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Introducción

Desde fines de los años setenta, algunos Contadores Públicos han venido realizando
trabajos de examen administrativo, cuyo propósito es promover la eficiencia de las
entidades. A este tipo de examen se le ha denominado, preponderantemente, Auditoria
Operacional.

Desde entonces se reconoció que este tipo de trabajo, dada su naturaleza que implica un
alto contenido de creatividad, está sujeto a una dinámica que implica que su
conceptualización y metodología fueren afinándose a base de aproximaciones sucesivas.

Los criterios aquí expuestos, pretenden eliminar las divergencias que sobre el tema han
existido, adoptando una posición práctica de identificación de conceptos y apartándose de
polémicas y académicas estériles.
























































Boletin No. 1
ESQUEMA BASICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Concepto.

Es el servicio que presta el contador publico cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la
intención de hacer las recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad.

Objetivo de la auditoria operacional

El objetivo se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las
entidades a que se aplique.

Niveles en que el contador publico puede participar en apoyo a las entidades:

La emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado.
Participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc. interviniendo en su
formación.
La implantación de los cambios e innovaciones.

La auditoria operacional persigue:

1. Detectar problemas y proporcional bases para solucionarlos.
2. Prever obstáculos a la eficiencia:

- Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al cumplimiento de
planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la
administración de las entidades, en la consecución de la optima productividad.

El auditor operacional al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza y evalúa los hechos, es
decir diagnostica obstáculos de la infraestructura administrativa que los restada y presenta
recomendaciones qué tiendan a eliminarlos.

Alcance

Señala aquellas actividades que delimitan la practica de la auditoria operacional que la identifican
claramente y que la equiparan o distinguen de otros trabajos. Siendo esto que la auditoria operacional
es el “Conjunto de actividades orientadas ala logro de un fin u objeto particular dentro de la entidad,
tales como vender, comprar, cobrar o producir.

Aplicación de la auditoria operacional

- Aportación de recomendaciones que resuelven un problema conocido.
- Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y
- Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las
entidades.
La auditoria operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; lo
recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que de sus mejores resultados.

La auditoria interna y la auditoria operacional

El auditor interno siempre deberá estar en aptitud de realizar evaluaciones del proceso generador de
información financiera, particularmente cuando en esta área se detecten fallas de consideración.

La auditoria externa y la auditoria operacional

El auditor externo debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno existente que le
sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él, así mismo le debe permitir
determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar los procedimientos de auditoria.

El resultado del trabajo de auditor independiente esta obligado a formular sugerencias constructivas
para mejorar los sistemas de examinados y en consecuencia aumentar la eficacia en las operaciones de
la entidad.

La consultaría administrativa y la auditoria operacional

La especialidad de los servicios tradicionales del contador publico ha sido el desarrollo de la Consultaría
Administrativa.

El diseño e implantación de sistemas y procedimientos, actividades propias del consultor, es trabajo
subsecuentes al diagnostico de problemas u obstáculos administrativos; sin embargo es frecuente que el
propio consultor diagnostique los problemas y posteriormente diseñe e implante las soluciones.

La consultaría operacional y otros trabajos profesionales

Las diferencias existentes con otras denominaciones con que se conoce la auditoria operacional son
exclusivamente de grado y de forma.

Boletin No. 2
METODOLIGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Introducción

Entendiéndose el objetivo de la auditoria operacional y poseyendo la capacidad profesional adecuada, lo
único necesario para ejercerla, Independientemente de cualquier posible metodología, es la actitud
mental de búsqueda constante de oportunidades para aumentar eficiencia en los controles
operacionales y en la realización misma de las operaciones.

No obstante, el poseer una metodología claramente definida que permita sistematizar todos y cada uno
de los pasos de la revisión, coadyuva a la formulación de conclusiones valederas en el menor tiempo
posible. El método por sí mismo no garantiza una eficiente auditoría operacional, pero apunta la
veracidad del diagnóstico. A la metodología general de la Auditoria Operacional se refiere este Boletín.

Propósito

El propósito de este Boletín es exponer conceptos generales sobre la actuación del auditor operacional,
su ámbito de trabajo la metodología que debe emplearse en el desarrollo de una auditoria operacional.
En otros boletines que traten de operaciones específicas (compras, ventas etc.), se discutirán
procedimientos de examen aplicables o casos concretos.

Con objeto de lograr este propósito, el Boletín se ha dividido en las siguientes secciones:

- Directrices de Actuación
- Operaciones
- Metodología
- Informe

En la primera de estos secciones se hace referencia a los aspectos de actuación profesional que debe
tomar en cuenta el contador público, al llevar a cabo una Auditoria Operacional. En la segunda se define
y se comenta el concepto de operación y se dan ejemplos de las mismas. En la tercera se exponen
herramientas de trabajo con que se cuenta para el desarrollo del examen, y en la última se indica cómo
debe informarse de los resultados obtenidos en la auditoría.

Directrices de actuación

La auditoría operacional no es privativa del contador público, ni tiene que ser desarrollada por un
profesional independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es válido. Esto
evitará influencias o presiones por parte de las personas a quien se va a informar o de las personas que
tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. En este sentido la tradicional independencia del
contador público, como auditor o consultor externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente.

El contador público, antes de aceptar su designación como auditor operacional, debe precisar si tiene los
conocimientos y la experiencia que requiere el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la
auditoría operacional, el contador, en ocasiones, trabaja en coordinación con especialistas de otras
disciplinas; en estos casos, podrá tomar como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la
responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisaría. Además, deberá indicar
claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales.

Por todo lo anterior, debe insistirse en la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia
adecuadas por parte del contador público a fin de que esté en posibilidades de llevar a cabo auditorías
operacionales.

Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega parte de su ejecución a
colaboradores, el contador público tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y
debe ejercitar una adecuada supervisión de sus labores.

Por último, es necesario indicar que el contador público deberá obtener evidencia suficiente que
respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar
debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor operacional.

Operaciones

En auditoría operacional se define a una operación como al conjunto de actividades orientadas al logro
de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir. etc.

En el enfoque de trabajo de la auditoría operacional, las operaciones que realiza una empresa deben
considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayoría de los casos la ejecución de
una operación en particular esté asignada a varios departamentos. oficinas, secciones o dependencias.

Así, la operación de ventas, por ejemplo, será estudiada en todas sus etapas, ya sea que se desarrollen
en el propio departamento o área de ventas, o en otros departamentos, como pueden ser contabilidad,
crédito y cobranzas, producción. embarques, etc.

Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y no del personal que
las realiza, la investigación deberá determinar si el personal encargado de la operación tiene capacidad
para ejecutarla.

Para contar con un marco de referencia más específico de la aplicación de la auditoría operacional, se
utilizarán las operaciones de una empresa de carácter industrial y sus suboperaciones más
sobresalientes como guía para emitir Boletines específicos.

Boletin No. 3
AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS

Concepto:

La operación de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los
recursos necesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos. La ación de
compras comprende, entre otras, las siguientes actividades:

1. Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de
su producción, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
3. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compras de los diversos artículos, que
de manera repetitiva, se requieren en la empresa.
4. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir, los artículos y servicios que las diversas
arreas de la empresa requieran.
5. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de cada articulo
requerido.
6. Vigilar que los pedidos de artículos indicados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades,
especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.

Objetivo:

Es examinar las actividades que la integran, con el propósito de mejorar los controles operativos
componentes y la propia eficiencia en desarrollo de dichas actividades.

Metodología:

En este boletín se dan algunas orientaciones concretas para llevar acabo la auditoria operacional de
compras.

1. familiarización

a) El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operación de compras, llevando a cabo un estudio
general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de la operación de compras en el flujo de las
operaciones.
b) Estudiar los expedientes de auditorias e informes y cartas de recomendación o sugerencias cuando
esto sea aplicable.

2. visita a las instalaciones

Inspeccionar las instalaciones de compras, e incluyendo todas las áreas de recepción, almacenaje, etc.

3. Análisis financiero y de información operativa

a) analizar la información existente relativo a compras, tanto de carácter interno como externo.
b) Estudiar cifras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores.
c) Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas
similares.

4. Entrevistas

Elaborar cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer como se realiza las operaciones de
compras, para entrevistar a los responsables de la ejecución de las compras y verificar la aplicación de
las políticas en esa área.

5. Examen de la documentación

a) Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones,
análisis de precios, condiciones de compra, estadísticas, análisis de casos significativos, etc.
b) Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y en
las entrevistas.
c) Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operación, lo cual facilita la localización
de aspectos susceptibles a mejorarse. Por ultimo se podrá analizar la mejor conveniencia en cuanto a
lugares de entrega, ya sean estos almacenes centrales o unidades de consumo. Si los términos de
entrega son en el local del proveedor por que los fletes sean mejor negociados por la empresa o si
resulta mas recomendable contratar entregas que incluyan fletes pagados.
d) Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artículos, materiales y en los métodos de compra,
por ejemplo, compras de volumen, determinación del lote económico de compras, alternativas de
compras o fabricar, etc.

Resumen y discusión previa de los problemas detectados

a) Estudiar la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la
eficiencia en la operación de compras.
b) Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar de
alguna omisión en el trabajo desarrollado.
c) Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que
progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su
participación y afinar la interpretación del auditor.

6. Elaboración del informe

A continuación se insertar algunos aspectos concretos sobre los que puede informarse en una auditoria
operacional de compras:

- Inexistencia de políticas u objetivos para la operación o falta de vigilancia sobre las mismas.
- Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operación de compras.
- Falta de coordinación con departamentos directamente relacionados con la operación de compras.
- Fallas en la organización del personal que atiende a las compras.

Boletin No. 4
AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS

Propósitos del presente boletín son:

1. Establecer el concepto básico y el alcance que se le dará para los efectos particulares.
2. Definir de manera general el objetivo de la empresa y su enfoque particular a incrementar su
eficiencia.
3. Señalar la metodología que va utilizarse para la auditoría de ventas
4. Orientar acerca de algunos instrumentos, técnicas y procedimientos de que puede disponer el auditor
para llevar acabo una auditoría, estos elementos le servirán para enfocar su trabajo y promover la
eficiencia en la operación.
5. Orientar respecto a manera en que se puede tomarse de los resultados obtenidas en la auditoría
operacional de ventas.

Concepto y alcance de la operación de ventas

La operación de ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las
necesidades y deseos de los clientes.

Metodología

En el boletín No. 2 esta comisión establece la metodología general para la auditoría operacional, la cual
es aplicable a la auditoría de ventas, los procedimientos deben determinarse fundamentalmente por los
objetivos y las circunstancias particulares de la empresa y por el criterio del auditor.

Los aspectos particulares de la metodología se comentan a continuación.

1. Familiarización.

a) En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de aspectos que se pretendan estudiar,
la falta de adecuación de los objetivos específicos de ventas con los generales de la empresa.

b) La familiarización puede llevarse acabo investigando, entre otros, las características y estratificación
de los siguientes aspectos.

- Los productos que vende la empresa; los mercados que surte, sus competidores; la porción del
mercado que absorve; sus canales de distribución; el número de clientes que maneja
- Las características de los productos; artículos de primera necesidad o de lujo; de demanda permanente
o de “moda”, etc.
- La política para la determinación de precios, al recibir una solicitud de cotización. En su caso obtener
lista autorizada de precios vigentes.
- La política de crédito que se tenga establecida
- La política de publicidad establecida
- Los clientes importantes que se tengan y en su caso, el grado de dependencia de la empresa de alguno
o algunos de ellos.
- Estudio de los expedientes, de auditoría, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando
esto sea aplicable.

Visitas a las instalaciones

Inspección de las instalaciones del departamento de ventas y su nexos con los departamentos de (
compras, producción, publicidad, facturación, almacenaje, embarques, crédito y cobranzas )

2. Investigación y análisis financiero y de información operativa.

- Análisis de la información tanto interna como externa. Comparación de las ventas con las efectuadas
con años anteriores, apreciando su tendencia y aplicación de razones financieras.

6. Resumen y discusión previa de los problemas detectados.

Discusión de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que
progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia.

Boletin No. 5
AUDITORIA OPERACIONAL DE COBRANZAS

La información del siguiente boletín contiene los lineamientos básicos que deben de tomarse en cuenta
para llevar a cabo la auditoría operacional de las cobranzas en las empresas industriales y comerciales y
con la revisión misma de la operación, independientemente de las personas involucradas. El auditor
debe tener presente la necesidad de contar en lo individual con conocimiento y experiencia
especializada para efectuar y supervisar la auditoría que ha de examinar. Los propósitos que se
establecen en el rubro de las cobranzas, al establecer el concepto básico de la operación de cobranzas y
el alcance establecido, el definir los objetivos de la auditoría operacional, se incluyen algunos aspectos
que deben tomarse en cuenta para lograr la eficiencia de las operaciones. La metodología que debe
considerarse aplicable, es aquella que indica los instrumentos y técnicas de que dispone el auditor para
la ejecución de su trabajo.

Dentro de las operaciones de cobranza, se incluyen la coordinación con los objetivos, políticas y
actividades de la operación de otorgar créditos, y para establecer el marco de referencia que delimita la
operación de cobranzas, se establece la fijación de objetivos y políticas, considerando los objetivos
generales de la empresa. Estos pueden estar relacionados con niveles de las cuentas por cobrar, costo
de la ejecución de la operación e identificación de las cuentas incobrables, los descuentos de pronto
pago, aceptación de documentos, intereses en mora, cheques post-fechados, y de la intervención en el
establecimiento de metas a corto y largo plazo para el establecimiento de las metas, para evaluar las
actividades realizadas.

Dentro del proceso de auditoría, deben planearse las actividades y los recursos que deben asignarse
para alcanzar las metas, y proponer y asignar los recursos humanos y materiales que integran la
operación y manejarlos en formar eficiente. La definición de los procedimientos de cobro, control de
cobradores y otros que requieren la operación, efectuar cambios que actualicen y mejoren la
documentación, el trámite del cobro de la documentación de acuerdo al procedimiento establecido para
su pago y aceptación, llevar a cabo la prosecución de la cobranza, utilizando los medios que se
consideren convenientes, tomando en cuenta las condiciones particulares de cada cliente, hacer el
registro de los resultados de la acción de cobro en forma coordinada por caja, control de
correspondencia y contabilidad del mismo.

La auditoría operacional en el área de cobranzas, establece el control y registro de las modificaciones en
los adeudos de los clientes, los que se derivan de intereses en mora, obtener información de las cuentas
por cobrar, las ventas realizadas a los clientes, estableciendo zonas geográficas y experiencias de
créditos, y ejercer un control más estricto sobre los clientes de importancia.

La información oportuna sobre la cobranza realizada, debe obtener los datos necesarios para el cálculo
de descuentos por pronto pago, incentivos a cobradores, información sobre las cuentas de lenta
recuperación y cobro dudoso, se debe proponer y obtener seguros sobre créditos, participar en la
selección y adiestramiento del personal del encargado de cobranzas, la auditoría operacional de
cobranzas tiene como objetivo principal promover la eficiencia de las actividades que integran las
operaciones de cobranzas. Para las operaciones eficientes del área, puede ser examinada considerando,
las políticas de cobranza y de la repercusión en otras políticas de la empresa, el mantenimiento de la
buena voluntad de los clientes, procurando que el período de cobro sea el mínimo, estableciendo el
mismo criterio para las cuentas incobrables, que la cobranza se realice al menor costo posible, y que
exista una adecuada coordinación de las operaciones afines.

Dentro de la metodología se establece la diligencia profesional, y la familiarizarse de manera general con
la empresa, se debe conocer la estructura de organización del departamento de cobranzas, y la
ubicación de la organización de las áreas de crédito, embarques y caja, poniendo en énfasis las
relaciones con ventas y contabilidad, procurando el conocimiento de las políticas y sistemas de las áreas
específicas. Parte vital, en este sentido se establece la inspección de las instalaciones del departamento
de créditos, facturación, embarques y del departamento de caja.

Los procesos establecidos dentro de la auditoría, establece la elaboración de guías de entrevista y
cuestionarios que permitan conocer como se realizan las operaciones de cobranza, dichas entrevistas
deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operación para conocer las actividades que realizan,
tomando énfasis al personal de ventas y de contabilidad, sobre los controles de las cuentas de clientes y
sus respectivas conciliaciones, deberá analizarse entre otros los formatos, archivos y registros, notas de
cargo, de crédito, facturas y documentos, el conocimiento del archivo, los antecedentes de los clientes,
el control de clientes, y la elaboración de informes, que relacionan los saldos de los clientes, la
antigüedad, los informes de cobranzas, consumos de los clientes y estadísticas que muestren su
tendencia.

El auditor deberá informarse sobre la elaboración de los diagramas de flujo, para el análisis del
procedimiento y de la identificación precisa de los problemas, para el cual es conveniente la elaboración
de un diagrama general de la operación y diagrama de las actividades, como el control de la
documentación de cobro y crédito, informes de cobranzas, etc. En lo que se refiere a preparación de
estudios específicos y verificaciones adicionales, se mencionan el análisis de presupuestos de cobranzas,
y análisis históricos de las mismas, estudio de las mismas, selección de los clientes más importantes de
cada estrato para comparar sus costumbres de pago con las plazas de crédito concedidas, estudio
específico de cuentas por cobrar de lenta recuperación y del sistema de incentivos establecidos, costo
de la cobranza, análisis del tratamiento fiscal de las cuentas incobrables, considerando el estudio del
afianzamiento del personal de cobranzas y análisis de algunos datos estadísticos.

Dentro de la elaboración del informe, se establece en destacar el proceso y la necesidad de comprobar
continuamente la información obtenida y cuantificar cuanto sea posible los problemas o soluciones que
serán incluidas en el informe. Los elementos básicos que debe contener el informe de la auditoría
operacional de cobranzas, se establecen los objetivos y políticas o medios de control para su
observancia o no hacer sugerencia sobre los establecidos, modificaciones a la estructura de organización
de departamentos involucrados en la operación, el establecimiento de presupuestos, sugerencias a los
métodos de control, sugerencias para mejorar la motivación del personal, observaciones para reducir los
riesgos de la operación de las cobranzas, énfasis en el carácter fiscal, vigilancia de los plazos de
prescripción de las cuentas incobrables, comentarios sobre estudios a efectuar que aceleren la
recuperación de la cartera, para mejorar la situación de la empresa.

Boletin No. 6
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

Este boletín contiene los pasos que deben de utilizarse para llevar acabo una auditoria operacional de
recursos humanos.

Los recursos humanos están integrados cualitativamente por el conjunto de los individuos que ocupan
las diferentes niveles de su estructura organizativa y cualitativamente, por el conjunto de sus
conocimientos, habilidades, salud física y mental, su ideología y sus motivaciones. El inventario de
recursos humanos con que cuenta una empresa garantiza o pone en peligro su futuro desarrollo.

La importancia de la administración de los recursos humanos como una de las actividades
administrativas básicas esta señalada por las necesidades de contar con el numero de personas
adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa.

Este boletín contiene los siguientes propósitos:

- Concepto y alcance de la administración de recursos humanos.
- Objetivo de la auditoria operacional de la administración de recursos humanos.
- Metodología aplicable a esta revisión.

➢ Concepto y alcance de la administración

Es el conjunto de actividades encaminada a planear y reclutar el personal necesario a la empresa ,
establecer las bases de remuneración mas adecuadas, manejar con efectividad las relaciones entre
empresa y empleados y de estos entre si, enfrenar y desarrollar al personal y cuidar que este cuente con
los servicios requeridos para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfacción de
sus necesidades como individuos.

Actividades que abarca:

a) Actividades, contratación y despido de personal que incluye las operaciones de reclutamiento,
selección y preparación inicial de nuevos empleados, promociones y despido.
b) Administración de sueldos y salarios.
c) Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de comunicaciones entre el
personal y de este con la alta dirección de la empresa.
d) Organización, capacitación, y desarrollo, que implica coordinar con la alta gerencia .

Boletin No. 7
AUDITORIA OPERACIONAL DE CENTROS DE PROCESO ELECTRONICO DE DATOS

El avance de la tecnología y el consecuente con abatimiento de los costos de los equipos de proceso
electrónico de datos (PED), ha originado que cada vez sea mayor el número de empresas que utilizan
estos equipos como una herramienta para El proceso de información.

Concepto y alcance de las actividades desarrolladas en los Centros de PED

Un Centro de PED es la unidad organizacional dentro de una empresa de donde:

- Se realizan actividades de proceso de datos, mediante la utilización de uno o más computadores y
otros equipos auxiliares relacionados, para producir información para la toma de decisiones y ejercer
control de las operaciones de una empresa, y

- Se desarrollan los sistemas o la parte de los sistemas en que se desea utilizar El equipo de PED como
una herramienta de proceso.

Boletin No. 8
AUDITORIA OPERACIONAL DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

Este boletín se refiere a los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la
auditoría operacional de otorgamiento de crédito en las empresas industriales y comerciales.

Existe una estrecha relación la operación de otorgamiento de crédito con la de cobranzas, por lo que se
sugiere que en lo posible se realicen ambas auditorías en forma simultánea, con la finalidad de obtener
resultados más completos e integrales.

➢ Propósitos del boletín

1. Establecer el concepto básico de la operación de otorgamiento de crédito y el alcance.

2. Definir el objetivo de la auditoría operacional de otorgamiento de crédito.

3. Señalar la metodología que se considera aplicable e indicar algunos de los instrumentos y técnicas de
que dispone el auditor para la ejecución del trabajo.

4. Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar los resultados de la
auditoría.

➢ Concepto y alcance de la operación otorgamiento del crédito

La operación de otorgamiento de crédito es el conjunto de actividades que realiza una empresa para
otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que proporciona a sus clientes, sujeto a ciertas
condiciones y características que regulan su recuperación.

➢ Metodología

Cuando se realiza la auditoria operacional de otorgamiento de crédito como para la de cualquier otra
operación, la metodología, los instrumentos y técnicas de que dispone el auditor son similares.


Boletin No. 9
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

➢ Concepto

Es el conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar las existencias
para producción y/o venta en la cantidad, calidad, y oportunidad necesarias, a costos óptimos.

Con el objeto de establecer el marco de referencia de la Administración de inventarios, a continuación
se mencionan las actividades básicas que la integran:

a) Incluir los objetivos, estructura operacional, políticas y procedimientos de la administración de
inventarios, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.

b) Definir las actividades y funciones que integran la operación y asignar los recursos materiales y
humanos necesarios

c) Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, técnicos y humanos que la integran.

d) Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales, en base a los programas de
producción y/o ventas.

e) Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia de materiales en la calidad,
cantidad y oportunidad necesarias.

f) Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para salvaguardia, custodia, distribución y
movimientos de materiales.

g) Diseñar la documentación para controlar los movimientos de existencias y definir el flujo de los
mismos.

h) Implantar sistemas de costos y métodos de valuación para el registro contable de inventarios.

i) Definir la forma, oportunidad, grado de detalle y frecuencia de los informes necesarias que permitan
mantener la comunicación en los diferentes niveles de la organización.

j) Implantar procedimientos presupuestados para comparar sistemáticamente con los resultados reales
y detectar oportunamente las desviaciones.

k) Implantar sistemas de información que permitan conocer los costos de ordenar reponer y mantener
los inventarios.

l) Establecer medidas de control para identificar oportunamente inventarios de lento movimiento y
obsoletos.

m) Coordinar actividades con áreas relacionadas compras, productos, ventas, control de calidad y
finanzas, para vigilar e incrementar la productividad.

➢ Objetivo

Es examinar las actividades que la integran, con el, propósito de identificar problemas , deficiencias y
oportunidades de mejorar los controles, operaciones existentes, a fin de incrementar su eficiencia
operacional.

➢ Metodología

Es similar a la de revisión operacional de cualquier otra operación, sin embargo en este aparto incluimos
algunos aspectos particulares aplicables.


Boletin No. 10
CONCEPTOS Y ALCANCE DE LOS SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS DE INFORMACIÓN

Por sistema administrativo de información se entiende el conjunto de procedimientos que se utilizan
para registrar, clasificar y resumir los datos generados en las operaciones de las empresas o entidades,
con el fin de obtener información sobre el resultado de la ejecución de estas operaciones.

La calidad de los sistemas administrativos de información radica en:

- Exactitud durante el proceso y en la obtención de información sobre las diferentes operaciones
- Oportunidad con que se logra el proceso de los datos
- Enfoque de la información, atendiendo las necesidades del usuario final
- Confiabilidad en los diferentes reportes que se obtienen de los sistemas administrativos de
información.

Existen los siguientes tipos de sistemas administrativos dependiendo del enfoque final de la información
que generan:

a) Sistemas de proceso de transacciones, cuyas características radican en procesar operaciones en
volumen y que de los archivos del sistema, desde los manuales hasta los computarizados, es posible
obtener información con un alto grado de detalle, así como información resumida. Como ejemplo de
sistemas de proceso de transacciones sobre las cuentas por cobrar, control sobre las cuentas por pagar,
control de las existencias y valuación de inventarios, etc.

b) Sistemas de información para la gerencia y sistemas de respaldo en las decisiones. Estos sistemas
están encaminados a proporcionar información dirigida a los más altos niveles de la organización.
Consisten en concentrar, comparar y analizar datos obtenidos de los sistemas de proceso de
transacciones, con objeto de apoyar el proceso de toma de decisiones de los administradores y
ejecutivos. Estos temas tienen como características principales el estar orientados a proporcionar
información sobre la problemática de la alta dirección y complementarse con el uso de modelos de
simulación o de técnicas avanzadas para accesar los datos en detalle e incrementar la calidad y
velocidad de las funciones de consulta.

En términos generales se puede afirmar que la diferencia entre los dos tipos de sistemas indicados,
consiste en que el primero se orienta al proceso de una transacción específica, la cual es validada y
almacenada para posteriormente emitir información para los niveles operativos de la empresa; el
segundo sistema está orientado a los principales directivos y puede adaptarse al estilo del proceso de
toma de decisiones importantes. Además, los sistemas de proceso de transacciones se enfocan
exclusivamente al proceso de la operación sin considerar las otras áreas de la empresa o entidad, en
cambio, los sistemas de información gerencial o de respaldo en la toma de decisiones, integran los datos
de varios sistemas en las funciones de la empresa como un todo.

Objetivos de la auditoría operacional de los sistemas administrativos de información

Los objetivos de la auditoría operacional de los sistemas administrativos de información son los
siguientes:

a) Evaluar el contenido y la presentación de los informes que se distribuyen a los diferentes usuarios en
todos los niveles de la organización.

b) Proponer planes de acción específicos para mejorar la calidad de la información que se obtiene a
todos los niveles de la organización.
c) Recomendar la obtención de reportes adicionales para cubrir las carencias de información importante
para la administración de la entidad económica, así como el medio más apropiado para lograrlo.

d) Estudiar la relación costo-beneficio que representa para la empresa el proceso de los datos y la
obtención de reportes, con el fin de proponer medidas tendientes a lograr que esta relación sea
favorable y que el costo se mantenga en niveles aceptables.

➢ Metodología

La auditoría operacional de los sistemas administrativos de información se lleva a cabo de conformidad
con la metodología establecida en forma genérica en el boletín No. 2 de esta comisión, no obstante, en
este apartado se comentan los aspectos particulares aplicables al examen de los sistemas
administrativos de información.

La metodología general para llevar a cabo una auditoría operacional, debe considerar que los
procedimientos se determinan fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias particulares de
la empresa o entidad y por el criterio de la persona encargada de realizar la auditoría, asimismo, cuando
se revisan sistemas administrativos de información, el trabajo puede incluir todos los informes que
sirven a todos los departamentos, oficinas, secciones o dependencias de la empresa que intervienen en
la operación cotidiana, o bien, determinar un alcance reducido para el trabajo si las circunstancias así
ameritan, en cuyo caso éste será el universo para la realización de la auditoría.


CONCLUSIONES

Boletín No. 1

La auditoria operacional esta enfocada al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo
particular dentro de la entidad, tales como vender comprar, cobrar o producir.

Es de beneficio y desarrollo empresarial encaminado a aportar recomendaciones que resuelvan un
problema conocido.

La auditoria operacional es la solución y formulación de sugerencias constructivas para mejorar los
sistemas examinados y en consecuencia aumentar la eficiencia en la operación de la entidad

Boletín No. 2

El objetivo de la auditoria operacional, independientemente de cualquier posible metodología, es la
actitud mental de búsqueda constante de oportunidades para aumentar eficiencia en los controles
operacionales y en la realización misma de las operaciones. No obstante, el poseer una metodología
claramente definida que permita sistematizar todos y cada uno de los pasos de la revisión, coadyuva a la
formulación de conclusiones valederas en el menor tiempo posible. El método por sí mismo no garantiza
una eficiente auditoría operacional, pero apunta la veracidad del diagnóstico. A la metodología general
de la Auditoria Operacional se refiere este Boletín.

Boletín No. 3

Siendo las compras una operación de primordial importancia dentro de las empresas, se hace necesario
conocer los aspectos básicos de la auditoria operacional de este departamento, es por ello que en este
trabajo resumimos el boletín # 3, el cual nos presentó el concepto y metodología sugeridas por el
Instituto Mexicano de Contadores Públicos para llevar a cabo una Auditoria operacional de Compras.

Boletín No. 4

Toda empresa obtiene sus ingresos a través de las ventas de sus productos, por lo tanto, todo
empresario necesita que este departamento trabaje u opere correctamente para que los objetivos de
dicha área sean alcanzadas. De allí la importancia que tiene esta guía ya que en ella se encuentran los
procedimientos así también, las técnicas que el auditor interno puede hacer uso para evaluar el
departamento de ventas para conocer si su funcionamiento es óptimo o si hay algún tipo de hallazgo.

Boletín No. 5

Debe verificarse el cumplimiento de los procesos de las cobranzas dentro de una auditoría operacional
para el eficaz uso de los recursos y la optimización de los resultados.

Boletín No. 6

Este boletín contiene los pasos Básicos para poder realizar una auditoria en el departamento de
Recursos Humanos, por lo cual se hace necesario el cumplimiento y observancia de los diferentes
procedimientos y técnicas a utilizar en el transcurso de dicha auditoría administrativa.

Boletín No. 7

Las empresas que cuentan con una eficiencia operativa en la organización de las actividades en los
centros de PED presentan mejores resultados y mucho mayor ventaja ante las empresas que no poseen
esa eficiencia.

Boletín No. 8

Este boletín se refiere a los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la
auditoría operacional de otorgamiento de crédito en las empresas industriales y comerciales. Porque
contiene instrumentos y técnicas de que dispone el auditor para la ejecución del trabajo operacional.

Boletín No. 9

La auditoría operacional de inventarios es un examen de todas las actividades y procedimientos que se
llevan a cabo en la Administración de inventarios, con el propósito de identificar problemas, deficiencias
y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes con el fin de incrementar su
eficiencia operativa.

Boletín No. 10

Como sabemos, la información que maneja la empresa, no importa de que área, es de suma importancia
ya que a través de ella se tomarán las decisiones futuras para la operaciones de la empresa, por lo tanto
el auditor interno debe de estar tranquilo ya que en este boletín encontrará todos los procedimientos
mínimos para poder evaluar esta áreas y así garantizarle al gerente información oportuna y relevante.

RECOMENDACIONES

Boletín No. 1

Usar los procedimientos mas adecuados al tipo de empresa que se audite en base al presente boletín
para lograr la objetividad de los procesos seleccionados por el auditor y así logran conjuntamente la
eficiencia en procedimientos.

Boletín No. 2

Para aumentar la eficiencia operacional de la empresa se recomienda la implementación de los pasos
contenidos en este boletín siendo el primero, Directrices de Actuación en donde se hace referencia de
los aspectos de actuación profesional que debe tomar en cuenta el contador publico, al llevar acabo una
Auditoria Operacional. En el segundo se exponen las herramientas de trabajo con que se cuentan para el
desarrollo del examen, y en por ultimo se indica como debe informarse de los resultados obtenidos en la
Auditoria.

Boletín No. 3

Consideramos muy necesario que los estudiantes de auditoría tengan por lo menos un breve
conocimiento de la metodología empleada al practicar una auditoría operacional en el departamento de
compras; derivado que este es de suma importancia para la empresa que se audite, por la razón de que
dicho departamento es el encargado de abastecernos de los recursos necesarios para cumplir el objetivo
de cualquier empresa.

Boletín No. 4

Uno de los departamentos más importantes en cualquier empresa es el de ventas, ya que en este es en
donde cualquier empresario obtendrá sus ingresos nuevamente con un margen de utilidad considerado.
Por lo tanto, es recomendable que se ponga mucho énfasis en el buen funcionamiento de los
procedimientos de dicho departamento así como la evaluación del auditor a ésta área lográndolo a
través del conocimiento de la técnicas y procedimientos que son mencionados en este boletín.

Boletín No. 5

Debe hacerse aplicaciones pertinentes, a la empresa de manera constante, para mejorar los
procedimientos de las cobranzas, para obtener los resultados deseados.

Boletín No. 6

Usar los procedimientos mas adecuados al tipo de empresa que se audite en base al presente boletín
para lograr la objetividad de los procesos seleccionados por el auditor y así logran conjuntamente la
eficiencia en procedimientos.

Boletín No. 7

Si ya existen objetivos definidos en los centros de PED deben enmarcarse todos los esfuerzos en la
consecución de los mismos y procurar evitar hacer un trabajo innecesario, para esto la auditoria
Operacional ayudará a descubrir cualquier obstáculo que impida un pleno desarrollo de las actividades.

Boletín No. 8

Por la importancia que tiene la auditoría operacional en todas las entidades es necesario tomar en
consideración los lineamientos de este boletín, para poder facilitar el trabajo del auditor interno y
recabar una mejor información confiable y segura.

También es recomendado que cuando se haga una auditoría operacional de otorgamiento de crédito se
realice una auditoria simultáneamente de cobranza, con la finalidad de obtener resultados más
completos e integrales.

Boletín No. 9

Es recomendable que nosotros como estudiantes de Auditoría analicemos el boletín No. 9 de la
Administración de Inventarios, con el propósito de conocer las actividades, procedimientos y sistemas
para el examen de la administración de inventarios y poder así incrementar la eficiencia operativa.

Boletín No. 10

Es recomendable que el auditor así como el empresario, gerente, accionista, etc. Posea un buen
conocimiento de este boletín ya que en este se plantean los lineamientos para la obtención de
información precisa y oportuna, importante para la toma de decisiones.