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Elaborar resolución de la aplicación de las TRD en la organización.

RESOLUCIÓN
2897

(29 de abril de 2014)


Por medio de la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental aprobadas
mediante Resolución 2897 del 29 de abril del 2014

EL SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, en uso de
sus atribuciones legales y

CONSIDERANDO

Que por medio de la Resolución 2813 del 13 de octubre 2013, La
Superintendencia De Vigilancia Y Seguridad Privada aprobó las Tablas de
Retención Documental.
Que la Ley 594 de 2000 establece en su artículo 24 la obligatoriedad para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención
documental.
Que el acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación determina que el
servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso
y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus
funciones.
Que el acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación en el artículo uno
cuarta etapa exige la aplicación de las Tablas de Retención Documental.
Que el acuerdo 042 de 2002 establece los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas.
RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar las Tablas de Retención aprobada mediante
resolución 2897 del 29 de abril del 2014.
ARTÍCULO SEGUNDO: Suministrar a través del Área de Gestión de Documentos,
la capacitación requerida para la aplicación de las Tablas de Retención
Documental en cada una de las áreas académicas y administrativas de La
Superintendencia De Vigilancia Y Seguridad Privada.
ARTÍCULO TERCERO: Implementar estrategias que fortalezcan la salvaguarda de
los archivos, a la vez que se garantiza el acceso a la documentación oficial como
un bien de uso público.
ARTÍCULO CUARTO: Requerir el Formato Único de Inventario Documental a
productores y asistentes documentales al momento de ser vinculados, trasladados
o desvinculados de un cargo, para garantizar la continuidad de la gestión pública.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá el 29 de abril de 2014.


Fernando Lozano Forero
Superintendente De Vigilancia Y Seguridad Privada



Entregar resolución de creación de Comité interno de archivo.





Resolución No. 031
(Noviembre 8 de 2013)


“POR LA CUAL SE CREA EL COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DE
LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA”

EL SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA EN
EJERCICIO DE LAS FACULTADES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN
ESPECIAL LAS QUE CONFIERE EL ARTICULO 315 NUMERAL 1 DE LA
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA, EL ARTICULO 29 y 30 DE LA LEY
1551 DE 2012, Y,

CONSIDERANDO
 Que el Decreto No. 2578 de fecha 13 de Diciembre del 2012 por la cual se
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional
de Archivos, se deroga del Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Que
le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el
artículo 3° y el artículo 5° de la Ley 594 de 2000 crea el Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado de Colombia, como el ente rector de la
política archivística a nivel nacional.

 Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y fortalecimiento
de los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la
organización administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la
eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio
documental.

 Que el artículo 5° de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de
Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí,
que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos
archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la
salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos.


 Que el literal C del artículo 4 del Decreto 2578 de 2012 estipula que las
instancias asesoras en materia de aplicación de la política archivística en
las Entidades Territoriales serán los Comités Internos de Archivo.

 Que los artículos 14, 15 y 16 del Decreto 2578 de 2012, reglamentan la
creación, conformación y las funciones de los Comités de Desarrollo
Administrativos.


 Que es deber de la administración pública mantener la información
permanentemente actualizada y a disposición de los ciudadanos, así como
la salvaguarda del patrimonio documental de la nación, garantizando la
participación ciudadana por el manejo adecuado y transparente del
patrimonio público del Estado.





DECRETA:
ARTÍCULO 1. El Comité de Desarrollo Administrativo, tiene como función es
asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión
documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a
la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y
demás normas reglamentarias.
PARAGRAFO. En las entidades del orden nacional las funciones del Comité
Interno de Archivos serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo
establecido en el Decreto 2482 de Diciembre 3 del 2012.
ARTICULO 2. Crear la Conformación del Comité de Desarrollo Administrativo de la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada, de la siguiente forma:
1. El Secretario General.
2. Grupo gestión documental
3. El Jefe de la Oficina Asesoría Jurídica.
4. El Jefe de la Oficina Asesoría de Planeación.
5. El Jefe Responsable del área de Informática y Sistemas.
6. Grupo de mecci y calidad
7. El Jefe de Control Interno.
Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares
que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de
otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos
entre otros).
ARTICULO 3. El Comité de Desarrollo Administrativo tendrá las siguientes
funciones:
1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad
archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de
Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado para su registro.
4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de
valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el
efecto cree el Archivo General de la Nación.
5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística
de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías
de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo
establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de IQ Contencioso
Administrativo.
6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos
presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los
documentos contra diferentes riesgos.
8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y
adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva
entidad, respetando siempre los principios archivísticos.
9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información
en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y
la gestión documental.
10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.
11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera
la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.
12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo
referente a al impacto de éste sobre la gestión documental y de información.
13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de
Archivo propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.
14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y promover ajustes que faciliten
la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.
15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales
que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.
16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las
deliberaciones y determinaciones tomadas.
17. Hacer seguimiento a la implementación a las tablas de retención documental,
tablas de valoración, así como el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en los
aspectos relativos a la gestión documental.
PARAGRAFO: Las entidades públicas deberán acogerse a los lineamientos y
políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y en las comunicaciones
en lo concerniente con el uso de tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa cero
papel, y demás aspectos de competencia de este Ministerio.
ARTICULO 4. El presente Decreto rige a partir de su publicación y deroga todas
las disposiciones que le sean contrarias.

Firmado en Bogotá D.C a los 8 días del mes de Noviembre de 2013.




FERNANDO LOZANO FORERO
Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada