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PREFEITURA DO MUNICPIO DE MAU

Secretaria de Educao - Setor de Planejamento

GDAE Gesto Dinmica da Administrao Escolar


Guia do Usurio

2012

Sumrio
1. O QUE EDUCACENSO, PRODESP, GDAE, CADASTRO DE ALUNOS?.............................3
1.1 EDUCACENSO.........................................................................................................................3
1.2 PRODESP..................................................................................................................................3
1.3 GDAE - GESTO DINMICA DA ADMINISTRAO ESCOLAR...................................3
1.3.1 CADASTRO DE ESCOLAS..................................................................................................3
1.3.2 MDULO CONCLUINTES DO GDAE..............................................................................4
2. CADASTRO DE ALUNOS.............................................................................................................4
2.1. Acesso.......................................................................................................................................5
2.2. Consulta ...................................................................................................................................6
2.3 Matrcula com R.A..................................................................................................................11
2.4 Matrcula sem R.A...................................................................................................................12
2.4.1 Documentao......................................................................................................................12
2.4.2 Matriculando.........................................................................................................................13
3. Baixa de Matrcula.........................................................................................................................16
3.1 Transferncia...........................................................................................................................17
3.2 Abandono.................................................................................................................................18
4. Manuteno de cadastro.................................................................................................................19
5. Orientaes Finais..........................................................................................................................21
6. Contatos..........................................................................................................................................22
7. Datas de corte para matrculas........................................................................................................22

1. O QUE EDUCACENSO, PRODESP, GDAE, CADASTRO DE ALUNOS?

1.1 EDUCACENSO
Organizado pelo INEP Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais - a base
de dados educacionais do governo federal. Esse gigantesco banco de dados recebe informaes dos
sistemas de todos os Estados, atravs de um processo chamado de migrao de dados. A migrao
de dados se d anualmente na ltima quarta-feira do ms de maio.
Os dados recebidos dos Estados, so organizados para formar o Censo escolar que constituise na base para clculo de verbas repassadas aos Estados e Municpios e da distribuio de materiais
pedaggicos nas escolas de todo o territrio nacional.
No Educacenso as escolas recebem um nmero chamado de INEP que, para escolas do
Estado de So Paulo, formado pelo cdigo CIE da escola, precedido do nmero 35. Por exemplo,
se o CIE da escola 222.222, seu INEP 35.222.222

1.2 PRODESP
a empresa de Processamento de Dados do Estado de So Paulo, responsvel pelo
processamento de dados da Sade, Segurana, Educao, entre outros.

1.3 GDAE - GESTO DINMICA DA ADMINISTRAO ESCOLAR


O GDAE Gesto Dinmica da Administrao Escolar a base de dados de educao do
Estado de So Paulo. Constitui-se de trs partes: o Sistema de Cadastro de Escolas, o Mdulo de
Concluintes eu Sistema de Cadastro de Alunos SCA.

1.3.1 CADASTRO DE ESCOLAS


nesse sistema que sua escola criada. Essa tarefa solicitada pela Secretaria de Educao
do Municpio ao setor de cadastro de escolas da Secretaria Estadual de Educao - SEE. Ao se
cadastrar uma escola gerado um nmero junto ao Centro de Informaes Educacionais CIE,
tambm, chamado de cdigo CIE da escola.
A tarefa que realizamos nesse sistema a atualizao anual de dados administrativos,
estruturais e pedaggicos da escola. preciso atentar para as datas e prazos estabelecidos e
divulgados pela Secretaria Municipal de Educao.
Por se tratar de um sistema dinmico, de manuteno diria, as estatsticas so
disponibilizadas sempre com data-base do ltimo dia do ms, em banco de dados e relatrios.

1.3.2 MDULO CONCLUINTES DO GDAE


Registra e comprova a concluso de curso no ensino Fundamental, no Ensino Mdio e na
Educao Profissional de estudantes das escolas pblicas e particulares do Estado de So Paulo.
Possibilita consulta pblica na Internet, por meio da digitao do nmero do RG civil dos
concluintes de curso a partir de 2001. Esse mdulo utiliza de dados do Sistema de Cadastro de
Alunos.
A digitao e conferncia dos alunos concluintes do Ensino Fundamental so feitas
normalmente no ms de abril, quando migrada a relao de alunos de outros mdulos do sistema
PRODESP para o Mdulo Concluintes do GDAE.

2. CADASTRO DE ALUNOS
Criado em 31 de agosto de 1995, por meio do Decreto n 40.290, um dos pilares do
Programa de Modernizao Tecnolgica e Informatizao da Secretaria de Estado da Educao
SEE. Sua concepo e implementao foram ponto de partida para a reestruturao do Sistema de
Informatizaes da SEE.
Esse o sistema que utilizaremos, no dia a dia da escola. No Sistema Cadastro de Alunos
SCA, registramos as turmas e todos os alunos que so matriculados em nossa escola. Do cadastro
constam dados pessoais, de identificao e disponibiliza-se toda a trajetria escolar do estudante: os
registros de matrculas, os nveis de ensino, srie e classe/turma frequentados, o resultado final do
desempenho a cada ano do perodo letivo. Ao final do cadastro gerado o nmero do aluno no
sistema, conhecido como R.A. - Registro de Aluno. Essa base de dados possibilita o estudo
evolutivo da vida escolar dos alunos nos diferentes nveis de ensino at a concluso da educao
bsica.
O sistema de Cadastro de alunos a ferramenta que possibilita a Execuo dos Programas
de Matrcula Antecipada, permitindo o cruzamento de dados de oferta e demanda de vagas na Rede
Pblica de Educao Bsica, propiciando a otimizao do uso do espao fsico para a efetivao de
matrculas nas escolas pblicas estaduais e municipais.
Matrcula antecipada do Ensino Fundamental Rede Pblica, envolve todos os 645
municpios paulistas e todas as escolas estaduais e municipais.
Matrcula antecipada do Ensino Mdio Rede Estadual envolvendo atendimento a
demanda proveniente de escolas estaduais, municipais e particulares.
Gesto do Processo e execuo do Censo Escolar INEP/MEC no Estado de So Paulo O
sistema de cadastro de alunos a principal fonte dos dados de matrcula para o Censo Escolar
INEP/MEC e constitui a base de informaes do nmero de matrculas registradas no levantamento
anual do Censo Escolar das escolas pblicas paulistas. Alm disso, disponibiliza base de dados
individualizados de alunos para alimentar o Programa Gerador de Cadastro Projeto Presena
INEP/MEC.

2.1. Acesso
O acesso ao Cadastro de Alunos, disponvel no endereo: www.gdae.sp.gov.br, se d atravs
da pgina inicial do sistema GDAE, onde seleciona-se ALUNOS e, em seguida, CADASTROS
DE ALUNOS.

Digitam-se usurio e senha, e clica-se em ok.

Todas as escolas com acesso ao GDAE devem possuir nome de usurio e senha de acesso.
Esses dados devem ser obtidos junto ao Setor de Planejamento da Secretaria de Educao.

2.2. Consulta
A opo Consulta - Ficha do Aluno o primeiro passo a ser feito antes de incluir o aluno no
cadastro. Atravs da consulta por nome (fontica nome completo do aluno, data de nascimento e
nome da me), possvel saber se o aluno j possui R.A. ou no, evitando que seja gerado um R.A.
em duplicidade.
Registro de Aluno em duplicidade so 2 (dois) cadastros de um mesmo aluno no sistema e
isto ocorrer ao digitar os dados cadastrais incorretamente de 01 (um) aluno que por coincidncia j
possua R.A. Portanto, solicitamos que, ao receberem alunos novos (sem matrcula), efetuem a
consulta para saber se o aluno j possui cadastro no sistema .

Os tipos de consulta mais utilizados so: consulta por R.A., por nome (fontica) e por nome
da me.

A opo mais utilizada com relao consulta matrcula do aluno a consulta por nome
fontico.

Para essa consulta deve-se informar o nome completo do aluno e sua data de nascimento.
No podem ser utilizados nomes abreviados. Tambm no devem ser utilizados acentos ou cedilha.

Se houver cadastro para o aluno, a consulta trar dados pessoais, endereo e documentao,
alm do resumo de suas matrculas. Anote o nmero de RA, e digite S no campo indicado abaixo
para verificar se h matrcula para o atual ano letivo.

Havendo indicao de matrculas, basta selecionar o ano que deseja consultar para verificar
os dados de matrcula e a escola onde o aluno est ou esteve matriculado.

A consulta por R.A. se d para saber em que escola o aluno est ou esteve matriculado no
atual ano letivo.

No cadastro do aluno preciso observar se os dados pessoais, de endereo e documentao


esto corretos e atualizados. Se houver erros ou dados incompletos necessrio complet-los ou
corrigi-los. Esse trabalho deve ser feito imediatamente aps a matrcula no sistema.
Dados incorretos, se no corrigidos, permanecero no cadastro do aluno e podero gerar
diversos problemas ao sistema e vida escolar do aluno. Da mesma forma, dados incompletos
podem fazer com que o sistema apresente problemas quando da migrao de dados para o
Educacenso.
Consultados os alunos, separe os pronturios por turmas, de acordo com a faixa etria e
seguindo as datas de corte estabelecidas (vide tabela). Em seguida, separe aqueles que tm R.A. e os
que no tm registro, pois, as matrculas so feitas de forma diferente.
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2.3 Matrcula com R.A.


Alunos que j esto cadastrados e que tm R.A., devem ser matriculados pela opo Incluir
aluno na classe com R.A., cujo caminho : Matricula informatizada 2012 ? Formar Classes
2012 ? Incluir alunos na classe com R.A..

Informe o nmero da classe em que o aluno ser matriculado. Esse nmero fornecido pelo
setor de planejamento da Secretaria de Educao.

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Acessando a classe em que o aluno ser matriculado, basta informar o nmero de ordem do
aluno, o nmero de R.A com dgito de controle e a data de matrcula. Depois clique em continuar.

2.4 Matrcula sem R.A.


Para os alunos que no tm cadastro, deve se fazer a matrcula completa com cadastro.
2.4.1 Documentao
Para essa tarefa, orientamos que se faa o cadastro a partir de documentos e NUNCA com
base em informaes passadas oralmente pelos pais ou responsveis. Isto, porque, primeiramente,
voc necessitar dos documentos para o pronturio do aluno e, em segundo lugar, as informaes
que nos so passadas oralmente ou por meio de papeizinhos, muitas vezes no so fidedignas o
que compromete a qualidade do cadastro. H ainda, o fato de haver muitas crianas com nomes
parecidos e com grafias completamente diferentes. Por exemplo: Jenifer, Jennifer, Jenniffer ,
Jeniffer e Jennyffer.
Os documentos necessrios para esse cadastro so: Certido de nascimento ou RG do aluno,
comprovante de residncia que contenha CEP e dados como: telefone, se tem irmo gmeo, raa
(declarao oral - da famlia) e se tem algum tipo de necessidade especial (acompanhada de laudo
mdico).

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2.4.2 Matriculando
A matrcula de alunos sem R.A. feita pela opo incluir aluno na classe sem R.A.,
cujo caminho : Matricula informatizada 2012 ? Formar Classes 2012 ? Incluir alunos na
classe - sem R.A..

Informe o nmero da classe:

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A primeira tela refere-se aos dados pessoais do aluno. Informe nmero de ordem do aluno
na turma, data de incio da matrcula, Nome completo sem abreviaes e acentos, sexo (M ou F);
cor/raa (01 branca; 02 preta; 03 parda; 04 amarela; 05 indgena; 06 no informada). Na
sequncia, informe se o aluno tem irmo gmeo ou no. Prossiga com os nomes completos da me e
do pai e, depois, a nacionalidade. Caso a criana possua R.G., informe o nmero e data de emisso.
Finalmente, informe se a criana possui alguma necessidade educacional especial (para S
preciso ter laudo mdico, pois, surgir uma outra tela para informar o tipo de deficincia). Clique
em continuar.

A segunda tela do cadastro se abrir para que voc informe endereo. Insira todos os dados
solicitados e, ao final, informe se a certido do modelo novo (Sim S ou No N). Clique em
continuar.

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Na sequncia surgir a ltima tela do cadastro em que sero informados os dados da


certido.
Se a certido for do modelo novo, informe a sequncia de nmeros que aparece na parte
superior do documento.

Se o modelo da certido for antigo, no trar essa sequncia de nmeros. Ento, deve-se
informar: municpio de nascimento, data da emisso, municpio da comarca, estado, nmero do
livro, nmero da folha, distrito da certido e nmero do registro de nascimento.

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Para finalizar o cadastro, clique em continuar. Surgir, na parte inferior da tela a mensagem:
DADOS DO ALUNO OK? (S/N). Se tudo estiver correto, digite S e tecle continuar. Surgir a
mensagem: FOI GERADO NMERO DE R.A.. Anote o nmero do R.A. e o dgito e clique
continuar para um novo cadastro ou encerrar para concluir a atividade.

3. Baixa de Matrcula
O aluno pode sair de sua escola por transferncia para outra unidade de ensino ou por
abandono. Registra-se abandono quando o aluno deixa de frequentar aulas, seja a escola informada
ou no pela famlia. O registro de transferncia se d quando cancelada a matrcula em sua escola
e feita uma matrcula em outra unidade de ensino, seja pblica ou particular.

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3.1 Transferncia
Para registro de baixa da matrcula por transferncia, utiliza-se o caminho: Manuteno de
Matrcula no Ano Letivo Baixa e estorno por Transferncia Baixa por R.A.

Para isso, informe o cdigo CIE da escola, o RA do aluno que est sendo transferido e a
sigla do Estado.

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Em seguida, confirme se os dados referem-se ao aluno que est em transferncia, para evitar
erros, informe o cdigo do motivo e a data de transferncia. Clique em continuar e, depois,
confirmar a transferncia.

Os motivos para transferncia so: 01 mudana de residncia; 02 mudana para outra


escola particular/pblica; 03 mudana para outro Estado.

3.2 Abandono
Para registro de abandono, utilize o caminho: Manuteno de Matrcula no Ano Letivo
Registra abandono/No comparecimento Registrar abandono por R.A.

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Para o registro do abandono, insira o R.A. do aluno, sem o dgito e clique em continuar

Em seguida, confirme se os dados referem-se ao aluno que abandonou a escola, para evitar
erros, informe a data do abandono, confirme com S e clique em continuar.

4. Manuteno de cadastro
importante manter os dados de endereo dos alunos sempre atualizados e verificar se as
demais informaes esto corretas.
Se um nome, ou nmero de documento esto incorretos ou se o endereo est desatualizado
preciso fazer a manuteno do cadastro.
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Para isso, siga o caminho: Manut.Cadastro/Relatrios Manuteno da Ficha Cadastral


Alterar Ficha do Aluno por R.A..

Informe o nmero do R.A., sem dgito, do aluno cujo cadastro se pretende alterar.

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Surgir a tela abaixo, em que dever ser escolhida a parte do cadastro que se deseja alterar.
Dados Pessoais - para correes de nome do aluno ou dos pais, raa, sexo -; Endereo - para
atualizao de endereo; e Documentos para atualizao, correo ou insero dos dados do
documento do aluno.

5. Orientaes Finais
Concluindo esse trabalho, orientamos sobre a importncia de manterem-se organizados na
escola os arquivos fsicos com os pronturios de alunos e professores e de se registrarem
prontamente, no Sistema de Cadastro de Alunos, todas as matrculas efetuadas na escola.
Ao longo do ano, outras orientaes sobre demais procedimentos envolvendo os sistemas
aqui mencionados nos so informadas pela SEE Secretaria Estadual da Educao, pois, somos
responsveis pelo gerenciamento de nosso Sistema de Ensino, do qual sua escola faz parte. Assim,
solicitamos que observem todas as orientaes e prazos repassados por este setor, de modo a se
evitarem problemas no fluxo de dados.
Em relao baixa de matrculas, lembramos que no pode ser utilizada para prender
alunos cujas famlias devam mensalidades escola. A criana tem direito educao, garantido
constitucionalmente, e esse direito pode ser exercido na sua escola ou em outra escolhida pela
famlia. Portanto, se o aluno for matriculado em outra escola deve-se efetuar a baixa em sua
matrcula imediatamente. Enquanto a matrcula do aluno estiver ligada sua escola, tudo o que
ocorrer em sua vida escolar ser de responsabilidade da sua instituio.
Caso tenham dvidas em relao aos procedimentos aqui descritos ou outros relacionados ao
Cadastro de Alunos e no contemplados nesse material, contatem o Setor de Planejamento na
Secretaria de Educao. Sugestes para o aprimoramento desse material so bem-vindas.

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6. Contatos
Fone/FAX (11) 4544-2133 Ramais 204 e 208;
e-mail: se.planejamento@maua.sp.gov.br

7. Datas de corte para matrculas (Vlidas para o ano de 2012)


Data de Nascimento
AT 31/06/2005
01/07/2005 30/06/2006
01/07/2006 30/06/2007
01/07/2007 30/06/2008
01/07/2008 30/06/2009
01/07/2009 30/06/2010
01/07/2010 30/06/2011
A partir de 01/07/2011

Inscrio do Grupo
2 ano
1Ano
Grupo 5
Grupo 4
Grupo 3
Grupo 2
Grupo 1
Grupo 1

Segmento
Ensino Fundamental

Educao Infantil

Organizao: Setor de Planejamento Secretaria de Educao


Junho/2012

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