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AUDITORIA OPERATIVA EN LA EMPRESA YAMAMOTO S.A.C.


CAPITULO I
DE LA INFORMACIN

.1 DE LA EMPRESA AUDITADA

RAZN SOCIAL

YAMAMOTO DEL PER S.A.C

R.U.C.

20519609046

DOMICILIO FISCAL

Urbanizacin Espritu Santo Pasaje Lisboa


N 297 del Distrito provincial de Tacna.

.1.1

CONSTITUCIN DE LA EMPRESA AUDITADA


La empresa comercial se constituy como persona jurdica, bajo la modalidad de
Sociedad Annima Cerrada, con la denominacin de YAMAMOTO DEL PERU
S.A.C., en la ciudad de Tacna con fecha dieciocho del mes de julio del ao dos
mil uno, mediante la Escritura Pblica de Constitucin N Tres mil cuatrocientos
veintisiete suscrito ante el Notario Pblico Dr. Aurora Angis de Adahui; con un
capital de mil acciones nominales todas inscritas y totalmente pagadas con valor
de un dlar Americano cada accin.

.1.2

DE LOS SOCIOS FUNDADORES


GERENTE GENERAL

Edwin Juan Carbajal

SUB GERENTE

Augusto Sulln More

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Para la ejecucin de los trabajos la empresa pone a disposicin un grupo de


profesionales: economistas, contadores, vendedores, preventistas, etc asumiendo
as la responsabilidad plena de la empresa.
.1.3

ASPECTO LEGAL CONTABLE Y TRIBUTARIO


YAMAMOTO S.A.C.

Se encuentra amparada en la Nueva General de

Sociedades (Ley N 26887), es una sociedad annima cerrada y su capital


acumulada a la fecha est compuesto por 1000 acciones nominales totalmente
pagadas e inscritas con un valor de un dlar americano cada una.
Adems la empresa est sujeta a la:
Ley del Impuesto a la Renta
Ley del Impuesto General a las Ventas
Ley de Ttulos Valores
Reglamento de comprobantes de pago
Leyes laborales que le sean aplicables a dicha empresa y sus trabajadores
La empresa utiliza sistemas informticos que le permite llevar un mejor control
de sus registros, por tanto su sistema contable es computarizado.
.1.4

GIRO PRINCIPAL DE LA EMPRESA


La actividad econmica es la Importacin y Exportacin de vehculos nuevos y
usados, Motocars, motos y todo tipo de vehculos menores, ensamblaje de
vehculos y sus partes, as como importacin, comercializacin de partes y
repuestos de clase de vehculos en general, as como a toda actividad conexa y
complementaria a la principal, celebrar asimismo contratos de arrendamiento
vehicular, dedicarse a la comercializacin nacional e internacional de todo tipo
de bienes muebles e inmuebles, efectuar operaciones de importacin y
exportacin de bienes y servicios en general, adems podr incursionar en otros
rubros como el de hotelera y otros servicios.

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OBJETIVO DE LA EMPRESA.
a) Dedicarse al comercio en los rubros de importacin y exportacin de
vehculos nuevos y usados, ensamblaje, importacin y comercializacin de
repuestos y mercadera del rubro automotriz en general,
b) Toda actividad conexa y complementaria a la principal.
c) Contratos de compra venta vehicular a plazos con garanta hipotecaria y/o
prendaria, celebrar contratos de arrendamiento vehicular con arras
confirmatorias o arras de retractacin con opcin de compra.
d) Comercializacin nacional e internacional de todo tipo de bienes muebles e
inmuebles, efectuar operaciones de importacin y exportacin de bienes y
servicios en general, comprar vender y distribuir en el mercado nacional los
bienes extranjeros, pudiendo actuar como distribuirlo o representante de
firmas nacionales o extranjeras.
e) Podr desarrollar actividades generales relacionadas al rubro automotriz, de
servicios de transporte.
f) Asimismo podr tambin y de convenir a los intereses de la sociedad,
incursionar en otros rubros como hotelera, servicios de transporte pudiendo
ampliar su giro por acuerdo de junta general y todo tipo de negocios lcitos
sin reserva ni limitacin alguna.

.1.6

RELACIONES

DE

DEPENDENCIA

COORDINACIN

INTERINSTITUCIONAL
YAMAMOTO S.A.C. depende de sus rganos jerrquicos internos. Adems
mantiene relaciones con instituciones como:
-

CETICOS

SUNAT

Intendencia de Aduanas de Tacna

Entidades Financieras

Empresas Supervisoras

Ministerio de Transportes y Comunicaciones

Empresas de Servicios

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La empresa YAMAMOTO SAC es una empresa dedicada a la actividad de
comercializacin tiene un sistema de organizacin adecuada para hacer frente a
las exigencias del mercado actual, por lo que tiene establecido una estructura
mixta o combinada par alcanzar sus objetivos
a) ORGANOS DE ALTA DIRECCIN
-

Junta Universal de Accionistas

Directorio

b) ORGANO DE DIRECCIN
-

Gerencia

c) ORGANO DE CONTROL
-

Oficina de Auditoria Interna

d) ORGANO DE ASESORAMIENTO
-

Oficina de Asesora Legal

e) ORGANO DE APOYO
-

Unidad de Administracin:

rea de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera

rea de Personal

rea de Logstica

rea de Informtica

rea de Gestin y Finanzas

f) ORGANO DE LNEA
-

Divisin de Comercializacin

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.1.8

FUNCIONES

DE

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LOS

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RGANOS

DE

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ESTRUCTURA

ORGANIZATIVA
Los rganos encargados del control y administracin de YAMAMOTO S.A.C.
son los siguientes:
La empresa tiene la estructura orgnica siguiente:
DIRECTORIO
El Directorio es el rgano ejecutor de los acuerdos de la Junta Universal de
Accionistas quien dirige y controla la poltica de la empresa y ejerce la
representacin legal y administrativa de la misma, con las facultades y
atribuciones que seala los Estatutos.
El Directorio est integrado por tres (03) miembros.
GERENCIA GENERAL
La Gerencia es el rgano Administrativo de mayor jerarqua, est encargada de
ejercer la direccin Ejecutiva y operativa de la empresa, ejecutando sus funciones
en base a poderes y delegaciones del directorio y representando a su vez
legalmente a la empresa.
ORGANO DE CONTROL
OFICINA DE AUDITORIA INTERNA
Es un rgano que depende funcionalmente de la gerencia y como tal asiste en sus
funciones de supervisin y control de todas las actividades que desarrollan las
reas y/o departamentos de la empresa. Mediante la revisin y examen
sistemtico de las operaciones financieras y operativas, recomendando la toma de
decisiones correctivas, pertinentes y oportunas

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ORGANO DE ASESORAMIENTO
OFICINA DE ASESORA LEGAL
Es el rgano responsable de dirigir, ejecutar y evaluar los asuntos de carcter
jurdico legal en apoyo a la Gerencia y dems rganos, dictaminado los aspectos
legales de las diferentes actividades de la empresa.
ORGANO DE APOYO
UNIDAD DE ADMINISTRACIN:
La Administracin tiene por finalidad administrar los recursos humanos,
financieros y materiales, proporcionando y controlando dichos recursos y
servicios, en apoyo a los diferentes rganos para que cumplan adecuadamente
sus objetivos y funciones, as como dirigir y ejecutar los procesos en las
diferentes reas, el otorgamiento de servicios complementarios, la capacitacin
de nuevos clientes y la prestacin de otros servicios, y los servicios generales, y
no personales que requiere la Empresa en coordinacin con la poltica y
normatividad que corresponda; le compete tambin brindar asesora y/o apoyo
especializado a las otras Divisiones de la Empresa.
ORGANO DE LNEA
La Divisin de Operaciones, es el rgano de lnea encargado de hacer cumplir el
reglamento interno de funcionamiento de YAMAMOTO S.A.C.; as como todos
los dispositivos y normas emanadas tanto de la Gerencia General como de las
autoridades competentes. Asimismo, es el rgano encargado de organizar,
planificar y supervisar todos los sistemas operativos, en concordancia con la
poltica y objetivos de la Empresa.
DIVISIN DE COMERCIALIZACIN
La divisin de comercializacin es el rgano de lnea encargado de planear,
ejecutar y controlar la poltica comercial como las actividades de venta y
cobranza, as como los dems servicios que presta la empresa a fin de generar los
recursos necesarios para alcanzar los objetivos previstos.

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.2 DE LA SOCIEDAD AUDITORA
RAZN SOCIAL

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200464279420

DOMICILIO FISCAL

Calle Rusia N 3132


Distrito provincial de Tacna.

.2.1

DEL EQUIPO AUDITOR


Conoce los procedimientos para llevar a cabo cualquier tipo e auditoria
Est actualizada en las Leyes, Reglamentos y Normas relacionadas con la
auditoria correspondiente.
Sabe cuales son los requerimientos especficos de las diferentes entidades
gubernamentales, en referencia la auditoria que conducir.
Tiene facilidad para comunicarse con personas, a cualquier nivel de la
jerarqua empresarial.
Poseen un alto grado de capacidad de observacin y deduccin que les
permite descubrir deficiencias, riesgos potenciales y desviaciones a las
Leyes, Normas, Reglamentos Vigentes.
Son objetivos, basan sus deducciones en factores especficos demostrables y
medibles, abstenindose de emitir opiniones y/o recomendaciones sin una
slida base.
En caso de una duda o ambigedad que pueda surgir durante la auditoria, los
auditores son personas como todas las dems y no lo saben todo, por lo tanto
cuando exista alguna discrepancia de opinin o desconocimiento sobre algn
tema, consultan con quin tenga la respuesta.
Finalmente tiene un alto grado de honestidad y tica profesional ms all de
toda duda.

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.2.2

.2.3

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DEL PERSONAL DE AUDITORIA


C.P.C. Alave Arcaya Maribel

Auditor, Jefe

C.P.C. Arel Boza Huaman

Auditor

C.P.C. Gimena Paco Cohaila

Auditor

C.P.C. Luisa Acero Condori

Auditor

EXPERIENCIA EN AUDITORIA
Empresa

Alcance de la auditoria

Mes y ao.

Comercial Paris

Auditoria Operativa

Abril - 1998

Importadora Rpidos

Auditoria Integral

Junio - 1999

Comercial Comersa

Auditoria Operativa

Marzo - 2000

Almacn General EIRL

Auditoria Integral

Marzo - 2001

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CAPITULO II
DEL TRABAJO DE AUDITORIA

2.1.

OBJETIVOS GENERALES DEL EXAMEN


Permitir que el auditor exprese su opinin acerca del rea operativa y/o tcnica de la
empresa, en todos sus aspectos materiales y exprese la naturaleza y razonabilidad de
conformidad con un marco legal y laboral para la presentacin de la informacin.
Evaluar las siguientes reas de la empresa YAMAMOTO S.A.C.
-

Divisin de comercializacin

rea de Logstica

Divisin de Gestin y Finanzas

rea de Marketing

rea de Personal

Aplicar un Programa de Auditoria operativa para cada rea.


2.2.

OBJETIVOS OPERACIONALES
Establecer el grado en que la empresa y sus servidores han cumplido adecuadamente
los deberes y atribuciones que les han sido asignados.
Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la
calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.
Verificar que la empresa auditada cumpla con las normas y dems disposiciones
legales y tcnicas que le son aplicables, as como tambin con principios de

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economa, eficiencia y valoracin de costos, segn cada caso y formular


recomendaciones oportunas para cada caso uno de los hallazgos identificados.
Fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la organizacin
Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y polticas de
la empresa, as como mejorar los niveles de productividad, competitividad y de
calidad.
Facilitar la consolidacin de una poltica de control de calidad y de productividad
con una visin a largo plazo.
2.3.

ALCANCE DEL EXAMEN


El Examen comprender:
Estudio de las reas solicitadas a auditar por la empresa YAMAMOTO S.A.C.
Entrevista con los Funcionarios y trabajadores de la empresa
Aplicacin de Cuestionarios.
Aplicacin de un Programa de Auditoria para cada rea de la empresa.
Recoleccin de la informacin y Anlisis correspondiente
Identificacin de reas Crticas y significativas.
Procesamiento de la informacin.
Elaboracin del informe.

2.4.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.


Se aplicar las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, Normas Personales,
Normas de Ejecucin del Trabajo y las Normas del informe.
Aplicacin de un criterio especfico por parte de los auditores para determinar la
eficiencia, efectividad de las operaciones al alcanzar los resultados programados.
As mismo se aplicar los procedimientos correspondientes y que los auditores
conocen.

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2.5.

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DURACIN DE LA AUDITORIA.
Comprender desde el 23 de Octubre hasta la emisin del informe final

2.6.

CRONOGRAMA
Para la realizacin de la Auditoria Operativa se sostuvo una entrevista con el Gerente
General de la Empresa YAMAMOTO S.A.C. ubicada en la Ciudadela CETICOS el da
Lunes 24 de Octubre del ao 2002 a las 3:00 p.m., en la entrevista se confirm el
acuerdo suscrito a travs de la carta del 23 de Octubre del 2002. Adems el Sr. Edwin
Juan Carbajal se ofreci brindar todas las facilidades del caso para poder realizar
nuestro trabajo. En la misma reunin se presentaron los jefes de las divisiones a auditar:

Jefe de la divisin de Comercializacin :

Sr. Augusto Sulln More

Jefe del rea de Marketing

Adm. Oscar Loayza Perez

Jefe de la divisin de Logstica

Adm. Jorge Chavez Urrieta

Jefe del rea de Personal

Adm. Rafael Garca Huaman.

Contador General de la Empresa

C.P.C. Edgar Tapia Quispe

Para el desarrollo de la Auditoria Operativa dentro de la Empresa se sigui las siguientes


acciones:
23/10/2002

Los socios de AUDITORES & GMAL S.A.C, se reuni para elaborar el


cronograma a seguir en la auditoria de la empresa YAMAMOTO S.A.C,
entre los socios se eligi un jefe de programa cayendo esta
responsabilidad en el C.P.C Maribel Alave Arcaya. LA misma que
propuso que cada rea sea auditada por un auditor, y al momento de
analizar la informacin recabada, se deber hacer en equipo y cada

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miembro deber informar del trabajo realizado en el rea en el que ha


sido asignado para establecer un informe nico ya que de alguna forma
se relacionan todas las reas, no habiendo otra propuesta. Se proceder
de la forma indicada. Para designar las reas se hizo un sorteo previo ya
que cada auditor est en la capacidad de auditar cualquier rea.
Divisin de Comercializacin :

C.P.C. Arel Boza Huaman

Area de Marketing

C.P.C. Arel Boza Huaman

rea de Personal

C.P.C. Maribel Alave Arcaya

re125@

121212121212121212121212121212 12

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1414141414141414141414141414141414141414141414141414
141414141414141414141414141414141414141414141414141414141
414141414141414141414141414141414141414141414141414

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151515151515T151515151515T151515151515T151581515151515D151
55@

151515151515151515151515151515 15

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X1717(1717171717171
717171717171717171717171717171717171717171717 17171
7171717171717 171717171717171717 1717171717171717
171717171717171717171717171717171717171717171717171717
171717171717171717171717171717171717171717 17171717171
71717171717

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181818181818T181818181818T181818181818T181881
818181818D18in de Accionistas y miembros del directorio.
Manual de Organizacin y Funciones.
Organigramas.
Planillas
Contratos de trabajadores
Minuta
Escritura Pblica
Estatuto
Manual de Funciones
Declaracin nica de Aduanas
Informe de Verificacin
Factura de Empaque
Factura de la empresa Proveedora
Factura de la empresa de transporte de importacin
Declaracin de Ingreso al Almacn
Invoice
Registro de Compras
Otros que sean relevantes para informar
25/10/2002

El equipo de trabajo elaborar el programa de auditoria a seguir, de


acuerdo a la documentacin recibida y a la percepcin que tuvo cada
miembro en la visita preliminar.
Al mismo tiempo se revisar la documentacin, y se proceder a
elaborar los cuestionarios a aplicar con la finalidad de obtener una
informacin mas oportuna y relevante ya que ser la base para
establecer si alguna de las reas a auditar est en una situacin crtica,
de ser necesario cada miembro solicitar mas informacin en el rea que
le compete.

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02/11/2002

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El equipo de trabajo una vez elaborado el plan de trabajo proceder a


aplicarlo en la empresa YAMAMOTO S.A.C

10/11/2002

El Equipo de trabajo realizar las tabulaciones, anlisis correspondientes


de las entrevistas, cuestionarios, informes, los cuales servirn para
establecer un diagnstico eficaz en la evaluacin de la empresa
YAMAMOTO S.A.C.

20/11/2002

Cada miembro elaborar un informe detallado del rea auditada para


luego consolidar toda la informacin y redactar un informe general
relacionando todas las reas crticas encontradas en la empresa
YAMAMOTO S.A.C.

25/11/2002

Elaboracin del informe final

15/12/2002

Presentacin del informe final a la empresa YAMAMOTO. S.AC.

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CAPITULO III
EJECUCIN DE LA AUDITORIA
Una vez elaborado el cronograma y programa para cada rea, se procedi a la ejecucin de
la misma. Siendo responsable cada auditor de cada rea auditada a la hora de hacer el
anlisis de la informacin seleccionada el auditor deber estar bien informado para poner al
corriente al equipo de trabajo ya que cada rea de alguna forma tiene relacin con otra. Al
final de su trabajo emitir un informe detallado que servir para elaborar el informe final.
3.1

AUDITORIA EN LA DIVISON DE COMERCIALIZACIN


FUNCIN BSICA DE LA DIVISIN DE COMERCIALIZACIN

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La divisin de comercializacin es el rgano de lnea encargado de planear, ejecutar


y controlar la poltica comercial como las actividades de venta y cobranza, as como
los dems servicios que presta la empresa a fin de generar los recursos necesarios
para alcanzar los objetivos previstos.
OBJETIVO DE LA AUDITORA
Examinar aspectos administrativos que constituyen el conjunto de las actividades
que comprende el concepto y alcance de la operacin de comercializacin, con el
propsito de lograr incrementar la eficiencia y eficacia operativa y proponer las
recomendaciones que se consideran adecuadas.

FASE I
APLICACIN DE PROGRAMA Y RECOLECCIN DE DATOS
3.1.1 PROGRAMA
Se aplic el programa prediseado por el equipo de auditores de acuerdo al
requerimiento de la empresa YAMAMOTO S.A.C

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3.1.2 RECOLECCIN DE INFORMACIN


De acuerdo al programa establecido se procedi a la recoleccin de
informacin.
DOCUMENTOS RECEPCIONADOS
Escritura de Constitucin
Estatuto
Manual de organizacin y funciones
Organigramas
Plan de Cuentas
Documentos inherentes a comercializacin:
- Declaracin nica de Aduanas
- Informes de Verificacin.
- Listas de embarque
- Certificado de Reacondicionamiento.

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- Declaracin de ingreso al Almacn


DOCUMENTOS QUE NO PUDIERON OBTENERSE
Estudios de la demanda y competencia de los productos en el mercado
Manual de Tcnicas de Ventas
Manual de Crditos y Cobranzas
Presupuestos
Cuadros Estadsticas de ventas realizadas en los ltimos cinco aos
Estadsticas de comercializacin de vehculos en general en el Per.
3.1.3 TRABAJO DE CAMPO
INFORMACIN POR REAS
La divisin de comercializacin tiene: 2 reas; rea de Ventas y Facturacin,
rea de Crditos.
a) ORGANIZACIN
Tiene una distribucin adecuada de las reas a su cargo de acuerdo al
organigrama establecido.
b) PERSONAL
-

Existencia de vendedores sin sueldo fijo establecidos eventualmente


en un nmero mayor a 10 personas.

Existencia de vendedores y cobradores por separado tanto en Tacna


como en provincias.

c) OFICINAS
-

No existe un distribucin funcional de las reas.

Adecuadamente implementados en cuanto a equipo mobiliario y


equipo de cmputo ambas reas trabajan con un sistema integrado de
computacin.

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Estn protegidos con medidas de seguridad (zonas de escape


sealizadas, cuenta con extintor y un botiqun de primeros auxilios).
FASE II

A.

APLICACIN DE ENTREVISTAS Y CUESTIONARIOS


ENTREVISTAS
De Acuerdo al programa establecido se aplic una entrevista al jefe de
la divisin de comercializacin y personal que labora en las reas de
su dependencia; Se pudo obtener la siguiente informacin:
a) ORGANIZACIN
-

para la distribucin de las oficinas correspondientes a las reas


no se consider el aspecto funcional de las operaciones de
comercializacin, solo se tuvo en cuenta el deseo particular
del jefe de comercializacin sin tener en cuenta la opinin de
los jefes de las reas de venta y crditos.

En algunas ocasiones comercializacin ejecuta las actividades


de ventas existiendo doble facturacin, puesto que de acuerdo
al MOF esta funcin le corresponde al rea de Ventas y
Facturacin.

b) PERSONAL
- Se abonan diferentes porcentajes a los vendedores
-

Los vendedores estn en continua disputa a los clientes


crendose un ambiente poco favorable para la empresa.

- No existe capacitacin en el personal de ventas


Inform en una forma genrica su funcin limitndose a
explicar lo que est establecido en forma general en el Manual
de Organizacin y Funciones.

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El personal se limita a explicar su labor basndose en el


manual de funciones de la empresa.
CUESTIONARIOS
Se aplic

cuestionarios establecido por la empresa auditora

de

acuerdo a las necesidades de comercializacin incidiendo en ventas


puesto que este es el propsito de la empresa.

B.

REVISION

DE

LA INFORMACIN,

DEPURACION

ORDENAMIENTO

Se revis en forma detallada la informacin obtenida de la


divisin de comercializacin.

De acuerdo a lo establecido en el manual de organizacin y


funciones se clasific aquellos que le corresponda como tal.

Se clasific la informacin por fechas de lo ms antiguo a lo


mas actual.

Aquellos documentos que no son relevantes para el buen


funcionamiento de la divisin de comercializacin se
clasificaron en el archivo como consulta para las dems
divisiones que se podra solicitar.
FASE III

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ANALISIS Y RESULTADOS OBTENIDOS


3.1.4 IDENTIFICACION DE AREAS CRTICAS Y SIGNIFICATIVAS
La divisin de comercializacin ejerce autoridad en los departamentos de
Venta y facturacin, de acuerdo al Manual de organizacin y Funciones
cumple de acuerdo a lo establecido, se ha tomado especial atencin al rea
de ventas por que all es donde destacan problemas ms significativos:
a) ORGANIZACIN: se considera lo siguiente:
CAUSAS
AUSENCIA DE:
-

De

informacin oportuna a la Gerencia General sobre asuntos

relacionados con la marcha de divisin de comercializacin, lo hacen


a destiempo lo cual hace que se tome decisiones que no favorecen a la
empresa.
-

Los responsables de las reas no tienen los objetivos claros respecto a


la empresa.

Optimizacin de recursos humanos y materiales a las dependencias

EFECTOS:
-

Prdida de tiempo en la ejecucin de las diversas tareas originando


mayores costos por no tener la informacin oportuna

Inexistencia de normas y disposiciones actualizadas hace que los


empleados no tengan un objetivo, cada empleado toma su criterio
particular sucede con frecuencia en el rea de ventas y facturacin.

b) PERSONAL
AUSENCIA DE:
-

Personal capacitado

Control Administrativo en los sobre tiempos.

Una armona de trabajo entre vendedores

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-

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Conocimiento de las reas asignadas al personal de las reas.

EFECTOS:
-

No elaboran informes por falta de conocimiento.

Exceso de trabajo sin remuneracin

HALLAZGO N 01
REA CRITICA: Departamento de ventas
-

El rendimiento de ventas presenta declinaciones repentinas no hay


una coordinacin para la toma de decisiones para hacer efectiva una
venta entre el rea de ventas con la divisin de comercializacin.

Existe un ambiente de hostilidad entre los vendedores.

3.1.5 OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES


Al concluir de analizar la informacin se puede observar lo siguiente:
En cuanto a gestin y administracin de ventas se puede observar que no
se atienden rpidamente las reclamaciones causando malestar en los
clientes.
No se fijan los objetivos de ventas
Los Vendedores no disponen de estadsticas sobre tendencias

del

producto en el mercado
No se establece una difusin de tarifas a los clientes en general solo a
clientes potenciales
RECOMENDACIONES
ORGANIZACIN

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Establecer un manual de organizacin y funciones ms especfico para


los vendedores.
Exigir a la los vendedores elaborar sus informes para establecer
estadsticas mensuales sobre la evolucin de las ventas
Efectuar un presupuesto trimestralmente
PERSONAL
Mejorar la poltica de remuneraciones especialmente en las comisiones
para establecer una armona entre los vendedores.
Formular planes de capacitacin y actualizacin.

3.2

AUDITORIA EN EL AREA DE MRKETING


FUNCIN BSICA DEL REA DE MARKETING
Identificar las necesidades de los consumidores, segmentar los mercados y analizar
la oferta de la competencia, elaborar y aplicar una estrategia y plan de marketing, es
decir elegir

canales de distribucin, reforzar la venta, realizar promociones,

controlar la realizacin de programas de actividades y analizar resultados obtenidos


y asegurar la coordinacin con la divisin de comercializacin para tener xito en las
ventas.
OBJETIVO DE LA AUDITORA
Examinar aspectos administrativos que constituyen el conjunto de las actividades
que comprende el concepto y alcance del rea de marketing para el desarrollo de las
ventas, y que el contenido de la funcin se encuentre acorde con los conocimientos,
tcnicas y mtodos existentes dentro del mercado competitivo, a la vez identificar las

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debilidades en las actividades de coordinacin con otras reas (ventas). Con el


propsito de lograr incrementar la eficiencia y eficacia operativa y proponer las
recomendaciones que se consideren adecuadas.
FASE I
APLICACIN DE PROGRAMA Y RCOLECCION DE DATOS
3.2.1 PROGRAMA
Se estableci un programa formulada en equipo el cual se tomar como gua
el cual consistir en analizar las diferentes tcnicas y mtodos utilizados por
la empresa para la aplicacin de su poltica comercial y su plan de marketing,
adems de efectuar un control sobre sus resultados.
Examinaremos la gestin segn los siguientes aspectos:

3.2.2 RECOLECCION DE INFORMACION


De acuerdo al programa establecido se procedi a la recoleccin de
informacin.
DOCUMENTOS RECEPCIONADOS
Escritura de Constitucin.
Estatuto de la empresa
Plan de cuentas
Organigrama
Informes
Presupuestos anuales
DOCUMENTOS QUE NO PUDIERON OBTENERSE

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Manual de Funciones y Organizaciones


Manual de rea de Marketing
Organigrama Actualizado
Estudios de la Demanda y Competencia de los vehculos
Estadsticas de Comercializacin de Vehculos en general en Tacna y el
Per.
Reportes anuales de investigacin de mercados
Reporte de publicidad efectuado en los ltimos aos.
Informes de Segmentacin de Mercados.
Informes en cuanto a Promocin y Publicidad.
Reportes de ventas de los ltimos semestres.
3.2.3 TRABAJO DE CAMPO
Durante el trabajo de campo se aplic las entrevistas, cuestionarios, y la
revisin de toda la documentacin y papeles de trabajo reunidos para la
interpretacin, anlisis y evaluacin

para determinar posteriormente la

eficiencia del rea de Marketing.


a) ORGANIZACIN
El rea

de Marketing

no tiene una distribucin formal dentro del

organigrama de la Empresa YAMAMOTO S.A.C., puesto que no figura


en los organigramas presentados por la empresa.
b) PERSONAL
Existencia de personal que no es especializada en Marketing
c) OFICINAS
-

Existe una distribucin adecuada dentro de la empresa, est


adecuadamente implementado en cuanto a equipo mobiliario y equipo
de cmputo suficiente para un buen desempeo con eficiencia dentro

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de la empresa; Adems est protegido con medidas de seguridad


(zonas de escape correctamente sealizadas, cuenta con extintor y un
botiqun de primeros auxilios).
FASE II
A. APLICACIN DE ENTREVISTAS Y CUESTIONARIOS
ENTREVISTAS
Durante el recorrido se efectu una entrevista verbal al personal de
marketing en su manifestaciones revelaron informacin muy importante
que sirvi en forma efectiva para la elaboracin del informe.
CUESTIONARIOS
Se aplic un cuestionario elaborado en base al programa a aplicar

B. REVISION

DE

LA

INFORMACIN,

DEPURACION

ORDENAMIENTO.

Se revis en forma exhaustiva la informacin, papeles de trabajo


reunidos.

Se clasific la informacin por fechas en orden creciente.

Con el equipo de auditores reunidos se hizo varias aclaraciones en


cuanto al rea puesto que este no figura dentro del MOF y
Organigrama de la empresa.

Clasificacin de documentos netamente inherentes al


Marketing.
FASE IV

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rea de

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ANLISIS Y RESULTADOS OBTENIDOS


3.2.4 IDENTIFICACIN DE AREAS CRTICAS Y SIGNIFICATIVAS
El rea de Marketing no ejerce autoridad en ninguna rea se puede opinar lo
siguiente en cuanto a organizacin y el personal que labora:
a) ORGANIZACIN Se considera lo siguiente:
CAUSAS
AUSENCIA DE:
-

Manual de Organizacin y Funciones

Organigrama

Estudios de mercado sobre el potencial de la competencia

Cuadros Estadsticos de ventas

Programas de ventas mensuales, anuales

Cuadros sobre investigacin de mercados

Reportes de investigacin de mercados

De una poltica de Ventas

De canales de distribucin efectiva

EFECTOS
-

Al no contar con el MOF los empleados que laboran no tienen una


funcin especfica dentro del rea las rdenes son repetitivas recaen
en un mismo empleado ocasionando una prdida tiempo.

Al no contar con un organigrama, no existe una lnea directriz, tanto


el Gerente de Comercializacin como el Gerente de Finanzas se
disputan el mando sobre el rea de Marketing, existiendo doble
delegacin de funciones.

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b) PERSONAL
AUSENCIA DE:
-

De personal capacitado

Conocimiento de sus funciones dentro del rea

EFECTOS:
-

habitualmente el gerente de comercializacin y el Gerente de Gestin


y Finanzas Delegan funciones a los empleados del rea de Marketing
sin conocimiento del jefe del rea suscitndose un desorden dentro
del rea, pues los empleados no saben a quin deben obedecer.

HALLAZGO N 02
REA CRTICA : rea de Marketing
-

Descuido del rea en cuanto a su funcionamiento

No cumple con la Misin y obligaciones que le compete como rea


de Marketing.

3.2.5 OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES


Al concluir de analizar la informacin se pudo observar lo siguiente:
No existe un autntico control de delegacin de funciones
No existe supervisin por parte de la gerencia general
Carencia de personal calificado.
Carece de informacin estadstica en general
No aplica una estrategia y un plan de Marketing
Existe una confusin generalizadas en cuanto a funcin y desempeo de
trabajo
RECOMENDACIONES.

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Resolver los problemas detectados en el rea de marketing para recuperar


terreno en el mercado
Elaborar el Manual de Organizacin y Funciones
Incluir el rea de Marketing en el Organigrama de la Empresa
Elaboracin de cuadros estadsticos en general
Mejorar y optimizar los mtodos de comercializacin.
Formular polticas y estrategias de segmentacin de mercados.
Afianzar la relacin entre los empleados
Controlar la realizacin de programas de comercializacin asegurando la
coordinacin con la divisin de comercializacin y el rea de ventas.
Realizar una efectiva tarea de promocin y publicidad en el mercado
nacional e internacional
Estar permanentemente atento a los cambios del mercado
Reaccionar de forma rpida frente a la competencia.

3.3

AUDITORIA EN EL AREA DE PERSONAL


FUNCIN BSICA DEL REA DE PERSONAL
Administrar en forma adecuada al personal de la empresa atendiendo todas las
necesidades que se requieran, teniendo como base el Manual de Organizacin y
funciones de la Empresa, el encargado del rea de Personal ejerce autoridad sobre
todo el personal de la Empresa y depende de la Unidad de Administracin.
OBJETIVO DE LA AUDITORIA

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Evaluar la funcin y medir la actuacin del personal para establecer si las


polticas y procedimientos que se siguen en relacin a la Administracin de la
empresa estn definidas en cuanto a:
Reclutamiento

de

personal,

contratacin,

Administracin

de

sueldos,

Adiestramiento, capacitacin.
-

Verificar que la empresa cumpla con las normas y dems disposiciones legales
laborales.

Establecer el grado en que la empresa y sus trabajadores han cumplido


adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignadas.

Verificar la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y polticas


de la empresa.

Verificar si existe un buen clima social en la empresa, puede existir indicadores


de conflictividad por: conflictos colectivos de trabajo, huelgas.
FASE I
APLICACIN DE PROGRAMA Y RECOLECCIN DE DATOS

3.3.1 PROGRAMA
Se elaboro un programa de auditoria de acuerdo a la necesidad del rea a
auditar de la empresa que ser aplicado por el equipo de auditores.
Realizaremos entrevistas y cuestionario al Personal de la Empresa para
obtener informacin confiable

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3.3.2 RECOLECCIN DE INFORMACIN


Para la realizacin de la Auditoria en esta rea, se sostuvo una entrevista con
el Jefe del rea de Personal el Sr. Adm. Rafael Garca Huaman, el da 24 de
Octubre del 2002, el cual nos facilito informacin documentada y tambin se
le aplico un cuestionario.

Nos indic que la Empresa cuenta con 22

trabajadores en total.
El Jefe del rea de Personal nos facilito informacin documentada, pero
hubo documentacin que no se encontr como a continuacin detallamos.

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INFORMACIN RECEPCIONADA:
-

Escritura de constitucin

Estatutos

Relacin de Accionistas y miembros del directorio.

Manual de Organizacin y Funciones.

Organigramas.

Planillas de los trabajadores

Los cuales se anexan al presente trabajo.


-

Contratos de todos los trabajadores

DOCUMENTOS QUE NO PUDIERON OBTENERSE:


-

Organigramas actualizados

Manual de Seguridad y Mantenimiento.

Informes de Auditoria Interna

Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF).

Estadsticas de personal: por ausentismo ya sea por permisos, accidentes,


huelgas etc.

3.3.3

TRABAJO

DE

CAMPO

ENTREVISTA,

RECORRIDO

OBSERVACION DE LA EMPRESA
La realizacin de la una visita preliminar a la empresa nos permiti captar
informacin del personal que est vinculado con el cumplimiento de las
operaciones, pero esta informacin ser confirmada y/o desmostrada
posteriormente para poder apreciar su validez.
Se observ personal que no cumpla con las labores asignadas (personal
ocioso).
Se observ que no haba un buen clima social entre los trabajadores.

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Algunas oficinas no contaban con un ambiente favorable para desarrollar sus


labores (Contabilidad, Secretara), falta de ventilacin, iluminacin.
A. RESULTADO DE RECORRIDO EFECTUADO EN LA EMPRESA
Analizando toda la informacin del recorrido efectuado en la empresa se
resume la siguiente informacin:
-

No hay una buena relacin laboral entre los funcionarios y los


trabajadores.

El personal no marca sus tarjetas en un reloj electrnico.

Ausencia de un plan de capacitacin del personal.

Existen archivos y el personal trabaja sobre tiempos casi


continuamente.

Existencia de problemas entre los vendedores, as como entre


mecnicos y tcnicos.

Aparente exceso de personal en algunas oficinas (rea de


contabilidad, secretara)

Existencia de equipos de vendedores y cobradores por separado tanto


para Lima, como para provincias (Trujillo, Huancayo y Tacna).

Aparente conflictividad entre trabajadores.

B. APLICACIN DE ENTREVISTAS Y CUESTIONARIOS


ENTREVISTAS
Se realiz entrevistas al Jefe del rea de Personal, Funcionarios y
trabajadores de la Empresa, con lo cul se pudo obtener informacin que
ser de gran utilidad para la elaboracin de los cuestionarios.
El Gerente General dijo estar satisfecho con el personal que labora en la
empresa.
Los funcionarios entrevistados no dan muchos detalles, dicen que se lleva
a cabo todo lo establecido en el Manual de Organizacin y Funciones.

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El encargado del rea de Personal dijo cumplir con todo lo establecido en


el Manual de Organizacin y Funciones, recalcando que no haba
problemas en esta rea.
El personal se mostr desconfiado frente a las interrogantes planteadas,
desconociendo muchos de ellos que cuentan con un Manual de
Organizacin y Funciones.
CUESTIONARIOS
Se aplicaron cuestionarios al Jefe del rea de Personal, Funcionarios y
trabajadores de la Empresa, que a continuacin se anexan.

3.3.4

REVISION

DE

LA

INFORMACIN,

DEPURACION

ORDENAMIENTO
Con la informacin obtenida de las entrevistas, cuestionarios y documentos
se procedi a su revisin y ordenamiento, se observo que de todo el material
reunido haba documentacin que no era importante para la realizacin de la
auditoria, se hizo la separacin de dichos documentos.
Se ordeno la documentacin seleccionndola por fechas.
Los documentos separados se archivaron, ya que podran servir como
material de consulta.

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3.3.5

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ANLISIS DE LA INFORMACIN OBTENIDA


-

Estudiar la fijacin de responsabilidades del personal del rea de


Administracin.

Investigar la medicin de la actuacin desarrollada por el personal.

Estudiar la Organizacin y alcance de los problemas de los vendedores.


FASE II

A. REVISIN Y EVALUACIN DE LOS CONTROLES INTERNOS

El estudio y evaluacin del control interno se va a efectuar con el objeto


de cumplir con la norma de ejecucin del trabajo que requiere que El
auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control
interno existente que le sirven de base para determinar el grado de
confianza que va depositar en l, asimismo que nos permita determinar la
naturaleza, extensin y oportunidad que se dar a los procedimientos de
auditoria.

En el Control Interno intervienen cuatro elementos:


-

Entrenamiento
Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentren en vigor,
ms apto ser el personal encargado de los diversos aspectos del
negocio. El mayor grado de control interno logrado permitir la
identificacin clara de las funciones y responsabilidad de cada
empleado, as como la reduccin de ineficiencia y desperdicio.

Eficiencia

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Despus del entrenamiento, la eficiencia depender del juicio personal


aplicado en cada actividad. El inters del negocio por medir y alentar
la eficiencia constituye un coadyuvante del control interno. Los
negocios adoptan algn mtodo para el estudio del tiempo y esfuerzo
empleados por el personal que ofrecen al auditor la posibilidad de
medir comparativamente las cifras representativas de los costos.
-

Moralidad
Es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas sobre
las que descansa la estructura del control interno. Los requisitos de
admisin y el constante inters de los directivos por el
comportamiento del personal son, en efecto ayudas importantes al
control.

Retribucin
Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta
mejor a realizar los propsitos de la empresa con entusiasmo y
concentra mayor atencin en cumplir con eficiencia que en hacer
planes para desfalcar al negocio. Los sistemas de retribucin al
personal, planes de incentivos y permisos, pensiones por vejez y
oportunidad que se le brinda para plantear sus problemas personales
constituyen elementos importantes del control interno.

Por slida que sea la organizacin de la empresa y adecuados los


procedimientos implantados, el sistema de control interno no puede
cumplir su objetivo si las actividades diarias de la empresa no estn
continuamente en manos de personal idneo.
Realizaremos una evaluacin a lo siguiente:
-

Revisar las disposiciones para el pago de horas extras.

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Establecer el origen y alcance de los problemas administrativos entre


los vendedores.

Determinacin de las responsabilidades y/o actividades que deben


cumplir las diversas reas funcionales, particularmente la de
administracin, para luego comparar con las necesidades de personal,
requeridas, con el objeto de determinar el nivel adecuado.

Determinar los controles que se utilizan para medir la actuacin


desarrollada por el personal as como establecer si se realiza una
seleccin de personal ingresante.

Investigar si existe un programa de captacin para el personal.

Investigar

la

operatividad

del

sistema

de

remuneraciones

particularmente en los que respecta a la determinacin de


responsabilidades.
B. RESULTADOS DE LA SEGUNDA FASE

No se han dictado disposiciones uniformes para el pago de horas extras,


cada jefe autoriza, el monto de los sobre tiempos a pagar, aunque no se
justifica la razn de las horas extras.
Con respecto a los problemas con los vendedores, se investig lo
siguiente:

EN SU ORGEN:
-

No se han determinado las responsabilidades especficas de cada uno


de los vendedores.

Se abonan diferentes porcentajes a los vendedores.

ALCANCE:
-

Los problemas comprenden a supervisores y vendedores.

Que realmente existe un exceso de personal en el rea de


Contabilidad y Secretaria de por lo menos 2 personas.

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Que existe deficiencia en la medicin de la actuacin del personal, ya


que slo se tiene en cuenta el trabajo que se haya concluido.

No existe un real proceso de seleccin del personal ingresante.

Tampoco existen programas de capacitacin y actualizacin al


personal.
FASE III
EXAMEN Y EVALUACIN PROFUNDAS

C. EXAMEN Y EVALUACIN PROFUNDA

Determinar:
Las causas para no efectuar evaluaciones al personal.
Investigar respecto a la necesidad de las horas extras por el personal.
Determinacin de los efectos de los problemas originados entre los
vendedores.
Determinar los efectos originados por la falta de control de la
actuacin del personal en la empresa.
D. RESULTADOS OBTENIDOS EN LA TERCERA FASE:

Falta de una poltica de nivel de empresa que determine la forma y


contenido de la evaluacin, as como de conocimiento de los efectos
positivos que genera.
No haba justificacin de los sobre tiempos en la mayora de los
casos, lo cual caus un cierto despilfarro de fondos.
Desprestigio de la empresa ante sus clientes por falta de
responsabilidad por no efectuar los trabajos de reparacin a tiempo.
Retardo en la entrega de los productos adquiridos por los clientes.
La ausencia de una autentica evaluacin de la actuacin del personal
con sus efectos de :
-

Desconocer la productividad del personal

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Desconocimiento del avance de las tareas asignadas.


FASE IV
ANLISIS Y RESULTADOS OBTENIDOS

3.3.6 IDENTIFICACIN DE AREAS CRTICAS Y SIGNIFICATIVAS


En reunin efectuada con los socios de la AUDITORES & GMAL S.A.C ,
analizando la informacin obtenida, se determin que el rea de Personal no
es un rea Crtica, los problemas que presenta pueden solucionarse en un
plazo corto.
3.3.7

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Se inform al cliente de manera verbal de todos los errores importantes
descubiertos, as como tambin las pequeas deficiencias y debilidades del
sistema que podran ser corregidos sin demora.
Hemos interrogado al encargado sobre los cambios ocurridos en el personal o
en los procedimientos, ya que muchas veces afectan el control interno.
Con mucha discrecin se discutieron los comentarios y sugerencias hechas
por los empleados afectados por los mismos.

Como puntos importantes a mejorar tenemos:


-

Mejorar la poltica de remuneraciones.

Se determino que no existe una relacin laboral jefe-empleado, a causa


de falta de comunicacin.

Formulacin de planes de capacitacin y actualizacin, sabemos que hoy


en da en que gran parte de las operaciones propias de la empresa se
halan ms automatizadas a travs de uso de sistemas informticos, el

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buen xito de las empresas depende en gran parte de la calidad de los


empleados.
-

Efectuar estricta seleccin a los ingresantes.

Efectivo control del ausentismo.

Mejora de las condiciones de trabajo.

Se observ los siguiente:

No se han efectuado evaluaciones o rendimientos del personal.

No existe un autntico control de las horas extras no justificativos de


las mismas en trminos generales.

Carencia en la mayora de personal calificado.

Falta de uniformidad en los montos de las remuneraciones pagadas, lo


que causaron a veces serios problemas.

3.4

AUDITORIA EN EL AREA DE GESTIN Y FINANZAS


FUNCIN BSICA DEL REA DE GESTIN Y FINANZAS
El rea de Gestin y Finanzas tiene como funcin analizar de manera oportuna y
eficaz la informacin recepcionada correspondientes a las reas de contabilidad,
presupuesto y tesorera; la misma que ser til en la toma de decisiones para lograr
el desarrollo de la empresa YAMAMOTO S.A.C.

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OBJETIVO DE LA AUDITORA
Comprobar el cumplimiento de los objetivos de cada etapa del proceso
administrativo y examinar la organizacin financiera, con el propsito de detectar las
posibles reas crticas con el fin de mejorar la poltica gestin y finanzas de acuerdo
a las necesidades y particularidades de la empresa YAMAMOTO S.A.C.

FASE I

APLICACIN DEL PROGRAMA Y RECOLECCIN DE DATOS


3.4.1 PROGRAMA
Se desarroll un programa adecuado a la organizacin del rea de gestin y finanzas
en concordancia con el objetivo de la auditoria pre-diseada por el equipo de
auditores.

3.4.2 RECOPILACIN DE LA INFORMACIN


Cumpliendo y desarrollando el programa de auditoria establecido por el equipo de
auditores se procedi a la recoleccin de informacin.
DOCUMENTOS RECEPCIONADOS
-

Escritura de constitucin

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TLF:

Estatuto

Manual de organizacin y funciones

Organigramas

Plan de cuentas

Presupuesto anual

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DOCUMENTOS QUE NO PUDIERON RECEPCIONARSE


-

Manual de organizacin y funciones actualizado

Manual de crditos y cobranzas

Planes de desarrollo a corto y mediano plazo

Proyectos de inversin actuales

Estudios del mercado de capitales actualizados

3.4.3 TRABAJO DE CAMPO


INFORMACIN DEL REA
a) ORGANIZACIN
La empresa cuenta con organigramas que actualmente no estn actualizados.
El rea de gestin y finanzas cuenta con una adecuada distribucin de sus
oficinas.
b) PERSONAL
En esta rea laboran personal capacitado como:

c)

01 Jefe de Gestin y Finanzas

02 auxiliares financieros

01 secretaria

OFICINA
Cuenta con una infraestructura y mobiliario adecuado que permite al personal
realizar su labor en ptimas condiciones favorables para ellos as como para la
misma empresa.

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FASE II
A. APLICACIN DE ENTREVISTAS Y CUESTIONARIOS
ENTREVISTAS
Para dar cumplimiento al programa de auditora del rea de gestin y finanzas se
efectu y una entrevistas al Director financiero quien nos explic el
desenvolvimiento de su trabajo de acuerdo al Manual de Organizacin y
Funciones. Se pudo observar luego de dicha entrevista que el director financiero
desempea tambin la labor de Administrador de la empresa; aludiendo que esto
se deba a que el rea de gestin y finanzas recin se haba constituido mostrando
cierta preocupacin por esta situacin de dualidad de trabajo.
El personal tambin fue entrevistado, nos explicaron la organizacin del rea de
gestin y finanzas y las funciones que ellos desempean de acuerdo al manual de
organizacin y funciones; se logr observar que el personal se siente identificado
con la empresa mostrando satisfaccin en sus tareas encomendadas.
CUESTIONARIOS
Se aplic cuestionarios establecidos por la empresa auditora.
Los resultados obtenidos de los cuestionarios satisfactorios para el equipo
auditor; debido a que el rea de gestin y finanzas cumple con su respectiva
funcin.

B. REVISIN DE LA INFORMACIN, DEPURACIN Y


ORDENAMIENTO
-

Se revis la informacin obtenida tanto de la entrevista como el de los


cuestionarios; prestando especial consideracin en las respuestas obtenidas.

Por la magnitud de cobertura de sta rea se clasific la informacin en tres


categoras: Contabilidad General, Contabilidad Analtica y Gestin
Presupuestaria, Gestin Financiera y de Tesorera. Adems se realiz un

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anlisis del entorno financiero en 3 niveles: sistema bancario, mercado de


capitales y marco general y reglamentacin.
-

Se nos proporcion algunos documentos que no son materia de esta auditora


como son: Estados financieros de aos anteriores, proformas, Notas de
pedido, los mismos que fueron archivados para ser entregados al rea
correspondiente.

FASE III

ANLISIS Y RESULTADOS OBTENIDOS


3.4.4 IDENTIFICACIN DE AREAS CRTICAS Y SIGNIFICATIVAS
Despus de efectuar el programa de auditora se comprob que el rea de
gestin y finanzas funcion eficientemente pues dispone de un personal
actualizado y competente, adems de contar con os recursos materiales
disponibles.
3.4.5 OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Definir adecuadamente las funciones del Jefe de Gestin y Finanzas e
implementar y adecuar el manual de organizacin y funciones, de acuerdo
a las particularidades de el rea de gestin y finanzas.
Designar un Jefe de Gestin y Finanzas que desempee una sola labor
dentro de la empresa para as evitar dualidad y superposicin de
funciones.
Mayor control de tesorera y negociacin de mejores condiciones a corto
plazo con los bancos.
Implementar nuevos mtodos y sistemas de gestin que satisfagan las
necesidades propias de la empresa.

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AUDITORIA EN EL AREA DE LOGISTICA.


FUNCIN BSICA DE LOGSTICA
Realizar las compras, despus de haber hecho el estudio respectivo de Proformas y
escoger al proveedor ideal para la compra de mercadera, ya que el secreto del xito
est en saber Comprar para generar utilidad.
OBJETIVO DE LA AUDITORA

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El objetivo general de una Auditora de Compras es Evaluar que tan adecuadas y


efectivas son las polticas, los procedimientos y otros medios empleados para obtener
bienes y servicios a costos finales ms bajos, de acuerdo con las normas adecuadas de
calidad y servicio.
Asimismo se puede mencionar que el objetivo anteriormente mencionado est
concebido para proporcionar a la gerencia una apreciacin de sus controles en el rea
de compras, as como las recomendaciones para mejorarlos.
Con lo antes mencionado llegar a conocer la ejecucin del presupuesto en el Area de
Logstica y su adecuada utilizacin de los ingresos.
FASE I
APLICACIN DE PROGRAMA Y RECOLECCIN DE DATOS
3.5.1 PROGRAMA
Se tomar en cuenta las polticas de compras en cuanto si son adecuadas para los
objetivos de la Gerencia.
Si en la prctica es efectiva las polticas empleadas para alcanzar los objetivos
establecidos.
Recomendaciones para mejorar las polticas y la manera de ponerlas en prctica.
Se ejecuta el programa adecuado al rea de Logstica.
3.5.2 RECOLECCIN DE INFORMACIN
Se procede a recolectar la informacin, a los Tcnicos de Contabilidad de esta Area,
solicitando los archivos generales y como los archivos son especficamente de
compras, de proveedores y segn el sistema que est en uso y luego de una detallada
observacin se tiene como resultado los siguientes:
DOCUMENTOS RECEPCIONADOS

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Acta de Constitucin

Minuta

Escritura Pblica

Estatuto

Manual de Funciones

Declaracin Unica de Aduanas (A)

Declaracin Unica de Aduanas (B)

Declaracin Unica de Aduanas

Informe de Verificacin

Revisa N1

Revisa N2

Factura de Empaque

Certificado de Reacondicionamiento o reperacin

Factura de la empresa Proveedora

Factura de la empresa de transporte de importacin

Declaracin de Ingreso al Almacen

Invoice

Registro de Compras

Pliza de seguros

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DOCUMENTOS NO PUDIERON OBTENERSE


-

Manual de organizacin de almacenes

Estudios de la demanda y competencia del rubro de la empresa.

Manual de seguridad y mantenimiento

3.5.3 TRABAJO DE CAMPO


a) ORGANIZACIN
En esta rea esta centralizada toda las funciones de compras, como es:
cotizaciones, pagos y compras propiamente dicha.

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La responsabilidad de compras obviamente recae sobre el Tcnico en


Contabilidad que despus de haber hecho un estudio de cotizaciones decide por
un proveedor que est inscrito legalmente y que cumpla .
Asimismo se puede indicar que la organizacin est distribuido de acuerdo a la
funciones establecidas en el Manual de Funciones y en este Area tratan de
cumplir para la buena marcha de la empresa.
b) PERSONAL
El personal no tiene capacitacin que debera tener o la actividad lo amerite, slo
son familiares o conocidos que el Gerente cree necesario que est en esta Area y
consecuentemente entre ellos compiten para ganarse la confianza plena del
Gerente y as escalar remunerativamente, tal es as que no trabajan en armona, a
pesar de que en el Area se trabaja con bastante presin y hostigamiento.
c) OFICINA
La Oficina se encuentra bien distribuida, amplios ambientes, con tecnologa
avanzada, es decir con equipos modernos como es:
-

Computadoras

Fotocopiadora

Telfono Fax

Escritorios modernos

La oficina tiene las condiciones de trabajo ya que tiene una iluminacin natural,
tiene sus maseteros y siempre est limpio.
Asimismo tiene un Sistema especial para ingresar o acumular sus gastos, pero
no tiene personal capacitado.
FASE II
A. APLICACIN DE ENTREVISTAS Y CUESTIONARIOS

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ENTREVISTA
Se hizo entrevista al personal y se obtuvo diferentes respuestas.
Segn la entrevista realizada se hall personal que cumpla doble funcin.
El personal no trabaja en equipo o no sabe trabajar en equipo.
CUESTIONARIO
El cuestionario ha sido aplicado al personal del rea y se tuvo mejor
conocimiento de las funciones y labores que desempean los trabajadores de
esta rea.

B. REVISIN DE INFORMACIN, DEPURACIN Y ORDENAMIENTO


Se hace una revisin detallada de la informacin obtenida del Area de
Logstica.
Segn lo establecido en el Manual de Organizacin y Funciones se clasific
los documentos.

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En seguida se clasifica la informacin de acuerdo a las fechas.


Por ltimo algunos documentos que no son necesarios para el buen
funcionamiento de la Oficina de Logstica se clasificaron en el archivo como
consulta para las dems divisiones que se podra solicitar
FASE III
ANALISIS Y RESULTADOS OBTENIDOS
3.5.4 OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Se desea conocer las modalidades de las adquisiciones, su respectiva programacin y
el control de los pedidos recepcionados.
Luego de haber hecho un estudio en forma detallada y analtica se tiene el siguiente
resultado:
OBSERVACIONES
Se puede observar principalmente que en el Area de Logstica, la falta de
comunicacin de los trabajadores y en constante disputacin, conlleva a un mal
trabajo en general porque a pesar de se trate de disimular o aparentar, esta falta
de comunicacin se refleja fuera de la empresa y por ende tienen un mal
concepto de la misma.

Tambin se puede concluir que falta personal capacitado en el Area de Logstica


y consecuentemente lleva a la demora de trmite.
La documentacin en el Area de Logstica, no est archivado correlativamente y
faltan algunas Facturas.
RECOMENDACIONES

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Se necesita una reunin urgente del personal del Area de Logstica con el
Gerente, para limar asperas y poner muy claro las funciones de cada uno de los
trabajadores.
Si ya se tiene al personal de confianza, debera la Gerencia enviar al personal del
Area de Logstica a cursos de capacitacin y actualizacin, ya que es muy
necesario por ser un rea crtica dentro de la empresa.
Debera contratarse un auxiliar para Apoyo Secretarial que cumpla la funcin de
poner en orden la documentacin del Area de Logstica y as evitar demoras en el
trmite ya que el personal que labora actualmente es de carcter tcnico.
Crear un servicio de compras dentro de logstica.
Reducir los riesgos recurriendo a varios proveedores.
Perfeccionar los mtodos de gestin en el Area de Logstica.

CAPITULO IV
REDACCIN DEL INFORME

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CONTENIDO DEL INFORME


1. SNTESIS O RESUMEN EJECUTIVO
La presente evaluacin realizada en la empresa YAMAMOTO S.AC. se efectu
siguiendo las normas de auditoria generalmente aceptadas y las normas generales de
auditoria, cuyo propsito se orient a medir el grado de eficiencia y eficacia de las
operaciones de la empresa, realizando nfasis en las reas crticas.
Despus de realizar la recopilacin, estudio, anlisis, y evaluacin de la informacin
obtenida por el equipo de auditoria llegamos a la conclusin razonable que la empresa
maneja una gestin adecuada, pero que debera concentrar sus esfuerzos en mejorar las
polticas que dispone a cada rea de la entidad, porque evaluando los resultados
obtenidos de cada rea y midindolo con los objetivos que debera lograr, resaltan
irregularidades en las reas de: Ventas, Marketing, Personal, Logstica, son causas de
preocupacin ya que estos departamentos significan un eje importante para su
desarrollo econmico-social.
2. INFORMACIN INTRODUCTORA
La empresa YAMAMOTO S.AC. fue constituida mediante escritura pblica e inscrita
en los Registros Pblicos de Tacna, bajo la forma de empresa Sociedad Annima.
La empresa YAMAMOTO SAC es una empresa dedicada a la actividad de
comercializacin tiene un sistema de organizacin adecuada para hacer frente a las
exigencias del mercado actual, por lo que tiene establecido una estructura mixta o
combinada par alcanzar sus objetivos.
La auditoria operativa fue realizada con el propsito de evaluar la eficiencia, y eficacia
en la operatividad de la empresa en cuanto a gestin administrativa, nuestro alcance se
da hacia las reas solicitadas por la empresa dando nfasis al aspecto de
comercializacin, la auditoria implic lo siguiente:
El periodo de examen
Examen y verificacin de la informacin relativa al desempeo institucional

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Revisin y elaboracin de informes sobre la administracin


Anlisis de actividades y procesos clave, evaluacin de sistemas administrativos
Verificacin de la utilizacin de recursos de conformidad a principios de
eficiencia, efectividad, econmica, equidad y excelencia.
Verificacin del cumplimiento del Manual de Organizacin y Funciones.
Verificacin del cumplimiento de metas y objetivos
Evaluacin de la gestin de las reas solicitadas.
Se prepar un borrador del informe
Se inform de manera verbal de todos los errores importantes descubiertos, as
como de las pequeas deficiencias y debilidades del sistema que pudieran corregirse
sin demora.
3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
De las reas examinadas de la empresa, hemos dirigido especial atencin a las reas
crticas de cada una de las reas auditadas, debido es que all es donde se destacan los
problemas ms significativos, entonces orientamos nuestro trabajo en la evaluacin de
las reas.
HALLAZGO N 01
rea critica: rea de ventas
Condicin

:
El rendimiento de las ventas presenta declinaciones repentinas, no se
cuenta con informes estadsticos de los reportes de ventas, existe
hostilidad entre los empleados de ventas.

Criterio :
La empresa debe contar con una poltica de ventas establecidas, pagar
equitativamente las comisiones a los vendedores para dar trmino a las
hostilidades existentes.
Efecto :

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la constate disputa de los vendedores para captar clientes hace que en


el rea de ventas exista una hostilidad constante, con esto la empresa
solo aleja a los clientes.
Causa : No existe una verdadera poltica de ventas.
HALLAZGO N 02
rea crtica

: rea de Mrketing

Condicin

:
Descuido del rea en cuanto a su funcionamiento, no cumple con la
Misin obligaciones que le compete como rea de Marketing, trabaja
personal no capacitado para esta rea.

Criterio :
Contratar personal especializado en Marketing, Elaborar un Manual de
organizacin y Funciones, establecer una lnea de autoridad, Formular
polticas de comercializacin para ingresar al mercado con eficiencia y
competitividad.
Efecto :
Confusin en el personal al no tener

una poltica especfica de

delegacin de funciones, no existen objetivos al no contar con un plan


estratgico de segmentacin de mercados, incidiendo en las ventas
puesto que estas declinaron en los ltimos aos.
Causa :
Adolece de polticas de marketing, investigacin de mercados,
estadsticas de comercializacin, esto solo logra deficiencia en la venta
del producto.

HALLAZGO N 03
rea crtica

: rea de Personal

Condicin

:
No existe un control en el trabajo de horas extras, falta de capacitacin
en el personal.

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Criterio :
La empresa debe contar con una poltica de remuneracin para horas
extras, capacitar al personal existente.
Efecto : Existe malestar entre los empleados que realmente cumplen su funcin.
Causa : La empresa no cuenta con incentivos hacia los empleados
CONCLUSIONES
Habiendo culminado la Auditoria Operativa realizada en las reas de Ventas, Personal,
Compras, Gestin y Finanzas de la Empresa YAMAMOTO S.A.C. el equipo de auditores
lleg a las siguientes concluisiones:
Se puede concluir que el rea de ventas se encuentra en una situacin crtica
El rea de Mrketing no tiene los objetivos claros en cuanto a objetivos propios del
rea, existe personal no capacitado en esta rea.
En la empresa existe organigramas totalmente desactualizadas
No existe una poltica de remuneracin eficiente.
En el rea de logstica existe poca comunicacin entre los empleados
La organizacin se encuentra desactualizada

en cuanto al MOF (Manual de

Organizacin y Funciones) y Organigramas, no cuenta con ROF(Reglamento de


organizacin y Funciones).
El giro principal de la empresa es la comercializacin de vehculos y afines, sin
embargo la Escritura Pblica de Constitucin contempla otras actividades que la
empresa no realiza actualmente.
Se puede concluir que el rea de gestin y finanzas funciona eficientemente pues
dispone de un personal actualizado y competente, adems cuenta con los recursos
materiales disponibles.
En cuanto a equipo mobiliario de oficina y equipo de cmputo la empresa est
implementada adecuadamente

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RECOMENDACIONES
En nuestra opinin la Empresa YAMAMOTO S.A.C. , para obtener el xito gerencial o
administrativo debern tener en cuenta lo siguiente:
La gerencia debe concentrar sus esfuerzos en mejorar las polticas que dispone en cada
rea incidiendo en comercializacin.
Elaboracin de un nuevo Manual de organizacin y Funciones, puesto que algunas reas
no estn consideradas.
Perfeccionamiento de la gestin administrativa.
Respetar la lnea de autoridad dentro de la empresa
Fortalecer la poltica financiera de la empresa generando recursos y medios financieros
necesarios para la explotacin de la misma.
Mantener el constante equilibrio entre rentabilidad y liquidez para controlar el desarrollo
de YAMAMOTO S.A.C.
El Mrketing dentro del mercadeo de productos cumple una labor fundamental en el
crecimiento de la empresa, por ello la empresa debe ejecutar acciones inmediatas y
oportunas para lograr el incremento de ventas.
En vista de los hallazgos encontrados se recomienda a la empresa elaborar un plan
estratgico para alcanzar la efectividad necesaria para competir con eficiencia en el
mercado.
La empresa debe hacer una definicin especfica sobre la Visin y Misin de la misma
La capacitacin permanente del personal que labora en la empresa incidiendo en
aquellas que tienen que ver con comercializacin.
Formulacin de planes de capacitacin y actualizacin, sabemos que hoy en da en que
gran parte de las operaciones propias de la empresa se halan ms automatizadas a travs
de uso de sistemas informticos, el buen xito de las empresas depende en gran parte de
la calidad de los empleados.
Se sugiere que la gerencia tome en cuenta lo dispuesto en las recomendaciones

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Tacna 15 de Diciembre del 2002

------------------------------------------------C.P.C. MARIBEL ALAVE ARCAYA


AUDITOR JEFE

MARCAS UTILIZADAS DURANTE LA AUDITORIA

DOCUMENTACIN COMPLETA

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DOCUMENTACIN INCOMPLETA

REVISADO

RV

BUENO

REGULAR

MALO

REPETIDO

RT

FALTA

PROGRAMA APLICADO

PA

PROGRAMA NO APLICADO

PN

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