proyectos para una Gerencia de Proyectos efectiva.

(PMBOK 2004)
Para una gerencia efectiva de proyectos no es suficiente con manejar y comprender
conocimientos y herramientas aceptadas como buenas practicas. Segun el PMBOK,
para lograr esto, se requiere que el equipo de proyectos, comprenda y use los
conocimientos y habilidades correspondientes a por lo menos cinco areas de
experiencia, que se listan a continuacion:
Fundamentos de la Gerencia de Proyectos
Conocimientos, normas y regulaciones del area de aplicacion
Comprension del entorno del proyecto
Conocimientos y habilidades de Gerencia General
Habilidades Interpersonales


Gestión de Costo, Tiempo, Alcance, Calidad, Administración y Control de
Proyectos, Empresa, PMI Project Management.

Empresas contratistas de construcción de obras civiles :

En Venezuela se pueden distinguir dos tipos básicos de empresas: las empresas
contratantes y las empresas contratistas. Las empresas contratantes son aquellas que
desarrollan proyectos como herramientas de su planificacion estrategica. En este tipo de
empresas, los proyectos forman parte esencial de sus estrategias de crecimiento, pues
atraves de ellos logran elevar sus niveles de produccion, eficiencia y ventas. Las
empresas contratantes de acuerdo a las estrategias que apliquen pueden decidir llevar a
cabo el o los proyectos por si mismas o contratar servicios especializados para
realizarlos Las empresas contratadas para prestar estos servicios especializados
corresponden a la segunda clasificacion, estas son llamadas empresas contratistas. Las
empresas consultoras, constructoras y asesoras en distintas areas del negocio de los
proyectos, pertenecen a esta clasificacion.

Debido a su dependencia de la ejecucion de proyectos, las empresas contratistas
deben invertir una buena parte de su presupuesto a la busqueda de contratos en
proyectos, lo cual incluye el mercadeo, visitas a potenciales clientes, inscripcion en
registros de contratistas, afiliacion a camaras empresariales, etc. La empresa
contratista debe tener “bien sintonizadas sus antenas de recepcion” y manejar
informacion acerca de los planes gubernamentales o privados que ofrezcan
oportunidades de negocio atractivas en los proyectos o programas involucrados, con el
fin de estar preparada para ofrecer los servicios que la ejecucion de dichos proyectos
requiera.
Esta dependencia a la ejecucion de proyectos constituye el principal factor que
determina la inestabilidad de las empresas contratistas. Pues su estructura
organizacional depende de la demanda en el mercado de proyectos de los servicios
que ofrecen, por lo que las mismas deben tener mucha flexibilidad de manera que
puedan ser (…) “capaces de expandirse rapida y eficazmente en los tiempos de
bonanza para dar respuesta a las solicitudes del mercado, pero a su vez de contraerse
para ajustar sus costos de personal cuando los proyectos son escasos”. Palacios
(2000, p. 81).

2.4 Gerencia de Proyectos
De acuerdo al PMI (PMBOK, 2008) se entiende por gerencia o dirección de
proyectos “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del
proyecto. La dirección de proyectos se realiza a través del uso de procesos
como: inicio, planificación, ejecución, control y cierre“(p. 6). En la Figura Nº 4
(ver p. 37) se
detalla la metodología de la gerencia de proyectos.
Palacios (2005) la considera como:
”el arte de dirigir el proyecto a través de su ciclo de vida, lo que
involucra balancear una serie de demandas competitivas entre si:
Identificar los requerimientos y las expectativas en torno al proyecto
Satisfacer las necesidades de la organización, de los clientes o
consumidores de los resultados obtenidos y del recurso humano utilizado
para laborar en el proyecto.
Determinar el alcance adecuado para el proyecto, sobre la base de la
situación y los objetivos.
Completar el proyecto en el tiempo establecido y que termine con un
desempeño aceptable, usando para ello los recursos dados” (p. 63).
2.5 Gestión del Proyecto
La Norma ISO 10005:2003 define la Gestión del Proyecto como
“planificación,
organización, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un
proyecto y la motivación de todos aquéllos que están involucrados en él para
alcanzar los objetivos del proyecto” (p. 10).
2.6 Sistemas de gestión de la calidad en los proyectos
Algunas de las características de los proyectos son las siguientes:
Son fases únicas, no repetitivas compuestas por procesos y actividades.
Tienen cierto grado de riesgo e incertidumbre.
Se espera que proporcionen unos resultados cuantificados (mínimos),
especificados dentro de unos parámetros determinados, por ejemplo,
parámetros relacionados con la calidad.
Tienen fechas de inicio y de finalizaciones planificadas, y dentro de unas
limitaciones de costo y recursos especificadas.
Puede haber personal asignado temporalmente a la organización
encargada del proyecto por el tiempo de la duración del mismo.
Puede ser de larga duración y estar sometidos a influencias y externas
cambiantes a lo largo del tiempo. (p. 11).
2.7 Gestión de la calidad del proyecto
“El cumplimiento de la calidad (en proyectos) puede verse durante el ciclo de
vida del proyecto como la capacidad que tiene el proyecto de cumplir con las
expectativas identificadas en los stakeholders, de forma que exista
adecuación
entre el trabajo realmente ejecutado y el que debe hacerse según los
procedimientos de la gerencia profesional de proyectos” (Palacios, 2005, p.
296).
Para lograr el cumplimiento es que se llevan a cabo los procesos de gestión
de
calidad de proyectos, los cuales a su vez deben formar parte del sistema de
gestión de calidad de la organización.
“Los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto incluyen todas las
actividades de la organización ejecutante que determinan las políticas, los
objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el
proyecto
satisfaga las necesidades por la cuales se emprendió”. (PMI, 2008, p. 179).
El enfoque que da el Instituto de Gerencia de Proyectos (PMI) al tratamiento
de
la gestión de calidad, es muy parecido al enfoque que dan las normas ISO
9000
a la calidad total en la empresa, pues como el mismo instituto aclara “se
pretende que el enfoque básico para abordar la gestión de calidad, sea
compatible con el de la Organización Internacional de Normalización (ISO)”
(PMI, 2008, p. 195).
Cuando se trata de una organización que trabaja por proyectos hacia clientes
externos, las necesidades por las que se emprende el proyecto tienen 2
aristas.
La primera las necesidades del cliente que contrataron a la empresa para
realizar este proyecto y la segunda arista que va relacionada con la
estrategia y
necesidades de la organización ejecutante. La metodología de Balance
ScoreCard permite alinear las estrategias de la organización ejecutante, con
los
indicadores de proyecto que se verán plasmados en el cuadro de mando
integral, por lo que las necesidades directamente plasmadas son las de la
organización ejecutante, sin embargo y a través del enfoque de satisfacción
de
clientes y procesos internos se cubre la gestión de calidad de las
necesidades
del cliente externo.
El PMBOK señala tres (3) procesos que se ejecutan dentro de la gestión de
calidad de un proyecto, ver Figura Nº 5, p. 40:
Planificación de Calidad: “implica identificar qué normas de calidad son
relevantes para el proyecto y determinar cómo satisfacerlas.” (PMI, 2008,
p.183)
Realizar Aseguramiento de Calidad: “es la aplicación de actividades
planificadas y sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar que el
proyecto emplee todos los procesos necesarios para cumplir con los
requisitos”. (PMI, 2008, p.187). Busca que lo planificado se ejecute.
Realizar Control de Calidad: “implica supervisar los resultados específicos
del proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad
relevantes e identificar los modos de eliminar las causas de resultados
insatisfactorios”. (PMI, 2008, p.190) Está basado en el monitoreo.
El siguiente diagrama resume las entradas, herramientas y técnicas y salidas
de
los procesos de calidad en proyecto:
Figura 5. Resumen de Procesos de Gestión de Calidad de Proyectos según el PMI
Diseño: PMI (2008)

3.- Fases de un proyecto
Las fases de ejecucion de un proyecto, marcan los pasos de desarrollo por las que
el mismo transita desde su concepcion hasta su terminacion. En el transcurso de estas
fases participa -de acuerdo al tipo de contratacion adoptado por la empresa
contratante- un variado numero de contratistas que de acuerdo al servicio contratado
generan insumos que finalmente dan forma al producto final del proyecto.
La figura 4 muestra las fases de un proyecto, indicando los insumos y el esfuerzo
generado en cada fase y la participacion de las contratistas de acuerdo al tipo de
servicio ofrecido. Durante las fases de ingenieria del proyecto participan las empresas
contratistas dedicadas a la consultoria. Durante la fase de ingenieria de detalle
participan las empresas proveedoras, durante la fase de construccion participan las
empresas constructoras. Durante la fase de puesta en marcha participan las empresas
de asesoria10.
Los nombres que reciben estas fases del proyecto dependen del ambiente
profesional donde se desenvuelven, en el caso de que el trabajo este orientado a
proyectos de ingenieria, estas fases reciben el nombre de Iniciacion, Ingenieria
conceptual, Ingenieria basica, Ingenieria de detalle, Construccion, y Puesta en
marcha.11
.
Iniciacion del proyecto: Esta fase constituye el inicio del proyecto, el nacimiento
de la idea. Durante su desarrollo se llevan a cabo los estudios y/o analisis de mercado,
la revision de los productos u objetivos del proyecto, una primera aproximacion de los
requerimientos de materiales, se listan las distintas opciones de financiamiento, los
requerimientos de seguridad, las afectaciones a las comunidades, impactos
ambientales, rentabilidad y evaluacion de riesgos potenciales y contingencias. Durante
esta fase, cada una de las evaluaciones mencionadas es realizada de manera general.
Por lo general, durante esta fase del proyecto participa solo la empresa contratante,
salvo algunas contratistas que se encargan de llevar a cabo los estudios
especializados que la fase requiere.


Ingenieria conceptual. En esta fase se definen los parametros del proyecto,
principalmente los estudios de factibilidad del mismo, igualmente se desarrollan
conceptos que ayudaran a definir los conceptos fundamentales del proyecto, los
estandares de ingenieria que se usaran y el empleo de la tecnologia con la mejor
relacion costo-efectividad. En el desarrollo de esta fase participa una empresa
contratista de consultoria.
Ingenieria basica. La obtencion de la maxima relacion desarrollo / costo se persigue
durante esta fase, en ella se inicia la configuracion del proceso, lo cual incluye la
finalizacion de los primeros planos del proyecto, flujogramas, hojas de datos, la
seleccion del o de los suplidores de los equipos mayores, el desarrollo de los estudios
en sitio, los analisis del proceso y el establecimiento del sistema de control del mismo.
Al igual que la fase anterior esta fase es desarrollada por una empresa de consultoria.
Ingenieria de detalles. En esta fase, la meta es disenar el proceso mas funcional que
conduzca a una fase constructiva con la mejor relacion costo-efectividad. La
documentacion generada en esta fase servira de insumo a las empresas constructoras
interesadas en licitar la construccion del proyecto. Es desarrollada por una empresa de
consultoria.
Construccion. En esta fase se realiza la construccion del producto del proyecto,
tomando como insumo las especificaciones producidas por los servicios de ingenieria y
diseno. La meta es la obtencion de un trabajo de alta calidad, dentro de las
especificaciones de alcance, tiempo y presupuesto establecidos. Esta fase la desarrolla
una empresa contratista de construccion.
Puesta en marcha. El proposito de esta fase es la realizacion de una entrega del
producto del proyecto al cliente. Con esta fase se cierra el proyecto, ya que el cliente
recibe de manos del proyecto su producto operando. Por lo general, esta fase la
desarrolla una contratista de asesoria en conjunto con personal de la empresa
contratante.
4.-Fase de Construccion de un proyecto
La fase de construccion es la fase del proyecto donde se requiere la mayor
cantidad de esfuerzo, (ver figura 4) ya que en ella se requieren mayores recursos tanto
humanos como financieros. Durante esta fase es contratada una gran cantidad de
horas-hombre y es donde se realiza el mayor desembolso de dinero de parte del
contratante, lo que la conlleva a una gran susceptibilidad a los factores de riesgo del
proyecto debido al costo asociado a la correccion de errores.
La empresa contratista que se encarga de la construccion de un proyecto lleva
sobre sus hombros la responsabilidad de llevar a cabo la fase del proyecto con
mayores implicaciones de riesgo por lo que su desempeno es cuidadosamente
inspeccionado por la empresa contratante. El objetivo de esta fase del proyecto es la
materializacion de las especificaciones dadas por la ingenieria dentro de los
parametros establecidos de calidad, tiempo y costos.
Dada la alta susceptibilidad al riesgo, en esta fase del proyecto es importante
implementar mecanismos de control de ejecucion que permitan visualizar las posibles
desviaciones de la ejecucion real con respecto el plan de ejecucion programado, y a
partir de alli establecer planes de contingencia que permitan corregir estas
desviaciones. Un buen desempeno en la ejecucion de la fase de construccion, genera
impactos favorables en el buen desenvolvimiento del proyecto, de modo que, la
implementacion por parte de la contratista, de herramientas que permitan proteger su
tiempo de ejecucion, la calidad de sus entregables, los costos de ejecucion, en fin
mejorar su desempeno, repercute directamente en el desempeno de todo el proyecto, y
esto es un sentido mas amplio contribuye a la reduccion de los costos de un proyecto,
resultando en un mayor atractivo para los inversionistas.
5.-La Gerencia de Proyectos
Modelo tesis desblo2 pag 18



Todos los recursos que una empresa invierta en planear la ejecución de la
construcción se justifican ampliamente debido a que llevan a un análisis
profundo del proyecto, lo que pondrá las bases para poder realizar un control
efectivo del mismo. El plan de ejecución, seguido de un eficaz control,
permite detectar en forma temprana desviaciones en la ejecución, analizar
los hechos y planear las medidas alternativas que permitan encauzar las
metas en la ejecución del proyecto, cerrando de esta forma el ciclo de la
administración satisfactoriamente.

Hoy en día, no obstante lo anterior, muchos administradores de proyectos
aún son reacios a invertir esos recursos, por lo que muchas construcciones
se realizan con una deficiente planeación, que la mayoría de los casos llevan
a resultados insatisfactorios, tanto para la empresa constructora como para el
inversionista. En la Ciudad de Mérida, específicamente en la Constructora
Dycvensa se ha puesto de manifiesto que muchas de las obras ejecutadas,
los proyectos presentan deficiencias en la planeación y retrasos de entregas
de obra, llevando a pagar multas al cliente.

De acuerdo a la información obtenida de la empresa, un alto porcentaje de
las obras ejecutadas en el país, presentan deficiencias y retrasos,
considerando necesario contar con sistemas administrativos que facilite el
control de los proyectos e invertir para implementarlos

Los proyectos para ser entregados en las fechas pactadas es necesario,
entre otras cosas, contar en forma suficiente y oportuna con los recursos
humano, material y financiero. Esto solo ocurrirá si se han programado y
gestionado oportunamente dichos recursos, de otra forma la situación que
enfrenta la empresa constructora durante la ejecución será altamente
azarosa, y las fechas de conclusión probablemente no serán cumplidas.






Ante esta realidad, resulta necesario valorar la importancia de una adecuada
Planificación y Control de los proyectos de construcción. Probablemente en
ningún otro contexto como en el de un proyecto de construcción es necesario
planificar tantos frentes en forma simultánea, involucrando además el manejo
de una significativa cantidad de información. En este complejo esfuerzo,
multiplicar nuestra capacidad de procesamiento de dicha información y
fortalecer nuestro nivel de competencia en la interpretación de la misma,
constituyen dos elementos claves para garantizar una toma de decisiones
eficiente y oportuna y contribuir con ello al desarrollo de proyectos de
construcción exitosos. La planeación y el control, tienen que ver mucho con
el tiempo, los recursos humanos, los materiales, la maquinaria y los recursos
financieros; así como un apartado adicional sobre el uso de sistemas de
cómputo para apoyar las labores de planeación y control; si alguno de estos
fallase no se lograrían los objetivos propuestos al inicio de la Obra, ya que
ellos están entrelazados entre si.

La dirección de proyectos implica una planificación de los mismos. Sin duda,
un aspecto clave, y esta planificación hay que trabajarla concienzudamente
reflejándola finalmente un plan de gestión del proyecto, El desarrollo de un
plan de gestión de proyectos es un proceso, que incluye las acciones
necesarias para definir, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios,
pero que a su ves están ligados para así poder trabajar en conjunto y lograr
las metas, realizando el cierre de obra satisfactoriamente.

Este plan refleja la planificación del mismo en base a los distintos procesos
relacionados con los distintos elementos de la Dirección de Proyectos, cómo
se van aplicar, herramientas y técnicas que se utilizan, el seguimiento y
control de cambios, esto los podemos observar esquemáticamente en la
figura siguiente:




Con referencia a lo anterior, es oportuno señalar, que las empresas
constructoras de obras civiles no planifican y tampoco chequean las
actividades claves necesarias relacionadas con los proyectos, lo que trae
como consecuencia que se queden por fuera muchos detalles que luego
influirán determinadamente en la gerencia, gestión y monitoreo de las
variables de los costos en función del tiempo, lo que disminuye un alto
porcentaje de calidad en la administración, el seguimiento y control del
proyecto. El desarrollo de este tema es que el mismo sirva a la industria de la
construcción, además de que sea un elemento para el flujo definido de
información evitando la distorsión de esta, los conceptos y recomendaciones
que se detallaran aquí, no son nuevos se han venido aplicando en algunas
empresas de una forma u otra, pero sentimos que han sido sin una
coordinación inadecuada de lo que es la: “PLANEACION, PROGRAMACIÓN
Y CONTROL, SIGUIENDO PARAMETROS DE CALIDAD EN EL CONTROL
DE OBRAS CIVILES", siendo esta la razón del tema a tratar.