Religiosa cuya persona es la establecida por la
Comunidad Hermanas Bethlemitas para administrar sus fondos y bienes privados, distinguida
como Colectora o Ecnoma.
La administradora se encargar de realizar el proceso de crear, disear y mantener un
ambiente en el que las personas, laboren o trabajen, coordinar esencialmente con todos los
elementos que intervienen en esta para obtener el ms alto nivel de competitividad en el
72
aprovechamiento del recurso humano, material y financiero, de esta manera podr alcanzar
con eficiencia las metas propuesta.

JEFE DE CONTABILIDAD
El Contador ser la persona responsable de la contabilidad en la organizacin educativa
cuyas funciones tienen mucho en comn con las organizaciones con fines de lucro, debido a
que en ambas hay que obtener dinero y gastarlo, preparar presupuestos e implementar y
disear sistemas de control interno, existe la responsabilidad de utilizar los recursos
juiciosamente y si estos son utilizados de forma inteligente la contabilidad contribuye a hacer
eficiente sus operaciones y lograr los objetivos.
El Contador de la institucin educativa ser ejercido por un profesional en Contabilidad y
Auditoria CPA.
Formacin Acadmica.
La formacin acadmica del profesional en Contabilidad y Auditoria est basada bsicamente
en el conjunto de conocimientos de los diferentes departamentos de la organizacin como
son:, Administracin Financiera, Contabilidad, Administracin de Recursos Humanos,
Informtica, Servicio al cliente y Relaciones Humanas.
El profesional de contabilidad no puede slo limitarse a los conocimientos recibidos en sus
estudios superiores, los debe fortalecer mediante otros estudios de especializacin, por
ejemplo, pos- grado, maestra, especializacin en el rea en que ms se desempea.
El contador debe tener pleno dominio de los modernos programas de informtica que facilita
la toma de decisiones.
El contador debe tener un pleno dominio de las funciones bsicas de la administracin como
son: Coordinar, Controlar, Dirigir, Planificar.
73
Funciones:
El Contador General ser el profesional contable de alta jerarqua en la organizacin, en
cuanto se refiere a la Jefatura de Contabilidad, cuyas funciones se distinguen de la siguiente
manera:
- Planear el control interno.
- Preparar informes financieros (Estados Financieros) para conocimiento
internos y externos e interpretar.
- Administrar los impuestos
- Administrar nmina
- Preparar informes presupuestarios.
- Ofrecer asesoramiento al personal contable en los registros de los
hechos econmicos de la institucin.
- Ofrecer asesoramiento a la Administracin, tomando atencin al
resolver problemas financieros, para la correcta toma de decisiones que
afecte al recurso humano, material y financiero de la institucin.

ASISTENTE CONTABLE
El asistente contable ser una persona designada por el Contador, capacitado en ciencias de
Comercio y Administracin, con tres aos de experiencia en actividades contables, el
colaborador de la contabilidad no puede slo limitarse a los conocimientos recibidos en sus
estudios de bachillerato, los debe fortalecer mediante otros estudios de especializacin, por
ejemplo, estudios superiores de preparacin en el rea en que ms se desempean.
Las funciones que debe desempear el asistente contable sern las actividades de caja , pagos
y proveedura.
74

AUXILIAR CONTABLE
El auxiliar contable ser una persona designada por el Contador, capacitado en ciencias de
Comercio y Administracin, con un ao o menos de experiencia, el ayudante contable no
puede slo limitarse a los conocimientos recibidos en sus estudios de bachillerato, los debe
fortalecer mediante otros estudios de especializacin, por ejemplo, estudios superiores de
preparacin en el rea en que ms se desempean.
Las funciones que debe desempear el auxiliar contable sern las actividades de almacn,
responsable de recepcin, entrega y custodia de los uniformes a su cargo, as como del
ingreso y entrega del efectivo a Caja.

JEFE DE SISTEMAS
El jefe de sistemas ser un profesional en Ingeniera en Sistemas, el mismo que no puede slo
limitarse a los conocimientos recibidos en sus estudios superiores, los debe fortalecer
mediante otros estudios de especializacin, por ejemplo, pos-grados, maestras de preparacin
en el rea en que ms se desempea.
Las funciones que debe ejecutar el Jefe en sistemas sern las de actualizacin del sistema
contable de acuerdo a las necesidades de Contabilidad o Administracin, adems de otorgar
asesora en el avance tecnolgico en beneficios del cumplimiento de los objetivos de la
institucin.




75
4.3 POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
En busca de lograr la eficiencia en los procesos se requiere que para la administracin de los
recursos humanos, materiales y financieros exista una estructura organizativa flexible y
funcional, as como de la definicin de polticas y procedimientos tendientes a lograr una
gestin gil.
El manual de polticas y procedimientos es una herramienta para lograr el desarrollo eficiente
y ordenado de los movimientos de la institucin, por considerarse como un mecanismo de
adaptacin y actualizacin permanente.
El manual de procedimientos est enfocado a dos reas especficamente que necesitan el
control interno que sirva de gua en su manejo; est organizado de una manera simple de tal
forma que facilite su comprensin.

ORGANIZACIN DE ACCIN PROPUESTA.
Para este trabajo se entiende como Organizacin de Accin Propuesta aquellas tareas que
permiten planificar y ejecutar el ingreso de la actividad econmica a la que se dedica la
institucin como es:
Enseanza de nivel pre- primario, primaria y secundaria
Movimientos que permiten simplificar y optimizar las fases de la produccin en sus distintas
etapas, de esta manera se pretende dar a conocer un esquema funcional en el cual se
establece un orden que facilitar el control interno en cada fase de :
1. Reserva de cupos
2. Matrculas
3. Pensiones



76
1. Reserva de Cupos:
Para este proceso que se realiza una vez al ao, se considera que no es necesario hacer un
flujo grama por lo que se enumerar nicamente los controles a aplicar en el control
interno.



CONTROL INTERNO DE RESERVA DE CUPOS



$ Comprobar que las alumnas actuales hayan realizado la reserva de cupo para el nuevo
ao escolar.

$ Verificar que estos importes hayan sido debidamente depositados en la cuenta
corriente correspondiente y contabilizada en la partida correspondiente.

$ Analizar si quedan cupos libres a fin de aceptar nuevos alumnas.

$ Comprobar que las nuevas alumnas hayan realizado las pruebas de aptitud requeridas
para ser aceptadas.





77
2. Matrculas:

Al igual que la reserva de cupos, este proceso se realiza una vez al ao, y se considera que no
es necesario hacer un flujo grama por lo que se lista nicamente los controles internos a
emplear.


CONTROL INTERNO DE MATRCULAS


$ Comprobar que las alumnas matriculadas, tengan una ficha personal con todos los
datos y documentos necesarios.

$ Verificar que todas las alumnas hayan realizado los pagos por este concepto, y que los
mismos estn depositados y registrados correctamente.

$ Verificar que los importes ingresados por matrculas coincida con el nmero de
alumnas matriculadas.

$ Realizar un seguimiento muestra del proceso de asentamiento de matrculas en los
libros correspondientes.


78
$ Verificar que los importes cobrados por este concepto estn dentro de los valores
autorizados por la Comisin Nacional del Costo de la Ecuacin Particular, adscrita al
Ministerio de Educacin y las juntas Provinciales reguladoras del costo.

$ Constatar la exhibicin de este importe en lugar visible segn normas establecidos por
la Ley de Educacin.

$ Revisar que exista un listado de requisitos para las matrculas a fin de agilitar el
proceso.

$ Revisar el cronograma de matrculas.











79
3. Pensiones:

En cuanto a este proceso que es continuo y que requiere de mayor control, se ha procedido a realizar el diagrama de flujo correspondiente,
mismo que concuerda a las necesidades de la Unidad Educativa.

Diagrama No. 1 Proceso de cobro de pensiones

Diagrama de Flujo del proceso de cobro de pensiones mensual


















Listado alumnas
de pensiones
unidad
Asistente Contable
A
Filtra listado
informacin
Alumnas
primaria
Informacin
Envo de Informacin
listado de alumnas al
banco, con poltica de
cobro por mora retraso
pago.
SI
1
NO
1
1
Contador
Informacin
depurada.
Depura
informacin
Pensin completa,
beca, media beca
y rebaja de unidad
Emisin papeleta
de depsito por
alumna banco.
Envo retiro
de
documentos
Asistente Contable
2
B
80
























Fuente: Evaluacin del control interno Elaborado por: Jaqueline Porras
2
Contador
Emisin de
factura
Registro en
libros
ventas
pensiones
Archivo
diario cobro
pensiones
Banco Enva
Baja de
Internet
archivo
Auxiliar Contable
C
3
3
Asistente
Contable
Contador
Registro de datos
pagos en banco
pensiones en libro
diario.
D
Actualiza sistema
banco archivo
pagos en banco ,
alumnas nuevas ,
retiradas y pagos
en colegio
Verifica saldos
subcuentas y cuentas de
control, y envi
informacin prximo
mes.
A
B
C
D
FIN
81
CONTROL INTERNO DE PENSIONES

$ Verificar en la base de datos las alumnas que tienen beca, media beca y
descuentos con los soportes correspondientes.

$ Comprobar que estn incluidos en el listado mensual de cobros a realizar, todos
los rubros que incluyen el valor de la pensin.

$ Verificar que en los avisos de cobro se incluya toda la informacin como:
nombre del alumno, curso que asiste, mes que se cobra, importe, lugar de pago,
nmero de cuenta, fecha de vencimiento.

$ Verificar que la entrega de avisos de cobro se realicen dentro de los plazos
establecidos.

$ Hacer cruce de informacin entre los registros de la institucin y los registros
bancarios por estos rubros.

$ Depurar los registros bancarios y los cobros recibidos en colectura a fin de
saber que alumnas no han cancelado las pensiones.

$ Verificar que se hayan realizado los registros contables necesarios.

$ Revisar que se enve cartas a los padres de familia, cuando se encuentran en
mora del pago de pensiones.
82

$ Verificar mensualmente en la base de datos la actualizacin de alumnas retiradas
con el soporte correspondiente.

$ Realizar un seguimiento muestra de entrega de papeletas de pensiones a las
correspondientes alumnas.

$ Verificar que los importes cobrados por este concepto estn dentro de los precios
autorizados por la Comisin Nacional del Costo de la Ecuacin Particular,
adscrita al Ministerio de Educacin y las juntas Provinciales reguladoras del
costo, para evitar sanciones posteriores por parte de supervisin del Ministerio
de Educacin.

$ Constatar la exhibicin de estos importes en lugar visible segn normas
establecidos por la Ley de Educacin.


Estndares que han sido analizados siguiendo los requerimientos del departamento de
Colectura, ya que en el estudiado de los diferentes procesos se ha llegado a determinar
una variedad de deficiencias, consiguiendo el retrazo y la falta de documentos de
control.




83
4.3.1 rea Caja y Bancos.
Control interno de caja y bancos
Aspectos contables:
La poltica administrativa y contable a ser empleada sern los siguientes mecanismos
de control interno, mismos que deben ser aplicados obligatoriamente en la institucin
para asegurar un control contable y financiero eficiente:
# Todas las operaciones que se efecten por Caja, se realizarn teniendo en
consideracin el Plan de Cuentas Institucional.
# El Departamento de Contabilidad cuando realice modificaciones, aperturas o
eliminacin de cuentas del Plan General de Cuentas, debe comunicar
inmediatamente a la persona responsable de Caja.
# El Cajero contabilizar diariamente todos los documentos que impliquen un
ingreso o salida de dinero, los cuales deben estar debidamente sustentados con
documentos que renan los requisitos fiscales y tributarios as como, las
autorizaciones de los funcionarios del Programa o Proyecto especfico.
# El Departamento de Contabilidad autoriza los documentos en seal de
conformidad con la documentacin de sustentacin.
# Ningn documento ser pagado y registrado por Caja, si no cuenta con la
autorizacin de Contabilidad, previo chequeo y/o verificacin del saldo
presupuestario, salvo aquellos que se originen por las liquidaciones de
remuneraciones y Beneficios Sociales, que competen al Departamento de
Administracin o de Personal, si lo hubiere.
# Al efectuar el pago de alguna obligacin derivada por prestacin de servicios
personales, el Cajero est en la obligacin de deducir los impuestos que causare
84
este pago y que debern ser entregados en Contabilidad al momento de
autorizar el pago, esto quiere decir que en Contabilidad se ordenar al Cajero el
importe que deber retener por impuestos.
# Todas las obligaciones a ser canceladas por Caja deben estar debidamente
autorizadas por la Administracin de la Unidad, o alguna persona de reemplazo
en caso de ausencia de ella.
# Todos los cheques emitidos deben ser girados o emitidos para ser firmados por
mnimo dos personas, una de ellas ser obligatoriamente la Rectora de la
Institucin y la otra la Administradora de la Institucin.
# Toda la documentacin relativa a anticipos de remuneraciones, prstamos
personales y otros pagos al personal que estn directamente relacionado con las
remuneraciones, deben contar necesariamente con el Visto Bueno de la Rectora
o la Administradora.








85
Diagrama No. 2
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CONTROL INTERNO DE CAJA-BANCOS












Fuente: control interno de caja-bancos Elaborado por: Jaqueline Porras.

DESEMBOLSO DE
EFECTIVO-CHEQUE
CAJA
Aprobacin
de
Contabilidad
General
Verificacin del
documento
Registro diario de
documentos de
ingreso y egreso
Paquete de comprobantes
Archivo de paquete de
comprobantes cancelados
86
Aspectos administrativos.
1) Ingresos de caja:
Todos los comprobantes de ingresos
(CI)
deben ser pre-numerados en original y dos
copias, el original ser archivado con el recibo de caja
(RC)
pre-numerado, la primera
copia ser archivada en el control de documentos y la segunda copia ser entregada al
depositante en ese instante.

Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre de la institucin.
No se aceptarn cheques posfechados.
Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y endosado mediante
una leyenda que explique a qu cuenta ser depositado, de qu Banco y el nombre del
titular de la cuenta.
No se permitir al Cajero recibir dinero o valores en custodia, que no hayan sido
previamente autorizados por la Hermana Rectora o la Hna. Ecnoma.
2) Egresos de caja
Todos los fondos ingresados a Caja por cualquier concepto deben ser depositados en las
cuentas bancarias el mismo da que ocurre la operacin.
La persona encargada de realizar los depsitos bancarios debe verificar los datos de la
papeleta de depsito y firmar en ella en seal de haber recibido a satisfaccin los
valores que se mencionan en ella.
Las copias de las papeletas de depsito con el sello del recibidor del Banco, deben ser
entregadas el mismo da del depsito al Cajero, para sustentar los asientos contables por
el egreso de fondos.
Los egresos de todas las operaciones realizadas por caja deben ser pagadas con cheque,
para facilitar el control interno. Los pagos con cheques se efectuarn en los siguientes
casos: (CI, RC ver apndice)
87
Las facturas, notas de venta y comprobantes de liquidacin de compras y prestacin de
servicios presentados por los proveedores, que sean presentados cumpliendo con lo
sealado por la administracin tributaria. La documentacin correspondiente al pago de
proveedores debe ser entregada a Contabilidad al da siguiente para su registro y
archivo correspondiente.
La reposicin o reembolso de compras efectuadas por el personal, referente a
materiales, tiles de oficina, de aseo, etc. que sean debidamente autorizados. Las
reposiciones o reembolsos de los gastos de viaje en el Pas o fuera de l y los gastos de
representacin que sean autorizados debidamente por la Hermana Rectora o Hna.
Ecnoma.
Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Cajero adjuntar la planilla de liquidacin
y reposicin del fondo de Caja Chica sustentada con los documentos de gastos.
Los pagos de servicios de electricidad, telfonos, agua, retenciones fiscales, tributos,
impuestos municipales, etc. sern cancelados en las fechas de su vencimiento.
3). Cierre de caja:
# El Cajero debe registrar todos los movimientos de Caja efectuados durante el da
en el comprobante diario de ingresos y en el comprobante diario de pagos,
imprimir un reporte de movimiento diario de caja en este ltimo formato se
establecer el saldo de Caja.
# El cierre de Caja tendr definida una hora especfica, toda operacin de ingreso
y/o egreso de Caja, posterior al horario establecido de cierre, sern considerados
como operaciones fuera de hora y con fecha de registro del da siguiente.


88
.
4). Control de giro de cheques:
# El Cajero llevar un control de la adquisicin de las chequeras y verificar la
numeracin correlativa y la cantidad de los cheques.
# Se girarn los cheques atendiendo el orden correlativo de los mismos, en caso de
anulacin de un cheque, se debe registrar en el reporte diario de Caja con la
palabra ANULADO, en la cual debe incluirse el cheque original que lleve un
sello de ANULADO y ser perforado para mayor seguridad.
# Todo cheque ser emitido con un Comprobante Contable de Pago o Egreso, el
mismo que en forma obligatoria se llenar los datos requeridos en el formato.

5). Normas generales de caja:
# Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el Cajero, debe ser
sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO.
# Contabilidad podr realizar arqueos de caja en forma sorpresiva y peridica,
cuando lo considere conveniente.
# Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, ser notificado
inmediatamente a la Hna. Administradora para la toma de medidas convenientes
en coordinacin con Contabilidad, para que se efecten los asientos de ajuste
respectivos.
6). Conciliacin de fondos:
La conciliacin de saldos es necesaria para evitar diferencias al fin de cada perodo. Los
ajustes que sean realizados sern firmados por la Hna. Administradora, al mismo que se
adjuntarn todos los papeles de trabajo que motivaron las diferencias en la conciliacin,
89
para que a su vez los Auditores en el caso que se presenten tengan el material que de
consistencia a los ajustes efectuados.

Control Interno de Fondos para Caja Chica
Segn la Administracin Contable y para un buen control interno, los fondos en efectivo
administrados mediante la Caja Chica, deben regularse de manera precisa con el fin de
evitar el mal uso de estos recursos, en tal virtud, se hacen las siguientes observaciones:
# El fondo de Caja Chica es aquel que est constituido por un importe fijo de
dinero en efectivo, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los
requerimientos de la Institucin, su uso est destinado exclusivamente para
realizar gastos menores e imprevistos, los cuales no han sido considerados para
las emisiones de las rdenes de compra por reducido valor; sin embargo estos
gastos son considerados dentro de los presupuestos aprobados.
# El asistente o el auxiliar contable, sern los nicos responsables de administrar
correctamente el Fondo de Caja Chica, racionalizando el buen uso del dinero en
efectivo. La apertura del Fondo de Caja Chica, as como los incrementos del
fondo se efectuarn previa aprobacin de la Hna. Administradora.
# Cada egreso realizado con este fondo debe ser sustentado mediante
comprobantes vlidos que renan los requisitos fiscales y tributarios.
# Slo se atendern desembolsos en efectivo cuando se trate de adquisiciones de
importes menores cuyo monto mximo de cada pago no exceda al previamente
fijado. Estos desembolsos en efectivo sern realizados para cubrir conceptos
varios tales como movilizacin local, peajes, refrigerios, materiales de oficina,
tiles de aseo y limpieza, etc.
90
# La autorizacin para la adquisicin de un bien o servicio corresponde a la
mxima autoridad administrativa. El encargado, para efectuar los pagos con
fondos de Caja Chica debe verificar que todos los documentos tengan la firma
de los titulares autorizados.
# La rendicin documentada del fondo de Caja Chica debe ejecutarse con la
sustentacin de los comprobantes de pago que en ella se adjuntan. No se debe
aceptar comprobantes justificativos que en su contenido slo describan
conceptos generales como "por consumo" o "por ventas varias" o "servicios
diversos".
# El asistente o auxiliar contable al presentar su liquidacin del gasto en efectivo,
llenar la Planilla de Caja Chica especialmente diseada para este fin, en forma
detallada.
# El formato de Planilla para Liquidacin del Fondo de Caja Chica debe
confeccionarse en original y copia, el original y los documentos justificativos de
los gastos para ser entregados a Contabilidad para su registro contable y la copia
para su archivo y control correlativo.
# La reposicin del fondo de Caja Chica consiste en girar en forma oportuna un
cheque a nombre de la persona encargada, quien es el nico responsable del
manejo de los fondos, por un valor igual al valor total gastado, previamente
Contabilidad debe verificar la suma y si los documentos que se acompaan
rene los requisitos necesarios tanto fiscales como tributarios, y que en cada
documento tenga el sello de cancelado o pagado.
# Cuando se tenga utilizado un aproximado al 70% del fondo de la Caja Chica, se
debe pedir su reposicin para evitar quedar sin dinero mientras se realiza el
trmite de reintegro de fondos.
91
# Las autorizaciones escritas que modifiquen los montos asignados para Caja
Chica debido a incrementos o reducciones deben ser archivadas y con la copia
de las mismas se contabilizarn en el momento que se produzca esta variacin,
dando consistencia y validez al asiento contable realizado.
# Los arqueos que Contabilidad realice deben efectuarse en forma sorpresiva y
peridica, cualquier anormalidad debe ser comunicada por escrito la Hna.
Ecnoma para tomar medidas correctivas administrativas y contables.
4.3.2 rea Crdito y Cobranzas.
Notas de Venta
Tipos de Notas de Venta.
1. Matrculas
2. Ingresos de pensiones
3. Servicios administrativos secretara.
4. Ingresos de uniformes
Absolutamente todos los ingresos debern ser emitidos las notas de venta en forma
inmediata, obedeciendo a los requisitos establecidos por la administracin tributaria en
lo referente a la facturacin.
El proceso de notas de venta ser realizado por contabilidad en el mdulo de facturacin
del sistema contable procedimiento que inicia con:
1. Ingresos de matrculas, el cual se efecta una vez al ao lectivo por cada una de
las estudiantes, valor gravado con tarifa cero que se cobrar segn lo establecido
por la Junta Reguladora Provincial del Costos de la Educacin en los
Establecimientos Particulares del Pas, adscrita al Ministerio de Educacin
Pblica.
92
La entrega de este documento ser realizado en el momento que se efecte la
cancelacin de la matrcula en colectura.
Ser realizado por caja el cobro de este rubro entregando un documento denominado
recibo de caja, el registro contable lo realizar al momento de realizar el cierre diario en
el documento de Comprobante de Ingreso en el mdulo de contabilidad del sistema
contable.


2. Ingresos de pensiones, por este concepto se deber emitir notas de venta
gravados con tarifa cero (Art. 53 numeral 5 LRTI), por cada una de las
estudiantes, todos los meses a partir de octubre del ao anterior a julio del
presente ao, perodo del ao escolar, valor que se cobrar segn lo establecido
por la Junta Reguladora Provincial del Costos de la Educacin en los
Establecimientos Particulares del Pas, adscrita al Ministerio de Educacin
Pblica.
Previamente, se deber obtener el listado de las alumnas con beca, media beca y
rebajas, con la firma de autorizacin de la Rectora de la Institucin, para la
correspondiente aplicacin de la obligacin de la alumna.
La entrega a cada estudiante de este documento ser realizado a travs de
Inspeccin General de secundaria y por secretaria de primaria.
El registro contable ser realizado en contabilidad al momento de correr el proceso de
facturacin mensual de pensiones.
3. Servicios administrativos- secretaria, contemplando bajo este rubro los costos de
derechos de exmenes de grado, derechos de grado y certificados de promocin,
se proceder a emitir la nota de venta gravada con tarifa cero por caso entendido.
93
Ser realizado por caja el cobro de este rubro entregando un documento denominado
recibo de caja, el registro contable lo realizar al momento de realizar el cierre diario en
el documento de Comprobante de Ingreso en el mdulo de contabilidad del sistema
contable.

4. Ingresos por uniformes, esta actividad deber ser realizada con el fin de facilitar
al alumnado la dotacin del vestuario necesario para el debido cumplimiento del
reglamento interno de la institucin, por este concepto se deber emitir la nota
de venta incluida tarifa doce correspondiente por consumidor final.
La emisin y entrega de este documento ser efectuado por almacn en el
momento que se formalice la compra.

Notas de Crdito

En caso de anulacin de notas de venta, rebajas o ajustes de costos, administracin
deber comunicar a contabilidad para llenar el documento Nota de Crdito por el
valor correspondiente.
Reimpresin de notas de venta.
Cuando la impresin de la nota de venta se arruine y en caso de formato que no sea
pre-impreso, se imprimir, caso contrario se anular la transaccin.

COBRANZAS.
Con el fin de realizar recaudaciones efectivas, se coordinar con una institucin
financiera el proceso de cobro de pensiones, de esta manera se deber emitir a ms de la
nota de venta sealada anteriormente en el acpite de ingresos por pensiones, una
94
papeleta de depsito por cada alumna con los datos correspondientes mensuales, esta
informacin ser enviada va Internet al departamento de sistemas bancario, el cual
proceder a imprimir el documento respectivo, mismo que ser entregado bajo la
coordinacin de inspeccin de secundaria y secretaria de primaria a las estudiantes.

Poltica de crdito
Para una adecuada recaudacin de pensiones, es recomendable minimizar el crdito
concedido a los representantes de las estudiantes, reforzando as la funcin de
cobranzas.
Se aplicar bajo la autorizacin de la Hna. Ecnoma el plazo mximo de cobro mensual
de pensiones.
Se canalizar la morosidad de percepciones pendientes en la distribucin de reportes,
para lo cual se debe revisar el cronograma de actividades de la institucin, de esta
manera se conocer las fechas de reuniones con padres de familia.
Se coordinar con dirigentes de curso, secretara e inspeccin para la debida fluidez en
la entrega informes bimestrales de la alumna con pensiones en mora; y en situaciones
extremas en el retiro de la documentacin de promocin anual en caso de separacin de
la estudiante de la institucin.
Se evaluar y analizar peridicamente el reporte de Anlisis de antigedad de
pensiones con el fin de medir la efectividad en la gestin de cobranzas, as como
estimar el grado de cobrabilidad y la porcin de cuentas incobrables o de dudosa
recuperacin, esta actividad ser efectuada con el grupo conformado por la Hna.
Rectora, Ecnoma y Jefe de Contabilidad, as se obtendr un informe por escrito y con
firmas de autorizacin de las autoridades del plazo de cobro de pensiones en mora, de
casos tratados de estudiantes con grave crisis econmica.
95

Cuadro No. 2


Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess
Hermanas Bethlemitas - Quito
REPORTE DE ANALISIS DE ANTIGEDAD DE PENSIONES
Ao Lectivo: 2002-2003
Fecha de Corte: al 30 de abril de 2003
4B BASICA A
orden cdigo Nombre curso Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre total
1 0368 ANCHALABASTIDASERIKA SOLANG 4B BASICA A 0 0 0 0 0 0 28,27 0 0 0 0 0 28,27
2 0371 CARRILLOGORDILLOKELLYANDREA 4B BASICA A 0 0 0 0 0 31,61 28,19 0 0 0 0 0 59,80
3 0372 CORONEL SALAZARCINTHYA PAMEL 4B BASICA A 0 0 0 0 0 28,01 28,01 0 0 0 0 0 56,02
4 0376 GARZONBAUTISTA GABRIELA MIC 4B BASICA A 0 0 0 0 0 0 28,19 0 0 0 0 0 28,19
5 0379 LARCO ESPAAKAROL NYCOLE 4B BASICA A 0 0 0 0 33,11 33,26 28,27 0 0 0 0 0 94,64
6 0381 LOPEZLLANTUY NIKOL KATHERIN 4B BASICA A 0 0 0 26,61 28,01 28,01 28,01 0 0 0 0 0 110,64
7 0390 MUOZVILLAMARINDIANA CAROLI 4B BASICA A 0 0 0 0 0 33,26 28,27 0 0 0 0 0 61,53
8 0391 ONTANEDA RAMONANDREA MICHEL 4B BASICA A 0 0 0 0 0 0 26,61 0 0 0 0 0 26,61
9 0397 SALAZARVACAESTEFANIADELAS 4B BASICA A 0 0 0 0 33,11 33,26 28,27 0 0 0 0 0 94,64
10 0402 SOTOPUENTE SHIRLEY PAOLA 4B BASICA A 0 0 0 0 0 0 26,61 0 0 0 0 0 26,61
11 0404 TROYATORRESMARGORIE LIZETH 4B BASICA A 0 0 0 0 0 0 26,61 0 0 0 0 0 26,61
26,61 94,23 187,4 305,3 0 0 0 0 0 613,56 TOTAL 4B BASICA A:

Fuente: Datos de cuentas por cobrar Elaborado por: Jaqueline Porras



96
4.4 REORGANIZACIN CONTABLE.
4.4.1 El Plan Contable
El plan general de cuentas es la herramienta en el que se encuentra organizado los
rubros necesarios para la entrega de los requerimientos financieros, se ha tomando en
cuenta que la institucin trasciende en sus hechos econmicos y la capacidad de manejo
de programas generalmente permiten el acceso a la informacin ms detallada, es por
eso que los sistemas de informacin que logran la automatizacin de procesos dentro de
la organizacin, son llamados frecuentemente sistemas transaccionales, y su
funcionamiento primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros,
etc, estos procedimientos tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es
decir, que a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de datos para su
explotacin posterior en la entrega de informacin econmica destinada a terceros
como entidades financieras, fundadores, auditores, empleados, organismos de
supervisin y control interesados sobretodo en la informacin presupuestaria, en base a
lo mencionado se ve la alternativa de replantear una adaptacin de un Plan General de
Cuentas para la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess, obedeciendo al mandato
legal de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC No.1 presentacin de Estados
Financieros, organismos de control externa Administracin Tributaria e interna Casa
Provincial de las Hnas. Bethlemitas, normativa contable que seala de manera expresa
que la base sobre la que debe descansar el procedimiento contable relativa a los estados
de entidades sin fines lucro es el Plan General de Cuentas.




97
EL BALANCE GENERAL

La utilidad de este Estado Financiero es de suma importancia ya que constituye la
fuente de informacin fija a una fecha determinada de los hechos econmicos
generados en la institucin, que da a conocer los segmentos de la conformacin
financiera de la institucin como son sus derechos, sus obligaciones y la formacin del
Fondo Social de la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess.


La informacin ofrecida por el balance, permite a Directivos, acreedores y otros
usuarios evaluar:
a) La capacidad de la organizacin para seguir suministrando servicios; y
b ) La liquidez, flexibilidad financiera y capacidad de la organizacin para hacer
frente a sus obligaciones, as como de sus necesidades de financiacin externa.

Se ofrece un modelo y contenido de Balance General, en sintona con las operaciones
de carcter general con las empresas comerciales.










98
B A L A N C E G E N E R A L
1 ACTIVO 2 PASIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE 2.1 PASIVO CORRIENTE
1.1.05 Caja 2.1.1
Cuentas y documentos por pagar a
proveedores
1.1.10 Bancos 2.1.2 Proveedores
1.2 Inversiones financieras temporal 2.1.2.05 Nacionales
1.2.05 Acciones 2.1.2.20 Extranjeros
1.2.05.35 Actividades financieras 2.1.3
Obligaciones con instituciones
financieras
1.2.25 Certificados 2.1.3.20 Nacionales
1.2.25.05 Depsitos a termino fijo 2.1.3.20 Extranjeros
1.2.95 Otras inversiones 2.1.4 Prestamos vinculados
1.3 EXIGIBLE 2.1.5 Obligaciones
1.3.20 Cuentas y documentos por cobrar 2.1.5.05 Con la administracin tributaria
1.3.20.05 Cuentas por cobrar vinculados 2.1.5.05.01 Retencin en la fuente por pagar
1.3.30 Anticipos y avances 2.1.5.05.05 Impuesto a las ventas retenidos
1.3.30.05 A proveedores 2.1.6 Con el IESS
1.3.30.10 A contratistas 2.1.6.05 Prestamos quirografarios
1.3.30.30 Otros anticipos 2.1.6.06 Aportes al IESS
1.3.65 Cuentas por cobrar trabajadores 2.1.6.70 Retenciones y aportes de nomina
1.3.70 Cuentas por cobrar Estudiantes 2.1.7 Con empleados
1.3.75 Crdito tributario 2.1.8 Provisiones a corto plazo
1.3.77 Otras cuentas x cobrar 2.1.9 Otros pasivos a corto plazo
1.3.90 Provisin de cuentas incobrables 2.2 PASIVO A LARGO PLAZO
1.3.90.30 De anticipos y avances 2.2.1
Cuentas y documentos por pagar a
proveedores
1.3.90.65 Difcil cobro de cuentas a trabajadores 2.2.2 Proveedores
1.3.90.70 Difcil cobro de cuentas de estudiantes 2.2.2.05 Nacionales
1.3.90.75 Difcil cobro de particulares 2.2.2.20 Extranjeros
1.4 REALIZABLE 2.2.3
Obligaciones con instituciones
financieras
1.4.55 Materiales, repuestos accesorios 2.2.3.20 Nacionales
1.4.55.01 Material y suministros acadmico 2.2.3.20 Extranjeros
1.4.55.03
Material y suministros de
mantenimiento 2.2.4 Prestamos vinculados
1.4.55.04 Inventario de mercaderas en almacn 2.2.5 Hipotecas por pagar
1.5 ACTIVOS FIJOS 2.2.6 Obligaciones emitidas
1.5.04 Terrenos edificios, instalaciones 2.2.7 Provisin para jubilacin patronal
1.5.08 Edificio e instalaciones 2.2.8 Otras provisiones
1.5.24 Muebles y enseres 2.2.9 Otros pasivos a largo plazo
1.5.28
Equipos de computacin y
comunicacin 2.3 PASIVO DIFERIDO










99
1 Activo 2 Pasivo
1.5.29 Maquinaria y equipo 2.3.1 Anticipo clientes
1.5.40 Vehculo 2.3.5 Otros pasivos diferidos
1.5.92 Depreciacin acumulada 2.4 Otros pasivos
1.5.92.05
Depreciacin acumulada const. Y
edificaciones 2.4.1 Ingresos anticipados
1.5.92.10 Depreciacin acumulada muebles y
1.5.92.15
Depreciacin .acum. Equipo de
oficina Total pasivo
1.5.92.20
Depreciacin acumul. Equipo.
Computacin
1.5.92.29
Depreciacin acum. maquinaria y
equipo
1.5.92.35 Depreciacin. Acumulada vehculo 3 PATRIMONIO
1.5.92.45
Depreciacin. Acumul. Bienes de
arte 3.1 Capital social
3.1.40 Fondo social de operacin
1.7 DIFERIDOS 3.6 Resultado del ejercicio
1.7.05 Gastos pagos por anticipado 3.6.05 Supervit
1.7.10 Cargos diferidos 3.6.05.01 Supervit presente ejercicio
1.7.10.05 Gastos de organizacin y constit. 3.6.05.02 Supervit ejercicio anterior
1.7.10.40 (-) Amortizacin acumulada 3.6.10 Dficit
1.7.10.30 Otros activos no corrientes 3.6.10.01 Dficit presente ejercicio
1.8 OTROS ACTIVOS 3.6.10.02 Dficit ejercicio anterior
1.8.01
Cuentas y documentos por cobrar a
largo plazo Total patrimonio
1.8.20 Inversiones a largo plazo
Total activos Total pasivo y patrimonio












100
USO DE CUENTAS EN LA CONTABILIDAD DE LA UNIDAD.

Para una mejor compresin y aplicacin se dar a conocer ciertas cuentas que requieren
una mayor explicacin para el uso adecuado de estas cuentas.
1.2.05.35 ACTIVIDADES FINANCIERAS: Cuando la institucin tenga fondos por
concepto de ahorro de sus actividades deber aplicar su excedente en este rubro, segn
lo crea conveniente la Administradora o Jefe de Contabilidad, previo anlisis del
mercado bancario.
SE DEBITA: Por el valor de los dineros invertidos en acciones .
SE ACREDITA: Por el valor de los retiros.

1.2.25.05 DEPSITOS A TERMINO FIJO: Cuando la institucin cuente con fondos
por concepto de ahorro de sus actividades deber aplicar su excedente en este rubro,
segn lo crea conveniente la Administradora o Jefe de Contabilidad bajo un previo
anlisis del mercado bancario.
SE DEBITA: Por el valor de los dineros invertidos en Certificados e intereses
reinvertidos.
SE ACREDITA: Por el valor de los retiros.

1.3.20.05 CUENTAS POR COBRAR VINCULADOS: Se debe llevar auxiliar por
cada congregacin a quien se le constituya la cuenta.
SE DEBITA: Por el valor constituido como tal.
SE ACREDITA: Por los abonos o cancelaciones que hagan los afectados.

1.4.55.04 INVENTARIO PRODUCTO TERMINADOS Y MERCANCIAS EN
101
ALMACN: Cuenta que se constituye para manejar en forma separada determinada
partida necesaria para atender la compra venta de uniformes para el beneficio de las
estudiantes. Se deber llevar auxiliar por la conformacin de la partida Uniformes.
La persona encargada del almacn deber trasladar el correspondiente control de
ingresos y salidas de la mercadera en el correspondiente kardex por cada tem que
conforme el rubro uniformes.
SE DEBITA: Por el valor entregado por concepto de compra de uniformes.
SE ACREDITA: Por la devolucin de la mercadera, o por el registro del costo de
las
mercaderas vendidas.

2.1.4 PRSTAMOS VINCULADOS: Se debe llevar auxiliar por cada congregacin a
quien se le constituya esta obligacin, en un plazo otorgado a un ao.
SE DEBITA: Por el valor constituido como tal.
SE ACREDITA: Por los abonos o cancelaciones que se hagan a los afectados.

2.2.4 PRSTAMOS VINCULADOS: Se debe llevar auxiliar por cada congregacin a
quien se le constituya esta obligacin, en un plazo otorgado por ms de un ao.
SE DEBITA: Por el valor constituido como tal.
SE ACREDITA: Por los abonos o cancelaciones que se hagan a los afectados.





102
FONDO SOCIAL DE OPERACIONES: Recoge las aportaciones, los resultados,
excedentes, que son capitalizados, emplendose la cuenta Fondo Social,.
SE DEBITA: Por el saldo crdito de excedente positivo transferencia para el cierre
del ejercicio.
SE ACREDITA: Por el saldo dbito de excedente negativo transferencia para el
cierre del ejercicio.

3.6.05 SUPERAVIT: Bajo este rubro se registrar el excedente del ejercicio producto
del ahorro de administracin.
Excedente del ejercicio se utilizar para recoger el excedente positivo o negativo del
ltimo ejercicio cerrado en la entidad, as como los beneficios o prdidas cuando la
institucin realice actividades mercantiles
SE DEBITA: Por el saldo crdito de excedente positivo para el cierre del
ejercicio.
SE ACREDITA: Por el saldo dbito de excedente positivo para el cierre del ejercicio.

3.6.10 DFICIT: Bajo este rubro se registrar el resultado del ejercicio producto del
desahorro de administracin.
SE DEBITA: Por el saldo dbito de excedente negativo para el cierre del
ejercicio.
SE ACREDITA: Por el saldo dbito de excedente negativo para el cierre del
ejercicio.



103

ESTADO DE RESULTADOS
El estado de Resultados, tiene una estructura similar a la existente en el Plan General de
Contabilidad para entidades lucrativas, pero su significado no puede ser el mismo;
informa en qu medida la organizacin ha mantenido su capital a travs de la actividad,
pero el resultado obtenido no sirve como indicador del xito, puesto que los logros de
esta entidad se miden por la magnitud del servicio prestado con los recursos disponibles,
y dicha magnitud no hay modo de medirla a travs de una Cuenta de resultados .
A continuacin se presenta el modelo del Estado Resultados del ejercicio, en su
formato normal, recogido en las normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad
para entidades sin nimo de lucro. En l, se sustituye la denominacin de prdidas y
ganancias por la de excedente (positivo o negativo) del ejercicio, entendidos como
autofinanciacin que, al no ser objeto de distribucin, pone de manifiesto el ahorro o
desahorro producido. Un excedente positivo demostrar una mayor capacidad de la
entidad para realizar actividades en el futuro. Un excedente negativo indicar que la
entidad ha realizado sus fines utilizando ahorros de ejercicios anteriores.










104
ESTADO DE RESULTADOS
DEBE HABER
5 G A S T O S 4 I N G R E S O S
5.1
GAST. OPERACIONALES
DE ADMINISTRACION Y
EDUCACION 4.1 OPERACIONALES
5.1.1
GASTOS DE PERSONAL
ADMINISTRATIVO 4.1.1 VENTAS
5.1.1.06 SUELDOS A PERSONAL 4.1.1.05 VENTAS NETAS GRAVADAS
5.1.1.07
BENEFICIOS SOCIALES E
INDEMNIZACIONES 4.1.1.10 COSTO DE VENTA
5.1.1.08
HONORARIOS A PERSONAS
NATURALES 4.1.1.12 (-) COSTO DE VENTA
5.1.1.14
DOTACION Y SUMINISTROS A
TRABA 4.1.1.20
VENTAS NETAS GRAVADAS
CON TARIFA CERO
5.1.1.16 CAPACITACION PERSONAL 4.1.1.20.1 ENSEANZA
5.1.1.20 GASTOS DE GESTION 4.1.1.20.1.01 MATRICULAS
5.1.1.20.05
APORTES PARA
FUNCIONAMIENTO 4.1.1.40.1.05 PENSIONES
5.1.1.20.10 AYUDAS A COMUNIDADES 4.1.1.40.1.10
(-) DESCUENTO DE
PENSIONES
5.1.1.20.15 SUSTENTO Y G. PERSONALES 4.1.1.40.1.11
PENSIONES AOS
ANTERIORES
5.1.1.20.20
ACTIV. APOSTOLICA Y
VOCACIONAL 4.2
INGRESOS NO
OPERACIONALES
5.1.1.20.45
MANTENIMIENTO Y
REPARACIONES 4.2.10 INGRESOS FINANCIEROS
5.1.1.20.50
ADECUACIONES E
INSTALACIONES 4.2.20 OTRAS RENTAS
5.1.1.20.70 GASTOS DE CULTO TOTAL INGRESOS
5.1.1.20.89 GASTOS PASTORAL
5.1.1.21
DEPRECIACION CONSTRUC. Y
EDIFI
5.1.1.22
IMPUESTOS CONTRIBUCIONES
Y OTROS
5.1.1.27 SERVICIOS BASICOS
5.1.1.29 GASTOS DE VIAJE
5.1.1.95
OTROS GASTOS DE
ADMINISTRACION
5.1.2 GASTOS DE EDUCACION
5.1.2.06 SUELDOS A PERSONAL
5.1.2.07
BENEFICIOS SOCIALES E
INDEMNIZACIONES
5.1.2.08
HONORARIOS A PERSONAS
NATURALES
5.1.2.09
APORTE Y CUOTAS
ESPECIALES DE EDUACION

DEBE HABER
5 G A S T O S 4 I N G R E S O S
5.1.2.10 HONORARIOS
5.1.2.14
DOTACION Y SUMINISTROS A
TRABA
5.1.2.15 IMPUESTOS
105
5.1.2.16 CAPACITACION PERSONAL
5.1.2.20 ARRENDAMIENTOS
5.1.2.21 DEPRECIACIONES
5.1.1.22
IMPUESTOS CONTRIBUCIONES
Y OTROS
5.1.2.27 SERVICIOS BASICOS
5.1.2.45
MANTENIMIENTO Y
REPARACION
5.1.2.50
ADECUACIONES E
INSTALACIONES
5.1.2.60 COMBUSTIBLES
5.1.2.61 CUENTAS INCOBRABLES
5.1.2.62 BAJA DE INVENTARIOS
5.1.2.95
OTROS GASTOS DE
EDUCACION
5.3 GASTOS NO OPERACIONALES
5.3.05 FINANCIEROS
5.3.10
PRDIDA EN VENTA Y RETIRO
DE B
5.3.12
OTROS GASTOS NO
OPERACIONALES
TOTAL GASTOS
* EXEDENTE PERIODO
* Con signo positivo o negativo segn su saldo

Segn esta alternativa denominada de correlacin es una aplicacin utilizada por las
entidades lucrativas, solo que estas calculan primero los ingresos y despus los
relacionan con los gastos para obtener el beneficio y los Estados de las entidades sin
fines de lucro invierten este orden.
En relacin con el principio de correlacin de ingresos y gastos, si bien se mantiene la
redaccin ordenada en el Plan General de Contabilidad, hay que sealar que una
caracterstica propia de las entidades sin fines de lucro, es que la consecucin de sus
fines exige poner de manifiesto la relacin entre los gastos realizados por una entidad y
los ingresos necesarios para su financiacin.
Con este criterio la cuenta de resultados muestra si la organizacin ha gastado ms o
menos de los recursos que se pretenda gastar en operaciones corrientes durante el ao.
En lo que respecta a la memoria, su contenido debera incluir informaciones especficas
que contribuyan al mejor conocimiento de la actividad desarrollada por esta institucin,
singularmente los logros o metas conseguidos en el ejercicio de realizacin de las
106
actividades emprendidas. Otros aspectos importantes que tambin debera figurar, son
los que se refieren al estado de flujos de efectivo y a la informacin presupuestaria.
4.4.2. Sistematizacin de comprobantes, reportes e informacin contable.
4.4.2.1 Caractersticas y requisitos de un adecuado proceso de registro.
Se dedica este tema a la parte contable, al que se denomina "Sistema de Contabilidad "
y que se lo define de la siguiente manera: El sistema de contabilidad est integrado por
el conjunto de principios, secciones, normas y procedimientos tcnicos utilizados para
recopilar, valuar, procesar y exponer los hechos econmicos que afecten o puedan llegar
a afectar el patrimonio de la institucin. Considerada como unidades de registro
primario de la Administracin Financiera.
Ser finalidad del sistema contable.
a. Registrar sistemticamente todas las transacciones que produzcan y afecten la
situacin econmico financiera de la institucin.
b. Procesar y producir informacin financiera para la adopcin de decisiones por parte
de los responsables de la gestin financiera y para los terceros interesados en las
mismas.
c. Presentar la informacin contable y la respectiva documentacin de apoyo ordenadas
de tal forma que faciliten las tareas de control y auditoria, sean estas internas o externas.
d. Permitir que la informacin que se procese y produzca sobre las actividades
econmicas se integre al sistema de cuentas de control general de la Casa Provincial de
la Comunidad Betlehemita.

107

Esta reglamentacin permite distinguir algunas de las caractersticas del sistema
contable:
" Las operaciones se registrarn una sola vez por cada transaccin.
" Se utilizar para ello el plan de cuentas y el criterio previsto para la
clasificacin presupuestaria .
" Se puntualizar los asientos que intervengan cuentas patrimoniales y de
resultados en el marco de la teora contable y segn los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
" Ser comn, uniforme y aplicable a todos los organismos del sector educativo.
" Permitir integrar la informacin presupuestaria.
" Expondr la ejecucin presupuestaria, los movimientos, las variaciones,
composicin y situacin del patrimonio de la institucin.
" Estar orientado a determinar los costos de las operaciones.
" Estar basado en principios y normas de contabilidad de aceptacin general.
Para que exista una buena fluidez de informacin contable es necesario determinar las
funciones de la contabilidad de la institucin :
Analizar, clasificar y registrar.
4.4.2.2 Requerimientos de informacin en comprobantes y reportes contables.
Los elementos de los estados financieros, su reconocimiento y valoracin, constituyen
la forma en que se materializan los asuntos tales como la satisfaccin de las necesidades
de los usuarios, objetivos de la informacin financiera y requisitos que debe cumplir
dicha informacin a las que el marco conceptual contable trata de dar respuesta. Se lista
108
a continuacin, los documentos que conforman las cuentas anuales de la institucin.
Documentos de informacin contable externa de la institucin.
Estado de situacin financiera (Balance General)
Estado de actividades (Estado de Resultado)
Estado de Flujo de Caja
Notas aclaratorias. (Memorias)
Presupuesto.
Documentos de informacin contable interna de la institucin.
Para que la informacin sea oportuna y vers debe observar las siguientes reglas, que
permitirn a los Directivos de la institucin conocer de una mejor manera como avanza
la consecucin de sus metas:
# Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en forma coordinada
y eficaz para que las actividades de la institucin, se desenvuelvan con el mayor
provecho posible.
# Todas las transacciones econmicas resultantes de la gestin, que han sido
originadas por las distintas reas, sean ingresos o partidas de gasto, cuyas
contrapartidas no signifiquen ingresos o desembolsos de dinero en efectivo,
deben ser sumillados por el coordinador del proyecto. En caso de ser aportes de
materiales significativos para el Proyecto en ejecucin, debe informarse a
contabilidad, por medio de documentos de resumen, para su registro en forma
clara y precisa en los libros especiales.
# Evitar que haya duplicidad en las funciones y labores asignadas para que las
revisiones y registros no se hagan repetitivamente.
109
# Poner a disposicin de las personas encargadas de las Auditorias y Supervisin
de la institucin, los documentos y libros de manera que puedan verificarse
rpidamente y sin ninguna dificultad.
# El sistema de contabilidad controlar el adecuado aviso contable de todas las
operaciones realizadas en la institucin incorrectamente y que stas sean
incluidas en el periodo contable al que corresponda.
Se sugiere que para efectos contables de la institucin se elabore los Comprobantes de
Ingresos, de Egresos y de Diario, para registrar cada uno de los movimientos
econmicos que se presenten.
Comprobante de Egreso o de Pago (CE): Este comprobante se utiliza para registrar
todas las salidas de dinero mediante cheques, de las cuentas bancarias institucionales. Es
importante que en este documento se realice la contabilizacin correspondiente y la
afectacin al Programa o Fondo y al Rubro o Rubros Presupuestarios. Entre los datos
ms importantes que deben contener estos comprobantes estn: numeracin preimpresa,
lugar y fecha, nmero del cheque, nombre del banco, nombre del beneficiario, cdigo
presupuestario del rubro o rubros afectados, concepto por el cual se efecta el pago; los
cdigos de las cuentas, los nombres de las cuentas y los valores del Debe y el Haber; las
firmas de contabilizado, revisado, aprobado y elaborado; y por ltimo, la firma del
beneficiario del pago.
Comprobante de Ingreso (CI): Este comprobante ser utilizado para registrar todos los
ingresos de dinero en efectivo o cheques a las cuentas bancarias Institucionales, al igual
que el comprobante de egreso, ste debe ser elaborado el momento de recibir las
papeletas de depsito correspondientes. Todos los ingresos de efectivo a caja deben ser
respaldados mediante los respectivos recibos de caja. Los Comprobantes de Ingreso
deben ser documentos prenumerados y deben contener, entre los datos ms importantes:
110
lugar y fecha, nombre de la persona que entrega los fondos, el registro del dinero si fue
recibido en efectivo o en cheque, nombre del banco si fue en cheque, cdigo del rubro
o rubros presupuestarios afectados, concepto por el cual ingresan los fondos, una
columna con los cdigos de las cuentas, el nombre de las cuentas, los valores al Debe y
al Haber; las firmas de contabilizado, revisado, aprobado y elaborado; las firmas de
recib conforme y de entregue conforme.
Comprobantes de Diario (DIA): Este comprobante se utiliza para el registro de las
transacciones que no corresponden a un Comprobante de Pago o de Ingreso; es decir, en
l se anotan los asientos por ajustes contables, para registrar los crditos y los dbitos
bancarios, las transferencias bancarias y las compras y ventas de moneda extranjera. Al
igual que los comprobantes anteriores, los datos bsicos que debe contener son: nmero
preimpreso, fecha del asiento contable, cdigo del programa afectado, cdigo del rubro
o rubros presupuestarios afectados, cdigo de las cuentas contables, nombre de las
cuentas, valores del Debe y del Haber; y, las firmas de elaborado, aprobado,
contabilizado .






CI ,CE, DIA ver apndice



111
GRFICO No. 1
COMPROBANTES ALIMENTADORES DE TRANSACCIONES PARA EL
SISTEMA DE INFORMACIN







RUTINAS DE TRANSACCIONES PARA EL SISTEMA DE INFORMACIN
FINANCIERO CONTABLE.
Cuadro No. 3
RUTINA CONTABLE PARA LA DEPRECIACIN ACUMULADA
DEBE HABER DEBE HABER
diario general diario general
mensual mensual
DEBE HABER
diario general
mensual
DEBE HABER
diario general
mensual
159215 DEPRECIACIN ACUM EQUIPO DE OFICINA
51221 GASTO DEPRECIACIN 159210 DEPRECIACIN ACUM. MUEBLES
159220 DEPRECIACIN ACUM. EQUIPO DE COMPUTO
RUTINA CONTABLE PARA LA DEPRECIACIN ACUMULADA
DEBE HABER DEBE HABER
diario general diario general
mensual mensual
DEBE HABER
diario general
mensual
DEBE HABER
diario general
mensual
159215 DEPRECIACIN ACUM EQUIPO DE OFICINA
51221 GASTO DEPRECIACIN 159210 DEPRECIACIN ACUM. MUEBLES
159220 DEPRECIACIN ACUM. EQUIPO DE COMPUTO

Fuente: Registros y procesos Contables Elaborado por: Jaqueline Porras.




MDULO DE
CONTABILIDAD

COMPROBANTE DE
INGRESO
COMPROBANTE
DE
EGRESO
COMPROBANTE
DE
DIARIO
112
Cuadro No. 4

RUTINA CONTABLE PARA LA ADQUISICIN DE ACTIVOS FIJOS
UTILIZACIN DE COMPROBANTE DE EGRESO
DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
comp. de egreso comp. de egreso adquisicin adquisicin
cheque cheque bien bien
DEBE HABER
adquisicin
documento
DEBE HABER
adquisicin
bien
21505 I.V.A.
1110 BANCOS 21205 CUENTA X PAGAR 1524 ACTIVO FIJO
21505 RETENCION FUENTE CxP


Fuente: Registros Contables Elaborado por: Jaqueline
Porras.



113
Cuadro No. 5

DEBE HABER DEBE HABER
comp. de Ingreso comp. de Ingreso
efectivo efectivo
UTILIZACIN DE COMPROBANTE DE INGRESO
RUTINA CONTABLE PARA LA RECAUDACIN DE PENSIONES EN EFECTIVO
1370 CUENTA X COBRAR ESTUDIANTES 1105 CAJA

Fuente: Registros Contables Elaborado por: Jaqueline
Porras.

SUBSISTEMAS ALIMENTADORES DEL SISTEMA TRANSACCIONAL
RETENCIONES EN LA FUENTE.
Como una parte del mdulo de contabilidad se propone aplicar un subsistema de
registro y clculo referente al manejo tributario retenciones en la fuente, y
retencin del impuesto al valor agregado I.V.A ( segn lo que se presente)
mismo que deber emplearse en el momento del pago a proveedores en la
adquisicin de un activo fijo o activo corriente, de esta manera se cumplir con
lo establecido en la Ley de rgimen tributario interno, al disear este subsistema
permitir que instantneamente se realice el descuento integrado en la emisin
114
del cheque, del comprobante de retencin y del mencionado comprobante
documento descargo del sistema transaccional, adems facilitar la preparacin
de declaraciones para el Servicio de Rentas Internas por los datos almacenados
en la impresin del reporte denominado Listado de Retenciones Mensuales.
Ilustracin de la propuesta subsistema transaccional retencin en la fuente.
GRFICO No. 2







Fuente: Registros y procesos Contables Elaborado por: Jaqueline Porras.




COMPROBANTE
DE EGRESO.

MDULO DE
CONTABILIDAD
DATOS
INFORMATIVOS Y
CLCULO DE
RETENCIN EN LA
FUENTE SEGN
CARACTERSTICAS
DE TRANSACCIN
EMISIN DE
DOCUMENTOS
EGRESO, RET.
FUENTE Y CHEQUE

115
Ilustracin Reporte.
Cuadro No. 6

UNIDAD EDUCATIVA "SAGRADO CORAZN DE JESS"HNAS.BETHLEMITAS.
Comp.
Egreso
No. Fecha Nombre RUC
Valor Base
0,01% 1% 5% 8% 25% 30% 70% 100%
EGR000001 2 02/01/2003 SUPERMAXI BOSQUE 1790015819001 181,00 0,00 1,81 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
EGR000001 3 02/01/2003 CRISTOBAL SAMBACHE PIENEDA 1790015819001 17,00 0,00 0,17 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
EGR000001 4 03/01/2003 SUPERMAXI ATAHUALPA 1790015819001 26,15 0,00 0,26 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
EGR000001 5 03/01/2003 FERRETERIA PUTUMAYO 1705383802001 11,50 0,00 0,11 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
EGR000001 6 03/01/2003 RONALD RUIZ 1700955641001 4,80 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1,44 0,00 0,00
EGR000001 7 07/01/2003 FERRETERIA PURUHA 170328382001 103,00 0,00 1,03 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
EGR000001 8 07/01/2003 BONILLA VALLEJO CARLOS SANTIAG 1709267321001 12,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3,60 0,00 0,00
EGR000001 9 08/01/2003 SUPERMAXI BOSQUE 1790015819001 180,33 0,00 1,80 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
EGR000001 11 09/01/2003 JOSE LASLUISA 1701271494001 36,00 0,00 0,36 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
EGR000001 12 10/01/2003 PAREDES MARTINEZ DAVID 1704125382 42,10 0,00 0,00 2,10 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
EGR000001 13 16/01/2003 LEON PEREZ JOSE MARIA 470806624001 12,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3,60 0,00 0,00
EGR000001 14 16/01/2003 SUPERMAXI ATAHUALPA 1790015819001 187,90 0,00 1,87 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
EGR000001 15 24/01/2003 SUPERMAXI ATAHUALPA 1790015819001 183,54 0,00 1,83 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTAL 997,32 0,00 9,24 2,10 0,00 0,00 8,64 0,00 0,00
Elaborado por: Aprobado por:
LISTADO DE RETENCIONES
PERDO: DEL 1 AL 31 DE ENERO DE 2003

Fuente: Datos de cuentas por pagar retenciones en la fuente
Elaborado por: Jaqueline Porras

ROL DE PAGOS
Al disear un subsistema de informacin transaccional entonces facilitar la
preparacin de nmina, y de provisiones de beneficios sociales, este alimentar el
registro a la contabilidad bajo dos vas a mencionar:
MDULO DE NMINA : por este componente se podr distribuir para un buen asiento
y clculo, segn secciones y departamentos esto es seccin primaria y secundaria,
departamento de administracin primaria y secundaria, al generar el rol se almacenarn
116
datos que se enlazarn para ejecutar el Rol de Provisiones Sociales determinados por el
Cdigo de Trabajo; la alimentacin de informacin transaccional se realizar por las
opciones de registro de nmina a travs de un diario que se integrar a contabilidad
por medio de un proceso interno el cual realizar el asiento de nmina por pagar y el de
provisiones dcimo tercero, cuarto, fondos de reserva y jubilacin patronal en el caso
que se necesite por pagar.
En este mismo mdulo existir una opcin de la creacin del registro de pago
comprobantes de egreso para la cancelacin de nmina, que ser ejecutado por la
persona jefe de contabilidad bajo alimentacin de ciertos datos como nmero de egreso
y nmero de cheque de inicio, el cual se integrar al mdulo de contabilidad
sistemticamente beneficiando a caja en el registro e impresin de ms de 100
documentos necesarios de emisin en un da.








117
Ilustracin de la propuesta subsistema transaccional nmina.
GRFICO No. 3










Fuente: Registros y procesos Contables Elaborado por: Jaqueline Porras.





MDULO DE
CONTABILIDAD

MDULO DE
NMINA
Comprobante de
Egreso y Cheque.
Almacenamiento
de datos rol pagos
Almacenamiento
de datos rol
provisiones
sociales
118
Cuadro No. 7

Ilustracin de Reporte Rol de Pagos
UNIDAD EDUCATIVA "SAGRADO CORAZN DE JESS"HNAS.BETHLEMITAS.
No. DAS
JOR
FECHA CARGO SUELDO
SUELDO
OTROS UNIF.SALR HORAS EXTRAS OTROS TOTAL IESS IMPTO. PTMO PREST. OFIC. PREST. ANTICIPO TOTAL NETO A Recib Conforme
TRAB
NADA
INGR. SECTOR.
UNIF
INGR. PROC.UNIF
N 50%
VALOR
N 100%
VALOR INGR. INGR. 9,35% RENTA IESS OFIC. INTERES CONVIV. DESC. PAGAR
H10
((I10/30/8*1,5)*M10
;0)
((I10/30/8*2)*O10;0
)
I9+J9+K9+L
9+N9+P9
((I11+J11)*9,
35%;0)
(SUMA(S10:Y1
0);0) (R10-Z10;0) (
1 30 1 NARANJO GUEVARA ANA 01/01/1997 Secretaria 130,00 130,00 0 16 0 0 0 0 146 12,00 0 0 0 12,00 134,00
2 30 1 NAVARRO GUILLEN JOFRE 01/12/1999 Sistemas 130,00 130,00 0 16 0 0 0 0 146 12,00 0 0 0 12,00 134,00
3 30 1 ROMERO LPEZ NANCY 07/10/1995 Auxiliar Secreta 121,92 121,92 0 16 0 0 0 0 138 11,00 0 0 0 11,00 127,00
4 30 1 SILVA DVILA CECILIA 01/10/1998 Auxiliar Sistema 121,92 121,92 0 16 0 0 0 0 138 11,00 0 0 0 11,00 127,00
TOTALES 503,84 503,84 0,00 64,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 567,84 46,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 46,00 522,00
Elaborado por: Revisado Por: Autorizado por:
APELLIDOS Y NOMBRES
ROL DE PAGOS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Al :31/01/2003

Fuente: Datos de cuentas por pagar nmina Elaborado por: Jaqueline Porras
CONCILIACIN BANCARIA
Mediante la alimentacin de los distintos mdulos hacia la contabilidad el sistema
transaccional propuesto permite obtener datos para realizar la conciliacin bancaria,
bajo esta propuesta a travs del Mdulo de Bancos se tendr la opcin de seleccionar los
cheques cobrados, depsitos registrados as como las notas de dbito y crdito bancarias
obteniendo un reporte llamado Conciliacin Bancaria al mes cerrado.




119
GRFICO No. 4

Ilustracin de la propuesta








Fuente: Registros y procesos Contables Elaborado por: Jaqueline Porras.






MDULO DE
CONTABILIDAD
MDULO
BANCOS
Datos para
Conciliacin
Bancaria e
impresin de
reporte.
120
Cuadro No. 8
Ilustracin de reporte
UNIDAD EDUCATIVA "SAGRADO CORAZN DE JESS"HNAS.BETHLEMITAS.
BANCO PICHINCHA
Cuenta Corriente No. 8215235
Comprobante Fecha Cheque Beneficiario Valor Saldo Libro
$ 3.051,28
EGR000011 17/01/2003 109 EDITORIAL NORMA $ 2.500,00
EGR000011 17/01/2003 110 DIAZ NAVARRETE EDDY $ 35,00
EGR000011 21/01/2003 111 SIMBAA MUZO LUIS $ 70,00
EGR000011 29/01/2003 112 TINAJERO CAMACHO C $ 150,00
Saldo
Conciliado
$ 5.806,28
Elaborado por: Revisado por:
CONCILIACION BANCARIA

Fuente: Registros y procesos Contables Elaborado por: Jaqueline Porras.

Si se crea un sistema de informacin financiero contable y a travs del diseo del
sistema transaccional entonces se podr obtener los informes financieros como: Balance
de Comprobacin, Balance General, Balance de Resultados y otros reportes contables
como Libro diario, Libro Mayor, Plan de Cuentas, as como tambin impresiones de
Listado de retenciones en la fuente para fines tributarios; en el momento en que se
requiera conocer de los resultados econmicos de la institucin.

121
4.5 COMPLEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERO
CONTABLE.
4.5.1 El presupuesto general de Operaciones.
En este espacio se dar a conocer la consecuente propuesta como una ampliacin al
sistema de informacin financiera contable; un importante instrumento de Direccin,
que servir como una herramienta primordial en la forma de programar el futuro
desenvolvimiento de la institucin expresado en dinero, resea total del plan de
operacin el PRESUPUESTO.
Se conoce que existen bsicamente tres tipos de Balances en funcin de la informacin
que se aporta sobre la institucin entre estos se encuentra el Balance Presupuestario en
el cual se refleja el presupuesto general de Operaciones. De gran importancia para la
evaluacin interna de los objetivos alcanzados. El Balance Presupuestario es una
comparacin entre el Presupuesto y la Contabilidad y, por tanto, nos informa del grado
de cumplimiento de nuestros objetivos econmicos.
La clasificacin de gastos e ingresos por naturaleza, no es la nica adoptada por las
normas de informacin presupuestaria, ya que tambin se obliga a aadir en el modelo
normal, y opcionalmente en el abreviado, una clasificacin funcional del documento
presupuestario por programas, distinguindose entre cada una de las actividades propias
de la entidad, la actividad mercantil que pudiera realizar y la relativa a operaciones
financieras


122
Metodologa del Presupuesto.
En el siguiente ejemplo se presentar el mtodo para elaborar el presupuesto se parte de
unos datos presupuestarios y otros datos contables para calcular la desviacin de Gastos
e Ingresos. Ambos datos estn ordenados con los criterios de Actividad primero y
Naturaleza despus.
El signo de la desviacin (+ -), se pondr para que signifique una u otra cosa. En este
caso, la desviacin de los gastos, cuando es positiva, significa que an no hemos
consumido el presupuesto y cuando es negativa que hemos superado el presupuesto.
Para ello hemos restado al presupuesto la contabilidad.
En el caso de los ingresos, el signo positivo significa que se ha contabilizado ms
ingresos que los que se haba presupuestado, y el negativo que no se han realizado los
ingresos presupuestados, por tanto para hallarlo se restar a los datos contables los
datos presupuestarios, al contrario que en los gastos.
Con este sistema se consigue que las desviaciones positivas, ya sea en los gastos como
en los ingresos, se interpreten como desviaciones a nuestro favor y las negativas en
nuestra contra.
Primero se determinar las Actividades:
# Ingresos de operacin
# Ingresos extraordinarios

123
Siempre habr una actividad llamada General, Mantenimiento o similar que agrupe los
gastos e ingresos inespecficos del resto de las Actividades.
En segundo lugar se determina la cabecera por naturaleza de cada actividad, que en el
caso de Apoyo escolar sern los siguientes:

Ingresos
- Matrculas
- Pensiones y
- Derechos de grado

PRESUPUESTO OPERATIVO DE INGRESOS

MATRICULAS -$ 30.150,82
PENSIONES -$ 303.920,31
DERECHOS DE GRADO -$ 555,00
DERECHOS DE EXAMENES 0,00
OTROS INGRESOS -2.493,00
DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES
DESCUENTOS POR BECAS $ 51,97
TRANSPORTE ESTUDIANTES $ 0,00
SEGUROS ESTUDIANTES $ 0,00
VENTAS DE ACTIVOS FIJOS $ 0,00
VARIOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS -$ 13.007,74
TOTAL INGRESOS -$ 350.074,90
INGRESOS OPERACIONALES
INGRESOS NO OPERACIONALES





124
4.5.2 Ingresos
SUPUESTOS ECONMICOS PARA INGRESOS

En tercer lugar se establecer las variables con las que depender cada cabecera que
sern las siguientes:


UNIDAD EDUCATIVA "SAGRADO CORAZN DE JESS"
DATOS
Tabla referencial del nmero de alumnas y clculo de valor de matrcula y pensin para presupuesto ao 2003,
Tabla de Clculos Prorrateo
Valores con Matrcula Pensin
Parcial Total Valor Incremento Septbre En-Jul Oct- Dic
PRIMARIA 1 Bsica 100
2 Bsica 110 PENSION $ 16,90 $ 20,28
3 Bsica 110 MATRICULA $ 22,53 $ 22,53
4 Bsica 127 2 PNSINCRMT $ 23,65 $ 28,39
5 Bsica 124 8
6 Bsica 111 773
7 Bsica 101 783 0,60230769 783 $ 17.639,42 PENSION $ 18,15 $ 21,78
SECUNDARIA 8 Bsica 138 MATRICULA $ 24,20 $ 24,20
9 Bsica 91 Pnormalinc $ 25,41 $ 30,49
10 Bsica 91 1 Sum.mat.n $ 23,36 $ 21,03 $ 29,44
1 Bachillerato 84 5 Derecho G $ 15,00
2 Bachillerato 76 511 517 $ 12.511,40
3 Bachillerato 37 517 0,39769231
1.300 1.300 1 1.300 1.300 $ 30.150,82
No.
Valor Alumnas Matrcula Promedio
$ 23,36 %
$ % % % paracial 1.300 %
Enero 35,62 0,00 0,19 0,3018 3 2 0,15 46,73 0,23
Febrero 20,00 0,00 0,11 1 1 0,08 23,36
Octubre 181,40 0,01 0,98 1,3543 13 10 0,77 233,64 1,00
Septiembre 18.123,66 0,98 98,34 98,3439 1.278 1.284 98,77 29.999,38 98,77
Noviembre 27,18 0,00 0,15 2 1 0,08 23,36
Diciembre 41,00 0,00 0,22 3 2 0,15 46,73
Suma 18.428,86 1 100 100,0000 1300 1.300,00 100 30.373,20 100,00
Curso Seccin CANTIDAD
Tabla de Estudiantes
SUPUESTOS MATRICULAS
Totales %
Primaria
Supuesto
Secundaria
Datos Histricos
Tabla referencial de nmero de estudiantes matriculadas - base de presupuesto
Referencial





125

ACTIVO $ 225.254,97
ACTIVO CORRIENTE $ 5.355,18
CAJA BANCOS $ 2.185,07
CAJA $ 2.185,07
INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORAL
$ 3.170,11
CERTIFICADOS $ 3.170,11
ACTIVO EXIGIBLE $ 4.370,14
DEUDORES $ 4.370,14
CTAS. POR COB. ESTUDIANTES $ 2.185,07
CTAS. DE DIFICIL COBRO $ 2.185,07
ACTIVO REALIZABLE $ 11.209,44
INVENTARIOS $ 11.209,44
MATERIALES, REPUESTOS ACCESORIOS
$ 11.209,44
ACTIVOS FIJOS $ 204.320,21
TERRENOS EDIFICIOS, INSTALACIONES
$ 114.153,74
EDFICIO $ 92.590,96
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
$ 0,00
MAQUINARIA,MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS
$ 35.297,20
EQUIPOS DE COMPUTACION $ 8.293,28
VEHICULOS $ 2.291,31
DEPRECIACION ACUMULADA -$ 48.306,28
PASIVO -$ 9.470,79
PROVEEDORES -$ 3.782,55
CTAS. POR PAGAR -$ 1.920,94
IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDOS
-$ 68,15
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA
-$ 1.793,46
OBLIGACIONES LABORALES -$ 2.300,12
SALARIOS POR PAGAR -$ 2.300,12
PASIVOS ESTIMADOS PROVISIONES
-$ 3.388,12
PARA OBLIGACIONES LABORALES -$ 3.388,12
PATRIMONIO
CAPITAL SIOCIAL -$ 215.784,18
FONDO SOCIAL DE OPERACION -$ 252.790,87
RESULTADO DEL EJERCICIO $ 0,00
SUPERAVIT $ 0,00
Excedente $ 37.006,69
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO -$ 225.254,97
DIRECTORA CONTADORA
BALANCE GENERAL 2002

126
INGRESOS -$ 284.924,83
OPERACIONALES -$ 266.709,94
ENSEANZA -$ 266.709,94
Matriculas -$ 18.428,86
Pensiones -$ 245.718,08
Derechos de grado -$ 370,00
Otros Ingresos -$ 2.493,00
(-) Descuento Pensiones $ 300,00
INGRESOS NO OPERACIONALES -$ 18.214,89
GENERAL -$ 18.214,89
Ventas activos fijos $ 0,00
Ingresos extraordinarios -$ 18.214,89
GASTOS $ 321.931,51
GAST. OPERACIONALES DE ADMINISTRACION $ 94.901,96
GASTOS PERSONAL $ 16.380,80
BENEFICIOS ADICIONALES $ 8.190,40
APORTE Y CUOTAS ESPECIALES DE ED $ 30.326,42
GASTOS VIAJE Y VIATICOS $ 32.650,00
GASTOS LEGALES $ 400,00
OTROS GASTOS DIVERSOS $ 6.954,34
GASTOS OPERACIONALES DE EDUCACIO $ 218.009,27
PAGOS A PERSONAL $ 109.168,86
BENEFICIOS ADICIONALES $ 36.389,62
BENEFICIOS SOCIALES $ 9.917,05
HONORARIOS $ 5.735,26
IMPUESTOS $ 223,56
SERVICIOS $ 15.525,05
MANTENIMIENTO Y REPARACION $ 14.098,89
MATERIAL Y SUMINISTROS $ 11.301,07
DEPRECIACIONES $ 13.986,95
GASTOS DIVERSOS $ 1.662,96
GASTOS NO OPERACIONALES $ 9.020,28
FINANCIEROS $ 2.656,79
PRDIDA EN VENTA Y RETIRO DE BIENES $ 0,00
OTROS GASTOS $ 0,00
GASTOS EXTRAORDINARIOS $ 6.363,49
GASTOS DIVERSOS $ 6.363,49
GANANCIAS Y PERDIDAS
EXEDENTE $ 37.006,69
DIRECTORA CONTADORA
ESTADO DE RESULTADOS AO 2002



127
DATOS COMPLEMENTARIOS
Se cuenta para el ejercicio con un total de 1300 estudiantes divididas en:
" Alumnas de 1 a 7 de bsica correspondiente a la seccin primaria 783
estudiantes
" Alumnas de 8 a 10 de bsica y de 1 a 3ero bachillerato correspondiente a la
seccin secundaria 517 estudiantes.
" Se estima el costo de matrculas para primaria $22.53
" Se estima el costo de matrculas para secundaria $24.20
" Se presume que exista un ingreso por concepto de matrculas en septiembre del
98.77% , en octubre 0.77%, noviembre 0.8%, diciembre 0.15%, enero 0.15% y
febrero 0.8%
" Se estima el costo de pensin prorrateada para primaria $20.28 de enero a julio
y a partir de octubre un incremento del 5%.
" Se estima el costo de pensin prorrateada para secundaria $21.78 de enero a
julio y a partir de octubre un incremento del 5%.
" Se entiende que en los meses de Agosto y Septiembre no hay recaudacin de
pensiones.
" En el mes de junio se estima un ingreso de derechos de grado de $15 por las
estudiantes de tercero bachillerato.
" Se estima que en los meses de marzo, octubre y noviembre se descontar
pensiones a tres estudiantes.
" Se supone que en los meses de Junio, Julio, Agosto y Septiembre se llevarn a
cabo cursos de nivelacin, por los que se obtendr ingresos de $100,$400, $30, y
$1.000 respectivamente.
128
" Se cree que existir ingresos extraordinarios por concepto de ventas por un total
de $13.000 como ingresos lquidos. Vendiendo en los meses de enero y febrero
0.015%,Marzo, abril y mayo 0.02%,junio 0.0045%, julio 0.00026%, agosto no
existir ventas, septiembre 0.796%,octubre el 0.118%, noviembre 0.02% y
diciembre el 0.0044% .

129



INGRESOS
INGRESOS OPERACIONALES
MATRICULAS
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL
Gran Total Matriculas 69,58 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 29.779,74 0,00 176,39 125,11 30.150,82
Primaria 40,71 0 0 0 0 0 0 0 17.422,32 176,39
Secundaria 28,87 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 12.357,41 0,00 0,00 125,11
PENSIONES Gran Total 27.135,74 27.135,74 27.135,74 27.135,74 27.135,74 27.135,74 27.135,74 0,00 0,00 37.990,04 37.990,04 37.990,04 303.920,31
Primaria
SubTotales 15.875,48 15.875,48 15.875,48 15.875,48 15.875,48 15.875,48 15.875,48 22.225,67 22.225,67 22.225,67
Valor 20,28 20,28 20,28 20,28 20,28 20,28 20,28 0,00 0,00 28,39 28,39 28,39
Secundaria
Sub,Totales 11.260,26 11.260,26 11.260,26 11.260,26 11.260,26 11.260,26 11.260,26 0,00 0,00 15.764,36 15.764,36 15.764,36
Valor 21,78 21,78 21,78 21,78 21,78 21,78 21,78 30,49 30,49 30,49
TOTAL DERECHOS DE GRADO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 555,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 555,00
(-) Descuentos 0 0 25,99 0 0,00 0 0 0,00 0 25,99 0,00 0 51,97
Otros Ingresos 40,00 25,00 400,00 30,00 0,00 100,00 400,00 30,00 1.000,00 300,00 130,00 38,00 2.493,00
Cursos de Nivelacin 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 100,00 400,00 30,00 1.000,00 0,00 0,00 0,00
convivencias 40,00 25,00 400,00 30,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 300,00 130,00 38,00
Venta uniformes 13.000,00
% estimado 0,02 0,01 0,02 0,02 0,03 0,00 0,00 0,00 0,77 0,11 0,02 0,00
Ing.Extraordin 200,00 192,26 288,39 241,11 336,49 5,62 3,26 0,00 9.950,12 1.477,70 257,02 55,76 13.007,74
350.074,90
PRESUPUESTO DE INGRESOS
130
4.5.3 Gastos
La cabecera por naturaleza de cada actividad, que en el caso de Gastos de Personal escolar
sern los siguientes:

Gastos:
- Sueldos y Salarios
- Beneficios Sociales

PRESUPUESTO OPERATIVO
GASTOS
GASTOS OPERACIONALES
GASTOS PERSONAL
SUELDOS Y SALARIOS $ 133.672,50
BENEFICIOS SOCIALES $ 43.673,35
GASTOS GENERALES
GASTOS DE ADMINISTRACION $ 20.873,49
GASTOS DE MANTENIMIENTO $ 17.690,00
SERVICIOS GENERALES $ 17.270,51
SERVICIOS ESPECIALES $ 3.650,00
MATERIAL Y SUMINISTROS $ 11.523,00
BENEFICIOS SOCIALES $ 10.810,00
GASTOS INMATERIALES $ 8.148,00
GASTOS MISCELANEOS $ 3.986,00
GASTOS FINANCIEROS $ 4.300,00
GASTOS NO OPERACIONALES $ 1.046,01
TOTAL GASTOS $ 276.642,85
Excedente -$ 73.432,05
GASTOS OPERACIONALES
GASTOS PERSONAL
SUELDOS Y SALARIOS $ 133.672,50
BENEFICIOS SOCIALES $ 43.673,35
GASTOS GENERALES
GASTOS DE ADMINISTRACION $ 20.873,49
GASTOS DE MANTENIMIENTO $ 17.690,00
SERVICIOS GENERALES $ 17.270,51
SERVICIOS ESPECIALES $ 3.650,00
MATERIAL Y SUMINISTROS $ 11.523,00
BENEFICIOS SOCIALES $ 10.810,00
GASTOS INMATERIALES $ 8.148,00
GASTOS MISCELANEOS $ 3.986,00
GASTOS FINANCIEROS $ 4.300,00
GASTOS NO OPERACIONALES $ 1.046,01
TOTAL GASTOS $ 276.642,85
Excedente -$ 73.432,05






131
SUPUESTOS ECONMICOS PARA GASTOS

Al igual que con los Ingresos, se establecer las variables con las que depender cada
cabecera que sern las siguientes:
" Se estima para gastos de sueldos y salarios se trabajar con tres grupos a mencionar:
1. Personal Primaria 25 docentes un ingreso de sueldo total de $2.650 al que se
incrementa el 8% de enero a septiembre y a partir de octubre a diciembre un
incremento del 5%, en lo referente al Componente en proceso de unificacin se
parte con un total de $750 al que se incrementa el 8% de enero a septiembre y a
partir de octubre a diciembre el 5%.Se considera para el dcimo cuarto el valor de
$10.17 mensual
2. Personal Secundario 27 docentes un ingreso de sueldo total de $3.228.9 al que se
incrementa el 8% de enero a septiembre y a partir de octubre a diciembre un
incremento del 5%, en lo referente al Componente en proceso de unificacin se
parte con un total de $850 al que se incrementa el 8% de enero a septiembre y a
partir de octubre a diciembre el 5%. Se considera para el dcimo cuarto el valor de
$10.17 mensual
3. Personal Administrativo y de Apoyo 18 empleados con un ingreso de sueldo total
de $2.178,00al que se incrementa el 8% de enero a septiembre y a partir de octubre
a diciembre un incremento del 5%, en lo referente al Componente en proceso de
unificacin se parte con un total de $500,00 al que se incrementa el 8% de enero a
septiembre y a partir de octubre a diciembre el 5%. Se considera para el dcimo
cuarto el valor de $10.17 mensual
132
Se presente los siguientes cuadros que sealan el tipo de gasto y los valores estimados a gastar en forma mensual que son complementos del
presupuesto segn anlisis de comportamiento aos anteriores.
GAST OS GENERAL ES
ENERO FEBRERO MAR ZO ABRI L MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
GAST OS DE
ADMI NIST RACION 1.890 ,00 17.216,02 460,00 540,00 560,00 450,00 520 ,00 3.550,00 700 ,00 3.055,08 680 ,00 670,00
CUO TAS Y CONT RIBUCION 400 15.196,02 400 400 400 400 400 0 600 3.015,08 600 600
I MPUESTOS, TASAS, PATENTES 250 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS DE VIAJE Y VIATICOS 1200 1.200,00 0 0 0 0 0 3500 0 0 0 0
DIVERSOS 40 820 60 140 160 50 120 50 100 40 80 70
GUA RDIANIA 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20
MO VILI ZACION 20 100 40 50 20 30 20 30 80 20 60 50
PUBLICACIONES 0 700 0 70 120 80
SEGURO ROBO E INCENDIO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ARRIENDO EDIFICIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ARR IENDO EQUIP OS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS DE MANTENIMIENTO 500 1070 100 580 1020 120 4700 7050 50 1100 700 50
MANT E NIMIENTO D E LOCA L 330 650,00 50 230 970 70 1350 6000 0 650 350 0
MANTENI MIENTO EQUIPO DE COM PUTAC ION 0 0,00 0 0 0 0 0 1000 0 0 0 0
ADECUACIONES Y MANTENIMIE NT O EXT RAORDINARIO 0 350,00 0 0 0 0 2300 0 0 400 0 0
MANTENI MIENTO Y DESARR OLLO SI STE MAS 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MANTENIMIENTO AREAS VERDES 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MANTENIMIENTO COPIADORA 50 50,00 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50
MANTENIMIENTO O TRO S ACTIVOS FIJ OS 120 20,00 0 300 0 0 1000 0 0 0 300 0
SERVICIOS GENERAL ES 1.525 ,00 1.528,80 1.532,64 1.336,51 1.740,43 1.344,38 1.048,38 695 ,00 1.798,00 1.702,53 1.457,11 1.761 ,73
AGUA 400 400 400 400 400 400 250 200 300 400 400 400
ENERGIA ELE CT RICA 380,00 383,80 387,64 391,51 395,43 399,38 403 ,38 300 ,00 453 ,00 457 ,53 462 ,11 466,73
TELEFONO,FAX,CORREO 500 500 500 500 500 500 250 150 500 550 550 550
ASEO Y LIMPIEZA 200 200 200 0 400 0 100 0 500 250 0 300
ENLACE DE I NTERNET 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45
SERVICI OS ESPECI AL ES 1250 250 250 250 250 450 250 0 200 250 250 250
GASTOS LEGALES 0 0 0 0 0 200 0 0 200 0 0 0
HONORARI OS AUDITORIA 1000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ASESORI AS 250 250 250 250 250 250 250 0 0 250 250 250
MAT ERIAL Y SUMINIST ROS 1183 583 783 583 883 808 1183 100 2225 2125 925 725
UTILES Y SUMINISTRO DE OFICINA 583 583 583 583 583 583 583 100 625 625 625 625
SUMINISTRO S DE COMPUTACION 100 0 0 0 0 0 0 0 300 0 0 0
IMPLEMENTO S DE PORTIV OS 0 0 0 0 0 0 500 0 0 0 0 0
MATERIAL DIDACTICO 300 0 200 300 225 100 0 600 1500 300 100
MEDICIN AS 200 0 0 0 0 0 0 0 700 0 0 0
BENEF ICIOS SOCIAL ES 50,00 50,00 100,00 1.150,00 2.250,00 1.550,00 50 ,00 80 ,00 280 ,00 550 ,00 600 ,00 4.100 ,00
AGASAJO 0 0 0 1000 0 0 0 0 0 0 0 3000
ATENCIONES SOCIALES 0 50 100 50 500 1500 0 0 200 50 600 800
REFRIGE RIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SEGUROS PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
UNIFORMES 0 0 0 0 1.700,00
CAPA CITACI ON 50 100 50 50 50 80 80 500 0 300
T RANSPORT E PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
GAST OS GENERAL ES
ENERO FEBRERO MAR ZO ABRI L MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
GAST OS DE
ADMI NIST RACION 1.890 ,00 17.216,02 460,00 540,00 560,00 450,00 520 ,00 3.550,00 700 ,00 3.055,08 680 ,00 670,00
CUO TAS Y CONT RIBUCION 400 15.196,02 400 400 400 400 400 0 600 3.015,08 600 600
I MPUESTOS, TASAS, PATENTES 250 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS DE VIAJE Y VIATICOS 1200 1.200,00 0 0 0 0 0 3500 0 0 0 0
DIVERSOS 40 820 60 140 160 50 120 50 100 40 80 70
GUA RDIANIA 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20
MO VILI ZACION 20 100 40 50 20 30 20 30 80 20 60 50
PUBLICACIONES 0 700 0 70 120 80
SEGURO ROBO E INCENDIO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ARRIENDO EDIFICIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ARR IENDO EQUIP OS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS DE MANTENIMIENTO 500 1070 100 580 1020 120 4700 7050 50 1100 700 50
MANT E NIMIENTO D E LOCA L 330 650,00 50 230 970 70 1350 6000 0 650 350 0
MANTENI MIENTO EQUIPO DE COM PUTAC ION 0 0,00 0 0 0 0 0 1000 0 0 0 0
ADECUACIONES Y MANTENIMIE NT O EXT RAORDINARIO 0 350,00 0 0 0 0 2300 0 0 400 0 0
MANTENI MIENTO Y DESARR OLLO SI STE MAS 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MANTENIMIENTO AREAS VERDES 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MANTENIMIENTO COPIADORA 50 50,00 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50
MANTENIMIENTO O TRO S ACTIVOS FIJ OS 120 20,00 0 300 0 0 1000 0 0 0 300 0
SERVICIOS GENERAL ES 1.525 ,00 1.528,80 1.532,64 1.336,51 1.740,43 1.344,38 1.048,38 695 ,00 1.798,00 1.702,53 1.457,11 1.761 ,73
AGUA 400 400 400 400 400 400 250 200 300 400 400 400
ENERGIA ELE CT RICA 380,00 383,80 387,64 391,51 395,43 399,38 403 ,38 300 ,00 453 ,00 457 ,53 462 ,11 466,73
TELEFONO,FAX,CORREO 500 500 500 500 500 500 250 150 500 550 550 550
ASEO Y LIMPIEZA 200 200 200 0 400 0 100 0 500 250 0 300
ENLACE DE I NTERNET 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45
SERVICI OS ESPECI AL ES 1250 250 250 250 250 450 250 0 200 250 250 250
GASTOS LEGALES 0 0 0 0 0 200 0 0 200 0 0 0
HONORARI OS AUDITORIA 1000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ASESORI AS 250 250 250 250 250 250 250 0 0 250 250 250
MAT ERIAL Y SUMINIST ROS 1183 583 783 583 883 808 1183 100 2225 2125 925 725
UTILES Y SUMINISTRO DE OFICINA 583 583 583 583 583 583 583 100 625 625 625 625
SUMINISTRO S DE COMPUTACION 100 0 0 0 0 0 0 0 300 0 0 0
IMPLEMENTO S DE PORTIV OS 0 0 0 0 0 0 500 0 0 0 0 0
MATERIAL DIDACTICO 300 0 200 300 225 100 0 600 1500 300 100
MEDICIN AS 200 0 0 0 0 0 0 0 700 0 0 0
BENEF ICIOS SOCIAL ES 50,00 50,00 100,00 1.150,00 2.250,00 1.550,00 50 ,00 80 ,00 280 ,00 550 ,00 600 ,00 4.100 ,00
AGASAJO 0 0 0 1000 0 0 0 0 0 0 0 3000
ATENCIONES SOCIALES 0 50 100 50 500 1500 0 0 200 50 600 800
REFRIGE RIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SEGUROS PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
UNIFORMES 0 0 0 0 1.700,00
CAPA CITACI ON 50 100 50 50 50 80 80 500 0 300
T RANSPORT E PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

133


GASTOS GENERALES
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
GASTOS INMATERIALES 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679
DEPRECIACION 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679
GASTOS MISCELANEOS 416 800 120 0 640 440 0 0 800 740 440 390
VISITAS CULTURALES 0 200,00 200 200
GASTOS DE GRADUACION 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
CONVIVENCIAS 240 120 240 240 0 0 0 240 240 240
SUSCRIPCIONES 176 200 300
ARRIENDO EQUIPOS 0 500,00 0 0 0 0 0 0 0 500 0 0
TRABAJOS DE IMPRENTA 0 100,00 0 0 200 0 0 0 500 0 0 150
GASTOS FINANCIEROS 400 400 400 400 400 400 400 0 0 500 500 500
Gastos Financieros 400 400 400 400 400 400 400 0 0 500 500 500
INTERESES Y COMISIONES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS BANCARIOS 400 400 400 400 400 400 400 0 0 500 500 500
GASTOS NO OPERACIONALES 151,2 1.377,28 36,8 43,2 44,8 36 41,6 284 56 244,41 54,4 53,6
GASTOS EXTRAORDINARIOS 151,2 1.377,28 36,8 43,2 44,8 36 41,6 284 56 244,41 54,4 53,6
TRANSPORTES ESTUDIANTES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SEGUROS ESTUDIANTES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ACTIVIDADES EXTRACURRICULARES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SOPORTE RED Y DOCENCIA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SERVICIOSCURRIC.OEXTRACURRIC, TERCERIZADOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ENLACE DE INTERNET 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
IMPREVISTOS 151,20 1.377,28 36,80 43,20 44,80 36,00 41,60 284,00 56,00 244,41 54,40 53,60
TOTAL GASTOS 22.418,89 38.328,79 18.836,13 22.736,41 22.841,92 20.652,08 23.246,67 26.812,69 21.162,69 26.003,89 21.343,37 24.237,20
134


GASTOS
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL
GASTOS SUELDOS 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.551,94 11.551,94 11.551,94 133.672,50
Personal y Beneficios de ley
Primaria 4.865,86 4.865,86 4.865,86 4.865,86 4.865,86 4.865,86 4.865,86 4.865,86 4.865,86 5.096,45 5.096,45 5.096,45 59.082,06
Sueldos y Salarios 3.672,00 3.672,00 3.672,00 3.672,00 3.672,00 3.672,00 3.672,00 3.672,00 3.672,00 3.855,60 3.855,60 3.855,60 44.614,80
Sueldo y beneficios 2.862,00 2.862,00 2.862,00 2.862,00 2.862,00 2.862,00 2.862,00 2.862,00 2.862,00 3.005,10 3.005,10 3.005,10 34.773,30
Componente Salaria 810 810 810 810 810 810 810 810 810 850,5 850,50 850,50 9.841,50
Beneficios Sociales 1.193,86 1.193,86 1.193,86 1.193,86 1.193,86 1.193,86 1.193,86 1.193,86 1.193,86 1.240,85 1.240,85 1.240,85 14.467,26
Aporte Patronal 327,86 327,86 327,86 327,86 327,86 327,86 327,86 327,86 327,86 344,25 344,25 344,25 3.983,46
Decimo Tercero 306,00 306,00 306,00 306,00 306,00 306,00 306,00 306,00 306,00 321,3 321,3 321,3 3.717,90
Decimo Cuarto 254,00 254,00 254,00 254,00 254,00 254,00 254,00 254,00 254,00 254,00 254,00 254,00 3.048,00
Fondo de Reserva 306,00 306,00 306,00 306,00 306,00 306,00 306,00 306,00 306,00 321,30 321,30 321,30 3.717,90
Personal y Beneficios de ley
Secundaria 5.805,62 5.805,62 5.805,62 5.805,62 5.805,62 5.805,62 5.805,62 5.805,62 5.805,62 6.082,18 6.082,18 6.082,18 70.497,13
Sueldos y Salarios 4.437,61 4.437,61 4.437,61 4.437,61 4.437,61 4.437,61 4.437,61 4.437,61 4.437,61 4.659,49 4.659,49 4.659,49 53.916,99
Sueldo y beneficios 3.487,21 3.487,21 3.487,21 3.487,21 3.487,21 3.487,21 3.487,21 3.487,21 3.487,21 3.661,57 3.661,57 3.661,57 42.369,63
Componente Salaria 950,40 950,40 950,40 950,40 950,40 950,40 950,40 950,40 950,40 997,92 997,92 997,92 11.547,36
Beneficios Sociales 1.368,01 1.368,01 1.368,01 1.368,01 1.368,01 1.368,01 1.368,01 1.368,01 1.368,01 1.422,69 1.422,69 1.422,69 16.580,15
Aporte Patronal 354,09 354,09 354,09 354,09 354,09 354,09 354,09 354,09 354,09 371,79 371,79 371,79 4.302,14
Decimo Tercero 369,80 369,80 369,80 369,80 369,80 369,80 369,80 369,80 369,80 388,29 388,29 388,29 4.493,08
Decimo Cuarto 274,32 274,32 274,32 274,32 274,32 274,32 274,32 274,32 274,32 274,32 274,32 274,32 3.291,84
Fondo de Reserva 369,80 369,80 369,80 369,80 369,80 369,80 369,80 369,80 369,80 388,29 388,29 388,29 4.493,08
Personal y Beneficios de ley
Administracin y apoyo 3.703,22 3.703,22 3.703,22 6.503,22 3.703,22 3.703,22 3.703,22 3.703,22 3.703,22 3.879,23 3.879,23 3.879,23 47.766,66
Sueldos y Salarios 2.892,24 2.892,24 2.892,24 2.892,24 2.892,24 2.892,24 2.892,24 2.892,24 2.892,24 3.036,85 3.036,85 3.036,85 35.140,72
Sueldo y beneficios 2.352,24 2.352,24 2.352,24 2.352,24 2.352,24 2.352,24 2.352,24 2.352,24 2.352,24 2.469,85 2.469,85 2.469,85 28.579,72
Componente Salaria 540,00 540,00 540,00 540,00 540,00 540,00 540,00 540,00 540,00 567,00 567,00 567,00 6.561,00
Beneficios Sociales 810,98 810,98 810,98 3.610,98 810,98 810,98 810,98 810,98 810,98 842,38 842,38 842,38 12.625,94
Aporte Patronal 236,06 236,06 236,06 236,06 236,06 236,06 236,06 236,06 236,06 247,86 247,86 247,86 2.868,09
Decimo Tercero 196,02 196,02 196,02 196,02 196,02 196,02 196,02 196,02 196,02 205,82 205,82 205,82 2.381,64
Decimo Cuarto 182,88 182,88 182,88 182,88 182,88 182,88 182,88 182,88 182,88 182,88 182,88 182,88 2.194,56
Fondo de Reserva 196,02 196,02 196,02 196,02 196,02 196,02 196,02 196,02 196,02 205,82 205,82 205,82 2.381,64
Beneficios Adicionales 2.800,00
PRESUPUESTO DE GASTOS
GASTOS OPERACIONALES

135
GASTOS GENERALES
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
GASTOS DE
ADMINISTRACION 1.890,00 7.798,41 460,00 540,00 560,00 450,00 520,00 3.550,00 700,00 3.055,08 680,00 670,00 20.873,49
CUOTAS Y CONTRIBUCION 400 6.078,41 400 400 400 400 400 0 600 3.015,08 600 600 13.293,49
IMPUESTOS, TASAS, PATENTES 250 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 250
GASTOS DE VIAJE Y VIATICOS 1200 1.200,00 0 0 0 0 0 3500 0 0 0 0 5900
DIVERSOS 40 520 60 140 160 50 120 50 100 40 80 70 1430
GUARDIANIA 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 240
MOVILIZACION 20 0 40 50 20 30 20 30 80 20 60 50 420
PUBLICACIONES 0 500 0 70 120 80 770
SEGURO ROBO E INCENDIO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ARRIENDO EDIFICIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ARRIENDO EQUIPOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS DE MANTENIMIENTO 500 1720 100 580 1020 120 4700 7050 50 1100 700 50 17690
MANTENIMIENTO DE LOCAL 330 650,00 50 230 970 70 1350 6000 0 650 350 0
MANTENIMIENTO EQUIPO DE COMPUTACION 0 1.000,00 0 0 0 0 0 1000 0 0 0 0
ADECUACIONES Y MANTENIMIENTO EXTRAORDINARIO 0 0,00 0 0 0 0 2300 0 0 400 0 0
MANTENIMIENTO Y DESARROLLO SISTEMAS 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MANTENIMIENTO AREAS VERDES 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
MANTENIMIENTO COPIADORA 50 50,00 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50
MANTENIMIENTO OTROS ACTIVOS FIJOS 120 20,00 0 300 0 0 1000 0 0 0 300 0
SERVICIOS GENERALES 1.525,00 1.328,80 1.532,64 1.336,51 1.740,43 1.344,38 1.048,38 695,00 1.798,00 1.702,53 1.457,11 1.761,73 17.270,51
AGUA 400 400 400 400 400 400 250 200 300 400 400 400 4.350,00
ENERGIA ELECTRICA 380,00 383,80 387,64 391,51 395,43 399,38 403,38 300,00 453,00 457,53 462,11 466,73 4.880,51
TELEFONO,FAX,CORREO 500 500 500 500 500 500 250 150 500 550 550 550 5.550,00
ASEO Y LIMPIEZA 200 0 200 0 400 0 100 0 500 250 0 300 1.950,00
ENLACE DE INTERNET 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45
SERVICIOS ESPECIALES 1250 0 250 250 250 450 250 0 200 250 250 250 3650
GASTOS LEGALES 0 0 0 0 0 200 0 0 200 0 0 0
HONORARIOS AUDITORIA 1000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ASESORIAS 250 0 250 250 250 250 250 0 0 250 250 250
MATERIAL Y SUMINISTROS 1183 0 783 583 883 808 1183 100 2225 2125 925 725 11523
UTILES Y SUMINISTRO DE OFICINA 583 0 583 583 583 583 583 100 625 625 625 625 6098
SUMINISTROS DE COMPUTACION 100 0 0 0 0 0 0 0 300 0 0 0
IMPLEMENTOS DEPORTIVOS 0 0 0 0 0 0 500 0 0 0 0 0
MATERIAL DIDACTICO 300 0 200 300 225 100 0 600 1500 300 100 3125
MEDICINAS 200 0 0 0 0 0 0 0 700 0 0 0
BENEFICIOS SOCIALES 50,00 50,00 100,00 1.150,00 2.250,00 1.550,00 50,00 80,00 280,00 550,00 600,00 4.100,00 10.810,00
AGASAJO 0 0 0 1000 0 0 0 0 0 0 0 3000
ATENCIONES SOCIALES 0 50 100 50 500 1500 0 0 200 50 600 800 $ 3.850,00
REFRIGERIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SEGUROS PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
UNIFORMES 0 0 0 0 1.700,00
CAPACITACION 50 100 50 50 50 80 80 500 0 300 1210
TRANSPORTE PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

136


GASTOS GENERALES
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
GASTOS INMATERIALES 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679 8148
DEPRECIACION 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679 679 8148
GASTOS MISCELANEOS 416 0 120 0 640 440 0 0 800 740 440 390 3986
VISITAS CULTURALES 0 0,00 200 200
GASTOS DE GRADUACION 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
CONVIVENCIAS 240 120 240 240 0 0 0 240 240 240 1200
SUSCRIPCIONES 176 200 300
ARRIENDO EQUIPOS 0 0,00 0 0 0 0 0 0 0 500 0 0
TRABAJOS DE IMPRENTA 0 0,00 0 0 200 0 0 0 500 0 0 150
GASTOS FINANCIEROS 400 400 400 400 400 400 400 0 0 500 500 500 4300
Gastos Financieros 400 400 400 400 400 400 400 0 0 500 500 500 4300
INTERESES Y COMISIONES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
GASTOS BANCARIOS 400 400 400 400 400 400 400 0 0 500 500 500
GASTOS NO OPERACIONALES 151,2 0,00 36,8 43,2 44,8 36 41,6 284 56 244,41 54,4 53,6 1.046,01
GASTOS EXTRAORDINARIOS 151,2 0,00 36,8 43,2 44,8 36 41,6 284 56 244,41 54,4 53,6 1.046,01
TRANSPORTES ESTUDIANTES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SEGUROS ESTUDIANTES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ACTIVIDADES EXTRACURRICULARES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SOPORTE RED Y DOCENCIA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SERVICIOS CURRIC.O EXTRACURRIC, TERCERIZADOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ENLACE DE INTERNET 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
IMPREVISTOS 151,20 0,00 36,80 43,20 44,80 36,00 41,60 284,00 56,00 244,41 54,40 53,60 1.046,01
TOTAL GASTOS 22.418,89 26.350,90 18.836,13 22.736,41 22.841,92 20.652,08 23.246,67 26.812,69 21.162,69 26.003,89 21.343,37 24.237,20 276.642,85
73.432,05



137
4.5.4 Flujo de Efectivo.

FLUJO DE CAJA (CASH FLOW):

Una de las partes ms importantes de informacin que se puede extraer de los estados
financieros es el flujo de caja, se refiere a la diferencia que existe entre el nmero de
dlares que recibe y los que salieron de la institucin.
Establece las entradas y salidas de efectivo que ha tenido o puede tener la institucin en el
futuro.
El propsito del Flujo de efectivo, es proveer informacin sobre los ingresos y
desembolsos en efectivo de la institucin con el fin de ayudar a la administracin y
direccin a :
- Evaluar el potencial de flujo de efectivo neto futuro.
- Evaluar el potencial pago de obligaciones internas y externas.
- Evaluar el potencial efecto de la posicin financiera de la institucin
en cuanto a movimientos de financiamiento y de inversin de
efectivo.

En el cuadro 4.5.4 (1) que se observa a continuacin se ilustra la demostracin del flujo de
efectivo proyectado que se aplicar con la informacin del manejo de caja.



138
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
A,- ENTRADAS DE EFECTIVO
1 MATRICULAS 69,58 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 29.779,74 0,00 176,39 125,11
2 PENSIONES Gran Total 27.135,74 27.135,74 27.109,76 27.135,74 27.135,74 27.135,74 27.135,74 0,00 0,00 37.964,05 37.990,04 37.990,04
3 DERECHOS DE GRADO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 555,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
4 OTROS INGRESOS 40,00 25,00 400,00 30,00 0,00 100,00 400,00 30,00 1.000,00 300,00 130,00 38,00
5 ING.EXTRAORDINARIOS 200,00 192,26 288,39 241,11 336,49 5,62 3,26 0,00 9.950,12 1.477,70 257,02 55,76
TOTAL 27.445,32 27.353,00 27.798,15 27.406,85 27.472,23 27.796,37 27.539,00 30,00 40.729,86 39.741,75 38.553,46 38.208,91
100% EFECTIVO (1+3+4+5) 309,58 217,26 688,39 271,11 336,49 105,62 24.825,43 30,00 40.729,86 1.777,70 563,42 218,87
6 70% COBROS PENDIENTES (2) 18.995,02 23.065,38 39.049,74 18.995,02 23.065,38 36.226,22 29.849,32 0,00 0,00 26.574,84 32.287,63 43.399,92
7 30% COBROS PENDIENTES (2) 8.140,72 8.140,72 0,00 8.140,72 8.140,72 2.713,57 0,00 0,00 0,00 11.389,22 11.397,01 11.397,01
Cuentas por cobrar 5% (2)-7 4.070,36 4.070,36 5.694,61 5.694,61 CXC
Retiradas 6 (2) 10% 271,10 407,04 284,73 962,86 CXC
TOTAL ENTRADAS DE EFECTIVO 27.445,32 23.282,64 39.738,13 19.266,13 23.401,87 36.331,84 54.674,74 30,00 40.729,86 28.352,54 32.851,05 43.618,79
B, SALIDAS DE EFECTIVO
GASTOS PRESUPUESTADOS
GASTOS SUELDOS 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.001,85 11.551,94 11.551,94 11.551,94
Beneficios Sociales
Aporte Patronal 918,00 918,00 918,00 918,00 918,00 918,00 918,00 918,00 918,00 963,90 963,90 963,90
Decimo Tercero 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 10.592,63
Decimo Cuarto 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 8.534,40 0,00 0,00 0,00
Fondo de Reserva 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 10.592,63 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Beneficios adicionales 0,00 0,00 0,00 2.800,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
GASTOS DE ADMINISTRACION 1.890,00 7.798,41 460,00 540,00 560,00 450,00 520,00 3.550,00 700,00 3.055,08 680,00 670,00
GASTOS DE MANTENIMIENTO 500,00 1.720,00 100,00 580,00 1.020,00 120,00 4.700,00 7.050,00 50,00 1.100,00 700,00 50,00
SERVICIOS GENERALES 1.525,00 1.328,80 1.532,64 1.336,51 1.740,43 1.344,38 1.048,38 695,00 1.798,00 1.702,53 1.457,11 1.761,73
SERVICIOS ESPECIALES 1.250,00 0,00 250,00 250,00 250,00 450,00 250,00 0,00 200,00 250,00 250,00 250,00
MATERIAL Y SUMINISTROS 1.183,00 0,00 783,00 583,00 883,00 808,00 1.183,00 100,00 2.225,00 2.125,00 925,00 725,00
BENEFICIOS SOCIALES 50,00 50,00 100,00 1.150,00 2.250,00 1.550,00 50,00 80,00 280,00 550,00 600,00 4.100,00
GASTOS MISCELANEOS 416,00 0,00 120,00 0,00 640,00 440,00 0,00 0,00 800,00 740,00 440,00 390,00
Gastos Financieros 400,00 400,00 400,00 400,00 400,00 400,00 400,00 0,00 0,00 500,00 500,00 500,00
GASTOS EXTRAORDINARIOS 151,20 0,00 36,80 43,20 44,80 36,00 41,60 284,00 56,00 244,41 54,40 53,60
TOTAL SALIDAS DE EFECTIVO 19.285,05 23.217,06 15.702,29 19.602,57 19.708,08 17.518,24 30.705,45 23.678,85 26.563,25 22.782,86 18.122,35 31.608,80
C,- FLUJO NETO DE CAJA (A-B) 8.160,27 65,58 24.035,84 -336,43 3.693,79 18.813,60 23.969,29 -23.648,85 14.166,61 5.569,67 14.728,70 12.009,99
D,- SALDO INICIAL DE CAJA 2.185,07 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
E,- NUEVO SALDO (C-D) 10.345,34 65,58 24.035,84 -336,43 3.693,79 18.813,60 23.969,29 -23.648,85 14.166,61 5.569,67 14.728,70 12.009,99
F,
PAGO EN COMPRAS
50% DE CONTADO 10.000,00 0,00 12.500,00 0,00 0,00 10.000,00 0,00 0,00 13.000,00 0,00 13.000,00 10.000,00 68.500,00 CXC
50% A CREDITO 4.500,00 0,00
TOTAL 10.000,00 0,00 12.500,00 0,00 0,00 10.000,00 0,00 4.500,00 13.000,00 0,00 13.000,00 10.000,00
G, NUEVO SALDO (E-F) 345,34 65,58 11.535,84 -336,43 3.693,79 8.813,60 23.969,29 -28.148,85 1.166,61 5.569,67 1.728,70 2.009,99
H, FINANCIAMIENTO
INVERSIONES 5,59% ANUAL -5.000,00 0,00 -5.000,00 -10.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 5.000,00 -15.000,00
0 INTERES GANADO =5,59/12=0,47% 23,29 23,18 46,37 22,97 69,34 69,01 68,69 68,37 391,22
I SALDO FINAL CAJA(G-H) 345,34 410,92 6.946,76 6.633,62 5.350,60 4.210,57 28.202,82 123,30 1.358,92 6.997,29 13.794,36 15.804,35 15.391,22
FLUJO DE EFECTIVO PARA EL AO 2003
EGRESOS DE EFECTIVO ANTES DE FINANCIAMIENTO
139

4.5.5 Estados financieros pro forma.
Para qu sirve
La Contabilidad sirve, bsicamente, para:
# Conocer los Gastos e Ingresos que hemos tenido en un perodo de tiempo
concreto.
# Conocer los Acreedores y Deudores que tenemos pendientes de cobrarnos o
pagarnos.
# Conocer el saldo de dinero del que podemos disponer.
# Conocer el valor de nuestra entidad en un momento determinado.
Informacin de partida
Para comenzar a elaborar la contabilidad de nuestra entidad debemos partir de la
siguiente informacin:
# Proyectos o actividades de los que deseamos obtener informacin diferenciada.
# Cuentas de gastos, ingresos, acreedores, deudores, tesorera, inversiones,
existencias financiacin bsica que vamos a utilizar en nuestra contabilidad.
. Valor o Patrimonio (Pt) de nuestra entidad al comienzo de la contabilidad, calculado
como la suma de los Bienes y Derechos (A), y disminuidos por nuestras Obligaciones
(P).

140
De esta manera comenzaremos la contabilidad calculando:
A - P = Pt , o lo que es lo mismo,
A = Pt + P
- Al primer trmino de la igualdad lo llamaremos Activo (A)
- Al segundo trmino de la igualdad lo llamaremos Pasivo (P)
De manera que partiremos de la siguiente igualdad: A = P
Estos documentos fuente de informacin para las decisiones de ahorro o deshaorro,
son la base para la toma de decisiones, tal es el caso de el Balance General
entendiendo este como una fotografa de la situacin econmica de la institucin en
un momento determinado en el tiempo, en el cual nos da ha conocer lo que posee la
institucin (activos), lo que adeuda (pasivos) y la diferencia entre los dos segmentos
(patrimonio). En el cuadro 4.5.5 (2) se ilustra la manera como se elabora el bance
general, en el primer segmento se enlista los activos de la institucin, en el segundo
segmento se presenta los pasivos y en el tercero el patrimonio.






141

Cuadro4.5.5(2)



ACTIVO 302.532,59
ACTIVO CORRIENTE 31.195,57
CAJA BANCOS 15.804,35
CAJA 15.804,35
INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORAL
15.391,22
CERTIFICADOS 15.391,22
ACTIVO EXIGIBLE 66.157,47
DEUDORES 66.157,47
CTAS. POR COB. ESTUDIANTES 65.194,61
CTAS. DE DIFICIL COBRO 962,86
ACTIVO REALIZABLE 9.007,34
INVENTARIOS 9.007,34
MATERIALES, REPUESTOS ACCESORIOS
9.007,34
ACTIVOS FIJOS 196.172,21
TERRENOS EDIFICIOS, INSTALACIONES 114.153,74
EDFICIO 92.590,96
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 0,00
MAQUINARIA,MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS
35.297,20
EQUIPOS DE COMPUTACION 8.293,28
VEHICULOS 2.291,31
DEPRECIACION ACUMULADA -56.454,28
PASIVO -13.316,36
PROVEEDORES -6.782,55
OBLIGACIONES LABORALES -2.300,12
ESTIMADOS PROVISIONES -4.233,69
PATRIMONIO
CAPITAL SIOCIAL -289.216,23
FONDO SOCIAL DE OPERACION -252.790,87
RESULTADO DEL EJERCICIO 37.006,69
EXCEDENTE -73.432,05

302.532,59


ELABORADO POR
:
BALANCE GENERAL PROYECTADO 2003

142
El estado de resultados mide el desempeo de la institucin durante un lapso
determinado generalmente un trimestre, semestre o un ao, la ecuacin con el que se
obtiene es: ingresos gastos = ahorro o deshaorro.
Lo primero que se puede observar en el cuadro 4.5.5 (3) del estado de resultados son
los ingresos y los gastos provenientes de las principales operaciones de la
institucin, los segmentos siguientes incluyen, entre estos los gastos financieros.
Al analizar este estado, se debe tener presente la aplicacin de los principios de
contabilidad generalmente aceptados, las partidas que representan salidas de
efectivo y las que no lo implican.
Cuadro4.5.5(3)


INGRESOS -$ 350.074,90
OPERACIONALES -$ 337.067,16
ENSEANZA -$ 337.067,16
Matriculas -$ 30.150,82
Pensiones -$ 303.920,31
Derechos de grado -$ 555,00
Otros Ingresos -$ 2.493,00
(-) Descuento Pensiones $ 51,97
INGRESOS NO OPERACIONALES -$ 13.007,74
GENERAL -$ 13.007,74
Ventas activos fijos $ 0,00
Ingresos extraordinarios -$ 13.007,74
GASTOS $ 276.642,85
GAST. OPERACIONALES DE ADMINISTRACION $ 68.790,14
GASTOS DE PERSONAL $ 35.140,72
BENEFICIOS ADICIONALES $ 12.625,94
APORTE Y CUOTAS ESPECIALES DE ED $ 13.293,49
GASTOS VIAJE Y VIATICOS $ 5.900,00
GASTOS LEGALES $ 400,00
OTROS GASTOS DIVERSOS $ 1.430,00
GASTOS OPERACIONALES DE EDUCACIO $ 202.506,70
PAGOS A PERSONAL $ 98.531,79
BENEFICIOS ADICIONALES $ 31.047,41
BENEFICIOS SOCIALES $ 10.810,00
HONORARIOS $ 3.250,00
IMPUESTOS $ 250,00
SERVICIOS $ 17.270,51
MANTENIMIENTO Y REPARACION $ 17.690,00
DEPRECIACIONES $ 8.148,00
MATERIALES Y SUMINISTROS $ 11.523,00
OTROS GASTOS DIVERSOS $ 3.986,00
GASTOS NO OPERACIONALES $ 5.346,01
FINANCIEROS $ 4.300,00
PRDIDA EN VENTA Y RETIRO DE BIENES $ 0,00
OTROS GASTOS $ 0,00
GASTOS EXTRAORDINARIOS $ 1.046,01
GANANCIAS Y PERDIDAS $ 0,00
EXCEDENTE -$ 73.432,05
ELABORADO POR:
ESTADO DE RESULTADO PROYECTADO 2003

143
ESTADOS FINANCIEROS
PASIVO 2002 2003
CIRCULANTE -9.470,79 -13.316,36
ACTIVO CORRIENTE 5.355,18 31.195,57 PROVEEDORES -3.782,55 -6.782,55
CAJA BANCOS 2.185,07 15.804,35 OBLIGACIONES LABORALES -2.300,12 -2.300,12
INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORAL 3.170,11 15.391,22 ESTIMADOS PROVISIONES -3.388,12 -4.233,69
ACTIVO EXIGIBLE 4.370,14 66.157,47 PATRIMONIO
DEUDORES 4.370,14 66.157,47 CAPITAL SOCIAL -215.784,18 -289.216,23
CTAS. POR COB. 2.185,07 65.194,61 FONDO SOCIAL DE OPERACION -252.790,87 -252.790,87
CTAS. DE DIFICIL COBRO 2.185,07 962,86 RESULTADO DEL EJERCICIO 0,00 37.006,69
ACTIVO REALIZABLE 11.209,44 9.007,34 SUPERAVIT 0,00 0,00
INVENTARIOS 11.209,44 9.007,34 DEFICIT 37.006,69 -73.432,05
ACTIVOS FIJOS 204.320,21 196.172,21 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO -225.254,97 -302.532,59
TERRENOS EDIFICIOS, INSTALACIONES 114.153,74 114.153,74
EDFICIO 92.590,96 92.590,96
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 0,00 0,00
MAQUINARIA,MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS 35.297,20 35.297,20
EQUIPOS DE COMPUTACION 8.293,28 8.293,28
VEHICULOS 2.291,31 2.291,31
DEPRECIACION ACUMULADA -48.306,28 -56.454,28
TOTAL ACTIVO 225.254,97 302.532,59
CONCEPTO 2002 2003
INGRESOS -284.924,83 -350.074,90
OPERACIONALES -266.709,94 -337.067,16
ENSEANZA -266.709,94 -337.067,16
INGRESOS NO OPERACIONALES -18.214,89 -13.007,74
GASTOS 321.931,51 276.642,85
GAST. OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 94.901,96 68.790,14
GASTOS OPERACIONALES DE EDUCACIO 218.009,27 202.506,70
GASTOS NO OPERACIONALES 9.020,28 5.346,01
FINANCIEROS 2.656,79 4.300,00
GASTOS EXTRAORDINARIOS 6.363,49 1.046,01
EXEDENTE 37.006,69 -73.432,05
ESTADO DE RESULTADOS
ACTIVO 2002 2003
BALANCE GENERAL


El Balance General es de gran utilidad para un gran nmero de actividades en el
cuadro 4.5.5 (4) se ensea el anlisis financiero en forma vertical el cual consiste en
expresar cada regln o partida del documento en forma de un porcentaje de los
activos totales, se observa que el cambio total tiene que ser cero porque las cifras
iniciales y finales deben sumar 100 por ciento.
!

Bajo este formato los estados financieros son fciles de leer y comparar, de esta
manera en el cuadro de anlisis vertical se puede ver que los activos circulantes
(corrientes) sern 10.31% de los activos totales del 2003; lo cual representa un
ascenso, si lo comparamos con 2.38% de 2002. Los pasivos circulantes (corrientes)
aumentaros de 14.2% a 14.4% de los pasivos totales y del capital contable,
finalmente el patrimonio disminuyo de 95.8% a 95.6% de los pasivos totales y del
capital contable.

!
Fundamentos de finanzas corporativa
144

Cuadro4.5.5(4)
ESTADOS FINANCIEROS
ACTIVO 2002 % 2003 % PASIVO 2002 % 2003 %
ACTIVO CORRIENTE 5.355,18 2,38% 31.195,57 10,31% CIRCULANTE -9.470,79 4,20% -13.316,36 4,40%
CAJA BANCOS 2.185,07 0,97% 15.804,35 5,22% PROVEEDORES -3.782,55 1,68% -6.782,55 2,24%
INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORAL 3.170,11 1,41% 15.391,22 5,09% OBLIGACIONES LABORALES -2.300,12 1,02% -2.300,12 0,76%
ACTIVO EXIGIBLE 4.370,14 1,94% 66.157,47 21,87% PASIVOS ESTIMADOS PROVISIONES -3.388,12 1,50% -4.233,69 1,40%
DEUDORES 4.370,14 1,94% 66.157,47 21,87% TOTAL PASIVO -9.470,79 4,20% -13.316,36 4,40%
CTAS. POR COB. 2.185,07 0,97% 65.194,61 21,55%
CTAS. DE DIFICIL COBRO 2.185,07 0,97% 962,86 0,32% PATRIMONIO
ACTIVO REALIZABLE 11.209,44 4,98% 9.007,34 2,98% CAPITAL SOCIAL -215.784,18 95,80% -289.216,23 95,60%
INVENTARIOS 11.209,44 4,98% 9.007,34 2,98% FONDO SOCIAL DE OPERACION -252.790,87 112,22% -252.790,87 83,56%
ACTIVOS FIJOS 204.320,21 90,71% 196.172,21 64,84% RESULTADO DEL EJERCICIO 0,00 0,00% 37.006,69 -12,23%
TERRENOS EDIFICIOS, INSTALACIONES 114.153,74 50,68% 114.153,74 37,73%
EDFICIO 92.590,96 41,10% 92.590,96 30,61% EXEDENTE 37.006,69 -16,43% -73.432,05 24,27%
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 0,00 0,00% 0,00 0,00% TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO -225.254,97 100,00% -302.532,59 100,00%
MAQUINARIA,MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS 35.297,20 15,67% 35.297,20 11,67%
EQUIPOS DE COMPUTACION 8.293,28 3,68% 8.293,28 2,74%
VEHICULOS 2.291,31 1,02% 2.291,31 0,76%
DEPRECIACION ACUMULADA -48.306,28 -21,45% -56.454,28 -18,66%
TOTAL ACTIVO 225.254,97 100,00% 302.532,59 100,00%
CONCEPTO 2002 % 2003 %
INGRESOS -284.924,83 100,00% -350.074,90 100,00%
OPERACIONALES -266.709,94 93,61% -337.067,16 96,28%
ENSEANZA -266.709,94 93,61% -337.067,16 96,28%
INGRESOS NO OPERACIONALES -18.214,89 6,39% -13.007,74 3,72%
0,00%
GASTOS 321.931,51 -112,99% 276.642,85 -79,02%
GAST. OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 94.901,96 -33,31% 68.790,14 -19,65%
GASTOS OPERACIONALES DE EDUCACIO 218.009,27 -76,51% 202.506,70 -57,85%
GASTOS NO OPERACIONALES 9.020,28 -3,17% 5.346,01 -1,53%
FINANCIEROS 2.656,79 -0,93% 4.300,00 -1,23%
GASTOS EXTRAORDINARIOS 6.363,49 -2,23% 1.046,01 -0,30%
EXEDENTE 37.006,69 -12,99% -73.432,05 20,98%
BALANCE GENERAL - ANALISIS VERTICAL
ESTADO DE RESULTADOS - ANALISIS VERTICAL



Una forma tambin muy til de leer el estado de resultados es a travs del anlisis
horizontal el cual consiste en expresar cada uno de los renglones o partidas como
valores absolutos mediante la comparacin de los dos aos base, resultante de
aumento o disminucin de cantidades y estas diferencias expresadas en porcentajes
conocidos como valores relativos con relacin al ao 2002, como se ilustra en el
cuadro 4.5.5 (5).
Dicho estado de resultados nos indica lo que suceder con cada dlar obtenido de
ingresos o de gastos.
145
En nuestro caso en los gastos financieros la diferencia que aumentar en valor
absoluto ser de $1.643,21 en el ao 2003, en relacin con el ao 2002, es decir en
valores relativos el gasto financieros sufrirn un incremento del 61.83% , en
relacin al ao 2002.

Cuadro4.5.5(5)

ESTADOS FINANCIEROS
ACTIVO 2002 2003 VAR.ABSL VAR.REL PASIVO 2002 2003 VAR.ABSL VAR.REL
ACTIVO CORRIENTE 20.934,76 106.360,38 85.425,62 35,16% CIRCULANTE -9.470,79 -13.316,36 -3.845,57 40,60%
ACTIVO DISPONIBLE 5.355,18 31.195,57 25.840,39 10,31% PROVEEDORES -3.782,55 -6.782,55 -3.000,00 79,31%
CAJA BANCOS 2.185,07 15.804,35 13.619,28 623,29% OBLIGACIONES LABORALES -2.300,12 -2.300,12 0,00 0,00%
INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORAL 3.170,11 15.391,22 12.221,11 385,51% PASIVOS ESTIMADOS PROVISIONES -3.388,12 -4.233,69 -845,57 24,96%
ACTIVO EXIGIBLE 4.370,14 66.157,47 61.787,33 1413,85% TOTAL PASIVO -9.470,79 -13.316,36 -3.845,57 40,60%
DEUDORES 4.370,14 66.157,47 61.787,33 1413,85%
CTAS. POR COB. 2.185,07 65.194,61 63.009,54 2883,64% PATRIMONIO
CTAS. DE DIFICIL COBRO 2.185,07 962,86 -1.222,21 -55,93% CAPITAL SOCIAL -215.784,18 -289.216,23 -73.432,05 34,03%
ACTIVO REALIZABLE 11.209,44 9.007,34 -2.202,10 -19,65% FONDO SOCIAL DE OPERACION -252.790,87 -215.784,18 37.006,69 -14,64%
INVENTARIOS 11.209,44 9.007,34 -2.202,10 -19,65% RESULTADO DEL EJERCICIO - - - -
ACTIVOS FIJOS 204.320,21 196.172,21 -8.148,00 -3,99%
TERRENOS EDIFICIOS, INSTALACIONES 114.153,74 114.153,74 - - EXEDENTE 37.006,69 -73.432,05 -110.438,74 -298,43%
EDFICIO 92.590,96 92.590,96 - - TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO -225.254,97 -302.532,59 -77.277,62 34,31%
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 0,00 0,00 - -
MAQUINARIA,MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS 35.297,20 35.297,20 - -
EQUIPOS DE COMPUTACION 8.293,28 8.293,28 - -
VEHICULOS 2.291,31 2.291,31 - -
DEPRECIACION ACUMULADA -48.306,28 -56.454,28 -8.148,00 16,87%
TOTAL ACTIVO 225.254,97 302.532,59 77.277,62 34,31%
CONCEPTO 2002 2003 VAR.ABSL VAR.REL
INGRESOS -284.924,83 -350.074,90 -65.150,07 22,87%
OPERACIONALES -266.709,94 -337.067,16 -70.357,22 96,28%
ENSEANZA -266.709,94 -337.067,16 -70.357,22 26,38%
INGRESOS NO OPERACIONALES -18.214,89 -13.007,74 5.207,15 -28,59%
GASTOS 321.931,51 276.642,85 -45.288,66 -14,07%
GAST. OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 94.901,96 68.790,14 -26.111,82 -27,51%
GASTOS OPERACIONALES DE EDUCACIO 218.009,27 202.506,70 -15.502,57 -7,11%
GASTOS NO OPERACIONALES 9.020,28 5.346,01 -3.674,27 -40,73%
FINANCIEROS 2.656,79 4.300,00 1.643,21 61,85%
GASTOS EXTRAORDINARIOS 6.363,49 1.046,01 -5.317,48 -83,56%
EXEDENTE 37.006,69 -73.432,05 -110.438,74 -298,43%
BALANCE GENERAL - ANALISIS HORIZONTAL
ESTADO DE RESULTADOS - ANALISIS HORIZONTAL


Con respecto a los indicadores financieros cuadro 4.5.5(6) son herramientas que se
emplean para evaluar los proyectos que se intentan realizar, entre estos tenemos el
Capital de Trabajo el cual se obtiene entre la diferencia del activo circulante de la
institucin y los pasivos circulantes, si este es positivo esto significa que el efectivo
146
que estar disponible a lo largo de los doce meses siguientes excede al efectivo que
deber pagarse a lo largo del mismo perodo.
La liquidez se refiere a la velocidad y facilidad con la cual un activo se puede
convertir en efectivo. La liquidez es de suma importancia, entre ms liquida sea la
institucin, menos probablemente ser que experimente dificultades para pagar
deudas o comprar activos necesarios.
En cuanto a los ndices de actividad se hace referencia a la rotacin de las cuentas
por cobrar y das de ingresos en cuentas por cobrar determina alguna indicacin
acerca de la rapidez con que podemos cobrar nuestros ingresos provenientes de
pensiones, esta razn tiene ms sentido si la convertimos en das, por lo tanto, los
das de ingresos en cuentas por cobrar o perodo promedio de cobranza, nos indica
que nuestros clientes requieren de 16 das para hacer sus pagos.
Para la interpretacin de ciclo de caja se encuentran contemplados en este el perodo
de inventario, de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, el ciclo de efectivo
aumenta a medida que el perodo de inventario y de cuentas por cobrar se alargan,
en nuestro caso tenemos aumentar en relacin al ao 2002, nuestro ciclo de caja
ser de 2.67 das en rotar. Disminuye cuando la institucin puede diferir el pago de
las cuentas por pagar y alarga el perodo de dichas cuentas.
La razn de rotacin del activo , menciona que por cada dlar de activos fijos la
Unidad gener $1.16 de ingresos.
Las razones de endeudamiento son medidas que se utilizan para determinar la
capacidad de la institucin que cuenta para cubrir sus obligaciones a largo o corto
plazo conocido como apalancamiento financiero es as que la Unidad tiene cubierto
el 95.6% del patrimonio sobre el activo, en lo que respecta el financiamiento del
activo contra el patrimonio.
147
Y finalmente las medidas de rentabilidad estas tienen como finalidad medir la
eficiencia de la institucin para usar sus activos y administrar sus operaciones. El
rendimiento sobre los activos es una medida del excedente a favor de la institucin
por cada dlar del activo, por consiguiente , por cada dlar del excedente la Unidad
gener un 24.27% de ahorro sobre los activos.
148


Cuadro4.5.5(6)
INDICADOR
LIQUIDEZ
1. Capital de Trabajo 30.405,55 119.676,74
2. Indice de liquidez corriente 2,21 7,99
3. Prueba Acida 1,03 7,31
4. Liquidez Inmediata 1,65 5,64
ACTIVIDAD
3. Rotacin de cuentas por cobrar - 1,88
4. Perodo promedio de cobro - 15,99
7. Ciclo de Caja 0,56 2,67
8. Rotacin de Activo Total 1,26 1,16
9.Rotacin de Activo Fijo. 1,39 1,78
ENDEUDAMIENTO
1. Palanca financiera 0,04 0,05
2. Financiamiento del activo con patrimonio 95,80% 95,60%
3. Financiamiento del activo con pasivos. 4,20% 4,40%
RENTABILIDAD
1. Rendimiento sobre el activo total 16,43% 24,27%
2. Rendimiento sobre el Patrimonio 17,15% 25,39%
INDICADORES FINANCIEROS PROYECTADOS
2002 2003


149


CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIN
Las presentes recomendaciones y conclusiones se generan en base a todo el trabajo
realizado en el desarrollo del sistema de informacin financiero-contable para este caso
en particular.

CONCLUSION No.1
Con referencia a los objetivos planteados en el presente trabajo se pude concluir, que
con la implantacin del sistema de informacin financiero-contable propuesto para la
Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess-Quito se obtendrn resultados ptimos
en el manejo de los recursos tanto materiales, humanos como financieros con las que
sta cuenta en la actualidad, originando un crecimiento respaldado de la estructura
administrativa .
RECOMENDACIONES No. 1
- Se recomienda que el sistema de informacin financiero-contable presentado para su
correcto funcionamiento debe ser implementado en su totalidad en la institucin de
manera que cada rea se vea en la obligacin de cumplir con este en forma eficiente y
efectiva para el alcance de los objetivos planteados.
- Se recomienda realizar un seguimiento del funcionamiento del sistema de informacin
financiero-contable, puesto que en la prctica puede presentar inconvenientes de
adaptacin, mismos que debern ser corregidos de acuerdo a las necesidades cambiantes
del procedimiento.
150
CONCLUSIN No.2
Se ha podido demostrar que la idea a defender propuesta: redisear y reestructurar los
procesos de planeacin y control administrativa, es factible de alcanzar.
RECOMENDACIONES No. 2
Se recomienda que a travs de una integracin de polticas y procedimientos
administrativos contables permitir generar datos pertinentes; mediante la combinacin
de subsistemas se entregarn reportes ntegros que proporcionen informacin a la
direccin de manera oportuna.
Una vez que se implemente el sistema de informacin financiero-contable en la
institucin, se recomienda incrementar polticas y procedimientos continuos a otros
procesos contables y financieros que mejoren la calidad del mismo.
CONCLUSIN No. 3
Con respecto al marco terico los temas que se han tratado como entorno de entidades
sin fines de lucro, sus implicaciones contables, el sentido de la interpretacin de
resultados, el presupuesto, normativa tributaria, los PCGAs para las organizaciones si
nimo de lucro, ha facilitado un aporte importante al desarrollo y depuracin del
sistema de informacin financiero-contable propuesto.
RECOMENDACIONES No.3
Se recomienda la combinacin de la teora con la prctica ya que de esta forma se
convierte en la frmula esencial de un preparado trabajo, debido a que existen ciertas
normas tcnicas aplicados para las instituciones sin fines de lucro en el Ecuador, en
varios casos se deber investigar en fuentes extranjeras en las cuales hay mayor
informacin al respecto para la revisin practicable.


151
CONCLUSIN No. 4
No se puede dejar de vista el objetivo fundamental de toda institucin educativa que es
el de perpetuarse en el tiempo cumpliendo su misin social, esto afecta las
implicaciones de funcionalidad, competencia y efectividad administrativa que se
presentan sin duda en muchas de ellas.
RECOMENDACIONES No. 4
Se recomienda bajo lo anterior que cada proceso administrativo y financiero contable de
la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess -Quito analizado para el rediseo de
la reestructuracin de los procesos de planeacin y control administrativa, sirva
perfectamente a instituciones educativas de esta naturaleza que se encuentren en similar
situacin y que necesiten de alguna manera mejorar su proceso administrativo
financiero, esto basado en situaciones reales que se ha presentado en la institucin de
anlisis.
El organigrama administrativo de la institucin previamente determinado es primordial
cuando se trata de manejar un sistema de informacin financiero-contable , puesto que
es la base para la distribucin de funciones que nos permite el control de manera
organizada.
Una vez que se ha elaborado una orientacin de actividades que cumple cada puesto, se
presenta un flujo grama para cada procedimiento contable, siendo una pieza importante
para el mecanismo de las actividades administrativas financieras, generando eficiencia
en el trabajo, eliminando desperdicio y duplicacin de funciones.




152

CONCLUSIN No.5
El presente trabajo de investigacin y de aplicacin prctica, es el fruto de las
necesidades administrativas, contables y financieras que se presentan en este caso en
particular en la institucin educativa.

RECOMENDACIN No.5
Se recomienda a los estudiantes que crean oportuno, utilizar el presente trabajo como
fuente de consulta para el logro de sus objetivos en el transcurso de sus fines de
aprendizaje.















153

B I B L I O G R A F A :

BELDN Fullana Carmen CONTABILIDAD FINANCIERA DE ENTIDADES NO
LUCRATIVAS.
www.ciberconta.unizas.es

HANS., R, Zielski Julian LIMITACIONES DEL SISTEMA CONTABLE. TRABAJO
DE INVESTIGACIN. julianzitki@yahoo.com

HORNGREN, Sundem Elliott CONTABILIDAD FINANCIERA 7ma EDICIN.
MXICO 2000.

HORNGREN, Sundem Elliot. INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA. 11MA EDICIN. MXICO, 2001.

JAN, R. Williams GUA MILLAR DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
GENERALMENTE ACEPTADOS 1998-1999 20VA.
EDICIN, EDITORIAL DIORKI SERVICIOS
INTEGRALES DE EDICIN, 1999 ESPAA.

JIMNEZ, Jos Alfredo EVALUACIN DE SEGURIDAD DE UN SISTEMA DE
INFORMACIN
alfredojimenez@megalink.com


154
MOSCATELLI, Valeria A TRABAJO DE INVESTIGACIN DEL ROL DE LAS
ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO
www.ucu.edu.ec

ORTEGA, M, Jos Antonio REFLEXIONES SOBRE LA CONTABILIDAD
FINANCIERA EN ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO.
www.ocio.deustro.es

ROSS-WESTERFIEL- JORDAN FUNDAMENTOS DE FINANZAS CORPORATIVAS -
5ta EDICIN. MXICO 2001

THOMPSON, Strickland, ADMINISTRACIN ESTRATGICA 11ma EDICIN.
MXICO 2001.

TORRES., B Csar, LAS ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO
PUBLICADA POR LA CMARA DE COMERCIO
BOGOT. - www.portafolio.com.co

LEYES Y REGLAMENTOS
! Base Legal para la regulacin de la Educacin Particular. Ministerio de Educacin y
Cultura del Ecuador. Edicin CONFEDEC 2002.
! Ley de Rgimen Tributario Interno actualizada Enero 2002.- LRTI
! Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control.- LOAFY
! Normas Ecuatorianas de Contabilidad.- NECs.
! Reglamento a la Ley de Rgimen Tributario Interno y sus Reformas.- RLRTI
! Reglamento Interno (Manual de Convivencia) Unidad Educativa Sagrado Corazn
de Jess.
! Cdigo de Comercio-Bogot.
155


PGINAS WEB
Economa Social (tercera sesin) web.forodigital.es
Sistemas de informacin en la empresa ICPS@hotmail.com
www.ucu.edu.ar/investigacin.
www.businesscol.com
www.unizar.es
www.gestipolis.com
lanic.utexas.edu/la/region/ngos/indexesp.html















156












ANEXOS



157

REPBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA
DIRECCIN PROVINCIAL DE EDUCACIN DE PICHINCHA
ESTADSTICAS Y CENSOS.
SISTEMA NACIONAL DE ESTADSTICAS Y CENSOS DEL ECUADOR
SINEC.
Ao Lectivo: 2002-2003

TARJETA EJECUTIVA
Inicio de Ao Provincia de Pichincha
NIVEL SOSTENIMIENTO PLANTELES PROFESORES ALUMNOS
Fiscal
Fiscomisional
Municipal
Particular religiosos
Particular laico
336
26
5
118
724
945
103
31
598
3.244
14.412
934
0
4.162
14.681
PREPRIMARIO

TOTAL 1.209 4.291 34.189
Fiscal
Fiscomisional
Municipal
Particular religiosos
Particular laico
1.173
22
6
141
601
7.804
343
263
2.293
6.242
12.137
6.121
0
41.123
54.295
PRIMARIO

TOTAL 1.943 16.945 223.676
Fiscal
Fiscomisional
Municipal
Particular religiosos
Particular laico
299
13
5
83
387
10.008
426
243
2.031
6.405
85.706
3.872
1.353
24.828
37.695
MEDIO

TOTAL 787 19.113 153.454
Fiscal
Fiscomisional
Municipal
Particular religiosos
Particular laico
1.808
61
16
342
1.712
18.757
872
537
4.922
15.891
222.255
10.927
1.353
70.113
10.671
TOTAL

TOTAL 3.939 40.979 411.319


158
REPBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA
DIRECCIN PROVINCIAL DE EDUCACIN DE PICHINCHA
ESTADSTICAS Y CENSOS.
SISTEMA NACIONAL DE ESTADSTICAS Y CENSOS DEL ECUADOR
SINEC.
Ao Lectivo: 2002-2003
Inicio de Ao


PLANTELES, PROFESORES Y ALUMNOS POR NIVEL, SOTENIMIENTO Y SEXO

Nivel: Medio Sostenimiento: Todos
Provincia de Pichincha
PLANTELES PROFESORES ALUMNOS
CANTONES
H M MX T H M T H M T
Cayambe
Meja
Pedro Moncayo
Pedro Maldonado
Puerto Quito
Quito
Rumiahui
Santo Domingo
Sn. Miguel De los
Bancos.

0
0
0
0
0
27
0
1
0


1
2
0
0
0
49
0
3
0
16
15
4
5
4
535
22
97
6
17
17
4
5
4
611
22
101
6
176
230
69
44
27
8815
303
999
69
120
169
41
35
18
7045
253
667
33
296
399
110
79
45
1586
0
556
1666
102
0
0
0
0
0
76651
0
0
0
0
0
0
0
0
76803
0
0
0
0
0
0
0
0
15345
4
0
0
0
TOTAL 28 55 704 787 10732 8381 19113 76651 76803 153454

H = Hombres
M = Mujeres
MX = Mixto
T = Total




159
REPBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA
DIRECCIN PROVINCIAL DE EDUCACIN DE PICHINCHA
ESTADSTICAS Y CENSOS.
SISTEMA NACIONAL DE ESTADSTICAS Y CENSOS DEL ECUADOR
SINEC.
Ao Lectivo: 2002-2003
Inicio de Ao

PLANTELES POR ATRIBUTOS

Nivel: Medio Rgimen:
Todos
Sostenimiento: Todos Zona: Todas Jornada:
Todas
Tipo: Todos Sexo: Todos Clase: Todas



TOTAL REGIMEN
Costa: 128
Sierra: 659
SOSTENIMIENTO
Fiscal: 299
Fiscomisional: 13
Municipal: 5
Partc Religioso: 83
Partc Laico : 387
ZONA
Urbana: 554
Rural : 233
TIPO
Hispana: 781
Indgena: 6
CLASE
Comn: 656
Experimental: 55
De prctica docente: 0
Instituto pedaggico: 2
Inst Tcnico Super: 74
JORNADA
Matutina: 494
Vespertina: 93
Doble: 64
Nocturna: 136
SEXO
Hombres: 28
Mujeres : 55
Mixto: 704







160
Organizaciones sin fines de lucro en el Ecuador
Por fines de investigacin se da ha conocer una pauta de organizaciones sin fines de
lucro en el Ecuador que forman parte de entre ms de 640.000 Entidades del Tercer
Sector que existen a nivel mundial.
FICI - Federacin Indgena y Campesino de Imbabura.
DFC - Proyecto de desarrollo forestal campesino en los Andes del Ecuador.
UNORCAC - Es una organizacin clasista de segundo grado sin fines de lucro,
constituida por cuarenta y un comunidades y diversas organizaciones de base
campesinas indgenas y mestizas, localizadas en la zona andina del Cantn Cotacachi,
Provincia de Imbabura. Unin de Organizaciones Campesinas Indgenas de Cotacachi.
CONSEP - Consejo Nacional de Control de Substancias Estupefacientes y Sicotrpicas.
mantener un impacto real en el problema de las drogas involucrando a la sociedad en los
procesos de prevencin de la problemtica integral de las drogas.
Cmara de Comercio Brasil Ecuador - Cmara binacional sin fines lucrativos o
polticos
Fundacin Selva - Fundacin Selva vida sin fronteras. No gubernamental. Proteccin
del medio ambiente y desarrollo de proyectos. FSVSF Reserva amaznica y programas
de Eco-turismo. Oficinas en Quito.
SICE - Sistemas de informacin sobre Comercio Exterior. Convenio entre el gobierno
de Canad y el gobierno del Ecuador para el Fomento y la Proteccin recproca de
Inversiones.
161
Organizacin OEA - Compuesta por 34 miembros entre ellos Ecuador. En pro de la
democracia y derechos humanos.
FAO - Forma parte de los proyectos de cooperacin de la ONU. Contiene los
programas de desarrollo en Ecuador.
CONAIE - Confederacin de Nacionalidades Indgenas del Ecuador CONAIE
CAF La Corporacin Andina de Fomento - Institucin financiera multilateral cuya
misin es apoyar el desarrollo sostenible de sus pases accionistas y la integracin
regional. En sus polticas de gestin integra las variables sociales y ambientales e
incluye en sus operaciones criterios de ecoeficiencia y sostenibilidad.
We Are Equateur - Fundacin Cultural Ballet Andino "Ecuador"
Cooperacin Internacional Para El Desarrollo Ecuador - Trabaja a travs de la
cooperacin tcnica para promover la justicia social y el desarrollo en pases del tercer
mundo.
Benemrito Cuerpo de Bomberos Guayaquil - Bomberos Voluntarios de Guayaquil.
Abnegacin y Disciplina.
Naciones Unidas Ecuador - Organizacin de las Naciones Unidas trabajando en
Ecuador
Comunidad Andina de Naciones (CAN) - Organismo de integracin econmica y
social andino. Engloba a Ecuador, Bolivia, Per, Colombia y Venezuela. Contiene
informacin sobre comercio exterior, relaciones externas, normativa andina, mercado
162
comn, agenda social, estadsticas, documentos, noticias y servicios especiales para
empresarios.
Agencia Cuencana para el Desarrollo e Integracin Regional - Agencia Cuencana
para el Desarrollo e Integracin Regional
Corporacin Aduanera Ecuatoriana - La CAE es el organismo encargado de
planificar y ejecutar, de acuerdo a la ley, la poltica aduanera del Ecuador y expedir las
normas para su aplicacin, as como las facultades tributarias de determinacin,
resolucin y sancin en materia aduanera.
Autoridad Portuaria De Manta - Autoridad Portuaria de Manta, institucin pblica,
destinada al comercio exterior.

http://lanic.utexas.edu/la/region/ngos/indexesp.html











163












APENDICE






164
















165















166







167












168




169








170




G L O S A R I O

ASOCIACIN U ORGANIZACIN NO LUCRATIVA
Entidad constituida para prestar un servicio(s) que mejore o mantenga la calidad de vida
de la sociedad; formada por un grupo de personas que aporta su trabajo voluntario para
liderar la entidad; no dedicada al lucro personal de ninguno de sus
miembros/socios/fundadores; y que tiene carcter no gubernamental.
AUSENCIA DE LUCRO
Caractersticas fundamentales de las entidades sin nimo de lucro, significa que en estas
entidades no existe el reparto de utilidades generadas en el desarrollo de sus fines, ni es
viable el reembolso de los bienes o dineros aportados a la entidad.
Cualquiera que sea la finalidad los resultados tienen como propsito la distribucin de
ingresos y riqueza nacional.
COMPROBANTES
Documento que comprueba una operacin.

171
CONTABILIDAD
Tcnica que establece las normas y procedimientos para registrar, clasificar, sumarizar,
saldar e interpretar en trminos monetarios las operaciones y eventos que repercuten en
el patrimonio de la entidad.
CONTROL INTERNO
Anlisis de los sistemas de control de la Entidad sujeta a la vigilancia, con el fin de
determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si
son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.
DEPRECIACIN
Disminucin o prdida del valor original de una inversin despus del transcurso del
tiempo, o por el deterioro o merma en la vida de servicio de un bien. Es aplicable a los
activos fijos de la organizacin.
EFICACIA
Relacin que existe entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas
programado.
EFICIENCIA
Relacin de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento
de las actividades.


172
ENTIDAD DEL TERCER SECTOR
Se refiere a su ubicacin: la construccin de un nuevo mbito que ocupara un espacio
incierto entre lo que tradicionalmente se habra considerado el mbito pblico (estado) y
aquello propio del mbito privado (mercado).
ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO
Son personas jurdicas, capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser
representadas judicial y extrajudicialmente, con sujecin a las disposiciones legales y a
sus propios estatutos. Nacen por voluntad de los asociados en virtud del derecho
constitucional de asociacin, o por la libertad de disposicin de los bienes de los
particulares, para la realizacin de fines altruistas o de beneficio comunitario. Estas
organizaciones son agentes del cambio humano.
ESTADOS FINANCIEROS
(Estados contables de Entes del Tercer Sector). Son producto del proceso contable y,
en cumplimiento de fines financieros, econmicos y sociales, estn orientados a revelar
los estados de situacin, de actividad y de flujo de recursos, fsicos y monetarios, a una
fecha y perodo, respectivamente. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o
cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios.




173
ESTADOS FINANCIEROS. BALANCE
(Balance general). Muestra la situacin financiera, econmica y social de un ente ,
expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus
bienes, derechos, obligaciones y situaciones del patrimonio.
ESTADOS FINANCIEROS. CUENTA DEL RESULTADO ECONMICO
(Estado de actividad financiera, econmica y social). Seala la actividad financiera,
econmica y social de la entidad y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos,
expresado en trminos monetarios, durante un perodo determinado.
ESTADOS FINANCIEROS. ESTADO DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA.
(Informe de ejecucin presupuestal). Revela los ingresos efectivamente recaudados y
los gastos incurridos o causados por el ente del tercer sector, frente a los respectivos
montos presupuestados, durante la vigencia fiscal.
FLUJO DE CAJA (CASH FLOW)
Una de las partes ms importantes de informacin que se puede extraer de los estados
financieros es el flujo de caja, se refiere a la diferencia que existe entre el nmero de
dlares que recibe y los que salieron de la institucin.
Establece las entradas y salidas de efectivo que ha tenido o puede tener la institucin en
el futuro.
FLUJOGRAMA
Representacin grfica de procesos contables, mediante figuras geomtricas.
174
GASTOS PRESUPUESTARIOS. GASTO DE CAPITAL
(Gastos de inversin). Son gastos de inversin aquellas erogaciones susceptibles de
causar rditos o de ser de algn modo econmicamente productivas, o que tengan
cuerpo de bienes de utilizacin perdurable, llamados tambin de capital por oposicin a
los de funcionamiento, que se hayan destinado por lo comn a extinguirse con su
empleo. Asimismo, aquellos gastos destinados a crear infraestructura social.
INGRESOS
Expresin monetaria de los valores recibidos, causados o producidos por concepto de
ingresos, venta de bienes y servicios, transferencias y otros, en desarrollo de la actividad
financiera, econmica y social del ente econmico.
INGRESOS EFECTIVAMENTE PERCIBIDOS
Ingresos recibidos en efectivo, en cheques, en bienes o servicios, an cuando
correspondan a anticipos, a depsitos o a cualquier otro concepto, sin importar el
nombre con el que se les designe.
IVA
Impuesto al valor agregado
MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Herramienta para lograr el desarrollo eficiente y ordenado de los movimientos de la
institucin, por considerarse como un mecanismo de adaptacin y actualizacin
permanente.


175
NORMA ISO-9000.
Norma la cual contempla un mtodo cuantitativo para determinar la capacidad de un
organismo para ejecutar en forma constante servicios de calidad.
NORMAS.
Reglas para la conducta aceptada y esperada. Estndares de conducta aceptables en un
grupo y compartidos por todos sus miembros.

OBLIGATORIEDAD DE CONTABILIZAR TRANSACCIONES
(Reconocimiento de hechos y actividades especficas). En el proceso contable deben
reconocerse los hechos financieros, econmicos y sociales incluidos los que resulten de
actividades culturales. El reconocimiento se entiende como el proceso de afectacin
cuantitativa real y potencial de la situacin financiera, econmica y social y de los
resultados de la actividad de la institucin, por hechos medibles y cuantificables,
mediante la identificacin, clasificacin y registro en su contabilidad.
ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES ONGs.
(o Entidades del Tercer Sector) Son aquellas organizaciones consideradas como
instituciones sin fines de lucro, organismos formados en el entorno del inters general
o bienestar comn, fundamentalmente reconocidas como el sector que tiene fines
sociales, vnculo benfico que se coloca por sobre la maximizacin de la rentabilidad.


176
PLAN GENERAL DE CUENTAS
Herramienta en el que se encuentra organizado los rubros necesarios para la entrega de
los requerimientos financieros.
PRESUPUESTO
Instrumento de Direccin, sirve como una herramienta primordial en la forma de
programar el futuro desenvolvimiento de la institucin expresado en dinero; resea total
del plan de operacin.
PROCESOS
Manera definida de efectuar una actividad, deber proporcionar informacin clara,
concisa y completa, expresada en forma sencilla aunque no pobre ni montona sobre
qu cosa hacer, cmo hacerla, cundo hacerla, cunto hacer, dnde hacerla y quin har
o se responsabilizar del hecho.
RECONOCIMIENTO DE UN GASTO
Los ingresos, costos y gastos deben reconocerse de acuerdo con las normas generales de
contabilidad, registrarse en el perodo correspondiente y clasificarse segn la naturaleza
de la actividad de la organizacin.
RECONOCIMIENTO DE UN INGRESO
Los ingresos, costos y gastos deben reconocerse de acuerdo con las normas generales de
contabilidad, registrarse en el perodo correspondiente y clasificarse segn la naturaleza
de la actividad de la organizacin.
177
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Est integrado por el conjunto de principios, secciones, normas y procedimientos
tcnicos utilizados para recopilar, valuar, procesar y exponer los hechos econmicos
que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la institucin. Considerada como
unidades de registro primario de la Administracin Financiera.
SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERO-CONTABLE
Sistema computacional que provee a sus administradores una serie de datos internos y
externos, el cual se enfoca primordialmente a proporcionar informacin de la situacin
actual y proyecciones de escenarios futuros de la organizacin.

SISTEMAS TRANSACCIONALES
Su funcionamiento primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos,
cobros, etc; estos procedimientos tienen la propiedad de ser recolectores de
informacin, es decir, que a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de
datos para su explotacin posterior en la entrega de informacin econmica
WWW.
Conjuntos de los "sites" del mundo presentes en Internet. Tambin se le llama
directamente "web". Abreviacin de "World Wide Web