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Manual de etiqueta para ejecutivos y directivos

Por ALTO NIVEL


29-05-2014


Consultora Lderes
Cuando el profesionista asume un puesto directivo no basta con tener un conocimiento exhaustivo del negocio y la empresa,
as como del mercado y sus competidores. Su presencia tambin se impone con sus costumbres y modales en sus actividades
de oficina. Aqu te presentamos el Manual de etiqueta que todo ejecutivo debe considerar.
Llamadas telefnicas
Como buen lder, dominar las artes de hablar por telfono son todo un reto, sobre todo cuando las llamadas se convierten en
nuestro principal foco de estrs de la jornada. Clientes, proveedores, asistentes, secretarias, amigos y jefes son, tan slo, un
pequeo listado de la amplia gama de llamadas recibidas, sin embargo, no porque sean parte de la rutina tienes que aceptarlas a
todas horas, tambin para ello existen Reglas de etiqueta para una llamada telefnica profesional. Pon atencin a los
siguientes consejos:
1. Siempre toma en cuenta el objetivo de la llamada. Si no sabes para qu vas a hablar, lo mejor es que no lo hagas.
Recuerda que el tiempo de los dems es igual de valioso que el tuyo, as que antes de hacer una llamada de negocios es
importante que anotes los objetivos de la misma, esto te ayudar a que no se te vaya algn detalle.
2. S breve. Ya sea que t hagas la llamada o seas quien la reciba, es importante que seas objetivo y tardes lo menos posible,
recuerda que es una llamada de negocios, no necesitas intimar o hacer extensa la charla.
Tcnicas para mantener tu mail a tiempo
Sabas que un profesionista promedio recibe alrededor de 400 correos a la semana? Esto nos deja una cantidad de 80 correos
diarios, de los cuales slo el 30% son importantes y los dems informativos o de spam. Si la alarma de correo te agobia,
aprender algunos es necesario que pongas en prctica las siguientes recomendaciones:
Cada compaa tiene sus propias herramientas y caractersticas que te ayudarn a ser ms eficiente en el manejo del correo
electrnico. Cuando se trata de la empresa, necesitas saber cules son las opciones que pueden acortar tareas y mejorar la
llegada de tus correos. Si no sabes cmo funciona, lo mejor es que investigues, ya sea con tu tcnico o por tu cuenta.
b) Utiliza los filtros. Pueden sacarte de apuros en un santiamn, los filtros te pueden ayudar a dirigir correos importantes de
personas con mayor prioridad- a carpetas especficas. As si ves que la carpeta URGENTE tiene nuevas entradas, seguro es la
primera que checars.
c) Si ya lo leste, elimnalo. Como te comentamos, el 30% de los correos no son importantes, es por ello que es necesario que
los elimines, de esta forma, agilizars futuras bsquedas y podrs tener a la vista los correos que realmente te interesan.
Aprende a usar tus redes sociales
Tu imagen pblica se ha convertido en una carta de presentacin para reclutadores y headhunters, y la necesidad de controlar
la informacin que entra y sale de tus redes sociales impera hoy, ms que nunca. Para ello, un manual sobre el uso correcto de
estas impresionantes herramientas pueden salvarte de cometer errores de principiante.
1. Cuida tu privacidad. Los expertos te recomiendan poner atencin en lo siguiente:
Quin puede ver tus publicaciones.
Qu personas pueden mandarte solicitudes.
Preguntar antes de agregar a perfil.
Preguntar antes de agregar etiqueta.
Personaliza tus tuits.
Te recomendamos leer 5 mandamientos para cuidar tu imagen en redes sociales.
Aprovecha al 100% tus dispositivos en juntas
La tecnologa ya es parte de los negocios y an no existe un manual que nos ayude a entender cundo es bueno utilizarla y
cundo podemos prescindir de sus servicios. Pero las juntas son un claro ejemplo de que debemos aprender a utilizarlos, estar
al frente de tu equipo y que alguno que otro est poniendo ms atencin a alguna notificacin de Facebook, no slo pone en
jaque tu poder de liderazgo, sino la cultura organizacional de tus colaboradores.
Para ello debes conocer las Reglas de etiqueta para el uso de dispositivos en las juntas que, seguramente, podrn ayudarte:
a) No apagues tu celular. No, no estamos bromeando. Los expertos recomiendan mantener encendido tus mviles, recuerda
que pueden llamarte tus clientes y proveedores. Lo que s es recomendable es que lo pongas en modo vibrar, as no
interrumpirs a los dems si llegas a recibir una llamada urgente.
b) Llamadas urgentes. No TODAS las llamadas son urgentes, recuerda que ests en una junta y debes atenderla con la
importancia debida. Sin embargo, tampoco dejars de lado llamadas importantes. Los expertos indican que una llamada de
urgencia es: de clientes y proveedores agendadas, de tu jefe y de familiares.
Videoconferencias
La movilidad de los ejecutivos y directivos es constante, viajes de negocios al extranjero, citas con clientes o inversionistas
parecieran alejarnos de la vida en la oficina y la dinmica de su entorno. Sin embargo, la tecnologa se ha convertido en un
aliado para estos casos, ahora ya no es forzoso que asistas a la junta de los lunes que se celebra en la sala de juntas principal de
la empresa, es tan sencillo como asistir y participar desde la comodidad de tu auto. Si la pregunta es cmo, la respuesta es:
videoconferencias.
Y para ello tambin existe un Manual para lograr videoconferencias exitosas donde puedes evitar errores importantes.
Acceso al ancho de banda necesario. Evita tener interrupciones en imagen y audio por no contar con una velocidad de
internet ptima. El ancho de banda es fundamental para realizar una videoconferencia de calidad.
Audio y video de calidad. La calidad de imagen no es igual en ningn aparato, verifica que el accesorio a utilizar para la
conferencia, ya sea smartphone, tablet o computadora (PC, laptop o netbook), cuente con la calidad de imagen y audio
necesaria para que la comunicacin sea ptima.
Cuenta con la aplicacin adecuada. Si te vas a comunicar mediante una tableta o un telfono inteligente, verifica que
cuentes con la mejor aplicacin para realizar videoconferencias.
Conoces otras reglas de etiqueta que un ejecutivo debe saber? Cules son tus recomendaciones?