Mis herramientas de productividad

Según pasa el tiempo voy adaptando mis herramientas de productividad según la
experiencia que voy adquiriendo. Notad que ahora os hablo de herramientas: como sistema
sigo empleando algo parecido a GTD.
Archivo f
El archivo f (por flujo) es un archivo de texto plano que contiene los proyectos y tareas del
trabajo ordenados cronólogicamente por orden de llegada y estructurados.
Algo así:
Archivo f ejemplo
Reconocimiento Especialidades a Don Nemo Noexiste García DNI 999999-Ç
// Especialidad 32
05 Grabar Especialidad = HECHO(6/7/2014)
07 Remitir email = HECHO(6/6/2014)
10 Preparar Resolución = HECHO(6/7/2014)
20 Subir Resolución a Firma = HECHO(6/7/2014)
30 Notificar Resolución = ESPERANDO(6/7/2014)

Falta Leve Don Gumersindo Tampocoexistez NIE X999999-Ñ
// Datos en pdf -> carpeta Faltas
10 Requerimiento de Alegaciones, etc
10a Preparar Requerimiento = HECHO(8/7/2014)
10b Subir Requerimiento a Firma = HECHO(8/7/2014)
10zz Notificar Requerimiento = HECHO(9/7/2014)
20 Preparar Resolución = ESPERANDO(interesado presente,10/7/2014)
30 Subir Resolución = ESPERANDO
40 Notificar Resolución
50 Dar parte a nóminas (en su caso)
100 Cerrar expediente
Aquí tenemos dos proyectos, el primero es un proyecto más bien simple, un simple
reconocimiento de especialidad a un maestro de primaria. Tras comprobar la
documentación y ver que está conforme a la normativa y que es Funcionario de Carrera,
etcétera, abro el expediente de reconocimiento. Como ya no suelo equivocarme en estas
cosas, lo primero que hago es grabar provisionalmente la especialidad en el registro
personal del docente y luego le mando un email a la interesada informándole de los pasos.
Hecho esto redacto la resolución (sí con formulario) y la subo a aplicación de firma
electrónica. Firmada que sea, la notifico a la interesada.
Como puedes ver en este primer caso ya he HECHO casi todo el 6 de julio y está pendiente
de firma. (Normalmente tarda un día o dos en firmar. Si tarda más suele ser porque hay
dudas o errores en la resolución)
En cuanto al segundo proyecto es un poco más complejo. Veréis que el proyecto Falta Leve
Don Gumersindo … tiene un subproyecto titulado Requerimiento de Alegaciones. Esto es
porque por Ley (y por sentido común) tenemos que dar una oportunidad al interesado para
que se defienda. Una vez el interesado diga lo que tenga que decir entonces procedemos a
estudiar el expediente.
Pues bien en este caso el subproyecto está terminando y estamos esperando a que el
interesado presente la resolución (o se le pase el plazo)
Archivo d
El archivo d recoge todo lo que he hecho. Es un archivo de texto que se hace copiando y
pegando los proyectos del archivo f según los termino. Nada más.
Después de experimentar me he dado cuenta que es mejor tener un solo archivo para todo
lo del trabajo, así sea de hace 2 meses o 20 años. Un solo archivo. Si necesito buscar algo,
solo tengo que pulsar una tecla y la aplicación me encuentra en décimas de segundos lo que
a mis ojos le costaría minutos.
Vim
Para trabajar con estos archivos de texto plano podrías usar cualquier editor de texto.
Incluso, si lo prefieres un procesador de texto como MsWord o un Excell. Yo uso Vim y va
de fábula, una vez se aprende.
Google Calendar
Aquí anoto dos cosas: citas y plazos. Citas se refiere a todo lo que tengo que hacer un día y
hora concreto (reuniones). Plazos lo que tengo que (o quiero) hacer antes de un
determinado plazo. Google Calendar funciona perfectamente para eso, enviado
recordatorios que me llegan al correo electrónico y al móvil.
Smartphone
Si, he vuelto a tener Smartphone y va muy bien con Google Calendar.