GLOSARIO ARCHIVSTICO Fuente: Acuerdo 027 del 2006 AGN. INSTRUCCIONES Relacione los !actores de la iz"uierda con los de la derec#a No$ DE%INICI&N CONCE'TOS ( Instrumento "ue controla el ingreso a un arc#i)o* siguiendo el orden cronolgico de entrada* de documentos +ro)enientes de de+endencias* instituciones o +ersonas naturales$ %ec#as e,tremas - 'rocedimiento +or medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de corres+ondencia todas las comunicaciones +roducidas o recibidas* registrando datos como nombre de la +ersona ./o entidad remitente o destinataria* nombre o cdigo de la de+endencia com+etente* n0mero de radicacin* nombre del !uncionario res+onsable del tr1mite . tiem+o de res+uesta 2si lo amerita3* entre otros$ 4alor 5dministrati)o 6 Con7unto de o+eraciones de )eri!icacin . control "ue una institucin debe realizar +ara la admisin de los documentos "ue le son remitidos +or una +ersona natural o 7urdica$ 89 Prnc!o de orden or"n#l : 'rocedimiento +or medio del cual las entidades asignan un n0mero consecuti)o a las comunicaciones recibidas o +roducidas* de7ando constancia de la !ec#a . #ora de recibo o de en)o* con el +ro+sito de o!icializar su tr1mite . cum+lir con los t;rminos de )encimiento "ue establezca la le.$ 8< Or"#n$#c%n docu&ent#l 89 Se trata de un +rinci+io !undamental de la teora arc#i)stica +or el cual se establece "ue la dis+osicin !sica de los documentos debe res+etar la secuencia de los tr1mites "ue los +rodu7o$ Es +rioritario +ara la ordenacin de !ondos* series . unidades documentales$ Arc'(o tot#l 88 Se trata de un +rinci+io !undamental de la teora arc#i)stica +or el cual se establece "ue los documentos +roducidos +or una institucin . sus de+endencias no deben mezclarse con los de otras$ 8( Orden#c%n docu&ent#l =8( Documento +roducido o recibido +or una institucin en razn de su ob7eto social$ 88 Prnc!o de !rocedenc# 8< 'roceso arc#i)stico orientado a la clasi!icacin* la ordenacin . la descri+cin de los documentos de una institucin$ )ocu&ento &*on#l 8> Con7unto de o+eraciones t;cnicas . administrati)as cu.a !inalidad es la agru+acin documental relacionada en !orma 7er1r"uica con criterios org1nicos o !uncionales$ ( In)entario Documental 8( %ase del +roceso de organizacin "ue consiste en establecer secuencias dentro de las agru+aciones documentales de!inidas en la !ase de clasi!icacin$ == Ge*t%n docu&ent#l 8? Instrumento de recu+eracin de in!ormacin "ue describe de manera e,acta . +recisa las series o asuntos de un !ondo documental$ - Rece!c%n de docu&ento* =8? Recorrido del documento desde su +roduccin o rece+cin* #asta el cum+limiento de su !uncin administrati)a Cl#*+c#c%n docu&ent#l =8< Re+roduccin de un documento* e,+edida . autorizada +or el !uncionario com+etente . "ue tendr1 el mismo )alor +robatorio del original$ )ocu&ento electr%nco de #rc'(o == Con7unto de acti)idades administrati)as . t;cnicas* tendientes a la +lani!icacin* mane7o . organizacin de la documentacin +roducida . recibida +or las entidades* desde su origen #asta su destino !inal con el ob7eto de !acilitar su utilizacin . conser)acin$ Clasi!icar =9? Registro de in!ormacin +roducida o recibida +or una entidad +0blica o +ri)ada en razn de sus acti)idades o !unciones =9? )ocu&ento de #rc'(o: =( acti)idades tendientes a garantizar "ue los documentos lleguen a su destinatario V#lor t,cnco =- @abor intelectual +or la cual se determinan los )alores +rimarios . secundarios de los documentos con el !in de 68 T!o docu&ent#l establecer su +ermanencia en las di!erentes !ases del ciclo )ital$ =? 5tributo de los documentos +roducidos . recibidos +or una institucin en )irtud de su as+ecto misional$ Or"#n$#c%n de #rc'(o* =9< @ocal es+ecialmente e"ui+ado . adecuado +ara el almacenamiento . la conser)acin de los documentos de arc#i)o$ In(ent#ro docu&ent#l V#lor +*c#l <9 4alor del "ue se deri)an derec#os . obligaciones legales* regulados +or el derec#o com0n . "ue sir)en de testimonio ante la le.$ T#-l# de retenc%n docu&ent#l Prnc!o de orden or"n#l <= Utilidad o a+titud "ue tienen los documentos +ara el Tesoro o Aacienda '0blica$ V#lor cont#-le Re"*tro de n"re*o de docu&ento* <> Utilidad o a+titud de los documentos "ue so+ortan el con7unto de cuentas . de registros de los ingresos* egresos . los mo)imientos econmicos de una entidad +0blica o +ri)ada$ R#dc#c%n de co&unc#cone* o+c#le* <- Cualidad "ue +ara la administracin +osee un documento como testimonio de sus +rocedimientos . acti)idades$ Documento Bisional <? Unidad de an1lisis en los +rocesos de identi!icacin . caracterizacin documental$ 'uede ser sim+le* cuando est1 constituida +or un solo ti+o documental* o com+le7a* cuando la constitu.en )arios* !ormando un e,+ediente$ Sere docu&ent#l <: Unidad t;cnicoCo+erati)a de una institucin$ Documento acti)o >9 Con7unto de unidades documentales de estructura . contenido #omog;neos* emanadas de un mismo rgano o su7eto +roductor como consecuencia del e7ercicio de sus !unciones es+ec!icas$ E7em+los #istorias laborales* contratos* actas e in!ormes* entre otro Registro de Comunicaciones o!iciales$ =9: Registro de la in!ormacin generada* recibida* almacenada* . comunicada +or medios electrnicos* "ue +ermanece en estos medios durante su ciclo )italD es +roducida +or una +ersona o entidad en razn de sus acti)idades . debe ser tratada con!orme a los +rinci+ios . +rocesos arc#i)sticos Ciclo 4ital del Documento >> 5cti)idad resultante de la dis+osicin !inal seEalada en las tablas de retencin o de )aloracin documental +ara a"uellos documentos "ue #an +erdido sus )alores +rimarios . secundarios* sin +er7uicio de conser)ar su in!ormacin en otros so+ortes$ 5rc#i)os de Gestin >? %ec#as "ue indican los momentos de inicio . de conclusin de un e,+ediente* inde+endientemente de las !ec#as de los documentos a+ortados como antecedente o +rueba$ %ec#a m1s antigua . m1s reciente de un con7unto de documentos$ Re"*tro de co&unc#cone* o+c#le*: )e*cr!c%n docu&ent#l: (9 @istado de series* con sus corres+ondientes ti+os documentales* a las cuales se asigna el tiem+o de +ermanencia en cada eta+a del ciclo )ital de los documentos$ Comunicaciones o!iciales -= Unidad administrati)a "ue coordina . controla el !uncionamiento de los arc#i)os de gestin . re0ne los documentos trans!eridos +or los mismos una )ez !inalizado su tr1mite . cuando su consulta es constante$ 5rc#i)o Central -< 5rc#i)o de la o!icina +roductora "ue re0ne su documentacin en tr1mite* sometida a continua utilizacin . consulta administrati)a$ Arc'(o electr%nco -> 5rc#i)o integrado +or !ondos documentales +rocedentes de organismos del orden de+artamental . +or a"uellos "ue recibe en custodia$ .nd#d #d&n*tr#t(# Arc'(o centr#l: -6 Con7unto de documentos electrnicos +roducidos . tratados con!orme a los +rinci+ios . +rocesos arc#i)sticos )e*cr!c%n docu&ent#l: ?= 5"uel "ue +or su )alor +ara la #istoria* la in)estigacin* la ciencia o la cultura es de inter;s +0blico . declarado como tal +or el legislador$ Co&unc#cone* o+c#le* ?> Con7unto de documentos +ertenecientes a entidades o!iciales . a"uellos "ue se deri)an de la +restacin de un ser)icio +0blico +or entidades +ri)adas$ Documento original ?( Conce+to "ue #ace re!erencia al +roceso integral de los documentos en su ciclo )ital$ )ocu&ento e*enc#l ?? : Eta+as sucesi)as +or las "ue atra)iesan los documentos desde su +roduccin o rece+cin* #asta su dis+osicin !inal$ Documento de a+o.o 68 Unidad documental sim+le originada en una acti)idad administrati)a* con diagramacin* !ormato . contenido distinti)os "ue sir)en como elementos +ara clasi!icarla* describirla . asignarle categora di+lom1tica )ocu&ento electr%nco de #rc'(o: 6= Generacin de documentos #ec#a +or las instituciones en cum+limiento de sus !unciones )ocu&ento +#clt#t(o 88 %ase del +roceso de organizacin documental* en la cual se identi!ican . establecen agru+aciones documentales de acuerdo con la estructura org1nicoC!uncional de la entidad +roductora 2!ondo* seccin* series ./o asuntos3$ Ordenacin Documental 89 5"uel con )alores +rimarios cu.o uso es !recuente 90 Comunicaciones recibidas o +roducidas en desarrollo de las !unciones asignadas legalmente a una entidad* inde+endientemente del medio utilizado$ En el +roceso de organizacin de !ondos acumulados es +ertinente el uso del t;rmino Fcorres+ondenciaG* #asta el momento en "ue se ado+t la de!inicin de Fcomunicaciones o!icialesG seEalada en el 5cuerdo -9 de =998* e,+edido +or el 5rc#i)o General de la Nacin T!o docu&ent#l 91 Con7unto de medidas +re)enti)as o correcti)as ado+tadas +ara asegurar la integridad !sica . !uncional de los documentos de arc#i)o .nd#d docu&ent#l 93 5cceso a un documento o a un gru+o de documentos con el !in de conocer la in!ormacin "ue contienen )*tr-uc%n de docu&ento* 94 Guarda o tenencia de documentos +or +arte de una institucin o una +ersona* "ue im+lica res+onsabilidad 7urdica en la administracin . conser)acin de los mismos* cual"uiera "ue sea su titularidad Consulta de Documentos 95 @ocal es+ecialmente e"ui+ado . adecuado +ara el almacenamiento . la conser)acin de los documentos de arc#i)o$ Ciclo Vital del Documento 96 Documento generado +or la misma o!icina o +or otras o!icinas o instituciones* "ue no #ace +arte de sus series documentales +ero es de utilidad +ara el cum+limiento de sus !unciones$ )ocu&ento de #!o/o 99 Registro de in!ormacin +roducida o recibida +or una entidad +0blica o +ri)ada en razn de sus acti)idades o !unciones$ Co!# de *e"urd#d 100 Documento necesario +ara el !uncionamiento de un organismo . "ue* +or su contenido in!ormati)o . testimonial* garantiza el conocimiento de las !unciones . acti)idades del mismo* aun des+u;s de su desa+aricin* +or lo cual +osibilita la reconstruccin de la #istoria institucional$ Valor Jurdico o legal 101 Registro de la in!ormacin generada* recibida* almacenada* . comunicada +or medios electrnicos* "ue +ermanece en estos medios durante su ciclo )italD es +roducida +or una +ersona o entidad en razn de sus acti)idades . debe ser tratada con!orme a los +rinci+ios . +rocesos arc#i)sticos$ Con*er(#c%n de docu&ento* 103 Documento "ue #a de7ado de em+learse al concluir sus )alores +rimarios 5rc#i)o de gestin 104 %uente +rimaria de in!ormacin con todos los rasgos . caractersticas "ue +ermiten garantizar su autenticidad e integridad$ Trmite de Documentos 105 Re+roduccin de un documento* e,+edida . autorizada +or el !uncionario com+etente . "ue tendr1 el mismo )alor +robatorio del original$ Co!ia autenticada 106 Co+ia de un documento realizada +ara conser)ar la in!ormacin contenida en el original en caso de +;rdida o 5rc#i)o +ri)ado de inter;s +0blico destruccin del mismo$ 10" Documento +roducido o recibido +or una institucin en razn de su ob7eto social$ Registro de ingreso de documentos 108 Documento de uso ocasional con )alores +rimarios 109 Recorrido del documento desde su +roduccin o rece+cin* #asta el cum+limiento de su !uncin administrati)a Co+ia de seguridad 889 Con7unto de instituciones arc#i)sticas articuladas entre s "ue +osibilitan la #omogenizacin . la normalizacin de los +rocesos arc#i)sticos Arc'(o '*t%rco 888 Identi!icacin con)encional "ue seEala la ubicacin de una unidad de conser)acin en el de+sito . mobiliario de un arc#i)o$ V#lor#c%n docu&ent#l 88= Dis+osicin !inal seEalada en las tablas de retencin o de )aloracin documental . realizada en el arc#i)o central con el !in de escoger una muestra de documentos de car1cter re+resentati)o +ara su conser)acin +ermanente$ Hsanse tambi;n Fde+uracinG . Fe,+urgoG$ )!lo&0tc# docu&ent#l 88> Instrumento "ue controla el ingreso a un arc#i)o* siguiendo el orden cronolgico de entrada* de documentos +ro)enientes de de+endencias* instituciones o +ersonas naturales$ Ordenacin 88( 'rocedimiento +or medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de corres+ondencia todas las comunicaciones +roducidas o recibidas* registrando datos como nombre de la +ersona ./o entidad remitente o destinataria* nombre o cdigo de la de+endencia com+etente* n0mero de radicacin* nombre del !uncionario res+onsable del tr1mite . tiem+o de res+uesta 2si lo amerita3* entre otros$ )ocu&ento *e&#ct(o 88? Con7unto de o+eraciones de )eri!icacin . control "ue una institucin debe realizar +ara la admisin de los documentos "ue le son remitidos +or una +ersona natural o 7urdica$ Rece!c%n de docu&ento* 886 'rocedimiento +or medio del cual las entidades asignan un n0mero consecuti)o a las comunicaciones recibidas o +roducidas* de7ando constancia de la !ec#a . #ora de recibo o de en)o* con el +ro+sito de o!icializar su tr1mite . cum+lir con los t;rminos de )encimiento "ue establezca la le.$ Descri+cin 88: Se trata de un +rinci+io !undamental de la teora arc#i)stica +or el cual se establece "ue la dis+osicin !sica de los documentos debe res+etar la secuencia de los tr1mites "ue los +rodu7o$ Es +rioritario +ara la ordenacin de !ondos* series . unidades documentales$ V#lor +*c#l 8=9 Se trata de un +rinci+io !undamental de la teora arc#i)stica +or el cual se establece "ue los documentos +roducidos +or una institucin . sus de+endencias no deben mezclarse con los de otras$ 'rinci+io de +rocedencia 8== 'roceso arc#i)stico orientado a la clasi!icacin* la ordenacin . la descri+cin de los documentos de una institucin$ Or"#n$#c%n docu&ent#l 8=< Con7unto de o+eraciones t;cnicas . administrati)as cu.a !inalidad es la agru+acin documental relacionada en !orma 7er1r"uica con criterios org1nicos o !uncionales$ Organizacin de 5rc#i)os 8=> %ase del +roceso de organizacin "ue consiste en establecer secuencias dentro de las agru+aciones documentales de!inidas en la !ase de clasi!icacin$ 8=- Instrumento de recu+eracin de in!ormacin "ue describe de manera e,acta . +recisa las series o asuntos de un !ondo documental$ V#lor cultur#l 8<8 Con7unto de acti)idades administrati)as . t;cnicas* tendientes a la +lani!icacin* mane7o . organizacin de la documentacin +roducida . recibida +or las entidades* desde su origen #asta su destino !inal con el ob7eto de !acilitar su utilizacin . conser)acin$ 4alor Contable 8<= 5cti)idades relacionadas con la totalidad del "ue#acer arc#i)stico "ue com+renden desde la elaboracin del documento #asta su eliminacin o conser)acin Unidad Documental +ermanente$ 8<> acti)idades tendientes a garantizar "ue los documentos lleguen a su destinatario Func%n #rc'(1*tc# 86: Unidad documental sim+le originada en una acti)idad administrati)a* con diagramacin* !ormato . contenido distinti)os "ue sir)en como elementos +ara clasi!icarla* describirla . asignarle categora di+lom1tica Ge*t%n docu&ent#l 8<- 5tributo de los documentos +roducidos . recibidos +or una institucin en )irtud de su as+ecto misional$ Clasi!icacin 8<: 4alor del "ue se deri)an derec#os . obligaciones legales* regulados +or el derec#o com0n . "ue sir)en de testimonio ante la le.$ Producc%n docu&ent#l: 8>8 Utilidad o a+titud "ue tienen los documentos +ara el Tesoro o Aacienda '0blica$ V#lor administrati)o 8>= Cualidad del documento "ue* +or su contenido* testimonia* entre otras cosas* #ec#os* )i)encias* tradiciones* costumbres* #1bitos* )alores* modos de )ida o desarrollos econmicos* sociales* +olticos* religiosos o est;ticos +ro+ios de una comunidad . 0tiles +ara el conocimiento de su identidad$ 'roduccin Documental 8>< Utilidad o a+titud de los documentos "ue so+ortan el con7unto de cuentas . de registros de los ingresos* egresos . los mo)imientos econmicos de una entidad +0blica o +ri)ada$ Prnc!o de !rocedenc# 8>( Cualidad "ue +ara la administracin +osee un documento como testimonio de sus +rocedimientos . acti)idades$ Cert+c#c%n de docu&ento* 8>- Unidad de an1lisis en los +rocesos de identi!icacin . caracterizacin documental$ 'uede ser sim+le* cuando est1 constituida +or un solo ti+o documental* o com+le7a* cuando la constitu.en )arios* !ormando un e,+ediente$ V#lor t,cnco 8>6 Unidad t;cnicoCo+erati)a de una institucin$ Ordenacin 8(= %ase del +roceso de organizacin documental "ue consiste en el an1lisis de los documentos de arc#i)o . de sus agru+aciones* . cu.o resultado son los instrumentos de descri+cin . de consulta$ Documento original 8(( Disci+lina "ue estudia las caractersticas internas . e,ternas de los documentos con!orme a las reglas !ormales "ue rigen su elaboracin* con el ob7eto de e)idenciar la e)olucin de los ti+os documentales . determinar su )alor como !uentes +ara la #istoria$ Arc'(o electr%nco: 8(- %ec#as "ue indican los momentos de inicio . de conclusin de un e,+ediente* inde+endientemente de las !ec#as de los documentos a+ortados como antecedente o +rueba$ %ec#a m1s antigua . m1s reciente de un con7unto de documentos$ Normalizacin arc#i)stica 8(: @istado de series* con sus corres+ondientes ti+os documentales* a las cuales se asigna el tiem+o de +ermanencia en cada eta+a del ciclo )ital de los documentos$ 5rc#i)o del orden de+artamental =98 5cceso a un documento o a un gru+o de documentos con el !in de conocer la in!ormacin "ue contienen Tabla de retencin documental 8?9 Unidad administrati)a "ue coordina . controla el !uncionamiento de los arc#i)os de gestin . re0ne los documentos trans!eridos +or los mismos una )ez !inalizado su tr1mite . cuando su consulta es constante$ Unidad 5dministrati)a 8?8 5rc#i)o de la o!icina +roductora "ue re0ne su documentacin en tr1mite* sometida a continua utilizacin . consulta administrati)a$ Documento de arc#i)o 8?> 5rc#i)o integrado +or !ondos documentales +rocedentes de los organismos del orden munici+al . +or a"uellos "ue recibe en custodia$ De+sito de 5rc#i)o 8?- Con7unto de documentos electrnicos +roducidos . tratados con!orme a los +rinci+ios . +rocesos arc#i)sticos Documento inacti)o 868 5ccin de constatar la +resencia de determinados documentos o datos en los arc#i)os Clasi!icacin Documental 86= Con7unto de documentos +ertenecientes a entidades o!iciales . a"uellos "ue se deri)an de la +restacin de un ser)icio +0blico +or entidades +ri)adas$ 5rc#i)o Total 86< Conce+to "ue #ace re!erencia al +roceso integral de los documentos en su ciclo )ital$ %ec#as e,tremas 86( Eta+as sucesi)as +or las "ue atra)iesan los documentos Co+ia autenticada desde su +roduccin o rece+cin* #asta su dis+osicin !inal$ 86- Gru+o asesor de la alta Direccin* res+onsable de cum+lir . #acer cum+lir las +olticas arc#i)sticas* de!inir los +rogramas de gestin de documentos . #acer recomendaciones en cuanto a los +rocesos administrati)os . t;cnicos de los arc#i)os$ Descri+cin 8:9 Generacin de documentos #ec#a +or las instituciones en cum+limiento de sus !unciones Conser)acin de documentos 196 %ase del +roceso de organizacin documental* en la cual se identi!ican . establecen agru+aciones documentales de acuerdo con la estructura org1nicoC!uncional de la entidad +roductora 2!ondo* seccin* series ./o asuntos3$ Consulta de documentos 19" 5"uel con )alores +rimarios cu.o uso es !recuente )ocu&ento #ct(o: 198 Comunicaciones recibidas o +roducidas en desarrollo de las !unciones asignadas legalmente a una entidad* inde+endientemente del medio utilizado$ En el +roceso de organizacin de !ondos acumulados es +ertinente el uso del t;rmino Fcorres+ondenciaG* #asta el momento en "ue se ado+t la de!inicin de Fcomunicaciones o!icialesG seEalada en el 5cuerdo -9 de =998* e,+edido +or el 5rc#i)o General de la Nacin #rc$i%o Central 199 Con7unto de medidas +re)enti)as o correcti)as ado+tadas +ara asegurar la integridad !sica . !uncional de los documentos de arc#i)o Clasi&icacin '04 Documento generado +or la misma o!icina o +or otras o!icinas o instituciones* "ue no #ace +arte de sus series documentales +ero es de utilidad +ara el cum+limiento de sus !unciones$ Ordenacin '05 Documento +roducido en cum+limiento de !unciones id;nticas o comunes en todas las entidades Comit( de #rc$i%o '14 Co+ia de un documento realizada +ara conser)ar la in!ormacin contenida en el original en caso de +;rdida o destruccin del mismo$ Radicacin de comunicaciones o!iciales