D

R
A
F
T
8550 United Plaza Blvd., Suite 1001
Baton Rouge, LA 70809
Tel: (225) 922-4600 Fax: (225) 922-4611
Postlethwaite and Netterville, A Professional Accounting Corporation
East Baton Rouge Parish School System
Academic Records Task Force Assistance
D
R
A
F
T
 
 
 
 
 
 
June 11, 2014 
 
Mr. David Tatman 
President 
East Baton Rouge Parish School System 
1050 South Foster Drive 
Baton Rouge, Louisiana 70806 
  
RE:  Academic Records Task Force Assistance 
 
Dear Mr. Tatman: 
Postlethwaite & Netterville (P&N) has completed its internal audit procedures and analysis to assist the 
Academic Records Task Force in its efforts to implement the corrective action plan intended to address 
the findings in the Louisiana Department of Education’s (LDOE) audit. Our procedures included analysis 
related to academic records review and graduation cohort rate review. The following report provides a 
summary  of  our  procedures,  observations,  and  recommendations  to  enhance  East  Baton  Rouge  Parish 
School  System’s  (EBRSS)  compliance  and  monitoring  procedures  related  to  the  Academic  Records  Task 
Force. 
 
Our procedures were not designed to constitute a financial statement audit, review, or assurance of the 
internal controls or information provided. Accordingly, we will not express an opinion or conclusion nor 
provide any other form of assurance on the completeness and accuracy of the information. Additionally, 
the projection of any conclusions, based on our findings, to past or future periods is subject to the risk 
that  changes  may  have  occurred  during  the  passage  of  time  that  may  alter  the  validity  of  such 
conclusions.  Furthermore,  the  projection  of  any  conclusions,  based  on  our  findings,  to  the  whole 
population is subject to the risk that the sample selected may not accurately reflect the population as a 
whole. This engagement was conducted in accordance with the Statements on Standards for Consulting 
Services, established by the American Institute of Certified Public Accountants.  
 
P&N  appreciates  the  cooperation  and  assistance  provided  by  EBRPSS’  personnel  during  this 
engagement.  We sincerely appreciate this opportunity to be of service to you.  Please do not hesitate to 
contact us if you have any questions related to this report or any other matters. 
 
 
 
POSTLETHWAITE & NETTERVILLE 
 
 
 
 
 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 


 
OBJECTIVE AND SCOPE: 
 
The  objective  of  this  engagement  was  to  assist  the  Academic  Records  Task  Force  with  internal  audit 
procedures and analysis related to the findings in the Louisiana Department of Education’s (LDOE) audit 
in the following two areas: 
 
 Academic records review 
 
 Graduation cohort rate review.  
 
 
PROCEDURES: 
 
The following procedures were performed during the course of this engagement: 
 
 Obtained  and  reviewed  the  applicable  LDOE  and  State  Board  of  Elementary  and  Secondary 
Education  Requirements as related  to student  data,  academic records, and graduation records, 
including graduation cohort rates. 
 
 Determined  how  student  data,  academic  records  and  graduation  records,  including  graduation 
cohort rates were maintained (both at EBRPSS and individual schools within the district) through 
discussion with EBRPSS and applicable school personnel and review of available documentation. 
 
 Academic records review:  
For  all  exceptions  identified  by  LDOE,  reviewed  applicable  EBRPSS  internal  records  and 
information  reported  by  EBRPSS  to  LDOE  to  verify  consistency  of  EBRPSS’  internal  records  with 
information the district reported to LDOE. 
 
 Graduation cohort rate review:  
For all exceptions identified by LDOE, reviewed applicable EBRPSS documentation to determine 
if appropriate documentation was on file as per [Title 28, Part LXXXIII (Bulletin 111, §603 C.3.a)] 
based on exit code. 
 
 Summarized  the  results  of  our  procedures  performed  related  to  our  reviews  of  academic 
records and graduation cohort rates. 
 
 Where applicable, identified and documented control enhancement opportunities.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 


 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE OVERVIEW: 
 
In its response to LDOE’s audit findings, EBRPSS created a comprehensive corrective action plan that 
included detailed policies and procedures in the following areas: 
 
 Graduate verification,  
 
 Transcript data verification, 
 
 Withdrawal/drop procedures, 
 
 Grade correction procedures, 
 
 Online grades procedures, 
 
 Professional development and training, and 
 
 Internal audit. 
 
 
Per  discussion  with  management,  P&N  noted  that  all  the  above  listed  policies  and  procedures  were 
either  implemented  or  updated  in  April  2014.  While  the  corrective  action  plan  appears  to  include  a 
robust  list  of  actions  required  to  ensure  compliance  with  Title  28,  Part  CXV.  Bulletin  741  –  Louisiana 
Handbook for School Administrators and Title 28, Part LXXXIII (Bulletin 111, §603 C.3.a),  EBRPSS should 
consider  implementing  additional  monitoring  controls  at  both  district  and  school  levels  to  ensure 
completeness  and  accuracy  of  student  academic  records  and  graduation  cohort  rates.  Examples  of 
controls  included  in  the  corrective  action  plan  and  additional  monitoring  controls  for  management’s 
consideration are detailed on the following pages. 
 
Related  to  academic  records  review,  while  P&N’s  procedures  were  focused  primarily  on  testing 
consistency  of  data  between  the  student  cumulative  folder,  district  database  and  LDOE’s  Student 
Transcript  System  (STS);  P&N  noted  instances  where  schools  provided  documentation  related  to 
identified  variances  to  substantiate  the  grades  within  the  district  system.      Similarly,  for  graduation 
cohort  review,  P&N  noted  instances  where,  for  identified  exceptions,  schools  provided  additional 
documentation  to  substantiate  correct  Exit  Codes  in  the  system.  It  was  noted  that  all  in  scope  schools 
provided  available  documentation  upon  request  and  were  receptive  to  working  with  P&N.    Further, 
based on our site visits and documentation reviewed, we did not identify any indications of intentionally 
fraudulent behavior or coercion.   
 
Additional monitoring controls, considerations and detailed testing results for academic records review 
and graduation cohort rate review are included in the following sections of the report.   
 
 
 
 
 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 


 
OBSERVATIONS AND RECOMMENDATIONS: 
 
Academic Records Review Summary of Findings: 
 
Based  on  interviews  and  review  of  EBRPSS’  internal  documentation,  P&N  noted  the  following 
observations.  Detailed  information  related  to  findings  by  individual  school  is  included  on  the  following 
pages. In addition, a summary of results by school can be found at Appendix A. 
 
It  should  be  noted  our  review  was  limited  to  reviewing  applicable  EBRPSS  internal  records  and 
information  reported  by  EBRPSS  to  LDOE  to  verify  consistency  of  EBRPSS’  internal  records  per  the 
student  cumulative  folders  with  information  the  district  reported  to  LDOE.    Our  review  did  not  include 
verification  of  student  records  to  the  electronic  grade  books,  and  the  applicable  regulations  do  not 
require  inclusion  of  the  grade  book  in  the  student  cumulative  folders.    Further,  exceptions  identified 
below  as  primarily  related  to  documentation  deficiencies  are  based  on  information  included  in  the 
cumulative  folders.    This  does  not  imply  that  graduation  requirements  were  not  met  for  the  remaining 
students with exceptions. 
 
 
 
 From a total of 95 students identified as exceptions by LDOE, exceptions related to 26 students 
were  cleared  as  the  schools  provided  appropriate  documentation  to  verify  consistency  of 
EBRPSS’ internal records with information the district reported to LDOE, as required by Title 28, 
Part CXV. Bulletin 741 – Louisiana Handbook for School Administrators (Regulations).  
 
 While  it  appears  that  appropriate  documentation  to  ensure  compliance  with  applicable 
regulations  was  not  available  for  the  remaining  69  students,  P&N  noted  that  schools  provided 
documentation in the cumulative folders and other sources for 30 students to substantiate the 
grades  within  the  district  system.  It  appears  that  for  those  students,  identified  findings  were 
related to documentation deficiencies within the cumulative folders rather than to the accuracy 
of information reported to LDOE. 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 


 
 It  appears  that  established  policies  and  procedures  related  to  graduate  verification,  transcript 
data  verification  and  grade  correction  were  not  consistently  followed  by  the  schools,  causing 
discrepancies  between  EBRPSS’  internal  records  and  information  the  district  reported  to  LDOE. 
Part of this may be attributed to lack of appropriate monitoring controls. 
 
 P&N  noted  that  identified  clerical  and  documentation  issues  were,  in  part  due,  to  the  manual 
nature of processes related to academic records maintenance and monitoring activities.  
 
 
Recommendations: 
 
1. Management  should  ensure  that  monitoring  controls  related  to  graduate  verification,  as 
detailed  in  the  corrective  action  plan,  are  implemented  and  include  signed  certification  by  the 
school principals to the district stating that all of the graduates have been certified and deemed 
eligible to receive diplomas. In addition, periodic audits, as detailed in the corrective action plan, 
should  be  performed  and  monitored  at  the  district  level  to  ensure  accuracy  of  the  information 
reported by the schools.  
 
2. Management  should  ensure  that  monitoring  controls  related  to  transcript  data  verification,  as 
detailed  in  the  corrective  action  plan,  are  implemented  and  include  signed  certification  by  the 
school principal to the district stating that a transcript data verification checklist was completed 
for all students.  
 
3. While  the  transcript  data  verification  checklist  provides  a  comprehensive  review  of  student 
transcript  information  on  an  individual  student  level,  management  should  consider 
implementing,  at  the  school  level,  a  completeness  check  to  ensure  the  transcript  data 
verification checklist has been completed for all students in grades 9 to 11.  
 
4. Management  should  ensure  that  monitoring  procedures  related  to  completeness  and  accuracy 
of transcript review and data entry into eSchoolPLUS for all transferring students, as detailed in 
the corrective action plan, are implemented and periodically audited.  
 
5. Management  should  consider  implementing  additional  monitoring  procedures  to  ensure  that 
grade  corrections  are  made  in  accordance  with  the  established  policies  and  deadlines. 
Management  should  consider  implementing  systematic  (automated)  controls  that  would 
prevent  inappropriate  changes  being  made  in  the  system  or  creating  system  generated 
exception  reports  that  would  identify  any  changes  made  in  the  system  outside  of  the 
established  parameters.  In  addition,  periodic  audits,  as  detailed  in  the  corrective  action  plan, 
should  be  performed  at  the  district  level  to  ensure  that  all  grade  changes  are  appropriately 
supported. 
 
6. To further enhance internal audit procedures and to ensure consistency of audits, management 
should consider formalizing the draft templates that have been created that specify attributes to 
be considered in the audit procedures. Furthermore, procedures should specify that if significant 
exceptions are identified, audit teams will expand their sample to fully determine significance of 
identified findings. 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 


 
7. In  designing  its  internal  audit  procedures,  management  should  consider  implementing  a  risk 
based approach that would focus initial efforts to schools that have high number of transferred 
students, students with grade changes and students in online courses or summer school.  
 
8. Management should continue to provide periodic training for all high school senior counselors, 
counselors,  and  principals  on  at  least  an  annual  basis,  as  detailed  in  the  corrective  action  plan. 
Depending  on  the  results  of  internal  audits,  management  should  determine  if  more  frequent 
training should be required. 
 
9. Management  should  consider  opportunities  to  further  automate  established  processes  related 
to  academic  records  maintenance  and  monitoring  activities  through  implementation  of  system 
exception reports and paperless student files. 
 
 
Academic Records Review – Individual School Findings: 
 
The  following  details  the  number  of  students  with  LDOE  reported  exceptions  per  school  and  results  of 
P&N’s review of EBRPSS internal records and information reported by EBRPSS to LDOE. Please note that 
while  LDOE  summarized  its  findings  by  exception  type,  P&N  first  summarized  findings  based  on  a  total 
number of students with exceptions and then detailed exception types noted for those students. 
  
Arlington Preparatory Academy  
 Since  there  were  no  LDOE  reported  exceptions,  no  additional  procedures  related  to  academic 
records review were performed by P&N for this school. 
 
Baton Rouge Magnet High School  
 Since  there  were  no  LDOE  reported  exceptions,  no  additional  procedures  related  to  academic 
records review were performed by P&N for this school. 
 
Belaire High School  
 For the six students identified as exceptions by LDOE, P&N reviewed applicable documentation 
noting the following:  
o Four  instances  in  which  not  all  grade  documentation  was  included  in  the  cumulative 
folder. 
o Six  instances  in  which  credits  and/or  grades  in  EBRPSS’  student  cumulative  folders  did 
not match credits and/or grades submitted to LDOE’s STS database. P&N noted that for 
one  of  the  six  instances,  it  appeared    findings  were  related  to  documentation 
deficiencies  in  the  cumulative  folders  rather  than  to  the  accuracy  of  information 
reported to LDOE. 
 
Broadmoor Senior High School  
 For  the  seven  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following:  
o Exceptions  for  one  student  were  cleared  as  the  school  provided  applicable 
documentation required for compliance with the regulations.  
o For the remaining six students, P&N noted the following: 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 


 Five  instances  in  which  not  all  grade  documentation  was  included  in  the 
cumulative folder. 
 Six  instances  in  which  credits  and/or  grades  in  EBRPSS’  student  cumulative 
folders did not match  credits and/or grades submitted  to LDOE’s STS database. 
The school provided documentation for five students to substantiate the grades 
within  the  district  system.  It  appeared  that  for  those  students,  findings  were 
related  to  documentation  deficiencies  in  the  cumulative  folders  rather  than  to 
the accuracy of information reported to LDOE.   
 
Career Academy 
 For  the  one  student  identified  as  an  exception  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o One  instance  in  which  credits  and/or  grades  in  EBRPSS’  student  cumulative  folders  did 
not match credits and/or grades submitted to LDOE’s STS database. The school provided 
documentation to substantiate  the  grades reported to LDOE.   It appeared that for this 
student,  findings  were  related  to  documentation  deficiencies  in  the  cumulative  folder 
rather than to the accuracy of information reported to LDOE. 
 
East Baton Rouge Laboratory Academy – Closed School 
 For  the  one  student  identified  as  an  exception  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following:  
o The  exception  for  this  student  was  cleared,  since,  per  applicable  regulations,  official 
student transcripts are not required to be included in the cumulative folder. 
 
East Baton Rouge Accelerated Academy 
 For the two students identified as exceptions by LDOE, P&N reviewed applicable documentation 
noting the following:  
o The  exception  for  one  student  was  cleared,  since,  per  applicable  regulations,  official 
student transcripts are not required to be included in the cumulative folder. 
o For the remaining student, the cumulative folder could not be located.   
 
Glen Oaks Senior High 
 For the four students identified as exceptions by LDOE, P&N reviewed applicable documentation 
noting the following:  
o Exceptions for two students were cleared as follows: 
 Per  applicable  regulations,  official  student  transcripts  are  not  required  to  be 
included in the cumulative folder. 
 The  school  provided  appropriate  documentation  required  for  compliance  with 
the regulations. 
o For the remaining two students, P&N noted the following: 
 One  instance  in  which  not  all  grade  documentation  was  included  in  the 
cumulative folder. 
 Two  instances  in  which  credits  and/or  grades  in  EBRPSS’  student  cumulative 
folders did not match  credits and/or grades submitted  to LDOE’s STS database. 
P&N noted that for one of the two instances, it appeared that it  appeared that 
findings  were  related  to  documentation  deficiencies  in  the  cumulative  folders 
rather than to the accuracy of information reported to LDOE. 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 


 
Istrouma Senior High School – Closed School 
 For the two students identified as exceptions by LDOE, P&N reviewed applicable documentation 
noting the following:  
o Exceptions  for  both  students  were  cleared,  as  EBRPSS  provided  appropriate 
documentation required for compliance with the regulations. 
 
McKinley Senior High School 
 For the 41 students identified as exceptions by LDOE, P&N reviewed applicable documentation 
noting the following:  
o Eight  exceptions  were  cleared,  as  the  school  provided  appropriate  documentation 
required for compliance with regulations. 
o Of the remaining 33 students, P&N noted the following: 
 23  instances  in  which  not  all  grade  documentation  was  included  in  the 
cumulative folder. 
 33  instances  in  which  credits  and/or  grades  in  EBRPSS’  student  cumulative 
folders did not match  credits and/or grades submitted  to LDOE’s STS database. 
P&N noted that for 12 of the 33 instances, it appeared that the errors within the 
cumulative  folders  were  related  to  documentation  deficiencies  in  the 
cumulative folders rather than to the accuracy of information reported to LDOE. 
 
Northdale Superintendent’s Academy 
 For  the  seven  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following:  
o One exception was cleared, as the school provided appropriate documentation required 
for compliance with regulations. 
o For the remaining six students, P&N noted the following: 
 One instance in which the cumulative folder could not be located. 
 Four  instances  in  which  not  all  grade  documentation  was  included  in  the 
cumulative folder. 
 Six  instances  in  which  credits  and/or  grades  in  EBRPSS’  student  cumulative 
folders did not match  credits and/or grades submitted  to LDOE’s STS database. 
The school provided documentation for four students to substantiate the grades 
within  the  district  system.  It  appeared  that  for  those  students,  findings  were 
related  to  documentation  deficiencies  in  the  cumulative  folders  rather  than  to 
the accuracy of information reported to LDOE. 
 
Northeast High School 
 For  the  one  student  identified  as  an  exception  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o One  instance  in  which  credits  and/or  grades  in  EBRPSS’  student  cumulative  folders  did 
not  match  credits  and/or  grades  submitted  to  LDOE’s  STS  database.  However,  it 
appeared that the errors were related  to documentation deficiencies in the  cumulative 
folder rather than to the accuracy of information reported to LDOE. 
 
 
 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 


Scotlandville Magnet High School 
 For the 13 students identified as exceptions by LDOE, P&N reviewed applicable documentation 
noting the following:  
o Exceptions  for  six  students  were  cleared  as  the  school  provided  appropriate 
documentation required for compliance with regulations. 
o Of the remaining seven students, P&N noted the following: 
 Three  instances  in  which  not  all  grade  documentation  was  included  in  the 
cumulative folder. 
 Seven  instances  in  which  credits  and/or  grades  in  EBRPSS’  student  cumulative 
folders did not match  credits and/or grades submitted  to LDOE’s STS database. 
For  four  of  the  seven  instances,  it  appeared  that  findings  were  related  to 
documentation  deficiencies  in  the  cumulative  folders  rather  than  to  the 
accuracy of information reported to LDOE. 
 
Tara High School 
 For the 10 students identified as exceptions by LDOE, P&N reviewed applicable documentation 
noting the following:  
o Exceptions  for  four  students  were  cleared  as  the  school  provided  appropriate 
documentation required for compliance with regulations. 
o Of the remaining six students, P&N noted the following: 
 Three  instances  in  which  not  all  grade  documentation  was  included  in  the 
cumulative folder. 
 Six  instances  in  which  credits  and/or  grades  in  EBRPSS’  student  cumulative 
folders did not match  credits and/or grades submitted  to LDOE’s STS database. 
For one of the six instances, the school provided documentation to substantiate 
the grades within the district system.   It appeared that for this student, findings 
were  related  to  documentation  deficiencies  in  the  cumulative  folders  rather 
than to the accuracy of information reported to LDOE. 
 
Woodlawn High School 
 Since  there  were  no  LDOE  reported  exceptions,  no  additional  procedures  related  to  academic 
records review were performed by P&N for this school. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 

10 
Graduation Cohort Review ‐ Summary of Findings: 
 
Based  on  interviews  and  review  of  EBRPSS  internal  documentation,  P&N  noted  the  following 
observations.  Detailed  information  related  to  findings  by  individual  school  is  included  on  the  following 
pages. In addition, a summary of results by school can be found at Appendix B, and a summary of results 
by cohort year can be found at Appendix C. 
 
 
 
 
 From a total of 136 students identified as exceptions by LDOE for all open schools, six exceptions 
were cleared as the schools provided appropriate documentation required for compliance with 
[Title 28, Part LXXXIII (Bulletin 111, §603 C.3.a)] (Regulations). 
 
 While it appears that in scope schools generally did not maintain appropriate documentation to 
ensure  compliance  with  applicable  regulations,  P&N  noted  that  schools  provided  additional 
documentation  for  30  students  to  substantiate  correct  Exit  Codes  in  the  system.  This 
information  included  documentation  regarding  students’  transfers,  enrollment  and/or 
graduation from the receiving schools. It appears that for those students, findings were related 
to documentation deficiencies rather than to the accuracy of Exit Codes in the system.  
 
 For the remaining students in our sample, due to insufficient or a lack of documentation, it was 
not possible to determine if appropriate Exit Codes were used in the system.  
 
 It  appears  that  Exit  Codes  were  erroneously  entered  for  three  students.  This  may  be  partially 
attributed to lack of appropriate monitoring controls. 
 
 It  appears  that  physical  safeguarding  and  data  ownership  controls  were  not  clearly  defined  as 
P&N  noted  instances  where  records  were  either  displaced,  accidentally  destroyed  or  could  not 
be located after being transported to the warehouse. 
 
 For all closed schools, P&N noted that documentation related to graduation cohort review was 
either not available for the review or could not be located due to transfer of records or change 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 

11 
of school ownership. Per Title 28, Part LXXXIII (Bulletin 111, §603 C.3.a), the schools are required 
to  maintain  documentation  that  supports  Exit  Codes  for  at  least  four  years  after  the  data  has 
been used in School Performance Scores. Per discussion with EBRPSS management, it was noted 
that  some  of  the  students  tested  appear  to  have  dropped  during  the  period  that  is  outside  of 
the documentation retention period.     
 
 
Recommendations: 
 
1. Management should ensure that established monitoring procedures related to withdrawal/drop 
records,  as  detailed  in  the  corrective  action  plan,  are  implemented  and  are  being  followed  by 
the schools. Periodic audits, as detailed in the corrective action plan, should be performed at the 
district level to ensure that appropriate documentation is on file as required by the regulations. 
 
2. Management should consider implementing additional monitoring procedures around Exit Code 
entry in the system to ensure completeness and accuracy of the information in the system. 
 
3. Management should consider updating policies and procedures to define physical safeguarding 
controls  around  student  records;  including  storage  at  the  school,  as  well  as  transport  to  and 
storage  at  the  warehouse.  Furthermore,  data  ownership  should  be  clearly  defined  and  records 
should  be  periodically  inventoried  and  reviewed  to  ensure  compliance  with  data  retention 
policies. 
 
4. Management should consider implementing additional monitoring procedures to ensure policies 
and procedures related to school closures and schools that are being transferred out of EBRPSS’ 
jurisdiction  are  being  followed.  Monitoring  procedures  should  consider  data  ownership  and 
procedures  related  to  maintaining  and  monitoring  of  student  records  during  required  data 
retention periods.   
 
 
Graduation Cohort Rate Review – Individual School Findings: 
 
The following details number of students with LDOE reported exceptions and results of P&N’s review of 
EBRPSS internal records for compliance with the regulations for each in scope school. 
 
Arlington Preparatory Academy 
 For  a  total  of  one  student  identified  as  an  exception  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o Appropriate  documentation  to  ensure  compliance  with  regulations  was  not  on  file. 
However,  the  school  provided  additional  documentation  related  to  the  transfer  of  this 
student to substantiate an appropriate Exit Code in the system.  
 
Baton Rouge Magnet High 
 For  a  total  of  seven  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o For  all  seven  students,  appropriate  documentation  to  ensure  compliance  with 
regulations  was  not  on  file.  However,  the  school  provided  additional  documentation 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 

12 
related  to  enrollment  and/or  graduation  information  of  six  students  to  substantiate 
appropriate Exit Codes in the system. 
 
Belaire High School 
 For  a  total  of  16  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o For  one  student,  Exit  Code  10  was  erroneously  added  in  the  system.      Per  review  of 
supporting  documentation, the student transferred  to another public school  within  the 
district and Exit Code 8 should have been entered upon transfer. 
o For  the  remaining  15  students,  it  was  noted  that  records  were  destroyed  when  a  new 
clerk  cleaned  out  the  storage  office.  As  a  result,  appropriate  documentation  was  not 
available for review.  
 
Broadmoor Senior High 
 For  a  total  of  26  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o Four  exceptions  were  cleared  as  the  school  provided  appropriate  documentation 
required for compliance with the regulations. 
o For  the  remaining  22  students,  appropriate  documentation  was  not  available  for  the 
review. 
 
Northdale Superintendent’s Academy (Northdale Magnet Academy) 
 
The following three schools merged and were audited under Northdale Superintendent’s Academy: The 
CAN  Academy  of  EBR,  EBR  Accelerated  Academy  (Northdale  Magnet  Academy  –  North  campus),  and 
Northdale Magnet Academy (Northdale Superintendent’s Academy). 
 
 For  a  total  of  19  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o Per  school  management,  records  for  CAN  Academy  (3  students)  as  well  as  EBR 
Accelerated Academy (11 students) were sent to the Sharp Station warehouse when the 
schools merged and could not be located. 
o The remaining five students from Northdale Magnet Academy did not have appropriate 
documentation to ensure compliance with the regulations. 
 
Glen Oaks Senior High 
 For  a  total  of  three  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o For  all  three  students,  appropriate  documentation  to  ensure  compliance  with 
regulations  was  not  on  file.  However,  the  school  provided  additional  documentation 
related  to  enrollment  and/or  graduation  information  of  two  students  to  substantiate 
appropriate Exit Codes in the system. 
 
McKinley Senior High School 
 For  a  total  of  11  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 

13 
o For  all  11  students,  appropriate  documentation  to  ensure  compliance  with  regulations 
was  not  on  file.  However,  the  school  provided  additional  documentation  including 
Transfer/Withdrawal  Forms  signed  by  parents  for  four  students  to  substantiate 
appropriate Exit Codes in the system. 
 
Northeast High School 
 For  a  total  of  six  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o Two  exceptions  were  cleared  as  the  school  provided  appropriate  documentation 
required for compliance with regulations. 
o For the remaining four students, appropriate documentation to ensure compliance with 
regulations  was  not  on  file.  However,  the  school  provided  additional  documentation 
related to enrollment and/or graduation information of all four students to substantiate 
appropriate Exit Codes in the system. 
 
Scotlandville Magnet High School 
 For  a  total  of  16  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o For  all  16  students,  appropriate  documentation  to  ensure  compliance  with  regulations 
was not on file. 
 
Tara High School 
 For  a  total  of  ten  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o For  one  student,  Exit  Code  10  was  erroneously  added  in  the  system.      Per  review  of 
supporting  documentation,  the  student  transferred  to  another  public  school  within 
Louisiana and Exit Code 9 should have been entered upon transfer. 
o For the remaining nine students, appropriate documentation to ensure compliance with 
regulations  was  not  on  file.  However,  the  school  provided  additional  documentation 
related  to  enrollment  and/or  graduation  information  of  one  student  to  substantiate 
appropriate Exit Code in the system. 
 
Woodlawn High School 
 For  a  total  of  18  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
o For  one  student,  Exit  Code  10  was  erroneously  added  in  the  system.      Per  review  of 
supporting  documentation,  the  student  received  GED  diploma  and  Exit  Code  5  should 
have been entered upon transfer. 
o For  the  remaining  17  students,  appropriate  documentation  to  ensure  compliance  with 
regulations  was  not  on  file.  However,  the  school  provided  additional  documentation 
related  to  transfer,  enrollment  and/or  graduation  information  of  10  students  to 
substantiate appropriate Exit Codes in the system. 
 
EBR Readiness Superintendent’s Academy/Valley Park School 
 For  a  total  of  three  students  identified  as  exceptions  by  LDOE,  P&N  reviewed  applicable 
documentation noting the following: 
D
R
A
F
T
EAST BATON ROUGE PARISH SCHOOL SYSTEM 
ACADEMIC RECORDS TASK FORCE ASSISTANCE 

14 
o For  all  three  students,  appropriate  documentation  to  ensure  compliance  with 
regulations  was  not  on  file.  However,  the  school  provided  additional  documentation 
related  to  enrollment  and/or  graduation  information  of  two  students  to  substantiate 
appropriate Exit Codes in the system. 
 
 
Closed Schools 
Per  discussion  with  management,  it  was  noted  that  six  schools  included  in  the  scope  of  LDOE’s  testing 
were closed. For a total of 45 students identified as exceptions by LDOE, P&N noted that documentation 
related to graduation cohort review was not available for the review due to the following: 
 
 Central (1 student with LDOE noted exceptions)  
o Per  discussion  with  management,  P&N  noted  that  this  school  left  EBRPSS  on  July  1, 
2007.  Appropriate  documentation  to  ensure  compliance  with  regulations  was  not  on 
file.  However,  it  appears  that  this  school  was  closed  outside  of  the  documentation 
retention period, as defined by regulations.     
 
 Istrouma Senior High (12 students with LDOE noted exceptions) 
o Per  discussion  with  management,  P&N  noted  that  this  school  was  turned  over  to  the 
Recovery  School  district  on  July  1,  2012.  Appropriate  documentation  to  ensure 
compliance with regulations was not on file. 
 
 Robert E. Lee High (26 students with LDOE noted exceptions) 
o Per  discussion  with  management,  P&N  noted  that  this  school  closed  on  June  30,  2009. 
Records  were  sent  to  the  Sharp  Station  warehouse  when  the  schools  closed  and  could 
not be located.  
 
 McAuliffe Pre GED Center (2 students with LDOE noted exceptions) 
o Per  discussion  with  management,  P&N  noted  that  this  school  closed  on  June  30,  2012. 
Records  were  sent  to  the  Sharp  Station  warehouse  when  the  schools  closed  and  could 
not be located. 
 
 Capitol PreCollege for Girls (1 student with LDOE noted exceptions) 
o Per  discussion  with  management,  it  appears  that  records  for  this  school  were  turned 
over  to  the  Recovery  School  District/Charter  School  on  July  1,  2009.  Appropriate 
documentation to ensure compliance with regulations was not on file. 
 
 East Baton Rouge Laboratory Academy (3 students with LDOE noted exceptions) 
o Per  discussion  with  management,  P&N  noted  that  this  school  closed  on  June  30,  2012. 
Appropriate documentation to ensure compliance with regulations was not on file. 
 
 
 
  
 
D
R
A
F
T
APPENDIX A
Academic Records Review: Summary of Results by School
P&N's Sample
Number of 
Students with 
Exceptions 
Reported by LDOE 
017001 Arlington Prep Academy 4 0 N/A N/A N/A
017008 Baton Rouge Magnet High School 48 0 N/A N/A N/A
017010 Belaire High School 26 6 0 6 1
017016 Broadmoor Senior High School 37 7 1 6 5
017136 Career Academy 1 1 0 1 1
017127 EBR Laboratory Academy 3 1 1 0 N/A
017038 Glen Oaks Senior High  14 4 2 2 1
017045 Istrouma Senior High 7 2 2 0 N/A
017056 McKinley Senior High 46 41 8 33 12
017063 Northdale Superintendent's Academy 14 7 1 6 4
017129 EBR Accelerated Academy 2 2 1 1 N/A
017065 Northeast High School 10 1 0 1 1
017079 Scotlandville Magnet High 47 13 6 7 4
017088 Tara High 46 10 4 6 1
017102
Woodlawn High School
57 0 N/A N/A N/A
362 95 26 69 30
*
** P&N noted instances where schools provided documentation related to identified variances to substantiate the grades within the district system. It appears 
that for those students, identified findings were related to documentation deficiencies in the cumulative folders rather than to the accuracy of information 
reported to LDOE.  Our review did not include verification of student records to the electronic grade books.
Number of 
Students with 
Cleared Exceptions 
per P&N Testing
Remaining 
Number of 
Students with 
Exceptions
School Name
TOTAL NUMBER OF STUDENTS
Number of Students 
with Exceptions with 
Documentation 
Deficiencies ** 
Site 
Code
Number Students 
Tested by LDOE*
LDOE sampled records from 5% of the EBRPSS graduates who were awarded diplomas during the 2009‐10, 2010‐11, and 2012‐13 school years.  The LDOE 
report does not specify the sample selection method by school.
D
R
A
F
T
APPENDIX B
Graduation Cohort Rate Review: Summary of Results by School
P&N's Sample
Number of 
Students with 
Exceptions 
Reported by LDOE 
017001 Arlington Prep Academy 1 1 0 1 1
017008 Baton Rouge Magnet High School 13 7 0 7 6
017010 Belaire High School 17 16 0 16 N/A
017016 Broadmoor Senior High School 28 26 4 22 N/A
017038 Glen Oaks Senior High  5 3 0 3 2
017056 McKinley Senior High 11 11 0 11 4
017063 Northdale Superintendent's Academy 5 5 0 5 N/A
017129 EBR Accelerated Academy 11 11 0 11 N/A
017126 The CAN Academy of East Baton Rouge 3 3 0 3 N/A
017065 Northeast High School 11 6 2 4 4
017079 Scotlandville Magnet High 16 16 0 16 N/A
017088 Tara High 19 10 0 10 1
017092
EBR Readiness Superintendent's 
Academy/Valley Park School 3 3 0 3 2
017102 Woodlawn High School 31 18 0 18 10
174 136 6 130 30
017123 Capitol PreCollege for Girls 1 1 0 1 N/A
017023 Central 2 1 0 1 N/A
017127 EBR Laboratory Academy 3 3 0 3 N/A
017045 Istrouma Senior High 13 12 0 12 N/A
017119 McAuliffe Pre GED Center 2 2 0 2 N/A
017052 Robert E. Lee High 26 26 0 26 N/A
47 45 0 45 0
221 181 6 175 30
*
**
Number of Students 
with Exceptions 
where Additional 
Documentation was 
Provided** 
P&N noted instances where, for identified exceptions, schools provided additional documentation to substantiate correct Exit Codes in the system.  It should be 
noted that withdrawal documentation is not required to be maintained in the student cumulative folders.
Open Schools
Closed Schools
TOTAL NUMBER OF STUDENTS ‐ CLOSED SCHOOLS
TOTAL NUMBER OF STUDENTS
TOTAL NUMBER OF STUDENTS ‐ OPEN SCHOOLS
Number Students 
Tested by LDOE*
Number of 
Students with 
Cleared Exceptions 
per P&N Testing
Remaining 
Number of 
Students with 
Exceptions
School Name
Site 
Code
Per LDOE's Audit Report, LDOE sampled records from 25% of the EBRPSS high school students who transferred to out‐of‐state schools, out‐of‐country schools, 
private schools, and home study.  The LDOE report does not specify the sample selection method by school.
D
R
A
F
T
APPENDIX C
Gradation Cohort Rate Review:  Summary of Results by Cohort Year
P&N's Sample
Number of Students with 
Exceptions Reported by LDOE 
2010 65 1 64
2011 58 2 56
2012 58 3 55
Total 181 6 175
Number of Students with 
Cleared Exceptions per P&N 
Testing
Remaining Number of Students 
with Exceptions
Cohort 
Year

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful