2

PRELIMINARES

















































Esta publicación se terminó de imprimir durante el mes de diciembre de 2011.
Diseñada en Dirección Académica del Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora
Blvd. Agustín de Vildósola; Sector Sur. Hermosillo, Sonora, México
La edición consta de 595 ejemplares.
COLEGIO DE BACHILLERES
DEL ESTADO DE SONORA

Director General
Profr. Julio Alfonso Martínez Romero

Director Académico
Ing. Arturo Sandoval Mariscal

Director de Administración y Finanzas
C.P. Jesús Urbano Limón Tapia

Director de Planeación
Ing. Raúl Leonel Durazo Amaya



COORDINA EVENTOS SOCIOCULTURALES DE NEGOCIOS
Módulo de Aprendizaje.
Copyright ©, 2011 por Colegio de Bachilleres
del Estado de Sonora
todos los derechos reservados.
Primera edición 2011. Impreso en México.

DIRECCIÓN ACADÉMICA
Departamento de Desarrollo Curricular
Blvd. Agustín de Vildósola, Sector Sur
Hermosillo, Sonora. México. C.P. 83280

Registro ISBN, en trámite.


COMISIÓN ELABORADORA:

Elaborador:
Everardo Niebla Quiñonez

Revisión Disciplinaria:
Mireya Mendoza Molinares

Corrección de Estilo:
Antonia Sánchez Primero

Apoyo Metodológico:
Diego Navarro Gil

Supervisión Académica:
Luz María Grijalva Díaz
Equipo Técnico RIEMS

Diseño:
María Jesús Jiménez Duarte


Edición:
Ana Isabel Ramírez Vásquez

Coordinación Técnica:
Claudia Yolanda Lugo Peñúñuri
Diana Irene Valenzuela López

Coordinación General:
Profr. Julio Alfonso Martínez Romero



3
PRELIMINARES
















































Ubicación Curricular

HORAS SEMANALES:
04



CRÉDITOS:
06

DATOS DEL ALUMNO DATOS DEL ALUMNO DATOS DEL ALUMNO DATOS DEL ALUMNO
Nombre: _______________________________________________________________
Plantel: __________________________________________________________________
Grupo: _________________ Turno: _____________ Teléfono:___________________
E-mail: _________________________________________________________________
Domicilio: ______________________________________________________________
_______________________________________________________________________


COMPONENTE:
FORMACIÓN PARA EL
TRABAJO


CAPACITACIÓN PARA EL
TRABAJO:
SERVICIOS TURÍSTICOS.

4
PRELIMINARES


5
PRELIMINARES


Presentación ........................................................................................................................................................... 7
Mapa de asignatura ................................................................................................................................................ 8

BLOQUE 1. ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS ........................................ 9
Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Tipos de eventos y sus características ............................................................................................ 10
• Definición de evento y turismo de eventos...................................................................................................... 11
• Evento sociocultural ......................................................................................................................................... 15
• Turismo de reunión .......................................................................................................................................... 17
Sec Sec Sec Secuencia uencia uencia uencia 2. 2. 2. 2. Tendencias del turismo de eventos ................................................................................................. 26
• Origen del turismo de eventos ......................................................................................................................... 27
• Características del turismo de eventos ........................................................................................................... 30
• Tendencias del turismo de eventos ................................................................................................................. 31
• México y el turismo de eventos ....................................................................................................................... 32
• Oficinas de convenciones y visitantes, y organismos similares ..................................................................... 39

BLOQUE 2. CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS ...................................... 43
Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Organización profesional de eventos............................................................................................... 44
• La organización profesional de eventos .......................................................................................................... 45
• Comisión organizadora .................................................................................................................................... 47
• Servicios para eventos ..................................................................................................................................... 54
Secuencia 2. Secuencia 2. Secuencia 2. Secuencia 2. Elaborar plan de trabajo y cronograma de actividades .................................................................. 62
• La organización previa al evento de negocios ................................................................................................ 63
• Como elaborar plan de trabajo y cronograma de actividades ....................................................................... 71
• Documentación en los eventos de negocios .................................................................................................. 73
• Protocolo .......................................................................................................................................................... 76
• Cronograma ..................................................................................................................................................... 77
• Organización de eventos sociales ................................................................................................................... 79
• Buffet-mesa a la americana ............................................................................................................................. 81

BLOQUE 3. CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO ................................... 85
Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Secuencia 1. Técnicas de marketing aplicadas a los eventos de negocios......................................................... 86
• Plan de marketing ............................................................................................................................................ 87
• Promoción ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................. ................. ................. ................. 89
• Promover eventos a través de las redes sociales ........................................................................................... 92
• Estrategias de marketing para eventos de último minuto ............................................................................... 103
Secuencia Secuencia Secuencia Secuencia 2. 2. 2. 2. Post- evento ...................................................................................................................................... 107
• Fase post- evento ................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ................................................................ ................................ ................................ ...................................... ...... ...... ...... 108
• La evaluación del evento ................................................................................................................................. 108
• Encuestas post- evento ................................................................................................................................... 109
• Actividades turísticas pre y post evento .......................................................................................................... 114


Bibliografía .............................................................................................................................................................. 119




Índice

6
PRELIMINARES



7
PRELIMINARES


“Una competencia es la integración de habilidades, conocimientos “Una competencia es la integración de habilidades, conocimientos “Una competencia es la integración de habilidades, conocimientos “Una competencia es la integración de habilidades, conocimientos y actitudes en un contexto específico”. y actitudes en un contexto específico”. y actitudes en un contexto específico”. y actitudes en un contexto específico”.

El enfoque en competencias considera que los conocimientos por sí mismos no son lo más importante, sino el uso
que se hace de ellos en situaciones específicas de la vida personal, social y profesional. De este modo, las
competencias requieren una base sólida de conocimientos y ciertas habilidades, los cuales se integran para un
mismo propósito en un determinado contexto.

El presente Módulo de Aprendizaje de la asignatura Coordina Eventos Socioculturales de Negocios, es una
herramienta de suma importancia, que propiciará tu desarrollo como persona visionaria, competente e innovadora,
características que se establecen en los objetivos de la Reforma Integral de Educación Media Superior que
actualmente se está implementando a nivel nacional.

El Módulo de aprendizaje es uno de los apoyos didácticos que el Colegio de Bachilleres te ofrece con la intención de
estar acorde a los nuevos tiempos, a las nuevas políticas educativas, además de lo que demandan los escenarios
local, nacional e internacional; el módulo se encuentra organizado a través de bloques de aprendizaje y secuencias
didácticas. Una secuencia didáctica es un conjunto de actividades, organizadas en tres momentos: Inicio, desarrollo y
cierre. En el inicio desarrollarás actividades que te permitirán identificar y recuperar las experiencias, los saberes, las
preconcepciones y los conocimientos que ya has adquirido a través de tu formación, mismos que te ayudarán a
abordar con facilidad el tema que se presenta en el desarrollo, donde realizarás actividades que introducen nuevos
conocimientos dándote la oportunidad de contextualizarlos en situaciones de la vida cotidiana, con la finalidad de que
tu aprendizaje sea significativo.

Posteriormente se encuentra el momento de cierre de la secuencia didáctica, donde integrarás todos los saberes que
realizaste en las actividades de inicio y desarrollo.

En todas las actividades de los tres momentos se consideran los saberes conceptuales, procedimentales y
actitudinales. De acuerdo a las características y del propósito de las actividades, éstas se desarrollan de forma
individual, binas o equipos.

Para el desarrollo del trabajo deberás utilizar diversos recursos, desde material bibliográfico, videos, investigación de
campo, etc.

La retroalimentación de tus conocimientos es de suma importancia, de ahí que se te invita a participar de forma activa
cuando el docente lo indique, de esta forma aclararás dudas o bien fortalecerás lo aprendido; además en este
momento, el docente podrá tener una visión general del logro de los aprendizajes del grupo.

Recuerda que la evaluación en el enfoque en competencias es un proceso continuo, que permite recabar evidencias a
través de tu trabajo, donde se tomarán en cuenta los tres saberes: el conceptual, procedimental y actitudinal con el
propósito de que apoyado por tu maestro mejores el aprendizaje. Es necesario que realices la autoevaluación, este
ejercicio permite que valores tu actuación y reconozcas tus posibilidades, limitaciones y cambios necesarios para
mejorar tu aprendizaje.

Así también, es recomendable la coevaluación, proceso donde de manera conjunta valoran su actuación, con la
finalidad de fomentar la participación, reflexión y crítica ante situaciones de sus aprendizajes, promoviendo las
actitudes de responsabilidad e integración del grupo.

Nuestra sociedad necesita individuos a nivel medio superior con conocimientos, habilidades, actitudes y valores, que
les permitan integrarse y desarrollarse de manera satisfactoria en el mundo laboral o en su preparación profesional.
Para que contribuyas en ello, es indispensable que asumas una nueva visión y actitud en cuanto a tu rol, es decir, de
ser receptor de contenidos, ahora construirás tu propio conocimiento a través de la problematización y
contextualización de los mismos, situación que te permitirá: Aprender a conocer, aprender a hacer, aprender a ser y
aprender a vivir juntos.



Presentación

8
PRELIMINARES



COORDINA
EVENTOS
SOCIO-
CULTURALES DE
NEGOCIOS.
BLOQUE 1 BLOQUE 1 BLOQUE 1 BLOQUE 1
Organizar Organizar Organizar Organizar
eventos eventos eventos eventos
socioculturales y socioculturales y socioculturales y socioculturales y
de negocios de negocios de negocios de negocios.
BLOQUE 2 BLOQUE 2 BLOQUE 2 BLOQUE 2
Contratar y Contratar y Contratar y Contratar y
supervisar los supervisar los supervisar los supervisar los
servicios para servicios para servicios para servicios para
eventos eventos eventos eventos.
BLOQUE 3 BLOQUE 3 BLOQUE 3 BLOQUE 3
Como vender un Como vender un Como vender un Como vender un
evento de evento de evento de evento de
negocios y el negocios y el negocios y el negocios y el
post post post post- -- -evento evento evento evento.



















































Tiempo asignado: 20 horas

Competencias profesionales:
• Atiende grupos y convenciones y organiza las actividades y la logística solicitadas por los
clientes.
• Comercializa servicios y productos turísticos con procedimientos mercadotécnicos, de
acuerdo con las normas en la materia y con las demandas del cliente.

Unidad de competencia:
Conoce los diferentes tipos de eventos y sus características, con el fin de promover el turismo
de eventos en México utilizando las diferentes estrategias lo que fomenta el desarrollo de las
empresas turísticas.

Atributos a desarrollar en el bloque:
4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingüísticas, matemáticas o
gráficas.
4.5. Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y
expresar ideas.
6.1. Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina
entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad.
6.4. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética.
7.1. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimiento.
7.2. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor interés y dificultad,
reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos.
7.3. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida cotidiana.
8.2. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reflexiva.
9.1. Privilegia el diálogo como mecanismo para la solución de conflictos.
9.2. Toma decisiones a fin de contribuir a la equidad, bienestar y desarrollo democrático de la
sociedad.

Organizar eventos socioculturales y
de negocios.


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
10
Secuencia didáctica 1.
Tipos de eventos y sus características.

Inicio



















































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 1 Producto: Cuestionario. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Define diversos conceptos
relacionados con la industria
turística.
Comprende y conoce aspectos
importantes en materia turística.
Disposición para el análisis.
Apertura en la comunicación oral
y escrita.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Contesta de manera individual los siguientes cuestionamientos relacionados con el
turismo, y comparte tus repuestas ante el grupo de la forma que lo indique el profesor.

Define qué entiendes por turismo.
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
Menciona cinco destinos turísticos importantes de Sonora
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
¿Qué segmentos encontramos en el turismo?
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
¿Qué entiendes por el turismo de eventos?
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
Actividad: 1


11
BLOQUE 1
Desarrollo

Definición de evento y turismo de eventos.
Un evento es un suceso importante y programado, de índole social, académico,
artístico o deportivo; está motivado por la celebración de algún acontecimiento o
por la divulgación de algún hecho trascendente.
Es una reunión planificada, de carácter público o privado, que suele realizarse en
el contexto de una organización, o en el entorno de una persona o de un grupo
para compartir alguna circunstancia especial.
Las personas y empresas dedicadas a la organización de eventos, se presentan
como organizadores y ofrecen un servicio que cubre distintos aspectos de la
presentación y el desarrollo de estos encuentros, destinados a las celebraciones
sociales o empresariales; son acontecimientos que requieren una correcta
planificación y producción.
Una de las tendencias que se detecta en el sector turístico es el llamado "turismo de eventos"; es decir, la creación de
un acto o serie de ellos con el objeto de "atraer visitantes". .. . Esta tendencia se puede apreciar tanto en las grandes
capitales como en pequeñas poblaciones, realizando ciclos musicales internacionales, festivales de cine,
representaciones teatrales y operísticas, macro conciertos, exposiciones o bien dedicando una jornada o una semana
a un producto alimentario local, a conmemorar un periodo histórico de esplendor o a resaltar una tradición folklórica;
esto último se da generalmente en ciudades y pueblos de tamaño más pequeño.







En esta imagen vemos que la Secretaría de Turismo llama a este segmento de la industria como Turismo de
Acontecimientos en la promoción dirigida al mercado internacional.
La creación, promoción y realización de estos "eventos" busca atraer visitantes que generen ingresos en hoteles,
restaurantes, empresas de servicios turísticos y comercios en general, durante el día o

días de celebración. La estancia de varios cientos o de miles de personas en una población durante un periodo de
tiempo más o menos corto, proporciona ingresos económicos inmediatos a las empresas del entorno.
´


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
12
Otro de los principales objetivos de estos actos es "colocar" en el mapa turístico a esa
población, y actuar como reclamo promocional para conseguir que se convierta en un
destino turístico.

Así, si la creación de grandes eventos es una tendencia en el turismo para atraer turistas
y visitantes, la cuestión que rápidamente se plantea es qué pasa con estos
acontecimientos creados digamos, de forma natural. Qué sucede en esas ciudades
durante la celebración de ese evento tan atractivo para "propios y extraños", qué se
ofrece al público para seguir atrayéndolo edición tras edición, como por ejemplo: las
fiestas patrias mexicanas, estas deben ser aprovechadas para atraer visitantes a nuestro
país, aun cuando éstas no hayan sido creadas para ser un producto turístico.


Sin duda que tener unas fiestas de fama mundial tiene muchísimas ventajas: miles de visitantes y turistas llegan a la
ciudad, consumen en nuestros establecimientos turísticos y comerciales, disfrutan del entorno, de la diversión,
muchos vuelven año tras año, por ejemplo: el Carnaval de Guaymas y el Festival Alfonso Ortiz Tirado de Álamos.













Clasificación de eventos Clasificación de eventos Clasificación de eventos Clasificación de eventos

Hay distintas formas de clasificar los eventos:

• Según el número de participantes:

Pequeño: Pequeño: Pequeño: Pequeño: hasta cien personas.
Mediano: Mediano: Mediano: Mediano: de cien a quinientas personas.
Grande: Grande: Grande: Grande: más de quinientas personas.

• Según especialidad:

Cultural: Cultural: Cultural: Cultural: Todo evento o actividad que sirva como canal para promover la riqueza cultural de nuestro país en
diversos campos. Puede ser a través de exhibiciones arqueológicas, conferencias y audiovisuales sobre nuevos
descubrimientos, historia de la gastronomía, muestras de arte, presentación de nuestro folklore, teatro, entre
otros.

Social: Social: Social: Social: Todo evento que sea un medio para promover la interrelación humana, desempeñando relaciones
públicas de manera más relajada a través de almuerzos, cenas, cócteles, etc. Promoviendo y celebrando
acontecimientos, productos y/o servicios importantes para empresas o personas.

Turístico Turístico Turístico Turístico: :: : Todo evento que sirva como instrumento para la promoción y difusión de los atractivos turísticos de un
lugar, como por ejemplo las ferias turísticas.

Deportivo: Deportivo: Deportivo: Deportivo: Evento de promoción de diversas actividades deportivas como campeonatos de futbol, tenis,
atletismo, olimpiadas, carreras de autos, etc.
´


13
BLOQUE 1
Espectáculos Espectáculos Espectáculos Espectáculos o o o o artísticos: artísticos: artísticos: artísticos: Eventos relacionados con el mundo del espectáculo, como conciertos y festivales
musicales.


Todos estos eventos pueden atraer el turismo hacia un lugar determinado, por ejemplo: en Hermosillo encontramos
eventos culturales como las Fiestas del Pitic, en Guaymas eventos de espectáculos con el Carnaval; eventos
deportivos al celebrarse el campeonato de una liga de beisbol o futbol, entre otros.
























EVENTOS
CULTURAL
DEPORTIVO
SOCIAL
TURÍSTICO
DE
ESPECTÁCULOS


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
14
























































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 2 Producto: Cuadro ejemplificativo. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Conoce los eventos que son
atractivos al turismo, tanto
nacional como internacional.
Identifica los acontecimientos que
son o pueden ser productos
turísticos.
-Muestra facilidad para el análisis.
- Ordena y elige correctamente
los eventos con potencial
turístico.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Elabora un cuadro con ejemplos relacionados con los eventos turísticos en México,
como los mencionados en la lectura anterior.



Técnico Técnico Técnico Técnico Cultural Cultural Cultural Cultural Social Social Social Social Turístico Turístico Turístico Turístico Deportivo Deportivo Deportivo Deportivo







Actividad: 2


15
BLOQUE 1
Evento sociocultural.
Dejando de lado los eventos turísticos, definiremos en concreto los eventos socioculturales que por sí mismos
pueden generar la visita de turistas a un lugar.

Un evento sociocultural son aquellos actos que producen un beneficio social, tales como:

• Festival. Festival. Festival. Festival. Este nace de la necesidad de exponer el arte en el campo musical. Un festival es
un acontecimiento o celebración, efectuado generalmente por una comunicad, que se centra
en un cierto tema, o aspecto único de la comunidad.
Es una fiesta, especialmente musical, un conjunto de representaciones dedicadas a un
artista o a un arte. En este caso, se trata de aquellas reuniones donde más de 10 personas
se congregan con un mismo fin.

• Ceremonia. Ceremonia. Ceremonia. Ceremonia. Emerge de la necesidad de socializar en
momentos relevantes de la persona, por ejemplo, una boda.
La ceremonia es, en sí misma, una actitud exclusiva hacia
determinado acontecimiento; muchas de ellas basadas en
las tradiciones culturales y en reglas cuyo sentido es hacer de una cosa o
acontecimiento cotidiano, algo especial, que conlleve un mayor grado de
seriedad. Así, las ceremonias han abarcado a todas y cada una de las culturas y
sus creencias.

• Competicion. Competicion. Competicion. Competicion. Como lo estudiamos anteriormente, este
tipo de eventos surge de la necesidad de mostrar las
habilidades personales las cuales han sido
desarrolladas durante cierto tiempo; por ejemplo, un
torneo deportivo.

Consiste en la práctica de algún deporte. Esta actividad se distingue del deporte practicado
con una mera finalidad recreativa (hobby).

Como resultado de la competición se obtiene una clasificación, ganadores, y algún tipo de reconocimiento para
los mejores, como un trofeo o premio. Algunas competiciones deportivas implican un número elevado de encuentros
o pruebas, que se desarrollan de forma continua a lo largo de todo un periodo de tiempo, lo que tiene por
consecuencia la celebración de varios encuentros deportivos, y esto beneficia al turismo de eventos.

• Fiesta. Fiesta. Fiesta. Fiesta. Nace de la necesidad de reconocimiento personal por el entorno social
al que pertenecemos, por ejemplo, una fiesta de cumpleaños.
Una fiesta es una reunión de personas para celebrar un acontecimiento o
divertirse. Por lo general, una fiesta suele acompañarse de comida y bebida, y
a menudo también de música y baile.

Algunas fiestas se llevan a cabo en honor de una persona, día o evento
concretos; a este tipo de fiestas también se les suele denominar celebraciones
o conmemoraciones.





Ceremonia maya de equinoccio Ceremonia maya de equinoccio Ceremonia maya de equinoccio Ceremonia maya de equinoccio
de la primavera de la primavera de la primavera de la primavera


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
16














































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 3
Producto: Reporte escrito de
investigación.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica eventos
socioculturales que se
transforman en atractivo
turístico.
Comprende el por qué
determinados eventos se
transforman en un producto
turístico.
Muestra disposición al realizar la
investigación y presentar el
reporte.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Investiga en internet qué tipo de festivales y ceremonias existen en México o en
Sonora, las cuales son atractivas para el turismo. Presenta un escrito breve de tu
trabajo al profesor.



Actividad: 3


17
BLOQUE 1
Turismo de reunión.

El El El El turismo de turismo de turismo de turismo de reuniones reuniones reuniones reuniones, también conocido como turismo de , también conocido como turismo de , también conocido como turismo de , también conocido como turismo de negocios, negocios, negocios, negocios, se refiere a determinados eventos en concreto;
de acuerdo a la Secretaría de Turismo los acontecimientos de este tipo de turismo se pueden dividir en:


Congresos Congresos Congresos Congresos

Se define como congreso toda reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y
un intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés.

La iniciativa de realizar el congreso puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta
y la participación voluntaria.

Dentro de esta categoría pueden incluirse los seminarios y juntas de negocios que tienen
objetivos de intercambio profesional y académico, aún en el caso de que la invitación fuese
hecha por una entidad privada o pública. Desde un punto de vista organizativo, se considera el
evento más complicado.

Al realizarse un congreso se contratan los siguientes servicios: hoteles, centros de convenciones, transporte terrestre,
banquetes, tours y recorridos, audio y video, edecanes, entre otros.

Esta reunión tiene una duración mínima de dos días y cuenta con un reducido número de participantes, por ejemplo:
cincuenta asistentes. No tiene como finalidad ser un negocio, sino la difusión o intercambio de conocimientos.

Los congresos se identifican por el hecho de que los asistentes adoptan un rol
interactivo participando activamente en ponencias, foros y debates. Las temáticas
más comunes de los congresos son:

1. Médicas.
2. Comerciales.
3. Públicas.
4. Tecnológicas.
5. Universitarias.

Turismo de reuniones Turismo de reuniones Turismo de reuniones Turismo de reuniones
Congresos Congresos Congresos Congresos
Convenciones Convenciones Convenciones Convenciones
Viajes de Incentivos Viajes de Incentivos Viajes de Incentivos Viajes de Incentivos
Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:


Gremial:

Conjunto de
personas que
tienen el mismo
oficio o
profesión.






ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
18
Con el fin de hacer más atractiva la asistencia a un congreso, los organizadores
estructuran actividades complementarias o paralelas al mismo. Así, es habitual el
diseño de un programa alternativo para los acompañantes, consistentes en
actividades turísticas o de ocio. Las actividades complementarias a las reuniones
son:

• Gastronómicas.
• Turísticas.
• Culturales.
• Compras.










Convenciones Convenciones Convenciones Convenciones
Se define como toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo sea
tratar asuntos comerciales entre los participantes, en torno a un mercado,
producto o marca. La iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es
cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con el tema) y
la participación es por invitación.
Las convenciones incluyen, a diferencia de los viajes de incentivo, un
programa técnico en el que los participantes se familiarizan y entablan
negociaciones, respecto a un campo de negocio específico.
Es decir, una convención es un evento de invitación privada,
generalmente organizado por una sola empresa, con una duración
mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las
convenciones están orientadas a la generación de negocios, y lo
habitual es que tan sólo asistan miembros de la empresa o
empresas organizadoras.
En México se utiliza frecuentemente el término convención para
denominar a los viajes de incentivo. No obstante, esto es erróneo,
ya que ni los objetivos ni la forma de patrocinar y operar estos
eventos, es la misma. Algunas convenciones incluyen exposiciones
en sus actividades, pero suelen restringirlas al público participante.





Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Ponencias, foros y
debates:

Formas de exposición
de un tema para su
discusión.

Sitios Web recomendados:

En este sitio se habla de cómo organizar un congreso.


http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-
eventos/cómo-planificar-y-organizar-un-evento





19
BLOQUE 1
Las razones por las que se organiza una convención son diversas, destacando entre ellas las siguientes:

• Lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen.
• Presentación de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto.
• Motivación del personal de una compañía.

A la hora de poner en marcha una convención, hay que tener en cuenta cuatro puntos:

• El lugar en que se celebrará, que deberá ser lo suficientemente amplio y agradable como para acoger
cómodamente a los invitados y que la reunión se desarrolle con éxito. Asimismo, deberá contar con instalación de
proyección audiovisual así como de escenario desde donde expongan los ponentes, realicen mesas redondas,
etc.
• El alojamiento no debe estar muy alejado del lugar de reunión.
• El transporte de los convocados a la misma.
• En lo que se refiere a la alimentación se debe prever el suministro de café y bebidas para las pausas de la
convención, así como la organización de comidas y cenas para los asistentes durante el periodo de duración.
• Las organizadores deben buscar entornos lo más atractivos posibles para maximizar el tiempo invertido, y
organizar otras actividades complementarias.

Viajes de Viajes de Viajes de Viajes de incentivo incentivo incentivo incentivo

Es una estrategia moderna gerencial utilizada para
lograr metas empresariales fuera de lo común, al
premiar a los participantes con una experiencia
extraordinaria de viaje; una vez lograda esa meta
impuesta por la empresa; el viaje de incentivo es un
premio que alcanzan los que demuestran un mejor
desempeño en su trabajo.
.
El segmento de los viajes de incentivo es ideal para
incrementar la derrama económica y la estadía
promedio de los turistas internacionales.

México cuenta con varios destinos bien posicionados en este segmento, tanto a nivel nacional como internacional,
como son Cancún, Riviera Maya, Puerto Vallarta y Los Cabos.

En 2006 se inició con este proyecto para el desarrollo de un producto de viajes de incentivos provenientes del
extranjero, a destinos emergentes, al cual se le denominó comercialmente como: Your Best Reward is México (Su
mejor recompensa es México).

.




ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
20
Este proyecto culminó con la presentación del producto turístico desarrollado ante un
grupo de casas de incentivos de Estado Unidos, con el objetivo de que éstas lo
promovieran entre sus principales clientes, y se generara un mayor número de turistas,
estadía y gasto en los destinos seleccionados.

El aprendizaje obtenido sobre los destinos anteriores, sirvió para generar un proyecto
más fuerte y con mayor oportunidad para preparar el destino.

Lo que se busca con este proyecto es:

• Posicionar a las ciudades seleccionadas como destinos especializados para la
atención del segmento de viajes de incentivos, ante las principales casas de
incentivos de Estados Unidos.

• Transformación de la administración pública turística del destino, mediante la
implementación de acciones en distintos aspectos como: mejorar las reglas para la
conservación ambiental, promoción y políticas de atracción de inversión, entre las
más importantes.

• Adopción de nuevas tecnologías de promoción y comercialización turística.

• Mejorar competitividad y productividad turística de la iniciativa privada relacionada
con la prestación de servicios a este tipo de turismo.

• Impulsar el desarrollo de nuevos productos turísticos.

• Ampliar la gama de destinos consolidados para el manejo de viajes de incentivo ante
casas de incentivos, meeting planners (organizador de eventos) y corporativos, tanto
nacionales como internacionales.

• Abrir nuevos perfiles de destino diferentes al “sol & playa”, para la atención del
segmento de incentivos.

Para la selección de los nuevos destinos, se tomaron en cuenta diversos factores que
determinan tanto la potencialidad de la infraestructura turística, como las características
únicas que hacen del destino un atractivo único para este tipo de viajes. Algunos de
estos factores son:
• Infraestructura hotelera.
• Conectividad aérea.
• Diversidad y patrimonio cultural, histórico y arqueológico.
• Atractivos naturales.
• Gastronomía.
• Hospitalidad, calidez y ambiente.
El CPTM (Consejo de Promoción Turística de México) llevará a
cabo la promoción, en los mercados nacional e internacional, de
los destinos validados para recibir incentivos.
El proyecto de desarrollo, culmina con la invitación a un viaje de
incentivo a casas de incentivo o directivos de corporativos (líderes
de opinión del mercado), quienes evaluarán el destino y emitirán
testimonios y recomendaciones, ya sea para la promoción o para
mejorar los productos desarrollados.
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Casa de incentivo:

Empresa que ofrece
todos los servicios para
la planeación y
desarrollo de un
programa de incentivos,
así como de los viajes
que forman parte de
dichos programas.





21
BLOQUE 1
En sí, Your best reward is México se trata de un proyecto innovador, pues busca que esta labor de validación,
profesionalización y desarrollo conjunto entre iniciativa privada y gobierno, se convierta, al final del proceso, en una
etiqueta o acreditación como destino de incentivos.



Este tipo de evento contrata los servicios de: hoteles, centro de convenciones, transporte terrestre, banquetes, tours y
recorridos, audio y video, edecanes, etc.

Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones Ferias y exposiciones

Las ferias especializadas son muestras o exhibiciones
públicas que organizan profesionalmente empresas,
asociaciones o individuos, y cuya finalidad es la venta
de productos o servicios de un sector determinado de
la economía; por ejemplo, feria de energía y
medioambiente, feria del libro, feria de turismo, etc.

Es un evento social, económico y cultural
(establecido, temporal o ambulante, periódico o anual)
que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar
generalmente un tema o propósito común.

El objetivo más común es la estimulación comercial, pues tiene la finalidad de generar ganancias para los anfitriones y
participantes. Éstas se dividen en dos:

• Industriales Industriales Industriales Industriales: :: : Son aquellas muestras o exhibiciones, de carácter privado o semi-privado, que reúnen a los
miembros de un sector empresarial, profesional o comercial, con el fin de mostrar adelantos tecnológicos y
estimular la venta de productos entre miembros de un sector profesional.

• Comerciales Comerciales Comerciales Comerciales: : : : Son aquellas muestras o exhibiciones, que reúnen a miembros de un sector comercial,
empresarial, profesional o social, con el fin de promover la venta de productos o servicios al público objetivo.

Una exposición exposición exposición exposición es un acto de convocatoria, generalmente público, en el que se exhiben
colecciones de objetos de diversa temática (tales como: obras de arte, hallazgos
arqueológicos, instrumentos de diversa índole, maquetas de experimentos científicos,
etc.), que son de interés para determinado grupo de personas.

Las exposiciones reúnen a personas de un mismo sector, constituyendo un excelente
punto de encuentro entre los fabricantes y sus clientes. En ellas, las compañías
presentan sus últimas novedades y realizan demostraciones de producto, pues disponen
del espacio y el tiempo suficiente para ello.
Empresas privadas
•Contrata al organizador
de reuniones (casa de
incentivos)
Casa de incentivos
•Asesora y recomienda
posibles destinos y
proveedores
Feria internacional de artesanía mexicana. Feria internacional de artesanía mexicana. Feria internacional de artesanía mexicana. Feria internacional de artesanía mexicana.
Exposición Internacional de Exposición Internacional de Exposición Internacional de Exposición Internacional de
Caza, Pesca y Aventura Caza, Pesca y Aventura Caza, Pesca y Aventura Caza, Pesca y Aventura


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
22

Con el desarrollo de la economía y la globalización de los mercados, el número de ferias y exposiciones se han
multiplicado ofreciendo un panorama cada vez más extenso y diversificado. Así, encontramos ferias de sectores tan
variados como: electrónica, logística, turismo, maquinaria, construcción, etc.

Los gobiernos promocionan la celebración de estos eventos, alentados por los ingresos que generan, tanto de modo
directo (stands y consumos dentro de la feria) como indirecto, ya que atraen a gran número de visitantes que realizan
consumos en hostelería, transporte, ocio, etc.

Diferencia entre expo y feria Diferencia entre expo y feria Diferencia entre expo y feria Diferencia entre expo y feria

En la siguiente tabla podemos observar las características de las ferias y las exposiciones.

E EE Exposici xposici xposici xposiciones ones ones ones Fe Fe Fe Fer rr rias ias ias ias
Sede o lugar de celebración definido Sede o lugar de celebración definido
Fecha o tiempo de celebración definido Fecha o tiempo de celebración definido
Dedicada a una o varias actividades económicas o
industriales
Dedicada a una o varias actividades económicas o
industriales

Puede ser dedicada a una o varias actividades
culturales y de entrenamiento.

En conclusión, las exposiciones son eventos de negocio a negocio y las ferias son, además, eventos comerciales y
de entretenimiento.

El turismo de eventos se encuentra formado por dos elementos:

1. Eventos socioculturales.

2. Reunión de negocios.

En la siguiente grafica se muestra la relación que existe entre los
diversos elementos del turismo de eventos.








23
BLOQUE 1







































Turismo de Turismo de Turismo de Turismo de
eventos eventos eventos eventos
Eventos
socioculturales
Turismo de
reunión o de
negocios

Realiza un cuadro descriptivo de cada uno de los eventos estudiados anteriormente,
compara sus características.



Congresos
Convenciones



Actividad: 4


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
24













































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 4 Producto: Cuadro descriptivo. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Conoce y comprende las
características del turismo de
negocios o de reunión.
Analiza las características
fundamentales del turismo de
reunión y su importancia en la
industria turística.
Muestra disposición para el
análisis y la reflexión.
Se interesa por el funcionamiento
del turismo de reunión o de
negocios.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Investiga en internet qué tipo de festivales y ceremonias existen en México o en
Sonora, las cuales son atractivas para el turismo. Presenta un escrito breve de tu
trabajo al profesor.

Viajes de incentivo
Ferias
Exposiciones


Actividad: 4 (continuación)


25
BLOQUE 1
Cierre
















































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 5 Producto: Breve escrito de análisis. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identificas las diferencias y
similitudes existentes entre los
diversos tipos de eventos que
existen en el turismo de reunión.
Analiza las características que hace
único a cada uno de los eventos
del segmento turístico estudiado,
así como las similitudes existentes
entre los mencionados eventos.
Muestra apertura para el análisis
y para establecer conclusiones.
Muestra habilidad en la
comunicación oral y escrita.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Elabora un breve escrito donde señales las diferencias y semejanzas de estos eventos
que forman parte del turismo de reunión. Posteriormente a solicitud del profesor
comenta tu análisis ante el grupo.


Actividad: 5


ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
26
Secuencia didáctica 2.
Tendencias del turismo de eventos.

Inicio











































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 1 Producto: Cuestionario. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica aspectos de
importancia en materia del
turismo.
Comprende y conoce las ideas
centrales de la industria del
turismo.
-Participa con disposición en el
desarrollo de la actividad.
-Disposición para la
comunicación oral y escrita.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Resuelve el siguiente cuestionario de manera individual y comparte tus respuestas en
clase, como lo indique el profesor.

Define atractivo turístico.

__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________

Define destino turístico.

__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________

¿Qué segmento turístico crees que tiene mayor éxito en México y por qué?

__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________

En el Estado de Sonora que tipo de turismo observas con más desarrollo y porqué

__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________

Actividad: 1


27
BLOQUE 1
Desarrollo

Origen del turismo de eventos.

En nuestro país, la Secretaría de Turismo reconoce al turismo de
eventos como el turismo de reunión; el cual, como lo vimos en la
secuencia anterior, consiste en los acontecimientos nacionales e
internacionales orientados a la vinculación empresarial, ferias,
exposiciones, congresos, convenciones, eventos para la
comercialización de productos turísticos y de profesionalización de
prestadores de servicios del segmento de turismo de reuniones de
negocios.

El Turismo de eventos, representa aproximadamente el 20% de las
llegadas internacionales, y se caracteriza por ritmos de crecimientos
sostenidos, manifestando una alta rentabilidad y contribución al
desarrollo de otros sectores relacionados.

Para la aclaración de la naturaleza de la modalidad de Turismo de Eventos, es necesario remontarse a sus orígenes y
al origen de la industria turística en general, así como establecer el marco conceptual de dicha modalidad, lo que
incluye las definiciones propias y sus características específicas, así como los diferentes criterios de clasificación
existentes para los eventos.

Antecedentes Antecedentes Antecedentes Antecedentes

En la Antigüedad y la Edad Media encontramos viajeros que se desplazan por motivos religiosos, de esparcimiento,
de comercio, de descubrimiento, etc.

En el siglo XIX y primera mitad del XX, se sientan las bases del turismo moderno, con una corriente elitista. Después
de la Segunda Guerra Mundial nació el turismo de masas ( el turismo de la clase media y baja), con un fuerte grado
de democratización debido a factores económicos, sociales, culturales y la creciente urbanización; al mismo tiempo
que se diversifican las formas del turismo (costa, montaña, nieve, rural, salud, urbano, cultural, religioso, de negocios,
reuniones etc.).

Entre fines del siglos XVIII y mediados del siglo XIX ocurrió la
Revolución Industrial, que propició una transformación
económica y social, y el surgimiento de una clase media
numerosa y próspera, la cual compartía el deseo de viajar
debido a que se incluyeron las vacaciones y se mejoró el
transporte, se incrementó el tráfico de pasajeros que hacía
uso del barco a vapor y los ferrocarriles. En la primera mitad
del siglo XIX el movimiento masivo hizo florecer la industria
turística.

Con el desarrollo de la aviación comercial se flexibilizó el derecho aéreo, y en 1945 se fundó la
Asociación Internacional de Transporte Aéreo. Así, se incrementó la comercialización, lo cual
originó que los inversionistas dieran un fuerte impulso a la industria del turismo y a la aplicación
de técnicas adecuadas de mercadotecnia. Ante esta circunstancia, el profesional del turismo
tuvo que definir el perfil del visitante que deseaba captar, por ello, el análisis de las motivaciones
se transformó en el objeto de estudio central, de quienes deseaban atraer el mayor número de
turistas a sus regiones.

Las modalidades del turismo son diversas. Sin embargo, una de las más importantes por su
volumen y por el aporte en divisas que presenta, es la de congresos y convenciones. Más tarde,
con la evolución natural del turismo, este tipo de acontecimiento se hizo más común, aunque
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:
Divisas: Divisas: Divisas: Divisas:

La divisa es el
dinero en
moneda de
otros países





ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS
28
aún no se le daba la importancia debida. A mediado de este siglo se establecen los lugares específicos para celebrar
tales reuniones. En Europa se fundaron los Palacios de Congresos, que en defensa de sus intereses crearon los
centros nacionales, y más tarde se unieron en la Fédération
Europe en des Villes des Congrès.


En los Estados Unidos, es donde se crearon, a fines del siglo XIX,
las primeras estructuras para el desarrollo de una corriente
turística hacia el destino de ciudad. Éstas tuvieron un rápido
aumento, y uno de los objetivos planteados para cumplir con su
función principal, fue precisamente la organización de eventos
como parte del llamado turismo de negocio.


En México, luego del turismo de playa, de cruceros, de parejas, de familia y de añadir el turismo para solteros, el
sector se reinventa, ahora acondiciona su oferta a los requerimientos de la cada vez más demandante sociedad y
propone una nueva alternativa: el Turismo de Reuniones.

Éste, entre otras cosas, tiene la posibilidad de seleccionar el destino turístico donde se realice un congreso,
convención o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organización; ya que
independientemente de las crisis económicas que se presenten, este tipo de eventos continúan realizándose,
generando empleos y dejando una derrama económica importante en los
sitios en que se llevan a cabo.

Con el fin de convertir a México en un destino líder en el turismo de
congresos, el Consejo de Promoción Turística de México se ha dado a la
tarea de promover al país para ser la sede de una serie de importantes
eventos.





29
BLOQUE 1















































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 2 Producto: Línea del tiempo. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Reconoce el nacimiento del
turismo, así como su
transformación hasta llegar al
turismo de eventos; segmento
de la industria actual.
Distingue las etapas de desarrollo
del turismo, llegando a la industria
moderna, donde existen varios
segmentos incluidos al de turismo
de eventos.
Muestra disposición para el
análisis y la elaboración de la
actividad.
Se muestra responsable en la
realización del trabajo.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Realiza de manera individual una línea del tiempo que se refiera al origen del turismo;
puedes investigar en internet.


Actividad: 2



30
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.

Características del Turismo de Eventos.

1. Intercambio de conocimientos. Intercambio de conocimientos. Intercambio de conocimientos. Intercambio de conocimientos. la primera característica salta a la vista, y es que
puede afirmarse que en su totalidad estos encuentros están destinados al intercambio
del conocimiento en distintas áreas de la actividad humana.

2. Modernas técnicas de comunicación. Modernas técnicas de comunicación. Modernas técnicas de comunicación. Modernas técnicas de comunicación. esta característica se refiera al desarrollo
vertiginoso de modernas técnicas de comunicación "no personales", tales como las
video conferencias, internet y chat, entre otras; está claro que la tecnología en
general, es una importante e invalorable herramienta al servicio de la actividad.

3. Turismo altamente rentable. Turismo altamente rentable. Turismo altamente rentable. Turismo altamente rentable. por el tipo de personas que viajan por eventos se genera
un elevado gasto turístico, entre otros motivos por viajar "subvencionados"
(laboratorios, corporaciones, empresas, gobiernos), tener personalmente un buen
nivel de ingreso, por el tipo de alojamiento utilizado mayormente, así como la
realización de viajes pre evento o post evento. A ello deben sumarse los importantes
gastos que se originan en la ciudad sede con motivo de la propia realización de la
reunión.

4. Turismo Turismo Turismo Turismo no esta no esta no esta no estacional. cional. cional. cional. se trata de un segmento del turismo que contribuye
fuertemente al quiebre de la estacionalidad turística, en otras palabras, mejora el
número de visitantes en las temporadas bajas, que son las temporadas donde hay
menor número de visitantes en un destino turístico.

5. Contribuye al crecimiento de los negocios Contribuye al crecimiento de los negocios Contribuye al crecimiento de los negocios Contribuye al crecimiento de los negocios. Esto debido al intercambio
comercial/empresarial que de los eventos se derivan. Impulsa la creación y desarrollo
de micro, pequeñas y medianas empresas en las localidades.

6. Puede ser individual o grupal. Puede ser individual o grupal. Puede ser individual o grupal. Puede ser individual o grupal. El turismo de negocios individual, se entiende por la
persona que se desplaza y visita un destino turístico específico en función de las
actividades laborales y profesionales que desarrolla, además de realizar actividades
basadas en el negocio (trabajo), por el cual viaja, frecuentemente llamados viajeros
de negocios.

Se diferencia del turismo de negocios grupal, entre otras cosas, porque en el caso del
turismo individual, el destino es seleccionado por el mercado o producto que es el
principal interés del negocio a realizar, mientras que en el turismo de negocios grupal,
se tiene la posibilidad de seleccionar el destino turístico donde se realice un
congreso, convención o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organización.

7. Intervencion de diversas personas Intervencion de diversas personas Intervencion de diversas personas Intervencion de diversas personas. finalmente, una importante característica del turismo de eventos es que en su
gestión intervienen diversos actores, los cuales son:

Generadores de eventos Generadores de eventos Generadores de eventos Generadores de eventos: :: : Organismos e instituciones y empresas tanto de carácter público como privado, que han
visto en la organización de estas reuniones la vía más adecuada para el logro de sus objetivos. Asociaciones,
fundaciones, colegios profesionales, universidades y entidades públicas de distintos sectores de la industria que se
sirven de este mercado para consolidar alianzas relacionales.

Operadores Operadores Operadores Operadores Profesionales Profesionales Profesionales Profesionales: :: : Agencias de viajes especializadas con un departamento dedicado en exclusiva a la
organización de eventos; ofrecen al cliente un servicio especializado que solamente las agencias de viaje con
departamento especial pueden proporcionar.


Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Viajar
subvencionados:

Cuando se otorga una
suma de dinero para
cubrir gastos del viaje
a una persona o un
grupo de personas.


Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Estacionalidad
turística:

Característica del
fenómeno turístico
ocasionada por la
concentración de la
afluencia de viajeros
en ciertos meses del
año.



31
BLOQUE 1
Buró de convenciones: Son organismos sin fines lucrativos, cuyo objetivo principal es la
captación de turismo de negocio para la ciudad (o país), creados por instituciones
públicas. Es en sí misma, una oficina que facilita información actualizada y objetiva
sobre la infraestructura y servicio que tiene la ciudad (o país) para la organización de
congresos, convenciones y viaje de incentivo. En México solo algunos estados cuentan
con buró de convenciones.

El turismo de eventos y el turismo de reunión es lo mismo.

Tendencia del turismo de eventos Tendencia del turismo de eventos Tendencia del turismo de eventos Tendencia del turismo de eventos

El proceso de evolución del turismo de eventos impuso la necesidad de establecer estrechas coordinaciones entre
empresas semejantes; primero de un mismo país y después internacionalmente; da origen al nacimiento de
organismos internacionales. Ejemplo de esta organización es la ICCA Asociación Internacional de Congresos y
Convenciones (por sus siglas en inglés).

Son varias las razones que hacen de esta actividad un negocio atractivo: una de ellas es
que reporta grandes beneficios con ingresos muy superiores a las del turismo de sol y
playa.

El turismo de eventos es un segmento muy rentable por el alto nivel de ingresos que
aporta, y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economía, y en el
propio turismo.

Entre sus tendencias fundamentales están la de ser altamente competitivo, y la de estar
concentrados los mercados en países del primer mundo (Europa y América del Norte).

Los países de América Latina, hoy considerada una región emergente, deberán dirigir sus
esfuerzos a lograr estrategias integradoras que les permitan apoderarse de parte de este
mercado.

En el siguiente cuadro elaborado por la ICCA, muestra el país y el número de reuniones organizadas en el 2010.

Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Región emergente:

Lugar o territorio que
está surgiendo con
importancia en algún
ámbito, como el
comercial, turístico,
industrial, etc.






32
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.
El turismo de reuniones es uno de los segmentos con mayor crecimiento en México. Tan sólo el año pasado, el país
fue sede de 112 congresos y convenciones, colocándose en el puesto número 24 a escala mundial, de acuerdo con
la International Congress and Convention Association (ICCA).

Por otra parte, la Organización Mundial del Turismo reconoce, al hablar
de actividad turística, seis motivaciones fundamentales de los visitantes
a la hora de viajar:

• Ocio y vacaciones.
• Visitas a familiares y amigos.
• Salud.
• Religión.
• Negocios.
• Otros motivos.


La Organización Mundial del Turismo (OMT), señala que América Latina se ha convertido en un destino turístico clave
para las reuniones de negocios, convenciones y congresos.

De acuerdo a sus estadísticas, Río de Janeiro es la ciudad con más turistas de negocios en América Latina, seguida
por Cancún, Buenos Aires y Santiago de Chile.

México y el turismo de eventos.
Infraestructura y promotores Infraestructura y promotores Infraestructura y promotores Infraestructura y promotores
México está hoy mejor equipado para promoverse como sede de
reuniones internacionales de diferentes tamaños, contenidos y
audiencias. El crecimiento en la infraestructura física, ya sea
proveniente de inversión pública o privada, es impresionante en
estos mismos tres años; existen más destinos jugando en la arena
de reuniones y por lo tanto una creciente necesidad de hacer
crecer el pastel para que alcance para todos. También, en la parte
de preparación para atender esa demanda, hemos evolucionado
contando con promotores y operadores más capacitados que
entienden, interpretan y ejecutan con el lenguaje de los
organizadores internacionales.
México es por naturaleza, un país donde el comercio tiene y ha tenido históricamente una importancia primordial, aún
desde sus primeras civilizaciones. Hoy cuenta con varios espacios para hacer negocios, amplia variedad de hoteles,
y la más actual infraestructura necesaria para la organización de
eventos mundiales.
Algunos de los recintos más importantes compiten con los mejores
del mundo por su alta tecnología, y los encontramos principalmente
en las ciudades que son consideradas como de negocios: la Ciudad
de México, Monterrey y Guadalajara, además de León, Cancún y
Veracruz, por mencionar sólo algunas, pues todo el país ofrece
estupendos lugares para la realización de convenciones, expos,
talleres, exhibiciones y todo tipo de eventos relacionados con los
negocios y la comunicación.


Cancún Center, Quintana Roo Cancún Center, Quintana Roo Cancún Center, Quintana Roo Cancún Center, Quintana Roo
Poliforum León, Guanajuato. Poliforum León, Guanajuato. Poliforum León, Guanajuato. Poliforum León, Guanajuato.
Centro de Convenciones Guadalajara, Jalisco. Centro de Convenciones Guadalajara, Jalisco. Centro de Convenciones Guadalajara, Jalisco. Centro de Convenciones Guadalajara, Jalisco.


33
BLOQUE 1





















Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 3 Producto: Texto de investigación. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Describe la situación de la
infraestructura estatal destinada
al turismo de negocios.
Conoce los lugares que están
disponibles para promover el
turismo de reunión.
Disposición para realizar la
investigación.
Organiza de manera adecuada la
información.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente





Elabora una investigación sobre la situación de la infraestructura con que cuenta el
Estado de Sonora para el turismo de negocios, y presenta un breve texto al profesor.


Actividad: 3



34
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.
Apoyo de las instituciones Apoyo de las instituciones Apoyo de las instituciones Apoyo de las instituciones pú pú pú públicas blicas blicas blicas

En México contamos, cada vez más, con líderes de mentalidad empresarial y energía renovadora. Es innegable que
en el sector público turístico hoy contamos con una secretaria y un director operativo del CPTM (Consejo de
Promoción Turística en México), que entienden la mecánica de los mercados; un dinamismo que favorece a nuestra
industria.

Tasa 0% para el turismo de negocios Tasa 0% para el turismo de negocios Tasa 0% para el turismo de negocios Tasa 0% para el turismo de negocios

Se mostró una propuesta en el congreso federal para reformar la ley del
impuesto al valor agregado para establecer tasa 0% para los viajes de
negocios, como una medida para impulsar de forma real un segmento de este
mercado que genera una derrama económica muy importante.
Esta medida traerá mayor derrama económica para el país, ya que no sólo
repercute en el incremento del número de eventos, sino que también aumenta
el número de asistentes extranjeros y favorece una estadía más prolongada en
nuestro país.


Beneficios genera la tasa 0% Beneficios genera la tasa 0% Beneficios genera la tasa 0% Beneficios genera la tasa 0%

1. Mayor poder adquisitivo, ya que el organizador extranjero del evento tiene de
11% a 16% más capacidad de compra para la contratación de más y mejores
servicios.
2. Más eventos, ya que otorga a nuestro país mejores condiciones para competir
con otros países líderes en este segmento, como: e.u.a., españa, canadá,
brasil, argentina, etcétera.
3. Más empleos, ya que el desarrollo de este segmento contribuye en general a
la industria turística, la cual representa 5.5% del total de ocupaciones
remuneradas en el país.


A quiénes se les aplica la tasa 0% A quiénes se les aplica la tasa 0% A quiénes se les aplica la tasa 0% A quiénes se les aplica la tasa 0%

1. A los turistas o personas de negocios extranjeros que participan en un congreso,
convención, exposición o feria.
2. A los organizadores de eventos residentes en el extranjero.

Certificaciones Certificaciones Certificaciones Certificaciones

Existen exámenes de la credencial CMP que significa profesional de reuniones profesional de reuniones profesional de reuniones profesional de reuniones
certificado certificado certificado certificado (certified meeting profesional).Profesional de reuniones certificado.

También se lleva a cabo el proceso de acreditación del CMM, que significa certificación certificación certificación certificación
en manejo de reuniones en manejo de reuniones en manejo de reuniones en manejo de reuniones (certification in meeting management).

CMP y CMM son siglas que poco a poco se han ido convirtiendo en estándares de
calidad. Para muchos profesionales, estas certificaciones son como joyas de gran valor
que hay que lucir en toda ocasión.


Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

El CIC:

Es el organismo que
reúne a las 32
asociaciones más
importantes
relacionadas con la
industria de los
congresos y las
convenciones, las
cuales representan a
más de 100,000
individuos de 16,500
empresas.




35
BLOQUE 1
• El CMM es un certificado por haber atendido un curso seguido de un examen
para llevar a casa y por un plan de negocios.

• El CMP es una certificación. Aquí no hay curso ni plan de negocios. Es
necesario calificar para presentarlo. La calificación previa, basada en un
número mínimo de puntos se refiere a experiencia, educación, actividad en la
industria, contribuciones, enseñanza, y desde luego otras certificaciones
como el CMM cuentan.

Cuando un profesional en la organización de eventos logra la certificación CMP,
básicamente está demostrando que tiene el conocimiento y experiencia necesarios
para organizar un evento profesional, porque es el único reconocido mundialmente en
la industria. Creada por el CIC, Convention Industry Council, el CMP fue en su
momento la respuesta a una necesidad por diferenciar a los verdaderos profesionales,
de aquellos sin ninguna experiencia en el ramo de organización de eventos.

A nivel mundial, el CMP cuenta con 12.157 personas certificadas en 34 países, de ellos
20 son de Latinoamérica y el Caribe, de los cuales 13 están en México. Esta
certificación tiene una validez de cinco años y hay que renovarla nuevamente con el
sistema de punto: asistencia a reuniones, actividad en la industria, publicaciones,
conferencias, etc.

La diferencia entre el CMM y el CMP es que el primero es un certificado de por vida y el CMP es una certificación que
requiere ser renovada cada cinco años. El primer caso es comparable a obtener un grado académico, el segundo a la
licencia para ejercer una profesión.









Sustentabilidad Sustentabilidad Sustentabilidad Sustentabilidad

El liderazgo que México está logrando a nivel mundial en esta materia, ejemplificado con los resultados de la Cumbre
sobre Cambio Climático (COP 16), la selección de Chiapas como sede del Congreso Mundial sobre Turismo de
Aventura y la declaratoria de la Gastronomía Mexicana como Patrimonio de la Humanidad es, cuando menos,
estimulante.














En
Esquema conceptual del desarrollo turístico sustentable Esquema conceptual del desarrollo turístico sustentable Esquema conceptual del desarrollo turístico sustentable Esquema conceptual del desarrollo turístico sustentable
Sitios Web recomendados:

http://www.gerenciadeviajes.com/20071203188/articulos/reuniones-
y-congresos/organizacion-de-eventos-de-la-logistica-a-la-
gerencia.html





36
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.
resumen, Turismo sustentable lo que busca es satisfacer las necesidades de la población actual, sin comprometer la
capacidad de las generaciones venideras para satisfacer sus propias necesidades.

Accesibilidad Accesibilidad Accesibilidad Accesibilidad

Ante lo acortado de los tiempos de decisión, lo restringido de los
presupuestos, la obsesión por la rentabilidad y la necesidad por acortar
distancias, México parece el destino ideal para convenciones y congresos
provenientes de nuestros vecinos del norte. La relación calidad – precio que
nuestros destinos, cadenas hoteleras, recintos y servicios en general
ofrecen a los compradores en este apretado ambiente, es verdaderamente
competitivo a nivel internacional, de ahí que México puede sacar ventaja de
estas variables externas.

Además, con la creciente llegada de cadenas internacionales con marcas
conocidas a nivel internacional a nuestro país, el mercado de
convenciones corporativas tiene muy cómodas referencias para seleccionar
a nuestro país de entre las múltiples opciones que tiene para sus eventos.

El mercado de las asociaciones americanas, por otro lado, está buscando en la
mayoría de los casos, expandir sus programas educativos y sus plataformas
comerciales más allá de la Unión Americana, y qué mejor que comenzar con
sus vecinos del sur, que además les ofrecemos una plataforma ideal
para proyectarse hacia Latinoamérica.

Algo fundamental es que la industria del turismo de reuniones en México debe
luchar a favor de mejorar la imagen del país en el exterior, sobre todo en lo que
se dice en materia de seguridad. Resaltemos lo bueno, los grandes atributos,
nuestra hospitalidad, nuestra riqueza gastronómica, nuestra diversidad y la
enorme autenticidad de nuestros recursos.


























Sitios Web recomendados:

http://www.revistabuenviaje.com/b_travel/articulos/
ariculogaston/articulos1.html


37
BLOQUE 1


Datos Históricos de las llegadas Datos Históricos de las llegadas Datos Históricos de las llegadas Datos Históricos de las llegadas interna interna interna internacionales por motivo de Negocios cionales por motivo de Negocios cionales por motivo de Negocios cionales por motivo de Negocios a México a México a México a México

Concepto Concepto Concepto Concepto 2002 2002 2002 2002 2003 2003 2003 2003 2004 2004 2004 2004 2005 2005 2005 2005 2006 2006 2006 2006 2007 2007 2007 2007 2008 2008 2008 2008 2009 2009 2009 2009 2010 2010 2010 2010
Personas Personas Personas Personas 589,115 589,115 589,115 589,115 511,856 511,856 511,856 511,856 585,636 585,636 585,636 585,636 785,592 785,592 785,592 785,592 774,533 774,533 774,533 774,533 839,531 839,531 839,531 839,531 778,997 778,997 778,997 778,997 676,775 676,775 676,775 676,775 808,318 808,318 808,318 808,318
Gasto Gasto Gasto Gasto
(Millones de (Millones de (Millones de (Millones de
USD) USD) USD) USD)
$ 446.3 $ 396.3 $ 471.4 $ 679.6 $ 687.7 $ 696.0 $ 700.7 $ 582.5 $ 722.1
Gasto Gasto Gasto Gasto
Medio por Medio por Medio por Medio por
Persona Persona Persona Persona
(USD) (USD) (USD) (USD)
$ 757.6 $774.2 $805.0 $865.1 $887.9 $832.5 $899.5 $860.7 $ 893.3

Fuente: BANXICO Fuente: BANXICO Fuente: BANXICO Fuente: BANXICO







Cifras generales del Turismo de Reuniones en México Cifras generales del Turismo de Reuniones en México Cifras generales del Turismo de Reuniones en México Cifras generales del Turismo de Reuniones en México

Número de Aeropuertos en México con operaciones Internacionales (OAG Dic 2010): 58 58 58 58
Número de recintos para eventos de Congresos, Convenciones y Exhibiciones 2009
1/
: 648 648 648 648
Hoteles de más de 4 estrellas en México 2010: 2,864 2,864 2,864 2,864

1/ 1/ 1/ 1/

Cuartos de más de 4 estrellas en México 2010: 293,004 293,004 293,004 293,004
1/ 1/ 1/ 1/

Número de OCV’s en México: 56 56 56 56
Ranking de México en ICCA 2009: 27 27 27 27

1/ Compendio Estadístico de SECTUR 2010, incluye centros de convenciones y salones para convenciones en hoteles 1/ Compendio Estadístico de SECTUR 2010, incluye centros de convenciones y salones para convenciones en hoteles 1/ Compendio Estadístico de SECTUR 2010, incluye centros de convenciones y salones para convenciones en hoteles 1/ Compendio Estadístico de SECTUR 2010, incluye centros de convenciones y salones para convenciones en hoteles








38
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.
























































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 4 Producto: Cartel promocional. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Conoce características del
turismo de negocios a
promocionar.
Analiza los elementos claves para
dar promoción al segmento del
turismo de negocios en México.
Muestra creatividad y disposición
al trabajo colaborativo con sus
compañeros.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Intégrate en equipo de cinco elementos, elabora un cartel promocionando el turismo
de negocios en el Estado de Sonora y preséntalo en clase.


Actividad: 4


39
BLOQUE 1
Oficinas de convenciones y visitantes, y organismos similares.
El Consejo de Promoción Turística de México perteneciente a la Secretaría de
Turismo, cuenta con oficinas de convenciones y visitantes, y organismos similares.
Estas oficinas se denominan indistintamente OCV’s, OVC’s, OCC u OCE’s. Ejemplo:
Oficina de Convenciones y Visitantes (OCV); Oficina de Visitantes y Convenciones
(OVC); Oficina de Congresos y Convenciones (OCC) y Oficina de Convenciones y
Exposiciones (OCE).
Actualmente existen 56 OCV, algunos destinos y estados se encuentran en el
proceso de creación de sus nuevas OCV en virtud del importante papel que
desempeñan en la promoción del destino.








Fines de Fines de Fines de Fines de las oficin las oficin las oficin las oficinas de convenciones y visitantes as de convenciones y visitantes as de convenciones y visitantes as de convenciones y visitantes

• Debe actuar como líder del marketing turístico del destino o región e impulsar las ventas del
producto turístico.

• Uno de sus objetivos principales es posicionar positivamente al destino en el mercado
meta, con los visitantes potenciales.

• Incrementar la competitividad y visibilidad de la oferta mexicana en el ramo de Congresos,
Convenciones, Viajes de Incentivo y Exposiciones, a través de la unión de esfuerzos de los
diferentes actores públicos y privados que intervienen en la cadena productiva.

• Apoya e impulsa el proceso de marketing, ventas, servicios y alianzas estratégicas para el
desarrollo y posicionamiento del destino, estado o región.

P PP Principales actividades rincipales actividades rincipales actividades rincipales actividades

• Define el mercado meta.

• Ofrece la información y el apoyo que orienta acerca de la amplia gama de destinos,
servicios e instalaciones disponibles en nuestro país.

• Representa los intereses de las empresas del sector turístico del destino para generar
tráfico de visitantes.

• Maneja hábilmente las relaciones públicas para el éxito del destino.

• Evalúa el desarrollo de la capacidad instalada y potencial del destino.

• Apoya a determinar productos estrella y productos complementarios.

Producto estrella = Producto en etapa de crecimiento, son los que presentan mejores
posibilidades, tanto para invertir como para obtener beneficios.
Producto complementario = Sostienen, respaldan y mejoran otro producto. Por ejemplo:
al ocupar una noche en cuarto de hotel el desayuno es gratis.

Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Producto
turístico:


Bienes y
servicios que
forman parte de
la oferta turística






Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:


Mercado meta:

Es el grupo de
clientes al que se
dirigirá toda una
campaña de
mercadotecnia.








40
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.
.


• Impulsa la atracción y cierre de eventos nacionales e internacionales: grupos, congresos, convenciones, ferias y
expos.

• Otorga asesoría y servicio a grupos de visitantes.

• Mantiene una búsqueda continua de alternativas de clientes potenciales para el destino a través de cámaras,
asociaciones, sociedades públicas, privadas nacionales e internacionales.

En conclusión, ofrece asesoría y una amplia gama de herramientas, con la finalidad de asegurar el éxito de cada
evento en foros internacionales. Asimismo, ofrece el apoyo para responder a las solicitudes de propuestas y la
obtención de material promocional de los destinos, los cuales le ayudarán a promover y asegurar la participación de
un gran número de asistentes a su evento.

Interviene para que todas las instituciones del Gobierno Federal, estén dispuestas a apoyar, local e internacionalmente
en la realización de todo tipo de eventos en México. Las Embajadas, Consulados y Oficinas del Consejo Promocional
Turístico de nuestro país en el extranjero también colaboran apoyando dichos eventos.

La oficina de convenciones y visitantes:

• No es un organizador de eventos.

• No es una central de reservaciones.

• No es una agencia de viajes.

• No vende servicios turísticos.











Ejemplo de turismo de eventos aprovechando un acontecimiento cultural Ejemplo de turismo de eventos aprovechando un acontecimiento cultural Ejemplo de turismo de eventos aprovechando un acontecimiento cultural Ejemplo de turismo de eventos aprovechando un acontecimiento cultural


41
BLOQUE 1
















































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 5

Producto: Escrito sobre
investigación
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Descubre la existencia de
oficinas de convenciones y
visitantes en Sonora.
Conoce dónde se localizan las
oficinas destinadas a promover el
turismo de eventos en Sonora.
Apertura en la comunicación
escrita.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Investiga qué oficinas de convenciones y visitantes existen en Sonora, presenta un
breve escrito sobre la investigación.


Actividad: 5



42
ORGANIZAR EVENTOS SOCIOCULTURALES Y DE NEGOCIOS.

Cierre












































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 6 Producto: Escrito sobre reflexión. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Examina la realidad del
segmento de turismo de eventos
en nuestro país.
Analiza la situación del turismo de
eventos en México.
Disposición para la reflexión y el
análisis.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente




Elabora una breve reflexión donde indiques el avance o estancamiento de este turismo
de eventos en México.

Actividad: 6



















































Tiempo asignado: 20 horas

Competencias profesionales:
• Atiende grupos y convenciones y organiza las actividades y la logística solicitadas por los
clientes.
• Comercializa servicios y productos turísticos con procedimientos mercadotécnicos, de
acuerdo con las normas en la materia y con las demandas del cliente.

Unidad de competencia:
Identificara los pasos para organización profesional de eventos así como las estrategias de
logística que contribuyen a la promoción y venta de la actividad, para lograr el desarrollo de
las empresas turísticas.

Atributos a desarrollar en el bloque:
4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingüísticas, matemáticas o
gráficas.
4.5. Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y
expresar ideas.
6.1. Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina
entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad.
6.4. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética.
7.1. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimiento.
7.2. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor interés y dificultad,
reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos.
7.3. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida
cotidiana.
8.2. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera
reflexiva.
9.1. Privilegia el diálogo como mecanismo para la solución de conflictos.
9.2. Toma decisiones a fin de contribuir a la equidad, bienestar y desarrollo democrático de la
sociedad.

Contratar y supervisar los servicios para
eventos sociales, culturales y de negocios.




44
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Secuencia didáctica 1.
Organización profesional de eventos.

Inicio


















































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 1
Producto: Estrategia para
obtención de patrocinio.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Reconoce la importancia de un
patrocinador en un evento de
negocios y cómo debe
gestionarse.
Describe el proceso para conseguir
un patrocinio y la importancia de
éste.
Disposición para el análisis, para
establecer una estrategia y
conclusiones.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Describe un plan o estrategia para obtener patrocinadores para un congreso o
convención relacionada con el turismo rural en el estado de Sonora. Enlista los pasos
a seguir. Explica la importancia de los patrocinadores.

Actividad: 1


45
BLOQUE 2
Desarrollo

La organización profesional de eventos.

Una organización de eventos consiste en una serie de servicios que se ofrecen a una persona o empresa que
necesita realizar una reunión de carácter social o de negocios.

Un evento -además de ser una reunión- cumple la función de carta de presentación frente a posibles clientes, medios
de comunicación y público en general. Suele ofrecer información insustituible sobre un individuo, empresa o
institución.

La forma que tomará un proyecto de organización de eventos dependerá
del tipo de reunión de que se trate: las hay informales -como suelen ser
los eventos sociales: bautizos, comuniones, cumpleaños, bodas y
aniversarios- y formales. Entre estas últimas podemos ubicar las
reuniones empresariales: inauguraciones, lanzamientos de nuevos
productos, eventos promocionales, capacitaciones, exposiciones, fiestas
corporativas, galas y celebraciones.

Cada tipo de evento tiene características propias que lo distinguen de todos los demás. Pero, de igual manera en la
organización de eventos existen ciertas constantes que estarán presentes en la planificación de cualquier evento.

Los eventos empresariales y los sociales (aunque estos últimos en menor medida), constan de una serie de pasos en
los que se debe observar una formalidad o ceremonia adecuada, especialmente si entre los asistentes se encuentran
funcionarios gubernamentales.

Por otra parte, vale destacar que el éxito de un evento no sólo dependerá del desempeño del personal a cargo, sino
que también estará ligado a la acertada elección del lugar y el momento adecuado para realizar la reunión. Según la
fecha, hora y locación escogidas para un evento social o empresarial, así será la respuesta del público convocado.
No existen criterios definitivos al respecto, pero un equipo de profesionales en organización de eventos, siempre
encontrará las mejores alternativas según las necesidades del contratante.

Si tenemos que organizar una reunión de pocas personas, posiblemente
podamos hacerlo nosotros mismos con muy poca ayuda profesional exterior, e
incluso sin ningún tipo de ayuda.

Pero la situación cambia, cuando la reunión es numerosa, y tenemos que
coordinar muchas actividades y esfuerzos, para los que nos vemos
imposibilitados nosotros mismos o nuestro equipo. En estos casos, podemos
recurrir al profesional que se dedica a la organización de eventos.


Para la organización profesional de un evento, es necesario atender de manera adecuada cada uno de los detalles
involucrados. Desde el rol de un organizador de eventos, el planeamiento de todas las actividades, la conformación
de un equipo humano adecuado, la elaboración de un presupuesto, la negociación con proveedores, el contacto con
los medios de comunicación, la generación de fondos a través de auspicios, la logística para el desarrollo del evento
en sí, hasta la evaluación final.

En resumen, la organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de reuniones sociales o
de negocios.





46
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Organizador Organizador Organizador Organizador profesional de eventos profesional de eventos profesional de eventos profesional de eventos

Tanto en el ámbito de la empresa como en el círculo social, los eventos se llevan a
cabo con un objetivo y respetan una serie de ritos transmitidos por tradición, o por
convenciones acordadas para el mejor intercambio en las relaciones; de modo que
es necesario un proceso previo para planificar cada una de las acciones. En el
ámbito privado ha surgido en los últimos años un nuevo perfil profesional para
quienes desarrollan estas tareas: El OPR, Organizador Profesional de Reuniones o
Eventos.


El trabajo de un organizador profesional de eventos ha cambiado y evolucionado en
diversas maneras. Actualmente se reconoce esta actividad como una profesión en el
mundo de los negocios; en este sentido, la organización profesional de eventos se
ha tornado más compleja y sofisticada. Por lo tanto, los organizadores profesionales
de eventos se han visto en la necesidad de convertirse en verdaderos gerentes. Ellos
participan no solamente en el planeamiento de actividades, sino también en la
organización y liderazgo de las mismas; coordinan y comunican; y más importante
aún, controlan todos los detalles, actividades e interacciones relativos al manejo de
una reunión o convención, desde su concepción hasta concluir con la evaluación y
futuro planeamiento.

Entre las cualidades que más se suelen valorar a la hora de buscar un buen OPE
están:

Habilidad empresarial. Habilidad empresarial. Habilidad empresarial. Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en el medio de los eventos.

Compromiso. Compromiso. Compromiso. Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo del
mismo.

Capacidad. Capacidad. Capacidad. Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para llevar a cabo todo su cometido
dentro de la organización del evento social o de negocios.

Comunicador. Ser un buen comunicador, "conectar" bien con todos los grupos, coordinadores, medios, etc. que se
vean implicados de una u otra manera en la organización y difusión del evento.

Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa, que pueda proponer en cualquier
momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y desarrollo del evento.
El espíritu innovador es muy importante para este tipo de profesionales.

Liderazgo. Coordinar y llevar de "su mano" a muchas personas, departamentos y
coordinadores; supone tener buenas dotes de mando y capacidad de liderazgo.


Actividades del OPR Actividades del OPR Actividades del OPR Actividades del OPR

El OPR es quien administra todos los elementos económicos y sociales que confluyen en la organización de un
evento. Tanto los acontecimientos familiares como los empresariales, dan lugar a reuniones más o menos complejas,
generalmente compuestas de dos partes: el acto que ocasiona la reunión y el festejo o celebración que se brinda a
los invitados.

Cualquiera sea el motivo, se deberá organizar el aspecto ceremonial del evento con aquellos rituales propios de cada
ocasión; una boda, un aniversario o el lanzamiento de un producto, por ejemplo, tienen sus propias características y
una rutina tradicional. Luego, el agasajo que en el marco de una reunión gastronómica dará lugar a los festejos, a la
diversión o el entretenimiento. Por eso, el OPR tendrá el control como coordinador del evento, y dirigirá un equipo
interdisciplinario de trabajo para cubrir las distintas necesidades. Se concentrará en la planificación de todas las


47
BLOQUE 2
acciones, hasta el más mínimo detalle, sin perder de vista los intereses de quienes lo
contrataron, y será el responsable directo de distribuir y supervisar todas las tareas
delegadas a terceros. Por esto, deberá tener un listado de proveedores confiables para
abastecer todos los servicios y contar con un equipo de colaboradores eficientes.
Pero además, nadie puede supervisar lo que no conoce; por lo que anteriormente deberá
tomar conocimiento de las tradiciones culturales, las prácticas ceremoniales, los usos
sociales, el medio donde se desarrollan y la idiosincrasia de quienes participan.

La Producción de un evento incluye la planificación, la organización de los recursos y el
desarrollo de todas las acciones que darán como resultado la concreción de una idea que
se proyectó al decidir la realización del mismo. En la producción se conjugan varias
especialidades que abarcan actividades tan diferentes como son las que definen la
escenografía, la iluminación, la animación, entre tantas otras.

Es imprescindible que el OPR participe en el proceso de selección de las personas que lo
auxiliarán; pero es aconsejable limitar el número de integrantes del comité (miembros del grupo que auxiliaran al OPR)
a lo estrictamente necesario.

Comisión organizadora.

El OPR se auxilia y tiene a su cargo la llamada Comisión organizadora, que se halla compuesta por las personas
seleccionadas para llevar a cabo las diferentes funciones de organización para un evento.

Funciones Generales de la Comisión Organizadora:

o Formular el plan general de Organización del Evento.
o Determinar fecha, sede, programa y temario.
o Elaborar y aprobar normas y reglamentos.
o Elaborar y aprobar el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos.
o Elaborar y aprobar el balance final del evento.
o Mantener informada a la Directiva sobre los avances del evento.
o Otras funciones derivadas de los requerimientos propios del evento.


La Comisión Organizadora debe empezar sus labores siguiendo pautas
determinadas para la organización de un evento, las mismas que deben ser ordenadas en un cronograma (calendario
de trabajo), colocado en forma visible para fácil seguimiento y control.

El personal que forma esta comisión, se organiza para atender los diversos aspectos que implica la organización de
un evento. Estos aspectos son:

I. I. I. I. Aspecto relativo a las finanzas (Presupuesto y Patrocinio). Aspecto relativo a las finanzas (Presupuesto y Patrocinio). Aspecto relativo a las finanzas (Presupuesto y Patrocinio). Aspecto relativo a las finanzas (Presupuesto y Patrocinio).

o Elaborar el presupuesto para atender los gastos relacionados al evento.
o Administrar el dinero asignado para el evento.
o Recaudar los importes correspondientes a inscripciones y llevar control de los mismos.
o Recaudar o asignar el dinero obtenido por patrocinios.
o Preparar un balance al finalizar el evento, es decir, mostrar lo invertido en el evento y la ganancia obtenida, en su
caso.
o Apertura de una cuenta bancaria para depositar fondos exclusivamente del evento, en caso de ser necesario. De
preferencia y para evitar problemas, la cuenta debe ser mancomunada.
o Elaboración del plan de pagos.
o Solicitud de cotizaciones para adquisiciones y servicios varios. Se recomienda obtener un mínimo de 2 a 3
cotizaciones por cada rubro.
o Recepción y control de inscripciones.
o Control de gastos y contabilidad general del evento.
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Interdisciplinarios:

Que se realiza con la
cooperación de
varias disciplinas, por
ejemplo: en la
organización de un
evento encontramos
un grupo formado
por contadores,
chefs, floristas,
iluminadores, etc.




48
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS




II. II. II. II. Contenido del evento Contenido del evento Contenido del evento Contenido del evento

• Elaborar el temario, por ejemplo, en el caso de un congreso o convención.
• En base al temario propuesto, recomendar a los expositores, conferencistas, panelistas, moderadores, etc.
• Elaborar el programa preliminar del evento.
• Coordinar la ubicación, distribución y requerimientos de las salas de trabajo, en caso de reuniones de negocios.
• Diseño de logotipo.
• Elaboración de documentos técnicos (reglamento, temario, convocatorias, programa, etc.)

Temario: conjunto de temas de la conferencia (son los temas).
Programa: sistema de distribución de los temas de la conferencia (cómo se van a distribuir los temas).

III. III. III. III. Aspectos relativo a la logística (i Aspectos relativo a la logística (i Aspectos relativo a la logística (i Aspectos relativo a la logística (infraestructura / equipamiento) nfraestructura / equipamiento) nfraestructura / equipamiento) nfraestructura / equipamiento)

• Determinar las necesidades generales del evento de acuerdo a su magnitud y nivel.
• Supervisar los servicios contratados a terceros.
• Coordinar y administrar todo elemento o equipo adquirido para la realización del evento.
• Identificación y contratación de la sede del evento (salas de conferencias y de trabajo, alojamiento, etc.)
• Identificación de equipos, maquinaria y materiales requeridos.
• Determinación de requerimientos de personal de apoyo.
• Otras actividades.















49
BLOQUE 2












































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 2
Producto: Diseño de un contenido
de evento y su exposición.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Examina el tema del evento para
el diseño del contenido del
mismo identificando sus
principales características.
Analiza las ideas centrales de la
reunión de negocios a realizar para
poder estructurar el contenido del
evento.
Escucha las opiniones de sus
compañeros y coopera en las
actividades de equipo.
Apertura en la comunicación oral
y escrita.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente




Intégrate en equipo de cinco elementos y elabora el contenido de la convención o
congreso que señale el asesor.

I. Intégrate en equipo de cinco elementos.
II. Elabora temario, la propuesta de conferenciaste o expositores, diseña el logotipo
y la convocatoria.
III. Expón tu trabajo en clase.
IV. Entrega un reporte escrito de tu trabajo al profesor.



Actividad: 2



50
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

IV. IV. IV. IV. Alimentos y bebidas Alimentos y bebidas Alimentos y bebidas Alimentos y bebidas

• Diseñar y proponer alternativas de menús.
• La contratación de una empresa de catering.
• Coordinar y supervisar la empresa de catering o coordinar y supervisar la
preparación de los alimentos.
• Decidir sobre los detalles del servicio (mantelería, cubertería, copas, mesas,
sillas, etc.)
• Capacitación del personal de servicio si así se requiriera.
• Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.

V. V. V. V. Las actividades Las actividades Las actividades Las actividades Sociales Sociales Sociales Sociales

• Programar y coordinar las actividades sociales (inauguración, clausura, etc.),
culturales y/o turísticas que formarán parte del programa general del evento.
• Elaboración y/o actualización de la lista de invitados.
• Elaboración del programa social.
• Evaluación de las posibles sedes.
• Gestión de patrocinios.
• Diseño de invitaciones.
• Atenciones y regalos.
• Otras actividades.

VI. VI. VI. VI. Aspecto referente a lo turístico o de excusiones Aspecto referente a lo turístico o de excusiones Aspecto referente a lo turístico o de excusiones Aspecto referente a lo turístico o de excusiones

• Programar excursiones considerando los gustos y expectativas
de los participantes, así como los atractivos turísticos más
importantes, de fácil acceso y que cuenten con instalaciones y
servicios adecuados.
• Coordinar todos los servicios de las diferentes empresas
(líneas aéreas, hoteles, albergues, operadores, municipios,
entidades públicas y privadas vinculadas).
• Obtener el mayor apoyo, las mejores tarifas y óptimo servicio
para los visitantes.
• Elaborar paquetes turísticos a los mejores precios del
mercado.
• Recibir inscripciones a pre y post tours.
• Hacer reservas de servicios de traslado, alojamiento, tours y
demás rubros.
• Otras actividades inherentes a sus funciones.


VII. VII. VII. VII. Relaciones públicas y protocolo Relaciones públicas y protocolo Relaciones públicas y protocolo Relaciones públicas y protocolo

• Recibir y atender a invitados y participantes, desde su arribo a la ciudad o al país.
• Coordinar y atender los requerimientos de los invitados (sala VIP del aeropuerto, trámites de migraciones
preferencial, aduana, etc.)
• Recepción y ubicación de personalidades, expositores y participantes en las salas de sesiones y/o en los lugares
donde se ofrezcan las fiestas o celebraciones.
• Elaborar un cuadro de llegadas y salidas de personalidades e invitados especiales procedentes del exterior o
provincias.
• Reconfirmar la asistencia de los invitados especiales a todos los eventos.




Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Catering:

Servicio de suministro
de comidas y bebidas
a aviones, trenes,
colegios, etc.





Ejemplo de paseo turístico: paseo en turibus en Ejemplo de paseo turístico: paseo en turibus en Ejemplo de paseo turístico: paseo en turibus en Ejemplo de paseo turístico: paseo en turibus en
Hermosillo, Sonora. Hermosillo, Sonora. Hermosillo, Sonora. Hermosillo, Sonora.


51
BLOQUE 2
• Elaborar la lista de invitados confirmados y por confirmar (en caso que asistan
sin previo aviso).
• Elaborar croquis de ubicación de invitados especiales en ambientes donde se
realizan los eventos.
• Otras actividades inherentes a sus funciones.

VIII. VIII. VIII. VIII. Prensa y publicidad o marketing (promoción y difusión) Prensa y publicidad o marketing (promoción y difusión) Prensa y publicidad o marketing (promoción y difusión) Prensa y publicidad o marketing (promoción y difusión)

• Promocionar el evento.
• Entregar material promocional e informativo del evento a los medios de
comunicación.
• Invitar a los medios a asistir al evento.
• Seleccionar información y preparar notas de prensa para los diversos medios
de comunicación.
• Gestionar entrevistas en medios para la difusión del evento.
• Diseñar y coordinar la publicación de avisos contratados.
• Coordinar la acreditación y participación de periodistas para cubrir el evento.
• Elaborar un programa especial para Prensa.
• Hacer seguimiento y llevar archivo de las notas de prensa publicadas y grabación de las noticias propaladas por
radio y televisión.
• Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.



Prensa Prensa Prensa Prensa

Para asegurar la difusión efectiva del evento, es recomendable mantener
estrecho contacto con los principales medios de prensa, enviándoles notas
periodísticas, solicitando entrevistas y programando una o varias conferencias
de prensa.

Conferencia de Prensa Conferencia de Prensa Conferencia de Prensa Conferencia de Prensa

Es uno de los medios más efectivos para que una entidad informe a la opinión
pública sobre la realización de un evento, requiriendo ésta de una preparación
especial ya que se trata de una cita directa con los representantes de los
diferentes medios de comunicación que intervienen escuchando al interlocutor
programado y realizando preguntas para esclarecer algunos puntos sobre la
noticia vertida.

Para la programación de una conferencia de prensa, debe tenerse en cuenta lo
siguiente:

Local Local Local Local: :: : Amplio, ventilado, provisto de sillas en forma de auditorio, mesa para los
expositores, pizarra, paneles informativos, afiches promocionales, etc. Este local debe estar ubicado en un sitio
céntrico y de fácil acceso para la prensa.
Invitaciones Invitaciones Invitaciones Invitaciones: :: : Se cursan a periodistas especializados vinculados al tema motivo del evento. Si la invitación es general
ésta se dirige a:
Diarios: al Jefe de Información.
Sitios Web recomendados:

Como elaborar notas de prensa.

http://www.lecantolas40.com.ar/egifts/notasdeprensa.pdf

Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Nota de prensa:

Es un texto que se dirige a
los periodistas con la
intención de que sea
publicado en los medios de
comunicación y debe
adecuarse a estructuras
comunicativas y a las rutinas
profesionales de los
periodistas,

¿Sabías que… ¿Sabías que… ¿Sabías que… ¿Sabías que…
Corresponsal es un
periodista que envía
noticias habitualmente
desde otra ciudad o
desde el extranjero a
una cadena de
información, ya sea de
prensa escrita, televisión
o radio.




52
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Radios: al Director de Prensa.
Televisión: al Director o responsable de los Noticieros.
Revistas: al Director.
Agencias de Noticias: al Corresponsal.
Deben ser enviadas con tiempo anticipado prudencial, no más de 15 días antes ni menos de 2, lo recomendable es
enviarlas 4 días antes y hacer seguimiento telefónico para la confirmación de asistencia.

Horario Horario Horario Horario: :: : es recomendable programarla para horas de la mañana, dando tiempo a que los periodistas puedan escribir
notas sobre el tema dado a conocer, e incluirlas en la edición de los diarios de la mañana siguiente y en noticieros en
horas de la noche del mismo día de la conferencia de prensa. Debe tenerse especial cuidado en que el día escogido
no coincida con reuniones de poderes o con actos oficiales del presidente de la república.
Material Material Material Material: :: : preparar carpetas conteniendo información general acerca del evento (textos, fotografías, gráficos). Estas
carpetas se entregan a cada asistente y se remiten a los directores de aquellos medios que no concurrieron.
Duración: Duración: Duración: Duración: el tiempo prudente es de 30 a 45 minutos, considerar 10 minutos de tolerancia para el inicio.
Expositores: Expositores: Expositores: Expositores: procurar la presencia de los representantes más enterados del asunto que se dará a conocer a la prensa.
Los expositores deberán de ser presentados (nombre y cargo) ante los periodistas para su fácil identificación, de
preferencia deben colocarse letreros con estos datos delante del puesto de cada persona. Al finalizar la exposición, se
invita a los periodistas a iniciar el diálogo, mostrando disponibilidad para responder las preguntas a que hubiera lugar.
Moderador: Moderador: Moderador: Moderador: se encargará de presentar a los expositores y coordinará el registro de los medios de prensa asistentes
para el posterior agradecimiento.
Refrigerio: Refrigerio: Refrigerio: Refrigerio: es recomendable ofrecer un receso para un aperitivo, sin que éste necesariamente sea anunciado en la
invitación.
















IX. IX. IX. IX. Recepción, traslados y alojamiento. Recepción, traslados y alojamiento. Recepción, traslados y alojamiento. Recepción, traslados y alojamiento.

En el caso de eventos a nivel internacional o nacional:

• Recibir a los participantes e invitados a su arribo al aeropuerto, para lo cual debe llevar un registro donde se
señalan datos de llegada y salida de vuelos, procedencia, número de pasajeros, conexiones, itinerarios, etc.
• Debe trabajar en estrecho contacto con Migraciones, Aduana Aérea y Protocolo del aeropuerto para dar
facilidades a los pasajeros en cuanto al ingreso al país, retiro de equipaje y trato especial a las personalidades.
• En base al registro de arribos, presentar requerimiento de unidades de transporte recomendando las mejores
opciones y supervisando el cumplimiento de horarios, capacidad y calidad de servicio.
• Reservar y coordinar previamente con los hoteles el alojamiento requerido.
• Elaborar lista de los ocupantes de las habitaciones del hotel donde se compruebe el momento de llegada y
cuándo se retiran, tipo de habitación, compañero de habitación, requerimientos especiales, etc.
• Facilitar a los pasajeros el llenado de fichas de registro del hotel.
• Hacer las reservas de alojamiento.
• Coordinar instalación de stands de recepción en áreas cercanas a Protocolo, Migraciones o Aduanas,
señalización de áreas asignadas.
Ejemplo de Ejemplo de Ejemplo de Ejemplo de una invitación para una conferencia de prensa una invitación para una conferencia de prensa una invitación para una conferencia de prensa una invitación para una conferencia de prensa


53
BLOQUE 2












































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 3
Producto: Diseña promoción para
un evento.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Examina y elige la información
adecuada para promocionar la
reunión de negocios a
publicitar.
Elabora y diseña de manera
analítica y estratégica aspectos
para dar publicidad al evento de
negocios.
Disposición para el análisis y la
creatividad.
Apertura en la comunicación oral
y escrita.
Coopera en la realización del
trabajo en equipo.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente


Servicios para eventos.

Intégrate en equipo de cinco elementos para dar promoción y marketing para el evento
indicado por el asesor. Diseñen lo siguiente: invitación para la conferencia de prensa,
avisos para la radio y la televisión y diversas las notas de prensa.

I. Intégrate en equipo de cinco elementos.
II. Expón tu trabajo en clase.
III. Entrega un reporte escrito de tu trabajo al profesor.



Actividad: 3



54
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS


En la mayoría de los eventos a los cuales asistimos, suelen ofrecernos
diferentes tipos de servicios, los que se ajustan al tipo de acontecimiento
en el que estamos, pero es importante que destaquemos que además
de los servicios que se ofrecen para los asistentes a dicha reunión, las
empresas encargadas de las organizaciones también ofrecen servicios a
las personas que las contratan, es decir los anfitriones del evento.

Básicamente toda empresa que se dedique a la organización de
eventos suele presentarse con todo tipo de servicios, teniendo en cuenta
que cada evento es diferente. Por ejemplo, si estamos hablando de un
casamiento los servicios que se ofrecerían serían los de catering, en
ocasiones el salón, la decoración, la música, el entretenimiento y shows,
y hasta en algunos casos el transporte.

Así mismo, vale la pena destacar que dentro de los servicios que suelen
ofrecer los organizadores, podemos encontrar con promociones,
descuentos, variedad de precio y todo tipo de ventajas.

Lo que debemos te Lo que debemos te Lo que debemos te Lo que debemos tener en cuenta antes de contr ner en cuenta antes de contr ner en cuenta antes de contr ner en cuenta antes de contratar los servicios para atar los servicios para atar los servicios para atar los servicios para
eventos eventos eventos eventos

Es muy importante que los servicios que se ofrezcan en una celebración sean los adecuados, ya que el objetivo
principal de todo evento es justamente que sus concurrentes queden satisfechos con su participación en el mismo,
por eso debemos guardar un cierto recelo a la hora de elegir los servicios que estarán incluidos en el acontecimiento.
Por ejemplo, si en el evento se servirá algún tipo de catering, entonces debemos tener en cuenta que siempre
debemos probar todos los platos y bocadillos que incluye este servicio.

En ocasiones será necesario que cada uno de los platos tenga una alternativa vegetariana y otra dietética, ya que en
los eventos multitudinarios siempre hay algunas personas que deben llevar una dieta estricta.

En el caso de los servicios de eventos de entretenimiento, como por
ejemplo una obra de teatro o un musical, lo más importante es
presenciar todas las presentaciones, o al menos aquéllas en las cuales
estamos más interesados, ya que resulta fundamental que
conozcamos el espectáculo que vamos a contratar.

Algo muy similar sucede con los equipos que generalmente se
contratan para un acontecimiento, entre los cuales mencionaremos los
micrófonos, los sistemas de audio, cámaras, pantallas, proyectores, y
todo el equipamiento que generalmente se utiliza en eventos tales
como conferencias, exposiciones y congresos. En resumen, es muy
importante que se revisen todos los servicios de eventos antes de
contratarlos, ya que debemos estar seguros de que realmente son los
adecuados.





55
BLOQUE 2

Un plan pensado para no fallar Un plan pensado para no fallar Un plan pensado para no fallar Un plan pensado para no fallar

Si hubiese que organizar un evento desde cero, con sólo tomar papel y lápiz ya se podría enumerar una serie de
tareas para nada fáciles:


1) Lista de invitados.
2) Salón de fiesta.
3) Servicio de Catering.
4) Decoración.
5) Video y Fotografía.
6) Animación del evento.
7) De iluminación.


Siendo esta lista de lo más básico y necesario en una celebración estándar; la tentación de producir por cuenta
propia es grande, pero también las contras son un factor relevante.


Servicios para eventos a la vanguardia Servicios para eventos a la vanguardia Servicios para eventos a la vanguardia Servicios para eventos a la vanguardia

Entre los numerosos equipamientos que se ofrecen para la celebración de cualquier evento, se encuentran las
pantallas de proyección frontal, proyección de vídeo, diapositivas, micrófonos inalámbricos, de solapa, de mesa,
grabación de eventos, auditorio al aire libre con pantalla y proyector, sonido para conciertos, cabinas de traducción
simultánea, etc.

Otro servicio es un personal variado y profesional entre los que hay edecanes, vigilantes, servicio de limpieza,
personal de carga y descarga, etc.

También existen otros servicios para la celebración de un evento profesional como son: centro de negocios (teléfono,
copistería, fax, ordenadores con internet); reportajes fotográficos, servicio de floristería, diseño y producción de
stands, escenarios elevados para mesa presidencial, catering, etc.

Como pues observar existen diversos y variados servicios que se pueden ofrecer y utilizar en un evento, pero
específicamente dos de los que actualmente son los más solicitados son los relativos al servicio de catering y el RFID,
los cuales estudiaremos a continuación.

RFID RFID RFID RFID identificación por radiofrecuencia identificación por radiofrecuencia identificación por radiofrecuencia identificación por radiofrecuencia

RFID (siglas de Radio Frequency Identification, en español identificación por
radiofrecuencia) es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos
remoto que usa dispositivos denominados etiquetas, tarjetas, transpondedores o
tags RFID. El propósito fundamental de la tecnología RFID es transmitir la
identidad de un objeto (similar a un número de serie único) mediante ondas de
radio.

Las etiquetas RFID son unos dispositivos pequeños, similares a una calcomanía,
que pueden ser adheridas o incorporadas a un producto, un animal o una
persona. Contienen antenas para permitirles recibir y responder a peticiones por
radiofrecuencia, desde un emisor-receptor RFID.

La coordinación de eventos es un negocio complicado, los retos que incluye son: el diseño del acontecimiento y
exhibiciones, establecimiento de presupuestos, creación de decorados y utilería, seguridad y contabilidad. De todo
esto, uno de los componentes claves para un buen resultado, es el manejo y procesamiento eficiente y seguro de
miles de personas que participan en eventos como conferencias, ferias mercantiles, conciertos, etc. Este manejo de



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CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

las admisiones con pases y boletos equipados con la tecnología RFID resulta un poco más sencillo y mucho más
seguro.

Ventajas:

El boletaje para exhibiciones, conferencias, conciertos, eventos deportivos, parques recreativos y ferias mercantiles
comparten algunos desafíos en común. He aquí una lista de ellos.

• Registro eficiente.
• Manejo y procesamiento de entradas VIP.
• Manejo de áreas de acceso restringidas.
• Identificación de asistentes.
• Eliminar problemas de falsificación de entradas.
• Reducción de costos de operación con un control automatizado.
• Captura de datos para su posterior análisis.

Hay un amplio rango de soluciones disponibles para el manejo
de acceso a eventos. Incluso, algunos organizadores no
requieren un alto nivel de autentificación o validación y
simplemente utilizan pases y entradas impresas.

Cuando se requiere un mayor nivel de seguridad contra
falsificaciones, existen varias opciones:

• Diseños anti-falsificaciones.
• Números seriales.
• Tinta para luz negra ultravioleta.
• Código de barras de seguridad.
• Hologramas.
• Numerado secuencial.

RFID RFID RFID RFID - -- - El s El s El s El siguiente Nivel iguiente Nivel iguiente Nivel iguiente Nivel

RFID lleva el control de acceso a eventos al siguiente nivel. Para empezar, le da al organizador la habilidad de
identificar individualmente a cada uno de los asistentes o clientes. Un pase RFID puede ser detectado a distancia y no
requiere que esté a la vista de los lectores, Guarda información sobre su poseedor y
no puede ser duplicado o falsificado.

También almacena información que puede ser escrita en la etiqueta, después ésta
se convierte en un pase, tomando diferentes formas: un boleto, una tarjeta
inteligente o incluso una banda para la muñeca. En ella la información del asistente
estará contenida desde antes de que el evento inicie, y conforme éste transcurra,
más información puede ser añadida. Esto es extremadamente útil, por ejemplo, en
ferias mercantiles donde los ponentes identifican con ello potenciales prospectos.

La información de los asistentes contenida en las etiquetas RFID sirve a los
organizadores para controlar la entrada a determinadas áreas y en horarios
precisos.

Como se señaló anteriormente, los pases RFID son infalsificables, por lo que el
evento se vuelve muy seguro, y sabemos que en la actualidad la seguridad es un
elemento primordial.

Por ejemplo, puertas giratorias con lectores RFID se utilizan para reducir o eliminar
personal en ciertas entradas y salidas. Y datos precisos de los movimientos de los
asistentes y tiempos de entrada son capturados en tiempo real. El acceso a
Datos curiosos

Algunos usos del RFID:

Poner RFID a los niños
para que no se pierdan
(Japón y Dinamarca).
Poner RFID a los tanques
de guerra (EU)
Poner RFID a los
pacientes del hospital
para no "confundirse con
sus historias clínicas"
(Alemania, Estados
Unidos)


57
BLOQUE 2
diferentes entradas y diferentes horarios para diferentes clientes es controlado fácilmente.









Catering Catering Catering Catering

Se denomina catering o cáterin al servicio de alimentación, que provee una cantidad determinada de comida y bebida
en fiestas, eventos y presentaciones de diversa índole.

En algunos casos, los salones de fiestas u hoteles y empresas del rubro proveen este servicio junto al alquiler de sus
instalaciones; en otros, hay empresas especializadas para elaborar y trasladar los alimentos al sitio que disponga el
cliente. En el servicio se puede incluir desde la propia comida, la bebida, la mantelería y los cubiertos, hasta el
servicio de cocineros, camareros y personal de limpieza posterior al evento.

Tanto en las reuniones importantes del mundo empresarial como en las presentaciones de espectáculos o en otras
celebraciones, se recurre al servicio de catering para halagar y ofrecer a los
invitados.

Muchos eventos requieren de trabajo con un tema, o de un esquema de
color. Una empresa de catering o especialista sabe cómo preparar los
alimentos para que se vean atractivos. Algunas empresas de catering se
han movido hacia un servicio completo de modelo de negocio, comúnmente
asociados con los organizadores de eventos; ellos se encargan de la
preparación de alimentos y detalles de la decoración, tales como ajustes de
la tabla y la iluminación.

La tendencia es hacia la satisfacción de los clientes en todos los sentidos,
con la comida como punto focal. Con la atmósfera correcta, el evento profesional de la hostelería con experiencia será
un evento especial y memorable.

Una propuesta global, formal catering de servicio completo, es probable que incluya los siguientes elementos:

Menú consideraciones generales Menú consideraciones generales Menú consideraciones generales Menú consideraciones generales: :: : Los clientes tienen gustos específicos o necesidades dietéticas a considerar. Por
ejemplo: los vegetarianos; además, cada vez más, los clientes están interesados en la calidad de los alimentos.

Alquileres de Comida Alquileres de Comida Alquileres de Comida Alquileres de Comida: :: : Puede incluir mesas, sillas, pista de baile, las plantas, de mesa (vajilla, cubiertos, cristalería,
ropa de cama, cargadores), cristalería bar, servicio de equipos, sal, chiles, etc.

Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo: :: : Varía de un proveedor de servicio de comida, pero en términos generales, un evento tendrá un líder capitán,
un cocinero, tal vez un chef o ayudante de cocina, meseros y cantineros.

Cargo por servicio Cargo por servicio Cargo por servicio Cargo por servicio: :: : Se incluye la iluminación, permiso de licor, los permisos de fuego, flores, servicio de personal para
estacionamiento y guardarropa.



Etiqueta
RFID
Lector de etiqueta
RFID



58
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS










































Elabora un plan de catering con los servicios que creas conveniente incluir (cubiertos,
cristalería, mantelería, meseros, edecanes, etc.) para las personas que hayan acudido
a una conferencia relativa al turismo rural. Siendo este el tema (turismo rural) de la
fiesta donde se ofrecerá el catering.

Actividad: 4


59
BLOQUE 2













































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 4 Producto: Plan de catering. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Examina y organiza información
sobre los servicios que se
pueden ofrecer en un catering,
adecuándolos al evento a
celebrar.
Analiza e integra información para
elaborar un plan de catering
adecuado para el evento a realizar.
Muestra creatividad al diseñar el
catering.
Disposición para el análisis y para
establecer estrategias.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente




Actividad: 4 (continuación)



60
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Cierre



















































Elabora una tabla donde describas cómo se integra una comisión organizadora, la
cual auxilia al OPR, y describe qué actividades realiza.


Actividad: 5


61
BLOQUE 2
















































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 5 Producto: Tabla descriptiva. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica los elementos de una
comisión organizadora y
conoce las actividades a su
cargo.
Describe las actividades a cargo de
los auxiliares del Organizador
Profesional de Eventos.
Participa con disposición en el
desarrollo de la actividad y
muestra apertura para el análisis.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente




Actividad: 5 (continuación)



62
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Secuencia didáctica 2.
Tendencias del turismo de eventos.

Inicio





































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 1 Producto: Lista descriptiva. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Reconoce los eventos de
negocios que existen así como
sus características
Describe las características de las
reuniones de negocios que traen
consigo beneficio al sector
turístico.
Presenta disposición para la
reflexión y el análisis.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Elabora una lista donde enumeres los eventos de negocios que conoces y describe en
qué consisten. Da una breve opinión, del porqué estos eventos benefician al turismo.


Actividad: 1


63
BLOQUE 2
Desarrollo


La organización previa al evento de negocios.

Sea para 50 participantes o más de 500, , , , la planificación, organización y celebración de eventos de negocios o unas
jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los más sensatos. Huelga decir que un congreso o
reunión mal organizada desacreditará al organizador y, lo que es más grave aún, al patrocinador.

Cuando se contrata a una persona (OPR) para organizar un evento, se debe asegurar que sea realmente profesional.

Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a aquellas personas o empresas que
puedan proporcionar cartas de recomendación serias, o que te hayan sido recomendados expresamente.


Elementos de un evento de negocios Elementos de un evento de negocios Elementos de un evento de negocios Elementos de un evento de negocios

Exposito Exposito Exposito Expositor: r: r: r: es la persona o la empresa interesada en mostrar sus productos y/o servicios para darse a conocer,
promoverse, incrementar sus ventas, etc.

Visitante: Visitante: Visitante: Visitante: es la persona o empresa que tiene un interés en la oferta de los expositores así como en los diversos
contenidos y actividades del evento. Busca, investiga, compra, compara, se entretiene etc.

El operador El operador El operador El operador: es la persona o empresa que crea el ambiente para que los anteriores logren sus objetivos y tengan una
buena experiencia.

Formato del evento Formato del evento Formato del evento Formato del evento

antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones todas relacionadas entre sí, que han de estar muy
claras para todos los implicados, por ejemplo el formato del evento.
El formato puede ser: congreso, retiros profesionales, cursos de formación o preparación individual, viajes de
incentivo, conferencias científicas o médicas, lanzamiento de productos, feria de muestras, etc.
Además, en ocasiones se realizan los llamados eventos
multidisciplinarios, donde se mezclan dos o más actividades con la
intención de llegar a un público más amplio, ahorrar dinero o generar
ingresos adicionales.

Programación Programación Programación Programación

Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es
imperioso establecer un plazo realista para la planificación y
organización. Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las
veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un
año de plazo para planificar y organizar un evento. .. .
Cuando se trabaja con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener fechas alternativas para obtener las mejores tarifas
para el alojamiento, comida, lugar de celebración, etc. La flexibilidad es, además, una excelente herramienta de
negociación.




64
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta: las obligaciones profesionales de todos los
asistentes (sean participantes o conferenciantes), otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas
fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales, condiciones meteorológicas previstas, etc. En
suma, no es sencillo elegir fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas
con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones hercúleas si la planificación implica la reserva
de un sinnúmero de billetes de avión y de habitaciones de hotel.











Público ben Público ben Público ben Público beneficiario y asistencia prevista eficiario y asistencia prevista eficiario y asistencia prevista eficiario y asistencia prevista

Se debe saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto de asistentes. Si no se está completamente seguro
del público al que se va a dirigir, o del número de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay
estadísticas de experiencias anteriores), la planificación y
la realización del presupuesto, puede ser de pesadilla.

Por ejemplo, si implica varias pernoctaciones (alojamiento
por la noche) y coincide con un período vacacional, quizá
sea necesario permitir la asistencia de cónyuges e hijos,
con los problemas adicionales de organización y, en su
caso, un gasto extra. De hecho, hay conferenciantes que,
al querer sacar el máximo beneficio de este tipo de
eventos, vienen acompañados de sus cónyuges, llegando unos días antes y quedándose hasta después de
concluido el evento, sobre todo cuando se celebra en el extranjero o en un destino exótico.

A menudo es necesario contratar a conferencistas (a veces con mucha antelación), que quizá cobren honorarios
además de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesiten a un intérprete. Lo mismo se puede decir de los invitados
especiales, como personalidades o representantes de los medios de comunicación. .. .

También hay que abordar la cuestión del personal para el evento, cantidad que dependerá de su magnitud. Puede
que el personal trabaje para la empresa patrocinadora o quizá sea temporal, lo que es probablemente la alternativa
más barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debes pasar por
alto la posibilidad de utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de
una feria de muestras o un congreso internacional, o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por último,
hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con discapacidad.


Sitios Web recomendados:

http://lanuevaeconomia.com/descargar-gratis-modelos-formatos-o-
plantillas-de-programas-de-eeventos-en-general-para-negocios-
empresas.html





65
BLOQUE 2
Presupuesto Presupuesto Presupuesto Presupuesto

El presupuesto no es solamente una simple hoja de cálculo, sino un documento
que combina actividades de planificación y de gestión, incluyendo una lista de
gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto (ganancias). . . . En
muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto
fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de
equilibrio o que arroje un beneficio a través de cuotas de inscripción, venta de
entradas, alquiler de stands, venta de producto, etc., , , , patrocinio, subvenciones, ,, ,
comercialización, venta de productos, etc. Si se está organizando un evento sin
fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quiénes, entre el
patrocinador y los participantes, van a asumir cada capítulo de gastos.

A continuación se detallan, en orden alfabético, los rubros que usualmente se consideran en la elaboración de un

Presupuesto de egresos Presupuesto de egresos Presupuesto de egresos Presupuesto de egresos:

• •• • Actividades Comisión Organizadora (personal que auxilia al OPR) Actividades Comisión Organizadora (personal que auxilia al OPR) Actividades Comisión Organizadora (personal que auxilia al OPR) Actividades Comisión Organizadora (personal que auxilia al OPR)
Gastos de reuniones periódicas
Viajes de coordinación y/o promoción


• Actividades Sociales • Actividades Sociales • Actividades Sociales • Actividades Sociales
Inauguración
Desayunos
Coffee break (refrigerios)
Almuerzos
Cenas
Cocteles
Clausura
Alimentación del personal, equipo de apoyo y de servicio
Otros

• Apoyo Administrativo • Apoyo Administrativo • Apoyo Administrativo • Apoyo Administrativo
Sueldos al personal
Refrigerios
Otros

• Atención a Invitados Especiales/Expositores • Atención a Invitados Especiales/Expositores • Atención a Invitados Especiales/Expositores • Atención a Invitados Especiales/Expositores
Transporte aéreo (nacional/internacional)
Alojamiento
Alimentación
Reuniones especiales
Obsequios
Otros

• Comunicaciones • Comunicaciones • Comunicaciones • Comunicaciones
Despacho de correspondencia
Servicio telefónico, fax e internet
Otros





66
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

• Alquiler de Equipos • Alquiler de Equipos • Alquiler de Equipos • Alquiler de Equipos
Audio (amplificación y grabación)
Micrófonos (mesa, pódium, pie y de mano inalámbricos)
Equipo para traducción (cabina para traductores, receptores y audífonos)
Proyector multimedia
Retroproyector de transparencias
Pantalla gigante
Pizarra acrílica y accesorios (borrador y plumones)
Papel y pluma
Fotocopiadora
Computadora e impresora
Máquina de fax
Filmación y fotografía
Otros

• •• •Impresos Impresos Impresos Impresos
Formularios de inscripción
Credenciales
Papel y sobres membretados
Invitaciones (carta convocatoria y tarjetas, actos oficiales y sociales)
Carpetas
Blocks de notas
Programa
Certificados o Diplomas
Ponencias / exposiciones
Encuesta
Preguntas para expositores
Otros

• Lugar o local • Lugar o local • Lugar o local • Lugar o local
Alquiler de salas
Ambientación (decoración, mobiliario adicional al convencional, banderas de países invitados, etc.)
Alquiler de baños portátiles si se necesitan
Otros servicios

• Materiales y Útiles • Materiales y Útiles • Materiales y Útiles • Materiales y Útiles
Papel bond, periódico, etc.
Útiles de escritorio: lapiceros, plumones, borradores, lápices, sellos, correctores, engrapador, perforador, tijeras,
grapas, clips, pegamento, etc.


• Post • Post • Post • Post- -- -Evento Evento Evento Evento
Impresión de documento final (Memoria)
Distribución de Memoria por correo
CD con información del evento
Página Web con información del evento
Otros

• Prensa • Prensa • Prensa • Prensa
Atención a periodistas
Conferencia de prensa
Otros



67
BLOQUE 2

• Promoción y Publicidad • Promoción y Publicidad • Promoción y Publicidad • Promoción y Publicidad
Diseño e impresión de material promocional (afiches, folletos, volantes)
Publicación de avisos en principales medios
Souvenirs del evento
Otros


• Transporte • Transporte • Transporte • Transporte
Traslados internos de participantes y expositores
Traslados de equipos
Traslado de personal de apoyo


NOTA: Al monto total resultante de la suma de todos los rubros identificados,
sumarle el 10% y considerarlo como rubro de imprevistos.

Para el caso de eventos a nivel internacional habría que agregar los siguientes
rubros en el Presupuesto de Egresos:

• Alojamiento.
• Traslados.
• Excursiones en la ciudad.
• Tours a diferentes destinos.

En base al monto total que arroja el Presupuesto de Egresos, se determina la
Cuota de Inscripción por participante, de tal manera que ésta cubra los costos estimados.

Es importante tener en cuenta que TODO RUBRO DEBE SER COTIZADO, aun cuando se tengan posibilidades de
obtener patrocinio para todos o alguno de los rubros identificados.

Para elaborar un presupuesto de ingresos presupuesto de ingresos presupuesto de ingresos presupuesto de ingresos, suelen considerarse los siguientes rubros:

• Ingreso por concepto de inscripciones.
• Aporte de patrocinadores.
• Aporte de asociados de la entidad que convoca.
• Inscripciones en excursiones y/o tours.

Destino de celebración (sede) Destino de celebración (sede) Destino de celebración (sede) Destino de celebración (sede)

Al principio del proceso de planificación, se toma la decisión del lugar donde se celebrará el evento. Es posible que
esta decisión la tome el patrocinador o el anfitrión del evento, el cual puede ser específico señalando el lugar, o bien
sólo señalar la ciudad, el estado o país, donde se celebrará.

A no ser que el evento requiera un lugar de celebración más aislado, éste debe ser fácilmente accesible: cerca de una
autopista, una estación de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los
participantes llegarán con jetlag (descompensación horaria) y la última cosa que les apetecerá es emprender un
largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebración, es
decir, a no más de dos horas en cualquier modo de transporte.

Para tomar la decisión adecuada, resulta útil hacer una selección de lugares de celebración, incluyendo las ventajas y
desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspección ya no son tan necesarias como
antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia.





68
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

El Lugar El Lugar El Lugar El Lugar

Obviamente el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se está organizando
como al perfil de los participantes.

Es muy importante conocer los gustos del público beneficiario antes de decidir dónde se va a organizar, y qué tipo de
lugar de celebración se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacia lugares de celebración más innovadores, hay
cada vez extenso margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso, si a los organizadores se les ha impuesto un
destino, esto no quiere decir que el lugar de celebración tenga que ser poco imaginativo.

Como lugares de celebración alternativos, son cada vez más populares los museos, edificios históricos, jardines
botánicos, haciendas, teatros y yates, ,, , por enumerar sólo unos pocos.

Elegir el lugar de un evento siempre es delicado. Si se tiene instalaciones
propias posiblemente se tenga una ventaja, pero ¿son apropiados para el
evento? Las preguntas claves a la hora de elegir un lugar para celebrar el
evento son:

• ¿Cuántos invitados se calcula que vendrán? Se debe ser realista, pero
dejando espacio en caso de que acudan más invitados. ¿El lugar en
cuestión, puede acomodar un grupo mayor, si resultara necesario? Del
mismo modo, no hay nada más fría que una sala demasiado grande que
parezca vacía llegado el día. Si se tiene que errar, se prefiere que la
gente tenga que “apretarse” un poquito (sin exagerar) que dar la
sensación de que no ha asistido la cantidad esperada.

• ¿El evento es gratuito, o pagan por asistir? Si la calidad de la información a difundir es muy alta, o existe mucha
demanda, es perfectamente razonable cobrar al asistente. Sin embargo, este paso requiere un mayor esfuerzo
por esmerarse en la calidad de todo el evento (en este caso, el invitado es un cliente).

• ¿Qué servicios de catering se van a requerir? Comer y beber son para la mayoría de las personas algo más que
un sustento biológico. Por eso, el rato del café o un almuerzo pueden aportar mucho al evento. Es durante los
descansos cuando la gente puede forjar contactos y relaciones personales. Sobre ellos, se construyen las
mejores oportunidades de negocio. Por esta razón, no se puede escatimar en tiempo ni en calidad de estos
momentos. No hace falta servir una comida de cinco platos, sino de crear un ambiente propicio para la relajación
y el intercambio de ideas.

• ¿Qué medios técnicos se van a necesitar? Si se van a necesitar equipos audiovisuales, un atril de orador o una
mesa de presidencia, se deben tener en cuenta desde el principio. ¿Quién instalará los aparatos electrónicos? ¿El
equipo de sonido? ¿Hace falta que haya presente un técnico durante todo la reunión? Se debe comprobar si
estos servicios están incluidos en el costo del local, o si son opciones aparte.




69
BLOQUE 2
• ¿Cuáles son las necesidades de transporte y parking? Si hay factores que
harán difícil el acceso o la comodidad de los invitados, es mejor averiguarlo
con tiempo y tomar medidas como habilitar un autobús, o enviarles un plano
detallado con el estacionamiento más próximo.

• ¿Cuál es tu presupuesto? Obviamente no todos los eventos, igual que no
todas las empresas, cuentan con los mismos recursos. Sin embargo, la
experiencia demuestra que una empresa pequeña con un presupuesto
ajustado puede superar a grandes compañías a la hora de organizar un
evento. Una dosis de creatividad unida a un monumental esfuerzo para
ofrecer el mejor contenido, ganará siempre a un derroche de medios sobre un
contenido blando e insulso.

La Fecha La Fecha La Fecha La Fecha

Además, debes tener en cuenta el día de la semana, la hora y la duración.
En general, los lunes por la mañana y los viernes por la tarde no son nada
propicios para eventos empresariales; por experiencia; los martes y los
jueves son los mejores días.

La elección de la fecha también puede estar condicionada por factores
externos. ¿Tu lugar preferido está disponible? ¿Cuándo tiene disponible el
invitado “estrella” en su agenda? ¿Debe coincidir con algún acontecimiento
público?

Una vez comprometida una fecha, aunque no imposible, es difícil cambiar. Mientras no se haya iniciado la promoción
del evento, aún puedes replantear, pero después resulta muy poco profesional ir cambiando.

Si el evento va durar más de un día, se debe considerar con detenimiento la mejor configuración de fechas;
obviamente, si los invitados tienen que realizar un desplazamiento largo. Sin embargo, si se trata de un curso para
personas que estén próximos, puede ser mejor adoptar una estrategia de “cada jueves hasta mayo”

Todas las decisiones referentes a un evento deben ser tomadas desde el punto de vista del invitado; se hace para
beneficiarle, y si no es así; sencillamente no vendrá.

La Agenda La Agenda La Agenda La Agenda

El elemento más crucial para planificar un evento de negocios es la agenda En ella se plasman los detalles de
tiempos, presentadores y contenidos. Debe seguir la siguiente estructura:

La cabecera. La cabecera. La cabecera. La cabecera. En la cabecera de la agenda se deben reflejar los siguientes datos:
• Título.
• Slogan.
• Lugar.
• Fecha, hora de comienzo y duración.

Título Título Título Título
• Nombre del orador.
• Hora de comienzo.
• Una frase que cause curiosidad y revele el contenido de la charla.
• Una frase que resuma lo más destacado del currículum del presentador.
• Incluir los descansos, y si hay o no algún servicio de catering.




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CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

El Pie. El Pie. El Pie. El Pie. El pie de la agenda sirve para añadir detalles logísticos del evento. Por ejemplo:
• Cómo inscribirse.
• Direcciones para llegar.
• Dónde estacionarse.

Los Materiales Los Materiales Los Materiales Los Materiales

Cualquier evento empresarial requerirá la preparación de materiales. La siguiente lista puede servir como guía:

• Documentación.
• Documentos de apoyo a tus invitados; éstos pueden incluir:
o Copias de los visuales de las presentaciones.
o Documentos de apoyo.
o Especificaciones técnicas.
o Documentos de Marketing.
o Folletos comerciales.
o Regalos publicitarios.
o Hojas promocionales.
o Materiales de Papelería.
o Libretas.
o Bolígrafos o lápices.

La preparación de materiales es una de las tareas que más tiempo consume en la organización de un evento.

Obviamente hace falta una labor de logística para estar seguro que todo el material está en concordancia con los
presentadores y con la imagen corporativa de la empresa.





























Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 2
Producto: Elaboración de
presupuesto.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica las partes que integran
un presupuesto y la manera
más eficaz para elaborarlo.
Elabora y describe, en forma
estratégica y eficiente, un
presupuesto destinado a la
realización de un evento.
Disposición para el análisis y para
establecer estrategias.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Intégrate en equipo de cinco elementos y elabora el presupuesto para la
realización de una reunión de negocios con los siguientes datos:

• Convención sobre los segmentos del turismo en México.
• Dirigido a empresarios, ejecutivos y estudiantes.
• Duración de un día.
• Sede hotel de la ciudad.
• Cupo 300 personas.
• Realiza el presupuesto con datos reales y presenta tu trabajo al profesor.

Actividad: 2


71
BLOQUE 2
Cómo elaborar plan de trabajo y cronograma de actividades.

Plan de Trabajo Plan de Trabajo Plan de Trabajo Plan de Trabajo

Un plan de trabajo consiste en el ordenamiento de actividades de acuerdo a
etapas. Es evidente que ningún evento es igual a otro, por lo que las acciones
a seguir varían de acuerdo al tipo de evento, número de participantes,
contenido y demás. A continuación se presenta un modelo que puede ser
utilizado como guía.

Consideraciones Generales Consideraciones Generales Consideraciones Generales Consideraciones Generales

Es habitual que los servicios de un OPE sean contratados por una institución o
empresa determinada. En ese caso, el organizador debe asesorar al
contratante y asegurarse de que quien lo contrata siga o haya seguido
determinados pasos, entre ellos:

Que la realización del evento sea cierto y seguro. Por ejemplo, la Asociación de Relaciones Industriales de acuerdo a
estatutos, debe convocar a congreso nacional el primer trimestre de año impar.

Conformación de una Comisión Organizadora (es el grupo de personas que auxiliarán al OPR para realizar el evento).
Identificar los objetivos que persigue el evento.

Seleccionar los asuntos o temas a ser discutidos, en base a las necesidades y requerimientos de los interesados
(miembros de una asociación, gremio, colegio profesional, cartera de clientes, etc.)

Identificados los temas, seleccionar la fecha de realización y sede, considerando la época apropiada y menos
congestionada en relación a otras actividades de la entidad que convoca, actividades del ámbito nacional e
internacional, estación del año, etc.

Estructuración del programa (normalmente de carácter preparatorio).

Selección de oradores (expositores, ponentes, panelistas, conferencistas, invitados a actos oficiales, moderadores y
lo que corresponda según la metodología del evento).

Definición de categorías de participación (por ej.: participante titular, acompañante, invitado, prensa, observador).
Definición de cuotas de inscripción de acuerdo a las diferentes categorías.
Elaboración del Presupuesto de Ingresos.

Identificación de fuentes de financiamiento (cuotas de inscripción, aporte extraordinario de los miembros de la entidad
organizadora, aporte de patrocinadores, canjes publicitarios, etc.)

Estas consideraciones dan el marco general al resto de actividades que deberán ejecutarse para el logro de los
objetivos propuestos.

Plan de Plan de Plan de Plan de trabajo trabajo trabajo trabajo a cargo del organizador profesional de e a cargo del organizador profesional de e a cargo del organizador profesional de e a cargo del organizador profesional de eventos ventos ventos ventos

Pre Pre Pre Pre- -- -Evento 1 Evento 1 Evento 1 Evento 1

• Revisión y seguimiento a las consideraciones generales (antes explicadas).
• Elaboración del plan y cronograma de trabajo.
• Elaboración y/o actualización de la base de datos para envío de correspondencia para promocionar el evento.
• Obtención de cotizaciones para adquisiciones varias y/o servicios de terceros.
• Diseño, arte y diagramación de logotipo para el evento y formatos varios.
• Impresos (folleto promocional, afiche, formulario de inscripción, programa preliminar, credenciales, diplomas,
carpetas, papel y sobres membretados, etc.).



72
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

• Envío de correspondencia general: carta convocatoria, cartas a expositores, conferencistas, panelistas,
moderadores, cartas a posibles patrocinadores, cartas a invitados especiales, etc.
• Lanzamiento del evento, distribución de material promocional, envío de notas de prensa, convocatoria a
conferencia de prensa, coordinación de entrevistas en medios de comunicación.
• Reserva de alojamiento (para los asistentes), en caso de ser necesario.
• Programación de recepción y traslados, en su caso.
• Propuestas de servicios turísticos (excursiones pre y post evento).

Pre Pre Pre Pre- -- -Evento 2 Evento 2 Evento 2 Evento 2

• Seguimiento al Plan de Trabajo de Pre-Evento 1.
• Reconfirmación de servicios requeridos en sede.
• Reconfirmación de contratación de servicios a terceros.
• Reconfirmación y solicitud de breve reseña personal de expositores, panelistas, conferencistas, moderados,
invitados especiales. Solicitud de envío de textos de exposiciones, conferencias, materiales para reproducción.
Solicitud de definición de requerimientos audiovisuales y otros para exposiciones.
• Reconfirmación de patrocinadores.
• Estructuración e impresión del programa definitivo.
• Recepción de inscripciones.
• Elaboración de listados previos de participantes y asistentes en general (alfabético por apellido y alfabético por
empresa).
• Envío de información general (datos útiles) a inscritos: clima, vestimenta según las actividades programadas,
datos del país (por ej.: número de habitantes, geografía, sitios turísticos de interés), tipo de cambio actual,
servicios y facilidades que brinda la sede, descripción de excursiones, recomendaciones generales, etc.
• Continuar con la promoción y difusión del evento a través de cobertura periodística en todos los medios.
• Enviar listado de habitaciones definitivos a hoteles para reconfirmar las reservas de alojamiento.
• Elaboración del registro de arribo y retorno de participantes del exterior e interior del país (en su caso) para la
programación de recepción y traslados.
• Coordinación con servicios de Protocolo del aeropuerto, Migraciones y Aduanas para facilitación en el ingreso de
participantes extranjeros.
• Coordinación y confirmación de servicios turísticos.
• Montaje de áreas a ser utilizadas durante el evento (disposición de ambientes, señalización, equipamiento,
decoración, etc.)


Evento Evento Evento Evento

Supervisión general de todos los aspectos de la organización.
Registro de participantes y entrega de material.
Recepción de inscripciones de último momento.
Acreditación de los corresponsales de prensa para dar cobertura periodística al evento.
Servicio de información general.
Atención en salas de reuniones (coordinación y supervisión de servicios, equipos, porta nombres de expositores,
formularios de preguntas, micrófonos inalámbricos de mano para preguntas orales de los participantes, obsequios
para expositores, etc.
Coordinación y ejecución de servicio de traslados internos (locales) de hoteles a sede del evento técnico y eventos
sociales.
Servicio de reconfirmación de reservas para excursiones.
Servicio de reconfirmación de vuelos de retorno (dado el caso).
Distribución de material reproducido para participantes.






73
BLOQUE 2
Post Post Post Post- -- -Evento Evento Evento Evento

Elaboración y entrega de certificados o diplomas de participación.
Elaboración y envío de cartas de agradecimiento a expositores, conferencistas, panelistas, moderadores.
Elaboración y envío de cartas de agradecimiento a patrocinadores y proveedores.
Elaboración de listado final de participantes.
Presentación de Informe final.
Informe sobre ejecución de presupuesto de ingresos y egresos y liquidación de cuentas.
Diseño, impresión y distribución de memoria final del evento.


Documentación en los eventos de negocios.

Como todas las demás actividades en la organización de un evento, la elaboración y distribución de documentos
también suele ser por etapas.

Pre Pre Pre Pre- -- -Evento 1: Material Promocional Evento 1: Material Promocional Evento 1: Material Promocional Evento 1: Material Promocional

Convocatoria: Presentación e información genérica del evento. Regularmente a esta carta se adjunta la
documentación que a continuación se detalla.

• Programa preliminar: se denomina así porque puede suceder que al momento
de distribuir la convocatoria no se tenga confirmada la información al 100%. Este
programa puede presentarse como folleto promocional (tríptico o díptico
usualmente), incluyendo objetivos del evento, público objetivo, relación de
temas, expositores y panelistas invitados, costo de inscripción, lugar donde se
reciben las inscripciones, teléfonos y correo electrónico para informes, pagina
web del evento, información sobre la entidad que contrata la organización.
• Ficha de registro o formulario de inscripción: a través de este formato debemos
solicitar toda la información que facilite la operatividad del evento en cuanto a
programación de alojamiento, traslados, control de pago de inscripción, emisión
de credenciales, listado final de participantes, entre otros.
• Afiche: aquí se destaca principalmente el logotipo del evento a fin de grabar en
la memoria de los posibles participantes la simbología del mismo. Además
incluye las fechas y ciudad del evento, así como teléfono, fax, correo electrónico,
página web y nombre del organizador para obtener mayor información.
• Información complementaria:
• Pre y post tours: ofrecer programas turísticos describiendo costos y servicios incluidos.
• Alojamiento: mayor información sobre los establecimientos de hospedaje que han suscrito convenio con los
organizadores del evento. Categoría, tarifas, etc.

Pre Pre Pre Pre- -- -Evento 2: Inscritos Evento 2: Inscritos Evento 2: Inscritos Evento 2: Inscritos

• Segundo programa: en el caso de que el programa preliminar haya sufrido
variaciones considerables.
• Comprobante de pago: en cancelación del costo de inscripción por su
participación.
• Reglamento: conteniendo las reglas de participación. Usual en determinados
eventos, no en todos.
• Recomendaciones: sobre puntualidad en horarios, tipo de vestimenta para las
sesiones y actos oficiales y sociales del evento.
• Autorización para ingreso de vehículo: en el caso de que el local donde se
realice el evento exija este tipo de identificación para dar acceso al
estacionamiento, por motivos de seguridad. También se utiliza en el caso de
que el organizador haya contratado un lugar de estacionamiento privado cercano a la sede del evento, para
facilitar la distinción entre participantes y personas ajenas al evento.



74
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

• Tickets de consumo: para el control de los servicios de alimentación que ofrece el evento.
• Identificación de equipaje: para participantes del exterior o interior, indicando que deben colocarlo en sus
maletas para facilitar la identificación del equipaje del grupo.
• Información general para extranjeros: reseña sobre el país y sobre la ciudad de la sede, moneda, tipo de cambio,
idioma oficial, tipo de vestimenta (según programa del evento), clima, servicios incluidos (recepción en
aeropuerto, facilitación en migraciones y aduana, servicios de traslados), precios referenciales de los servicios no
incluidos (tarifas de taxis, centros de recreación, centros nocturnos, culturales, espectáculos, restaurantes y
demás).

Evento: Registro Evento: Registro Evento: Registro Evento: Registro

Al momento del registro de participantes, usualmente se entrega lo siguiente:

• Credencial: que deberá portar durante todo el evento y actividades oficiales
y sociales programadas.
• Carpeta y documentos de trabajo: información de contenido, además
incluye usualmente block de apuntes y lápiz.
• Programa definitivo o final: versión final de los programas enviados con
anterioridad.
• Souvenirs: obsequios de empresas patrocinadoras o recuerdos del
organizador.
• Material informativo: revistas o folletos relacionados a los temas del evento,
material publicitario de los patrocinadores.

Evento: Desarrollo Evento: Desarrollo Evento: Desarrollo Evento: Desarrollo

Una vez iniciado el evento, se entregará material o información que se vaya generando en el transcurso del mismo.

• Exposiciones: usualmente se distribuyen copias de las exposiciones día a día, o todas al final del evento en un cd.
• Medios de comunicación visual: como son paneles, pizarras y letreros anunciando determinadas actividades.
• Mesa de información: es recomendable colocar información sobre el desarrollo del programa en el lobby de los
establecimientos de hospedaje de los participantes. En caso de ser un evento de gran magnitud, se recomienda
tener personal permanente de atención; coordinar los horarios de atención con el programa del evento.

Post Post Post Post- -- -evento evento evento evento

Al término del evento se suele remitir el siguiente material a los participantes:

• Diploma o certificado de participación: como constancia de haber
asistido al evento regularmente.
• Listado de participantes: incluyendo el nombre del participante, cargo,
empresa, dirección, teléfono, fax, correo electrónico y otra información
relevante.
• Memoria del evento o documento final: conteniendo el desarrollo
completo del evento, con exposiciones, debates, preguntas y
respuestas, recomendaciones y conclusiones, comentarios, etc.












75
BLOQUE 2












































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 3
Producto: Diseño y propuesta de
un paseo turístico.
Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica los lugares turísticos
apropiados y/o más atractivos
para promocionarlos ante
asistentes a un evento
determinado.
Elabora y describe una propuesta
turística estratégica y atractiva
para los asistentes de la reunión de
negocios.
Muestra creatividad, disposición
para análisis y para diseñar
estrategias.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente





Elabora una propuesta (detallada) de paseo turístico destinada a los visitantes de una
reunión de negocios internacional realizada en la ciudad de San Luis Rio Colorado;
incluye precio, duración, transporte, etc. Presenta tu propuesta al profesor.


Actividad: 3



76
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Protocolo.

Es el conjunto de conductas, reglas y normas sociales a conocer, respetar y cumplir en el medio social, laboral,
académico, político, cultural, deportivo, policial y militar. En los eventos de negocios también existen reglas que se
deben seguir.

Protocolo de bienvenida Protocolo de bienvenida Protocolo de bienvenida Protocolo de bienvenida

• Comité de bienvenida: encargado de recibir a los invitados especiales,
expositores y panelistas. Usualmente está conformado por miembros
de la Comisión Organizadora y de los diversos Comités de Trabajo.
• Anfitriones: el número de anfitriones dependerá del número de
invitados. Su función es dar apoyo al Comité de Bienvenida en la
recepción y traslado de invitados al Salón VIP antes del inicio de las
sesiones. Además se encargan de recibir, registrar y entregar material
a los participantes. Usualmente se asignan anfitriones a 3 áreas:
o Registro: los anfitriones cuentan con listados alfabéticos por apellido y/o por empresa de las
personas que se han inscrito con anticipación, en algunos casos se subdividen por letras para
agilizar la atención a los participantes. Hay diversos sistemas de trabajo.
o Nuevas credenciales: los anfitriones inscriben a los nuevos participantes, cuentan con fichas de
registro en blanco que deberán ser llenadas por el participante y si se da el caso, cobrar el costo de
inscripción.
o Prensa: los anfitriones cuentan con un formato para llenar los datos de los medios de prensa
acreditados en el evento. Deben entregar credenciales para PRENSA contra la entrega de la
credencial del medio que el periodista representa, devolviéndola al término del evento contra la
devolución de la credencial del evento.

• Jefe de registro: encargado de supervisar y distribuir a su personal en las funciones de registro y atender y
resolver los inconvenientes que pudieran presentarse.

P PP Protocolo en la atención en s rotocolo en la atención en s rotocolo en la atención en s rotocolo en la atención en sala ala ala ala

• Jefe de sala: encargado de supervisar y distribuir a su personal en las diferentes áreas y atender y resolver los
inconvenientes que pudiera presentarse.
• Anfitriones o auxiliares: encargados de atender las necesidades de los participantes y expositores, supervisados
por el jefe de sala.

Funciones de los anfitriones:

o Conocer la programación general del evento, para poder resolver cualquier
consulta.
o Coordinar y verificar el óptimo funcionamiento de los equipos de sonido y ayudas
audiovisuales, así como familiarizarse con la ubicación y funcionamiento de las
llaves de luz, aire acondicionado, salidas normales y de emergencia, servicios
higiénicos, etc.
o Coordinar y verificar la disposición de la Mesa Principal, colocación de vasos,
jarras de agua, servilletas, letreros de identificación, papel y lapiceros, carpetas
con material del evento, programas, etc.
o Recibir, acompañar y ubicar a los participantes, distribuyéndolos de manera
adecuada en el auditorio, así como guiarlos a otras áreas asignadas, como
ambiente para refrigerios, almuerzos, etc.
o Otras funciones.






77
BLOQUE 2
Moderador Moderador Moderador Moderador

Es el individuo que guía la intervención de los
expositores, panelistas y participantes de un
evento, Debe tener la habilidad para manejar y
estimular el debate y la participación de los
asistentes, así como autoridad para hacer respetar
los tiempos asignados, vigilando el estricto
cumplimiento del programa señalado para el
evento, y que las intervenciones se circunscriban al
tema propuesto. Debe ser capaz igualmente, de
recoger y resumir opiniones vertidas por el panel,
seleccionar y derivar adecuadamente las preguntas
formuladas por el público.

Cronograma.

Es el detalle minucioso de las actividades que va a
desempeñar una persona o una empresa al
realizar un evento o una serie de eventos.

Es la descripción de las actividades en relación
con el tiempo en el cual se van a desarrollar, lo
cual implica, primero que todo, determinar con
precisión cuáles son esas actividades.

De acuerdo con los recursos, el tiempo total y el equipo humano
con que se cuenta, se calcula para cada uno de ellos el tiempo
en el cual habrán de ser desarrolladas; este cálculo se hace en
horas/hombre y con cierta tolerancia para efecto de imprevistos.

Resulta de gran ayuda diseñar un cronograma o agenda que
permita tener una idea del tiempo que comprenderá cada una de
las etapas, con el fin de fijar la fecha aproximada en que se
concluirá el estudio. La estructuración del cronograma depende
del tipo de evento que se vaya a realizar, así como la
disponibilidad de recursos humanos, financieros y materiales.



Por ello, al hacer el cronograma se requiere llevar a cabo un análisis de dichos factores, para asignar el tiempo que se
juzgue necesario para ejecutar cada una de las diferentes etapas.

Para la presentación del cronograma se utilizan generalmente diagramas, lo cual permite visualizar mejor el tiempo de
cada actividad, sobre todo en aquellos casos en que haya varias actividades en un mismo tiempo.

Los diagramas de uso más común son los de barras, conocidos con el nombre de diagramas de Gantt, y que se
utilizan en proyectos sencillos. Para proyectos de mayor complejidad y a partir de la teoría de sistemas, se utilizan los
diagramas de flechas o redes, como el PERT y el CPM.

Una de las razones por lo que es valioso elaborar un cronograma, es que permite mantener un ritmo de trabajo y a la
vez, constatar, por escrito, lo que cada paso involucra. De esta manera se puede hacer la pregunta” ¿terminaré esto
en el tiempo que estoy indicando?

Diagrama Gantt Diagrama Gantt Diagrama Gantt Diagrama Gantt
Diagrama PERT Diagrama PERT Diagrama PERT Diagrama PERT
Dia Dia Dia Diagrama CPM grama CPM grama CPM grama CPM



78
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Ejemplo de un cronograma utilizando la gráfica Gantt. Ejemplo de un cronograma utilizando la gráfica Gantt. Ejemplo de un cronograma utilizando la gráfica Gantt. Ejemplo de un cronograma utilizando la gráfica Gantt.


Sem Sem Sem Sema aa an nn na aa as ss s


Acciones Acciones Acciones Acciones

Una Una Una Una Dos Dos Dos Dos Tres Tres Tres Tres Cuatro Cuatro Cuatro Cuatro Cinco Cinco Cinco Cinco Seis Seis Seis Seis Siete Siete Siete Siete Ocho Ocho Ocho Ocho
Cotizaciones para
adquisiciones y
servicios diversos

Diseño de logotipo
Realizar los impresos
promocionales

Enviar
correspondencia
como las cartas a los
expositores

Enviar notas de
prensa y organizar la
conferencia de prensa

Reservar alojamiento
para asistentes
foráneos

Programar traslados
de asistentes

Propuestas turísticas
para los asistentes



Ejemplo cronograma de un evento deportivo Ejemplo cronograma de un evento deportivo Ejemplo cronograma de un evento deportivo Ejemplo cronograma de un evento deportivo


Actividad Actividad Actividad Actividad Febrero Febrero Febrero Febrero Marzo Marzo Marzo Marzo Abril Abril Abril Abril Mayo Mayo Mayo Mayo Junio Junio Junio Junio Ju Ju Ju Julio lio lio lio Agosto Agosto Agosto Agosto
Confección de Confección de Confección de Confección de
material material material material
publicitario publicitario publicitario publicitario

Confección de Confección de Confección de Confección de
trofeos y trofeos y trofeos y trofeos y
medallas medallas medallas medallas

Elaboración de Elaboración de Elaboración de Elaboración de
invitaciones invitaciones invitaciones invitaciones

Promoción y Promoción y Promoción y Promoción y
difusión difusión difusión difusión

Entrega de Entrega de Entrega de Entrega de
invitaciones invitaciones invitaciones invitaciones

Contratación de Contratación de Contratación de Contratación de
escenarios escenarios escenarios escenarios



79
BLOQUE 2
Actividad Actividad Actividad Actividad Febrero Febrero Febrero Febrero Marzo Marzo Marzo Marzo Abril Abril Abril Abril Mayo Mayo Mayo Mayo Junio Junio Junio Junio Ju Ju Ju Julio lio lio lio Agosto Agosto Agosto Agosto

Presentación del Presentación del Presentación del Presentación del
proyecto proyecto proyecto proyecto

Inscripciones Inscripciones Inscripciones Inscripciones
Futbol Futbol Futbol Futbol
Beisbol Beisbol Beisbol Beisbol
Baloncesto Baloncesto Baloncesto Baloncesto
Boleivol Boleivol Boleivol Boleivol
Reunión Reunión Reunión Reunión
informativa informativa informativa informativa

Entrega de Entrega de Entrega de Entrega de
credenciales credenciales credenciales credenciales

Inicio de Inicio de Inicio de Inicio de
competencias competencias competencias competencias

Ceremonia de Ceremonia de Ceremonia de Ceremonia de
premiación premiación premiación premiación

Informe Informe Informe Informe
publicitario publicitario publicitario publicitario

Entrega de Entrega de Entrega de Entrega de
informe final informe final informe final informe final

Evaluación del Evaluación del Evaluación del Evaluación del
evento evento evento evento


Ejemplo de un cronograma donde se organizan las actividades de una reunión de negocios. Ejemplo de un cronograma donde se organizan las actividades de una reunión de negocios. Ejemplo de un cronograma donde se organizan las actividades de una reunión de negocios. Ejemplo de un cronograma donde se organizan las actividades de una reunión de negocios.

Día / horario Día / horario Día / horario Día / horario Martes 20 Martes 20 Martes 20 Martes 20 Miercoles 21 Miercoles 21 Miercoles 21 Miercoles 21 Jueves 22 Jueves 22 Jueves 22 Jueves 22
10:00 horas 10:00 horas 10:00 horas 10:00 horas
12:00 horas 12:00 horas 12:00 horas 12:00 horas
Ponencia Ponencia Ponencia
12:00 horas 12:00 horas 12:00 horas 12:00 horas
14:00 horas 14:00 horas 14:00 horas 14:00 horas
Ponencia Ponencia Esparcimiento
14:00 horas 14:00 horas 14:00 horas 14:00 horas
15:00 horas 15:00 horas 15:00 horas 15:00 horas
Almuerzo Almuerzo Almuerzo
15:00 horas 15:00 horas 15:00 horas 15:00 horas
17:00 horas 17:00 horas 17:00 horas 17:00 horas
Esparcimiento Esparcimiento Esparcimiento










80
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS

Organización de eventos sociales.

Fiestas privadas y aniversarios, recepciones sociales con autoridades,
cocteles, inauguraciones de actos, bautizos, comuniones, bodas; se
organizan en función de la calidad del acto que quiera darle cada persona,
del número de invitados y del presupuesto económico que se disponga.

La formalidad, tipología y sobriedad del acto, la deciden las personas que
lo ofrecen, pero no pueden ignorarse las reglas de cortesía que forman la
llamada visa social.

Carácter de los eventos Carácter de los eventos Carácter de los eventos Carácter de los eventos

Pueden ser:

Formal: evento de exquisita elegancia. Se define por la forma
como se desarrolla, desde la manera de invitar, diseño de las
tarjetas, línea de recepción y ubicación de las personas, hasta la decoración, selección del menú y bebidas,
tipo de servicio, forma de vestir, etc.
Semiformal: si las parejas se sientan a la mesa en
forma continua, los invitados deben levantarse para servirse sus
propios alimentos o permanecer de pie durante la reunión, aquél
deja de ser estrictamente formal y se convierte en semiformal.
Informal: es aquél que no tiene más límite que la
iniciativa y el buen gusto del anfitrión.

Comida formal Comida formal Comida formal Comida formal

Se constituye en un acontecimiento especial de tipo social,
oficial o diplomático. Se confeccionará una lista de invitados con
sumo cuidado, teniendo en cuenta el equilibrio entre hombres y
mujeres.

Las invitaciones se cursarán con unos 10 días de anticipación, serán distribuidas a mano y podrán ser anticipadas
telefónicamente.

Las invitaciones telefónicas una vez aceptadas serán seguidas
de una tarjeta de invitación para confirmar datos y evitar
confusiones respecto del día, hora y lugar.


Si la comida es de etiqueta, se indicará en la invitación, la
vestimenta de las señoras no se indica en la tarjeta.
La persona a cargo de la organización, verificará la asistencia
de todos los invitados, para dar inicio a la comida en el
momento que los anfitriones lo hayan dispuesto.

Si algún invitado no se ha hecho presente, deberá retirase su
plato, ya que no deben quedar lugares vacíos en la mesa.

Si el ausente llega una vez iniciada la comida, se agregará su cubierto en un extremo de la mesa y se le servirá el
plato que le corresponda.

La recepción de los invitados se hará según el grado de formalidad de la comida. Si es menos formal, actuarán
personalmente los dueños de casa, si son comidas más formales podrá disponerse de la presencia de alguna


81
BLOQUE 2
personalidad importante para indicar la ubicación del guardarropas, y luego guiar a los invitados hacia donde se
encuentren los anfitriones.

Durante los minutos previos a la comida, se ofrecerá alguna bebida (vino blanco, más informalmente). A la entrada del
salón se colocará un plano de ubicación, y en la mesa se señalará el lugar de cada comensal con una tarjeta de
ubicación.

Las posibilidades de platos y menús a ofrecer son limitadas. Se evitarán las comidas extravagantes y demasiado
sofisticadas.

Normalmente se ofrece un plato como entrada, un plato principal y un postre. El plato principal no deberá repetir el
tipo de carne del plato de entrada, y el postre será liviano o pesado según los platos que se hayan ofrecido, y la
época del año.

Coctel Coctel Coctel Coctel o cocktail o cocktail o cocktail o cocktail

Tipo de reunión que dura de 2 a 3 horas y se realiza antes del horario de la comida, o en caso de empresas o
instituciones, puede tener lugar también por la mañana.

Es adecuado para toda clase de ocasiones como aniversario, inauguraciones, despedidas, llegadas de viajeros o
funcionarios, viajes, presentación de personalidades, lanzamientos de productos, apertura y cierre de congresos y
convenciones, graduaciones, entrega de premios y diplomas, etc.

La forma más simple de coctel es el llamado “coctel en bandeja” que dura dos
horas, no sobrepasando las 20 horas. No se pone mesa, se ofrece en
bandejas que hacen circular los mozos.

Será necesario contar con copas en cantidad suficiente, bandejas, servilletas,
baldes de hielo, bebidas y un menú.

Buffet - mesa a la americana

Combina el coctel con la comida. Puede iniciar a las 20 o 21 horas, o más temprano. A partir de las 20 se completa
con el servicio de buffet, pudiendo finalizar pasadas las 22 horas.

Se inicia con un coctel en bandeja en el que se ofrecen bocaditos, canapés, etc. El buffet puede ser frío y frío -
caliente.

Los postres podrán consistir en diferentes tartas y tortas, comportas, ensaladas de frutas, frutas secas, y distintos
tipos de mousse. Al finalizar, se servirá el café y bocadillos, así como licores.











Realiza un cronograma para organizar las actividades que se llevan a cabo ya sea en el
pre evento, evento o post evento, de acuerdo como lo indique el Profesor y preséntale el
resultado de tu trabajo.


Actividad: 4



82
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS















































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 4 Producto: Cronograma. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica los puntos a organizar
en un cronograma de
actividades.
Analiza las actividades a organizar
en un cronograma para mayor
efectividad en el desarrollo del
evento y describe las tareas a
realizar.
Muestra disposición para el
análisis y la organización en el
desarrollo de la actividad
logrando utilizar con efectividad
un cronograma.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Actividad: 4 (continuación)


83
BLOQUE 2

Cierre











































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 5 Producto: Reflexión. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Expresa ideas acerca de cuáles
son las similitudes y diferencias
entre los eventos de negocios y
los eventos sociales.
Analiza y describe la existencia de
las similitudes y diferencias entre
los diversos eventos estudiados.
Argumenta su análisis y muestra
disposición para la reflexión y
para establecer conclusiones.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Elabora un análisis donde identifiques las similitudes y diferencias entre la
organización de un evento social o una reunión de negocios y entrega tu reflexión al
profesor.


Actividad: 5



84
CONTRATAR Y SUPERVISAR LOS SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES, CULTURALES Y DE NEGOCIOS











































































































Tiempo asignado: 20 horas

Cómo vender un evento de negocios y
el post-evento.
Competencias profesionales:
Atiende grupos y convenciones, y organiza las actividades y la logística solicitadas por los clientes.
Comercializa servicios y productos turísticos con procedimientos mercadotécnicos, de acuerdo con
las normas en la materia y con las demandas del cliente.

Unidad de competencia:
Analiza la importancia del post evento y la campaña de promoción y venta de un evento de negocios
para contribuir al desarrollo económico de la empresa.

Atributos a desarrollar en el bloque:
4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingüísticas, matemáticas o gráficas.
4.5. Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar
ideas.
6.1. Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina entre
ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad.
6.4. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética.
7.1. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimiento.
7.2. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor interés y dificultad, reconociendo y
controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos.
7.3. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida cotidiana.
8.2. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reflexiva.
9.1. Privilegia el diálogo como mecanismo para la solución de conflictos.



86

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Secuencia didáctica 1.
Técnicas de marketing aplicadas a los eventos de negocios.

Inicio


















































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 1 Producto: Cuestionario. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica aspectos
fundamentales en la promoción
de un evento.
Examina y reconoce formas de
promoción para eventos de
negocios.
Facilidad para el análisis y para la
comunicación escrita.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente




Responde de manera individual los siguientes cuestionamientos.

¿Qué entiendes por marketing?
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________

Enumera los medios publicitarios que consideres apropiados para promover un evento de negocios:
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________

¿En qué redes sociales consideras que puede promoverse una reunión de negocios, y cuál de ellas consideras
más apropiada para ello, y por qué?
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
Actividad: 1


87
BLOQUE 3
Desarrollo

Plan de marketing.

Un plan de promociones, mercadeo o marketing (plan de marketing) es un
documento escrito que detalla las acciones necesarias para alcanzar un objetivo
específico de mercado. En este caso, para promover un evento de negocios. Tiene
como principal objetivo promocionar un evento de negocios como congresos,
convenciones, reuniones, seminarios y viajes de incentivos.

El mercado del turismo de eventos es de gran importancia, debido a que utiliza
muchísimos servicios turísticos en los que el gasto suele ser bastante elevado, por
ejemplo: hospedaje, restaurantes, transporte, etc.

La clientela La clientela La clientela La clientela

La clientela son los consumidores que compran nuestros productos o contratan nuestros servicios. Tendremos éxito
mientras más personas de nuestro segmento (reunión de negocios) nos compren, paguen y prefieran nuestros
productos o servicios. Recuerda que consumidores son todos aquéllos que tienen la posibilidad de comprar un
producto o servicio; pero los clientes son quienes efectivamente lo hacen.

Tipos de clientes Tipos de clientes Tipos de clientes Tipos de clientes



Es necesario determinar exactamente quienes son nuestros clientes. Éstos
pueden ser de varios tipos y para cada uno es necesario diseñar una
estrategia de ventas diferente. Básicamente existen dos tipos de clientes: las
personas y las instituciones (incluyen empresas agropecuarias,
comerciantes y gobierno).






















Para cada tipo de cliente la estrategia de ventas será completamente diferente. En el caso de las personas, por
ejemplo, la publicidad puede ser masiva; en cambio para las instituciones, es una publicidad personalizada y
reflexiva. Es decir, el tratamiento para cada tipo de cliente debe ser diferente.
TIPOS DE
CLIENTES
PERSONAS PERSONAS PERSONAS PERSONAS
FÍSICAS FÍSICAS FÍSICAS FÍSICAS
LAS LAS LAS LAS
INSTITUCIONES INSTITUCIONES INSTITUCIONES INSTITUCIONES


88

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO

Si se pudiera precisar con detalle qué personas y porqué
razones estarían interesadas en el producto o servicio, se
podría diseñar exactamente una estrategia de venta. Pero
son escasos los productos que tienen un solo tipo de cliente.
Es recomendable hacer una lista de todas aquellas "clases"
de personas e instituciones que pudieran estar interesadas
en comprar su producto. Luego priorizar y empezar a
atenderlos.

Una estrategia de ventas debe tener en cuenta los factores
que influyen en la realización de las mismas. Aunque es
común creer que es el comprador "o consumidor final" quien
toma la decisión de comprar un producto, no siempre es así.
Muchas veces son otras personas (o agentes) quienes
deciden que producto comprará finalmente el consumidor.


Uno de ellos es el llamado agente "influyente". Por ejemplo, en el caso de las medicinas el médico determina los
medicamentos que sus pacientes han de consumir. Igualmente, en lugares de comida rápida se consumen las
bebidas que sus administradores han elegido para acompañar tales comidas. También se puede decir que muchos
dulces y golosinas no son elegidos por sus consumidores directos, los niños, si no por los agentes influyentes, en
este caso generalmente sus padres. Y qué se puede decir de los libros y útiles que usan los niños para su estudio;
son sus profesores quienes eligen por ello los útiles escolares. También en el caso de un congreso dirigido a
ejecutivos industriales, puede darse el caso que no sean éstos quienes compren el servicio, sino el dueño de la
empresa. No tener en cuenta este detalle, puede derrumbar negocios de cuantía importante y aparentemente
planificados con bastante anticipación.



























Un vendedor profesional no se conforma con obtener un nuevo cliente ni con mantener su cartera de clientes. Busca
hacer suyo uno nuevo y de calidad superior, y busca mejorar la relación con sus actuales clientes.
ANALIZAR
AL CLIENTE
ATRAER AL
CLIENTE
GANARSE
AL CLIENTE


89
BLOQUE 3
Promoción.

La promoción puede ser realizada a través de cuatro formas tradicionales, las
cuales son:

a) Publicidad: definida como cualquier forma pagada de presentación no
personal y promoción de servicios a través de un individuo u organización
determinados.
b) Venta personal: definida como la presentación personal de los servicios en
una conversación con uno o más futuros compradores con el propósito de
hacer ventas.
c) Relaciones Públicas: son un conjunto de acciones de comunicación que
tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos
públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos.

Medios publicitarios Medios publicitarios Medios publicitarios Medios publicitarios

Entre los medios o canales que utiliza la publicidad para anunciar eventos de negocios tenemos:

Medios Convencionales Medios Convencionales Medios Convencionales Medios Convencionales

• Anuncios en televisión: Publicidad realizada a través de cadenas de
televisión: a través de spots, patrocinios, microespacios temáticos.
Es un medio caro y de gran impacto; sólo utilizable para productos o
servicios de amplio consumo. Se han introducido nuevas fórmulas
como el patrocinio de programas o recomendación de
presentadores.
• Anuncios en radio: Desplazada en relevancia por la televisión,
mantiene un público que por necesidades concretas o preferencias
subjetivas escuchan el medio fielmente.
• Anuncios en prensa: Medio muy segmentado por su naturaleza:
existen revistas de niños, jóvenes, mujeres, profesionales, etc. Se
trata de un medio leído por personas que gustan de información, por
lo que la publicidad puede ser más extensa y precisa.
• Publicidad por emplazamiento: Es la presentación de marcas y productos de
manera discreta en programas de T.V. o series, noticieros y similares; consiste en
la inserción de un producto o marca dentro de la narrativa del programa
(mostrado, citado o utilizado por los actores).
• Anuncios en exteriores: Marquesinas, transporte público, letreros luminosos.
Debe ser muy directa e impactante, «un grito en la calle».
• Anuncios cerrados: Anuncios desarrollados para exhibirlos en medios
específicos, tales como videojuegos o películas.
• Anuncios en punto de venta: Se realiza por medio de visualizadores, muebles
expositores, carteles o pósters, etc., que se sitúan en el lugar en el que se
realizará la venta. Es un refuerzo muy importante pues es allí donde se decide la
compra. Generalmente, se utilizan como complemento de campañas
publicitarias.



Ejemplo de publicidad por Ejemplo de publicidad por Ejemplo de publicidad por Ejemplo de publicidad por
emplazamiento emplazamiento emplazamiento emplazamiento. .. .
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Spot: Spot: Spot: Spot:

Período de tiempo
breve en medios de
comunicación donde
se emite un anuncio
publicitario de no
más de 60
segundos.






90

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Internet Internet Internet Internet

Definitivamente los sitios Webs en Internet son un negocio contradictorio. Por un lado, hay inmensas oportunidades y
por el otro una intensa competencia. Muchos fracasan, otros malamente sobreviven y muy pocos consiguen éxitos
espectaculares.

La promoción exitosa de un Sitio Web es una cuestión de esfuerzo continuado, lo que
implica duro trabajo buen conocimiento y mucha experiencia; así como herramientas
efectivas y muchos contactos en la comunidad online.

• Anuncios pull Anuncios pull Anuncios pull Anuncios pull: :: :

Son los típicos banners que nos encontramos en la mayoría de webs. Se caracterizan por la
sobriedad, aunque sus creadores intentan incrementar su grado de vistosidad, ya que
deben de llamar la atención del usuario, y además, explicar mediante un eslogan su
propósito.

• Web: Web: Web: Web:

Otra forma de publicidad es la de remitir a los usuarios de Internet a que naveguen por una página perteneciente a
una firma comercial. Lo que se intenta es ofrecer una serie de entretenimientos, suficientemente atractivos como para
que los internautas entren en la web, y mostrar información sobre sus productos. De esta forma, se pretende atraer a
los usuarios con aplicaciones superfluas, llámense salvapantallas o concursos, y conseguir presentar productos a
posibles clientes. Más adelante se estudiaran específicamente.

• Anuncios push: Anuncios push: Anuncios push: Anuncios push:

Este tipo de propaganda llega al usuario mediante una suscripción que éste ha realizado de forma gratuita, con
alguno de los programas que lo permiten. Un usuario se suscribe indicando sus puntos de interés, de los disponibles
dentro del servicio. Al recibir la información deseada se insertan un conjunto de anuncios, según han acordado el
anunciante y la empresa distribuidora tipo push.

Los intereses de las empresas anunciantes se centran en el número y en el tipo de personas que ven el anuncio. Por
eso el objetivo de las empresas es poder segmentar el público, tema más fácil de tratar en la Red que en otros
medios muy populares (en el sentido de generales), como en el caso de la televisión.

• Los correos electrónicos (e Los correos electrónicos (e Los correos electrónicos (e Los correos electrónicos (e- -- -mail mail mail mail) )) ): :: :

Internet está predestinado a ser el medio de comunicación más popular en todo el mundo, y como tal también
adquirirá en el sector publicitario un peso específico importantísimo, lo cual incidirá notablemente en la mejora de la
Red y de sus webs.












Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Banners: Banners: Banners: Banners:

Anuncio gráfico,
generalmente
publicitario, que
suele ser rectangular
y animado y que se
hallan en las páginas
webs.



91
BLOQUE 3














































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 2 Producto: Tabla descriptiva. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Descubre y analiza la forma en
que actúa un agente influyente
en la decisión del consumidor.
.Compara y describe diferentes
productos, así como sus
consumidores y agente influyente.
Muestra disposición para el
análisis y para establecer
conclusiones.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente




Elabora una tabla donde analices diferentes consumidores de diversos productos y
quien puede ser el agente influyente.


Producto Producto Producto Producto Consumidor Consumidor Consumidor Consumidor Agente influyente Agente influyente Agente influyente Agente influyente





Actividad: 2


92

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Promover eventos a través de las redes sociales.

Las Redes Sociales son el principal canal que se utiliza en la actualidad para
promocionar cualquier tipo de evento. Desde un congreso de cirujanos en un
hotel, hasta la fiesta de la espuma en la discoteca de un pequeño pueblo.

Son inmediatas, accesibles y tienen una gran capacidad de segmentación, por
eso vamos a explicar algunos útiles consejos relacionados con social media
para que el evento que se organice sea un auténtico éxito.

En primer lugar, si se trata de un evento de cierta magnitud, que se repite
periódicamente, lo aconsejable es poner en marcha un Web site (colección de
páginas web relacionadas). Si no es posible ni conveniente hacerlo, o si el
evento no da para tanto, lo mejor es hacer un Grupo de Facebook o una Fan
page. Lo mejor de cualquiera de las opciones es que tendremos toda la
información en un sólo sitio y, lo más importante, el evento será accesible a
través de los motores de búsqueda.

Recomendable también es la opción de crear un evento de Facebook que ayudará a
generar boca a boca, y a que el evento sea difundido entre tus amigos. Podemos poner
un ejemplo para entender mejor la compatibilidad entre Fan page, Grupo y evento dentro
del propio Facebook. Si gestionamos la reunión nocturna de una discoteca debemos
crear un Fan Page o un Grupo con el nombre de esta (El Grupo nos permite además,
mandar mensajes personales a los miembros). Por otro lado, debemos crear un evento
con cada fecha concreta, incluyendo sus invitados y características especiales. A
continuación se ilustra más claramente este ejemplo:






















Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Social media: Social media: Social media: Social media:
La mayoría de las veces
el término es usado
para referirse a
actividades que
integran la tecnología,
las telecomunicaciones
móviles y la interacción
social, en forma de
conversaciones,
fotografías, imágenes,
vídeos y pistas de
audio.
¿Sabías que… ¿Sabías que… ¿Sabías que… ¿Sabías que…
Dos de las mejores formas
para promocionarse en
facebook, aparte de los
perfiles personales, son
los grupos y las fanpages,
las cuales funcionan con
un concepto similar?


EVENTO
LO QUE SUCEDERÁ EN UNA FECHA CONCRETA
FANPAGE O GRUPO
REUNIÓN NOCTURNA EN UN TEATRO
FACEBOOK


93
BLOQUE 3



Otra de las herramientas más interesantes en Social Media para la promoción de eventos, es Twitter. .. . Primer paso,
crear un hashtag con el nombre del evento para que la gente pueda monitorizarlo y agrupar el hilo de tweets que se
refieran a él. Si consigues un grupo de seguidores relevantes, es muy posible que éstos hagan retweet sobre tus
mensajes y te ayuden a promocionarlo.

Hay una tendencia a usar palabras precedidas de una # para hablar de determinados temas. Es lo que se conoce
como “hashtags” ”” ” y tienen el objetivo de agrupar tweets que hablen de un mismo tema y facilitar la búsqueda de
información. Por ejemplo si haces un comentario sobre Convención de Médicos Cirujanos puedes añadir
# ## #Convención de Médicos Cirujanos para que tu tweet se identifique mejor.

Algunas herramientas de Twitter te permiten tomar una foto y subirla directamente. De esta manera, cualquiera que te
siga verá tu tweet y el enlace que lo llevará a la foto. Toma fotos durante el evento y súbelas en tiempo real, es la
mejor manera de mostrarles a quienes no fueron de lo que se están perdiendo.

Debemos dejar claro que la red es una herramienta más a utilizar dentro del plan de marketing y no la estrategia en sí.
La mejor forma de utilizar las redes sociales e Internet, variará en cada evento dependiendo de los objetivos que
queramos obtener.

Cuando compartimos información sobre un evento determinado en nuestra red de contactos, grupos, etc. es dirigido
con mucho más peso que con cualquier medio de comunicación tradicional. Es un medio perfecto para generar
“ruido”, hacer que la gente hable de nuestro evento; pero puede, al mismo tiempo generar obstáculos.

Estudiaremos en forma más específica las redes sociales como estrategia de marketing en la promoción de eventos.









Twitter Twitter Twitter Twitter

Es una red social que permite mandar mensajes de texto de bajo
tamaño con un máximo de 140 caracteres, llamados tweets, que se
muestran en la página principal del usuario. Los usuarios pueden
suscribirse a los tweets de otros usuarios – a esto se le llama "seguir" y
a los suscriptores se les llaman "seguidores"

o tweeps.

Para empezar, hay que tener en cuenta que algunas tácticas de Twitter
no sirven para ciertos acontecimientos. Además, no es lo mismo tener
una cuenta con anterioridad que partir de cero.

Sitios Web recomendados:


http://www.infored.com.mx/a/fan-page-de-facebook-y-su-
utilidad.html




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CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Una táctica muy buena que no requiere usar tu cuenta personal es crear una con el nombre de tu evento o de tu
empresa. Y es que una de las características más interesantes de Twitter es que es bastante tolerante con las
compañías y marcas que quieren tener su propia voz en esta red social.

Es muy frecuente el caso de los medios de comunicación que informan de sus últimas novedades en la web,
consiguiendo así más visitas. Por ejemplo la revista Muy Interesante.

Otro tipo de negocios que se benefician mucho de esta plataforma son los lugares que organizan sesiones de música
o conciertos. Se debe ser imaginativo y buscar frases atractivas que llamen la atención de tus posibles clientes. .. .
Asegúrate también de que la información que das sea de valor, ya que a nadie le gusta la estrategia del “yo, yo, yo…”.

En realidad, no es el “quién” lo que importa, sino el “qué”, el
contenido del mensaje, la oferta que estás realizando.



Para ello, el primer paso es ganar la atención de tus clientes
potenciales siguiéndoles tú a ellos primero. Cada vez que sigas a
alguien, envíale un correo privado saludando y dando a conocer tu
negocio, o el próximo evento que organices.

A partir de aquí, puedes aumentar fácilmente la visibilidad de tu
evento entre tus contactos, posteando (enviando, publicando) continuamente actualizaciones con datos de interés
sobre la localización, artistas invitados, curiosidades, etc. y enlazándote con otros temas de Twitter que estén
relacionados con tu evento o reunión.


Una herramienta muy útil para esto es Twitter Search o
también Tweetscan, que son aplicaciones que te ayudan
a encontrar a otras personas que están hablando de
temas relacionados con tu espectáculo. Si por ejemplo,
anuncias una convención de artes plásticas, encontrarás
usuarios que hablen de este tema o evento.

Por otra parte, debes solicitar a tus contactos sí podrían
re-twittear tu evento o publicar su confirmación de
asistencia. Y es que un componente esencial de las redes
sociales es contar con el “boca a boca” virtual de tus
contactos. Si varios de tus amigos dedican uno o dos
días –los previos a tu evento- a dar el “sí quiero” a tu
fiesta o concierto o reunión a través de sus cuentas,
crearán una sensación de urgencia sobre el mismo muy
efectiva, que llevará a muchos a quedarse con el tema en
la cabeza.

Para terminar, puedes valerte de las numerosas herramientas que
pone a nuestra disposición Internet. En este caso puede venir muy
bien la llamada TweetMyEvents. Su uso es muy sencillo, solo hay que
registrarse en la web con la cuenta usuario de Twitter, añadir tu
evento y, compartirlo. Si te resulta difícil, puedes consultar de The The The The
Soci Soci Soci Social Media Guide, al Media Guide, al Media Guide, al Media Guide, donde te explican paso a paso (en
inglés) cómo usarlo.

Twitter puede ser el arma secreta para hacer tu acontecimiento más exitoso. Es decir, cuando tu evento haya
terminado, la gente hablará del mismo, y si los comentarios son positivos, eso puede suponerte una auténtica bomba
de popularidad. No olvides mantener el tema abierto posteando novedades sobre el siguiente; pide opiniones,
¿Sabías que… ¿Sabías que… ¿Sabías que… ¿Sabías que…
Seguir a alguien en Twitter significa recibir
las actualizaciones que realice aquel
usuario directamente en la propia cuenta. Al
ser seguidor de un usuario éste puede
enviar mensajes privados que no podrán
ser vistos por otros. Para convertirse en
seguidor de alguien se debe presionar
sobre el enlace “Seguir” que aparece
debajo de la imagen del perfil.




95
BLOQUE 3
sugerencias para el próximo y comparte tus propias ideas así construirás un grupo de incondicionales que estarán
siempre esperando novedades en tus tweets.

Un ‘tuiteador profesional’ es la persona a la que se le paga por twittear. Las características principales de este
profesional no son muy diferentes a las de los redactores de la era pre-Internet: brevedad, impacto, rapidez, y sobre
todo habilidad para escribir frases atractivas y motivadoras.

Esta persona puede trabajar ‘en vivo y en directo’ desde un evento o conferencia
para amplificar la difusión de éstos, escuchando a los ponentes y de forma
simultánea extraer el mejor contenido, redactarlo de forma atractiva (en menos de
140 caracteres desde luego) y difundiéndolo a medida que el evento se
desarrolla para lograr conectar con otros tuiteadores interesados en el tema.

Adicionalmente, este profesional puede trabajar creando tweets a nombre de
terceros: llámense marcas, cuentas corporativas, organizaciones no
gubernamentales o celebridades. Cualquiera puede mandar tweets, pero pocos
pueden crearlos de forma realmente efectiva y precisa, siguiendo las reglas de
imagen de la marca para asegurar consistencia en los mensajes e incluso,
cumpliendo con requerimientos legales.









































Actividad: 3


96

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
























































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 3 Producto: Lista descriptiva. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Define la forma en que se
promueve un evento en twitter.
.Analiza e identifica los pasos y
estrategias a seguir para promover
un evento por twitter.
Muestra creatividad y disposición
para analizar y diseñar
estrategias de promoción.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente






Actividad: 3 (continuación)


97
BLOQUE 3
Facebook Facebook Facebook Facebook

Facebook es un sitio web formado por muchas redes sociales
relacionadas con una escuela, universidad, trabajo, región, etc. La
gente lo utiliza para mantenerse al día con sus amigos o compañeros
compartiendo fotos, enlaces, vídeos, etc. Cualquier persona puede
hacerse miembro, lo único que necesitas es una dirección de correo
electrónico.
La aplicación de Eventos en Facebook es una de las herramientas
más poderosas de esa plataforma. Hay muchas personas que no
están usando todo el potencial de esta aplicación o la están usando
de una forma que no necesariamente genera la mejor impresión
hacia ellos. Hay varias características a considerar, y muchas veces
no está claro que debemos hacer.

Proceso de diez pasos para promover un evento en facebook:
1. Primero escoge a los Primero escoge a los Primero escoge a los Primero escoge a los amigos correctos amigos correctos amigos correctos amigos correctos. Asegúrate que las personas que agregas a tu red de amigos en
Facebook coinciden con el criterio de cliente ideal, afiliado ideal, aliado estratégico ideal.
2. Tiempo prudente entre cada evento Tiempo prudente entre cada evento Tiempo prudente entre cada evento Tiempo prudente entre cada evento. Se sugiere máximo un evento por semana, tal vez cada 15 días o
inclusive, una vez por mes (así no abusas de esta herramienta).
3. Escoge un título atractivo Escoge un título atractivo Escoge un título atractivo Escoge un título atractivo. Es uno de los componentes claves, porque es prácticamente lo único que ven las
personas cuando los invitas, y tu evento se puede perder entre tanta notificación.






















a. Puedes incluir también nombres en el título si quieres promover tu marca personal. Ejemplo: “Dale un
Giro a Tu Negocio con las Redes Sociales, por Andrea Michelle y Erika Ximena”.
b. El título de tu evento es como el encabezado de tu página de ventas o el título de una publicación de
tu blog, tiene que tentar al lector a hacer clic.




98

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO

4. Sube una foto atractiva y relevante Sube una foto atractiva y relevante Sube una foto atractiva y relevante Sube una foto atractiva y relevante. Atractiva no significa bonita. Eso sólo quiere
decir que capture la atención, que sea amigable y cálida. Normalmente el rostro
de una persona es mejor que logos/imágenes/gráficos. Además, debes incluir
una foto porque si no tu Evento tendrá ese desagradable signo de
interrogación, y ¿quién podría querer asistir a algo así?

5. Agrega contenido a la página del evento Agrega contenido a la página del evento Agrega contenido a la página del evento Agrega contenido a la página del evento. Esto también es clave, de otra forma
la página de tu evento lucirá aburrida, sin vida, como una tienda que aún no
está abierta. Entonces, antes de invitar a las personas, primero sube algunas
fotos, un video si tienes, publica un enlace o dos y escribe en el muro de tu
evento. (recuerda que cuando las personas participen, aparecerá en la
actividad reciente de su propio muro).

6. Invita a todos tus amigos, con algunas excepciones Invita a todos tus amigos, con algunas excepciones Invita a todos tus amigos, con algunas excepciones Invita a todos tus amigos, con algunas excepciones. Para eventos virtuales, por
ejemplo tele seminarios, no hay problema porque todos pueden asistir, recuerda
no hacer más de uno o dos por mes. Para eventos locales, obviamente tendrás
que ser selectivo. Las excepciones pueden ser familiares cercanos o tal vez
alguien que te haya pedido no ser invitado.

7. Incluye un mensaje personal en la invitación Incluye un mensaje personal en la invitación Incluye un mensaje personal en la invitación Incluye un mensaje personal en la invitación. Esto es tan importante como en las
solicitudes de amigos. Muchas personas tienen activadas las notificaciones de
Facebook vía email, y recibirán uno con el título de tu evento, fecha, hora y tu
mensaje personal; se recomienda incluir la zona horaria en ese mensaje.

8. Crea una URL corta y fácil de recordar. Crea una URL corta y fácil de recordar. Crea una URL corta y fácil de recordar. Crea una URL corta y fácil de recordar. Enlaza a la página de tu evento o a la
página de registro. En Twitter obviamente envía tweets acerca de tu evento con
la URL acortada. Incluye el enlace periódicamente en tus actualizaciones de
estado en Facebook. Crea una página web e incluye botones-enlaces para
compartir en Facebook y Twitter.

9. Envía mensajes a los invitados… con cautela Envía mensajes a los invitados… con cautela Envía mensajes a los invitados… con cautela Envía mensajes a los invitados… con cautela. Ten cuidado aquí; muchas veces
los Grupos y Eventos son simplemente SPAM. Obviamente puedes recordarle a
las personas que se tienen que registrar. Muchas veces confirman su
asistencia en Facebook y no se dan cuenta que tienen que ir a la página web
del evento para registrarse. Eso hazlo con un mensaje corto y claro.

10. Continúa generando “Momentum”. Continúa generando “Momentum”. Continúa generando “Momentum”. Continúa generando “Momentum”. Comenta periódicamente en el Muro de tu
Evento. Cuando las personas confirmen su asistencia y comenten en el Muro,
ve y comenta en el Muro de ellos para agradecerles personalmente. Comenta
en cada foto, video o enlace que se agregue. Cada una de esas actividades
aparece en la actividad reciente de tu propio muro, y en las noticias de tus
amigos.






Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Muro:

Es un espacio en el
perfil de usuario que
permite que los amigos
escriban mensajes para
que éste los vea.



Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Email:

Es un servicio de red
que permite a los
usuarios enviar y recibir
mensajes y archivos
rápidamente (también
denominados
mensajes).

Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

URL:

El URL es la cadena de
caracteres con la cual
se asigna una dirección
única a cada uno de los
recursos de información
disponibles en la
Internet. Por ejemplo:
http://es.Wikipedia.org/



99
BLOQUE 3
Redes profesionales Redes profesionales Redes profesionales Redes profesionales

Una red es un tipo de servicio de red social que se enfoca en la interacción y relacionamiento de naturaleza comercial
y profesional, en lugar de las relaciones personales.

Ejemplos destacados son LinkendIn, Viadeo, Xing y Johume.

VIADEO es una red profesional con más de 35 millones de usuarios en todo el mundo
(datos de 2010), y una membresía que ha venido creciendo a razón de más de un
millón por mes desde 2009. Los usuarios incluyen propietarios de negocios,
empresarios y gerentes de una gran variedad de empresas. El sitio está disponible en
inglés, francés, alemán, italiano, portugués y español.

XING es una red social de ámbito profesional. Su principal utilidad es la de gestionar
contactos y establecer nuevas conexiones entre profesionales de cualquier sector. Otra de
sus funciones principales es la opción de visualizar la red de contactos; por ejemplo, un
usuario puede ver cuántos intermediarios están conectados con otros. Ofrece numerosas
opciones para contactar, buscar personas por nombre, ciudad, sector, empresa, áreas de
interés, etc., e incluye grupos temáticos y foros para plantear cuestiones e intercambiar
información u opiniones sobre temas específicos. También cuenta con ofertas de empleo,
páginas de empresa y una sección para ver y publicar eventos.

JOHUME es una red profesional diseñada para ofrecer a los usuarios una separación entre el trabajo y la interacción
social en línea. Los usuarios pueden crear redes en torno a universidades, industrias o títulos de trabajo (por ejemplo
software de red de ingeniero) para compartir información sobre lo que podría o no estar trabajando en una industria y
para obtener sugerencias sobre cómo las cosas podrían mejorar. Cuanto mayor sea la calificación general, más
atractivo un usuario aparece para los empresarios y miembros de la red.

En México la red profesional más exitosa en promoción de eventos es:

LinkedIn LinkedIn LinkedIn LinkedIn

LinkedIn es un sitio web orientado a negocios, fue fundado en
diciembre de 2002 y lanzado en mayo de 2003

(comparable a un
servicio de red social), principalmente para red profesional.



Las redes profesionales como Linkedin te permiten llegar a un público muy bien
segmentado, con menor coste en esfuerzo/dinero que las generalistas como Facebook
o Twitter.
Esta red cuenta con 65 millones de usuarios en el mundo (15 millones en Europa) y su
potencial es demasiado interesante como para ignorarlo, especialmente por parte de
las empresas que se dirigen a otras.

Hay que partir de una premisa: los usuarios entran a Linkedin para compartir
información, debatir, y hacer contactos profesionales. Si no aceptas las reglas del
juego, rápidamente te etiquetarán como un Spammer y no podrás sacarle a la red todo
el partido que le puedes sacar.






Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Ranking:

Posición que alcanza
una página web en la
página de resultados
de un buscador.





100

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Alternativas: Alternativas: Alternativas: Alternativas:

1. 1. 1. 1. Crear una red de contactos interesante. Crear una red de contactos interesante. Crear una red de contactos interesante. Crear una red de contactos interesante. Es decir, rodearte de aquéllos que te interesan, pero fomentando
relaciones personales y de confianza.

2. Crear grupos. 2. Crear grupos. 2. Crear grupos. 2. Crear grupos. En Linkedin funciona muy bien el Networking (red de contactos). Si te consideras un experto en tu
campo de trabajo (en este caso organizador de eventos) es recomendable que abras un grupo en torno a él; al
hacerlo, ya estas segmentando a tu clientela. El primer objetivo es alcanzar un buen número de usuarios a través
de tus propios contactos y los de tu círculo de trabajo (sino, siempre te quedará usar el buscador y realizar
invitaciones personales). El siguiente paso es el de generar contenido de calidad y fomentar las relaciones entre la
micro-comunidad en la que se debe convertir tu grupo.

3. Participar en debates y grupos externos. 3. Participar en debates y grupos externos. 3. Participar en debates y grupos externos. 3. Participar en debates y grupos externos. Siempre vinculados a nuestra empresa, sector o actividad. Ganarse la
confianza de otros debatiendo con ellos de forma desinteresada, puede genera, interesantes contactos de
negocios. Las personas, aunque representen a empresas o instituciones, casi siempre terminan por recurrir a las
personas que conocen cuando tienen que contratar a alguien, o adquirir algún producto.

4. Ofrecer tu producto (en este caso tu evento). 4. Ofrecer tu producto (en este caso tu evento). 4. Ofrecer tu producto (en este caso tu evento). 4. Ofrecer tu producto (en este caso tu evento). A través de contactos personales. Este
paso se da cuando te hayas posicionado como un experto en la materia y te hayas
ganado la confianza de tu contacto.

5. Estrategias de SEO 5. Estrategias de SEO 5. Estrategias de SEO 5. Estrategias de SEO. Las páginas de Linkedin tienen un excelente ranking en Google.
Si tu perfil es público, no tienes más que googlear tu nombre y verás como aparece
entre las 3 o 4 primeras posiciones. No funcionará exactamente igual con los
grupos de debate, pero si creas un grupo que incluya palabras clave en su nombre
y alcanzas cierta tracción, traducida en número de usuarios e interacciones, Google
empezará a darte visibilidad.

Newsletter Newsletter Newsletter Newsletter

Para empezar, ¿qué es una “newsletter”?. La palabra es de origen inglés, y alude a una
pequeña publicación periódica especializada en algún tema en particular cuya
aparición suele tener varias frecuencias, desde semanal a semestral.

Las empresas las usan hoy con diversos propósitos:

• Para mejorar la información interna de todos sus
empleados.
• Para vender ideas y causas.
• Para informar a socios y probables clientes.


Para recibir uno de estos boletines de noticias, hay que haber realizado previamente
una suscripción desde la página web de la empresa o asociación que quieres que te
informe de sus actividades. Una vez hecho, se reciben puntualmente en tu bandeja de
entrada todos los boletines que dicha empresa publique con sus últimas novedades.

Si por el contrario, tú eres el que quiere poner en marcha una newsletter para
informar de tus eventos, debes tener en cuenta que el truco está, básicamente,
en hacerte de una larga lista de suscriptores, y esto se consigue captando
“amiguitos” gracias a redes como Facebook. Lo que te va a dar esta
herramienta no es llegar a más gente, sino tener bien informada a esa que ya te
conoce y ha decidido seguirte.



Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Spammer:

Persona o grupo
dedicados a la
distribución de correo
electrónico no deseado.
Dicha actividad suele
resultar sumamente
lucrativa.
Glosario: Glosario: Glosario: Glosario:

Googlear:

Utilizar el buscador de
internet Google ®, para
localizar información
sobre un determinado
tema.






101
BLOQUE 3
Para que el mensaje que les hagas llegar sea eficaz, se deben seguir estos consejos:
1. No se envía la newsletter a personas sin que previamente hayan aceptado recibirla.
2. Ser creativo con el título de tu newsletter. Hay formas de llamar la atención con juegos de palabras: por
ejemplo: “10 tips para aumentar su productividad”, “cupón de descuento de 100 pesos”, “Juego concurso
gratuito”, etc.
3. No llenarse de publicidad, o espantará a los suscriptores. En formato de texto, la newsletter se asemeja a un
email clásico. En formato html, las newsletter atraen más la mirada, contienen imágenes, enlaces, texto con
formato (color, negrita, cursiva, etc.).
4. Escribe en tercera persona, es mucho más profesional, pero utiliza un tono informal, cercano y familiar.
5. Impacta con la primera impresión. Nadie compraría un periódico que fuera sólo textos planos sin fotos y sin
titulares. Encabeza la newsletter con tu mejor noticia, no temas utilizar fotos y titulares. Eso sí, no abuses de
los colores, llaman la atención pero cansan más a la hora de leer.
6. Si los tienes, deja que tus colaboradores participen en la redacción, ya que dará un toque más fresco a los
contenidos al no estar enteramente redactados por la misma persona.
7. Fíjate en otras compañías de tu ramo para tomar ideas.
Con estos sencillos consejos la newsletter quedará mucho más vistosa y
los suscriptores disfrutarán con su lectura. Es muy fácil, cuesta poco
tiempo y se trata de la forma más eficaz para que tus seguidores sepan
que son importantes para ti y tu negocio.






























Sitios Web recomendados:


http://es.kioskea.net/faq/2186-crear-una-newsletter#el-objeto-
del-mensaje-corto-y-vendedor




102

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO

Ejemplo Ejemplo Ejemplo Ejemplo de newsletter: de newsletter: de newsletter: de newsletter:
























































Nº 1 Septiembre Nº 1 Septiembre Nº 1 Septiembre Nº 1 Septiembre- -- -Octubre 2006 Andrea Cordova Octubre 2006 Andrea Cordova Octubre 2006 Andrea Cordova Octubre 2006 Andrea Cordova











CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE LOS CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE LOS CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE LOS CONGRESO INTERNACIONAL SOBRE LOS
DERECHOS HUMANOS Y LA DESCAPACIDAD DERECHOS HUMANOS Y LA DESCAPACIDAD DERECHOS HUMANOS Y LA DESCAPACIDAD DERECHOS HUMANOS Y LA DESCAPACIDAD
Convocan a la comunidad internacional al PRIMER
CONGRESO INTERNACIONAL sobre DISCAPACIDAD Y
DERECHOS HUMANOS, con el objeto de analizar la
CAPACIDAD JURÍDICA y observar las perspectivas del
impacto de la Convención Internacional sobre los
Derechos de las Personas con Discapacidad.







Este mensaje ha sido enviado a [email contacto]. Usted ha recibido este mail desde NOMBRE
EMPRESA porque ha expresado su interés y porque ha dado permiso para realizar esta
comunicación vía email. Si usted prefiere no recibir emails en un futuro, simplemente haga click
aquí para borrarse de la lista de envío.


Fuente: http://www.e Fuente: http://www.e Fuente: http://www.e Fuente: http://www.e- -- -nvia.com/ejemplos.php nvia.com/ejemplos.php nvia.com/ejemplos.php nvia.com/ejemplos.php


103
BLOQUE 3



Estrategias de marketing para eventos de último minuto.

Dejando aparte la tradicional promoción a través de Facebook y Twitter y otras redes sociales, a continuación se
examinarán una serie de consejos para organizadores rezagados.

1. Si tienes Facebook o Twitter personal, cambia tu foto
de perfil por una del cartel del evento en cuestión. Te
podrás imaginar que aparecerá de golpe en todos los
sitios donde hayas intervenido.
2. No te limites a enfocar la promoción de tu evento en
sitios webs de terceros (redes sociales por ejemplo).
Aprovecha tu propio espacio y pon un banner bien
grande en la cabecera de tu página web, blog, etc.
También puedes incluir una noticia a toda página.
3. Busca patrocinadores que te ayuden a difundir tu
evento. Convénceles de que ellos también salen
beneficiados con la promoción del evento –no costará
mucho- y anímales a que lo difundan en sus redes
sociales.
4. Hay páginas web específicas que anuncian solamente
eventos de última hora. Mándales el tuyo.
Fuente: metostep Fuente: metostep Fuente: metostep Fuente: metostep
Fuente: Fuente: Fuente: Fuente: melhersfilms melhersfilms melhersfilms melhersfilms


104

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
5. Da premios por retwittear el evento, como por ejemplo un “Retwittea para ganar una entrada”, es decir, un sencillo
concurso para que quien más veces lo retwittee gane una entrada, un lote de premios… cualquier cosa que sirva
de aliciente.
6. Si tienes algún invitado especial en tu fiesta/concierto/lo que sea, pídele que te ayude a realizar un video para
colgar en youtube. Nada complicado, simplemente unas palabras animando a la gente a acudir en masa.
7. Prueba con un nuevo eslogan. Si has estado usando la misma frase para vender tu evento, intenta darle una
vuelta, anunciarlo con otras palabras, para que no parezca lo mismo de siempre y así los internautas se fijen más.
8. Si no has contratado ninguna empresa para vender tickets, imprimir carteles, etc., ve a lo práctico y rápido. Las
impresiones te costarán tiempo y dinero, así que limítate a la promoción en la red. En cuanto a lo segundo, cuenta
con empresas con fuerte presencia en la red. No tendrás que encargar los talonarios de entradas porque los
propios invitados podrán comprarlas e imprimirlas en casa, así que es tiempo y dinero que te ahorras.

Y sobre todo, que no cunda el pánico. La mayoría de eventos registran la mayor venta de entradas los días o incluso
las horas antes de su comienzo. No obstante, si ves que se acerca la hora X y no hay movimiento, pon en práctica
alguno de nuestros consejos y seguro que el resultado final es positivo.





































Intégrate en equipo de cinco elementos y elaboren un newsletter del evento que les
indique el asesor. Preséntalo ante el asesor.

Actividad: 4


105
BLOQUE 3
















































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 4 Producto: Diseño de newsletter. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Reconoce las características
valiosas del newsletter en la
promoción de un evento.
Examina y diseña la forma de
utilizar al newsletter como
instrumento de promoción para el
evento a realizar.
Muestra creatividad, disposición
para colaborar en equipo y
respeto a sus compañeros.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente




Actividad: 4 (continuación)


106

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Cierre









































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 5 Producto: Cuadro sinóptico. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Conoce las características más
importantes que tiene la red
para promocionar un evento o
reunión de negocios.
.identifica las estrategias más
importantes que brinda la red en
materia de promoción de un
evento.
Disposición para la reflexión y
para establecer conclusiones.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Elabora un cuadro sinóptico donde describas las diferentes estrategias que te
brinda la red para promover tu evento.


Actividad: 5


107
BLOQUE 3
Secuencia didáctica 2.
Post-evento.

Inicio






































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 1 Producto: Cartel. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Examina los aspectos más
importantes en las etapas de un
evento.
Comprende y conoce las etapas en
el desarrollo de un evento de
negocios.
Muestra creatividad y disposición
para la expresión artística
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente



Realiza un cartel donde muestres las etapas de un evento, ya sea en una cartulina o
papel bond. Presenta un breve texto de tu trabajo al asesor.


Actividad: 1


108

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Desarrollo

Fase post-evento.

En esta fase encontramos diversas actividades. A continuación las
enlistaremos y estudiaremos detenidamente las más relevantes.

• Analizar los resultados de la exposición (evaluación del evento). (evaluación del evento). (evaluación del evento). (evaluación del evento).
• Hacer seguimiento de sus clientes actuales y potenciales a través de e-
mail, correo directo y visitas personales (agradecimientos). (agradecimientos). (agradecimientos). (agradecimientos).
• Cumplimiento de compromisos.
• Realizar informe final sobre la exposición con recomendaciones para
futuros eventos.

La evaluación del evento.

A través de la evaluación, el equipo puede reconocer sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder
corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ser más y más exitosos cada año. A
continuación enumeraremos una serie de puntos a considerar en el proceso de evaluación:

1. ¿El evento cumplió con sus fines y objetivos? ¿Por qué sí y por qué no?

2. ¿Qué puntos no fueron incluidos en la lista de verificación?

3. Dado el esfuerzo comprometido en la organización del evento, ¿valió la pena o no?

4. Pedir a los participantes información acerca del resultado del evento. Averiguar la opinión de los participantes
acerca del evento a través de una conversación o de una encuesta.



Como reza la vieja máxima del marketing, sólo si puedes medir
algo, podrás mejorarlo. En efecto, una de las herramientas
más poderosas del marketing consiste en el análisis de datos
para evaluar el éxito de una campaña. Si se busca medir la
eficacia y satisfacción de un evento, se deben realizar
encuestas tras su finalización. Se les debe pedir a los
asistentes su opinión sobre los aspectos más relevantes del
evento:




• La calidad de los ponentes y de sus conferencias La calidad de los ponentes y de sus conferencias La calidad de los ponentes y de sus conferencias La calidad de los ponentes y de sus conferencias: nivel de conocimientos
sobre el tema, interés del mismo, capacidad comunicativa, respeto del
tiempo, trato con el público, etc.
• La adecuación de las salas La adecuación de las salas La adecuación de las salas La adecuación de las salas: su tamaño, comodidad de los asientos, espacio
disponible, temperatura, iluminación, posición y tamaño de la pantalla, forma
del escenario, calidad de los equipos de proyección y audio, etc.
• Facilidades para los asistentes Facilidades para los asistentes Facilidades para los asistentes Facilidades para los asistentes: enchufes, WiFi, ordenadores con conexión a
Internet, bebidas, refrigerios, aparcamiento, atención de la organización, excursiones, alojamiento, etc.
• Cuestiones organ Cuestiones organ Cuestiones organ Cuestiones organizativas izativas izativas izativas: publicidad del evento en diversos medios, facilidad de registro, información al
asistente durante todo el proceso incluido el día del evento, cumplimiento de horarios, resolución de
incidentes y fallos, etc.



109
BLOQUE 3
Todo pequeño detalle contribuye al éxito o fracaso de un evento, no sólo la calidad de los ponentes y de sus
presentaciones. Todos los elementos deben funcionar en sinfonía o el evento estará condenado a la mediocridad. Y
los eventos mediocres no inspiran, no se recuerdan, no se repiten.

Encuestas post eventos.

¿Cómo ha ido el evento? ¿Qué podríamos hacer mejor la próxima vez? ¿Qué impacto
podemos esperar entre los asistentes? Las encuestas se han impuesto como un rito
obligado en el proceso de organización

Encuestas eventos consejos ide Encuestas eventos consejos ide Encuestas eventos consejos ide Encuestas eventos consejos ideas as as as

• Utiliza cam Utiliza cam Utiliza cam Utiliza campos cerrados. pos cerrados. pos cerrados. pos cerrados.
Es más fácil poner campos abiertos, por ejemplo: ¿qué te ha parecido tal componente del evento?”; que
cerrados, por ejemplo: “valora de 1 a 10”, pero en general, no analizarás los campos abiertos.
Sólo los campos cerrados pueden traducirse en medias, cifras, datos tangibles. Deja algunos campos abiertos
por que es importante que la gente se pueda expresar, aportar ideas, comentarios. Pero al final ganan los datos
cerrados, que tienen que ser la base de la encuesta.

• Encues Encues Encues Encuesta a ta a ta a ta anónima nónima nónima nónima.
En cuanto pides a la gente que ponga su nombre, piensan “¿qué me
pasará si pongo comentarios críticos?” y por tanto no tienes respuestas
fiables. Haz encuestas anónimas, y la gente será más honesta.

• Cuándo realizar la encuesta Cuándo realizar la encuesta Cuándo realizar la encuesta Cuándo realizar la encuesta. .. .
No hay solución perfecta. Si lo haces in-situ después de dar caviar a tus
invitados, te pondrán un 10 a todo. Si esperas, pierdes respuestas porque la
gente ya se ha metido en otros temas. Lo recomendable es hacerla una
semana después del evento para poder tener respuestas más honestas y
sobre todo, después de haber digerido los contenidos.

• Fue Fue Fue Fuerza a la gente a tomar partido. rza a la gente a tomar partido. rza a la gente a tomar partido. rza a la gente a tomar partido.
Evita poner un número impar de respuestas: un número par fuerza a la gente a valorar las cosas de forma
positiva o negativa, más que neutra.

• Que el Que el Que el Que el cuestionario sea corto cuestionario sea corto cuestionario sea corto cuestionario sea corto. .. .
Si haces cuestionarios largos, la gente contestará sin pensar (o no contestará). Piénsalo bien: Es muy probable
que con cinco preguntas tengas la información esencial. Haz un filtro para cada pregunta preguntándote: “¿Qué
me aportará, qué haré con la información así conseguida?”. Puede ser que suprimas preguntas inútiles.

• Sí a la encuesta para el futuro Sí a la encuesta para el futuro Sí a la encuesta para el futuro Sí a la encuesta para el futuro. .. .
Lo importante en un evento es lo que la gente hará luego: que reciban a tu comercial, que pongan en práctica los
conocimientos, etc. Mide esto, con preguntas sobre lo que la gente piensa / aceptaría hacer después del evento.
“¿Estás interesado en asistir a un nuevo evento?” es un ejemplo de pregunta más útil que “¿El café te gustó?

• ¡Viva la web! ¡Viva la web! ¡Viva la web! ¡Viva la web!
Hacer la encuesta por un sistema online da más
imagen de profesionalidad, y facilita el tratamiento de
datos. Si utilizas software de registro online, en general
permite realizar encuestas directamente desde allí,
utilizando la lista de inscritos. Como sistemas de
registro específicos, puedes utilizar por ejemplo:
surveymonkey, constantconta.com, encuestafacil.com,
portaldeencuestas.com



110

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO



























































Elabora una encuesta para evaluar el evento que indique el asesor, puedes apoyarte en
los sitios indicados anteriormente.

Actividad: 2


111
BLOQUE 3


























































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 2 Producto: Elaboración de encuesta. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Descubre los aspectos que se
deben cubrir al realizar una
encuesta para que esta sea
efectiva.
Comprende y conoce las
preguntas que debe realizar para
que una encuesta sea exitosa.
Muestra disposición en la
comunicación escrita.
Disposición para establecer
estrategias.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente




Actividad: 2 (continuación)


112

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Agradecimientos Agradecimientos Agradecimientos Agradecimientos

Una reunión de negocios no implica únicamente una buena organización o planificación,
también incluye otros detalles finales, como la carta de agradecimiento a todos los
participantes por sus aportes.

Una comunicación bien redactada puede ser el mejor final de una reunión de negocios.
Esta comunicación escrita consiste en agradecer a los participantes por su contribución
en el éxito de la reunión.

La carta de agradecimiento a los participantes a una reunión de negocios es una carta de
tipo comercial. Debe ser redactada en un estilo formal, teniendo sumo cuidado con la
ortografía, e impresa en una hoja membretada con el logo de la empresa o institución que
organizó la reunión de negocios.

Esta carta, además de ser un signo de cortesía, establece un clima de seguimiento o de puertas abiertas con la
persona con la que tuvimos un contacto positivo, ya sea la presentación a un expositor, asistencia de la prensa,
patrocinador u otra persona, el reconocimiento por la concesión de una entrevista, o cualquier otro motivo.

Como toda carta comercial llevará en la parte superior el nombre y cargo del destinatario, así como el saludo formal.
El cuerpo principal de la carta debe contener el agradecimiento y las razones que conllevan a realizarlo. Se agradece
al asistente, patrocinador, expositor o cualquier otro, el tiempo que le dedicó al evento, se debe reitera el entusiasmo
e interés por su asistencia y colaboración.

La parte final de la carta incluirá la intención de invitarlo a futuro a otras reuniones de negocios. Se debe subrayar el
interés por su asistencia a próximos eventos.

En la parte inferior se colocará la frase de despedida formal, el nombre y cargo de
quien suscribe dicha carta.

Si se percibió interés de parte del asistente, patrocinador, etc., la carta de
agradecimiento servirá para reforzar esta buena impresión.

























Sitios Web recomendados:



http://www.modelo-carta.com/






113
BLOQUE 3

Ejemplo de una carta de agradecimiento: Ejemplo de una carta de agradecimiento: Ejemplo de una carta de agradecimiento: Ejemplo de una carta de agradecimiento:

MEMBRETE DE LA EMPRESA

Ciudad, día, mes, año

Ing. Aparicio Aparicio
Gerente General
Calzado Beta S.A.
Ciudad
Estimado Ingeniero:

Es grato saludarlo nuevamente, para agradecerle su participación en la reunión de
negocios “El Futuro del Mercado del Calzado en América Latina” donde participaron
todos los asociados a la Cámara de Comercio Latinoamericana del Calzado y además,
para felicitarlo por su excelente ponencia en dicho evento, que ayudó muchísimo a los
participantes.

Esperamos contar con usted y su vasto conocimiento en el tema para eventos futuros,
lo cual redundará en beneficio de nuestros asociados.

Atentamente

Gustavo Sánchez Alarcón
Gerente General
Cámara de Comercio del Calzado.

Cumplimientos de compromisos Cumplimientos de compromisos Cumplimientos de compromisos Cumplimientos de compromisos


Pago a los proveedores Pago a los proveedores Pago a los proveedores Pago a los proveedores

Definición de Proveedor: Definición de Proveedor: Definición de Proveedor: Definición de Proveedor: Es la persona que surte a otras empresas con existencias
necesarias para el desarrollo de la actividad.

Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras
empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para
venderlos posteriormente, o directamente si se compran para su venta. Por
ejemplo, una empresa organizadora de eventos necesita de sillas, es decir,
necesita un proveedor de sillas para poder desarrollar su actividad.

Formas de pago a proveedores Formas de pago a proveedores Formas de pago a proveedores Formas de pago a proveedores: :: :

Se puede pagar al contado a los proveedores en el momento de la entrega del bien, aunque es común que el pago se
aplace a 30, 60 o 90 días.

Con este aplazamiento, la empresa compradora de existencias busca obtener un tiempo para poder conseguir más
liquidez (solvencia) realizando su negocio, antes de tener que pagar a su proveedor.


Pago Pago Pago Pago al personal al personal al personal al personal

Por otra parte, también debe realizarse el pago al personal utilizado siguiendo los lineamientos de la ley.




114

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Definiciones y clasificación de salarios Definiciones y clasificación de salarios Definiciones y clasificación de salarios Definiciones y clasificación de salarios

• Sueldo: : : : Remuneración al trabajo que se da por mes o quincena. Este
tipo de retribución es para trabajos administrativos, profesionales y
directivos.
• Jornal: Retribución que se da por un día de trabajo.
• Honorario: Retribución que se da a la persona por la prestación de
servicios profesionales. .. .
• Salario mínimo: : : : Lo fija el Gobierno, por acuerdo con representantes
sindicales y empresariales, y teniendo en cuenta la coyuntura
económica y la previsión para el año.

El salario deberá pagarse puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenido o conforme a los usos y
costumbres, sin que el periodo de tiempo a que se refiere el abono exceda de un mes, teniendo el trabajador derecho
a percibir, sin que llegue el día de pago, anticipos a cuenta del trabajo ya realizado. En el trabajo a comisión, el
derecho al salario nace en el momento de realizarse y pagarse el negocio que el trabajador ha conseguido.

Actividades turísticas pre/post evento.

La organización de un evento de negocios, además de requerir el traslado,
alojamiento y acreditación de sus participantes, funciona como el marco ideal para
ofrecer a sus clientes paquetes turísticos. .. .

El organizador de reuniones ofrece propuestas turísticas diseñadas a la medida, a
los asistentes a una reunión de negocios.

Cuando se organizan diferentes eventos y convenciones en una ciudad, muchas veces se comete el error de no incluir
en la programación de las actividades recorridos turísticos en la ciudad o destino turístico a visitar.

Si bien muchos organizadores consideran que las actividades turísticas deben
programarse de forma particular, la realidad es que muchos viajeros que asisten a
este tipo de eventos planifican su viaje de acuerdo a la duración exacta del mismo,
debido a razones de fuerza mayor como permisos de trabajo, presupuesto, tiempo,
etc. Por lo general los visitantes que desean hacer turismo necesitan prolongar su
estadía de uno a dos días adicionales para conocer la ciudad o el destino turístico. Sin
embargo, muchas veces esto no es bien visto por los diferentes centros de trabajo,
jefes de familia y promotores del viaje, debido a que se convierte en un gasto adicional
(ya que no sólo hay que pagar los tours sino las noches adicionales de hoteles,
comidas, etc.)

Muchos organizadores creen que con una cena o almuerzo de clausura es suficiente;
sin embargo, ese tipo de actividades no aportan ingresos a la ciudad y no incentivan el
turismo. Por ejemplo, si una convención dura cinco días, se puede organizar en el
tercer o ultimo día un tour por la ciudad, de esta forma la amistad e interacción entre el


115
BLOQUE 3
grupo se fortalecerá y se asegura que todos los participantes puedan conocer el lugar, haciendo de esta forma el
viaje más rentable e incentivando el turismo y la actividad económica del destino.

Para comprender mejor esta necesidad vamos a poner dos ejemplos. En el primero Juan que vive en Madrid tiene
una convención en Puerto Peñasco Sonora, que dura del 8 al 12 de septiembre. El evento es pagado por la empresa
donde trabaja, y se consideran esas fechas como ida y retorno; sin embargo, los organizadores del evento tienen
todos esos días agendados para el evento y no consideran ningún día para hacer turismo, ya que ellos piensan que
eso debe correr por cuenta de los asistentes; Juan desea conocer la ciudad pero el evento se lo impide debido a la
apretada agenda. El decide quedarse un día después del evento para conocer el lugar, sin embargo esto no es bien
visto por sus jefes, ya que sólo se consideran los días del evento. Supongamos que Juan logra que su pasaje de
retorno sea un días después del evento pero igual tendrá que pagar una noche adicional de hotel y pagar sus
comidas (lo cual significa gastos extras). Como podemos apreciar, la situación se complica. Sin embargo, más
complicado e ilógico es pensar que una persona viaje desde tan lejos y tan sólo conozca el hotel de la ciudad.

En este segundo ejemplo los organizadores del evento comprenden
esta problemática y deciden dar una tarde libre (11 de septiembre)
para que los participantes hagan turismo. En esta situación Juan
estará mucho más cómodo, debido a que el alojamiento de ese día
está incluido en su itinerario, podrá conocer mejor al grupo y sobre
todo la ciudad, además no tendrá ningún problema con sus jefes
debido a que esta tarde libre está dentro de la programación y no
se convertirá en un gasto adicional significativo.

Por lo anterior, concluimos que los organizadores del evento son los que poseen la capacidad para poder hacer que
los visitantes realmente hagan turismo en la ciudad de una forma adecuada, al programar una tarde libre en medio del
evento. Todos ganan: los visitantes porque conocen el lugar; los organizadores, porque logran un grupo mejor
integrado, y sobre todo, gana la ciudad debido a los ingresos obtenidos por el turismo.

Sugerencias Sugerencias Sugerencias Sugerencias

En algunas ciudades se cuenta con una amplia selección de hoteles, dotados de modernas instalaciones para
reuniones, una amplia gama de servicios y actividades de ocio, y gastronomía para todos los gustos.

Lugares de celebración alternativos incluyen edificios históricos, resorts, campos de golf, plazas de toros, campos y
centros deportivos, spas, balnearios, museos, galerías de arte, circuitos de carreras, puertos deportivos, yates,
cruceros, veleros, viñedos, bodegas, terrazas, jardines botánicos, casinos, haciendas, restaurantes, bares,
discotecas, etc.

Pueden ofrecerse los siguientes servicios:

• Manejo de alojamiento.
• Traslados: recibimiento y traslados aeropuerto/hotel/aeropuerto y
traslados dentro y fuera de la ciudad.
• Apoyo en actividades turísticas en el marco de los eventos, programas
para acompañantes, tours pre y post evento: city tour, tour de compras,
etc.
• Circuitos turísticos diseñados según su necesidad de viaje y estilo de vida.

Sitios Web recomendados:


http://www.sonoraturismo.gob.mx/


116

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO

























































Intégrate en equipo de cinco elementos y elabora un plan turístico dirigido a los
asistentes a un evento de negocios (indicado por el asesor) realizado en una ciudad
sonorense determinada por tu asesor.


Actividad: 3


117
BLOQUE 3












































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 3 Producto: Plan turístico. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Identifica que atractivos
turísticos se deben promocionar.
Distingue los aspectos turísticos
del lugar que resultan más
atractivos y adecuados para los
asistentes a un evento de
negocios.
Muestra disposición para el
trabajo en equipo, así como para
el análisis y la creatividad.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente







Actividad: 3(continuación)


118

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
Cierre













































Evaluación Evaluación Evaluación Evaluación
Actividad: 4 Producto: Carta de agradecimiento. Puntaje:
Saberes Saberes Saberes Saberes
Conceptual Conceptual Conceptual Conceptual Procedimental Procedimental Procedimental Procedimental Actitudinal Actitudinal Actitudinal Actitudinal
Conoce la manera de elaborar
una carta de agradecimiento.
Identifica y reconoce la importancia
de realizar un agradecimiento por
escrito cuando concluye el evento.
Apertura en la comunicación
escrita.
Autoevaluación
C MC NC
Calificación otorgada por el
docente




Elabora una carta de agradecimiento dirigido a un asistente, patrocinador o
colaborador del evento realizado.

Actividad: 4


119
BLOQUE 3
Bibliografía


Barómetro de la Organización Mundial del Turismo, Junio de 2009 “Un vistazo rápido a las modas Clave”.
http://www.unwto.org/facts/eng/pdf/barometer/UNWTO_Barom09_2_en.pdf .

Consejo de Promoción Turística de México, “Turismo de Reuniones”.
http://www.cptm.com.mx/wb/CPTM/CPTM_Oficina_de_Congresos_y_Convenciones.

Consejo de Promoción Turística de México, “Turismo de Reuniones”.
http://www.cptm.com.mx/wb/CPTM/CPTM_Oficina_de_Congresos_y_Convenciones.

Corral, Rodrigo, Lo que todo desarrollador debería saber sobre eventos en .NET. Editorial Krasis 2009.

De Correas Sánchez Gerardo. Protocolo para empresas, la organización de eventos ante las nuevas necesidades en
las entidades. 2009.

De la Fuente, Carlos. Protocolo para eventos: técnicas de organización de actos 1. Editorial Trillas, 2007.

De Rivas Jarcia, Jesús. Organización, gestión y creación de de empresas turísticas (2ª ed.) 2011.

Gurría, M. Introducción al turismo. Editorial Trillas, 1991.

Instituto Mexicano de la Investigación Turística. Historia del Turismo moderno en México. IMIT, 1980.

Lebrero Mabel Alejandra, organización integral de eventos Abordaje pedagógico y multidisciplinario. Editorial data
eventos, 2008.

Manual para Presentar una Candidatura de Sede de Eventos, Secretaría de Turismo México.

Maure Agüero, G. “Definiciones y tendencias del turismo de eventos" en Contribuciones a la Economía, Nº 82, julio
2007. Texto completo en http://www.eumed.net/ce/2007b/gma.htm.

Muñoz de Escalona, F. El turismo explicado con claridad. Edición electrónica gratuita. 2007. Texto completo en
www.eumed.net/libros/2007c/.

Organización Mundial del Turismo. Introducción al turismo. Editorial Egraft, 1998.

Peña, Guzmán DIana, Congresos, convenciones y reuniones. Editorial Trillas, 2009.

Ramos, Gastón “El Turismo de Negocios en México”
http://www.revistabuenviaje.com/b_travel/articulos/ariculogaston/articulos1.html.

RIFAI, TALEB “El turismo internacional encarrilado hacia la recuperación después de un 2009 extraordinariamente
difícil” en el sitio web http://www.unwto.org/media/news/sp/press_det.php?id=5361.

Rionda Ramírez, J.I. :(2009) Citas fundamentales para comprender la historia económica moderna de México, Edición
electrónica gratuita. Texto completo en www.eumed.net/libros/2009d/617/ .

Secretaría de Turismo. Breviario de cultura turística. 2006. www.sectur.gob.mx.

Serra, Antoni. Marketing turístico. Editorial Pirámide, 2003.






120

CÓMO VENDER UN EVENTO DE NEGOCIOS Y EL POST-EVENTO
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