Tema 4 Funciones Administrativas: Planificacin y Organizacin

N Introduccin
Una de las notas ms relevantes de la empresa moderna es la del desarrollo
de su actividad en entornos cada vez ms cambiantes, interrelacionados e inciertos.
En esta situacin, la supervivencia empresarial exige no slo un alto grado de
competitividad continuada para permanecer en el mercado, sino tambin que los
objetivos hayan sido cuidadosamente establecidos y se disponga de instrumentos y
medios necesarios para su logro.


1. Planificacin.
Se puede definir como el proceso que determina los grandes objetivos de una
organizacin y las polticas y estrategias que gobernarn la adquisicin, uso y
disposicin de recursos para conseguir tales objetivos.


La planificacin aparece como el instrumento fundamental de la direccin
empresarial, al abordar y responder a cuestiones tales como: la filosofa; el propsito;
la lnea de actuacin y los objetivos a conseguir; las polticas de investigacin y
desarrollo, de tecnologa o de produccin; los productos a elaborar o los modos en
que se estar presente; la forma de competir; los canales de distribucin; los recursos
y cuantas cuestiones sean relevantes para la empresa. Algunas de las razones que
justifican el porqu de la planificacin son las siguientes:


Proporciona una direccin y sentido de desempeo, al coordinar las distintas
unidades de la empresa hacia un fin concreto.
Puede ayudar mejor a lograr aumentar el xito: tericamente, las amenazas
pueden neutralizarse y las oportunidades potenciarse.
Facilita la adaptacin al entorno y al cambio.
Contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas.


La tipologa de la planificacin puede establecerse con arreglo a dos
criterios: por una parte, puede distinguirse entre planificacin general y funcional,
segn que se refiera al conjunto de la actividad empresarial o a cada una de sus
reas de actividad especficas; y, por otra parte, puede establecerse una distincin
temporal en los planes, segn se planifique a corto, medio o largo plazo.


1.1. Elementos de la Planificacin (tipos de planes).


En el proceso de planificacin intervienen una serie de elementos y variables,
cuya conceptualizacin es necesaria.


1. Misin o propsito: El propsito explica la finalidad socioeconmica bsica de
una actividad. Formular la misin de la organizacin es identificar la funcin
que cumple en la sociedad y su carcter y filosofa bsicos, lo que posee la
virtud de poder articular los objetivos y valores que contribuyen a su logro, as
como mantener la integridad y unificacin de la organizacin.
2. Objetivos o metas: son fines concretos, generalmente cuantificables y con un
horizonte temporal determinado, hacia los cuales se dirige la actividad de una
organizacin. Los objetivos, a su vez, se desglosan en subobjetivos o metas
para cada unidad, departamento o nivel organizativo de la empresa.
3. Estrategias: es un proyecto unitario, general e integrado, que conecta a la
empresa con el entorno y con el futuro, y que tiene por finalidad el garantizar la
consecucin de los propsitos de la empresa. Por tanto, la estrategia denota
un programa general de accin y un despliegue implcito de empeos y
recursos para alcanzar metas amplias.
4. Polticas: son guas generales para tomar decisiones. Son lneas que orientan
el pensamiento y la accin. Persiguen que exista cierta consistencia en las
decisiones que se toman en los diversos mbitos de actividad de la empresa.
5. Procedimientos: es una secuencia cronolgica de acciones. Son guas de
accin que detallan la forma exacta en que una actividad ha de desarrollarse.
6. Reglas: son instrucciones taxativas que ordenan que se siga o no un
determinado curso de accin o una accin especfica. Las reglas normalizan la
actuacin de los individuos, constituyendo as un mecanismo de coordinacin
indispensable para la organizacin.
7. Programas: es un plan especfico, en el que se concretan metas, polticas,
procedimientos y reglas, as como todo aquel conjunto de elementos que son
necesarios para seguir un curso de accin determinado, tendente a lograr los
objetivos especficos.
8. Presupuestos: es la expresin, en trminos numricos, generalmente
monetarios, de un plan o de un programa. Representan el mximo grado de
concrecin que pueden alcanzar los planes, ya que cuantifican los resultados
esperados. Tambin aportan rigor a la planificacin, al permitir un mejor
conocimiento de los recursos disponibles y facilitar el establecimiento de
prioridades entre los cursos de accin posibles.
1.2. Etapas del proceso planificador.
El proceso de planificacin requiere una secuencia de realizacin
determinada. Es un proceso continuo y ningn plan es definitivo. Con ligeros matices,
son de general aceptacin las siguientes fases o etapas:
1. Identificacin del problema. Supone la definicin y determinacin de los
problemas actuales y futuros. Es una etapa de recogida de informacin con
determinacin de los problemas y sus causas.
2. Especificacin de objetivos. Esta etapa fijar una primera aproximacin
sobre la situacin futura deseada, estableciendo los medios que permitan
alcanzarla. Tales objetivos debern presentar una desagregacin jerrquica.
Habr de establecerse objetivos acordes con los recursos existentes.
3. Determinacin de premisas. Requiere explicitar las premisas (suposiciones
consistentes) para realizar los pronsticos del futuro, fijar las polticas clave y
desarrollar los planes de empresas.
4. Establecimiento de lneas de accin alternativas. Se ha de identificar las
diversas alternativas existentes para alcanzar los objetivos.
5. Evaluacin de las alternativas. Cada alternativa ha de ser evaluada con
precisin a la vista de los objetivos. El xito precisa un estudio cuidadoso de
las ventajas e inconvenientes de cada alternativa. Ha de estudiarse el coste de
cada una, sus posibles resultados, las disponibilidad de recursos suficientes
para llevarla a cabo, etc.
6. Seleccin de una alternativa. Esta es la etapa en la que efectivamente se
toma la decisin sobre qu curso de accin, de entre los varios posibles, se va
a poner en prctica para alcanzar los objetivos establecidos. Es el momento en
el que la empresa hace suyo el plan.
7. Especificacin y asignacin definitiva de objetivos y formulacin de
planes derivados. Los objetivos quedan especificados definitivamente y se
fijan los planes necesarios para desarrollar el plan bsico.
8. Presupuestacin. Esta fase consiste en traducir los planes a un lenguaje
numrico, esto es, concretarlos al mximo nivel posible.


A lo largo de todo el proceso, el compromiso del factor humano es clave.
Deben establecerse enlaces y relaciones multidireccionales y, sobre todo, introducirse
una cultura corporativa (fuertes valores asumidos por el equipo humano) que permitan
superar los recelos, tensiones y fricciones.
La secuencia indicada exigir, as mismo, retroalimentaciones, de manera
que sea posible alcanzar una planificacin flexible y adaptativa. Adems, requerir
determinar la forma de evaluacin (control de la ejecucin, el estudio de las
modificaciones que pudieran producirse y, en su caso, la revisin de los planes).


2. Organizacin de la Empresa.



Podemos afirmar que la divisin del trabajo es la razn misma de la
organizacin, ya que en toda actividad productiva que no sea individual se necesita un
determinado grado de organizacin que distribuya las distintas tareas entre los
trabajadores, con la principal finalidad de obtener productos de mayor calidad y a
menor coste. En este tema vamos a abordar los distintos elementos que estructuran la
organizacin de la empresa, identificando las concepciones diversas que existen
sobre diseo de organizaciones.


A. Concepto de organizacin.


Organizacin es la combinacin de los medios tcnicos, humanos y financieros
que componen la empresa para la consecucin de una finalidad: ofrecer un bien o
servicio. El primer paso en la organizacin de la empresa ser la definicin o
descripcin de los puestos de trabajo, as como la asignacin de responsabilidades y
posteriormente tendr lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y
coordinacin, mediante la determinacin de los niveles de jerarqua o escalas de
autoridad que es lo que se llama estructura.


NIVELES DE ORGANIZACIN


La existencia de un nmero determinado de niveles de organzacin
empresarial va a depender directamente de la dimensin de la empresa, as como del
nmero de subordinados que tenga a su cargo el jefe. As en el caso de empresas
pequeas es posible que un nico jefe sea suficiente. Si el nmero de subordinados
crece se har necesario la creaccin de mandos intermedios.



La parte inferior de la pirmide representa los trabajos ejecutivos. A medida
que ascendemos en ella amentan las tareas directivas y disminuyen las ejecutivas.
Las relaciones entre estos grupos de personas pueden realizarse en formas diversas.
Para que el sistema de relaciones sea eficaz debe cumplirse: que cada individuo
conozca los que hacen los dems, conocer sus propias funciones y obligaciones,
adems de tener acceso a la informacin de cmo se desarrollan todos los dems
trabajos de la empresa, con el objetivo de que cada trabajador comprenda el objetivo
final de la empresa.


Ademas deben existir: Unas reglas y polticas de trabajo claras; manuales de
instruccin y capacitacin; y una cultura de la empresa, es decir, una serie de
principios que dirijan la marcha de la misma.


PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN


Es necesario tenerlos en cuenta antes de hacer la eleccin de una estructura:


1) Definicin de objetivos de la empresa.
2) Unidad de mando: cada subordinado tenga un solo superior y que conozca
que depende de l, y que el superior conozca sus subordinados. Esto contribuye a
una clara asignacin de rdenes, evitando interferencias.
3) Unidad de direccin.
4) Autoridad y responsabilidad: a mayor poder, mayor responsabilidad.
5) Extensin del control: fijar el mbito de autoridad.
6) Homogeneidad de tareas.
7) Graduacin o jerarqua de la autoridad. Debe estar claramente
establecido
quines tienen la facultad de ordenar la realizacin de las distintas tareas.
8) Equilibrio en la organizacin.


B. El organigrama. Clases de organigramas.


El organigrama empresarial es la representacin grfica de la estructura
organizativa de la empresa. Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de
forma que si hay cambios en su empresa, este organigrama se pueda adaptar. Debe
ser claro, preciso y comprensible para las personas a las que se debe informar.


La estructura de organizacin es como una red de comunicacin a travs de la
cual se transmite informacin. Estas comunicaciones pueden discurrir en dos
sentidos:


1) Horizontal, entre posiciones o puntos del mismo nivel de la
estructura
jerrquica.
2) Vertical, entre rangos diferentes, bien de informacin o ascendente,
o de
mando o control o descendente.


CLASES DE ORGANIGRAMA


1) Por su finalidad:


Organigramas informativos: se confeccionan con el objeto de informar al
pblico en general sobre la empresa o institucin de que se trate, con el objeto
de contar con un esquema simplificado.
Organigramas analticos: deben contener con detalle toda la estructura de
una empresa.


2) Por su amplitud:


General: cuando abarca el conjunto completo de la organizacin de que se
trate.
Parcial: cuando se limita a reflejar una parte o sentir de la estructura.


3) Por el contenido:


Estructurales: se limitan a poner de manifiesto los nombres de los elementos,
su colocacin en la lnea jerrquica y las relaciones de autoridad.
Funcionales: se reflejan las funciones o contenidos que tienen asignados los
distintos rganos.
De personal: se refieren a cargos o puestos de trabajo


4) Por la disposicin grfica:


Vertical: situndose el origen en el centro de la parte superior y bajando por
escalones sucesivos. El conjunto presenta una imagen piramidal.
Horizontal: con desarrollo de izquierda a derecha. Adopta la misma figura de
pirmide con la base a la derecha.
Circular: La autoridad ms alta est ubicada en el centro y a partir de ste se
desarrollan crculos cada vez mayores que van representando los diferentes
niveles de autoridad en forma de crculo.


3. Departamentalizacin.


Concepto


Es la agrupacin de puestos de trabajo homogneos en unidades organizativas
con el fin de coordinar, supervisar y controlar las actividades y funciones para
conseguir los objetivos marcados. En una empresa nos podemos encontrar con las
siguientes reas o funciones:


Funcin de direccin: planificacin, organizacin, coordinacin, comunicacin
y control.
Funcin de administracin: gestin de almacenes, de nminas y seguros
sociales, facturacin, archivo, contabilidad, informtica, etc.
Funcin financiera: Financiacin, presupuestos de tesorera, seguros,
inversiones, etc.
Funcin de produccin: planificacin y programacin, aprovisionamiento,
control de calidad, mtodos y tiempos. Suelen tener un staff de I+D.
Funcin comercial : equipo de ventas y administracin comercial.
Funcin de marketing: diseo de estrategias de marketing (producto, precio,
distribucin y comunicacin) y tareas tcnicas.
Funcin de personal o de recursos humanos: planificacin de personal,
empleo y formacin, contratacin, relaciones laborales, mdico y seguridad y
administracin de personal.
Funcin de I+D: comprende las funciones de investigacin y desarrollo de
nuevas tcnicas y productos.


Una o ms reas o funciones pueden formar un departamento, por ejemplo las
funciones de administracin y financiera se suelen agrupar en el departamento
ECONMICO-FINANCIERO. Formas de departamentalizacin ms usuales:


A) Por funciones o por departamentos: Se organizan agrupados en funcin a las
especializaciones: departamento comercial, departamento tcnico, departamento
administrativo, departamento financiero. Esta disposicin es la ms utilizada en la
organizacin o estructura centralizada empresarial, porque todos los puestos estn
controlados por el presidente o director general de la empresa.
B) Por producto: Agrupaciones por producto o servicio.
C) Por clientes: Se establecen las unidades organizativas de acuerdo al segmento
del mercado al que vayan dirigidos.
D) Geogrfica: Las actividades y funciones se agrupan en torno a zonas geogrficas.
E) Por procesos: La actividad se organiza segn las fases que componen el proceso
de produccin.


Tambin pueden darse formas de ordenar los rganos de la empresa en los
que aparezcan varios criterios de aplicacin conjuntamente, en distintos niveles de la
empresa. Normalmente en los niveles superiores se emplea la distribucin funcional,
pudindose combinar, en otros niveles inferiores, con una divisin por zonas o por
productos.


4. Tipos de estructura organizativa.


El intento de establecer reglas para determinar las relaciones entre dirigentes y
dirigidos, ha dado lugar al crecimiento de distintos tipos de organizacin. Cada
empresa tiene su propia estructura organizativa en funcin de sus objetivos, de su
tamao, de sus productos y de las circunstancias que atraviesa.


a. Estructura jerrquica o lineal.


Cada individuo responde ante su inmediato superior de los subordinados que
tiene bajo su mando, y a su vez ste depende exclusivamente de su inmediato
superior, del cual ser el nico de quien podr recibir rdenes. Los poderes se
concentran en el mando supremo, que se van delegando para que conforme se va
decreciendo en el nivel jerrquico, se vayan limitando (caracterstico de Pymes).



Ventajas Inconvenientes
Simplicidad y claridad para su
aplicacin.
Unidad de mando. No hay
interferencia de poderes.
La comunicacin de informacin
(ascendente) tanto como la
comunicacin de rdenes
(descendente) es directa
Permite a los mandos inferiores
tomar decisiones en ausencia de
superiores.
La disciplina se mantiene
fcilmente.
La concentracin de poderes requiere
la especializacin en numerosas
tareas y la realidad es que no se
puede ser experto en todas ellas.
Cuando la empresa crece se
incrementa la burocracia.
Es rgida e inflexible y puede dar
lugar a un rgimen dictatorial.


b. Estructura funcional.


Su caracterstica fundamental es que los subordinados, de los niveles
inferiores, en vez de estar conectados a la direccin a travs de un nico punto (el
superior inmediato), recibe las rdenes, instrucciones y la asistencia que necesita
directamente de varios jefes diferentes, cada uno de los cuales desarrolla una
funcin particular, en la que es especialista (Estructura funcional).



Ventajas Inconvenientes
Al ser los jefes especialistas, existe una
mayor eficacia empresarial (Galbraith).
El asesoramiento del experto est a
disposicin de cada trabajador.
Comunicaciones rpidas.
Prdida de unidad de mando.
Se reciben rdenes de varios jefes
que pueden ser contradictorias.
Menor disciplina.
La especializacin puede hacer
olvidar los objetivos globales de la
empresa.


c. Estructura mixta o jerrquica-funcional (en lnea y staff).


Se basa en la distincin entre jefes con autoridad (tipo jerrquico) y tcnicos
especialistas que deben ser odos antes de tomar una decisin (tipo funcional). En
este caso, el jefe con autoridad recibe los informes de los tcnicos (llamados staff) y
bajo su responsabilidad toman la decisin pasando al encargado la orden de
ejecutarla. La funcin del staff consiste en informar, aconsejar, asesorar y apoyar
tcnicamente a las unidades de mando. No est autorizado ni para dar rdenes ni
para tomar decisiones.


Pueden darse dos alternativas en las ayudas de los staff:


i. Staff personal: si el director crea un rgano staff para uso exclusivo, sin que
nadie ms de la empresa pueda hacer uso de l.
ii. Staff especializado: existen staff a disposicin de todos los cargos de la
empresa para que hagan de l el uso que precisen. Existen varios staff que asesoran
a cada departamento (Contabilidad, Marketing, etc).



Ventajas Inconvenientes
Permite el uso de especialistas
que asesoran diversos
departamentos.
Se mantiene la unidad de
mando.
A veces, los staffs dan opiniones sin
sopesarlas debidamente ya que no tienen
ninguna responsabilidad.
Puede haber conflictos entre el staff y la
autoridad formal.


d. Estructura por comit.


Las decisiones se llevan a cabo en grupo y no de forma individual,
repartindose la responsabilidad entre las personas que lo forman.



Ventajas Inconvenientes
Las decisiones se
negocian y se toman
por consenso.
Puede resultar dificultosa la propia dinmica del
funcionamiento de la reunin (alianzas entre personas,
presiones, etc.)


e. Estructura matricial.


Cada empleado tiene al menos dos jefes: el gerente funcional, de tipo
jerrquico y el gerente del proyecto. Cuando en un enlace se produce una colisin de
competencias, se establece un sistema de jerarquas, como por ejemplo, se puede
dar prioridad a la consecucin de los proyectos sobre las funciones.


f. Estructura por divisiones.


Una divisin es una unidad organizativa tpica de las grandes empresas, que
acta como una cuasi-empresa con sus propios departamentos y objetivos, pero
dependiendo de otra unidad superior, la direccin general. Los criterios ms utilizados
para realizar divisiones en una empresa son los siguientes:


1. Productos.
2. Mercados.
- reas geogrficas.
- Tipos de consumidor.
3. Funciones o procesos.
4. Mixtas o combinaciones de Productos y Mercados.


5. Organizacin formal e informal.


La organizacin informal surge de las relaciones de tipo social que se crean
entre varias personal que se encuentran en contacto mtuo, constituyendo un grupo
social cuyo origen es por lo tanto espontneo, no organizado con vistas a un objetivo.
Se crea as, una verdadera estructura de grupo, con jefes (los llamados lderes
informales) y subordinados, los integrados y los aislados, los aceptados y los
rechazados.


En las relaciones entre los empleados se desarrollan costumbres y rutinas
habituales que no han sido formalmente establecidas, cubriendo incluso lagunas de la
organizacin formal. Se establece una comunicacin informal en la empresa que es
incluso ms fluida que la de la organizacin formal. Esta informacin puede ser
exacta, pero tambin pueden circular comentarios que pueden afectar seriamente a la
empresa. Lo ideal es que coincidan la estructura formal e informal y que los jefes
formales sean tambin lderes informales.

En la organizacin informal confluyen, pues, intereses personales
contrapuestos que no pueden ser manifestados en la estructura oficial, aunque deben
se aceptados y conocidos por la direccin, tratando de que apoyen los objetivos
generales de la empresa.