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El Monitoreo y Control de Proyecto es un conjunto de actividades de gestin que permiten verificar si el

proyecto va marchando segn lo planificado.


Monitoreo y Control
Para lograr el resultado deseado en un proyecto y la satisfaccin del cliente se debe efectuar un seguimiento
durante todo el desarrollo del proyecto. Es preciso llevar un control de las actividades que se realizan en el
proyecto, de los recursos necesarios para llevar a cabo su ejecucin, as como todos los componentes
necesarios para que el proyecto se desarrolle adecuadamente y no se desve del cumplimiento de los
objetivos planteados inicialmente. Como consecuencia de este control ser posible conocer en todo momento
qu problemas se producen a fin de resolverlos o aminorarlos de manera inmediata.
Se requiere adems de una adecuada planificacin para que las tareas, hitos o metas a cumplir se desarrollen
en tiempo. El monitoreo y control es un conjunto de actividades de gestin que permiten verificar si el proyecto
va marchando segn lo planificado. Controla el avance del proyecto en su ejecucin, compara el desempeo y
mide los resultados reales contra lo planeado, y revisa el comportamiento de los indicadores de desempeo.
El monitoreo y control es una necesidad de cada proyecto para lograr resultados exitosos. Debe hacerse de
forma regular y consistente, y debe monitorear la diferencia entre lo planificado y lo real. Es una actividad que
muestra cundo y dnde existieron desviaciones al plan y pone en marcha las acciones correctivas para que
el proyecto retorne a su camino normal. Para realizar un control efectivo se deben tener en cuenta dos
aspectos fundamentales: la funcin del control debe centrarse ms en prevenir los problemas que en
arreglarlos y debe relacionarse tanto con la calidad del producto, como con su cantidad y oportunidad.
El seguimiento de las actividades del proyecto es una de las razones del 95% de su progreso, pues permite
medir la verdadera situacin del proyecto, y por consiguiente, el avance real del mismo. La supervisin de las
actividades incluye la recopilacin, medicin y difusin de informacin sobre el rendimiento, as como la
evaluacin de las mediciones y tendencias para llevar a cabo las mejoras del proceso. Esta supervisin
continua le proporciona al equipo de direccin del proyecto una idea acerca del estado del proyecto e
identifica cualquier rea que necesite ms atencin.
Mediante el monitoreo y control se puede comprobar la gestin del alcance, la gestin del tiempo y la gestin
del costo, o sea, que el alcance del proyecto se haya establecido correctamente, se examina la programacin
del proyecto, se revisa la lnea base y se controla que se hayan estimado los recursos, en calidad, cantidad y
oportunidad. El monitoreo y control es la accin de verificar que se realicen adecuadamente los reportes
previstos para el control del cumplimiento del proyecto, y se valoren los resultados operativos que va teniendo
el proyecto durante todo su desarrollo.
Estos tres factores deben quedar plasmados en el Reporte de Estado del proyecto, para que ste, como parte
del monitoreo y control del proyecto, gestione toda la informacin necesaria con el objetivo de comunicarle al
receptor cmo se va desarrollando el proyecto segn lo planeado y por qu.
Reporte
Como resultado del seguimiento y control de las actividades de un proyecto se realizarn reportes en el
mismo, donde quedar plasmada la situacin del proyecto con el objetivo de que los responsables puedan
evaluar su desarrollo. Un Reporte es un informe que se formula o se presenta por una persona, entidad o
sistema. Crear reportes es un proceso crtico para tareas y proyectos de investigacin. Siempre que se piense
en elaborar reportes, se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes:
Definicin del reporte: el autor del reporte precisa los datos y la manera de presentacin de los mismos.
Se definen las conexiones a los diferentes orgenes de datos para obtener los resultados que debe
reflejar el reporte.
Administracin del reporte: puesto que en las organizaciones actuales existen varias categoras de
usuarios, como los gerentes, los usuarios de servicio al cliente, etc.; es importante que se definan los
usuarios del reporte, para ello es necesario publicar los reportes.
Entrega del reporte: normalmente en las organizaciones los reportes se entregan de manera peridica.
Para que los reportes lleguen a los usuarios requeridos se pueden aprovechar varios servicios como el de
mensajera.
Estas tres acciones conforman lo que se denomina "El Ciclo de Vida de un reporte".
Reporte de Estado
Un Reporte de Estado es un documento que informa el estado actual de un proyecto. Su principal propsito
es comunicar al receptor si el proyecto se va desarrollando segn lo planeado y por qu, o si no se va
desarrollando segn lo planeado, tambin por qu. Este reporte no es producido para registrar qu trabajo
hizo o har el equipo del proyecto, sino que su intencin es describir los desvos del plan y cmo sern
corregidos. En dicho informe deben constar, al menos, un resumen que describa si el proyecto se est
desarrollando segn lo planeado, si est cumpliendo con las fechas estimadas de los hitos y fechas de
entrega de los entregables, si surgieron riesgos nuevos, o aument la probabilidad o el impacto de riesgos
conocidos. Tambin debe tener una breve descripcin de aquellas partes del proyecto que no se desarrollan
segn lo planeado y qu se est haciendo para corregir este problema, detallar los hitos principales
alcanzados y por alcanzar en el corto plazo, el porcentaje de avance en los entregables ms importantes y el
costo actual del proyecto
Fuentes
ESTERKIN, JOS. 2008. IAAP. Qu es y cmo se hace un reporte de estado del proyecto. [En lnea]
2008.
GMEZ SNCHEZ S, RUBN. 2007. Necesidad de lograr proyectos exitosos. 2007.
HIDALGO, M. 2001. SQL MAX Connections. SQL MAX Connections. [En lnea] 2001.
HUMPHREY, W. S. 1999. Introduction to the team software process(sm). s.l. : Addison-Wesley, 1999.
LLORENS FABREGAS, JUAN. 2005. Gerencia de proyectos de tecnologa de informacin: Cmo
organizar, planificar, estimar, evaluar y controlar exitosamente proyectos de tecnologa de informacin.
Nociones y criterios fundamentales para la gestin de riesgos, alcance y calidad. s.l. : El Nacional, 2005.
9803881868.
Categora: Ingeniera de software


GESTIN DE ALMACENES

A lo largo de los aos, y conforme evoluciona el fenmeno logstico, el concepto de almacn ha
ido variando y ampliando su mbito de responsabilidad. El almacn es una unidad de servicio y
soporte en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial con
objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos. Hoy por hoy lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organizacin
que tena el piso de hormign, es una estructura clave que provee elementos fsicos y
funcionales capaces de incluso generar valor agregado.
QUE ES LA GESTIN DE ALMACENES?
LA GESTIN DE ALMACENES DENTRO DEL MAPA DE PROCESOS LOGSTICOS: LMITES
Y RESPONSABILIDADES
La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin logstica que trata la recepcin,
almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de
cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e
informacin de los datos generados. La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un
rea logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la
distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las actividades ms importantes
para el funcionamiento de una organizacin.
El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en garantizar el suministro
continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin requeridos para
asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rtmica.
La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre la Gestin de
Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. De esta manera el mbito de
responsabilidad (en cuya ampliacin recae la evolucin conceptual del almacenamiento) del rea
de almacenes nace en la recepcin de la unidad fsica en las propias instalaciones y se extiende
hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.

El comn interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa logstico es: Qu
funciones corresponden a la Gestin de Inventarios (gestin de existencias) y que a la Gestin
de Almacenes?. La siguiente grfica despeja con exactitud el interrogante.

Basado en: Manual Prctico de Logstica - PriceWaterhouseCoopers
Vale la pena recordar que la funcin de la Gestin de Almacenes termina cundo las unidades
pasan a ser pedido, a partir de entonces la responsabilidad pasa a la Gestin de Pedidos y
distribucin.
IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES
Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen directamente de los
fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, sin embargo tal como lo
observamos en la grfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones
de fundamento y principio es la gestin de inventario o existencia, y en estas se basa la gestin
de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:
OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible
Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte
y los beneficios (que justifican su importancia) son:
BENEFICIOS
Reduccin de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos
Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimizacin de costes
Reduccin de tiempos de proceso
Nivel de satisfaccin del cliente
FUNCIONES DEL ALMACN

Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la incidencia de mltiples factores
tanto fsicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno,
dichas funciones comunes son:

Recepcin de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad.
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TREJOS NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos.
PRINCIPIOS DEL ALMACN

Como ya ha sido tratado en el mdulo deAdministracin de Inventarios, todo manejo y
almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin
agregarle valor, en teora es un mal necesario, razn por la cual se debe conservar el mnimo de
existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin.
Para llevar a cabo tal empresa, la gestin de almacenes debe establecer y regirse por unos
principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacn (aplicables a
cualquier entorno):

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo
la responsabilidad de una solo persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin,
almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con
su debido control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y control de produccin
sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y
conocido de compras, control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en
pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin
debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal ajeno al almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada
segn sistemas existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y
estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de
inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.
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TREJOS NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos.
PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES
El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes transversales que
representan los procesos principales - Planificacin y Oraganizacin y Manejo de la
informacin - y tres subprocesos que componen la gestin de actividades y que abarca
la recepcin, el almacn y el movimiento.

PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN

El proceso de planificacin y organizacin es de carcter estratgico y tctico, dado que tiene
que brindar soluciones de recursos en comunin con las polticas y objetivos generales que
contempla la estrategia de la compaa, en aras de potenciar las ventajas competitivas por las
que apuesta la misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el
proceso de planificacin y organizacin se encuentran:

Diseo de la red de distribucin de la compaa: Toda compaa necesita
establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado que esta debe ser acorde a
su mercado y ptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su
demanda. La complejidad de las decisiones respecto al diseo de la red de distribucin
es tal, dado que requiere de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de
transporte, y estrategias. El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y
ubicacin estratgica de los almacenes y centros de distribucin de manera que
permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes hasta el cliente.
Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compaa y los clientes requiere
considerar una cantidad significativa de elementos: Nmero de almacenes, las
ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los mismos.
Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la compaa
debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin se ajustan a sus
necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de los mismos.

Responsabilidades de la Gestin de Almacenes (Gestin Propia o
Subcontratacin): Una vez se ha diseado la red de distribucin se procede a
determinar si se autogestionar el almacn o si se subcontratar. Una vez ms la
decisin depende de muchos factores dependientes de la estrategia de la organizacin,
de su mercado, tamao y cadena de abastecimiento, sin embargo existen claras
ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de gestin (propia o por subcontratacin),
dentro de las ms significativas se encuentran:

Basado en: Pricewaterhousecoopers. - Click para ampliar
Dado que regularmente para la determinacin de la responsabilidad de la gestin se
preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior profundizaremos en mtodos
matemticos que permitan establecer elementos cuantitativos de juicio para este subproceso de
la planificacin y organizacin.

Ubicacin de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la
localizacin de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:
- Una visin general del mercado: Para acotarse geograficamente a un rea amplia, y
- Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la
visin general.
Historicamente desde el plano de la Ingeniera Industrial se ha abordado el tema de la
localizacin de almacenes mediante mltiples mtodos matemticos, entre los que se
encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber, Greenhut y el mtodo de Centro de
Gravedad (Este ltimo lo abordaremos desde el mdulo de Diseo y Distribucin en Planta). Sin
embargo los factores no son meramente cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios
cualitativos (que evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:

Fuente: BASTIDAS, Edwin Jair. Enfasis en Logstica y Cadena de Abastecimiento (Gestin de Almacenamiento) -
Click para ampliar
Tamao de los almacenes: Un almacn debe ser dimensionado principalmente en
funcin de los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad de
referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de
la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben ser
considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los factores a tener en
cuenta para el clculo del tamao de un almacn son:
- Productos a almacenar (cantidad y tamaos)
- Demanda de los mercados
- Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
- Tiempos de produccin
- Economas de escala
- Lay out de existencias
- Requisitos de pasillos
- Oficinas necesarias
Es importante la consideracin de las tres dimensiones para determinar la capacidad del
almacn, es decir determinar la magnitud en funcin de metros cbicos.
En el mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos matemticamente el
aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.
Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones
han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y
efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las
actividades de un almacn. En el mdulo deDiseo, Tamao y Lay-out de
almacenes abordaremos este tema a profundidad.
RECEPCIN

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere
de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La recepcin es el
proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y verificacin tal y como se
solicitaron mediante la actualizacin de los registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la
automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones
humanas que no aaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena prctica
logstica es la implementacin de programas de entregas certificadas que no solo eliminan
burocracia sino que reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero
que no aaden valor.

En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de
entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el
horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya
que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como
montacargas, plataformas moviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las externas.
En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente menores que
las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo
de la vida de las mercanca.Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la
compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de
mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de
procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido
establecidas previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor
actuacin y responsabilidad desde el almacn.

Detalle de Actividades de Recepcin mediante la implementacin de EDI
Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en zona
especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben pasar a almacenamiento, bien sea
temporal a la espera de su ubicacin definitiva, bien sea fijo en su ubicacin definitiva.
ALMACN

El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo concerniente a la guarda y
conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el producto, personas y compaa y
optimizando el espacio fsico del almacn. El almacn puede dividirse en las siguientes zonas:
ZONAS DE UN ALMACN
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De
adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para
mercancas especiales, devoluciones, etc
Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras pasar por la
zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin
Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la inspeccin
final de las mercancas
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin para
permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicacin de
puestos de trabajo
auxiliares a las operaciones propias de almacn
Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones
propias de almacn
Basado en: Pricewaterhousecoopers
Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacn sern abordados en mdulos
independientes.
MOVIMIENTO

Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los
materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la
ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr por
diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de materiales. El
tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:
Volumen del almacn
Volumen de las mercancas
Vida de las mercancas
Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos
Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de
entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como por
ejemplo:
Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la primera
que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos
frescos.
First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es la primera
que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar las obsolescencias
First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad
es el primero en salir.
INFORMACIN

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo
fsico, su consecucin est a expensas del flujo de informacin, este es un eje transversal de los
procesos de gestin logstica, y la gestin de almacenes no son la excepcin. Debe ser su
optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestin de Almacenes. Su mbito se
extiende a todos los procesos anteriormente descritos Planificacin y organizacin, recepcin,
almacn y movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas:
Informacin para gestin.
Identificacin de ubicaciones.
Identificacin y trazabilidad de mercancas.
Dentro de la informacin para la gestin se incluyen:
Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out
Datos relativos a los medios disponibles
Datos tcnicos de las mercancas almacenadas
Informes de actividad para Direccin
Evolucin de indicadores
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Perfiles y requisitos de los puestos
Registros de la actividad diaria
La identificacin de las ubicaciones la profundizaremos en el mdulo de Diseo y Lay-out de
almacenes. Por otro lado la identificacin y trazabilidad de mercancas se detalla en el mdulo
de identificacin de mercancas.
INDICADORES DE LA GESTIN DE ALMACENES
Los indicadores para la gestin de almacenes se encuentran en: INDICADORES PARA LA
GESTIN DE ALMACENES