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Primeros pasos con Excel

PRIMEROS PASOS CON EXCEL 2010

Introducción
Excel es el gestor de hojas de cálculo de la familia Office 2010. Su propósito es utilizar los
números para hacer cálculos rápidamente mediante el uso de operaciones aritméticas
sencillas o fórmulas matemáticas complejas.

Crear un libro de Excel
Al iniciar Excel, el programa abre un libro en blanco con el nombre genérico de “Libro 1”. Así te
permite introducir información en la hoja de cálculo directamente o decidir crear un nuevo
archivo con la ayuda de una plantilla.
Una plantilla es un libro con un formato previo que alguien ha diseñado para un propósito
específico, como Agendas, Calendarios, Facturas, Informes…
En Excel contamos con distintas plantillas a las que puedes acceder siguiendo alguno de estos
métodos:
Libro en blanco: haz doble clic sobre el icono del libro en blanco.
Plantillas recientes: haz doble clic en el nombre de plantilla que aparece en el cuadro de
dialogo.
Mis plantillas: desde aquí puedes utilizar una plantilla que hayas creado anteriormente o
descargado de Microsoft.
Nuevo a partir de existente: siempre se puede usar otro libro como punto de partida. Haz
doble clic en “Nuevo a partir de existente” y en el cuadro de diálogo selecciona el libro que
deseas usar como modelo y haz clic en el botón “Abrir”.
Plantillas de Office.com: desde aquí puedes abrir cualquier plantilla que aparece en el panel o
buscar una plantilla on-line. Escribe un término de búsqueda en el cuadro de búsqueda de
Microsoft y haz clic en “Iniciar búsqueda”. Cuando encuentres la que quieres usar haz doble
clic en ella para iniciar la descarga.




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Conociendo Excel
Los botones de le ficha de inicio son muy similares a los de Word y nos permitirán, entre otras
funcionalidades, utilizar el portapapeles, efectuar cambios en el texto, añadir o quitar celdas,
etc. Todos los comandos de Excel que tienen que ver con el formato de texto y los números
son similares a los de Word.
Un archivo de Excel es un libro y cada libro consta de una o más hojas de cálculo. Una hoja de
cálculo es una tabla donde se introducen los datos y las etiquetas para identificarlos o
describirlos. Funciona como un extracto y está distribuida por columnas (A, B, C, etc.) y filas (1,
2, 3, etc.). Los rectángulos que se cruzan en las columnas y las filas son celdas y cada celda
puede contener un elemento constituido con datos, una fórmula para el cálculo o puede
dejarse en blanco.
De forma predeterminada cuando creamos un libro nuevo Excel añade varias pestañas que
aparecen enumeradas como Hoja 1, Hoja 2, y Hoja 3.
Cada celda tiene un nombre diferente y se nombran por su letra y su número, es decir, por la
columna y la fila.
El programa hace los cálculos por nosotros evitándonos tener que introducir cada uno de los
datos necesarios y recalculando automáticamente cada vez que se introducen cambios.
Después de introducir los datos, escribir las etiquetas y las fórmulas, se le puede dar un
formato atractivo a la hoja de cálculo para presentarla con un aspecto profesional. También
podemos generar gráficos:
1. Hacemos clic con el ratón en la pestaña “Insertar hoja de cálculo” (Mayúscula+ F11).
Excel creará una nueva hoja de cálculo denominada “Hoja 1”.
2. Elegimos la ficha “insertar” y pulsamos sobre el botón de comando “Circular” del
grupo “Gráficos”.
Aparece el desplegable de gráficos, seleccionamos el que queramos utilizar haciendo clic en él.
En este momento Excel crea un espacio que se denomina “Área de gráfico” y en la cinta de
opciones aparecen las tareas para diseñar que se denominan “Herramientas de gráfico”
estando seleccionada la pestaña de diseño.
Filas, columnas y direcciones de celdas
Cada celda tiene una dirección única, cuyo nombre proviene de la letra dela columna y del
número de la fila. Así, la primera celda constituida con la primera columna y la primera fila es
A1, la segunda celda constituida con la segunda columna de la primera fila es la B1, y así
sucesivamente.
Es necesario introducir la dirección de las celdas para indicar a Excel lo que debe calcular. Si
hacemos clic en la celda y miramos en la barra de fórmula, veremos lo que hay introducido en
ella. Al lado izquierdo dela barra de fórmula se muestra la dirección de la celda activa en el
“cuadro de nombres”.
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Introducción de datos en una hoja de cálculo
Lo que se puede escribir en una celda de hoja de cálculo se engloba en una de las siguientes
cuatro categorías:
 Texto.
 Valor (numérico, fecha o hora).
 Valor lógico (Verdadero o falso).
 Formula que devuelve un valor numérico, lógico o de texto.

Independientemente del tipo de datos que se está introduciendo, los pasos básicos son los
mismos:
1. Haz un clic en la celda donde deseas insertar los datos. Tal como se muestra en la
imagen, aparecerá un cuadrado alrededor de la celda para indicarnos que es la celda
activa y que justamente coincide con el lugar dónde hicimos clic.
2. Escribe los datos en la celda, también puedes escribir en la barra de fórmulas.
3. Para validar los datos basta con pulsar la tecla” Intro” del teclado.
Si cambias de opinión respecto a la entrada de datos, haz clic en el símbolo “Cancelar” o pulsa
“Esc” en el teclado.

Introducir texto en las celdas
A veces una entrada de texto es demasiado larga y no caber en la celda. La forma en la que
actúa Excel con una entrada de texto larga dependerá de los datos que están en la celda
contigua, así:
A. Si la celda situada a la derecha está vacía, Excel permitirá que el texto invada la celda
siguiente.
B. Si la celda a la derecha contiene datos, la entrada se mostrará cortada.
Sin embargo, el texto introducido en la celda está completo y no se pierde ningún dato, el
único problema es que no se puede mostrar en la pantalla, aunque si entramos en la celda,
veremos todos los datos en la barra de fórmulas, donde se muestra el contenido de la celda en
su totalidad.
Para solucionar este problema podemos ensanchar la columna, reducir la entrada de texto o
ajustar el contenido de la celda.
Para ajustar el texto, selecciona las celdas que hay que reajustar, sitúate en la ficha “Inicio” y
haz clic en el botón de comando “Ajustar texto” que encontrarás en el grupo “Alineación”.


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Introducir valores numéricos
Cuando un número es demasiado grande y no cabe en una celda, Excel muestra el signo de
almohadilla (#) en lugar de un número, o muestra el número en notación científica (E).
Excel convierte las fracciones en números decimales después de introducir una fracción, como
se puede ver en la barra de fórmulas. Por ejemplo, 1? 2 se muestra como 0.5 en la barra de
fórmulas.
Para introducir una fracción en una celda y poder ver el número como tal fracción, teclea 0 o
un número Intro, un espacio en blanco y la fracción. Por ejemplo, para introducir 1?2, escribe
un 0, pulsa la barra espaciadora y escribe ½.
Para introducir rápidamente números decimales puedes hacer lo siguiente: indicarle a Excel
que realice automáticamente este trabajo para ello haz un clic en el botón de “Archivo”,
selecciona “Opciones de Excel”, haz un clic en la categoría “Avanzadas” en el cuadro de diálogo
“Opciones de Excel” pulsa en la opción “Insertar automáticamente un punto decimal” y en el
cuadro de texto indica las posiciones decimales. Así en vez de tener que escribir 10,54 bastará
con que introduzcas 1054 y Excel colocará el separador decimal automáticamente.

Introducir valores de fecha y hora
Estos valores deben introducirse de manera que Excel los reconozca como valores de fecha y
hora y no como texto.
Se pueden introducir valores de fecha en una celda en casi cualquier formato:
d/m/yy 13/7/64
d-m-yyyy 13-7-1964
d-mm-yy 13-Jul-64

Para introducir fechas es conveniente tener en cuenta las siguientes directrices básicas:
Formato de fecha: puedes aplicar un formato a las fechas seleccionando las celdas y utilizando
una de estas técnicas.
 En el grupo “Número de la ficha Inicio”, abre la lista desplegable “Formato” y elige la
fecha corta (d/m/aaaa) o fecha larga (día de la semana, mes, año).
 En el grupo “Número de la ficha Inicio”, abre la lista desplegable “Formato” y haz un
clic en la opción “Más formatos de número” (bajo el desplegable), entonces se abrirá
el cuadro de diálogo “Formato de celdas” Elige la categoría de fecha y, a continuación,
elige un formato de fecha.
 Fecha actual: pulsa Ctrl+; y a continuación Intro.
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 Fecha del año actual: si no se especifica el año Excel aceptará que se trata del año
actual. Así si la fecha que deseamos insertar es del año en curso podemos ganar
tiempo evitándonos teclear el año, ya que el programa lo introducirá
automáticamente.
 Fecha en la barra de fórmulas: independientemente del formato que se utilice para las
fechas, éstas se muestran en la barra de fórmulas en el formato que Excel prefiere
para las fechas: dd/mm/aaaa. Sin embargo, en las celdas se mostrará el formato de
fecha que hayamos elegido.
 Años de dos dígitos en los siglos XX y XXI: los dígitos de 30 a 99 pertenecen al siglo XX
(1930-1999), pero lo dígitos del 00 al 29 pertenecen al siglo XXI (2000-2029). Por
ejemplo: 31/01/10 se refiere al 31 de enero de 2010, y no al 31 de enero de 1910. Para
introducir una fecha en 1929 o anterior, debemos escribir cuatro dígitos para describir
el año.
 Fechas en fórmulas: para introducir una fecha directamente en una formula escribe la
fecha entre comillas. Asegúrate de que en la celda dónde se introduce la fórmula se ha
dado el formato de número, no el de fecha.

Introducir valores de hora
Excel reconoce los valores de hora que se introducen de la siguiente forma:
h: mm AM/PM 9:30 AM
h: mm: ss AM/PM 9: 30: 45 PM
Debemos tener en cuenta:
 Usar el separador de hora (los dos puntos), separando horas, minutos y segundos.
 Formatos de hora: para cambiar el formato de hora de AM/PM h: mm: ss, selecciona
las celdas a las que hay que dar formato, pulsa sobre la ficha “Inicio” y elige la hora en
la lista desplegable “Formato de número” del grupo “Número” en la ficha “Inicio”.
 AM o PM designaciones de hora: a menos que se introduzca AM o PM con la hora,
Excel asume que está operando en horario militar. Por ejemplo, 3:30 es considerado
3:30 a.m., 15:30 se considera 3:30 p.m. no introducir las letras a.m. o p.m. supone no
describir si es mañana o tarde, por lo tanto deberemos teclear la hora en el formato
básico de dos dígitos.
 Hora actual: pulsa Ctrl + Mayus+: (dos puntos) y pulsa Intro.
 Fechas en la barra de fórmula: en la barra de fórmulas las fechas se muestran en este
formato: segundos, seguido de las letras AM o PM. Sin embargo, en las celdas se
mostrará en formato de hora que hayamos elegido.



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La combinación de valores de fecha y hora:
Se pueden combinar los valores de fecha y hora escribiendo la fecha, un espacio en blanco y la
hora:
31/01/10 2:15 am
31-01 2:1545 pm
Introducción rápida de datos. Listas y series con Autorrelleno
Los datos que representan una misma categoría o serie, como son los nombres de los meses,
los días de la semana, los números consecutivos o las fechas, pueden introducirse rápidamente
con el comando “Autorrelleno”.
Proceso de Autorrelleno:
1. Haz un clic en la celda que consideres como la primera de la serie.
2. Introduce el primer número, texto, fecha o elemento de la lista en la serie.
3. Mueve el cursor a la celda siguiente e introduce el segundo número, texto…
4. Selecciona las celdas que contienen los datos introducidos arrastrando el puntero del
ratón sobre ellas y observa que aparece el marcador de Autorrelleno en la parte
inferior de la selección.
5. Selecciona el marcador de Autorrelleno con el ratón y arrastra la serie hasta la
ubicación que desees.
El controlador de Autorrelleno es el pequeño cuadrado negro en la esquina inferior derecha
de la celda.
Mueve el puntero del ratón cuidadosamente sobre la esquina inferior derecha de la celda y
cuando veas el puntero del ratón cambiar a una cruz negra, haz clic en el cuadro y empieza a
arrastrar. Mientras arrastra, los datos de la serie aparecen en un cuadro emergente.
Después de introducir los datos de la serie aparece el botón “Opciones de Autorrelleno”, haz
un clic en la lista desplegable y selecciona una opción si deseas copiar celdas o rellenar con y
sin formato.
Crear una lista de Autorrelleno propia
Sigue estos pasos para especificar los artículos que componen una lista para que después
puedas utilizarla arrastrando el controlador de relleno automático.
1. Haz un clic en la ficha “Archivo” y selecciona “Opciones” para abrir el cuadro de
diálogo “Opciones de Excel”.
2. Selecciona la categoría “Avanzadas” y localiza hacia abajo el grupo “General”.
3. Haz clic en el botón “Modificar listas personalizadas”.
4. En el cuadro “Entradas de lista”, introduce los elemento de la lista y añade una coma
(,) después de cada elemento.
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5. Haz clic en “Aceptar” para cerrar el cuadro de diálogo “Listas personalizadas” y vuelve
a hacer clic en “Aceptar” para cerrar el cuadro de diálogo “Opciones de Excel”.
Dar formato a números y valores de fecha y hora
En Excel podemos tomar diferentes alternativas cuando queremos darle formato a un valor:
 General: sin formato específico.
 Moneda y contabilidad: asigna el formato numérico con separador de miles y
separador decimal y además añade el símbolo de la moneda predeterminada del
sistema.
 Fecha corta: asigna dos dígitos para el día, dos dígitos para el mes y cuatro para el
año, separados por una barra.
 Fecha larga: asigna el nombre del día, dos dígitos para el día, el nombre del mes y
cuatro dígitos para el año, separados por comas.

 Hora: asigna dos dígitos para la hora, dos dígitos para los minutos y dos dígitos para
los segundos separados por dos puntos.
 Porcentaje: coloca un signo porcentual después del número y convierte al número en
un porcentaje.
 Fracción: coloca comas en el número y lo muestra como fracción.
 Científica: asigna el valor E al número como si de un exponencial se tratara.
 Texto: muestra el valor alineado a la izquierda.
 Aumentar decimal: aumenta el número de posiciones decimales.
 Disminuir decimal: disminuye en una el número de posiciones decimales.
Formatos condicionales
Un formato condicional es una utilidad que se aplica para mostrar un aspecto diferente
cuando los datos cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, para llamar la atención a un
número mayor de 10 o para resaltar los números negativos, podemos indicar a Excel que
muestre esos números automáticamente con un color o un fondo distinto.
Selecciona las celdas que consideres para dar formato condicional y sigue estos pasos:
1. En el grupo “Estilos” de la ficha “Inicio”, haz un clic en el botón de comando “Formato
condicional”.
2. En la lista desplegable, elige “Resaltar reglas de celdas” o “Reglas superiores e
inferiores”.





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Aparecerá un submenú con las opciones dependiendo de la opción elegida:
Resaltar reglas de celdas: resaltan los datos si los valores coinciden con un intervalo numérico
o un rango de fechas es mayor o menor que un valor específico.

Reglas superiores e inferiores: resaltan los datos si se encuentran dentro de un rango de
porcentaje respecto a todas las celdas que se han seleccionado.
3. Elige una opción del submenú.
4. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, establece la regla para marcar los datos.
5. En la lista desplegable “Con”, elige cómo deseas formatear los datos.
6. Haz clic en “Aceptar”.

Establecer reglas de validación de datos
Una regla de validación de datos es una directriz que establecemos para indicar al usuario el
tipo de datos que se pueden introducir en una celda.
En la siguiente tabla se describen las distintas categorías que podemos usar como en las reglas
de validación de datos.
REGLA VALORES QUE SE PUEDEN INTRODUCIR
Cualquier valor Permite todo, es la configuración por defecto.
Número Entero Selecciona un operador en la lista desplegable “Datos”
y establece los valores para describir el rango de
números que se pueden introducir.
Decimal Igual que el caso anterior pero permitiendo el uso del
separador decimal.
Lista Introduciremos elementos de una lista en celdas de una
hoja de cálculo, ya sea en la que estamos trabajando o
en otra que exista. Vuelve a abrir el cuadro de diálogo
de validación de datos, haz clic en el cotón de selección
de rango y selecciona las celdas que contienen los
elementos de la lista. Estos elementos aparecerán en
una lista desplegable de cada celda de la hoja de
cálculo.
Fecha Selecciona un operador en la lista desplegable” Datos”
para describir el intervalo de fechas y establece los
valores para describir el rango de fechas que se pueden
introducir.
Hora Selecciona un operador en la lista desplegable” Datos”
y establece los valores para describir el rango de horas
que se pueden introducir.
Longitud del Texto Selecciona un operador en la lista desplegable” Datos”
y establece los valores para describir los caracteres que
se pueden introducir.
Personalizada Un valor lógico (verdadero o falso). Introduce una
fórmula que describa lo que constituya la entrada de
datos para que sea verdadera o falsa.


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Para establecer una regla de validación de datos:
1. Selecciona la celda o celdas donde quieras añadir una regla.
2. En el grupo “Herramientas de datos”, de la ficha “Datos”, haz clic en el botón
de comando “Validación de datos”.
3. En la ficha “Configuración”, selecciona en la lista la categoría de la regla que
quieres permitir.
4. Introduce los criterios para la regla.
5. Has un clic en la ficha “Mensaje de entrada” y escribe un título y un mensaje
que después se mostrará cuando nos situemos en la celda.
6. Haz clic en “Aceptar”.