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AUDITORIA ADMINISTRATIVA
PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINAR
1. OBJETIVO
Conocer en forma general las operaciones que realiza la empresa, sus sistemas, procedimientos administrativos, formas utilizadas y el sistema de control interno
Diligenciar el cuestionario adjunto si la empresa ha solicitado los servicios de auditoría administrativa por primera vez, comprobando las respuestas que sean
proporcionadas por los entrevistados.
Con base en las respuestas a este cuestionario, presentar la propuesta de plan de auditoría a desarrollar y los honorarios correspondientes.

2. PROCEDIMIENTO
2.1 Prepare un calendario para las entrevistas con los Responsables de Áreas y Subáreas, con el fin de explicarles el objetivo de la auditoría e identificar y solicitar
información adicional a la ya identificada en la elaboración de los Términos de Referencia y que no esté en los archivos de la Contraloría.
2.2 Recopile información escrita sobre:
*Antecedentes
*Marco legal
*Organización
*Operaciones, Proyectos y Programas
*Financiamiento
*Control
*Información Adicional
2.3 Obtenga información verbal sobre los aspectos que no Existiere información escrita (Elabore un calendario de entrevistas y tramítelo con el Coordinador de la
Organización).
2.4 Visite las instalaciones de la Entidad u organismo a nivel central y establezca con claridad en que otros lugares o regiones tiene instalaciones, anotando la respectiva
dirección. En esta visita salude a los funcionarios responsables de las dependencias y explíqueles brevemente el enfoque constructivo de esta auditoría. Deje constancia
por escrito de esta visita.
2.5 Clasifique la información.

3. DESARROLLO NO APLICA SI NO COMENTARIOS Y OBSERVACIONES

3.1. IDENTIFICACION DEL CLIENTE


Nombre
Objeto Social
Domicilio de oficinas
Domicilio de planta (s) de producción
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Teléfono(s) de oficina
Teléfono (s) de planta (s) de producción
Principales socios
Principales funcionarios
3.2. CONTACTO PARA LA AUDITORIA
¿Quién solicitó nuestra intervención?
¿Quién fue el contacto para este cliente?
3.3. SERVICIO
Tipo de auditoría solicitada.
¿Existe alguna restricción al alcance de nuestro examen?
¿Para qué desean la auditoría?
¿A quién debe dirigirse el dictamen?
¿Cuántos ejemplares necesitan?
¿Desean algún otro servicio profesional?
3.4. PERIODO Y PLAZO
¿Qué periodo debe cubrir la auditoría?
¿En qué fecha debe entregarse el dictamen?
¿Podemos iniciar nuestra revisión inmediatamente?
En caso contrario señale: ¿cuándo podríamos empezar?
¿Por qué causa?
3.5. APROBACION DE NUESTROS SERVICIOS
¿Quién debe aprobar la carta propuesta?
¿Tiene esa persona poderes para contratar a nombre de la
empresa?
¿A nombre de quién debemos formular las facturas de nuestros
honorarios?
3.6. EXISTENCIA DE OTROS PROFESIONALES DE LA
AUDITORIA
Si la empresa tiene otros profesionales independientes a su servicio,
¿Quiénes son?
¿Qué tipo de servicios proporciona?
¿Por qué no efectuarán este servicio?
¿Ha practicado auditoría de estados financieros algún otro auditor
independiente?
En caso afirmativo: ¿Quién?
¿Durante qué periodo?
¿Por qué no harán esta revisión?
¿Nos podrán facilitar el informe anterior?
Comentarios recibidos del otro auditor o equipo auditor.
Revise los dictámenes e informes de ejercicios anteriores, así como
las sugerencias efectuadas.
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3.7. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
Naturaleza jurídica
Fecha de iniciación de operaciones
¿Proviene de la transformación, fusión o escisión de otra(s)
empresas?. En caso afirmativo: explique.
Visite las instalaciones de las oficinas y planta(s) de producción de la
empresa.
Anote los horarios y turnos implantados en la empresa.
3.8. PLANEACION
¿Existe un área responsable de la planeación?. Si la respuesta es
positiva, identifique e indique el nivel jerárquico y el cargo.
¿Está definido un planteamiento formal de planeación? Si la
respuesta es positiva solicite una copia y verifiquelo.
Si hay un planteamiento formal de planeación, señale:
¿Qué horizonte de tiempo maneja?
¿Qué tipo de técnicas emplean para su diseño?
¿Es conocido y entendido por todos los miembros de la
organización?
¿Se ha logrado convertir la misión y la visión en objetivos que se
controlan en su cumplimiento?
¿Existe la definición de unas estrategias acordes con los objetivos
definidos?
¿Se han determinado políticas para orientar las acciones?
¿Se han definido programas de actividades que sean congruentes
con la misión, visión, objetivos y estrategias?
3.9. ORGANIZACION INTERNA
Describa brevemente, en forma gráfica (organigrama), la
organización interna de la empresa, señalando las funciones
básicas.
Anote en las gráficas anteriores los funcionarios encargados de
dichas funciones, indicando si hay o no parentesco entre ellos.

¿Se tienen definidos las funciones y responsabilidades del personal,


y se cuenta con manuales e instructivos?
¿Se tiene un inventario de personal, actualizado? Solicite una copia
y verifique.
¿Se tienen documentados los reuqerimientos para el reclutamiento y
selección de personal. Solicite una copia y verifique.

¿Qué procedimiento se utiliza para la contratación e inducción del


personal? Explíquelo brevemente.
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¿Cómo se evalúa el desempeño del personal?
¿Existe un programa de capacitación y desarrollo de personal?
¿Se ha motivado y capacitado al personal para asumir un mayor
nivel de control de su trabajo y asumir la solución de problemas?

¿Existe un programa de seguridad e higiene?. Solicite una copia y


verifique
¿La estructura actual permite a la organización cumplir su
estrategia?
3.10. DIRECCION
¿La dirección dicta las pautas para orientar la organización al
cumplimiento de su planteamiento estratégico?
¿La dirección contribuye con sus acciones a hacer más exitosa la
organización?
¿Ha sido positivo el uso de los conceptos de delegación,
participación, generación de nuevas ideas y capacitación?
¿Se apoya los grupos o equipos de trabajo para incrementar la
efectividad organizacional?
¿El estrés y el conflicto se presentan en forma permanente o
esporádica?
¿Qué tan centralizado o descentralizado está el proceso de toma de
decisiones?
¿Qué papel desempeña la dirección en el estímulo de la innovación
y creativad?
¿Se refleja la innovación y creatividad en los productos y servicios
de la organización?
¿Es necesario cambiar el estilo de liderazgo para adaptarse a las
necesidades de crecimiento de la organización?
3.10. CONTROL
¿Qué tipo de control está implantado? Identifique si es preventivo o
correctivo.
¿Cómo se retroalimenta el ejercicio del control? Explique.
¿Qué tratamiento reciben los reportes?
¿Con qué frecuencia se revisan y actualizan los sistemas de control?

¿Qué tipo de recursos informático apoyan el control?


¿La información resultante del control es accesible a toda la
organización?
¿Existen mecanismos para canalizar las sugerencias e
inconformidades?
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¿La atención de las opiniones y quejas permiten implementar
mejoras en la organización?
¿Las opiniones y quejas inciden en el deterioro del clima
organizacional?
¿Qué relación guardan los resultados de los ejercicios de control
con el cumplimiento del planteamiento estratégico?
¿El diseño de la estructura orgnizacional contribuye a la participación
del personal en la función control?
¿Se tiene implantado algun sistema de autorización y
procedimientos de registro que garantice un control razonable sobre
los activos?
¿Cuentan con auditores internos que revisen la observancia de los
procedimientos y políticas?
3.11. SITUACION FINANCIERA
Balance a corte de:
Activo circulante
Activo fijo
Otros activos
Activo total
Pasivo a corto plazo
Pasivo a largo plazo
Pasivo total
Capital social nominal
Capital suscrito y pagado
Utilidades (pérdidas) periodo anterior
Utilidades (pérdidas) del presente ejercicio
Patrimonio total
Estado de Resultados del periodo:
Ventas netas
Costo de ventas
Utilidad bruta
Gastos de venta
Gastos de administración
Gastos financieros
Utilidad (pérdida) operacional
Otros gastos (no operacionales)
Utilidades antes de impuestos
Utilidad (pérdida) neta
¿Tiene agencias, sucursales, bodegas u otras oficinas en locales
distintos y deberán ser revisadas?
¿Tiene relaciones con otras empresas filiales?
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Número de empleados, número de obreros.
Artículo que produce o adquiere para venta.
Volumen de unidades producidas
Indique el capital social, número de acciones, valor nominal y tipo de
acciones.
Detalle los créditos bancarios y de otro tipo, así como las garantías
otorgadas y vencimientos de los mismos.
3.12. SITUACION FISCAL
¿Es causante del Impuesto sobre la Renta?
¿Tiene alguna exención o subsidio?
¿Presenta Declaración de Renta?
Impuesto al Valor Agregado (IVA): ¿Tiene ingresos gravados a
distintas tasas?
¿Paga Impuesto de Industria y Comercio?
¿Es recaudor y declarante de Impuesto de Retención en la Fuente?

Otros impuestos: detalle los impuestos nacionales o municipales que


paga.
Número de identificación tributaria
Señalar las fechas de presentación de las últimas declaraciones de
impuestos y aportes al sistema de seguridad social

Impuesto sobre la Renta


Impuesto de Industria y Comercio
Impuesto Predial
Declaración de Retención en la Fuente
Declaración de Importación
Declaración de Exportación
Aportes a Plan Obligatorio de Salud (EPS)
Aportes a Fondos de Pensiones
Aportes a Fondos de Cesantías
Aportes al SENA
Aportes al ICBF
Aportes a Cajas de Compensación Familiar
Otras
Señalar el último pago de participación de utilidades a los socios.

¿Todo el personal está afiliado al Plan Obligatorio de Salud?


¿Han realizado convenios de pagos de impuestos con la DIAN o la
Secretaria de Hacienda Distrital?
¿Cuándo?
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¿Por qué ejercicio?
¿Sobre qué impuestos?
¿Por qué cantidad?
¿Por qué motivo?
3.13. SISTEMA DE CONTABILIDAD
Indique a qué fecha se encuentran los siguientes libros:
Diario general
Mayor
Actas de Junta Directiva
Actas de Asamblea
Actas de acciones suscritas y pagadas
Señale las siguientes fechas:
Ultima conciliación bancaria
Ultimo inventario físico de materia prima
Ultimo inventario de productos en proceso
Ultimo inventario de productos terminados
Ultimo inventario de mercancias para la venta
Ultimo inventario de activo fijo
Auxiliares de contabilidad
Auxiliares de inventarios
Ultimos estados financieros
¿Se tiene Plan de Cuentas e instructivo para su manejo?
Describa las pólizas de seguro que se utilizan y su forma de archivo
y localización de las mismas.
Identifique y describa brevemente el sistema de costos utilizado.

¿El sistema de costos está incorporada a la contabilidad?


¿Se controlan las existencias de materia prima y productos
terminados por medio de inventario permanente?
¿Se preparan estados financieros mensuales?
Se concilian los auxiliares contra las cuentas del mayor?
¿Se preparan reportes de análisis de los estados financieros?
¿Se maneja la contabilidad a través de sistema compurtarizado o
manual?
¿Qué otra operación es manejada con apoyo del computador?.
Identifique y explique brevemente.
Indique el número mensual aproximado de:
Cheques expedidos
Comprobantes de ingresos
Facturas a clientes
Notas Crédito
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PROGRAMA ESTUDIO PRELIMINAR
Notas de ingreso al almacén
Facturas de proveedores
Pedidos de compra
Indique el número aproximado de:
Clientes
Proveedores
Acreedores
Artículos en inventario
Activos fijos
Cuentas de bancos
3.14. SISTEMA DE INFORMACION
Señale la información que reciben los funcionarios de la empresa y
su periodicidad:
Balance y estado de resultados comparado con presupuestos.
Integración de las principales cuentas.
Estado de origen y aplicación de recursos
Flujo de efectivo
Ventas por líneas de productos comparado con presupuestos
Reporte de clientes por antigüedad de saldos
Informes de ventas por agentes o zonas.
Informes de pasivos a corto plazo.
Informe de pasivos a corto plazo.
Informes de faltantes de inventarios.
Informe de variaciones en costos unitarios.
Estado sobre variaciones en costos unitarios
Estado de cambios en la situación financiera con base en efectivo.

Informe de movimiento de bancos.


Otro tipo de información.
¿Los informes se preparan oportunamente y están diseñados en
forma adecuada y entendible?
¿Hay alguien que revise los informes antes de turnarlos a los
funcionarios?
3.15. SEÑALE A CONTINUACION, CUALQUIER PREGUNTA O
PROCEDIMIENTO ADICIONAL QUE CONSIDERE NECESARIO.

3.14. COMENTARIOS
Sobre la situación de la planeación
Sobre la situación de la organización
Sobre la situación de la dirección
Sobre la situación del control
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Sobre la situación financiera y contable
Sobre la situación fiscal
Sobre el sistema de información
Problemas importantes observados
PREPARADO POR:
FECHA:
REVISADO POR:
FECHA:
MATRIZ DE COMPRENSION DE LA ENTIDAD AUDITADA

Para cada elemento del análisis organizacional practicado se asigna una calificación según los
siguientes parámetros de medición y evaluación:

NIVEL PUNTUACION EVALUACION


I 0 CARENTE
II 5 DEFICIENTE
II 10 ELEMENTAL
IV 15 ADECUADO
V 20 EXCELENTE

La siguiente matriz se emplea para calificar cada elemento analizado en el programa de investigación
preliminar

ELEMENTO NIVEL PUNTUACION EVALUACION


PLANEACION
ORGANIZACIÓN
DIRECCION
CONTROL
SISTEMA FINANCIERO Y CONTABLE
SITUACION FISCAL
SISTEMA DE INFORMACION
MATRIZ DE COMPRENSION DE LA ENTIDAD AUDITADA

PASO 1:
Para cada elemento y subelemento del análisis organizacional practicado se
asigna una calificación según los siguientes parámetros de medición y
evaluación:

NIVEL PUNTUACION EVALUACION


I 0 CARENTE
II 5 DEFICIENTE
II 10 ELEMENTAL
IV 15 ADECUADO
V 20 EXCELENTE

PASO
El 2:
elemento planeación tiene subelementos cada uno con puntuación máxima
de 20 puntos, lo cual suma un total máximo de puntuación de puntos

ELEMENTO PLANEACION
PUNTUACION
SUBELEMENTO INDIVIDUAL
MAXIMA
FUNCION PLANEACION 20
VISION 20
MISION 20
OBJETIVOS 20
METAS 20
ESTRATEGIAS 20
POLITICAS 20
PROGRAMAS 20
PUNTUACION MAXIMA TOTAL 160

PASO 3:
Para cada elemento examinado , la siguiente matriz se emplea para calificar
cada subelemento revisado detalladamente:

ELEMENTO DIRECCION
SUBELEMENTO NIVEL PUNTUACION EVALUACION
PROCESO DE PLANEACION 10
VISION 15
MISION 15
OBJETIVOS 10
METAS 5
ESTRATEGIAS 5
POLITICAS 10
PROGRAMAS 5
PUNTUACION MAXIMA TOTAL 75
PORCENTAJE DE EFICIENCIA
(75/160)% 47%
NIVEL ALCANZADO (20*47%) 9 DEFICIENTE
El resultado indica que la planeación falla específicamente en la definición de los objetivos,
metas, estrategias y programas, lo cual redunda en la calidad del ejercicio de la función
planeación.
PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ENTIDAD:
OBJETO DE ESTUDIO:
JUSTIFICACION:
OBJETIVOS:
ALCANCE:
EQUIPO AUDITOR:
METODOLOGIA:
CRONOGRAMA:
PRESUPUESTO:
ANEXOS