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INTRODUCCIN.

El Presente trabajo de investigacin pretende aplicar un software de control de notas en el


Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca, La Paz, por lo cual es necesario
realizar una investigacin de los antecedentes del problema, es decir, conocer de qu forma
se realizar el control de notas en la institucin.
Posteriormente a lo largo de la investigacin se analizar las ventajas y desventajas que
podra tener la implementacin de dicho software dentro de la institucin, as como tambin
la aceptacin de la herramienta informtica de parte del personal docente y administrativo
como una necesidad de control de notas, puesto que se realizar de una manera ms gil,
segura y sobre todo automatizada.
Es por ello que en este trabajo se pretende crear e instalar dicho software, su influencia en
dicho centro educativo contribuir a una mejor forma de procesamiento de notas, pero
tambin se pretende promover la innovacin permanente en el rea informtica, dentro del
Complejo Educativo San Francisco, haciendo uso del sistema como herramienta
tecnolgica, con el objetivo de contribuir con el mejoramiento de la calidad del control de
notas, mediante este software.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Aplicacin de un software de control de notas en el Complejo Educativo de
Zacatecoluca, La Paz.

ANLISIS DE LA SITUACIN PROBLEMTICA.
De acuerdo a la evolucin acelerada y debido al crecimiento de la informtica, ha permitido
a instituciones educativas a empezar a involucrarse en la actualizacin e innovacin de uso
de software, para reforzar los cambios sociales y pedaggicos que estn transformando las
instituciones educativas a la era de la informtica, han existido diversas normas para
establecer estndares de calidad de software.
La calidad de un control de notas de un centro educativo en la actualidad an presenta un
notable deterioro, debido a que no existe el compromiso real y una participacin conjunta
de educadores, personal administrativo de la institucin e incluso poco o nada de apoyo por
parte del ministerio de educacin, manifestaba el actual director del Complejo Educativo
San Francisco de Zacatecoluca, La Paz, Lic. Ren Salvador Ziga Chamagua.
Por la falta de actualizacin e innovacin en el rea informtica dentro delos centros
educativos, como es el caso del Complejo Educativo San Francisco, en la actualidad se
sigue utilizando mtodos de control de notas poco estticos o profesionales que no dan
cabida a un software que faculte una mejor administracin de notas que brinde seguridad,
precisin y eficacia para el control de notas puesto que se sigue utilizando mtodos
manuales que establecen mrgenes de error y el Complejo Educativo San Francisco no es la
excepcin.
Es fundamental conocer si Complejo Educativo San Francisco cuenta con el requerimiento
necesario para poder instalar y ejecutar un software de control de notas, de igual forma es
necesario percatarse que tan capacitado se encuentran los docentes en la manipulacin de
un hardware o si ser necesario brindar capacitaciones para dicho proyecto.
Es importante comprender, el tiempo en el que se vive, es un tiempo renovado, en
comparacin con tiempos antiguos en los cuales las personas no contaban con los recursos
tecnolgicos que hoy se tienen, pero sin embargo no era muy significativo, en la actualidad
es indispensable para cada persona estar al tanto de todo lo que acontece dentro del rea de
informtica.



TIPOS DE CONTROLES ACTUALES

Actualmente, el Complejo Educativo San Francisco lleva el control de notas de sus
alumnos del rea de bachillerato por medio de un sistema computarizado interno (no Web)
al cual solo tienen acceso los encargados del registro acadmico los cuales entregan un
informe de notas impreso al encargado de cada alumno al final de cada periodo de estudio.
Adems de las clases presenciales en la escuela, los maestros hacen uso de folletera o
separatas para que los alumnos las estudien de manera ex aula. Y de manera novedosa
utilizan el correo electrnico como herramienta extra en el apoyo del aprendizaje de los
estudiantes. Tambin, algunos profesores hacen uso de los blog en internet, donde cuelgan
informacin adicional para sus alumnos y donde se hacen foros de discusin de los temas
vistos en clase. Tambin es muy usual que los maestros dejen tareas de investigacin a sus
alumnos la cual est disponible en Internet.
Para la comunicacin entre maestros y padres de familia, los padres hacen visitas
personales a los maestros para conocer acerca del estado acadmico de sus hijos. Para
comunicar algo hacen uso de cartas hechas a mano que son llevadas o mandadas al profesor
y viceversa. Tambin es muy habitual el uso de las llamadas telefnicas o los mensajes de
texto a travs del celular.


ENUNCIADO DEL PROBLEMA
Cmo ayudara al desarrollo de un sistema automatizado, para el control de notas, en el
Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca, La Paz?

ESTUDIOS HECHOS SOBRE EL TEMA
INFORMACION DE LA INSTITUCIN

NOMBRE DE LA INSTITUCIN
Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca.

MARCO LEGAL / GIRO DE LA INSTITUCIN
Institucin pblica gubernamental que brinda a su alumnado sus servicios en educacin
parvulario, bsica y educacin media.
(Apndice A)
CROQUIS DE UBICACIN












En el ao de 1964 nace Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca, La Paz
institucin que fue fundada por la orden de padres franciscanos, los cuales son Sor
Margarita Tejada y el presbtero franciscano de origen italiano Rufino Buggiti. Desde ese
ao hasta el 2000, la administracin de notas era de forma manual, el ao acadmico estaba
dividido en tres trimestres, cada trimestre contaba de cuatro actividades que equivalan al
setenta por ciento y dos pruebas objetivas que acumulaban un treinta por ciento y eso era lo
que representaba el cien por ciento de cada trimestre. Se llevaba un registro manual de
cuadro de evaluaciones, que contaba con una nmina de estudiantes de igual forma. El
tiempo que se le daba a cada maestro para cuadrar notas despus de haber finalizado cada
trimestre era de quince das, ya que solo contaban con la calculadora como herramienta de
apoyo.
Dentro de los promedios era frecuente encontrar errores, ya que el rango de estudiantes por
seccin es de cuarenta a cincuenta estudiantes, diversos factores era los que contribuan a
estos errores.
En el ao de 2004-2005 se crea el aula CRA (Centro de Recursos para el Aprendizaje),
donde el gobierno ejecuto capacitaciones sobre el uso de la computadora, pero no se le dio
secuencia ya que no se aprovecharon los recursos del aula.
Posteriormente a finales del 2005 se disearon los cuadros de notas donde se realizaron en
Excel 2003, fue un destello de innovacin donde solo la nmina que se trabajaba en Excel
2003, pero las notas siempre se trabajaban de forma manuscrita.
Fue hasta el ao de 2007-2009 se inici el proyecto automatizado interno de registro de
notas y acadmico que fue diseado e implementado por el Tec. Benjamn Antonio Rivas
Palacio (Coordinador de Educacin Media) y Tec. Jonathan Josu Vivas Gmez (Sub-
Coordinador de Educacin Media). El cual se trabaj von INTRANET, pero siempre
mostr deficiencias a la hora de promediar notas.
Con el apoyo del CDE (Concejo Directivo Escolar) del Complejo Educativo San Francisco,
se pretende implementar un sistema interno desde la nube y poder ingresar notas desde
cualquier punto de acceso la nube.
Incluir la plataforma Moodle.
Poder desarrollar laboratorios online.
Envo y recepcin de trabajos.
Los lenguajes a utilizar para el desarrollo de este software son:
PHP
JAVA SCRIPT
JQUERY

OBJETO DE ESTUDIO

Aplicacin de un software de control de notas en el Complejo Educativo San
Francisco de Zacatecoluca, La Paz.
OBJETIVOS.

OBJETIVO GENERAL:

Automatizar el control de notas del Complejo Educativo San Francisco de
Zacatecoluca, La Paz, mediante un sistema informtico

OBJETIVO ESPECFICO:

Identificar los procesos ms relevantes dentro Complejo Educativo San Francisco
de Zacatecoluca, La Paz, seleccionando aquellos en los que interesa focalizar en
cuanto a la emisin de la informacin (notas).

Determinar la factibilidad para la implementacin del software en la institucin.






HIPOTESIS DEL PLOBLEMA

Hiptesis General

El control de notas de forma manual, provoca ms errores y desconfianza en los
promedios finales de cada alumno, ya se es un proceso ms tedioso.

Hiptesis Especfica

El control de notas de forma manual es menos eficaz que el control por medio de un
software.

Hiptesis Correlacional

A mayor nmero de docentes capacitados en el manejo de hardware, menor margen
de error dentro del software.

Hiptesis Nula

El control de notas de forma manual es el mtodo ms fcil y rpido de administrar
el registro acadmico de cada alumno.


PARTICIPANTES
(Apndice B)

reas donde se ha requerido el Sistema

El Sistema fue ofrecido a la institucin para optimizar su funcionamiento administrativo en
el reporte de notas de los alumnos, para ser implementado las reas de:
Registro Acadmico
Docentes
Personal Administrativo

Descripcin del Tipo de Estructura: El organigrama presentado por el Complejo
Educativo San Francisco de Zacatecoluca es uno de tipo GENERAL, pues muestran la
organizacin completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las
divisiones y departamentos o entre los cargos.
PARTICIPANTES.
Dentro la investigacin, diseo y desarrollo simplemente se necesitaran dos participantes,
ya que el proyecto consiste en el desarrollo de un software.
El director, ya que se requiere de su disposicin a analizar la propuesta para el
mejoramiento del sistema de control de notas, su opinin acerca de la importancia del uso
de las computadoras y su aplicacin dentro de la institucin educativa y sobre la influencia
de la informtica en el estilo de vida actual dentro de lo que podra destacar la evolucin
tecnolgica del ser humano.
El coordinador del CRA que es, el que, puede brindar sugerencias que pueda tener sobre la
creacin del sistema, el listado de recursos con los que cuenta la institucin para establecer
el diseo del software y dar a conocer los mtodos actuales para preservacin de datos
que se aplican dentro de la institucin.

Lic. Ren Salvador Ziga Chamagua.
Director del Complejo Educativo San Francisco.
Tec. Juan Carlos Fuentes.
Coordinador del aula de informativa del Complejo Educativo San Francisco.
INSTRUMENTOS

La entrevista
Ser efectuada con pregunta que nos permitan tener un perfil de las opiniones del
coordinador del aula informtica, sobre los mtodos actuales que se aplican dentro de la
institucin para la planeacin de datos y archivos que sean de vital importancia los
resultados que se observan para estos mtodos, si est en contra o a favor de la aplicacin
de un sistema totalmente computarizado y a los cambios que se han venido generando con
los grandes avances tecnolgicos.
Para realizar la entrevista se contactar con el Tec. Juan Carlos Fuente Coordinador del
Aula Informtica que sera efectuada en su residencia y luego se pondr de acuerdo para
una posible visita a la institucin.

La Observacin
Es una tcnica que consiste en observar atentamente el fenmeno, hecho o caso, tomar
informacin y registrarla para su posterior anlisis.
La observacin es una elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se
apoya el investigador para obtener el mayor nmero de datos, Gran parte del acervo de
conocimiento que contribuye la ciencia ha sido logrado mediante la observacin.
Existen dos clases de Observacin:
La Observacin no cientfica y la observacin cientfica. La diferencia bsica entre una y
otra est en la intencionalidad: Observacin cientfica significativa observar con un
objetivo claro, definido y preciso, el investigador sabe qu es lo que desea observar y para
qu quiere hacerlo, lo cual implica que debe preparar cuidadosamente la observacin.
Observacin no cientfica significa observar sin intencin, sin objetivo y por tanto, sin
preparacin prevista.





PORCEDIMIENTOS
En el desarrollo del software se ha basado en el Lenguaje Unificado de Modelaje
(UML)
Es necesario antes de iniciar con el diseo del sistema conocer los recursos con los que se
cuentan dentro de la institucin
Hardware
Actualmente, el Complejo Educativo San Francisco cuenta con varios recursos
informticos entre los que destacan el Centro de Recursos Audiovisuales CRA (Aula
Informtica) el cual est equipado con:
20 Computadoras de escritorio en Red:
Procesador: Intel Pentium 4 de 2.8 MHz.
Motherboard: Intel.
Memoria RAM: 512 MB.
Disco Duro: 80 GB.
Tarjeta de Red: Netxtreme 10/100 Mbps.
Monitor HP5500 de 15
Lector de CD, mouse, teclado, altavoces.
Dos computadoras porttiles.
Dos retroproyectores de can.
Conexin a Internet de banda ancha de 512 kbps.
Impresor Lser HP LaserJet P2015.
Servidor:
Compaq HP ProLiant.
Dos Microprocesadores de 2.4 GHz c/u.
Tres unidades de almacenamiento de 72.5 GB c/u.
Dos fuentes de poder.
Controladora de Disco RAID.
Software
Windows 2003 Server.
Microsoft Office 2007.
Consola Antivirus ePO 4.0.
PHP SNRA (Sistema de Notas y Registro Acadmico).
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Una de las recomendaciones para realizar este estudio es tener en cuenta todo lo que los
usuarios del sistema puedan aportar ya que de lo contrario se pueden presentar
problemas a la hora de entregar el software y es por eso que pediremos a los
PARTICIPANTES que nos colaboren con toda la informacin posible.
ENTREVISTA CON:
Tec. Juan Carlos Fuentes.
Coordinador del aula de informativa del Complejo Educativo San Francisco.
1. Cules cree usted que son las barreras que hay que superar para la
implementacin del proyecto?
La barrera ms importante que hay que superar es la mentalidad del usuario ya que
se ha trabajado con el actual sistema tantos aos que las personas se han acostumbrado
a realizar el trabajo de esta manera. Y un nuevo sistema pensar que no es necesario.

2. Se tendr el suficiente apoyo por parte de la administracin y los usuarios
para desarrollar el sistema?
Se tendr todo el apoyo posible ya que un nuevo sistema ayudara en gran medida
al alumno y al maestro ya que brindara de nuevas herramientas a ambos para
desempear mejor su trabajo.

3. Los usuarios estn satisfechos con los mtodos actuales?
s, ya que es la manera tradicional con lo que trabaja en una institucin educativa,
los maestros piensan que las mejoras tecnolgicas pueden ayudar al estudiante pero
piensan que les complicara su trabajo ya que debern de estar sometidos a una mquina
para poder desarrollar su trabajo.

4. Cules son los beneficios que usted esperan del nuevo sistema?
Lo principal es ayudar al estudiante a su aprendizaje y luego brindar ayuda al padre
de familia para que ese este mas involucrado en la educacin de sus hijos. Ya sea que
estn que estn en el pas o fuera de l.

5. Cules son los resultados que se espera con el nuevo sistema?
Esperamos que se acorten los tiempos de entrega de notas por parte de los
empleados y que los alumnos ingresen al sitio Web para descargar la informacin para
mejorar las calificaciones con el material que ah se publique.

6. Est dispuesta la institucin a adquirir nuevo equipo tecnolgico para la
implementacin del proyecto?
Siempre y cuando el equipo tecnolgico este en las fronteras de posibilidades de
adquisicin por parte nuestra, y que ustedes nos justifiquen la adquisicin de este
equipo.

7. Cuntas computadoras desea asignar para que los usuarios puedan trabajar
en el sistema?
Nos gustara que cada usuario del sistema pueda tener acceso a una computadora en
la institucin para poder desempear su trabajo, y por supuesto el encargado del registro
acadmico y la direccin, pero hay que ser consiente de la economa actual del centro
educativo.


ANALISIS DE PROCESOS

(Apndice C)


Proceso de inscripcin en este proceso, se inscribe el alumno en la ficha de matrcula de la
institucin, llenando todos los datos necesarios que la institucin le exige.

Introduccin de datos al registro este proceso, lleva los datos de los alumnos inscritos al
sistema actual del registro acadmico de la institucin para ser almacenados en archivos o
perfiles del alumno.

Proceso de evaluaciones este proceso lleva a la elaboracin de la boleta de notas a entregar
a los padres de familia o encargado del alumno, pasando por la previa revisin del
profesorado con los promedios ya establecidos solo para ser llenados en el perfil del
alumno y la boleta de notas a entregar.

Entrega de notas este proceso toma la decisin que si esta lista la boleta del estudiante
para ser entregada, sino pues regresa al proceso de evaluaciones para su revisin.

Entrega de boletas de notas este proceso lleva a que la institucin otorga a los padres de
familia o encargado la boleta de notas del estudiante.


ANALISIS DE PROCESOS DE NOTAS

(Apndice D)


En el Complejo Educativo San Francisco de Zacatecoluca el proceso de evaluacin de los
alumnos se determina de la siguiente manera:
Primero el periodo est dividido en dos etapas cada una de ellas est conformada de la
siguiente manera:

1. Actividades:

Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4

Este promedio de actividad resulta de la suma de las cuadro actividades y ese resultado se
divide entre cuatro y de ese resultado se obtiene el 35 por ciento del promedio final del
periodo.
2. Pruebas Objetiva


Prueba objetiva


El promedio de la prueba objetiva resulta de multiplicar la nota de la prueba objetiva por el
15%.
Nota1 resulta de la suma de promedio de actividades ms el promedio de prueba objetiva.
Luego se realiza el mismo proceso para sacarla Nota2. Luego la Nota Global se saca de la
suma de Nota1 ms la Nota 2.
Promedio de
Actividades (Pact)
Promedio de
Prueba Objetiva
(Pobj)
DIAGRAMA DE CASOS DE USO
(Apndice E)


DESCRIPCION DE CASOS DE USO

Breve descripcin
El caso de uso Impartimiento de clases permite a los maestros dar las clases previo a las
respectivas evaluaciones
Descripcin paso a paso
1. Los alumnos se registran en el sistema.
2. Los maestros les impartirn clases

Breve descripcin
El caso de uso Realizacion de evaluaciones permite a los maestros realizar las evaluaciones a
cada uno de los alumnos para asi sacar las notas correspondientes y luego pasar al
sistema
Descripcin paso a paso
1. Realizaran evaluaciones.
1.1 Una prueba objetiva cuatro veces al ao (4 periodos)
1.2 Cuatro actividades cuatro veces al ao (4 periodos)
2. Los maestros calificaran



Breve descripcin
El caso de uso Reporte de calificaciones una vez hechas las evaluaciones se presenta un
reporte, o sea, las revisiones necesarias antes de pasar al proceso de calificacin.
Descripcin paso a paso
1. Los maestros tendrn sus cuadros de notas de forma manual por cada
periodo.
2. Se revisaran las calificaciones al final del periodo para hacer o no algn
cambio.

Breve descripcin
El caso de uso Proceso de calificaciones permite que los maestros ingresen las notas al
sistemas y estas automticamente calculan los promedios
Descripcin paso a paso
1. Los maestros ingresaran las notas al sistema.
2. El sistema automticamente generara el promedio final.

Breve descripcin
El caso de uso Genera boletas de calificaciones imprime las boletas que se entregaran a los
padres o representantes de alumnos.
Descripcin paso a paso
1. Una vez finalizado el proceso de ingresar notas las boletas sern
impresas.


Breve descripcin
El caso de uso Entrega de boletas de calificaciones da las boletas de notas a los padres de
familia.
Descripcin paso a paso
1. Se reunirn los padres de familia con los maestros para la entrega de
boletas.


LISTADO DE REQUERIMIENTOS A SATISFACER

Uso de identificativos de usuario y contrasea para el ingreso al sistema.

Registrar toda la informacin de los grados, secciones y materias que se imparten y
la de sus respectivos profesores.

Realizar las matrculas de los alumnos de Educacin Media directamente desde el
sistema, registrando toda la informacin requerida en la Ficha de Matricula.

Actualizacin de datos por los estudiantes de su informacin personal. El
administrador del Registro Acadmico debe tener tambin la posibilidad de
actualizar dichos datos.

Introduccin de las calificaciones de los alumnos por parte del docente de cada
materia.

Calculo automtico de los promedios de las calificaciones de los alumnos.

Administracin y control de calificaciones por parte del administrador del Registro
Acadmico.

Generacin de hojas de reportes de la informacin acadmica y personal de los
alumnos.

Consultas va Web por parte de los alumnos (o sus padres o encargados) de sus
calificaciones obtenidas en cada materia.
Consultas de horarios de clases de los estudiantes.

Exposicin de ficheros (archivos) por parte de los docentes de cada materia para la
descarga va Web sus alumnos.

Envo va Web de tareas (ficheros) por parte de los alumnos para que puedan ser
descargadas y revisadas por el docente respectivo.

Envi y exposicin de consultas abiertas por parte de los alumnos sobre temas o
asuntos referentes a cada una de sus materias las cuales sean vistas por sus
respectivos profesores y a las cuales stos ltimos puedan responder. Dichas
preguntas y respuestas deben ser vistas por todos los dems alumnos que cursan la
misma materia y deben tener la posibilidad de aportar respuestas a los tpicos ya
iniciados o hacer ms preguntas.

Exposicin por parte de los docentes de informacin o avisos referentes a las
materias que imparten y dicha informacin debe poder ser vista por sus alumnos.



IMPLEMENTACIN
El sistema se ha implementado correctamente en la institucin y ya est funcionado.
(Apndice F)


CONCLUSIONES

La implementacin de un nuevo sistema le es factible a la institucin por los
siguientes aspectos. La institucin no tendr que adquirir nuevo equipo para la
implementacin del proyecto, ya que cuenta con el equipo tcnico necesario.

El sistema realizado reduce tiempo en cantidad considerable en el registro de notas,
tanto para el personal administrativo y docente, generando a la vez una
optimizacin de recursos.

El sistema ser factible es que los usuarios estn de acuerdo en el cambio, siempre y
cuando este cambio dotara a los estudiantes de nuevas herramientas tecnolgicas
que ayuden al desarrollo acadmico del estudiante como lo es la plataforma web.

Al trabajar con bases de datos, se garantiza la integridad de los datos dando as
mayor confianza a la hora de obtener consultas e informes (boleta de
calificaciones).

Las herramientas de desarrollo elegidas fueron apropiadas para el sistema de control
de notas realizado en el Complejo Educativo San francisco por su rapidez y
confiabilidad.

La correcta utilizacin de los recursos tecnolgicos en este proyecto informtico
permiti asegurar un buen funcionamiento de la aplicacin.

El proyecto propuesto cumple con los requerimientos que la institucin dispuso,
mejorando as la agilidad en los procesos que se ejecutan.

La implementacin de un nuevo sistema le es factible a la institucin por los
siguientes aspectos. La institucin no tendr que adquirir nuevo equipo para la
implementacin del proyecto, ya que cuenta con el equipo tcnico necesario.

El sistema ser factible es que los usuarios estn de acuerdo en el cambio, siempre y
cuando este cambio dotara a los estudiantes de nuevas herramientas tecnolgicas
que ayuden al desarrollo acadmico del estudiante como lo es la plataforma web.




RECOMENDACIONES.

Se recomienda llevar un estricto control en el manejo del sistema y su
mantenimiento, para as lograr que este tenga una continuidad prolongada dentro la
institucin y servir de apoyo para que esta siga su crecimiento.

Se recomienda que se facilite el manual de usuario a todos los empleados que
requieren usar el sistema, para facilitar el aprendizaje de su funcionamiento.

Utilizar una impresora matricial, para reducir los costos impresin.

Capacitar al personal administrativo con un curso intensivo de computacin para
que el personal tenga conocimientos bsicos y con ello pueda manejar el sistema de
manera apropiada.

Contar con una persona capacitada en la administracin de la base de datos para
inicio y mantenimiento de la base de datos.

Capacitar de forma apropiada a todos los maestros que van a manipular las notas de
los estudiantes para obtener un buen funcionamiento del sistema.

Habilitar dos mquinas exclusivamente para las matrculas y pensiones que se
realizan en la institucin.

Tener siempre instalada una impresora en la maquina donde se ejecuta el sistema
para imprimir los reportes.

Realizar respaldos de informacin peridicamente de manera que en caso de
presentarse incoherencia en los datos estos pueden ser recuperados, garantizando de
esta manera que los mismos estn siempre disponibles.

Crear polticas de seguridad y asegurar correctamente los permisos a los usuarios
que van a manejar la aplicacin para mantener la integridad de los datos.

Consultar la ayuda general con la que cuenta el Sistema, para solucionar posibles
problemas que se pueden presentar.