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Manual de Excel

..............................................................................................................................2
Barra de herramientas........................................................................................2
Barra de grafico: ............................................................................................................3

..............................................................................................................................3
Barra estándar: ...............................................................................................................4

Barra de imagen:............................................................................................................5
Barra de dibujo:...............................................................................................................8
........................................................................................................................................8
Barra de formato:............................................................................................................9
Tipos de datos y formatos, formato condicional:.........................................10
Tipos de datos:..............................................................................................................10
Formatos:......................................................................................................................11
Formato condicional:....................................................................................................12
Formulas y funciones .....................................................................................13
Formulas:......................................................................................................................13
Funciones:.....................................................................................................................14
Imágenes y gráficos:........................................................................................16
Imágenes prediseñadas:................................................................................................17
Desde archivo: .............................................................................................................18
Desde escáner o cámara:...............................................................................................19
Autoformas: .................................................................................................................19
Word Art: .....................................................................................................................20
Organigrama: ...............................................................................................................21
Otros tipo de organigramas: .........................................................................................23
Símbolo: ......................................................................................................................27
Vincular documentos: .................................................................................................33
......................................................................................................................................34
Incrustar documentos: ..................................................................................................35
Bases de datos: ..............................................................................................35
Funciones de bases de datos: .......................................................................................36
Listas: ...............................................................................................................38
Formularios: .....................................................................................................39
Tablas y gráficos dinámicos: .........................................................................40
Ejemplos de uso de VBA.................................................................................44
Practica final: ................................................................................................45
...........................................................................................................................45
Google Docs y Hojas de cálculo:....................................................................46
Microsoft Office Excel:.....................................................................................47

Rodrigo Yoneyama & Álvaro Martínez 1


Manual de Excel

Calc: ..................................................................................................................48
Comparación contra Microsoft Excel:..........................................................................48
Ejercicios propuestos:.....................................................................................50
EJERCICIO 1:..............................................................................................................50
EJERCICIO 2:..............................................................................................................51
EJERCICIO 3:..............................................................................................................52
EJERCICIO 4:..............................................................................................................53
EJERCICIO 5:..............................................................................................................54
EJERCICIO 6:..............................................................................................................55

Barra de herramientas
La barra de herramientas esta ubicada en el menú, ver, barra de herramientas,
allí puedes elegir cualquier tipo de herramienta que quieras.

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Barra de grafico:
En esta opción puedes elegir la figura que desees representar, en líneas,
cilindros, un ejemplo:

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Barra estándar:
Esta barra e la opción donde se puede guardar, abrir, imprimir, directamente. Un
ejemplo.

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Barra de imagen:

Esta barra sirve para modificar un dibujo o una imagen. Un ejemplo

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Aquí he aplicado la escala de grises.

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Es un esquema que también se pude realizar en Excel.

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Barra de dibujo:
Esta barra tiene distintas opciones para relleno, o más opciones como el
sombreado, etc.

Barra de dibujo

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Barra de formato:
Sirve para la opción de centrar, justificar un texto una frase, también para
formato de los números etc.

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Tipos de datos y formatos, formato condicional:

Tipos de datos:
Los principales tipos de datos que se puede usar en Excel son:
♦ Texto
♦ Numero
♦ Fecha y hora
♦ Formulas y funciones

Ejemplo: un horario escolar

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Formatos:
Es parecida a la del Word y otros programas similares, para aplicarlo
disponemos de dos formas una por medio del menú formato, y otra en el punto
barra de herramientas formato.

En este ejemplo vemos los diferentes tipos de formatos.

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Formato condicional:
Permite modificar el tamaño por defecto de las filas y columnas, definir su
capacidad de autoajuste, mostrar y ocultar filas, etc.

En este ejemplo la condición es que en el valor de la celda, el numero menor


que 0 será de color rojo y mayor que 0 negro

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Formulas y funciones

Formulas:

Las define el usuario, empleando cualquier operación que permita el Excel,


incluyendo funciones.
En este ejemplo vemos la formula de la suma entre dos celdas.

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Funciones:
Además de utilizar formulas, o dentro de ellas, en Excel tenemos la posibilidad
de usar funciones predefinidas.
Aquí en este ejemplo vemos la función, promedio.

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Función pago

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Imágenes y gráficos:

En una hoja de cálculo también se puede insertar objetos visuales, como


imágenes, gráficos, etc.

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Imágenes prediseñadas:

Permite insertar imágenes de la galería de Microsoft office. Se abrirá un


asistente en la parte derecha de la pantalla.

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Desde archivo:

Ofrece la posibilidad de insertar imágenes externas desde un cuadro de dialogo


de búsqueda y selección.

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Desde escáner o cámara:

Necesita de una conexión con un proveedor externo de imágenes, con una


cámara de fotos o un escáner. Puede ser necesario disponer también de
interfaz TWAIN, software que se utiliza para este tipo de capturas, pero con las
conexiones USB actuales puede grabarse el fichero en disco y posteriormente
insertarse como cualquier otra imagen.

Autoformas:
Permite insertar líneas, figuras geométricas, flechas y otras formas básicas. Al
seleccionar esta opción se abre una ventana, como se observa aquí.

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Word Art:

Permite la inserción de texto en un formato más gráfico y artístico. Se dispone


de diversas variantes que se muestran al seleccionar esta opción.

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Organigrama:

Facilita la inserción de un organigrama o diagrama jerárquico sin tener que


utilizar las autoformas más correspondientes. Se muestra un asistente en el
que se puede elegir la configuración y otras características visuales.

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Un ejemplo:

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Otros tipo de organigramas:

Este es de ciclo continuo

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Diagrama radial

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Diagrama de ven

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En pirámide

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Símbolo:
Permite insertar algún símbolo especial como letras de alfabetos distintos al
nuestro, abreviatura, símbolos de monedas, formatos específicos de números,
etc.

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Gráficos:
En muchas ocasiones resulta muy interesante presentar cierto contenido de la
hoja de cálculo en forma de grafico, de manera que visualmente se pueden
detectar tendencias o anomalías, entre otras cosas. Un ejemplo:

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Un ejemplo

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Un ejemplo más:

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Este tipo de grafico es circular:

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Vincular e incrustar documentos:


Con la vinculación de documentos podemos trabajar con datos externos como si
realmente estuviesen en nuestro propio libro de trabajo. Se pueden vincular
datos tanto de Excel como de otras aplicaciones.

Vincular documentos:
La vinculación entre documentos Excel es muy sencilla, y puede realizarse de
dos maneras diferentes.

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Al elegir esta opción me aparece el solo ejercicio, celdas que he utilizado y nada
más. Como se observa en este ejercicio.

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Incrustar documentos:
La incrustación de documentos a diferencia de la vinculación, crea una copia del
archivo original y no un vínculo. La ventaja es que el objeto incrustado puede
modificarse sin que los cambios afecten al original. Un ejemplo incrustar un
documento Word en Excel.

Bases de datos:
Lógicamente, una hoja de cálculo no es una base de datos, y no puede
esperarse que realice las mismas funciones. Sin embargo, la estructura de una
hoja de cálculo es muy similar a la de una base de datos.

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Funciones de bases de datos:


Se puede crear una especie de base de datos Excel simplemente organizando
la información en filas (registros) y columnas (campos). Un ejemplo:

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Listas:

Excel 2003 permite crear una lista, desde la opción de menú datos > Lista
>Crear lista. El rango de datos convertido en lista queda remarcado y es
independiente del resto de la hoja de cálculo.
Un ejemplo.

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Formularios:
Luego de haber creado la lista tengo la opción de agregar o eliminar los
elementos de las lista.

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Tablas y gráficos dinámicos:

Otra posibilidad que nos ofrece Excel 2003 es la conversión de tablas normales
en tablas dinámicas, y la obtención de gráficos a partir de su contenido.

Pasos para crear una tabla dinámica:


- Escribir la información que desee, Lugo seleccionar las celdas.
- Ejecutar menú datos>informe de tablas>y gráficos dinámicos.

- Debería mostrarse el rango seleccionado. A continuación, pulsar siguiente.


- Se ofrece la opción de situar el informe de tabla dinámica en la misma hoja de
cálculo o en otra distinta. Situaremos en filas los campos cuyo detalle queremos
mostrar (en nuestro caso producto) y en columnas los campos por los que
realizaremos el agrupamiento (en nuestro caso, de momento mes).

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Macros:

Las macros son pequeños programas formados por tareas individuales que
pueden realizarse sobre la hoja de cálculo. La función de las macros es agrupar
ciertas tareas que se realizan de manera frecuente y correlativa para que,
simplemente seleccionando y ejecutando la macro correspondiente, se pongan
en marcha de forma automática.
Para crear la macro disponemos de dos opciones desde barra de herramienta
macro y otra ver barra de herramientas, visual Basic

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Ejemplos de uso de VBA


Aquí en este ejemplo en cuando pinchamos la opción que queramos y luego le
damos a responder en la parte derecha aparecerá la respuesta, si esta bien
aparecerá MUY BIEN CAMPEON y si esta mal LO SIENTO, HAS FALLADO.

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Practica final:

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Google Docs y Hojas de cálculo:

Oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado


en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en
grupo. Incluye un Procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa de
presentación básico y un editor de formularios destinados a encuestas.

Se puede crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y bases


de datos desde la misma aplicación o importarlos utilizando su interfaz Web o
enviándolos utilizando el correo electrónico. Los archivos se almacenan en los
servidores de Google. Los archivos almacenados pueden ser exportados en
diversos formatos estándar o ser enviados por correo electrónico.

Durante la edición de los documentos, éstos se guardan automáticamente para


evitar pérdida de información.

Otra característica importante es la posibilidad de colaboración de grupos de


trabajo, además de poder compartirlos con múltiples usuarios al mismo tiempo.

La hoja de cálculo de google docs no tiene todas las opciones, que Excel y
Calc.
Se puede insertar gráficos, imágenes, etc. Pero

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Microsoft Office Excel:

Mas conocido como Microsoft Excel, es una aplicación para manejar hojas de
cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado
normalmente en tareas financieras y contables.

Uno de los problemas más notorios de este software de hoja de cálculo, es el


hecho de su incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900 (incluyendo
versiones para Mac OS X), es decir, no puede manejar campos en formato de
Fecha anteriores a dicho año (como acontecimientos históricos). Esto viene
desde las antiguas versiones de 16 bits, hasta la actual.
Microsoft informó en el blog de Microsoft Excel, que el problema existe al
mostrar seis puntos flotantes específicos entre 65534.99999999995 y 65535, y
seis valores entre 65535.99999999995 y 65536 (no incluye los enteros).
Cualquier cálculo realizado con uno de estos valores se mostrará de modo
incorrecto. El valor del cálculo almacenado y pasado a otra celda es correcto,
sólo el valor mostrado estaría errado. Sin embargo, en algunas instancias, como
al redondear el valor con cero dígitos decimales, almacenará un valor incorrecto
en memoria. Este error se introdujo con los cambios realizados a la lógica de
información en pantalla de la versión 2007, y que no existe en las versiones
anteriores.

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Calc:

Es una hoja de cálculo Open Source y software libre compatible con Microsoft
Excel. Es parte de la suite ofimática OpenOffice.org. Como con todos los
componentes de la suite OpenOffice.org, Calc puede usarse a través de una
variedad de plataformas, incluyendo Mac OS X, Windows, GNU/Linux, FreeBSD
y Solaris, y está disponible bajo licencia LGPL.
Calc es una hoja de cálculo similar a Microsoft Excel, con un rango de
características más o menos equivalente. Su tamaño es mucho menor y
proporciona un número de características no presentes en Excel, incluyendo un
sistema que automáticamente define series para representar gráficamente
basado en la disposición de los datos del usuario. Calc también es capaz de
exportar hojas de cálculo como archivos PDF, cuenta con filtros, auto filtros y
puede hacer agrupaciones en tablas dinámicas que Lotus 123 en sus versiones
anteriores no hacía, posiblemente la versión 9.8 de Lotus 123 tenga estas
posibilidades.

Comparación contra Microsoft Excel:

Otra de las ventajas de Calc es que directamente usas medidas métricas


cuando define el ancho de una celda o columna, o la altura de una celda o fila.
Este número se puede expresar tanto en cm., mm, pulgadas, picas y puntos
(tipográficos).
Asimismo Calc tiene algunas funciones adicionales, como
DOMINGODEPASCUA, la cual trabaja casi con cualquier año. Otras como DÍAS
y AÑOS (las cuales calculan diferencias entre fechas), se pueden reemplazar

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con la relativamente desconocida, y muy poco documentada SIFECHA de Excel


(DATEDIF en inglés, llamada así en español debido a un error de traducción).
Calc también permite fechas mucho menores que al primero de enero de 1990,
la cual puede ser útil para calcular períodos históricos. Por ejemplo HOY ()-
FECHA (1789; 7; 14) devuelve la cantidad de días entre la fecha actual del
sistema y la Toma de la Bastilla. Aún más, puede ir tan atrás como de enero del
año 100 (después de Cristo), compensando el desfasaje de 11 días debido al
pasaje desde el calendario juliano al gregoriano (que tuvo lugar cuando se pasó,
en el entonces mundo católico, del 4 de octubre de 1582 al 15 del mismo mes y
año). Este desplazamiento permite calcular correctamente que el día del
"descubrimiento oficial" de América (12 de octubre de 1492) efectivamente cayó
un día viernes (mediante la función DÍASEM o, eventualmente, usando
MÓDULO).

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Ejercicios propuestos:

EJERCICIO 1:

A la vista de los datos que se presentan en el siguiente formato de factura


obtener:
El importe bruto, neto y con IVA de la factura

NOTA: Considera un IVA del 16%

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EJERCICIO 2:

Mantenemos una tabla con los datos correspondientes a las ventas y sueldos
base de un grupo de comerciales, así como las comisiones establecidas en la
empresa. Se desea elaborar un informe completo con los datos pendientes.

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EJERCICIO 3:

A la vista de los siguientes datos:

Completar los datos que faltan en la hoja.


Confeccionar un gráfico en el que se compare ventas netas y margen bruto de
cada producto.

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EJERCICIO 4:
A la vista de la nómina de IRPF Asociados

Calcular las columnas vacías, sabiendo que la retención practicada a priori


sobre el sueldo bruto es del 15% en el concepto IRPF y 2% en conceptos de
seguridad Social (SS)
Calcular la paga mensual, sabiendo que son (15) pagas, distribuidas a lo largo
del año.
Confeccionar un gráfico donde se comprare la retención de IRPF para cada
uno de los empleados.

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EJERCICIO 5:

Diseñar una hoja de cálculo que muestre los consumos de cemento de las
provincias andaluzas durante los años 1999 y 2000. Una vez que tengamos la
hoja, generar los siguientes gráficos:

Gráficos de columnas que compare el consumo de cada provincia de cada año


(no incluir los totales)
Gráficos de columnas aplicadas que muestren el consumo total de cada
cemento en cada provincia durante los dos años.
Gráfico combinado que muestre comparativamente el consumo de cada
provincia por años (en columnas) y los consumos medios (en línea).

Consumo de cemento en Andalucía.

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EJERCICIO 6:

La empresa XY pretende realizar un estudio estadístico de su fuerza de ventas


en toda España.
Para ello, dispone de la siguiente información grabada en la hoja de cálculo.

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