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GUÍA OPERATIVA DE LOS CENTROS ESTATALES DE
CAPACITACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS
PROFESIONALES 2012 (CECS)
Programa de Desarrollo de Capacidades,
Innovación Tecnológica y Extensionismo Rural
Componente de Desarrollo de Capacidades y
Extensionismo Rural
Seguimiento y Evaluación de las Estrategias
Septiembre de 2012


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I. PRESENTACIÓN
El propósito de la Guía Operativa de los Centros Estatales de Capacitación y Seguimiento de
la Calidad de los Servicios Profesionales 2012 es que los CECS cuenten con elementos
operativos que les permita dar cumplimiento a las funciones sustantivas ya señaladas en el
Manual de Procesos y Procedimientos para la Operación de los Centros Estatales de
Capacitación y Seguimiento de la Calidad de los Servicios Profesionales, así como con
instrumentos y esquemas operativos que les ayuden a desarrollar sus funciones de forma
estandarizada y contar con las evidencias normativas de su trabajo.
Para ello, cada Centro Estatal debe organizar sus recursos humanos y materiales, de tal
forma que a partir de las funciones que debe desempeñar, el universo de servicios que debe
atender y que está ligado al recurso que va a recibir con la estructura funcional propuesta,
deberá dar cumplimiento a las responsabilidades a las cuales se ha comprometido.
En el Manual de Procesos y Procedimientos para la Operación de los Centros Estatales de
Capacitación y Seguimiento de la Calidad de los Servicios Profesionales, ya se han señalado
los procesos y procedimientos generales a seguir por los CECS para dar cumplimiento a sus
Funciones Sustantivas, ahora bien, la presente Guía propone una descripción más puntual e
incluye algunos instrumentos que le permiten desarrollar sus funciones y contar con las
evidencias normativas de su trabajo.
De esta forma, a continuación se abordará la Función Sustantiva de Evaluación de las
Estrategias en los Territorios, proporcionando un conjunto de instrumentos a utilizar por los
CECS.
II. OBJETIVO GENERAL
Fomentar el desarrollo de capacidades de los productores, sus organizaciones y las familias
rurales a través del seguimiento y supervisión de los servicios profesionales que proporcionan
los PSP contratados en el marco del Componente de Desarrollo de Capacidades y
Extensionismo Rural, contribuyendo con su formación mediante la retroalimentación y
propuesta de áreas de mejora.


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III. MARCO INSTITUCIONAL
Los Centros Estatales de Capacitación y Seguimiento de la Calidad de los Servicios
Profesionales (CECS) contribuyen a hacer realidad las políticas de Desarrollo Rural
Sustentable, inscritas en el marco institucional y normativo de la SAGARPA, de tal manera
que los lineamientos de política institucional deben observarse de forma transversal en cada
una de sus funciones sustantivas: capacitación a prestadores de servicios; la evaluación del
desempeño; la evaluación de las estrategias en los territorios y la certificación de
competencias.
Sus funciones se enmarcan en las Reglas de Operación 2012, en especial al Capítulo IV
Programa de Desarrollo de Capacidades, Innovación Tecnológica y Extensionismo Rural,
específicamente en la Sección II, del Componente Desarrollo de Capacidades y Extensionismo
Rural y se describe en el Artículo 36.
En las mismas Reglas de Operación, en el Anexo LVI, Términos de Referencia para la
Integración y Procedimientos de los Centros Estatales de Capacitación y Seguimiento de la
Calidad de los Servicios Profesionales (CECS), se define el marco normativo de su operación
desde la propuesta y criterios de selección de las Instituciones de Educación Superior que
pueden fungir como CECS, hasta sus responsabilidades y funciones; así como las posibles
sanciones por incumplimiento.
En ese marco, se identifican las Funciones Sustantivas de los CECS, que generan un Manual
de Procesos y Procedimientos para la Operación de estos Centros, el cual describe los cinco
procesos que un CECS debe desempeñar:
1. Capacitación a Prestadores de Servicios Profesionales
2. Supervisión del desempeño y seguimiento de la calidad de los servicios profesionales
3. Seguimiento y evaluación de las Estrategias
4. Evaluación de Competencias Laborales de los Prestadores de Servicios Profesionales
5. Administración
La presente Guía Operativa tiene como propósito generar elementos, instrumentos y
orientación operativa para la función de Seguimiento y Evaluación de las Estrategias.


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IV. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS
1. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
Estado inicial del
proceso
Estado final del Proceso
(Resultado de Valor)
Nombre del
Proceso
Usuario Interno Usuario Externo
PSP que van a
proporcionar un
servicio a la población
objetivo.
BDU y Diagnóstico de
necesidades de
capacitación.
Formadores-
Académicos de las
Instituciones de
Educación Superior
(IES) y del CECS
PSP capacitados a partir
de la identificación de las
áreas de mejora para
desarrollar el servicio
contratado
satisfactoriamente
Capacitación a PSP
PSP que van a
proporcionar un
servicio a partir de un
programa de trabajo.
BDU y Programas de
trabajo
CDE/Supervisores en
colaboración con los
EATC, si existen
condiciones
PSP contratados en el
marco del Componente
de DCyEX
Supervisión del
desempeño y
seguimiento de la
calidad de los
servicios
Estrategias nacionales
en los DDR.
BDU, Resultados e
indicadores de las
Estrategias
CDE, EATC y UTEs.
Instancia Ejecutora del
Gasto.
Seguimiento y
evaluación de las
Estrategias
Mapeo de PSP
candidatos a
certificarse en CL
Evaluadores del CECS
para Competencias
Laborales
PSP Certificados en CL
Evaluación de
competencias
laborales de los PSP
Recursos
comprometidos para
el cumplimiento de las
funciones y
responsabilidades de
los CECS
Administración



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2. MAPEO DE PROCESOS








Población
Obje vo
PSP Servicios
autorizados
Diagnos co
necesidades de
capacitación PSP
Mapeo de servicios
por Concepto y Tipo
de Apoyo
Mapeo de servicios
por Estrategia en
los DDR
Diagnos co de
PSP candidatos
a Cer ficación
Plan de
Formación
Plan de supervisión
de la calidad de los
servicios
Plan de evaluación
de las Estrategias
Plan de
cer ficación de
CL
Programa de Trabajo de los PSP
Base de Datos Única 2012
Capacitación
técnica y
metodológica
Supervisión del
Desempeño de los
PSP
Evaluación de las
Estrategias en los
DDR
Evaluación de
Competencias
Laborales
PSP Capacitados PSP Acreditados
Resultados de las
Estrategias
PSP Cer ficados
Población Obje vo
Instancia
Ejecutora Recurso
autorizado para
el CECS
Administración del
Recurso para el
abastecimiento de
bienes y servicios
Capacitación a PSP
Supervisión de
servicios
Evaluación general
de estrategias
Cer ficación de CL Administración


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V. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
El objetivo del seguimiento y evaluación es extraer información pertinente para la medición y análisis
del desempeño, además puede utilizarse como base para el ajuste, la reorientación y la planificación
de las estrategias nacionales y estatales y ayuda a mejorar el desempeño de los Programas y a medir
sus resultados.
Como seguimiento y evaluación se entenderá la revisión de los avances en relación al logro de los
objetivos, la supervisión de las estrategias y acciones emprendidas por otros actores presentes en el
territorio y, en consecuencia, decidir sobre las nuevas estrategias y acciones que se deben llevar a
cabo para asegurar el avance hacia los resultados más importantes. El seguimiento de las estrategias
y del Componente deberá ser un proceso contínuo en el que tomen parte: el CECS, las UTEs y los
EATC.
El Seguimiento y Evaluación será aplicada a las actividades finalizadas o en curso, para determinar en
qué medida se están logrando los objetivos establecidos y contribuyendo a la toma de decisiones.
Esta función sustantiva del CECS se debe realizar durante todo el ejercicio y debe iniciarse
preferentemente antes de que empiecen a operar los servicios, es decir, cuando en la Comisión
Estatal de Desarrollo de Capacidades, Innovación Tecnológica y Extensionismo Rural define sus
prioridades para el desarrollo del campo en la entidad, y planea su ejecución a través de estrategias
nacionales y estatales, en ese momento se deberán definir los alcances del servicio, los objetivos, las
metas y los indicadores que deberá retomar el CECS para evaluar la estrategia.
Corresponderá a cada CECS desarrollar de forma coordinada con cada uno de los actores señalados,
definir un Plan de seguimiento y evaluación, el cual contenga:

 El tiempo para la realizarlo
 Etapas claves del plan
 Identificación de actores involucrados
 Recursos necesarios para el desarrollo del plan (recurso humano, logística para la coordinación
y realización de las actividades requeridas)
 Responsables de la ejecución del plan

Es importante señalar que será vital contar con la participación de expertos que pertenezcan a la IES
y que tengan relación con el CECS.
Con el Seguimiento y Evaluación de las Estrategias y del Componente de Desarrollo de Capacidades y
Extensionismo Rural, se busca:

 Controlar el proceso de instrumentación de las estrategias.

 Obtener la información necesaria, tanto para controlar el proceso, como realizar la evaluación
de las estrategias.


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 Emitir recomendaciones de ajustes y mejoras en el diseño e instrumentación de las
estrategias.

 Valorar el cumplimiento de los objetivos y resultados esperados por cada estrategia y el
Componente en su conjunto.

 Valorar los niveles de aprendizaje o cambios de prácticas logrados conforme a las estrategias
de desarrollo de capacidades.

1. Consideraciones específicas para el Seguimiento y Evaluación de las Estrategias y
el Componente de Desarrollo de Capacidades y Extensionismo Rural.
Cada uno de los actores que interviene en el proceso (CECS, EATC, UTE, PSP) deberá tener claro su
rol y responsabilidades. En resumen, se propone que estas sean las siguientes:
 Establecer un marco de seguimiento sistemático y desarrollarlo a través del plan de
seguimiento y evaluación.

 Reunirse regularmente entre actores y las partes interesadas para evaluar los avances en el
logro de los resultados.

 Desarrollar actividades conjuntas de seguimiento y evaluación para valorar los logros y las
limitaciones.

 Identificar las lecciones o buenas prácticas, así como experiencias exitosas de la
implementación de las estrategias y/o el Componente.

 Identificar acciones que pudieran haber desarrollado capacidades adicionales entre las
partes interesadas y diferentes actores. Revisar la idea.

 Informar regularmente a las instituciones a nivel estatal y nacional los resultados
particulares y buscar oportunidades para influir los procesos para definir políticas públicas y
de toma de decisiones.

 Asegurar la calidad del trabajo de seguimiento y evaluación, y ofrecer orientación en función
de las necesidades.






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2. Selección de enfoque y herramientas para el seguimiento
Puede ser desde la perspectiva del DDR o de los sistemas producto. Existe una diversidad de
herramientas que pueden ser aplicadas al seguimiento de proyectos, programas, efectos y cualquier
otra actividad programática. Será responsabilidad del CECS y actores señalados como responsables de
este proceso definir y establecer la combinación más adecuada de enfoques y herramientas de
seguimiento para cada estrategia y/o programa, asegurándose de que éstas sean las apropiadas y
guarden un equilibrio que permita la medición de los resultados, las diferentes formas de
instrumentación de la estrategia así como las formas para el seguimiento y retroalimentación entre los
participantes en cada DDR.
Los modos y formatos para los informes de resultados deberán ser acordados por adelantado y
deberán cubrir, en la medida de lo posible, las necesidades de los diferentes usuarios y actores
participantes en el proceso, al adoptar esto minimiza la carga de trabajo y simplifica la sistematización
de la información resultante.

Ejemplo de un ciclo de evaluación:








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3. Analizar de forma estratégica la información del Territorio
El punto de partida es la Base de Datos única, que como ya se mencionó anteriormente, debe
contener todos los servicios del componente, es decir que debe contener los servicios del inciso a, b, c
y d. Para verificar que la BDU contenga todos los servicios, se deberá hacer una revisión del anexo
técnico, y en caso de haber alguna diferencia considerable, el CECS deberá solicitar a las Instancias
Ejecutoras la información completa o en su caso, la aclaración correspondiente.
Una vez que el CECS ha recibo la Base de Datos y que ha hecho una primera revisión de la misma
para verificar que cuente con la información mínima necesaria para iniciar la planeación de la
supervisión y seguimiento de los servicios, a nivel de DDR se procede a analizar la información, a
través del CDE y en su caso, con el apoyo de los EATC. Cabe aclarar que el producto a generar será el
mapeo de los servicios en el territorio y la responsabilidad de obtenerlo será del CECS.
El mapeo de los servicios sirve para conocer la cobertura de los mismos y su distribución territorial.
Este mapeo consistirá en realizar un listado de servicios por DDR y clasificados por estrategia para
facilitar su análisis y su corre spondencia entre estrategias y las prioridades locales.
El análisis a desarrollar es el siguiente:
1. Identificar de acuerdo al Concepto y Tipo de Apoyo, los servicios en el Estado y en cada
Territorio.
2. Identificar el tipo de Estrategia a la que pertenecen los servicios en el Estado y los Territorios.
3. Identificar el Componente al que pertenecen los servicios, la cadena productiva y el Proyecto.
4. Identificar la temporalidad del servicio.
5. Identificar la integralidad de los servicios dentro de las estrategias y su articulación con otras.
A continuación se presentan una serie de tablas que pueden servir como referencia para organizar la
información e iniciar el análisis; dependerá del CECS la definición de sus propias herramientas.
Tabla 3.1. Concepto de apoyo por DDR
Concepto de apoyo DDR 1 DDR 2 DDR N Total general
A ORGANIZACION O ASISTENCIA A EVENTOS DE INTERCAMBIO
B SERVICIOS OTORGADOS POR PSP
C SERVICIOS PRESTADOS POR IES_INCA

Total general






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Tabla 3.2. Tipo de Apoyo por DDR
Tipo de Apoyo por DDR DDR 1 DDR 2 DDR N
Total
general
A1. ORGANIZACION DE REUNION ESTATAL
B1. SERVICIOS DE DESARROLLO EMPRESARIAL
B2. SERVICIOS DE ASESORÍA PROFESIONAL PARA LA PUESTA EN MARCHA DE
PROYECTOS



Tabla 3.3. Servicios en los DDR´s por Estrategias
Estrategias DDR 1 DDR 2 DDR N Total general
ACUACULTURA Y PESCA
ASISTENCIA TECNICA AGRICOLA
ASISTENCIA TECNICA PECUARIA
DESARROLLO EMPRESARIAL

Total general

Tabla 3.4. Servicios por Cadena o Sistema Producto.
Etiquetas de fila DDR 1 DDR 2 DDR N Total general
AGRICULTURA
ARROZ
DURAZNO
DESARROLLO RURAL
MIEL
GANADERIA

Total general

Con relación a la temporalidad, se requiere obtener información sobre las fechas claves en el
desarrollo del servicio: autorización, inicio del servicio, término del programa de trabajo, solicitud de
evaluación, etc.
Grafico No.1: Ejemplo de temporalidad


0
50
100
150
200
250
300
350
a
b
r
-
1
0

j
u
n
-
1
0

a
g
o
-
1
0

o
c
t
-
1
0

d
i
c
-
1
0

f
e
b
-
1
1

a
b
r
-
1
1

j
u
n
-
1
1

a
g
o
-
1
1

o
c
t
-
1
1

d
i
c
-
1
1

f
e
b
-
1
2

a
b
r
-
1
2

j
u
n
-
1
2

a
g
o
-
1
2

o
c
t
-
1
2

d
i
c
-
1
2

f
e
b
-
1
3

a
b
r
-
1
3

j
u
n
-
1
3

a
g
o
-
1
3

o
c
t
-
1
3

d
i
c
-
1
3

Autorización Solicitud de evaluación Termino del programa de trabajo


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4. Determinar la correspondencia entre las estrategias y las prioridades locales
El siguiente paso es obtener información a nivel distrital sobre las prioridades de desarrollo local para
verificar la congruencia de los servicios con éstos, las fuentes de consulta son:
1. Agenda de innovación
2. Planes y Proyectos de desarrollo territorial
3. Planes rectores de los Sistemas producto
La herramienta básica para relacionar el servicio con las prioridades de desarrollo local es la BDU,
colocando “SI” o “NO” en la celda “AZ” de acuerdo al instructivo de llenado; posteriormente se
procede a realizar el análisis y de acuerdo a los resultados, el CECS realiza conclusiones sobre la
orientación de los servicios.
Tabla 4.1. Análisis de congruencia de los servicios con la planeación local, tomando como referencia
las estrategias.

Tabla 4.2. Análisis de congruencia de los servicios con la planeación local, tomando como referencia
los sistemas producto.
Etiquetas de fila
DDR 1 DDR 2 DDR 3 DDR N Total general
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
ARROZ
AVESTRUZ
BAGRE
DURAZNO
JAIBA
LECHE
MIEL
……
……
Total general

Con la información obtenida, el CECS podrá elaborar conclusiones sobre la orientación que se le da a
los servicios a nivel distrital; es importante mencionar que la oportunidad en que se elabore este
análisis permitirá que en las Comisiones o Grupos Colegiados, se podrá aportar elementos para una
mejor toma de decisiones.



SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
ACUACULTURA Y PESCA
ASISTENCIA TECNICA AGRICOLA
ASISTENCIA TECNICA PECUARIA
DESARROLLO EMPRESARIAL
PESA
…..
…….
Total general
DDR 1 DDR 2 DDR 3 DDR N Total general
Etiquetas de fila


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5. Definir los términos de referencia para el seguimiento y la evaluación de las
Estrategias en los DDR
Una de las funciones de la Comisión Estatal de Desarrollo de Capacidades, Innovación Tecnológica y
Extensionismo Rural es la definición de las Prioridades, en el marco del Componente, asimismo, las
UTEs son responsables, entre otras cosas, de la definición de los programas de supervisión
especializada en situación de trabajo a aplicar con sus respectivos indicadores de desempeño y
resultados en los beneficiarios, además de apoyar al CECS en el análisis y seguimiento de la estrategia
que corresponda, con el fin de generar informes de avances y resultados y proponer soluciones a
restricciones que se presenten; de acuerdo a lo establecido en los TERMINOS DE REFERENCIA PARA
LA INTEGRACION Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD TECNICA ESPECIALIZADA (UTE).
Por lo anterior, el CECS debe solicitar a cada una de las UTEs los referentes metodológicos para dar
seguimiento y evaluar la estrategia.
Para las Estrategias Estatales, el CECS debe solicitar a la Instancia Ejecutora por lo menos los
resultados esperados y expresados en términos de desarrollo de capacidades en los beneficiarios.
5.1 Definición de Indicadores
Un indicador es la representación cuantitativa que sirve para medir el cambio de una o varias
variables, comparadas con otras. Sirve para valorar el resultado medido y para estimar el logro de
objetivos.
Los indicadores permiten efectuar seguimiento a las metas sobre acciones, políticas, y
actividades para continuar o reorientar caminos a seguir.
Dado que el objetivo del CECS es dar seguimiento y evaluar la estrategia, debe considerar dos tipos
de indicadores:
a) indicadores que aporten información relacionada con el comportamiento de la estrategia
durante su ejecución, de tal manera que sea posible introducir cambios durante el proceso.

b) indicadores que permiten evaluar los resultados para verificar el grado de cumplimiento de los
objetivos de la estrategia y su contribución al desarrollo.

Para la definición de estos últimos, se deberán abordar variables relacionadas directamente con el
objetivo del componente “fomentar el desarrollo de capacidades de los productores, sus
organizaciones, las familias rurales, otros actores que realizan oficios, así como las instituciones
especializadas en la capacitación e investigación, en los sectores agropecuarios, acuícolas y
pesqueros, en el marco del sistema nacional de desarrollo de capacidades, innovación tecnológica y
extensionismo, que facilite el acceso al conocimiento, información y uso de tecnologías modernas; su
interacción con sus socios estratégicos en investigación, educación, agronegocios y el mercado; y el
desarrollo de sus propias habilidades y prácticas técnicas, organizacionales y gerenciales”.
Dicho de otra forma, el CECS deberá valorar los niveles de aprendizaje observados a través del
cambio de prácticas de los beneficiarios, conforme a las estrategias de desarrollo de capacidades
acordadas.


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El punto de partida para la definición de indicadores inicia con la identificación de los siguientes
aspectos:
 Alcance y enfoque de la estrategia
 Actores implicados
 Actividades o tareas a realizar por los PSP con la población objetivo
 Productos e informes a entregar
 Variables o indicadores a medir en cuanto a resultados esperados en la población
objetivo
La construcción de indicadores de seguimiento y evaluación es responsabilidad directa del CECS, y en
el caso de las estrategias nacionales se deberá buscar el apoyo de la UTE correspondiente; en el caso
de las estrategias estatales, deberá apoyase de las instancias ejecutoras. En ambos casos, podrán
apoyar los EATC.
Para el seguimiento de las estrategias no solo se debe realizar a partir de indicadores, también se
debe obtener información cualitativa, para orientar al CECS sobre algunos elementos a observar, se
propone que se aborde lo siguiente:
Ejemplo: Sobre la operación del componente
Recepción de información para cumplir las funciones
Recepción de los recursos para cumplir las funciones
Funcionamiento de la CEDCyER
Coordinación de actores CECS, UTE, Operadores
Funcionamiento de las subcomisiones o grupos de
trabajo para dar seguimiento a las estrategias

La CEDCyER o grupos de trabajo definen
prioridades/resultados

Las UTEs proporcionan soporte al CECS

Ejemplo Sobre el seguimiento de los servicios / Estrategias.
Programas de trabajo alineados a las estrategias
Planes de supervisión acordado con los PSP
PSP capacitados en metodología / técnica
Acompañamiento de los PSP (capacitación)
Seguimiento de avance del servicio
Seguimiento en la integración de evidencias

Una vez que el CECS definia los indicadores de seguimiento y resultados, el siguiente paso es la
elaboración de una matriz de indicadores por estrategia y por DDR.





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Tabla 5.1 Matriz de Indicadores por Estrategia y por DDR
Resultado
Esperado
Indicador
Unidad de
medida
del
indicador
Línea de base Meta
Tiempo
(Meses)
Descripción
del
indicador
Forma
de
cálculo
Medio de
verificación
Situación inicial
(Valor
numérico)
Resultado
esperado (Valor
numérico)









Adicionalmente, el CECS debe elaborar una plan de ejecución para definir los responsables de dar
seguimiento al monitoreo y cálculo de los indicadores; este plan podrá ser elaborado en coordinación
con los EATC. El Plan de seguimiento debe contener las actividades a realizar, los responsables, la
periodicidad del monitoreo, etc.
Ejemplo:
Tabla 5.2. Plan de Ejecución
Actividad
Fecha de
inicio
Fecha de
término
Periodicidad de
monitoreo
Requerimientos Responsable(s)









6. Elaborar informes
La calidad en el análisis de la información del proceso, permitirá a los CECS aportar elementos
estratégicos para que los tomadores de decisiones puedan orientar, mejorar o proponer acciones que
permitan incidir en el desarrollo del territorio.
Es de suma importancia señalar que el proceso realizado será de poca utilidad si la sistematización de
la información es deficiente y/o no se presenta oportunamente a las autoridades encargadas de tomar
las decisiones sobre la política pública.
Los informes deberán presentarse en la Comisión de DCyER de forma periódica y estará a criterio del
CECS definir su contenido, sin embargo, como mínimo deberán contener:
1. El análisis de cobertura de los servicios en los Territorios


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2. El análisis de correspondencia entre las estrategias y las prioridades locales
3. Informe de seguimiento de la estrategia
4. Resultados alcanzados por cada una de las estrategias
5. Factores restrictivos y coadyuvantes con sus respectivas recomendaciones
El CECS deberá elaborar el informe que podrá ser en extenso y en presentación ejecutiva. Es
importante que se presente y analice con los actores involucrados en la operación del Componente,
así como que se realice su entrega oficial.