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Procedimiento: Bsqueda de nuevos clientes y gestin de comunicaciones y eventos

1. Objetivo

El objetivo del presente documento es definir las funciones y responsabilidades del personal
involucrado en el proceso de bsqueda de nuevos clientes con el objetivo de lograr en el corto plazo
incrementar las ventas en el corto plazo.

2. Alcance

El procedimiento comprende las siguientes actividades principales:
Elaboracin de base de datos y actualizacin permanente.
Comunicacin institucional
Coordinacin de eventos(citas, cotizaciones y/o ofertas, demostraciones, promociones y
publicidad)
Seguimiento del cumplimiento de actividades programadas

3. reas involucradas:

El presente procedimiento implica al departamento Comercial y de Operaciones.

4. Sobre la definicin de actividades:

Se detallar a continuacin las actividades que debern realizarse para el ptimo desarrollo de las
de la gestin con resultados favorables:

4.1. Elaboracin de Base de Datos Oficial de SSAME
Es una informacin estructurada en lenguaje Excel con informacin especfica, y que est
organizada de tal forma que podamos encontrarla muy fcilmente y usarla oportunamente.
Una base de datos agrupa informacin para quien la crea y usa.
Estas son sus ventajas:
Resume la informacin ms importante de clientes actuales, potenciales y referidos y que
en cada consulta su contenido se obtenga con rapidez.
Es eficaz, porque se dispone de informacin detallada en el momento que se requiere.
Puede ser compartida por otras reas que sean autorizadas a usar.
Ayuda a mejorar el negocio, a conocer mejor al cliente y tambin a ofrecer y publicitar
mejor los productos y servicios de SSAME.
Con una buena base de datos se puede obtener:
a) Mantener comunicacin constante con los clientes (ya sea por telfono, por
correo electrnico, etc.).
b) Desarrollar estrategias para publicitar el producto o servicio SSAME
c) Proporcionar informacin a los clientes sobre novedades, cotizaciones,
cambios de productos/servicios, o cualquier otra informacin de importancia
sobre la empresa.
d) Tomar las mejores decisiones en trminos de actividades y estrategias para
conseguir nuevos clientes y estar ms cerca de ellos.


4.2. Sobre la coordinacin de eventos y gestin del representante comercial

Un evento es una actividad de servicio que el representante comercial realiza diariamente y
requiere realizar gestin de coordinacin, comunicacin y seguimiento (verbal, escrita y por
medio virtual).
Por su naturaleza es dirigido en primer trmino a clientes del sector que nos
desenvolvemos.




Es necesario determinar de manera clara lo siguiente:

Cliente-objetivo al que ir dirigida la comunicacin: Industria Minera,
Agro-industrial, metalmecnica, farmacutica y de cosmticos, entre otros para
promover nuestros servicios en. En esta parte la mejor referencia para definir que
clientes es la base de datos actualizada, otra fuente importante las referencias
comerciales brindadas por los ejecutivos bajo el formato de negocios por
relaciones.
Elaboracin de ficha-cliente.
Establecer la estrategia de presentacin de los servicios de SSAME.
Acordar citas para presentar el servicio.
De ser necesario, remitir propuesta tcnica y econmica de servicios de consultora
validada por la gerencia Comercial y por la Direccin segn importancia y monto.
Definido esto se deber realizar las comunicaciones por medio escrito a la empresa cliente,
en papel membretado de la empresa y firmado por la Gerencia a quien se designe.
Por ahorro de tiempo y de material se procede de la siguiente manera:

Primero se deber enviar correo electrnico a los clientes.
Segundo, realizar el envo de las cartas a travs del personal de apoyo de la empresa
teniendo presente en realizar un ruteo de entrega en el caso de varias comunicaciones
la urgencia lo amerite.
En el caso de capacitacin a empresas:
o De acuerdo al requerimiento de las empresa, asignar el nombre completo de la
persona que dirigir la exposicin (identificar su hoja de vida o curriculum),
charla o trabajo de monitoreo, etc.
o Seguidamente, identificar la cantidad de personal, el tiempo, uso de equipos
para la charla (monitoreo, proyector, etc), material de trabajo ilustrativo,
certificados, encuestas a repartir entre los participantes dependiendo del caso.
o Fecha, hora y lugar exacto de la realizacin del evento.
o Elaborar el presupuesto con la propuesta tcnica econmica
o Coordinaciones logsticas que sean necesarias para llegar a la hora acordada,
con el material necesario y debidamente implementado.
o Recepcin de informe de servicio, lista firmada de asistentes con Vo Bo del
representante de la empresa cliente.
5. VIGENCIA

El presente procedimiento tiene vigencia desde la fecha en que se realice la aprobacin de la
misma, hasta el momento en que se efecte un cambio o modificacin de versin, la cual deber ser
comunicada oportunamente a los involucrados.


NOMBRE CARGO FIRMA
Janeth Gamarra Representante Comercial


Ing. Antonio Miranda Gerencia Comercial
Ing. Marlon Romero Direccin