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Verfahrensdokumentation

&
revisionssichere Archivierung




Rechtsfragen


Dr. Ulrich Kampffmeyer




P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH








Hamburg 2001
Verfahrensdokumentation &
revisisionssichere Archivierung

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff/KGH/JP
Thema: Verfahrensdokumention Topic: Status: Fertig
Datei: Verfahrensdokumentation_Kampff
meyer_20020205.doc
Datum: 05.02.2001 Version: 2.0
© PROJECT CONSULT GmbH 2001 Seite 2 von 12
Verfahrensdokumentation & revisionssichere Archivierung
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.
Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe
Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission,

Inhalt
Einleitung
Bundesfinanzministerium legt GDPdU vor
Regelungen des HGB und der GoBS
Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Auch für kleine Lösungen ist Verfahrensdokumentation notwendig
Das übergeordnete Ziel: Europa
Einleitung
Manche halten die rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung
für ein Hindernis bei der Einführung von elektronischen Dokumenten-Management-
und Archivsystemen. Dabei sind Verfahrensdokumentationen selbstverständlich:
auch für die Papierablage von kaufmännischen Belegen, die unter das
Handelsgesetzbuch (HGB) und die Allgemeine Abgabenordnung (AO) fallen, ist eine
Verfahrensdokumentation erforderlich. Genau betrachtet erweisen sich die
deutschen Regelungen als äußerst nützlich für die Qualität der DMS- und
Archivsystem-Produkte und damit für die Sicherheit von Daten und Dokumenten in
diesen Systemen. Nicht zuletzt beruht der Erfolg deutscher Archivierungssoftware im
internationalen Markt auf den hohen Qualitäts- und Sicherheitsmaßstäben in
Deutschland. Deutsche Anbieter wie z. B. A.I.S., CEYONIQ, GFT Solutions, iXOS,
Saperion oder SER Systems weisen im Gegensatz zu zahlreichen ausländischen
Produkten die erforderlichen Sicherheitsmerkmale auf. Internationale Anbieter wie z.
B. FileNET oder IBM genügen auf Grund ihrer langen Tätigkeit im deutschen Markt
auch diesen Ansprüchen. Die rechtlichen Anforderungen geben außerdem dem
Anwender und dem Hersteller einen Rahmen vor, der die optimale Einführung und
einen verläßlichen Betrieb ermöglicht. Dieser Maßstab gilt leider in Deutschland nur
für Dokumente, die dem HGB bzw. konkret den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-
gestützter Buchführungssysteme (GoBS) unterliegen.
Bundesfinanzministerium legt GDPdU vor
Bisher galten überwiegend immer noch veraltete gesetzliche Regelungen, die zum
Teil aus dem vorherigen Jahrhundert stammen. Beispiele hierfür sind die
Zivilprozeßordnung (ZPO) und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). In diesen
Gesetzen wird immer noch von einem Dokument in Papierform als rechtlich
anzuerkennendes Original ausgegangen. Eine aus einem elektronischen System
reproduzierte Kopie trägt natürlich nicht die Originalunterschrift und hat in der Regel
auch noch keine Farbwiedergabe. In einem Prozess unterliegt ein solches Dokument
Verfahrensdokumentation &
revisisionssichere Archivierung

Kunde: Presse Projekt: Autor: Kff/KGH/JP
Thema: Verfahrensdokumention Topic: Status: Fertig
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Datum: 05.02.2001 Version: 2.0
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bei der Beweisanerkennung als „Objekt des Augenscheins“ der freien richterlichen
Zulassungsentscheidung.
Die Zeiten haben sich geändert: besonders durch die Internettechnologie entstehen
immer mehr Dokumente mit Vertrags- oder kaufmännischem Charakter ohne
Papierform und ohne manuelle Unterschrift. Durch das Signaturgesetz (SigG im
Rahmen des IUKdG) wurden die Grundlagen für elektronisch unterzeichnete und
rechtskräftige Dokumente längst geschaffen. Das Verfahren ist jedoch aufwendig,
erfordert autorisierte Zertifizierungsstellen und hat sich auch aus Kostengründen
noch nicht durchgesetzt. Auch ist noch damit zu rechnen, daß Veränderungen und
Anpassungen durch die europäische Gesetzgebung erforderlich werden. Zur
Anpassung des BGB gab es bereits mehrere Initiativen von unterschiedlichen
Ministerien. Ziel ist es, von der „Schriftform“ zur „Textform“ zu gelangen und damit
auch nur als Datei vorliegende Dokumente einzubeziehen. Inzwischen haben die
Gerichte selbst begonnen – wie z. B. in Hamburg – auch elektronisch zu arbeiten.
Anträge und Schreiben von Anwälten werden digital akzeptiert und gesamte
Verfahren workflowbasiert in den Behörden abgearbeitet. Dies verringert natürlich
auch für den Beweisführenden das Risiko, daß seine aus digitalen Systemen
reproduzierten Dokumente nicht anerkannt werden. Zumindest dann, wenn der
gesamte Entstehungs-, Speicherungs- und Reproduktionsprozeß nachvollziehbar
dokumentiert ist und Verfälschungen ausgeschlossen werden können, ist das
Prozeßrisiko inzwischen sehr klein geworden. Auch hier kann gegebenenfalls
zukünftig eine Verfahrensdokumentation die Beweiskraft von digitalen Dokumenten
absichern.
Durch den Entwurf der GDPdU, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung
digitaler Unterlagen, vom 6.10.2000, wird die elektronische Archivierung zur Pflicht.
Alle elektronischen Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme, in denen
Informationen gespeichert sind, die dem Handelsrecht und dem Steuerrecht
unterliegen, müssen zukünftig elektronisch entstandene oder empfange Daten auch
elektronisch archivieren. Die GDPdU räumt den Prüfern damit weitgehende Rechte
ein, die auch die Bereitstellung lesbarer Datenträger zur Auswertung im Amt
einschließen. Die Verwendung des COM „Computer-Output on Microfilm“-Verfahrens
ist nicht mehr ausreichend für die revisionssichere Archivierung digitaler Daten und
Dokumente.
Der Entwurf ist eine Folge des Gesetzes zur elektronischen Signatur (SigG), deren
verstärkte Nutzung gefördert werden soll, sowie des Steuersenkungsgesetzes
(StSenkG), das mehr Transparenz erfordert. Es verstärkt außerdem das
Einsatzgebiet hinsichtlich der expliziten Einbeziehung von elektronischen Archiv- und
Dokumentenmanagementsystemen. Das Recht der Prüfung nach HGB §§146 und
147 bestand schon immer, jedoch wird nun mit klaren Worten beschrieben, daß ein
datenbankgestützter Zugriff für die Behörden möglich ist. Die GDPdU verweist
ausdrücklich auf die GoBS, in der die Regeln für die Erstellung und Pflege von
Verfahrensdokumentationen geregelt sind.
Regelungen des HGB und der GoBS
Die Funktionsweise, geordnete Ablage, Sicherung, Verfügbarmachung und der
Betrieb von solchen Systemen sind in einer Verfahrensdokumentation niederzulegen.
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Für die Archivierung von Dokumenten entsprechend HGB und GoBS gibt es
eindeutige und nachvollziehbare - und damit auch überprüfbare - Regeln.
Handelsgesetzbuch
Grundsätzliche Anforderungen an die Ablage von kaufmännischen Dokumenten
 Ordnungsmäßigkeit
 Vollständigkeit
 Sicherheit des Gesamtverfahrens
 Schutz vor Veränderung und Verfälschung
 Sicherung vor Verlust
 Nutzung nur durch Berechtigte
 Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
 Dokumentation des Verfahrens
 Nachvollziehbarkeit
 Prüfbarkeit
In den beiden Werken „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ und
„Grundsätze der Verfahrensdokumentation“ sind alle wichtigen Themen zur
revisisonssicheren elektronischen Archivierung behandelt. Besonders das jüngst als
Code of Practice 2 beim VOI Verband optische Informationssysteme e. V.
erschienene Werk der Autoren dieses Artikels gibt eine umfassende Beschreibung
zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen (K.-G. Henstorf, U. Kampffmeyer, J.
Prochnow, Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS, VOI-Eigenverlag,
Darmstadt 1999, ISBN 3-93-2898-04-4).
Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Die GoBS schreibt nicht die Form und den Umfang der Verfahrensdokumentation
fest. Sie regelt lediglich, welcher Inhalt vorhanden sein muß (BStBl. 1995 I S. 738ff).
Die Ausführungen in Bezug auf Buchhaltungssysteme sind auf die speziellen
Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems
anzupassen.
Zur Vereinfachung der Erstellung und zur kontinuierlichen Pflege der
Verfahrensdokumentation sollte diese derart gestaltet werden, daß veränderliche und
individuelle Teile in Anhänge ausgegliedert werden. Dies erleichtert die notwendige
Fortschreibung des Dokuments, da so nur die Anlagen ergänzt werden müssen,
grundsätzliche Bestandteile jedoch unverändert bleiben können.
Das Dokument kann hierbei in drei Bereiche untergliedert werden:
a) die eigentliche Verfahrensbeschreibung,
b) die Testdokumentation mit Abnahmevereinbarung sowie
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c) gegebenenfalls eine Bescheinigung der Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens
durch einen unabhängigen Dritten.
©Copyright PROJECTCONSULT GmbH 1999
Verzeichnis für Versionierung
Verfahrensbeschreibung
Anhänge mit veränderlichen Teilen
Verzeichnis der Anhänge
Arbeits-
anweisung
Verträge
Wartung
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Referenzen
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Abbildung 1 Aufbau einer Verfahrensdokumentation
Textteile, die keinem Änderungsdienst unterliegen, sollten in die eigentliche
Verfahrensdokumentation aufgenommen werden. Aus dieser können größere
Anhänge und Anlagen referenziert werden. Es empfiehlt sich ein Gesamtverzeichnis
aller Bestandteile anzulegen, in dem auch die Versionierung und Fortschreibung
vermerkt wird. In die Anhänge gehören auch Aufstellungen, die einer Veränderung
und Fortschreibung unterliegen können. Anlagen sind vorhandene, in sich
geschlossene Dokumentionen wie Handbücher, Produktdatenblätter, Verträge etc.,
die als Ganzes oder als Teilbereich entsprechend referenziert werden. Auch für die
Dokumentation der durchgeführten Tests und Abnahmen empfiehlt es sich, diese als
Anhang oder Anlage zu führen.
Wichtig ist, daß eine Verfahrensdokumentation nicht einmalig erstellt wird und dann
„in der Ecke verstaubt“. Die Verfahrensdokumentation ist entsprechend der
Änderungen am System fortzuschreiben. Nur dann kann sie ihrem eigentlichen
Zweck, der Überpprüfbarkeit, die Nachvollziehbarkeit und die Regelung der Arbeit
mit der Lösung gerecht werden.
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Auch für kleine Lösungen ist Verfahrensdokumentation notwendig
Die Interpretation der GoBS macht deutlich, daß jede Dokumenten-Management-
und Archivlösung, in der kaufmännisch relevante Dokumente gespeichert werden,
eine Verfahrensdokumentation benötigt (GoBS Tz. 2a und Tz. 6). Große
Dokumenten-Management- und Archivlösungen können sehr komplex werden,
besonders dann, wenn zahlreiche andere Anwendungssoftware-Komponenten
integriert sind. Dementsprechend aufwendig ist in diesem Fall auch die
Verfahrensdokumentation.
Wie geht man hiermit nun bei kleineren Lösungen um, die einen solchen Aufwand
nicht rechtfertigen? Bei einer Prüfung eines solchen kleineren Systems ist häufig
bereits der Prüfer selbst überfordert. Hier klafft eine deutliche Bildungslücke bei
Prüfenden und steuerberatenden Berufen. Im Zweifelsfall stehen Prüfer und
Anwender fragend vor dem Computer und überlegen, was eigentlich hätte
dokumentiert werden müssen.
Die GoBS sagt aus, daß eine Verfahrensdokumentation für alle Systeme, die
kaufmännische Daten und Dokumente speichern - auch für kleine Systeme, bis zum
Einzelplatz hinunter - erforderlich ist. Es ist eindeutig, daß das Herstellerhandbuch
nur ein Teil der Dokumentation sein kann, da der Hersteller nicht wissen kann,
welche Daten und Dokumente gespeichert werden und wie der Anwender mit dem
System umgeht. Allein aus diesem Grund gibt es keine Zertifizierung von Produkten
– auch dann nicht, wenn Anbieter mit „Gutachten“ aufwarten. Es zählt immer die
Form der Nutzung beim Betreiber.
Die Chance für den kleineren Anwender liegt nur darin, anhand der Checkliste zu
prüfen, welche Teile für ihn relevant sind und welche bereits in schriftlicher Form
vorliegen. Hier sind eine Reihe von Minimalanforderungen zu erfüllen, z. B.
Datensicherheit – wer darf auf das System zugreifen und könnte durch Löschen von
Indizes Dokumente „verschwinden“ lassen, „wie heißen die Dokumente“ eigentlich,
die gespeichert werden, welchen Klassen sind sie zugeordnet? Ist die Indizierung so
eindeutig, daß jedes Dokument – und zwar genau das gesuchte – wiedergefunden
wird? Wie erfolgt die Datensicherheit, kann nichts verloren gehen und läßt sich der
Daten- und Dokumentenbestand wiederherstellen? Wie wird sichergestellt, daß die
Daten und Dokumente vollständig erfaßt sind? Wie wird die Verfügbarkeit der
Software und der Datenspeicher sichergestellt?
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Checkliste
Bestandteile einer Verfahrensdokumentation für DMS- und Archivsysteme zur
Speicherung kaufmännischer Daten und Dokumente
Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes
 Einsatzgebiet der Lösung (z. B. Installationsort des Systems, Beschreibung des
Aufgabenfeldes des betroffenen Bereiches etc.)
 Beschreibung der allgemeinen Organisation (z. B. Aufbauorganisation,
Organigramm des Betreibers, Ablauforganisation, Anwendungsfeld der Lösung
etc.)
Beschreibung der Lösung
 Beschreibung der sachlogischen Lösung (z. B. Beschreibung der zu
archivierenden Dokumente und Daten einschließlich deren Rechtscharakter,
Vorgehensweise bei der Behandlung der Dokumente vor der Verarbeitung,
Erläuterung des internen Kontrollsystems in Zusammenhang mit der
sachlogischen Lösung, Ordnung der Dokumente)
 Programmtechnischer Ablauf der Lösung
 Identität der Beschreibungen mit dem eingesetzten Programm
Systembeschreibung
 Netzinfrastruktur (z. B. Konfigurationsdaten des Netzes, Systemauslegung,
Systemkonfiguration)
 Spezielle Hardwarekomponenten (z. B. optische Speichermedien, Laufwerke,
Jukeboxen, Scanner, Server, Clients, Drucker)
 Standard-Softwarekomponenten (z. B. Betriebssystemumgebung,
Standardmodule der Anwendung, Version, Zusammenwirken mit anderer
Software)
 Individuelle Programmteile der Lösung (z. B. Version, eingebundene
Softwareprodukte, Funktionalität, Parametrisierungsmöglichkeiten)
Beschreibung des Internen Kontrollsystem (IKS)
 Internes Kontrollsystem (z. B. Zugangskontrollmechanismen, Login-Mechanismen,
Definition der Benutzerprofile, maschinelle Kontrollen, Benutzerverwaltung mit
Zuständigkeiten und Verantwortungsbereichen, Beschreibung der
archivierungsrelevanten Arbeitsabläufe, Beschreibung der Protokollierung von
Änderungen, des logischen Löschens, etc.)
 Datensicherheit (z. B. Datensicherungskonzept, Recovery-Verfahren)
 Daten- und Zugriffsschutz (z. B. Protokollierung von Änderungen der
Benutzerdaten durch die Benutzerverwaltung, Vergabe von unterschiedlichen
Zugriffsrechten)
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 Datenintegrität (z. B. verlustfreie Restart- und Recoveryverfahren, eindeutige
Zuordnung von Indizes zu Dokumenten
Beschreibung der relevanten Prozesse
 Scannen (z. B. vollständiger Ablauf des Scanvorgangs, Qualitätssicherung,
Erstellung von Journalen, Aussonderung von im Original aufzubewahrenden
Dokumenten)
 Erfassung von originär digitalen Dokumenten (z. B. Ablauf des
Erfassungsverfahrens, Charakter der zu erfassenden Dokumente,
Aufbewahrungfristen)
 Transport im System (Beschreibung des Datenflusses, der Vorbeugung gegen
Datenverlust, Konsistenzsicherung)
 Indizierung und Datenbank (Konfiguration der Datenbank, vollständiger Ablauf des
Indizierungsprozesses, Zugriffssicherungsverfahren)
 Archivierung (vollständiger Ablauf des Archivierungsprozesses, Formate und
Verfahren der Speicherung von Dokumenten, Standards)
 Visualisierung und Reproduktion (Möglichkeiten der Reproduktion einschließlich
deren Formate und Qualität, Qualitätsmaßstab)
 Protokollierung (z. B. Login und Nutzungsjournale, Auswertung, Archivierung und
Retrieval der Journale)
 Sonstige Bestandteile und Anlagen
 Verzeichnis der gültigen technischen Dokumentationen, Handbücher etc.
 Betriebsvoraussetzungen (z. B. Pflege, Wartung, Medien- und Datensicherung)
 Betreiberdokumentationen (z. B. Betriebskonzept)
 Anbieterdokumentationen (z. B. Systemdesign, Dokumentation der eingesetzten
Tools wie Recovery, Restart, etc.)
 Vertragsrelevante Dokumentationen (z. B. Wartungsvertrag, Abnahmeerklärung)
 Arbeitsanweisungen (z. B. Wartung, Scanvorgang mit Vor- und Nachbereitung,
Ändern und Löschen von Indizes, Fehlerbehandlung, Notfallmaßnahmen)
 Migration (z. B. Migrationsfähigkeit des Systems, Migration der Datenbank)
 Aktuell eingestellte Parameter, Benutzerberechtigungen und Dokumentenklassen
mit Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsfristen
 Test- und Abnahmeprotokolle
Viele dieser Fragen müssen bereits bei der Auswahl des Systems beantwortet
werden, um eine geeignete Lösung zu finden. Ein anderer Teil der Informationen ist
bereits vorhanden. Er „versteckt“ sich nur in der herkömmlichen Ablagestruktur, in
den papiergebundenen Ablageprozessen oder in einem Aktenplan. Auch die
bisherige Papierablage muß nachprüfbar, korrekt, sicher und vollständig sein.
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Ein Anwender hat es immer dann etwas leichter, wenn der Anbieter eine
Musterverfahrensdokumentation – weitgehend gefüllt und mit definierten
Testszenarien ausgestattet – bereits besitzt. Bei größeren Lösungen helfen auch
unabhängige Berater oder der Systemintegrator weiter. Die Verantwortung bleibt in
jedem Fall jedoch beim Betreiber des Systems. Eine Verfahrensdokumentation muß
keinen Aktenordner füllen. Sie muß aber aktuell sein und ein gesichertes,
nachvollziehbares Arbeiten ermöglichen. Letztlich testet ein Prüfer nicht die Technik,
sondern, wie mit dem System gearbeitet wird, ob alle Dokumente auffindbar sind und
ob alles geordnet vonstatten geht.
Das übergeordnete Ziel: Europa
Der VOI hat durch seine beiden Codes of Practice „Grundsätze der elektronischen
Archivierung“ und „Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS“ zumindest
für Deutschland eine eindeutige Meßlatte geschaffen. Vergleichbare Codes
existieren auch in England. Ein europäischer Code befindet sich derzeit in der
Entwicklung. Diese Codes of Best Practice haben jedoch nicht den detaillierten und
konkreten Anspruch der deutschen Codes of Practice, die eine unmittelbare
Unterstützung für Anbieter und Anwender bieten.
Die Prüfbarkeit von Archivsystemen ist ein Desiderat, daß durch die ISO-Norm 9000
selbst nicht abgedeckt werden kann. Die ISO 9000 stellt keinen Qualitätsmaßstab
dar, sondern kann höchstens das Verfahren, das zu einer Zertifizierung führen
könnte, festlegen. In diesem Umfeld sind derzeit die Arbeitsgemeinschaft für
wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) sowie der Verband Organisation und
Information e. V. (VOI) zusammen mit dem TüV Rheinland aktiv. Durch den TüVIT
wurde inzwischen ein Zertifizierungsverfahren etabliert, das auf der PK-DML, den
Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen, basiert. Nach diesen Kriterien
wurden bereits die ersten Archiv- und Dokumentenmanagement-Lösungen
zertifiziert. Eine solche Zertifizierung in einem Audit-Prozess muß regelmäßig
wiederholt werden, da nicht nur das System sondern der gesamte Betrieb der
Lösung den gesetzlichen Regelungen entsprechen muß.
Eine einheitliche europäische Regelung für Prüfkriterien und Zertifzierungsverfahren
steht jedoch noch aus. Zwar hat das DLM-Forum der Europäischen Kommission eine
Leitlinie für den Umgang mit elektronischen Dokumenten herausgegeben, jedoch ist
diese noch nicht als Maßstab geeignet. Dokumente entstehen zunehmend
elektronisch und der Bedarf an Dokumenten-Management und Archivierung steigt
ständig, nicht zuletzt durch E-Commerce, digitale Signatur etc. Es wäre daher
empfehlenswert, wenn ohne Beschränkungen auf nationale Gegebenheiten hier
endlich für Rechtssicherheit und Prüfbarkeit von Systemlösungen gesorgt würde. Der
internationale Dachverband der Dokumenten-Management-Branche, die Association
for Information and Image Management International, AIIM, Europe, hat sich
inzwischen dieses Themas angenommen.





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Tel.: 040 / 460 762 20
Fax: 040 / 460 762 29
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Autorenrecht
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Profile der Autoren
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschäftsführer der
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der
führenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften
für Dokumenten-Management, elektronische Archivierung,
Büroautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland.
Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT
International Ltd., London.
Er entwickelte das Systemdesign für mehrere Dokumenten-
Management-Produkte und beriet zahlreiche Anwender, Hersteller
und Systemhäuser bei der Planung, Organisation und
Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten
Anwendern gehören namhafte deutsche und internationale
Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und
Moderator zu Themen des Dokumenten-Management-Umfeldes.
Seine Vortragsaktivitäten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.B. AIIM, AWV, datakontext, dc,
DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow, Online, VOI etc. Er
gehört zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international anerkannt sind, wie
zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland zeigen. Seine Keynote-
Vorträge “Document Management as IT-Infrastructure” (1995), “The Future of Document
Management” (1997), “Paradigm Shifts in Document Management” (1998), “The Electronic
Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions” (1999), “Market Transitions:
DRT Document Related Technologies” (1999) und “Dokumenten-Management im Wandel – und wo
bleibt der Mensch?” (1999) gelten als richtungsweisende Beiträge für die gesamte DRT-Branche.
Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image
Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of
Directors der AIIM gilt er als eine der führenden Persönlichkeiten der Branche in Europa. Für seine
erfolgreiche Tätigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der “Award of
Excellence”, 1994 der Award “Fellow of IMC” und 1997 der “Award of Merit”, sowie von der AIIM
International 1999 der Award „Fellow of AIIM“ und 2000 die Auszeichnung „Master of Information
Technology“ verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europäischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift
“e-doc”.
Als langjähriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. (1991-1998)
verfügt er über detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow,
Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und
digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschätzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor
der DRT-Branche in Deutschland.
Als Autor für Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit,
Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password,
ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale
Publikationen hat er in den vergangenen Jahren über 230 Beiträge zu Themen des Dokumenten-
Managements veröffentlicht. Er ist Autor regelmäßiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber
des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites
referenziert.
Er ist Autor des Buches “Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements” sowie Ko-Autor
der deutschen Codes of Practice “Grundsätze der elektronischen Archivierung” und “Grundsätze der
Verfahrensdokumentation nach GoBS”.
Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information
and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document
Management Alliance, ODMA Open Document Management API und anderen
Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europäischen Kommission und
Mitarbeiter an den europäischen “Codes of Practice” und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von
Dokumentenmanagement-Technologien.

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Thema: Verfahrensdokumention Topic: Status: Fertig
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Datum: 05.02.2001 Version: 2.0
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Karl-Georg Henstorf
SBS Siemens-Business-Services GmbH & CoOHG, Hannover,
Jahrgang 1967, Berater für Dokumenten-Management- und Archivsysteme bei SBS. Ko-Author des
Code of Practice „Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS“

Jan Prochnow
GOS Gesellschaft für Organisation und Systemberatung mbH, Hamburg
Jahrgang 1964, Leiter des Bereichs Office-Management bei der GOS. Studium der BWL mit
Schwerpunkt EDV in Hamburg. Seit 1994 ist Jan Prochnow für die GOS in Hamburg, einer der
führenden Systemintegratoren im Bereich Archiv-, Workflow- und E-Mail Systeme, tätig. Jan
Prochnow befaßt sich heute vorrangig mit der Beratung und Konzepterstellung für DMS-Lösungen.
Ko-Author des Code of Practice „Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS“