PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES Código: GT-P01

PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÒN
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1. OBJETIVO

Diseñar, gestionar y aplicar las políticas y estrategias de comunicación para fortalecer las
competencias comunicativas al interior de la entidad.


2. ALCANCE

Inicia desde la definición de necesidades de comunicación organizacional, diseño y administración
de la comunicación interna, hasta el seguimiento de las estrategias definidas en el plan de
comunicaciones.


3. INSUMOS

Lineamientos normativos, manual de identidad visual, formato de solicitud de comunicación.


4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA

Boletines, publicación intranet, carteleras, diseño de piezas.


5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES

Ver normograma.


6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Comunicación ascendente: comunicación desde los subalternos hacia los superiores y continua
ascendiendo por la organización.

Comunicación descendente: comunicación desde la alta dirección hacia los demás niveles de la
organización.

Comunicación transversal: incluye los flujos tanto ascendente como descendente y fluye entre
todos los niveles, procesos y servidores.

Comunicación Organizacional: es el componente de control que orienta la difusión de políticas y
la información generada al interior de la entidad, para una clara identificación de los objetivos, las
estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se orienta las acciones de
la entidad.
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Debe convocar a los servidores públicos referente a una imagen corporativa que comprenda una
gestión ética, eficiente y eficaz, que proyecte su compromiso.

Cultura de la información: La cultura de la información entendida como la forma de circulación y
procesamiento de la información, expresa la actitud que tienen los integrantes de una organización
en el manejo y difusión de contenidos informativos al interior de la entidad y de la entidad con la
ciudadanía.

Imagen institucional: El mensaje institucional y su identidad se proyectan a través de diversos
medios y productos comunicativos. La comunicación contribuye a la elaboración de un concepto
común que luego se traduce en imagen institucional

Intranet: Es el principal medio de comunicación interna a través del cual se canaliza y administra
el flujo de información de interés general de la entidad. En este medio se promueven los criterios
del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y a partir de estos, se difunde información de la
dirección, las dependencias, los planes, los proyectos, los procesos, los programas y actividades.

Medios de Comunicación: Como medios de comunicación se definen las herramientas
tecnológicas y demás, que dispone la entidad para divulgar las acciones que realiza y que permite
llegar a los diferentes grupos de interés tanto externos como internos.


7. CONDICIONES GENERALES

 Todos los funcionarios y contratistas deberán tener correo institucional. (En el caso de
contratistas se asignará correo institucional a los que defina cada subdirección). Los
funcionarios y contratistas deberán revisar el correo al inicio de la jornada y al finalizarla.

 Todas las piezas de comunicación interna deberán ser revisadas por el área de
comunicaciones.

 Los funcionarios y contratistas deben portar el carnet en un lugar visible en la sede o en
donde estén representando al Instituto. Cuando terminen el vínculo como funcionario o
contratista deben devolver todos los elementos de imagen corporativa de la entidad
(Indumentaria, carnets, etc.).

 Se debe establecer comunicación con la Subdirección Corporativa cuando un servidor
público ingrese o se retire del IDPC, con el fin de actualizar datos e informar la novedad a
los demás servidores.

 Se debe informar al solicitante los tiempos de producción y ejecución de la divulgación de la
información o el diseño de la pieza.

 No se recibirán solicitudes que no estén soportadas mediante el formato de solicitud
establecido.
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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO







Actividad

Descripción de la actividad

Responsable

Documento o




(Diagrama de Flujo)

Registro



Inicio Inicio del procedimiento



Definir las estrategias de Responsable de Estrategias de

Definir estrategias de comunicación organizacional, Comunicaciones comunicación

1
comunicación dependiendo las necesidades de las y equipo de documentadas


organizacional

áreas, los lineamientos normativos, trabajo

en el borrador




políticas del IDPC y directrices de la

del plan



Dirección General.

Presentar al Comité Directivo el plan Responsable de Plan


estratégico de comunicación Comunicaciones

estratégico de


Presentar el plan



organizacional para ser aprobado.

Comité Directivo

comunicación


estratégico de


organizacional

2

comunicación



Si se presentan ajustes al plan, se

aprobado



organizacional



deben realizar y volver a presentar al



Comité para su aprobación final.



Una vez aprobado el plan estratégico, Responsable de Comunicado

se informarán las estrategias de Comunicaciones interno,

Informar estrategias comunicación organizacional a todos Boletín,

3
de comunicación los servidores públicos del IDPC, Correo


organizacional

mediante boletines, correo

electrónico,





electrónico, diseño de piezas y/o



comunicados internos.



Recibir solicitudes de las Responsable de Formato de

dependencias que requieran divulgar Comunicaciones solicitud de


información (Sistema Integrado de

divulgación



Recibir solicitudes de

Gestión, proyectos del IDPC, talento interna

4
las dependencias humano, actividades, cumpleaños,


entre otros) hacia los servidores del




IDPC y/o diseñar piezas gráficas que

se requieran para fortalecer la

comunicación organizacional.




Asignar responsables dentro del área

Responsable de

Correo


Asignar



de comunicaciones, para atender el

Comunicaciones

electrónico



responsables


requerimiento de divulgación de la



5

información y/o diseño de piezas.



2





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Actividad

Descripción de la actividad

Responsable

Documento o




(Diagrama de Flujo)

Registro



Realizar las acciones de Designado de Registros de

2 comunicación organizacional comunicaciones publicación.

conforme a las solicitudes Piezas gráficas

presentadas.


Divulgación de la información



Realizar acciones de



El tipo de información que se

comunicación

organizacional divulgue puede realizarse mediante:


la intranet, carteleras internas,



boletines y/o correos electrónicos

masivos.

6

Diseño de piezas

Se trabaja en conjunto con el

solicitante el apoyo gráfico según

requerimiento.

Existen otro tipo de acciones para

fortalecer la comunicación

organizacional que se generan por

iniciativa del equipo de

comunicaciones según pertinencia e

importancia del mensaje a trasmitir.


Realizar seguimiento al cumplimiento

Responsable de

Indicadores


Realizar seguimiento

de las estrategias documentadas en Comunicaciones Informes

al plan estratégico de
el plan estratégico de comunicación

y equipo de


7

comunicación


organizacional.

trabajo



organizacional






Aplicar encuestas de percepción y/o Responsable de Encuestas

satisfacción relacionadas con la Comunicaciones

Aplicar encuesta de comunicación organizacional. Con y equipo de

8 percepción y/o estas encuestas se toman acciones trabajo

satisfacción que serán documentadas para


fortalecer el proceso de comunicación



organizacional.

Fin Fin del procedimiento



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9. CONTROL DE CAMBIOS



Versión Fecha Cambios realizados


0 Documento original


10. APROBACIÓN



Elaboró y Validó Apoyó y Revisó Aprobó



MARISOL ROJAS IZQUIERDO


ANDRÉS PÉREZ GUZMAN Responsable de Comunicaciones

Profesional Contratista - Webmaster SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE ALEJANDRO BURGOS

SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE LOS LOS VALORES DEL PATRIMONIO Subdirector Divulgación

VALORES DEL PATRIMONIO CULTURAL CULTURAL SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE

LOS VALORES DEL PATRIMONIO

CULTURAL

CATHERINE CIFUENTES G.

Profesional Contratista SIG

SUBDIRECCIÓN GENERAL


-Original firmado en Subdirección General- -Original firmado en Subdirección General- -Original firmado en Subdirección General-



Fecha: 28 diciembre de 2012 Fecha: 28 diciembre de 2012 Fecha: 20 de mayo de 2013