Blogparade: E-Mail der Zukunft

Eine Sammlung von Blogbeiträgen zum Thema E-Mail
von
diversen Autoren
© Copyright Stefan Pfeiffer (Darmstadt, Germany)
Portions Copyright (c) 2011 theWebayst!com
Blogparade: E-Mail der Zukunft
nhaltli!h "erant#ortli!her gemä$ % &' Absatz ( M)St": Stefan *feiffer
+aftungshin#eis: Trotz sorgfältiger inhaltli!her ,ontrolle -bernehme i!h
keine +aftung f-r die nhalte e.terner /inks0 1-r den nhalt der verlinkten
Seiten sind auss!hlie$li!h deren Betreiber verant#ortli!h0 Sämtli!he
"erst2$e gegen geltendes 3e!ht4 Sitte oder Moral4 #el!he mir zur ,enntnis
gelangen4 haben sofortige /2s!hung von /inks4 Einträgen4 5rafiken oder
ähnli!hem zur 1olge0
Bitte keine Abmahnung ohne vorherigen ,ontakt
Sollte der nhalt oder die 5estaltung dieser Seiten fremde 3e!hte )ritter
oder gesetzli!he Bestimmungen verletzen4 so bitten #ir um eine
entspre!hende 6a!hri!ht ohne ,ostennote0 )ie Beseitigung einer
m2gli!her#eise von diesen Seiten ausgehenden S!hutzre!ht-"erletzung
dur!h S!hutzre!ht-nhaber7nnen selbst darf ni!ht ohne unsere Zustimmung
stattfinden0 8ir garantieren4 dass die zu 3e!ht beanstandeten *assagen
oder Bilder unverz-gli!h entfernt #erden4 ohne dass von hrer Seite die
Eins!haltung eines 3e!htsbeistandes erforderli!h ist0
Ausgabe7"ersion &0' 7 August 9'&:
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&itefoto (on )ic*r + Some rights reser(ed by ,iscarotte
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9
Blogparade: E-Mail der Zukunft
nhaltsverzei!hnis
Vorwort...............................................5
Stefan Pfeiffer: Der tägliche E-Mail-Scher!
und wa" erwarte ich #on Mail der Zukunft$
%ufruf !ur Blogparade.............................&
Bert '(erhol!: )ow to reduce *our E-Mail load
........................................................+&
,-rg %llann: Doe"ti!ieren der Mail-.elle/0
1we )auck: E-Mail i"t doof2 a(er nicht tot.../&
1lrich 3apffe*er: Der tägliche E-Mail-
Scher!............................................./4
Martin Me*er-5o""ner: Die E-Mail i"t ein
3ut"cher und f6r %lte............................07
Se(a"tian 8hielke: E-Mail2 Social Bu"ine"" und
da" "ture Verhalten...............................9:
(
Blogparade: E-Mail der Zukunft
;rank )a: Mein E-Mail-.un"ch!ettel.....99
Peter Sch6tt: )at E-Mail noch eine Zukunft$ ,a
< a(er ander" al" heute..........................5+
Stefan Pfeiffer: E-Mail regiert die
5e"chäft"welt < =uft nach o(en f6r die Mail
der Zukunft.........................................55
,-rg Schieann: Da" >Mailprogra der
Zukunft>.............................................54
)er(ert .agger: ?MailZukunft @
3alenderZukunft @ %r(eit 9.:..................7&
:
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Vorwort
(' ;ahre ist die E-Mail nun alt0 n der 8elt der T ist das eine E#igkeit0
Zeit sie zu entr-mpeln4 fand Stefan *feiffer4 als er seine Blogparade zur
E-Mail der Zukunft in seinem Blog und auf der *lattform
ibme.perts0!omputer#o!he0de lostrat0

Aber #er hätte am (0 August &<=: geda!ht4 dass si!h das S>stem so
dur!hsetzen #-rde? An diesem Tag erhielt *rofessor Mi!hael 3otert die
erste E-Mail -ber das nternet4 die in die Bundesrepublik ges!hi!kt #urde0
Sie #ar der Starts!huss f-r den Einzug eines neuartigen
,ommunikationsmediums4 das so#ohl die Arbeits#elt als au!h die private
nteraktion ma$gebli!h verändern sollte0
+eute erhält ein dur!hs!hnittli!her Arbeitnehmer (' Mails am Tag4
8issensarbeiter deutli!h mehr0 )as ist kaum mehr zu be#ältigen0 8ie
k2nnte eine bessere 1orm der elektronis!hen ,ommunikation aussehen? 8ie
sollte ein Mail-S>stem aussehen4 das den 6utzer ni!ht gekne!htet sondern
unterst-tzt?
)iese 1ragen sind dringend4 s!hlie$li!h versenden laut Bitkom fast vier von
f-nf Bundesb-rgern @A= *rozentB E-Mails0 )ie private 6utzung der
elektronis!hen *ost hat insbesondere in den vergangenen zehn ;ahren stark
zugelegt0 9''( vers!hi!kten oder empfingen :: *rozent der )euts!hen
Mails4 9''= #aren es bereits CA *rozent0 Z#ei )rittel der E-Mail-6utzer @CC
*rozentB k2nnen si!h ni!ht mehr vorstellen4 kurzfristig auf ihre private E-
Mail-Adresse zu verzi!hten0 )ies entspri!ht (: Millionen Bundesb-rgern0
8ie also kann eine bessere E-Mail aussehen4 #ie kann sie unser aller /eben
D
Blogparade: E-Mail der Zukunft
einfa!her ma!hen? Mit diesen 1ragen im 5epä!k startete *feiffer im März
dieses ;ahres seine Blogparade E mit dur!hs!hlagendem Erfolg0 Mehr als
zehn Blogger folgten dem Aufruf und steuerten ihre 5edanken bei4 #ir
haben sie auf der FBM E.pertsF-Site gesammelt0 )ie Ergebnisse haben
einerseits et#as morbides4 f-r den E.perten )r0 Glri!h ,ampffme>er f-hrt
die E-Mail beispiels#eise Fein Zombie-)aseinF4 mein langHähriger lieber
,ollege Martin Me>er-5ossner befindet4 sie sei zuallererst Ff-r AlteF @und
Feine ,uts!heF4 aber das soll er hnen selber erläuternB0
)amit befinden si!h ,ampffme>er und Me>er-5ossner in bester
5esells!haft: Ein gutes )rittel der bundesrepublikanis!hen Bev2lkerung
sieht mittelfristig ein Ende der E-Mail0 (C *rozent der "erbrau!her geben
der E-Mail in einer Gmfrage von Aris no!h ma.imal &D ;ahre0 &C *rozent der
"erbrau!her sehen bereits spätestens in zehn ;ahren4 drei *rozent sogar
s!hon in f-nf ;ahren das Ende der E-Mail kommen0
Andererseits haben die Blogbeiträge et#as zuversi!htli!hes4 denn die
Zukunft der E-Mail zei!hnet si!h längst ab4 da sind si!h die Teilnehmer der
Blogparade einig0 )ie FneueF E-Mail geht Iuasi in So!ial Media auf0 n der
einen oder anderen Art und 8eise0 8ie genau4 das s!hildern hnen am
besten die vers!hiedenen Autoren auf ihre ganz eigene Art und 8eise
selbst0
"iel "ergn-gen und neue Einsi!hten bei der /ekt-re der vielen #irkli!h
hervorragenden Blogbeiträge #-ns!ht hnen
)r0 )ietmar M-ller
C
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Stefan Pfeiffer: Der tägliche E-Mail-Scher!
und wa" erwarte ich #on Mail der Zukunft$
%ufruf !ur Blogparade
Veröffentlicht am 2. April 2014 auf DigitalNaiv.com
ieser Tage habe i!h mein Ma!Book neu aufgesetzt und musste
nat-rli!h au!h meine private E-Mail neu installieren und
konfigurieren0 Gnd siehe da4 unter einer meiner privaten E-Mail-Adressen
hatten si!h in den vergangenen ;ahren Tausende Mails angesammelt0 !h
nutze auf dem Ma! f-r private Mails das Apple Mail-*rogramm4 in dem alle
meine privaten Mail-Adressen zusammenlaufen4 arbeite also ni!ht mit den
nativen4 meist #eb-basierten Jberflä!hen von 5oogle4 Kahoo oder 5ML0
6un hatte i!h #ohl lange Zeit meine zentrale private Mail ni!ht so
konfiguriert4 dass 6a!hri!hten beim Abholen via *J*7SMT* gel2s!ht
#erden0 Gnd siehe da: Mber die ;ahre hatten si!h zahllose 6a!hri!hten auf
dem Server angesammelt0 Mit dem 8e!hsel von SMT*7*J* auf MA* hat si!h
das dann geändert4 aber die Altlasten habe i!h einfa!h mal unbemerkt
mitges!hleppt0 NZur Erklärung des Gnters!hieds von *J* und MA* ist dieser
englis!hspra!hige Beitrag sehr n-tzli!h0O
)
Jk4 nat-rli!h ist das ein te!hnis!hes ,onfigurationsversäumnis4 aber ni!ht
nur0 Zugegebenerma$en bin i!h au!h ein nformationsHunkie4 der viele
nformationsIuellen anzapft0 Mein ;ob ist zu gro$en Teilen ,ommunikation
und vorher und mehr #issen0 )o!h habe i!h einfa!h einmal diese
5elegenheit der Tausende E-Mails ergriffen4 diesen 6a!hri!htenbestand
et#as genauer zu anal>sieren0 8as hatte si!h denn da so Henseits des
A
Blogparade: E-Mail der Zukunft
sinnvollen4 z#is!henmens!hli!hen E-Mail-)ialogs angesammelt?
Benachrichtigungen statt Nachrichten
Ein gro$er Teil meiner 6a!hri!hten #aren Benachrichtigungen4 ni!ht
6a!hri!hten0 8as meine i!h damit? Meine Bank s!hi!kt mir eine
Bena!hri!htigung4 dass eine Transaktion getätigt #urde und i!h die )etails
im Bank-*ortal einsehen kann0 T#itter informiert mi!h -ber neue 1ollo#er4
1a!ebook dar-ber4 dass Hemand einen meiner nhalte geteilt hat0 Mal sind
diese Bena!hri!htigungen sinnvoll E i!h finde es toll4 dass meine 1ritzBo.
mir 6a!hri!hten s!hi!kt4 die neu auf meinem Anrufbeant#orter sind -4 mal
sind sie -berfl-ssig und i!h kann nur empfehlen4 sie dann abzustellen0 Jft
f-llen Sie einen *osteingang nur unn2tig0 Mein klassis!hes Beispiel: Ling
s!hi!kt mir eine Bena!hri!htigung4 dass LKZ einen Beitrag auf meiner Ling-
8all gut findet oder geteilt hat0 n der 6a!hri!ht steht ni!ht drin4 #el!her
/ink nun gemo!ht oder geteilt #urde0 Eine s!h#a!hsinnige Bena!hri!htigung
par e.!ellen!e4 die man nur stornieren kann0
6-tzli!h fände i!h dagegen4 #-rde mi!h Ling auf einen ,ommentar zur
6a!hri!ht aufmerksam ma!hen4 den ,ommentar glei!h einblenden und mir
im Mail-Plient die M2gli!hkeit zur Ant#ort geben0 Embedded E.perien!e
haben #ir das in BM 6otes und Ponne!tions genannt0 Gnd #ie gesagt: es
gibt au!h aus meiner Si!ht viele sinnvolle Bena!hri!htigungen0 m ;ob lasse
i!h mir einmal tägli!h per Mail eine Zusammenfassung s!hi!ken4 #as in
meinem unternehmensinternen sozialen 6etz#erk so passiert ist0 Eine
n-tzli!he4 konzentrierte Zusammenfassung4 die mir #as bringt0
Bena!hri!htigungen k2nnen dann ein #i!htiges Element des zentralen
*osteingangs sein4 #enn die nfo relevant ist und gar eine direkte 3esponse
=
Blogparade: E-Mail der Zukunft
m2gli!h ist0 Sonst geh2ren sie abbestellt4
6at-rli!h bekomme i!h au!h viele Sale" Prootion"0 Amazon ist nur ein
Beispiel f-r dieHenigen4 die mi!h regelmä$ig mit Angeboten ans!hreiben0
Man!hmal empfinde i!h diese als n-tzli!h4 #enn sie mir als #ertvoll
empfundene nformation geben @z0B0 ein neues Bu!h meines /ieblingsautors
ist ers!hienenB0 )o!h in der 3egel bin i!h unterdessen der meist
markts!hreieris!hen4 mit dem +olzhammer verkaufenden *romo-Mails
einfa!h nur m-de und bestellte sie Hetzt konseIuent ab0 +ier #ären
personalisierte4 gute nhalte E Sti!h#ort Pontent Marketing E gefragt4 aber
das ist ein anderes Thema0
/eider gibt es au!h die *romotionen und damit verbundenen E-Mails4 die
von sozialen 6etz#erken E i!h denke bei mir besonders an Ling E den
*osteingang fluten0 )ie Mails4 die aus Pommunities kommen4 kann man
verglei!hs#eise einfa!h abbestellen0 )ie pers2nli!hen Einladungen4 die vor
allem zu "eranstaltungen eintrudeln4 sind dagegen #ohl nur effektiv zu
stoppen4 indem man die Jption FLK darf hnen 6a!hri!hten s!hreibenF f-r
den He#eiligen ,ontakt deaktiviert oder den ,ontakt entfreundet bz#0
entkontaktet0
Gnd klar4 es gibt au!h klassis!hen SP%M0 *latte 8erbebots!haften4 die i!h
ungefragt oder au!h gefragt bekomme4 die i!h aber gar ni!ht haben #ill0
Bleibt nur au!h hier abbestellen oder konseIuent als S*AM klassifizieren0
;a4 und es gibt au!h dur!haus die +erausforderung4 dass 6a!hri!hten fals!h
vom E-Mail S>stem als S*AM klassifiziert und einsortiert #erden0 Man kommt
also au!h ni!ht drum herum4 si!h den S*AM-Jrdner hier und da anzusehen
und zu verifizieren0
<
Blogparade: E-Mail der Zukunft
E-Mail-Newsletter oder besser RSS Reader?
8ie er#ähnt4 bin i!h Hemand4 der nformationen aufsaugt4 selektiert und
#ieder aus#irft4 meist teilt0 n den vergangenen ;ahren #aren E-Mail
Aew"letter eine meiner bevorzugten nformationsIuellen E und sie haben
dur!haus meinen *osteingang gef-llt0 Besonders aufgefallen ist das
nat-rli!h dann4 #enn man aus dem Grlaub zur-!kgekommen ist und
pl2tzli!h die vielen 6e#sletter vor si!h sah0 !h habe die Zahl meiner
6e#sletter unterdessen drastis!h reduziert und es ist immer no!h viel
*otenzial vorhanden0 )er E-Mail 6e#sletter4 der mir am #ertvollsten ist4 ist
der 3elevants-6e#sletter von )50 )as ,onzept ist hier4 dass die kleinen
Ameisen von 3elevants aufgrund meines /ese- und ,li!kverhaltens im
6e#sletter lernen4 #as mi!h interessiert4 und mir darauf basierend einen
pers2nli!hen 6e#sletter aus einer "ielzahl von Quellen zusammenstellen0
)iesen 6e#sletter bekomme i!h tägli!h einmal und i!h finde do!h immer
aus &' bis &D Abstra!ts z#is!hen 9 bis ( Beiträge4 die mi!h interessieren0
)ie Quote ist no!h ni!ht e.orbitant gut4 das S>stem k2nnte besser lernen4
aber immerhin R
)ie anderen 6e#sletter E ob von +andelsblatt4 von eMarketer4 ob So!ial
Media Toda> oder Smart Brief for So!ial Business E sind dagegen #eitgehend
eher Belastung0 n der 1lut der dort enthaltenen nformationen fällt es
s!h#er4 den S6uggetS zu finden4 der f-r mi!h interessant ist0 Spätestens an
dieser Stelle stellt si!h die 1rage4 #ann E-Mail das ri!htige
Transportmedium f-r nformationen ist und #ann andere 8erkzeuge #ie ein
3SS 3eader sinnvoller sind0 Muss nformation zum Empfänger SgepushedS
#erden oder holt si!h @pullB der nteressent die Ant#ort #enn not#endig?
1-r beide "orgehens#eisen gibt es *ros und Pontras0 !h neige unterdessen
&'
Blogparade: E-Mail der Zukunft
zum S*ullS-*rinzip und habe die meisten meiner nfoIuellen im 6e#sreader
1eedl> abonniert und kategorisiert0 )ort hole i!h mir Hetzt meist die
nformationen4 #enn i!h /ust und /aune habe0 ,lar s!heint mir Hedo!h4 dass
eine Bena!hri!htigung per E-Mail bei vielen Empfängern in der 3egel die
h2here Aufmerksamkeit erzielt0
Gnd nat-rli!h gibt es au!h die vers!hiedenen ;oren der BnoralenB E-
MailB: Belege4 3e!hnungen #erden per Mail zugestellt und m-ssen @solltenB
aufbe#ahrt #erden0 Es gibt den SnormalenS )ialog z#is!hen An#endern4
leider oft belastet dur!h )ateianhänge4 die besser geteilt denn per Mail
gesendet #erden sollten0 m privaten Gmfeld spielen )ateianhänge mit der
Ausnahme von 1otos meist ni!ht so eine #i!htige 3olle4 #ohl aber gerade
im berufli!hen Gmfeld0 Gnters!hätzen sollte man hier ni!ht alte
5e#ohnheiten0 Senden ist einfa!h ge#ohnter als SsharenS0
Seit 20 Jahren mehr oder weniger unverändert der E-Mail
!lient
hnen kommen die bes!hriebenen 6a!hri!htent>pen bekannt vor? Sie gelten
-brigens fast identis!h f-r private und berufli!he E-Mail mit lei!hten
"ariationen #ie beim Thema )ateianhänge0 ;enseits der vers!hiedenen
1ormen von Bena!hri!htigungen und 6a!hri!hten und der M2gli!hkeit4
seinen E-Mail-Gmgang und die 1lut #enigstens et#as einzudämmen4 gibt es
si!her #eiteren "erbesserungsbedarf im +andling von E-Mails0 8enn i!h die
letzten 9' ;ahre zur-!k bli!ke4 so hat si!h die Basisfunktionalität von E-Mail
ni!ht geändert0 E-Mails kommen im *osteingang an4 #erden dort bearbeitet
und meist manuell in einem Jrdners>stem abgelegt0 Au!h 5oogle Mail hat
das E-Mail-*aradigma aus meiner Si!ht nur lei!ht geändert0 Statt in Jrdner
&&
Blogparade: E-Mail der Zukunft
abzulegen4 #erden Etiketten vergeben und das S>stem markiert Mails als
#i!htig0 8enigstens et#as und mit 5oogle 6o# gibt es einen interessanten
Ansatz4 ,onte.tinformationen beispiels#eise zu Terminen bereitzustellen0
;a4 man kann au!h in fast allen E-Mail-S>stemen 3egeln definieren4 #as mit
E-Mails passieren soll4 aber #er hält das konseIuent na!h? 8irkli!he
nnovation4 die zur Arbeitserlei!hterung im Zusammenhang mit E-Mail
gef-hrt hat4 hat es meiner Ansi!ht na!h ni!ht gegeben0 Gnd genau das ist
aber not#endig4 denn E-Mail dominiert no!h immer den Arbeitsalltag4 #ie
eine aktuelle Studie belegt0
8o liegen aus meiner Si!ht "erbesserungspotentiale Henseits der oben
bes!hriebenen 8ege4 dur!h eigenes "erhalten die E-Mail 1lut
einzudämmen? )as händis!he Sortieren von E-Mails ist si!her einer der
unproduktivsten Tätigkeiten -berhaupt und hier muss si!herli!h besser
unterst-tzt #erden0 Statt selbst zu sortieren4 k2nnte das S>stem
automatis!h Tags @S!hlag#orteB vergeben oder dabei mitlernen4 #ie und
#ann der An#ender #el!he Tags eingibt0 Mber die Tags und eine
leistungsfähige Su!hfunktion m-ssen die nformationen dann #ieder
unkompliziert und zuverlässig auffindbar sein0 Gnd nat-rli!h m-ssen die
An#ender lernen4 dieser halb oder ganz automatisierten 1orm des E-Mail
Ar!hivierens zu vertrauen4 am besten eben dadur!h4 dass sie zuverlässig die
nfos bekommen4 die sie su!hen0
&9
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Quelle: Studie F"ernetzte Jrganisation 9'&(T der 1ors!hungsgruppe
,ooperationss>steme der Gniverstät der Bundes#ehr in M-n!hen
&(
Blogparade: E-Mail der Zukunft
E-Mail der "u#un$t %ntelligent &onte't herstellen
m 1inden von Mail liegt ein gro$es Jptimierungspotential0 /aut M! ,inse>
verbringen 8issensarbeiter 9=U der Arbeitszeit damit4 E-Mails zu bearbeiten
und zu su!hen0 Ein gro$er 1orts!hritt #äre s!hon4 #enn das S>stem
zuverlässig alle Mails zu einer Su!he und zu einem "organg anzeigen #-rde0
6ehmen #ir eine Telefonkonferenz zu einem *roHekt4 die im ,alender
steht0 Ein erster #i!htiger S!hritt #ären dabei4 die nfos4 die im Mail-
S>stem liegen4 anzuzeigen0 Ein no!h forts!hrittli!herer S!hritt #äre es4
#enn au!h die nformationen aus Sanges!hlossenenS S>stemen eingeblendet
#erden k2nnten: die Bespre!hungsprotokolle4 die in der
)okumentenver#altung liegen4 die )etails aller Teilnehmer an der Tel!o
aus dem sozialen 6etz#erk oder P3M-S>stem4 die letzten *roHektinfos aus
dem *roHektmanagement-S>stem und so #eiter0
!h denke4 dass #ir generell den Begriff des E-Mail-,lienten -berdenken
m-ssen0 )er E-Mail-,lient der Zukunft ist ni!ht mehr nur E-Mail0 Es ist eine
nformationszentrale4 in der neben E-Mails aus vielen anderen S>stemen
Bena!hri!htigungen4 nformationen und Aufgaben zusammen flie$en0 E-Mail
der Zukunft i"t ein BS*"te of EngageentB4 mehr als nur eine blo$e
6a!hri!htenzentrale0 )ie ,ombination4 Anrei!herung und ntegration von E-
Mail mit sozialen 1unktionen ma!ht beispiels#eise absolut Sinn0 E-Mail ist
f-r viele Einsatzgebiete genau das ri!htige ,ommunikations#erkzeug0 Als
8issensspei!her und ,ollaborations#erkzeug ist es Hedo!h ni!ht geeignet0
+ier muss So!ial Soft#are integriert und eventuell sogar eingebettet @siehe
Embedded E.perien!eB #erden0 )as ri!htige 8erkzeug f-r den ri!htigen
Z#e!k hei$t das eine Predo0 )as andere Predo muss sein4 dem An#ender
endli!h bei der tägli!hen Arbeit zu helfen4 statt ihn mit dem Management
&:
Blogparade: E-Mail der Zukunft
des *osteingangs zu bes!häftigen0
Gnd daf-r ist ein *aradigmen#e!hsel n2tig4 #eg von der dummen E-Mail hin
zu einem leistungsfähigen SS>stem of EngagementS 0 8as sind also meine &'
*aradigmen f-r die E-Mail der Zukunft:
&0 E-Mail der Zukunft ist kein klassis!hes E-Mail mehr0 Es ist ein
pers2nli!hes SS>stem of EngagementS4 das dabei hilft4 die tägli!h
anfallenden Aufgaben effizient zu erledigen0
90 n der ,ommunikationszentrale E-Mail flie$en 1unktionen von So!ial
Soft#are4 von nstant Messaging4 Audio und "ideo zusammen0
(0 Andere S>steme SkapernS E-Mail und lassen die An#ender dort direkt
Arbeit erledigen4 ohne dass der ,lient verlassen #erden muss0
@Embedded E.perien!eB0
:0 E-Mail manuell sortieren geh2rt sofort abges!hafft0 )as S>stem muss
E-Mails vers!hlag#orten @taggenB4 sortieren und au!h @#o not#endig
re!htssi!herB ablegen0 )er An#ender lernt dabei das S>stem ma.imal
an0
D0 Manuell eingeri!htete Jrdners>stems sind out0 E-Mails bz#0 "orgänge
und Sa!hverhalte finden muss einfa!h und zuverlässig funktionieren0
C0 Gnd daran ans!hlie$end: E-Mail der Zukunft stellt automatis!h
,onte.t her4 blendet zu einem Sa!hverhalt die vorhandenen4
zugeh2rigen nformationen ein4 die im E-Mail-S>stem4 aber au!h im
sozialen 6etz#erk oder anderen angedo!kten S>stemen liegen0
A0 ,ognitive S>steme #erden zum Ba!kend von E-Mail der Zukunft und
unterst-tzen dabei4 den bes!hriebenen ,onte.t herzustellen0 Sie
unterst-tzen4 erlei!htern die Arbeit4 nehmen aber ni!ht die
pers2nli!he Ents!heidung ab0
&D
Blogparade: E-Mail der Zukunft
=0 Ein 6o-Brainer: E-Mail muss heute mobil und auf allen Endgeräten4 von
Smart *hone -ber Tablet bis zum Pomputer4 verf-gbar zu sein0
<0 Mobile 6utzerge#ohnheiten f-hren au!h dazu4 dass die SnormalenS E-
Mail-,lienten einfa!her und benutzerfreundli!her #erden0
&'06eben allen neuen te!hnologis!hen 1orts!hritten ist es au!h #eiter
not#endig4 die 1lut von E-Mails dur!h eigenes "erhalten und SbesseresS
Arbeiten einzudämmen0
Gnd gerade den letzten *unkt m2!hte i!h no!hmals betonen0 Te!hnis!he
nnovationen E i!h nenne hier beispielhaft BM 8atson E #erden ganz neue
M2gli!hkeiten er2ffnen4 mit E-Mail4 besser mit in der Mail auftau!henden
Aufgaben umzugehen0 Trotzdem oder gerade des#egen muss der
pers2nli!he Gmgang mit Mail #eiter optimiert #erden0 )ie E-Mail 1lut kann
nur in ,ombination von Te!hnologie und An#ender besser be#ältigt
#erden0
Cch rufe dann al !ur Blogparade !u 8hea >E-Mail der Zukunft> auf
und w6rde ich "ehr 6(er ChreDEure Beiträge #o E-Mail-lo"en B6ro
6(er E-Mail-%u"!eiten (i" !u Euren konkreten .6n"chen an die E-Mail
der Zukunft freuen.
&C
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Bert '(erhol!: )ow to reduce *our E-Mail load
Veröffentlicht am 19. März 2014 auf ert!2c."e
#ord in the beginning: this post is not about !ondemning E-Mail and
its usage but on ho# to in!rease the effi!ien!> of !ollaboration b>
utilizing and leveraging all tools and platforms a modern #orkpla!e has
in!luding 6et#orking4 Pollaboration4 Ponferen!ing4 nstant Messaging0 1or
man> use !ases E-Mail is the tool of !hoi!e and for sure it #ill remain to be
for Iuite a #hile0
A
8hen started at in m> !urrent department #as handed over an ongoing
proHe!t b> a !olleague0 She #ent to her mailbo.4 sele!ted #ith a fe# !li!ks
all mails asso!iated to that proHe!t and sent me the result as one big E-Mail0
#as supposed to read all these histori!al !onversations bottom-up0 After
tr>ing this for a #hile ended up Hust poking around in this mess using the
built in sear!h #henever needed some information that !ould be issued in
a sear!h Iuer> R
E-Mail is a !ommuni!ation form #hi!h is no# :' >ears old @the term FE-MailF
#as formed (' >ears agoB0 The onl> big !hange to that te!hnolog> happened
#hen atta!hments #ere introdu!ed 9' >ears ago0
1or man> of us the E-Mail !lient has be!ome the tool #e open first in the
morning and !he!k several times a da>0 6otifi!ations about in!oming E-Mail
!ome in and interrupt our #ork0 The number of unread E-Mails seems to
in!rease steadil>0
8e misuse our mailbo. for our personal )o!ument Management4 ,no#ledge
&A
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Management4 *roHe!t and Task-Management0
Gsuall> no one else has a!!ess to the information #e !olle!t and if someone
#ould have4 she #ould likel> not be able to sour!e the information in it
#ithout understanding the stru!ture @if an>B in #hi!h it #as stored0
8e assign tasks per E-Mail in a fire-and-forget mode0 Sin!e #e !an al#a>s
e.pe!t an ans#er4 #hi!h is an impli!it rule in E-Mailing4 #e !an forget
reIuests until the re!ipients repl> 7 rea!t0 8hen something goes #rong @and
al#a>s something goes #rongB #e !an pull the E-Mail out @#e usuall> even
donSt have toB and sa>: F informed >ou in time that something !ould go
#rongF 7 F told >ou to take !are 9 #eeks agoF 7 F asked but >ou didnSt
ans#erF0
8e dis!uss !ontent and send offi!e do!uments ba!k and forth re!eiving
multiple !opies of multiple versions0 )is!ussions are fragmented over
several E-Mails4 this #orks more or less as long as there is a seIuential
dis!ussion0 8hen the dis!ussion bran!hes and several parti!ipants repl> to
different aspe!ts of a dis!ussion it gets time !onsuming to put the
!onversation in a seIuential order #ith !lear !ausalities0 There is no eas>
#a> to in!lude !olleagues #ho Hoined the !onversation later0
n man> E-Mails4 if #e have a look at the net information #hi!h is a!tuall>
in!luded #e find that this is onl> a minor part !ompared to #hat is added
b> headers and footers and the repetition of the !omplete histor> of the E-
Mail !onversation0
(hat is wrong with E-Mail?
FE-Mail is a ruthless delegation ma!hine V >our dail> to-do list imposed b>
&=
Blogparade: E-Mail der Zukunft
others0 @/uis Suarez4 WelsuaB ;ust send an a!tion to someone4 !!: her
Supervisor and it is e.tremel> diffi!ult for that person to not take that
a!tion0 Asking someone fa!e to take an a!tion is sometimes not as eas>0F
nformation is private @!losed team !ollaborationB0 ,no#ledge is hidden0
The information !ontained in E-Mails is restri!ted b> default0 *eople #ho
might need this information have no a!!ess and even #orse: the>
sometimes donSt even kno# that it e.ists0 Adding re!ipients later often
leads to the mess des!ribed above0 nformation is not available #hen
!olleagues are on va!ation4 signoff or retire0S
3e!ipients have to be !hosen in advan!e0 As a result: often too fe# or too
man> or #rong re!ipients are !hosen0 E-Mails and re!ipient lists on!e sent
are neither updateable nor adaptable later
Atta!hments blo# up mail size and are !ostl>0 Multiple !opies #here it is
un!lear #hi!h is the valid @latestB version
neffi!ient for dis!ussions0 Sometimes >ou have to open a series of E-Mails
to follo# up a dis!ussion0 Jften >ou have to s!roll a long #a> do#n to the
end in order rollup the dis!ussion and hope the dis!ussion hasnSt bran!hed
in bet#een0
(here is E-Mail use$ul?
8hen sending E-Mails >ou !an rel> on a FPontra!tF0 1ollo#ing an un#ritten
la# the re!ipient is supposed to either take noti!e of an information4 or to
take responsibilit> for an a!tion @in man> !ases onl> to return informationB0
n an> other !ase she is supposed to repl> to >ou stating #h> she does not
handle the mail in the #a> >ou e.pe!t0 n the latter !ase she #ill !hoose to
&<
Blogparade: E-Mail der Zukunft
repl> to all0
Sin!e the deliver> @at least #ithin the !ompan>B is guaranteed4 mails often
have also a do!umentar> !hara!ter0 Sending an information or task via E-
Mail do!uments the transa!tion in!luding the !ontent of the mail4 the
timestamp and the re!ipient@sB of a mail0 At a later point in time the sender
!an use the !op> of the mail in his mailbo. as an eviden!e0
n one-t#o-one private !onversations E-Mail is al#a>s a good !hoi!e0 t is
one of the strength of E-Mail to limit the distribution of an E-Mail to a
!losed !ir!le0 f ne!essar> the !onversation !an even be en!r>pted0
Palendaring4 s!heduling meetings and sending7a!!epting invites is a bonus
E-Mail s>stems offer0 1or this purpose the> are highl> spe!ialized and !an
not easil> be repla!ed b> other tools #ithout losing !omfort and reliabilit>0
)re *ou read* to give it a tr*?
• )o not repl> to E-Mail #ith E-Mail @WelsuaB0 Ever> repl> provokes another
repl>0 nstead inform the sender using a different !hannel0 Talk to her
personall>4 send a repl> via !hat or post the ans#er to her or >our board
or to a !ommon !ollaboration spa!e4 like a !ommunit>0 )oing this redu!es
the E-Mail traffi! and helps our organization to adopt a ne# #a> of
!ollaboration step b> step0 An ans#er to an E-Mail posted publi!l> @#here
appli!ableB !an also be useful to !olleagues #ho #ere not on the initial
s!ope of the E-Mail
• Move all distribution lists that are not !onfidential to blogs7!ommunities0
• Bet#een the senders and re!ipients of information posted4 optionall>
agree upon a !ommon set of tags4 that senders atta!h to ea!h posting
9'
Blogparade: E-Mail der Zukunft
@files4 blog entries4 bookmarks4 RB0
This reIuires some dis!ipline on both adding and subs!ribing @toB the
rights tags0 The advantage is that re!ipients !an !hoose #hat pie!es of
information the #ant to re!eive @the> subs!ribe toB and to !hange these
subs!ription over time as their responsibilities4 proHe!ts or organizational
position !hanges0
• 5ive all proHe!t teams a !losed group and en!ourage them to F#ork out
loudF0
• )is!ourage E-Mailing do!uments0 The> should all go into a shared spa!e0
• Phe!k the appropriateness 7 ne!essit> of PPs7BPPs #henever >ou send an
E-Mail or us the Frepl> allF button0 Ponsider that man> re!ipients due to
their load Hust ignore E-Mails @some of the even b> automated ruleB that
does not !ontain their names in the to: line0
• En!ourage an>thing that needs a PP to go into a so!ial net#ork blog or
dis!ussion board0
• En!ourage people to ans#er Iuestions that the> re!eive through an>
!hannel in a blog post0
• 1or !onfidential information @and that should be done !arefull>B4 for
s!heduling4 for personal notes and for a!!epting E-Mail from e.ternal
!onta!ts4 some of #hi!h should be stored !entrall> to a !ollaboration
spa!e and link from there0
• Ponsider setting an autoans#er in >our mailbo. or an e.tension to >our E-
Mail footer hinting @internalB senders ho# to !ommuni!ate #ith >ou
alternativel> in order to optimize the !ollaboration0
9&
Blogparade: E-Mail der Zukunft
• Phe!k #hi!h repla!ements are available in >our environment b> Gse
Pase0
• Gse 7 sta> #ith spe!ialized tools like )o!ument Management4 ,no#ledge
Management4 *roHe!t and Task-Management0
An> Questions? ;ust repl> to this blog post0
Thoughts #hi!h arenSt m> o#n are stolen #ith pride from:
• ###0elsua0net7about7
• >outu0be7QIAXK,ebo!
• !ommunit>-roundtable0!om79'&97'A7startX#ithXE-Mail7
• http:77!ommunit>-roundtable0!om79'&97'A7startX#ithXE-Mail7
99
Blogparade: E-Mail der Zukunft
,-rg %llann: Doe"ti!ieren der Mail-.elle
Veröffentlicht am #. April 2014 auf thin$ing.holi!tic%
net."e
igentli!h ist ein Beitrag zum tägli!hen E-Mail-S!hmerz4 #ie ihn Stefan
*feiffer heute gepostet hat4 s!hon länger fällig0 6un #ill i!h
#enigstens seinem Aufruf zur Blogparade folgen0
E
Bei allem 5eheule -ber das Thema E-Mail4 #ir haben z0Zt0 keine e!hte
grundsätzli!he Alternative0 )ie Aussage4 dass die ;ugend s!hon kein E-Mail
mehr benutzt4 #eil alles -ber diverse nstant Messenger läuft4 ist ni!ht auf
die 5es!häfts#elt zu -bertragen0 )ie These4 dass man E-Mail komplett
dur!h Sharing-Me!hanismen abl2sen kann4 funktioniert ni!ht im ri!htigen
/eben4 #eil ni!ht in allen Situationen die eine4 gemeinsame *lattform
e.istiert4 auf der man das tun k2nnte0 Au$erdem kann man si!h genauso zu
Tode sharen #ie man si!h zu Tode mailen kann0
!h beneide /eute4 die mir irgendein total simples ,onzept der pers2nli!hen
E-Mail-"ermeidung erläutern0 F!h brau!he kein E-MailY Ma!ht alles mein
SpamfilterY !h habe :A9 3egeln4 die sortieren dasY E-Mail ist outYF st aber
alles proprietärer Bullshit und ni!ht -bertragbar0 8enn i!h im hohen Alter
in Panada vor meiner 8aldh-tte oder in der *roven!e in meinem 8einberg
sitze4 dann brau!he i!h au!h kein E-Mail mehr0
Also gehtZs4 #ie es Stefan *feiffer sehr s!h2n gema!ht hat4 um eine Anal>se
der S!hmerzfelder und dann um das Jptimieren des Hetzigen Modells0
)ie gr2$te /ast sind die E-Mails4 die i!h gar ni!ht haben #ill0 )er ganze
9(
Blogparade: E-Mail der Zukunft
6e#sletter-S!hrott4 den man theoretis!h los#erden kann4 aber ent#eder
ni!ht diszipliniert genug tut oder bei dem das Gnsubs!ribe den Benutzer
erst re!ht an die /eimrute liefert0 1ast Heder Jnline-Bestellprozess zieht
sol!h einen ,ollaterals!haden na!h si!h0 8er dann no!h Amazon auf
1a!ebook liked4 dem ist ni!ht zu helfen0
Ein te!hnologis!hes Mbel ist das 1aktum4 dass Absenderadressen in unserem
E-Mail-Gniversum beliebig manipuliert #erden k2nnen0 !h #-ns!he mir
langfristig meinen E-Mail-Empfang auf sol!he reduzieren zu k2nnen4 deren
Signatur i!h e.plizit traue0
)ie gro$e "ielfalt an So!ial 6et#orking *lattformen bringt E im )etail
konfigurierbar4 aber do!h ni!ht #irkli!h domestizierbar E eine gigantis!he
1lut von 6otifi!ations0 n Teilen sind die 6otifi!ations in der Pontent-
)arstellung so un-bersi!htli!h @da geh2rt leider au!h das liebe BM
Ponne!tions dazuB4 dass es ein +orror ist4 darin den Sa!hverhalt zu
identifizieren0 Es ist au!h ein Gnsinn4 das pers2nli!he Agieren auf eine
Sharing-*lattform umzustellen und dadur!h tonnen#eise 6otifi!ations zu
erzeugen0
)as von Stefan *feiffer bes!hriebene manuelle Sortieren spare i!h mir seit
9' ;ahren0 !h habe z#ar au!h ein paar ver#ahrloste Jrdner4 aber das
beamtis!he Sortieren in einer Jrdnerstruktur mit S!ha!htelungstiefen4 die
re!hts aus dem Bilds!hirm rausruts!hen4 #ar nie mein )ing0 )ie
"ollte.tsu!he m-sste es hergeben0 8as die 6otes-"ollte.tsu!he leider ni!ht
tut4 zumindest f-r meinen Anspru!h ni!ht0
6un zu den /2sungsoptionen0 ntelligent filtern0 ntelligent ,onte.t
herstellen0 ,lingt gut4 ist aber ein enorm anspru!hsvolles Thema0 Gnd der
9:
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Be#eis4 ob es funktionieren k2nnte4 ist offen0 BM Mail 6e.t #ill es k2nnen0
Mi!rosofts Jslo #ill es au!h k2nnen0 8enn #ir uns aber do!h in den letzten
9' ;ahren am Thema Enterprise Sear!h die Zähne ausgebissen haben4 #egen
1ormaten4 Zugriffsre!hten4 )ifferenzierung von publi! und privat und
ähnli!hen Malessen4 dann nehmen #ir Hetzt no!h alle 2ffentli!hen
*lattformen dazu und das 5anze !ross-enterprise und pl2tzli!h funktioniert
das0 Jnkel 8atson #irdZs ri!hten0 Gnd das sind nur die te!hnis!hen
*robleme0
6at-rli!h stellt 5oogle unter Be#eis4 dass sehr viel gefunden #erden kann0
Aber unsere Er#artungshaltung bei 5oogle ist nie4 dass alles gefunden #ird4
dass das 3i!htige gefunden #ird4 dass man si!h darauf verlassen kann0 Es ist
ein "ors!hlag4 ein Angebot4 aber ni!ht mehr0 m einem Mail-6e.t liegt die
Messlatte h2her als bei einer 5oogle Sear!h0
Abs!hlie$end no!h zu Stefan *feiffers &' *aradigmen:
&0 Mail als S>stem of Engagement E 6ehm i!h auf in meine Buzz#ordliste4
klingt gut
90 Additiv So!ial Soft#are4 nstant Messaging4 Audio und "ideo E Mit
geeigneter "isualisierung nat-rli!h Ha0
(0 Embedded E.perien!e E /ass uns mal mit einem taugli!hen 1ile 1ormat
"ie#er anfangen4 aber im *rinzip nat-rli!h Ha0
:0 FAutomatis!h re!htssi!her ablegenF E klingt au!h gut0 8enn i!h dann
s!hreibe: FBurs!he4 #ir haben no!h eine 3e!hnung offenYF4 dann #ird
das #egen des Begriffes F3e!hnungF re!htssi!her abgelegt0
D0 Manuelle Jrdners>steme sind out E #aren f-r mi!h no!h nie in
9D
Blogparade: E-Mail der Zukunft
C0 Automatis!he ,onte.teinblendung E nat-rli!h Ha4 #ird aber in den
Anfängen zu ähnli!hen S!hoten f-hren #ie 5oogle Translate und birgt
die 5efahr des Abs!h#eifens von einem ,onte.t zum nä!hsten0
Thema: Arbeitsdisziplin
A0 ,ognitive S>steme im Ba!kend4 die uns zum 5l-!k die pers2nli!he
Ents!heidung ni!ht abnehmen E i!h lasse mi!h -berras!hen
=0 Auf allen Mobile )evi!es E na klar
<0 Mobile 6utzerge#ohnheiten f-hren au!h zur "erbesserung der
klassis!hen E-Mail-Plients E da frage i!h mi!h4 #arum erst ein Mobile
)evi!e um die E!ke kommen muss4 damit klassis!he Plients besser
#erden0
&'0Eigenes "erhalten und Arbeiten verbessern E da kann Ha Heder
pers2nli!h dran arbeiten0 8er kreatives Phaos brau!ht4 #ird das au!h
in Zukunft haben k2nnen0 )ie Alles-mit-allem-"ernetzung #ird no!h
häufiger dazu f-hren4 dass man si!h gelegentli!h fragt4 #as man
eigentli!h tun #ollte als man vor einer Stunde auf den ersten /ink
gekli!kt hat0
6un #irkli!h abs!hlie$end: !h #ill ni!ht hoffen4 dass die gro$en +ersteller4
nur #eil sie die alten *robleme ni!ht l2sen konnten4 einfa!h mal neue Ziele
ausrufen0
Aber alles #ird gut0
9C
Blogparade: E-Mail der Zukunft
1we )auck: E-Mail i"t doof2 a(er nicht tot
Veröffentlicht am &. April 2014 auf livingthefuture."e
ein Blogger- und T#itterfreund Stefan *feiffer ruft auf4 si!h in einem
Blogbeitrag 5edanken zur Zukunft der E-Mail zu ma!hen0 1-r mi!h
ein spannendes Thema4 da es #ie so vieles mindestens z#ei Seiten hat0
M
S!hon lange #ird die E-Mail tot gesagt4 aber #ir #issen Ha4 Totgesagt leben
länger0 Au!h i!h nutze E-Mail no!h intensiv4 oft mehr4 als mir lieb ist0 6o!h
ist die E-Mail f-r viele das Medium der 8ahl f-r die elektronis!he
ges!häftli!he ,ommunikation0 8ährend bei mir im privaten Berei!h
1a!ebook4 T#itter4 5oogle[ und Messenger längst die Mail als primäres
Medium abgel2st haben4 nutze i!h im B-ro no!h #eitestgehend E-Mail f-r
den digitalen Austaus!h und nur gelegentli!h einen Messenger0 !h
verglei!he die E-Mail gerne mit dem Brief und den Phat mit dem Telefonat0
E-Mail ist na!hhaltiger4 ist s!hriftli!h und kann offline4 daf-r umfangrei!her
verfasst #erden0
!h denke4 au!h in den kommenden ;ahren #ird die E-Mail no!h ihren *latz
haben0 Aber sie muss kl-ger #erden0 m Moment ist mein +aupt-E-Mail!lient
auf dem Smartphone Mailbe0at gerade #eil si!h hier erste Ansätze f-r einen
intelligenteren Gmgang mit E-Mail zeigen0
8ährend die 1ilterung von Spam bereits Alltagste!hnik ist4 #arte i!h no!h
auf S>steme4 die es mir erm2gli!hen4 meine E-Mails no!h vor dem /esen
semantis!h und na!h *riorität zu filtern0 Mit der immer #eiter
vorans!hreitenden Spra!herkennungste!hnologie d-rfte si!h hier au!h die
semantis!he Anal>se #eiterent#i!keln0
9A
Blogparade: E-Mail der Zukunft
1-r die Zukunft er#arte i!h4 dass ein guter Mail Plient mir die E-Mail
vorsortiert4 sie semantis!h und zeitli!h priorisiert und mit
Zusatzinformationen aus Adressbu!h4 1otoalben4 Terminen und )okumenten
anrei!hert0 Mailbe0at zum Beispiel erkennt4 #enn i!h in einer Mail et#as
-ber ein Ereignis s!hreibe4 zu dem i!h Bilder gema!ht habe und bietet diese
mir passend dazu an0
Mail ist ein ,ommunikations#eg4 der si!h in meinen Augen deutli!h von
So!ial Media unters!heidet4 da er sehr viel mehr offline agiert4 #ie der
Brief das vor ihm tat und f-r man!he Themen no!h heute tut0 )er Abgesang
einer Te!hnologie geht do!h meist damit einher4 dass sie zunä!hst
s!heinbar vers!h#indet4 nur um dann in den sinnvollen 6is!hen stärker und
anders als zuvor #ieder zu kommen0 ntelligente E-Mail Assistenten sind f-r
mi!h der S!hl-ssel f-r ein sinnvolles 1ortbestehen0 Sie #erden f-r mi!h
Standardmails direkt beant#orten4 mir eine Aus#ahl He na!h ,onte.t
präsentieren und gegebenenfalls Mails kategorisieren und #enn #i!htig
ar!hivieren0
)ie E-Mail ist f-r mi!h no!h lange ni!ht tot4 sie muss si!h aber
#eiterent#i!keln4 denn die Hetzigen E-Mail *rogramme und 8erkzeuge
#irken im "erglei!h zu dem4 #as auf den sozialen 6etz#erken m2gli!h ist4
do!h re!ht ana!hronistis!h0 !h sehe hier gegenseitige M2gli!hkeiten der
nteraktion4 #enn zum Beispiel E-Mails mit direkten 3eferenzen auf
passende Phats oder *rofile in den sozialen 6etz#erken angerei!hert
#erden0 +eutige E-Mail ist dumm4 es #ird Zeit4 ihr et#as ntelligenz zu
geben0
9=
Blogparade: E-Mail der Zukunft
1lrich 3apffe*er: Der tägliche E-Mail-
Scher!
Veröffentlicht am 2#. April 2014 auf pro'ect%con!ult."e
F)er tägli!he E-Mail-S!hmerz und #as er#arte i!h von Mail der Zukunft?
Aufruf zur BlogparadeF - so lautete die Steilvorlage von Stefan *feiffer zur
Blogparade: http:77bit0l>7E-Mail-S!hmerz0 Eine verspätete Ant#ort0
n seinem Blog-Beitrag hat Stefan *feiffer4 BM4 einiges an nformationen
zur E-Mail zusammengetragen: Statistiken4 ,ritik -ber 6a!hri!hten und
Bena!hri!htigungen4 ein "ideo und &' /eitsätze f-r die E-Mail der Zukunft
@gibt es ganz unten in ,opieB0 Stefan sieht sie ni!ht sterben sondern in
einem So!ial Media ,onte.t aufgehen0 Er sieht hier die E-Mail @im Sinne der
AM 000B als FS>stem of EngagementF0 Alles ri!htig0 Aber 000

Eine 3eihe von Argumenten zum FTod der E-MailF hatte i!h s!hon in meinem
Beitrag FE-Mail - Totgesagte leben länger?F ausgef-hrt0 ;a4 E-Mail lebt4 aber
irgend#ie f-hrt E-Mail ein Zombie-)asein0 Es ist ni!ht mehr das4 #of-r es
geda!ht #ar0 Stefan hat dies im ersten Teil seines Beitrages sehr s!h2n
ausgef-hrt - Spam4 3undmails4 !!: V b!!: M-ll4 Bena!hri!htigungen4
/inks 000 die ges!häftli!hen nhalte4 die #i!htige nformation4 ist immer
s!h#ieriger herausfilterbar0 +ier verspre!hen uns die Anbieter seit ;ahren
Abhilfe - aber die 1lut #ä!hst0 8ie Stefan sehr treffend feststellt4 liegt dies
au!h daran4 dass si!h die E-Mail-Plienten kaum ge#andelt haben0 E-Mail ist
und bleibt ein s!h#er kontrollierbares4 as>n!hrones Mitteilungsmedium0 )er
Empfänger hat kaum Einfluss darauf #as ihm und #ie und in #el!her 1orm
gesendet #ird0 E-Mail ist ein klassis!hes *ush-Medium0
9<
Blogparade: E-Mail der Zukunft
)ie E-Mail-1lut #ä!hst und ist daher au!h eines der #esentli!hen
*roblemkinder des nformationsmanagements im Gnternehmen #ie au!h im
*rivathaushalt0 )ie Te.te #erden s!hle!hter - einerseits s!h#-lstiges4
Aufmerksamkeit erheis!hendes Marketing-5ebabbel4 andererseits leidet die
3e!hts!hreibfähigkeit der Absender und gebiert dauernd neue ,-rzel und
1loskeln0 ,lassis!he4 mit Sorgfalt erstellt individuelle Briefe sind E-Mails nun
#ahrli!h ni!ht0 Gnd hat man si!h M-he mit nhalt4 S!hrift4 Satz4 T>pografie
und Ers!heinungsbild gegeben4 dann killt der Empfänger-Plient mit seinen
Einstellungen alle 8ohlgestalt0 )enno!h4 die E-Mail ist - no!h ni!ht - aus
unserem tägli!hen /eben #egzudenken0
n )euts!hland s!haffen #ir es sogar4 neue 1ormen der E-Mail zu erfinden4
besonders si!her4 besonders re!htssi!her0 )a haben #ir die )e-Mail4 per )e-
Mail- und E-5overnment-5esetz allen Beh2rden und den B-rgern per Jrdre
de Mufti verordnet0 Ein ,ropf4 der keine "erbesserung der ,ommunikation
mit si!h bringt4 sondern die *robleme der E-Mail multipliziert0 Aber
immerhin per Bundestagsbes!hluss als Fsi!herF anerkannt0 )a haben #ir den
E-*ost-Brief der Bundespost0 Er hat es leider ni!ht ges!hafft au!h )e-Mail-
konform zu #erden4 da es sein Si!herheitskonzept und h>bride
,ommunikations#ege ni!ht aufgeben #ollte0 So gibt es nun z#ei
konkurrierende Fsi!hereF E-Mail-S>steme in )euts!hland0 Gnd die deuts!hen
Betreiber von E-Mail-*ortalen legen im 6a!hgang zum 6SA-Skandal na!h0
6un #ird au!h in )euts!hland die E-Mail-Mbertragung vers!hl-sselt0 8el!h
1orts!hritt4 besonders #enn man si!h die glei!h darauf ers!heinende
Mitteilung von Millionen gekna!kter E-Mail-A!!ounts nebst *ass#ort und die
Erkenntnis4 dass au!h offenen Standards #ie openSS/ ihre /-!ken haben4
vor Augen hält0
('
Blogparade: E-Mail der Zukunft
st dies die Zukunft der E-Mail? )euts!he Sonderlo!ken?
"ers!hlimmbesserung veralteter ,onzepte? !h hoffe ni!ht0
8o verändert si!h E-Mail? Man #ird z#is!hen Gnternehmen #ie au!h
z#is!hen *ersonen E-Mail derzeit ni!ht abs!haffen k2nnen0 )azu hat man
si!h an das "erfahren zu sehr ge#2hnt0 Aber es gibt drei 1elder4 #o si!h
"eränderungen abzei!hnen0
• )er interne ,ahls!hlag
8enn man s!hon ni!ht den Mail-Austaus!h mit den
,ommunikationspartnern au$erhalb des Gnternehmens abs!haffen
kann4 dann #enigstens innerhalb0 Mit dem klassis!hen ntranet haben
diese /2sungen nur no!h #enig zu tun0 BM Ponne!tions ebenso #ie
Kammer von Mi!rosoft bringen eine neue4 deutli!h direktere 1orm der
,ommunikation in die Gnternehmen0 )ie interne ,ommunikation #ird
-ber gemeinsame *roHekträume4 8orkflo#s4 So!ial-Media-8erkzeuge
bis hin zum hausinternen T#itter umgestellt0 ;edo!h häufig mit dem
6a!hteil4 dass nun no!h mehr nformationskanäle beim Mitarbeiter
aufs!hlagen0 )er einheitli!he *osteingangskorb mag z#ar auf dem
Smartphone ansatz#eise @na!h langem konfigurieren4 #enn man
Stefan 5lauben s!henken #illB funktionieren4 in der Soft#are#elt der
meisten Gnternehmen ste!kt er no!h in den ,inders!huhen0 Selbst
#enn man intern umstellt4 muss man die "ielzahl der ,anäle von
au$en auffangen0
• )u denkst4 )u s!hreibst ne Mail
*ortale und So!ial-Media-*lattformen gaukeln uns vor4 #ir #-rden
eine E-Mail s!hreiben0 Setzt man eine 3eklamation bei einem gro$en
(&
Blogparade: E-Mail der Zukunft
+andelsunternehmen ab4 sei es nun eines mit A oder eines mit J4
dann sieht das 1ormular aus #ie eine E-Mail: Betreffzeile4 Te.tk2rper4
"ersendebutton0 Man bekommt au!h per E-Mail no!h seine
Bestätigung4 #as man gesendet hat4 #enn man diese Jption an#ählt0
8as aber im Gnternehmen landet4 ist keine E-Mail sondern ein
)atenbank-Eintrag triggert einen internen 8orkflo#0 Aus der
vermeintli!hen E-Mail ist ein handhaberes nformationsobHekt im
5es!häftsprozess ge#orden0 5enauso funktioniert es au!h auf So!ial-
Media-*lattformen0 )enkt man4 man erhielte eine *6 *ers2nli!he
6a!hri!ht auf L654 auf Sta>friends4 auf 1a!ebook4 #o au!h immer4 so
ist dies immer nur ein )atenbankeintrag4 zum dem i!h bena!hri!htigt
#erden0 !h 2ffne keine eigenständige 6a!hri!ht mehr sondern bli!ke
auf f-r mi!h bestimmte )ateninhalte eines ges!hlossenen S>stems0
Au!h immer mehr 5ro$unternehmen #ie Banken bieten sol!he
interne4 si!here E-Mail-,ommunikation -ber 8eb-nterfa!es0
• Alles So!ial4 mein 1reund
Sind #ir also beim Anliegen von Stefan angelegt - So!ial Media als
Ergänzung4 als Anrei!herung4 viellei!ht zuk-nftig als Ersatz von E-Mail0
)ie "ielfalt der ,ommunikations-M2gli!hkeiten in dieser s!h2nen
bunten 8elt ist s!hier unendli!h0 Tägli!h komme neue deen hinzu0
T#itter4 8hatsup und nstagram gelten heute s!hon als veraltete
,onzepte0 Spra!he und Be#egtbild4 Mikrophone und ,ameras
allerorten4 das ständig herumgetragene *ositionsdaten-sendete
private Abh2rgerät - als dies verändert die ,ommunikation immer
s!hneller und eins!hneidender0 8as an nformation transportiert #ird4
#ird dabei immer belangloser0 Gnd im 5egensatz zu E-Mail4 so#ie den
(9
Blogparade: E-Mail der Zukunft
obigen "arianten & und 94 #idersetzen si!h die neuen
,ommunikationsmedien der 6a!hvollziehbarkeit4 ntegrität4
Authentizität und )okumentierbarkeit0 )amit sind sie leider s!hle!ht
f-r ges!häftli!he Transaktionen geeignet - meint unsere 5eneration0
)iese 1orm von ,ommunikation #ird si!h von der traditionellen
S!hriftli!hkeit immer #eiter #egbe#egen0 Spra!he und Bild4 )iktieren
und vorlesen lassen4 automatis!h -bersetzen und verkn-pfen lassen4
den 5esamtkonte.t einbeziehen4 alles einbeziehen - dies #ird eine
neue )imension der ,ommunikation bringen4 die E-Mail in die Museen
verdrängen #ird0 A!h Ha4 es ist no!h ni!ht So!ial4 #enn aus einer
So!ial-Media-*lattform das 1oto und das verlinkte *rofil meines
,ommunikationspartners in meinem E-Mail-Plienten ers!heint0
Bli!kt man auf die heutige E-Mail4 so #ird die 8eiterent#i!klung von
vers!hiedenen Seiten getrieben0 Gnd Stefan hat hier 3e!ht4 einer der
Treiber ist die ,ombination mit So!ial Media0 Aber i!h sehe hier no!h drei
andere sehr #i!htige Treiber:
• E-Mail V P3M
)ie Zusammenf-hrung von E-Mail und P3M ist eigentli!h so et#as von
augenfällig4 dass es mir -berhaupt ni!ht in den Sinn kommt4 #arum
man ni!ht längst diese S>stem-,ategorien zusammengef-hrt hat0 )as
P3M bietet den ,onte.t zum ,ommunikationspartner4 zusätzli!he
,onte.t-nformationen4 +istorie und vieles mehr0 Es ma!ht #enig Sinn
E-Mail @mit seinen immanenten ar!hitektonis!hen /astenB zum P3M
aufzubohren - aber umgekehrt ist der 8eg vorgezei!hnet0

((
Blogparade: E-Mail der Zukunft
• E-Mail V Automatisierung
Beim Thema Automatisierung #ird es bald passieren4 dass si!h
automatisierte E-Mail-Management-S>steme untereinander
FunterhaltenF0 E-Mails im 5es!häftsverkehr #erden zunehmend
automatis!h auf 5rund von Attributen aus Te.tbausteinen
zusammengesetzt0 J,4 die eine Seite der Automatisierung0 )ie andere
ist die ,lassifikation und semantis!he Ers!hlie$ung von E-Mail4
ausgehend #ie eingehend4 intern #ie e.tern0 +iermit soll einerseits
der 1las!henhals der manuellen Zuordnung und ,lassifikation
-ber#unden #erden und andererseits glei!h die E-Mail in ihren
Sa!hzusammenhang - au$erhalb des E-Mail-S>stems in einen
unternehmens#eiten nformation-Management-S>stem - bereitgestellt
#erden0 Ab in die elektronis!he Akte4 ist die )evise0
• E-Mail V *ull
E-Mail #andelt si!h ebenso #ie ,urzna!hri!hten zum Mbermittler von
"erlinkungen zu eigentli!h nhalt0 Single-nstan!ing und )e-
)upli!ation sind längst 1eatures von E-Mail-Management-S>stemen0
Mbermittelt #ird nur ein ,urzte.t4 erläuternd Metadaten zur
automatis!hen "erarbeitung4 ein Stub und dann der /ink zum
gesi!herten und kontrollierten Spei!herort des eigentli!hen nhalts0
*ull spart ni!ht nur Spei!herplatz und s!hafft Eindeutigkeit4 es erlaubt
au!h das 6a!hvollziehen4 ob und #ann der nhalt abgerufen #urde0 E-
Mail #ird hier zu einem Bena!hri!htigungsmedium neben SMS und
Pollaborationss>stemen4 ni!ht mehr selbst zum inhaltli!hen Träger0
)ies ma!ht au!h die Bereitstellung und Si!herung auf mobilen 5eräten
einfa!her0
(:
Blogparade: E-Mail der Zukunft
E-Mail #ird no!h eine 3eihe von "eränderungen dur!hlaufen4 die die oben
aufgef-hrten ( [ ( Beispiele oder aber die na!hstehenden *aradigmen von
Stefan *feiffer tou!hieren0 Aber sie #ird in Hedem 1all und irgend#ie einen
Aus#eg aus dem derzeitigen Zombie-,ommunikationsdasein finden0 )ieser
Aus#eg #ird #eniger te!hnis!h sein4 sondern dur!h unser "erhalten geprägt
#erden m-ssen0 6ennen #ir es Fnformationsh>gieneF4 den vern-nftigen
Gmgang mit nformation in der ,ommunikation0 )er ps>!his!he )ru!k
-berIuellender E-Mail-*ostk2rbe mit dem nahezu z#anghaften Trieb sofort
- und ohne 6a!hzudenken - zu ant#orten4 ist Bestandteil des generellen
FPommuni!ation V nformation Jverflo#F unserer 5eneration0 FJverflo#F
f-hrt zu Mberforderung4 Mberforderung zu 1ehlents!heidungen4 \rger4
Aggression4 Gn#ohlsein4 *einli!hkeiten4 Missverständnissen und letztli!h zu
,rankheit0 6ur angemessene4 gute und #i!htige 6a!hri!hten sollen uns
errei!hen4 Spam und 6egatives soll uns vers!honen0 Soll oder sollte0 Sonst
#erden die 1ilter der gro$en nternet-1irmen und unser beh2rdli!her
Abs!hirmer dies f-r uns ri!hten4 #as #ir versäumen4 in ,indergärten und in
der S!hule zu lehren0
Also - die E-Mail ist tot4 es lebe die E-MailY
Gnd abs!hlie$end - in einem T#eet s!hrieb Stefan an mein Team4 i!h solle
do!h #as -ber E-Mail 90' s!hreiben N mit :B O 0 90'4 das ist so#as von doof4
E-Mail 90'4 neh @Stefan4 h2r )ir no!h mal )eine eigenen Statements in
5oodb>e9null anB0 Z#ei6ull @au!h F''F ges!hriebenB4 so et#as pinnen si!h
do!h nur Telekom4 5ML4 &.& V Po0 vor den Bau!h0 8as #ir brau!hen ist E-
Mail :90'4 kontrollierte 5edanken-bertragung mit dru!k- und
ar!hivierbarem 5edä!htnisprotokoll0 :B
(D
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Martin Me*er-5o""ner: Die E-Mail i"t ein
3ut"cher und f6r %lte
Veröffentlicht am 2(. April 2014 auf
"igital!trategie.com
ein langHähriger T- und Blogger-8eggefährte Stefan *feiffer
motiviert mi!h mal #ieder4 bei einer Blogparade zur Zukunft der E-
Mail mitzuma!hen0
M
Seit Monaten und ;ahren stelle i!h die E-Mail in 1rage0 n Seminaren0 n
"orträgen0 m Blog0 n der T#itter-,neipe0 8o au!h immer0
m Business @und oft au!h privatB ist die E-Mail #ie ein ,uts!her @AbsenderB4
der seinen 8agen mit vielen /euten @AdressatenB und ,offern @Atta!hmentsB
belädt4 si!h auf einen viel zu langen 8eg ma!ht @PP-MentalitätB4 na!h und
na!h einen Teil oder Mens!h ab#irft4 in der +offnung @gnoranz der "ier-
Augen *rinzipienreiterB4 um irgend#ann mal das Ziel zu errei!hen @)elete-
und7oder Ar!hivierung-ButtonB0 )er 8ert der E-Mail ist f-r mi!h ungefähr
verglei!hbar dort angekommen4 #o der 6otar und An#älte no!h flei$ig mit
Aktenordnern das *apier ho!h halten0 Es ist #as f-r die Alten4 oder die
alten Bran!hen? )en *ostkuts!hen-"erglei!h s!hein i!h zu lieben4 fällt mir
ein0 8ie au!h immer0
8as m2gli!her#eise despektierli!h oder -berhebli!h klingen mag4 #ill i!h
aber gerne in ein re!htes /i!ht r-!ken0
"or z#eieinhalb ;ahren habe i!h einen *ost ges!hrieben4 #el!her eine
nfografik mit einigen Erkenntnissen zum besten "ersand-Zeitpunkt der E-
(C
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Mail @bz#0 des 6e#slettersB beinhaltete0 )a mir klar #ar4 dass 6e#sletter
immer no!h eine gro$e 3olle in Gnternehmen spielen4 sah i!h es als eine
gute dee4 den nhalt zu teilen0 Gnser eigner 6e#sletter mit diesem nhalt
#urde daraufhin mit sp2ttis!hen ,ommentaren an mi!h #eitergeleitet:
FZur-!k zur Steinzeit???F und FMartin4 bitte ni!ht sol!he nhalteYF0 Auf
T#itter ant#ortete den geteilten /ink man mit F3T Gnsubs!ribeY E @Te.t und
/inkBF0 Jffensi!htli!h #ar der *ost ni!ht gut angekommen0 !h lie$ es in
Zukunft0 8ann au!h immer0
n Aufträgen mit diversen Anbietern von *roHekt-Management /2sungen
so#ie Gnternehmen4 die )ropbo.4 Safes>n! oder sonstige Ploud-/2sungen
einsetzten4 erlebte i!h dann aber die ,ehrseite der Medaille0 8urde die
,ommunikation f-r das Gnternehmen #i!htig4 musste eine E-Mail ges!hi!kt
#erden0 )ass dieselben nhalte irgend#o in der Ploud zeit- und #ortglei!h
liefen4 zählte ni!ht0 "orgesetzte ant#orteten ni!ht auf T#itter und
1a!ebook0 S!hrieb man eine E-Mail mit einem +in#eis auf eine der
6etz#erk-5esprä!he4 lie$ das Status-Gpdate und der 3et#eet ni!ht lange
auf si!h #arten0 Ein 5r-nder einer *roHekt-Management SJft#are 1irma
s!hi!kte mir sogar eine Mail als Ant#ort auf einen T#eet0 8ieso au!h
immer0
Man!he reagieren Ha au!h ni!ht auf L65 oder /inkedn0 Sagt man ihnen4
dass es eine Erinnerungsfunktion per E-Mail gibt4 läuft das 6et#orking auf
einmal #ie ges!hmiert0 Jhne ,uts!her kommen man!he eben ni!ht ans Ziel0
Au!h #enn der 3enn#agen neben dran steht und man den S!hl-ssel in der
+and hält0
/eider gibt es nur zu viele 3omantiker in Gnternehmen4 f-r die die E-Mail
(A
Blogparade: E-Mail der Zukunft
s!hon ein 3enn#agen ist4 der si!h kaum aufhalten lässt0 /ässt er si!h aber0
Er lässt einen sogar ruhiger fahren mit ordentli!hen 1ilter-1unktionalitäten4
die semantis!h organisieren und na!h *riorität unters!heiden k2nnen4 also
mit ,atal>sator4 Spra!herkennung und ntelligent )riving S>stemen0 "or
allem aber mit einem S>stem4 dass alle 1a!etten der
,ommunikationsoptionen in Einklang und auf eine *lattform bringt0 8as
5oogle Buzz mal versu!ht hat4 aber daran s!heiterte0
)abei ist die E-Mail der Zukunft längst da0 Sie findet nur ni!ht mehr in der
nbo. statt0 Sie ist in so man!hem +and>4 in so man!hem 6etz#erk4 auf so
man!her App4 oder in so man!her Pommunit>0 Sie ist au!h ,ommunikation
in *roHekt-Management Soft#are in der Ploud oder in Pommunities0 Sie ist
s!hneller4 !hronologis!h sortiert und man -berbli!kt effizienter4 #as #ann
#o und #ie bespro!hen #urde4 #er si!h engagiert und #er si!h eher fahren
lässt0
)as *roblem? Sie ist mal hier4 mal da4 mal dort0 Aber nie an einem Jrt0 )ie
E-Mail-1orm ist fa!ettenrei!h4 rasend s!hnell und so man!her Mens!h leider
#eder organisatoris!h4 no!h te!hnis!h und man!he au!h @no!hB ni!ht
8illens4 grundsätzli!h z#is!hen 1a!ebook4 5oogle[4 Sk>pe4 8hatsApp oder
eben au!h nur der nbo. hin und her zu #e!hseln0
8as es also brau!hen #-rde4 #äre ein Pommuni!ation-)ashboard4 das ni!ht
unters!heidet4 #o i!h kommuniziere @E-Mail4 1a!ebook4 T#itter4 *interest4
Tumblr4 5oogle[ us#0B4 sondern mir sagt4 #o es #i!htig und dringend ist zu
kommunizieren @und das selbst lerntB4 #er zuk-nftig auf die 3-!ksitzbank4
spri!h die z#eite 3eihe meiner Aufmerksamkeit ruts!hen darf und #ann es
si!h lohnt4 das 5aspedal voll dur!hzudr-!ken0
(=
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Es brau!ht also ni!ht viel0 Ein paar A*s0 Ein #enig mehr Jffenheit0 Ein
#enig mehr )atenvertrauen0 8eniger Monopolismus-)enke0 Gnd vor allem
einen 6utzen f-r den 6utzer0 Gnd falls #ir das alles ni!ht hinbekommen4
viellei!ht kehren #ir Ha zum guten alten Brief zur-!k0
*S: Mein "ater fragt immer #ieder4 ob i!h ihm ni!ht ein paar nfos oder ein
Bild per Mail s!hi!ken #ill4 #as er ausdru!ken und mitnehmen kann0
6at-rli!h sage i!h F;aF und ma!he es oft ni!ht4 #eil mein "erständnis von
,ommunikation und Erlebnissen in einer anderen 8elt spielt0 Gnd dann fällt
mir ein4 i!h k2nnte ihm Ha nur meinen /ink zur 1a!ebook-Seite s!hi!ken0
Jder zu T#itter4 oder sonstigen A!!ounts0 Er #-rde so viel mehr an meinem
/eben teilhaben4 ob mit oder ohne E-Mail-,uts!he0
(<
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Se(a"tian 8hielke: E-Mail2 Social Bu"ine"" und
da" "ture Verhalten
Veröffentlicht am 2(. April 2014 von )ea!tian *hiel$e
auf +lou"pri!e.com
lei!h mal vor#eg: ;a4 i!h hasse E-Mails und Ha4 i!h brau!he sie0 Au!h
i!h habe damals gro$e +offnung ges!h2pft4 als es hie$: )ie E-Mail
#ird sterben0 !h habe mi!h sogar bem-ht einen +ashtag daf-r einzuf-hren0
])eath9E-Mail +at leider ni!hts gen-tzt0 )ie E-Mail ist immer no!h da und
das ob#ohl i!h mi!h nun s!hon seit 9''= mit den 6euerungen und
Errungens!haften der neueren digitalen ,ommunikationsinstrumente
bes!häftige und eingesetzt habe0 Es ist irgend#ie verz#i!kt mit der E-Mail0
8ir erinnern uns gerne an die ,ampagne von Atos zur F6o more E-MailF
*oli!> im eigenen +aus0 Au!h da #ussten #ir4 dass das Abs!haffen der E-
Mail ein ehrbares Ziel ist aber sehr s!h#er in der Gmsetzung #ird0 8o
stehen #ir heute? Bei einem Ausbli!k zur Zukunft der E-Mail4 einem
Blogst2!k!hen4 das mir Stephan *feiffer zuge#orfen hat0
5
+ie E-Mail als Newsstream
!h bin mittler#eile der Mberzeugung4 dass #ir mit der E-Mail nur das
nstrument verteufeln und ni!ht unseren Gmgang damit0 8enn #ir unser
"erhalten4 unsere Anpassung und unsere M2gli!hkeiten hinsi!htli!h der
So!ial Media ,anäle betra!hten4 dann haben #ir4 i!h spre!he hier be#usst
von einem sehr kleinem #ir4 es zumindest ansatz#eise ges!hafft4 dass die
nformationsflut uns ni!ht ertrinken lässt0 Es #erden entspre!hende Tools
genutzt4 es #erden 1ilter ges!haltet und #ir nutzen das Skimming f-r das
:'
Blogparade: E-Mail der Zukunft
/esen0 8ie #äre es denn4 die E-Mail au!h als Stream anzusehen? 8ir
k2nnten diesen Stream in unsere nstrumente4 in unsere "erhalten so#ie
den Gmgang damit einflie$en lassen0 Gnd hier #age i!h eine steile These:
)er Begriff der E-Mail muss si!h #eiterent#i!keln0 Er muss vom starren und
zentralisierten ,ommunikationskanal in der ge#ohnten Gmgebung genauso
zum Stream #erden4 #ie 1a!ebook4 T#itter und Po0
,eränderung
)as E-Mail "erhalten ist uns mittler#eile in 1leis!h und Blut -bergegangen0
8ir bekommen eine Mail4 ant#orten4 #arten auf die Ant#ort und leiten
#eiter0 )azu kommt das s!hle!hte 5e#issen4 dass die E-Mail im
Arbeitsprozess Ha au!h #i!htig f-r Hemanden anderen sein kann0 8ir setzen
also PP und BPP0 Gnd dann sind #ir unsere S!huld los0 Es entsteht aber so
die allbekannte PP7BPP ,ultur E keiner #ill es ge#esen sein und alle haben
es gelesen0
)ie 8urzel dieses Mbels liegt im "ersu!h zu kontrollieren4 zu si!hern und
"erant#ortung abzulegen0 )ies ist der *unkt4 der die erste "eränderung
brau!ht0 1-hrungskräfte4 Management und "orbilder m-ssen si!h eher
einem "erhalten 2ffnen4 dass Mitarbeiter ermuntert selbstverant#ortli!h4
eigenständig und frei zu ents!heiden0 Es bedarf einer gut etablierten
1ehlerkultur und offenem )ialog0 Gnd s!hon sind #ir im Berei!h der
S!hlag#2rter f-r "eränderungsmanagement4 Transparenz und Miteinander0
-eu$elsinstrument in Engelshänden und eine #leine Maus
8as die Zukunft der E-Mail anbelangt4 ist no!h lange ni!ht S!hluss0 ;a es
gibt viele prominente Beispiele4 #o si!h *ersonen vom Z#ang der E-Mail
:&
Blogparade: E-Mail der Zukunft
gel2st haben und besser arbeiten4 #eniger belastet sind so#ie mehr Zeit
haben0 ABE3 diese *ersonen haben si!h be#usst daf-r ents!hieden4 #eil sie
erkannt haben4 dass die E-Mail im Hetzigen 6utzungsverhalten an die
5renzen st2$t0
)er 5ro$teil der Mens!hen #ird si!h die 1rage nie stellen4 ob #eniger oder
gar keine E-Mail ihr /eben verbessern #-rde0 )ie E-Mail ist Alltag im
Arbeitsleben und ein ge#ohntes nstrument0 Es ist eher viel passender die
8ahrnehmung der E-Mail4 das E-Mail-"erhalten und die 6utzung S!hritt f-r
S!hritt zu ändern0
n diesem Zusammenhang des 8andels fällt mir immer das Beispiel der
TroHanis!hen Maus ein: 8ir k2nnen einen gro$en 8andel ni!ht dur!h ein
einziges riesiges Event vom Zaun bre!hen0 Es ist hilfrei!her4 #enn der
8andel in kleinen kaum #ahrnehmbaren S!hritten passiert0 8ir s!hieben
also ni!ht das TroHanis!he *ferd vor die Mauern der E-Mail ,ultur4 sondern
s!hi!ken den 8andel portions#eise dur!h die Mauern hindur!h als kleine
Mäuse0
.osl/sen von 0entraler %nstan0
1-r mi!h #äre eine dieser Mäuse4 der optis!he #ie au!h prozessuale Bru!h
mit der *lattform FE-Mail *ostfa!hF0 S!hafft sol!he Monster #ie Jutlook4
6otes us#0 einfa!h ab und l2st den Stream der E-Mail aus dieser zentralen
*osition0 Bettet die E-Mail in ein Streaming S>stem ein0 /asst es Teil eines
6e#sfeeds #erden und behandelt es #ie So!ial Media0
)iese kleine Gsabilit> Stells!hraube kann eine Menge be#irken0 6at-rli!h
muss das +eer der Mäuse entspre!hend gro$ und andauernd gestaltet sein0
8ir m-ssen die kleinen "eränderungen in der 1-hrung4 im "erhalten und
:9
Blogparade: E-Mail der Zukunft
der An#endung einflie$en lassen0 8ie das #-rde diesen 3ahmen sprengen0
\nderung ist Hedo!h not#endig0 "iellei!ht ist diese \nderung eine kleine
Maus mit einem Megafon auf dem 3-!ken0
:(
Blogparade: E-Mail der Zukunft
;rank )a: Mein E-Mail-.un"ch!ettel
Veröffentlicht am 2,. April 2014 auf -n'ela.com
eit -ber 9' ;ahren benutze i!h E-Mail0 Streng genommen sogar no!h
um einiges länger4 #enn i!h die Pompuserve- oder 1idonet-
6a!hri!hten mitre!hne0 )amals bereits handelte es si!h um FElektronis!he
*ostF4 nur dass die Mbermittlung und Spei!herung der elektronis!hen *ost
auf proprietären 1ormaten basierten0 Seit ;ahrzehnten also konnten si!h
Mens!hen daran ge#2hnen4 ein 8erkzeug in allen @unBm2gli!hen
"ariationen zu benutzen0 Gnd sie tun es ausgiebig0 !h tue es0 Gnd trotz
allen S!h#ä!hen mag i!h E-Mail0 Man!hmal zumindest0
S
E-Mail besteht im 8esentli!hen aus den *rotokollen Simple Mail Transfer
*roto!ol @SMT*B zum "ersenden von 6a!hri!hten so#ie *ost Jffi!e *roto!ol
@*J*B und nternet Message A!!ess *roto!ol @MA*B zum Abrufen von
6a!hri!hten0 Mehr ist E-Mail ni!ht0 m 5runde ein minimalistis!hes S>stem0
E-Mail ist leider Hedo!h so simpel4 dass Heder es benutzen kann0 Mit4 ohne
oder mit bes!heuertem Betreff0 Mit4 ohne oder mit bes!heuerten PP-
Empfängern @oka>4 eigentli!h ist der Absender dann bes!heuertB0 Mit4 ohne
oder mit bes!heuertem nhalt0 Mit4 ohne oder mit bes!heuerten Anhängen0
Mit4 ohne oder mit bes!heuerter Signatur mit teil#eise mehr als :' Zeilen4
davon (' f-r )is!laimer4 die re!htli!h und na!h gesundem
Mens!henverstand alle total bes!heuert und re!htli!h un#irksam sind0 Als
Ersatz f-r s>n!hrones Messaging0 Als *roblemablademedium0 *rivat oder
berufli!h0 !h hasse E-Mail sehr oft in dem meist vergebli!hen "ersu!h4 die
Abneigung vor dem "erhalten des Absenders auf das Medium zu
::
Blogparade: E-Mail der Zukunft
transferieren0 Gnd das Allers!hlimmste ist4 dass i!h mi!h man!hmal beim
Bes!heuertsein-Mitma!hen ertappe0
Aber E-Mail ist halt so einfa!h4 dass es sogar am Strand funktioniert0 Selbst
#enn i!h keinen Empfang habe4 so #ird die 6a!hri!ht später automatis!h
versendet0 !h hätte diesen Artikel bis auf das Titelfoto eben an diesem
Strand auf Maui in +a#aiSi als E-Mail erstellen und an mein Blog versenden
k2nnen @anstelle abends auf der Pou!h in der Bed V Breakfast-GnterkunftB0
!h kann mit einer E-Mail Aufgaben in allen m2gli!hen Task Management
Suites #ie Asana oder *odio erzeugen0 !h kann eine 6otiz in S>stemen #ie
Evernote erzeugen0 Gmgekehrt k2nnen mir So!ial Soft#are4 E3*-S>steme
oder Pollaboration Soft#are 6a!hri!hten s!hi!ken0 E-Mail hat Heder4 E-Mail
funktioniert einfa!h0 )as ist bei vielen anderen S>stemen ni!ht der 1all0
Gnd ni!ht Heder hat Asana oder *odio oder Azendoo oder 1a!ebook oder
8hatsapp E au!h #enn si!h das irgend#ann ändern k2nnte0 E-Mail
funktioniert des#egen4 #eil es aus offenen Standards besteht0 Sogar das
Empfangen und "ersenden vers!hl-sselter 6a!hri!hten funktioniert damit E
zumindest theoretis!h0
Muss also das 3ad neu erfunden #erden?
(ie $un#tioniert E-Mail bei mir?
• !h habe seit längerem einen 5oogle Business A!!ount0 )ort landen
alle E-Mails4 die an meine E-Mailadressen gesendet #erden @ent#eder
dur!h Gmleitung oder dur!h automatis!he Abholung dur!h 5oogle
MailB0 )amit bräu!hte i!h eigentli!h nur ein Mails>stem zu benutzen0
• n 5oogle Mail kann i!h 6a!hri!hten mehreren F/abelsF zuordnen0 )ie
/abels k2nnen beispiels#eise die Bedeutung vers!hiedener
:D
Blogparade: E-Mail der Zukunft
*rioritäten4 ,unden4 Aufträge4 *roHekte haben0 Somit k2nnte i!h einen
6a!hri!htenstrang einem *roHekt und mehreren ,unden @bei einem
5emeins!haftsproHektB zuordnen0 )amit bin i!h ni!ht an eine
hierar!his!he Jrdnerstruktur gebunden0
• Tatsä!hli!h benutze i!h die /abels in 5oogle Mail fast nur f-r ein
minimalistis!hes Aufgabenmanagement0 8enn i!h eine 6a!hri!ht
direkt na!h Abarbeitung meines Eingangsfa!hes oder im /aufe des
Tages bearbeiten #ill4 dann nehme i!h ein bestimmtes /abel daf-r
@z0B0 FYA!tionFB0
• E-Mail benutze i!h ni!ht f-r ein Aufgabenmanagement0 )af-r habe i!h
Tools #ie Asana4 *odio4 Toodledo4 Todoist @beispiels#eise #eil ein
,unde es benutztB0 Beispiels#eise leite i!h eine E-Mail an ein
Aufgabenmanagement-Tool #eiter0 )ie Bearbeitung und Erledigung
erfolgt dann im Aufgaben-Tool0 Man!hmal s!hi!ke i!h die E-Mail an
Evernote und f-ge den 6otizlink in meinem Aufgaben-Tool zur Aufgabe
hinzu0
• 8enn i!h eine 6a!hri!ht ben2tige4 dann su!he i!h dana!h0 Mit
Jrdnern arbeite i!h gar ni!ht mehr4 mit /abels nur selten0 !h #ill
6a!hri!hten ni!ht organisieren sondern finden0 )ie Su!he in 5oogle
Mail ist na!h #ie vor sehr s!hnell und funktioniert sehr gut zum 1inden
von 6a!hri!hten0 )er 6a!hteil: m Bro#ser muss i!h immer online
sein0
• Abonnements versu!he i!h in meinem 3SS-3eader zu halten0 Allerdings
gibt es einige Abonnements @beispiels#eise 6e#sletterB4 die es ni!ht
als 3SS gibt0 )ie filtere i!h mit 3egeln und verpasse ihnen ein
F6e#sletterF-/abel0 )ie 6e#sletter landen erst gar ni!ht im
:C
Blogparade: E-Mail der Zukunft
*osteingang und #erden von mir nur gelegentli!h -berflogen0
6e#sletter von diversen )iensten k-ndige i!h normaler#eise
umgehend @F8e are thrilled7e.!ited to announ!e our ne# produ!tYFB0
• Man!hmal lassen si!h 6e#sletter4 Sales *romotions irgend#ie ni!ht
abstellen0 8arum sollte i!h beispiels#eise einen unge#ollten und
ni!ht bestellten 6e#sletter mit einer E-Mail an eine andere Adresse
mit einem bestimmten Betreff abbestellen versu!hen zu #ollen0
Meistens klappt das so#ieso ni!ht0 nz#is!hen bin i!h au!h in
unzähligen F*resseverteilernF und erhalte zahlrei!he
*ressemitteilungen0 )ie lassen si!h grundsätzli!h ni!ht abbestellen
au$er dur!h eine pers2nli!he E-Mail oder einen Anruf0 )as k^^^t mi!h
an0 !h sehe ni!ht ein4 dass i!h den Auf#and haben soll4 damit mi!h
andere ni!ht mehr von mir unge#ollt ans!hreien0 n diesen 1ällen
kommt mittler#eile ein rigoroser /2s!hfilter zum Einsatz0
• 6e#sletter haben so#ieso nur selten einen 6utzen f-r mi!h0 8enn
eine nformation einen 6utzen f-r mi!h hat4 dann finde i!h sie dur!h
meine Su!habfragen4 die per 3SS in meinem 3SS-3eader landen4 oder
i!h finde sie @z0B0 dur!h ToolsB in meinem So!ial 5raph0
• Bena!hri!htigungen @beispiels#eise von 1a!ebook4 T#itterB landen via
1ilter ebenfalls au$erhalb des *osteingangs in einem /abel0 )abei
versu!he i!h grundsätzli!h4 m2gli!hst viele Bena!hri!htigungen
abzustellen0 So #ie die meisten von Ling4 die mi!h eh nur in den
Bro#ser na!h Ling z#ingen #ollen und erst einmal fast keinen
nformationsgehalt haben0
• Mberhaupt arbeite i!h ausgiebig mit 1ilterregeln in 5oogle Mail0 )as
S!h2ne dabei ist unter anderem4 dass die 1ilter alle serverbasiert und
:A
Blogparade: E-Mail der Zukunft
unabhängig vom Plient oder Bro#ser ange#endet #erden0
• Au$er Bena!hri!htigungs-E-Mails l2s!he keine E-Mails0 8arum sollte
i!h Hedes Mal na!hdenken4 ob oder ob ni!ht i!h die 6a!hri!ht no!h
einmal ben2tige? m Z#eifelsfall habe i!h sie dann gel2s!ht und
brau!he sie na!h ein paar 8o!hen oder Monaten do!h no!h0
• m Einzelfall bin i!h oft auf eine Su!he ange#iesen4 um alle
not#endigen nformationen zur Aufgabe zu finden und beispiels#eise
bei der Erledigung oder bei einem Telefonat zur "erf-gung zu haben0
• 8enn i!h et#as su!he4 dann ist es mir m2gli!her#eise ni!ht klar
beziehungs#eise #ei$ i!h ni!ht4 #o die nformation ist0 )es#egen
habe i!h gerne eine Su!he4 die vers!hiedene FT2pfeF na!h der
nformation dur!hsu!ht0 Also 5oogle Mail4 1iles>stem4 Evernote4
Simplenote4 Asana4 Toodledo4 *odioR So eine universelle Su!he gibt
es ni!ht0 Somit komme i!h von den Silos ni!ht los0
• Alternativ kann i!h f-r E-Mail einen E-Mail!lient #ie Thunderbird mit
MA* benutzen0 )ann kann i!h meistens zumindest E-Mail4 1iles>stem
und ,ontakte glei!hzeitig7universell dur!hsu!hen0 !h habe alle meine
E-Mails seit ;ahren auf dem Server gespei!hert0 Spei!herplatz spielt
au!h da keine 3olle mehr0 Mit MA* habe i!h einen lokalen
F6a!hri!hten-Pa!heF4 der au$erdem separat gesi!hert #ird0
• m Plient @und nur daB kann i!h *5*-"ers!hl-sselung benutzen0 )ann
verliere i!h aber "orteile des FnativenF E-Mailmanagements von 5oogle
Mail im Bro#ser0
• ;e na!h Auftraggeber habe i!h dort ebenfalls einen Maila!!ount0
)amit habe i!h #eitere S>steme4 die i!h aufrufen72ffnen muss und
gegebenenfalls dur!hsu!hen muss0 8eitere Silos also0 Zusätzli!h habe
:=
Blogparade: E-Mail der Zukunft
i!h inz#is!hen beim Auftraggeber man!hmal ein #eiteres
Pollaborationtool0 8eitere Silos0 n denen findet dann au!h die
,ommunikation statt E leider dann au!h #ieder oft nur teil#eise4 so
dass #eitere Teile #ieder in der E-Mail landen0 6at-rli!h ab#e!hselnd
im A!!ount beim Auftraggeber und in meinem eigenen A!!ount0
1un#tioniert E-Mail dann 2berhau3t?
;a4 E-Mail funktioniert0 Aber i!h muss Zeit auf#enden4 um E-Mail
einigerma$en effizient einzusetzen0 Man!he S!h#a!hstellen #ie die ni!ht
vorhandene universelle Su!he ist man!hmal nur lästig4 man!hmal kostet sie
ri!htig viel Zeit0 Seit letztem ;ahr bin i!h selbstständig und arbeite i!h mit
vers!hiedenen Auftraggebern0 )as #ird dann so ri!htig auf#ändig4 #eil i!h
unter Gmständen z#is!hen vers!hiedenen E-Maildiensten oder Plients hin-
und hers!h#enken muss0
!h muss die Arbeit leisten4 die gar ni!ht der eigentli!hen Arbeit entspri!ht0
Mein E-Mail-(unsch0ettel
)as 3ad muss ni!ht neu erfunden #erden0 Aber einige *unkte k2nnten rund
um E-Mail uns die E-Mail lei!hter ma!hen0
!h #-ns!he mir4 dass E-Maildienste eine Su!h-A* anbieten0 !h #-rde mir
#iederum einen Su!hanbieter aus#ählen4 der alle meine )ienste
dur!hsu!hen kann0 Au$erdem #-ns!he i!h mir einen Meta-Pollaboration-
)ienst4 der bestimmte 5rundfunktionen anderer Pollaborationdienste
@beispiels#eise Asana4 Bitri.9:B per A* einbindet0
m dealfall hätte i!h dann ein Gnified )ashboard4 das im +intergrund auf
vers!hiedene E-Maildienste oder Pollaborationdienste zugreift und mir
:<
Blogparade: E-Mail der Zukunft
6a!hri!hten @E-Mail4 MessagesB so#ie Aufgaben daraus aufbereitet0 Bei den
1ileservi!es #ie 5oogle )rive4 )ropbo.4 Bo. funktioniert das bei man!her
Pollaboration Soft#are s!hon re!ht gut0 Au!h beim ,alender klappt dies
man!hmal s!hon re!ht gut4 dann aber meistens bes!hränkt auf den 5oogle
,alender0
6a!hri!hten4 Aufgaben4 )ateien4 ,alender geh2ren auf ein universelles
)ashboard0 )azu no!h konte.torientierte nformationen zu *ersonen4
nhalten4 "orgängen aus meinen nhalten und denen des 8ebs und denen
meines Auftraggebers @mit Ber-!ksi!htigung der vergebenen 3e!hteB0 Zu
den ,onte.tinformationen geh2ren die des So!ial 8ebs einfa!h dazu0 1-r
5oogle Mail beispiels#eise gibt es 3apportive4 das mir zum Absender einer
Mail seine *rofile und aktuellen Statusupdates aus#eist0
Au$erdem #-ns!he i!h mir einen kosteng-nstigen virtuellen Assistenten4
der selbstständig das 1iltern4 *riorisieren4 "ers!hlag#orten und Zuordnen
von 6a!hri!hten4 Aufgaben4 Terminen und )ateien -bernimmt0 )er
Assistent soll mit mir per Te.t und Audio kommunizieren k2nnen und mir
selbstständig "ors!hläge ma!hen @FEs d-rfte #ieder Zeit f-r einen
+aars!hnitt sein0 Soll i!h f-r 1reitagna!hmittag um &D Ghr einen Termin
vereinbaren?FB0
Jb i!h keine Angst habe4 dass mein virtueller Assistent et#as -bersieht?
Si!herli!h4 aber das ist ein 5rundproblem beim 1-hren und )elegieren0
Gnabhängig davon4 ob der virtuelle Assistent ein Mens!h4 ein )r0 8atson
@von BMB oder ein Andre# Martin ist0 )o!h realistis!h gesehen4 ist der
Mens!h mit sol!hen Aufgaben zuk-nftig unterfordert und vor Allem ni!ht
#ettbe#erbsfähig0
D'
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Peter Sch6tt: )at E-Mail noch eine Zukunft$ ,a
< a(er ander" al" heute
Veröffentlicht am #. .uni 2014 auf
ime/pert!.computer0oche."e
ielen Gnkenrufen zum Trotz ist E-Mail heute das Arbeits#erkzeug der
8issensarbeiter s!hle!hthin0 /aut einer Studie der 3adi!ati 5roup
bekommt Heder von ihnen im S!hnitt A9 E-Mails pro Arbeitstag E Tendenz
steigend0 Tendenz steigend? Eigentli!h sollte die Zahl der E-Mails mit der
zunehmenden Einf-hrung anderer4 sozialer ,ommunikationsmedien do!h
fallen? Tatsä!hli!h #erden Heden Tag &=( Milliarden ges!häftli!he E-Mails
vers!hi!kt4 aber nur et#a &' Milliarden *osts auf 1a!ebook eingestellt E und
letztere sind zudem -ber#iegend privater 6atur0
"
E-Mail #urde in den letzten ;ahren mehr und mehr missbrau!ht0 Spätestens
seitdem man Anhänge an E-Mails hängen kann ist E-Mail zum allgemeinen
Spei!herplatz f-r alles ge#orden4 ni!ht selten au!h zum allgemeinen
M-lleimer4 denn im *unkt E-Mail ist die Zahl der Messies deutli!h h2her als
auf dem 8ohnungsmarkt0 Aber sind ni!ht diese E-Mail Messies viellei!ht
sogar die "orreiter der Zukunft?
n der "ergangenheit #ar Spei!herplatz teuer und damit knapp0 Es gab und
gibt FMail QuotasF4 also Jbergrenzen4 die ni!ht -bers!hritten #erden
durften4 #eil ansonsten Sanktionen einges!haltet #erden4 et#a4 dass man
selbst am stetigen Strom der Mails ni!ht mehr mitma!hen darf E die
ultimative Strafe f-r einen begeisterten Mailer0 ,ommt man in die 6ähe der
Jbergrenze #ird ent#eder alles \ltere ar!hiviert oder gel2s!ht4 also
D&
Blogparade: E-Mail der Zukunft
letztli!h mehr oder #eniger aufgeräumt0 )as ändert si!h Hetzt0
Ploudanbieter offerieren 9D 5B *ostk2rbe oder au!h unbegrenzt viel *latz4
#obei sie nat-rli!h #issen4 dass kaum Hemand diese )atenmengen heute
nutzt0
)er *unkt ist aber ein ganz anderer: Es geht um das "ergessen0 st es no!h
ge#-ns!ht oder ist die dee vielmehr einfa!h #ie bei 1a!ebook und Po0 alles
aufzube#ahren4 #eil si!h dann eher *rofile erstellen lassen? Gnternehmen
haben dur!haus ein differenziertes "erhalten zu dem Thema0 Einerseits
m2!hte man f-r eventuelle 1älle Huristis!her Auseinandersetzungen
ge#appnet sein und lässt deshalb alle E-Mails na!h Huristis!h festgelegten
Aufbe#ahrungsfristen l2s!hen0 Andererseits hat man bei fa!hli!hen
)iskussionen dur!haus das Bed-rfnis teil#eise au!h sehr alte4 aber no!h
g-ltige nformationen in aktuelle )iskussionen einbringen zu k2nnen4 also
Fni!ht l2s!henF0 "erlässt ein Mitarbeiter das Gnternehmen sind pers2nli!he
)aten zu entfernen4 #as in der 3egel bedeutet4 dass der gesamte Mail-
A!!ount gel2s!ht #ird E mit einem4 neben dem Abgang des Mitarbeiters
#eiteren "erlust an intellektuellem ,apital des Gnternehmens0
An dieser Stelle kommen intern genutzte4 soziale Medien ins Spiel0 Sie
bieten den "orteil4 dass sie anders als E-Mail ni!ht dem pers2nli!hen
)atens!hutz unterliegen4 zumindest solange dort keine pers2nli!hen )aten4
sondern nur 1a!hinformationen gespei!hert #erden0 )as ist attraktiv4 #eil
si!h die )aten in sozialen Medien ho!hgradig vernetzen lassen und als
Ausgangsbasis f-r die anstehende 8elle des F!ongnitive PomputingsF
@Pomputer4 die Mitdenken4 ähnli!h #ie 6avigationss>steme heute s!honB
unabdingbar sind0
D9
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Aber ni!ht nur die sozialen Medien4 sondern au!h
ges!häftsprozessorientierte An#endungen sorgen f-r eine Aush2hlung der E-
Mail0 /ängst sind die Zeiten vorbei4 in der der flei$ige E-Mail-Sammler in
seinen 1oldern alles auf einen Bli!k hatte0 )ie 1older gibt es z#ar immer
no!h4 aber sie repräsentieren nur no!h einen immer l-!kenhafteres4 kleiner
#erdendes Bild der 3ealität0 )amit kann man si!h auf die 1older als
3epräsentanz eines Zustands ni!ht mehr verlassen0
Alle am Markt befindli!hen E-Mail-8erkzeuge von allen Anbietern leiden
heute unter diesem *roblem0 )er 6utzer hat deshalb einen Zusatzauf#and4
#eil er neben der Betra!htung der Mail in seinen 1oldern immer häufiger
#eiter Tools abklappern muss4 um das 5esamtbild zu erhalten0 Bei BM
arbeitet man deshalb intensiv an einer ganz neuen 5eneration von E-Mail
Plients @FBM Mail ne.tFB4 dass no!h in diesem ;ahr verf-gbar #erden #ird0
)er 1okus liegt ni!ht allein darin E-Mail auf neue 1ormfaktoren der
+ard#are4 also Smartphones und Tablets4 zu bringen4 sondern in ihrem ,ern
zu revolutionieren0 Eine der deen ist von so#ieso ni!ht mehr relevanten4
statis!hen 1oldern abzulassen und stattdessen auf d>namis!he 1older zu
setzen4 die letztli!h Su!hergebnisse eines besonders effizienten
Su!hverfahrens sind0 )ie )aten dazu kommen dann aus der nbo.4 die ni!ht
mehr in 1olderstrukturen zerlegt #erden muss und stattdessen genauso #ie
die Timeline in 1a!ebook beliebig #a!hsen darf4 und beliebigen4 anderen
Quellen4 also sozialen Medien und ges!häftsprozessorientierten
8erkzeugen0 Ein "orteil ist4 dass si!h ein sol!her 1older selbstständig
aktualisieren kann4 indem die Su!he in ge#issen Abständen selbstständig
#iederholt #ird0 )ann kann einem au!h angezeigt #erden4 dass es zu einem
1older Gpdates gibt E ein 6ovum0
D(
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Ein #eiteres Thema4 das es dringend zu adressieren gilt4 ist die
6a!hverfolgung0 n der 1r-hzeit der E-Mail hatte sie so et#as #ie einen
ho!hherrs!haftli!hen Pharakter und es galt als Selbstverständli!hkeit alle
Mails zu beant#orten0 nsofern konnte man si!h als Absender darauf
verlassen4 dass die Ant#ort irgend#ann zur-!kkommen #-rde0 n Zeiten
allgemeiner E-Mail Mberflutung ist das aber längst vorbei0 8enn Ant#orten
nun ni!ht mehr selbstverständli!h kommen geht mehr und mehr verloren
und die fehlende 6a!hverfolgung von Aktionen #ird zunehmend zum
*roblem0 )ie nä!hste 5eneration von Mail muss da /2sungen bringen E sie
sind -berfällig0
Ein #eiteres Themenspektrum ist die M2gli!hkeit ntelligenz in die
*riorisierung des 5anzen zu setzen0 )as ist ganz be#usst ni!ht nur die
nbo.4 sondern Hegli!he nputstr2me4 die heute auf einen 8issensarbeiter
einstr2men0 )ie ,riterienfindung ist einfa!h: )er ,alender sagt #as in den
nä!hsten Stunden und Tagen #irkli!h #i!htig ist_ nformationen aus dem
*roHekt4 in dem man zurzeit mitarbeitet4 sind im Z#eifelsfall #i!htiger als
das -bli!he 5rundraus!hen und eine Mail vom Phef @der Beri!hts#eg ist dem
S>stem Ha au!h bekanntB sollte au!h prominent positioniert #erden0
)agegen sollte man Mails4 die ni!ht #irkli!h #i!htig sind au!h einfa!h auf
FruhigF stellen k2nnen4 so #ie Musikst-!ke bei einem M*(-*la>er0
Es #ird sie geben4 diese neue 5eneration von E-Mail4 die ni!ht mehr nur E-
Mail ist4 sondern der ntegrationspunkt am Arbeitsplatz der Zukunft4 #eil er
si!h einerseits am #i!htigsten nputstream4 der nbo. mit dem ,alender4
orientiert4 andererseits aber genau die *unkte adressiert4 die arbeiten mit
E-Mail heute zur /ast ma!hen0 Sollte es zuk-nftig #ieder Spa$ ma!hen mit
FE-MailF4 #enn man es denn immer no!h so nennen #ill4 zu arbeiten? ;a0
D:
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Stefan Pfeiffer: E-Mail regiert die
5e"chäft"welt < =uft nach o(en f6r die Mail
der Zukunft
,er/$$entlicht am 456 Juni au$ +igitalNaiv6com
ir sind alle E-Mail-Sklaven0 Zu diesem S!hluss kann man kommen4
#enn man si!h die Ergebnisse einer aktuellen Studie ans!haut4 die
)5 Business 3esear!h Servi!es im Auftrag von BM dur!hgef-hrt hat: Mehr
als die +älfte bekommen tägli!h D' bis &'' E-Mails0 &A U erhalten sogar
tägli!h mehr als &'' elektronis!he 6a!hri!hten0 Gnd die Zahl steigt #eiter
an4 so die Mehrheit0 )ie Mitarbeiter lassen si!h von E-Mails treiben0 Ein
"iertel der Teilnehmer pr-ft E-Mails glei!h bei ihrem Eintreffen4 ein )rittel
#irft alle (' Minuten einen Bli!k in die nbo. und ein #eiteres "iertel
!he!kt den Eingang st-ndli!h0 )as kostet nat-rli!h Zeit: bei rund 9( U der
Befragten rund eine Stunde4 bei 9C U !a0 (' Minuten und bei !a0 (C U nur &D
Minuten0 mmerhin knappe && U sortieren ihre E-Mails ni!htY
8
Mehrheit will selbst entscheiden7 wann sie Nachrichten senden
und em3$angen
Gnd E-Mail ist heute allgegen#ärtig: (7: der Befragten Fma!henF E-Mail
au!h unter#egs auf ihrem Smart*hone0 ,napp die +älfte nutzt das
6otebook Fon the roadF f-r E-Mails und immerhin s!hon :( U haben auf
3eisen Tablets f-r E-Mail im Einsatz0 Gnd es #ird auf 5es!häftsreisen von =&
U der Befragten häufig gemailt0 3und die +älfte E !a0 := U der Befragten E
sind au$erhalb der Arbeitszeit au!h am 8o!henende Fauf MailF0 Gnd C: U
#ollen diese M2gli!hkeit haben und finden4 dass E-Mails immer zugestellt
DD
Blogparade: E-Mail der Zukunft
#erden sollen und der Empfänger ents!heidet4 #ann er 6a!hri!hten
empfängt und sendet0 3und ein )rittel dagegen begr-$t es4 #enn die
Zustellung von E-Mails au$erhalb der Arbeitszeiten unterbunden #ird0
Trotz 5oogle Mail und anderer Bro#ser-basierten E-Mail-,lienten im
privaten Gmfeld dominiert in den deuts!hen Gnternehmen no!h immer der
klassis!he FfetteF Mail-,lient0 6ur &D U sind am Arbeitsplatz Fauf Bro#serF0
Bei den mobilen Betriebss>stemen4 -ber die Mail genutzt #ird4 ergibt si!h
ein heterogenes Bild0 3und :D U nutzen iJS4 also Apple-5eräte4 immerhin
99 U 8indo#s4 no!h &D U Bla!kberr> und &C U Android0 Android4 das privat
den Markt aufrollt und hohe Anteile hat4 dominiert im ges!häftli!hen
Gmfeld demzufolge ni!ht0
)as 3es-mee: E-Mail regiert die 5es!häfts#elt und die Mehrzahl der
Befragten kann es si!h au!h ni!ht anders vorstellen0
(as wollen )nwender von Mail der "u#un$t?
Aber sie #-ns!hen si!h4 dass FmailenF lei!hter und komfortabler #ird: Mber
<' U #-rden es begr-$en4 #enn zeigt der E-Mail-,lient von si!h aus
relevante4 zugeh2rige nformationen zu einer 6a!hri!ht oder einem Termin
einblenden #-rde4 also ,onte.t herstellen #-rde0 <( U legen 8ert auf eine
leistungsfähige Su!hfunktion in E-Mails und dar-ber hinaus0 mmerhin A' U
finden es sehr #i!htig oder #i!htig4 dass E-Mail S>steme eher
aufgabenorientiert organisiert #erden und besser bei der Erledigung von
Aktivitäten helfen sollen0
DC
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Bei der 1rage4 #el!he 8erkzeuge Gnternehmen zur ,ommunikation
einsetzen4 dominiert E-Mail mit nahezu &'' U klar0 Es folgen nstant
Messaging4 Jnline Meetings und "ideokonferenzen4 alle z#is!hen knappen
C' und A' U0 6ur 9= U der Befragten haben derzeit soziale 6etz#erke im
Einsatz4 gar nur knappe < U Mi!roblogging0 Also no!h viel /uft na!h oben
und viel *otential f-r Anbieter von Enterprise So!ial 6et#orks0 Gnd si!her
no!h ein 8eg zu gehen auf der 3eise zum So!ial Business mit
entspre!henden "erhaltens#eisen und 5es!häftsprozessen0
m 3ahmen einer Jnline-Erhebung hat )5 Business 3esear!h Servi!es im
Mai 9'&: &&D Manager4 T- und 1a!hberei!hsleiter in deuts!hen
Gnternehmen mit mehr als D'' Mitarbeitern zur berufli!hen E-Mail-6utzung
DA
Blogparade: E-Mail der Zukunft
in ihrer Jrganisation so#ie zu ihren 8-ns!hen und Er#artungen an den
FMail-Plient der ZukunftF befragt0 Eine Zusammenfassung der Gmfrage
k2nnen Sie au!h in einem 3esear!h Brief mit dem Titel FE-Mail Ha4 aber
andersF na!hlesen0 )en gesamten Beri!htsband zur Studie finden Sie unter
http:77#0idg0de7ibme.perts-mafo0
D=
Blogparade: E-Mail der Zukunft
,-rg Schieann: Da" >Mailprogra der
Zukunft>
,er/$$entlicht am 206 Juni 2048 au$ htt399:oerg-
schiemann6com9
-Mails E mittler#eile eine *lage f-r die meisten von uns4 f-r die es
unzählige Strategien und Artikel4 #ie man ni!ht von ihnen -berrollt
#ird oder untergeht4 gibt0 Au!h i!h habe den Gmgang und die *robleme mit
E-Mails in diesem Blog s!hon mehrfa!h als Thema in meinen Artikeln
gehabt4 zum Beispiel Fn der E-Mail-1lut -ber 8asser bleibenF und F8as
spri!ht denn eigentli!h gegen E-Mail?F0
E
Ausgel2st dur!h den Aufruf von Stefan *feiffer4 Marketing /ead So!ial
Business f-r Europa bei der BM4 zur Blogparade F)er tägli!he E-Mails!hmerz
und #as er#arte i!h vom Mail!lient der ZukunftF habe i!h mi!h E statt #ie
bisher eher reaktiv zu versu!hen das e.istierende *roblem in den 5riff zu
bekommen E einmal intensiver mit meiner FTrauml2sungF f-r E-Mails4 bz#0
allgemeiner: Fni!ht-pers2nli!he ,ommunikationF4 auseinander gesetzt0
Eine;<= &ommuni#ations0entrale
8er si!h mit dem effektiven Gmgang von todo-/isten bes!häftigt oder si!h
mit der Methode 5T) @Fgetting things doneFB auskennt4 f-r den ist klar4 #as
an erster Stelle stehen sollte4 #enn man von der ,ommunikationszentrale
der Zukunft spri!ht: es muss eine Zentrale sein und genau eine4 in der so
viele ,ommunikationskanäle #ie m2gli!h4 im dealfall: alle4
zusammenflie$en0 Also ni!ht eine App @oder ein Bilds!hirmB f-r SMS4 eine
f-r die Anrufe E entgangene #ie angenommene E und unter Gmständen
D<
Blogparade: E-Mail der Zukunft
sogar mehrere Apps f-r die Mails von vers!hiedenen A!!ounts:
Gnd so sollten alle f-r mi!h eingegangenen 6a!hri!hten Hegli!her Medien
zunä!hst einmal einfa!h untereinander aufgef-hrt #erden:
Traum von Mailprogramm
• Es gibt Mails4 si!htbar an dem Briefums!hlag re!hts oben in der
,opfzeile der Einträge4 der sogar no!h farbli!h variiert #erden kann:
rot f-r Fdirekt und nur an mi!h adressiertF4 gelb f-r Fdirekt an mi!h4
aber als Teil einer umfangrei!heren EmpfängerlisteF4 #ei$ als
F#eniger #i!htig4 #eil nur zur nformationF #ie zum Beispiel als Teil
einer !!-/iste oder4 et#as intelligenter gefiltert4 #eil die Mail mit
F1KF @Ffor >our informationFB anfängt0
• Mit einer 5ruppe von Mens!hen re!hts in der S>mbolspalte #erden
6a!hri!hten aus Sozialen 6etz#erken oder der So!ial Enterprise
C'
Blogparade: E-Mail der Zukunft
*lattform des Gnternehmens4 f-r das i!h tätig bin4 angezeigt0 Zur
"erfeinerung sollte es analog der vers!hiedenfarbigen Mails im letzten
Absatz hier ergänzend m2gli!h sein4 das Emblem des He#eiligen
6etz#erks aus dem der ,ommentar 7 die 6a!hri!ht kommt4
einzublenden0 )amit #-rde man au!h glei!h auf einen Bli!k sehen4 ob
es si!h um eine firmeninterne 6a!hri!ht @aus der internen
GnternehmensplattformB oder eine aus einem e.ternen 6etz#erk
handelt0
• )er Telefonh2rer in der ,opfzeile re!hts oben s>mbolisiert einen Anruf
oder eine Spra!hna!hri!ht @auf einer Mailbo.B0 )en Sender zu
identifizieren @mindestens #enn er in meinem Adressbu!h gespei!hert
istB ist kein *roblem4 #ie uns die "isual "oi!ebo. von Apple f-r das
i*hone Ha s!hon zeigt0 Gnd #arum sollte ni!ht unser 3e!hner in
Zukunft im +intergrund bei einer f-r unser gespei!hertes Adressbu!h
unbekannten 6ummer im nternet @Telefonb-!her4 "erzei!hnisse4
Soziale 6etz#erkeB #eitersu!hen4 bis er irgend#ann f-ndig #ird und
die Funbekannte 6ummerF gegen nformationen -ber den Anrufer
austaus!hen kann0 Als #eitere )ifferenzierungsm2gli!hkeiten k2nnten
E zumindest heute no!h E 1estnetz4 +and> oder zum Beispiel Sk>pe als
Quelle angezeigt #erden0
Gngelesene 6a!hri!hten #erden E in der dargestellten Skizze oben E
-brigens in kursiver 1etts!hrift zur s!hnelleren Erkennung dargestellt0
Alternativ k2nnte eine lei!ht andere +intergrundfarbe dezent auf neue
6a!hri!hten hin#eisen0
)ie ,ombination beider "arianten #äre idealer#eise als neues4 z#eistufiges
"orgehen denkbar: neue 6a!hri!hten #erden mit andersfarbigem
C&
Blogparade: E-Mail der Zukunft
+intergrund und kursiver 1etts!hrift dargestellt0 Als 6utzer kann i!h in
einem ersten S!hritt mit einem Tastendru!k die Fneu angekommenenF Mails
auf F#ahrgenommenF und damit die +intergrundfarbe auf den
Standardhintergrund setzen0 !h sehe also mithilfe der +intergrundfarbe4 ob
seit der letzten Betra!htung des Eingangsmailbilds!hirms #eitere neue Mails
eingetroffen sind0 n kursiver 1etts!hrift bleiben die Mails Hedo!h so lange
angezeigt4 #ie i!h sie ni!ht ge2ffnet und den nhalt gesehen
beziehungs#eise gelesen habe0
3ealitätsfaktor: Mittel
Tatsä!hli!h gibt es Ha bereits seit geraumer Zeit die M2gli!hkeit4 1a.versand
und -empfang -ber Mails zu regeln4 zum Beispiel mit dem *P-1a. der
)euts!hen Telekom4 6a!hri!hten auf der Mailbo. #erden mit der "isual
"oi!ebo. als Stream dargestellt4 #arum also die vers!hiedenen Streams
ni!ht zusammenf-hren E die ,onvergenz #eiter zu treiben ist also
zumindest te!hnis!h m2gli!h0
)utomatische 1ilter
Aber E das gibt einen unendli!hen 8ust an nformationen4 #enn #ir alle
unseren heutigen 6a!hri!hten untereinander so dargestellt bekommen0 Man
denke neben vers!hiedenen 3ufnummern @B-ro4 privat4 +and>B au!h an
vers!hiedene Maila!!ounts @privat und dienstli!hB4 die nput liefern #-rden0
Also das Ergebnis #äre so eher eine "erkomplizierung der Hetzigen Situation
E au!h #enn die vers!hiedenen ,anäle zumindest s!hon einmal integriert
#-rden0
Es folgt der 8uns!h na!h einer automatis!hen 1ilterung0 Allerdings #-rde
i!h mir dann eine /2sung vorstellen4 die mehr hilft als heute4 #o i!h
C9
Blogparade: E-Mail der Zukunft
beispiels#eise in Mi!rosoft Jutlook z#is!hen vers!hiedenen Jrdnern4 in die
i!h gefilterte Mails Hetzt s!hon automatis!h sortieren lasse @verglei!he
Blogpost Fn der E-Mailflut -ber 8asser bleibenFB4 hin und her springen
muss0 Stattdessen m2!hte i!h E zumindest f-r die z#ei4 drei #i!htigsten
Pluster 7 Themen4 die mi!h aktuell bes!häftigen E auf einen Bli!k
glei!hzeitig sehen4 #enn und #o neue nformationen gekommen sind0
)as kann mit parallel dargestellten4 vers!hiedenen Spalten realisiert
#erden E intelligente 1ilteralgorithmen4 die auf *ersonen4 Betreffzeilen und
Mailinhalte laufen4 erlauben die #eitgehend automatis!he Sortierung der
eingegangenen 6a!hri!hten na!h den vom Benutzer vordefinierten Streams4
im Beispiel F*roHekt Bu!hungss>stemF4 F"ertriebF4 F*rivatF oder andere
inhaltli!h zusammenhängende Streams0 Te!hnis!h k2nnten selbst Spra!h-4
also Mailbo.na!hri!hten na!h Spre!her @zum Beispiel F1amilie`privatFB und
nhalt @zum Beispiel FS!hl-ssel#ort`*roHekt .>FB dur!hsu!ht und automatis!h
dem passenden Stream zugeordnet #erden @zu M2gli!hkeiten der
Spra!herkennung siehe au!h den Blogpost FSpra!heingabe zur
,omple.itätsreduktionFB0
Auf dem )esktop sollte das dann so aussehen @ähnli!h einer )arstellung des
Tools +ootsuite f-r Soziale 6etz#erkeB:
C(
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Stream-Jvervie# Mailprogramm
3ealitätsfaktor: Mittel
8enn #ir von einer Art F8idgetF ausgehen4 das den Eingangsstrom von
6a!hri!hten Hegli!her Art untereinander #ie in der ersten Abbildung
darstellen kann4 dann ist eine te!hnis!he Aufteilung auf vers!hiedene
Streams nebeneinander kein *roblem0
S!h#ieriger4 aber ni!ht unl2sbar ist die Aufgabe des 1ilterns0 Mit 3egeln #ie
heute s!hon in Jutlook definierbar4 Spra!herkennungssoft#are a la Siri und
einer Flernenden ApplikationF4 die na!h und na!h mehr S!hl-ssel#2rter zu
bestimmten E anfängli!h dur!h den 6utzer definierten E Begriffen f-r einen
Stream identifizieren und somit 6a!hri!hten automatis!h zuordnen kann0 So
eine 1iltersoft#are #äre anspru!hsvoll4 aber i!h denke ni!ht utopis!h0
6a!h einem Artikel in der Zeits!hrift !St zum iJS =4 von dem bereits
1eatures auf Apples Ent#i!klerkonferenz 88)P vorgestellt #urden4 kann
Apples 6a!hri!hten-App zuk-nftig sogar die 8ort#ahl der Te.tvors!hläge
passend auf den Empfänger4 also zum Beispiel unters!hiedli!h f-r den Phef
C:
Blogparade: E-Mail der Zukunft
oder den eigenen *artner4 abstimmen und so bereits in diesem Sinne
konte.tsensitiv FhandelnF0 Ein #eiterer S!hritt in die bespro!hene 3i!htung0
Allerdings ist ein dem entgegenstehender *unkt si!her der )atens!hutz und
die *rivatsphäre: #ill i!h #irkli!h einem Algorithmus und gegebenenfalls
seinen Autoren 7 ver2ffentli!hendem Gnternehmen den Zugriff auf diese
ausge#erteten )aten zulassen oder kann das als Fstand-alone-Appli!ationF
installiert #erden? Gnd neben den vertrauli!hen firmeninternen
nformationen bringt der 8uns!h na!h Fgenau einer 6a!hri!htenzentraleF
nat-rli!h au!h eine "ermis!hung privater und berufli!her nformationen und
)aten E in dem Ma$e Hedenfalls4 in dem der 6utzer das zulässt0
Mobile 9 res3onsive ./sung
\hnli!h der ntegration der vers!hiedenen ,ommunikationskanäle in eine
/2sung sollte dieser eine 5esamtstream aber dur!hgängig und konsistent auf
vers!hiedensten Endgeräte beoba!htet und FbearbeitetF #erden k2nnen4
also #ahl#eise auf dem /aptop4 dem Tablet oder dem +and>0
Ein #eiterer ,anal #äre mir pers2nli!h au!h #i!htig: Als *endler verbringe
i!h viel Zeit im Auto E eine stimmgetriebene 6utzung4 #ie Apple mit Siri
und Par*la> s!hon anfängt umzusetzen4 #-rde dabei ebenfalls
#eiterhelfen4 1ahrtzeiten zu -berbr-!ken4 #i!htiger #ahrs!heinli!h no!h in
der Zukunft: ni!ht bei der Ankunft am Ziel na!h der 1ahrt von der Menge an
neuen 6a!hri!hten -berrollt zu #erden0
3ealitätsfaktor: +o!h
Te!hnis!h bereits von vielen +erstellern realisiert ist die Mbertragung auf
#eitere Endgeräte4 zum Beispiel Smartphones4 Tablets oder Autos4 kein
CD
Blogparade: E-Mail der Zukunft
Thema0
1a0it
Te!hnis!h sind die 5rundlagen gelegt E ein nur mittelgro$er S!hritt in
3i!htung ,onvergenz der vers!hiedenen ,anäle und #ir hätten die
bes!hriebene /2sung0
Allerdings E He intelligenter die Soft#are agieren4 filtern und vorsortieren
soll4 desto mehr gibt es nat-rli!h au!h #ieder das Spannungsfeld mit dem
)atens!hutz und dem entstehenden 8issen -ber den 6utzer in der Soft#are
oder beim +ersteller0 )as Ziel muss also sein4 sol!he Soft#are 7
Aus#ertungen ni!ht zentral bei einem Anbieter in der Ploud4 sondern lokal
im eigenen Gnternehmen4 auf dem eigenen 3e!hner laufen zu lassen4 eine
Mbersi!ht -ber preisgegebene )aten und die M2gli!hkeit zur /2s!hung
@siehe au!h die H-ngste )iskussion zur )atenl2s!hung bei 5oogleB
inbegriffen0
Gnd E eine zugelassene ,onvergenz von berufli!hem und privatem /eben ist
daf-r ebenfalls Fhilfrei!hF0 )o!h davon sind #ir heute oftmals E Sti!h#ort:
berufli!hes +and> und /aptop d-rfen oft ni!ht f-r private Z#e!ke
ver#endet #erden E no!h #eit entfernt0
CC
Blogparade: E-Mail der Zukunft
)er(ert .agger: ?MailZukunft @
3alenderZukunft @ %r(eit 9.:
Veröffentlicht am 2. .uli 2014 auf 000.!afeoo$.info
it seinem Beitrag F)er tägli!he E-Mail S!hmerz000F hat Stefan *feiffer
@BMB sein FBlogst2!k!henF in die 3unde ge#orfen und zum Thema
]Mailzukunft eine ]Blogparade gestartet0
)a die Blogparade nur bis Ende ;uni vorgesehen #ar4 m2!hte i!h zumindest
einen verk-rzten Beitrag @#ar s!hon vor einigen 8o!hen vorbereitetB
einbringen und meine Si!ht -ber die Zukunft der E-Mail darlegen0
M
1-r mi!h ist dieses Thema au!h deshalb interessant4 #eil #ir selbst seit
längerer Zeit an einer /2sung zum allgemeinen E-Mail *roblem arbeiten0
n mehreren Blogbeträgen ist s!hon darauf hinge#iesen #orden4 dass si!h
die E-Mail in den letzten 9' ;ahren kaum verändert hat0 8ir haben vor !a0 :
;ahren in unseren Anal>sen einen no!h gr2$eren nnovations-Blo!ker
ausfindig gema!ht - den ,alender0 )ieser hat si!h seit dem 5regorianis!hen
,alender aus dem &C0 ;ahrhundert no!h #eniger verändert4 au$er dass es
statt dem analogen ,alender einen digitalen gibt0
!h habe damals bereits meine deen unter dem Podenamen F,alender der
ZukunftF bz#0 F8aggerian PalendarF zusammengefasst0 Es hat den ,alender
inklusive E-Mail4 6a!hri!hten4 Aktivitäten4 So!ial Media und #as es sonst
no!h am Arbeitsplatz gibt4 als zentrale ,ommunikations- und
Arbeitsdrehs!heibe gesehen0 )as Thema #urde au!h #issens!haftli!h von
der Gniversität ,lagenfurt und einem )oktoranden der Gniversität
+eidelberg begleitet0
CA
Blogparade: E-Mail der Zukunft
)usgangs3un#t und >berlegungen 0ur ?Mail0u#un$t
Bis vor 9 ;ahren habe i!h au!h no!h Hedem ,unden gesagt4 die E-Mail ist
tot0 So!ial 6et#orking ist die einzige Alternative0 "on diesen Fzero E-MailF
Ansätzen @AtosB bin i!h Hetzt ni!ht mehr ganz -berzeugt4 vielmehr sehe i!h
eine "erlagerung in der Bedeutung der E-Mail -- E-Mail vs0 So!ial Stream0
)as *roblem liegt aus meiner Si!ht Hedo!h generell in der
nformations-berflutung4 egal ob per E-Mail oder so!ial streams0
)ar-ber ist ebenfalls s!hon viel in diversen Beiträgen der Blogparade
ges!hrieben #orden4 #eshalb i!h in diesem Beitrag ni!ht no!h einmal
darauf eingehe0 Zusammengefasst sehe i!h in der E-Mail immer mehr ein
reines Träger-Medium7*rotokoll4 das den kleinsten gemeinsamen 6enner
aller ,ommunikationskanäle darstellt @inkl0
6otifi!ations7Bena!hri!htigungenB0 Auf der anderen Seite nehmen aber
au!h FnormaleF E-Mails und F6a!hri!htenF ständig zu0 )ur!h die tägli!he
nformations-berflutung ist es unm2gli!h4 si!h auf das 8esentli!he zu
fokussieren bz#0 nur Hene nformationen herauszufiltern4 die f-r uns #i!htig
sind0
)aher muss die nä!hste 5eneration von E-Mail ,lienten #esentli!h mehr
k2nnen4 als nur 6a!hri!hten anzeigen - sie m-ssen eingehende 6a!hri!hten
automatis!h anal>sieren4 be#erten und organisieren k2nnen0 )er Benutzer
soll #i!htige E-Mails sofort erkennen4 ohne sie zuvor lesen zu m-ssen0
n einem nnovations- und 1ors!hungsproHekt @mit der Gniversität ,lagenfurt
und *roHektpartnerB haben #ir mit +ilfe von Methoden im Berei!h Aatural
=anguage Proce""ing EA=PF versu!ht4 die nhalte von 6a!hri!hten
semantis!h zu anal>sieren um daraus Pommuni!ation Events und *rioritäten
C=
Blogparade: E-Mail der Zukunft
@Ant#ort erforderli!h4 Aktion erforderli!h4 Erinnerungen4 Todos4
#i!htig7un#i!htig4 us#0B automatis!h zu erkennen und zu verarbeiten0
F6oiseF #ie 6e#sletter oder 8erbung soll genauso ausblendbar sein #ie
endlose Mail-,onversationen4 in denen i!h nur als FBeifahrerF in ,opie bin0
)ur!h die Te.t-Anal>se soll glei!hzeitig eine Zusammenfassung aller
#i!htigen Ereignisse am Beginn der mail dargestellt #erden4 #odur!h man
#i!htiges auf einen Bli!k sieht00
)ie z#eite #esentli!he Mberlegung im 1ors!hungsproHekt #ar4 dass man
vom t>pis!hen nbo.- und Jrdner-)enken #egkommt0 6i!ht nur das Su!hen4
s!hon allein das manuelle Einordnen selbst ist ein gro$er Zeitfresser0
6a!hri!hten @egal ob E-Mails oder *osts aus internen oder e.ternen sozialen
6etz#erkenB sollen dur!h aB semantis!he Anal>se4 bB hashtags oder !B user-
defined ke>#ords getagged #erden und f-hrt damit zu einer autoati"chen
3ategori"ierung und Zuordnung !u ProGekten2 Di"ku""ionen2 %kti#itäten4
us#0 Stefan *feiffer @W)igital6aivB nennt das glaube i!h - Falles muss im
,onte.t gesehen #erdenF0
1-r die Dar"tellung und Vi"uali"ierung #urde anstelle der klassi!hen
Jrdner ein v2llig neuer Ansatz ge#ählt0 Mit einem sogenannten FBubble
E.plorerF #erden Anal>seergebnisse4 *ersonen4 Tags oder die Zeita!hse als
Bubbles in unters!hiedli!hen 1arben und unters!hiedli!hen 5r2$en
@aufgrund von 5e#i!htung7*rioritätenB dargestellt0 Mber die Bubbles kann
i!h sofort Muster und in meinen )aten erkennen4 kann damit #i!htiges von
un#i!htigen unters!heiden und komme mit ganz #enigen ,li!ks zu meinem
ge#-ns!hten @Su!hB-Ergebnis0 )es 8eiteren #erden die Ergebnisse mittels
Algorithmus und erre!hneten S!ore-8ert intelligent sortiert0 Zuk-nftig soll
-ber 6/* @6atural /anguage *ro!essingB auf bestimmte Mails automatis!h
C<
Blogparade: E-Mail der Zukunft
geant#ortet #erden k2nnen0 Beispiels#eise soll das S>stem erkennen4 dass
Hemand einen Termin mit mir ben2tigt4 selbst in meinem ,alender
na!hs!haut und die Ant#ort aufgrund diverser *räferenzen und *arameter
sendet0
8eitere nformationen befinden si!h in diesem Blog-Beitrag FSemanti! Mail0
An opportunit> to be more produ!tive at 8orkF0
A'
Blogparade: E-Mail der Zukunft
---- Ende der "ersion &0' von Blogparade >E-Mail der Zukunft> ---
b Pop>right Stefan *feiffer @)armstadt4 5erman>B
*ortions Pop>right @!B 9'&& the8ebal>st0!om
A&