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AUDITORIA ADMINISTRATIVA- UNIDAD 4- INSTRUMENTACIÓN

CUESTIONARIOS

Requisitos para el diseño de los cuestionarios

Para definir la orientación de las preguntas a efectuar es necesario llevar a cabo las siguientes acciones para
su preparación:

1. Reunir toda la información descriptiva, estudios, datos estadísticos y la información producto de la


investigación preliminar de la organización encontrada en la fase de planeación, a fin de ubicar el
contexto de las preguntas.

2. Llevar a cabo una observación directa para validar el orden y la secuencia a seguir en el
cuestionario.

3. Tener en cuenta elementos básicos del diseño del cuestionario en cuanto a los campos de
distribución:

• El primer campo debe ser la identificación para recopilar los datos de registro de la aplicación del
cuestionario: nombre o razón social, tipo de estudio, área funcional , nombre y cargo del
entrevistado, responsable, fecha y duración de la aplicación.
• El segundo campo debe contener instrucciones precisas para su diligenciamiento.
• El tercer campo son las preguntas.
• El cuarto campo es el espacio para las respuestas.
• El quinto campo es el destinado al registro de observaciones.

4. Cuando el cuestionario se aplica mediante entrevista dirigida se deben considerar dos situaciones
posibles:

• La pregunta no se debe aplicar porque no es aplicable en razón del área y cargo del entrevistado.
• La pregunta no es respondida por el entrevista porque no quiso o no supo la respuesta. Debe
registrarse constancia de la causal en las observaciones.

5. Someter la propuesta de cuestionario a un proceso de control previo mediante una aplicación previa
o pre-test.

Clasificación de los cuestionarios

Los cuestionarios se clasifican teniendo en cuenta la forma en que se estructuran las preguntas: pregunta
cerrada simple, pregunta cerrada con respuestas múltiples, pregunta abierta , pregunta cerradas y abiertas o
de código múltiple.

o Pregunda cerrada simple

Las alternativas de respuesta están limitadas a dos o tres posibilidades como máximo. Permite recoger,
registrar, codificar y analizar información en forma fácil y no requiere mucho entrenamiento para el
entrevistador. Pero, no permite recoger información con mayor grado de detalle, dado que las respuestas son
polarizadas.

Ejemplo: Cuestionario para efectuar auditoría de las mediciones de productividad

Indique aquí su respuesta marcando con una


X
Preguntas Sí No
1. ¿Actualmente se mide la productividad de alguna de las
actividades de la organización?
2. ¿Alguna vez se midió la productividad en la organización?
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o Pregunta cerrada con respuestas múltiples

En esta estructura se propone un mayor número de alternativas, lo que permite un mayor número de
posibilidades en la respuesta. Al igual que la pregunta cerrada simple es facil de registrar, codificar y analizar.
Su desventaja radica en obtener las respuestas más adecuadas para el caso de estudio.

Ejemplo: Auditoría sobre la calidad del proceso de comunicación

Pregunta Respuesta
¿Qué clase de comunicación presenta mayor dificultad? a. Verbal
b. Escrita
c. A través de
equipos

o Pregunta abierta

En esta estructura, el número de respuestas posibles es infinita, por lo que se requiere de mayor habilidad del
entrevistador para centrar la respuesta. Requiere un contacto entrecho entre el entrevistado y entrevistador
para que éste ejerza motivación para obtener respuestas concretas y centradas en el tema. Presenta la
desventaja de plantear muchas categorias por el amplio espectro de posibilidades que arroja.

Ejemplo: Auditoría del Proceso Administrativo Organización

Pregunta Respuesta
¿Cuál es la estructura actual de la organización ?

o Preguntas cerradas y abiertas o de código múltiple

En este esquema se plantean inicialmente las preguntas cerradas, en forma secuencialmente ordenada, para
después llevar al entrevistado a campos más restringidos para que exponga su opinión en forma específica.

Ejemplo: Cuestionario para efectuar auditoría de las mediciones de productividad


Preguntas Indique aquí su respuesta marcando con
una X
3. ¿Si se implantaron mediciones de productividad, pero se
eliminaron, indique las razones de esa eliminación:
¿Los beneficios que producían no justificaban su costo?
¿Las mediciones consumían mucho tiempo?

¿Las mediciones provocaban conflictos entre la dirección y el


personal?
¿Las mediciones provocaban conflictos entre el personal?
¿Las mediciones carecían del respaldo de la alta dirección?
Otras razones (especifique):