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Elabor Esmeralda Quintero Rodrguez

Instructora Gestin Documental


GLOSARIO ARCHIVSTICO
Fuente: Acuerdo 027 del 2006 AGN.
INSTRUCCIONES Relacione los !actores de la iz"uierda con los de la derec#a
No$ DE%INICI&N CONCE'TOS
( Instrumento "ue controla el ingreso a un arc#i)o*
siguiendo el orden cronolgico de entrada* de
documentos +ro)enientes de de+endencias* instituciones
o +ersonas naturales$
%ec#as e,tremas
- 'rocedimiento +or medio del cual las entidades ingresan
en sus sistemas manuales o automatizados de
corres+ondencia todas las comunicaciones +roducidas o
recibidas* registrando datos como nombre de la +ersona
./o entidad remitente o destinataria* nombre o cdigo de
la de+endencia com+etente* n0mero de radicacin*
nombre del !uncionario res+onsable del tr1mite . tiem+o
de res+uesta 2si lo amerita3* entre otros$
4alor 5dministrati)o
6 Con7unto de o+eraciones de )eri!icacin . control "ue una
institucin debe realizar +ara la admisin de los
documentos "ue le son remitidos +or una +ersona natural
o 7urdica$
89
Prnc!o de orden
or"n#l
: 'rocedimiento +or medio del cual las entidades asignan
un n0mero consecuti)o a las comunicaciones recibidas o
+roducidas* de7ando constancia de la !ec#a . #ora de
recibo o de en)o* con el +ro+sito de o!icializar su tr1mite
. cum+lir con los t;rminos de )encimiento "ue establezca
la le.$
8<
Or"#n$#c%n
docu&ent#l
89 Se trata de un +rinci+io !undamental de la teora
arc#i)stica +or el cual se establece "ue la dis+osicin
!sica de los documentos debe res+etar la secuencia de
los tr1mites "ue los +rodu7o$ Es +rioritario +ara la
ordenacin de !ondos* series . unidades documentales$
Arc'(o tot#l
88 Se trata de un +rinci+io !undamental de la teora
arc#i)stica +or el cual se establece "ue los documentos
+roducidos +or una institucin . sus de+endencias no
deben mezclarse con los de otras$
8( Orden#c%n
docu&ent#l
=8( Documento +roducido o recibido +or una institucin en
razn de su ob7eto social$
88 Prnc!o de
!rocedenc#
8< 'roceso arc#i)stico orientado a la clasi!icacin* la
ordenacin . la descri+cin de los documentos de una
institucin$
)ocu&ento &*on#l
8> Con7unto de o+eraciones t;cnicas . administrati)as cu.a
!inalidad es la agru+acin documental relacionada en
!orma 7er1r"uica con criterios org1nicos o !uncionales$
(
In)entario Documental
8( %ase del +roceso de organizacin "ue consiste en
establecer secuencias dentro de las agru+aciones
documentales de!inidas en la !ase de clasi!icacin$
==
Ge*t%n docu&ent#l
8? Instrumento de recu+eracin de in!ormacin "ue describe
de manera e,acta . +recisa las series o asuntos de un
!ondo documental$
-
Rece!c%n de
docu&ento*
=8? Recorrido del documento desde su +roduccin o
rece+cin* #asta el cum+limiento de su !uncin
administrati)a
Cl#*+c#c%n
docu&ent#l
=8< Re+roduccin de un documento* e,+edida . autorizada
+or el !uncionario com+etente . "ue tendr1 el mismo )alor
+robatorio del original$
)ocu&ento
electr%nco de
#rc'(o
== Con7unto de acti)idades administrati)as . t;cnicas*
tendientes a la +lani!icacin* mane7o . organizacin de la
documentacin +roducida . recibida +or las entidades*
desde su origen #asta su destino !inal con el ob7eto de
!acilitar su utilizacin . conser)acin$
Clasi!icar
=9? Registro de in!ormacin +roducida o recibida +or una
entidad +0blica o +ri)ada en razn de sus acti)idades o
!unciones
=9?
)ocu&ento de
#rc'(o:
=( acti)idades tendientes a garantizar "ue los documentos
lleguen a su destinatario
V#lor t,cnco
=- @abor intelectual +or la cual se determinan los )alores
+rimarios . secundarios de los documentos con el !in de
68 T!o docu&ent#l
establecer su +ermanencia en las di!erentes !ases del
ciclo )ital$
=? 5tributo de los documentos +roducidos . recibidos +or
una institucin en )irtud de su as+ecto misional$
Or"#n$#c%n de
#rc'(o*
=9< @ocal es+ecialmente e"ui+ado . adecuado +ara el
almacenamiento . la conser)acin de los documentos
de arc#i)o$
In(ent#ro
docu&ent#l
V#lor +*c#l
<9 4alor del "ue se deri)an derec#os . obligaciones
legales* regulados +or el derec#o com0n . "ue sir)en
de testimonio ante la le.$
T#-l# de retenc%n
docu&ent#l
Prnc!o de orden
or"n#l
<= Utilidad o a+titud "ue tienen los documentos +ara el
Tesoro o Aacienda '0blica$
V#lor cont#-le
Re"*tro de n"re*o
de docu&ento*
<> Utilidad o a+titud de los documentos "ue so+ortan el
con7unto de cuentas . de registros de los ingresos*
egresos . los mo)imientos econmicos de una entidad
+0blica o +ri)ada$
R#dc#c%n de
co&unc#cone*
o+c#le*
<- Cualidad "ue +ara la administracin +osee un
documento como testimonio de sus +rocedimientos .
acti)idades$
Documento Bisional
<? Unidad de an1lisis en los +rocesos de identi!icacin .
caracterizacin documental$ 'uede ser sim+le* cuando
est1 constituida +or un solo ti+o documental* o
com+le7a* cuando la constitu.en )arios* !ormando un
e,+ediente$
Sere docu&ent#l
<: Unidad t;cnicoCo+erati)a de una institucin$ Documento acti)o
>9 Con7unto de unidades documentales de estructura .
contenido #omog;neos* emanadas de un mismo rgano
o su7eto +roductor como consecuencia del e7ercicio de
sus !unciones es+ec!icas$ E7em+los #istorias laborales*
contratos* actas e in!ormes* entre otro
Registro de
Comunicaciones
o!iciales$
=9: Registro de la in!ormacin generada* recibida*
almacenada* . comunicada +or medios electrnicos*
"ue +ermanece en estos medios durante su ciclo )italD
es +roducida +or una +ersona o entidad en razn de sus
acti)idades . debe ser tratada con!orme a los +rinci+ios
. +rocesos arc#i)sticos
Ciclo 4ital del
Documento
>> 5cti)idad resultante de la dis+osicin !inal seEalada en
las tablas de retencin o de )aloracin documental +ara
a"uellos documentos "ue #an +erdido sus )alores
+rimarios . secundarios* sin +er7uicio de conser)ar su
in!ormacin en otros so+ortes$
5rc#i)os de Gestin
>? %ec#as "ue indican los momentos de inicio . de
conclusin de un e,+ediente* inde+endientemente de
las !ec#as de los documentos a+ortados como
antecedente o +rueba$ %ec#a m1s antigua . m1s
reciente de un con7unto de documentos$
Re"*tro de
co&unc#cone*
o+c#le*:
)e*cr!c%n
docu&ent#l:
(9 @istado de series* con sus corres+ondientes ti+os
documentales* a las cuales se asigna el tiem+o de
+ermanencia en cada eta+a del ciclo )ital de los
documentos$
Comunicaciones
o!iciales
-= Unidad administrati)a "ue coordina . controla el
!uncionamiento de los arc#i)os de gestin . re0ne los
documentos trans!eridos +or los mismos una )ez !inalizado
su tr1mite . cuando su consulta es constante$
5rc#i)o Central
-< 5rc#i)o de la o!icina +roductora "ue re0ne su
documentacin en tr1mite* sometida a continua utilizacin .
consulta administrati)a$
Arc'(o electr%nco
-> 5rc#i)o integrado +or !ondos documentales +rocedentes de
organismos del orden de+artamental . +or a"uellos "ue
recibe en custodia$
.nd#d
#d&n*tr#t(#
Arc'(o centr#l:
-6 Con7unto de documentos electrnicos +roducidos . tratados
con!orme a los +rinci+ios . +rocesos arc#i)sticos
)e*cr!c%n
docu&ent#l:
?= 5"uel "ue +or su )alor +ara la #istoria* la in)estigacin* la
ciencia o la cultura es de inter;s +0blico . declarado como
tal +or el legislador$
Co&unc#cone*
o+c#le*
?> Con7unto de documentos +ertenecientes a entidades
o!iciales . a"uellos "ue se deri)an de la +restacin de un
ser)icio +0blico +or entidades +ri)adas$
Documento original
?( Conce+to "ue #ace re!erencia al +roceso integral de los
documentos en su ciclo )ital$
)ocu&ento e*enc#l
?? : Eta+as sucesi)as +or las "ue atra)iesan los documentos
desde su +roduccin o rece+cin* #asta su dis+osicin !inal$
Documento de a+o.o
68 Unidad documental sim+le originada en una acti)idad
administrati)a* con diagramacin* !ormato . contenido
distinti)os "ue sir)en como elementos +ara clasi!icarla*
describirla . asignarle categora di+lom1tica
)ocu&ento
electr%nco de
#rc'(o:
6= Generacin de documentos #ec#a +or las instituciones en
cum+limiento de sus !unciones
)ocu&ento
+#clt#t(o
88
%ase del +roceso de organizacin documental* en la cual
se identi!ican . establecen agru+aciones documentales de
acuerdo con la estructura org1nicoC!uncional de la entidad
+roductora 2!ondo* seccin* series ./o asuntos3$
Ordenacin
Documental
89
5"uel con )alores +rimarios cu.o uso es !recuente
90
Comunicaciones recibidas o +roducidas en desarrollo de
las !unciones asignadas legalmente a una entidad*
inde+endientemente del medio utilizado$ En el +roceso de
organizacin de !ondos acumulados es +ertinente el uso
del t;rmino Fcorres+ondenciaG* #asta el momento en "ue
se ado+t la de!inicin de Fcomunicaciones o!icialesG
seEalada en el 5cuerdo -9 de =998* e,+edido +or el
5rc#i)o General de la Nacin
T!o docu&ent#l
91
Con7unto de medidas +re)enti)as o correcti)as ado+tadas
+ara asegurar la integridad !sica . !uncional de los
documentos de arc#i)o
.nd#d docu&ent#l
93
5cceso a un documento o a un gru+o de documentos con
el !in de conocer la in!ormacin "ue contienen
)*tr-uc%n de
docu&ento*
94
Guarda o tenencia de documentos +or +arte de una
institucin o una +ersona* "ue im+lica res+onsabilidad
7urdica en la administracin . conser)acin de los mismos*
cual"uiera "ue sea su titularidad
Consulta de
Documentos
95
@ocal es+ecialmente e"ui+ado . adecuado +ara el
almacenamiento . la conser)acin de los documentos de
arc#i)o$
Ciclo Vital del
Documento
96
Documento generado +or la misma o!icina o +or otras
o!icinas o instituciones* "ue no #ace +arte de sus series
documentales +ero es de utilidad +ara el cum+limiento de
sus !unciones$
)ocu&ento de
#!o/o
99
Registro de in!ormacin +roducida o recibida +or una
entidad +0blica o +ri)ada en razn de sus acti)idades o
!unciones$
Co!# de *e"urd#d
100
Documento necesario +ara el !uncionamiento de un
organismo . "ue* +or su contenido in!ormati)o .
testimonial* garantiza el conocimiento de las !unciones .
acti)idades del mismo* aun des+u;s de su desa+aricin*
+or lo cual +osibilita la reconstruccin de la #istoria
institucional$
Valor Jurdico o
legal
101
Registro de la in!ormacin generada* recibida*
almacenada* . comunicada +or medios electrnicos* "ue
+ermanece en estos medios durante su ciclo )italD es
+roducida +or una +ersona o entidad en razn de sus
acti)idades . debe ser tratada con!orme a los +rinci+ios .
+rocesos arc#i)sticos$
Con*er(#c%n de
docu&ento*
103
Documento "ue #a de7ado de em+learse al concluir sus
)alores +rimarios
5rc#i)o de gestin
104
%uente +rimaria de in!ormacin con todos los rasgos .
caractersticas "ue +ermiten garantizar su autenticidad e
integridad$
Trmite de
Documentos
105
Re+roduccin de un documento* e,+edida . autorizada +or
el !uncionario com+etente . "ue tendr1 el mismo )alor
+robatorio del original$
Co!ia autenticada
106
Co+ia de un documento realizada +ara conser)ar la
in!ormacin contenida en el original en caso de +;rdida o
5rc#i)o +ri)ado de
inter;s +0blico
destruccin del mismo$
10"
Documento +roducido o recibido +or una institucin en
razn de su ob7eto social$
Registro de ingreso
de documentos
108
Documento de uso ocasional con )alores +rimarios
109
Recorrido del documento desde su +roduccin o
rece+cin* #asta el cum+limiento de su !uncin
administrati)a
Co+ia de seguridad
889 Con7unto de instituciones arc#i)sticas articuladas entre s
"ue +osibilitan la #omogenizacin . la normalizacin de
los +rocesos arc#i)sticos
Arc'(o '*t%rco
888 Identi!icacin con)encional "ue seEala la ubicacin de
una unidad de conser)acin en el de+sito . mobiliario de
un arc#i)o$
V#lor#c%n
docu&ent#l
88= Dis+osicin !inal seEalada en las tablas de retencin o de
)aloracin documental . realizada en el arc#i)o central
con el !in de escoger una muestra de documentos de
car1cter re+resentati)o +ara su conser)acin +ermanente$
Hsanse tambi;n Fde+uracinG . Fe,+urgoG$
)!lo&0tc#
docu&ent#l
88> Instrumento "ue controla el ingreso a un arc#i)o*
siguiendo el orden cronolgico de entrada* de
documentos +ro)enientes de de+endencias* instituciones
o +ersonas naturales$
Ordenacin
88( 'rocedimiento +or medio del cual las entidades ingresan
en sus sistemas manuales o automatizados de
corres+ondencia todas las comunicaciones +roducidas o
recibidas* registrando datos como nombre de la +ersona
./o entidad remitente o destinataria* nombre o cdigo de
la de+endencia com+etente* n0mero de radicacin*
nombre del !uncionario res+onsable del tr1mite . tiem+o
de res+uesta 2si lo amerita3* entre otros$
)ocu&ento
*e&#ct(o
88? Con7unto de o+eraciones de )eri!icacin . control "ue una
institucin debe realizar +ara la admisin de los
documentos "ue le son remitidos +or una +ersona natural
o 7urdica$
Rece!c%n de
docu&ento*
886 'rocedimiento +or medio del cual las entidades asignan
un n0mero consecuti)o a las comunicaciones recibidas o
+roducidas* de7ando constancia de la !ec#a . #ora de
recibo o de en)o* con el +ro+sito de o!icializar su tr1mite
. cum+lir con los t;rminos de )encimiento "ue establezca
la le.$
Descri+cin
88: Se trata de un +rinci+io !undamental de la teora
arc#i)stica +or el cual se establece "ue la dis+osicin
!sica de los documentos debe res+etar la secuencia de
los tr1mites "ue los +rodu7o$ Es +rioritario +ara la
ordenacin de !ondos* series . unidades documentales$
V#lor +*c#l
8=9 Se trata de un +rinci+io !undamental de la teora
arc#i)stica +or el cual se establece "ue los documentos
+roducidos +or una institucin . sus de+endencias no
deben mezclarse con los de otras$
'rinci+io de
+rocedencia
8== 'roceso arc#i)stico orientado a la clasi!icacin* la
ordenacin . la descri+cin de los documentos de una
institucin$
Or"#n$#c%n
docu&ent#l
8=< Con7unto de o+eraciones t;cnicas . administrati)as cu.a
!inalidad es la agru+acin documental relacionada en
!orma 7er1r"uica con criterios org1nicos o !uncionales$
Organizacin de
5rc#i)os
8=> %ase del +roceso de organizacin "ue consiste en
establecer secuencias dentro de las agru+aciones
documentales de!inidas en la !ase de clasi!icacin$
8=- Instrumento de recu+eracin de in!ormacin "ue describe
de manera e,acta . +recisa las series o asuntos de un
!ondo documental$
V#lor cultur#l
8<8 Con7unto de acti)idades administrati)as . t;cnicas*
tendientes a la +lani!icacin* mane7o . organizacin de la
documentacin +roducida . recibida +or las entidades*
desde su origen #asta su destino !inal con el ob7eto de
!acilitar su utilizacin . conser)acin$
4alor Contable
8<= 5cti)idades relacionadas con la totalidad del "ue#acer
arc#i)stico "ue com+renden desde la elaboracin del
documento #asta su eliminacin o conser)acin
Unidad Documental
+ermanente$
8<> acti)idades tendientes a garantizar "ue los documentos
lleguen a su destinatario
Func%n #rc'(1*tc#
86: Unidad documental sim+le originada en una acti)idad
administrati)a* con diagramacin* !ormato . contenido
distinti)os "ue sir)en como elementos +ara clasi!icarla*
describirla . asignarle categora di+lom1tica
Ge*t%n docu&ent#l
8<- 5tributo de los documentos +roducidos . recibidos +or una
institucin en )irtud de su as+ecto misional$
Clasi!icacin
8<: 4alor del "ue se deri)an derec#os . obligaciones legales*
regulados +or el derec#o com0n . "ue sir)en de testimonio
ante la le.$
Producc%n
docu&ent#l:
8>8 Utilidad o a+titud "ue tienen los documentos +ara el Tesoro
o Aacienda '0blica$
V#lor administrati)o
8>= Cualidad del documento "ue* +or su contenido* testimonia*
entre otras cosas* #ec#os* )i)encias* tradiciones*
costumbres* #1bitos* )alores* modos de )ida o desarrollos
econmicos* sociales* +olticos* religiosos o est;ticos
+ro+ios de una comunidad . 0tiles +ara el conocimiento de
su identidad$
'roduccin
Documental
8>< Utilidad o a+titud de los documentos "ue so+ortan el
con7unto de cuentas . de registros de los ingresos* egresos
. los mo)imientos econmicos de una entidad +0blica o
+ri)ada$
Prnc!o de
!rocedenc#
8>( Cualidad "ue +ara la administracin +osee un documento
como testimonio de sus +rocedimientos . acti)idades$
Cert+c#c%n de
docu&ento*
8>- Unidad de an1lisis en los +rocesos de identi!icacin .
caracterizacin documental$ 'uede ser sim+le* cuando est1
constituida +or un solo ti+o documental* o com+le7a* cuando
la constitu.en )arios* !ormando un e,+ediente$
V#lor t,cnco
8>6 Unidad t;cnicoCo+erati)a de una institucin$ Ordenacin
8(= %ase del +roceso de organizacin documental "ue consiste
en el an1lisis de los documentos de arc#i)o . de sus
agru+aciones* . cu.o resultado son los instrumentos de
descri+cin . de consulta$
Documento original
8(( Disci+lina "ue estudia las caractersticas internas .
e,ternas de los documentos con!orme a las reglas !ormales
"ue rigen su elaboracin* con el ob7eto de e)idenciar la
e)olucin de los ti+os documentales . determinar su )alor
como !uentes +ara la #istoria$
Arc'(o electr%nco:
8(- %ec#as "ue indican los momentos de inicio . de conclusin
de un e,+ediente* inde+endientemente de las !ec#as de los
documentos a+ortados como antecedente o +rueba$ %ec#a
m1s antigua . m1s reciente de un con7unto de documentos$
Normalizacin
arc#i)stica
8(: @istado de series* con sus corres+ondientes ti+os
documentales* a las cuales se asigna el tiem+o de
+ermanencia en cada eta+a del ciclo )ital de los
documentos$
5rc#i)o del orden
de+artamental
=98 5cceso a un documento o a un gru+o de documentos con
el !in de conocer la in!ormacin "ue contienen
Tabla de retencin
documental
8?9 Unidad administrati)a "ue coordina . controla el
!uncionamiento de los arc#i)os de gestin . re0ne los
documentos trans!eridos +or los mismos una )ez !inalizado
su tr1mite . cuando su consulta es constante$
Unidad 5dministrati)a
8?8 5rc#i)o de la o!icina +roductora "ue re0ne su documentacin
en tr1mite* sometida a continua utilizacin . consulta
administrati)a$
Documento de
arc#i)o
8?> 5rc#i)o integrado +or !ondos documentales +rocedentes de
los organismos del orden munici+al . +or a"uellos "ue recibe
en custodia$
De+sito de 5rc#i)o
8?- Con7unto de documentos electrnicos +roducidos . tratados
con!orme a los +rinci+ios . +rocesos arc#i)sticos
Documento inacti)o
868 5ccin de constatar la +resencia de determinados
documentos o datos en los arc#i)os
Clasi!icacin
Documental
86= Con7unto de documentos +ertenecientes a entidades
o!iciales . a"uellos "ue se deri)an de la +restacin de un
ser)icio +0blico +or entidades +ri)adas$
5rc#i)o Total
86< Conce+to "ue #ace re!erencia al +roceso integral de los
documentos en su ciclo )ital$
%ec#as e,tremas
86( Eta+as sucesi)as +or las "ue atra)iesan los documentos Co+ia autenticada
desde su +roduccin o rece+cin* #asta su dis+osicin !inal$
86- Gru+o asesor de la alta Direccin* res+onsable de cum+lir .
#acer cum+lir las +olticas arc#i)sticas* de!inir los +rogramas
de gestin de documentos . #acer recomendaciones en
cuanto a los +rocesos administrati)os . t;cnicos de los
arc#i)os$
Descri+cin
8:9 Generacin de documentos #ec#a +or las instituciones en
cum+limiento de sus !unciones
Conser)acin de
documentos
196
%ase del +roceso de organizacin documental* en la cual se
identi!ican . establecen agru+aciones documentales de
acuerdo con la estructura org1nicoC!uncional de la entidad
+roductora 2!ondo* seccin* series ./o asuntos3$
Consulta de
documentos
19"
5"uel con )alores +rimarios cu.o uso es !recuente )ocu&ento #ct(o:
198
Comunicaciones recibidas o +roducidas en desarrollo de las
!unciones asignadas legalmente a una entidad*
inde+endientemente del medio utilizado$ En el +roceso de
organizacin de !ondos acumulados es +ertinente el uso del
t;rmino Fcorres+ondenciaG* #asta el momento en "ue se
ado+t la de!inicin de Fcomunicaciones o!icialesG seEalada
en el 5cuerdo -9 de =998* e,+edido +or el 5rc#i)o General
de la Nacin
#rc$i%o Central
199
Con7unto de medidas +re)enti)as o correcti)as ado+tadas
+ara asegurar la integridad !sica . !uncional de los
documentos de arc#i)o
Clasi&icacin
'04
Documento generado +or la misma o!icina o +or otras
o!icinas o instituciones* "ue no #ace +arte de sus series
documentales +ero es de utilidad +ara el cum+limiento de
sus !unciones$
Ordenacin
'05
Documento +roducido en cum+limiento de !unciones
id;nticas o comunes en todas las entidades
Comit( de #rc$i%o
'14
Co+ia de un documento realizada +ara conser)ar la
in!ormacin contenida en el original en caso de +;rdida o
destruccin del mismo$
Radicacin de
comunicaciones
o!iciales