HALLAZGOS DE AUDITORIA

1. CONCEPTO.
Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse a la
entidad, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa
su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera, de acuerdo
con las aseveraciones efectuadas por la gerencia en los estados financieros. Pueden referirse a
diversos aspectos de la estructura de control interno, tales como: ambiente de control,
sistema de contabilidad y procedimientos de control.

Determinan y señalan las presuntas deficiencias, errores o irregularidades identificadas
durante el examen de auditoria como resultado de la aplicación de los procedimientos de
auditoria, las cuales deben ser comunicados a las personas comprendidas en las observaciones
estén o no prestando servicios en la entidad examinada. A fin de brindarles la oportunidad de
presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados (descargos) para su
evaluación oportuna.

2. OBJETIVOS DE LOS HALLAZGOS.
Los hallazgos de auditoria deben referirse a diversos aspectos de la estructura de control
interno entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad, procedimientos de control
su propósito es proporcionar información útil y oportuna adopción de acciones correctivas.

3. TIPOS DE HALLAZGOS.
De carácter financiero – contable
Relacionado con cuentas o rubros de los estados financieros, debiendo seguir una secuencia
lógica como se presenta en dichos estados ( ejemplo: caja y bancos, cuentas por cobrar, etc.)

En el caso de observaciones contenidas como salvedades en el dictamen, deberá detallarse
con claridad y precisión todos los elementos dela observación.

Observaciones sobre deficiencias de control interno financiero–contable.

Observaciones sobre la funcionalidad del sistema contable.

Comentarios y observaciones sobre la aplicación de normas tributarias, etc.

De carácter administrativo
Observaciones sobre la organización de la empresa (estructura orgánica inadecuada,
inexistencia de manuales de organizaciones y funciones).

Observaciones sobre problemas de la funcionalidad de sistemas claves.

Observaciones sobre ausencia de normas y procedimientos internos para las actividades
básicas.

Observaciones importantes sobre el sistema de información.

Observaciones sobre insuficiencia de recursos humanos y de equipos, etc.

De gestión

Observaciones sobre inexistencia de planes y programas.

Observaciones sobre restricciones o problemas importantes en el logro de los objetos y metas.

Comentarios y observaciones sobre la gestión financiera.

Comentarios sobre adecuados lineamientos de políticas y estrategias que merecen resaltar,
etc.

4. COMUNICACION DE HALLAZGOS.
La comunicación de hallazgos de auditoria se efectúa por escrito en forma reservada y directa
debiendo Acreditarse su recepción, en caso de no ser ubicadas las personas comprendidas, los
hallazgos, serán notificados a través del Diario Oficial El Peruano y otro de mayor circulación
de la localidad en que se encuentre la entidad auditada, por 3 días hábiles consecutivos.

El auditor debe desarrollar sus hallazgos de auditoria y trascribirlos en los papeles de trabajo
debidamente referenciados y documentados, en la redacción de los hallazgos, el auditor debe
utilizar un lenguaje sencillo y fácilmenteentendible, tratando los asuntos en forma objetiva
concreta y concisa y debe considerar los atributos de "condición y criterio"

La responsabilidad de la comunicación de hallazgos de auditoria y la oportuna evaluación de
las aclaraciones o comentarios recepcionados, compete al auditor encargado y al supervisor de
auditoria.

5. PLAZOS DE COMUNICACIÓN.
El plazo de recepción de los descargos, aclaraciones o comentarios serán hasta de cinco días
hábiles, debemos señalar que el plazo para la recepción de las aclaraciones o comentarios,
requiere ser establecido teniendo en consideración las particularidades de cualquier hallazgo,
tales como la naturaleza del análisis, alcance de] examen., etc.

Modelos de comunicación de hallazgos

6. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE PERSONAS COMPRENDIDAS Y NO UBICADAS (ex
funcionarios)
Cuando el equipo de auditoria haya agotado todos los medios a su alcance para ubicar a las
personas que deben recibir la comunicación , se procederá a citarlos mediante aviso
publicados en el Diario Oficial el Peruano o en el diario asignado a las comunicaciones
judiciales de provincias. Mediante aviso publicado de conformidad con lo dispuesto en la
NAGU 3.60, la publicación debe ser publicada por tres días hábiles consecutivos cuando se
evidencia que la persona debe recibir una comunicación, se encuentre en el extranjero, se
procederá a efectuar la citación a través del Ministerio de Relaciones Exteriores

7. LA AMPLIACION DEL PLAZO
Procede a otorgarse por una sola vez, siempre y cuando la persona receptora de la
comunicación, lo solicite sustentadamente por escrito, antes de su vencimiento.

La prorroga por el término otorgado inicialmente 5 días más. Para lo cual seefectuará las
coordinaciones del caso con el supervisor de auditoria. Si existieran circunstancias particulares
o limitaciones justificables que tenga la persona comunicada se puede otorgar una aplicación
extraordinaria de -+0 días útiles en lugar de los 5 días.

8. REQUISITOS QUE DEBE CONTENER LA COMUNICACION DE HALLAZGOS
Los oficios de comunicación de hallazgos deben contener los siguientes aspectos:
• Reserva
• Materialidad
• Hallazgos vinculados a la participación o competencia personal de su destinatario.
• Recepción acreditada o publicación en el diario de mayor circulación.

9. ELEMENTOS DE LOS HALLAZGOS
• Sumilla
Se refiere al título que utiliza el hecho observado.

• Condición
Este término se refiere a la descripción de la situación irregular o deficiencia hallada, cuyo
grado de desviación debe ser demostrada.

Es una presentación o explicación narrativa del problema, tal como lo encuentra el auditor.

Ejemplo 1: Se observa que por el periodo examinado se ha omitido registrar adquisiciones de
bienes de activos fijos por la suma de S/. 150,000.

Ejemplo 2: Se observa ausencia de políticas y estrategias para enmarcar las actividades de área
de ventas.

Para poder identificar la situación o condición el auditor puede hacerse las preguntas
siguientes:
¿Cuál es el problema o situación?
¿Qué es lo que se encuentra equivocado o esta en error?
¿Qué es lo que esta deficiente?

• Criterio
Son las normas transgredidas de carácter legal, operativo o de control que regulan el accionar
de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en la presentación de laobservación debe
citar específicamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma.

Se refiere a la norma apropiada, el patron de medida o el criterio propiamente dicho, contra el
cual se mide o compara la situación encontrada durante el examen.

Ejemplo:
o Principios de contabilidad generalmente aceptados.
o Elementos y principios de control interno.
o Dispositivos legales (leyes, reglamentos, etc.)
o Manuales, directivas, memorandums.
o Opiniones de consultores expertos.
o Sentido común, experiencia del auditor o experiencias de hechos administrativos, etc.

• Causa
Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió
el criterio o norma. Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y
es necesaria para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la
recurrencia de la condición.

La causa viene hacer el motivo, la razón, razones o el origen de las observaciones.

Es importante o imprescindible identificar la causa de la desviación o deficiencia, a efectos de
que se pueda formular las recomendaciones para separarlas, porque al atacar a la causa del
problema se eliminaría su efecto negativo y por consiguiente la deficiencia u observación.

Ejemplo:
o Negligencia o descuido.
o Supervisión inadecuada.
o Insuficientes recursos humanos, materiales y financieros.
o Control deficiente.
o Inobservancia de los principios de contabilidad, administración, control interno, etc.

•Efecto
Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, que ocasiona el hallazgo,
indispensable para establecer su importancia y recomendar a la Administración que tome las
acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe
revelar en su informe la cuantificación del efecto.

El efecto es el resultado de comparar la situación contra el criterio, es decir, la consecuencia
desfavorable de la situación.

Será conveniente presentar el efecto en términos comprensibles para el lector y si fuera
posible cuantificado en términos monetarios

Ejemplos:
o Disminución o incremento incorrecto de cuentas del activo, pasivo, patrimonio y resultados
(con efectos en la situación financiera, resultados y flujo en efectivo).
o Dinero gastado indebidamente.
o Perdida importante de fondos.
o Uso antieconómico de los recursos humanos y materiales.
o Falta de transparencia en las operaciones.

10. BASE LEGAL
• Directiva N* 006-97-CGANT «Instructivo para la Formulación y Comunicación de Hallazgos de
Auditoria"
• Resolución de Contraloría N' 112-97-CG (20/06/97)
• NAGU 3.60 "Comunicación de Hallazgos de Auditoria"
Durante el proceso de la auditoría, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los
hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado,
presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente, para su
evaluación y consideración en el informe correspondiente.(Modificada por Resolución de
Contraloría Nº 112-97-CG del 20.06.97)
Para los efectos de estasnormas, los hallazgos de auditoría se refieren a presuntas deficiencias
o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de procedimientos de auditoría.
El auditor gubernamental debe desarrollar sus hallazgos de auditoría y constarán en los
papeles de trabajo, debidamente referenciados y documentados.

En los hallazgos de auditoría a ser comunicados, se deberá considerar: Condición y Criterio.

La comunicación de los hallazgos de auditoría, es el proceso mediante el cual el auditor, una
vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, cumple en forma oportuna con
dar a conocer a las personas comprendidas en las mismas, estén o no prestando servicios en la
entidad examinadas, para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o
comentarios debidamente documentados.

En la redacción de los hallazgos, el auditor debe utilizar lenguaje sencillo y fácilmente
entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa.
La comunicación se efectúa por escrito en forma reservada y directa, debiendo acreditarse su
recepción. En caso de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de
comunicación, serán notificadas a través del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor
circulación de la localidad en que se encuentre la entidad auditada.

La responsabilidad de la comunicación de hallazgos de auditoría y la oportuna evaluación de
las aclaraciones o comentarios recepcionados, compete al Auditor encargado y al Supervisor
de Auditoría.
El plazo para la entrega de las aclaraciones o comentarios será establecido a juicio del Auditor
Encargado de acuerdo a las disposiciones correspondientes.• Resolución N* 259-2000-CG:
Modifican Normas de Auditoria Gubernamental y dejan sin efecto directivos sobre
comunicación de hallazgos y evaluación de indicio de responsabilidad penal y civil (13/12U)

11. EVALUACION DE LOS HALLAZGOS
Al efectuar la evaluación de los hallazgos, el auditor debe considerar varios factores
relacionados con la entidad tales como: su tamaño, su complejidad, diversidad de actividades,
estructura orgánica y otras características.
Por lo tanto, la comunicación de hallazgos no solamente consiste en determinar observaciones
que contengan fraude u error si no también observaciones de tipo operativo gerencial Así
como las debilidades de control interno los mismos que deben ser comunicados a la entidad. El
propósito de valuar los hallazgos de auditoria es considerar si los resultados de todos los
propósitos de auditoria sustentan la razonabilidad de los saldos reflejados en los EEFF así como
en el cumplimiento de metas y objetivos.

12. CONFERENCIA FINAL CON LA ALTA DIRECCION SOBRE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS
La conferencia final es realizada por el auditor encargado y el supervisor del equipo de
auditoria al término del trabajo, para hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de la
entidad examinada en forma oral y por escrito mediante oficio la totalidad de los hallazgos de
auditoria encontrados en el transcurso de su trabajo, el propósito de esta conferencia es
informar a la alta dirección sobre los hallazgos de auditoria que, durante el trabajo de campo,
fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados responsables.

13. MEMORANDUM DE CONCLUSIONES
El memorándum de conclusiones es un documento interno que describe los
aspectossiguientes:

- La confirmación de que los papeles de trabajo fueron revisados.
- La discusión de los hallazgos de auditoria, con relación a los objetivos de la auditoria.
- Las conclusiones sobre si la evidencia de auditoria obtenida es suficiente y apropiada para
formarse una opinión de auditoria.
- Las conclusiones con respecto a los estados financieros, si tiene o no errores e irregularidades
de importancia relativa.

14. RESPUESTA A LA COMUNICACIÓN DE OBSERVACIONES.
Al término del desarrollo de cada observación se indicará de modo sucinto las reapuestas que
presenten las personas comprendidas en la misma, así como la opinión del auditor después de
evaluar los hechos observados y los descargos recibidos.

Si durante el examen el auditor aprecia logros notables en la entidad auditada y que tengan
relación con el alcance y objetivos de la auditoria, a su juicio podrá decidir su inclusión en los
comentarios del informe.

Tratándose de la existencia de posibles delitos el auditor debe deslindar y determinar el tipo
de responsabilidad que corresponda a los presuntos implicados, contando para ello con una
adecuada coordinación con la asesoría legal.

15. BIBLIOGRAFIA
• Auditoria Gubernamental - Técnicas y Procedimientos de Auditoria.
C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes.
• Normas de Auditoria Gubernamental
NAGU 3.60 “Comunicación de hallazgos”
• Paginas de Internet
Www.google.com.

EJEMPLO 1

Sumilla
"La entidad no cuenta con equipos de seguridad para casos de emergencia".

Condición o situación encontrada o hallada "lo que es"

1. La entidad no cuenta con los elementos y equipos necesarios para actuar en caso de
emergencia(incendio, siniestros, etc)
2. El área mantenimiento y servicios no realiza revisiones periódicas para detectar posibles
daños o emergencias.

Criterio "lo que debe ser"

1. No cumplimiento de la norma técnica de control 100.04, asignación de autoridad y
responsabilidad.
2. Norma técnica de Control infringida; 300.05 mantenimiento de bienes de Activo Fijo
3. Norma técnica de Control Infringida; 300.08 protección de bienes de Activo Fijo "deben
establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que puedan
ocasionar daños o pérdidas de bienes público.

Causa " Por qué sucedío"

1. Subestimación de los niveles reales y potenciales de riesgo e inseguridad y por consiguiente
no se cuenta con los equipos y elementos indispensables de seguridad.
2. Dentro de su organización el área de mantenimiento y servicios no cuenta con personal con
funciones y responsabilidad de detectar y reportar posibles daños materiales.

Efecto 'Diferencia entre lo que es y lo que debe ser"

1. Posibilidad de mayores daños y perjuicios humanos y materiales en caso de presentarse
daños siniestros y desastres.
2. Se exponen los diferentes recursos de la entidad a mayores niveles de riesgo e inseguridad
en perjuicio de la entidad, desembolsándose mayores costos de operación.

EJEMPLO 2:

Sumilla-
"No se realizan conciliaciones bancarias y si se realizan se efectúan con dos meses de atraso''.

Condición o situación encontrada o hallada "lo que es"
De la verificación efectuada a la documentación contable se pudo determinar la carencia de
procedimientos de contrastación de la información que se realiza en las conciliaciones
bancarias entre dos fuentes distintas con elobjeto de verificar su conformidad y determinar las
operaciones pendientes de registro en uno y otro lado si se realizan con atrazo de dos meses o
más.

Criterio "lo que debe ser" -
Norma técnica infringida 230.03 conciliaciones bancarias 1os saldos contables de la cuenta
bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios; en el caso de las subcuentas
bancarias de¡ tesoro público, los movimientos contables deben conciliarse además en el
órgano rector del sistema de tesorería aprobado por R.C. NI 072-98 CG de fecha 26-06-98,
asimismo infringe las normas generales del sistema de contabilidad gubernamental aprobado
por R.M. NI 801-81 EF G/ 76" conciliación de saldos.

Causa 'Por qué sucedio"
La no realización de las conciliaciones bancarias en forma oportuna se debe a que no se
cuentan con el soporte documentario respectivo (falta de extractos bancarios, libros y
registros atrazados, no existencia de notas de cargo y abono, etc..).

Efecto «Diferencia entre lo que es y lo que debe ser"
Posibilidad de perjuicio económico al no contar con información oportuna que valide y
confirme transacciones de ingreso y salida de fondos, posibilidades de fraude o error con grave
perjuicio a los fondos del estado.

HALLAZGOS DE AUDIORIA Y COMUNICACION

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COMUNICACION DE HALLAZGOS (AUDITORÍA EXTERNA)

Oficio NI 040-2006-A y LL SAE / MPA

Lima, ……….. del………….de 2009

Señor
Juan Pérez
Sub-Gerente del área de Tesorería
Municipalidad Provincial de .........

Presente.

ASUNTO Observación del área de Tesorería
REF NAGU N` 3.10 - Estudio y Evaluación
del Control Interno Aprobado por
RC NO 162-95-CG.

Es grato dirigirme a Ud, a fin dealcanzarle en anexo adjunto las observaciones administrativas
y operativas derivados del arqueo practicado a los fondos de efectivo, valores y documentos
diversos en el área de Tesorería, que consta de folios las mismas que serán descargadas en
forma individual y directa sustentando documentalmente dentro del plazo perentorio de días
calendario de recibido el presente a fin de permitirnos su respectiva evaluación por lo que
estimaremos nos alcance la información referente a las observaciones que se mencionan.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de nuestra mayor consideración.

Atentamente:

…………………………………………
CPC
Auditor Encargado

COMUNICACION DE HALLAZGOS (OFICINA AUDITORIA INTERNA)

MEMORANDUM N`

A Sr. Ing.
ASUNTO Gerente de¡ área de Infraestructura Publica
REFERENCIA: NAGU 3.60 ~ Comunicación de Hallazgos de - Auditoria, aprovada por RC N' 112-
97-CG, modificado RC N* 259-2000-CG

Fecha Lima…………de……………………del 2006

Me dirijo a Ud. en relación a la auditoria efectuada en el área de infraestructura pública en
cumplimiento al programa anual de auditoria, con la finalidad de comunicarle que el equipo de
auditoria, determinó hechos irregulares en la gestión examinada, en los cuales ha participado,
según se detalla en el anexo adjunto que consta de ……………………..folios, por lo cual
agradeceré se sirva al alcanzar en forma individual y directa sus descargos sustentados
documentariamente dentro de un plazo perentorio máximo de días calendario de recibido el
presente. A fin de permitirnos su respectiva evaluación.

Es importante, que, vencido el plazo y no se recibiese respuesta esta circunstancia será
revelada en el informe, así como loshechos materia de observación asimismo, cabe puntualizar
que debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento, deberá mantener estricta reserva
sobre el contenido del presente documento.

Atentamente,

…………………………………
CPC.
JEFE DE LA OCI

COMUNICACION DE HALLAZGOS (AUDITORIA EXTERNA)

AÑO DE .........................................

OFICIO N'
SR
....................................................
CARGO QUE DESEMPEÑA
……………………………………………….
ENTIDAD AUDITADA

ASUNTO: Comunicación de hallazgos y presentación de aclaraciones y comentarios
REF: NAGU 3.60 - Comunicación de Hallazgos de Auditoria, aprobada con R.C No 112-97-CG y
modificado con R.C. N" 259-2000-CG.

Me dirijo a Ud. en relación a la auditoria efectuada en la entidad .

Con la finalidad de comunicarle que el equipo de auditoria determinó hechos irregulares en la
gestión examinada, en las cuales ha participado, según se detallan en el anexo adjunto en la
gestión examinada, que consta de 20 folios, por lo cual agradeceré se sirva alcanzar en forma
individual y directa a este equipo sus descargos sustentados documental mente, dentro de un
plazo perentorio máximo de días calendario de recibido el presente, a fin de permitirnos su
respectiva evaluación.

Es importante señalar que, vencido el plazo si no se, recibiese respuesta, esta circunstancia
será revelada en el informe, así como los hechos materia de observación, así mismo debemos
puntualizar que, debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento deberá mantener
estricta reserva sobre el contenido del presente documento.

Atentamente;.............................................
Auditor Encargado

HALLAZGOS DE AUDITORIA

Son conclusiones que determinan y señalan las presuntas deficiencias errores e irregularidades
identificadas durante un examen de auditoria como resultado de la aplicación de los
procedimientos de auditoria los cuales deben ser comunicados a las personas comprendidas
en las observaciones a fin de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o
comentarios debidamente documentados para su evolución oportuna.

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS
Se efectúa por escrito en forma reservada y directa debiendo acreditarse su recepción en caso
de no ser ubicado serán notificados mediante el Diario Oficial El Peruano.

PLAZO DE HALLAZGOS-RECEPCIÓN DE LOS DESCARGOS
Serán hasta de cinco días hábiles, pudiendo ampliarse hasta cinco días más y otras
extraordinaria hasta de diez días hábiles.

REQUISITOS
- Descripción de los hechos ¿Qué es?
- Comparación con los criterios establecidos ¿Cómo debe ser?
- Causa ¿Por qué sucedió?

Descargos presentados por personas comprendidas en observaciones

- Evaluación de las observaciones
- Hallazgos

- Evaluación de las variaciones
- Identificación de las causas y efectos de las observaciones
- Discusión de los resultados con la dirección de la entidad
- Importancia de incluir los resultados en el informe de auditoria.
-
Conclusiones de las observaciones

- Deben incluirse en el informe final, las observaciones que no hayan sido superadas o
sustentadas documentalmente y que a mérito del auditor no satisfacen las inquietudes.
- Deberá evaluar si las conclusiones tienen la evidencia suficiente y apropiada.
- Deberá confirmar si los papeles de trabajo tienen el suficiente respaldo