PROYECTO ADMINISTRACION II.

PARAMETROS E ITEMS PARA LA CREACION
DE UNA EMPRESA.
S E G U N D O S E M E S T R E
A S I S T E N T E A D M I N I S T R A T I V O
B I L I N G U E


J U N I O D E 2 0 1 4
Arrieta Calderón Yorleidys
Borelly Román Valeria Carolina
Caballero Pertúz Guisella Patricia
Castro Sandoval Elibet Maria
Espinel Balmaceda Emily Tatiana
Gaspar Castillo Richard
Ledesma Cardozo Paula Andrea
Mendoza Calderón Luis Felipe
Moreno Rivera Anyleidys
Padilla Ariza Wilfrido Antonio
Ramirez Villalobos Belkis Esther
Serrano Hormechea Katherine Rosa
Vanegas Florez Alejandra Maria
Vargas Carvajal Maria Claudia





1

INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo pondremos en práctica todo lo relacionado con el módulo
de administración 2 a través de la elaboración de un manual de funciones. Con
este trabajo aplicaremos nuestra creatividad, ingenio y esfuerzo siguiendo las
pautas necesarias para la elaboración del manual de funciones, en donde
explicaremos cada cargo con sus respectivos perfiles y detalles. Además
mostraremos el propósito principal de la empresa. Este trabajo medirá el trabajo
en equipo de cada miembro del curso por medio de asignación de tareas y el
cumplimiento de estas.
La idea de la creación de la empresa se relaciona con nuestro futuro laboral y el
por qué de los cargos que se relacionan en la estructuración de una empresa. En
cuanto a la idea de nuestro proyecto, la ilusión de crear y brindar alimentos con el
menester de innovar y desarrollar platos saludables para que sean la gran
satisfacción de nuestros clientes quienes son los grandes influyentes en nuestra
organización. Se tuvieron en cuenta varias estimaciones e ideas para la
elaboración de la empresa. En este proceso se aprecia el trabajo de cada uno de
los integrantes del equipo y la preocupación por salir adelante en este proyecto.
En este trabajo se encuentra incluido la misión, visión, planeación estratégica,
descripción de nuestra empresa, el organigrama de los respectivos cargos y su
orden jerárquico, los cargos, las evaluaciones de desempeño, incluyendo la
sustentación de estas.
Con este trabajo se espera manejar de forma eficiente el manejo de cada uno de
los cargos de una empresa y las implicaciones y responsabilidades que cada uno
de estos cargos necesitan.




2

OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL: Ofrecer un servicio público todos los días de lunes a
domingo, con la preparación y venta de un variado menú de platos saludables y
tradicionales, para incrementar el índice de satisfacción y darnos a conocer en un
entorno adecuado. Caracterizándonos por brindar la mejor atención a nuestros
consumidores.

1.2 OBJETIVO ESPECÍFICO:
 Aumentar el 5% de la producción anual.
 En menos de 3 años aumentar el número de sucursales a 4
 Darnos a conocer a nivel nacional en 6 años
 Aproximadamente en 10 años tener al menos una sucursal fuera del
país.
 Aproximadamente en 2 años firmar contrato para fusionarse con una
cadena de restaurantes a nivel internacional.

2.1 RAZON SOCIAL

Healthy´s Food S.A

2.2 OBJETO SOCIAL

Compra, comercialización, producción y transformación de alimentos.

2.3 PLANEACIÓN ESTRATEGICA

2.3.1 MATRIZ DOFA

FORTALEZAS

1. Productos de primera calidad; las frutas, verduras, hongos y carnes frescas
2. Personal integro; capacitados en servicio al cliente y lenguas extranjeras
(Inglés, portugués y Mandarín).
3. Contamos con dos locales estratégicamente ubicados.
4. Contamos con dos líneas de comida, para satisfacer los gustos y
necesidades de nuestros consumidores.
5. Buena relación precio- producto-servicio.
6. Estamos abiertos al público 7 días a la semana, 365 días al año.
7. La ambientación de los establecimientos es la adecuada, además contamos
con shows musicales que hacen agradable la estadía.
8. Contamos con una página web, donde los clientes pueden observar la
ambientación del lugar y además realizar reservas en nuestros
establecimientos.




3

DEBILIDADES

1. El restaurante no cuenta con un gran número de sucursales.
2. El poco tiempo que el restaurante lleva abierto, eso hace que nuestros
productos no se hayan posicionado en el mercado.
3. El restaurante no cuenta con servicio a domicilio.
4. El local ubicado en la Carrera 51B N° 79 – 102 no cuenta con parqueadero
lo que hace congestionar el tráfico.
5. No contamos con un área de recreación donde los niños puedan divertirse.
6. No contamos con una línea de producto dirigida exclusivamente a los niños.
7. Se invierte poco en la publicidad del restaurante.


OPORTUNIDADES

1. La demanda de la comida saludable se encuentra en aumento
2. Tenemos la posibilidad de ampliar nuestra carta
3. El incremento de proveedores de gran calidad para la adquisición de
materias primas.
4. El gran flujo turístico de los sectores donde se encuentran ubicados los
restaurantes.
5. Tenemos la posibilidad de ampliar el local ubicado en la Carrera 51B N° 79
– 102 y de expandirnos al construir nuevas sucursales

AMENAZAS

1. En el sector donde estamos ubicados existe una gran cantidad de
restaurantes.
2. La inseguridad de la ciudad.
3. Desastres naturales.
4. Ingreso de competidores con un enfoque y oferta similar.
5. No existe facilidad en encontrar al personal con el perfil que el restaurante
está buscando.
6. El local ubicado en el centro comercial Buenavista solo abrirá hasta la hora
que el centro comercial lo esté.
7. Aumento del precio del alquiler, aumentando también los costos de
mantenimiento y reparaciones.




4

FORTALEZAS
1. Productos de primera calidad; las frutas,
verduras, hongos y carnes frescas
2. Personal integro; capacitados en servicio al
cliente y lenguas extranjeras (Inglés, portugués y
Mandarín).
3. Contamos con dos locales estratégicamente
ubicados.
4.Contamos con dos líneas de comida, para
satisfacer los gustos y necesidades de nuestros
consumidores.
5. Buena relación precio- producto-servicio.
6. Estamos abiertos al público 7 días a la semana,
365 días al año.
7. La ambientación de los establecimientos es la
adecuada, además contamos con shows musicales
que hacen agradable la estadía.
8. Contamos con una página web, donde los
clientes pueden observar la ambientación del lugar
y además realizar reservas en nuestros
establecimientos.
DEBILIDADES
1. El restaurante no cuenta con un gran
número de sucursales.
2. El poco tiempo que el restaurante lleva
abierto, eso hace que nuestros productos no
se hayan posicionado en el mercado.
3. El restaurante no cuenta con servicio a
domicilio.
4. El local ubicado en la Carrera 51B N° 79 –
102 no cuenta con parqueadero lo que hace
congestionar el tráfico.
5. No contamos con un área de recreación
donde los niños puedan divertirse.
6. No contamos con una línea de producto
dirigida exclusivamente a los niños.
7. Se invierte poco en la publicidad del
restaurante.
AMENAZAS
1. En el sector donde estamos ubicados
existe una gran cantidad de restaurantes.
2. La inseguridad de la ciudad.
3. Desastres naturales.
4. Ingreso de competidores con un enfoque y
oferta similar.
5. No existe facilidad en encontrar al personal
con el perfil que el restaurante está buscando.
6. El local ubicado en el centro comercial
Buenavista solo abrirá hasta la hora que el
centro comercial lo esté.
7. Aumento del precio del alquiler,
aumentando también los costos de
mantenimiento y reparaciones.
OPORTUNIDADES
1. La demanda de la comida saludable se
encuentra en aumento.
2. Tenemos la posibilidad de ampliar nuestra
carta.
3. El aumentos de proveedores de gran
calidad para la adquicision de materia prima
4. el gran flujo turistico de los secotres donde
se encuentran ubicados las sucursales.
5. Tenemos la posibilidad de ampliar el local
de una de las sucursales
DOFA




5

2.3.2 MISIÓN

Producir alimentos de primera calidad, prestar un servicio extraordinario, mantener
una buena relación calidad/precio, crear un ambiente acogedor y hacer que cada
cliente tenga una experiencia única, en la que se sienta especial e importante.


2.3.3 VISIÓN

Para el 2017, Ocupar el primer lugar en la preferencia de los consumidores de
alimentos en restaurantes casuales por su estándar en calidad y sabor, logrando
un amplio cubrimiento del mercado. A través del desarrollo y compromiso de los
colaboradores, la efectividad en sus procesos que aseguren la lealtad de nuestros
clientes, mejorar la productividad y rentabilidad de la empresa, y así continuar
generando empleo y progreso para nuestro lindo país.

2.3.4 VALORES:

Los valores son el reflejo del comportamiento humano basado en los principios.
Los principios, son normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la
conducta de los integrantes de un grupo humano., y en suma se busca que todos
los miembros de la organización los internalicen y vivan en armonía.
 HONESTIDAD:
Entendemos que los intereses colectivos deben prevalecer al interés particular
y que el actuar se realice con la debida transparencia y esté dirigido a alcanzar
los propósitos misionales.
 LEALTAD:
Guardar confidencialidad respecto a la información de la entidad y en caso de
conflicto de intereses abstenerse de opinar de los asuntos. Velar por el buen
nombre de la institución, dentro y fuera de ella y hacer observaciones y
sugerencias que permitan elevar la calidad de la educación que se imparte.
 RESPETO:
El respeto implica la comprensión y la aceptación de la condición inherente a
las personas como seres humanos con derechos y deberes en un constante
proceso de mejora espiritual y material.





6

 SOLIDARIDAD:
La disposición a ayudar a los compañeros cuando necesiten de apoyo. Actuar
siempre regidos por la cooperación para lograr los objetivos propuestos por la
entidad.
 PERTENENCIA:
Mantenemos el deseo y la motivación de aportar al desarrollo institucional
mediante nuestra capacidad intelectual y física para servir con el mayor
agrado, haciendo el proyecto de vida compatible con el proyecto laboral.
 TOLERANCIA:
Valoramos a los demás por lo que son y aceptamos con respeto lo distinto, lo
diferente y lo que no es igual a nosotros.
 RESPONSABILIDAD INSTITUCIONAL:
El manejo eficiente de los recursos en la realización de nuestras actividades se
deben realizar de modo que se cumplan con excelencia y calidad los objetivos
y metas Institucionales.
 RESPONSABILIDAD SOCIAL:
Apoyamos las acciones realizadas para el ejercicio de la ciudadanía y el
desarrollo local, regional y nacional, en especial aquellas dirigidas al
mejoramiento de las condiciones de vida de los sectores más desprotegidos de
la sociedad.
 RESPONSABILIDAD AMBIENTAL:
Promovemos el cuidado del medio ambiente para garantizar la calidad de vida
de las generaciones futuras, en el accionar de todas las áreas institucionales
con la finalidad de generar prácticas responsables dentro del enfoque de
sostenibilidad ambiental y la búsqueda de la eficiencia en los procesos para
lograr un nivel óptimo en el uso de los recursos.






7

 CONVIVENCIA:
Mantenemos la disposición al diálogo como punto de partida a la solución de
situaciones producto de las diferencias que se presenten en la interacción
cotidiana entre los distintos miembros de la comunidad.
 IMPARCIALIDAD:
Actuar con legalidad, justicia e imparcialidad tanto en la prestación de servicios
como en las relaciones laborales sin tratar con privilegio o discriminación, sin
tener en cuenta su condición económica, social, ideológica, política, sexual,
racial, religiosa o de cualquier otra naturaleza.

2.4 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA:
El Restaurante Healthy’s Food, es un local que se dedica a la preparación de
“cocina fusión” cuyos ingredientes se ubican entre los platos tradicionales
colombianos y la creación de alimentos vegetarianos.
2.4.1 UBICACIÓN Y DESCRIPCION DEL LOCAL:
El restaurante tendrá dos sucursales, una sede principal en la Carrera 51B N° 79 –
102 y otra sede en el Centro Comercial Buenavista piso 4, local 412, ubicaciones
escogidas por estar localizadas en sectores exclusivos. La sede principal cuenta
con un parqueadero con espacio para 20 vehículos, con una terraza-comedor con
7 mesas para 32 personas, un salón principal con 15 mesas para 64 personas
más una barra con bebidas y comedor privado. La cocina se ubicará cerca de la
barra, en cuya locación se encuentran también las bodegas de almacenaje, el
frigorífico y también las oficinas administrativas.
2.5 IMAGEN COORPORATIVA (ANEXOS)
Creamos esta imagen con la idealización de la delicadeza incentivada en la
naturaleza y salud para los cuerpos sanos. Se escogió el idioma inglés, porque
resulta llamativo para las personas, además, es innovador y de fácil
pronunciación.
Todo se pensó con el fin de captar la atención de los futuros usuarios y, de ser
fácilmente recordados por todos ellos.





8

2.6 SERVICIOS O PRODUCTOS OFRECIDOS POR LA EMPRESA
El restaurante tendrá un enfoque innovador en su medio ya que se mezclaran
diferentes estilos gastronómicos, resaltando cualidades como sabor, variedad y
atributos de la comida vegetariana con la diversidad de la comida colombiana.
Además, contaremos con espacios iluminados, con indumentaria y muebles
hechos de productos locales con el fin de apoyar a la industria nacional, también
Estableceremos un servicio en el que el cliente creará su propia comida, apelando
a su sentido de creatividad.
El servicio será completamente bilingüe, ya que se ha visto esta problemática en
muchos negocios similares, además se está innovando en un servicio de
“catering” para fiestas y eventos, estaremos funcionando 7 días a la semana, los
365 días del año, incluyendo domingos y festivos.

2.7 PRESTACIONES EXTRALEGALES OFRECIDAS POR LA EMPRESA
ASPECTOS LEGALES:
Actualmente, el negocio en términos legales está regido por:
 Decreto 3075 de 1997
 Normas Técnicas para Restaurantes (aprobadas por ICONTEC)
 Ley 1429 de 2010
El negocio funcionara como una Sociedad por Acciones Simplificada, se tendrá en
cuenta la inscripción en la Cámara de Comercio y en el Registro Mercantil, para
formalizar su estancia como negocio. Elaborar el reglamento de trabajo y la
inscripción del mismo en el Ministerio de Protección Social, además se elaborará
el programa de Salud Ocupacional para la empresa, también se pondrán otras
obligaciones como el Impuesto al Valor Agregado, los Gravámenes (en los
cheques de gerencia, depósitos o consignaciones) así como la Retención en la
Fuente, Impuestos de Avisos y Tableros y el Impuesto de Industria y Comercio.
En cuanto a los empleados, todos estarán adscritos al régimen de riesgos
profesionales (Seguro Social o cualquier entidad privada) y a la caja de
compensación familiar de su preferencia, del fondo de Pensiones y de Cesantías.
En nuestra empresa existen diferentes formas de reconocimientos las cuales son:
 Bonificaciones
 Comisiones
 Pago de días




9

BONIFICACIONES: En el mes de diciembre daremos a nuestros empleados
bonos de sodexo, buscando incentivar esta fecha tan especial; empleados que
lleven más de 5 años en la compañía y cuenten con una hoja de vida impecable
tendrán la oportunidad de obtener un bono por $5.000.000 que podrá redimir en
compra o en mejoramiento de su vivienda.
COMISIONES: Damos remuneraciones (propinas) al empleado por las actividades
realizadas que competen a su cargo y por su gran desempeño en la atención y
servicio al cliente.
PAGO DE DÍAS: Cuando a los empleados les toca trabajar más tiempo del horario
pactado, como se ve en los meses de junio, julio y diciembre entre otros meses,
en donde se incrementa nuestra producción y venta a un mayor rango, les
ofrecemos a nuestros empleados como remuneración 1 día libre pago cada 15
días.

2.8 ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura de una empresa .Representan las
estructuras departamentales y el de las personas que las dirigen, hacen un
esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de una organización.

2.8.1. IMPORTANCIA
Permite detectar las fallas estructurales, ya que representa gráficamente las
unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación
que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la
unidad entre sí y detecta falla de control de la Departamentalización.


2.8.2 DISEÑO Y PARÁMETROS BAJO CONSIDERACIÓN

El organigrama lo diseñamos basado en una estructura jerárquica.






10

2.9 LISTADO DE CARGOS SELECCIONADOS

LISTADO DE CARGOS


Representante legal Marisol Martínez

Revisor fiscal Fernando Barrios

Gerente general José Hernández López

Jefe de finanzas Fernando Rodríguez

Jefe de compras Elisa Castillo, Marcela Mar.

Auxiliar contable Douglas Ávila

Jefe de recursos humanos Marcela Gómez

Jefe de mercadeo Camilo Solano

Publicitario Gustavo Rivera

Vendedor (franquicias) Fobia molina

Subgerente Andrés Roca, Rosa Pabón

Administradora Isabela Ramírez, Franklin Molina.

Jefe de bar Jennifer caballero David Jasbum.

Bartenders Octavio paz, Orlando Carbono, Karla
Calero, Omar Vázquez.

Jefe de caja Carlos Román- miguel cepeda.

Cajeros Cesar Sánchez, Edwin Olguín.

Capitán de mesas Omar Agamez, Ricardo Salcedo.

Host Pablo Serge, Juliana Teheran.






11

Meseros Camilo Rolon, Fadia Fals, Jaider Porras,
Álvaro Olmos, Carlos Gonzales, Marcos
Guarín, Fernando Iriarte, Lucia Pombo,
Pedro Celin.

Chef Alejandro Gonzales, Leonardo Zúñiga.

Auxiliar cocina Karla Ortiz, Lorena Arrieta, Roger Castro,
Mary Ariza.

Preparadores Daniel Mathew, Jack Charris,
Juliet Montero, Mery Sans.

 GERENTE GENERAL
Es importante en una empresa porque debe ser alguien seguro de sí mismo
saber que desea lograr y tener bien claro los objetivos que desea alcanzar, un
gerente general debe tener carácter para tratar con todo tipo de personas y
debe ser alguien con una gran capacidad de análisis, debe tener bien claro a
donde se va y, como va a proyectarse, ser un buen comunicador para
comunicar efectivamente lo que desea.
 JOSE HERNANDEZ LÓPEZ
Esta persona merece ser un gerente general porque es proactivo y tiene
buenas estrategias, es innovador, es un buen líder capaz de manejar el
recurso humano de la empresa y estar altamente integrado con ellos.
 GERENTE DE FINANZAS
Es importante porque debe ser responsable principalmente de reparar planes y
los presupuestos financieros de una empresa, y debe realizar pronósticos
financieros, elaborar el análisis de razones financieras y llevar una buena
contabilidad.
 FERNANDA RODRIGUEZ
Esta persona merece ser un gerente de finanzas ya que tiene un buen manejó
con la contabilidad elabora cualquier reporte financiero y tiene agilidad mental.
 SUBGERENTE
Es importante porque se encarga de todas las funciones del gerente cuando se
encuentre ausente. Debe ser eficiente, buen administrador y tener claro cómo
va alcanzar las metas de la empresa, además, asegurarse que se cumpla con
las normas y funciones que se le asignan a cada miembro de la empresa.




12

 ANDRES ROCA
Merece ser un subgerente porque es una persona responsable capaz de llevar
a la empresa que alcance los objetivos y llevarla a un nivel superior es
proactivo y alcanza lo que se propone.
 GERENTE DE MERCADEO
Es importante porque su deber es ser el estratega, el creativo gráfico y visual,
el planificador y realizador del marketing, el negociador de medios, el
diseñador de las investigaciones publicitarias y el conductor de la
transformación de las propuestas de campañas en piezas finales para su
divulgación, además de analizar nuestros clientes y a nuestros competidores
de manera que podamos ofrecer un producto adecuado y de muy buena
calidad.
 CAMILO SOLANO
Merece ser un gerente de mercadeo ya que es una persona analítica y sabe
cómo dirigir, crear e innovar, además de saber satisfacer las necesidades de
los clientes y promocionar productos de alta calidad
 JEFE DE BAR
Es importante porque es responsable del funcionamiento y organización de su
sección aprueba pedidos de cada bar, supervisa los inventarios, pasa
memorandos informativos a su personal, supervisar que las técnicas de
servicio en cada bar sean las correctas, controla, dirige y planifica las
actividades que se estén llevando a cabo en un establecimiento.
 JENNIFER CABALLERO- DAVID JASBÚM
Estas personas saben dirigir y controlar las actividades de un establecimiento,
capacita a los empleados a su cargo para que mejoren su experiencia y es
capaz de realizar actividades operacionales de manera exitosa.
 JEFE DE COMPRAS
Es importante porque elabora estrategias acerca las gestiones de compras en
una empresa, es decir, programa, coordina, ejecuta y controla la adquisición de
insumos y materiales que necesita la empresa para su funcionamiento velando
por que dichas adquisiciones se redicen en el momento justo, en las
cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio más conveniente.





13

 ELISA CASTILLO- MARCELA MAR
Son personas de estrategias y sabe manejar todo lo relacionado con la
gestiones de compras y sabe cómo aprovechar los ingresos que esta empresa
les brinda.
 CAPITAN DE MESAS
Es importante porque tiene la responsabilidad de planificar, supervisar y cuida
el servicio al cliente, además de asegurar la satisfacción del cliente.
 OMAR AGAMEZ- RICARDO SALCEDO
Merece ser un capitán de mesas ya que ha trabajado en distintos
establecimientos y cuenta con una muy buena experiencia laboral también
tiene un muy buen contacto con el cliente, además, sabe manejar el personal a
su cargo.
 CHEF
Es importante para nuestra empresa tener un chef de cocina, un creador,
innovador y conocedor de sabores quien logra conseguir las mejores mezclas
para conseguir ese anhelado plato.
 ALEJANDRO GONZALES- LEONARDO ZÚÑIGA
Esta persona merece ser un chef ya que es líder de su equipo de cocineros,
diseña e innova su propio estilo de platos, es reconocido por este digno cargo
de jefatura.
 AUXILIAR CONTABLE
Recopila, clasifica y registra sistemáticamente, ordenada y oportunamente los
hechos económicos de acuerdo a los principios contables y normas legales y
tributarias las operaciones contables de la empresa, con el propósito de ayudar
al gerente financiero para que obtenga una información financiera real,
razonable y oportuna con el fin de facilitar los controles, análisis y toma de
decisiones.
 PUBLICITARIO
Importante porque debe ser creativo y visual, ayuda al gerente de mercadeo a
planificar, diseñar, a negociar, realizar investigaciones publicitarias y el
conductor de la transformación de las propuestas de campañas para su
divulgación.





14

3. ANALISIS DE CARGOS

3.2 ¿QUÉ ES UN CARGO?

El cargo: se define como la agrupación de todas aquellas actividades realizadas
por un solo empleado que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de
la empresa. Entonces podríamos decir que la descripción de cargo no es más que
enumerar detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al mismo
y de esta manera diferenciar un cargo de los otros. Esta descripción debe incluir:

 Cuáles son la competencia del cargo.
 Cuáles son las funciones del ocupante.
 Cuando hace el ocupante estas funciones.
 Porque el ocupante hace dichas funciones (objetivo).
 Como hace el ocupante sus funciones.

3.3 EL ANALISIS DE CARGO
Procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los
puestos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos del
puesto que más tarde se utilizaran para desarrollar las descripciones de los
puestos y las especificaciones de los mismos. Es el proceso para determinar
y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado. Evalúa la
complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de
certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo
normalmente. Responde a una necesidad de la empresa para organizar
eficazmente los trabajo de esta, conociendo con precisión lo que cada trabajador
hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Es importante resaltar que
esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las
personas que los desempeñan. Este análisis debe incluir:

 Requisitos intelectuales.
 Requisitos físicos.
 Responsabilidades implícitas.
 Condiciones de trabajo.





15

3.4¿CÓMO SE OBTIENEN LOS DATOS PARA EL ANÁLISIS?

Requieren por lo general de:

 Un especialista de recursos humanos
 El ocupante del cargo
 Su supervisor

El especialista podría tener que observar y analizar el trabajo que se realiza y
después preparar una descripción y especificación del puesto. El supervisor y el
empleado participarán también, quizás llenando cuestionarios en los que se visten
las actividades del subordinado. Tanto supervisor como trabajador podrían revisar
y verificar las conclusiones del análisis del puesto con respecto a sus actividades y
deberes. Por tanto, el análisis de cargos suele implicar un esfuerzo común entre
especialista, el supervisor y el trabajador.

TIPOS DE MÉTODOS

 Entrevista
 Cuestionario
 Observación
 Método mixto
 Métodos de informes sucesivos

3.5 BENEFICIOS DEL ANÁLISIS DE CARGO

Para los directivos de la empresa: Constituye la posibilidad de saber en detalle las
obligaciones y características de cada puesto.
Para los supervisores: Les permite distinguir con precisión y orden los elementos
que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las
obligaciones que supone.
Para los trabajadores: Les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus
labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los
requisitos necesarios para hacerlas bien.

3.6 ¿CUÁL ES SU FINALIDAD?

A todas las empresas les conviene contar con ésta herramienta, por ser la clave
para poder organizar un área de recursos humanos, con el fin de: 1) Conocer los
puestos de cada unidad de trabajo. 2) Determinar los perfiles de los ocupantes. 3)
Seleccionar el personal. 4) Orientar la capacitación. 5) Realizar la evaluación de
desempeño. 6) Establecer un sistema de sueldos, salarios, remuneraciones y
prestaciones.




16

3.7 EL ANÁLIS DE CARGO BAJO EL ENFOQUE DE COMPETENCIAS

Lo podríamos definir como la especificación de las cualidades que debe tener el
factor externo al cargo como tal. Es por esto que se le denominan factores
extrínsecos, los cuales están formados básicamente por el perfil con el que deberá
cumplir el futuro ocupante. Este análisis debe incluir:

 Saber.
 Saber Hacer.
 Saber Estar.
 Querer Hacer.
 Poder Hacer.

4. MANUAL DE FUNCIONES

4.1 DEFINICIÓN

Es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, los
requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla una organización,
así también un conocimiento integral de este, permitiendo un mayor desarrollo del
ente en la sociedad.
Sus objetivos son los de indicar funciones específicas de cada cargo, precisando
las interrelaciones jerárquicas y servir como instrumento de base para las
supervisiones y auditorias.

4.2 IMPORTANCIA
El manual de funciones permite el perfeccionamiento y orientación de las
funciones de las obligaciones del cargo, así como programas de capacitación.
Determina las funciones específicas de los cargos dentro de la estructura orgánica
de cada dependencia.
También determina el equilibrio de funciones y evita la injerencia y duplicidad de
las mismas. Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de
soporte para la organización y comunicación.






17

4.3 PASOS PARA ELABORAR UN MANUAL DE FUNCIONES:

La elaboración de un manual de funciones consta de siete pasos:

 Visita a la empresa y entrevista con los responsables para la obtención
de información sobre: la organización de la empresa, el objetivo que
tiene y las características de las diferentes áreas y puestos de trabajo.
 Análisis del estado de la organización de la empresa.
 Documentación y racionalización del estado actual de la organización.
 Elaboración de un anteproyecto de manual de funciones.
 Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de la empresa.
 Modificación, correcciones y/o ampliaciones del anteproyecto si las
hubiera.
 Presentación del manual de funciones de la empresa.






18

5. MANUALES DE FUNCIONES

5.11. MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO DE
ADMINISTRADOR




MANUAL DE FUNCIONES
“ADMINISTRADOR”


5.11.1 IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo: Administrador
Código: 11
Localización o Área: Administrativo
No. Empleados en el cargo: 1
No. Empleados a cargo: 28
Cargo inmediatamente anterior: Sub Gerente Administrativo
5.11.2 Propósito Del Cargo
Organizar de manera eficiente un área administrativa con el fin de ayudar a que la
tarea de su jefe inmediato sea más eficaz por medido de su apoyo en cuanto a le
entrega de información, documentación etc.
5.11.3 Clientes Internos y Externos
Clientes internos: Gerente administrativo, chefs, Barmans, cajeros y
trabajadores que conforman su equipo de trabajo.
Clientes externos: Todas aquellas personas a las que se les van a brindar el
servicio, las cuales puede ser proveedores y clientes de nuestro restaurante.





19




MANUAL DE FUNCIONES
“ADMINISTRADOR”


5.11.4 Aspectos Claves Del Cargo
 Conocimiento en el área
 Entrega de informes
5.11.5 Metas de Responsabilidades
 CONOCIMIENTO EN EL AREA: Tener la capacidad de manejar
confiablemente todas las tareas asignadas.
 ENTREGA DE INFORMES: Asegurar que la información plasmada sea
veraz y actualizada con lo requerido.

5.11.6 Autoridad Del Cargo
 Supervisar las tareas realizadas en el área operativa.
 Verificar que la entrega de informes se realice de manera inmediata.

5.11.7 Rendición De Informes
DOCUMENTO DESTINATARIO FRECUENCIA
Informes de las tareas
realizadas cuando se
presente la ausencia del
Gerente.
Gerente administrativo Mensual
Informes sobre el control
de las actividades diarias
ejercidas.
Gerente Administrativo Mensual






20




MANUAL DE FUNCIONES
“ADMINISTRADOR”


5.11.8 Responsabilidad Del Cargo
Responsabilidades,
actividades, tareas del
cargo
Periodicidad Tipo de actividad
(Dirección, control,
ejecución, seguimiento)
Observar si los
documentos están
firmados y sellados
Diario Ejecución
Realizar informes Semanal Seguimiento
Tener en orden la agenda
del gerente
Diaria control
Rendir informes
minuciosos sobre todos
los movimientos
realizados en un tiempo
determinado
Cuando se requiera Dirección y control

5.11.9 Otras Responsabilidades
5.11.9.2 Preparar Estados Financieros
Podrá rendir informes sobre los estados de cuentas que lleva dicha entidad
económica y así saber la realidad de esta.
5.11.9.3 Analizar Informes
Tendrá la visión de dar de manera objetiva un informe pedido por el gerente.
5.11.10 Especificaciones





21




MANUAL DE FUNCIONES
“ADMINISTRADOR”


5.11.10.1 Habilidades Mentales
 Capacidad de análisis.
 Facilidad de atención al cliente.
 Capacidad de ser autocritico referente algún informe.
 Coherencia y orientación al cumplimiento de objetivos.
5.11.10.2 Rasgos de Personalidad
 Efectividad Discreción
 Responsabilidad Cooperación
 Veracidad
 Honradez
 Amabilidad
5.11.10.3 Esfuerzos
 Esfuerzo Físico: El Administrador requiere de un esfuerzo físico bajo a la
hora de los inventarios pues la mayor parte de sus funciones la realizara
frente a un escritorio.
 Esfuerzo Mental: Un Administrador si requiere de un gran esfuerzo mental
ya que la mayoría de sus actividades necesitan un grado de análisis.
5.11.10.4 Educación
Estudiante o profesional en el área administrativa por lo menos con un grado
superior en conocimientos propios de esta área.
5.11.10.5 Experiencia
Se requerirá una experiencia breve mínima de 6 meses que le ayudara a adquirir
grades conocimientos que luego los podrá aplicar en nuestra organización.





22




MANUAL DE FUNCIONES
“ADMINISTRADOR”


5.11.10.6 Edad y Sexo
Entre los 23 y los 35 años. Masculino o femenino.
5.11.11 Perfil Del Cargo

Nombre del
cargo
Educación Experiencia Formación Competencias
Administrador Profesional o
estudiante en
áreas
administrativas
Mínimo 6
meses en
cargos
administrativos
Manejo a nivel
avanzado de
Microsoft Office
y micros 3700
pos

Atención al
cliente
Relaciones
interpersonales
Pro actividad








23




MANUAL DE FUNCIONES
“CHEF”

Versión: 02

Fecha de descripción:
06/06/2014

5.1. MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO DE CHEF
5.1.1 IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del Cargo: Chef
Código: 11
Localización o Área: Área administrativa
No. Empleados en el cargo: 2
No. Empleados a cargo: 4
Cargo inmediatamente anterior: Administrador
5.1.2 Propósito Del Cargo
Organizar de manera eficiente el área de producción y preparación de los
alimentos con el fin de ayudar a que la tarea de su jefe inmediato sea más eficaz
por medido de su apoyo en cuanto a le entrega de información, documentación
etc.
5.1.3 Clientes Internos y Externos
Clientes internos: Gerente administrativo, Barmans, cajeros y trabajadores que
conforman su equipo de trabajo.
Clientes externos: Todas aquellas personas a las que se les va a brindar el
servicio, las cuales puede ser proveedores y clientes de nuestro restaurante.
5.1.4 Aspectos Claves Del Cargo
 Conocimiento en el área
 Entrega de informes
 Liderazgo




24




MANUAL DE FUNCIONES
“CHEF”

Versión: 02

Fecha de descripción:
06/06/2014

5.1.5 Metas de Responsabilidades
 CONOCIMIENTO EN EL AREA: Tener la capacidad de manejar
 confiablemente todas las tareas asignadas.
 ENTREGA DE INFORMES: Asegurar que la información plasmada sea
veraz y actualizada con lo requerido.
 LIDERAZGO: Participar ir de la mano del grupo hacia las metas estipuladas
de la compañía.


5.1.6. Autoridad Del Cargo

 Es el encargado de verificar las tareas realizadas en la cocina y supervisar
distintos procesos.
 Será el encargado de realizar los horarios del personal de la cocina.
 Aprobará la presentación de los platos, así como las bajas realizadas
propias del ejercicio.

5.1.7 Rendición De Informes
DOCUMENTO DESTINATARIO FRECUENCIA
Informes de los horarios
del personal de cocina.
Administrador Mensual
Informes sobre el control
de las actividades diarias
ejercidas.
Administrador Mensual






25




MANUAL DE FUNCIONES
“CHEF”

Versión: 02

Fecha de descripción:
06/06/2014

5.1.8 Responsabilidad Del Cargo
Responsabilidades,
actividades, tareas del
cargo
Periodicidad Tipo de actividad
(Dirección, control,
ejecución, seguimiento)
supervisar las tares
realizadas en la cocina
Diario Ejecución
Realizar informes de
bajas
Semanal Seguimiento
Realizar horarios Diaria control

5.1.9 Otras Responsabilidades
5.1.9.3 Analizar Informes
Tendrá la visión de dar de manera objetiva un informe pedido por el administrador.
5.1.10 Especificaciones
5.1.10.1 Habilidades Mentales
 Capacidad de análisis.
 Escucha activa.
 Capacidad de ser autocritico referente algún informe.
 Coherencia y orientación al cumplimiento de objetivos.





26




MANUAL DE FUNCIONES
“CHEF”

Versión: 02

Fecha de descripción:
06/06/2014

5.1.10.2 Rasgos de Personalidad
 Efectividad
 Responsabilidad
 Veracidad
 Coordinación
 Discreción
 Agilidad

5.1.10.3 Esfuerzos
 Esfuerzo Físico: El chef requiere de un esfuerzo gran físico ya que su
trabajo es estar en constante movimiento.

 Esfuerzo Mental: requiere de una gran concentración al momento de
preparar los platos
5.1.10.4 Educación
Estudiante o profesional en el área de cocina por lo menos con un grado superior
en conocimientos propios de esta área.
5.1.10.5 Experiencia
Se requerirá una experiencia de 6 meses que le ayudara a adquirir grades
conocimientos que luego los podrá aplicar en el área de cocina.
5.1.10.6 Edad y Sexo
Entre los 23 y los 35 años. Masculino o femenino.





27




MANUAL DE FUNCIONES
“CHEF”

Versión: 02

Fecha de descripción:
06/06/2014

5.1.11 Perfil Del Cargo
Nombre del
cargo
Educación Experiencia Formación Competencias
Chef Profesional o
estudiante en
áreas de
cocina.
Mínimo 8
meses en
cargos de
cocina
Preparación de
distintas recetas.
Manejo del
personal a
cargo.
Agilidad al
momento de
elaborar los
platos.
Higiene y
creatividad.









28

RESULTADOS DE EVALUACION DE DESEMPEÑO DE LOS LÍDERES
Los líderes son muy importantes en todas las organizaciones, no solo para dirigir,
sino también para orientar, motivar, incentivar y apoyar a sus empleados para que
su desempeño laboral sea más eficiente y eficaz.
En el desarrollo de nuestro proyecto final en el módulo de administración II se
destacaron dos líderes: RICARDO GASPAR CASTILLO quien asumió el rol de
Gerente general y PAULA LEDESMA CARDOZO que asumió el rol de subgerente.
Para los lideres es muy importante saber que piensan sus subalternos respecto a
sus estrategias, comunicación, motivación, apoyo, disciplina, manejo de autoridad,
su asertividad y habilidades interpersonales (entre otras), para esto utilizan
diversos instrumentos de evaluación.
Ricardo y Paula decidieron implementar un instrumento de evaluación mediante el
cual se midieron sus funciones, sus habilidades y su tipo de liderazgo. A
continuación presentamos los resultados de dicha evaluación.
La evaluación será del 1 al 5 siendo el 1 el puntaje más bajo y el 5 el más alto
Criterios Ricardo Gaspar Castillo Paula Ledesma Cardozo
Es un líder proactivo y productivo
Desempeña una excelente labor
en la motivación de sus
subalternos

Reconoce y satisface las
necesidades de sus empleados
para su mejor desempeño

Tiene un apropiado manejo de la
autoridad

A parte de ser un jefe es un
apoyo para sus empleados

Tiene una comunicación clara
con cada uno de sus
trabajadores

Muestra respeto hacia sus
trabajadores

Es cuidadoso, prudente y
asertivo con el manejo de la
información suministrada

Muestra orden y disciplina al
momento de trabajar

Tipo de liderazgo Democrático-
Consultivo
Democrático- Participativo






29

CONCLUSIONES

La administración la entendemos como un proceso, ya que en ella se realizan
funciones en cierto orden y secuencia, por lo tanto la administración no es
estática, debido a esto se hace necesario que constantemente se esté
replanteando. Este proceso será de carácter permanente, ininterrumpido y
sistemático, el cual tiende al logro de un objetivo por parte de personas que
aportan su esfuerzo y conocimiento de acuerdo a acciones interrelacionadas y
coordinadas, es decir acciones planificadas organizadas, dirigidas y controladas.
Basándonos en estos conocimientos y en otros más adquiridos durante el
módulo de Administración II, desarrollamos un proyecto cuyo objetivo era
Desarrollar y aplicar los conocimientos adquiridos en los módulos de
Administración, para la creación y realización de un manual de funciones, teniendo
cuenta la estructura que lo rige, su misión, sus valores, los cargos de los
empleados y sus responsabilidades, partiendo de nuestra creatividad para poder
realizar un excelente trabajo final.
Este trabajo nos ayudó a aprender a poner en práctica todos los conocimientos ya
adquiridos puesto que somos estudiantes enfocados hacia el desarrollo de
competencias laborales y este tipo de actividades nos permiten poner en ejecución
todas las teorías estudiadas durante este semestre.
Pero no solo nos permitió esto, sino también nos dio la oportunidad de aprender a
trabajar en equipo ya que trabajar juntos no siempre es equipo, muchas veces es
solo acompañamiento en grupo, aunque en algunos momentos hubo mucha
tensión ya que muchos no están acostumbrados a trabajar bajo presión entre
todos logramos superar esas dificultades y así continuar este proyecto tan
importante para todos porque aparte de aplicar nuestros conocimientos nos aportó
mucho a nuestra vida personal y laboral, por ejemplo: nos deja como enseñanza
primordial que el trabajo en equipo es muy importante y para que este sea exitoso
debemos analizar y tolerar el comportamiento de todos los individuos que hacen
parte de dicho grupo, a confiar en los conocimientos de los demás y sobre todo a
respetar las diferentes opiniones de nuestros compañeros.
En conclusión este trabajo final fue muy enriquecedor para nuestra vida personal y
laboral y estamos seguros que no olvidaremos esta experiencia tan provechosa
que tuvimos y que gracias a Dios y a todos nuestros esfuerzos logramos sacar
adelante y culminarlo con éxito.







30

BIBLIOGRAFIA

 http://www.mundonets.com/normas-icontec/.

 http://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/portalIG/home_15/recursos/01
_general/documentos/16042010/normas_icontec_1486_ua.pdf.