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Claves para la

reduccin de costes
en la empresa
Alicante 27 de mayo 2010
03
FUNDESEM UPDATE: 01 de JUNIO 2010
http://www.fundesem.es/update/economico_financiera.asp
REFLEXIONES DE PARTIDA
La reduccin racional de costes evitables es
indispensable para la supervivencia de la empresa y
supone una real oportunidad para mejorar su
competitividad.
Recortar los gastos en la empresa de forma drstica e
indiscriminada puede acelerar su desaparicin.
CINCO CLAVES:
1. CONCIENCIACIN e INVOLUCRACIN
2. CRITERIO
3. MTODO ADECUADO
4. IMAGINACIN
5. CONSTANCIA
Concienciar a la organizacin sobre la necesidad de
implantar una poltica de racionalizacin de gastos y costes
Compartir la preocupacin: La reduccin de costes afecta e interesa a
todos y por tanto requiere de la preocupacin de todos.
Estrategia: es recomendable iniciar el proceso desde los niveles de mayor
responsabilidad e ir descendiendo hacia toda la organizacin.
Tcticas:
Una manera eficaz de concienciar es cuantificar el sobrecoste y su
impacto en la cuenta de resultados.
Debemos resaltar que todo tipo de ahorro es muy importante: tanto en
telfonos como en material de oficina, en tiempos muertos como en
produccin, sin destacar a ningn departamento sobre otro.
Predicar con el ejemplo: si el empleado observa que el directivo es el
primero en suprimir gastos, aumentar su disposicin.
Clave 1: Concienciar e involucrar
Concienciando a la organizacin
Ejemplo: Empresa de Servicios
La empresa debe involucrar a toda su plantilla en la poltica de
reduccin de sus gastos generales, para lograr una contencin de los
mismos.
Cmo convencer?
PRESENTANDO DATOS CONTRASTABLES
PLANTEANDO OBJETIVOS ALCANZABLES
TRADUCIENDO LOS OBJETIVOS NUMRICOS
ALINEANDO Y COMPARTIENDO LOGROS
GASTOS GENERALES Gasto en % Objetivo Ahorro de
2008 de reduccin costes
Suscripciones 3.500 50% 1.750
Cuotas asociaciones 3.950 50% 1.975
Relaciones Pblicas 14.800 50% 7.400
Telfonos y comunicaciones 15.570 30% 4.671
Material de oficina 9.340 30% 2.802
Gastos diversos 23.522 30% 7.057
Mensajera 8.932 25% 2.233
Mantenimiento y reparaciones 23.522 20% 4.704
Consumo elctrico 18.230 15% 2.735
Viajes, hoteles 8.320 15% 1.248
Agua 4.289 15% 643
Dietas y kilometraje 11.908 10% 1.191
Servicio asesoramiento externo 14.872 10% 1.487
160.755 39.896
Mantener 2 puestos de trabajo
EL AHORRO A OBTENER Continuar un programa de I + D
PUEDE SIGNIFICAR Llevar a cabo una inversin necesaria
Obtener la liquidez precisa
Otros argumentos que afecten a todos
EVALUANDO EL IMPACTO DE LA REDUCCIN DE COSTES
Involucrar a la organizacin en la racionalizacin de costes
Asignar responsables:
Asignar la responsabilidad de controlar y reducir un gasto a la
persona que lo ocasiona (usuario) o lo gestiona (decisor).
Es importante identificar costes concretos cuya reduccin es
responsabilidad de la gerencia (costes discrecionales) y que todo el
personal conozca dicha asignacin.
Prevenir los conflictos de intereses: identificar rbitros vlidos.
Medir y controlar los resultados:
Presupuestar los niveles de reduccin a conseguir y controlar.
Informar de los logros
Retribuir y compensar
Clave 1: Concienciar e involucrar
Identificar los costes prioritarios sobre los que actuar:
Evale P: Priorizar, Potenciar, Presupuestar, Prescindir
La reduccin de costes funciona
como un rgimen para adelgazar:
No puedes dejar de alimentarte por
completo ni suprimir los alimentos
esenciales para tu salud.
COSTES A DISTINGUIR:
1. Operativos
2. Comprometidos
3. Discrecionales
Clave 2: Aplicar el criterio
Ponderando costes vs. beneficios
Ejemplo: Red de franquicias de calzado
DEPARTAMENTO % de Costes MISION
ADMINISTRACIN 8% Apoyo administrativo y control de recursos
RRHH y FORMACION 2% Lograr personal formado e involucrado
DISEO e INVESTIGACION 9% Mantenernos como lderes en moda
APROVISIONAMIENTO 4% Garantizarnos las mejores materias primas
FABRICACIN 49% Fabricar a tiempo, en coste y calidad establecidos
LOGISTICA 6% Asegurar la distribucin puntual al punto de venta
CONTROL DE CALIDAD 3% Vigilar la calidad establecida
COMERCIAL 8% Garantizarnos nuestros objetivos de venta
MARKETING 5% Permitirnos ser los mejores conocedores del mercado
EXPANSION 6% Garantizarnos nuevos puntos de venta exitosos
100%
Su impacto en la Cuenta de Resultados
Su carcter: operativos, comprometidos o
discrecionales.
Si son o no esenciales para la estrategia.
La relacin ptima entre esfuerzo requerido y
ahorro potencial que podemos obtener.
La rapidez en obtener resultado (ahorros).
Las consecuencias cualitativas de la reduccin
y el esfuerzo y plazo futuro de recuperacin.
Criterio: Sobre qu costes actuar?
Para identificar los costes y gastos sobre los que
actuaremos, hemos de considerar:
Fusin de rutas
Comerciales
45.000
Implantacin de
e-factura
60.000
Externalizar
transporte
80.000
BAJO
ALTO
INMEDIATO 6 MESES 1 AO
Cerrar delegacin
Madrid
50.000
Reducir coste
catlogos
20.000
Suprimir Feria
Nuremberg
23.000
Criterio: Sobre qu costes actuar?
Los costes ocultos
Los costes ocultos son aquellos que existen en la realidad, que
tienen un impacto evidente en la cuenta de resultados pero que al
no tener un reflejo contable especfico pasan inadvertidos.
Un cliente no pagaba nuestra factura de 3.500 por reclamar una diferencia en precio de
25 .
El Departamento de Contabilidad le envi 3 cartas intentando aclarar la causa de la
diferencia. Ante la falta de respuesta, telefonearon 3 veces al cliente hasta que pudieron
hablar con l. El cliente argument que el precio de factura no coincida con el acordado
con el comercial que le formaliz el pedido.
El Departamento de Contabilidad telefone al comercial informndole del asunto.
El comercial visit al cliente, aclar la cuestin y envi un e-mail al Departamento de
Administracin en el que se daba la razn al cliente.
Con este e-mail el Departamento de Administracin emiti un abono que se envi por
mensajero al cliente.
Resumen: para resolver un ajuste de 25 se gastaron 145 y 3 horas de trabajo.
No es esto un coste oculto?
Los costes ocultos
ALGUNOS EJEMPLOS:
Prdidas de inventario
Robos en almacenes o puntos de venta
Errores administrativos: toma de pedidos,rdenes de
fabricacin, expediciones, facturacin incorrecta,
errores de proyectos, errores en presupuestos, etc.
Inadecuada organizacin: prdida de tiempo, defectos
en los procesos y repeticin de los mismos.
Roturas de stocks, paralizacin de procesos, tiempos
muertos, diseo deficiente de tareas o rutas
(comerciales, de transporte, de reparto, etc.).
Coste de adiestramiento y aprendizaje de nuevos
procesos, nuevo personal, etc.
Salarios de directivos ineficientes.
Coste relacionado con litigios, reclamaciones, procesos
judiciales, indemnizaciones.
La reduccin de costes no puede ser fruto de la improvisacin.
Para conseguir una reduccin de costes eficaz y racional se precisa la
aplicacin de MTODO y TCNICAS apropiadas.
MTODO: 1. Identificar las partidas de coste a acometer
2. Fijar nivel cuantitativo de coste a reducir
3. Definir qu acciones concretas realizar
4. Nombrar responsables de gestin y control
Clave 3: Mtodo y Tcnicas
TCNICAS: 1. Control presupuestario
2. Reingeniera de procesos
3. ABM: Activity Based Management
4. PBO: Presupuesto en base cero
5. Outsourcing, alianzas, renegociacin, etc., etc.
Reingeniera de Procesos / ABM
Permiten identificar cules son nuestros talentos ms valiosos, los clientes
preferenciales, los proveedores estratgicos, los productos ms valorados
por nuestros clientes y con mayor potencial de crecimiento, los procesos y
actividades crticos de nuestro negocio, etc., para priorizar la gestin de
costes.
Permiten identificar las actividades ms costosas, las que se repiten sin
necesidad y las que no aportan valor al cliente para concentrarnos en su
gestin.
Permiten reducir el tiempo de los procesos: reducir costes.
Permiten destinar personal a otras tareas ms productivas.
Permiten reducir el stock innecesario con el consiguiente ahorro
Permiten optimizar y reducir espacios.
Involucran al personal en la cultura de la mejora continua.
La externalizacin
VENTAJAS
Reducir la estructura de la empresa, hacindola ms flexible y
adaptable a los distintos niveles de actividad.
Permite acometer proyectos de envergadura superior a nuestras
posibilidades reales, sin necesidad de grandes inversiones en
infraestructuras.
Permite abordar negocios que requieren actividades en las que no
disponemos de know how suficiente.
Permite una mayor calidad y profesionalidad en la gestin siempre
que los subcontratados aporten la calidad y profesionalidad
requeridas.
Posibilita la incorporacin de socios solventes y reputados a nuestro
proyecto (por ejemplo tecnolgicos).
IDEA BASICA
Base cero = Suma cero
Si se incrementa el coste de un captulo, se deber reducir el coste de
otro captulo en similar cuanta.
CUESTIONES CLAVE
Los niveles de coste histrico no deben condicionar los niveles de coste
futuro: olvidemos el pasado.
Cada captulo de coste debe estar justificado:
por qu incurrimos en un determinado gasto?
cmo contribuye un gasto a la rentabilidad del negocio?
qu sucedera si se suprime dicho coste?
qu sucedera si destino parte de un gasto a otros captulos o
actividades del negocio?
Presupuesto en base cero
La transformacin de costes fijos en variables
Renegociacin con proveedores de servicios para ajustar el coste
al consumo real.
Por ejemplo: En servicios profesionales sustituir la iguala
mensual por la factura ajustada a las consultas realizadas.
Alianzas para compartir costes
Empresas de reducida dimensin y escasa capacidad de inversin
pueden compartir inmovilizados costosos (almacenes, oficinas,
parking, etc.) de uso espordico (ej. aparatos de analtica, etc.) o
costes comunes de uso necesario (vigilancia, transporte, etc.).
Se puede compartir el coste de publicidad de dos o ms
productos o negocios complementarios (centros comerciales,
parking, cines, alimentacin, ).
Se pueden compartir mltiples recursos (y hasta los riesgos:
Fusin fra), slo es cuestin de superar el individualismo.
Tcnicas de gestin de costes
La Negociacin con proveedores
En tiempos de crisis las negociaciones han de ser ms duras pero
no centrarse exclusivamente en el precio, sino en otros factores
que afectan al coste: lote mnimo de compra, rappel, descuento
por pronto pago, devoluciones, descuento por exclusividad, por
fidelidad, etc.
Outsourcing y ampliacin del negocio
Sacar una funcin o actividad de la empresa, dotndole de
medios fsicos y de un marco contractual que le permita
sobrevivir y crecer con otros clientes. Ejemplo: Limpieza,
mantenimiento, transporte.
Trabajo en casa
Con las nuevas tecnologas es factible el trabajo a domicilio en
las funciones administrativas, reduciendo espacio, tiempo y
coste de desplazamientos, etc.
Tcnicas de gestin de costes
Las acciones para lograr reducir costes requieren cierta
imaginacin: veamos ejemplos.
Coste = Cantidad x Precio
Las polticas de reducir costes con frecuencia se
concentran en intentar reducir el precio.
Sin embargo, el coste se genera por:
1 La decisin de incurrirlo
2 La decisin de incurrirlo en cierta cantidad o
volumen y periodo
3 El precio y condiciones (plazo, etc.)
4 La contraprestacin obtenida (utilidad)
Clave 4: Imaginacin
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTOS
CONVIERTA A SU PROVEEDOR EN SU SOCIO:
Cuando negocie con un proveedor estudie la forma de mejorar su margen sin
incrementar sus propios costes.
Ejemplo: conceder prioridad en la descarga o adecuar horarios al suyo puede
suponerle un ahorro en sus costes negociable con descuentos en precio.
Estudiar junto a los proveedores medidas de ahorro de costes:
Cambio de caractersticas del producto que reduzcan su coste.
Cesin de personal propio para preparar nuestro pedido
Reduccin de costes de embalaje, envase annimo o reutilizable
Simplificacin y automatizacin de tramitacin administrativa: pedidos, albaranes,
facturas, devoluciones,
Posibles medidas para incrementar la productividad: son los que mejor conocen su
producto y pueden asesorarnos sobre su mejor proceso y uso para evitar mermas,
roturas, falta de calidad, etc.
Analizar con los proveedores el lote econmico (lote ptimo de compra)
ARRENDAMIENTOS
Una opcin: Operador logstico
Control del almacn
Flexibilizacin y reduccin de costes
Posibilidades de crecimiento sin inversin
Reduccin de gastos de conservacin y mantenimiento
Reduccin de gastos de vigilancia
Reduccin de gastos de amortizacin (estanteras, carretillas, etc.)
Reduccin de gastos de seguros (robo, incendio)
Reduccin de tributos (basura, alcantarillado, IBI, etc.)
Reduccin de costes de siniestralidad laboral
Menor inversin y gastos: reduccin de gastos financieros
Posible reduccin de tiempo, coste de errores, devoluciones
Reduccin de costes de seleccin, aprendizaje y formacin
REPARACIONES Y
MANTENIMIENTO
Algunas soluciones
Asigne cada elemento a un usuario responsable.
Informe a los empleados del coste de reparar, conservar y mantener.
Revisar y renegociar los contratos de mantenimiento externos:
Abarcan algn elemento no afecto al negocio? Cul ha sido el coste de
reparaciones fuera de cobertura del contrato? Recibimos lo que
prometen?
Estandarizacin de inmovilizados: menores precios en consumibles por
mayor volumen, menores costes de desplazamiento por revisin conjunta,
mayor conocimiento de manejo: menor coste de tiempo, )
Formacin: Pacte con los proveedores la formacin de su personal de
mantenimiento antes de adquirir el elemento. Reducir los costes
comprometidos futuros de mantenimiento y conservacin.
SERVICIOS PROFESIONALES
Cuidado con los contratos cautivos:
Es preferible la contratacin anual, renovable en caso de estar
satisfecho: obliga a su asesor a mantener el nivel de servicio y
precio.
Claridad en lo que se contrata y lo que no: servicios a percibir,
periodicidad, frecuencia, dedicacin, reuniones y visitas peridicas,
etc.
Establecer otros requisitos: forma de comunicacin y entrega de
documentacin (en nuestra empresa), reuniones (en nuestra sede),
formacin al personal propio, etc.
Valore las tareas que pueden ser realizadas por personal propio y
asmalas o negocie su coste.
Exija que los trabajos fuera de iguala requieran una propuesta
profesional y autorizacin especficas.
No conceda autonoma para la contratacin de servicios
profesionales. Centralice la decisin y la autorizacin.
TRANSPORTES
Algunas alternativas de reduccin de costes:
Venta ex works, ex factory: Ahorro de coste y de riesgos,
Posibilidad de negocio paralelo: empresa de transporte. Ejemplo: IKEA
Mancomunar los costes de transportes:
compartir vehculos con otras empresas
contacte con empresas con rutas comunes: optimizacin de carga, de
volmenes y de costes
contacte con empresas que tengan rutas opuestas: coordinar rutas:
IDA (empresa A) y VUELTA (empresa B)
Utilice Internet: ahorro por portes compartidos (sharing).
Posibilidad de prestar portes a otros en pocas puntuales (estacionalidad)
Acuerdos publicitarios compartidos: La distribucin puntual de nuestros
productos frescos est garantizada por SEUR.
MATERIAL DE OFICINA
Tcnicas de reduccin de costes:
Eliminacin de papel: escaneado, e-factura, etc.
Asigne material por departamentos y distribyalo. Cuando se precise
material adicional requiera su justificacin.
Limitar acceso al almacn de material de oficina. Asigne un responsable y
dele la llave.
Revise la necesidad de material corporativo superfluo, infrautilizado,
para reducir costes de imprenta, diseo grfico, etc.
Utilice materiales reciclados, marcas blancas,
Utilice centrales de compra, consorcios de compra o acuerdos con otras
empresas con las mismas necesidades: obtendr mejores precios
Concienciacin de todos: el material que utilizamos no es gratuito
ELECTRICIDAD
Evitar encender todas las luces, las luces innecesarias: concienciacin de todos, es
cuestin de costumbres
Eliminar el interruptor nico de luz y de climatizacin.
Instalar sensores de presencia.
Instalar bombillas de bajo consumo y larga duracin.
Tenga en cuenta la luz natural en el diseo de nuevos espacios.
Aislamientos para evitar fugas de fro y calor.
Ajustar la contratacin a la demanda real.
Existen empresas especializadas en ahorro de consumo elctrico.
Ha recorrido alguna vez su empresa pensando en la cantidad de puntos de
luz innecesarios que permanecen encendidos? Cite a toda la plantilla en su
despacho por sorpresa y recorran juntos la oficina (El tour del ahorro)
TELFONO
Tcnicas de reduccin de costes:
Establezca una normativa interna de utilizacin de telfonos,
especialmente los mviles.
Controle y comunique el gasto por persona, por departamento, es una
cuestin de concienciacin
Prestar especial atencin a llamadas personales: implican coste de
telfono y coste de personal (tiempo), paralizan la actividad,
Prestar especial atencin a llamadas internas, dentro de la oficina, de un
departamento a otro: utilice el outlook.
Restriccin de nmeros costosos.
Estar al corriente de las numerossimas ofertas y posibilidades existentes:
Skype, JaJah, etc. cuando sea posible.
VIAJES Y DIETAS
Tcnicas de reduccin de costes:
Implante una Poltica de Viajes: Reservas, kilometraje, dietas,
desplazamientos, invitaciones, forma de pago, justificacin, etc.
En pocas de ahorro de costes es precisa una buena razn para cada gasto:
analice no slo el importe gastado sino el objetivo conseguido (contacto,
venta, formacin, qu hemos obtenido?)
Podemos reemplazar un viaje por una videoconferencia?
Rena varias gestiones para justificar un viaje, no siempre las gestiones
son inaplazables!
La forma de pago permite obtener ahorros corporativos: tarjeta de puntos,
de crdito, de combustible, de fidelizacin, etc.
Utilice bonos hotel, programas de puntos para vuelos y otros convenios
que ahorran costes.
Utilice las ofertas y la tramitacin on line: evitar gastos de gestin.
La reduccin RACIONAL de costes no se puede conseguir de
forma inmediata en toda su dimensin. Es preciso tener
constancia y paciencia.
Recuerde: Es como un rgimen de adelgazamiento
PRIMERA CONCLUSIN:
Una poltica de reduccin de costes y gastos no se puede
mantener indefinidamente.
Clave 5: Constancia
SEGUNDA CONCLUSIN:
Una cultura de rigor y racionalizacin en costes se debe
implantar y conservar para siempre.
Supone un gran valor aadido para el futuro de su
empresa.