Vérification Interne 

 
 
 
 

 
 
Vérification du cadre de contrôle des stocks 
 
 
 
 
Juin 2010

Table des matières 3
Table des matières



SOMMAIRE EXÉCUTIF...........................................................................................................................................5
1. INTRODUCTION..............................................................................................................................................9
1.1 CONTEXTE ................................................................................................................................................9
1.2 OBJ ECTIFS.................................................................................................................................................9
1.3 ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION .................................................................................................................9
1.4 MÉTHODOLOGIE .....................................................................................................................................10
2. ÉNONCÉ D’ASSURANCE.............................................................................................................................11
3. DESCRIPTION DU STOCK DE FOURNITURES ÉLECTORALES.......................................................12
4. ÉVALUATION GLOBALE............................................................................................................................13
4.1 CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION .........................................................................................................13
4.2 GRILLE D’ÉVALUATION...........................................................................................................................13
5. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS..........................................................................................17
5.1 CONCEPTION DU CADRE DE CONTRÔLE DES STOCKS ...............................................................................17
5.2 MISE EN ŒUVRE DES CONTRÔLES INTERNES............................................................................................19
5.3 RÔLES ET RESPONSABILITÉS, ET SÉPARATION DES TÂCHES.....................................................................31
5.4 EXACTITUDE DES INFORMATIONS DANS LE SYSTÈME FINANCIER ............................................................33
5.5 J USTIFICATION DES BESOINS EN STOCKS.................................................................................................35
6. CONCLUSION.................................................................................................................................................39

Sommaire exécutif 5
Sommaire exécutif
Contexte
En août 2009, le dirigeant principal de la vérification interne d’Élections Canada a proposé, lors
de la réunion du Comité de vérification, de modifier le plan de vérification de 2009-2010 de
façon à y ajouter la vérification du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales. La
proposition a été recommandée pour approbation par le Comité de vérification, et approuvée par
le directeur général des élections. Cette recommandation faisait suite à des observations faites
par le Bureau du vérificateur général lors de la vérification des états financiers antérieurs de
l’organisme.

Ce rapport présente les résultats de la vérification portant sur la conception et la mise en œuvre
des contrôles relatifs aux stocks de fournitures électorales. L’équipe de vérification a tenté de
savoir si le cadre de contrôle des stocks d’Élections Canada était adéquat pour assurer l’atteinte
des objectifs de l’organisme et réduire les risques reliés aux stocks, et s’il pouvait soutenir une
vérification externe des états financiers fondés sur les contrôles.

Le cadre de contrôle est le processus conçu et exécuté par les responsables de la gouvernance, la
direction et d’autres membres du personnel afin de fournir une assurance raisonnable que les
objectifs de l’organisme seront atteints en ce qui concerne la fiabilité de son information
financière et de gestion sur le stock de fournitures électorales.
Objectifs de la vérification
La vérification du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales vise à fournir une
évaluation indépendante à la haute direction et à assurer celle-ci que :
 le cadre de contrôle des stocks est adéquat et approprié pour Élections Canada;
 les contrôles existants ont été correctement mis en œuvre;
 les rôles et responsabilités appropriés, y compris la séparation des tâches, ont été établis;
 les procédures destinées à assurer l’exactitude de l’information dans le système financier
sont adéquates;
 les besoins en stocks physiques sont correctement justifiés, compte tenu des besoins
opérationnels et des options technologiques.
Étendue de la vérification
La vérification a évalué le cadre de contrôle des stocks au Centre de distribution d’Élections
Canada au 440, chemin Coventry, à Ottawa, où la plupart des fournitures électorales de
l’organisme sont entreposées. La vérification a couvert seulement les contrôles internes, pour
l’année financière 2009-2010, touchant les fournitures électorales. Les articles promotionnels et
les fournitures de bureau sont comptabilisés comme dépenses lors de leur achat et ne font pas
partie de cette vérification.

6 Vérification du cadre de contrôle des stocks
Conclusion
De façon générale, la vérification a démontré qu’Élections Canada dispose de processus,
pratiques, procédures et contrôles appropriés pour gérer les stocks de fournitures électorales.
Certaines lacunes ont cependant été observées lors de la vérification :
 La documentation du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales est
inadéquate. Pour que les contrôles soient adéquats et fonctionnent correctement, il
importe que la documentation des contrôles soit à jour.
 Les documents ne contiennent pas toujours de preuves que les contrôles ont été exécutés.
Cela augmente le risque qu’un contrôle ne soit pas effectué correctement, et rend difficile
la surveillance adéquate par la gestion de l’ensemble des contrôles.
 Certains mouvements de stocks ne sont pas comptabilisés en temps opportun. Cela peut
entraîner des erreurs dans l’information financière et de gestion concernant les stocks de
fournitures électorales.
 Une politique de décompte cyclique et périodique, incluant un décompte complet de fin
d’année, devrait être établie.
 La gestion des stocks devrait être revue pour considérer les coûts-bénéfices des
différentes options technologiques modernes en gestion des stocks.

La correction de ces lacunes permettrait d’améliorer la gestion des stocks de fournitures
électorales et améliorerait la qualité de l’information financière et de gestion concernant les
stocks. Elle faciliterait également la vérification de l’inventaire pour les états financiers de
l’organisme.

On peut regrouper les recommandations en 4 catégories. La documentation et les ajustements
aux contrôles sont plus opérationnels et à court terme; le développement et l’analyse stratégique
sont plus stratégiques à et long terme.

Documentation
R1 – Cadre de contrôle
R13 – Séparation des tâches
R14 – Types d’accès dans le SGF
R15 – Rapprochement périodique
R16 – Surveillance active
Ajustements aux contrôles
R2 – Preuves de contrôles
R3 – Contrôle du bon de commande
R4 – Comptabilisation des mouvements de
stocks
R7 – Ajustements de l’inventaire
R8 – Risque d’accès
R11 – Emplacement des articles en stock
Développement
R5 – Stocks dans les bureaux des directeurs du
scrutin
R6 – Saisie de commandes internes et externes
R9 – Politique de décomptes
R10 – Décompte complet de fin d’année
R12 – Traitements des retours
Analyse stratégique
R17 – Analyse des options technologiques et
modes de livraison
R18 – Analyse des données concernant les
retours



Sommaire exécutif 7
Voici les principales conclusions et recommandations se rattachant à chaque objectif de la
vérification.

Conception du cadre de contrôle des stocks
Le cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales existe, mais doit être amélioré et
renforcé. À cette fin, l’organisme doit :
 revoir et documenter le cadre de contrôle des stocks, y compris les rôles et responsabilités
des intervenants dans le processus;
 s’assurer que les documents utilisés pour gérer les stocks contiennent une preuve que les
contrôles ont été exécutés.

Mise en œuvre des contrôles internes
Les contrôles internes relatifs aux fournitures électorales sont généralement en place et
fonctionnent bien. Toutefois, afin d’améliorer davantage le fonctionnement de ces contrôles,
l’organisme doit :
 s’assurer que les articles reçus sont bien ceux qui ont été commandés, en comparant le
bon de livraison avec le bon de commande original;
 revoir les procédures de comptabilisation des mouvements de stocks;
 s’assurer que les lots et les trousses sont retirés de l’inventaire seulement au moment où
ils sont utilisés;
 s’assurer que les commandes des clients externes et internes sont retirées du Système de
gestion des fournitures (SGF) seulement lorsque les fournitures sont expédiées;
 effectuer tous les ajustements nécessaires à la suite de modifications (désuétude, retour)
avant que le décompte de fin d’année ne soit effectué;
 réévaluer le risque associé au fait que des employés autres que ceux d’Élections Canada
ont accès à l’entrepôt;
 établir une politique pour les décomptes cycliques et périodiques, et faire le suivi des
résultats des décomptes;
 effectuer un décompte annuel complet en fin d’année financière;
 s’assurer que le SGF indique tous les emplacements pour chaque article en stock;
 revoir les procédures de traitement des retours de fournitures électorales.

Clarification des rôles et responsabilités, y compris la séparation des tâches
Les rôles et responsabilités à l’égard du cadre de contrôle des stocks ne sont pas clairement
définis. Afin d’améliorer davantage le fonctionnement des contrôles internes, l’organisme doit :
 renforcer la séparation des tâches relatives aux stocks et mettre en place des contrôles
compensatoires lorsque nécessaire;
 terminer la mise à jour des différents types d’accès dans le SGF.

Exactitude de l’information dans le système financier
La surveillance du cadre de contrôle des stocks doit être améliorée. À cette fin, l’organisme doit :

8 Vérification du cadre de contrôle des stocks
 documenter le processus relatif au rapprochement périodique et faire un suivi de tout
problème sans tarder;
 s’assurer que le programme de surveillance des activités liées aux stocks signale en temps
opportun les problèmes et les risques identifiés.

Justification des besoins en stocks physiques
Le processus d’analyse des besoins en stocks doit être amélioré. À cette fin, l’organisme doit :
 analyser les nouvelles options technologiques actuellement disponibles pour le système
de gestion des stocks et pour la livraison des fournitures électorales;
 analyser les retours de fournitures électorales après les élections afin de valider les
besoins.

1. Introduction 9
1. Introduction
1.1 Contexte
Pour accomplir son mandat, Élections Canada doit assembler des stocks suffisants de fournitures
électorales avant chaque élection. Ces fournitures se composent principalement de publications
et de formulaires utilisés par les directeurs du scrutin et de documents distribués aux partis
politiques et aux candidats.

Au cours des cinq dernières années, le Centre de distribution du chemin Coventry a été en état
d’alerte constant en raison de la fréquence des élections. Certaines activités se sont chevauchées,
comme le traitement des retours des bureaux des directeurs du scrutin et l’assemblage des
fournitures pour la prochaine élection, augmentant de façon importante la charge de travail et,
par le fait même, le risque d’erreurs. De plus, des modifications législatives, comme le projet de
loi C-31
1
, ont donné lieu à la réimpression de manuels et autres documents, augmentant encore le
volume des activités reliées aux stocks. Dans ce contexte, l’organisme a commencé à revoir la
gestion de ses stocks ainsi que le processus des décomptes d’inventaire.

Le Bureau du vérificateur général, qui vérifie les états financiers d’Élections Canada depuis
2003-2004, a signalé des lacunes concernant le cadre de contrôle des stocks de fournitures
électorales, soit un manque de séparation des tâches et l’absence de mécanisme compensatoire de
revue ou de surveillance pour compenser ce manque. Le Bureau du vérificateur général a soulevé
ces points de nouveau à l’occasion de la vérification des états financiers de 2008-2009. En
réponse à ces observations, Élections Canada a commencé certaines activités de vérification des
stocks. L’organisme a procédé à des décomptes partiels en mai, juin et novembre 2009, et a
effectué un décompte complet des articles électoraux en stock au 31 mars 2010.
1.2 Objectifs
La vérification du cadre de contrôle des stocks visait à déterminer si :
 le cadre de contrôle des stocks est adéquat et approprié pour Élections Canada;
 les contrôles existants ont été correctement mis en œuvre;
 les rôles et responsabilités appropriés, y compris la séparation des tâches, ont été établis;
 les procédures pour assurer l’exactitude de l’information dans le système financier sont
adéquates;
 les besoins en stocks physiques sont correctement justifiés, compte tenu des besoins
opérationnels et des options technologiques.
1.3 Étendue de la vérification
La vérification a évalué le cadre de contrôle des stocks au Centre de distribution du 440, chemin
Coventry, à Ottawa, où la plupart des fournitures électorales d’Élections Canada sont
entreposées. Elle a couvert seulement les contrôles internes, pour l’année financière 2009-2010,

1
Loi modifiant la Loi électorale du Canada et la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, L.C. 2007, ch. 21.

10 Vérification du cadre de contrôle des stocks
touchant les fournitures électorales. Les articles promotionnels et les fournitures de bureau sont
comptabilisés comme dépenses lors de leur achat et ne font pas partie de cette vérification.
1.4 Méthodologie
Notre vérification était fondée sur l’approche de l’Institut des vérificateurs internes et du Manuel
de l’ICCA. Nous avons mené des entrevues avec la direction et avec les personnes clés reliées
aux stocks. Par la suite, nous avons identifié et documenté, au nom de la direction, les activités
de contrôle clés reliées aux processus identifiés, les objectifs de contrôle pour ces activités et les
assertions connexes des états financiers. Nous avons également identifié les propriétaires des
processus ainsi que les personnes chargées de l’exécution des contrôles clés.

Nous devions évaluer la conception de tous les contrôles des stocks et nous assurer qu’ils avaient
été mis en œuvre. Pour évaluer la conception de chaque contrôle, nous nous sommes demandé si
le contrôle, considéré individuellement ou en association avec d’autres, permettait de prévenir ou
de détecter les inexactitudes éventuelles et de les corriger efficacement en temps opportun.

Nous avons aussi testé la conception et la mise en œuvre des activités de contrôle clés. L’équipe
de vérification a tenu compte de la conception de chaque contrôle avant de déterminer si elle
devait en vérifier la mise en œuvre. Des contrôles mal conçus peuvent représenter une faiblesse
importante pour le cadre de contrôle interne de l’organisme, et l’équipe de vérification les a notés
pour en faire part à la direction ainsi qu’au Comité de vérification
2
.



2
Chapitre 5141.121 Manuel de l’ICCA – Lorsque le vérificateur prend connaissance de faiblesses importantes dans
la conception ou la mise en œuvre du contrôle interne, il doit en informer le plus rapidement possible le comité de
vérification ou son équivalent. Il doit aussi en informer le plus rapidement possible la direction, au niveau
hiérarchique approprié. [J ANV. 2006]

2. Énoncé d’assurance 11
2. Énoncé d’assurance
Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, je suis d’avis
que les procédures de vérification utilisées et les éléments probants recueillis sont appropriés et
suffisants pour appuyer l’opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion repose sur une
comparaison entre les conditions qui prévalaient au moment de la vérification, et les critères de
vérification préétablis convenus avec la direction. Les conclusions ne s’appliquent qu’à l’entité
examinée, telle que décrite à la section « Étendue de la vérification » de ce rapport.


12 Vérification du cadre de contrôle des stocks
3. Description du stock de fournitures électorales
Le stock de fournitures électorales comprend des publications et formulaires utilisés par les
directeurs du scrutin pour administrer les élections, ainsi que des documents pour distribution
aux entités politiques (incluant les candidats). Les fournitures électorales incluent des articles
individuels, ainsi que des articles assemblés en trousses et en lots, et doivent être préparées et
envoyées aux 308 directeurs du scrutin à temps pour une élection. Lors d’une élection générale,
plus de 800 tonnes de fournitures doivent être envoyées aux bureaux des directeurs du scrutin.

Les fournitures électorales sont entreposées au centre de distribution sur la rue Coventry à
Ottawa. Élections Canada utilise également des entrepôts privés, qui rencontrent les normes de
sécurité nécessaires. Selon les besoins opérationnels, les fournitures électorales sont parfois
envoyées à l’avance aux directeurs du scrutin, et entreposées localement.

Le SGF est utilisé pour gérer et comptabiliser les fournitures électorales. Le SGF est un système
qui a été conçu pour les besoins d’Élections Canada. L’information dans le SGF est utilisée pour
établir la valeur des stocks dans les états financiers.

Aux états financiers de 2009-2010, le bilan inclut un montant de 8,2 millions $ en stock. Le stock
de fournitures électorales est comptabilisé au coût moyen, et le coût est considéré comme une
dépense lorsqu’il est utilisé lors d’une élection.




4. Évaluation globale 13
4. Évaluation globale
4.1 Conclusion de la vérification
De façon générale, la vérification a démontré qu’Élections Canada dispose de processus,
pratiques, procédures et contrôles appropriés pour gérer les stocks de fournitures électorales.
Certaines lacunes ont cependant été observées lors de la vérification. Les observations clés à cet
égard sont les suivantes :
 La documentation du cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales est
inadéquate. Pour que les contrôles soient adéquats et fonctionnent correctement, il
importe que la documentation des contrôles soit à jour.
 Les documents ne contiennent pas toujours de preuves que les contrôles ont été exécutés.
Cela augmente le risque qu’un contrôle ne soit pas effectué correctement, et rend difficile
la surveillance adéquate par la gestion de l’ensemble des contrôles.
 Certains mouvements de stocks ne sont pas comptabilisés en temps opportun. Ceci peut
entraîner des erreurs dans l’information financière et de gestion concernant les stocks de
fournitures électorales.
 Une politique de décompte cyclique et périodique, incluant un décompte complet de fin
d’année, devrait être établie.
 La gestion des stocks devrait être revue pour considérer les coûts-bénéfices des
différentes options technologiques modernes en gestion des stocks.

La correction de ces lacunes permettrait d’améliorer la gestion des stocks de fournitures
électorales et améliorerait la qualité de l’information financière et de gestion concernant ces
stocks. Elle faciliterait également la vérification de l’inventaire pour les états financiers de
l’organisme.
4.2 Grille d’évaluation

Critère

Cote Explication
Recommandation
et
réponse
Objectif 1
Conception du cadre de contrôle
des stocks

Cadre de contrôle des
stocks de fournitures
électorales

J
 Il existe un cadre de contrôle des stocks qui a
pu être observé lors de la vérification.
 Plusieurs contrôles devraient être revus pour
s’assurer qu’il y a une preuve appropriée que
les contrôles ont été exécutés.
 La surveillance de la direction sur l’efficacité
des contrôles en place est insuffisante.

R2 – Preuves des
contrôles
Documentation complète
et à jour des contrôles

R
 La documentation des contrôles des stocks est
inadéquate et incomplète.

R1 – Documentation
du cadre de contrôle


14 Vérification du cadre de contrôle des stocks

Critère

Cote Explication
Recommandation
et
réponse
Objectif 2
Mise en œuvre des contrôles internes

Réception et entreposage
des fournitures
électorales

J
 En général, il y a des contrôles adéquats pour la
réception et l’entreposage des fournitures
électorales.
 Le bon de livraison devrait être comparé au
bon de commande original pour confirmer la
quantité et les articles reçus.
 Les documents relatifs à la commande
devraient inclure des preuves que les contrôles
ont été exécutés.

R3 – Contrôle du
bon de commande
Établissement des coûts
des fournitures
électorales

V
 Les fournitures électorales sont comptabilisées
au coût moyen.
 Des contrôles adéquats existent pour le calcul
du coût moyen.

Assemblage des articles
en trousses et en lots

B
 De nombreux contrôles ont été observés pour
l’assemblage des trousses et des lots.
 Les documents devraient inclure des preuves
appropriées que les contrôles ont été exécutés.
 Les procédures relatives aux mouvements de
stocks devraient être revues de manière à les
comptabiliser au bon moment et d’assurer
l’exactitude de l’information sur les stocks.
R4 –
Comptabilisation des
mouvements de
stocks
Expédition des
fournitures électorales

J
 De très bons contrôles ont été observés pour
l’envoi des fournitures électorales aux
directeurs du scrutin.
 Les documents devraient inclure des preuves
que les contrôles ont été exécutés.
 Il faudrait ajouter au SGF une fonction
indiquant les fournitures entreposées dans les
bureaux des directeurs du scrutin.
 Les procédures devraient assurer que les
livraisons sont comptabilisées dans le SGF
lorsqu’elles sont retirées de l’inventaire.

R5 – Stocks dans les
bureaux de
directeurs de scrutin

R6 – Saisie des
commandes internes
et externes
Maintenance d’un
système d’inventaire
permanent

B
 Le SGF est le système de gestion des stocks.
En général, il offre des fonctionnalités
adéquates pour la gestion des stocks.
 Les revues pouvant occasionner des
ajustements à l’inventaire devraient être
effectuées avant le décompte final.
 La direction devrait réévaluer le risque associé
au fait que des employés autres que ceux
d’Élections Canada ont accès à l’entrepôt.

R7 – Ajustements de
l’inventaire

R8 – Risque d’accès

4. Évaluation globale 15

Critère

Cote Explication
Recommandation
et
réponse
Comptabilisation des
fournitures électorales

O
 Des décomptes partiels cycliques sont effectués
par la direction.
 La cause des erreurs identifiées devrait faire
l’objet d’un suivi adéquat.
 Un décompte annuel devrait être effectué en fin
d’année financière.
 Le SGF devrait indiquer tous les emplacements
pour chaque article en stock.

R9 – Politique de
décomptes

R10 – Décompte
complet de fin
d’année

R11 – Emplacement
des articles en stock

R12 – Traitement
des retours
Objectifs 3
Rôles et responsabilités, et séparation de
tâches

Rôles et responsabilités

B
 Les rôles et responsabilités relativement aux
contrôles internes devraient être documentés et
communiqués aux employés.

Séparation des tâches

J
 La séparation des tâches n’est pas toujours
adéquate.
 Lorsque la taille d’un organisme ne permet pas
une séparation des tâches complète, un contrôle
compensatoire adéquat devrait être mis en
œuvre.

R13 – Séparation
des tâches
Séparation des tâches du
Système de gestion des
fournitures

B
 La mise à jour des différents types d’accès au
SGF devrait être menée à terme.

R14 – Types d’accès
dans le SGF
Objectif 4
Exactitude des informations dans le système
financier

Surveillance active des
contrôles internes
O
 Les contrôles internes devraient faire l’objet
d’une surveillance active.
 Les activités de surveillance devraient être
documentées, et les rôles et responsabilités
définis.
 Le rapprochement mensuel devrait être
considéré complet lorsque les différences
identifiées ont été réglées.

R15 –
Rapprochement
périodique
Suivi sur les problèmes et
risques
J
 Des procédures de suivi informelles ont été
observées.
 Les problèmes et risques repérés devraient être
communiqués en temps opportun.

R16 – Surveillance
active
Objectif 5

Justification des besoins en stocks
Options technologiques J




 Certaines recherches ont été commencées sur
les options technologiques de gestion des
stocks.
 Une analyse des options technologiques, avec

R17 – Analyse des
options
technologiques et
des modes de
livraison

16 Vérification du cadre de contrôle des stocks

Critère

Cote Explication
Recommandation
et
réponse



les coûts-bénéfices de chacune, devrait être
effectuée.
 L’organisme devrait évaluer la possibilité
d’utiliser de nouveaux modes de livraison de
fournitures grâce aux technologies modernes.
Besoins opérationnels B
 Il existe un système complexe d’analyse des
besoins en fournitures électorales pour chaque
circonscription, mais il n’est pas bien
documenté.
 Une analyse des retours après chaque élection
devrait être faite pour valider les besoins en
fournitures électorales.

R18 – Analyse des
données concernant
les retours

V B J O R G
Satisfaisant Amélioration
mineure
requise
Amélioration
modérée
requise
Amélioration
importante
requise
Insatisfaisant Inconnu / Ne
peut être
évalué


5. Observations et recommandations 17
5. Observations et recommandations
Cette section présente les observations, les conclusions et les recommandations pour chacun des
objectifs de vérification.
5.1 Conception du cadre de contrôle des stocks
5.1.1 Cadre de contrôle des stocks de fournitures électorales
Un cadre de contrôle efficace, basé sur les risques, devrait être en place pour les stocks de
fournitures électorales. Il devrait être maintenu, suivi et évalué, et des mesures correctives
doivent être apportées en temps opportun lorsque des problèmes sont détectés.
Le cadre de contrôle, tel que défini par le COSO et par l’ICCA, comprend les cinq composantes
suivantes :
 l’environnement de contrôle;
 le processus d’appréciation des risques de l’entité;
 le système d’information (y compris les processus connexes) pertinent pour l’information
financière, et les communications;
 les activités de contrôle;
 la surveillance des contrôles.

Notre analyse a couvert la gestion des stocks, la réception, l’expédition, l’entreposage,
l’assemblage, les décomptes cycliques et périodiques, les rapports financiers, ainsi que les
procédures mensuelles et de fin d’année.

Selon notre analyse et nos observations, Élections Canada possède un cadre de contrôle des
stocks qui est généralement adéquat et approprié, mais qui comprend certaines lacunes. Les
principales lacunes observées sont les suivantes :
 La documentation sur les contrôles n’est ni à jour ni complète.
 Plusieurs contrôles n’incluent pas une preuve montrant que les contrôles ont été exécutés.
 Certains contrôles ne sont pas exécutés adéquatement, ou par les personnes appropriées.
 La surveillance de la direction sur les activités et les contrôles relatifs aux stocks de
fournitures électorales est insuffisante.

Pour assurer l’exactitude des informations provenant des systèmes, il importe de créer et de
documenter des contrôles appropriés, et de surveiller adéquatement les activités de contrôle. Le
cadre de contrôle devrait être revu et documenté pour assurer l’existence, l’exhaustivité et
l’exactitude de l’information financière et de gestion concernant les stocks de fournitures
électorales.
5.1.2 Documentation des contrôles internes
La documentation des processus opérationnels relatifs aux stocks a été réalisée par une firme de
consultants en 2006, et ce document a été mis à jour par le Secteur des finances en 2008. On y
trouve une description des activités effectuées au Centre de distribution concernant la réception,

18 Vérification du cadre de contrôle des stocks
l’expédition et l’assemblage des fournitures électorales. On y trouve aussi de l’information sur le
Système de gestion des fournitures, les décomptes physiques périodiques, les articles risqués et
désuets, les retours de fournitures électorales après les élections, les commandes en attente, les
ajustements d’inventaires et les procédures mensuelles et de fin d’année financière.

Les informations contenues dans ce document ne sont ni complètes ni à jour. Le document
présente une description des processus opérationnels, mais aucun contrôle interne n’est
mentionné. Les rôles et responsabilités de chaque intervenant relatifs à chaque processus ne sont
pas clairement précisés. Rien n’indique quel contrôle interne doit être effectué à chaque étape du
processus et qui en est responsable.

L’équipe de vérification a obtenu des descriptions des procédures pour chaque activité reliée aux
stocks, soit la réception des fournitures, l’entreposage, l’expédition, l’assemblage et les
décomptes. Ces descriptions sont relativement à jour et énumèrent les étapes à suivre pour
chaque activité, mais elles n’indiquent pas les contrôles internes clés.

L’équipe de vérification a donc préparé une description narrative des différentes étapes du
processus, en signalant les contrôles existants ainsi que les contrôles manquants. La direction
devrait mettre cette description à jour au moins une fois par année et faire un suivi régulier afin
de s’assurer que les contrôles sont réellement effectués et sont efficaces. De plus, les rôles et
responsabilités des divers intervenants dans le processus devraient y être documentés.

Pour se conformer à la politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, tout organisme doit
avoir un cadre de contrôle documenté pour chacun de ses processus opérationnels. Lorsque les
contrôles ne sont pas documentés, le risque augmente qu’ils ne soient pas connus ou qu’ils soient
appliqués incorrectement, compromettant ainsi la qualité de l’information financière et de
gestion concernant les stocks.

Nous avons également constaté sur les documents (bon de commande, rapport, rapprochement,
etc.) l’absence de preuves d’exécution des contrôles, et cela pour plusieurs activités de contrôle.
L’absence de telles preuves augmente le risque que le contrôle ne soit pas exécuté et rend plus
difficile une surveillance adéquate des contrôles.

Recommandation
1. Le cadre de contrôle des stocks devrait être revu et documenté pour assurer l’existence,
l’exhaustivité et l’exactitude de l’information financière et de gestion concernant les stocks
de fournitures électorales.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

La Direction de la Préparation du personnel en région va revoir et documenter tous les processus
et vérifier tous les contrôles existants relativement à la gestion des stocks. La Direction s’engage

5. Observations et recommandations 19
à ajouter les contrôles nécessaires manquants afin d’assurer l’exactitude de l’information
financière et de gestion.

Date prévue : 30 juin 2011


2. Les documents utilisés pour gérer les stocks devraient inclure une preuve (signature, initiales,
date, explication de l’analyse, etc.) montrant que les contrôles ont été exécutés.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

La Direction de la Préparation du personnel en région a débuté la revue du cadre de contrôle.
Elle va aussi s’assurer qu’il y a des preuves appropriées que les contrôles définis dans ce cadre
de contrôles ont été exécutés. Ce changement de processus sera documenté.

Date prévue : 30 juin 2011


5.2 Mise en œuvre des contrôles internes
Afin que les fournitures électorales soient enregistrées conformément aux normes comptables du
Manuel de l’ICCA, l’équipe de vérification s’est assurée que les contrôles étaient conçus pour
permettre, soit individuellement, soit en association avec d’autres contrôles, de s’assurer que les
assertions suivantes sont rencontrées et cela pour toutes les activités relatives aux stocks :
 Réalité : Les opérations et les événements qui ont été enregistrés se sont produits et se
rapportent à l’organisme.
 Exhaustivité : Toutes les opérations et tous les événements qui auraient dû être
enregistrés l’ont bien été.
 Exactitude : Les montants et autres données qui se rapportent à ces opérations et
événements ont été enregistrés de façon appropriée par l’organisme.
 Séparation des périodes : Les opérations et les événements ont été enregistrés dans la
bonne période.
 Classement : Les opérations et les événements ont été enregistrés dans les comptes
adéquats.

Les contrôles doivent être conçus pour assurer la prévention, la détection et la correction
efficaces des possibilités d’inexactitudes importantes; ils peuvent être constitués autant de
contrôles automatisés que de contrôles manuels. Une déficience du contrôle interne n’est pas
nécessairement à elle seule suffisamment grave pour constituer une déficience importante.
Cependant, une combinaison de déficiences touchant un même solde de compte, une même
information à fournir, une même assertion pertinente ou une même composante du contrôle
interne peut accroître les risques d’anomalies au point de constituer une déficience importante.

20 Vérification du cadre de contrôle des stocks
5.2.1 Réception et entreposage des fournitures électorales
Le Centre de distribution doit s’assurer d’obtenir toutes les fournitures électorales nécessaires
pour la conduite d’une élection. Plus de 800 tonnes d’articles sont assemblées en vue d’être
distribuées aux bureaux des directeurs du scrutin. Une grande partie de ce matériel doit être
commandé, et doit ensuite être reçu et entreposé au Centre de distribution.

Lorsque des fournitures lui sont livrées, le Centre de distribution s’assure que :
 les fournitures livrées appartiennent bien à Élections Canada;
 les articles reçus sont bien ceux qu’Élections Canada avait commandés;
 la quantité reçue est bien la quantité commandée;
 les articles ne sont pas endommagés;
 la réception est comptabilisée correctement dans le SGF.

De façon générale, de bons contrôles ont été conçus et mis en œuvre à cette fin. Cependant, dans
certains cas, il n’existe aucune preuve montrant que ces contrôles sont exécutés.

Pour que les réceptions de fournitures soient enregistrées intégralement dans le système
d’inventaire, il faut que les articles reçus soient exactement ceux qu’on a commandés et qu’ils
soient bien inscrits dans le SGF. L’équipe de vérification a constaté que le bon de commande
original provenant de la section des approvisionnements n’est pas comparé au bon de livraison
pour confirmer que les quantités reçues pour chaque article sont les mêmes que celles
commandées. Ce contrôle devrait être effectué, et la personne responsable des réceptions devrait
apposer ses initiales sur la copie du bon de commande. De plus, le bon de commande devrait être
conservé avec la copie du bon de livraison et remis au commis pour saisie dans le SGF.

Recommandation
3. Le bon de livraison devrait être comparé au bon de commande original pour s’assurer que
l’organisme a reçu la bonne quantité d’articles ainsi que les bons articles, et le bon de
commande devrait contenir une preuve que le contrôle a été exécuté.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

La Direction de la Préparation du personnel en région a commencé à ajouter des preuves
(initiales de la personne responsable de la réception) sur le bon de commande pour confirmer
l’exactitude des quantités reçues ainsi que l’exactitude de l’article reçu. Ce changement de
processus sera documenté.

Date prévue : Effectif immédiatement.


L’équipe du Centre de distribution s’assure que les articles reçus appartiennent bien à Élections
Canada en vérifiant le bon de livraison provenant du fournisseur. Par la suite, le commis à la

5. Observations et recommandations 21
réception s’assure que la marchandise reçue n’est pas endommagée. Si elle est endommagée, elle
est retournée au fournisseur. Un contrôle relatif à la quantité reçue est ensuite effectué, pour
s’assurer que la quantité reçue correspond bien à celle inscrite sur le bon de commande. Nous
avons constaté un bon contrôle en ce qui concerne la saisie de la réception dans le SGF, avec
preuve d’exécution et de supervision inscrite sur le bon de livraison.

Au cours de notre vérification des contrôles pour la réception des fournitures, nous avons
remarqué que les documents ne contenaient pas de preuve qu’ils avaient été révisés (p. ex. une
signature manuelle ou un commentaire inscrit manuellement) dans les cas suivants :
 Deux différents comptes de la quantité reçue sont effectués et on inscrit sur le bon de
livraison les quantités décomptées, mais personne n’y appose ses initiales comme preuve
que le contrôle a réellement été effectué.
 Sur le bon de livraison, on trouve la signature de la personne qui s’est occupée de la
réception, mais aucune explication des contrôles effectués par cette personne.

L’absence de preuve d’exécution d’un contrôle augmente le risque que le contrôle ne soit pas
effectué. Dans un tel contexte, des problèmes peuvent passer inaperçus et entraîner des erreurs.
En outre, la surveillance du contrôle devient plus difficile.

Recommandation (voir recommandation n
o
2, section 5.1)
5.2.2 Établissement du coût des fournitures électorales
Afin d’évaluer l’exactitude des informations financières sur l’inventaire, nous avons vérifié les
procédures d’établissement du coût des fournitures électorales. Notre vérification n’incluait pas
les procédures relatives à l’achat des fournitures électorales. Ces fournitures sont comptabilisées
au coût moyen pondéré. Le coût est imputé aux résultats de la période durant laquelle les articles
sont utilisés. Dans les états financiers de l’exercice terminé le 31 mars 2010, les fournitures
électorales en inventaire ont été évaluées à $8.2 millions au bilan.

Pour toutes les fournitures électorales en stock, le coût moyen est calculé de la manière suivante :
 Articles : Le coût moyen d’un article est réévalué seulement lors de la réception. Lorsque
des articles sont reçus, le coût réel de l’article est extrait de FreeBalance et utilisé en
conjonction avec les données d’inventaire en cours pour calculer le nouveau coût moyen
pondéré.
 Trousses : Le coût moyen pondéré d’une trousse est réévalué chaque fois qu’on recalcule
le coût moyen pondéré d’un article qui en fait partie.
 Lots : Le coût moyen pondéré d’un lot est réévalué chaque fois qu’on recalcule le coût
moyen pondéré d’un article ou d’une trousse qui en fait partie.

Lorsqu’un nouvel article est entré dans le SGF, le coût d’achat y est inscrit manuellement.
Seulement une personne est assignée à cette tâche, et elle s’assure que le coût original entré dans
le SGF correspond à la facture initiale. Par la suite, chaque fois que ce montant est modifié, une
entrée est créée dans la table de vérification d’évaluation indiquant la variation des stocks. Le
tableau « inventaire sommaire » est ajusté en conséquence.


22 Vérification du cadre de contrôle des stocks
Nous considérons que les contrôles pour le calcul du coût moyen sont adéquats.
5.2.3 Assemblage des articles en trousses et en lots
En vue de la distribution aux directeurs du scrutin des documents, formulaires et autres
fournitures nécessaires à une élection, les articles en stock sont assemblés en trousses et en lots.
Les lots comprennent des articles et/ou des trousses, et les trousses comprennent des articles.

Le stock de fournitures électorales est compilé dans le Système de gestion des fournitures de
trois façons différentes : par articles, par trousses et par lots. Lors de leur achat, les articles sont
inscrits à l’inventaire comme étant des articles en stock, et ils sont entreposés au Centre de
distribution d’Élections Canada.

Les lots et les trousses sont assemblés à partir des articles au Centre de distribution. Dans le
SGF, les articles assemblés en trousses ou en lots sont retirés de la catégorie « articles en
inventaire » pour être ajoutés aux catégories « trousse en inventaire » ou « lot en inventaire ».
Les quantités d’articles par lot et par trousse sont déterminées pour chaque circonscription selon
des données de la géographie électorale ou d’autres informations fournies par les directeurs du
scrutin et les secteurs d’affaires concernés.

Pour l’assemblage des lots et des trousses, nous avons constaté que de forts contrôles existent et
qu’ils sont bien mis en œuvre. Nous avons assisté à l’assemblage de 50 trousses et avons été
satisfaits des contrôles en place. Un nombre suffisant d’étapes est prévu pour vérifier que les
articles requis sont rassemblés adéquatement (numéro d’article, nombre d’articles, date de
révision, unité de distribution). Plusieurs décomptes sont effectués afin que la bonne quantité
d’articles soit prise en compte pour l’assemblage, et une excellente supervision est effectuée afin
que les articles soient assemblés adéquatement.

Lorsque l’assemblage est terminé, une feuille intitulée Rapport d’assemblage est remplie par le
responsable de l’assemblage. Ce dernier y inscrit la quantité assemblée, la date, le nombre
d’employés ayant travaillé à l’assemblage et le nombre d’heures consacrées à l’opération, et y
appose ses initiales. Le rapport est alors remis pour comptabilisation dans le système. Ensuite,
une feuille de contrôle d’inventaire est remplie et la comptabilisation de l’assemblage est inscrite
dans le système d’inventaire. On y retire les articles rassemblés et on y ajoute les trousses et lots
assemblés, et la personne chargée de ces étapes appose ses initiales sur la feuille de contrôle
d’inventaire comme preuve que l’assemblage a été inscrit dans le système.

Sur le rapport, rien n’atteste que plusieurs décomptes ont été effectués pour s’assurer que la
quantité par article était adéquate. L’absence de telles preuves augmente le risque que le contrôle
ne soit pas exécuté et rend plus difficile une surveillance adéquate des contrôles.

Recommandation (voir recommandation n
o
2, section 5.1)

Selon nos observations, il arrive régulièrement que les articles soient retirés du SGF dès que la
feuille de composition de trousses/lots est remise aux personnes responsables de rassembler les
articles. Par ailleurs, il arrive régulièrement que des articles soient enlevés physiquement des
tablettes et retirés du système d’inventaire pour n’être assemblés en lots et trousses que quelques

5. Observations et recommandations 23
semaines plus tard. Le fait de retirer les articles du SGF alors qu’ils ne sont pas encore enlevés
des tablettes de l’entrepôt fausse la séparation des périodes et le classement des opérations
d’assemblage, entraînant potentiellement des erreurs. Les articles doivent être retirés de
l’inventaire des articles et ajoutés à l’inventaire des trousses/lots uniquement lorsqu’ils sont
retirés de l’inventaire physique et apportés à la table d’assemblage.

Recommandation
4. Les procédures de comptabilisation des mouvements de stocks devraient être revues de
manière à ce que ces mouvements soient comptabilisés au moment du changement dans
l’inventaire, afin d’assurer une information financière et de gestion adéquate.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

La Direction de la Préparation du personnel en région travaille présentement à la revue et la
documentation des processus de comptabilisation des mouvements des stocks lors de
l’assemblage des trousses et des lots afin de s’assurer de l’exactitude de l’inventaire physique et
l’information financière dans le SGF.

Date prévue : 30 Septembre 2010.

5.2.4 L’expédition des fournitures électorales
Il existe deux grandes catégories d’expédition des fournitures électorales : les envois destinés
aux bureaux des directeurs du scrutin et les commandes des clients internes et externes faites via
le Système de gestion des fournitures.

Les envois destinés aux bureaux des directeurs du scrutin et aux entités politiques

Les envois prédéterminés distribués à toutes les circonscriptions
Les envois destinés à l’ensemble des 308 bureaux des directeurs du scrutin sont envoyés selon un
calendrier d’envoi préétabli. Ces envois sont constitués de fournitures électorales assemblées en
trousses et en lots. Chaque envoi peut compter de nombreux lots et trousses. Lors d’une élection
générale, chaque directeur du scrutin reçoit généralement quatre envois contenant au total une
trentaine de lots et trousses.

Ces envois sont préparés selon les procédures d’assemblage du Centre de distribution, placés
dans des monoteneurs, puis stockés soit au Centre de distribution ou dans des entrepôts
indépendants jusqu’à leur expédition vers les circonscriptions. Les entrepôts indépendants
appartiennent à une entreprise privée et le niveau de sécurité y est très élevé. À cette étape, les
lots ne sont pas retirés de l’inventaire dans le SGF car ils ne sont pas encore utilisés pour une
élection.


24 Vérification du cadre de contrôle des stocks
Au moment prévu dans le calendrier d’envoi pour l’élection générale, les lots sont expédiés aux
bureaux des directeurs du scrutin. Ils sont alors automatiquement retirés de l’inventaire dans le
SGF et inclus dans les dépenses, même s’ils ne sont pas encore utilisés. Le SGF ne permet pas de
gérer cette situation autrement.

Le fait de retirer les fournitures électorales du système d’inventaire dès qu’elles sont envoyées au
bureau des directeurs du scrutin n’est pas conforme au principe du classement des opérations
comptables et fausse le montant d’inventaire. Pour pallier cette lacune, le groupe des finances
effectue une correction manuelle de façon à remettre ces lots/trousses en inventaire dans les
livres comptables.

Nous avons constaté que plusieurs bons contrôles sont en place pour l’assemblage des lots et des
trousses mis dans les monoteneurs. Il s’agit des mêmes contrôles appliqués au décompte des
quantités à inclure dans les lots et trousses discutés à la section relative à l’assemblage (4.2.3). À
part le manque de preuve que les décomptes sont effectués, nous avons constaté que les contrôles
à cet égard sont bien appliqués.

Envois destinés à divers intervenants
Pour des raisons opérationnelles, il faut parfois effectuer des livraisons à des intervenants autres
que les directeurs du scrutin (p. ex. tous les candidats d’une province donnée ou tous les agents
financiers des associations de circonscription d’un parti politique).

Les commandes des clients internes et externes faites via le système d’inventaire

Il s’agit de commandes individuelles initiées dans le SGF par les différents groupes ci-dessous :

Commandes externes
Les commandes faites par le public sont initiées par le personnel autorisé du groupe des
Renseignements. Les articles en stock tels que des urnes vides, des atlas, des cartes et des isoloirs
non utilisés sont vendus à des municipalités, des écoles, des universités, des parlementaires et
des étudiants. Le prix de vente est égal au coût d’achat de l’article.

Commandes internes
Le personnel autorisé de chaque division d’Élections Canada, comme les opérations,
l’administration, les communications et les finances, peut accéder au SGF et passer une
commande interne au Centre de distribution.

Commandes provenant directement des directeurs du scrutin
Les directeurs du scrutin peuvent passer des commandes dans le SGF via l’intranet. Le SGF est
contrôlé par l’agent des opérations et du matériel, qui a la responsabilité d’approuver ces
commandes.


5. Observations et recommandations 25
Conclusion
De façon générale, nous avons constaté que de bons contrôles sont en place pour l’expédition des
fournitures électorales et que les opérations d’expédition sont enregistrées adéquatement dans les
systèmes.

Nous avons cependant constaté un manque de preuves montrant que certaines activités de
contrôle ont bel et bien été exécutées. Nous avons aussi constaté que dans certaines situations,
les opérations ne sont pas enregistrées au bon moment. L’absence de preuve d’exécution d’un
contrôle augmente le risque que le contrôle ne soit pas exécuté. Des problèmes peuvent ainsi
passer inaperçus et entraîner des erreurs, et il devient plus difficile de surveiller le
fonctionnement des contrôles.

Le fait que certaines opérations de retrait d’inventaire ne soient pas inscrites au moment
approprié fausse la séparation des périodes et le classement des opérations et peut entraîner des
erreurs dans l’information financière et de gestion concernant les stocks.

Recommandations (voir recommandation n
o
2, section 5.1) :
5. Une fonction supplémentaire devrait être ajoutée dans le SGF pour permettre d’identifier les
lots et trousses qui ont été envoyés aux bureaux des directeurs du scrutin sans qu’il soit
nécessaire de les retirer immédiatement du système d’inventaire. Ces lots et trousses
devraient être retirés du système d’inventaire seulement au moment où ils sont utilisés.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

Les fonctionnalités du processus « lot release » seront revues et analysées afin de déterminer la
faisabilité informatique du SGF. Le but sera d’ajouter une fonctionnalité au SGF qui permettrait
d’indiquer que les lots ont été expédiés sans pour autant les réduire des stocks. Les lots et les
trousses expédiés avant le déclenchement de l’élection seraient par conséquent réduits des stocks
au moment du déclenchement de l’élection.

Date prévue : 30 septembre 2011


6. Pour les commandes des clients internes et externes effectuées via le système d’inventaire,
nous recommandons un processus en deux étapes : 1) une fois la commande autorisée dans le
SFG, la quantité serait engagée; 2) une fois la quantité expédiée, elle serait retirée du SGF.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.


26 Vérification du cadre de contrôle des stocks
Une analyse d’impact au niveau de la technologie est en cours dans le but d’identifier les
modifications requises au SGF afin de pouvoir retirer la quantité en stock dans le SGF au
moment de l’expédition des commandes internes et externes.

Date prévue : 30 septembre 2011

5.2.5 Le maintien d’un système d’inventaire permanent
Aperçu général
Le Système de gestion des fournitures a été conçu pour aider Élections Canada à gérer les
fournitures électorales nécessaires à la conduite d’une élection. Pour mettre en œuvre la
comptabilité d’exercice comme l’exige la Stratégie d’information financière (SIF), un module de
calcul des coûts a été ajouté au système en 2001.

Selon nos constatations, le SGF fournit à la direction l’information nécessaire à la prise de
décisions. Il est facilement utilisable, et la direction peut y obtenir des rapports pertinents pour
gérer les stocks. Le système actuel fournit des informations détaillées sur toutes les fournitures
utilisées par Élections Canada, et identifie séparément les éléments qui sont à usage interne, tels
que les fournitures de bureau gérés par l’Administration, et les fournitures électorales, qui sont
nécessaires à la conduite d’un scrutin ou qui sont utilisées par les parlementaires.

Comme le SGF sert à gérer à la fois des fournitures électorales et des fournitures de bureau (non
électorales), le système demande d’indiquer, lors d’une nouvelle entrée, s’il s’agit de fournitures
électorales ou non électorales. Étant donné que le traitement comptable n’est pas le même dans
les deux cas, il est primordial que cette étape soit bien faite. Pour s’en assurer, la direction
devrait faire des revues périodiquement concernant les différents « types » de fournitures.

Nous avons constaté qu’un tel examen est effectué annuellement, mais pas nécessairement au
moment opportun. Tout examen qui peut occasionner un ajustement de l’inventaire dans le SGF
devrait être fait avant le décompte final de fin d’année financière.

Le fait de ne pas ajuster le stock comptable avant le décompte annuel augmente le risque que des
fournitures non électorales soient incluses par erreur dans le solde du compte aux états
financiers. Dans ce cas, des problèmes de classement peuvent passer inaperçus et entraîner des
erreurs, et faire en sorte que le classement des opérations n’est pas adéquat.

Recommandation
7. Toute revue qui peut occasionner un ajustement de l’inventaire dans le SGF devrait être faite
avant le décompte final de fin d’année financière.

Réponse de la direction
Responsable : Directrice, Finances en passation de marchés

La direction est d’accord avec cette recommandation et la mettra en œuvre au cours de l’exercice
financier en cours.

5. Observations et recommandations 27
Date prévue : 31 mars 2011


Rôles et responsabilités
Opérations
Le chef de la gestion du matériel et de l’approvisionnement est responsable de toute mise à jour
de la liste des utilisateurs du SGF. Chaque changement est fait après approbation du superviseur
d’un utilisateur. Il existe différents types d’accès au SGF, et ces accès sont normalement gérés
par types d’employés.

Le chef de la gestion du matériel et de l’approvisionnement est aussi responsable de veiller à ce
que des quantités suffisantes de fournitures électorales soient disponibles en temps opportun en
prévision d’une élection.

Administration
La Direction de l’Administration est responsable de la gestion des fournitures non électorales,
(p. ex. enveloppes, papier à usage interne). Ces fournitures sont utilisées tout au long de l’année
financière de façon continue. Les fournitures non électorales n’étant pas visées par la présente
vérification, nous n’avons pas analysé le processus opérationnel qui s’y rattache.

Centre de distribution
Les stocks de fournitures électorales d’Élections Canada sont physiquement situés au 440,
chemin Coventry, à Ottawa, où le SGF est également accessible. L’accès au Centre de
distribution est fortement contrôlé par un agent de sécurité et par des cartes d’accès électroniques
à l’entrée. Tous les visiteurs doivent signer à l’entrée et être accompagnés à l’intérieur par le
personnel du Centre de distribution.

Il y a trois locaux verrouillés au 1
er
étage, et autant au 2
e
étage. Les articles risqués tels que les
reçus d’impôt, les bulletins de vote vierges, les bulletins de vote spéciaux et des articles
promotionnels sont stockés dans ces locaux. Nous avons cependant constaté que des employés
autres que ceux d’Élections Canada ont accès à l’entrepôt du Centre de distribution. Bien que les
articles risqués soient entreposés dans des cages cadenassées, il y a tout de même un certain
risque de perte de stock causé par des employés autres que ceux d’Élections Canada.

Élections Canada utilise également d’autres installations d’entreposage, gérées par des firmes
privées, pour entreposer les retours des bureaux des directeurs du scrutin après une élection en
attendant le traitement de ces retours, pour entreposer les monoteneurs en attente de livraison aux
bureaux de circonscription et pour stocker des fournitures excédentaires en cas de besoin. La
sécurité à ces entrepôts est de haut niveau.

Recommandation
8. Le risque associé au fait que des employés autres que ceux d’Élections Canada ont accès à
l’entrepôt devrait être réévalué.


28 Vérification du cadre de contrôle des stocks
Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette observation.

Le Centre de distribution a des locaux sous clé qui contiennent tous les articles attrayants qui
sont à risque élevé comme les bulletins de vote vierges, les reçus des candidats et la liste des
électeurs.

L’organisation est consciente que le personnel de la GRC et les personnes affectées à la
maintenance du bâtiment ont accès à des espaces communs au deuxième étage du Centre de
distribution, là où Élections Canada gardent les articles non attrayants ou à faible risque (urnes,
isoloirs, et des boîtes pour la cueillette des CIE). Élections Canada est prêt à gérer ce risque.

5.2.6 La comptabilisation des fournitures électorales
Le décompte périodique des stocks, habituellement exécuté à une fréquence annuelle ou semi-
annuelle, consiste à compter les articles en stock, comparer les résultats avec les données du
système d’inventaire et réconcilier les différences en ajustant les données afin de bien représenter
la réalité. Ce décompte peut également aider à identifier des causes d’erreur et à faire les
ajustements nécessaires au contrôle.

De son côté, le décompte cyclique vise à compter un nombre restreint d’articles en stock à une
fréquence rapprochée jusqu’à ce que tous les articles soient décomptés au moins une fois dans
l’année. Le décompte cyclique se différencie du décompte périodique par son objectif
d’identifier les causes des erreurs et de les corriger à la source. Il assure aussi un décompte plus
fréquent des articles qui le requièrent.

Il n’existe aucune politique écrite concernant les décomptes périodiques et cycliques, mais
l’objectif de la direction est d’effectuer le décompte cyclique d’au moins chaque article une fois
par année. En raison de la récente succession de gouvernements minoritaires, il y a eu moins de
décomptes dans les dernières années. En 2009-2010, l’organisme a effectué 60 décomptes
cycliques, touchant seulement 36 % des articles. Il a cependant procédé à certains décomptes
périodiques, soit un décompte partiel en novembre 2009 et, pour la fin de l’année financière
2010, un décompte complet des articles en stock, excluant les trousses et les lots.

L’absence de décomptes cycliques augmente le risque que des écarts ne soient pas rapidement
détectés et corrigés. Par ailleurs, l’absence de décomptes complets augmente le risque que les
fournitures électorales ne soient pas comptabilisées exhaustivement, adéquatement et
précisément, et que l’information financière et de gestion sur l’inventaire soit inadéquate.

Recommandations
9. L’organisme devrait établir une politique écrite concernant les décomptes cycliques et
périodiques, faire le suivi des résultats de ces décomptes et prendre des mesures correctives
lorsque les écarts sont importants.


5. Observations et recommandations 29
Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

La Direction de la Préparation du personnel en région s’engage à revoir et documenter les
procédures de décomptes cycliques des fournitures électorales dans le but d’effectuer un
décompte de chaque article en stock au moins une fois par année selon les priorités
opérationnelles. La Direction entend également faire un suivi sur les écarts importants et les
documenter.

Date prévue : 31 décembre 2010


10. Pour assurer la précision du montant de l’inventaire en fin d’année financière, un décompte
annuel devrait être effectué en fin d’année financière.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

La Direction de la Préparation du personnel en région s’engage à revoir et documenter les
procédures de décompte en fin d’année financière. La Direction entend également faire un suivi
des écarts importants, les documenter, et faire les ajustements nécessaires.

Date prévue : 31 mars 2010


Emplacement des articles au Centre de distribution
Au Centre de distribution, l’équipe de vérification a constaté qu’aucun plan de l’entrepôt n’est
disponible et qu’il n’est pas toujours facile de savoir où les articles sont rangés. Par exemple, il
arrive qu’on trouve des boîtes d’un numéro d’article dans une rangée et un étage de l’entrepôt et
que l’on trouve des boîtes du même numéro d’article dans une autre rangée du même étage ou
d’un étage différent. Le fait que tous les emplacements pour un même numéro d’article ne soient
pas indiqués dans le système augmente le risque que la liste d’inventaire ne soit pas intégrale, et
rend la tâche des employés plus difficile. Il existe une indication d’emplacement pour les articles
dans le SGF, mais nous avons constaté que cette information était souvent inexacte, ou qu’il
n’était pas mentionné que l’on pouvait trouver l’article à deux endroits différents.

Recommandation
11. Le Système de gestion des fournitures devrait indiquer tous les emplacements pour chaque
article afin d’assurer l’efficacité de la gestion des stocks et l’intégralité de la liste
d’inventaire.


30 Vérification du cadre de contrôle des stocks
Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

Présentement, un rapport existe qui précise l’emplacement physique de tous les articles en stock.
Nous croyons important toutefois de renforcer aux employés l’importance de suivre ces
procédures et assurer un suivi périodique des changements de locations des articles en stock.

Date prévue : 30 septembre 2010


Gestion des stocks désuets
Les responsabilités ne sont pas clairement définies en ce qui concerne le traitement des stocks
désuets. Lors de notre vérification, nous n’avons pu identifier clairement les personnes qui
autoriseraient une radiation dans le système ou la destruction de stocks désuets. Aucune
documentation sur ce rôle n’est disponible. Cette situation pourrait entraîner une pénurie de stock
adéquat lors d’une élection, ou des dépenses d’entreposage inutiles.

Retours de fournitures électorales
Il n’existe aucune politique sur les retours de fournitures électorales après une élection. Le
traitement des retours dans le système peut prendre jusqu’à six mois. Plusieurs raisons ont été
évoquées pour expliquer ce délai, dont le manque d’espace au Centre de distribution, le manque
de personnel et la priorité accordée aux préparatifs pour la prochaine élection. Ce délai dans le
traitement des retours cause des erreurs inévitables sur la quantité et la valeur réelles des
fournitures en stock, ce qui peut fausser les informations dans le système financier et occasionner
des dépenses supplémentaires.

Recommandation
12. Les procédures de traitement des retours de fournitures électorales devraient être revues afin
d’assurer une bonne gestion et une comptabilisation adéquate des stocks.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

En règle générale, tous les fournitures électorales retournées au Centre de distribution
d’Élections Canada par les DS sont traitées dès leurs réceptions et par la suite remis en stock. Ce
processus peut prendre jusqu’à six mois avant d’être entièrement complété.

Toutes les fournitures pouvant être réutilisées pour un événement électoral subséquent sont
remises en stock et un ajustement est fait dans le SGF; toutes les fournitures qui sont considérées
désuètes sont envoyées à une usine de recyclage et toutes les fournitures qui sont de nature
délicate sont conservées pour une période de temps prolongée (tel que spécifié par la Loi
électorale du Canada), ou disposées de manière sécuritaire.

5. Observations et recommandations 31

Lorsqu’un gouvernement minoritaire est élu, le traitement des retours de fournitures électorales
par les DS devient moins urgent, la priorité est dirigée vers l’achat et l’assemblage des
fournitures électorales pour la prochaine élection générale qui pourrait être appelée à tout
moment.

Nous proposons une revue du processus relatif au traitement des retours de fournitures
électorales, qui sera effectué par un consultant spécialisé en gestion des stocks. Cette revue
permettra d'identifier des approches alternatives pour le traitement des retours de fournitures
électorales suite à l'élection d'un gouvernement minoritaire.

Date prévue : 31 décembre 2010

5.3 Rôles et responsabilités, et séparation des tâches
5.3.1 Rôles et responsabilités
La responsabilité de la mise en place d’un cadre de contrôle approprié et efficace incombe aux
gestionnaires de l’organisme. La conception des contrôles internes doit établir les rôles et
responsabilités des diverses personnes impliquées dans les processus liés aux stocks.

Nous avons constaté que les rôles et responsabilités à l’égard du cadre de contrôle des stocks ne
sont pas clairement établis, ne sont pas bien compris de tous et ne sont pas adéquatement
documentés. Cela augmente le risque que le cadre de contrôle ne fonctionne pas efficacement et,
par le fait même, que des erreurs se produisent.

Recommandations (voir recommandation n
o
1, section 5.1)
5.3.2 Séparation des tâches
Le but de la séparation des tâches est d’assurer que les erreurs sont décelées et de limiter les
risques de dissimulation d’irrégularités ou d’erreurs. Il convient d’organiser les tâches de façon
que, pour une même opération, une même personne ne puisse pas être en mesure de commettre
des omissions, des erreurs ou des fraudes et de les dissimuler dans le cours normal des tâches qui
lui sont confiées.

Élections Canada doit éviter d’attribuer à une même personne des tâches incompatibles
comprenant à la fois :
 la conservation des fournitures électorales;
 l’autorisation des opérations liées à ces fournitures électorales;
 l’enregistrement des opérations y afférentes;
 l’exécution de la tâche;
 le contrôle.


32 Vérification du cadre de contrôle des stocks
Lorsqu’une même personne exerce des fonctions incompatibles, le risque d’erreur –
intentionnelle ou non – est plus élevé.

Voici des situations où nous avons relevé une séparation inadéquate des tâches :
 Certains employés affectés à l’entrepôt ont accès aux stocks physiques et peuvent
également apporter des modifications dans le SGF.
 Certains employés qui ont l’autorité de déclencher des décomptes cycliques ont accès aux
stocks physiques et peuvent aussi entrer dans le SGF les ajustements résultant de ces
décomptes.

Élections Canada est une petite entité, avec un personnel réduit, ce qui peut limiter les
possibilités de séparation des tâches. Dans les cas où il est difficile d’assurer une bonne
séparation des tâches, la direction doit exercer une surveillance accrue et mettre en place des
contrôles compensatoires appropriés.

Recommandation
13. Élections Canada devrait renforcer la séparation des tâches pour les activités relatives aux
stocks, et mettre en œuvre des contrôles compensatoires lorsque la séparation des tâches est
impossible.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

La séparation des tâches sera également abordée lors de la revue du cadre de contrôle. Les
procédures relatives à la séparation des tâches au niveau de la gestion des stocks ont
commencées à être mises à jour et documentées. Les procédures relatives à la réception des
fournitures électorales ont été mises à jour et documentées par exemple, la personne responsable
des réceptions ne fait plus la saisie de la réception dans le SGF.

Date prévue : 30 juin 2011

5.3.3 Séparation des tâches dans le SGF
Le chef de la gestion du matériel et de l’approvisionnement est responsable de toute mise à jour
de la liste des utilisateurs du SGF. Chaque changement est fait après approbation du superviseur
d’un utilisateur. Il existe différents types d’accès au SGF, et ces accès sont normalement gérés
par types d’employés.

L’équipe de vérification a constaté que plusieurs types d’accès étaient disponibles, mais
qu’aucune directive n’indiquait quel type d’accès devait être attribué pour chaque type
d’employé. Une mise à jour des différents types d’accès par types d’employés est en cours afin
de mieux moduler l’accès aux différentes fonctions du SGF.


5. Observations et recommandations 33
Recommandation
14. La mise à jour des différents types d’accès par types d’employés devrait être complétée afin
que l’accès à différentes fonctions du SGF soit limité aux employés autorisés.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

La direction terminera la mise à jour des différents types d’utilisateurs et des différents types
d’accès actuellement en cours. Cette revue permettra d’assurer que la séparation des tâches est
appropriée.

Date prévue: 31 décembre 2010

5.4 Exactitude des informations dans le système financier
L’équipe de vérification a évalué la pertinence des activités de surveillance sur le contrôle des
stocks afin d’assurer l’exactitude des informations financières et de gestion concernant les
fournitures électorales.

Notre analyse des procédés en place a révélé que les activités de surveillance en question ne sont
pas suffisamment documentées. De plus, certains problèmes ou risques constatés dans ce
domaine pourraient ne pas être communiqués et corrigés dans des délais raisonnables.
5.4.1 Suivi et contrôle des procédures par la direction
Afin d’assurer l’exactitude de l’information provenant d’un système financier, il importe non
seulement d’établir de bons contrôles, mais aussi de surveiller adéquatement ces contrôles.

L’équipe de vérification a observé que des procédures de surveillance et de suivi existent pour le
contrôle des stocks, mais ne font pas l’objet d’une documentation suffisante. Plusieurs
procédures ne sont pas documentées et ne peuvent être identifiées. Conséquemment, il est très
difficile pour la direction de déterminer si les procédures ou les politiques sont respectées. Il est
difficile aussi de bien cerner les rôles et les responsabilités de chacun des employés ainsi que de
la direction. Une bonne documentation du processus de surveillance faciliterait la tâche de
chacun, et les rôles et responsabilités de chacun seraient beaucoup plus clairs. Cela permettrait
d’assurer un suivi adéquat sur les divers contrôles en place.

Nos entrevues avec le personnel de la Direction des finances relié au contrôle des stocks nous ont
permis de constater que les directeurs effectuent certains suivis et contrôles pour certaines
procédures afin d’assurer l’exactitude de l’information financière produite par le système. Par
exemple, des rapprochements d’inventaire mensuels sont préparés. Ces rapprochements tiennent
compte des achats, des envois, des retours, des ajustements et des articles désuets. Il existe donc
un processus pour rapprocher le système FreeBalance et le SGF. Cependant, les problèmes
décelés dans les rapprochements ne font pas toujours l’objet d’un suivi rapide.

34 Vérification du cadre de contrôle des stocks

Les activités de surveillance des contrôles internes devraient être documentées. Les procédures
relatives à la surveillance des contrôles des stocks devraient également être documentées, en
précisant clairement les rôles et responsabilités de chacun.

Recommandation
15. Le processus relatif au rapprochement d’inventaire périodique devrait être documenté, et
tout problème détecté lors du rapprochement devrait faire l’objet d’un suivi en temps
opportun.

Réponse de la direction
Responsable : Directrice, Finances et passation de marchés

La direction est d’accord avec cette recommandation. Le processus de rapprochement périodique
sera documenté d’ici le 31 décembre 2010.
De plus, un suivi en temps opportun des problèmes relevés lors des rapprochements périodiques
a déjà été mis en place et une description de ce suivi sera intégrée dans la documentation ci-haut
mentionnée.

Date prévue : 31 décembre 2010

5.4.2 Identification et communication des risques et problèmes.
Pour assurer une surveillance active des contrôles, il importe d’avoir des procédés non seulement
pour valider le bon fonctionnement des contrôles, mais aussi pour traiter sans délai les problèmes
ou les occasions d’amélioration qui ont été identifiés.

Par ailleurs, pour assurer une gestion efficace des risques, la direction doit pouvoir détecter et
évaluer les risques importants pouvant influencer les objectifs de l’organisation. Les
informations relatives aux risques doivent circuler rapidement au sein de l’organisation pour que
les intervenants puissent prendre les mesures appropriées.

À l’heure actuelle, Élections Canada ne possède pas de programme formel de surveillance active
et de suivi pour le contrôle des stocks. Il n’existe pas non plus de documentation sur les façons
de procéder pour signaler un risque ou un problème touchant le système d’inventaire. Si les
risques et les problèmes ne sont pas communiqués aux personnes concernées dans un délai
raisonnable, la direction aura plus de difficulté à prendre les décisions appropriées.

Recommandation
16. Le programme de surveillance de l’information financière liée aux stocks de fournitures
électorales devrait être mis en place et communiquer en temps opportun les problèmes et
risques identifiés.


5. Observations et recommandations 35
Réponse de la direction
Responsable : Directrice, Finances et passation de marchés

La direction est d’accord avec cette recommandation. Un programme de surveillance active
couvrant l'information financière liée aux stocks de fournitures électorales sera établi et
documenté d’ici le 31 Mars 2011. Entre temps, des vérifications périodiques continueront d'être
effectuées.

Date prévue : 31 mars 2011

5.5 Justification des besoins en stocks
Pour assurer une bonne gestion des stocks, il est important d’avoir la bonne quantité de
fournitures électorales disponible au bon moment et au bon endroit. Élections Canada devrait
effectuer des analyses périodiques de ses besoins opérationnels pour s’assurer de maintenir des
stocks adéquats de fournitures électorales. En outre, il conviendrait d’envisager le recours à de
nouvelles options technologiques, comme par exemple les documents électroniques
téléchargeables.
5.5.1 Les options technologiques et les besoins opérationnels
Les changements technologiques ouvrent de nouvelles possibilités. Pour s’assurer que le système
actuel de gestion des stocks est le plus approprié pour Élections Canada, il serait important de
faire une revue périodique des options technologiques disponibles, en évaluant les diverses
options en termes de coûts-bénéfices.

Une revue du système de gestion des stocks a été entreprise, et la dernière ébauche de cette revue
est datée de juillet 2008. L’étude conclut que le SGF couvre le cycle complet d’achats, mais qu’il
lui manque certaines composantes clés associées à la gestion moderne des stocks. Il est peut-être
possible d’améliorer certaines composantes du système actuel, mais l’étude n’indique pas
lesquelles, ni les coûts-bénéfices des options de rechange proposées. Étant donné l’état constant
de préparation électorale, aucune action liée à ce projet n’était en cours au moment de notre
vérification.

Dans le contexte actuel de préparation électorale, Élections Canada n’a pas pu étudier et
implanter de nouvelles formes de livraison des fournitures électorales. Certaines options
technologiques ont été envisagées, mais il n’y avait, au moment de notre vérification, aucun plan
pour leur mise en œuvre. La direction a indiqué son intention d’aborder l’année prochaine la
question de la réduction des stocks avec l’utilisation de formulaires électroniques. L’objectif
serait que les directeurs du scrutin puissent accéder électroniquement à certains formulaires et les
imprimer à leurs bureaux. Cela permettrait de réduire les coûts d’entreposage et de livraison des
fournitures électorales, et de réduire le risque que des fournitures périmées restent entreposées.

Élections Canada pourrait tirer avantage de certaines nouvelles options technologiques liées à la
gestion de l’inventaire, qui pourraient augmenter l’efficience du processus et en réduire les coûts.
Il serait approprié pour la direction de faire un examen du système actuel de gestion de

36 Vérification du cadre de contrôle des stocks
l’inventaire et évaluer les coûts-bénéfices du système actuel et des autres options modernes
disponibles. De plus, l’utilisation de solutions technologiques modernes, comme les documents
électroniques, pourraient réduire les besoins en inventaire et également contribuer à réduire de
désuétudes des articles en stock.

Recommandation
17. La direction devrait analyser les différentes options technologiques disponibles pour la
gestion des stocks et la livraison des fournitures électorales. Cette analyse devrait évaluer
les coûts-bénéfices des différentes options et déterminer celles qu’Élections Canada
aurait intérêt à mettre en œuvre.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

Le plan opérationnel de la direction précise qu’un appel d’offre sera lancé au cours des prochains
mois afin de retenir les services d’une firme spécialisée en systèmes de gestion d’entrepôts
(Warehouse Management Systems) dans le but d’identifier différentes options technologiques
novatrices dans la gestion des stocks.

Date prévue : 31 Mars 2011

Une analyse plus approfondie des formulaires existants sera effectuée dans le but de les convertir
en format électronique et ainsi réduire la quantité de matériel qui serait expédié aux directeurs du
scrutin en préparation pour et durant la 42
ième
élection générale.

Date prévue : processus continue jusqu’au moment d’effectuer l’acquisition du matériel pour la
42
ième
élection générale.

5.5.2 Justification des besoins opérationnels en inventaire
Un bon système de gestion des stocks permet de générer des commandes et d’assurer les
approvisionnements d’une façon efficace et efficiente. Mais il est important de commander la
bonne quantité au bon moment pour chaque article en stock. Il faut aussi avoir des contrôles
permettant d’obtenir une justification appropriée des articles en stock. Ces contrôles peuvent être
informatisés ou manuels et doivent être documentés.

Les rapports disponibles dans le système d’inventaire sont souvent les outils utilisés afin de
justifier une demande d’achat ou une demande de stock. Un système doit être capable de générer
des rapports sur l’utilisation des articles, sur l’historique des opérations, sur les tendances, sur les
coûts, sur les besoins et sur les réapprovisionnements ainsi que divers rapports pouvant aider à
justifier les besoins d’achat et/ou de renflouement des stocks.

Nous avons constaté que certains procédés et contrôles assurent actuellement la justification ou
la nécessité du besoin de stock. Ainsi, le Système de gestion des fournitures est capable de

5. Observations et recommandations 37
fournir une multitude de rapports, par exemple sur les quantités en stock et sur les quantités
nécessaires par lot et par trousse d’assemblage. Ces rapports servent à déterminer les quantités
requises pour l’assemblage du matériel de la prochaine élection, de même que les quantités à
commander. Des contrôles manuels et des approbations par signature sont également utilisés afin
d’assurer la nécessité et l’autorisation des achats. Nous avons également repéré dans le système
plusieurs contrôles informatiques d’accès, de création de bons de commande et d’approbation
électronique par le directeur. Tous ces contrôles permettent de justifier les besoins de
l’inventaire.

Certaines lacunes ont aussi été relevées, touchant la documentation de la justification, les besoins
en stock, ainsi que l’information sur les retours et les ratios.

Documentation du processus d’achat
Au moment de la vérification, il n’existait pas de processus d’achat écrit et documenté.
Cependant, il existait une ébauche de document interne expliquant les étapes importantes du
processus d’achat, qui a été préparée avec l’aide de consultants externes. Ce document n’a jamais
été révisé et approuvé par la direction. Par ailleurs, il n’illustre pas la façon dont une demande de
fournitures ou d’inventaire est générée, et comment elle doit être justifiée.

Selon nos observations, le processus de génération de commande semble complexe, car plusieurs
rapports et calculs complexes sont utilisés afin de renflouer les stocks. Plusieurs étapes
manuelles et informatiques doivent être franchies avant d’en arriver à l’achat de fournitures
électorales ou autres. Plus les étapes sont nombreuses dans un processus, plus le risque d’erreur
est élevé. Le manque de directives et de documentation sur les façons de procéder augmente
aussi le risque d’erreurs, d’achats inutiles ou de pénuries de fournitures.

Une documentation expliquant clairement la façon de procéder ainsi que les rôles et
responsabilités des intervenants garantirait mieux une justification adéquate des besoins en
stocks de fournitures électorales.

Retours de fournitures électorales
L’utilisation de l’information sur les retours de fournitures électorales aiderait grandement les
gestionnaires à déterminer la bonne quantité de matériel à envoyer à chacun des directeurs du
scrutin. Selon nos observations, aucun ratio ni aucune information n’est disponible sur les retours
d’articles après un scrutin. Élections Canada est conscient que plusieurs articles sont retournés
par les directeurs du scrutin, mais ne dispose pas d’information en termes de quantités ou de
pourcentages sur les articles retournés.

Les retours de fournitures peuvent indiquer que les besoins de stocks ont été mal évalués au
départ. L’achat d’articles en trop grandes quantités peut entraîner des coûts d’entreposage
inutiles et même engendrer des coûts de désuétude.

L’information sur les retours de fournitures électorales serait d’une grande utilité dans le calcul
des quantités requises pour une élection générale. Ces données permettraient de confirmer si les
formules de calcul actuellement utilisées sont les bonnes ou si un ajustement est nécessaire.


38 Vérification du cadre de contrôle des stocks
Recommandation
18. Une analyse des retours après une élection devrait être effectuée afin de valider l’exactitude
des besoins identifiés en fournitures électorales.

Réponse de la direction
Responsable : Directeur, Préparation du personnel en région

Nous sommes d’accord avec cette recommandation.

Une analyse des données relativement au matériel retourné par les directeurs du scrutin suite à la
dernière élection générale et remis en inventaire est en cours. Nous planifions développer un
processus rigoureux d’analyse des retours du matériel électoral suite à la 41
ième
élection générale
dans le but d’identifier les articles pour lesquels les quantités expédiées étaient excessives.

Il sera important d’incorporer dans nos assemblages futurs une certaine gestion du risque en se
basant sur les résultats de cette analyse.

Date prévue : processus continue jusqu’au moment d’effectuer l’acquisition et l’assemblage du
matériel pour la 42
ième
élection générale.


5. Observations et recommandations 39
6. Conclusion
La présente vérification a été effectuée en réponse aux observations faites par le Bureau du
vérificateur général dans le cadre de la vérification des états financiers d’Élections Canada. Nous
tenons à remercier le personnel chargé de la gestion des stocks de fournitures électorales pour sa
collaboration, qui était essentielle à la préparation d’un rapport de vérification objectif et utile.

La mise en œuvre des recommandations dans ce rapport devrait permettre de faciliter le
processus de vérification des états financiers, en plus d’améliorer la gestion des stocks et de faire
en sorte que la direction reçoive une information financière et de gestion sur le stock de
fournitures électorales exacte permettant de mieux supporter la prise de décision.