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Las siete claves para gestionar tu tiempo 

ESCRITO POR ANTONIO PABLO FECHA JULIO ‐ 5 ‐ 2011 
La gestión del tiempo es en realidad una gestión de la vida, la gestión personal y la gestión de 
uno mismo. La gestión del tiempo es un tema que siempre me ha interesado muchísimo y 
sobre todo cuando tomé conciencia de que el tiempo es irrecuperable e irremplazable. 
Cuando empiezas a gestionar tu tiempo y tu vida con más cuidado, empiezas a dar más valor 
a ti  mismo y a tu vida. Cuanto mejor gestionas tu tiempo, más te gustas y te respetas. Y 
cuanto más te gustas y te respetas, mejor gestionas tu tiempo. Cada aspecto refuerza al otro. 
La gente que se valora mucho, distribuye cuidadosamente su tiempo. Si amas tu vida, amas 
cada minuto de ella y te cuidas mucho de malgastar cualquiera de los preciosos minutos y 
horas de cada día. 
El conocimiento precede al cambio y si no cuestionas las actividades a las que dedicas el 
tiempo, nunca descubrirás que hay otras que merecen más tu energía. Si piensas en las cosas a 
las que dedicas tu tiempo no solo lograrás ser más eficaz, sino que lograras comprenderte 
mejor. 
Para tener tiempo para hacer lo que hay que hacer, para llegar a donde quieres llegar, hay que 
centrarse en lo valioso. El tiempo que dediques a acercarte a tu visión está bien empleado. 
Aceptando lo valioso rechazas lo innecesario. Cuanto más tiempo dediques a las actividades de 
gran rendimiento menos tiempo te quedará para todas esas urgentes tonterías que absorben 
tu tiempo. Es fácil rechazar algo cuando hay algo mejor que hacer 
Personalmente no concibo una persona efectiva si no gestiona bien su tiempo. La mayoría de 
las personas están tan ocupadas que no se paran a pensar cómo mejorar su eficacia. Para 
pasar de estar ocupado a lograr resultados e incrementar tu productividad debes tener 
absolutamente claro lo que debes alcanzar e identificar el mejor modo de conseguirlo. El 
truco consiste en contar con un método. El uso de métodos como GTD o DIT puede resultar de 
utilidad. 
A la hora de gestionar el tiempo esta es mi propuesta: 
1. No hay nada más inútil que hacer eficazmente lo que no se puede hacer en modo 
alguno. El verdadero secreto para hacer cosas es saber que no hay que hacer. Lo 
primero que tenemos que hacer es identificar nuestra visión personal y profesional 
así como las metas que contribuyen a alcanzarlas. Todo aquello que no contribuya a 
mi visión y mis metas no debería hacerlo. 
2. Realiza un inventario en detalle del tiempo que le dedicas a las tareas que realizas 
diariamente durante al menos una semana. 
3. Para cada tarea identificada, la clasificas en función de su importancia y su 
urgencia (1 urgente e importante, 2 importante pero no urgente, 3 urgente pero no 
importante y 4 ni urgente ni importante). Esta clasificación debería atender en función 
de su contribución al cumplimiento de la visión y las metas
 
4. Tras la clasificación, comprueba si las tareas han contribuido a que alcances tu visión 
y tus metas y cuánto tiempo has empleado en ello. 
5. Una vez que has tomado conciencia a que dedicas el tiempo y donde lo 
desperdicias, disciplínate para dejar de hacer cosas urgentes pero no importantes y 
las que no son ni urgentes ni importantes. Eso se consigue pensando y eligiendo antes 
de actuar. Evita a  los ladrones de tiempo y aprende a decir NO con diplomacia. Es 
importante que establezcas un método de revisión del correo a ciertas horas y solo 
atiendas a las llamadas importantes para no ser un esclavo de tu correo y tu teléfono. 
6. Con el tiempo que dispones tras haber realizado el paso 5, establece un plan de 
acción para invertirlo en las tareas más importantes. Recuerda la ley de Pareto  que 
dice que el 20% de tus actividades generan el 80% de tus resultados. Aplícate con las 
importantes y urgentes y  dedica el mayor tiempo posible  a las importantes y no 
urgentes. Cuanto más tiempo las dediques, más eficaz y mayor rendimiento tendrás, a 
largo plazo, ya que evitarás que se conviertan en urgentes. 
7. Se proactivo y planifícate la semana (el domingo por la noche o el lunes por la 
mañana) En esta planificación debes revisar tu visión de futuro, las metas anuales que 
has establecido para alcanzar la visión y debes establecer los objetivos semanales 
asignando tiempos razonables para su realización. Cada día revisa tu lista. 
Te recomiendo que mantengas una lista visible con los principios de gestión del tiempo y la 
revises con regularidad. Por si te resulta de interés, adjunto un enlace a una presentación que 
realice sobre la organización del tiempo. Asegúrate de que trabajas siempre para dar a tu 
tiempo el mayor valor posible. 
 
   
Los ladrones del tiempo: Claves para combatirlos
ESCRITO POR ANTONIO PABLO FECHA OCTUBRE ‐ 25 ‐ 2011 
Del tiempo que estás en tu trabajo ¿Cuánto tiempo estas trabajando? Y de este ¿Qué tiempo 
estas trabajando en aquello que hace que la empresa tenga éxito? Tras responder estas 
preguntas ¿Qué porcentaje de tu tiempo es productivo? 
Una pregunta más ¿Cuántas veces has acabado tu jornada laboral y tienes la sensación de 
que no has hecho nada? 
Si tienes esa sensación,  en la mayoría de los casos el problema es debido el tiempo dedicado 
en temas que no son importantes y en los que los son cuando estabas concentrado no has 
rendido durante el tiempo destinado a trabajar debido a los ladrones de tiempo, es decir, 
interrupciones (gente,  emails, llamadas, etc.), reuniones absurdas, falta de especificación del 
trabajo, etc. 
¿Sabes cuál es el costo de ceder a estos ladrones de tiempo?  Como ya dije en mi 
artículo “siete claves para la gestión del tiempo”, el tiempo es irrecuperable e irremplazable 
y gestionar el tiempo es gestionar la vida. Y esto es clave, ya que los ladrones del tiempo 
contribuyen significativamente a que no cumplamos con nuestros objetivos profesionales, 
personales, familiares y sociales, es más, ceder a ellos significa postergar o no alcanzar 
nuestros deseos y aspiraciones, además de quitar tiempo de calidad a nuestras familias, 
amigos y a nosotros mismos. 
Por lo tanto debido a la importancia de este tema a continuación propongo una serie de 
consejos para enfrentarnos a los ladrones de tiempo: 
1. Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que 
otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una 
reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es 
importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por 
ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir, o en este momento 
justamente no te puedo atender. 
2. Comunicar eficazmente. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los 
demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una 
enorme pérdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra 
persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que 
escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro. 
3. Aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar 
todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no 
pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Es necesario aprender a 
delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que 
puedan realizar los trabajos. 
4. Evitar distracciones. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de 
ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las 
demás personas. Es necesario aprender a establecer horarios en los cuales puedes 
recibir visitas, ser interrumpido. Si te interrumpen en pleno proceso indica de forma 
asertiva y amable que en ese momento no le puedes atender y si aplica emplázale a 
solucionar el tema en otro momento o en el horario que hayas destinado a tal efecto. 
5. Realizar un buen uso  del correo electrónico. En la actualidad, el correo se ha 
convertido en fuente de interrupciones y en ocasiones de estrés y ansiedad. Si tu 
trabajo de verdad no precisa de estar online con el correo constantemente, no tengas 
miedo a no contestar en el momento, el correo no es una herramienta de mensajería 
instantánea. Planifica momentos para revisarlos. Por ejemplo, por uno por la mañana y 
otro por la tarde. Revisar y responder correos electrónicos quita mucho tiempo, es 
necesario filtrar los correos. Revisa y atiende aquellos que son del trabajo, dejando 
aquellos que no lo son si lo consideras para un tiempo fuera del horario de trabajo. 
6. Usar correctamente el teléfono.  ¿Cuántas conversaciones realizas que son largas, 
intrascendentes, vagas y sin un sentido claro? Muchas veces contestamos 
instintivamente a cualquier llamada, incluso en plena conversación con otra persona 
Recibe y haz llamadas que sean sólo de trabajo o estrictamente de máxima 
importancia personal, difiriendo aquellas que no lo son para responder solo aquellas 
que tengan sentido en un horario fuera del trabajo. Si es necesario apágalo, utiliza las 
notificaciones de llamadas para identificar y responder a aquellas que tengan sentido. 
7. Aprender a utilizar correctamente Internet. ¿Utilizas aplicaciones, entras en redes 
sociales, chateas o ves video o blogs de manera automática y sin pensarlo?. Ten 
cuidado con la navegación inconsciente. Pregúntate, para qué te sirven y elimina o 
dejar de visitar aquello que no te aporte significativamente. 
8. Ser ordenado. Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar nos evitaremos 
perder horas buscando un archivo en el ordenador o un papel por la mesa. Cuesta, 
pero vale la pena 
9. Ser puntual y exigir puntualidad. Si no eres puntual, tus compañeros de trabajo harán 
lo mismo contigo y te robarán tiempo. Sé puntual, exígelo y  los demás respetarán tu 
tiempo. 
10. Gestionar bien las reuniones. Aprende a filtrar reuniones. Si puedes tomar una 
decisión hazlo y no convoques a una reunión innecesaria. Acude a una reunión si es 
verdaderamente necesario y si la convocas solo hazlo con las personas extrictamente 
necesarias. Cuando realices una reunión o participes en una de ellas exige tener una 
agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la 
reunión, con hora de inicio y de término para evitar divagaciones que alarguen la 
reunión. Si algunos de los temas no te incumben pide permiso para salir de la reunión 
cuando se llegue a ellos. 
11. Gestionar sentimientos inútiles. Aprende a gestionar emocionalmente las 
preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. que te quitan 
tiempo y no te generan valor 
12. Aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos. Por ejemplo un 
viaje de trabajo, puedes llevar alguna lectura, audiolibro, etc. para aprovechar el 
trayecto. 
13. Gestionar conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, dedicando 
gran parte del tiempo a defenderse o cubrirse por una posible culpabilización. Aunque 
es un tema de actitud personal y de la cultura de la empresa,  cambia el enfoque, no 
personalices las discrepancias con tus compañeros,  soluciona los problemas buscando 
relaciones de ganar ganar. 
14. Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un trabajo 
perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.  
Realizamos muchos gestos instintivamente que debemos de eliminar y que nos restan tiempo 
de trabajo. El proceso de cambio debe de ser paulatino, pero la tarea más difícil es conocernos 
y concienciarnos. Muchas veces los factores que contribuyen a los ladrones de tiempo están 
arraigados en la cultura de la organización y solemos justificarnos en ello para no cambiar, 
pero debemos recordar el coste tan grande que ello supone, por lo que te propongo que 
aunque suponga esfuerzo, te centres en los indudables beneficios que obtendrás y adoptes 
una actitud proactiva (como dijo Gandhi, se tú el cambio que quieres para los demás), busques 
aliados (muchos de tus compañeros compartirán tus ideas ya que quieren alcanzar sus 
objetivos y tener una vida más provechosa) y conciencies a tu entorno para poder cumplir con 
los objetivos planteados. 
Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante y tu vida y tu tiempo 
lo son.