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Sap Business One

Propiedad de los datos en SBO 2004


La Propiedad de los datos les permite a gerentes determinar qu documentos pudieran
verse y ser actualizados por los usuarios regulares en SAP Business One.
La propiedad de los datos slo es pertinente para usuarios que no han sido definidos
como Super suarios en la ventana de !efinicin de suarios. !e esta manera" gerentes
#es decir los super usuarios$ puede controlar los datos accesi%les a cada uno de sus
empleados.
na autorizacin puede concederse para cada tipo del documento e incluso al nivel del
documento.
La propiedad de los datos se mantiene seg&n los datos definidos para sus empleados en
el mdulo de 'ecursos (umanos" por consiguiente es muy recomendado leer el
documento de 'ecursos (umano antes de definir la propiedad de los datos en su
compa)*a.
Definiciones Iniciales
+. ,nicializando la Propiedad de los !atos en su compa)*a.
-. !efiniendo a los usuarios.
3. Asignando una licencia para cada usuario.
.. !efiniendo a los empleados en el mdulo de los 'ecursos (umano/
a. !efina a los empleados en la ventana de !atos 0aestros de
1mpleados.
%. !efiniendo a usuarios que funcionan como 1mpleados de las 2entas en
el mdulo de 'ecursos (umanos.
c. !efiniendo a un gerente directo para cada empleado.
d. 2incule los empleados a los departamentos y Sucursales.
e. 2incule los empleados a los equipos que requiere.
3. !efina las autorizaciones generales para cada usuario regular.
4. !efina las autorizaciones de propiedad de datos pertinentes para cada empleado.
7. !efina las e5cepciones de propiedad de datos si requiri.
Iniciando la Propiedad de los Datos
Para inicializar la propiedad de los datos en su compa)*a" ir a Gestin Inicializacin
Sistema Autorizaciones Ecepciones Propiedad Datos/
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1n esta ventana" verifique el flag Activo 8iltrado Propiedad y haga clic en la Actualizacin.
Definicin de Empleados
9ontrariamente a las autorizaciones generales estas pueden concederse al nivel funcional
del usuario" las autorizaciones de propiedad de datos se conceden para los empleados
definidos en el mdulo de los 'ecursos (umanos.
!ecursos "umanos Datos #aestros Empleado
Para tra%a:ar con las autorizaciones de propiedad de datos" es necesario definir los datos
siguientes para los empleados pertinentes/
$di%o &suario ; seleccione un cdigo de usuario correspondiente %a:o
!efiniciones < =eneral < !efinicin suarios. >ote que este campo es
o%ligatorio por tra%a:ar con la propiedad de los datos.
Empleado de 'entas ; en caso de que un empleado funcione como un empleado
de ventas en su compa)*a" usted necesita especificar a su empleado de ventas
%a:o !efiniciones < =enerales < !efinir 1mpleados de 2enta. 0arque la &ltima
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fila en %lanco e ingrese el empleado de ventas correspondiente o seleccione
!efinir >uevo para definir uno nuevo. 1n el e:emplo anterior" el empleado de
ventas 'uth ?efferson se selecciona en el campo de 1mpleado de 2entas"
esta%leciendo as* una cone5in entre los datos del maestro de empleado de 'uth
y sus empleados de ventas que pueden unirse a las ventas y los documentos de
adquisicin.
Director @ seleccione el !irector del empleado actual. >ote que solo los
empleados e5istentes estar6n disponi%les para la seleccin.
Departamento
Sucursal
(os e)uipos ; usted puede definir a los empleados como miem%ros del equipo o
l*der del equipo" %a:o la etiqueta de la p6gina A0iem%rosA.
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Autorizaciones
Autorizacin General
Antes de que usted empiece a definir las autorizaciones de propiedad de datos"
aseg&rese de conceder autorizaciones funcionales a los usuarios regulares en su
compa)*a. 1stas autorizaciones funcionales determinan si un usuario puede a%rir
documentos" informes y varias ventanas en Solo Lectura" Autorizacin Cotal o nada.
1stas Autorizaciones pueden ser definidas %a:o =estin < ,nicializacin Sistema <
Autorizaciones < Autorizacin =eneral/
#apa de *erar)u+as de empleado
1l mapa siguiente se usar6 por demostrar cmo la funcionalidad de propiedad de datos se
mane:a en SAP Business One/
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,ipos de Propiedades
La propiedad de los datos se %asa en las relaciones entre los empleados de la compa)*a.
Los tipos de propiedades son/
+. Par ; este tipo de propiedad descri%e las relaciones entre todos los empleados que
tienen el mismo gerente directo. na autorizacin Par permite a un empleado
acceder a los documentos pose*dos por uno de sus pares. 1n el mapa anterior" Bill
Levine y Sophie Dlogg son los pares.
-. Director ; este tipo de propiedad permite definir para el empleado su =erente
directo. na autorizacin !irector le permite a un empleado acceder a los
documentos pose*do por su gerente directo. 1n el mapa anterior" !aniel ?ordan es
el gerente directo de Bill Levine y Sophie Dlogg.
B. Su-ordinado ; este tipo de propiedad puede definirse para todos los empleados
que tra%a:en directamente %a:o el mismo empleado. na autorizacin Su%ordinado
permite a un empleado acceder a los documentos pose*dos por todos sus
empleados su%ordinados. 1n el mapa anterior" Bill Levine y Sophie Dlogg son
su%ordinados de !enial ?ordan.
.. Departamento ; este tipo de propiedad descri%e las relaciones entre todos los
empleados que tra%a:an en el mismo departamento. na autorizacin
!epartamento le permite a un empleado acceder a los documentos pose*dos por
todos los empleados en su departamento. 1n el mapa anterior" !aniel" Bill" Sophie"
Bar%ara" Peter" 'uth y Brad pertenece al departamento de 2entas.
3. Sucursal ; este tipo de propiedad descri%e las relaciones entre todos los
empleados que tra%a:an en la misma Sucursal. na autorizacin Sucursal permite
a un empleado acceder a los documentos pose*dos por todos los empleados de su
sucursal. 1n el mapa anterior" 'on Palmer" !aniel ?ordan y Linda 9arter
pertenecen a la sucursal principal.
4. E)uipo ; este tipo de propiedad descri%e las relaciones entre todos los empleados
que pertenecen al mismo equipo. na autorizacin de 1quipo permite a un
empleado acceder a los documentos pose*dos por todos los empleados de su
equipo.
Autorizaciones de Propiedad de Datos
=estin < ,nicializacin Sistema < Autorizaciones < Autorizaciones de propiedad de
datos
se esta ventana para definir los tipos de propiedad pertinente para cada uno de sus
empleados.
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Empleado @ 1sta lista contiene a todos los empleados definidos en la ventana de !atos
0aestro de 1mpleados y ese se uni a los usuarios con el campo 9digo de suario en
esa misma ventana.
Documento @ 1sta columna despliega todos los tipos de documentos para que usted
pueda definir la autorizacin de propiedad de datos.
Par. Director. Su-ordinado. Departamento. Sucursal. E)uipo ; use estas columnas
para definir las autorizaciones de propiedad de datos pertinentes" seg&n las relaciones
descritas antes.
Para definir una autorizacin requerida para un empleado" haga clic en el nom%re del
empleado correspondiente y luego pulse el campo de la columna requerida para que se
a%ra el men&/
$ompleto ; seleccione esta opcin para conceder la autorizacin completa del
documento en la relacin actual.
!/O @ #Solo Lectura$ seleccione esta opcin para conceder autorizacin de lectura
del documento en la relacin actual.
0in%uno ; seleccione esta opcin para definir que el usuario slo puede ver y
puede actualizar los documentos de ste tipo creados por l.
Autorizacin ,otal @ pulse este %otn para definir una autorizacin total en todos los
campos de la ta%la.
Solo (ectura @ pulse este %otn para definir autorizacin de solo lectura #'EO$ en todos
los campos de la ta%la.
1alta Autorizacin @ pulse este %otn para definir que el usuario solo puede ver y
actualizar los documentos creados por l.
0ota2
A un empleado definido como s&per usuario se concede autom6ticamente la
autorizacin de propiedad para todos los tipos del documento. 1n este caso" la
opcin 9ompleto se desplegar6 en todas las columnas en la ta%la y usted no
podr6 seleccionar una autorizacin diferente por mano.
La autorizacin de propiedad de datos predefinida para un usuario regular es
>inguno.
Las autorizaciones de propiedad de datos aplican a las ventas y los documentos
de adquisiciones" listado de partidas a%iertas" oportunidades de ventas e informes
de oportunidades de ventas.
E3emplo para Definir 4 &sar las Autorizaciones de Propiedad de Datos
1l siguiente e:emplo demuestra cmo las diferentes autorizaciones de propiedad de datos"
para los tres empleados resaltados" influir6n en su tra%a:o en SAP Business One.
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Aspectos =enerales/
'on Palmer" gerente general" se define como un super usuario y por consiguiente
tiene la autorizacin de propiedad de datos 9ompleto.
Linda and Bar%ara pertenecen al mismo equipo" el equipo de 1ventos Social.
9onforme sus papeles en este equipo/
o Linda tiene la autorizacin de propiedad de datos 9ompleto para todos los
documentos creados por cualquiera de los miem%ros del equipo" es decir
para los documentos de ella y Bar%ara.
o Bar%ara tiene una autorizacin de propiedad de datos solo para desplegar
documentacin de ella.
0ota2 Linda y Bar%ara pueden tener las autorizaciones de propiedad de datos adicionales
como !irector" Su%ordinado" etc. 1l e:emplo anterior descri%e una situacin en que hay
slo una tipo 1quipo para la autorizacin de propiedad de datos.
Fstas son las autorizaciones de propiedad de datos para 'on" Linda y Bar%ara se definen
seg&n los aspectos que se descri%ieron anteriormente/
'on
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9omo 'on es s&per usuario" usted puede ver que l tiene la autorizacin de propiedad de
datos 9ompleto para todos los documentos. Las autorizaciones se despliegan en gris y se
%loquean para los cam%ios.
Linda
Linda tiene la autorizacin de propiedad de datos 9ompleto para todos los documentos
creados por los miem%ros de su equipoG por consiguiente usted puede ver que la opcin
9ompleto se seleccion para todo los tipos de documentos %a:o la columna 1quipo.
Bar%ara
!esde que Bar%ara es autorizada slo para acceder a documentos creados por ella" usted
puede ver que ella no tiene ninguna autorizacin de propiedad de datos en a%soluto.
Codos los campos despliegan >inguno.
!esultado5
'on puede desplegar y actualizar todos los documentos de la compa)*a.
Linda puede desplegar y actualizar documentos de ella o Bar%ara.
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Bar%ara solo puede desplegar y actualizar documentos creada por ella.
Codos los usuarios anteriores pueden desplegar y actualizar documentos que no
se unen a un cierto due)o.
9uando Linda o Bar%ara visualizan los documentos e5istentes" SAP Business One
salta esos documentos que no son autorizados para que ellos vean.
Si Linda o Bar%ara intenta encontrar un documento espec*fico a que no son
autorizado" se despliega el siguiente mensa:e de error/ A>ing&n archivo
encontradoA.
Linda y Bar%ara no pueden ver los documentos que ellas no tienen autorizacin de
propiedad de datos en el listado de partidas a%iertas.
1n otros reportes y consultas" Linda y Bar%ara no podr6n usar cualquiera de las
flechas para a%rir los documentos que no tengan autorizacin de propiedad de
datos #sin em%argo ellos pueden ver los datos desplegados en el informe o
consulta$.
(a Propiedad de los Datos de un Documento
Supuestos/
La compa)*a tra%a:a con las autorizaciones de propiedad de datos.
9ada uno de los usuarios es autorizado para crear las 9otizaciones de 2entas #en
la ventana Autorizacin =eneral$.
9ada uno de los usuarios ha creado y ha pose*do al menos una 9otizacin de
2entas.
n e:emplo de una 9otizacin de 2entas creada por Linda/
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,itular 6O7ner8 @ este campo despliega el nom%re del empleado de venta que posee el
documento.
(os 9alores predeterminados para el campo ,itular en la ca-ecera del documento5
+. 9uando un empleado de venta predefinido se define para un Socio de >egocio
#!atos 0aestros Socio de >egocio < etiqueta =eneral$" el empleado que se
asocia a ese empleado de venta #venta 0aestro !atos 1mpleado$ se desplegar6
autom6ticamente.
-. Si el nom%re del empleado de ventas seleccionado en el documento no se une a
un empleado" el campo Citular desplegar6 el empleado unido al usuario que se
encuentra actualmente registrado #logged$ en SAP Business One.
B. Si no hay ning&n v*nculo entre el usuario y un empleado" el campo Citular
permanecer6 en %lanco.
1s posi%le seleccionar a diferentes Citulares en el valor predeterminado" haciendo un clic
en el icono de la lista .
Autorizacin de la Propiedad de Datos a 0i9el de la 1ila:
Adem6s de la autorizacin de propiedad de datos al nivel de la ca%ecera del documento"
est6 la posi%le de definir la autorizacin al nivel de fila del documento.
1sta opcin es principalmente usada para casos dnde cierto documento es actualizado
por m6s de un usuario. Por e:emplo" cuando cierto empleado reemplaza la posicin de
otro empleado y agrega las nuevas filas a un documento e5istente. 1n este caso las
nuevas filas de%en ser pose*das por el nuevo empleado.
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Ecepciones Propiedad Datos
=estin < ,nicializacin Sistema < Autorizaciones < 15cepciones Propiedad !atos
1sta ventana te permite definir un mtodo para filtrar las autorizaciones de propiedad de
datos. La filtracin se har6 seg&n la definicin para cada usuario en la ventana de
autorizacin de propiedad de datos.
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(os O-3etos de la P;%ina
se esta etiqueta para definir el mtodo de la filtracin para cada tipo de documento.
Documento @ despliega los tipos de documentos que usted definir un mtodo de filtrado
de la propiedad de datos.
1iltrado ; use esta columna para seleccionar un mtodo de filtracin pertinente para cada
tipo de documento/
0o 1iltrado ; seleccione este mtodo para permitir el acceso completo a los
documentos para todos los usuarios. 1n efecto" esta opcin cancela la
autorizacin de propiedad de datos para este tipo de documento.
Por Propietario $a-ecera 4 (+nea ; seleccione este mtodo para permitir a los
usuarios con una definicin de propiedad de datos a la ca%ecera o nivel de la fila"
a acceder este tipo de documento.
Solo por Propietario $a-ecera ; seleccione este mtodo para permitir a los
usuarios con una definicin de propiedad de datos a nivel de la ca%ecera" slo
para acceder este tipo de documento.
Para cam%iar los titulares a una fila en un cierto documento" usted necesita despliegue la
columna de Citular en la ta%la del documento. (aga 9lic en el icono de Parametrizacin
de 8ormulario .
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1n la etiqueta 8ormato de Ca%la" verifique las ca:as 2isi%le y Activo al lado del campo
Citular.
sted puede cam%iar el Citular en la fila del documento de dos maneras/
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1liminando el nom%re del titular e5istente y reemplazar con un titular diferente
9am%iando el nom%re en el campo Citular de la ca%ecera del documento. 1n este
caso" el sistema desplegar6 el siguiente mensa:e/
9licK en LS,M actualizar6 el nuevo titular en todas las l*neas del documento.
9licK en L>OM no modificar6 el titular en las l*neas del documento. 1l titular en cada
nueva l*nea agregada ser6 el titular de la ca%ecera del documento.
0ota2 Slo usuarios autorizados para poner al d*a un documento e5istente podr6n
cam%iar el titular en las filas del documento. Adem6s" cada usuario que agrega un nuevo
documento puede cam%iar el titular de la l*nea antes de agregar el documento.
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Propiedad de Datos de un Documento 6una propiedad por el enca-ezado del
documento 4 sus filas8
Supuestos/
La compa)*a tra%a:a con autorizacin de propiedad de datos.
9ada uno de los usuarios es autorizado para crear 9otizaciones de 2enta #en la
ventana de Autorizacin =eneral$
La 9otizacin de 2enta n&mero +-. de propiedad de Linda contiene l*neas de
propiedad de Bar%ara/
'esultados/
+. Si el mtodo de la filtracin N>inguna 8iltracinN se seleccion para la
9otizacin de 2enta %a:o 15cepciones Propiedad !atos < 1tiqueta O%:etos/
a. Linda y Bar%ara tiene autorizacin de propiedad de datos para
desplegar y actualizar todas las cotizaciones e5istentes" incluso las
cotizaciones de propiedad de 'on Palmer.
%. Sap Business One no se saltar6 documentos mientras se este
%uscando 9otizaciones.
-. Si se selecciona el mtodo de filtracin APor Citular de 9a%ecera y L*neaA para
las 9otizaciones de 2enta" %a:o 15cepciones Propiedad !atos < 1tiqueta
O%:etos/
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a. Linda y Bar%ara podr*an acceder y actualizar las cotizaciones de 2entas
en qu ellas se definan como propietarias en el campo Citular de la
ca%ecera del documento o sus l*neas. Adem6s ellas pueden acceder a
las cotizaciones que no se unen a un propietario. Bar%ara puede
acceder y actualizar la cotizacin n&mero +-. mostrada anteriormente.
%. 9uando Linda y Bar%ara %uscan cotizaciones e5istentes" Sap Business
One salta los documentos que no pueden ver.
B. Si se selecciona el mtodo de filtracin ASolo por Propietario 9a%eceraA para
las 9otizaciones de 2enta" %a:o 15cepciones Propiedad !atos < 1tiqueta
O%:etos/
a. Linda puede acceder y actualizar las cotizaciones en que ella o Bar%ara
se definan como propietarias en la ca%ecera del documento.
%. Bar%ara puede acceder y actualizar las cotizaciones en que ella se
defina como propietaria en la ca%ecera del documento o a las
cotizaciones que no tengan un propietario definido.
c. 9uando Linda y Bar%ara %uscan cotizaciones e5istentes" Sap Business
One saltar6 los documentos que no tengan autorizacin a ver.
Eti)ueta 1ormularios Ecluidos
1s posi%le permitir a los usuarios desautorizados ver los documentos desplegados por
varios informes y ventanas. 1n este caso" usted de%e usar la etiqueta 8ormularios
15cluidos para permitir esta opcin.
=estin < ,nicializacin Sistema < Autorizaciones < 15cepciones Propiedad !atos <
1tiqueta 8ormularios 15cluidos.
1ormulario @ marque este campo para %a:ar el men& y seleccione el formulario requerido
que le gustar*a aplicar un cierto mtodo de filtracin.
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0ota2 1l men& desplegado muestra todos los formularios en Sap Business One"
incluyendo formularios que no son pertinentes para las autorizaciones de propiedad de
datos.
1iltrado @ use esta columna para seleccionar el mtodo de filtrado requerido para cada
documento seleccionado.
0o 1iltrado ; seleccione este mtodo para permitir un acceso completo al
formulario seleccionado por todos los usuarios.
Solo por Propietario $a-ecera @ seleccione este mtodo para permitir a los
usuarios con propiedad de datos definido en la ca%ecera del documento
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