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Automatización de Procesos Administrativos 3

EJERCICIO 1
CAPITULO 1- ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA


Complete el siguiente esquema de acuerdo a lo estudiado en el capítulo.



EJERCICIO 2
CAPITULO 1 ANALISIS SITUACIONES DE LA EMPRESA

CADENA DE RESTAURANTES COMIDA CHAPINA, S. A.

Cuando Ángel Aragón ocupó el puesto de director general de la cadena de restaurantes Comida
Chapina, S. A. en el 2001, se encontró con importantes problemas. Esta cadena cuenta con 45
restaurantes en todo el país, tanto en la ciudad capital como en los departamentos.

Cada restaurante de la cadena ofrecía diferente menú. Aun dentro de la misma ciudad capital, los
restaurantes ofrecían cartas diferentes porque cada tienda compraba los ingredientes a diferentes
proveedores lo cual le preocupó.

En una reunión a gerentes de restaurantes platicó con varios de ellos quienes se mostraban
dispuestos a firmar con la Embotelladora del Sur, la cual les ofrecía varios beneficios a diferentes
cadenas de restaurantes. Durante esta reunión Aragón mencionó que había realizado visitas a los
diferentes restaurantes de la cadena y observó que en la mayoría de ellos, la infraestructura se
encontraba descuidada, por ejemplo, la pintura se desprendía de las paredes, los hornos no
funcionaban, los espacios de parqueo tenían baches y no tenían señaladas las líneas, entre otros
problemas.


Aragón analizó la situación y se percató que debía centralizar la toma de decisiones en cuanto a
publicidad y compras.

Cada restaurante cuenta con un sistema de información aislado. No se consolida la información
de todos los restaurantes y no se cuenta con estados financieros consolidados. Un sistema de
información común que permita consolidar información apoyaría el proceso de toma de
decisiones gerenciales.
Se le solicita tomar el rol de consultor del Sr. Aragón y preparar un Análisis FODA para la cadena
de restaurantes. Recuerde que debe responder a las siguientes interrogantes.

1. ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de empresa?
Fortalezas: Ubicaciones en todo el país
Debilidades: No hay procesos unificados, no existen procesos automatizados
2. ¿Cuáles son las oportunidades y amenazar de la empresa?
Oportunidades: Remodelación, ofrecer los mismos menús en todos los restaurantes
Amenazas: Competencia, mal servicio.
3. ¿Qué ventajas representa para la empresa la solución de estos problemas? Mejor producción,
mejor servicio, obtener utilidades, llevar un mejor control.
4. ¿Qué estrategias necesita el Gerente para tomar decisiones respecto al problema planteado?





Factores
Internos
Factores
Externos FORTALEZAS (F)
Ubicaciones en todo el país DEBILIDADES (D)
No existen procesos unificados
Nos existe automatización de procesos

OPORTUNIDADES (O)
Remodelación, unificar productos ESTRATEGIAS (FO)
Maxi –Maxi
Remodelación
Invertir en la modernización ESTRATEGIAS (DO)
Mini-Maxi
Unificar procesos y automatizarlos
AMENAZAS (A)
Competencia y mal servicio
ESTRATEGIAS (FA)
Maxi-Mini
Promocionar ofertas ESTRAGEGIAS (DA)
Mini–Maxi
Quedarse con el personal con mejor desempeño


EJERCICIO 3
CAPITULO 2 – DIAGRAMAS ADMINISTRATIVOS


Lucía Ruíz es secretaria de un club deportivo. Cada mes ella realiza el cobro y factura de la cuota
mensual de membresía a los clientes para enviárselas al lugar donde laboran. El sistema genera un
cargo a la tarjeta de crédito o débito autorizada por el cliente en su contrato. Ella sigue los pasos
siguientes:

1. Revisa si los clientes nuevos ya están ingresados en el sistema o bien si espiró el contrato de
algún cliente y no renovó su membresía para eliminarlo del sistema
2. Ejecuta el proceso de cargo de cuota mensual de membresia a las tarjetas de crédito o débito
autorizadas
3. Emite un listado de cargos de cuota mensual procesando y lo revisa contra el sistema de
clientes, para verificar que toso están incluidos.
4. Genera es listado de facturas por cuotas del mes
5. Revisa el listado generado de facturas
6. Si no hay errores imprime las facturas correspondientes de lo contrario realiza los cambios
pertinentes y procede a imprimir las facturas
7. Imprime los sobres y cartas de envío a los clientes
8. Prepara las facturas en un sobre con la carta correspondiente
9. Imprime el listado de recepción de facturas
10. Entrega al mensajero el listado de facturas con su comprobante de recepción y los sobres con
las facturas y cartas para los clientes.


Elabore el diagrama de este procedimiento administrativo.





EJERCICIO 4
CAPITULO 2 – DIAGRAMAS ADMINISTRATIVOS


Complete la tabla a continuación, indicando las ocasiones en que a su criterio, se recomienda el
uso de cada tipo de diagrama






Publicado por Mirna en 23:38 29 comentarios:

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Cuestionarios



CUESTIONARIO CAPITULO 1

1. ¿Qué es un análisis FODA? Es una herramienta que nos permite ver la situación actual de la
empresa.
2. Qué significa FODA? Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
3. Describa que significa Fortalezas? Son todos aquellos elementos positivos que me diferencian
de la competencia.
4. Describa que significa Oportunidades? Son situaciones positivas que se generan en el medio y
que están disponibles para todas las empresas, que se convertirán en oportunidades de mercado
para la empresa cuando ésta las identifique y las aproveche en función de sus fortalezas.
5. Describa que significa Debilidades? Son los problemas presentes que una vez identificado y
desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.
6. Describa que significa Amenazas? Son situaciones o hechos externos a la empresa o institución
y que pueden llegar a ser negativos para la misma.
7. ¿Qué es necesario establecer en el análisis de los factores externos? Las fortalezas y debilidades
internas de la organización, puntos fuertes y debilidades. Encontramos ventajas y desventajas,
puntos negativos y positivos.
8. ¿En que nos debemos enfocar cuando se realiza en análisis de factores externos? En las
situaciones que actualmente están ocurriendo y no es las situaciones pasadas o futuras.
9. ¿Qué componentes se ven en las Fortalezas? Positivo y es determinante para alcanzar los
objetivos.
10. ¿Qué componentes se ven en las Debilidades? Los recursos, habilidades y actitudes de la
organización que nos obstaculizan o crean una barrera el logro de los objetivos de la organización.
Son los factores que nos sitúan en un lugar desfavorable frente a la competencia.
11. ¿Qué componentes se ven en las Oportunidades? Oportunidades que podemos utilizar para
mejorar, aprovechar para alcanzar los objetivos de la organización.
12. ¿Qué componentes se ven en las Amenazas? Evitar el efecto negativo que nos genera un
obstáculo para alcanzar los fines de la organización.
13. ¿Qué es una ventaja competitiva? Es estar a la vanguardia en innovación, servicios y costos
Es ofrecer calidad de servicios o productos
14. ¿Qué es una estrategia? Es el plan que se pondrá en marcha para tomar las medidas lograr los
mejores resultados frente al entorno externo
cosedera en el mercado como exclusivo
Liderazgo en costo: Tener mejores costos Concentración

15. ¿Qué es una Matriz FODA? Es el análisis del FODA que ayuda a las personas que tiene a su
cargo la empresa para desarrollar cuatro tipos de estrategias.
16. ¿Qué es una estrategia FO Es utilizar las fuerzas internas de la empresa para beneficiarse de la
ventaja de las oportunidades externas.
17. ¿Qué es una estrategia DO Es superar las debilidades internas y aprovechar las debilidades
externas.
18. ¿Qué es una estrategia FA Es aprovechar las fuerzas de la empresa para evitar o disminuir las
repercusiones de las amenazas externas.
19. ¿Qué son las estrategias DA Son formas defensivas que tratan disminuir las debilidades
internas y evitar las amenazas del entorno.


CUESTIONARIO CAPITULO 2

1. ¿Qué es un diagrama? Es la expresión de un evento, situación, hecho, operación, movimientos,
inspección, decisiones en forma gráfica.

2. ¿Para qué le es útil a la Administración? Para comunicar reglas, analizar situaciones y proponer
mejoras.

3. ¿Para qué son utilizados los diagramas? Para representar operaciones o procesos que se llevan
a cabo en las empresas.

4. ¿Cuáles son las ventajas de los diagramas? Presentan la información en forma sencilla, fuente
de consulta oficial en la empresa, guía para análisis organizacionales, se representa la información
en un solo lugar, permite centralizar e identificar problemas en aquellos procesos de trabajo
intensivo. Permiten analizar y encontrar duplicidad de esfuerzos y pasos omisiones, ciclos de
revisión, demoras y concentración del papeleo.

5. ¿Por su importancia, cuales son los tipos diagramas?
• De Formas
• De flujo del proceso
• Información
• Movimiento
• Detallado

6. ¿Por su importancia que tipo de diagrama se ocupa del flujo de los documentos o formas? De
formas

7. ¿Con que otro nombre son conocidos los diagramas de formas? De Flujograma de trámite

8. ¿En qué se centra del Flujo del proceso: ? Se centra en el proceso y la secuencia de operaciones
necesarias para llevarlo a cabo.

9. De acuerdo a que parte del proceso que se desea resaltar se pueden elaborar diversas clases de
diagramas? Los más utilizado son: de labores, de método, analítico, de lugar, mixto y los
cursogramas analíticos y sinópticos.

10. ¿En qué consiste el diagrama de información? El flujo de los datos puede ser diagramado y
combinado con el resto de flujo de los procesos.

11. ¿En qué consiste el diagrama de movimientos? Se registran los movimientos ¿De qué? Puede
ser casi de cualquier cosa. Por ejemplos los movimientos que tiene que realizar un operario para
poder llevar a cabo una tarea.

12. ¿Por el detalle de la información que presenta, cuales son los tipos diagramas?
• Bloque
• Detallado

13. Para que es utilizado el diagrama de Bloque? La información que presentan es en forma
general, para dar una idea global y destacar los aspectos relevantes a una audiencia

14. Para que es utilizado el diagrama Detallado? La información es rica en detalles que permiten
capacitar personal y mostrarles cómo realizar sus labores.

15. ¿Por el formato utilizado, cuales son los tipos diagramas?
• Vertical
• Horizontal
• Tabular o Columnar
• Matricial
• Arquitecto
• Representación por figuras

16. ¿Qué significa ASME? American Society of Mechanical Engineers (Asociación Americana de
Ingenieros Mecánicos)

17. ¿Qué significa ANSI? American National Standards Institute (Instituto Americano de
Estándares Nacionales)

18. ¿Qué significa ISO? International Organization for Standrizarion (Organismo internacional para
la estandarización)

19. ¿Cuál es el diagrama de flujo más utilizado? el de norma ASME

20. ¿Cuál es el diagrama de procedimiento más utilizado? El de Norma ISO-9000

CUESTIONARIO CAPITULO 3
1. ¿Con que se debe iniciar a la modelización del sistema? Dar un nombre a los sistemas que
hemos identificado.
2. A que es similar el diseño de sistemas? Al diseño de un edificio
3. ¿Qué tipo de modelos de diseño de sistemas se pueden elaborar? Funcionales, de procesos,
objetivos, y modelos de datos.
4. ¿Cuál es el objetivo del modelo de sistema funcional? Es demostrar que actividades son
realizadas en una actividad y flujo de información entre dichas actividades.
5. ¿Cuál es el objetivo del modelo de sistema de procesos? Estos modelos son secuenciales,
indican donde inicio y termina el proceso.
6. ¿Cuál es el objetivo del modelo de sistema por objetivos? Pretenden identificar los objetivos,
sus características, y relaciones existentes entre ellos
7. ¿Cuál es el objetivo del modelo de sistema de datos? Se centra en la visualización lógica de
datos, este es uno de los puntos más difíciles de obtener.
8. ¿En que se enfoca el análisis d datos recopilación y determinación de requerimientos? Se debe
analizar la información que se ha reunido y determinar los aspectos que deben mejorarse o
cambiarse.
9. ¿Cuáles son los requerimientos que deben determinarse al llegar a un consenso para establecer
claramente los requerimientos del sistema? Que información debe producir, cuando y quienes la
usaran y cambios en la forma actual de producirla.
10. ¿Que son las reuniones de trabajo? Son una herramienta poderosa puesta a nuestra
disposición.
11. ¿Cuáles son los componentes de modelización de un sistema? Recopilación de datos,
entrevistas, modelos de sistemas.
12. ¿Para qué se tiene que analizar la información respecto a volúmenes, frecuencias, controles,
necesidad de información? Para ser analizada y determinar las estrategias del diseño.
13. ¿Cuáles son las áreas que se tiene que se tienen que examinar para establecer los
requerimientos del usuario? Capacidad, control, disponibilidad de información, simplicidad
14. ¿Cuáles procesos son necesarios haber efectuado antes de las reuniones de trabajo?
Recopilación de datos, hechas las entrevistas y las observaciones pertinentes para tener una idea
clara de lo que se puede esperar en las reuniones de trabajo
15. ¿Qué es metodología de ingeniería de software? Es un proceso para producir software de
forma organizada
16. ¿Qué es una metodología? Es el conjunto de procedimientos, técnicas, herramientas y un
soporte documental que ayuda a los desarrolladores a realizar nuevo software.
17. ¿Cuáles son las metodologías de diseño existentes? Prototipos, Diseño estructurado,
Orientada a Objetivos (OO) y Desarrollo rápido de aplicaciones (RAD)
18. ¿Qué es un proceso? Conjunto de actividades que deben realizarse en un determinado orden
que identifican qué hacer, como hacerlo, cuando hacerlo y el motivo por el cual debe hacerse
19. ¿Qué es un proceso unificado de desarrollo (PUD)? Es un proceso de desarrollo de sistemas;
es un proceso “marco”, debido a que no existe un proceso universal que resuelva los problemas
que resuelva los problemas de todo tipo de organización
20. Cuál es el ciclo de vida del software en el proceso unificado? Concepción, elaboración,
construcción y transición
21. ¿A qué se refiere al decir Vida de un sistema? Consiste en una serie de ciclos que incluyen
desde su nacimiento los ciclos intermedios hasta su muerte.

CUESTIONARIO CAPITULO 4
1. Qué tipo de realidad representan los diagramas de flujo de datos (DFD)? Representan
gráficamente los procesos, flujo y datos en un sistema.
2. ¿Qué representa el diagrama de flujo de datos (DFD)? Representa el camino, recorrido de los
datos y los procesos a que estos tiene que ser sometidos hasta llegar a producir las salidas
esperadas.
3. ¿Cómo se puede elaborar los diagramas de flujo de datos (DFD)? Por niveles o capas y entrar en
mayor detalle en cada nivel
4. ¿Cómo se puede representar el flujo de datos? En el sistema actual o bien cómo desearía que
fuese el flujo en el nuevo sistema.
5. ¿Cuál es la simbología más utilizada en los DFDs? La simbología de Yourdon y Gane y Sarson
6. ¿Qué muestra el flujo de datos? El movimiento de datos de un punto a otro dentro del sistema
7. ¿Qué representa los procesos? Un proceso de transformación de la información.
8. ¿Cuál es la base para la elaboración los DFDs? Primero se recolecta la información y es la base
9. ¿Qué es recomendable al elaborar los DFD? Utilizar el enfoque TOP-DOWN (arriba hacia abajo
10. ¿Cuál es el propósito de un diagrama de contexto? Es ilustrar cómo el sistema está conectado
e interactúa con su ambiente
11. ¿Qué provee el sistema DFD al nivel más alto? Una descripción más detallada del mismo,
identifica los procesos más importantes y cómo los datos fluyen entre ellos las entidades externas
y los almacenes de datos.
12. ¿Cuál es el concepto de diseño? Es entrarse al terreno de organización y métodos.
13. ¿Qué se especifica durante el diseño? Se especifican procedimientos concretos (Cómo se
deben hacer las cosas y Quiénes intervienen)
14. ¿A que equivale el diseño? A la elaboración de los planos, donde se muestran al cliente las
diversas opciones de que dispone para llenar sus requerimientos.
15. ¿Con que se inicia el diseño de sistemas? Se inicia con las salidas
16. ¿Para qué nos sirven las salidas? Nos sirven como brújula para determinar si se alcanzan o no
los objetivos del sistema
17. ¿Cuáles son los objetivos del diseño? Asegurar el logro de los objetivos que la organización ha
definido para el sistema
18. ¿Mencione un objetivo del diseño así? Apoyar actividades de la empresa
19. Cuáles son las etapas del diseño? Se toma como base el diseño general que se ha preparado
(IPO), se diseñan y describen en detalle todos los componentes.
20. ¿Cuáles son los siente principios de los sistemas bien diseñados? Funcionar correctamente,
llenar las especificaciones de requerimientos, ser confiable, de fácil mantenimiento y evolucionar
con simplicidad, ser fácil de usar, sencillo de probar e implementar y utilizar los recursos
eficientemente