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UNIDAD 5- COMUNICACION

5 Comunicación en las Organizaciones

Aunque la comunicación se aplica a todas las fases de la organización, es un proceso vital


en el ejercicio de la función de Dirección.

5.1 El proceso de la comunicación

Podemos definir la comunicación como la transferencia de información de un emisor a un


receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla. El modelo del proceso de
comunicación involucra a un emisor del mensaje, el uso de un canal para la transmisión del
mensaje y un receptor del mensaje.

El emisor del mensaje posee una idea que codifica para que sea comprendida por el
receptor.

El canal une al emisor con el receptor y es el medio a través del cual se envía el mensaje.
El mensaje puede ser oral, escrito, por gestos o señales visuales. A veces se pueden usar
dos canales, como es el caso de una comunicación escrita que es confirmada mediante
comunicación verbal. La adecuada selección del canal es vital para una comunicación
efectiva.

El receptor debe decodificar el mensaje y convertirlo en ideas.

La comunicación efectiva se da cuando el emisor y el receptor dan el mismo valor o


atributo a los códigos que emplean para transmitir las ideas. Por tanto, la comunicación no
es efectiva si no es comprendida.

La retroalimentación es la etapa del proceso a través de la cual se confirma que la


comunicación fue recibida e indica si el cambio individual u organizacional como efecto
del mensaje se ha producido.

Los factores que afectan a la comunicación se les llama “ruido”, tanto en el emisor, el
canal o el receptor: codificación errada, transmisión interrumpida, falta de atención que
afecta al recepción, comprensión viciada por prejuicios o sistema de valores diferentes,
barreras culturales, problemas generados por el uso del idioma.

El modelo de comunicación ofrece una visión general del proceso, identifica las variables
críticas e ilustra sus relaciones. Ello permite a los administradores identificar los problemas
de comunicación y tomar medidas sobre cómo resolverlos.
Retroalimentaci
ón

Recepció Comprensión
Codificación Transmisió Recepci Decodificaci Comprensi
Emisión n
n del ón ón ón
mensaje

Recepctor

Ruido

Figura- Modelo del proceso de la comunicación

5.2 La comunicación en las organizaciones

En un ambiante cambiante como el de hoy la comunicación en las organizaciones debe fluir


velozmente y se vuelve vital para la toma de decisiones en un entorno
dinámico. Dos consideraciones importantes para el Gerente o el Director sobre
su aporte son:

El ejecutivo de estos tiempos requiere estar permanente informado porque este es el


mayor activo que posee la organización para su supervivencia en un ambiente
de alta competitividad. Una funciòn importante del sistema de comunicación es
unir a la empresa con su entorno.

La función básica de un sistema de comunicación en una organización es servir como


medio de cumplimiento de las metas organizacionales. Desde este enfoque, su función
es integrar las funciones administrativas de planeación, organización, integración,
dirección y control mediante redes de información referentes a los siguientes asuntos:

Red que comunique visión, misión, objetivos, planes, programas, políticas, funciones,
procedimientos, relaciones de autoridad y responsabilidad.
Red que comunique procesos de innovación sobre solución de problemas, como es el caso
de las ejecutorias de los comités y equipos de trabajo.
Red que comunique logros y cumplimiento de metas y su sistema de compensación.
Red de información y formación mediante boletines, comunicaciones e información de
interés general.

5.3 Flujo de las comunicaciones en la organización

En una organización el flujo de la comunicación fluye en varias direcciones: hacia abajo,


hacia arriba y en forma cruzada, la cual incluye el flujo horizontal y diagonal.

Diagonal
Ascendente
Descendente Horizontal

Flujo de la Características Estilo de Medios Tipo Desventajas


comunicación dirección
asociado
Descendente Fluye de personas Autoritario Reuniones Memorandos Distorsión información
en los niveles Discursos Cartas cuando desciende por la
superiores a las Teléfonos Manuales de línea de mando.
personas en los políticas, funciones, Es muy lento.
niveles inferiores procedimientos El hecho de que sea
de la jerarquía emitida no garantiza su
organizacional lectura y comprensión ,
por tanto, requiere
retroalimentación.

Ascendente Fluye de Democrático Política de Comités Obstáculos a la


subordinados a o puertas abiertas Equipos asesores comunicación por parte
superiores hacia participativo Buzón de quejas Encuestas para de superiores que filtran
los niveles y reclamos medición de la moral la infomrción, la
superiores de la Buzón de de los empleados distorsionan o no la
organización. sugerencias transmiten la
información en su
totalidad, especialmente,
noticias desfavorables.

Comunicación Incluye el flujo y Equipos de Carteleras de Su utilización en forma


cruzada: diagonal, entre trabajo información general. inapropiada para filtrar
diagonal o personas de multifuncio- Boletines e información restringida
transversal diferentes niveles nales. informativos Su utilización para
sin relaciones Reuniones internos. efectuar decisiones y
directas de informales en Sesiones de charlas adquirir compromisos
dependencia entre horas de formales e sin conocimiento del
sí. descanso. informales de jefe del área.
grupos formales de
distintas áreas.

5.4 Medios empleados para la comunicación

En la selección del medio de comunicación es necesario tener en cuenta sus características


favorables o desfavorables respecto al público y la situación a tratal, así como las
condiciones de la persona que lo va a manejar.

La comunicación se efectúa por medio oral, escrito, no verbal o electrónico.

Tipo de Características Ventajas Desventajas


comunicación
Oral Formal Rapidez en el intercambio de la Genera pérdida de tiempo y recursos
Informal información. cuando no se puede llegar fácilmente
Planeada Bien manejadas contribuyen a acuerdos.
Accidental positivamente a la comprensión
del mensaje.
Se puede obtener una
retroalimentación inmediata.
Escrita Instrumento de registro Un mismo contenido puede ser Cuando contiene material no
duradero del mensaje reproducido para que llega a un pertinente - sobrecarga de
transmitido. vasto número de receptores del información- se genera mal uso del
Constituye prueba o mensaje, por lo que genera ahorro tiempo, dinero y manejo del archivo.
soporte de acuerdos y de tiempo y dinero. Genera mayor esfuerzo en el
para reclamar derechos o Permite manejar uniformidad de receptor para su decodificación,
protección legal. criterios en cualquier ámbito. generando mayor tiempo en la
retroalimentación de confirmación o
bien ésta no se produce.
No verbal ó Corresponde a las Apoya y fortalece la Contradice la comunicación verbal
Gestual expresiones faciales y los comunicación verbal. cuando no son congruentes las
movimientos corporales. acciones y las palabras.

Electrónica Consiste en el empleo de Ahorro de tiempo y Son un sustituto deficiente de la


recursos electrónicos desplazamiento geográfico en la comunicación frente a frente, cuando
para favorecer la comunicación entre oficinas la situación la requiere.
comunicación como: principales y sucursales Las fallas de la tecnología pueden
computadores, redes geográficamente distantes. impedir las transmisiones y
internas y externas de La intranet y el internet se han entorpecer la calidad del mensaje
datos, correo electrónico, convertido en un instrumento que enviado.
teléfonos celulares, fax, maneja altos volumenes de Excesivo tiempo empleado en la
servicios de transmisión información con gran rapidez, con búsqueda de información y acceso a
de datos en líneas para mínimo costo y puesto a bases de información en la internet,
reservas y traslados de disposición de un gran número de distrayendo la atención de los
fondos, teleconferencias, personas dentro y fuera de la asuntos laborales.
sistemas audiovisuales organización. La violación de privacidad de la
como VHS, DVD, Brinda la oportunidad de hacer información e inseguridad por
Videobeam, oficinas global a la organización mediante posibilidad de violación de su
virtuales. redes de información que reserva.
conectan con clientes,
proveedores, entidades
financieras, distribuidores.
Es una herramienta útil para
procesos de aprendizaje y
capacitación del recurso humano.

5.5 La comunicación organizacional eficaz

Muchos aspectos derivados del entorno así como la estructura organizacional afectan a la
comunicación organizacional:

Las condiciones del ambiente externo, como las condiciones sociales, políticas, jurídicas,
sociales y económicas.
La ubicación geográfica.
El tipo de comunicación empleada vs el grado de importancia del mensaje. Un mensaje
transmitido frente a frente requiere un tratamiento diferente al enviado a través de vía
telefónica o por escrito.
El volumen de los datos transmitidos. Muchas veces un ejecutivo no cuente con el tiempo
para evaluar información de manera detallada
El tiempo empleado en el proceso de comunicación
La estructura de los procesos administrativos
La condiciones tecnológicas

A continuación citamos los factores contribuyen y afectan la comunicación eficaz:

Factores de mejora Factores de desmejora

Trazar un plan para cumplir con el propósito de la Falta de planeación


comunicación: objetivo y tono de la comunicación,
selección del medio, canal y momento adecuado.
Contenido pertinente Supuestos confusos o no comunicados en el mensaje.
Utilización de un lenguaje familiar tanto para el emisor Distorsión semántica: uso de términos ambiguos o
como para el receptor. imprecisos.
El mensaje debe ser acorde con el nivel de conocimientos Mensajes deficientemente expresados: palabras mal
del destinatario y estar relacionado con el contexto de la elegidas, omisiones, incoherencias, jerga innecesaria y
organización.- falta de claridad. En la comunicación escrita: exceso de
palabras, mal uso de la gramática, oraciones mal
construidas, mala ortografía. En la comunicación oral: la
falta de entusiasmo y motivación para transmitir el
mensaje.
El emisor debe confirmar el recibo del mensaje por parte Barreras a la comunicación en el ámbito internacional por
del receptor mediante la retroalimentación para establecer la diferencia de idiomas, culturas y normas de cortesía.
la efectividad de la comunicación.
El contenido y el tono del mensaje deben ser congruentes. Pérdida cuando hay transmisión repetida del mensaje y
deficiente retención
Saber escuchar es la clave para comprender. La Escucha deficiente y evaluación prematura
comunicación eficaz no es sólo responsabilidad del emisor
sino también del receptor.
Incorporar mensajes que inspiren el fortalecimiento de los Diferencias en categoría y poder entre el emisor y receptor
valores organizacionales para estimular la identificación hace que el mensaje se distorne.
con la visión organizacional.
Velocidad en la transmisión es una necesidad en tiempos Posición del receptor: percepción selectiva, actitud de
de cambios permanentes. desconfianza, amenaza y temor,
Periodo insuficiente para la adaptación al cambio

UNIDAD 5- COMUNICACION -EJERCICIOS Y ACTIVIDADES

EJERCICIO: MEJORE SUS HABILIDADES PARA ESCRIBIR

Investigue sobre los estilos de comunicación de los hombres en comparación con las
mujeres. Escriba un resumen de 3 páginas acerca de su investigación y contestando los
siguientes interrogantes: 1) ¿los hombres se comunican lo mismo que las mujeres? ; 2) ¿qué
implican estos resultados para el desempeño como gerentes?