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4. MAPEO

Dentro del plan de ventas basado en el Método Semlow, se realizara un
mapeo marcando las rutas para cada vendedor, identificando a los clientes por su
categoría y ubicación geográfica. De manera que la ruta quede ordenada,
permitiendo al vendedor visitar a cada uno de los clientes uno a uno, en menos
tiempo.


La categorización de los clientes para ser ubicada dentro del mapa esta
representada por los siguientes colores como se detalla a continuación:

Cliente “A”

Cliente “B”

Cliente “C”


Cada cliente será ubicado dentro del mapeo y se determinara la ruta, que
utilizara cada vendedor para realizar la visita de campo.


5. ESTABLECIMIENTO DE RUTA

Forma del territorio: los territorios se forman juntando unidades mas pequeñas
como municipios, para constituir un territorio determinado potencial o carga de
trabajo. Se combinan teniendo presentes las barreras geográficas naturales, la
compatibilidad de las zonas adyacentes, lo adecuado de los transportes.




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Muchas empresas manejan una forma determinada a sus territorios de ventas,
porque eso puede influir en su costo y facilidad de cobertura. Para el plan de
ventas basado en el método Semlow se concreto que la forma de ruta para los
vendedores de campo de las empresas comercializadoras de repuestos nuevos
para vehículos pesados de la ciudad de Santa Ana es la siguiente:


5.1 Territorio en forma de cuña:

Se expande radialmente partiendo de un área central metropolitana, suele ser
el modelo que se adopta cuando la zona es demasiado grande para un solo
vendedor. Dado el caso de las empresas comercializadoras de repuestos nuevos
para vehículos pesados los clientes se encuentran en zonas alejadas lo cual es
una desventaja de esta forma de ruta, pero mediante el mapeo se organizaran a
los clientes de manera que se visiten a todos y se ahorre tiempo.


















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VENDEDOR 1
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VENDEDOR 2
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VENDEDOR 3
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6. EJECUCION DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL MÉTODO SEMLOW

Para lograr una adecuada implementación de un plan de ventas basado en el
Método Semlow para mejorar el nivel de productividad de los vendedores de
campo, ya ordenados los clientes por su categoría comercial y zona geográfica se
procederá a los siguientes pasos:

6.1 Asignación de cartera de clientes por vendedor.

La asignación de la cartera de clientes será distribuida a cada vendedor,
dependiendo de la categoría de clientes y por territorio que permita minimizar
tanto los recursos como el tiempo.































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6.2 Determinar la frecuencia de visitas por cliente.

Para cada uno de los vendedores de campo de las empresas comercializadoras
de repuestos nuevos para vehículos pesados, se asignará un plan de visitas, en el
cual se determinara la frecuencia de visitas para cada cliente.

El plan de visitas esta integrado por diferentes columnas las cuales se detallara a
continuación:
Columna No. 1 “Clientes”: esta conformada por los nombres de los clientes.

Columna No.2 “Zona”: contiene la ubicación geográfica de cada cliente

Columna No.3 “Categoría de los clientes: esta conformada por las categorías
asignada a cada cliente. Los clientes están asignados de la siguiente manera:
• Cliente “A” posee: 50 o más unidades
• Cliente “B” posee: 20 a 50 unidades
• Cliente “C” posee: menos de 20

Las columnas restantes contiene los días labores del vendedor los días tienen un
recuadro en el cual el vendedor colocara una “V” para hacer constar que realizo la
visita, y cuando no visite a los clientes marcara con una “T” que significara
llamada telefónica que realizara a los clientes para tomar nota de los pedidos que
entregara el siguiente día.

Columna 10: Contiene el total de visitas realizadas por cada vendedor

Dicho plan será llenado por el vendedor y revisado al final de la semana por el
supervisor de ventas.







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6.3 FORMATO DEL PLAN DE VISITAS PARA CADA VENDEDOR.















































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6.4 Asignación de meta por vendedor
Ya que se ha determinado las actividades a cada vendedor se procederá a
establecer la meta de ventas para cada uno de ellos, tomándose como base el
consumo mínimo por unidad multiplicado por el número de las unidades que cada
cliente posee. Como se presenta a continuación









































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7 CONTROL DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL MÉTODO SEMLOW

Dentro del plan de ventas basado en el Método Semlow se establecerán
métodos de control para medir el nivel de productividad y el logro de las metas de
los vendedores de campo. Como los que se detallan a continuación:

7.1 Plan de visitas mensual del vendedor de campo de las empresas
comercializadoras de repuestos nuevos para vehículos pesados.

Se establecerá un plan de visitas mensual en el cual se detallara la
frecuencia de visitas que cada vendedor de campo debe realizar al mes y servirá
como una guía en la cual se compararan las visitas planificadas con las visitas
efectivas (realizadas). El responsable de llevar dicho control será el supervisor de
ventas, y esta estructurado de la siguiente manera:

Como datos generales: logo de la empresa, mes en el que se realizara, el
nombre del vendedor, la sucursal a la que pertenece el vendedor.

Instructivo del control:

Columna No. 1: Contiene el nombre de los clientes

Las columnas restantes contienen los días del mes con sus respectivos
recuadros, los cuales serán llenados por el supervisor de ventas con una “V”
marcara las visitas realizadas por el vendedor y con una “T” las llamadas que
realiza el vendedor desde la empresa. Con el plan de visitas y la bitácora de
visitas el supervisor podrá determinar si las visitas planificadas en el mes
coinciden con las efectuadas por el vendedor y determinara que tan productivo es
el vendedor para la empresa.
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7.2 Bitácora de Visitas.

Para un mejor control de las visitas de campo y el nivel de efectividad de las
mismas, los vendedores de campo llenaran un reporte diario denominado bitácora
de visita o ruteo, el cual contiene datos generales como: el logo de la empresa,
nombre del vendedor, la ruta (zona a la cual ha sido asignado), fecha en la que
realiza la visita, sucursal a la que pertenece.

El formato contiene:
Columna No. 1: Categoría del cliente, si es cliente “A”, “B” o “C”

Columna No.2: Listado de nombres de los clientes

Columna No.3: Hora de llegada del vendedor al cliente

Columna No.4: Hora de salida de la visita del vendedor al cliente

Columna No.5: Vendió se coloca si el vendedor vendió al cliente, se marca una
“X” en el recuadro.

Columna No.6: No vendió se coloca si el vendedor al cliente se marca con una “X”
el recuadro.

Columna No.7: Observación se anotan las razones de por que no se realizo la
venta, así como también se pueden anotar productos que se han pedido para la
siguiente visita, reclamos, etc.).

Columna No.8: Para un mayor control se solicitara al cliente que coloque un sello
en el informe para verificar que el vendedor de campo ha cumplido con las visitas
asignadas. A continuación se presentara el formato del reporte diario.


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BITACORA DE VISITAS DE VENDEDORES DE CAMPO



























Vendedor: ________________________

Ruta: _____________________________

Fecha: ____________________________ Sucursal: _________________________


Categoría

Cliente

Hora/
llegada

Hora/
salida

Vendió

No
vendió

Observación

Sello

















Logo de
la
empresa
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LIBRO DE RUTA: ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS Y MOVIMIENTOS

A través del libro de ruta que se establecerá a cada uno de los vendedores, se
lograra un mayor control sobre el tiempo utilizado en cada una de sus visitas a los
clientes, así mismo la distancia recorrida y determinar cuanto es el tiempo que
dispone el vendedor para su labor de campo. Este control será llenado por el
supervisor de ventas, para posteriormente analizarlo y determinar si los recursos
son usados adecuadamente o no.


























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7.3 Revisión de los índices de productividad de cada vendedor.
Para la determinación de la productividad de cada vendedor de campo se necesita evaluar aspectos que permitan comprobar la
eficiencia de los mismos:














Para la revisión de los índices de productividad de cada uno de los vendedores, se realiza un control de productividad realizada en el cual se establecen formulas
que se utilizaran de base en cada mes. El supervisor de ventas fijara la cuota total del mes y la dividirá a cada vendedor según el numero de clientes que tenga, se
comparara con el numero de ventas a la fecha, para obtener la venta total por cada vendedor, se establece el numero de visitas planteadas en el plan de cada
vendedor y se compara con la visitas realizadas a la fecha y como resultado se tiene las visitas efectuadas y para obtener las ventas por visitas efectuadas se
divide la venta de campo a la fecha entre el numero de visitas efectuadas, así se conocerá que tan productivo son los vendedores de campo de dichas empresas.
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8 FEEDBACK DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL MÉTODO SEMLOW
El Feedback o retroalimentación es una herramienta útil con la cual se
determinara de qué manera ha sido percibido el plan de ventas, a la vez permite
tomar medidas de corrección o fortalecimiento.

8.1 Localización de fallas y posibles soluciones.

En la etapa de feedback del mercado se recopila la información de resultados
obtenidos, con los cuales se puede detectar si con la implementación del plan de
ventas basado en el Método Semlow se alcanzaron los objetivos planteados, a la
vez se detectan posibles fallas que hayan surgido a lo largo del desarrollo del plan
y así dar las posibles soluciones para corregir el mismo.

8.2 Planes de Contingencia
Los planes de contingencia se desarrollan como una alternativa ante la
posible presencia de imprevistos o previstos en cualquier actividad.

a) Planes de entrada:
Organización de las rutas:
Rutas establecidas para cada uno de los tres vendedores, de manera que el
representante de venta pueda visitar a los clientes asignados en la ruta que le
corresponde y el tiempo propuesto para cada una de las visitas.
Establecer incentivos para los vendedores de campo:
Incentivar a los vendedores de campo, realizar actividades como: concursos
de ventas en los cuales al ganador se le otorgara premios para que los
vendedores se puedan sentir importante en la labor que realizan dentro de la
empresa y a la vez aumentar la productividad del mismo. Entre los premios están:
electrodomésticos. Bonos de supermercado, entre otros. El concurso es por
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cumplimiento de metas, alcanzar su meta en un periodo más corto, movilizar
líneas de productos que estén estancados en bodega.
Líneas de productos:
Ampliar las líneas de productos, para que el vendedor cuente con una
diversificación de productos y así pueda aumentar su productividad, ofreciendo a
los clientes productos nuevos en el mercado.
Revisión de Stock de productos:

Se debe revisar el stock de productos de la empresa, para proporcionar
nuevos productos a los clientes y poder eliminar productos que ya no circulan
comúnmente en le mercado; esto se puede realizar a través de promociones,
descuentos, para que el cliente adquiera estos productos.

Herramientas:

Dotar a los vendedores de campo de las herramientas adecuadas para el
desarrollo de las actividades que deben realizar en la labor de venta de campo;
entre las herramientas están: las herramientas comunes y las asignadas a cada
vendedor.

b) Planes de Salida:

Abastecimiento de producto:

Las empresas deberán de evaluar las épocas de temporada alta y suplir de
producto, profundizar las líneas de mayor venta, para que el vendedor no se
quede sin mercadería y brindarles una mejor atención a los clientes.




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Reajuste de las metas:

Fijar nuevas metas a los vendedores de campo para crear deseo de obtener
mayores ingresos, estableciendo diferentes comisiones sobre los volúmenes de
ventas logrados por estos.

Actualización del parque vehicular:

Reordenamiento del parque vehicular de cada uno de los clientes con el
objetivo de investigar el aumento de unidades adquiridas por ellos y la alternativa
de venta de más líneas de productos.

Supervisión de la gestión de cobro:

El supervisor de venta tendrá que monitorear la gestión de cobro, para
movilizar los créditos entrampados por los clientes y así obtener las utilidades
que se esperan en el tiempo proyectado.









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8.3 Plan de acción para el plan de ventas basado en el método Semlow




ANOMALIA
MOTIVO O
RAZON DE LA
ANOMALIA
ACTIVIDAD
CORRECTIVA
RESPONSABLE

FECHA DE
INICIO
FECHA DE
FINALIZACION

No alcance de
las metas
establecidas

Inadecuada
distribución de las
rutas

Categorización
de cartera de
clientes, por
parque vehicular
y zona
geográficas

Supervisor de
ventas

01 de
Noviembre
de 2007

07 de Noviembre
de 2007

No
cumplimiento
de las visitas
asignadas

Falta de tiempo
para cubrir toda la
ruta

Asignación de
tiempo para cada
visita

Supervisor de
ventas

12 de
Noviembre
de 2007

16 de Noviembre
de 2007

Bajos niveles
de demanda de
líneas por
cliente

Desconocimiento
del repuesto

Entrega de
catálogos de
repuestos por
parte del
vendedor hacia
el cliente para un
mayor
conocimiento

Encargado de
ventas y/o
supervisor

19 de
Noviembre
de 2007


24 de Noviembre
de 2007

No se alcanza
el nivel de
productividad
de los
vendedores de
campo

Desperdicio de los
recursos


Racionalización
de los recursos
para cada
vendedor

Encargado de
ventas y/o
supervisor de
ventas


26 de
Noviembre
de 2007

01 de Diciembre
de 2007

Insatisfacción
de los clientes

Falta de
conocimiento de
las necesidades de
los clientes

Investigaciones
de mercado para
conocer las
necesidades que
el cliente
demanda


Encargado de
ventas o supervisor
de ventas


03 de
Diciembre
de 2007


15 de Diciembre
de 2007

Agotamiento de
stock de
productos

Aumento de
demanda en
temporada

Programación de
pedidos
realizados en
base a estudios
de mercado,
analizando las
líneas de
producto con
mayor demanda,
frecuencia de
compra,
volúmenes de
ventas, tiempo
de agotamiento
de stock.

Encargado de
ventas y personal
de bodega

01 de
Noviembre
de 2007

30 de Noviembre
de 2007
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9. Seguimiento o monitoreo del plan.

Es importante que después de haber implementado el plan de ventas basado
en el Método Semlow se cuente con seguimientos y monitoreos que permitan
analizar y determinar el cumplimento de los objetivos y metas planteadas a lo
largo del plan.

Esto se lograra a través de la recolección de datos tales como:
a) Ventas diarias
b) Bitácora de visitas
c) Parque vehicular de los clientes
d) Volúmenes de compra
e) Índices de productividad de la fuerza de venta de campo (ventas
planificadas/ ventas efectivas)

El seguimiento o monitoreo del plan será realizado por el jefe de agencia y/o
supervisor de cada empresa, como continuidad de este plan, estos pueden
implementar algunas de las siguientes estrategias:

• Elaborar planes promociónales
• Escalafón de la fuerza de ventas
• Plan de telemarketing
• Plan de fidelización de clientes
• Automatización en hoja de Excel
• Mejoramiento de las herramientas
• Otros.







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10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL METODO SEMLOW
DIAS

ACTIVIDADAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Planificación del plan
Análisis del mercado
Planteamiento de los objetivos
Planteamiento de las políticas
Planteamiento de estrategias
Planteamiento del las metas
Organización del plan de ventas
Distribución de actividades
Determinación de recursos humanos
Determinación de recursos financieros
Determinación de recursos técnicos
Determinación de la fuerza de ventas
Dirección del plan de ventas
Ordenamiento de clientes
Categorización de clientes
Distribución de clientes
Implementación del plan de ventas
Asignación de cartera de clientes
Determinación de frecuencia de visitas
Asignación de meta
Control del plan de ventas
Plan de visitas mensual
Bitácoras de visitas
Revisión de índices de productividad
Feedback del plan de ventas
Planes de contingencia
Seguimiento y monitoreo
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11. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACION DEL PLAN DE VENTAS
BASADO EN EL METODO SEMLOW

El presupuesto es importante para conocer la cantidad de inversión en cada
una de las actividades a desarrollar para la implementación del plan de ventas.

RECURSO

DETALLE

Cantidad
Precio
Unitario

TOTAL

MONTO
Recursos materiales $ 2,334.25
Capacitaciones a los vendedores de
campo
$250.00
Paquetes de tarjetas de presentación 3 $9.00 $ 27.00
Catálogos 300 $1.00 $300.00
Uniformes (camisa de empresas) 3 $ 10.00 $ 30.00
ID 3 $ 5.00 $ 15.00
Teléfono celular (con línea) 3 $ 25.00 $ 75.00
Depreciación de vehiculo 3 $ 100.00 $ 300.00
Combustible para vehículos 3 $ 270.00 $ 810.00
Bolígrafos(cajas) 3 $2.00 $ 6.00
Calculadora 3 $4.00 $12.00
Agendas 3 $6.00 $ 18.00
Catálogos $ 60.00
Promociónales $ 431.25
Herramientas $ 290.21
Pie de rey (mil. / Pulg.) 3 $ 26.00 $78.00
Navajas 3 $ 3.65 $10.95
Cinta métrica (5 m/116 pul) 3 $ 14.00 $ 42.00
Sierra con marco 3 $ 4.15 $ 12.45
Guantes para protección 3 $ 2.27 $ 6.81
Otras herramientas $ 140.00
Recurso humano $825.00
*Vendedores de campo (sueldo mas
comisión)
3 $275.00 $ 825.00
TOTAL $ 3,449.46
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12. RETORNO SOBRE LA INVERSION

Se espera que mediante la implementación del plan de ventas basado en el
método Semlow, los empresarios de las empresas comercializadoras de
repuestos nuevos para vehículos pesados de la ciudad de Santa Ana,
incrementen sus ganancias mejorando la productividad de sus vendedores de
campo. Para todo empresario es importante conocer en cuánto tiempo tendrá el
retorno sobre la inversión realizada.

Para determinar el tiempo de recuperación de la inversión se utilizo la siguiente
fórmula: ROI= (INGRESO/ RETORNO) x PERIODO DE TIEMPO. Para dicha
fórmula se requiere de ciertos datos, como a continuación de detallan:

• Retorno: es la meta establecida para el plan de ventas basado en el
método Semlow. La cantidad es de $45,450 que surge de multiplicar el
consumo mínimo ($75.00) por el número total de unidades de la cartera de
clientes (606 unidades).
• Ingreso: es el costo de venta promedio establecido. En el mercado actual
es el 67%. Para conocer la cantidad del ingreso se multiplica $45,450
(meta) por el 0.67 (67%) y da como resultado $ 30, 451.5
• Período de Tiempo: son los 12 meses del año.

Datos:
Retorno =$45,450
Ingreso (67%) =$30,451.5
Período de tiempo: 12 meses

Sustituyendo Fórmula de Tiempo de Recuperación de la Inversión

ROI = (INGRESO / RETORNO) x PERÍODO DE TIEMPO
ROI =($30,451.5 / $45,450) x 12 =8.04
ROI = 8 MESES CON UN 1 DÍA (Tiempo que se tardara para recuperar su
inversión).