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ESQUEMA DE LAS NORMAS ESTANDAR DE LOS SISTEMAS DE GERENCIA

INTEGRAL

POR: SERGIO DAVID SOTELO RAMIREZ
ISO 9001:2008
Toda organización puede mejorar su manera de trabajar, lo cual significa un
incremento de sus clientes y gestionar el riesgo de la mejor manera posible,
reduciendo costes y mejorando la calidad del servicio ofrecido. La gestión de un
sistema de calidad aporta el marco que se necesita para supervisar y mejorar la
producción en el trabajo. Con mucha diferencia, en cuanto a calidad se refiere, la
normativa más establecida y conocida es la ISO 9001, la cual establece una
norma no sólo para la Gestión de Sistemas de Calidad sino para cualquier sistema
en general. La ISO 9001 está ayudando a todo tipo de organizaciones a tener
éxito, a través de un incremento de la satisfacción del cliente y de la motivación
del departamento.
La ISO 9001:2008 es válida para cualquier organización, independientemente
de su tamaño o sector, que busque mejorar la manera en que se trabaja y
funciona. Además, los mejores retornos en la inversión, vienen de compañías
preparadas para implantar la citada normativa en cualquier parte de su
organización, pero sin especificar cómo se debe desarrollar e implantar en cada
empresa en particular.
ENFOQUE
La norma ISO 9001:2008 adopta un “enfoque basado en procesos”
considerando que para que una organización funcione tiene que identificar y
conocer las interacciones entre todos los procesos existentes en la misma.
REQUISITOS
Los requisitos generales de la norma ISO 9001:2008 se basan en definir y
determinar la interacción entre los procesos necesarios para el sistema de
gestión de la calidad sirviendo este último como una herramienta para cumplir
con la satisfacción del cliente.
Los requisitos de documentación de la norma ISO 9001:2008 incluyen
declaraciones documentales de la política de calidad, un manual de calidad, y
documentación sobre los procedimientos de la organización.
ESTRUCTURA
La norma ISO 9001:2008 está estructurada en ocho capítulos, refiriéndose los
TRES primeros a declaraciones de principios, estructura y descripción de la
empresa, requisitos generales, etc., es decir, son de carácter introductorio. Los
capítulos CUATRO a OCHO están orientados a procesos y en ellos se agrupan los
requisitos para la implantación del sistema de calidad.
Los aspectos claves de la norma ISO 9001 son:
1. Guías y descripciones generales.
a. Generalidades.
b. Reducción en el alcance.
2. Normativas de referencia.
3. Términos y definiciones.
4. Sistema de gestión: Contiene los requisitos generales y los requisitos para
gestionar la documentación.
a. Requisitos generales.
b. Requisitos de documentación.
5. Responsabilidades de la Dirección: Contiene los requisitos que debe cumplir
la dirección de la organización, tales como definir la política, asegurar que las
responsabilidades y autoridades están definidas, aprobar objetivos, el compromiso
de la dirección con la calidad, etc.
a. Requisitos generales.
b. Requisitos del cliente.
c. Política de calidad.
d. Planeación.
e. Responsabilidad, autoridad y comunicación.
f. Revisión gerencial.
6. Gestión de los recursos: La Norma distingue 3 tipos de recursos sobre los
cuales se debe actuar: RRHH, infraestructura, y ambiente de trabajo. Aquí se
contienen los requisitos exigidos en su gestión.
a. Requisitos generales.
b. Recursos humanos.
c. Infraestructura.
d. Ambiente de trabajo.
7. Realización del producto: Aquí están contenidos los requisitos puramente
productivos, desde la atención al cliente, hasta la entrega del producto o el
servicio.
a. Planeación de la realización del producto y/o servicio.
a. Procesos relacionados con el cliente.
b. Diseño y desarrollo.
c. Compras.
d. Operaciones de producción y servicio.
e. Control de equipos de medición, inspección y monitoreo
8. Medición, análisis y mejora: Aquí se sitúan los requisitos para los procesos
que recopilan información, la analizan, y que actúan en consecuencia. El objetivo
es mejorar continuamente la capacidad de la organización para suministrar
productos que cumplan los requisitos. El objetivo declarado en la Norma, es que la
organización busque sin descanso la satisfacción del cliente a través del
cumplimiento de los requisitos.
a. Requisitos generales.
b. Seguimiento y medición.
c. Control de producto no conforme.
PRINCIPIOS
Existen ocho principios básicos en la norma ISO 9001:2008:
- Atención a la satisfacción del cliente.
- Liderazgo y compromiso de la dirección con la calidad.
- Participación y compromiso de los miembros de la organización.
- Enfoque basado en procesos.
- Enfoque de sistema para la gestión.
- Mejora continua de los conocimientos, procesos, productos y servicios.
- Enfoque de la dirección.
- Proveedores.
Estos 8 puntos permiten establecer un sistema de gestión de la calidad de tal
manera que su actualización y/o adaptación al entorno cambiante sea factible.
La norma ISO 9001:2008 tiene muchas semejanzas con el famoso “Círculo de
Deming o PDCA”; acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar,
Actuar). Está estructurada en cuatro grandes bloques, completamente lógicos, y
esto significa que con el modelo de sistema de gestión de calidad basado en ISO
se puede desarrollar en su seno cualquier actividad. La ISO 9000:2008 se va a
presentar con una estructura válida para diseñar e implantar cualquier sistema de
gestión, no solo el de calidad, e incluso, para integrar diferentes sistemas.

ISO 14001:2004
La norma ISO 14001 es la norma internacionalmente reconocida para la Gestión
de Sistemas Medioambientales (EMS). Dicha norma proporciona orientación
respecto a cómo gestionar los aspectos medioambientales de sus actividades,
productos y servicios de una forma más efectiva, teniendo en consideración la
protección del Medioambiente, la prevención de la contaminación y las
necesidades socio-económicas.
Demostrar su compromiso con el Medio Ambiente y el desarrollo sustentable
impactará positivamente en el éxito de su organización tanto a corto como largo
plazo y proporcionará los siguientes beneficios:
 Mejorar su imagen corporativa y la de su cliente, así como sus relaciones
tanto con la opinión pública como con las administraciones y autoridades de
su comunidad local.
 Un mejor uso de la energía y la conservación del agua, una cuidadosa
selección de las materias primas y un reciclaje controlado de los residuos,
todo ello contribuye sustancialmente a un ahorro en costes que incrementa
su ventaja competitiva.
 Reduce la carga financiera consecuencia de la aplicación de estrategias
reactivas de gestión, tales como recuperación, limpieza y el pago de
penalizaciones por infringir la legislación.
 Asegura el respeto a la legislación medioambiental y reduce el riesgo de
multas y de posibles litigios.
 Mejora la calidad de los lugares de trabajo, la moral del empleado y su
adhesión a los valores corporativos.
 Puede abrir nuevas oportunidades de negocio en mercados donde la
implantación de procesos productivos respetuosos con el Medio Ambiente
son importantes.
 Los clientes concienciados con el respeto al Medio Ambiente preferirán
trabajar con empresas de pensamiento similar al de su organización, que
demuestren su compromiso de proteger el medio ambiente.
CÓMO FUNCIONA LA NORMA ISO 14001
El sentido de ISO 14001 es puntualizar los requisitos para un sistema de
gestión ambiental, y se aplica a aquellos aspectos ambientales que la
organización puede controlar y sobre los cuales puede esperarse que tenga
influencia. Como esto cambia de caso en caso, no se establecen criterios
específicos de desempeño ambiental uniformes para todo el mundo, sino que
aquellos ligados a la legislación vigente donde son implementados.

Las empresas que reciben esta certificación deben asegurar que cumplirán con la
normativa establecida y se comprometen a contaminar cada día menos. Esta
norma fue instaurada en el mundo a partir de octubre de 1996.

Al inicio del proceso de postulación, la organización debe hacer una declaración
de sus intenciones y principios en relación con su desempeño ambiental. A partir
de esta especie de declaración se establece y mantiene el Sistema de
Gestión Ambiental, SGA, a través de cinco aspectos:
a) Política ambiental: de acceso público y definido por la alta gerencia, debe ser
acorde al tamaño y a las posibilidades de la empresa, cumplir con la ley vigente e
incluir los conceptos de mejoramiento continuo y prevención de la contaminación.
Debe ser comunicada a todos los empleados, proporciona el marco para
el desarrollo del sistema de gestión ambiental.
b) Planificación: debe buscar la forma de identificar los aspectos ambientales que
pueda controlar, con el fin de determinar cuáles tienen o pueden tener impactos
significativos sobre el medio ambiente. Esta información debe estar actualizada.
Además, debe establecer un procedimiento para incorporar la normativa vigente y
sus posteriores modificaciones a su SGA. Finalmente, debe establecer objetivos y
metas permanentes en cada función y nivel de la organización, lo cual demanda la
responsabilidad individual en el éxito de la organización.
c) Implementación y operación: se deben registrar y comunicar las
responsabilidades de cada actor en la implementación del plan y la gerencia debe
entregar a cada persona o sección los recursos físicos e intelectuales necesarios
para cumplir con lo establecido. Se exige la implementación de políticas
comunicacionales entre los distintos niveles y funciones de la organización, pero
además se deben considerar procesos para la comunicación externa a los actores
interesados. Se debe llevar la documentación y registro del sistema, el control de
las operaciones del SGA y la preparación ante eventuales emergencias.
d) Verificación y acción correctiva: se deben establecer y documentar
procedimientos para medir regularmente el cumplimiento de lo planeado. También
se deben establecer responsabilidades y autoridades que permitan tomar las
medidas oportunas para corregir aspectos no cumplidos.
e) Revisión de la gerencia: la alta gerencia debe revisar el sistema de gestión
ambiental periódicamente, en un proceso que asegure contar con la información
requerida, y considerar cambios a la luz de los resultados, en caso de ser
necesario.
QUÉ ORGANIZACIONES O EMPRESAS PUEDEN BENEFICIARSE DE ISO
14001
La Norma puede ser solicitada por todas aquellas organizaciones o empresas que
deseen:
 Implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión ambiental
 Asegurarse que su SGA, conforme a la política ambiental establecida en su
propia empresa, está siendo aplicado correctamente
 Obtener credibilidad en la difusión de logros ambientales
 Que su sistema de gestión ambiental sea certificado y registrado por esta
organización externa a nivel mundial
IMPORTANCIA DE LA ISO 14001
La certificación ISO 14001 ofrece una gama de beneficios para su organización:
 Reducir los costos: como la norma ISO 14001 requiere un compromiso
con la mejora continua del SGA, el establecimiento de objetivos de mejora
ayuda a la organización a un uso más eficiente de las materias primas,
ayudando así a reducir los costos.
 Gestión del cumplimiento de la legislación: la certificación ISO 14001
puede ayudar a reducir el esfuerzo necesario para gestionar el
cumplimiento legal y a la gestión de sus riesgos ambientales.
 Reducir la duplicación de esfuerzos: su sistema de gestión permite
integrar los requisitos de ésta y otras normas de gestión en un único
sistema de negocio para reducir la duplicación de esfuerzos y los costes.
 Gestionar su reputación: la certificación ISO 14001 le ayuda a reducir los
riesgos asociados a cualquier coste o daño a su reputación asociada a
sanciones, y construye su imagen pública hacia sus clientes, organismos
reguladores y principales partes interesadas.
 Ser el proveedor elegido y aumentar su ventaja competitiva: le permite
trabajar con las empresas que valoran las organizaciones que son
respetuosas con el medio ambiente.
 Facilidad de integración con otras normas de sistemas de gestión con
la norma ISO 9001(Calidad), OHSAS 18001 (Seguridad y Salud laboral),
ISO 50001 (Energía), y otras normas basadas en sistemas de gestión.



OHSAS 18001:2008
La norma OHSAS 18001 es la especificación del estándar reconocido
internacionalmente para sistemas de gestión de la salud y la seguridad en el
trabajo. Una selección de los organismos más importantes de comercio,
organismos internacionales de normas y de certificación la han concebido para
cubrir los vacíos en los que no existe ninguna norma internacional certificable por
un tercero independiente.
Las OHSAS 18001 se han concebido de manera que pueda ser compatible con
ISO 9001 e ISO 14001 a fin de apoyar a las organizaciones a cumplir de forma
eficaz con sus obligaciones relativas a la salud y la seguridad. Haciendo la
comparación con otras normas por ejemplo cuando una Empresa quiere
demostrar su capacidad en el cumplimiento de requisitos y dentro de una gestión
de calidad, busca la certificación en la norma ISO 9001. Cuando lo que quiere
demostrar la gestión ambiental, busca la obtención de la certificación ISO 14001, y
finalmente las OHSAS referido al tema de la seguridad y salud del personal de
una organización.

Analizando más profundamente el término OHSAS es el acrónimo de
Occupational Health and Safety Assessment Series y dentro de la norma siempre
se habla de OH&S (Occupational Health and Safety) o lo que es lo mismo Salud y
Seguridad Laboral.
De un tiempo a esta parte esta norma se está convirtiendo en un punto de
referencia para todos los países que no disponen de reglamentos específicos de
prevención de riesgos así por ejemplo en Alemania ya hace mucho tiempo que
hay obligación por parte de la construcción y de las refinerías de pasar
determinadas auditorías, es así que las OHSAS está teniendo una implantación
lenta, sin embargo, en países como el nuestro se está tomando como base de la
prevención, este mismo criterio se está repitiendo en muchos otros países en
Latinoamérica y además empieza a ser un requisito ya establecido por algunas
multinacionales, esto implica que se está convirtiendo en la referencia
internacional de prevención de riesgos, siempre aprovechando la flexibilidad de
esta norma, donde exige seguir los parámetros establecidos por el marco legal
vigente de cada país.
La norma OHSAS 18001 trata las siguientes áreas clave:
 Planificación para identificar, evaluar y controlar los riesgos
 Programa de gestión de OHSAS
 Estructura y responsabilidad
 Formación, concienciación y competencia
 Consultoría y comunicación
 Control de funcionamiento
 Preparación y respuesta ante emergencias
 Medición, supervisión y mejora del rendimiento
¿QUÉ BENEFICIOS TRAE SU IMPLEMENTACIÓN?
 Consolida la imagen de prevención de riesgos ante colaboradores, clientes,
proveedores, entidades gubernamentales y la comunidad.
 Otorga una posición privilegiada frente a la autoridad competente, porque
demuestra el cumplimiento de la reglamentación vigente y de los
compromisos adquiridos.
 Da mayor poder de negociación con las compañías aseguradoras, gracias a
la garantía de la gestión del riesgo de la empresa.
 Asegura la credibilidad centrada en el control de la seguridad y la salud
ocupacional.
 Mejora el manejo de los riesgos en seguridad y salud ocupacional, ahora y
en el futuro.
 Facilita la implementación de un sistema integrado de gestión.
De forma resumida, los aspectos claves en la implantación de un sistema de
gestión OHSAS son:
1. Llevar a cabo una evaluación inicial que permita comparar las prácticas
existentes con las prácticas requeridas por la norma OHSAS 18001.
2. Realizar un Manual de Gestión de Seguridad y Salud en sintonía con los
requisitos de la norma y si es posible integrarlo como parte del Manual de
Gestión de Calidad y Medio Ambiente de la empresa.
3. Asegurar que la evaluación de riesgos obligatoria por la Ley de
Prevención de Riesgos Laborales, es una herramienta útil para identificar
los peligros, evaluar la importancia de los riesgos, identificar las medidas de
control existentes y las que adicionalmente deben implantarse para reducir
o eliminar los riesgos.
4. Identificar bien las obligaciones legales, no solo del conjunto básico de
legislación de prevención de riesgos laborales, sino también la legislación
de seguridad industrial, sustancias peligrosas, medidas de autoprotección,
mercancías peligrosas, etc.
5. Los resultados de las evaluaciones de riesgos y de la evaluación del
cumplimiento legal deben servir para elaborar un programa o plan
preventivo, con metas a alcanzar y un calendario con acciones,
responsables y recursos necesarios.
6. Los objetivos generales, en sintonía con la Política de Seguridad y Salud,
deben ser medibles y alcanzables. Puede ser muy loable plantear un
objetivo de "cero accidentes" pero si partimos de un índice medio de
accidentabilidad, puede ser más práctico plantear un objetivo a corto plazo
más realista.
7. Los riesgos significativos deben estar controlados. Hay varios tipos
de medidas de control y tenemos que tener en cuenta la jerarquía de
controles en la prevención de riesgos:
1. medidas de control de ingeniería sobre el diseño y sobre el origen de
los peligros
2. medidas de protección colectiva
3. medidas de protección individual
4. procedimiento de trabajo seguro
8. Aunque hay muchas actividades preventivas que la empresa puede estar
realizando como consecuencia del cumplimiento de la legislación, no
siempre están bien documentadas ni planificadas ni las responsabilidades
claramente atribuidas. Por ello será necesario elaborar procedimientos o
instrucciones de control operacional que recojan y completen las
actuaciones preventivas que la empresa lleva a cabo.
9. Los planes de emergencia o de autoprotección deben ser un
instrumento vivo que se mantenga adecuadamente, se proporcione
formación al personal y se ensayen los procedimientos de actuación de
forma periódica, como mínimo una vez al año.
10. La competencia y formación del personal que está expuesto a riesgos
en el trabajo es un pilar básico en la política de prevención de riesgos. De
nada sirve un sistema bien documentado sino existe una preparación
adecuada del personal o el nivel de concienciación de jefes y empleados no
es suficiente.
11. Por último, otro pilar importante es la participación del personal en el
sistema de gestión. El sistema de gestión no puede ser una herramienta de
un Jefe de Seguridad (y lo digo con la experiencia que proporciona el haber
sido Jefe de Riesgos y Medio Ambiente durante cuatro años en una
empresa química de alto riesgo), sino que debe permear en todos los
departamentos de la empresa. La participación de los jefes de áreas en el
establecimiento de controles y medidas de mejora, la de los trabajadores en
la implantación de los procedimientos de seguridad y la consideración de
sus opiniones a la hora de establecer dichos controles, es una prioridad en
la gestión de los riesgos.
12. Por último, la empresa debe disponer de herramientas de medición y
seguimiento del cumplimiento de sus objetivos, metas y programas y de
sus procedimientos. Las inspecciones, las evaluaciones periódicas del
cumplimiento o del comportamiento seguro, la investigación de los
incidentes (incluyendo accidentes y cuasi-accidentes), son imprescindibles
para poder valorar la eficacia del sistema de gestión y valorar en las
revisiones por la dirección los resultados e introducir mejoras.

SIMILITUDES Y DIFERENCIAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN 14001-9001-
OHSAS
La integración de los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad
en el trabajo se está imponiendo con mucha fuerza en las empresas de la
actualidad. Movidos por las ventajas que aporta poseer la certificación de las
normas ISO 14001, 9001 y OHSAS 18001, cada vez más empresarios quieren
integrar las tres en su negocio.
Pero, ¿Cómo es esto posible? ¿Supone trabajar por partida triple o la implantación
de una norma me facilita la de otra? La respuesta a esta pregunta es que,
efectivamente, los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad en
el trabajo son lo suficientemente parecidos como para que puedan integrarse unas
a las otras.
Los tres sistemas tienen en común tres principios básicos:
 Requieren una mejora continua. Los tres sistemas de gestión buscan que la
empresa en ningún momento deje de tratar de mejorar.
 Se basan en la idea de prevención. Desde la inclusión de los riesgos
laborales, hasta la actuación preventiva para obtener la calidad, pasando
por evitar la contaminación, estas tres normas se fundamentan en un
principio básico de prevención.
 Implican un aumento de la eficacia y de la eficiencia. La tendencia de cada
una de estas normas es la de lograr una optimización de los recursos
empleados en la empresa, aunque cada una se refiere a recursos de
distinta índole (Recursos humanos, materias primas, tiempo, dinero…).
Dado que han surgido por en contextos distintos las tres normas poseen multitud
de factores que las diferencian, sin embargo son muchos los aspectos que tienen
en común, lo cual lleva a que muchas empresas las integre en uno solo. Algunos
de esos aspectos son los siguientes:
 Exigen la creación de un comité de gestión del sistema y el reparto de
responsabilidades a los distintos miembros de la empresa para que formen
parte del mismo.
 En los tres sistemas es necesario establecer de forma frecuente objetivos
de mejora continua.
 Para su certificación los tres sistemas requieren de la generación de una
política de actuación, unos procedimientos, un manual, instrucciones y
registros.
 Además, las tres normas coinciden en atribuir a la empresa que las integra
unas responsabilidades, como realizar auditorías externas e internas de
forma periódica, ejecutar una revisión por la dirección, seguir y gestionar las
desviaciones y elaborar un control operacional.
 Por último, es imprescindible para la correcta implantación y el seguimiento
de los tres sistemas de gestión que los miembros de la empresa reciban
una formación al respecto y que exista comunicación interna y externa.
Pese a estas similitudes que permiten que las tres normas puedan integrarse entre
sí, estos estándares internacionales guardan entre sí, diferencias muy tangibles.
Es por esto que el proceso pueda parecer una barrera a atravesar por la empresa.

Las normas comparten un origen común, desde la creación de ISO 9001 en 1987,
en cuanto a conceptos como el PHVA, el aseguramiento, la gestión y el
mejoramiento continuo, son transversales a las tres normas.
Las diferencias se refieren a los procedimientos que exigen, a los registros, a los
requisitos específicos de cada tema (calidad, ambiental, siso), y a pequeños
matices de un mismo requisito aplicado en cada norma.


Diferencias en documentos:

Diferencias puntuales:
 La gestión de procesos de ISO 9001 es mucho más elaborada que lo que
requieren las normas ISO 14001 & OHSAS 18001.
 En control de registros la ISO 9001 no requiere trazabilidad como la ISO
14001 & OHSAS 18001.
 Para ISO 9001 se definen responsabilidades y autoridad, en ISO 14001 se
definen funciones, responsabilidad y autoridad, y en OHSAS 18001
funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad.
 En ISO 14001 los objetivos requieren metas explícitas, en ISO 9001 y en
OHSAS 18001 no.
 ISO 14001 & OHSAS 18001 requieren programas, ISO 9001 no.
 En las normas ISO 14001 & OHSAS 18001 pueden haber más de
un representante por la dirección en ISO 9001 solo un representante.
 La ISO 9001 define de manera diferente la competencia, que en ISO 14001
& OHSAS 18001.
 La norma OHSAS 18001 es específica en solicitar que si se toma una
acción correctiva hay que cambiar la valoración del riesgo mientras que ISO
9001 e ISO 14001 la documentación se debe cambiar de manera genérica.