REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO










LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN LOS PROCESOS DE
CONTRATACION DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURAEN LA EMPRESA
MUNICIPAL DE INFRAESTRUCTURA Y CONSERVACION DEL
AMBIENTE, S.A. (EMICA)








Autor: Lic. Oneida Escalona
Tutor: Lic. Abel Romero







Barquisimeto, Septiembre de 2005


LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN LOS PROCESOS DE
CONTRATACIÓN DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA EN LA EMPRESA
MUNICIPAL DE INFRAESTRUCTURA Y CONSERVACIÓN DEL
AMBIENTE (EMICA), S.A.











Por

Lic. Oneida del Carmen Escalona








Trabajo Especial de Grado para optar al título de
Especialista en Contaduría Mención Auditoría














UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO



UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO


LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN LOS PROCESOS DE
CONTRATACIÓN DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA EN LA EMPRESA
MUNICIPAL DE INFRAESTRUCTURA Y CONSERVACIÓN DEL
AMBIENTE (EMICA), S.A.



Por: Lic. Oneida Escalona



Trabajo Especial de Grado para optar al título de Especialista en Contaduría
Mención Auditoría, aprobado en nombre de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado, con el siguiente Jurado, en la ciudad de Barquisimeto a los 22 días del mes
de Septiembre de 2005.




Claudio Leothan Alexis Crespo
Presidente Jurado Jurado





Abel Romero
Tutor







iv
DEDICATORIA


A Dios, por ser mi guía y darme la fuerza de seguir adelante en todos los
momentos de mi vida.
A Linda, Juan, Julián y José Félix, a ustedes dedico todo mi esfuerzo, los
quiero.
A mi familia, por ese apoyo oportuno que en todo momento me incentivo a
seguir adelante.
Al Lic. Alfredo Orozco, a Elio C., Lic. Juan Romero, por respaldarme
profesionalmente y confiar en mi capacidad para desarrollar el presente trabajo
especial de grado.
A todos, muchas gracias.



v
INDICE GENERAL

pp.

LISTA DE CUADROS ...............................................................................
LISTA DE GRÁFICOS...............................................................................
RESUMEN..................................................................................................
INTRODUCCIÓN.......................................................................................

CAPITULO

vi
vii
ix
1
I EL PROBLEMA.............................................................................. 3
Planteamiento del Problema......................................................
Objetivos de la Investigación.....................................................
Justificación ...............................................................................
Alcances.....................................................................................
3
6
7
9

II MARCO REFERENCIAL 10
Antecedentes de la Investigación.............................................
Marco Conceptual......................................................................
Bases Legales.............................................................................

10
12
29

III MARCO METODOLÓGICO 36
Naturaleza de la Investigación ..................................................
Población y Muestra .................................................................
Técnicas e Instrumentos para Recolectar la Información..........

36
37
37

IV RESULTADOS 40


Matriz de Análisis ..................................................................... 40
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.............................. 79



Conclusiones................................................................................
Recomendaciones........................................................................

79
80
VI LA PROPUESTA ............................................................................ 81


Objetivos de la Propuesta ........................................................... 82
REFERENCIAS ..........................................................................................

ANEXOS
93
A CUESTIONARIO.............................................................................. 96



vi
LISTA DE CUADROS

Cuadro pp.

1



Tipos de Control ............................................................................



25








































vii
LISTA DE GRÁFICOS

Gráfico pp.

1

2

3

4

5

6

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8

9

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20

Representación de los resultados del ítem 1...................................

Representación de los resultados del ítem 2...................................

Representación de los resultados del ítem 3...................................

Representación de los resultados del ítem 4...................................

Representación de los resultados del ítem 5...................................

Representación de los resultados del ítem 6...................................

Representación de los resultados del ítem 7...................................

Representación de los resultados del ítem 8...................................

Representación de los resultados del ítem 9...................................

Representación de los resultados del ítem 10.................................

Representación de los resultados del ítem 11.................................

Representación de los resultados del ítem 12.................................

Representación de los resultados del ítem 13.................................

Representación de los resultados del ítem 14.................................

Representación de los resultados del ítem 15.................................

Representación de los resultados del ítem 16.................................

Representación de los resultados del ítem 17.................................

Representación de los resultados del ítem 18.................................

Representación de los resultados del ítem 19.................................

Representación de los resultados del ítem 20.................................

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61



viii
Gráfico pp.

21

22

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25

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29

30

31

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Representación de los resultados del ítem 21.................................

Representación de los resultados del ítem 22.................................

Representación de los resultados del ítem 23.................................

Representación de los resultados del ítem 24.................................

Representación de los resultados del ítem 25.................................

Representación de los resultados del ítem 26.................................

Representación de los resultados del ítem 27.................................

Representación de los resultados del ítem 28.................................

Representación de los resultados del ítem 29.................................

Representación de los resultados del ítem 30.................................

Representación de los resultados del ítem 31.................................

Representación de los resultados del ítem 32.................................

Representación de los resultados del ítem 33.................................

Representación de los resultados del ítem 34.................................

Representación de los resultados del ítem 35.................................



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UNIVERSIDAD CENTROOCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
COORDINACIÓN DE POSTGRADO


LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN LOS PROCESOS DE
CONTRATACIÓN DE OBRAS EN INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
MUNICIPAL DE INFRAESTRUCTURA Y CONSERVACIÓN DEL
AMBIENTE (EMICA), S.A


Autor: Oneida Escalona
Tutor: Abel Romero
Fecha: Septiembre de 2005


RESUMEN


El presente trabajo de investigación tiene como finalidad proponer lineamientos
de Control Interno para los Procesos de Contratación de Obras en Infraestructura de
la Empresa Municipal de Infraestructura y Conservación del Ambiente (EMICA),
S.A ubicada en Barquisimeto Estado Lara, el cual se presenta como alternativa para
solucionar la problemática existente en dicha empresa. El desarrollo del trabajo
estuvo enmarcado en un diseño no experimental y el tipo de estudio es de campo con
apoyo bibliográfico, así mismo la presente investigación es de nivel descriptivo en la
cual se tomó como población la cantidad de cincuenta (50) personas adscritos a la
Gerencia de Infraestructura, la muestra estuvo conformada por diez y seis (16)
personas que conforman el 32% de la población. La información se obtuvo a través
de la observación directa y la entrevista estructurada con treinta y cinco (35)
preguntas aplicadas. Los resultados de los instrumentos fueron analizados e
interpretados en una matriz de análisis cuyos resultados se incluyeron en cuadros que
muestran la frecuencia absoluta y relativa que permite su fácil interpretación. De los
resultados obtenidos se presenta una serie de conclusiones, recomendaciones y una
propuesta las cuales sustentan el propósito de esta investigación de proporcionar a la
gerencia lineamientos para la eficiente administración de los recursos destinados a la
inversión publica.









10




INTRODUCCIÓN

Ante los efectos de una economía globalizada y la estandarización del consumo
se hace necesario, para las empresas, buscar herramientas gerenciales que les
faciliten a la administración el logro eficiente de sus actividades que le permitan
lograr la excelencia en el desarrollo de sus funciones.
Cabe agregar, que en toda institución pública o privada se deben establecer
metodologías que logren integrar todos los aspectos de la misma, y a su vez que les
permita identificar cuales son las estrategias que deben seguir para alcanzar y cumplir
con la visión y la misión de la empresa, los mismos deben estar sustentados en planes,
objetivos, e indicadores que estén conectados en una relación causa y efecto.
En tal sentido, es preciso señalar que toda empresa requiere de un sistema de
control interno, un registro organizado de las operaciones que maneja la empresa, así
como también poder detectar fallas e irregularidades para actuar en el momento
oportuno, y tomar medidas correctivas según sea el caso, a fin de mantener un
adecuado control, que garantice el manejo optimo, logrando la eficiencia y eficacia en
los procesos administrativos, financieros y alcanzar los objetivos propuestos.
Es por ello que con la presente investigación sugiere lineamientos de control
interno en los procesos de contratación de obras en infraestructura de la empresa
Municipal de Infraestructura y Conservación del Ambiente, S.A (EMICA), ya que en
la misma estaán presentandaso situaciones como ausencia de inspección de obras
ejecutadas, algunos documentos necesarios al momento del pago que requieren la
necesidad de un control efectivo para continuar con el crecimiento y desarrollo de la
empresa.
El siguiente trabajo se desarrolló en base a seis (6) capítulos, , en el capitulo I se
detalla la problemática que presenta la empresa, se plantea el objetivo general y losa
específicos los cuales orientan el desarrollo de la investigación, igualmente se

11
puntualiza la justificación del teima escogido y se determina el alcance del trabajo y
su delimitación. En el capitulo II, se señalan los antecedentes y los fundamentos
teóricos que sustentan la investigación, para enviarla a la teoría que más se ajusta al
propósito de la misma. En el capitulo III se establece la metodología a ser empleada
para el logro de los objetivos de este estudio. En el capitulo IV se analizan e
interpretan los resultados obtenidos de la aplicación de instrumentos para la
recolección de datos y finalmente se indican en el capitulo V las conclusiones y
recomendaciones del trabajo de investigación realizado.



























12











CAPÍTULO I


EL PROBLEMA


Planteamiento del Problema


La adopción de políticas administrativas optimizan los procesos
administrativos y productivos, razón por la cual el control interno al representar las
normas que permiten dirigir una operación determinada pasa a ser la base
fundamental en el funcionamiento de las organizaciones para que logren desarrollar
objetivos reales que en conjunto de como resultado un servicio eficiente.
De lo anterior se desprende el hecho que el Estado Venezolano, visto como una
organización, debe ser capaz de diseñar, desarrollar e implementar mecanismos de
controles que permitan salvaguardar el patrimonio público. Es evidente entonces la
necesidad para toda organización, de diseñar lineamientos de control interno que
permita asegurar resultados esperados por la organización.
De igual manera, se debe acotar que la Auditoria Interna es fundamentalmente
un Control por ser una actividad de evaluación. Según el Art. 36 de la Ley Orgánica
de La Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal

13
establece “Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la
responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control
interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza estructura y fines del ente.” (p.12)
dentro de una organización cuya finalidad es examinar las operaciones contables,
financieras y administrativas, tal como lo amerita la Empresa Municipal de
Infraestructura y Conservación del Ambiente, Emica, S.A., cuya naturaleza implica la
necesidad perentoria de tener controles que impidan inicios y hechos irregulares en la
contratación de obras. Por lo tanto el objeto de la misma es el fortalecimiento técnico
y gerencial de las capacidades inherentes del Municipio para la implantación de
nuevas tecnologías y el desarrollo de las actividades relacionadas y conexas con la
coordinación, ejecución, dirección e inspección de las obras públicas municipales y
de los servicios públicos que le sean encomendadas.
Por lo tanto los objetivos del Control Interno en las Empresas es proveer a la
gerencia de una seguridad razonable y que las operaciones sean realizadas
adecuadamente para promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a
las políticas establecidas, así como a todas las normas y leyes a las cuales la
organización esté obligada en su cumplimiento.
Dentro de este mismo orden de ideas, los procesos que lleva a cabo la
administración requieren del apoyo de instrumentos administrativos y gerenciales
para cumplir con los deberes y responsabilidades tipificados en las leyes y
reglamentos que los regulan, tales como La Constitución de la República Bolivariana
de Venezuela, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del
Sistema Nacional del Control Fiscal, la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, entre otras.
Es oportuno mencionar que la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela (1999), establece es su artículo (287) que:

La Contraloría General de la República es un órgano de control,
vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos, bienes públicos y bienes
nacionales, así como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de
autonomía funcional, administrativa y organizativa y orienta su actuación

14
a las funciones de inspección de los organismos y entidades sujetas a su
control. (p.84).


Cabe destacar que cada organismo tiene por objeto asegurar el control interno
para el acatamiento de normas legales, salvaguardar los recursos, asegurar la
administración financiera y promover el funcionamiento del sistema administrativo.
En relación a las funciones del personal que intervienen en los procesos
administrativos, el establecer un sistema de control permite orientar al mismo en el
desempeño de sus labores asignadas en forma sistemática y direccional, además
conlleva a maximizar el rendimiento de los actores del proceso.
Debe señalarse que los procesos administrativos llevados a cabo por la gerencia
de Emica, requieren un adecuado sistema de control interno, el cual permita asegurar
el cumplimiento de los objetivos y metas planteadas. Al mismo tiempo debe permitir
aplicar correctivos necesarios en los procedimientos que conforman el proceso como
un todo.
Como consecuencia de lo anterior la Gerencia de infraestructura debe establecer
e implantar un sistema de control administrativo interno el cual asegure la optimación
de efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de los reportes
financieros y el cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes a las cuales este
sujeta la empresa.
En la actualidad Emica ejecuta un gran volumen de operaciones que genera
información necesaria para elaborar los respectivos estados financieros de la misma.
El control Interno dentro del Proceso de Contratación de Obras se presenta de la
siguiente manera,: No se hace un efectivo control previo, perceptivo y posterior, así
como una inspección a la obra ejecutada, algunas veces no se le exige los documentos
necesarios para el pago de valuaciones, anticipos entre otros, por Emica, SA.
En oportunidades se paraliza la obra por pagos atrasados sin que se
establezcan responsabilidades por ello, no existe en los expedientes actas de
terminación de la obra, no existe actas del ingeniero inspector, ausencia de
justificación de aumento y disminuciones de obras.

15
El control Interno, representa un proceso, cuya implantación y mantenimiento
es responsabilidad de la máxima autoridad y su ejecución corresponde a la totalidad
de los funcionarios y empleados de una entidad u organismo, para proporcionar una
seguridad razonable en el logro de los objetivos de economía, eficiencia y efectividad
de las actividades. Confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las
disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
De igual manera en las cuentas por pagar (Obras) a contratistas financiadas por
presupuesto ordinario, financiados por el FIEM, LAEE, FIDES, donde todas usan la
modalidad de contratos y obras por recibo, se observa en términos generales que los
controles internos, administrativos y contables presentan situaciones que deben ser
analizadas y organizadas, el control administrativo en las cartas de asignación, actas
de culminación, solvencias municipales, las obras de inspección por contratos, dichos
proceso deben poseer un control estricto, el cual no es efectivo.
A través de los lineamientos de control interno podrá la Empresa Municipal
de Infraestructura y Conservación, Emica, S.A., hacer la contratación de obras de tal
forma que pueda establecer los respectivos controles y correctivos necesarios para el
logro de una mayor eficiencia y eficacia en la utilización óptima de los recursos
humanos y financieros, así como evaluar la calidad de información que este sistema
proporciona para la toma de decisiones por parte de la gerencia de Emica, S.A., del
Municipio Iribarren. Resulta oportuno señalar, que la Empresa debe reglamentar todo
lo relativo a las obras, tanto las financiadas por el presupuesto ordinario, FIDES,
LAEE, FIEM, en sus distintas modalidades de contratos y obras por recibos, dotar a
la unidad de auditoria interna de personal preparado para ejecutar un control interno
acorde con lo establecido en la Contraloría General de la República. El personal debe
ser capacitado para corregir los controles administrativos y contables.
Dentro del análisis realizado se plantea la siguiente pregunta: ¿Quée hacer?, y
por lo tanto responder: ¿De que manera es utilizado el Control Interno en los procesos
para la contratación de obras en Infraestructura? ¿Que normas y principios rigen la
contratación de Obras en el proceso administrativo de Control Interno? .

16
De esta manera , y a través de los lineamientos de control interno que se
sugieren, mejorarána los respectivos controles y correctivos necesarios para el logro
de una mayor eficiencia y eficacia en la utilización óptima de los recursos humanos y
podrá la Empresa Emica, S.A., hacer la contratación de obras de tal forma que pueda
como evaluar la calidad de información que este sistema proporciona para la toma de
decisiones por parte de la gerencia de Emica, S.A., del Municipio Iribarren.





Objetivos de la Investigación

General

Lineamientos de Control Interno para los Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructura de la Empresa Municipal de Infraestructura y Conservación del
Ambiente, S.A (EMICA).

Específicos

1. Conocer la situación actual del sistema de Control Interno en los Procesos
de Contratación de Obras en Infraestructura para el conocimiento efectivo de las
operaciones internas de la empresa.
2. Estudiar el Ciclo del Proceso de Contratación de Obras para la
identificación de las fortalezas y debilidades.
3. Elaborar los lineamientos para los procesos de contratación de obras en
infraestructura de la Empresa Municipal de Infraestructura y Conservación del
Ambiente, S:A (EMICA).


17

J ustificación

Las organizaciones deben contar con un adecuado sistema de control interno,
donde la razonabilidad que promueva la eficacia en la calidad de la gestión
contribuya a evaluar oportunamente cualquier irregularidad o debilidad, en las
organizaciones mostrando el mecanismo para implementar las medidas necesarias. A
tal efecto, el Control Interno constituye una herramienta importante para la gerencia
pública la cual permite optimizar el manejo de los recursos y políticas fijadas por el
organismo, para así lograr una gestión sin tropiezos, ni pérdidas de tiempo y dinero,
alcanzando en forma efectiva los objetivos organizacionales, además de brindar
información rápida, eficaz y útil mediante datos confiables que ayuden eficientemente
en el proceso de toma de decisiones.
Además, las organizaciones regulan operaciones administrativas, las cuales
permiten ejecutar el cumplimiento de las normativas internas y externas a las que se
encuentre sujeta la misma. El control interno en todas sus modalidades es
fundamental para salvaguardar el patrimonio de las organizaciones y la utilización de
los recursos. Es por ello que Emica, S. A., requiere del diseño de un control interno,
que le permita ceñirse a las leyes y normas que regulan la relación del proceso
administrativo y el procedimiento de planificación.
Además, el control interno comprende el plan de organización y los métodos,
procedimiento y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar,
registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza Emica
tendentes a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros
financieros. Todo ello enmarcado dentro del ambiente de control interno
administrativo que gobierna y regula las operaciones de la organización (Contraloría
General de la República, 1998).
Se busca promover la iniciativa del estudio del Control Interno, en el más
amplio sentido con la finalidad de concienciar a todos quienes de una u otra manera

18
dependen del mismo para el logro de los objetivos planteados, según la diversidad de
metas definidas, por quienes planifican los posibles resultados.
Por ootro lado es importante señalar que las operaciones administrativas
permiten ejecutar el objeto social que motive el cumplimiento de las normativas
internas y externas.
En las organizaciones modernas, el control interno permitirá el logro efectivo y
eficaz, así como la compatibilidad de la información financiera, dentro de las mismas
para que los controles internos sean eficaces deben adaptarse a las condiciones
cambiantes del medio, es por ello que la dirección debe adoptar medidas que
aseguren que los sistemas de información y controles de la organización sean tan
dinámicos como la empresa en si.
Un sistema de Control Interno permite dirigir el logro de los objetivos, si los
recursos están siendo utilizados y la información en los estados financieros permita la
toma de decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la
Empresa.
A través de los lineamientos de control interno podrá la Empresa
Municipal de Infraestructura y Conservación, Emica, S.A., hacer la contratación de
obras de tal forma que pueda establecer los respectivos controles y correctivos
necesarios para el logro de una mayor eficiencia y eficacia en la utilización óptima de
los recursos humanos y financieros, así como evaluar la calidad de información que
este sistema proporciona para la toma de decisiones por parte de la gerencia de
Emica, S.A., del Municipio Iribarren. Resulta oportuno señalar, que la Empresa debe
reglamentar todo lo relativo a las obras, tanto las financiadas por el presupuesto
ordinario, FIDES, LAEE, FIEM, en sus distintas modalidades de contratos y obras
por recibos, dotar a la unidad de auditoria interna de personal preparado para ejecutar
un control interno acorde con lo establecido en la Contraloría General de la
República. El personal debe ser capacitado para corregir los controles
administrativos y contables.



19
Alcances

El presente trabajo se aplicó en la Gerencia de infraestructura de la Empresa
Municipal de Infraestructura y Conservación del Ambiente S.A (EMICA), ubicada en
el Municipio Iribarren del Estado Lara, el mismo comprende una línea de
investigación a nivel del cuadro gerencial y operativo de la referida Gerencia.
Como periodo de evaluación se consideró el comprendido en el segundo
semestre del 2004, para ello se aplico un instrumento de recolección de datos y se
ejecutaron los análisis respectivos con la intención de proponer lineamientos que
sirvan de base para los procesos de contratación de obras en la Gerencia de
Infraestructura en la Empresa Municipal de Infraestructura y Conservación del
Ambiente, S.A (EMICA).
















20
















CAPÍTULO II


MARCO REFERENCIAL


Antecedentes de la Investigación



21
Efectuada una revisión bibliográfica sobre el tema de estudio, se encontraron
algunos trabajos que aportaron información valiosa y sirvieron para definir y
delimitar la investigación que se presenta.
Así mismo, Rivero García (2001) realizó un trabajo denominado “Diseño de
normas de control interno para el cumplimiento de la obligación tributaria y deberes
formales en el Impuesto sobre la Renta, Activos Empresariales e impuesto al Valor
Agregado en la Empresa Lumica, C.A” el cual se llegó a la siguiente conclusión que
la Empresa no cuenta con una herramienta técnica en el área de Control Interno
Tributario que le permita el cálculo, presentación y pago formal de los tributos en
concordancia con las leyes, reglamentos, normas, resoluciones, y providencias que
rigen el ámbito tributario, ya que adolecen de una planificación fiscal adecuada que le
permita el cumplimiento de los deberes formales en el lapso estipulado por la ley y no
se generan reportes mensuales, exenciones, crédito y debito fiscal, ni reportes
mensuales.
De igual manera, Soto Rivas (2003) realizó una propuesta de un sistema de
Control Interno de las Cuentas por Cobrar para la Empresa Purificadores Millenium
C.A, cuya conclusión fue la siguiente; los procedimientos que emplea la Empresa
Purificadores Millenium, C.A para la optimización de la cobranza no proporciona
seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos trazados por la
organización en el área de cuentas por cobrar, dado que no se realiza un registro
oportuno de las transacciones, lo que conlleva a una subestimación en las cifras de
cuentas por cobrar, algunos de los elementos necesarios para el establecimiento de
control interno en el área de cobranzas debe actualizarse tal como el procesamiento
de la información, comunicación y monitoreo. Se sugiere que la Empresa adopte las
normas de Control interno para el cumplimiento de los deberes formales en el área
tributaria de forma que con está herramienta técnica pueda cumplir a cabalidad con
los deberes formales establecidos.
Sobre este particular, Agüero (2004), realizó un trabajo para contribuir a la
optimización del control de los activos fijos de la empresa Energía Eléctrica a través
de la determinación de la situación actual. El cual tuvo como objetivo principal

22
analizar el control interno de los activos fijos de ENELBAR, C.A bajo la normativa
de la Ley Orgánica de servicio eléctrico puesta en vigencia el 31 de diciembre 2001.
En el cual concluyó a través de los diferentes análisis, en cuanto a las actividades de
control interno y para la toma de decisiones de los activos fijos que la empresa no los
considera importante, motivado a que no es su principal fuente de operatividad. Dicha
conclusión lo llevó a dar las siguientes recomendación: Se sugiere que la empresa
establezca políticas de control interno para la utilización, manejo, distribución y
registro de los activos fijos, debido a que dentro de este rubro se encuentran las líneas
de transmisión y distribución de energía eléctrica los cuales intervienen en la
actividad de interconexión, transformación y transporte de electricidad para el
consumo de los usuarios.
Por ultimo, es conveniente señalar que a través de los trabajos realizado por los
autores antes mencionados se puede confirmar la importancia que tiene este tipo de
investigación, para el desarrollo y aplicación de sistemas de controles, dado que
dichas investigaciones aportaron información relevante para el desarrollo del presente
trabajo.
Cabe resaltar, que dichos trabajos aportaron importantes aspectos al desarrollo
de esta investigación. Por lo tanto dejan constancia de que el control interno es
fundamental para el adecuado funcionamiento de cualquier organización,
especialmente el trabajo realizado por Agüero, el cual consistió en un Análisis de los
procedimientos del control interno de los activos fijos de la empresa ENELBAR,
C.A., de donde se obtuvieron conclusiones favorables que fundamentan el desarrollo
de esta investigación.

Marco Conceptual

Es fundamental aclarar ciertas categorías en el ámbito teórico en la cual se
fundamento la presente investigación, a continuación se presenta aspectos
conceptuales que servirán en la comprensión y análisis de la investigación que se
realizó.

23

Control

Según Cepeda (1997), el control quiere decir comprobación, lo cual es hecho
con el propósito de preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su
desarrollo para que así se cumpla el objetivo de contribuir con los resultados
esperados.

Tipos de Control

Control Administrativo: Según Nenwith (1990), incluyó el plan de
organización, los procedimientos y registros relacionados con los procesos de
decisión que llevan a la autorización de las tracciones por parte de la dirección. La
autorización esta asociada con el logro de los objetivos de la organización y es el
punto de partida para el establecimiento de control contable.
Control Contable: Según Meigs (1994), el control contable comprende el plan
de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar
los activos y la fiabilidad de los registros financieros, los cuales deben diseñarse de
manera que brinden la seguridad razonable de que:
- Las transacciones se registran según se requiere, para permitir la
separación de los estados financieros de conformidad con los principios de la
contabilidad generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a dichos
estados y para mantener el registro contable de los activos.
- El acceso a los activos se permite con la autorización de la gerencia.
En base a lo anteriormente expuesto fortalece la existencia y aplicación de
controles, mediante sistemas, procedimientos, métodos, prácticas y políticas de
carácter administrativo y contable que permita realizar correctamente todas las
operaciones propias de control y las disciplinarias.
Según lo señalado por Cepeda (1997), las operaciones se realizan de acuerdo a
las autoridades de la administración y deben registrarse debidamente para:

24
1. Facilitar la preparación de estados financieros de acuerdo a los principios
de contabilidad generalmente aceptados.
2. Lograr salvaguardar los activos.
3. Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de
decisión.
4. El acceso a los activos solo se permite de acuerdo en autorización de la
administración.
El control interno consiste en un conjunto de elementos, normas y
procedimientos, prescritos por la gerencia de cualquier organización y ejecutado por
todos los niveles de la misma, con la finalidad de obtener información confiable y
oportuna, logran la protección de los activos dentro de la organización y que se
cumplan la políticas establecidas, así como disminuir los riesgos de errores e
irregularidades y aseguran que se cumplan los objetivos pautados.

Principios de Control Contable

- Justificar por escrito de los hechos sujetos a registro.
- Registro cronológico de los hechos.
- División del trabajo y mutuo control.
- Especialización y control del personal.
- Contabilización rápida y metódica de todas las operaciones.
La aplicación y cumplimiento de estos principios le proporciona un marco
razonable y objetivo al registro de las operaciones.

Control interno

El control interno consiste en un conjunto de elementos, normas y
procedimientos, prescritos por la gerencia de cualquier organización y ejecutado por
todos los niveles de la misma, con la finalidad de obtener información confiable y
oportuna, logran la protección de los activos dentro de la organización y que se

25
cumplan la políticas establecidas, así como disminuir los riesgos de errores e
irregularidades y asegurar que se cumplan los objetivos pautados.
Según la Publicación Técnica No. 2 (1996), cita que el control interno:

Comprende el plan de organización todos los métodos coordinados y las
medidas adoptadas en el negocio para salvaguardar sus activos, verificar
la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
de las operaciones y estimular la adhesión a las políticas ordenadas por la
gerencia (p. 310).

Cepeda (1997), define el control interno como:

. . . conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una
organización, con el fin de asegurar que los activos estén debidamente
protegidos, con los registros contables son fidedignos y que la actividad
de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo a las políticas trazadas
por la gerencia, en atención a los objetivos y metas previstas (p.51).

Objetivos de Control Interno

Entre los objetivos que persigue el control interno se podría citar: los
establecidos en el boletín E- 02 del Intitulo Mexicano de Contadores Públicos (1997),
donde se encuentran resumidos de la siguiente manera:
- Protección de los activos de la empresa.
- La obtención de información financiera.
- La promoción de eficiencia y eficacia en la operación del negocio.
- La ejecución de las operaciones se adhieren a las políticas establecidas por la
administración de la empresa.

Principios de Control Interno

Según Cepeda (1997), el ejercicio del control interno implica la
implementación de los siguientes principios:

26
Igualdad: Consiste en que el sistema de control interno debe velar por las
actividades de la organización estén orientados efectivamente hacia el porcentaje
general.
Moralidad: Se refiere a que todas las operaciones deben realizarse no solo
acatando las normas aplicables a la organización, sino también a los principios éticos
y morales que rigen la sociedad.
Eficiencia: Vela por la igualdad de condición en cuanto a calidad y oportunidad
para la previsión de bienes y/o servicios a un mínimo costo, con la máxima eficiencia
y el mejor uso de los recursos disponibles.
Celeridad: Consiste en que el principal aspecto sujeto a contar debe ser la
capacidad de repuesta oportuna.
Imparcialidad de costo ambiental: Consiste en obtener la mayor
transparencia en las actuaciones de la organización.
Valoración del costo ambiental: Consiste en la reducción al mínimo del
impacto ambiental negativa, debe ser factor importante en la toma de dediciones y en
la conducción de sus actividades rutinarias.
Puede considerarse como punto de partida en la implementación del SCI, la
aplicación de estos principios ya que afecta significativamente el manejo eficiente de
las operaciones.

Restricciones del Control I nterno

Sobre el tema, COSO (1999), manifiesta que el control interno no es una
panacea, pues no importa lo bien diseñado u operado, este solo podrá proporcionar
seguridad razonable, y no absoluta a la administración, en cuanto a la consecución de
los objetivos, salvo en casos de presentar eventos o condiciones que este fuera de
control administrativos y este proporcionando seguridad necesaria.

Limitaciones del Control I nterno

J uicios: Fallas humanas en toma de dediciones.

27
Resquebrajamiento: Interpretación incorrecta de las instrucciones que puedan
generar juicios equivocados.
Desbordamiento de la administración: Violación de políticas y procedimientos
preestablecidos con propósitos legítimos, es decir, que el personal acreciente la
condición financiera de la entidad.
Colusión: Fallas de control de perpetrar o encubrir una acción de detección e
irregularidad de manera de no ser identificados por el sistema de control.
Costo v/s beneficios: Limitaciones de recursos disponibles para ejercer el
control y los beneficios que presente.

Control Previo

Procedimiento mediante el cual el ente contratante somete a estudio y
aprobación de auditoria interna, los proyectos de contratos a suscribir y las órdenes de
pago a cancelar, antes de proceder a la celebración del contrato o la cancelación del
pago
El control previo a los contratos se orienta a verificar:
- La correcta imputación del gasto
- Que exista disponibilidad presupuestaria
- Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para responder por
las obligaciones que ha de asumir el contratista
- La justeza y razonabilidad de los precios unitarios


Control Previo al Pago

El control previo a las órdenes de pago derivadas de la contratación (anticipos)
o de ejecución de obras (valuaciones) se orienta a verificar:
- Que hayan sido emitidas con sujeción a las disposiciones legales y
reglamentarias.

28
- Que estén debidamente imputadas al presupuesto o créditos adicionales
legalmente acordados
- Que exista disponibilidad presupuestaria
- Que hayan sido emitidas para pagar gastos efectuados y comprobados, salvo
que corresponda a pagos de anticipos a contratistas.

Control Previo a las Valuaciones

El ingeniero inspector debe certificar que las cantidades de la obra relacionadas
en las valuaciones para su cancelación.

Control Perceptivo

Esta orientado a verificar la procedencia, legalidad, exactitud, sinceridad y
corrección de los proyectos de contrato, contrataciones de obra y compromisos de
pago de obra ejecutada, para examinar el cumplimiento de las normas, requisitos,
procedimientos y condiciones de contratación, administración y/o de ejecución de
obras.
Contratista: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra, suministra
bienes o presta un servicio no profesional ni laboral para alguno de los entes regidos
por la ley de licitaciones.
Contrato: Es el instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra,
prestación de un servicio o suministro de bienes, incluidas las ordenes de compra y
ordenes de servicio.
Licitación general: Es el procedimiento competitivo de selección de
contratista, en el que pueden participar personas naturales y jurídicas nacionales y
extranjeras, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos el ley de
licitaciones su reglamento y las condiciones particulares a cada proceso de licitación.
Licitación selectiva: Es el procedimiento competitivo excepcional de selección
de contratista en el que los participante son invitados a presentar ofertas por el ente
contratante, con base en su capacidad técnica, financiera y legal.

29
Adjudicación directa: Es el procedimiento excepcional de selección de
contratista, en el que éste es seleccionado por el ente contratante de conformidad con
la ley de licitaciones y su reglamento.
Ingeniero inspector: Es el representante del ente contratante en la obra, en
ejercicio legal, que se designe al efecto.
Obras públicas: Construcción o trabajo que requiere dirección técnica en la
utilización de mano de obra, materiales y equipos e incluye todos los elementos o
algunos de ellos, que efectúen en forma directa o indirecta una entidad de municipio,
con la finalidad de servir al público.
De acuerdo al informe del Comité Sponsaring Organization of the Treadway
Comision (COSO), habla en torno a que existe (5) elementos de control interno como
son:

Ambiente de Control

Establecer el tono de una organización, para influenciar la conciencia de
control de su gente, las entidades efectivamente controladas esfuerzan por
tener gente competente. Tiene influencia profunda en la manera como se
estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se
valoran los riesgos, es fundamental para el resto de los componentes
proporcionando disciplina y estructura. (p. 25)

Resulta importante estudiar cada uno de los factores que están presentes en el
ambiente de control, de acuerdo al informe COSO, estos son:
Factores de control interno:

- Integridad y valores éticos: La integridad es un prerrequisito para el
comportamiento ético en todos los aspectos de las actividades de una empresa y los
valores de la alta gerencia deben equilibrar lo que concierne a la empresa, a sus
empleados, proveedores, clientes, competidores y público. La conducta ética y la
integridad administrativa son productos de la cultura corporativa. (p.26) .
- Compromiso para la Competencia: Se refiere al conocimiento y a las
habilidades que deben poseer los trabajadores para realizar las tareas, orientados a la

30
consecución de los objetivos, estrategias y planes de la entidad. Con este factor del
ambiente de control se menciona la necesidad de establecer niveles de competencia
para sus empleados, su grado de inteligencia, entrenamiento y experiencia (p. 29).
- Consejo de Directores y/o Comité de Auditoria: Ellos afectan notablemente
el ambiente de control, tales factores influyen la independencia frente a los
administradores. Este cuerpo debe estar integrado por directores internos y externos
para establecer el balance requerido, es decir, debe poseer un grado apropiado de
experiencia administrativa, técnica y otras, con las que se logre desempeñar
correctamente el gobierno, la orientación y gerencia necesaria. (p.30).
- Filosofía y estilo de operación de la administración: Se refiere a la manera
como la empresa es manejada, incluyendo el conjunto de riesgos normales, estilo de
operación, selección de principios contables, conciencia y conservadurismo de los
estimados contables y procesamiento de información (p. 31).
- Estructura organizacional: Se refiere a la estructura conceptual mediante la
cual se plantean, ejecutan, controlan, y monitorean sus actividades para la
consecución de los objetivos globales. Los aspectos significativos para el
establecimiento de una estructura organizacional, incluyen la definición de las áreas
claves de autoridad y responsabilidad y establecimiento de las líneas apropiadas de
información (p. 31).
- Asignación de autoridad y Responsabilidad: Factor que implica la asignación
de cada una de las responsabilidades u autoridad a los individuos que forman parte de
la entidad (p.32).
- Política y Practica sobre recursos humanos: Suele ser el recurso de mas
significación en una entidad porque de la actuación de el dependerá el uso y
desarrollo de todos los demás recursos con los que cuenta una organización. Por tal
motivo resulta de vital importancia la aplicación sobre los individuos de practicas
tales como: captación, orientación, entrenamiento, evaluación, promoción y
compensación, vinculado a la entidad personal de alto nivel educativo, experiencia,
logros pasados, y sobre todo que muestre un excelente comportamiento ético.

31
El proceso de educación debe ser continuo, por lo tanto en las empresas se
deben establecer políticas en las que el personal va continuamente capacitado y
actualizado, a través de cursos, charlas, seminarios entre otros; es importante que el
personal este preparado para enfrentar nuevos cambios y retos sin vacilaciones o
posibles errores que puedan llevar a la desintegración de la organización. Otras
políticas que deben implementarse en la rotación del personal y las promociones
orientadas al desempeño periódico, evaluado; los programas de compensación
competitivos que sirven para motivar y reforzar los resultados de desempeño y las
acciones disciplinarias, contribuyen a concienciar a los empleados sobre las
consecuencias de las violaciones de normas de la organización (p. 33).

Valoración de Riesgos

Todas las organizaciones por grandes o pequeñas que sean, deben enfrentar
riesgos desde el momento en que se crea una organización hasta el desempeño del día
a día. Sin embargo, aun cuando no existe una formula que garantice la eliminación
total de los riesgos, si exciten maneras de minimizarlos y de tratarlos para preparar a
la empresa y enfrentarlos de la forma mas ventajosa.
Considerando lo anterior, la forma mas adecuada de determinar los riesgos de
una organización por medio de la definición de los objetivos de la empresa,
enfocándose a lo que realmente quiere lograr y los riesgos que implica alcanzar
dichas metas.
Para ello, deberá establecer primero su organización y estructura, si bien es
cierto, que la diferencia de los objetivos no es un componente de control interno, esta
claro que es por medio de estos que se conocen los puntos a los cuales deberá ir
enfocando el control. Estos deben estar representados por los cuales y la misión de los
mismos, se debe establecer objetivos estratégicos y específicos de acuerdo a la
actividad y la dimensión de la empresa.
Los objetivos estratégicos se refieren alas prioridades y responsabilidades más
importantes de la entidad, es decir, abarca tanto las fortalezas y debilidades, como las
ventajas y desventajas de la organización en forma general o global.

32
En cuanto a los objetivos específicos el informe COSO (ob. cit), lo define de la
siguiente manera:

De la estrategia amplia de la entidad fluyen objetivos más específicos. A
nivel de la entidad están enlazadas e integradas con los objetivos más
específicos establecidos para actividades varias, tales como las ventas,
producción e ingeniería, asegurando que ellos sean consistentes. Tales
sub.-objetivos u objetivos de nivel de actividad incluyen el
establecimiento de metas y deben relacionarse con los objetivos de líneas
de producto, mercado, financiación y utilidades. (p. 40)

Objetivos

Además de esta distinción del informe COSO divide a los objetivos en tres (03)
categorías principales, los cuales son a saber:
- Objetivos de operaciones: Se relacionan con la consecución de la misión
básica de una entidad, razón fundamental de su existencia. Incluyen sub-objetivos
relacionados con las operaciones, dirigidos a engrandecer la efectividad y eficiencia,
orientando a la empresa hacia sus metas internas (p. 41). Para el informe COSO los
objetivos de operaciones, son aquellos que se determinan dependiendo de las
inclinaciones, decisiones, políticas de la organización.
- Objetivos de información financiera: Son aquellos que se determinan para
asegurar los estados financieros de la empresa.

Factores externos:
- Los desarrollados tecnológicos pueden afectar la naturaleza y oportunidad
de investigación y desarrollo hacia la procura de cambios.
- Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes pueden afectar
al desarrollo del producto, el proceso de producción, al servicio del cliente, los
precios o las garantías.
- La competencia puede alterar las actividades de mercado o servicio.
- La legislación y regulación reciente puede forzar cambios en las políticas
y en las estrategias de operación.

33
- Las catástrofes naturales pueden orientar los cambios en las operaciones
o en los sistemas de información y hacer urgente la necesidad de planes de
contingencia.

Factores internos:
- Una ruptura en el procesamiento de los sistemas de información puede
Afectar adversamente las operaciones de la entidad.
- La calidad del personal vinculado y los métodos de entrenamiento y
motivación puede influir el nivel de conciencia del control de la entidad.
- Un cambio en las responsabilidades de la administración puede afectar la
manera como se efectúan ciertos controles.
- La naturaleza de las actividades de la entidad y al acceso de los
empleados a los activos, pueden contribuir a una equivocada apropiación de los
recursos.
- Un comité de auditoria que no actúa o que no es efectivo puede
proporcionar oportunidades para indiscreciones.
- La evaluación de riesgos en el proceso mediante el cual se identifica,
analiza y valoran los medios de control diseñado para minimizar las posibilidades de
errores o irregularidad en las entidades.

Manejo de Cambio

Este elemento es de vital importancia debido a que esta enfocado a la
identificación de los cambios que influyen en la efectividad de los controles internos,
identifica las condiciones ambientales, económicas, industriales y está ligado con el
proceso de análisis de riesgos y debe ser capaz de proporcionar información para
identificar y responder a las condiciones cambiantes. Dentro de los cambios tenemos
nuevos personal, sistema de información nueva o modificada, crecimiento rápido,
nuevas tecnología, reorganizaciones, cambios en las leyes y reglamentaciones y otros
aspectos de igual trascendencia.


34
Actividad de Control

Se debe formular políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de
las instrucciones emanadas de la gerencia. Se dan a todo lo largo y ancho de la
organización, en todos los niveles y en todas las funciones, incluyen un rango diverso
de actividades: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisión
de desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de actividades.

Tipos de actividades de control:
- Revisión de alto nivel: Son los que se realizan sobre el desempeño actual
frente a los presupuestos pronósticos, periodos anteriores y competidores para
efectuar los correctivos correspondientes.
- Funciones directa o actividades administrativas: Son las relacionadas con las
revisiones de desempeño, tales como autorización, verificaciones y aprobación.
- Procesamiento de datos: Se refiere a la forma como la información es
procesada, autorizada, y cotejada contra los documentos fuertes y verificadas contra
las cuentas correspondientes.
- Controles físicos: Se refiere a la forma como son contados y comparados con
las cantidades presentadas en los registros de control, los equipos e inventarios,
valores y otros activos, para asegurar su existencia física.
- Indicadores de desempeño: Son los que se realizan para comparar los datos
operacionales o financieros, con el fin de investigar y corregir, las acciones, sirve
como actividades de control.
- Segregación de responsabilidades: Se relaciona con la forma en que se
dividen o segregan las responsabilidades entre los diferentes empleados para reducir
riesgos de errores o acciones inapropiadas. Las actividades de control usualmente
implicar elementos, el establecimiento de una política que pueda cumplirse y
sirviendo como base para el segundo elemento de un procedimiento para llevar a
cabo esa política. Pudiendo ser comunicada oralmente o escrita.
- Información y comunicación: Se refiere a como la organización identificada.
Captura y comunica la información pertinente financiera y no financiera relacionadas

35
con actividades eventos tantos internos como externos. Esta información es
procesada, capturada y reportada a través, de los denominados sistemas de
información; la interrelación de estos sistemas ayuda al personal de la actividad en el
cumplimiento de sus objetivos. Este sistema debe ir cambiando de acuerdo con el
desarrollo de la organización, y brindan a la gerencia información para la toma de
decisiones.

Monitoreo

Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento de control interno en el
tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las
circunstancia así lo requieran. El monitoreo se lleva a cabo mediante acción ongoing,
evaluaciones separadas o una combinación.

El monitoreo ongoing:
Es el que se realiza en el curso de las operaciones, incluye las actividades
regulares de la administración y supervisión, así como otras actividades personales
tomadas en el desempeño de sus obligaciones, este monitoreo asegura que el control
interno continua operando efectivamente, este proceso implica la valoración por parte
del personal apropiado, del diseño y de las operaciones de los controles en una
adecuada base del tiempo y realizando las acciones necesarias.




Cuadro 1
Tipos de Control
DETECTIVO PREVENTIVO CORRECTIVO
Propósito Características Propósito Características Propósito Características

Diseñado
para detectar
hechos
indeseables.
* Detienen el
proceso.
* Actúan cuando
se evaden los
preventivos
* Diseñado
para preve-
nir resulta-
dos inde-
seables.
* Están incor-
porados en los
procesos de
forma.
* Diseñado
para corre-
gir efectos
de un hecho
indeseable.
* Es el comple-
mento del
detectivo al
originar una
acción luego de

36
indeseables.




Detectan la
manifesta-
ción
ocurrencia de
un hecho.
preventivos
* No evitan las
causas las
personas in-
volucradas
* Concientes y
obvios mide
efectividad de
controles.
* Más costosos
pueden impla-
car correc-
ciones
seables.
* Reducen la
posibilidad
de que se
detecten
* Pasivo cons-
truidos dentro
del sistema
inconsciente.
* Guías que
evitan que
exista las
causas.
* Impedimento a
que algo suceda
mal.
* Más barato
evita costos de
corrección.
indeseable.
* Corrigen las
causas del
riesgo que
se detecten.
acción luego de
la alarma.
* Corrigen la
evasión o falta
de los preven-
tivos.
* Ayuda a la
investigación y
corrección de
causas.
* Permite que la
alarma se Esch-
che y se reme-
die el problema
Fuente: Cuadro elaborado con datos de Control interno y fraude. Rodrigo Estupiñán Gaitan (p.29)
Caracas- Venezuela. (Marzo 2002).

Condiciones Necesarias para el Control Interno

Existen tres condiciones fundamentales que deben estar vigentes para
posibilitar el control interno (o el control externo).
1. La sistematización del proceso de control.
2. Personal competente para operar el sistema
3. Documentación de las operaciones y su trámite
Un plan sistematizado es esencial para ejecutar el control de cualquier
operación o actividad. La más amplia y explícita definición de una operación o
actividad facilita el llevado a cabo y controlarla. Cuando exista un sistema de control
interno debidamente planeado, toda persona responsable de un segmento del trámite
de una operación debe conocer exactamente que hacer (y no hacer) bajo toda
condición normal contable, inclusive que acciones requieren las operaciones o
transacciones no autorizadas, incompletas o equivocadas. Sin un sistema de control
interno es difícil y hasta imposible realizar el control. Consume más tiempo, demora
y obstaculiza el trámite, cuesta más y el riesgo de operaciones o pasos fuera de
control aumenta en gran medida. Así mismo, el propio sistema es quizás el control
fundamental y mientras más efectivo sea, los demás controles aplicados serán más
efectivos.
No importa, sin embargo, el grado de excelencia teórica del sistema y los
mecanismos de control interno, si no se cuenta con personal competente y capaz para

37
llevarlos a la práctica de manera consciente y consistente. Cada servidor tiene que
poseer un nivel de competencia adecuado para cada tarea emprendida y la suficiente
integridad para sentir una responsabilidad personal y lograrla.
Idealmente el personal debe seleccionarse de acuerdo a las tareas a ser
efectuadas, pero en la actualidad del sector público frecuentemente es necesario
modificar y adaptar el sistema, la supervisión y las tareas mismas al nivel de
competencia posible. La competencia del personal es un paso primordial en el
funcionamiento del sistema de control interno.
Finalmente, la información tiene que ser registrada y documentada por varios
motivos importantes como por ejemplo: comunicación, análisis, resumen y control.
Datos registrados, especialmente aquellos cuantificados en dinero u otras unidades de
medida, frecuentemente sirve para los propósitos en forma simultánea. Pero ciertas
formas de documentación únicamente sirve para propósitos de control (ejemplo:
autorización y aprobación) y otras que además del anterior, sirve a otros propósitos
(ejemplo: ayudar a controlarlos facilita su identificación y ubicación).
Una adecuada documentación es inherente e implícita en la sistematización, así
como un prerrequisito, al control interno sólido. Sin la adecuada documentación que
incluye descripción, autorización y trámites de cada operación o transacción, el
Control Interno se basa en el concepto de carga y descarga de control será imposible.

Objetivo Básicos del Control Interno

De todo lo anterior se desprenden cuatro objetivos básicos del control interno.
Estos se comentaran no llevando el orden de la definición, sino en enfoque
secuencial:
1. Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a
las políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad.
2. Promover eficiencia en las operaciones.
3. Asegurar la razonabilidad, confiabilidad, oportunidad y integridad de la
información financiera, administrativa y operacional que se genera en la entidad.

38
4. Protección de los activos de la entidad.

Requisitos Básicos de un Sistema de Control

Para que un sistema de control sea efectivo es necesario que cumpla con ciertos
requisitos, entre los cuales se mencionan los siguientes:
Exactitud: Un sistema de control que genera información inexacta puede dar
como resultado que la gerencia no tome la acción cuando debe o responda a un
problema que en realidad no existe. Un sistema de control exacto es confiable y
produce datos validos.
Oportunidad: Los controles deben llamar la atención de los gerentes a tiempo
sobre las variaciones para impedir efectos serios en el desempeño de una unidad. La
mejor información tiene poco valor si está fuera de tiempo. Por tanto, un sistema de
control efectivo debe proporcionar información oportuna.
Economía: Un sistema de control debe ser de operación económica. Cualquier
sistema de control debe justificar los beneficios que proporciona con relación a los
costos en los que incurre. Para reducir costos, la gerencia debe tratar de imponer el
menor número de controles que sean necesarios para proporcionar los resultados
deseables.
Flexibilidad: Los controles efectivos deben tener flexibilidad suficiente para
ajustarse al cambio adverso o aprovechar nuevas oportunidades. Pocas
organizaciones enfrentan entornos que sean tan estables que no necesitan la
flexibilidad. Hasta estructuras altamente mecánicas requieren de controles que
puedan ajustarse conforme los tiempos y las condiciones varíen.
Comprensión: Los controles que no pueden ser entendidos por los usuarios no
tienen valor alguno. En ocasiones es necesario, por tanto, sustituir controles simples
por dispositivos complejos. Un sistema de control que sea difícil de comprender
puede provocar errores innecesarios, frustrar a los empleados y eventualmente, ser
ignorado.

39
Criterios Razonables: Las normas de control deben ser razonables y
alcanzables. Si son demasiado elevadas o irrazonables, ya no motivan. Ya que la
mayoría de los empleados no quiere ser etiquetado como incompetente por superiores
que hacen demasiadas preguntas, los empleados pueden recurrir a tácticas ilegales o
faltas de ética simplemente por cumplir las normas. Los controles deben imponer las
normas que sean un reto y que “obliguen” a las personas a llegar a niveles de
desempeño más altos, pero sin que desmotiven o fomenten engaños.
Planificación Estratégica: La gerencia no puede controlarlo todo e una
organización. Aún si pudiera, los beneficios no justificarían su costo. Como resultado
de ello, los gerentes deben colocar controles en aquellos factores que sean
estratégicos para el desempeño de la organización. Los controles deben abarcar
actividades fundamentales, operaciones y acontecimientos dentro de la organización.
Deben centrarse en sitios en donde las desviaciones de las normas tal vez ocurran con
mayor frecuencia, o donde una variación haría el mayor daño.
Énfasis en la excepción: Ya que los gerentes no pueden controlar todas las
actividades, deben colocar sus dispositivos de control estratégico donde esos
dispositivos puedan hacer resaltar sólo las excepciones. Este tipo de “sistema de
excepción” asegura que el gerente no se vea abrumado por información sobre
desviaciones de las normas
Criterios múltiples: Los gerentes y empleados por igual, buscarán “dar una
buena impresión” en los criterios que están controlados. Si la gerencia controla
mediante el uso de una sola unidad de medida como las utilidades por unidad, los
esfuerzos de trabajo harán énfasis sólo en dar una buena impresión en esta norma. Las
medidas de desempeño múltiples decrementan este enfoque tan estrecho.
Los criterios múltiples tienen un efecto positivo doble. Ya que son más difíciles
de manejar que una medida única, pueden desalentar los esfuerzos de simplemente
“dar una buena impresión”. También, ya que el desempeño pocas veces puede
evaluarse objetivamente con un solo indicador, los criterios múltiples hacen posible
evaluaciones de desempeño en el trabajo más exactas.

40
Acción correctiva: Un sistema de control efectivo no sólo indica cuando una
desviación significativa de una norma presenta, sino también sugiere qué acción debe
tomarse para corregir la desviación. Es decir, debe señalar tanto el problema como
especificar una solución. Esto se lleva a cabo frecuentemente al establecer
lineamientos de si- entonces.

Bases Legales

Las bases legales que rigen los procesos administrativos para la contratación de
obras de la Empresa Municipal de Infraestructura y Conservación del Ambiente
(EMICA), S.A del Municipio Irribarren, están fundamentados Jurídica y Legalmente,
en las siguientes leyes.
Es así como en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela en su
Art. 287141 establece:

La administración Pública está al servicio de los Ciudadanos y
Ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad,
participación, celeridad, eficacia, transparencia, rendición de cuentas y
responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento
pleno a la ley y al derecho. (p.44)

Se evidencia que el nivel básico de control sobre las actividades de las
entidades del gobierno es la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,
cuyas disposiciones gobierna la estructura y operaciones básicas del mismo.
De igual manera se observa en el Art. 287:

La Contraloría General de la República es el órgano de control,
vigilancia, y fiscalización de los ingresos, gastos, bienes públicos y bienes
nacionales, así como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de
autonomía funcional, administrativa y organizativa y orienta su actuación
a las funciones de inspección de los Organismos y Entidades sujetas a su
control. (p. 97)


Los niveles de control están constituidos o enmarcados en las leyes y demás
dispositivos legales promulgados por el Gobierno, que norman el funcionamiento de

41
las Entidades Públicas. Así mismo, ciertas leyes establecen organismos centrales con
el poder y autoridad suficiente para ejercer el control externo sobre la administración
pública en general (organismos superiores de control), o sobre determinadas
actividades específicas (presupuesto general o administración de personal, por
ejemplo).
Los organismos centrales de control, desde su nivel superior y frecuentemente
por orden expresa del Poder Legislativo, mediante disposiciones específicas, actúan
orientados a controlar estrictamente las disposiciones y actividades de los titulares y
administradores de las entidades públicas.
La Ley Orgánica de la Administración Pública (2001), en su artículo 101
señala:

La creación de las empresas del Estado será autorizada respectivamente
por el Presidente o Presidenta de la República en Consejo de Ministros,
los gobernadores o gobernadoras, los alcaldes o alcaldesas, según
corresponda, mediante decreto o resolución de conformidad con la ley.
Adquirirán la personalidad jurídica con la protocolización de su acta
constitutiva en el registro mercantil correspondiente a su domicilio, donde
se archivará un ejemplar auténtico de sus estatutos y de la Gaceta Oficial
de la República Bolivariana de Venezuela o del medio de publicación
oficial correspondiente donde aparezca publicado el decreto que autorice
su creación.


Entre el Municipio Iribarren del Estado Lara, representado por el alcalde, quien
actuando en ejercicio de las atribuciones que tiene conferidas en la Ley Orgáncia del
Régimen Municipal y autorizado mediante acuerdo Nº 428-98 de fecha 28-12-1998,
publicado en Gaceta Municipal Extraordinaria Nº 1344 de fecha 30-12-1994, por una
parte; y por la otra el Instituto Municipal de la Vivienda (I.M.V.I.), instituto
autónomo creado el 13-05-1994, Gaceta Municipal Extraordinaria Nº 762,s e
constituyó la Sociedad Anónima: EMICA–EMPRESA MUNICIPAL DE
INFRAESTRUCTURA Y CONSERVACIÓN DEL AMBIENTE, S.A., empresa
Municipal del Municipio Iribarren del Estado Lara.

42
La Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema
Nacional de Control Interno, define el Control Interno:


Artículo 35:

El control Interno es un sistema que comprende el plan de organización,
las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados
dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley para salvaguardar sus
recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y
administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus
operaciones, estimular la observación de las políticas prescritas y lograr el
cumplimiento de su misión, objetivos y metas. (p.12)

En su Artículo 37:

Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas
básicas dictadas por la Contraloría General de la República las normas,
manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de
rendimiento, y demás instrumentos o métodos específicos para el
funcionamiento del sistema de Control Interno (p.12)


En su Artículo 41:

Las Unidades de Auditoria Interna en el ámbito de sus competencias,
podrán realizar auditorias, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes,
estudios, análisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza
en el ente sujeto a su control, para verificar la legalidad, exactitud,
sinceridad y corrección de sus operaciones, así como para evaluar el
cumplimiento y los resultados de los planes y las acciones administrativas,
la eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto de su gestión. (p.14)

Se evidencia la relación que existe entre lLas Unidades de Auditoria Internas y
el desempeño que deben seguir en concordancia a las normas de Control Interno en el
cual se pone de manifiesto la jerarquía de los Indicadores de Gestión para conseguir
los objetivos propuestos por las unidades de Auditoria Interna.

43
Según la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público
(2000) en su artículo 131 dispone:

El sistema de Control Interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de
las normas legales, salvaguardar sus recursos y bienes que integren el
patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa,
financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de
decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el
cumplimiento de los planes, programas, y presupuestos, en concordancia
con la política prescrita y con los objetivos y metas propuestos, así como
garantizar razonablemente la rendición de cuentas. (p.56)

Los mecanismos del Control Interno permiten utilizar políticas administrativas
y financieras que conlleven a la realización de una gestión eficiente y eficaz.
De está manera el control interno se expresa a través de políticas aprobadas por
los niveles de dirección y administración de la organización, mediante la elaboración
y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones
administrativas de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de
información y de programas de selección, inducción y capacitación del personal.
Según la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal en su artículo 23 establece:

El Sistema Nacional de Control Fiscal tiene como objeto fortalecer la
capacidad del Estado para ejecutar eficazmente su función de gobierno,
lograr la transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos del
sector público y establecer la responsabilidad por la comisión de
irregularidades relacionadas con la gestión de las entidades aludidas en el
articulo 9, numerales 1 al 11, de esta ley. (p.8)

Artículo 61 determina:

Los Órganos de Control Fiscal, dentro del ámbito de sus competencias,
podrán realizar auditorias, estudios, análisis e investigaciones respecto de
las actividades de los entes y organismos sujetos a su control para evaluar
los planes y programas en cuya ejecución intervengan dichos entes u
organismos. Igualmente, podrán realizar los estudios e investigaciones

44
que sean necesarios para evaluar el cumplimiento y los resultados de las
políticas y decisiones Gubernamentales. (p.19)

De esta manera los criterios para efectuar el control serán definidos de forma
uniforme, pero cada entidad pública estará en libertad de tomar decisiones gerenciales
necesarias dentro de su marco de acción para lograr sus objetivos y metas. Así
mismo, cada entidad tendrá la responsabilidad por su auto control o control interno y
consecuentemente puede ser responsabilidad del logro de sus objetivos y metas.
Hoy en día es imperante la necesidad de establecer un sistema de control
interno, ya que la Gerencia tiende a medir el impacto del medio ambiente en la
consecución de sus objetivos planteados para la organización, por lo que la existencia
de un departamento o unidad supervisora contralora, debe entre sus funciones
intervenir en el proceso del diseño del sistema de control interno.
Según el Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la
Administración Publica Nacional en su Artículo 3 dispone:

El Sistema de Control Interno comprende el plan de organización, las
políticas y normas, así como los métodos y procedimientos adoptados
para la autorización, procesamiento y bienes que integran el patrimonio
público, incorporados en los procesos administrativos y operativos para
alcanzar los objetivos generales del Organismo o Entidad. (p. 3)

El Control Interno tiene como objetivo la administración exitosa; es importante
conocer y controlar el manejo de las distintas operaciones que en ellas se dan; es en
cierta forma considerar y comprender las intimidades operacionales y estructurales, el
control interno abarca el plan de organización y métodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de la organización para salvaguardar los activos, verificar la
adecuación y fiabilidad de la información, promover la eficacia operacional y
fomentar la adherencia de las políticas establecidas. El control interno es una
herramienta indispensable que busca enfatizar los procedimientos adecuados. El
Control Interno considera el logro de los objetivos de presentación de informes
financieros, operaciones y cumplimiento de leyes y regulaciones.

45
Según el artículo 22 del Reglamento sobre la organización del Control Interno
en la Administración Pública Nacional define:

Cada ente o órgano de la administración Pública Nacional tendrá una
Unidad de Auditoria interna, a la que le corresponderá fundamentalmente:
1.- Evaluar el sistema de Control Interno del ente u organismo con la
finalidad de proponer a la máxima autoridad las recomendaciones para
mejorarlo y aumentar la efectividad y eficiencia de la gestión
administrativa
2.- Verificar la conformidad de la actuación de las entidades u organismos
con la normativa dentro de la cual operan.
3.- Evaluar los resultados de la gestión a los fines de determinar la
eficacia, eficiencia y economía de las operaciones y recomendar los
correctivos que se estimen necesarios.
4.- Abrir y sustanciar averiguaciones administrativas de acuerdo con lo
previsto en la Ley orgánica de la Contraloría General de la república ydel
sistema Nacional de Control Fiscal.
5.- Las demás que establezca la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la república y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

Según el artículo 47 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal establece: “Las
Empresas Municipales son Sociedades en las cuales el Municipio, solo o
conjuntamente con otras entidades locales con personalidad jurídica, tiene una
participación mayor al cincuenta por ciento (50%) del capital social” (p.22).

Reglamento Sobre la Organización del Control Interno de la
Administración Pública Nacional

Fue dictado el 23 de septiembre del año 2003, y publicado en Gaceta Oficial Nº
37783 del 25 de septiembre del año 2003 con el propósito de establecer disposiciones
relativas a la organización del control en los Organismos de la Administración
Pública Nacional y Descentralizada funcionalmente.
Es importante resaltar los siguientes articulados de este reglamento:
Artículo 8:

La organización, funciones, responsabilidad y niveles de autoridad de los
órganos de auditoria interna serán definidos por la máxima autoridad del
ente u organismo mediante instrumentos normativos, en los cuales se

46
atenderá a lo previsto en el presente reglamento y en las normas que sobre
la materia dicten la Contraloría general de la República y la
Superintendencia de Auditoria Interna.
Dichos instrumentos deben propender a la uniformidad, coherencia y
racionalidad en la organización y funcionamiento de los órganos de
auditoria interna, tendiendo en cuenta las particularidades del respectivo
ente u organismo.

Artículo 27: La máxima autoridad de cada ente u organismo garantizará que el
respectivo órgano de auditoria interna este dotado de los recursos presupuestarios,
normas y materiales que sean necesarios para asegurar el ejercicio de su gestión.
En sus disposiciones transitorias contempla que las Contralorías Internas de los
organismos y entes regidos por este Reglamento, se ajustarán a las disposiciones del
mismo, los cuales pasarán a ser órganos de auditoria interna a partir de su vigencia y,
en consecuencia, no realizaran funciones de control previo, sus funciones serán las
que le señala la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional.




















47













CAPÍTULO III


MARCO METODOLÓGICO


Naturaleza de la Investigación


El presente estudio es de diseño no experimental. En este sentido Hernández y
Otros (1999) definen que el estudio No Experimental “es aquel que se realiza sin
manipular deliberadamente variables” (p.7).
La naturaleza del problema indica que el nivel de la investigación es descriptiva
y el tipo de estudio de campo, documental en la cual el estudio se basó en la
búsqueda de información a través de documentos, de primera y segunda mano, por
cuanto se determinó la normativa de control y procesos administrativos aplicados a la
contratación de obras por la Empresa Municipal de Infraestructura y Conservación
del Ambiente, Emica, S.A.
Según Padua (1989) “Los estudios descriptivos son más específicos, en ellos el
interés está enfocado en las propiedades del objeto y dan por resultado un
diagnóstico”. (p.7).
De está manera el estudio se apoyo en una investigación de tipo descriptivo de
campo sustentado en las normativas de la Universidad Centro Occidental Lisandro
Alvarado (2001) lo define: “El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el

48
propósito bien sea de describir, interpretar y entender su naturaleza y factores
constituyentes, explicar sus causas y efectos. Los datos de interés son recogidos en
forma directa de la realidad” (p.81). Así la investigación se orientó a proponer
lineamientos de Control Interno en los Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructuras de la empresa municipal de Infraestructura y Conservación del
Ambiente, S.A, (EMICA).
Población y Muestra

Población

Según Tamayo, (1985), señala que “la población es la totalidad del fenómeno a
estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común la cual
se estudia y da origen a los datos del investigador”. (p.17)
La población representa la totalidad de las personas que integran la
Organización.
En este caso se trabajó con el marco muestral para hacer más confiable el
estudio.
La población estuvo conformada por cincuenta diez y seis (1650) personas
adscritas a la Empresa Municipal de Infraestructura y Conservación del Ambiente,
S.A (EMICA)

Muestra

En la investigación no se realizó una selección muestral, debido a que la
población en estudio es muy reducida, dado que es de fácil acceso para la autora, tal
como lo señala Balestrini (1999) “En el caso de que la población sea finita
representativa y menor de 100 elementos para realizar la base de recolección de
información pertinente al diagnóstico deberá asumirse su totalidad para realizar el
encuestamiento, siempre que fuese a acceder a ella, evitándose el muestreo”. (p.131)

49
Por lo tanto la población del presente estudio pertenece a un estudio censal o
poblacional, donde se toman todos los elementos en estudio resultando ser 16
personas
Hurtado (1997) expone que muestra “es una parte de la población a estudiar,
mediante la cual se busca conocer de manera aproximada las características propias
de una población” (p. 21). Para el estudio, la muestra estuvo conformada por 16
personas adscritas a la Gerencia de Infraestructura de EMICA, S.A., que representan
el 32% del total de la población, quienes fueron seleccionados por muestreo aleatorio
simple.

Técnicas e Instrumentos para Recolectar la Información

Para el desarrollo de la presente investigación se utilizaron diferentes técnicas
para recolectar la información. Tamayo (1998), señala que: "la técnica es la parte
operativa del diseño investigativo, hace relación al procedimiento, condiciones y
lugar de recolección de datos"(p.180). Es por ello que en el presente trabajo se
utilizaron la revisión bibliográfica tales como libros, periódicos y revistas que
servirán de soporte a la investigación. Así mismo, se utilizó la observación directa en
la empresa en estudio; Hernández y otros (2001), definen la observación como: un
registro sistemático, valido y confiable de comportamientos y conductas manifiestas
a través de la observación directa se pudo analizar la estructura organizativa de la
empresa así como la situación actual en cuanto a la aplicación de sistemas de control
interno de los activos fijos.
De igual forma se utilizó la entrevista con el propósito de recoger la
información sobre el tema investigado, cabe destacar que la entrevista representa una
técnica que consiste en realizar preguntas al entrevistado para que este la responda y
el investigador recopile la información necesaria. En este sentido se utilizó la
entrevista de manera consecuencial e igualmente se utilizo la técnica de la encuesta la
cual consiste en una forma de trabajo donde el investigador elabora un formato en

50
base a unos indicadores de la variable en estudio el cual esta dirigido a ser respondido
por el encuestado.
Igualmente, el instrumento de recolección de información, es una fuente de
acceso a toda información relevante del tema investigado. Sabino (1986), señala que:
"un instrumento de recolección de datos es en un principio, cualquier recurso del que
se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos la
información"(p. 43).
Es por ello, que el instrumento permite reconocer la situación actual de la
empresa analizada, para poder obtener la información, a este respecto en el presente
trabajo se elaboro una entrevista estructurada.
En lo que respecta al procedimiento para determinar la validez de los
instrumentos se realizó mediante la técnica de criterios de juicios de expertos, para la
cual se seleccionaron tres (03) temáticos. Estos especialistas revisaron los
instrumentos y se les solicitó su opinión sobre la claridad, pertinencia y congruencia
de las preguntas. De los resultados de la validación se hicieron modificaciones, para
finalmente considerarlos validos para medir la variable y así poder aplicarla a la
muestra.
Para cumplir con los requerimientos técnicos y metodológicos referentes a la
validez del Instrumento, éste fue sometido a un proceso de validación mediante el
criterio de expertos, quienes emitieron opiniones en lo atenuante a si los ítems que
componen el instrumento poseen la claridad y cobertura suficiente para medir las
variables.
Aplicado el instrumento se procedió a tabular los datos obtenidos y a vaciarlos
en tablas estadísticas en donde aparecen las frecuencias de respuesta de los sujetos de
estudio y los porcentajes correspondientes.

Cuadro 2
Operacionalización de la Variable

51
Variable Objetivos Específicos Dimensiones Indicadores Ítems
1. Conocer la situación
actual del sistema de
Control Interno en los
Procesos de
Contratación de Obra en
Infraestructura



Control Interno
Objetivos
Visión Planificación
Políticas Evaluación
Resultados Eficiencia
Indicadores de Gestión
1,5
2
3,7,28
4,,12,14,26,31
8,11,24,22
6,13,9,10,32



Proceso de
Contratación
Control Previo Control
Perceptivo
Recepción
Cotejo
Asignación
Requisitos
Pago
Valuación
Revisión
16,27,29,30,33
34
30
17,34
23,24,25,35
26,27,30,31
25,36
20
22


2. Estructura del ciclo
del proceso de
Contratación de Obras.
Política de
Asignación de
los Controles.
Licitaciones
Adjudicación Directa.
15,19
15

Sistema de
Control
Interno







3. Analizar la
Fundamentación Legal
en los Procesos de
Control de Obras.




Marco Legal
- Constitución de la
República Bolivariana
de Venezuela
- Condiciones Genera-
les de Contratación
para la Ejecución de
Obras.
- Ley Contraloría
General de la
República y del
Sistema Nacional de
Control Fiscal
- Ley de Licitaciones
37


18



14




19



















52























CAPITULO IV


RESULTADOS


Matriz de Análisis


Desde la perspectiva más general, el análisis fue realizado tomando en cuenta
las dimensiones y los indicadores de la variable en estudio, con detenimiento y
precaución sin dejar escapar cualquier aspecto que fuese de utilidad al momento de
elaborar las conclusiones y recomendaciones. A continuación se presenta a través de
una Matriz de Análisis, basadas en los elementos que sustentan, el estudio en
cuestión:

Conocer la Situación Actual del Control Interno en los Procesos en

53
Contratación de Obras en Infraestructura


El proceso de control interno en la contratación de obras es fundamental para la
organización, y desenvolvimiento de las operaciones en infraestructura, por lo tanto
es necesario analizar los indicadores dentro del sistema de control interno que
forman parte del seguimiento de los trámites administrativos, recursos financieros,
recursos humanos, supervisión, y por lo tanto indican la medición que es necesario
establecer en dichos procesos, y que se encuentran orientados a optimizar los
proyectos de inversión pública. Los controles internos que adopten las entidades
públicas deben estar dirigidos fundamentalmente a los aspectos de ejecución,
mantenimiento y liquidación de obras públicas.




Situación Planteada
Situación Real (ser) Situación Deseada (Debe ser)

1. Indicadores de
Gestión
LNo se establecen los
indicadores de gestión
correspondientesa Gerencia de
Infraestructura no cuenta con
un sistema de información a
través de indicadores, para la
toma de decisiones que permita
la disposición de ejercer
acciones concretas para su
diseño, formulación, análisis e
interpretación.
Deben existir indicadores que
permitan la evaluación de la
gestión.
La gerencia debe elaborar en el
marco de las normas básicas los
indicadores de gestión que le
permita medir los avances de los
planes, programas, proyectos y
resultados.

2. Seguimiento de
los trámites
administrativos
No existe integración en cada
una de las unidades, y el
seguimiento de los trámites no
se lleva a cabo.

Debe existir un seguimiento de
actividades administrativas que
permita mancomunar esfuerzos
para el logro de los objetivos de la
Institución


3. Recursos
Financieros
La Gerencia cuenta con los
recursos financieros que
le permiten cumplir con el plan
operativo.
Los Recursos Financieros deben
ser asignados a las comunidades a
través de un contrato, de esta
manera, la labor social se cumple
de acuerdo a los parámetros
establecidos por el Alcalde.

54
Como parte de la acción de
gobierno, se realizan inversiones
significativas de recursos
financieros, en obras de diversos
sectores de la actividad municipal,
ya sea adjudicación directa o a
través de licitación.

4. Recursos Humanos
El personal cumple con las
actividades, pero pero no
existe la supervisión inmediata
y la capacorienitación en cada
una de las actividades que
realizande cada trabajador.
Se recomienda una evaluación
constante para conocer las posibles
fallas, el desarrollo del personal y
los requerimientos de capacitación
y/o adiestramiento para ejercer
mejor sus funciones.


5. Supervisión
Es débil la supervisión en las
obras de infraestructuras.
Debe existir una supervisión
constante en las obras que permita
la consecución de los objetivos y
metas que se planteen dentro de la
Gerencia.









Análisis de los Datos Recabados con el Instrumento
Ítem 1: ¿Conoce usted el objeto de la Empresa Municipal de Infraestructura y
Conservación del Ambiente Emica S.A.?

SI NO
f % f %
15 93,75 01 6,25
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

55

93,75%
6,25%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
Si No

Gráfico 1: Representación de los resultados del ítem 1.


En el ítem 1, se puede observar que el mayor porcentaje (93,75%) se concentró
en la categoría de respuesta Si, en tanto que el 6,25% respondió No. Lo que indica
que la mayoría de los entrevistados conoce el objeto de la Empresa Municipal de
Infraestructura y Conservación del Ambiente Emica S.A.
Por lo tanto, las personas involucradas al identificarse con el objeto de la
empresa, el cual es coordinar las obras públicas, se pone en evidencia la conexión que
existe en los procesos de información que faciliten cumplir con las metas por
alcanzar.





Ítem 2: ¿Sabe usted cuál es la visión Emica S.A.?

SI NO
f % f %

56
15 93,75 01 6,25
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

93,75%
6,25%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
Si No

Gráfico 2: Representación de los resultados del ítem 2.

En el ítem 2, al igual que el anterior, el mayor porcentaje (93,75%) se concentró
en la categoría de respuesta Si, en tanto que el 6,25% respondió No. Lo que indica
que la mayoría de los entrevistados sabe cual es la visión de Emica S.A. y así se logra
conocer con mucha más facilitad el enfoque ya sea social, política, económica de la
dirección que orientan los procesos internos de Emica, S.A. y por lo tanto el fin que
persigue.










57
Ítem 3: La planificación se hace en base a los objetivos de la empresa a:

Largo Plazo Mediano Plazo Corto Plazo
f % f % f %
13 81,25 02 12,5 01 6,25
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)
81,25%
12,50%
6,25%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
Largo Plazo Mediano Plazo Corto Plazo


Gráfico 3: Representación de los resultados del ítem 3.

Los resultados del ítem 3, indican que la planificación en el desarrollo de los
objetivos de la empresa se realiza a largo plazo, al responder el 81,25% de los
encuestados a esta alternativa, en tanto que el 12,5% y el 6,25% respondieron a
Mediano Plazo y a Corto Plazo respectivamente. Ya que los objetivos por cumplir se
basan en la planificación a largo plazo, en base a ello la empresa Emica, S.A., debe
establecer las prioridades de organizar los resultados a largo plazo, lo que
desencadena que la toma de decisiones se realice en un tiempo prudencial y que
afecte de manera significativa los resultados esperados.



58






Ítem 4: ¿Existe un organigrama oficial que indique la estructura organizativa y
las líneas de subordinación y comunicación?

SI NO
f % f %
16 100 -- --
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

100,00%
0,00%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
Si No

Gráfico 4: Representación de los resultados del ítem 4.

En el ítem 4, los encuestados respondieron en su totalidad a la opción de
respuesta Si (100%), por lo que se infiere que existe un organigrama oficial de la
estructura organizativa y las líneas de subordinación y comunicación. Por lo tanto se
observa que el cuadro de mando está definido de acuerdo a las necesidades requeridas

59
en la empresa y las líneas de subordinación acatan las decisiones que se emanen del
nivel jerárquico correspondiente.









Ítem 5: ¿Se encuentra claramente definidos los objetivos generales y específicos
de la gerencia de infraestructura?

SI NO
f % f %
14 87,5 02 12,5
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

87,50%
12,50%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
Si No

Gráfico 5: Representación de los resultados del ítem 5.


60
En los resultados del ítem 5, los encuestados respondieron en un 87,5% que si
están claramente definidos los objetivos generales y específicos de la gerencia de
infraestructura y solamente un 12,5% respondió que Nno. , al estar claramente
definidos los objetivos de la Gerencia de Infraestructura, la información fluye de
manera tal que los objetivos específicos permitan los procesos requeridos para que los
objetivos generales se cumplan en la gerencia y así lograr alcanzar las metas
propuestas.









Ítem 6: ¿Existe la verificación de los resultados en el cumplimiento de las metas?

SI NO
f % f %
16 100 -- --
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)


61
100,00%
0,00%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
Si No

Gráfico 6: Representación de los resultados del ítem 6.

En el ítem 6, los encuestados respondieron en un 100% a la opción Si, por lo
que se concluye que existe verificación de los resultados en el cumplimiento de las
metas. Se evidencia que en el cumplimiento de las metas existe un control que
permite verificar los resultados y por ende, se puede observar las debilidades,
amenazas y fortalezas involucradas en la evaluación y verificación de los mismos y
buscar alternativas diferentes si así lo amerita el proceso.







Ítem 7: ¿Los recursos de EMICA se manejan con base al plan operativo anual?

SI NO

62
f % f %
16 100 -- --
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)


100,00%
0,00%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
Si No

Gráfico 7: Representación de los resultados del ítem 7.

En respuesta al ítem 7, los encuestados respondieron positivamente en un
100%, por lo que se infiere que los recursos de EMICA se manejan con base al plan
operativo anual. Se observa que el plan operativo anual es una base fundamental
para el destino de los recursos económicos de Emica, S.A., y el manejo de los mismos
en forma eficaz.









63
Ítem 8: ¿Se auditan los estados financieros de la institución?

SI NO
f % f %
-- -- 16 100
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

0,00%
100,00%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
Si No

Gráfico 8: Representación de los resultados del ítem 8.

Con respecto a si se auditan los estados financieros de la institución, la totalidad
respondió en la categoría No (100%), lo que nos hace inferir que no se auditan los
estados financieros. Al no auditarse los estados financieros, la empresa puede tomar
decisiones que no estén en concordancia con las necesidades requeridas por la misma,
ya que la base de una toma de decisión acertada es el estudio y evaluación de los
estados financieros en Emica, S.A., y cualquier otra organización.





64



Ítem 9: ¿Conoce usted que las entidades del sector público deben elaborar las
normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de
rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento
del sistema de control interno tal como lo establece el artículo 37 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal?

SI NO
F % f %
07 43,75 09 56,25%
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

43,75%
56,25%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
Si No

Gráfico 9: Representación de los resultados del ítem 9.

En este ítem, los encuestados respondieron en un 56,25% que no conocen lo
establecido en el artículo 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y un 43,75% respondió que si
conocen el referido artículo. Las personas al desconocer la base legal donde se
incluyen normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de

65
rendimiento y demás instrumentos colocan en un riesgo visible el desempeño de sus
funciones operativas dentro de la empresa, por lo tanto el control interno no es
efectivo.


Ítem 10: ¿Sabe usted lo que es un indicador de gestión?

SI NO
F % f %
01 6,25 15 97,75
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

6,25%
93,75%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
Si No

Gráfico 10: Representación de los resultados del ítem 10.

En referencia al ítem 10, los encuestados en un 93,75% respondieron que No
saben qué es un indicador de gestión y el 6,25% que si lo sabe. Al reconocer que el
indicador existe pero que no se sabe cual es el objetivo del mismo, se pone en

66
evidencia que las evaluaciones se realizan de una manera poco objetiva y verificable,
lo que puede desencadenar en opiniones y resultados inexactos.










Ítem 11: ¿Se realizan evaluaciones periódicas del control interno?

SI NO
F % f %
11 68,75 05 31,25
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

68,75%
31,25%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
Si No

Gráfico 11: Representación de los resultados del ítem 11.


67
En el ítem 11, los encuestados en un 68,75% respondieron que si se realizan
evaluaciones periódicas del control interno, en tanto que el 31,25% contestó que no se
realizan.
Al realizar las evaluaciones periódicas del control interno se asegura la
razonabilidad, confiabilidad, oportunidad .y flexibilidad suficiente para aprovechar
nuevas oportunidades que deben ser ajustadas en el tiempo y condiciones debido a las
evaluaciones constantes del control interno.










Ítem 12: ¿Existen políticas o lineamientos generales establecidos para el
otorgamiento de contrato?

SI NO
F % f %
12 75 04 25
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)


68
75,00%
25,00%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
Si No

Gráfico 12: Representación de los resultados del ítem 12.

En el ítem 12, se puede observar que el mayor porcentaje (75%) se concentró
en la categoría de respuesta Si, en tanto que el 25% respondió No. Lo que indica que
la mayoría de los entrevistados afirman que existen políticas o lineamientos generales
establecidos para el otorgamiento de contrato.
Las políticas o lineamientos permiten a Emica, S.A., el ejecútese en el
cumplimiento de normativas internas y externas que provean el destino exacto y
correcto en el otorgamiento de contratos.





Ítem 13: ¿Sabía usted que el control interno tiene por objeto asegurar el
acatamiento de las normas, salvaguardar los recursos y bienes, asegurar la
información, lograr el cumplimiento de planes, objetivos y metas, y garantizar

69
razonablemente la rendición de cuentas tal como lo establece el artículo 131 de la
Ley Orgánica de Administración Financiera del sector Público?

SI NO
F % f %
09 56,25 07 43,75
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)
56,25%
43,75%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
Si No

Gráfico 13: Representación de los resultados del ítem 13.

En el ítem 13, el 56,25% de los encuestados respondieron que si sabe que el
control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas, salvaguardar
los recursos y bienes, asegurar la información, lograr el cumplimiento de planes,
objetivos y metas, y garantizar razonablemente la rendición de cuentas tal como lo
establece el artículo 131 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del sector
Público, por otro lado, el 31,25% contestó que no conocía el contenido del referido
artículo. Lo que indica que el personal sabe realmente hacia donde va orientado el
sentido exacto de los controles administrativos y contables en la contratación de obras
en Emica, S.A.
Ítem 14: ¿Conoce usted lo que establece la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema nacional de Control Fiscal en su artículo
36 referente al control interno?

70

SI NO
F % f %
12 75 04 25
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

75,00%
25,00%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
Si No

Gráfico 14: Representación de los resultados del ítem 14.

En cuanto al ítem 14, se observa que el mayor porcentaje (75%) se concentró
en la categoría de respuesta Si, en tanto que el 25% respondió No. Lo que hace inferir
que la mayoría de los entrevistados afirman que si conocen lo que establece la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del
Control Fiscal en su artículo 36 referente al control interno. Se infiere por lo tanto,
que el personal recibe información legal y la lleva a la práctica al ejecutar los
procedimientos pertinentes al control interno para la contratación de obras.



Ítem 15: ¿Cuál es el proceso de selección de las empresas contratistas?

71

Por Licitación Por Adjudicación
Directa
Todas las Anteriores
f % f % f %
04 25 11 68,75 01 6,25
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)
25,00%
68,75%
6,25%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
Por Licitación Por Adjudicación
Directa
Todas las
Anteriores


Gráfico 15: Representación de los resultados del ítem 15.

Los resultados del ítem 15, indican que el proceso de selección de las empresas
contratistas, según la mayoría de los encuestados es por Adjudicación Directa con u
68,75% de las respuestas, seguido por Licitación con un 25% y el 6,25% respondió
que se utilizan las dos opciones.
La adjudicación directa se observa como una opción con mucha fuerza y se
deben equilibrar las bases para que la licitación y otras también participen en el
proceso de selección a las empresas contratistas que trabajan con Emica, S.A.




72

Ítem 16: ¿Verifica si las empresas están inscritas en el Registro Municipal de
Contratistas?

SI NO
F % f %
09 56,25 07 43,75
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

56,25%
43,75%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
Si No

Gráfico 16: Representación de los resultados del ítem 16.

En el ítem 16, los encuestados en su mayoría (56,25%) respondieron que si
verifica que las empresas están inscritas en el Registro Municipal y un 43,75%
respondió que no lo verifica. Una base legal que conlleva al análisis de las empresas
que pueden participar en el proceso de contratación de obras.




73


Ítem 17: ¿Se cumple con la comparación entre los documentos entregados por
los contratistas y los documentos exigidos por la empresa?

SI NO
F % f %
11 68,75 05 31,25
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

68,75%
31,25%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
Si No

Gráfico 17: Representación de los resultados del ítem 17.

Se pudo constatar mediante las respuestas de los encuestados, que un 68,75%
respondió que si se cumple con la comparación entre los documentos entregados por
los contratistas y los documentos exigidos por la empresa, mientras que un 31,25%
contestó que esto no se cumple.

74
Los documentos exigidos por Emica, S.A. y los entregados cumplen con el
análisis, clasificación y registro que permiten que el control interno se logre de
manera efectiva y eficaz.


Ítem 18: ¿Tiene usted conocimiento sobre las normas establecidas en la Gaceta
Oficial Condiciones Gerenerciales de Contratación para la Ejecución de Obras?

SI NO
F % f %
14 87,50 02 12,50
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

87,50%
12,50%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
Si No

Gráfico 18: Representación de los resultados del ítem 18.

En el ítem 18, los encuestados respondieron que si tienen conocimientos sobre
las normas establecidas en la Gaceta Oficial Condiciones Gerenecriales de

75
Contratación para la Ejecución de Obras en un 87,50% y un 12,505% respondió que
no tienen conocimiento.
El personal conoce las normas establecidas en la Gaceta Oficial de Condiciones
Generales de Contratación, lo que dificulta que se tergiverse el sentido inicial en las
normas y de esta manera realmente se cumpla con el control interno.


Ítem 19: ¿Conoce usted la Ley de Licitaciones?

SI NO
f % f %
16 100 -- --
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

100,00%
0,00%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
Si No

Gráfico 19: Representación de los resultados del ítem 19.

En el ítem 19, los encuestados respondieron en su totalidad (100%), que si
conocen la Ley de Licitaciones. Total conocimiento de la base legal que permite

76
licitar y es punto a favor de Emica, S.A., por la información fluida que se pueda
manifestar en este aspecto.








ÍÍtem 20: ¿Se revisan los expedientes para corroborar que las actas del
Ingeniero Inspector estén elaboradas y de esta manera permitir seguir el proceso
operativo hasta su cancelación?

SI NO
F % f %
10 62,50 06 37,50
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)


77
62,50%
37,50%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
Si No

Gráfico 20: Representación de los resultados del ítem 20.

Al preguntar si se revisan los expedientes para corroborar que las actas del
Ingeniero Inspector estén elaboradas y de esta manera permitir seguir el proceso
operativo hasta su cancelación, el 62,50% respondió a la opción Si y un 37,50% que
no. Por lo tanto se cumple con una adecuada documentación que incluye descripción,
autorización y trámites en la versión de los expedientes y continuar con el proceso
operativo hasta culminar con el resultado eficaz que obedece el ceñirse a los procesos
de control interno.


Ítem 21: ¿Existe un control efectivo sobre los registros rutinarios que se deben
realizar en cada una de las secciones operativas de contratación de obras? (Hoja
de ruta).

SI NO
F % f %

78
04 25 12 75
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

25,00%
75,00%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
Si No

Gráfico 21: Representación de los resultados del ítem 21.

En el ítem 21, los encuestados en su mayoría (75%) respondieron que no existe
un control efectivo sobre los registros rutinarios que se deben realizar en cada una de
las secciones operativas de contratación de obras (Hoja de ruta), en tanto que un 25%
contestó que no existe. Al no existir un control efectivo se cae necesariamente en el
desbordamiento del objetivo base de todos los procesos involucrados en la empresa
Emica, S.A.


Ítem 22: ¿Existe revisión constante de los expedientes de las empresas
contratistas?

SI NO

79
F % f %
07 43,75 09 56,25
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

43,75%
56,25%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
Si No

Gráfico 22: Representación de los resultados del ítem 22.

Se pudo constatar mediante las respuestas de los encuestados al ítem 22, que un
56,25% respondió que no existe revisión constante de los expedientes de las empresas
contratistas, en tanto que un 43,75% contestó que si existe revisión. Al no existir una
revisión constante la celeridad en el manejo eficiente de las operaciones se desvanece.




Ítem 23: ¿Verifica si el Ingeniero Inspector levanta acta de terminación de obra?

SI NO

80
F % f %
12 75 04 25
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

75,00%
25,00%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
Si No

Gráfico 23: Representación de los resultados del ítem 23.

En el ítem 23, los sujetos de estudio respondieron en un 75% que si verifican si
el Ingeniero Inspector levanta acta de terminación de obra, en tanto que un 25%
contestó que no lo verifica. De esta manera se logra la protección de la empresa y se
reducen riesgos de errores e irregularidades en el cumplimiento de los objetivos
pautados.






81
Ítem 24: ¿Se realiza seguimiento constante a las obras a través de los ingenieros
inspectores?

SI NO
F % f %
13 81,25 03 18,75
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

81,25%
18,75%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
Si No

Gráfico 24: Representación de los resultados del ítem 24.

Al responder al ítem 24, los encuestados en un 81,25% escogieron la categoría
de respuesta si, mientras que un 18,75% contestó que no realiza seguimiento
constante a las obras a través de los Ingenieros Inspectores.
Se observa que el seguimiento constante facilita la sistematización y la
adherencia
a las normas para el proceso de control interno y de esta manera se adoptan medidas
que aseguren los controles operativos y administrativos de Emica, S.A.

82

Ítem 25: ¿El Ingeniero Inspector certifica el contenido y trámite de las
valuaciones de obras ejecutadas?

SI NO
F % f %
13 81,25 03 18,75
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

81,25%
18,75%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
Si No

Gráfico 25: Representación de los resultados del ítem 25.

En el ítem 25, los encuestados en un 81,25% respondieron que el Ingeniero
Inspector si certifica el contenido y trámite de las valuaciones de obras ejecutadas,
mientras que un 18,75% contestó que no las certifica.
Se evidencia la certificación del contenido y el trámite de las valuaciones de
obras ejecutadas, lo que se traduce en que uno de los requisitos para la cancelación es

83
la certificación del contenido lo que conlleva a que el tiempo para la cancelación sea
óptimo y se puedan cumplir las metas de pago a cabalidad.
Ítem 26: ¿Existen políticas de pago a proveedores y contratistas?

SI NO
F % f %
05 31,25 11 68,75
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

31,25%
68,75%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
Si No

Gráfico 26: Representación de los resultados del ítem 26.

En cuanto a si existen políticas de pago a proveedores y contratistas, el 68,75%
respondió que no y un 31,25% que si existen. Al no existir las políticas de pago a los
proveedores y contratistas hace que se retrasen los objetivos planteados en el logro
de las normativas que se persiguen y una de ellas es la correcta imputación del pago y
la disponibilidad presupuestaria.


84


Ítem 27: ¿Al momento del pago a los contratistas se le exige el pago de 1/1000
(timbre fiscal) forma 16 por el monto de la obra ejecutada?

SI NO
F % f %
-- -- 16 100
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

0,00%
100,00%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
100,00%
Si No

Gráfico 27: Representación de los resultados del ítem 27.

En el ítem 27, la totalidad de los encuestados respondió que no se le exige al
momento del pago a los contratistas el pago del timbre fiscal forma 16 por el monto
de la obra ejecutada. El pago del 1/1000, debe ser una normativa que se discuta y
analice como requisito al control interno ya que es parte primordial para el pago de
los contratistas y debería ceñirse a las políticas para el manejo eficiente en el proceso

85
de pagos, lo que redundaría en la agilización del control interno en el procedimiento
de cancelación.
Ítem 28: ¿Existen manuales de normas y procedimientos para la ejecución de las
operaciones?

SI NO
F % f %
01 6,25 15 93,75
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

6,25%
93,75%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
100,00%
Si No

Gráfico 28: Representación de los resultados del ítem 28.

En el ítem 28, los sujetos de estudio respondieron en un 93,75% que no existen
manuales de normas y procedimientos para la ejecución de las operaciones y sólo un
6,25% contestó que si.
De manera tal, que al no existir los manuales de normas y procedimientos para
la ejecución de las operaciones, tienden a retrasarse los mismos y por consiguiente los
objetivos planteados ya sea para recepción de documentos, pagos, valuación de obras,

86
etc., se planifican a corto plazo (ser) y se logran a largo plazo por la situación
descrita.
Ítem 29: ¿Se verifica el cumplimiento del servicio prestado por los contratistas
(control previo?

SI NO
F % f %
10 62,50 06 37,50
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

62,50%
37,50%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
Si No

Gráfico 29: Representación de los resultados del ítem 29.

En el ítem 29, los encuestados en un 62,50% respondieron que si se verifica el
cumplimiento del servicio prestado por los contratistas (control previo) y un 37,50%
contestó que no se verifican.
Al verificarse el cumplimiento del servicio prestado (control previo) se pone en
evidencia la correcta imputación del gasto y la disponibilidad presupuestaria, los

87
proyectos de contratos y las órdenes de pagos se celebran a cabalidad, cumpliendo así
las disposiciones reglamentarias previstas en el control interno.
Ítem 30: ¿Se verifica que todas las órdenes de pago tenga sus respectivos
soportes y estén debidamente firmadas y selladas)

SI NO
F % f %
10 62,50 06 37,50
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

62,50%
37,50%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
Si No

Gráfico 30: Representación de los resultados del ítem 30.

En cuanto a si se verifica que todas las ordenes de pago tengan sus respectivos
soportes y estén debidamente firmadas y selladas, el 62,50% de los encuestados
respondieron que si se realiza este procedimiento mientras que un 37,50% contestó
que no se realiza.

88
Evidentemente, las órdenes de pago con los soportes agilizan las operaciones
administrativas y operativas dentro de la empresa Emica, S.A., lo que representa un
punto a favor del control interno.
Ítem 31: ¿Existen políticas o lineamientos generales establecidos para el pago del
anticipo a las empresas contratistas?

SI NO
F % f %
-- -- 16 100
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

0,00%
100,00%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
100,00%
Si No

Gráfico 31: Representación de los resultados del ítem 31.

En el ítem 31, el total de los sujetos de estudio respondió que no existen
políticas o lineamientos generales establecidos para el pago del anticipo a las
empresas contratistas.

89
Se observan debilidades en las políticas establecidas al pago de anticipo a las
empresas contratistas, el control interno debe fortalecer y atacar dicha debilidad para
cumplir con los pasos requeridos y de esta manera lograr que el pago en los anticipos
logren avanzar en un tiempo prudencial.
Ítem 32: ¿Existen criterios de medición como indicadores o parámetros que
permiten evaluar el cumplimiento de los objetivos por parte de la gerencia de
infraestructura?

SI NO
F % f %
01 6,25 15 93,75
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

6,25%
93,75%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
Si No

Gráfico 32: Representación de los resultados del ítem 32.

En el ítem 32, los encuestados en un 93,75% respondieron que no existen
criterios de medición como indicadores o parámetros que permiten evaluar el
cumplimiento de los objetivos por parte de la gerencia de infraestructura y sólo un
6,25% contestó que si.

90
La evaluación de desempeño, se mide a través de indicadores de gestión al no
existir la evaluación por intermedio de los mismos, los resultados obtenidos no
corresponden con la realidad y por tanto la toma de decisiones no es la más acertada
en la solución de problemas existentes.
Ítem 33: ¿Solicitan a las empresas contratistas la última declaración de I.S.L.R.?

SI NO
F % f %
02 12,50 14 87,50
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

12,50%
87,50%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
Si No

Gráfico 33: Representación de los resultados del ítem 33.

Al preguntar si se solicitan a las empresas contratistas la última declaración de
I.S.L.R. el 87,50% de los sujetos de estudio contestó que no se hace y el 12,50%
respondió que si. Se observan debilidades internas, en cuanto a control interno, uno

91
de los requisitos fundamentales debe ser exigir la última declaración de ISLR a las
empresas contratistas y de esta manera verificar si realmente se encuentran al día con
los organismos existentes como es el SENIAT, IVSS, entre otros.

Ítem 34: ¿En la empresa EMICA, S.A. se cumplen con los requisitos exigidos
para la asignación de contratación de obras?

SI NO
F % f %
11 68,75 05 31,25
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

68,75%
31,25%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
Si No

Gráfico 34: Representación de los resultados del ítem 34.

En cuanto al ítem 34, los encuestados respondieron en un 68,75% que la
empresa EMICA, S.A. si cumple con los requisitos exigidos para la asignación de
contratación de obras y el 31,25% contestó que no los cumple.

92
Emica, S.A., cumple con los requisitos exigidos como son: fianza de fiel
cumplimiento, Registro Mercantil, inscripción en la Contraloría Municipal, croquis
indicativo de las distancias de las obras, logrando así que el control interno se lleve a
cabo eficazmente.

Ítem 35: ¿Se presentan las valuaciones en el tiempo establecido para su
cancelación?

SI NO
F % f %
01 6,25 15 93,75
Fuente: datos recabados del instrumento aplicado (2005)

6,25%
93,75%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
Si No

Gráfico 35: Representación de los resultados del ítem 35.

En el ítem 36, los encuestados en un 93,75% respondieron que no se presentan
las valuaciones en el tiempo establecido para su cancelación y sólo un 6,25% contestó
que si.

93
A lo largo del análisis efectuado en todas las preguntas realizadas se evidencia
que existen elementos intervinientes que afectan el cabal cumplimiento de las
cancelaciones, como son faltas de control interno en los procesos de recepción,
control previo, no posee manuales, entre otros, por lo tanto el tiempo se alarga y los
planes a corto plazo se convierten en planes a largo plazo.
Estudiar el Ciclo del Proceso de Contratación de Obras, para el conocimiento
Del manejo de los recursos y políticas de la organización en la
Asignación de los Contratos

El segundo objetivo se analizó mediante una matriz de análisis y luego se
diseñó un flujograma para explicar el procedimiento de contratación de obras.
El Ciclo del Proceso de Contratación de Obras es dentro de la Gerencia la
manera como se asignanlos contratos a lasdiferentesempresas del Municipio Iribarren.
Las obras contratadas por la vía de los créditos adicionales, ordinarios y
financiados por fondo de inversiones para la estabilización macroeconómicas (FIEM)
se otorgaron bajo la modalidad de la adjudicación directa, según lo establece él
artículo 87 de la ley de licitaciones (p. 28).

Procesos para Contratación
1. Detección
de
Necesidades
Se inicia la “activación” del Sistema de Ejecución de Obras
Públicas, a partir de la detección de las necesidades reales de la
comunidad de contar con un servicio público oportuno y eficiente.
Esta necesidad de ejecutar determinadas obras públicas, queda
expresada en los presupuestos de inversión elaborados en EMICA,
S.A. Pueden surgir además obras no previstas o que ocurran
emergencias.
2. Diseño del
Proyecto

- Como resultado de este diseño se obtendrán los planos,
cómputos métricos y especificaciones del proyecto, los cuales
deben ser aprobados por los organismos competentes, según la
naturaleza del proyecto y ajustado a la normativa vigente (leyes,
decretos, ordenanzas, normas técnicas, etc.).
- Esta etapa del proceso puede ser ejecutada directamente por el
ente o contratada a un particular, en cuyo caso el organismo
contratante no debe descuidar sus responsabilidades al respecto.
3. Selección
del
Contratista
- El proceso de selección de las empresas contratistas para la
ejecución de las obras públicas, está determinado en función de
la magnitud de los trabajos a ejecutar (presupuesto de la obra) y

94
en atención a la normativa vigente.
- Al respecto, en las leyes, decretos u ordenanzas aplicables según
la naturaleza administrativa del ente que contrata (administración
central, descentralizada, estatal o municipal), se establecen los
montos límites para la selección del contratista, mediante
procedimientos de licitación general, o adjudicación directa.


ix
PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE OBRA

Recepción Gerencia
Planificación
Proyecto
Unidad
Costos
Gerencia
Infraestructura
Presidencia


































Solicitud de
la
Comunidad
obra
1
1
Carta
1
Inspección
en el sitio
1
Elabora
Informe y
proyecto
2
Revisa los
cálculos
1
1
Proyecto de
Presupuesto
(Precios unitarios)
1
1
Proyecto de
Presupuesto
Obra
(Monto)
Plan Operativo Anual
Revisa y aprueba

96




CAPITULO V


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES


Conclusiones

La implantación de un adecuado control interno es mucho más sencillo en una
gran empresa, dado el numero de empleados a su amplia división del trabajo, que
impide que una persona maneje varias operaciones desde su inicio hasta el final,
mientras que para EMICA, S.A, se dificulta ya que no existe una supervisión
eficiente en las obras, la cual tiende a debilitar el control interno.
Sin embargo, esta limitación no justifica el que EMICA, S.A, ignore la
existencia de políticas de control, que le otorguen la seguridad de que las operaciones
se estén llevando a cabo de manera correcta, el evitar la duplicidad de funciones y
promueva la eficiencia y eficacia de las operaciones y por ende evite el desperdicio
de los recursos con que cuenta la empresa.
Es necesaria la activa participación del presidente y los directores en
determinadas funciones claves; por tanto los lineamientos, implantación y
mantenimiento del sistema de control interno, representa una importante
responsabilidad de las máximas autoridades, para proporcionar la seguridad de que se
lograran los objetivos propuesto por la empresa.
Así mismo, todas las empresas, indistintamente del sector en que se encuentre
y de la actividad que desempeñen, deben contar con un sistema de control interno
para garantizar una integridad física de sus bienes y de información (cifras,

97
información financieros, administrativos, etc.); la cual servirá de base a la toma de
decisiones y a un desarrollo sostenible para EMICA S.A.
Deben canalizarse las actividades de control, no solo en la contratación de
obras, sino en su ejecución y seguimiento, a fin de evitar caer en riesgos que puedan
poner en peligro la consecución de los objetivos de la empresa.
El uso de información le puede otorgar el conocimiento directo de la situación y
proporcionar fuerte control sobre ciertas actividades mas detallada. La gerencia debe
considerar establecer actividades orientadas al control en el área impositiva (registros
de libros contables, pagos de impuestos, retenciones).

Recomendaciones

EMICA S.A, debe aprobar los manuales de normas, procedimientos, con el
propósito de que estén claramente definidas las políticas e instrucciones de los
procesos administrativos, procurando que el empleado o funcionario sea responsable
de sus actuaciones ante una sola autoridad, lo cual evitaría solapamiento de
responsabilidades, retrasos, vacíos y favorecerá la toma de decisiones oportunas y
acertadas en cada área.
Los objetivos estratégicos estén bien definidos, formalizados hacia el interior de
la empresa la cual permitirá accionar en consistencia con los mismos que favorezcan
el logro de estas metas.
EMICA S.A, debe conocer las necesidades reales de la comunidad de contar
con un servicio público y eficiente. Esta necesidad de ejecutar determinadas obras
públicas, queda expresada en los presupuestos de inversión elaborados por la
empresa.
En el proceso de selección de las empresas contratistas para la ejecución de las
obras publicas, estará determinado en función de la magnitud de los trabajos a
ejecutar (presupuesto de la obra) y en atención a la normativa vigente.



98





CAPÌTULO VI


PROPUESTA


Lineamientos de Control Interno para los Procesos de Contratación de
Obras en Infraestructura de la Empresa Municipal de Infraestructura y
Conservación del Ambiente S.A. (Emica, S.A.)


Las organizaciones actúan en un medio que le impone cada vez mayores
exigencias por lo que deben elevar sistemáticamente el nivel de satisfacción de estas
crecientes necesidades de la sociedad. Para lograr esto es necesario que los recursos
que se utilizan en el proceso de búsqueda mejoren el rendimiento, al igual que el
control interno puede ayudar a asegurar información financiera. El proceso de
efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información
financiera, cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables satisface los
requerimientos imprescindibles para un cambio en las verificaciones y
procedimientos utilizados en las empresas.
De igual manera, se deben mantener record en los registros que demuestren el
cumplimiento de leyes y reglamentos. La asignación de responsabilidad, delegación
de autoridad y el establecimiento de las políticas relacionadas proporcionan una base
para la contabilidad y el control y establece los respectivos roles de cada individuo.
La asignación de responsabilidades y delegación de autoridad logran las metas
y objetivos organizacionales, funciones operacionales y requerimientos reguladores,
incluyendo la responsabilidad por los sistemas de información y autorizaciones para
cambios. La correcta información es considerada en la determinación del nivel de
autoridad y alcance de las responsabilidades asignadas a cada individuo. Los cambios
rutinarios son dirigidos como parte del proceso normal el análisis e interpretación de

99
riesgos por mecanismos separados. Los riesgos y las oportunidades relacionadas con
los cambios son dirigidos por los niveles más altos en la organización para que todas
sus implicaciones sean identificadas y sus planes de acción apropiadamente
formulados. Todas las actividades dentro de una entidad son afectadas de una u otra
manera por los cambios que son atraídos en el proceso.

Objetivos de la Propuesta


1. Conocer los requisitos del control previo, exigidos para los proyectos de
contratos (correcta imputación, disponibilidad presupuestaria, constitución de
garantías, precios justos y razonables y procedimientos de licitación).
2. Verificar el cumplimiento de las normas y procesos de contratación,
administración y supervisión de los trabajos incluyendo el control previo.
3. Recomendar acciones para el seguimiento, control y evaluación en la
regularización del sistema, promoviendo las mejoras requeridas y alertando sobre las
desviaciones respecto a fines y metas previstas.
Es importante señalar que cada etapa de la obra pública podrá destinar o
plantear diversos objetivos específicos de revisión, los cuales pueden ser
determinados, una vez que se consideren los parámetros para su medición, tales
como el tiempo, el lugar, la vigencia y las variables que intervienen en el proceso de
la obra pública.






100


Lineamientos de Control Interno para los
Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructura
CONTROLES PARA LA PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTACIÓN DE LA OBRA PÚBLICA

a. Apegarse en la planeación, programación y presupuestación de la obra a las
disposiciones del Programa Operativo Anual Autorizado por las Instancias
correspondientes.
b. Apegarse a lo establecido en las Condiciones Generales de Contratación para la
ejecución de obras, Nº 5096 del 16-09-1996.
c. Uso racional de los recursos asignados a la obra de acuerdo al presupuesto
aprobado.
d. Presupuestación de la obra conforme a las características de la construcción
previamente establecida.
e. Realización de estudios, proyectos arquitectónicos y de ingeniería que se requieran
con base en las normas y especificaciones de construcción aplicables.
f. Jerarquización de las obras en función de las necesidades del Municipio y del
beneficio económico, social y ambiental que representan.
g. Conformación de expedientes técnicos por cada una de las obras que se van a
desarrollar o ejecutar, con el objeto de analizar y evaluar las acciones
desarrolladas.
h. Utilización de los formatos que para tal efecto emita la dependencia normativa
correspondiente, de acuerdo a los manuales de operación debidamente autorizados y
requisitados.
i. Actualización permanente de los expedientes conformados, así como su correcto
archivo.

Día Mes Año Firma:


Vigencia:




101


Lineamientos de Control Interno para
los Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructura
CONTROLES PARA LA EJECUCIÓN DE LAS OBRAS

a. Apego al Programa Operativo Anual del Gobierno del Municipio, acordes con los
Planes de Desarrollo
b. Adjudicación y contratación de la obra conforme a la ley establecida en la materia.
c. Oficios de autorización presupuestal y/o Acuerdos de Cámara, los cuales deberán
señalar específicamente la obra a la que correspondan.
d. Ejecución de la obra conforme al proyecto y en cumplimiento de las
especificaciones técnicas de construcción y materiales señalados en los planos.
e. Apego al catálogo de conceptos, cantidades, unidades y precios unitarios,
establecido para cada obra en particular.
f. Solicitud de garantía suficiente a las personas que quieran participar en la ejecución
de obras públicas.
g. Firma del contrato respectivo con la persona a quien se le haya adjudicado la
ejecución de la obra.
h. Verificación y actualización de las estimaciones, números generadores, facturas
y autorizaciones.
i. Autorización de las listas de raya, materiales, gasolina, equipo y maquinaria.
j. Archivo constante de todo documento que se genere durante la realización de la
obra.





Día Mes Año Firma:


Vigencia:




102


Lineamientos de Control Interno para
los Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructura
CONTROLES PARA LA VERIFICACIÓN DE LAS OBRAS

a. Proyecto de la obra actualizado.
b. Existencia y uso adecuado de la bitácora de obra.
c. Pruebas de control de calidad de los materiales.
d. Delimitación de funciones de cada una de las áreas que intervienen en la ejecución
de la obra.
e. Comparar el avance físico con el financiero de la obra.





















Día Mes Año Firma:


Vigencia:






103


Lineamientos de Control Interno para
los Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructura
CONTROLES PARA LA RECEPCIÓN DE LAS OBRAS

a. Comunicación por escrito de la contratista a la dependencia, entidad o
ayuntamiento, dando aviso de la terminación de la obra.
b. Entrega física de la obra a través de una Acta de Entrega-Recepción
debidamente autorizada y requisitada. Contratista–Dependencia en obras por
contrato y Dependencia – Comité Comunitario en las obras ejecutadas.
c. Solicitud y autorización de prórroga para la entrega-recepción de la obra, en su
caso.
Los requisitos para la Tramitación de Contrato son:

ü Inscripción en la Contraloría Municipal
ü Registro Mercantil de la Empresa
ü Inscripción Actualizada en Emica
ü Original de la Carta de Asignación
ü Presupuesto elaborado por la Empresa, firmado y sellado por el Ing. Inspector
y el Ing. Residente
ü Memoria Descriptiva de la obra
ü Análisis de precios unitarios
ü Croquis de ubicación de la Obra
ü Croquis Indicativo de la distancia de la Obra al sitio del bote del material
proveniente de la preparación del sitio a distancias mayores de 200 mts.
ü Cronograma de ejecución, físico financiero y curva de inversión de la Obra
ü Memoria fotográfica antes de empezar la obra.
ü Certificación Profesional para ingeniero residente.
Día Mes Año Firma:


Vigencia:




104


Lineamientos de Control Interno para
los Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructura
CONTROLES PARA EL PAGO DE VALUACIONES

a. Copia del Contrato
b. Certificado fianza de fiel cumplimiento
c. Copia del Presupuesto Original
d. Estampilla Seniat 1*1000 (Forma16) (vigente).
e. Factura numerada del Seniat
f. Solvencias de Rentas Municipales(Vigentes)
g. Recibo de Solicitud de Pago
h. Acta de Inicio
i. Notificación de Fecha de Terminación de Obra
j. Acta de Terminación
k. Valuación de Obra Ejecutada
l. Carátula de Valuación
m. Planilla de Mediciones y Croquis
n. Cuadro Demostrativo del cierre
o. Valla Identificador de la Obra, con el monto.
p. Solicitud de Aceptación Provisional
q. Acta de recepción provisional
r. Relación de Fotografía al finalizar la Obra
s. Garantía de la Obra
t. Fianza de anticipo y/o fiel cumplimiento
u. Constancia de visita a la obra
v. Inscripción Registro nacional de Contratista (Obras Fedes)

Día Mes Año Firma:


Vigencia:




105


Lineamientos de Control Interno para
los Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructura
CONTROLES PARA LA TRAMITACIÓN DE CONTRATOS

1. Inscripción en Contraloría Municipal
2. Copia del Registro Mercantil (Persona Jurídica)
3. Certificado de Solvencia del Colegio de Ingenieros
4. Oferta de Servicios Profesionales, la cual debe incluir: Forma de pago, tiempo de
ejecución, entrega de trabajo y metodología a utilizar.
5. Recibo de Pago
6. Copia del Contrato
7. Pago del 1/1000 Forma 16 a partir de 3.705.000 por el monto de la obra
ejecutada (Deber Ser)
8. Descripción del Proyecto
9. Se debe presentar la información en carpeta original y cuatro copias.

















Día Mes Año Firma:


Vigencia:




106


Lineamientos de Control Interno para
los Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructura
AUDITORÍA DE OBRAS
Procedimientos
a. Mediante la auditoria de obras se verifica el cumplimiento de los requisitos
exigidos en el control previo, los procedimientos de contratación y administración
del contrato y la cuantificación y calificación de la ejecución física de las obras.
Puede hacerse de manera selectiva o exhaustiva, mediante muestreo o evaluación del
universo de contrataciones.
La auditoria debe realizarse en dos niveles:
1. Revisión de expedientes de los contratos de obra, a fin de verificar el
cumplimiento de las normas y procedimientos de contratación, administración y
supervisión de los trabajos, incluyendo el control previo de ley.
2. Inspección en el sitio, a fin de verificar cuantitativa y cualitativamente los
trabajos ejecutados por la Contratista, especialmente el chequeo de la cantidad
de obra relacionadas en las valuaciones y la calidad de los mismos.
b. Para la realización de auditorias de obras en los entes públicos, en principio se
debe definir el alcance de la actuación, señalando el tipo de contrataciones a
evaluar.
ü A partir del listado de obras a evaluar se debe seleccionar la muestra de
contratos a auditar.
ü Una vez seleccionada la muestra de contratos a evaluar, se requiere disponer de
los expedientes completos de cada un de ellos, afín de practicar la evaluación
exhaustiva de la documentación inserta en los mismos, incluyendo los pagos
efectuados a la fecha o en proceso de revisión para su cancelación.

Día Mes Año Firma:


Vigencia:




107


Lineamientos de Control Interno para
los Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructura
AUDITORÍA DE OBRAS
ü A partir de la muestra de contratos auditados y con base en los resultados de la
evaluación de expedientes practicadas, se debe seleccionar una sub. muestra de
contratos de obras a ser inspeccionados en el sitio.
ü Practicar las inspecciones selectiva o exhaustiva, mediante muestreo o
evaluación del universo de contrataciones, incluyendo la aplicación de ensayos
físicos a la obra o parte de ellas, de las obras seleccionadas.
ü Si, como resultado de las actuaciones practicadas en el curso de la revisión de
los expedientes de los contratos de obras y/o de las inspecciones en el sitio, se
detectan irregularidades, se debe practicar todas las diligencias necesarias a fin
de establecer la procedencia de tales hechos.
ü Una vez confirmada la existencia de la irregularidad, se debe dejar constancia
de acta de tales hechos y se debe conformar un expediente contentivo de todos
los documentos y pruebas, que permitan soportar la existencia de la situación
respecto a la cual se dejo constancia en acta.










Día Mes Año Firma:


Vigencia:





108


Lineamientos de Control Interno para
los Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructura
LINEAMIENTOS EN LA ELABORACIÓN DE
INFORMES DE AUDITORIA
Una vez terminada la etapa de ejecución de la auditoria a la obra pública, de a
conocer los resultados de su revisión a través de un informe por escrito.
1. Características del Informe Primero de Auditoria: El informe deberá hacer
una clara mención de la naturaleza, objeto y alcance del trabajo desarrollado, señalando
en su caso, las limitaciones que se hubiera enfrentado para el cumplimiento de los
objetivos propuestos.
La información que proporcione el reporte de auditoria acerca de los actos, hechos
o situaciones observados, debe reunir principalmente los siguientes atributos de calidad:
a. Oportunidad. Que la información permita tomar a tiempo las acciones requeridas.
b. Integridad. Deben incluirse todos los hechos importantes observados, sin omisión
alguna, proporcionando una visión objetiva de las cuestiones advertidas y de las
conclusiones y recomendaciones a que conducen.
c. Competencia. Asegurarse de que los resultados informados correspondan al objeto
de la auditoria.
d. Relevancia. Considerar los asuntos trascendentales para la situación u operaciones
de las áreas examinadas sin abundar en detalles innecesarios.
e. Objetividad. Presentar con imparcialidad la verdad o realidad de los actos y que
estén respaldados con evidencia probatoria indubitable.
f. Convicción. Hacer que la solidez de la evidencia conduzca a cualquier persona
prudente a las mismas conclusiones a que llegó el auditor.
g. Claridad. Cuidar la estructura, terminología y redacción empleada, para que
cualquier persona pueda entenderla, aún no versada en el tema.

Día Mes Año Firma:


Vigencia:




109


Lineamientos de Control Interno para
los Procesos de Contratación de Obras en
Infraestructura
LINEAMIENTOS EN LA ELABORACIÓN DE
INFORMES DE AUDITORIA
h. Utilidad. Aportar elementos que propicien la optimización del uso de los
recursos y el mejoramiento de la administración de la entidad.
2. Contenido del Informe de Auditoria. El texto de la norma de los
señalamientos generales para el contenido del informe que rinde el auditor, debe
manifestar expresamente su opinión acerca de: La propiedad y debido ejercicio del
gasto en la ejecución de la obra pública así como el estricto cumplimiento de la
normatividad vigente aplicable a la misma.
3. Responsabilidad sobre la opinión vertida en el informe. El auditor es
responsable de las conclusiones, juicios y recomendaciones vertidas en sus informes.














Día Mes Año Firma:


Vigencia:




110




REFERENCIAS

Agüero (2004). Optimización del control de los activos fijos de la empresa
Energía Eléctrica (ENELBAR). Trabajo de Grado de Especialización. UCLA.

Centro Contable Venezolano (s/f). Curso de Auditoria.

Condiciones Generales de contratación para la ejecución de obras. (1996) Gaceta
Oficial de la Republica de Venezuela. Nro. 5.096. Extraordinario del 16 de
septiembre de 1996.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Gaceta Oficial
Número 3686. Diciembre, 30. Caracas-Venezuela.

Contraloría General de la República (s/f). Cuadernos de Auditoria. Caracas.

Contraloría General de la República (1998). Resolución Nº 072-98 CI. Normas
Técnica de Control Interno para el Sector Público. Caracas.

Decreto Nº 329-G. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de
Obras.

Estupiñán Gaitán, R. (1997). Control Interno y Fraudes por Ciclos Irracionales.
Colombia: Editora Roesga.

Guía para la evaluación del Control Interno.

Hernández R, Fernández C, Baptista P, (1999). Metodología de la Investigación.
México: Editorial Mc.Graw Hill.

Hurtado, J. (1997). Metodología de la Investigación Holística. Caracas: Fundación
SYPAL.

ILACIF (1992). El control interno y la importancia para el auditor. Folleto.

Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1999). Normas y procedimientos de
Auditoria.

Koontz, H (2001). Administración una Perspectiva Global. México: Editorial. Mc
Graw Hill.

111
Ley de Licitaciones. (2001). Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de
Venezuela Nro. 37.926. Del 28 de de abril del 2004.


Ley Orgánica de de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional
del Control Fiscal (2001) Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de
Venezuela Nro. 37.347. Del 17 de diciembre del 2001.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (2004). Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nro. 37978. Del 13 de Julio
de 2004.

Ley Orgánica de la Administración Pública (2001). Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela. Nro. 37305. Del 17 de Octubre de 2001.

Meigs, W. (1980). Principios de auditoria. México. Editorial Diana.

Rivero García, E. (2001). Diseño de normas de control interno para el cumplimiento
de la obligación tributaria y deberes formales en el Impuesto sobre la Renta,
Activos Empresariales e impuesto al Valor Agregado en la Empresa Lumica, C.A.
Trabajo de Grado de Especialización. UCLA.

Soto Rivas, R. (2003) Propuesta de un sistema de Control Interno de las Cuentas por
Cobrar para la Empresa Purificadores Millenium C.A. Trabajo de Grado de
Especialización. UCLA.













112











A N E X O S
















113




















ANEXO A

CUESTIONARIO






















114


UNIVERSIDAD CENTROOCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POST-GRADO



El siguiente cuestionario realizado por la Licenciada Oneida Escalona,
portadora de la Cédula de Identidad, Nro. 7.461.379, participante de la V Corte de
Especialización en Auditoria, esta dirigido al Personal de la Gerencia de
Infraestructura de la Empresa Emica, S.A., con la finalidad de Proponer lineamientos
de Control Interno en los Procesos de Contratación de Obras de Infraestructura en la
empresa Municipal de Infraestructura y Conservación del ambiente (EMICA)
Por lo antes expuesto le solicitamos su valiosa colaboración en lo que respecta
al llenado del Cuestionario.
Así mismo es importante acotar que la información suministrada será manejada
con estricta confidencialidad y celeridad posible, para garantizar un estudio confiable.
INTRUCCIONES

1. Lea cuidadosamente las preguntas.
2. El Cuestionario esta compuesto de diecinueve (19) preguntas los cuales deberá
responder según su opinión.
3. Se agradece contestar todas las preguntas.
4. En caso de duda solicite aclaratoria.
5. De su sinceridad dependen los resultados de este estudio.










115


CUESTIONARIO


1. ¿Conoce usted el objeto de la empresa Municipal de Infraestructura y
Conservación del Ambiente, Emica, S.A.?
SI________ NO_______

2. ¿Sabe Usted cual es la Visión de Emica S.A.?
SI________ NO_______

3. La planificación se hace en base al desarrollo de los objetivos de la Empresa es:
- A largo plazo _________________
- A mediano plazo _______________
- A corto plazo __________________

4. Existe un Organigrama oficial que indique la estructura organizativa y las líneas
de subordinación y comunicación?
SI________ NO_______

5. ¿Se encuentra claramente definido los objetivos generales y específicos de la
Gerencia de Infraestructura?
SI________ NO_______

6. ¿Existe la verificación de los resultados en el cumplimiento de las metas?
SI________ NO_______

Justifique su Respuesta: ______________________________________________
__________________________________________________________________

7. ¿Los recursos de EMICA, S.A se manejan en base al plan operativo anual?

116
SI________ NO_______

8. ¿Se auditan los Estados Financieros de la institución?
SI________ NO_______

9. ¿Conoce usted que las entidades del sector Publico deben elaborar las normas,
manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimientos y
demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de
control interno tal como lo establece el articulo 37 de la ley orgánica de la
Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal?
SI________ NO_______

10. ¿Sabe usted lo que es un indicador de Gestión?
SI________ NO_______

11. ¿Se realizan evaluaciones periódicas de Control Interno?
SI________ NO_______

12. ¿Existe políticas o lineamientos generales establecidos para el otorgamiento de
contratos?
SI________ NO_______

13. ¿Sabia usted que el control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las
normas, salvaguardar los recursos y bienes, asegurar la información, lograr el
cumplimiento de planes, objetivos y metas y garantizar razonablemente la
rendición de cuentas tal como lo establece el articulo 131 de la Ley Orgánica
Administrativa Financiera del Sector Publico?
SI________ NO_______


117
14. ¿Conoce usted lo que establece la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal en su articulo 36 referente al
control interno?
SI________ NO_______
15. ¿Cuál es el proceso de selección de las empresas contratista?
a. Por licitación ___________
b. Por adjudicación directa ___________
c. Todas las anteriores ___________

16. ¿Verifica si las empresas están inscrita en el registro municipal de contratista).?
SI________ NO_______

17 ¿Se cumple con la comparación entre los documentos entregados por los
contratistas y los documentos exigidos por la empresa?
SI________ NO_______

18. ¿Tiene usted conocimiento sobre las normas establecidas en la gaceta Oficial de
Condiciones Generales de contratación para la Ejecución de obras?
SI________ NO_______

19.¿Conoce usted la Ley de Licitaciones?
SI________ NO_______

20. ¿ Se revisan los expedientes para corroborar que las actas de ingeniero inspector
estén elaboradas y de esta manera permitir segur el proceso operativo hasta su
cancelación).?
SI________ NO_______

SI _____________ NO ____________

118

21.¿existe un control efectivo sobre los registros rutinarios que deben realizar en cada
una de las secciones operativas de contratación de obras? ( hoja de ruta).
SI________ NO_______


22. ¿Existe revisión constante de los expedientes de las empresas contratistas?
SI _____________ NO ____________

23. ¿Verifica si el ingeniero inspector levanta acta de terminación de obra?
SI _____________ NO ____________

24 ¿Se realiza seguimiento constante a las obras a través de los ingenieros
inspectores?
SI________ NO_______

25.¿El ingeniero inspector certifica el contenido y tramite de las valuaciones de obras
ejecutadas?
SI________ NO_______

26. ¿Existe políticas de pago a proveedores y contratistas?
SI________ NO_______

27. ¿Al momento del Pago a los contratista se les exige el pago de 1/1000 (timbre
Fiscal) forma 16 por el monto de la obra ejecutada?
SI________ NO_______

28. ¿Existe manuales de normas y procedimientos para la ejecución de las
operaciones?
SI________ NO_______

119

29. ¿Se verifica el cumplimiento del servicio prestado por los contratistas ¿(control
previo).
SI________ NO_______

30. ¿Se verifica que todas las órdenes de pago tengan sus respectivos soportes y estén
debidamente firmadas y selladas?
SI________ NO_______

31. ¿existe políticas o lineamientos generales establecidos para el pago del anticipo a
las empresas contratistas?
SI________ NO_______

32. ¿Existe criterio de medición como indicadores o paramentos que permiten evaluar
el cumplimiento de los objetivos por parte de la gerencia de infraestreructura?
SI________ NO_______

33. ¿Solicita a las empresas contratista la ultima declaración de I.S.L.R.?
SI________ NO_______

34. ¿En la empresa EMICA,S.A. Se cumplen con los requisitos exigidos para
asignación de contratación de obras?
SI________ NO_______

35. ¿Se presentan las valuaciones en el tiempo establecido para su cancelación?
SI________ NO_______